第一篇：檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作中存在的問題

１．１ 對檔案的重視程度不夠 長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作 的認識都存在一些誤區，認為檔案Ｔ作就是抄抄寫寫、保管的 事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽 視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

１．２管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后 大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要 性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不 了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對 檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次，一些歸 檔的材料不夠真實和準確。

１．３檔案室硬件環境設施不齊全 對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案 室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀、整潔及完整。有的 管檔單位甚至連必備的切刀、統一的檔案夾

第二篇：檔案管理工作中存在的問題及對策

檔案管理工作中存在的問題及對策

摘 要：目前我國大多數檔案部門在檔案管理工作中仍存在問題，影響到檔案管理工作的進一步的發展。因此，強化檔案管理工作在其部門中的重要地位，及時改進檔案管理工作中遇到的問題加以及時解決，勢必成為我國檔案管理工作的重點。

關鍵詞：檔案管理 檔案管理制度 資源開發

前言

隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作以其機密性較高、政策性和專業性較強的主要特點，成為我國經濟、科研等主要信息的載體，在我國經濟管理工作中發揮著重要的作用。因此，在現今高速發展的市場經濟下，建立科學、系統、民主的的檔案管理制度，可以有效的保證經濟的協調、高效、有序的運行，對人們的生存與發展都起著至關重要的作用。

一、檔案管理工作中存在的具體問題

1.1 管理存在誤區

長久以來，我國很大部分人員和領導干部在檔案管理上存在認識的誤區，將檔案管理工作看成時簡單的抄寫與資料管理的事物性工作，既不是主要的工作內容，也不能為單位帶來一定的經濟利益，只要管好、不將檔案丟失、不泄露檔案機密，可以隨時應付單位資料查檔或外調。因而造成了檔案管理人員以及領導干部對檔案管理工作的認識偏差，它已經適應不了現代管理的需求。

1.2 管理水平低，管理力量弱，管理手段過于落后

我國對于檔案管理方面沒有專門的檔案管理培訓，檔案管理人員對檔案的歸集、整理、裝訂等業務流程并不熟悉，檔案人員缺乏正確的檔案收集意識，嚴重影響了檔案的管理水平。

1.3 并不齊全的硬件環境設施

由于單位對檔案管理工作的重視不夠，致使單位并不為檔案管理部門制備的硬件設施，個別單位甚至沒有專門的的檔案室管理檔案，單位的檔案的完整、美觀及整潔將會面臨霉變、蟲蛀等問題的影響，甚至會連基本的檔案管理設備都缺乏。如：檔案夾、切刀等。

二、檔案管理工作的應對策略

為了適應社會主義的發展需求，提高檔案管理的工作效率，發揮其工作的重要性。

2.1提高檔案管理人員的工作素質

增強干部檔案工作隊伍的建設，同時從事檔案管理工作的管理人員必須要選擇責任心較強、政治上可靠、作風正派的共產黨員。加強對這部分人員的道德教育、崗位管理知識的培養，多關心對他們的日常生活工作，使他們在工作中充分發揮其主動熱情的工作態度和思維創立能力。檔案人員的自身素質和工作態度決定了檔案管理的好壞，因此，檔案管理人員的自身素質的提高時極為重要的。同時，檔案管理人員也應當注意自身專業水平的提高，積極參加技能培訓等提高專業水平的活動中來，熟悉檔案管理工作的基本要求和工作流程，提高檔案管理工作的質量和效率。積極發展檔案管理事業，使檔案管理更加科學、實用，為社會的發展貢獻有利的信息資源。

2.2 設立健全的檔案管理制度

2.2.1檔案管理工作要建立具有科學性、合理性的規章制度，并且要求該制度要符合單位的特點，切合實際的檔案管理情況，以滿足單位對檔案管理的具體需求。

2.2.2 制定的檔案管理制度必須適用于單位，并將簡便易行、方便實用與可操作性強作為檔案管理制度建立的目標，更好的進行和約束檔案管理工作，為其工作提供良好的指導與規范作用。

2.2.3 制度的制定必須遵循雙向性原則，使其在約束員工的同時也約束。因為領導是制度的執行者，而單位則是由員工構成的群體，單位領導要做好單位的帶頭作用，是檔案管理制度得到切實有效的實施。

2.2.4 堅持檔案管理制度的嚴肅性。由于檔案管理制度是本部門自行制定并實施的，所以在其制度的執行過程中一定要堅持嚴肅的執行態度，做到賞罰分明，體現其制度的權威性。

2.3提升并完善檔案的功能

增加檔案內容，使其更加全面完善，以客觀的態度對檔案進行分析處理，及時更像檔案的內容管理，使檔案可以及時的反映當前的動態狀況。因此，我們應重新對檔案的功能進行定位；首先，我們要保證將原有檔案進行妥善保管；其次要擴大檔案內容的涵蓋范圍，使其更加豐富全面，使其更加適應單位對信息的大量需求，為單位提供更好更優質的服務。

2.4 采用信息化的檔案管理手段

社會主義市場經濟迅速發展的今天，信息化已經成為當今社會的主要發展趨勢和重要的工作工具。它要求檔案人員具備良好的計算機水平，同時也是對檔案工作提出的新要求。我國經濟已經于世界接軌，強烈的市場競爭與社會需要，要求我們要將檔案管理的新手段與當代先進的科學研究成果應用到實際工作中來，以期達到提升檔案管理工作的工作效率與管理水平。

2.5 提高檔案管理的服務水平

檔案管理人員必須樹立正確的服務理念，樹立“工作就是服務的”正確觀念，將增強崗位服務意識與主動熱情服務作為檔案管理工作的根本出發點和主要歸宿。要確立明確的檔案管理服務方向，端正工作態度，增強服務意識，樹立新的服務意識，提高檔案的服務質量。檔案服務工作的好壞取決于檔案管理者，而服務的好壞則是衡量一個單位部門檔案管理人員的重要標準。

結束語：

新世紀下，要求我們的檔案管理工作要時刻緊跟時代發展的潮流，建立符合時代發展的檔案管理工作。同時，從根本上更新檔案管理的觀念，采取切實有效的應對措施。積極探索現代化檔案管理的管理模式，以此進一步改善現檔案管理模式，為促進社會主義的進步、經濟的良好發展，貢獻一份力量。

第三篇：檔案管理工作中存在的問題與建議

電子檔案管理工作中存在的問題與建議

近年來,隨著信息技術的迅猛發展,成熟的信息及電子技術被迅速應用到檔案管理中。在這種情況下,一種新型的檔案形式--電子檔案應運而生。

電子檔案管理是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。由于電子檔案具有機讀性、檔案信息存儲的高密度性、檔案信息的數字化性等特點，不但使檔案的存儲載體面臨重大挑戰，而且賦予了檔案工作新的特征和內涵。

一、電子檔案管理過程中的問題

（一）電子檔案自身的安全性問題。

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體,這類載體成分比較復雜，性能不穩定，可能出現檔案失真的問題。而且對環境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限低于傳統紙質檔案。傳輸安全性也就是網絡安全性，網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內容進行了刪改，是難以發現和確定。

（二）面對電子檔案的沖擊，紙質檔案的處理問題。在多年的管理過程中形成各類紙質檔案是最原始、最直接、最真實、最權威的記錄和依據，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產生并非是紙質檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統檔案工作的統籌安排，需要盡快實現紙質檔案的數字化。使電子檔案和紙質檔案盡快接軌。

（三）辦公自動化與電子檔案管理無縫結合。在新的辦公模式下，辦公自動化慢慢站主導地位，每天處理的公文數量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質文件的趨勢，但在現階段，文件的歸檔依然應以紙質文件為主。由于設計和開發人員手段不統一，使得電子檔案系統和辦公自動化系統不能無縫結合，電子文件歸檔相對滯后，即使歸檔后文件的準確性也無法保證。

（四）對電子檔案管理人員提出了新挑戰。

電子檔案管理工作人員知識結構單一的矛盾。文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學科范圍。使檔案工作成為一門集計算機科學與檔案學于一體的綜合性的學科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業知識，還要不斷提高現代化管理技能，同時還要掌握其他相關學科的知識，這樣才能適應檔案工作現代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。目前檔案管理人員的素質普遍較低，知識面較窄，特別是對網絡安全、計算機技術、數據庫技術、等相關知識幾乎一片空白，面對新的需要顯得難以適應、無所適從，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用。

二、電子檔案管理過程中的建議

（一）加強電子檔案的保管。

電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度,并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機械磨損和強烈震動等條件。

（二）做好電子檔案數據備份恢復工作。

備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。備份對象主要為文書、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統檔案數字化后的文件，最好實行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復。

（三）要加強網絡的安全管理。

通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數字式簽名等先進技術手段,保證電子檔案管理網絡的正常運行。同部門、不同人員的查閱權限,并對所利用的電子檔案進行全程監控并自動記錄,防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

（四）對文件進行安全監控。在一般電腦系統中，文件內容若有任何改變，電腦并不會加以記錄，因此更改文件的動作會不留痕跡，這使得事件發生后，追查毫無線索。因此有不要讓電腦詳細記錄在存取電子文件時候留下的所有異動記錄。

（五）處理好檔案管理的投入問題。

電子檔案的應運而生是現代化的標準，然后現代化的辦公就要求有現代化的設備，檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網絡辦公條件下的信息接受、處理、存儲和利用，就必須又相應的現代化的設備投入。與傳統檔案管理相比，現代環境下的檔案工作的自覺投入超出以前一倍以上甚至幾倍。

（六）采取“雙軌制”歸檔法。

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。

（七）盡快完成對紙質檔案的數字化。

紙質檔案電子化可以改善檔案管理工作，才能盡快適應信息時代的要求。因此需要盡快將現有紙質檔案通過掃描實現原文件數字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應關系。

（八）做好對辦公自動化系統和電子檔案無縫集成的開發工作。

使電子文件能及時歸檔，增強文件利用的時效性。要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

（九）提高檔案工作人員綜合素質和創新能力。隨著檔案信息進程推進和現代檔案事業的發展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質、職業道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數據庫管理的維護工作，系統掌握現代管理知識和檔案專業知識，努力優化知識結構，以適應信息時代檔案工作的需要。同時電子檔案管理作為檔案事業發展進程中的新生事物，注定了它的發展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創新，才能探索出一條新時期電子檔案管理工作發展的新路子，取得新的成果。

總之，電子檔案的出現，給傳統檔案工作帶來了諸多的挑戰，檔案工作要適應未來的工作環境迎接新技術革命的挑戰，必須從現在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創新，并盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，以適應未來對檔案事業的發展要求。

第四篇：談檔案管理工作中存在的問題及對策

談檔案管理工作中存在的問題及對策

【摘 要】近年來，隨著我國經濟的不斷發展和科技進步的日新月異，信息化、科技化時代已經到來，檔案管理工作也凸顯了其在社會管理系統中越來越重要的作用。面對新時期的挑戰，檔案管理工作必須突破傳統的管理模式，改革創新管理方法，提高檔案管理水平。本文分析了目前檔案管理工作中存在的一些問題，并提出了相應的解決對策。力求通過筆者努力，找到促進檔案管理工作水平進一步提升的可靠途徑。

【關鍵詞】檔案管理；工程建設

影響一個企事業單位管理水平高低的因素有很多，而檔案管理工作水平的高低，直接關系到單位能否綜合利用信息資源來使各項工作有序進行。隨著社會信息化程度越來越高，檔案管理信息任務量也日益加重。在這種趨勢下，檔案管理工作人員必須有意識地發現管理中存在的問題，并結合實際狀況，提出具有針對性的有效改進措施。當前工程施工檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案收集整理不及時，沒有形成完整體系

工程建設過程中，必須重視檔案的收集整理，及時形成完整體系，確保工程檔案的收集整理效果。建筑企業在實際的檔案管理工作中，還存在對施工檔案沒有及時進行收集整理的問題，影響了檔案的系統性，使施工檔案難以發揮其作用。施工檔案的收集整理受到建筑企業多方面影響，一些建筑企業在工程建設中以經濟效益為最終目標，對建筑工程施工檔案資料收集整理的重要性認識不夠，影響檔案收集整理工作在企業建筑施工過程中的具體實施。

建筑工程在建設后期，工程建設技術人員陸續撤離施工現場，帶走部分專業施工技術檔案，導致建筑工程后期施工檔案的分散，給建筑工程施工檔案的收集整理工作帶來困難。檔案整理人員對施工技術檔案等專業性高的文獻資料把控度不夠，整理過程中難以形成具有完整體系的施工檔案，給建筑工程施工項目的檔案管理工作帶來巨大影響。

1.2 工程施工難度提高，施工檔案數量增多

隨著社會經濟的不斷發展，對建筑工程的要求越來越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工難度，增加了工程項目的施工檔案數量。如果建筑企業沒有做好工程項目施工檔案管理準備工作，依然采用原有施工檔案的收集整理辦法，必然降低建筑工程施工檔案管理質量。建筑工程的施工檔案包括施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設難度的不斷增加，施工檔案的數量也在不斷增多，需要建筑企業根據具體施工檔案的收集整理要求，采取相應措施，保證建筑工程檔案收集質量。建筑工程的檔案管理，因為檔案數量的增多，造成檔案管理難度加大，一些沒有保存價值的建設資料，也被保存在施工檔案中，而工程總結、竣工驗收等重要資料卻沒有被完整保存在施工檔案中。

1.3 施工檔案資料的有效性缺乏保證

施工檔案的收集、整理和保存是一項周期性長的工作，在實際的工程建設中，建筑工程的檔案資料因為復印份數少或保管措施不到位，施工檔案資料沒有真正受到保護監管，難以保證其有效性。建設施工過程中，因為某些項目的負責人并不是時時都在施工一線，一些重要的現場資料填寫，會出現代簽現象，難以保證施工檔案的有效性。因為施工檔案管理人員的檔案意識薄弱，沒有及時將施工檔案轉交給業主，或在完成施工檔案的轉交之后，并不及時對施工檔案重新進行收集整理，錯過了施工檔案交付后的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型造成無法挽回的損失。

在檔案的利用過程中，一些建筑單位并沒有真正意識到施工檔案的重要性，對施工檔案的利用也僅限于工程驗收證書、工程最終預算等方面的查驗，其他價值性更高的技術文檔并沒有真正利用，給施工人員造成施工檔案實效價值并不大的錯覺。工程施工檔案管理主要問題的成因

2.1 施工檔案管理制度落實效果不夠

目前，在建筑工程中，施工檔案管理工作的具體落實，還缺乏相關管理制度，實際工作中，各建設單位根據自身的實際需求，對施工檔案管理的方式方法存在差異，影響了施工檔案的統一管理。由于沒有健全的施工檔案管理制度，導致建設施工過程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質量。隨著建筑工程建設難度的提升，檔案資料數量越來越多，沒有科學、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導致檔案管理效果難以落到實處。

2.2 工程建設單位和建設人員重視程度不夠

一些工程建設單位對檔案管理工作的認識程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當做建筑工程中的一般臨時性工作，沒有制定企業內部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質量。施工檔案的收集和管理，在一些建設人員看來是一項苦差事，導致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒有做好鑒定驗收工作，材料歸檔范圍沒有明確，影響了施工檔案管理工作效果。新時期解決檔案管理問題的對策

3.1 轉變落后觀念

為了提高新時期檔案管理工作水平，首先要從改變許多檔案管理工作人員長期存在的檔案管理工作意義不大這一錯誤觀念抓起，一方面需要單位領導人自身加強對檔案管理工作的重視，從而加強宣傳教育，加大監督力度，促使檔案管理工作人員改變工作態度，提升工作責任感，進而高效率、高質量地完成工作任務。另一方面要對檔案管理工作人員進行思想教育，向其展現檔案管理工作為單位創造的一系列成果，使其從內心深處充分認識到檔案管理工作的重要性，從而可以全身心地投入到管理工作中。

3.2 健全檔案管理制度

隨著我國社會管理系統的不斷完善，檔案管理制度也應該符合新時代的要求，不斷進行改革、不斷加以完善，盡可能避免管理中隨意性、盲目性現象的出現。檔案管理部門應明確任務分配，嚴格執行獎懲制度，一方面要積極鼓勵對單位做出貢獻的優秀員工，另一方面要嚴加懲罰給單位帶來損失的不利行為，真正建立起有效、適用的檔案管理制度。

3.3 實現檔案管理信息化

隨著社會信息化、自動化步伐的不斷加快，傳統的檔案管理模式已不再適應新時期下社會發展的需要，而檔案管理信息化就是將傳統的實體存儲升級為數字化存儲，實現資源的高度共享。檔案管理信息化的實現，能夠促使檔案管理人員在龐大的信息量面前，快速地查找到所需要的資源，不僅節省了搜索檔案的時間，而且可以使檔案管理人員獲得更加全面、更加準確的數據信息。另外，檔案管理信息化的便捷也有利于激發檔案管理人員的工作熱情，最大限度地將資源管理的潛能發揮出來，從而實現檔案信息資源合理高效利用，促使新時期下檔案管理工作朝著現代化、科學化、規范化的方向發展。

3.4 加強建筑企業的制度建設，提高檔案管理人員的認識程度

企業根據我國對現場施工檔案的具體法規要求，并結合企業實際情況，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，保證建筑企業在具體的檔案管理工作效果落實過程中有章可循。建筑企業要積極通過開辦培訓班等形式，提高建筑工程人員對施工檔案的重視程度。建筑企業在施工檔案管理工作中，要克服傳統管理經驗，對施工檔案管理人員進行明確，保證建筑工程施工檔案的質量。

3.5 保證施工檔案的真實有效

對于建筑工程的施工檔案，必須保證施工檔案的真實有效，從檔案形成的源頭開始，把建筑檔案的形成融入到工程建設過程中。在具體的實施過程中，建筑企業必須根據檔案管理制度要求，對檔案形成進行有效跟蹤，保證施工檔案的真實有效。結語

為了能夠提高檔案管理工作水平，檔案管理負責人應結合現代社會信息化快速發展的趨勢，認真分析本單位在制度完善、員工素質、資料完整性以及工作流程等方面存在的問題，在符合法律法規要求的范圍內，積極采取切實可行的應對措施，并嚴格規范執行，確保檔案管理工作能夠在一條高效、高速的道路上，從而獲得持續性、健康發展。

參考文獻：

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第五篇：淺談高校檔案管理工作中存在的問題及對策

淺談民辦高校檔案管理工作中存在的問題及對策醫藥學院劉虹千

民辦高校檔案工作是高校工作的重要組成部分，是提高高校工作效率和工作質量的必要條件，是維護高校資料完整的一項重要工作。不言而喻，高校檔案工作是高校工作中不可缺少的一部分。幾年檔案業務專業知識的學習與實踐，使我深深體會到各二級學院檔案工作存在的一些問題和不足，很值得我們去思考和改進。

一、當前民辦高校檔案管理存在的不足

（一）檔案管理員法規意識淺薄。民辦高校檔案管理人員不管是專職的還是兼職的，對《檔案法》學習不夠，對檔案法規了解不透徹，認識不到檔案管理的重要性，往往牽扯到自身利益時才能領會檔案管理是高校管理工作中不可缺少的一部分。

（二）民辦高校檔案管理人員更換頻繁。民辦高校工作比較復雜，往往因為節省開支，檔案管理工作就由辦公室人員兼任，專職的人員很少，檔案工作就不被重視，任何人都能替代檔案管理員；民辦高校由于人多事雜，一旦機構改革，崗位變動，檔案管理員也隨之頻繁更換，對檔案專業本來就認識不夠，知識又很陌生，加之民辦高校文件材料收集也是一項繁多的工作任務，需要歸檔時無論文件收集齊全不齊全都歸檔了，中間就會出現許多漏洞。

（三）檔案管理人員專業素質不高。檔案工作者必須具備檔案管理的專業知識，對檔案的工作內容、工作流程有細致的了解，對檔案工作事務有清楚的認識，并熟悉檔案的分類、整理、立卷等一整套檔案工作的規程。民辦高校的檔案管理員對檔案專業知識只靠每年學校組織員工參加一些檔案業務培訓略知一點，根本

不結合學校自身進行實踐，每年檔案管理檢查時部分管理人員總是借口本職工作太多沒時間整理檔案為由，要么整理不完全，要么說文件找不著，甚至有人說不知道文件怎么歸檔，急需要的文件找不到時，就像是像熱鍋上的螞蟻，既費時間又費精力。

（四）檔案管理不夠規范。

1.部分學院檔案室缺少安全設施，主要體現在滅火器已過期沒有更換；沒有安裝防盜門等，“十防”安全措施有待于提高。

2.檔案專業知識貧乏。文件材料的收集、分類、編目、裝訂、裝盒等工作流程，看似簡單，實際操作復雜，往往出現文件分類不正確、編目不規范、裝訂不整齊等問題。

（五）專業檔案收集不全。各二級學院只注重本職工作中的專業檔案如：主要業務方面的法律、法規、制度、案例等檔案，對本單位的照片、聲像、實物、電子等檔案收集不及時、不齊全，豈不知這些檔案對本單位也非常重要，對以后撰寫本單位專業志會起一定的作用。

（六）在信息開發和編研工作上也存在一些問題。二級學院只對本學院每年的大事記、機構改革、領導更迭、黨員登記、技術開發等資料編寫重視。有些二級學院綜合檔案室為達標應付檢查，編研資料質量差、利用價值小。

二、提高檔案管理效率的對策

改觀目前基層單位機關檔案管理工作現狀，提高檔案管理效率，實現檔案管理的規范化是檔案管理工作的目標，我建議要解決一下問題:

（一）加大宣傳力度，增強全社會檔案意識。

基層單位配合檔案部門采取多種形式宣傳《檔案法》、《陜西省檔案管理條例》，發放宣傳資料、貼標語、掛橫幅、擺放宣傳牌等，呼吁全社會重視檔案、了解檔案、積極捐獻重要、珍貴

檔案。

(二)提高文檔人員專業技能和素質。

檔案部門應定期去基層單位進行專業業務指導，和基層文檔人員多交流，及時糾正他們錯誤的工作方法，幫助他們提高業務技能。

（二）檔案管理制度化、標準化、規范化。

首先要強調學院檔案室安全第一，這也是檔案管理的第一要務。再就是學院應建立健全檔案工作管理機制和規章制度，加強檔案基礎建設和信息化建設，提高檔案管理現代化水平和服務，加強對各門類應歸檔文件材料的管理能力，確保歸檔文件準確、完整、整理規范，檔案利用便捷;依法按期移交符合進館標準的檔案，具備條件的要做到電子目錄、全文數據與紙質檔案全部進館，逐步引導建立機關文件檔案管理中心，完善機關檔案工作管理體制。

（四）加強專業檔案的收集工作。學院應及時收集本院每年重大活動的照片、聲像、實物、電子檔案等，如：上級重要領導視察、重要會議場面、大型活動等；錄音、錄像、碟片；獎牌、獎章；光盤等。

（五）大力開發信息資源，提高檔案開發利用率。

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料提供給社會，實現資源共享。

隨著現代化技術在檔案工作領域的廣泛應用，機關檔案工作的技術含量不斷增加，管理手段也不斷改進。機關檔案計算機輔助管理從單機管理發展到網絡管理，從案卷、文件目錄管理發展到全文信息管理，從單一的檔案管理發展到“文檔一體化”管理，我們將面臨各種挑戰，努力把機關檔案工作邁向新的臺階。