淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

王文學

（河北唐山市住房保障管理中心 河北唐山 郵編:063000）

摘 要：隨著經濟發展的加快，經濟信息也隨之迅速增長，事業單位在國家支持下進行檔案管理方面，近些年一直在改革、創新形成了極大變化。文件方面的管理工作繁瑣復雜并不是異常容易，工作人員要花費較大的精力、耐心以及毅力，要對具備專業知識以及技術性英才對其分類保管處理。檔案是科學文明社會的進步、發展加以真真實實記錄，是中國社會時代發展、重要的歷史依據。隨著現代社會高速發展，事業單位管理工作隨著人員流動性加大變得愈加復雜，但是檔案管理工作人員不足缺失成為組成內容。檔案管理工作，能夠高效歸納事業單位各種人員動態、資源信息，領導迅速決策檔案管理工作發揮著重要作用，事業單位良性發展，但在實際工作中，還存在著各種各樣的問題，對檔案管理產生激勵影響。研究檔案管理，并采用相應的對策予進行解決，就顯得非常重要。對于事業單位檔案管理的現狀進行分析介紹內容，希望本篇文章可以給大家帶去一些管理方面的啟迪。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；對策

一、前言

經過改革開放的發展，經濟、文化發展的同時，而我國事業單位在檔案整理、存放工作當中發展迅速。但是，隨著科學社會的持續進步、科學技術的蓬勃發展，一些事業單位仍在檔案管理基礎設施以及人員配備方面不足存在遺憾，事業單位一定要對于檔案管理當中存在的問題快速解決顯得十分重要，信息社會發展和現代市場經濟需求相適應、事業單位在檔案管理能力得到提升是需要得到肯定的。檔案是歷史的記錄、是個人成長經歷的足跡、記錄，更是記錄當代社會發展歷程的有效方式。在事業單位中，檔案能夠幫助相關工作人員及時查詢需要的信息，各項工作有良好基礎才能盡快展開，有著重要的舉足輕重的作用。盡管經過多年發展，事業單位的檔案管理工作日漸完善，但在實際管理中，事業單位制度不夠健全缺乏對檔案管理工作的重視程度、檔案負責人員水平不高、管理方法不能很好地適應當今時代的發展，存在相對落后等問題，使得事業單位檔案管理漏洞存在。積極有效的措施，使檔案管理工作質量提高，就成為一件需要現在面對的事情。

二、事業單位檔案管理含義、對象

（一）單位檔案管理含義。所謂檔案管理，指的是檔案室對于相關檔案信息進行分析整理、歸檔、為相關工作人員提供利用、查詢的服務的總稱，內容包括檔案收集、檔案編輯、檔案統計、檔案歸檔、檔案重要性鑒定、檔案提檔利用等。

（二）單位檔案管理對象。檔案信息管理是檔案最重要的環節，而檔案利用者、持有者是檔案管理工作的服務對象，從事檔案管理，最主要的問題是：檔案紛繁質雜、分散、量大的情況與社會要求檔案管理快速、集中、系統之間的矛盾。總體來講，檔案管理能力與社會日益增長的需求完美契合，從檔案管理從古至今的歷史來看，其發展歷程、特點大致總結為：從繁瑣到簡單、從非獨立系統到獨立系統、從經驗管理到科學管理、從系統性的開放程度、從人工管理、計算器管理云管理等。總而言之，檔案管理工作水平和社會發展、人類文明發展相同步，發揮著非常重要的作用。

三、事業單位檔案管理工作現狀

（一）沒有對檔案管理工作的重視。在歷史的長河中，事業單位的忽略了對檔案管理工作的情況是存在的，只是檔案工作就是一些保管文件、抄抄寫寫的事務性簡單工作，在事業管理單位中并不是很重要，事業單位負責檔案管理工作的人員也沒有足夠的能力去認識到自己工作的重要性，檔案管理意識、能力薄弱，工作效率低下，認為只要檔案信息不出現問題、不丟失單位文件，就算是自己全部的工作，更沒有細心收集、歸納每個人的歷史檔案了。導致事業單位檔案文件雜亂無章、毫無頭緒，相關領導、工作人員在查找、翻閱歷史檔案信息，付出了大量的精力、時間，導致后續工作無法展開，給事業單位的正常運轉帶來不小的阻礙，致使檔案管理工作處于無序、混亂的狀態中。從一方面，一些管理人員認為檔案存檔工作就是對檔案整理、歸檔以及保存的事務性工作，這種工作不能為單位創造直接經濟利益、直接績效，其重要任務性差。另一方面，領導者沒有對檔案管理工作給予重視、培養、宣傳，也沒有把檔案管理工作當作單位長足發展的一種關鍵任務。在開發當中，只存在形式主義模式，不能設置完善化的檔案管理計劃，不能在每個工作當中完成檔案管理。在檔案管理工作環節當中，存在被動響應的問題，對檔案管理無法做到嚴格協調更是十分重要的現象。

（二）檔案管理人員水平低。檔案管理工作具有復雜性，需要在崗人員擁有較高的專業檔案管理的經驗、能力。這一階段，事業單位的檔案管理人員沒有接受更加專業的培訓，缺少為工作負責的心，在檔案的收集、歸檔、管理中，沒有體會工作的內涵，致使檔案管理沒有頭緒。更有事業單位未安排專職管理人員進行檔案管理、歸檔的工作，更多的是安排單位內的員工兼職，人員工作內容多，精力有限，缺少檔案經驗專業素養和能力更是無從談起，在工作中沒有整理歸檔，只將將相關資料檔案放到檔案盒里放起來，導致檔案管理工作質量無法達到目標。一些事業單位雖然安排專職、專業員工進行檔案管理，由于缺乏重視，在人員選拔時，考核標準較為松散，人員離職率高居高不下，導致事業單位檔案管理隊伍流動性大，所制定檔案管理措施無法真正落實到工作中去，產生負面影響的因素更大了。事業單位當中檔案管理人員未進行正規的管理培訓都不是非常專業，在檔案管理工作當中按照工作中的業務、方法、辦公軟件系統的實施學習。從事檔案管理相關的專業人士非常稀缺，其中許多管理人員沒有接受過專業化檔案知識以及上崗技能培訓。只是通常從其他部門調動過來臨時加入。管理人員的年齡比較大，缺乏檔案管理專業性檔案知識，對于計算機系統操作不夠熟練，不能完全跟上信息化時代的前進的步伐，缺乏必要的責任心、工作耐心等，并且出錯率較高也是不可避免的。我們一定要重視提升檔案管理的專業化水準，讓專業人才才可以保障檔案管理的科學性、準確性。

（三）檔案管理方法比較落后。這一階段，由于事業單位缺乏對檔案管理工作的認識，沒有貫徹制定的相關規定、管理條例要求，檔案管理基礎薄弱，具體管理方法相對落后，缺乏明確管理標準、具體機制、工作流程中落實不到位，導致檔案管理工作不合理、不規范，組卷不符合當前階段的工作需要，與檔案管理工作原則相沖突，造成檔案管理資源浪費。隨著信息科技社會發展，云計算管理已成為檔案管理的發展潮流，但一些事業單位依舊按照原有傳統整理檔案，由于思維局限性，無大局觀，導致事業單位檔案管理效率非常低。部分事業單位甚至沒有進行檔案鑒定工作，讓員工自主決定檔案的歸檔和存放，致使嚴重的安全隱患問題存在。

（四）檔案管理設備老化。隨著新時代的來臨，信息化科技廣泛應用于事業單位，為各行各業的工作提高了工作效率，檔案管理工作中也是必不可少的。相較于傳統紙質管理模式，電子技術有效避免檔案磨損、缺漏、丟失的情況發生，為事業單位的相關領導、負責人資料查閱提供更方便、更快捷。在實際工作中，一些事業單位沒有及時更新檔案管理系統，依舊采用紙質管理模式，或是沒有更新電子硬件設備，導致檔案管理工作的無法正常開展。當前社會，我們已經大跨步的進入了信息化、現代管理的時代。在現代化管理當中，信息化檔案管理顯得非常重要，其直接關系到檔案管理的質量、效率。但是，在實際操作過程當中，事業單位檔案管理的現代化設施還不是那么完善，存在較多明顯的問題，這非常不利于檔案管理工作的有效開展，特別是設施配套不完善、辦公存檔環境差、對檔案管理的效率、本身質量造成嚴重影響。

四、文件管理的重要程度

大部分事業單位屬于為社會公共服務的主體及重要部分，事業單位檔案管理是否可以順利與高效地開展工作，為社會穩定、社會健康發展的重要因素。檔案管理包含檔案管理、文件管理、人員文件管理。其記錄了事業單位的發展歷史人員流動的重要記錄，并且參與了領導核心人力資源的具體管理。通過檔案文件創建、分類、歸檔、銷毀等多個環節實施檔案管理，可以保障事業單位擁有更多歷史記錄、人力資源記錄，以供后續在社會建設過程當中發揮最大的作用。檔案管理還可以執行國家檔案管理系統制度，以確保內部文件、事業單位人員的檔案不被不法人員利用。總的來講，事業單位檔案管理以及事業單位工作的核心內容存在內在聯系，可以稱得上息息相關。檔案管理的科學化、創新化、現代化，非常利于事業單位日常任務的高效完成，利于現代化社會事業單位的快速進步與時代同步。在發展當中，可以進一步滿足人們的文化需求，利于當今社會檔案管理體系的穩定性、健康性可持續的發展下去。當前情況下，我國公共事業單位在檔案管理方面可以更好、更快、更加便捷的發展進步。但是，信息以及數據時代的持續發展，檔案管理面臨著全新的挑戰。從“微觀與宏觀”等角度審視我國公共事業單位檔案管理當中存在的一些問題、一些挑戰，其已經成為改善檔案管理以及創新檔案管理的最重要的一個環節。

五、事業單位檔案管理對策

（一）提升主要領導對檔案管理的認識

只有使檔案管理的作用發揮充分，并在工作當中獲得穩定的成績，第一，需要從檔案管理自身認識出發，強化管理系統在事業單位當中的重要性，設置健全化、合理化、準確化的檔案管理、規章、制度，并按照管理制度檢查、落實以及監督檔案管理系統的具體實施、進度，及時匯報以及解決檔案管理工作當中存在的漏洞，把檔案管理工作納入每年的考核當中去，讓全體員工對其重視起來，相關檔案部門的主要領導人需要合理的分配檔案管理工作，并有效地落實到每個管理人員身上，以保障檔案管理的效率。

（二）保障硬件系統的準確化

在檔案管理過程當中，一定要配置合理化的硬件系統，并按照檔案管理系統的要求以及目的，提高文件歸檔的穩定性，保障硬件系統更加嚴謹，使得文件管理的安全性、可靠性、準確性。在檔案管理期間，增加必要的資金投資是非常正確的，保障硬件設備的先進性、完整性、準確性，以高級技術滲透到檔案管理系統管理當中，創造良好的檔案存儲空間。對于硬件系統來講，合理的實施檔案保存是非常必要的，并且充分使用檔案管理系統電子存儲存在的優勢，以落實檔案管理的高效性。與此同時，在電子文件管理過程中，確保文件的安全性是非常必要的，并按照信息存儲工作的要求增加其具體存儲容量，設置檔案數據備份，并由管理人員隨身進行攜帶。

（三）重視檔案管理人員素質的他提升

在事業單位當中，實施檔案管理，一定要確保管理人員具備較高的專業素質，這樣才可以在一定程度上使得檔案管理效果更加突出。想要事業單位檔案管理人員的專業修養得以提升，需要做到這些方面：首先，要通過加強崗前培訓、定時培訓以及針對性的不定時培訓，以使得檔案管理人員的專業能力以及管理水平得以提高，并保持這種較高的水平，為檔案管理人員提供專業性的檔案管理知識、注意事項，檔案管理的綜合性素質才能保持提高。除此之外，實施入職培訓以及線上、線下培訓是非常必要的，可以有效地解決事業單位檔案管理當中存在的具體漏洞并進行補充，提升檔案管理系統的實際效果。其次，要設置獎懲機制，利用獎懲機制，確保員工行為的準確化，促進管理人員持續學習管理新知識，強化專業新能力，從而提升機構檔案管理人員的整體素質，最終保持提高工作水平。

六、結束語

總之，作為事業單位的非常重要組成內容，檔案管理工作在完善單位信息、輔助領導決策、保存每一名員工的各項資料等多個方面，發揮著不可替代重要的作用，關系到事業單位的前景。主要領導和管理工作人員要不斷加強對檔案管理工作的重視，采取高效手段，提高檔案管理人員專業能力、修養，完善相關硬件設施，將計算機電子技術應用到檔案管理工作中，建立起現代科學檔案管理系統，確保事業單位檔案管理工作規范化、科學化，更好地服務于事業單位發展。事業單位希望和時代發展保持一致性、同步性，一定要確保科學以及有效的執行檔案管理制度。只有充分的解讀檔案管理的內容，才能加深對單位自身的了解程度，并按照事業單位的前進腳步確定未來的發展道路，才可以獲得更好的發展前途。

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