第一篇：秘書在辦公室工作中的處世技巧

洛陽理工學院畢業設計論文

秘書在辦公室工作中的處世技巧

摘 要

本論文從秘書在辦公室工作中的處世技巧方向著手，淺談了人際關系定義及人際關系的一般特點，秘書人際處世的重要性和原則，秘書的處世技巧在辦公室工作中發揮的作用，從而引申出秘書在辦公室工作中應掌握的處世技巧。辦公室是企、事業單位的綜合辦事機構，它不僅是各單位對外聯系的“窗口”，也是對內溝通的重要樞紐。從事辦公室工作的秘書就相當于位于這個樞紐的核心區域，必須以自身的處世技巧促進辦公室整體工作效率的提升。雖然辦公室工作本身具有一定的繁瑣性，但是其自身的工作特點又決定了它的重要性，所以研究秘書如何掌握好在辦公室工作中的處世技巧是很有實際意義的。

關鍵詞：人際關系，秘書辦公室工作，處世技巧

I Ⅰ

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Secretary in the office of the social skills

ABSTRACT

This paper from the secretary in the office of the direction of social skills start with the definition of the relationship and the general characteristics of interpersonal relationships，the importance of interpersonal attitude of life and principles, the secretary of social skills in an office role, and that leads Office of the Secretary of the work in dealing with the social skills to be mastered.Office is enterprises, institutions, integrated offices.It is not only the unit's external links “window”, but also an important hub for internal communication.Secretary in office work is equivalent to the core region in this hub;we must promote the social skills to their office to enhance the overall efficiency.While the office itself has some complicated nature of the work of its own characteristics, but also decided its importance, so how does fortunately, Secretary in the office of the social skills is very practical significance.KEY WORDS: interpersonal relations，secretarial office work，social skills

II

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目 錄

前言………………………………………………………………………….1

一、秘書人際處世的重要性………………………………………………2(一)人際關系的定義…………………………………………………...2

（二）秘書處世的重要性………………………………………………...3

二、秘書處世的原則……………………………………………………….4(一)平等…………………………………………………………………4

（二）誠信…………………………………………………………………4

（三）寬容…………………………………………………………………5

（四）知人知言……………………………………………………………5

（五）謹慎…………………………………………………………….……5

三、秘書的處世技巧在辦公室工作中發揮的作用……………………….5

四、秘書在辦公室工作中的處世技巧…………………………………….6(一)要做好辦公室工作須掌握好在辦公室工作的處世技巧………........…7

（二）秘書與領導的關系………………………………………….………9

（三）秘書與同事的關系…………………………………………………10 結論……………………………………………………………………………11 謝辭…………………………………………………………………………....12 參考文獻……………………………… ………………………………………13 外文資料翻譯……… …………………… …………………… ……………..15

III

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前 言

當代社會，隨著科學技術的飛躍發展，生產的現代化、社會化，商品市場的國際化趨勢，以及通訊手段、傳播技術的高度發展，地域界限和人們原有的交往范圍被迅速地打破，人們的交往方式也隨之改變，交往活動更加廣泛、頻繁。同時，隨著物質生活水平的提高，人們對精神文化生活也越來越關注質的要求。精神交往作為精神文化生活的重要組成部分，越來越受到重視。特別是我國正在進行市場經濟建設和改革開放，需要拓寬人們之間的交往，以加快各種信息的傳遞。人們在事業生活上取得成功的道路是各不相同的。但是，其中有一個主要因素則是共同的，那就是社交處世。因此，提高社交能力，擴大社交渠道的范圍，促使社交取得更大的成效，這在生活和生產、工作中，顯得尤為重要。

人的社會性決定了人際交往的必要性。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。因此，人際關系的處理，具有十分重要的意義。無論從哪方面看，擁有好的人際關系都是十分必要的。對于秘書來說,人際關系的好壞,直接關系到工作的效率、事業的成敗。一個好的人際關系是秘書做好工作的首要條件,也是開展工作的重要手段和途徑。所以，作為秘書更應努力建立良好的人際關系，主動地、積極地培養交際處世的能力。處世技巧是一門學問。“世事洞明皆學問，人情練達皆文章”。一個秘書如果很善于交際，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就比較高。

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一、秘書人際處世的重要性

（一）人際關系的定義

美國成人教育家戴家·卡耐基對無數的明星巨商、軍政要員進行調查之后發現，一個人事業上的成功，只有15%是依靠他的專業技術，另外85%要靠人際關系和處世技巧。

人活在世界上，作為社會的一員，其生存和發展都要以他人的存在為前提。人，在社會上生存，面臨著兩大關系：一是人與自然的關系；二是人與人的關系。人與人之間相互交往與聯系的關系稱為人際關系。人際關系涉及組織理論的一個學科。20世紀20年代美國哈佛大學心理學家梅奧等人所進行的著名的霍桑試驗表明：影響生產效率的不是勞動條件，而是勞動者本身。霍桑試驗的研究結果否定了傳統管理理論對于人的假設，表明了工人不是被動的，孤立的個體，他們的行為不僅僅受工資的刺激。影響生產效率的最重要因素恰恰不是待遇和工作條件，而是工作中的人際關系。人際關系是人與人之間在社會實踐中直接的心理上的關系或心理上的距離。反映了個人或群體尋求滿足其社會需要的心理狀態，雙方社會需要滿足的程度決定了人際關系的變化、發展。

人際關系的一般特點是：第一是個體性。人際關系本質上表現在個體間的具體的互動過程中。第二是情感性。人際關系的基礎就是人們彼此間感情的溝通交流。第三是對應性。人際關系總是與人際交往相對應。第四是管理性。人際關系就是對人的一種組織形態和方式，而這樣的組織就是一種管理模式，一種管理方法。所以在秘書的職業生涯中，擁有良好的人際處世關系具有顯而易見的重要性。

（二）秘書處世的重要性

由于辦公自動化進程的加快，現代通訊技術的發展，特別是互聯網滲透到我們日常工作和生活，打破了種種阻隔，使人的交流變得十分便利，洛陽理工學院畢業設計（論文）

真正實現了全球范圍內的人際交往。社會上各單位部門之間有相對比較獨立的工作空間，每個部門的辦公室則成為工作空間的核心。辦公室擔任著工作中的多個角色，常被稱為是參謀部、綜合部和聯絡部。辦公室工作的紛繁瑣細決定了秘書在開展辦公室工作時需要面對其復雜性、協調性、服務性和被動性的工作特點。因為秘書的辦公室工作有以上的特點，所以秘書處理人際關系的能力被提上了重要位置。秘書應該主動地、積極地同他人交往，努力掌握良好的處世技巧。協調、友好、親密的為人處世，將對人的心理和行為產生積極的作用，有利于人們發揮各自的優勢，提高工作效率，保持愉快的心情和飽滿的工作、生活熱情。秘書處于單位的樞紐地位，主要從事辦文、辦會、辦事來輔助決策并為領導提供服務，是領導的參謀與助手。作為領導的左右手，要幫助領導處理日常事務，那么必定會接觸到不同的人，秘書人際關系的好壞是秘書工作能否順利開展的關鍵。所以秘書人員應該對人際處世問題給予足夠的重視，學習和掌握為人處世的基本原則和方法，培養人際交往意識，掌握人際交往的技巧，在實踐中努力提高處世水平。

首先，正確處世有利于秘書人員提高工作效率。秘書人員在日常交往活動中，應該注意同辦公室周圍的人保持良好的關系，這樣不僅可以使秘書人員與其他人協調一致，而且還可以不斷得到他人的支持和幫助。特別是當工作出現困難時，能夠借助于周圍人的關心、幫助而加以順利解決，這對于秘書提高工作效率有著很大的作用。同時，秘書與辦公室及周圍人的良好交往，有利于形成比較融洽的團體氣氛，增進團體間的團結合作，便于發揮出團體的整體功能，對于提高整個單位的工作效率將起著更大的作用。

其次，廣泛的處世交往可以幫助秘書不斷擴大視野，便于收集各方面的信息情報，以充分發揮秘書人員的參謀咨詢作用。秘書人員處在一個開放的舞臺上，有著十分便利的交往條件，每天都要與一些不同的人物打交道，因而每天都能獲取大量新的信息材料。這對于秘書人員全面地了解情況，不斷擴大自己的視野領域都有明顯的幫助。

再次，進行交往處世活動有利于秘書人員的身心健康。交往作為人的一種需要，是一個人獲取理解、信任、友誼的重要手段，是一個人能夠實

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現自我評價的基本方式。個體只有在交往中才能確立其在社會中的地位，從而形成一種積極參與人生的健康心理。同時，通過人際交往的促進作用，個體還可以獲得自身的不斷發展和提高，為適應各種復雜的社會生活奠定基礎。因此，良好的人際交往行為對于增進秘書人員的身心健康有著重要的意義。

最后，交往處世活動還是秘書人員樹立自我形象的有效途徑。人們只有在交往中才能對秘書人員形成比較正確的認識和評價。所以，作為秘書人員，必須不斷提高自己的處世水平。

二、秘書處世的原則

（一）平等

平等是建立良好人際關系的前提。人際交往中強調的是人格平等，即尊重他人的人身權利、自尊心、感情、不涉及他人隱私。人與人之間沒有人身依附關系，相互之間是獨立的、平等的。

（二）誠信

在秘書工作中，誠信有著重要的價值。它是組織和個人的無形資產、外在表現，它反映了組織和個人行為的規律性、穩定性。秘書人員在交往處世中“誠而有信”，才能發揮出自身能力，得到支持、鼓勵，更好地表現自身價值。講信譽，就是要守信，言行一致，說到做到；就是要取信于人，使別人相信自己能夠做好他所期望的事情。還要自信，給人以信任的力量，使對方相信你能在困難環境中克服阻力，不負眾望。誠實和信譽是高尚的道德品質，只有具備這兩點才能夠在工作中用“公正”的處事方法對待自己和同事，才會被同事信任，才能夠很好處世。

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（三）寬容

寬容原則要求秘書人員嚴以律己、寬以待人、關心人、理解人、大事清楚、堅持原則、方法靈活、以德報怨、得理讓人，不計較個人利益得失。社會經濟的發展，促使人們相互交往范圍擴大，價值觀念發生轉變，思想方法出現差異，思維方式呈現不同，這些都需要組織或個人具有更大的相容度，容納不同觀點、不同行為方式。

（四）知人知言

社會中每個人的氣質、性格不同，交往的動機、所抱的目的也不同，秘書人員在開展人際交往時，對交往對象必須有較深的了解和把握，掌握主動。

（五）謹慎

秘書人員在辦公室工作中，要遵章守紀，堅持道德品格操守。一是要慎“浮躁”，淡泊以明志，寧靜而致遠，戒驕戒躁，慣于自省；二是要慎“交友”，牢記“近朱者赤，近墨者黑”，避免在社交圈里栽跟頭；三是要慎“私欲”，私欲膨脹，利欲熏心，就會出問題。對待辦公室工作，事無大小都應該力求謹慎和穩妥的辦事態度，遠離一切腐朽的、低級趣味的東西，要起到模范帶頭作用，這樣的工作效率才會顯而易見。

三、秘書的處世技巧在辦公室中發揮的作用

首先辦公室工作具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等職能，擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。這就要求負責辦公室工作的秘書人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗，不

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論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，都要善于運用好自身處世技巧給工作帶來明顯成效，以保證全局各項工作的開展和各項任務的完成。

其次秘書自身處世技巧的良好運用是辦公室工作得到加強的關鍵。如果把辦公室單純地作為后勤服務單位而忽視其參謀、助手作用，辦公室工作就無法順利進行。秘書應該重視、關心、支持辦公室工作，善于運用處世技巧調動辦公室工作來發揮其應有的作用。

秘書辦公室工作綜合性很強，是協調內外、上下、左右關系的橋梁和紐帶，也是向外界展示文化和活力的窗口，隨著全球經濟一體化的快速發展及現代企業制度的不斷完善，迫切需要具有創新型、協作型、知識型、高效型、奉獻型等處世技巧的秘書人員來承擔這份工作職責和發揮有效的作用。在辦公室工作中，秘書不斷遇到的新任務、新挑戰，要求秘書必須立足崗位，解放思想，不斷提升綜合素質，掌握處世技巧，才能勝任辦公室工作。

四、秘書在辦公室工作中的處世技巧

（一）要做好辦公室工作就必須掌握好在辦公室工作的處世技巧

秘書在辦公室工作中良好的處世技巧有利于營造和諧、輕松的工作氣氛，使辦公室充滿活力與生機。不僅提高了工作效率，而且可以讓工作中的人心情舒暢。秘書人員應與同事平等交往，承認大家是共同協作的關系，在工作方面給人平易近人的親切感，博得大家的好感與支持。要建立良好的辦公室人際關系，就需要掌握以下處世技巧。

角色技巧。辦公室是個綜合部門，聯系上下，溝通左右，同時還是單位、部門的門面和窗口。辦公室工作的好壞，直接關系到領導工作，關系到整個機關的工作。“辦公室工作無小事”，作為在辦公室工作的秘書，不管何時何事，都要有很強的“角色技巧”。

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服務技巧。辦公室工作就是服務：為領導服務、為機關、為基層服務。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，必須有奉獻精神才能搞好服務。奉獻是秘書辦公室工作的需要。秘書工作者要具有無私的奉獻精神，要做到：忘我工作、任勞任怨、淡泊名利。

勤奮。曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。秘書需要有深厚的理論知識及廣博的文化知識，需要熟悉企業內部的各種專業知識。秘書工作的政治性、政策性很強，沒有扎實的理論功底和豐富的知識儲備，很難勝任新時期秘書工作。要想成為一名合格的秘書，必須牢固樹立終身學習的理念，把學習當作是追求和目標，要善于在繁瑣的工作中擠出時間學習，在學習中注意思考問題，努力提升學習效果。“腹有詩書氣自華”，加強學習，方能清醒做人，成功辦事。

合作和分享。交往雙方有共同的話題、語言，共同的體驗和共同的情感，就意味著交往有走向成功的可能，尋找這樣的共同點，就成為交往的關鍵。作為秘書人員，要學會和辦公室內的其他工作人員分享看法，多聽取和接受別人意見，這樣才能獲得眾人接納和支持，方能順利開展工作。

禮儀微笑。禮儀是道德的一種外在表現方式，在人際關系調節中具有不可忽視的作用。英國哲學家洛克說過：無論做什么事情，必須具有優雅的風度和態度，這樣才能顯得漂亮，得到別人的喜愛。微笑是禮儀的重要組成部分。作為秘書人員，在辦公室內部或室外，碰到同事、熟人都要主動微笑打招呼，態度要誠懇。常在辦公室中向人展示燦爛友善的笑容，可以贏取親和的人事關系，從而有利于辦公室工作的開展、有利個人事業的發展。善解人意，就是要學會站在對方立場考慮問題。“己所不欲，勿施于人”，善于聽取對方的言論，善于理解對方的意見和意圖，站在對方的立場上考慮問題，設身處地為對方著想，考慮對方的需要、利益、興趣、愛好和方便，減少給對方帶來的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價，但在維護辦公室各方面利益上面發揮的作用將是穩定的、長期的。

不搞小圈子。跟每一位同事保持友好的關系，盡量不要被人認為你是屬于哪個圈子的人，這無意中縮窄了你的人際網絡，對你沒好處。盡可能跟不同的人打交道，積累社交經驗。避免牽涉入辦公室政治或斗爭，不搬事弄非，這樣才能獲取上司和同事的信任和好感。要向對方有限度地敞開

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自己，以誠相待是人際交往中基本的道德準則。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定的范圍內敞開胸懷，言明所求，喚起理解和同情，取得信任，交往才會成功。

有原則而不固執。應以真誠待人，遠離虛偽的處世格調。處世方法靈活、有原則，同時要懂得適當的聽取、采納他人的意見，切勿萬事躬迎，毫無主見，這樣只會給人留下懦弱、辦事能力缺乏的不良印象。學會耐心地聽別人講話，尊重講話人的情感和態度，既表示了你的涵養，又體現了你對他的關心。任何人都需要傾聽對象，當人們在生氣、悲傷、憤怒、憂愁或興奮、激動時，都希望有人來和自己交往，希望有人細聽他們訴說。秘書人員在辦公室接待來訪者時，要熱情接待，認真聽取來訪者的訴說，并根據情況及時作出處理。人際交往中，時時會有意想不到的事情出現，這需要秘書人員具有應變能力，去應付突來的一切。要學會巧妙地避開所談的話題，模糊對答，靈活變通，避實就虛，運用幽默等方法處理意料之外的情況。

勿阿諛奉承。只懂奉迎上司、完全沒把同事放在眼里，苛待同事下屬，這樣的秘書無疑是在到處給自己樹敵，為自己工作的順利開展設置障礙。每個人都希望獲得別人肯定，并據此確認自己的重要性，因此，人都非常渴望他人的贊賞。贊美對方的行為，往往會收到意想不到的效果。所以，秘書人員在交往中，不要吝嗇贊美，只要這種贊美是真誠的、健康的、發自內心的。適當的贊美，既可以給對方帶來快樂，贏得對方的好感，又能得到對方真誠的理解和熱情的支持與幫助，有利于做好辦公室工作。

保持工作場所清潔和諧。即使有專職清潔工，秘書也要主動整理辦公室衛生，辦公桌面文件擺放整齊有致。與同事共用一間辦公室，應注意公共場所和個人衛生，充分尊重別人的生活習慣，彼此互相信任，友好相處。在辦公室說話做事，不應發出太大的聲音，以不影響他人工作為宜。與他人溝通、合作、交流、談判時，須注意說話的語速和聲調，不宜過快過大，更不能情緒失控造成不良后果。

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（二）秘書在處理辦公室人際關系時應特別注意與領導、同事之間的處世技巧。

1、秘書與領導的關系

秘書與領導的交際不僅存在著領導與被領導，服務與被服務的工作關系，同時也交織著人與人之間在思想，知識、情感等方面的交往關系。作為一個現代秘書如何處理好與各位領導的關系，是辦公室工作首先面臨的問題。兩者交往關系的狀況如何，在很大程度上直接影響到秘書才能的發揮，影響著辦公室工作乃至整個單位的工作效率。因此，要處理好與領導的關系必須做到：

擺正位置，自覺服務。秘書是領導的參謀與助手，是為領導服務的。秘書人員要想處理好與領導的關系，首先必須擺正自己的位置，樹立服務觀念，要尊重領導、服從領導。(1)要維護領導的威信。秘書人員在任何情況下都不能故意破壞領導的威信，不能散布有損領導威信的言論，即使領導者在工作中出現了差錯或失誤，也不能隨便亂發議論，而應通過正當的方式和正常的渠道向有關方面反映自己的意見，以求得合理妥善的解決。領導出現失誤或漏洞時，作為秘書應該提醒，但是要注意提醒的方式和場合。（2）要尊重領導的意見和決策。領導者的意見和決策大多是經過全盤考慮和深思熟慮的。一般情況下，這些意見和決策是正確的，秘書工作者應按照這些正確的意見和決策去做，不能擅自做主更改領導決策。(3)要尊重領導的職權。秘書人員是服務性人員，不是決策者，因此必須按職責規定辦事，不能越職代權，借領導的名義發號施令。秘書必須明確自己為領導服務的界限，在處理一些較重要的事情時，應該及時向有關領導匯報請示，而不能自作主張。(4)要體諒領導的困難，為領導分憂。領導者在工作中會遇到這樣或那樣的困難，秘書要積極地去幫助領導克服困難，多出主意，多提供服務，盡可能解除領導的后顧之憂，這樣才能和領導建立密切的交際關系。

提高自身素養，增強辦事能力。秘書要處理好與領導的關系，關鍵在于做好本職工作，提供有效服務。秘書要提供有效服務，首先必須具有較

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強的辦事能力。秘書人員僅有合理的知識結構和能力結構是不夠的，還必須具有能將這些知識、能力靈活地運用到工作中去的本領。秘書人員的職業才干是做好秘書工作的基本功。秘書人員練好自己的基本功，提高辦事能力，增強職業才干，是做好秘書工作的基礎，也是處理好與領導關系的基本出發點。

樹立溝通意識，學會進諫。秘書人員作為領導的參謀和助手，必須時時與領導保持良好的溝通狀態，有效的與領導溝通，須做到以下四點：(1)適時。溝通的時機選擇對溝通的效果有直接重要的影響。(2)適地。溝通的空間選擇同樣關系到溝通的實施效果。要根據交談內容來決定適當的交談場合。比較正式、嚴肅的交談內容可選擇在辦公室內進行，利于雙方以角色身份進行溝通。(3)適人。秘書在與領導溝通時，要根據領導者的不同情況，采取不同的方式方法。對自身素質修養高、胸懷寬廣、能容納不同意見的領導人，在選擇溝通時機、場合方面自由度更大一些。對氣量較小、性格急躁的領導，則應注意采取較謹慎的溝通方式方法。

2、秘書與同事的關系

秘書是領導與同事的橋梁。由于秘書的特殊地位，要處理好與同事的關系有許多難處。通常領導有任何意見，尤其是某些領導他本身不愿親自表達看法，都會交給秘書去做。秘書與同事的關系是辦公室人際關系最重要的部分，秘書辦公室人際關系處理的好壞，主要體現在他與同事的人際關系的處理。所以秘書人員在辦公室與同事相處需要掌握以下的原則與要求：秘書必須認識到工作要順利進行并取得成果，領導的信賴固然重要，但同事的支持和合作也必不可少。秘書要取得同事的支持和合作，就應該主動地、真誠地關心同事。當對方主動尋求幫助時，應適時地給予必要的幫助。要以誠示人，做到言必信、行必果，講信用、守諾言。做秘書要有寬廣的胸懷和容人的氣量，才能與大多數人建立融洽的人際關系，切忌以下幾點：忌諱拉小圈子，互相散播小道消息；忌諱情緒不佳，牢騷滿腹；忌諱趨炎附勢，攀龍附鳳；忌諱逢人訴苦，沒完沒了；忌諱故做姿態，舉止特異。

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結 論

綜上所述，秘書要想掌握好辦公室工作處世技巧并不是一件容易的事情，必須做出切實可行和持之以恒的努力才辦得到。近年來，社會政治、經濟、文化迅速發展的趨勢更加凸顯了人際關系的重要性。對于從事辦公室工作的秘書來說，良好的處世技巧可以帶來其他知識所不能帶來的績效，是機遇與挑戰并存的。只有看清形勢，認準目標，堅定信念并不懈努力，才有可能把握好處世技巧，在工作中取得更大的進步。秘書人員要憑著充滿熱忱的心，嚴格要求自己，不斷提升自身在辦公室工作中的處世技巧，實現自我人生價值的實現，創造更加美好的前程。

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謝 辭

日歷翻開朝朝暮暮，轉眼就是畢業離別時。隨著離校日期的接近，畢業論文的的寫作也隨之進入尾聲。從開始確定論文題目到論文的順利完成，都離不開同學、朋友給我全心全意的幫助，我的論文指導徐紅妍老師在繁忙的工作中，仍堅持給我指正、修改論文，在這里請允許我對你們說聲謝謝!三年專業理論知識的學習和親自實踐，使我對秘書這個職業有了更加深刻的了解和認識，在開拓知識面的同時，充實了自己的世界觀、人生觀、價值觀。在論文寫作過程中，大量的專業書籍閱讀使我獲益匪淺，相信在以后的工作、學習中，這些知識可以豐富我的閱歷，使我成長為對社會發展有用的人才。在這里要感謝母校對我的培養，感謝老師們孜孜不倦的教誨！衷心的祝愿我的母校越來越美好，老師們工作順利，事業蒸蒸日上！

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外文資料翻譯

This paper from the secretary in the office of the direction of social skills start with the definition of the relationship and the general characteristics of interpersonal relationships, the importance of interpersonal attitude of life and principles, the secretary of social skills in an office role, and that leads Office of the Secretary of the work in dealing with the social skills to be mastered.Office is enterprises, institutions, integrated offices.It is not only the unit's external links “window”, but also an important hub for internal communication.Secretary in office work is equivalent to the core region in this hub;we must promote the social skills to their office to enhance the overall efficiency.While the office itself has some complicated nature of the work of its own characteristics, but also decided its importance, so how does fortunately, Secretary in the office of the social skills is very practical significance.Contemporary society, with the rapid development of science and technology, production modernization, social, trends in international commodity markets, as well as means of communication, communication technology, a high degree of development, geographical boundaries and people exchanges between the original scope was quickly broken, the communication patterns change, communication activities are more extensive, frequent.Meanwhile, with the material living standards, people are increasingly concerned about the spiritual and cultural life of quality requirements.Spirit of the spiritual and cultural exchanges as an important part of life, are paid more and more attention.In particular the market economy and China's ongoing reform and opening up, need to broaden exchanges between people in order to speed up all kinds of information transmission.People who live a business life are the road of success is not the same.However, one major factor is common, that is

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social attitude of life.Therefore, improving social skills, and expand the scope of social channels to promote greater social effectiveness, which in the living and production work, is very important.The social determines need for interpersonal communication.Communication method is correct or not often affects the success of the work.Thus, interpersonal treatment is of great significance.No matter from which side, has good relationships are essential.For the Secretary, the relationship is good or bad, is directly related to efficiency, the cause of success or failure.A good relationship is the primary condition for the Secretary of good working, work is also an important means and ways.Therefore, more efforts should be made as the Secretary to establish good interpersonal relationships, initiative, positively attitude of life to develop communication ability.Social skills are an art.A secretary is very good if the communication, makes it easily accessible, can easily be trusted, then work on the relatively high success rate.U.S.wearing adult educator home ? Carnegie giant star on numerous military and government officials after an investigation found the cause of a person's success, only 15% rely on his expertise, the other 85% rely on interpersonal relationships, coping skills.In the 1920s, Harvard psychologist conducted by Mayo and others well-known Hawthorne experiments show that: productivity is not affected working conditions, but the workers themselves.Hawthorne test results rejected the traditional management theory for the hypothesis that the workers are not passive, isolated individuals, their behavior not only by the wage boost.Affect the production efficiency is not exactly the most important factor in treatment and working conditions, but work relationships.Relationships between people in social practice are the direct relationship between the psychological or psychological distance.Reflects the individuals or groups seeking to meet their psychological needs of the community, both to meet the needs of society determine the extent of changes in

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interpersonal relations, development.To the Office of the Secretary of the work of social skills to master is not an easy thing, to be practical and persistent efforts to make it do.The secretary office work, the good social skills can lead to other knowledge can not bring the performance, opportunities and challenges.Only see the situation, look for objective and firm belief in hard work, it is possible to take advantage of the world skills in the work to achieve greater progress.With full secretarial staff dedicated to heart, strict demands on themselves, to sharpen their work in the office of social skills, self-realization of the value of life, create a better future。

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本論文從秘書在辦公室工作中的處世技巧方向著手，淺談了人際關系定義及人際關系的一般特點，秘書人際處世的重要性和原則，秘書的處世技巧在辦公室工作中發揮的作用，從而引申出秘書在辦公室工作中應掌握的處世技巧。辦公室是企、事業單位的綜合辦事機構，它不僅是各單位對外聯系的“窗口”，也是對內溝通的重要樞紐。從事辦公室工作的秘書就相當于位于這個樞紐的核心區域，必須以自身的處世技巧促進辦公室整體工作效率的提升。雖然辦公室工作本身具有一定的繁瑣性，但是其自身的工作特點又決定了它的重要性，所以研究秘書如何掌握好在辦公室工作中的處世技巧是很有實際意義的。

當代社會，隨著科學技術的飛躍發展，生產的現代化、社會化，商品市場的國際化趨勢，以及通訊手段、傳播技術的高度發展，地域界限和人們原有的交往范圍被迅速地打破，人們的交往方式也隨之改變，交往活動更加廣泛、頻繁。同時，隨著物質生活水平的提高，人們對精神文化生活也越來越關注質的要求。精神交往作為精神文化生活的重要組成部分，越來越受到重視。特別是我國正在進行市場經濟建設和改革開放，需要拓寬人們之間的交往，以加快各種信息的傳遞。人們在事業生活上取得成功的道路是各不相同的。但是，其中有一個主要因素則是共同的，那就是社交處世。因此，提高社交能力，擴大社交渠道的范圍，促使社交取得更大的成效，這在生活和生產、工作中，顯得尤為重要。

人的社會性決定了人際交往的必要性。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。因此，人際關系的處理，具有十分重要的意義。無論從哪方面看，擁有好的人際關系都是十分必要的。對于秘書來說,人際關系的好壞,直接關系到工作的效率、事業的成敗。一個好的人際關系是秘書做好工作的首要條件,也是開展工作的重要手段和途徑。所以，作為秘書更應努力建立良好的人際關系，主動地、積極地培養交際處世的能力。處世技巧是一門學問。一個秘書如果很善于交際，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就比較高。

美國成人教育家戴家·卡耐基對無數的明星巨商、軍政要員進行調查之后發現，一個人事業上的成功，只有15%是依靠他的專業技術，另外85%要靠人際關系和處世技巧。20世紀20年代美國哈佛大學心理學家梅奧等

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人所進行的著名的霍桑試驗表明：影響生產效率的不是勞動條件，而是勞動者本身。霍桑試驗的研究結果否定了傳統管理理論對于人的假設，表明了工人不是被動的，孤立的個體，他們的行為不僅僅受工資的刺激。影響生產效率的最重要因素恰恰不是待遇和工作條件，而是工作中的人際關系。人際關系是人與人之間在社會實踐中直接的心理上的關系或心理上的距離。反映了個人或群體尋求滿足其社會需要的心理狀態，雙方社會需要滿足的程度決定了人際關系的變化、發展。

秘書要想掌握好辦公室工作處世技巧并不是一件容易的事情，必須做出切實可行和持之以恒的努力才辦得到。近年來，社會政治、經濟、文化迅速發展的趨勢更加凸顯了人際關系的重要性。對于從事辦公室工作的秘書來說，良好的處世技巧可以帶來其他知識所不能帶來的績效，是機遇與挑戰并存的。只有看清形勢，認準目標，堅定信念并不懈努力，才有可能把握好處世技巧，在工作中取得更大的進步。秘書人員要憑著充滿熱忱的心，嚴格要求自己，不斷提升自身在辦公室工作中的處世技巧，實現自我人生價值的實現，創造更加美好的前程。

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第二篇：淺談秘書工作中的溝通技巧

淺談秘書工作中的溝通技巧

在人際交往中，溝通無所不在。所謂溝通，是指為了一個設定的目標，把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞，并且達成共同協議的過程。從某種意義上來說，溝通不但是一種職業技能，而且也是一種生存的方式。作為一名秘書，想要當好領導的助手，除了需具備基本的專業知識和技能之外，更重要的是要做好溝通工作，不但能溝通，還要會溝通，也就是說要

掌握溝通的諸多技巧并靈活運用，這樣才是一個合格的秘書。

秘書工作中需要溝通的人群無非有三大類，一是領導，二是同事，三是群眾。下面筆者

結合工作實際，談談和以上三類人群進行溝通的一些技巧。

一、與領導的溝通技巧

穆罕默德曾經說過：“山不走過來，我就走向山。”對于秘書來說，要想當好參謀，就要學會走向領導。但是不同的領導有著不同的性格，在與他們的溝通當中，當然也要因人而異，特別要把握好以下幾點：

1、在與領導溝通時要認清自己的位置

無論何時何地，秘書人員要切記自己是領導的助手，屬于份內的事情要認真做好，除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結，在向領導匯報、請示、反映問題時，不發

表有關領導個人的議論，不當傳話筒，不說不利于團結的話。

2、與領導溝通時要學會未雨綢繆

領導每天需要面對和解決的事情很多，為了提高溝通的質量，秘書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟，對領導的工作日程也要有個清晰的了解，還要對領導的心情做個大致的揣摩，這樣既能節省時間，也能使溝通更為有效。倘若在領導日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通，往往會事倍功半，不但達不到溝通的目的，反而會使領導對

秘書人員產生反感。

3、針對不同性格的領導，采取不同的溝通方法

秘書平時在與領導的接觸中，要學會觀察，學會總結。針對不同性格的領導，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領導相處時，秘書人員可能會覺得對方難以捉摸，這就需要秘書人員善于觀察，從領導日常的工作中去了解他的喜好。在與領導溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張；凡是領導交辦的事務，務必要做到萬無一失，對一些細微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時間后，就會取得冷靜型領導的信任。雷厲風行、有魄力的領導通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領導相當有魄力，所以只要你的建議可行，他都會支持你。在和這類領導相處時，除了要扎實穩妥地辦事之外，還要注意在領導面前把握好一個表現的“度”，盡管他愛才惜才，但是如果表現過頭，會讓這類領導認為你是在故意賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領導性格各異，但是只要秘書人員在工作中兢兢業業、多思考、勤學習，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質有問題的領導，最好的辦法就是選擇離開，因為和這種

類型的領導相處，不僅會感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會帶來很多意想不到的麻煩。

二、與同事的溝通技巧

在一個單位里面，秘書除了要面對領導，更多的時候是要面對各位同事。為了使各項工

作順利開展，秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點：

1、尊重他人，隨和待人

每個人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書人員要牢記：不該問的話堅決不問，不該開的玩笑堅決不開，不在任何同事面前說三道

四。對每一位同事都平等相待，千萬不要因為對某個人有意見或看不慣，就不屑于與其說話，這樣很不利于團結。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍，使工作順利開展。

2、講究誠信，寬容待人

誠信是人與人之間溝通的基礎。秘書人員在與同事相處時，要樹立“誠信第一”的觀念，答應別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒有做到，也要誠懇地向對方說明，取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點和小毛病，不能挖苦諷刺；對于聽到的一些關于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。當然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這時，要學會主動找同事和解，只要真誠地向對方解釋清楚，相信一定會贏得對方的理解。總之，寬容是一種美德，它會讓周圍的人更

加尊重你。

3、做老實人、說老實話、辦老實事

很多人認為秘書是領導身邊的人，不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會，就必須在和同事的相處中，堅持實事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更

不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹慎、踏踏實實的工作作風。

4、關心他人，有良好的協作精神

要想和同事很好的溝通，就要善于在“情”字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡；同事在生活中遇到了難處時，要在精神上或者物質上及時給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進行時，要學會主動承擔責任，不斤斤計較。這樣，會讓同事認為你是一個很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會提高很多。

三、與群眾的溝通技巧

辦公室是一個職能部門，經常要接觸來訪或辦事的群眾，秘書與他們溝通時要把握好以

下兩個原則：

1、注重禮儀，微笑服務，態度積極

由于辦公室代表著一個單位的形象，所以秘書人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份，秘書人員都要笑臉相迎，給來者留下

美好的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的，盡可能地幫他們提供相關的服務。在接聽電話時，要主動問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能生硬。

必要時要準確記錄來電者的重要信息，并及時幫他轉達或辦理。

2、耐心地傾聽，積極地協調

辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者，這時秘書人員首先要做一個忠實的聽眾，允許他們把心里話發泄出來，從中找出問題的癥結所在。可以辦理的，要與有關部門積極地協商，及時給予解決；因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩定來訪者的情緒外，還要動之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對于那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計，委婉地勸說來者先回去，了解情況

后再說。

總之，秘書的工作比較繁雜，要想當好秘書這個角色，就要學會處理方方面面的關系，也就是說要學會溝通。有效的溝通不僅能使工作環境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更

加游刃有余，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高。

第三篇：淺談辦公室工作中的溝通技巧

在辦公室的工作中，溝通無所不在。所謂溝通，是指為了一個設定的目標，把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞，并且達成共同協議的過程。從某種意義上來說，溝通不但是一種職業技能，而且也是一種生存的方式。要想干好辦公室這項工作，除了需要具備基本的專業知識和技能之外，更重要的是要做好溝通工作，不但能溝通，還要會溝通，也就是說要掌握溝通的諸多技巧并靈活運用，這樣才會成為一名合格的辦公室人員。

在辦公室的日常工作中需要溝通的人群大致分為三大類，一是領導，二是同事，三是群眾。下面我結合近幾年的工作實際，談談同以上三類人群進行溝通的一些拙見。

一、與領導的溝通

穆罕默德曾經說過：“山不走過來，我就走向山。”對于辦公室來說，要想做好領導的參謀，就要學會走向領導。但是不同的領導有著不同的性格，在同他們的溝通當中，當然也要因人而異，特別要把握好以下幾點：

1、認清自己的位置

無論何時何地，辦公室人員要切記自己是領導的助手，屬于份內的事情要認真做好，除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結，在向領導匯報、請示、反映問題時，不發表有關領導個人的議論，不當傳話筒，不說不利于團結的話。

2、學會未雨綢繆

領導每天需要面對和解決的事情很多，為了提高溝通的質量，我們要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟，對領導的工作日程也要有個清晰的了解，還要對領導的心情做個大致的揣摩，這樣既能節省時間，也能使溝通更為有效。倘若在領導日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通，往往會事倍功半，不但達不到溝通的目的，反而會使領導對我們產生反感。

3、針對不同性格的領導，采取不同的溝通方法

我們平時在與領導的接觸中，要學會觀察，學會總結。針對不同性格的領導，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領導相處時，我們可能會覺得對方難以捉摸，這就需要我們善于觀察，從領導日常的工作中去了解他的喜好。在與領導溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張；凡是領導交辦的事務，務必要做到萬無一失，細微之處要做到一絲不茍。這樣相處一段時間后，就會取得冷靜型領導的信任。雷厲風行、有魄力的領導通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領導相當有魄力，所以只要你的建議可行，他都會支持你。在和這類領導相處時，除了要扎實穩妥地辦事之外，還要注意在領導面前把握好一個表現的“度”，盡管他愛才惜才，但是如果表現過頭，會讓這類領導認為你是在故意賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領導性格各異，但是只要我們在工作中兢兢業業、多思考、勤學習，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對。

二、與同事的溝通技巧

在一個單位里面，我們除了要面對領導，更多的時候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開展，我們在與同事相處時要把握好以下幾點：

1、尊重他人，隨和待人

每個人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，辦公室人員要牢記：不該問的話堅決不問，不該開的玩笑堅決不開，不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待，千萬不要因為對某個人有意見或看不慣，就不愿于與其說話，這樣很不利于團結。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍，使工作順利開展。

2、講究誠信，寬容待人

誠信是人與人之間溝通的基礎。我們在與同事相處時，要樹立“誠信第一”的觀念，答應別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒有做到，也要誠懇地向對方說明，取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點和小毛病，不能挖苦諷刺；對于聽到的一些關于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉。當然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕碰碰，這時，要學會主動找同事和解，只要真誠地向對方解釋清楚，相信一定會贏得對方的理解。總之，寬容是一種美德，它會讓周圍的人更加尊重你。

3、說老實話、辦老實事、做老實人、有很多人認為我們在領導身邊工作，是領導身邊的人，不好接近。所以想要消除別人對我們的這種誤會，就必須在和他人的相處中，堅持實事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹慎、踏踏實實的工作作風。

4、關心他人，有良好的協作精神

要想和同事更好的溝通，我們還要在“情”字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡；同事在生活中遇到了難處時，要在精神上或者物質上及時給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進行時，要學會主動承擔責任，不斤斤計較。這樣，會讓同事認為你是一個很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會提高很多。

三、與群眾的溝通技巧

辦公室是一個職能部門，我們會經常接觸來訪或辦事的群眾，在與他

們溝通的時后一定要把握好以下兩個原則：

1、注重禮儀，微笑服務，態度積極

由于辦公室代表著一個單位的形象，所以我們一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份，我們都要笑臉相迎，給來者留下一個美好的印象。要主動詢問來訪者的來由和目的，盡可能地幫他們提供相關的服務。在接聽電話時，要主動問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能生硬。必要時要準確記錄來電者的重要信息，并及時幫他轉達或辦理。

2、耐心地傾聽，積極地協調

辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者，這時我們首先要做一個忠實的聽眾，允許他們把心里話發泄出來，從中找出問題的癥結所在。可以辦理的，要與有關部門積極地協商，及時給予解決；因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩定來訪者的情緒外，還要動之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對于那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計，委婉地勸說來者先回去，了解情況后再說。

總之，辦公室的工作比較繁雜，要想當好辦公室這個角色，就要學會處理方方面面的關系，也就是說要學會溝通。有效的溝通不僅能使工作環境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高。

第四篇：淺談秘書在管理工作中的作用

淺談秘書在管理工作中的作用

前言：秘書，作為行政部門的關鍵職位。之所以關鍵，主要是從它的作用和意義層面上來講的。要做好秘書工作，并非一件易事，這其中涉及到的，除了豐富廣泛的知識儲備，細致縝密的洞察力，清晰明確的辨別力。但更重要的是人際關系，為人處事的方式技巧。處理好領導和下屬的關系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個承上啟下的作用。

關鍵詞：秘書 管理工作 橋梁作用 關鍵職位

一、秘書的含義

自古以來，秘書一詞其實就有其專有的稱謂：文牘、文書、參謀、智囊等。

1、文牘

宋代詞人蘇軾的《上初即位論治道》之二中說道：“而尚書諸曹，文牘繁重，窮日之力，書紙尾不暇，此皆苛察之過也。”文中提到的“文牘”,即指古時的公文、書信、案牘。而在郭沫若先生的《黑貓》中：“我們一些在省城或府城里讀書的人便做了文牘。”這里說的“文牘”指的是在官府或其他團體草擬文稿的人。而現在文牘這個稱謂已經不再沿用了，它可以作為一個朝代和一個文明的標志和文化記號。

2、文書

與文牘的性質相似，從第一層含義講，就是指記載重要事件的公文、書信、契約。古時的條件有限，文書的載體大多都是甲骨、青銅器、石頭或貝殼。更有戰國、秦漢時期的竹、木簡。第二層含義也就是指從事公文、書信工作的人員。直到現在，文書這個稱謂還在使用，它主要強調了秘書工作中的文字駕馭能力的重要性，以及對信息的分析整理能力。

3、參謀

唐朝后期，參謀為節度使幕僚之一，掌參預謀劃。清末，軍、政、師設立參謀一職，掌管軍訓及謀劃籌事。雖然現在參謀也常常被用來稱贊有謀略有見識的人，但大多時候是體現一個人的輔助性服務作用的，也就是秘書的主要職責之一，為領導出謀劃策，參與重要事宜的討論。

4、智囊

同樣，跟參謀一樣，它們都指的是足智多謀的人，可以給別人出謀劃策的人。現在也有人將有某有略的人稱作智囊團，同時這也是一個優秀的秘書所必須具備的能力，擁有豐富的知識，方可以臨陣不亂，處事泰然。僅僅從這些名稱中，我們就可以分析出自古秘書所從事的工作內容和職責要務。時代變遷，統治方式也不盡相同。因此，在一定時期內，秘書所充當的角色和需要完成的任務也是不同的。但總體來說，有一點是亙古不變的，秘書所處的位置是一人之下，萬人之上，服從上級統治者的命令，接受上級的安排，并按時完成既定的任務。

二、秘書工作在領導決策中的作用

秘書處于領導的近身旁側，就表明其地位是一人之下，被領導，接受指示，服從命令，完成任務。同時也體現出它的重要性，以及不可取代。當然，秘書所從事的工作內容的復雜繁瑣，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小覷的。

1、參謀、助手作用

作為領導的左膀右臂，秘書的輔助性服務是非常重要的。怎么使這個作用更完美地發揮，如何做好這個助手，就要看秘書自己的智謀了。所謂參謀，即參與謀劃，也就是說，在整個事務的完成過程中，秘書所提供的服務都是輔助性的、建議性的。工作思路，事件的流程內容以及主旨大意，都要遵從領導的意愿，而不是替領導做決定，自作主張代領導決策。一個睿智優秀的秘書會將自己的意見和看法與領導的意愿融匯整合，做到互不沖突，并且在這過程中，為領導提供最優質的服務，使整個工作程序能夠順利進行。

2、提供信息的作用

秘書本來就需要是一個信息智慧的集合體，秘書工作的性質需要秘書必須具備對信息的敏感的洞察力。為領導服務，參與領導決策，就要及時搜集掌握科技、文化、技術、教育、醫療衛生、等等國內國際的相關信息。同時也要同步了解本地區、本單位、本部門的近期發展狀況及其長足發展規劃，在領導需要的時候，能夠保證像電腦一樣，迅速準確地輸出信息，提供服務。及時準確地提供信息，既節省了工作時間，有保證了辦事效率，同時也能獲得領導的信任。

3、協調作用

協調是管理的手段之一，秘書在一個部門的管理工作中所起到的作用其實就像一座橋，連接兩個不相交的點，協調得好，這座橋就會穩固，不相交的兩個點也就連成了一條線；若協調得不好，那這座橋就很可能會坍塌，那么不相交的兩點便會相距更遠。

時代變遷，在新的歷史時期，領導面臨的問題越來越復雜，難題越來越難解。政策方針的變革，會引來不少爭議和矛盾，在這千絲萬縷的復雜關系面前，領導要及時解決這些問題，就十分需要一座橋來權衡了。秘書的協調作用要從矛盾雙方入手，分析掌握情況，看清矛盾著的雙方與自己的關系，也給自己定定位。首先要顧全大局，權衡矛盾的輕重緩急，其次還要做到原則性與靈活性的統一，既不違背上級領導的意愿，也不過分遷就不合理的要求和觀點。處理好矛盾雙方的關系，做好溝通工作，不僅緩和了工作氛圍，提高工作效率，同時也能體現出一個優秀秘書的素質修養。

4、耳目作用

耳目，顧名思義，就是要做領導的耳朵和眼睛。當然不是去監督領導的言行，而是要求秘書人員具有靈敏的應變能力和精確的分析能力。在領導的決策過程中，若有不妥或不恰當的地方，要及時向領導提出合理化建議和意見，在領導實施一項方針或決策前，能夠適時提醒，并協助領導及時修正，以免出現不必要的錯誤和問題。秘書工作的耳目作用，體現出秘書人員豐富的知識儲備和敏銳的思維。同時也是一個卓越領導背后的重要支撐力量。

三、秘書與上下級的關系

秘書人員在辦公室主要起到橋梁紐帶的作用，負責上下級、內外部門的溝通，同時還是領導工作上的參謀和助手。要處理這么多層關系，秘書所要具備的能力也就更加嚴格具體了。

1、對上級服從，但不盲從。

領導的工作就是制定方針計策，然后向秘書傳達并命其執行。而秘書的工作就是聽從指示，服從安排，完成任務。然而一個稱職的秘書人員，在接受到一條指示命令后，若發現其中有不妥之處，定會認真分析，及時了解領導的想法和思維，并適時與領導協商調解，而不是為了不得罪領導而盲目聽從執行。雖然秘書和領導是上下級關系，分工不同，職位不同，但沒有貴賤之分，因此，處理好與上級領導的關系，既能提高工作效率，有可以增加領導的信任。

2、同下屬和諧相處，共同提高

在執行上傳下達任務的過程中，秘書需要與各個部門的人員溝通和交流。在與各部門人員相處時，尤其是跟下設部門的工作人員。盡量放低自己的身份，以平視的目光注視每個人，不要依靠自己的領導來壓迫或排擠他們。能夠及時發現他們的困難并及時給予幫助和支持，良好的人際關系能夠幫助自己擴展人脈，提高辦事效率。

3、與同事和氣共事，公平競爭

在同一個部門，水平相當，年齡相仿的年輕工作人員之間，難免會出現很多矛盾和爭端。隨著市場競爭日趨激烈，職場當然也避免不了暗中的斗爭。面對這些，秘書人員就要體現出專業的職業素養。面對詆毀、暗刀傷人，無論什么情況，都要使自己的頭腦保持清醒、鎮定，反省自己的工作是否有不當之處。以防招致不必要的誤會，要及時跟對方溝通調解，并在今后的工作中不斷提升完善自己。避免此類事件重蹈覆轍。

四、秘書人員所需的職業素質

現代秘書不比從前，它是一個綜合性的工作職位，所以對秘書從業人員的素質和修養要求越來越高。要成為一名優秀出色的秘書，就要不斷提升自己，完善自己，使自己變得多面、博學、有見識。主要有一下幾個方面：

1、扎實的文字功底

秘書作為領導的助手，主要是完成一些輔助性的工作。主要有記錄抄寫新聞消息，起草文稿，登記來訪人員的信息記錄，領導的會議記錄等，這些都需要秘書具有一定的文字駕馭能力和分析能力。在起草文稿時，根據領導所給出的題目，秘書能夠快速掌握領導的意愿擬定提綱，并及時搜集查閱相關資料。將這些零散的信息匯總整合，在既定的時間內拿給領導做批閱。這整個流程，都需要秘書人員具有非常扎實文字撰寫能力，才能夠在規定的時間內完成符合領導口味的文書。扎實的文字功底是秘書人員所需具備的最基本的一項技能。

2、敏銳的政治頭腦

在行政部門工作，大部分內容都是涉及到政治的。秘書工作中的方方面面，都帶有很強的政治性，在工作中，要時刻保持清醒的頭腦，以最好的狀態投入工作當中。因為一個部門的政治主張、部門形象、以及本部門人員的切身利益都會從秘書的工作中體現出來。所以，要關注政治時事問題，培養自己站在政治的角度看待、分析、解決問題的能力，要保持立場堅定，旗幟鮮明，不做墻頭草。提高自己的政治理論修養。

3、靈活的應變能力

秘書工作大多都很繁瑣復雜，既要協助領導決策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一細心做好。所以秘書人員就要有靈活的頭腦和干練有效的辦事能力。在工作中，難免會遇到棘手的事兒，要做到兩不耽誤，就得沉著冷靜下來，不慌亂，尤其是在遇到突發事件時，要知道分清輕重緩急，抓住重點，恰當合理、有條不紊地解決好問題。

4、務實的工作作風

秘書工作復雜枯燥，在這個崗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任勞任怨。付出的辛苦不一定能得到補償和回報，但是要始終保持一種向上的心態，將熱情和活力注入到工作中去，服務社會。同時，要看得到他人的優點，從而發現自己的不足，取長補短，揚長避短。給自己適當的定位，樹立信心，當然也不能高人一等，堅持正確的價值導向，發掘自己的奉獻精神，從而實現自己的價值。秘書工作能否做好，取決于是否能夠在崗位上發揮作為秘書應該具備的能力和作用。秘書受人管理，同時也在管理其他人和事，作為橋梁和紐帶，秘書人員的工作在整個人事管理過程中就顯得尤為重要。所以，每個優秀的領導背后，總有那么一個出色的秘書。

第五篇：辦公自動化在秘書工作中的作用

摘要

辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。隨著當今社會的快速進步，科技的飛速發展，面對競爭日益激烈的社會大環境，秘書工作中傳統的、手工的辦公模式，已經遠遠不能適應現代社會發展的需要。“辦公自動化”的概念的引進，并在其秘書工作之中的應用，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來，節省了許多時間來考慮工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。本論文將通過介紹秘書工作、辦公自動化知識以及秘書工作與辦公自動化的關系等幾個方面，對辦公自動化在秘書工作中的作用提出了自己的看法。

關鍵詞： 辦公自動化秘書工作文字管理檔案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

辦公自動化，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現在已有了近二十年發展歷史。由于辦公自動化技術的不斷發展，辦公自動化新產品不斷的出現，辦公自動化的內涵也不斷地豐富和發展。社會的競爭日益激烈,信息的搜集與利用顯的越來越重要,如何作好信息化社會大環境中的秘書工作,如何使秘書工作人員在本職崗位上發揮自身應有的作用,已經成為一個不可爭議的話題。辦公自動化的導入,使秘書工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來,有相對較多的時間去考慮工作中的其它事情,從而提高了工作效率。本論文將圍繞現代秘書在“辦公自動化”環境中,如何更好的提高工作效率展開討論。

目錄

前言 ···························································································································· I

第一章 辦公自動化概述 ························································································· 3

第一節辦公自動化的概念、特征、內容................3

第二節辦公自動化的功能與作用.....................3

第二章 辦公自動化與秘書工作的關系 ································································· 3

第一節秘書在辦公自動化環境中的主要工作內容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、檔案管理工作 ················································································································ 4

第二節 秘書工作在辦公自動化環境中的特征....................4

一、高效率的秘書工作 ········································································································ 4

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉變 ································································ 4

三、自動化的秘書工作 ········································································································ 4

第三章辦公自動化對秘書工作產生的作用··························································· 5

第一節促進秘書工作產生“革命性”變化...................5

一、處理情報信息方面的變化 ···························································································· 5

二、處理各種統計數據方面的變化 ···················································································· 5

三、在辦理會務工作方面的變化 ························································································ 5

第二節極大地提高秘書工作效率.....................5

一、會務工作方面 ················································································································ 5

二、處理信息方面 ················································································································ 5

第三節促進秘書工作職能的擴展.....................6

一、領導工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘書工作的可能性 ········································································································ 6

第四節使秘書的服務意識得到更新.................6

一、秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘 ············································ 6

二、秘書意識到有更多的服務方式有待自己去運用與創建 ············································ 7

三、秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據與開拓 ············································ 7 參考文獻 ······················································································································· 7 致謝 ························································································· 錯誤！未定義書簽。

辦公自動化概述

第一節辦公自動化的概念、特征、內容

辦公自動化是將計算機技術、通信技術、網絡技術和軟件學應用于秘書工作之中，使秘書工作實現現代化、自動化、信息化、從而達到最大限度的提高工作效率，工作質量和改善工作環境的目的。如今的辦公自動化是一個包含數據處理、文字處理、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。

第二節辦公自動化的功能與作用

一是內部通信簡捷化。建立了單位內部的辦公、通訊和網絡系統，可以使單位內部的通信和信息交流快捷通暢，無需人為進行傳遞。二是信息發布快速化。在內部建立了一個有效的信息發布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞簡報、公告事項能能夠在機關內部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時了解單位的發展動態。三是工作流程自動化。主要是公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都可以通過網絡實現工作流程的自動化，既規范了各項工作，又提高了工作效率。四是文檔管理程序化。可使各類文檔能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。五是輔助辦公規范化。它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，均可以實現這些輔助辦公的進一步規范。六是信息集成高效化。我們每個科室都存在大量的業務系統，一些信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

第二章 辦公自動化與秘書工作的關系

第一節秘書在辦公自動化環境中的主要工作內容

一、文字管理工作

在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如有關文件、信函、報表、決議和命令、文稿、統計資料、數據、政策、規章制度等的詳細情況，在計算機中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協助決策活動。

二、信息管理工作

秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。

秘書工作中采集信息是其起點和基礎。在信息工作中不能做到及時收集，迅速報送，再好、再重要的信息也會因時過境遷而推動利用價值。在秘書工作中，信息的采集主要通過語音、文字、圖表、圖像等方式，表現在辦公自動化環境中則通過信息網絡來獲取。秘書工作的業務信息具有溝通上下、聯系左右、協調內外的作用。可以通過計算機采集國內外的各種新聞熱點信息，在實現信息聯網的同時，還可以實現個人與社會，企事業單位與企事業單位之間的資源共享。

三、檔案管理工作

在辦公自動化環境中，秘書對檔案管理的工作表現在整理，保管和保密上。

秘書人員在計算機上制作，接收文件，電子檔案便應運而生。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲存介質，秘書人員在保管諸如此類的信息時，首先要將信息文件分門別類，建立一個文件夾，將這些內容保存在適當的介質上；確定的標識全宗名；劃分全宗群；進行編號和排列。

秘書的檔案保管工作是一項非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎上，還要保證文件的安全。電子檔案在穩定性上不如紙張材料。于是，秘書人員在保管檔案時要做到以下幾點：掌握好庫房溫度；保持庫房內清潔，無腐蝕性氣體，時刻檢查通風狀況；防止磁場的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養和維修方面，秘書人員要保持磁帶機、軟盤驅動器、清洗機的清潔，定期對磁帶、軟盤、光盤進行檢查、復制更新。

第二節 秘書工作在辦公自動化環境中的特征

一、高效率的秘書工作

信息時代的到來，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進高科技。當代的社會現狀，計算機技術、信息技術、通信技術迅猛發展并緊密結合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時，中文處理技術、信息系統技術、計算機軟件開發技術、數據庫技術、人工智能技術、管理方法學和行為科學的發展，也為秘書工作提供了許多便利。正是各種科學和技術的發展，才促使秘書工作效率不斷提高，促使管理向科學化、規范化、自動化和高效化的高層次發展。

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉變

秘書工作未實行自動化時，只是簡單、重復、機械的體力勞動，所需動腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動，基本不需要高難度復雜的思維活動，基本上全是“體力勞動”。隨著科學技術的發展，工作逐漸高效化，特別是自動化的應用，給秘書工作帶來了極大的方便。這時人們為追求更高的效率，以省出時間去考慮其它事。從而人們就需要動腦考慮有關軟件的升級，開發、引進新的設備。如何才能有效的進行工作？這就需要大量的，復雜的基于簡單思維的基礎上的高難度思維工作。從而工作就逐漸轉變到腦力的使用上，秘書人員的實質也隨之發生了變化，從繁重的體力勞動中脫離出來后，帶來了思維的高度開發，思維能力由此變活躍，有更多的時間向領導提建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來了質的飛躍，這都是秘書由“體力勞動”向“腦力勞動”帶來的影響。

三、自動化的秘書工作

自動化秘書工作體現在辦公自動化大環境中，就是秘書工作基本任務的根本改變。隨著科學技術的高度發展，某些工作已經全部自動化，秘書只是一個監督、照看的作用。例如：現代機器人有待取代喲寫經常性的、無聊的、單調的工作，這是自動化的典范。

這里強調的是自動化的秘書工作，但是再自動化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一部分。自動化的秘書公作主要還是秘書人員的職能自動化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進的高科技，使工作自動化，而是秘書人員對工作的態度，也有一個由被動到主動的發展過程。自動的去工作，自動的去思考，在工作中始終體現出自動，即用一種積極的、主動的、熱情的心態去面對自己的本職工作，充分發揮主觀能動性，這是自動化秘書工作的一種至高境界。

第三章辦公自動化對秘書工作產生的作用

第一節促進秘書工作產生“革命性”變化

在秘書工作中引進計算機技術和一系列辦公自動化設備，所帶來的效果是“革命性”的，它使傳統的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。

一、處理情報信息方面的變化。

在自動化程度較高的辦公室，秘書人員不必離開工作崗位。即能從計算機檔案中調閱所需情報資料。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領導人通過計算機發表的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理。

二、處理各種統計數據方面的變化。

在上報各種統計分析表時，可以直接利用計算機提供的數據，進行有效地科學分析，并利用傳真迅速上報，達到快速、準確、方便的目的。

三、在辦理會務工作方面的變化。

傳統的辦會往往在一個特定的地方，如會議室、辦公室或其他某個特定的會議場所。隨著網絡的發展，各種通訊技術的運用，使會議不局限在某一地方，擴大了會議的場所。如網絡會議的產生，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，通過電視會議系統，不出差即可召開地區性或更大范圍的會議。使用移動通信和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領導和工作人員保持聯系，大大減少出差人員和出差費用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方式雖然發生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統的規范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環節。即使在辦公自動化環境下仍要保持規范處理，使OA與傳統秘書工作真正相結合。綜上所述，使秘書人員避免了在領導、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發生了重大變化。

第二節極大地提高秘書工作效率

一、會務工作方面

會務工作方面可以用辦公自動化系統輔助完成。由于會務工作極其復雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書能輕易應付大量會議。辦公化自動化系統不僅能科學地分配會議室、交通工具、聲響設備等，并能進行會議記錄，編輯會議簡報等，能自動檢索會議內容，并能及時修改和刪除。

二、處理信息方面

網絡的發展，使信息和資源由整個機構共享，使眾多人員能夠一起處理項目。互聯網不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯網獲取知識，充分發揮思維能力為領導工作服務。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發布，如員工作業分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用，現在通過internet 之后，這些都可以在internet 上發布，提高效率，也節省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業、行業、部門甚至國家決策成敗的關鍵。網絡中大量搜索引擎的使用，適應了大量經濟信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網絡接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進一步擴展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權范圍之內的決策工作。

第三節促進秘書工作職能的擴展

傳統的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內容。具體來說主要有文書工作、檔案工作、會務工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網絡的發展，使秘書工作與網絡技術緊密結合在一起，為適應這一發展趨勢，秘書人員要改變過去傳統的工作模式，工作的內容不僅僅是以上所說幾點，凡是為領導工作服務的能通過網絡解決的事務都可以當作秘書的職能。秘書工作的職能擴展的兩個相互對應因素：

一、領導工作中的需要

領導是機關或單位中的首腦，處于決策地位，相應的領導的事務也必定會繁多雜亂，網絡的發展擴大了領導的需要，比如一些技術性難題，領導沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時處理。又如在會務工作中，秘書人員的工作內容不再僅僅是會前準備、會中服務、會后整理的三大環節，在電視電話會議中，還要幫助領導處理各種技術難題和通訊設備的連接情況。如果這些事務，由于領導的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢必造成很大的影響和損失，以至影響到領導的形象，為了領導工作中的不足和需要，就要促進秘書工作職能的擴展。

二、秘書工作的可能性

網絡的發展，為秘書提供了一個良好的環境與平臺，使秘書工作職能的擴展有了可能性。由于計算機技術與網絡技術的發展，大量新型辦公軟件與設備產生，秘書可以借助這些新事物來擴展職能。如為了擴大企業的公共影響力，搞好公共關系，秘書要承擔本單位網站的主導職位，把本單位的簡介和發展概況等放在網站上供公眾查詢，還要及時有效地收集本單位的最新信息并在網上公布，定期編制簡報和在一定階段所取得的成果并在網上發布。

第四節使秘書的服務意識得到更新

“秘書意識”是一種角色意識，是主體基于個人的社會活動而形成的對自我的社會地位和由此規定的職責的知覺、理解和體驗，它直接源于人的實踐活動。隨著網絡的發展，縮短了大量的體力勞動過程，把全部或部分的體力活動交給計算機去完成，秘書服務內容發生了變化，主要從以下幾個方面更新：

一、.秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘

網絡的飛速發展，會伴隨著系新型辦會設備與軟件的產生，秘書體力勞動大大減少，智力方面的事務會增多。由于領導不動這些軟件與設備的用法，需要秘書去填補這方面的缺陷。秘書面對這一現實，為了更好地實現其自我價值，會花大力氣去學習并掌握這些設備與軟件的用法，以隨時為領導提供智力服務。

二、秘書意識到有更多的服務方式有待自己去運用與創建

在辦公自動化產生之前，秘書為領導服務的活動是秘書獨立完成的，沒有憑借外在力量（如計算機辦公設備），然而隨著網絡的發展，秘書可以憑借各種辦公設備與軟件為領導服務。秘書已經深刻認識到為領導服務方式的多樣性是現代優秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經有了一種運用舊有的服務方式創建新的服務方式的意識。

三、秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據與開拓

傳統的秘書工作使服務范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內，計算機等辦公設備擴大了秘書服務范疇。只要是為領導工作服務可以通過辦公設備解決的事務都可以列入服務范圍之內。同樣秘書也認識到服務范圍的擴大，通過提高自身素質來適應其需要，去發現更多的服務范圍為領導服務。如秘書人員要密切關心當代科學技術的發展狀況，更加敏銳地發現辦公自動化的新產品新成果，不斷地搜集及時信息，并技能型歸納總結，找出有參考價值的技術資料，及時提供給有關領導，作為領導決策的參考依據。秘書服務意識得到更新，主觀上會使秘書

服務工作的質量的到提高，指導秘書工作，從而有利于服務工作深入展開。

參考文獻

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