第一篇：針對保密工作中檔案管理的研究

針對保密工作中檔案管理的研究

【摘要】檔案管理工作的保密任務，就是在對檔案資料的管理過程中，防止那些不宜公開的資料因為管理不當而造成外泄，給企業(yè)單位帶來嚴重的財產(chǎn)損失和不良的社會影響。在具體的檔案管理工作中，從事管理工作的人員要在操作中協(xié)調(diào)好檔案資料的利用與保密之間的關(guān)系，但是面對已經(jīng)變化的社會環(huán)境，我們在檔案管理的過程中也會遇到各種問題，檔案管理工作中的保密問題一般來說都與信息的開放利用及檔案管理工作過程具有很大的關(guān)聯(lián)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 保密工作 開放利用 管理過程

中圖分類號：G42 文獻標志碼：A

所謂檔案管理工作的保密任務，就是在對檔案資料的管理過程中，防止那些不宜公開的資料因為管理不當而造成外泄，給企業(yè)單位帶來嚴重的財產(chǎn)損失和不良的社會影響。檔案信息保密工作是檔案管理中最主要的工作內(nèi)容之一。由于檔案管理過程中保密問題情況復雜，需有針對性地采取不同的保密措施。

一、現(xiàn)階段檔案管理中存在的保密問題

在檔案日常管理中，常遇到的一些保密問題主要有工作人員保密意識還不夠；檔案資料信息嚴重丟失，進入網(wǎng)絡(luò)化時代后，很多資料都已經(jīng)上傳到互聯(lián)網(wǎng)上，因此出現(xiàn)的另一個主要問題就是互聯(lián)網(wǎng)安全系數(shù)不足而遭遇黑客入侵造成的資料泄密問題；一些工作人員由于對檔案資料的重要性認識不足，在工作中也會出現(xiàn)一些泄密的現(xiàn)象，這些都給我們的日常檔案管理工作帶來了很多的困難。

（一）保密意識不夠

在日常檔案管理工作中，如果相關(guān)的工作人員缺乏保密意識，那么對檔案工作的保密性影響將會是非常大的，就會很容易因為工作人員的疏忽造成重要資料的泄漏，給企業(yè)造成無法彌補的損失。那么，在檔案管理工作中都涉及到哪些關(guān)于保密工作的認識呢？首先就是管理人員要具有一定的保密工作重要意識，要深刻了解自己的工作性質(zhì)。而且要嚴格保守工作檔案信息。相關(guān)單位要定期給予工作人員檔案保密工作重要性的培訓，一旦忽視了對員工工作保密性的強調(diào)，就很容易出現(xiàn)很多相關(guān)問題。

（二）因檔案資料丟失造成的檔案保密問題

檔案資料的丟失情況在檔案管理中，并不是一種很少見的情況，甚至可以說在很多單位檔案資料的丟失都是一個常發(fā)問題。而且檔案資料丟失很少會引起管理人員的重視，認為只要補上就萬事大吉了，這樣的工作心理對保密工作的開展是非常有害的。因此要減少這種情況的發(fā)生，提升檔案管理人員的工作責任心也是非常有必要的。

（三）網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式提升保密工作的難度

進入21世紀之后，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理工作也進入了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的階段。計算機技術(shù)在給檔案管理帶來便利的同時，也給檔案工作的保密性帶來了很多的隱患。由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特征，這就給各種計算機病毒和黑客提供了入侵的機會，很有可能會造成信息的丟失和泄漏，增加了檔案管理的難度。

（四）管理工作人員違法泄露檔案信息造成保密問題

另外一個會對檔案管理的保密工作造成消極影響的就是相關(guān)檔案管理人員的泄密問題。管理人員向外界透漏本單位檔案信息是一種違法行為，因此提高管理人員的法律意識對檔案管理的保密工作也是非常重要的。尤其在當下市場經(jīng)濟條件下，很多檔案管理者可能會因多方面的物質(zhì)誘惑，鋌而走險做一些金錢交易違法泄漏本單位檔案信息的行為，如果不對這種情況進行有效的管理和杜絕，會給檔案管理工作帶來不良影響。

二、?P于檔案保密問題的優(yōu)化對策

要想避免這些潛在的檔案管理隱患，在管理過程中我們要從保密手段以及開放利用的過程進行綜合應對。

（一）建立健全檔案管理規(guī)章制度

針對檔案管理過程中出現(xiàn)的保密問題，最好的解決方法就是要有一整套比較規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，對相關(guān)的保密性措施進行比較詳細的規(guī)定，使工作人員在工作時可以“有法可依”。特別是對那些比較重要的設(shè)計公司機密的檔案文件，更要制定相關(guān)的管理辦法，使工作人員在處理過程中嚴格按照規(guī)章行事。同時，執(zhí)行崗位責任制，明確每一個員工的具體工作任務，一旦出現(xiàn)問題就要對相關(guān)責任人進行處罰。提升管理工作人員的檔案管理素質(zhì)，使保密工作成為管理人員的一種重要工作意識，避免在管理過程中出現(xiàn)保密問題。

（二）加強檔案利用中的檔案保密工作

檔案管理最終的目的是方便使用，但是在檔案資料開放利用過程中，如果管理不當也會造成檔案保密問題。因此，為了避免出現(xiàn)資料泄漏事件，我們需要在對資料進行開放利用的過程中加強借閱管理制度，嚴格借出和歸還的相關(guān)制度。檔案管理部門需要對本單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全進行升級，設(shè)置比較嚴密的防火墻和殺毒系統(tǒng)，避免外部人員利用網(wǎng)絡(luò)漏洞對管理系統(tǒng)實施攻擊。對于一些在網(wǎng)上進行資料閱讀的人員要給予一定的監(jiān)督和管理，防止其拷貝檔案信息。

（三）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保證保密檔案的秘密性是應該的，但保密的目的之一是為了利用，只有得到使用才能體現(xiàn)保密工作的價值，保而不用只會失去保的價值，失去檔案的意義。保守保密檔案是每個從事檔案管理工作人員的應盡的義務。但是在重視檔案保密的同時，又普遍存在著利用不足，過于重視保密的現(xiàn)象，因此導致大批具有重大價值的檔案得不到充分利用，造成資源的浪費。所以，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變過去不合理的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，使這些珍貴的檔案得到充分利用，發(fā)揮最大的價值。對保密檔案管理工作來說，保和用都十分重要，缺一不可，要很好地協(xié)調(diào)兩者的關(guān)系。只注重檔案的秘密性，而不關(guān)心其秘密性的時效和范圍是錯誤的；但缺乏保密觀念，無度地開放使用范圍也是不對的。所以，在合理的使檔案為大家利用的同時，還要做好一定的保密工作。保密檔案審查工作是檔案開放前的前提工作，其目的是精確合理地區(qū)分、核定檔案的開放和使用范圍。這項工作要分三步進行：一是初審，根據(jù)檔案管理的標準，對需要使用的檔案進行逐個審查，初步明確其利用的范圍。二是中審，選擇有較高業(yè)務素質(zhì)的工作人員，重點取舍初審中沒能判定開放與否的檔案，三是終審，相關(guān)的上級領(lǐng)導，根據(jù)具體情況，進行再審查，最終確定檔案是否開放。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級。檔案密級的確定，是為了讓檔案管理人員根據(jù)具體情況采取不同的措施，使檔案能夠最大限度的發(fā)揮作用。密級是隨時間的推移而變化的，當其失去保密價值時應該對其進行公開管理。開放之前必須先進行劃密解密，對檔案的劃密解密工作，應當遵照相關(guān)規(guī)則，由原確定密級的國家機關(guān)和企事業(yè)單位或其上級來執(zhí)行。開放檔案之前要做好檔案開放前期工作，合理地進行系統(tǒng)整理，達到規(guī)定的要求，提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。還要適應開放后檢索與管理的要求，因此要編制檢索工具。對極其珍貴的檔案，應利用抄錄、復印、照相等現(xiàn)代手段存好檔案副本。

（四）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍

管理人員要熱愛檔案和檔案事業(yè)，有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)，要有較高的文化修養(yǎng)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

（五）加強保密檔案利用的監(jiān)督

完善檔案利用規(guī)章制度如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)具體情況，對不同的使用人員確定不同的開放范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，在做好檔案利用工作的同時，更要確保檔案的安全和秘密性。

在開放的過程中，還要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，實施重點監(jiān)護。在重要出入口安裝監(jiān)視設(shè)備，防止某些使用者偷撕或毀壞檔案。管理人員還要三勤：一是嘴勤，多宣傳使用檔案的規(guī)章制度，多與使用者交談，掌握其使用目的；二是眼勤，多觀察使用者的動態(tài)，置每個使用者于視野之中；三是手勤腦勤，多分析使用者的情況和使用效果，多核查被使用的檔案，在使用者離開前，仔細檢查被利用過的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案等較為嚴重的違法行為，應及時報告有關(guān)領(lǐng)導，以便及時查處。

三、結(jié)語

總而言之，面對已經(jīng)發(fā)生了很大變化的社會環(huán)境，我們在檔案管理的過程中也會遇到各種形式的新問題，檔案管理的保密性也面臨著更大的挑戰(zhàn)。正如上文已經(jīng)提到過的，檔案管理工作中的保密問題一般來說都與信息的開放利用和檔案管理工作過程具有很大的關(guān)聯(lián)。所以，避免檔案管理出現(xiàn)的泄密問題，提升保密質(zhì)量就要從管理和利用兩方面下手，形成雙管齊下的管理手段，推動檔案保密工作的進步。

第二篇：保密檔案管理實施細則

保密檔案管理實施細則

一、檔案管理責任人職責

第一條

公司檔案管理員職責：建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間及保管期限，對公司檔案進行收集、分類、核對、密封和查閱審查及登記，指導、監(jiān)督部門檔案管理工作，負責公司檔案室日常工作。

第二條 部門負責人檔案管理職責：指導、監(jiān)督及考評部門檔案管理員做好本部門檔案管理工作。

第三條 部門檔案管理員職責：建立、健全部門檔案立卷歸檔，對本部門檔案進行收集、分類、核對、密封和查閱審查及登記，根據(jù)工作需要將無須部門繼續(xù)保管的檔案及時移交公司檔案室。

第四條 特殊崗位檔案管理職責。

1、項目負責人檔案管理職責：編制、收集、保管項目開發(fā)階段的工作計劃、可行性報告、技術(shù)條件、設(shè)計方案、設(shè)計圖紙、試驗數(shù)據(jù)、軟件程序框圖、源程序、通信協(xié)議、元器件（型號、價格及供應商）等資料，項目完成后及時移交部門檔案管理員立卷歸檔。

2、工程師檔案管理職責：在項目負責人的指導下，編制、收集、保管項目開發(fā)階段的個人負責人的上款所列資料，并據(jù)項目進展及時移交項目負責人。

3、市場營銷人員檔案管理職責：購銷合同、協(xié)議、招投標資料、產(chǎn)品及配件供應記錄、競爭對手等資料，并適時移交部門檔案管理員。

4、財務人員檔案管理職責：收集、保存掌握的財務計劃、原始憑證、帳本、各類財務統(tǒng)計報表、資產(chǎn)信息等資料，并適時移交部門檔案管理員。

第五條 其他員工須妥善保存自己所掌握的應立卷歸檔的資料，并及時移交部門檔案管理員。

二、部門密級檔案范圍

第六條 工程部：開發(fā)合同、項目計劃、技術(shù)條件、設(shè)計方案、試驗數(shù)據(jù)、生產(chǎn)工藝、機械及電氣圖紙、安裝調(diào)試數(shù)據(jù)、交驗資料、軟件程序框圖、源程序、產(chǎn)品性能測試記錄、產(chǎn)品內(nèi)置元器件清單及價格、供應商資料、工程合同及造價等。

第七條 市場部：市場營銷規(guī)劃、購銷合同、協(xié)議、招投標資料、產(chǎn)品及配件價格清單、客戶資料、售后服務資料、客戶及市場信息、產(chǎn)品應用情況、產(chǎn)品及配件供應記錄、競爭對手等資料。

第八條 品質(zhì)部：公司質(zhì)量管理體系文件、試驗數(shù)據(jù)、性能測試數(shù)據(jù)、生產(chǎn)工藝、機械及電氣圖紙。第九條 人事行政部：公司章程、股東權(quán)益及分配、發(fā)展規(guī)劃、重要會議內(nèi)容、決議、決定、法律文件；員工個人檔案、勞動合同、人力規(guī)劃、薪資管理、績效考核；

第十條 財務部：財務計劃、原始憑證、帳本、各類財務統(tǒng)計報表、資產(chǎn)信息； 第十一條 采購部：采購器件型號及價格、外協(xié)加工成本、供貨渠道、供應商資料等。第十二條 其它需保密的資料由部門主管以上人員確定。

三、密級檔案分類 第十三條 絕密檔案：公司章程、股東權(quán)益及分配、重要會議內(nèi)容、重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)；其他的重大經(jīng)營管理的文件材料等。

第十四條 機密檔案：薪資管理、財務計劃、財務帳本、各類財務統(tǒng)計報表、資產(chǎn)信息、設(shè)計方案、核心電氣圖紙、源程序、通信協(xié)議。

第十五條 秘密檔案：開發(fā)合同、項目計劃、技術(shù)條件、試驗數(shù)據(jù)、生產(chǎn)工藝、機械及電氣圖紙、軟件程序框 圖、性能測試數(shù)據(jù)；安裝調(diào)試數(shù)據(jù)、交驗資料、工程合同及造價；市場營銷、購銷合同、協(xié)議、招投標資料、產(chǎn)品內(nèi)置元器件清單及價格、配件價格、客戶資料、售后服務資料、客戶及市場信息、產(chǎn)品應用情況、產(chǎn)品及配件供應記錄、競爭對手資料；公司質(zhì)量管理體系文件、檢驗數(shù)據(jù)；人事資料、勞動合同、人力規(guī)劃、績效考核、原始憑證、采購器件型號及價格、外協(xié)加工成本、供貨渠道、供應商資料等。

第十六條 立卷歸檔時，秘密檔案由公司檔案管理員或部門負責人簽字確認，機密檔案由主管部門的副總經(jīng)理簽字確認，絕密檔案由總經(jīng)理簽字確認。

四、保密注意事項

第十七條 嚴禁不按規(guī)定歸檔或不及時、按期移交檔案資料。掌握了應立卷歸檔的員工在移交檔案時，除確因 工作需要并經(jīng)第十七條的規(guī)定獲得批準后，不得留底。

第十八條 只有確因工作需要使用密級檔案的員工可到相關(guān)檔案管理員處查閱。使用絕密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，使用機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理或主管部門的副總經(jīng)理批準，使用秘密檔案須經(jīng)公司檔案管理員或部門負責人批準。因法定事由向外提供絕密檔案和機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，提供秘密檔案須經(jīng)所屬部門主管的副總經(jīng)理批準。作用尚未立卷歸檔的密級資料，參照本條獲得批準后，到因工作職責掌握相關(guān)資料的人員處查閱。使用密級檔案后任何人不得留底。

第十九條 非密級檔案對內(nèi)部員工開放，無特殊原因原則上對外不開放。

第二十條 密級文件的制作、傳遞、復制、摘抄、保存和銷毀，由檔案管理員經(jīng)批準后任何人不得留底。第二十一條 收發(fā)、傳送、外出攜帶密級文件由指定人員擔任，外出攜帶機密文件須采取必要的安全措施。第二十二條 嚴禁擅自提供、抄錄、公布、外傳、出賣、涂改、偽造、銷毀檔案等行為。第二十三條 絕密文件和機密文件應妥善保存在保險柜中，秘密檔案應放在文件柜中并加鎖。第二十四條 會議成其他活動內(nèi)容屬于保密的，主持部門應采取以下措施：

1、選取適當?shù)臅h場所。

2、根據(jù)工作需要，指定參加會議人中員的范圍。

3、確定會議內(nèi)容傳達范圍。

第二十五條 涉及密級資料的電腦使用人應對系統(tǒng)及文件進行保密設(shè)置，密級資料不得共享，拷入別人電腦打印的密級資料在打印后不得留存。

第二十六條 在用戶計算機上完成程序調(diào)試后，應備份源代碼并將源代碼從用戶計算機上刪除。第二十七條 嚴格控制文件的拷貝及發(fā)放，切實做好文件發(fā)放的登記。第二十八條 員工離職應妥善辦理保密事項。第二十九條 公司內(nèi)外，嚴禁隨意丟放密級資料，打印成復印后應將密級資料全部帶走。

第三十條 特別注意在外出、私人交往、通訊、公共場所保守公司秘密，不在任何場合向無關(guān)人員透露自己所知悉或掌握的公司秘密。

第三十一條 在發(fā)現(xiàn)公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時，每位員工均須采取緊急措施并及時上報。

五、責任

第三十二條 泄密責任和法律措施依照原制定的《保密制度》中條款執(zhí)行。

六、工作檢查、考核及培訓

第三十三條 公司檔案管理員每年至少組織進行一次立卷歸檔清理工作，每月抽查部門檔案的立卷歸檔及保密工作。部門負責人隨時檢查本部門檔案的立卷歸檔及保密工作。

第三十四條 檢查結(jié)果列入對部門及部門員工的考核項。

第三十五條 公司檔案管理員每年應至少進行一次檔案及保密知識的宣傳和培訓。

第三十六條 本制度與原保密協(xié)議同時執(zhí)行，公司人事行政部負責解釋和修改，本規(guī)定自頒發(fā)之日起施行。

人事行政部 2015年4月1日

第三篇：實際工作中的檔案管理淺談

實際工作中的檔案管理淺談

檔案的含義：

1、檔案是直接形成的歷史紀錄。

“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。

2、檔案的形成者。

檔案是由官方機構(gòu)、半官方機構(gòu)、非官方機構(gòu)以及一定的個人、家庭和家族形成的。

3、檔案來源于文件。

檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內(nèi)容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。

4、檔案的形式多種多樣。

檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質(zhì)、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。

5、檔案的本質(zhì)屬性。

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

企業(yè)檔案的定義：

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件

檔案及檔案管理在公司工作中發(fā)揮的主要作用：

一、檔案是單位工作的查考憑據(jù)。檔案是當時當事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當時活動的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務的過程與結(jié)果，以及管理活動的經(jīng)驗，它可以成為使人信服的歷史證據(jù)，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。

二、檔案是各類活動的參考依據(jù)。檔案涵蓋了單位各個時期的建設(shè)、科研、運營等各項工作活動中形成的具有價值的文獻資料，檔案中記載了各種活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓，記錄了各方面信息，反映了各類活動情況，能在不同程度上和不同的方面為單位發(fā)展和建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂工作計劃，檢查和總結(jié)運營情況，推廣先進技術(shù)和管理經(jīng)驗等，都是重要的參考材料。

三、檔案是單位資產(chǎn)組成部分。檔案作為單位各項工作及其管理活動的真實歷史記錄，其價值在于其記錄中所蘊含的內(nèi)容。首先檔案是單位固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)的構(gòu)成要素。設(shè)備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開對其起保證與依據(jù)作用的“軟件”—檔案，兩者作為一個整體共同構(gòu)成單位的固定資產(chǎn)。其次檔案是單位無形資產(chǎn)的組成部分，如黨群工作檔案、行政管理檔案、運營管理檔案及科學技術(shù)管理檔案等，它們真實記錄著單位科技水平、文化建設(shè)及管理狀況等，并伴隨單位工作、運營發(fā)展的始終，是無形資產(chǎn)的構(gòu)成要素。

四、檔案是科學研究的基礎(chǔ)和必要條件。無論科學研究還是技術(shù)創(chuàng)新，所有的科研工作都需要借助于各種各樣的檔案資料才能更快更好地取得成果，一方面過去專門進行的科學研究的原始記錄可供現(xiàn)實研究工作直接借鑒，另一方面，從記錄廣泛豐富的經(jīng)驗中，可為各項研究活動提供試驗、觀察和理論概括基礎(chǔ)材料。

五、檔案機構(gòu)是單位的歷史寶庫。檔案室是單位的歷史資料和特有的知識、技術(shù)等資料的庫存地，它服務于單位的各項工作，同時也是對外服務的窗口，是社會公信度最高的部門。

六、檔案管理是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案工作是維護歷史真實面貌的一項重要工作，科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績和管理水平的重要尺度。檔案記載著一個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的工作業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材，對提高決策水平和工作效率，促進各方面發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

七、檔案是進行文化建設(shè)的生動素材。檔案是單位發(fā)展的真實記錄和見證，是單位文化的重要組成部分，通過檔案我們能夠了解到單位的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，那一張張照片、一段段影像、一份份文件、一件件實物，讓職工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會更感性的了解我們。

八、檔案管理標準化是精細化管理的體現(xiàn)。檔案管理的標準化就是運用科學的先進的手段，將檔案的收集、整理、立卷、編號、編目、歸檔等每個步驟按照統(tǒng)一標準運行，每一步都由規(guī)章制約，每個環(huán)節(jié)都通過制度進行規(guī)范，它符合精細化管理“精準、精確、細致、細化”的要求，是規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。檔案管理的規(guī)范，可帶動文書工作、運營管理、檢查考核、財務管理等各項單位職能活動的規(guī)范，使精細化管理內(nèi)涵逐步滲透到公司工作的各個方面，進而提高公司綜合管理水平及整體形象。

檔案管理是公司每項工作、每個活動的最后一個環(huán)節(jié)，歸檔工作的完成標志著一項工作的圓滿結(jié)束，只有完成檔案工作才能使公司的各項管理形成一個完整的閉合。檔案管理與其他方面的管理不同，它不是只局限于某一方面的管理活動，每個部門、每個職工都會直接或間接地與之發(fā)生密切的關(guān)系，因此不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而且是需要所有人員共同參與才能取得一定成效的事業(yè)。檔案工作不但對單位工作有重要作用，而且與每個職工個人的過去和將來都息息相關(guān)，關(guān)心檔案工作，配合檔案工作，重視對檔案材料的積累和保護，是我們每一位員工應盡的職責。

第四篇：測繪檔案管理和保密工作制度

測繪檔案管理和保密工作制度

一技術(shù)檔案歸檔范圍

1外部資料歸檔

各專業(yè)技術(shù)人員因公外出（參觀、學習）參加各類專業(yè)性會議，收集獲取的文件、資料、應及時向資料室移交歸檔以便查閱，個人不得保存文件資料。

2技術(shù)檔案

測量技術(shù)檔案、含測量記錄、測量計算本、現(xiàn)場測量原圖等等。3技術(shù)檔案

1合同評審檔案

2生產(chǎn)過程的控制及產(chǎn)品檢驗，試驗審核質(zhì)量記錄。

3測量、控制等方面的質(zhì)量記錄。

二歸檔要求

1歸檔文件、原本、材料、必須完整，系統(tǒng)，準確。

2歸檔文件材料，必須如實反映生產(chǎn)、科研質(zhì)量、管理等活動的真實內(nèi)容及其歷史過程。

3歸檔文件必經(jīng)層次分明，字跡工整，圖樣清晰規(guī)格統(tǒng)一。三檔案分類、編目與檢索

1根據(jù)圖象和部檔案部門的有關(guān)規(guī)定，進行系統(tǒng)的分類及編號。2分類、編號要遵循文件材料的形成規(guī)律及檢識方法，要求符合科學化標準化要求便于保管和方便查找。

3編制檔案總目錄、分類目錄，底圖目錄案卷目錄（保管單位目錄）等。

4根據(jù)需要編求檔案檢索工具，并進行著錄方去按照國家標準《檔案著錄規(guī)則》GB3792。5-85執(zhí)行

四技術(shù)檔案的管理

1檔案接收，檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)，接交雙方在移交清單上簽字，驗收合格的檔案是按分類編號規(guī)定進行標識，登帖、填卡、裝盒入柜管理。

2存放檔案資料經(jīng)有專用柜、櫥、架等，存放方法以便于檢查為主。

3微膠片，照片，不外帶，石茶片，轉(zhuǎn)盤等要存放在技術(shù)的密材盒，膠片頁夾或影集中，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。

4定期清理、核對庫存檔案，做到檔物相符，對破檔變質(zhì)比的檔案，要及時補或復柜卡，庫存檔案因移交，作廢，遺失等注銷柜卡時，要查明原因，登記存檔。

5借閱檔案資料,必經(jīng)辦理借閱手續(xù)并在規(guī)定時間內(nèi)歸還.6底圖及原始資料,只限存檔案室內(nèi)閱讀,不得外借.7借閱檔案安求妥善保管,不得遺失,損壞轉(zhuǎn)借,不得拆開剪裁加注標記不得撣自復印。

8保存檔案經(jīng)有專門的部門的庫房，應具有防盜、防火、防曬、防潮、防塵、防蟲、安全措施，具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和通風條件。

五檔案保密制度

1、認真學習貫徹執(zhí)行《保密法》及有關(guān)保密工作的制度、規(guī)定，不斷增強保密法律意識，確保檔案秘密的安全。

2、切實加強對機密、秘密文件的管理，嚴格登記、借閱、清退、保管等工作。

3、借用檔案應嚴格履行手續(xù)，實行登記。外單位查閱檔案必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管領(lǐng)導同意后方可提供。

4、凡借閱檔案，要嚴格按規(guī)定履行手續(xù)，不符合手續(xù)的不予查閱。

5、下班后應將使用中的檔案放入柜內(nèi)保存，不能隨意亂放。

6、在整理和鑒定檔案過程中需銷毀的文件資料，按保密要求將文件資料登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導簽字后統(tǒng)一銷毀。

7、嚴禁攜帶檔案材料到公共場所和外出辦事。

8、非本室工作人員不得隨意進入檔案室及隨意翻閱檔案。

9、檔案工作人員要嚴格遵守保密制度，不得失密、泄密。

10、如有失、泄密事件發(fā)生，必須及時向分管領(lǐng)導匯報，并立

即采取補救措施。

六檔案的鑒定與銷毀

1根據(jù)國家及上級檔案部門的規(guī)定編制檔案保管期表檔案保管期分永久、限長、期短期三種。

2檔案工作應該兩年鑒定一次，必要時可提前進行。

3檔案鑒定工作由總工程師組織專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員參加的鑒定小組施，總工程師任組長部門負責人直接參與，直接對檔案進行鑒定，并編寫鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見,由組長和部門負責人簽字，注明鑒定日期。

4檔案通過鑒定，達到劃定保管期限準確，保管質(zhì)量達到標準鑒定發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關(guān)部門指定專人負責修改補充。

5檔案通過鑒定對已超過保管期限的需進行銷毀處理，要銷毀處處理的檔案，必經(jīng)慎重從事，要事先提出銷毀報告與清單，說明銷毀處理由與依據(jù)，登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導審批，銷毀時應嚴格執(zhí)行保密制度，要有監(jiān)銷人，銷毀后監(jiān)銷人要在銷毀清單上簽字與其它有關(guān)資料一并歸檔備查。

1七檔案統(tǒng)計

1按季、年進行檔案統(tǒng)計工作，并將材料表報總工。

2統(tǒng)計內(nèi)容要反映檔案管理現(xiàn)狀況，包括各類檔案數(shù)量（件、箱及分布情況），進出情況，利用情況，取得的經(jīng)濟效益、社會效益（損壞、變質(zhì)、丟失等）

3統(tǒng)計數(shù)據(jù)的原始記錄依據(jù)確保準確及時可靠

八檢查與驗核檢查與驗核工作由總工管理，對技術(shù)檔案管理工作每年檢查一次。

2本執(zhí)行情況在檢查檔案工作標準和個人工作標準中一并檢查驗核。

第五篇：針對房地產(chǎn)工作中的一些建議

針對房地產(chǎn)工作中的一些建議：

1、選擇好營銷策劃公司；

2、選擇好的設(shè)計公司：

a、推行設(shè)計招標，擇優(yōu)選擇設(shè)計單位積極推行建筑方案與經(jīng)濟方案相結(jié)合的設(shè)計招標方法，盡量將工程主體及配套的圍護、綠化等均放在一起進行招標，采用多家競投，組織有關(guān)專家綜合評比，這樣既可優(yōu)選出好的設(shè)計單位，又可促進設(shè)計方在項目整體布局、建筑造型使用功能上開拓創(chuàng)新，在降低工程造價上下功夫。開展限額設(shè)計，有效控制造價：積極推行限額設(shè)計，健全設(shè)計經(jīng)濟責任制。設(shè)計人員應熟悉掌握建筑工程預算定額及費用定額，熟悉建筑材料預算價格，然后按項目投資估算控制初步設(shè)計及概算，再用初步設(shè)計概算控制施工圖設(shè)計及概算。因此，各專業(yè)在保證功能及技術(shù)指標的前提下，必須制定雙贏策略，合理分解和使用投資限額，融施工圖設(shè)計和施工圖預算為一體，把技術(shù)和經(jīng)濟有機結(jié)合起來。嚴格控制設(shè)計變更，以保證投資限額不輕易突破。

b、不少設(shè)計單位存在著設(shè)計不精、深度不夠的情況。這是增加工程造價的不確定因素。由于設(shè)計頻繁變更，給工程造價控制帶來一定的難度。依據(jù)開發(fā)經(jīng)驗和投資估算的要求，必須有效地確定設(shè)計限額（造價、三大材消耗指標等），并建立獎懲考核激勵機制。對哪個專業(yè)或哪一段突破了造價指標，必須分析原因，用設(shè)計修改的辦法加以解決。

c、采用合同措施，有效控制造價：針對目前設(shè)計人員經(jīng)濟觀念淡薄，設(shè)計變更隨心所欲。應在設(shè)計合同經(jīng)濟條款上，增加設(shè)計變更及修改的費用額度限制條款，如設(shè)計變更費超出施工合同價的某一比例（如5%）時，則扣罰一定比例的設(shè)計費（設(shè)計質(zhì)保金）。采取一定的約束力是對設(shè)計規(guī)范、設(shè)計標準、工程量與概預算指標等各方面控制的舉措之一。

3、做好合同洽談、合同評審工作：應按合同內(nèi)容明確協(xié)議條款，按照中標價格和中標工期與施工單位嚴格履行承包合同（在格式合同里要制訂詳細的專用條款）。

4、從管理模式上著手，充分利用監(jiān)理單位進行項目投資的造價控制，要求監(jiān)理單位按照監(jiān)理大綱和實施細則，完善職責分工及有關(guān)制度，落實責任，把好簽證關(guān)、審核關(guān)。同時現(xiàn)場項目部必須做好月度工程進度款的初審，造價部門做好工程進度款的復審，避免超付、提前付。

5、要發(fā)揮企業(yè)員工最大作用：在緊張的工作之余，要加強團隊建設(shè)，打造一個業(yè)務全面，工作熱情高漲的團隊。

6、注意培養(yǎng)人才：在市場經(jīng)濟的環(huán)境下，企業(yè)的競爭已經(jīng)成為人才的競爭，要提高職工的福利和待遇，從感情上來留住人才，并加強對技術(shù)骨干的培養(yǎng)力度。以上幾點跟大家探討，不足之處也請大家指正。

2011-10-19