第一篇：辦公自動化軟件在電信管理工作中的應用

辦公自動化軟件在電信管理工作中的應用

摘要：隨著電信行業的日益發展，電信業務的不斷擴大，用戶對服務質量的要求越來越高，電信企業也面臨著如何減少設備故障，提高服務質量，提高企業經濟效率的挑戰。因此建立辦公自動化軟件在日常管理中的應用，不僅能提高管理的效率，還能增強工作的合理有效性，能夠克服和改善傳統管理的許多弊端，實現輕松辦公，提高企事業的運作效率，提升企業的市場競爭力。

關鍵詞：辦公自動化 管理工作 應用

中圖分類號：G6 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2011)12(c)-0000-00

計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮演了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

1辦公自動化管理的意義

(1)管理變得輕松。辦公自動化軟件保證了信息的暢通性，提高了工作效率，傳統管理模式需要兩三天才能處理的報告或信息，在自動化軟件應用后一兩個小時就能完成。還是一個企業與整個世界聯系的渠道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用同時，自動化辦公能保證信息自動有序更新，能夠明確區分已辦工作、在辦工作和未辦工作，減少了工作的重復性，減少了工作量，節約了工作時間。

(2)管理的協調性、靈活性增強。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動化軟件憑借其覆蓋面廣、效率高等特點，減少了企業信息死角，增強了企業內部與企業之間的溝通，同時提高了企業之間以及企業內部各部門的協調合作能力，提高了管理的協調性和靈活性，有助于提高企業的效率，增強企業的綜合競爭力。

(3)改善了管理效率。工作效率的高低是衡量企業競爭力的重要標準。辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

(4)管理更加規范。在辦公自動化軟件的管理下，人為操作的因素減少，所有的工作都需要按照標準的規章制度運行，并有合理有效的考核系統。這樣，減少了越權操作，增強了企業的監督管理，降低了企業經營管理的風險。

2電信業的特點

(1)規模化：電信已經成為克服時間和距離障礙的重要的信息傳播方式。在克服距離障礙方面，電信已經成為無可代替的最廣泛使用的現代通信工具，在克服時間障礙方面，電信傳播方式也已經到了與書籍、報紙、期刊分庭抗禮的程度。

(2)標準化：通過電信方式有效傳播的前提是編碼和解碼的對應性，在電信傳播方式被大量使用的前提下，編碼和解碼過程的相逆性要求電信的標準化。如傳播規程的統一、協議的一致、終端設備的兼容，這樣才可以保證編譯和解碼的對應性。

(3)規范化： 有關電信的規范，一是對電信行業的管理規范；二是規定電信服務部門和使用人之間權利義務關系的民事規范；三是為實現電信的標準化。

(4)服務持續性、外部性、統一性：電信服務是建立一種不間斷的交流平臺，交流的需求隨時產生，信息服務即使在客戶不需要服務時也應一直處于待命狀態。電信服務和技術必須使用統一的標準，必須保證接口的容性。

3辦公自動化軟件在管理工作中的具體應用

增強管理執行力是辦公自動化軟件的管理價值體現。從管理學的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。

(1)連接并構建起公司之間及公司內部的通訊平臺。員工工作過程中遇到的問題能夠及時的傳遞流通，確保各項工作的平穩進行。另外，辦公自動化軟件的管理工作不受時間、地域的限制，實現分布式辦公，可以通過軟件連接分散在局域網上的組織與個人形成虛擬的、在互聯網系統下存在的集中辦公場所。這樣就克服了各廠區、各處室之間因地理位置分散造成的信息、文件等資料溝通和傳閱障礙。

(2)通暢的溝通并促進信息的及時交流。利用自動化辦公軟件讓信息準確及時地傳遞到各位領導、員工。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。有效的溝通是工作順利進行的基礎，通過自動化軟件辦公的在線交流功能，能夠及時地將新信息傳播給每位員工，為整個辦公系統的順利運行奠定了很好的基礎。

(3)協同并實現工作運作的自動化。協同是網絡辦公的重要特點，所謂協同是指以某項工作為主線，將部分人員、信息等資源組合起來，協同分工、共同完成這項工作。協同工作是提高工作效率的重要方法，能夠實現管理的自動化、科學化和有序化。流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。

(4)對管理工作的有效監控。每一個單位，都存在大量的業務系統，如購銷存、ERP等各種業務系統，企業的信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成，可以對各個節點進行跟蹤的管理控制。

(5)實現文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，只要管理員給他注冊一個身份文件自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。

4、結語

總之，為了實現管理的長久性和持續性，就必須采用現代化的管理手段。自動化軟件在辦公過程中改變了過去手動、紙質的傳統管理模式，采用現代化信息手段進行內部管理，促使各項工作得以快速正常運轉，辦公自動化軟件的應用，是優化管理領域的有效舉措，是提升協作效率、辦公效率和管理效率的關鍵，是提高整體競爭力的有效保障。

參考文獻

[1]冷超群.辦公自動化.北京:北京理工大學出版社,2010.[2]裴有柱.計算機網絡技術(第3版).北京:電子工業出版社,2009.

第二篇：關于辦公自動化軟件在管理工作中的應用(可打印)l1

關于辦公自動化軟件在管理工作中的應用

姓名:閆玉婷

專業:計算機信息管理班級:09級信管學號:0941785506

5摘要:在數字商業時代的今天，管理意識和管理環境發生了巨大的變化。過去金字塔式的管理結構現已被打破，逐漸由多層次的管理時期進入扁平化管理時期。管理、監督的精度要求不斷提高，用知識創造的工作越來越多。對信息量的要求也隨之增加，溝通數量和質量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車，那么管理工具應該就是車輪子，是它使得管理工作轉動起來，而OA軟件(辦公自動化軟件)就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，幫助管理者在競爭中領先一步。OA軟件是結合先進的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用開發的軟件產品。其主要作用是提高組織內部協作效率、信息效率，并幫助個人實現輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實踐對群體管理的工具，是組織網絡辦公、協同辦公的軟件。

關鍵字: 辦公自動化軟件； 管理

為了提高我們的專業技能，為了我們今后能更好更快的適應工作需求，學校讓我們進行了實習。通過實踐學習，使所學理論知識得到驗證，將自己在學校所學的理論知識向實踐方面轉化，盡量做到理論與實踐相結合，培養靈活運用書本知識的能力，并且學到許多書本上學不到的東西，增長和擴充知識面，增加對社會的接觸，為畢業后能快速地融入社會打下基礎。

我很幸運來到隰縣交通運輸局辦公室實習，并通過實習留到辦公室上班了。轉眼實習即將結束，通過這次實習讓我受益匪淺。在辦公室實習的這段時間當中我主要應用到辦公自動化軟件,在此我對辦公自動化軟件在管理工作中的應用做了如下總結：

一、辦公自動化軟件在單位的應用

(一)連接

單位上級、下屬地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了

辦公自動化軟件后，在辦公區形成了一個依托網絡而存在的虛擬辦公場所，給大家的工

作帶來了方便。

(二)溝通

通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的資料、有新的公告

發布均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位

用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎，這一應用在工作中很重要，上

級交通部門下發的文件，我及時接收、查閱、登記，并將當天重要文件做以歸類儲存，并批印拿給領導查閱。有時候上級交通部門需要單位上交一些數據資料及上報工程進況

時，我要及時通知有關部門對此進行工作準備，完了再通過發送電子郵件上報上級交通

部門，這為我們的工作帶來很大的方便，即節省時間，又提高了辦事效率。

（三）Word軟件的應用

Word應用軟件在打印文件中很重要，在單位需要打印不同文頭的文件，上行文，上行文，要進行合理的排版，字體、行距、邊距都要按要求設置，既要達到要求，又要

達到美觀，這樣才能通過審批。當然在打印文件過程中一開始并不是一帆風順的，存在一些細節問題，那時才知道自己在學校學的東西都是課本知識，沒有應用到實踐當中，在現實中自己處理問題的能力還是有限的，這讓我覺得實習真的很重要，很值得。

(四)Excel軟件的應用

在我們單位Excel軟件主要應用在會計股和道路股及辦公室，實習期間為各股室制

不同的表。例如：會計在每個月要發工資，這就要用Excel制作工資表，每逢節日又要

制作發放福利表。道路股更多應用到Excel，他們要對村、鄉、鎮、城各地方路況進行

調查及仔細存檔，還要按實際情況設置修改數據，在危橋改造，公路修建中所需流程安

排、材料、費用等均用Excel制表錄入。辦公室主要制通訓錄表、來文登記表、簽到表、請假表等。其中在上級下發文件中，需要上報內容用Excel形式上報，我就要根據相關

內容制表、填表，通過領導審批后上報上級部門。

二、辦公自動化軟件的應用價值

（一）連接

通過OA軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個

依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。

（二）溝通

及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。

溝通是協同工作的基礎。

（三）協同

以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理

一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯系統，將各類管理數據進行抽取、轉

換，參與流轉。

（四）監控

工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等都是監控的內容之一。

三、辦公自動化軟件的管理價值

增強管理執行力是辦公自動化軟件的管理價值體現。從管理學的角度看，辦公自動

化軟件的價值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。在實際應用過程中，辦公

自動化軟件的管理價值體現在以下四個方面。

（一）建立內部通訊平臺

平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利

進行。

（二）建立信息發布平臺

公告、調查、討論的發布讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。

（三）實現工作流轉的自動化

協同流程的建立根據不同的工作對象靈活使用。

（四）實現文件管理的自動化

通過OA辦公平臺進行電子公文的發布，在協同工作中設置專門的流程，在文檔管

理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統的公文傳遞方

式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文

檔的共享和借閱，方便地實現了知識的共享。

四、辦公自動化在工作中的使用意義

辦公人員使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三

天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成 ；(2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減

少了工作量；(3)信息發布平臺使無效會議減少。

其次，協作性、靈活性顯著提高。但在專業化效率日漸提高的今天，部門和部門、環節和環節之間協作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。辦公自動化

軟件不僅能夠幫助單位建設無邊界組織，消除單位的信息死角，成為單位上下左右溝通

潤滑劑，而且提高了單位部門間的協作能力，增強了團隊精神。

第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業務、每個職員的進度和狀態，了解哪些地方、哪個環節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。

第四，規范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得

按照既定規則、單位制度進行。同時，杜絕了越權操作，增加了監督性。

最重要的一點是實現了知識管理。文檔管理自動化可以使優秀員工的思想技能不斷

積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料。

五、辦公室實習收獲

辦公室在單位是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面八方的樞紐，推動各項

工作朝著指定目標前進的中心。對內外工作協調、溝通，做到上情下達，下情上報，以

致辦公室的工作繁雜瑣碎。在此我將我的收獲做了以下總結：

（1）公文方面的學習，主要包括公文的寫作格式、要求，語言特點，公文的傳送渠

道、方式的認識和公文的整理歸檔工作，通過實習，使自己對公文寫作這一專業知識有

了更加具體的認識，促進了理論知識向實踐動手能力的轉化，使我受益良多。

（2）學習機關單位對外事務辦理的程序及禮儀、禮貌用語、辦事方式和技巧，讓我學得更多的社會知識，能夠更好的溶入社會。

（3）學習使用辦公自動化設備如復印機、打印機、傳真機、掃描儀等設備的使用，在我自己的就業天平上再加上一個砝碼，增加我就業的資本。

（4）待人要真誠。我總覺得，經常有一些細微的東西容易被我們忽略，比如輕輕的一聲問候，但它卻表達了對同事對朋友的關懷，也讓他人感覺到被重視與被關心。一份

發自內心的真誠能夠換取同事的信任，不管是在學習、生活還是工作上，道理都是一樣的。

（5）要善于溝通。溝通是一種重要的技巧和能力，時時都要巧妙運用。認識一個人，首先要記住對方的名字。了解一個人，則需要深入的交流。而這些，都要自己主動去做。實習中，跟下屬部門的電話聯系、與處室人員的交流，這一切的一切都能夠鍛煉我們的交流能力，使我的溝通能力得到進一步的提高。

（6）要有熱情和信心。不管在哪個行業，熱情和信心都是不可缺的。熱情讓我們對

工作充滿激情，愿意為共同的目標奮斗；耐心又讓我們細致的對待工作，力求做好每個

細節，精益求精。激情與耐心互補促進，才能碰撞出最美麗的火花，工作才能做到最好。剛開始進入一個領域，接觸一份新的工作，都要有熱情和信心，同時也要懂得主動出擊，只有這樣才能更好的與同事熟悉，更好的進入狀態，溶入工作環境。

六、實習總結

在文件起草、文書處理、檔案管理、文件批轉、迎來送往等工作中我強化工作意識，加快工作節奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務，力求周全、準確、適度，避免疏漏和差錯。

在辦公室實習工作中嚴格要求自己，做到在公文辦理中突出文稿撰寫的準確性，公

文編發的規范性，公文處理的時效性，下發文件無差錯，文件分類存放妥善保管。提高

自身素質，協助各股室完成好任務。

千里之行，始于足下”，這短暫而又充實的實習生活，我認為這對我走向社會起到

了一個橋梁的作用，過渡的作用，是人生的一段重要的經歷，也是一個重要步驟，對將

來走上工作崗位也有著很大幫助。向他人虛心求教，遵守組織紀律和單位規章制度，與

人文明交往等一些做人處世的基本原則都要在實際生活中認真的貫徹，好的習慣也要在實際生活中不斷培養。這一段時間所學到的經驗和知識大多來自領導和同事們的教導，老師和同學的幫助，這是我一生中的一筆寶貴財富。這次實習也讓我深刻了解到，在工

作中和同事保持良好的關系是很重要的。做事首先要學做人，要明白做人的道理，如何

與人相處是現代社會的做人的一個最基本的問題。

總之在實習階段，使我的知識水平、思想境界、工作能力等方面都上了一個新的臺

階。在這里我要感謝我的教師，感謝他們平時對我孜孜不倦的教誨，感謝我的同學們，感謝他們對我學習的支持與幫助，感謝我的領導和同事們，是他們讓我明白了很多人與

人之間處事的方式方法，感謝他們對我工作的支持與幫助。你們的恩情我現在無能回報，我只能在以后的學習、生活和工作中抱以飽滿的熱情、堅定的信念、高度的責任心去迎

接新挑戰，勇攀高峰，努力回報社會。

參考文獻

[1]李臘元.辦公自動化[M].北方科學出版社,1993.[2]周榮春.辦公信息系統[M].清華大學出版社,1993.[3]《實例版office2003在辦公中的應用》編委會.實例版office2003在辦公中的應用.電子工業出版社，2006年7月第一版第一次.[4]郝軍啟，于慧芳.Office2003辦公軟件應用教程.清華大學出版社，2006

年1月第一版第3次.[5]李勇，楊靜宇.windowsXP+office實用教材.清華大學出版社,2006年10月第1版第1次.[6]張琳。一級MSoffice教程.中國水利水電出版社，2006年5月第1版每1次.

第三篇：辦公自動化在秘書工作中的作用

摘要

辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。隨著當今社會的快速進步，科技的飛速發展，面對競爭日益激烈的社會大環境，秘書工作中傳統的、手工的辦公模式，已經遠遠不能適應現代社會發展的需要?！稗k公自動化”的概念的引進，并在其秘書工作之中的應用，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作中脫離出來，節省了許多時間來考慮工作中的其它問題，從而不斷提高工作效率。本論文將通過介紹秘書工作、辦公自動化知識以及秘書工作與辦公自動化的關系等幾個方面，對辦公自動化在秘書工作中的作用提出了自己的看法。

關鍵詞： 辦公自動化秘書工作文字管理檔案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

辦公自動化，是辦公信息處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現在已有了近二十年發展歷史。由于辦公自動化技術的不斷發展，辦公自動化新產品不斷的出現，辦公自動化的內涵也不斷地豐富和發展。社會的競爭日益激烈,信息的搜集與利用顯的越來越重要,如何作好信息化社會大環境中的秘書工作,如何使秘書工作人員在本職崗位上發揮自身應有的作用,已經成為一個不可爭議的話題。辦公自動化的導入,使秘書工作人員可以從繁瑣的日常工作中脫離出來,有相對較多的時間去考慮工作中的其它事情,從而提高了工作效率。本論文將圍繞現代秘書在“辦公自動化”環境中,如何更好的提高工作效率展開討論。

目錄

前言 ···························································································································· I

第一章 辦公自動化概述 ························································································· 3

第一節辦公自動化的概念、特征、內容................3

第二節辦公自動化的功能與作用.....................3

第二章 辦公自動化與秘書工作的關系 ································································· 3

第一節秘書在辦公自動化環境中的主要工作內容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、檔案管理工作 ················································································································ 4

第二節 秘書工作在辦公自動化環境中的特征....................4

一、高效率的秘書工作 ········································································································ 4

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉變 ································································ 4

三、自動化的秘書工作 ········································································································ 4

第三章辦公自動化對秘書工作產生的作用··························································· 5

第一節促進秘書工作產生“革命性”變化...................5

一、處理情報信息方面的變化 ···························································································· 5

二、處理各種統計數據方面的變化 ···················································································· 5

三、在辦理會務工作方面的變化 ························································································ 5

第二節極大地提高秘書工作效率.....................5

一、會務工作方面 ················································································································ 5

二、處理信息方面 ················································································································ 5

第三節促進秘書工作職能的擴展.....................6

一、領導工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘書工作的可能性 ········································································································ 6

第四節使秘書的服務意識得到更新.................6

一、秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘 ············································ 6

二、秘書意識到有更多的服務方式有待自己去運用與創建 ············································ 7

三、秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據與開拓 ············································ 7 參考文獻 ······················································································································· 7 致謝 ························································································· 錯誤！未定義書簽。

辦公自動化概述

第一節辦公自動化的概念、特征、內容

辦公自動化是將計算機技術、通信技術、網絡技術和軟件學應用于秘書工作之中，使秘書工作實現現代化、自動化、信息化、從而達到最大限度的提高工作效率，工作質量和改善工作環境的目的。如今的辦公自動化是一個包含數據處理、文字處理、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。

第二節辦公自動化的功能與作用

一是內部通信簡捷化。建立了單位內部的辦公、通訊和網絡系統，可以使單位內部的通信和信息交流快捷通暢，無需人為進行傳遞。二是信息發布快速化。在內部建立了一個有效的信息發布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞簡報、公告事項能能夠在機關內部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時了解單位的發展動態。三是工作流程自動化。主要是公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都可以通過網絡實現工作流程的自動化，既規范了各項工作，又提高了工作效率。四是文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。五是輔助辦公規范化。它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，均可以實現這些輔助辦公的進一步規范。六是信息集成高效化。我們每個科室都存在大量的業務系統，一些信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

第二章 辦公自動化與秘書工作的關系

第一節秘書在辦公自動化環境中的主要工作內容

一、文字管理工作

在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如有關文件、信函、報表、決議和命令、文稿、統計資料、數據、政策、規章制度等的詳細情況，在計算機中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協助決策活動。

二、信息管理工作

秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。

秘書工作中采集信息是其起點和基礎。在信息工作中不能做到及時收集，迅速報送，再好、再重要的信息也會因時過境遷而推動利用價值。在秘書工作中，信息的采集主要通過語音、文字、圖表、圖像等方式，表現在辦公自動化環境中則通過信息網絡來獲取。秘書工作的業務信息具有溝通上下、聯系左右、協調內外的作用。可以通過計算機采集國內外的各種新聞熱點信息，在實現信息聯網的同時，還可以實現個人與社會，企事業單位與企事業單位之間的資源共享。

三、檔案管理工作

在辦公自動化環境中，秘書對檔案管理的工作表現在整理，保管和保密上。

秘書人員在計算機上制作，接收文件，電子檔案便應運而生。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲存介質，秘書人員在保管諸如此類的信息時，首先要將信息文件分門別類，建立一個文件夾，將這些內容保存在適當的介質上；確定的標識全宗名；劃分全宗群；進行編號和排列。

秘書的檔案保管工作是一項非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎上，還要保證文件的安全。電子檔案在穩定性上不如紙張材料。于是，秘書人員在保管檔案時要做到以下幾點：掌握好庫房溫度；保持庫房內清潔，無腐蝕性氣體，時刻檢查通風狀況；防止磁場的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養和維修方面，秘書人員要保持磁帶機、軟盤驅動器、清洗機的清潔，定期對磁帶、軟盤、光盤進行檢查、復制更新。

第二節 秘書工作在辦公自動化環境中的特征

一、高效率的秘書工作

信息時代的到來，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進高科技。當代的社會現狀，計算機技術、信息技術、通信技術迅猛發展并緊密結合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時，中文處理技術、信息系統技術、計算機軟件開發技術、數據庫技術、人工智能技術、管理方法學和行為科學的發展，也為秘書工作提供了許多便利。正是各種科學和技術的發展，才促使秘書工作效率不斷提高，促使管理向科學化、規范化、自動化和高效化的高層次發展。

二、秘書工作中的“體力”向“腦力”的轉變

秘書工作未實行自動化時，只是簡單、重復、機械的體力勞動，所需動腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動，基本不需要高難度復雜的思維活動，基本上全是“體力勞動”。隨著科學技術的發展，工作逐漸高效化，特別是自動化的應用，給秘書工作帶來了極大的方便。這時人們為追求更高的效率，以省出時間去考慮其它事。從而人們就需要動腦考慮有關軟件的升級，開發、引進新的設備。如何才能有效的進行工作？這就需要大量的，復雜的基于簡單思維的基礎上的高難度思維工作。從而工作就逐漸轉變到腦力的使用上，秘書人員的實質也隨之發生了變化，從繁重的體力勞動中脫離出來后，帶來了思維的高度開發，思維能力由此變活躍，有更多的時間向領導提建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來了質的飛躍，這都是秘書由“體力勞動”向“腦力勞動”帶來的影響。

三、自動化的秘書工作

自動化秘書工作體現在辦公自動化大環境中，就是秘書工作基本任務的根本改變。隨著科學技術的高度發展，某些工作已經全部自動化，秘書只是一個監督、照看的作用。例如：現代機器人有待取代喲寫經常性的、無聊的、單調的工作，這是自動化的典范。

這里強調的是自動化的秘書工作，但是再自動化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一部分。自動化的秘書公作主要還是秘書人員的職能自動化。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進的高科技，使工作自動化，而是秘書人員對工作的態度，也有一個由被動到主動的發展過程。自動的去工作，自動的去思考，在工作中始終體現出自動，即用一種積極的、主動的、熱情的心態去面對自己的本職工作，充分發揮主觀能動性，這是自動化秘書工作的一種至高境界。

第三章辦公自動化對秘書工作產生的作用

第一節促進秘書工作產生“革命性”變化

在秘書工作中引進計算機技術和一系列辦公自動化設備，所帶來的效果是“革命性”的，它使傳統的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。

一、處理情報信息方面的變化。

在自動化程度較高的辦公室，秘書人員不必離開工作崗位。即能從計算機檔案中調閱所需情報資料。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領導人通過計算機發表的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理。

二、處理各種統計數據方面的變化。

在上報各種統計分析表時，可以直接利用計算機提供的數據，進行有效地科學分析，并利用傳真迅速上報，達到快速、準確、方便的目的。

三、在辦理會務工作方面的變化。

傳統的辦會往往在一個特定的地方，如會議室、辦公室或其他某個特定的會議場所。隨著網絡的發展，各種通訊技術的運用，使會議不局限在某一地方，擴大了會議的場所。如網絡會議的產生，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，通過電視會議系統，不出差即可召開地區性或更大范圍的會議。使用移動通信和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領導和工作人員保持聯系，大大減少出差人員和出差費用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方式雖然發生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統的規范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環節。即使在辦公自動化環境下仍要保持規范處理，使OA與傳統秘書工作真正相結合。綜上所述，使秘書人員避免了在領導、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發生了重大變化。

第二節極大地提高秘書工作效率

一、會務工作方面

會務工作方面可以用辦公自動化系統輔助完成。由于會務工作極其復雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書能輕易應付大量會議。辦公化自動化系統不僅能科學地分配會議室、交通工具、聲響設備等，并能進行會議記錄，編輯會議簡報等，能自動檢索會議內容，并能及時修改和刪除。

二、處理信息方面

網絡的發展，使信息和資源由整個機構共享，使眾多人員能夠一起處理項目?；ヂ摼W不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯網獲取知識，充分發揮思維能力為領導工作服務。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發布，如員工作業分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用，現在通過internet 之后，這些都可以在internet 上發布，提高效率，也節省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業、行業、部門甚至國家決策成敗的關鍵。網絡中大量搜索引擎的使用，適應了大量經濟信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網絡接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進一步擴展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權范圍之內的決策工作。

第三節促進秘書工作職能的擴展

傳統的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內容。具體來說主要有文書工作、檔案工作、會務工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網絡的發展，使秘書工作與網絡技術緊密結合在一起，為適應這一發展趨勢，秘書人員要改變過去傳統的工作模式，工作的內容不僅僅是以上所說幾點，凡是為領導工作服務的能通過網絡解決的事務都可以當作秘書的職能。秘書工作的職能擴展的兩個相互對應因素：

一、領導工作中的需要

領導是機關或單位中的首腦，處于決策地位，相應的領導的事務也必定會繁多雜亂，網絡的發展擴大了領導的需要，比如一些技術性難題，領導沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時處理。又如在會務工作中，秘書人員的工作內容不再僅僅是會前準備、會中服務、會后整理的三大環節，在電視電話會議中，還要幫助領導處理各種技術難題和通訊設備的連接情況。如果這些事務，由于領導的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢必造成很大的影響和損失，以至影響到領導的形象，為了領導工作中的不足和需要，就要促進秘書工作職能的擴展。

二、秘書工作的可能性

網絡的發展，為秘書提供了一個良好的環境與平臺，使秘書工作職能的擴展有了可能性。由于計算機技術與網絡技術的發展，大量新型辦公軟件與設備產生，秘書可以借助這些新事物來擴展職能。如為了擴大企業的公共影響力，搞好公共關系，秘書要承擔本單位網站的主導職位，把本單位的簡介和發展概況等放在網站上供公眾查詢，還要及時有效地收集本單位的最新信息并在網上公布，定期編制簡報和在一定階段所取得的成果并在網上發布。

第四節使秘書的服務意識得到更新

“秘書意識”是一種角色意識，是主體基于個人的社會活動而形成的對自我的社會地位和由此規定的職責的知覺、理解和體驗，它直接源于人的實踐活動。隨著網絡的發展，縮短了大量的體力勞動過程，把全部或部分的體力活動交給計算機去完成，秘書服務內容發生了變化，主要從以下幾個方面更新：

一、.秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘

網絡的飛速發展，會伴隨著系新型辦會設備與軟件的產生，秘書體力勞動大大減少，智力方面的事務會增多。由于領導不動這些軟件與設備的用法，需要秘書去填補這方面的缺陷。秘書面對這一現實，為了更好地實現其自我價值，會花大力氣去學習并掌握這些設備與軟件的用法，以隨時為領導提供智力服務。

二、秘書意識到有更多的服務方式有待自己去運用與創建

在辦公自動化產生之前，秘書為領導服務的活動是秘書獨立完成的，沒有憑借外在力量（如計算機辦公設備），然而隨著網絡的發展，秘書可以憑借各種辦公設備與軟件為領導服務。秘書已經深刻認識到為領導服務方式的多樣性是現代優秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經有了一種運用舊有的服務方式創建新的服務方式的意識。

三、秘書意識到有更多的服務范圍有待自己去占據與開拓

傳統的秘書工作使服務范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內，計算機等辦公設備擴大了秘書服務范疇。只要是為領導工作服務可以通過辦公設備解決的事務都可以列入服務范圍之內。同樣秘書也認識到服務范圍的擴大，通過提高自身素質來適應其需要，去發現更多的服務范圍為領導服務。如秘書人員要密切關心當代科學技術的發展狀況，更加敏銳地發現辦公自動化的新產品新成果，不斷地搜集及時信息，并技能型歸納總結，找出有參考價值的技術資料，及時提供給有關領導，作為領導決策的參考依據。秘書服務意識得到更新，主觀上會使秘書

服務工作的質量的到提高，指導秘書工作，從而有利于服務工作深入展開。

參考文獻

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第四篇：辦公自動化應用

第五章 辦公自動化應用

隨著計算機的普及和現代網絡技術的發展，虛擬辦公技術已逐漸成熟，無紙化網絡化辦公模式是現代辦公自動化的發展趨勢。建立在網絡上的辦公軟件是實現辦公自動化和信息化最常用的應用軟件，是人們處理日常信息的一種手段，熟練地使用常見辦公軟件是當前時代對大學生的基本要求。

辦公軟件是軟件公司開發的專門用于現代日常辦公事務處理的軟件，處理功能包括文字處理,演示文稿的創建,數據庫,網頁制作等。隨著網絡應用的普及，辦公軟件的功能越來越強大。常見的辦公軟件有WPS系列,Microsoft Office系列等，辦公軟件的發展幫助人們有效地提高了辦公效率。

本章將分別介紹Microsoft Office 2003中的Word和Excel、Powerpoint的基本應用方法。

5.1 概述

早在1979年，MicroPro軟件公司（簡稱WS）是最早用于處理辦公事務的文字處理系統，在20世紀80年代，漢化版的WordStar(CWD)在我國非常流行。

1989年，我國香港金山電腦公司退出了WPS開發設計的軟件，該軟件是完全針對漢字數理開發設計的，在我國當時的軟件市場上獨占鰲頭。1997年金山公司推出了基于Windows系統的WPS97。2001年5月，WPS正式采用國際辦公軟件通用定名方式，更名為WPS Office。2005年推出了擁有完全自主知識產權的WPS Office2005。在隨后的幾年中，WPS不斷擴展和完善，作為民族產業的一個代表，在我國辦公自動化市場上占有一席之地。

1990年Microsoft公司推出了圖形化操作系統Windows3.0，英文版的Microsoft Word for Windows隨后誕生。Microsoft公司對Word的功能不斷改進，先后推出Word5.0,Word6.0及相應的中文版。

在電子表格軟件方面，1982年IBM公司發布了Lotus1-2-3。Microsoft公司又把Word6,0和Exce15.0集成在Office4.0套裝軟件內，使其能相互共享數據，極大的方便了用戶的使用。其后又相繼發布了涵蓋更多功能的Office95,Office97,Office2000以及中文版。2003年11月，Microsoft Office2003在北京正式發布中文版，在隨后的幾年里，Microsoft Office的版本仍在不斷的升級。

Microsoft Office從2003開始面向Internet設計，強化了Web工作方式，運用了突破性的智能化中文處理技術，屬于第三代辦公處理軟件的代表產品，其內容包括文字處理,電子表格,數據庫管理,多媒體演示文稿,行程安排,網頁管理等。Word Excel 和PowerPoint是Microsoft Office2003中最常用的應用軟件。

Microsoft Word是文件處理軟件，是Office的主要程序。它在文字處理軟件市場上擁有優勢份額，它適宜Windows和Macintosh平臺。它的主要競爭者有OpenOffice.org Winter,StarOffice,CorelWordperfect和Apple Pages等。

第五篇：HSE管理在消防工作中的應用

HSE管理在消防工作中的應用

HSE管理體系是健康、安全與環境管理綱領性、法規性文件，也是消防中隊健康、安全與環境管理體系運行、審核和管理評審的依據。通過深入開展“HSE方針、目標”的宣傳教育和實踐，逐步完善HSE體系管理制度，使中隊員工HSE理念進一步增強，確保我單位消防安全平穩運行。

一、防火檢查

消防重點單位應組織經常性的HSE防火安全檢查，包括日常、定期、不定期、季節性、節前和專項檢查。尤其要加強重點部位、關鍵裝置的日常防火巡查，以及新建、改建、擴建項目的檢查，及時制止、糾正違法、違章行為，防止和消除火災隱患。

二、火災隱患治理

火災隱患的治理是對可能引起火災的風險實施有效的消減、消除或控制的管理措施。企業火災隱患的確定可以從以下幾個方面著手考慮：危及安全生產，可能導致火災的各種因素；可能導致火災事故發生或擴大生產設施、而安全設施缺陷的；影響人員安全疏散或者滅火救援行動的隱患；消防設施不完好有效；擅自改變防火分區，容易導致火勢蔓延、擴大的；違反消防安全規定，使用、儲存易燃易爆化學品的；不符合城市消防安全布局要求，影響公共安全的；不符合現行國家、地方政府、行業有關HSE的法律法規、標準和規定的方面；公安消防機構、集團、油田公司以及我廠各級安全生產監督管理部門下達的火災隱患整改通知書；基層單位自查出的火災隱患等必須實施隱患治理。

三、防火關鍵裝置、重點部位的確定與管理

單位易燃、易爆、易腐蝕、高溫、高壓等條件下運行的裝置確定為防火關鍵裝置；將儲存易燃易爆危險化學品的罐區和裝卸站臺，對裝置和生產起關鍵作用的公用工程系統確定為防火重點部位。消防中隊會同各單位應定期對防火關鍵裝置、重點部位進行檢查評價，對防火關鍵裝置、重點部位實施有效的監控，對在監控中發現的不符合項應及時糾正，制定防火關鍵裝置、重點部位的應急預案，并定期組織實際演練。

四、施工現場消防安全管理

安全部門應負責停工檢維修、日常檢維修、緊急搶修，技術改造等施工現場企業自身的防火安全監督。施工前單位應做好施工隊伍的安全資質證書確認工作，對施工隊伍進行HSE安全防火教育培訓；施工現場應配備足夠的責任心強、熟悉工藝和防火的安全監督人員對防火實施有效監管，確認無火災、爆炸危險后方可準許施工人員動工，施工人員對動火作業、臨時用電作業、破土作業等必須嚴格遵守作業環節的各項HSE防火管理規定，并落實相應的消防安全措施。

五、員工消防安全意識的培養

在中隊戰斗員中通過多種形式開展經常性的防火安全宣傳教育和培訓，內容包括消防法規、消防安全制度和保障消防安全的操作規程，本單位、本崗位的火災危險性和防火措施，有關消防設施的性能、滅火器材的使用方法，以及報火警、撲救初起火災、逃生自救的知識和技能；同時對新上崗員工、新增崗位及轉崗人員、外來培訓和學習、外來施工人員做好安全教育工作；對單位的消防安全責任人、消防安全管理人、專（兼）職消防管理人員、消防控制室的值班和操作人員、特殊工程人員開展消防安全專門培訓。

消防中隊制定相關的防火教育和培訓的計劃、內容，做好檢查、考核評比工作，建立激勵機制，營造人人關注安全、全員參與HSE的氛圍，切實遵循單位“安全第一，預防為主，全員動手，綜合治理；改善環境，保護健康；科學管理，持續發展”的安全、環境與健康（HSE）方針。