第一篇：辦公自動化在秘書工作中的作用

摘要

辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。隨著當今社會的快速進步，科技的飛速發(fā)展，面對競爭日益激烈的社會大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式，已經(jīng)遠遠不能適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要?！稗k公自動化”的概念的引進，并在其秘書工作之中的應用，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來，節(jié)省了許多時間來考慮工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。本論文將通過介紹秘書工作、辦公自動化知識以及秘書工作與辦公自動化的關系等幾個方面，對辦公自動化在秘書工作中的作用提出了自己的看法。

關鍵詞： 辦公自動化秘書工作文字管理檔案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

辦公自動化，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現(xiàn)在已有了近二十年發(fā)展歷史。由于辦公自動化技術的不斷發(fā)展，辦公自動化新產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，辦公自動化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。社會的競爭日益激烈,信息的搜集與利用顯的越來越重要,如何作好信息化社會大環(huán)境中的秘書工作,如何使秘書工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應有的作用,已經(jīng)成為一個不可爭議的話題。辦公自動化的導入,使秘書工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來,有相對較多的時間去考慮工作中的其它事情,從而提高了工作效率。本論文將圍繞現(xiàn)代秘書在“辦公自動化”環(huán)境中,如何更好的提高工作效率展開討論。

目錄

前言 ···························································································································· I

第一章 辦公自動化概述 ························································································· 3

第一節(jié)辦公自動化的概念、特征、內(nèi)容................3

第二節(jié)辦公自動化的功能與作用.....................3

第二章 辦公自動化與秘書工作的關系 ································································· 3

第一節(jié)秘書在辦公自動化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、檔案管理工作 ················································································································ 4

第二節(jié) 秘書工作在辦公自動化環(huán)境中的特征....................4

一、高效率的秘書工作 ········································································································ 4

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變 ································································ 4

三、自動化的秘書工作 ········································································································ 4

第三章辦公自動化對秘書工作產(chǎn)生的作用··························································· 5

第一節(jié)促進秘書工作產(chǎn)生“革命性”變化...................5

一、處理情報信息方面的變化 ···························································································· 5

二、處理各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)方面的變化 ···················································································· 5

三、在辦理會務工作方面的變化 ························································································ 5

第二節(jié)極大地提高秘書工作效率.....................5

一、會務工作方面 ················································································································ 5

二、處理信息方面 ················································································································ 5

第三節(jié)促進秘書工作職能的擴展.....................6

一、領導工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘書工作的可能性 ········································································································ 6

第四節(jié)使秘書的服務意識得到更新.................6

一、秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘 ············································ 6

二、秘書意識到有更多的服務方式有待自己去運用與創(chuàng)建 ············································ 7

三、秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據(jù)與開拓 ············································ 7 參考文獻 ······················································································································· 7 致謝 ························································································· 錯誤！未定義書簽。

辦公自動化概述

第一節(jié)辦公自動化的概念、特征、內(nèi)容

辦公自動化是將計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術和軟件學應用于秘書工作之中，使秘書工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、自動化、信息化、從而達到最大限度的提高工作效率，工作質(zhì)量和改善工作環(huán)境的目的。如今的辦公自動化是一個包含數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動化系統(tǒng)。

第二節(jié)辦公自動化的功能與作用

一是內(nèi)部通信簡捷化。建立了單位內(nèi)部的辦公、通訊和網(wǎng)絡系統(tǒng)，可以使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，無需人為進行傳遞。二是信息發(fā)布快速化。在內(nèi)部建立了一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞簡報、公告事項能能夠在機關內(nèi)部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時了解單位的發(fā)展動態(tài)。三是工作流程自動化。主要是公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)工作流程的自動化，既規(guī)范了各項工作，又提高了工作效率。四是文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。五是輔助辦公規(guī)范化。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實現(xiàn)這些輔助辦公的進一步規(guī)范。六是信息集成高效化。我們每個科室都存在大量的業(yè)務系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個業(yè)務系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應該跟這些業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

第二章 辦公自動化與秘書工作的關系

第一節(jié)秘書在辦公自動化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容

一、文字管理工作

在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如有關文件、信函、報表、決議和命令、文稿、統(tǒng)計資料、數(shù)據(jù)、政策、規(guī)章制度等的詳細情況，在計算機中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動。

二、信息管理工作

秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。

秘書工作中采集信息是其起點和基礎。在信息工作中不能做到及時收集，迅速報送，再好、再重要的信息也會因時過境遷而推動利用價值。在秘書工作中，信息的采集主要通過語音、文字、圖表、圖像等方式，表現(xiàn)在辦公自動化環(huán)境中則通過信息網(wǎng)絡來獲取。秘書工作的業(yè)務信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用?？梢酝ㄟ^計算機采集國內(nèi)外的各種新聞熱點信息，在實現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時，還可以實現(xiàn)個人與社會，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資源共享。

三、檔案管理工作

在辦公自動化環(huán)境中，秘書對檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。

秘書人員在計算機上制作，接收文件，電子檔案便應運而生。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲存介質(zhì)，秘書人員在保管諸如此類的信息時，首先要將信息文件分門別類，建立一個文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標識全宗名；劃分全宗群；進行編號和排列。

秘書的檔案保管工作是一項非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎上，還要保證文件的安全。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。于是，秘書人員在保管檔案時要做到以下幾點：掌握好庫房溫度；保持庫房內(nèi)清潔，無腐蝕性氣體，時刻檢查通風狀況；防止磁場的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養(yǎng)和維修方面，秘書人員要保持磁帶機、軟盤驅(qū)動器、清洗機的清潔，定期對磁帶、軟盤、光盤進行檢查、復制更新。

第二節(jié) 秘書工作在辦公自動化環(huán)境中的特征

一、高效率的秘書工作

信息時代的到來，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進高科技。當代的社會現(xiàn)狀，計算機技術、信息技術、通信技術迅猛發(fā)展并緊密結(jié)合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時，中文處理技術、信息系統(tǒng)技術、計算機軟件開發(fā)技術、數(shù)據(jù)庫技術、人工智能技術、管理方法學和行為科學的發(fā)展，也為秘書工作提供了許多便利。正是各種科學和技術的發(fā)展，才促使秘書工作效率不斷提高，促使管理向科學化、規(guī)范化、自動化和高效化的高層次發(fā)展。

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉(zhuǎn)變

秘書工作未實行自動化時，只是簡單、重復、機械的體力勞動，所需動腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動，基本不需要高難度復雜的思維活動，基本上全是“體力勞動”。隨著科學技術的發(fā)展，工作逐漸高效化，特別是自動化的應用，給秘書工作帶來了極大的方便。這時人們?yōu)樽非蟾叩男剩允〕鰰r間去考慮其它事。從而人們就需要動腦考慮有關軟件的升級，開發(fā)、引進新的設備。如何才能有效的進行工作？這就需要大量的，復雜的基于簡單思維的基礎上的高難度思維工作。從而工作就逐漸轉(zhuǎn)變到腦力的使用上，秘書人員的實質(zhì)也隨之發(fā)生了變化，從繁重的體力勞動中脫離出來后，帶來了思維的高度開發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時間向領導提建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來了質(zhì)的飛躍，這都是秘書由“體力勞動”向“腦力勞動”帶來的影響。

三、自動化的秘書工作

自動化秘書工作體現(xiàn)在辦公自動化大環(huán)境中，就是秘書工作基本任務的根本改變。隨著科學技術的高度發(fā)展，某些工作已經(jīng)全部自動化，秘書只是一個監(jiān)督、照看的作用。例如：現(xiàn)代機器人有待取代喲寫經(jīng)常性的、無聊的、單調(diào)的工作，這是自動化的典范。

這里強調(diào)的是自動化的秘書工作，但是再自動化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一部分。自動化的秘書公作主要還是秘書人員的職能自動化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進的高科技，使工作自動化，而是秘書人員對工作的態(tài)度，也有一個由被動到主動的發(fā)展過程。自動的去工作，自動的去思考，在工作中始終體現(xiàn)出自動，即用一種積極的、主動的、熱情的心態(tài)去面對自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動性，這是自動化秘書工作的一種至高境界。

第三章辦公自動化對秘書工作產(chǎn)生的作用

第一節(jié)促進秘書工作產(chǎn)生“革命性”變化

在秘書工作中引進計算機技術和一系列辦公自動化設備，所帶來的效果是“革命性”的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。

一、處理情報信息方面的變化。

在自動化程度較高的辦公室，秘書人員不必離開工作崗位。即能從計算機檔案中調(diào)閱所需情報資料。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領導人通過計算機發(fā)表的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理。

二、處理各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)方面的變化。

在上報各種統(tǒng)計分析表時，可以直接利用計算機提供的數(shù)據(jù)，進行有效地科學分析，并利用傳真迅速上報，達到快速、準確、方便的目的。

三、在辦理會務工作方面的變化。

傳統(tǒng)的辦會往往在一個特定的地方，如會議室、辦公室或其他某個特定的會議場所。隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，各種通訊技術的運用，使會議不局限在某一地方，擴大了會議的場所。如網(wǎng)絡會議的產(chǎn)生，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，通過電視會議系統(tǒng)，不出差即可召開地區(qū)性或更大范圍的會議。使用移動通信和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領導和工作人員保持聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規(guī)范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)。即使在辦公自動化環(huán)境下仍要保持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書工作真正相結(jié)合。綜上所述，使秘書人員避免了在領導、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發(fā)生了重大變化。

第二節(jié)極大地提高秘書工作效率

一、會務工作方面

會務工作方面可以用辦公自動化系統(tǒng)輔助完成。由于會務工作極其復雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書能輕易應付大量會議。辦公化自動化系統(tǒng)不僅能科學地分配會議室、交通工具、聲響設備等，并能進行會議記錄，編輯會議簡報等，能自動檢索會議內(nèi)容，并能及時修改和刪除。

二、處理信息方面

網(wǎng)絡的發(fā)展，使信息和資源由整個機構(gòu)共享，使眾多人員能夠一起處理項目?；ヂ?lián)網(wǎng)不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取知識，充分發(fā)揮思維能力為領導工作服務。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用，現(xiàn)在通過internet 之后，這些都可以在internet 上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國家決策成敗的關鍵。網(wǎng)絡中大量搜索引擎的使用，適應了大量經(jīng)濟信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網(wǎng)絡接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進一步擴展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。

第三節(jié)促進秘書工作職能的擴展

傳統(tǒng)的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內(nèi)容。具體來說主要有文書工作、檔案工作、會務工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，使秘書工作與網(wǎng)絡技術緊密結(jié)合在一起，為適應這一發(fā)展趨勢，秘書人員要改變過去傳統(tǒng)的工作模式，工作的內(nèi)容不僅僅是以上所說幾點，凡是為領導工作服務的能通過網(wǎng)絡解決的事務都可以當作秘書的職能。秘書工作的職能擴展的兩個相互對應因素：

一、領導工作中的需要

領導是機關或單位中的首腦，處于決策地位，相應的領導的事務也必定會繁多雜亂，網(wǎng)絡的發(fā)展擴大了領導的需要，比如一些技術性難題，領導沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時處理。又如在會務工作中，秘書人員的工作內(nèi)容不再僅僅是會前準備、會中服務、會后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會議中，還要幫助領導處理各種技術難題和通訊設備的連接情況。如果這些事務，由于領導的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢必造成很大的影響和損失，以至影響到領導的形象，為了領導工作中的不足和需要，就要促進秘書工作職能的擴展。

二、秘書工作的可能性

網(wǎng)絡的發(fā)展，為秘書提供了一個良好的環(huán)境與平臺，使秘書工作職能的擴展有了可能性。由于計算機技術與網(wǎng)絡技術的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設備產(chǎn)生，秘書可以借助這些新事物來擴展職能。如為了擴大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關系，秘書要承擔本單位網(wǎng)站的主導職位，把本單位的簡介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢，還要及時有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布，定期編制簡報和在一定階段所取得的成果并在網(wǎng)上發(fā)布。

第四節(jié)使秘書的服務意識得到更新

“秘書意識”是一種角色意識，是主體基于個人的社會活動而形成的對自我的社會地位和由此規(guī)定的職責的知覺、理解和體驗，它直接源于人的實踐活動。隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，縮短了大量的體力勞動過程，把全部或部分的體力活動交給計算機去完成，秘書服務內(nèi)容發(fā)生了變化，主要從以下幾個方面更新：

一、.秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘

網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，會伴隨著系新型辦會設備與軟件的產(chǎn)生，秘書體力勞動大大減少，智力方面的事務會增多。由于領導不動這些軟件與設備的用法，需要秘書去填補這方面的缺陷。秘書面對這一現(xiàn)實，為了更好地實現(xiàn)其自我價值，會花大力氣去學習并掌握這些設備與軟件的用法，以隨時為領導提供智力服務。

二、秘書意識到有更多的服務方式有待自己去運用與創(chuàng)建

在辦公自動化產(chǎn)生之前，秘書為領導服務的活動是秘書獨立完成的，沒有憑借外在力量（如計算機辦公設備），然而隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，秘書可以憑借各種辦公設備與軟件為領導服務。秘書已經(jīng)深刻認識到為領導服務方式的多樣性是現(xiàn)代優(yōu)秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經(jīng)有了一種運用舊有的服務方式創(chuàng)建新的服務方式的意識。

三、秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據(jù)與開拓

傳統(tǒng)的秘書工作使服務范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內(nèi)，計算機等辦公設備擴大了秘書服務范疇。只要是為領導工作服務可以通過辦公設備解決的事務都可以列入服務范圍之內(nèi)。同樣秘書也認識到服務范圍的擴大，通過提高自身素質(zhì)來適應其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務范圍為領導服務。如秘書人員要密切關心當代科學技術的發(fā)展狀況，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動化的新產(chǎn)品新成果，不斷地搜集及時信息，并技能型歸納總結(jié)，找出有參考價值的技術資料，及時提供給有關領導，作為領導決策的參考依據(jù)。秘書服務意識得到更新，主觀上會使秘書

服務工作的質(zhì)量的到提高，指導秘書工作，從而有利于服務工作深入展開。

參考文獻

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[10] 趙映誠，《秘書學》。中國經(jīng)濟出版社，2009年5月版。

第二篇：淺談秘書在管理工作中的作用

淺談秘書在管理工作中的作用

前言：秘書，作為行政部門的關鍵職位。之所以關鍵，主要是從它的作用和意義層面上來講的。要做好秘書工作，并非一件易事，這其中涉及到的，除了豐富廣泛的知識儲備，細致縝密的洞察力，清晰明確的辨別力。但更重要的是人際關系，為人處事的方式技巧。處理好領導和下屬的關系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個承上啟下的作用。

關鍵詞：秘書 管理工作 橋梁作用 關鍵職位

一、秘書的含義

自古以來，秘書一詞其實就有其專有的稱謂：文牘、文書、參謀、智囊等。

1、文牘

宋代詞人蘇軾的《上初即位論治道》之二中說道：“而尚書諸曹，文牘繁重，窮日之力，書紙尾不暇，此皆苛察之過也?！蔽闹刑岬降摹拔臓?即指古時的公文、書信、案牘。而在郭沫若先生的《黑貓》中：“我們一些在省城或府城里讀書的人便做了文牘。”這里說的“文牘”指的是在官府或其他團體草擬文稿的人。而現(xiàn)在文牘這個稱謂已經(jīng)不再沿用了，它可以作為一個朝代和一個文明的標志和文化記號。

2、文書

與文牘的性質(zhì)相似，從第一層含義講，就是指記載重要事件的公文、書信、契約。古時的條件有限，文書的載體大多都是甲骨、青銅器、石頭或貝殼。更有戰(zhàn)國、秦漢時期的竹、木簡。第二層含義也就是指從事公文、書信工作的人員。直到現(xiàn)在，文書這個稱謂還在使用，它主要強調(diào)了秘書工作中的文字駕馭能力的重要性，以及對信息的分析整理能力。

3、參謀

唐朝后期，參謀為節(jié)度使幕僚之一，掌參預謀劃。清末，軍、政、師設立參謀一職，掌管軍訓及謀劃籌事。雖然現(xiàn)在參謀也常常被用來稱贊有謀略有見識的人，但大多時候是體現(xiàn)一個人的輔助性服務作用的，也就是秘書的主要職責之一，為領導出謀劃策，參與重要事宜的討論。

4、智囊

同樣，跟參謀一樣，它們都指的是足智多謀的人，可以給別人出謀劃策的人。現(xiàn)在也有人將有某有略的人稱作智囊團，同時這也是一個優(yōu)秀的秘書所必須具備的能力，擁有豐富的知識，方可以臨陣不亂，處事泰然。僅僅從這些名稱中，我們就可以分析出自古秘書所從事的工作內(nèi)容和職責要務。時代變遷，統(tǒng)治方式也不盡相同。因此，在一定時期內(nèi)，秘書所充當?shù)慕巧托枰瓿傻娜蝿找彩遣煌?。但總體來說，有一點是亙古不變的，秘書所處的位置是一人之下，萬人之上，服從上級統(tǒng)治者的命令，接受上級的安排，并按時完成既定的任務。

二、秘書工作在領導決策中的作用

秘書處于領導的近身旁側(cè)，就表明其地位是一人之下，被領導，接受指示，服從命令，完成任務。同時也體現(xiàn)出它的重要性，以及不可取代。當然，秘書所從事的工作內(nèi)容的復雜繁瑣，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小覷的。

1、參謀、助手作用

作為領導的左膀右臂，秘書的輔助性服務是非常重要的。怎么使這個作用更完美地發(fā)揮，如何做好這個助手，就要看秘書自己的智謀了。所謂參謀，即參與謀劃，也就是說，在整個事務的完成過程中，秘書所提供的服務都是輔助性的、建議性的。工作思路，事件的流程內(nèi)容以及主旨大意，都要遵從領導的意愿，而不是替領導做決定，自作主張代領導決策。一個睿智優(yōu)秀的秘書會將自己的意見和看法與領導的意愿融匯整合，做到互不沖突，并且在這過程中，為領導提供最優(yōu)質(zhì)的服務，使整個工作程序能夠順利進行。

2、提供信息的作用

秘書本來就需要是一個信息智慧的集合體，秘書工作的性質(zhì)需要秘書必須具備對信息的敏感的洞察力。為領導服務，參與領導決策，就要及時搜集掌握科技、文化、技術、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、等等國內(nèi)國際的相關信息。同時也要同步了解本地區(qū)、本單位、本部門的近期發(fā)展狀況及其長足發(fā)展規(guī)劃，在領導需要的時候，能夠保證像電腦一樣，迅速準確地輸出信息，提供服務。及時準確地提供信息，既節(jié)省了工作時間，有保證了辦事效率，同時也能獲得領導的信任。

3、協(xié)調(diào)作用

協(xié)調(diào)是管理的手段之一，秘書在一個部門的管理工作中所起到的作用其實就像一座橋，連接兩個不相交的點，協(xié)調(diào)得好，這座橋就會穩(wěn)固，不相交的兩個點也就連成了一條線；若協(xié)調(diào)得不好，那這座橋就很可能會坍塌，那么不相交的兩點便會相距更遠。

時代變遷，在新的歷史時期，領導面臨的問題越來越復雜，難題越來越難解。政策方針的變革，會引來不少爭議和矛盾，在這千絲萬縷的復雜關系面前，領導要及時解決這些問題，就十分需要一座橋來權(quán)衡了。秘書的協(xié)調(diào)作用要從矛盾雙方入手，分析掌握情況，看清矛盾著的雙方與自己的關系，也給自己定定位。首先要顧全大局，權(quán)衡矛盾的輕重緩急，其次還要做到原則性與靈活性的統(tǒng)一，既不違背上級領導的意愿，也不過分遷就不合理的要求和觀點。處理好矛盾雙方的關系，做好溝通工作，不僅緩和了工作氛圍，提高工作效率，同時也能體現(xiàn)出一個優(yōu)秀秘書的素質(zhì)修養(yǎng)。

4、耳目作用

耳目，顧名思義，就是要做領導的耳朵和眼睛。當然不是去監(jiān)督領導的言行，而是要求秘書人員具有靈敏的應變能力和精確的分析能力。在領導的決策過程中，若有不妥或不恰當?shù)牡胤?，要及時向領導提出合理化建議和意見，在領導實施一項方針或決策前，能夠適時提醒，并協(xié)助領導及時修正，以免出現(xiàn)不必要的錯誤和問題。秘書工作的耳目作用，體現(xiàn)出秘書人員豐富的知識儲備和敏銳的思維。同時也是一個卓越領導背后的重要支撐力量。

三、秘書與上下級的關系

秘書人員在辦公室主要起到橋梁紐帶的作用，負責上下級、內(nèi)外部門的溝通，同時還是領導工作上的參謀和助手。要處理這么多層關系，秘書所要具備的能力也就更加嚴格具體了。

1、對上級服從，但不盲從。

領導的工作就是制定方針計策，然后向秘書傳達并命其執(zhí)行。而秘書的工作就是聽從指示，服從安排，完成任務。然而一個稱職的秘書人員，在接受到一條指示命令后，若發(fā)現(xiàn)其中有不妥之處，定會認真分析，及時了解領導的想法和思維，并適時與領導協(xié)商調(diào)解，而不是為了不得罪領導而盲目聽從執(zhí)行。雖然秘書和領導是上下級關系，分工不同，職位不同，但沒有貴賤之分，因此，處理好與上級領導的關系，既能提高工作效率，有可以增加領導的信任。

2、同下屬和諧相處，共同提高

在執(zhí)行上傳下達任務的過程中，秘書需要與各個部門的人員溝通和交流。在與各部門人員相處時，尤其是跟下設部門的工作人員。盡量放低自己的身份，以平視的目光注視每個人，不要依靠自己的領導來壓迫或排擠他們。能夠及時發(fā)現(xiàn)他們的困難并及時給予幫助和支持，良好的人際關系能夠幫助自己擴展人脈，提高辦事效率。

3、與同事和氣共事，公平競爭

在同一個部門，水平相當，年齡相仿的年輕工作人員之間，難免會出現(xiàn)很多矛盾和爭端。隨著市場競爭日趨激烈，職場當然也避免不了暗中的斗爭。面對這些，秘書人員就要體現(xiàn)出專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。面對詆毀、暗刀傷人，無論什么情況，都要使自己的頭腦保持清醒、鎮(zhèn)定，反省自己的工作是否有不當之處。以防招致不必要的誤會，要及時跟對方溝通調(diào)解，并在今后的工作中不斷提升完善自己。避免此類事件重蹈覆轍。

四、秘書人員所需的職業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代秘書不比從前，它是一個綜合性的工作職位，所以對秘書從業(yè)人員的素質(zhì)和修養(yǎng)要求越來越高。要成為一名優(yōu)秀出色的秘書，就要不斷提升自己，完善自己，使自己變得多面、博學、有見識。主要有一下幾個方面：

1、扎實的文字功底

秘書作為領導的助手，主要是完成一些輔助性的工作。主要有記錄抄寫新聞消息，起草文稿，登記來訪人員的信息記錄，領導的會議記錄等，這些都需要秘書具有一定的文字駕馭能力和分析能力。在起草文稿時，根據(jù)領導所給出的題目，秘書能夠快速掌握領導的意愿擬定提綱，并及時搜集查閱相關資料。將這些零散的信息匯總整合，在既定的時間內(nèi)拿給領導做批閱。這整個流程，都需要秘書人員具有非常扎實文字撰寫能力，才能夠在規(guī)定的時間內(nèi)完成符合領導口味的文書。扎實的文字功底是秘書人員所需具備的最基本的一項技能。

2、敏銳的政治頭腦

在行政部門工作，大部分內(nèi)容都是涉及到政治的。秘書工作中的方方面面，都帶有很強的政治性，在工作中，要時刻保持清醒的頭腦，以最好的狀態(tài)投入工作當中。因為一個部門的政治主張、部門形象、以及本部門人員的切身利益都會從秘書的工作中體現(xiàn)出來。所以，要關注政治時事問題，培養(yǎng)自己站在政治的角度看待、分析、解決問題的能力，要保持立場堅定，旗幟鮮明，不做墻頭草。提高自己的政治理論修養(yǎng)。

3、靈活的應變能力

秘書工作大多都很繁瑣復雜，既要協(xié)助領導決策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一細心做好。所以秘書人員就要有靈活的頭腦和干練有效的辦事能力。在工作中，難免會遇到棘手的事兒，要做到兩不耽誤，就得沉著冷靜下來，不慌亂，尤其是在遇到突發(fā)事件時，要知道分清輕重緩急，抓住重點，恰當合理、有條不紊地解決好問題。

4、務實的工作作風

秘書工作復雜枯燥，在這個崗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任勞任怨。付出的辛苦不一定能得到補償和回報，但是要始終保持一種向上的心態(tài)，將熱情和活力注入到工作中去，服務社會。同時，要看得到他人的優(yōu)點，從而發(fā)現(xiàn)自己的不足，取長補短，揚長避短。給自己適當?shù)亩ㄎ?，樹立信心，當然也不能高人一等，堅持正確的價值導向，發(fā)掘自己的奉獻精神，從而實現(xiàn)自己的價值。秘書工作能否做好，取決于是否能夠在崗位上發(fā)揮作為秘書應該具備的能力和作用。秘書受人管理，同時也在管理其他人和事，作為橋梁和紐帶，秘書人員的工作在整個人事管理過程中就顯得尤為重要。所以，每個優(yōu)秀的領導背后，總有那么一個出色的秘書。

第三篇：語言藝術在秘書工作中的作用

語言藝術在秘書工作中的作用

摘要

秘書懂得并掌握一定的公關語言藝術是非常必要的。所謂公關語言藝術是指在社會交往活動中借助語言媒介來使組織與公眾、組織與組織之間相互理解、相互協(xié)調(diào)、相互適應，為組織樹立良好的社會形象，也就是說能引起對方愉悅性的互動，即滿意的反應，從而形成良好的情感氛圍，產(chǎn)生最佳的“社會效應”。公關語言藝術，按其語言表達的形式，可以分為三類:有聲語言、無聲語言和書面語言。本文著重就有聲語言、無聲語言兩種形式略作論述。有聲語言即自然語言，是發(fā)出聲音的口頭語言。秘書經(jīng)常向領導口頭匯報工作，回答問題.提出建議;或代表組織到下級機關口頭傳達領導指示;或下基層進行調(diào)查研究;或在機關接待客人等，使用口頭語言的機會很多。因此，秘書人員必須具有較強的口語表達能力。關鍵詞：語言，藝術，秘書，工作，作用，研究；

目錄

摘要..................................................................................................................................................1 目錄..................................................................................................................................................1 引言..................................................................................................................................................2

一、秘書交際的有聲語言藝術.......................................................................................................2

1.1、體現(xiàn)情感性......................................................................................................................2 1.2、講究預設性....................................................................................錯誤！未定義書簽。1.3、考慮對象性....................................................................................錯誤！未定義書簽。

二、秘書交際的無聲語言藝術.......................................................................................................3

2.1、表情語貴在穩(wěn)重、謙和、坦率......................................................................................3 2.2、服飾語力求健康、端莊、瀟灑....................................................錯誤！未定義書簽。

三、文字表達能力...........................................................................................................................3

3.1、善于謀篇布局、合理安排............................................................錯誤！未定義書簽。3.2、具有一定的文字學知識，不寫錯別字........................................錯誤！未定義書簽。3.3、要有好的文風................................................................................錯誤！未定義書簽。3.4、熟悉各種公文種類的規(guī)矩、格式................................................錯誤！未定義書簽。結(jié)論..................................................................................................................................................3 參考文獻...........................................................................................................................................4

語言藝術在秘書工作中的作用

引言

秘書是在領導機關和領導者身邊直接為其服務而承辦文書、會務、信息、文電起草、催辦查辦、調(diào)查研究、公務接待等工作的，其工作內(nèi)容無不應用到語言。秘書要做好為領導服務、為機關服務、為基層服務，就要求具有較高的語言素質(zhì)。特別是，秘書經(jīng)常要起草文件、領導講話稿，編寫會議紀要、調(diào)查報告，對基層發(fā)通知，向領導匯報工作等，而且要求質(zhì)量高，出手快，語言準確精煉，通順流暢。如果傳達領導意圖話講不清，有可能使對方貫徹時不合領導意圖或違背意圖；如果起草文件文字表達不準確，就可能使政令貫徹得不夠徹底，甚可能造成不良后果，給工作帶來損失。在中國近代史上就有這么一件事，腐朽的清朝政府曾德國借款修膠濟鐵路，雙方簽訂的條約中有一款規(guī)定：沿線鐵路左右內(nèi)煤鐵等礦德國有權(quán)開采。這里的所謂里，原意是指鐵路左右共里。因為語言表達不準確，模棱兩可，被德國人鉆了空子，被說成是左右各清政府白白將里的開采權(quán)“拱手”送給了德國人，啞巴吃黃連有苦說不出。因此，注意恰如其分地使用語言，對表達人的思想感情，準確無誤地反映客觀事物的本來面目是極為重要的。秘書人員提高語言素質(zhì)，是當好領導助手，搞好服務工作的重要基礎。

一、秘書交際的有聲語言藝術

有聲語言是發(fā)出聲音的口頭語言。秘書經(jīng)常向領導口頭匯報工作、反映情況、提出建議，或代表組織到下級機關口頭傳達領導指示，或下基層進行調(diào)查研究，或在機關接待訪客等，都要使用有聲的口頭表達語言。因此，秘書必須提高交際的有聲語言藝術。

1.1、體現(xiàn)情感性

有聲語言的情感性，即以聲傳情，以聲達意。秘書說的每一句話、要把音調(diào)的高低、語速的快慢、語音的輕重、音量的大小等語言的具體形態(tài)直接展現(xiàn)在聽者面前，同時，要富于情感。因為“人的喜怒哀樂，一切騷擾不寧，起伏不定的情緒，連最微妙的波動，最隱蔽的心情，都能由聲音直接表現(xiàn)出來，而表達的有

語言藝術在秘書工作中的作用

力、細致、正確，都無與倫比”。秘書要善于調(diào)節(jié)自己的情緒。從跨出家門或進人辦公室的那一刻起，就應該把煩惱留在家里，拋在腦后，以積極、愉快、歡暢的心情迎接每一天的到來，每一句話每一個措詞都要體現(xiàn)出良好的心情。例如，在打電話時，不論自己的心情如何，都應以一種機靈、愉快、適中、熱情、輕松的語調(diào)，有條有理地講清要講的事情，使人對本機關留下良好印象。

二、秘書交際的無聲語言藝術

2.1、表情語貴在穩(wěn)重、謙和、坦率

秘書不僅要有較深厚的理論修養(yǎng)，良好的思想品德，能夠正確地調(diào)節(jié)好自我情緒，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己內(nèi)在的情感流露在表情上。具體地說，秘書的神情應是開朗、坦然、溫文爾雅、臨危不懼、遇急不慌，從容自若，給人以信任感。切不可神色嚴峻，愁容滿面。特別值得一提的是微笑語。心理學認為，微笑作為一種表情，不僅是一個人形象的外在表現(xiàn)，而且也反映出一個的精神面貌。一個奮發(fā)進取、樂觀向上的人，總是微笑著走向生活、走向社會。微笑與形象有著一種微妙的、奇特的關系。一個善于微笑的秘書，能為自己和組織樹立起良好的公關形象，成為展現(xiàn)機關風采的“門面”或“窗口”，使群眾感受到黨和政府的溫暖。

三、文字表達能力

結(jié)論

秘書工作人員如何來提高自己的語言素質(zhì)呢？簡單地說，一是要學點語法、修辭；二是大力推廣普通話；三是加強正音正字的讀寫訓練；四是多實踐，活到老，學到老，鍛煉到老。在今天的信息時代，秘書僅具備文字語言素質(zhì)和口頭語言素質(zhì)是不夠的。隨著科學技術的飛速發(fā)展，高科技的手段層出不窮，給秘書工作帶來了便利，也給秘書帶來了挑戰(zhàn)。秘書傳統(tǒng)的工作方法或操作方法基本是手 3

語言藝術在秘書工作中的作用

工作業(yè)，已不適應時代前進的需要，又影響秘書實用技術的使用和工作效率的提高。因此，秘書工作人員還應努力掌握計算機語言，努力學習電腦、網(wǎng)絡、通訊和辦公自動化等先進技術知識，使這些科技知識成為秘書必備的語言素質(zhì)的一部分。這樣，秘書才能很好地實現(xiàn)服務領導工作的使命，方能更好地適應世紀的到來。

參考文獻

第四篇：語言藝術在秘書工作中的作用

語言藝術在秘書工作中的作用

摘要

秘書懂得并掌握一定的公關語言藝術是非常必要的。所謂公關語言藝術是指在社會交往活動中借助語言媒介來使組織與公眾、組織與組織之間相互理解、相互協(xié)調(diào)、相互適應，為組織樹立良好的社會形象，也就是說能引起對方愉悅性的互動，即滿意的反應，從而形成良好的情感氛圍，產(chǎn)生最佳的“社會效應”。公關語言藝術，按其語言表達的形式，可以分為三類:有聲語言、無聲語言和書面語言。本文著重就有聲語言、無聲語言兩種形式略作論述。有聲語言即自然語言，是發(fā)出聲音的口頭語言。秘書經(jīng)常向領導口頭匯報工作，回答問題.提出建議;或代表組織到下級機關口頭傳達領導指示;或下基層進行調(diào)查研究;或在機關接待客人等，使用口頭語言的機會很多。因此，秘書人員必須具有較強的口語表達能力。關鍵詞：語言，藝術，秘書，工作，作用，研究；

目錄

摘要...........................1目錄...........................1

引言...........................2一、秘書交際的有聲語言藝術..........................21.1、體現(xiàn)情感性...........................21.2、講究預設性.....................錯誤！未定義書簽。

1.3、考慮對象性.....................錯誤！未定義書簽。

二、秘書交際的無聲語言藝術..........................32.1、表情語貴在穩(wěn)重、謙和、坦率................32.2、服飾語力求健康、端莊、瀟灑..........錯誤！未定義書簽。

三、文字表達能力.........................33.1、善于謀篇布局、合理安排...........錯誤！未定義書簽。

3.2、具有一定的文字學知識，不寫錯別字............錯誤！未定義書簽。

3.3、要有好的文風.................錯誤！未定義書簽。

3.4、熟悉各種公文種類的規(guī)矩、格式.............錯誤！未定義書簽。

結(jié)論...........................3參考文獻...........................4引言

秘書是在領導機關和領導者身邊直接為其服務而承辦文書、會務、信息、文電起草、催辦查辦、調(diào)查研究、公務接待等工作的，其工作內(nèi)容無不應用到語言。秘書要做好為領導服務、為機關服務、為基層服務，就要求具有較高的語言素質(zhì)。特別是，秘書經(jīng)常要起草文件、領導講話稿，編寫會議紀要、調(diào)查報告，對基層發(fā)通知，向領導匯報工作等，而且要求質(zhì)量高，出手快，語言準確精煉，通順流暢。如果傳達領導意圖話講不清，有可能使對方貫徹時不合領導意圖或違背意圖；如果起草文件文字表達不準確，就可能使政令貫徹得不夠徹底，甚可能造成不良后果，給工作帶來損失。在中國近代史上就有這么一件事，腐朽的清朝政府曾德國借款修膠濟鐵路，雙方簽訂的條約中有一款規(guī)定：沿線鐵路左右內(nèi)煤鐵等礦德國有權(quán)開采。這里的所謂里，原意是指鐵路左右共里。因為語言表達不準確，模棱兩可，被德國人鉆了空子，被說成是左右各清政府白白將里的開采權(quán)“拱手”送給了德國人，啞巴吃黃連有苦說不出。因此，注意恰如其分地使用語言，對表達人的思想感情，準確無誤地反映客觀事物的本來面目是極為重要的。秘書人員提高語言素質(zhì)，是當好領導助手，搞好服務工作的重要基礎。

一、秘書交際的有聲語言藝術

有聲語言是發(fā)出聲音的口頭語言。秘書經(jīng)常向領導口頭匯報工作、反映情況、提出建議，或代表組織到下級機關口頭傳達領導指示，或下基層進行調(diào)查研究，或在機關接待訪客等，都要使用有聲的口頭表達語言。因此，秘書必須提高交際的有聲語言藝術。

1.1、體現(xiàn)情感性

有聲語言的情感性，即以聲傳情，以聲達意。秘書說的每一句話、要把音調(diào)的高低、語速的快慢、語音的輕重、音量的大小等語言的具體形態(tài)直接展現(xiàn)在聽者面前，同時，要富于情感。因為“人的喜怒哀樂，一切騷擾不寧，起伏不定的情緒，連最微妙的波動，最隱蔽的心情，都能由聲音直接表現(xiàn)出來，而表達的有

力、細致、正確，都無與倫比”。秘書要善于調(diào)節(jié)自己的情緒。從跨出家門或進人辦公室的那一刻起，就應該把煩惱留在家里，拋在腦后，以積極、愉快、歡暢的心情迎接每一天的到來，每一句話每一個措詞都要體現(xiàn)出良好的心情。例如，在打電話時，不論自己的心情如何，都應以一種機靈、愉快、適中、熱情、輕松的語調(diào)，有條有理地講清要講的事情，使人對本機關留下良好印象。

二、秘書交際的無聲語言藝術

2.1、表情語貴在穩(wěn)重、謙和、坦率

秘書不僅要有較深厚的理論修養(yǎng)，良好的思想品德，能夠正確地調(diào)節(jié)好自我情緒，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己內(nèi)在的情感流露在表情上。具體地說，秘書的神情應是開朗、坦然、溫文爾雅、臨危不懼、遇急不慌，從容自若，給人以信任感。切不可神色嚴峻，愁容滿面。特別值得一提的是微笑語。心理學認為，微笑作為一種表情，不僅是一個人形象的外在表現(xiàn)，而且也反映出一個的精神面貌。一個奮發(fā)進取、樂觀向上的人，總是微笑著走向生活、走向社會。微笑與形象有著一種微妙的、奇特的關系。一個善于微笑的秘書，能為自己和組織樹立起良好的公關形象，成為展現(xiàn)機關風采的“門面”或“窗口”，使群眾感受到黨和政府的溫暖。

三、文字表達能力

結(jié)論

秘書工作人員如何來提高自己的語言素質(zhì)呢？簡單地說，一是要學點語法、修辭；二是大力推廣普通話；三是加強正音正字的讀寫訓練；四是多實踐，活到老，學到老，鍛煉到老。在今天的信息時代，秘書僅具備文字語言素質(zhì)和口頭語言素質(zhì)是不夠的。隨著科學技術的飛速發(fā)展，高科技的手段層出不窮，給秘書工作帶來了便利，也給秘書帶來了挑戰(zhàn)。秘書傳統(tǒng)的工作方法或操作方法基本是手

工作業(yè)，已不適應時代前進的需要，又影響秘書實用技術的使用和工作效率的提高。因此，秘書工作人員還應努力掌握計算機語言，努力學習電腦、網(wǎng)絡、通訊和辦公自動化等先進技術知識，使這些科技知識成為秘書必備的語言素質(zhì)的一部分。這樣，秘書才能很好地實現(xiàn)服務領導工作的使命，方能更好地適應世紀的到來。

參考文獻

第五篇：淺談溝通在秘書工作中的運用

溝通在秘書工作中的運用

淺談溝通在秘書工作中的應用

摘要：秘書工作，不在于細瑣和謹慎，而在于溝通。良好的溝通能力，是判斷你是否能成為一個秘書的重要指標。秘書溝通，歸根結(jié)底也就是人際關系，隨著社會的進步，我國秘書隊伍有了很大的發(fā)展，但是我國秘書人才在各種能力方面還存在著欠缺與不足。有效溝通，首先要了解溝通的障礙在哪里，這樣才能針對這些障礙尋到解決的技巧。溝通作為秘書工作者與社會之間重要的信息交流活動，在組織的正常運行中是大量存在和至關重要的。而秘書人員對于一個組織來講，在組織內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào)中發(fā)揮著重要的作用。如何認識溝通協(xié)調(diào)原則在秘書工作中的作用，秘書如何運用溝通原則更好的開展工作，需從理論上進行分析，也需要每一個秘書人員認真思考。

關鍵詞：秘書 溝通 秘書工作

一、秘書溝通的概念與意義

（一）秘書溝通的概念。狹義的秘書溝通是指社會組織在公關活動中所進行的組織與公眾間的信息溝通，目的是為了達到建立良好公眾關系的既定目標。由于公共關系溝通是建立在人際交往基礎之上的溝通，所以，廣義的秘書溝通，包括所有的人際溝通、組織溝通以及組織與人際間的相互溝通。但是，秘書溝通是為了協(xié)調(diào)關系、塑造形象，所以要講究原則，要講究計劃性，這樣才能稱為溝通藝術。

（二）秘書溝通的意義。對于一個秘書來說，-交流溝通的能力非常重要，它與人際關系的好壞有很大的關系。如果你與同事的關系不錯，即使偶爾說話不到位，他也不會跟你計較；相反，如果你們直接按的關系鬧得不愉快，那你說的每一句話，他都要從雞蛋里挑出骨頭來。秘書在企業(yè)中作為領導、同事、客戶間的橋梁，應該落實領導指示，反饋同事意見和要求，維護企業(yè)與客戶關系，消除公司內(nèi)部各種溝通屏障。因此，溝通能力是企業(yè)秘書的基本技能之一。提升溝通藝術，對維護和諧人際關系，提高工作效率都非常重要。

二、秘書如何靈活運用溝通原則[1]

（一）提高溝通中心理適應能力。溝通工作，往往將那些本來就應該由組織管理者承擔的壓力加到秘書工作者身上，對秘書的心理壓力往往會在照成很大的影響。因此，在溝通中，秘書要善于進行心理的自我調(diào)試，提高心理調(diào)適能力。強的心理調(diào)適能力，擺正自己的位置，調(diào)整好自己的心態(tài)，才能承擔高強度、高標準的秘書工作。秘書的提高心理調(diào)適能力主要有三個方面：

1、保持心理正常張力，以適應現(xiàn)實工作環(huán)境、人際環(huán)境的能力。

2、緩解、調(diào)節(jié)自己在處理日常事務、公共生活、社交行為中所產(chǎn)生的心理壓力和精神狀態(tài)，獲得心理、保持心理健康的能力。

3、在心理調(diào)試中選中某種途徑和掌握、運用一定方法的能力。

（二）提高應對溝通中突發(fā)事件的能力。秘書應該對突發(fā)事件做有效的緩沖，溝通在秘書工作中的運用

題。

3、建言獻策，適當贊美。秘書在工作時，對于工作上如有需要改進的地方，應多向領導建言獻策，在提建議的時候態(tài)度要誠懇，用征詢的口吻。對于領導做得不對的地方，要在私下委婉的指出。建言獻策的時侯應該有適當?shù)馁澝?，恰到好處的贊美也是秘書與領導很好的溝通方式?？墒且膊灰赃^其實，贊美過頭，這樣領導就會認為你是在拍馬屁，效果會適得其反。

4、實事求是，終身學習。秘書與領導溝通時，不要弄虛作假，知之為知之，不知為不知，有不懂的地方要虛心向領導請教。當今社會日新月異，知識不斷的被更新，秘書人員要想在激烈的競爭中脫穎而出，就必須有積極的求知精神。在日常工作中，秘書是為領導服務、輔助領導決策的參謀助手，領導經(jīng)常會向秘書提出各種問題，秘書掌握的知識越多，對領導的幫助越大，就會得到領導的不斷賞識。

5、學會未雨綢繆。領導每天都要處理許多的事物，為了提高溝通質(zhì)量，秘書要把溝通的目的和表達方式考慮成熟。對領導的日常工作日程要有所了解，要對領導的心情做大致的揣摩，這樣既可以節(jié)省時間，也可以使溝通更為有效。

（二）秘書與同事間的溝通。秘書在工作中起著承上啟下的作用，上情下達，下情上報，是領導與同事之間的紐帶和橋梁，因此，做好與同事間的溝通也十分重要。秘書在不同類型的同時交往中，如果能區(qū)別對待，運用不同的技巧，便能更好的與同事進行交流溝通。

1、有限度的敞開自己。在與同級溝通的時候，不能對自己的行為做虛假的掩飾，或者表現(xiàn)出極強的自我保護，對于別人過于防范，拒人于千里之外，這樣往往不利于與他人的交往，但是對于我們秘書而言，也不能隨便把自己掌握的信息隨便說出來與同事分享，凡事要把握一定的尺度，能言則言，不能說的就算對方旁敲側(cè)擊也不能說。要牢記：不該問的堅決不問，不該開的玩笑不開，不再任何同事面前說三道四。

2、學會傾聽，關心他人。認真傾聽別人講話，千萬不能以高高在上的態(tài)度與人交流，在同事遇到困難向你傾述時，要用自己的語言去引導他們，讓他們覺得還有依靠。有高興的事情，都可以拿出來與同事分享。某些工作需要同事配合進行時，要學會主動承擔責任，不僅僅計較，這樣一來，同事就會認為你是一個很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作效率也會隨之提高很多。[2]

3、講究誠信，寬容待人。在與同事相處中，秘書要樹立：誠信第一的觀念，答應別人的事情要做到，如果有特別原因，沒辦法完成，也要向?qū)Ψ秸f明原因，取得諒解。對于別人的小缺點，不能斤斤計較，挖苦諷刺。對于聽到一些關于自己的言論，也不用去追根究底，要用一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。如果在平常的相處中有一些小摩擦，錯了就要去認錯，沒錯也要與對方說清楚，不能因為私事而影響了工作。

（三）秘書與內(nèi)部職能部門的溝通。秘書與各職能部門人員的關系，是在同一組織內(nèi)因為工作交往所形成的相互關系。這既是一種平等的同志關系，溝通在秘書工作中的運用

意想不到的效果。

3、去繁冗，講效率。秘書說要必須簡潔明了，講究效率，使自己講出的話一語中的、邏輯嚴密、詞約意豐，分清主次詳略、兼顧面。要做到長話短說并非易事，秘書可以通過限制說話時間、創(chuàng)造說短話的語言環(huán)境等方法，提高說短話的能力。

4、去尷尬，善機變。秘書工作中難免會遇到一些休養(yǎng)差、偏激或者有意刁難、以勢壓人的人，對待這些人，秘書應力求做到處變不驚、鎮(zhèn)定自若，這種機變不是見風使舵、八面玲瓏，而是機智的表現(xiàn)。[4]

五、秘書工作中可能遇到的溝通障礙及解決技巧

（一）認知方面。我們每個人都有自己獨特的認知框架和偏好的交流方式。我們認識事物的方法和模式主要受個人的知識經(jīng)驗、文化背景、社會地位以及個性特征的影響。溝通中最常見的錯誤，就是試圖用自己所認知的框架去影響別人的認知框架，從而解釋某種行為。為了避免這種錯誤，我們應該先了解他人的信息接受方式，對癥下藥選擇合適的交流手段，這樣才能是要傳達的交流意圖得到比較完整、準確的理解。其次，領導者和下層都要有不斷學習的精神，這樣才能跟上科學發(fā)展的步伐。最后還要樹立強烈的信息意識，溝通意識。“為政之妙在于協(xié)調(diào)溝通?！敝灰龊脺贤▍f(xié)調(diào)、信息傳遞工作，才能使行政人員的思想、情感得到交流。

（二）層級方面。阻礙組織成員信息和情感溝通的因素很多，但最主要的還是組織成員間因地位不同而造成的心理隔閡，這種情況被管理學者稱之為位差效應。管理實踐證明，位差效應所造成的不利是顯而易見的。為了避免位差效應，首先，管理者在溝通和交流過程中，應盡最大的努力獲取第一手材料，少用或不用經(jīng)過各職位層次傳遞過來的信息，日本管理學家在實踐中證實：信息每經(jīng)過一個層次，其失真率約為10%~15%，上級向他的直接下屬所傳遞的信息平均只有20%~25%被正確理解，而下屬向他們的直接上級所反映的信息被正確理解的則不超過10%。其次，作為較高層次的管理者，應該努力堅持走群眾路線，注意實際和調(diào)查研究，既主張和允許下屬報喜，更提倡和鼓勵下屬報憂；加強自己民主意識的修煉，平易近人，不恥下問，適時地表露一下自己的弱點，不僅不會有失體面，反而會拉進和下屬的心理距離。作為下屬，則更應該實事求是，不辭辛苦，為上級提供真實有效的信息。

（三）模糊障礙。在收到模糊訊息時，秘書經(jīng)常不敢透過詢問來確認其意義，因為問了就代表自己不夠成熟、經(jīng)驗不足。當需要再次將此信息傳遞出去的時候，秘書自身往往也是含糊其詞，不愿擔負任何將訊息明確化的責任，于是一個傳一個，大家都假裝聽懂了，怕稍有遲疑就顯出自己的無能，實際上沒有一個人能真正聽懂。最后，這種傳話游戲就將最初的訊息傳得面目全非，從而影響了整個行政活動的效率。為了避免這種障礙，我們應盡量多用具體化的語言，一定要用抽象語言補不可的時候，則應鼓勵對方多反饋，以促進彼此的了解，減少使用專業(yè)術語，使用容易理解的語言，增加傳遞內(nèi)容的可接納性，溝通語言要選擇正確，簡潔，