第一篇：實際工作中的檔案管理淺談

實際工作中的檔案管理淺談

檔案的含義：

1、檔案是直接形成的歷史紀錄。

“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。

2、檔案的形成者。

檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。

3、檔案來源于文件。

檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的文件；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統性批判，檔案是把分散狀態的文件按一定邏輯規律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。

4、檔案的形式多種多樣。

檔案的形式包括載體、制作手段、表現方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

5、檔案的本質屬性。

檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

企業檔案的定義：

企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件

檔案及檔案管理在公司工作中發揮的主要作用：

一、檔案是單位工作的查考憑據。檔案是當時當事直接使用的文件資料轉化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當時活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果，以及管理活動的經驗，它可以成為使人信服的歷史證據，它是任何單位連續工作必須查考的憑據。

二、檔案是各類活動的參考依據。檔案涵蓋了單位各個時期的建設、科研、運營等各項工作活動中形成的具有價值的文獻資料，檔案中記載了各種活動的情況、成果、經驗和教訓，記錄了各方面信息，反映了各類活動情況，能在不同程度上和不同的方面為單位發展和建設提供咨詢研究、統計監督的情報信息，對制訂工作計劃，檢查和總結運營情況，推廣先進技術和管理經驗等，都是重要的參考材料。

三、檔案是單位資產組成部分。檔案作為單位各項工作及其管理活動的真實歷史記錄，其價值在于其記錄中所蘊含的內容。首先檔案是單位固定資產和流動資產的構成要素。設備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開對其起保證與依據作用的“軟件”—檔案，兩者作為一個整體共同構成單位的固定資產。其次檔案是單位無形資產的組成部分，如黨群工作檔案、行政管理檔案、運營管理檔案及科學技術管理檔案等，它們真實記錄著單位科技水平、文化建設及管理狀況等，并伴隨單位工作、運營發展的始終，是無形資產的構成要素。

四、檔案是科學研究的基礎和必要條件。無論科學研究還是技術創新，所有的科研工作都需要借助于各種各樣的檔案資料才能更快更好地取得成果，一方面過去專門進行的科學研究的原始記錄可供現實研究工作直接借鑒，另一方面，從記錄廣泛豐富的經驗中，可為各項研究活動提供試驗、觀察和理論概括基礎材料。

五、檔案機構是單位的歷史寶庫。檔案室是單位的歷史資料和特有的知識、技術等資料的庫存地，它服務于單位的各項工作，同時也是對外服務的窗口，是社會公信度最高的部門。

六、檔案管理是提高工作質量和工作效率的必要條件。檔案工作是維護歷史真實面貌的一項重要工作，科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績和管理水平的重要尺度。檔案記載著一個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的工作業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短，制定發展方向的好教材，對提高決策水平和工作效率，促進各方面發展發揮著重要作用。

七、檔案是進行文化建設的生動素材。檔案是單位發展的真實記錄和見證，是單位文化的重要組成部分，通過檔案我們能夠了解到單位的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，那一張張照片、一段段影像、一份份文件、一件件實物，讓職工產生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會更感性的了解我們。

八、檔案管理標準化是精細化管理的體現。檔案管理的標準化就是運用科學的先進的手段，將檔案的收集、整理、立卷、編號、編目、歸檔等每個步驟按照統一標準運行，每一步都由規章制約，每個環節都通過制度進行規范，它符合精細化管理“精準、精確、細致、細化”的要求，是規范化管理的重要環節。檔案管理的規范，可帶動文書工作、運營管理、檢查考核、財務管理等各項單位職能活動的規范，使精細化管理內涵逐步滲透到公司工作的各個方面，進而提高公司綜合管理水平及整體形象。

檔案管理是公司每項工作、每個活動的最后一個環節，歸檔工作的完成標志著一項工作的圓滿結束，只有完成檔案工作才能使公司的各項管理形成一個完整的閉合。檔案管理與其他方面的管理不同，它不是只局限于某一方面的管理活動，每個部門、每個職工都會直接或間接地與之發生密切的關系，因此不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而且是需要所有人員共同參與才能取得一定成效的事業。檔案工作不但對單位工作有重要作用，而且與每個職工個人的過去和將來都息息相關，關心檔案工作，配合檔案工作，重視對檔案材料的積累和保護，是我們每一位員工應盡的職責。

第二篇：電力檔案管理實際工作中的若干問題

電力檔案管理實際工作中的若干問題

摘 要：隨著時代的發展和各種科學管理計算儀器的使用，檔案管理工作也逐步完成了由傳統的工作媒體和工作形式向新時代電子檔案管理工作模式的過渡。但是在企業內部，在電力檔案管理的實際工作過程中，還存在著不少的問題。文章就企業電力檔案管理實際工作中的幾個問題進行了討論，并且分析了改進的方法。

關鍵詞：電子檔案；管理；實際工作；問題

前言

由于電力檔案管理工作涉及到很多即時文件的保存和各種電力數據的記錄，所以電力檔案管理體現出許多不同于其他行業檔案管理的特征，同時檔案管理工作又能夠體現一個企業的發展歷史和走過的歷程，所以解決電力檔案管理實際工作中的問題，對于提高電力企業的整體運營能力，提高企業的工作效率都是非常有幫助的。企業電力檔案管理實際工作存在的問題

電子檔案管理是隨著電子計算機的發展進而逐步取代傳統的紙質檔案成為檔案管理工作主流的，電子檔案管理在各行各業都有著非常廣泛的應用，提高了檔案管理的效率和水平，是一項管理工作的巨大進步。但是，在電力企業內部，檔案管理工作存在一些不完善的地方，從企業的檔案管理現狀深入思考，發現電力檔案管理實際工作主要存在以下幾個方面的問題。

1.1 檔案管理系統不完善

雖然檔案管理工作的大體建設已經完成也能夠發揮一定的作用，但是從長遠來看，檔案管理工作模式的系統并不很完善，在機構的建設和人才的分配方面還存在著較大的問題。首先，在機構建設方面，企業并沒有建立相應的對檔案管理工作的監督和檢查部門，對檔案管理工作的工作效率和工作水平不能很好的保證。然后，在人才的分配方面，當今的檔案管理工作存在著人員分配不均的現象，很多崗位人員過剩導致資源浪費，其他的地方又因人手不足導致工作效率的下降，還有在人員安排上隨意性過大等等問題。整體來說，檔案管理工作的內部建設系統還并不是很完善。

1.2 檔案管理工作配套設施不健全

由于企業已經徹底擺脫了對紙質檔案管理工作的依賴，取而代之的是電子的檔案管理工作，想要提高新時期的檔案管理工作水平無疑需要更加高科技含量的配套設備，可是很多企業往往忽略這一點。由于我們現在已基本實現辦公系統的自動化，數據和文件能夠自動的生成、傳輸和保存，而我們的檔案管理工作的配套設施如果跟不上辦公系統的發展速度的話，就極可能導致辦公系統的文件和資料不能夠被及時的收檔保存，而且還會造成檔案管理系統的不穩定，給檔案管理工作日后的順利開展帶來隱患。

1.3 檔案管理工作人員服務意識不到位

在企業內部的檔案管理工作人員中，有很多人還不能夠認識到檔案管理工作的重要性，不能認識到自己工作的重要性和對企業的重要意義，在工作的過程中肯定就不能夠做到用心服務，做到最好。同時檔案管理工作人員之間還普遍存在文化程度偏低的實際問題，專業知識的儲備和綜合素質各方面都不到位，甚至差距較大，這樣在實際工作的過程中，往往就會導致企業檔案管理工作非常混亂、效率低下，不僅不能保證檔案管理工作的順利進行，還可能給企業造成巨大的損失。電力檔案管理工作問題的思考意見

由于電力部門的檔案管理工作在實際工作中還存在不少現實問題，需要電力工作人員去深入的思考，筆者在這里給出了自己關于電力檔案管理工作存在問題的思考意見，希望能對完善電力檔案管理起到一定的參考和促進作用。

2.1 健全機構，完善體制

想要提高檔案管理工作的工作水平和工作能力，首先要在工作人員的分配方面做到科學合理，把恰當的人員分配在合適的崗位，對那些沒有能力或者能力不足的工作人員要堅決的予以清除，只有這樣才能保證檔案管理工作的高效有序進行。重視加強領導人的綜合素質和領導能力的培養，還要完善體制和機構建設，設立相關的對檔案管理工作進行監督和檢查的部門或者機構，這樣才能保證檔案管理工作的準確性。只有檔案管理工作的內部機構完善了，才能夠保證電力檔案管理的正常進行。

2.2 加強投入，提高配置

相關領導和組織部門要做好電力檔案管理工作的配套設施建設，只有保證了設備能夠滿足工作的需要，才能更好的保證計算機工作模式下的檔案管理工作順利進行。檔案管理工作配套設施的作用是為了保護檔案的正常使用，延長檔案的保存時間，可以說，檔案管理配套設施也是管理工作建設的一個重要方面。加強對電力檔案管理的投入，才能夠更好的推動電力檔案管理工作跟著時代而進步。

2.3 組織培訓，提高觀念

由于企業檔案管理工作部門有很多的工作人員服務的意識和態度不到位，對檔案管理工作的認識不足，付出的努力不足，所以企業應加強對相關人員相關方面的培訓和教育。加強培訓和教育，盡可能的提高工作人員的專業知識和工作能力，提高他們對于檔案管理工作的意識，通過培訓和教育，明確每一個工作人員的工作內容和目標，只有這樣，才能在檔案管理工作中各司其職，共同推動企業檔案管理的順利開展。結束語

電力檔案管理工作的順利開展是電力企業更好更快發展的有力保障，雖然新形勢的檔案管理工作已經成功完成了傳統模式到高科技管理的過渡，但是新時期的電力檔案管理還存在許多不算完善的地方，只有我們找出問題所在，采取針對性的解決措施，才能夠促進電力檔案管理工作的發展，才能更好的促進企業走向更高更遠。相信在不久的將來，企業的電力檔案管理工作一定能夠有一個可觀的進步。

參考文獻

[1]葉蔚芳.淺談電力檔案管理[J].科技信息，2011（19）：15-17.[2]程平.淺析電力檔案管理工作中存在的問題及改善對策[J].管理錦囊，2013（11）：76.[3]付麗紅.檔案管理信息化若干問題思考[J].華章，2012（23）：21-23.

第三篇：在實際工作中踐行全心全意為人民服務

在實際工作中踐行全心全意為人民服務

在實際工作中，每個黨員要從自己做起，從點滴做起，注意自己的一言一行，珍惜黨員的名譽。另外，堅持全心全意為人民服務的理念。堅持把群眾擁護不擁護、贊成不贊成、滿意不滿意、答應不答應作為衡量一切工作的根本標準，積極解決好群眾最關切的利益問題和最關心的熱點難點問題。做到一切為了群眾、一切依靠群眾、一切服務群眾。想群眾所想，急群眾所急，幫群眾所需，解群眾所困。

為人民服務，執政為民，這是我們黨的根本宗旨和對黨員干部的要求。堅持執政為民，必須落實到每一個共產黨員為人民服務的行動中，本現在各級領導干部當好人民公仆的實踐中。黨員干部要注重將自己的初心與使命融入到黨的事業當中,這樣不僅能夠彰顯自己的人民情懷,而且還能很好的鍛煉自己,對于今后扛起更多的擔子具有重要意義。

黨員干部必須要擺正位置，找準定位，時刻牢記為人民服務的宗旨，以一顆公仆之心，全心全意投入到工作當中。要積極投身實踐，深入基層一線了解情況、調查研究，探索和尋求破解難題的措施和辦法，在實際工作的鍛煉中增長才干。要敢于到艱苦的工作環境和生活環境中全心全意為人民服務。

第四篇：會計實際工作中的技巧專題

會計實際工作中的技巧

（一）裝訂方法：

1.從方向上來說，有左邊裝訂線處裝訂法；有左上角包角裝訂法。左邊裝訂線處裝訂法因使用較為普遍和直觀，在此不再做介紹。

只介紹一下左上角包角裝訂法的具體做法：用兩條適當寬度和長度的紙條互相垂直折疊放在封面左上角，承蒙憑證一起裝訂。親完后沿裝訂線向后折，剪去尾部多余 的部分，折好后封條在憑證封面左上角顯三角形，憑證封底顯矩形，可以將裝訂線全部包住，最后用膠水粘牢即可。并在騎縫處加蓋裝訂人名章壓縫。

2.從裝訂方式來說，介紹一種夾塞法，即在左邊裝訂處夾塞，以求厚度與右邊持平。這種法適用于業務較多，憑證較厚的情況。夾塞時可用記帳憑證裁段做塞，可 用紙折疊做塞，實際工作中有把使用過的特快專遞按憑證的大小和適當的寬度剪裁好夾芯做塞的，方便而且也很節省。

處理左邊與右邊持平的方法還有：每張記帳憑證下附的原始憑證盡可能少，或很少的原始憑證即做記帳憑證；這樣記帳憑證數量多得接近原始憑證數量，右邊翹的可能性就小些。

（二）注意事項：要將科目匯總表及T型帳戶表裝訂進去，這樣便于不查看帳本就能快速查找某筆憑證。雖然現在電算化了，科目匯總表還是應裝訂進去，起碼不看帳本就能知道當月的發生額。

（三）推薦一種原始憑證的折疊方法。當 原始憑證大過記帳憑證時，我們大多數的做法是先折疊左邊的角，再向里面折疊。這樣折疊后折疊的角在下面，在查閱時要先拉開折疊的部分，再拉開折疊處的左邊 邊角。現在我推薦的方法只不過是將折疊的順序反一下而已：即先向里折疊后，再折疊左邊的角。這樣折疊后折疊的角在上面。別看只是順序的一轉換，但在查閱 時，只需拉住上面的角一拉，即可全部拉開。

二、制作記帳憑證

介紹兩個在手工帳情況下，當現金會計不會做記帳憑證時的小經驗：

1.出納整理其手中的原始憑證，分類后做記帳憑證，但只記現金或銀行存款科目，即只做一半記帳憑證，對應的科目則由主管會計制作。為什么不全由主管會計制 作呢？一來這樣可以避嫌，當現金會計手中的現金或銀行存款出現差錯時，可以分清責任；二來也可間接提高現金會計的水平，使其快速學習，以達到獨立制作憑 證。.現金會計按原始憑證日期或收到原始憑證的順序在原始憑證上編號，并按編號分別登記現金日記帳或銀行存款日記帳。然后將原始憑證轉給主管會計，由主管會計全面制作記帳憑證，再按記帳憑證另外登記一本現金日記帳或銀行存款日記帳。

三、帳本設置

（一）編寫總帳目錄及總帳內各科目頁碼時

1.根據企業的實際情況確定企業可能使用的會計科目，不要全部照搬，否則很多用不到的科目將造成空頁碼，有礙翻查。一般企業用到的會計科目大致只是《企業會計制度》中科目數量的2/3。但也應注意留有余地，做到有前瞻性，防止出現新業務新設科目造成順序錯亂。

2.在確定好會計科目后，要按《企業會計制度》編號順序編寫總帳目錄及總帳內各科目頁碼。這樣在每期期末編制財務報表時，就可按順序進行，避免無規律編頁造成的不必要的麻煩。這條看似簡單，但現實中有很多人并沒有做到。

（二）根據企業業務量設置帳本

1.專用式帳本必須要使用專用式的，這點不要簡化。如：日記明細帳、固定資產明細帳、銷售明細帳、多欄式明細帳（主要是成本費用類科目使用）、數量金額明細帳（主要是存貨類科目使用）、低值易耗品明細帳、應交增值稅明細帳。

2.其他類別的可以根據需要合并。如應收應付、其他應收應付等一些只有金額的科目可以按大類設一個或幾個帳本。

（三）應有選擇地貼口取紙。大多數會計都有在帳本上貼口取紙的習慣，這樣的確便于明細帳的查找。但若不加選擇地全部粘貼，不美觀，也不再便于明細帳的查找。比較實用的法是：對于明細科目較多的帳本，可貼；明細科目較少的帳本，則以使用帳簿的目錄為宜。當然各人習慣不同，也不強求。

四、帳務處理

1.如果發生財務費用-----利息收入，最好不按教科書上記在財務費用的貸方，提倡用紅字記在借方，這樣匯總出數據記的總賬，就可以直接編報表了。否 則結轉本年利潤后，在總賬借方貸方就會比報表上多出利息收入的數來，造成不必要閱讀障礙。其他費用類的科目如果做調整或回沖也應這樣處理。

2.企業發生大額的支出、經常性的、特別是設有往來帳戶的支出盡可能與往來帳掛上,雖然錄入時繁瑣,但以后查詢與該單位的結算情況,支出情況卻相當方便。

五、電算化帳務

1.應交增值稅各科目年底應轉平較合適，否則各明細科目的余額會越來越大，造成各明細

科目余額失去意義。轉平的方法：如為貸方余額，將各明細科目對沖后，將差額結轉到未交增值稅科目；如為借方余額，則只留進項稅余額到下年抵扣，其他明細結平。

2.當出現會計差錯或有銷售退回等情況，在做調整分錄時。不要做反向調整，應作負數沖銷，否則相應科目的本年累計數會與利潤表上的數字不相符，造成不必要信息負效應。

3.編寫摘要宜詳細。一來便于查找，二來在財務軟件沒有現金流量表自動編制功能時，有益于現金流量表的編制。

4.對于重復或共同使用的明細科目，建議使用核算項目功能，以使明細科目統一，便于信息的對比等。

第五篇：淺談企業檔案管理工作中的幾點體會

摘要：大型企業檔案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既為業務對象提供優質服務，又使檔案管理與保密工作不松懈。本人作為已獲特級檔案室大型企業從事企業檔案管理30年建設與管理專業兼保密員的工作者，就企業檔案管理實際工作中體會到的幾個重點要注意方面淺述如下。

關鍵詞：企業檔案管理檔案庫房檔案庫房的設立

從總體上講不論單位規模大小，凡是檔案庫房的設立，必須檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。但應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的（首先要考慮到樓墻、板的承重性），從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。制定可操作的檔案管理人員的職責

一個單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質和責任心有關。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責尤顯重要。職責制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。注重檔案的交接

由于檔案具有及強的延續性，檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”然而在實際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環節，存在如下問題：

3.1 是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領導或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節。

3.2 是檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求三是檔案監交工作不嚴格。一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，就連檔案監交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。筆者認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作，筆者認為應做好下列工作，采取如下措施：

首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦理妥，仍然隨意簽發調令的人員，要查

明原因，分清責任，依法進行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。

其次認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊冊、頁數等。移交文據一式３份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

再是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單純是基層檔案人員的業務素質問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來。致力企業檔案的信息電子化建設

我公司檔案室經過多年努力，開展了企業檔案信息電子化管理。其優勢就是以室藏檔案資料，紙質或機讀形式的，為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。我們的體會是

4.1 充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。（目前，大多數基層檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用）。

4.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

4.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在企業檔案管理上尚案在初級階段，但我們要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中檔案信息管理打下基礎。涉密檔案的管理

大型或特大型企業的產品往往涉及到國家（企業）的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和一個企業經濟發展的成敗，關系到企業建設的進程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。

5.1 涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

5.2 層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家和企業秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

5.3 加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

5.4 做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作 正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本企業工作的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。根據國家秘密事項：絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

5.5 注重檔案情況變化的調整 檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。因此檔案管理人員應依據檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

5.6 做好檔案密級的調整工作 一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

5.7 要建立起法制的新秩序。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，檔案管理應建立以下三個制度：①建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；②建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知有關科室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；③建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

5.8 要加強涉密檔案的科學管理。在調密工作中我們發現，過去經常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國檔發28號文件實施藏涉密檔案解密劃控工作為界，對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創造條件。做好檔案利用過程中的監督工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案管理的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

6.1 制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

6.2 隊伍建設。擔負利用服務工作的管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做

利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

6.3 監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。正確處理好檔案保密與利用開發的關系

保守國家(企業)機密是每個職工應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給企業的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：①初審，檔案室工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。②中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。③終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。做好檔案開放前的基礎工作

開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：①提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。②建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。③編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。④準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。