如何提升職場寫作能力

身在職場，我們隨時都要將自己的想法轉化為文字。或寫在紙上，或敲進電腦，或打印出來，然后傳遞給別人，讓他們了解我們所要表達的想法。這是一個顯性化的過程，也是一個轉化的過程。如何將原本隱藏在自己大腦中的那些想法有效地提取出來，然后組織語言形成文字，最后清晰準確地呈現在他人面前，這需要強大的寫作能力。

為什么職場中善寫之人更容易得到領導的青睞？真的是因為“寫作能力強”嗎？我們從深層次的角度看，其實不盡然，寫作不僅僅是寫作。寫作能力不僅是思維水平的體現，更是職業素養的體現。寫作能力與水平問題其實困擾著許多人。信息的采集、加工、傳遞，都需要寫作，因此寫作的重要性就不言而喻。如何提高職場寫作能力與水平呢？其實有很多方法與技巧，針對這些問題我提出一些淺顯的看法。

職場寫作有何意義

寫作是職場底層能力，是每一個職場人都應該必備的基礎素質，好比大廈矗立的根基，大河流淌的河床；同時，它還決定了其他各項能力所能發揮的高度，是一個人職場綜合能力的天花板。

1.鍛煉邏輯能力

不善寫作的人往往很難通過文字準確地描述出問題的關鍵所在，他們的表達總是顯得混亂模糊。他們很少對行文脈絡進行構思，總是想到哪里寫到哪里。在他們的文章中看不到明確的觀點和有效的論證。再看善于寫作的人，他們目標明確，能有效制定寫作策略，系統地構思，并以系統的眼光看問題，在那些看似孤立、彼此不相關的信息間建立聯系。通過歸納概括進行有機整合，最后還能通過演繹的方式進行推理和預測。

2.提升溝通能力

職場寫作的本質是溝通，而溝通能力是一個職場人必備的重要底層能力之一。相信我們在職場中，既感受過有效寫作表達傳遞信息帶給我們的愉悅體驗，也體會過糟糕文字給我們的困惑。我們在職場的每一次寫作，不只是為自己傳遞了一次信息，更是為同事和領導創造了一次愉悅的閱讀體驗。職場寫作能力表面上看是筆桿子功夫，但背后是一個員工在工作上的目標感、計劃性、思考深度、態度的最佳體現。

3.建立信任關系

我們寫出的內容在傳遞信息的同時，也在向外界展示我們的態度，過硬的職場寫作能力，能快速建立領導、同事間的信任。一份一封思路清晰、表達精彩的項目郵件會讓同事和領導看完后眼前一亮；一篇主題明確，觀點突出，邏輯清晰、案例精彩的項目報告，能幫助自己在領導或者客戶面前快速建立信任；一份優勢、成績突出的簡歷，能讓你在眾多簡歷中脫穎而出。

4.打造個人標簽

職場寫作對個人影響力主要體現在三個方面：第一方面是掌握基本的寫作能力，用寫作達成職場上的溝通目標，讓表達更清晰、更有說服力，從而提高職場競爭力；第二個方面是嘗試利用寫作能力，在職場內部創造價值，例如堅持輸出分享自己的經驗和知識，從而在職場內形成一定的影響力；第三個方面是面向社會的價值，如運營自媒體、寫作出書，從而持續提升社會影響力。

寫作能力差的原因

大部分只在大學之前練習過寫作，而大學及以后的漫長歲月中，都缺乏寫作的訓練。如果說讀書時代的寫作關聯的是考試的分數，那么成年人的寫作則是牽涉個人能力。

1.認知理解膚淺

有的人原本寫作功底也不錯，文章四平八穩，但是缺乏高度，沒有思想，由于理論功底不足，寫出的材料層次受限；站立點不高，視野不夠開闊，特別是理論功夫不厚實。因此要想所寫的內容有高度、深度，讓別人看了覺得有“沉甸甸的干貨”，就要自己努力學習，不斷“充電”加深認知，改善知識結構。

2.知識消化不良

知識的消化吸收有一個過程。有些人急于求成，閱讀時囫圇吞棗沒有細讀，對于寫作技巧理解不到位，甚至理解有偏差。這樣對于寫作當然就起不到促進作用，有時甚至還會起反作用，導致自己寫作時不知所措，無從下手。另外，閱讀時只注重量的積累，沒有注意知識的消化與吸收，導致寫作水平提升不明顯。

3.目標觀點不準

文檔的立意能夠通過標題有所反映，很多文檔文筆出眾，看似精彩，但仔細品味就察覺缺少目標觀點或文檔立意不夠清晰。甚至有的文檔在通讀后并不能抓住作者的觀點，讓人一頭霧水。此種文檔并沒有價值可言，長此以往也無法提高自身能力，真正精彩的文檔并不是辭藻華麗，而是能夠讓讀者把握全文主旨，能夠恍然大悟或者感同身受，這才是撰寫的真正目的。

4.素材儲備不足

有些人雖然掌握了寫作方法，但是不注重日常各方面知識的積累，或者是積累的方式不實用，看過的好材料、好方法過目就忘，這樣寫作時自然就用不上，看書幾乎等于白看，關鍵時刻還得急急忙忙找資料。“巧婦難為無米之炊”要想解決沒米下鍋的難題，要學會積累寫作材料，這樣寫作時才會不犯難。

職場寫作學習方法

1.強化深度思考

想要擺脫膚淺的理論層面，需要強化深度思考，想要把思考的東西寫成一篇完整的文章，需要前后呼應、自圓其說，需要對寫的內容進行研究，理清楚他們的前后關系，努力把內容放到一個完整的邏輯構架中來。原本有的限制，無法輕易繞開；原本沒有的條件，也不能隨意增加上去；原本不怎么深入考慮的東西，在寫作過程中，就要一層一層的深入思考下去。

寫東西，有兩種情境：一種情境是寫自己知道的東西，另外一種是寫自己不知道的東西。

寫自己知道的東西，是梳理已有知識，并分享出來，這也有很大的益處，因為梳理和分享，本身就是進一步學習的過程。

寫自己不知道的東西，就是思考和探索了。從已知的東西出發，探索未知的的世界。即使結果是錯的，也沒有關系?；赝嘶厝?，從錯誤之處重新推演來過，總能得到一些正確的東西。

2.鍛煉邏輯能力

寫作寫得好，大多數人直覺上覺得是文字的能力，是遣詞造句的功夫。但事實上一個人文章能夠寫得好，真正關鍵的其實是邏輯能力。良好的邏輯能力有助于構建文檔結構，主要體現在如下方面：

主旨鮮明

文章要明確表達作者的觀點，不能模棱兩可，意思不明；

條理分明

要按照一定順序進行書寫，從幾個角度或方面論證觀點，每個部分之間結構應該清晰分明；

主次分明

文章應該分清主次，不應該什么內容都同樣篇幅，要分出重點內容和非重點內容，重點的內容重點論述，徹底說清楚，沒那么重要的，點到即止；

邏輯自洽

論證的邏輯要自圓其說，絕不能出現前后矛盾的情況；

邏輯嚴密

論證要全面，不能遺漏，也不能重疊。

3.儲備寫作素材

要想提升職場寫作能力，把文檔寫好，一是要注重知識積累、知識儲備，平時學到的、看到的、聽到的有價值的各種資料信息，不能漫不經心，看過就丟；二是要當有心人、識貨人，及時用適當的方式和形式記錄下來、集中起來，持續積累，掌握更多的“活材料”。有了素材，才能創造出更多優秀的作品。

閱歷

一個有閱歷的人就像一本書，他的經歷、感悟、包括對過去的追憶，都是寫作的好素材。同時多與有閱歷的人聊天，多聽、多看，可以將他人的閱歷收集到自己的素材庫中。

觀察

對于同一件事，有的人寫出來的內容，能夠做到內容詳實，細節生動，而有的人卻只能寫出干巴巴的兩三句話，這是什么原因呢？原因在于對于時間觀察的程度不同。細致入微的觀察有助于接近事情的本質。

思考

人的大腦總是一刻不停地轉動，每一刻都會有很多的想法和念頭。當不注意時，這些想法可能就消失了，但當我們沿著一個想法一直思考，就會得到很多的結論。

閱讀

其實人們大部分的知識都是從閱讀中學習的，你可以沒登陸過月球，但直到月球的地貌，沒在古代生活過，卻能了解當時的歷史，這都是書本提供的寫作素材。通過書籍，使我們增長見識。

4.養成寫作習慣

大多數人把寫作當成了一個非常正式的行為，好像沒個一天半天的時間，不打開電腦寫兩三千字，就不算寫作，這就錯了。寫作是一門手藝，用進廢退，經常練手就熟，練得少手就生，所以養成寫作習慣是提升寫作能力的一個有效方法。

隨時寫作

養成寫作習慣的第一步，是放棄大段的、固定的、安靜的寫作時間，要學會培養隨時寫作的能力。一天當中突然產生寫點什么的沖動，不要壓制它，不要說等晚點再寫，馬上動筆。

隨地寫作

很多人必須在書桌前坐下，來杯咖啡，打開電腦，才能寫作。寫作本身就不是高大上的事情，而是個苦差事，所以不要太注重這些形式化的東西。寫作靈感、情緒和感受是隨時隨地被觸發的，當被觸發時，就應該寫下來。

隨意寫作

如果堅持寫，可能有一天進入“主題短缺”的情況，即想寫卻不知道些什么，那么可以隨意一些，為了寫而寫。我們可以寫原創的觀點，也可以寫看完某個觀點的感受，可以自己寫故事，也可以寫聽完某個故事的啟發……實際上不是沒有東西可寫，而是思路沒有打開，思考維度沒有得到拓展。

職場寫作進行步驟

職場寫作可能是很多職場人的“老大難”問題，從文檔構思、收集素材、快速發版、反復修改這四個步驟入手，寫出一篇職場佳作并不難。

1.文檔框架構思

仔細思考核心觀點。文章的核心觀點是什么？要表達什么樣的主題？這是在動筆之前必須想明白的。想清楚核心觀點，關鍵是要抓住問題的本質，用高度概括、凝練的語言把要表達的思想說清楚。

仔細思考文章結構。整篇文章應該如何設計，如何形成一個結構緊湊、觀點明確、內涵豐富、邏輯嚴謹的文章框架？這也是動筆之前必須思考的一個問題。要切忌“找”提綱，翻閱各類材料，這里摘一個意思，那里找一個想法。擬定提綱，最起碼要寫到二級，想得清楚的地方要寫到三級。

仔細思考文章的重點。如果動筆之前，不考慮清楚文章的重點在哪里，那就會眉毛胡子一把抓。要想清楚重點，必須學會抓住主要矛盾，明白哪些是最主要的，哪些是相對次要的。

仔細思考文章的亮點。每篇文章都應該有其亮點。如果沒有，那文章自然黯淡無光，難以獲得認可。要想清楚亮點和創新點，必須大膽創新。

2.搜集素材資料

平時積累材料很重要，這不僅是掌握知識的重要方法，更是成為職場寫作高手的重要手段。將日常工作中的學習到的內容進行隨手記錄，記錄到工作文檔中，先整體進行記錄，可以記錄一個大框，再到局部，將內容進行層層細化，后續對這些記錄進行完善與總結，形成知識體系。在寫文檔前找出可以借鑒使用的素材，通過學習和模仿，寫出來的文章在結構上、內容上不會出現大的偏差。

3.加快發布初版

長期用電腦寫作，很多人往往養成“先寫容易的”和“復制粘貼”的習慣。好的職場文章應該文氣貫通，如果先寫材料豐富的、容易的、想清楚的，會使文章看上去是“拼湊”出來的，而不是“寫”出來的。這是寫作的大忌。另外，靈感時稍縱即逝的，有時候靈感很充足，情緒很到位，但是在創作的過程中，突然被打斷，可能就記不起來了。所以形成良好的寫作習慣，動筆之前想清楚，按照提綱，從頭到尾寫下來、順下來，然后快速發布初版。初版內容中往往有一些不盡如人意的地方，通過與同事溝通交互，迭代發版，讓內容精進。

4.根據反饋修改

好文不厭百回改。成稿之后每閱讀一次都會發現自己不太滿意的地方。通過理順邏輯、整理情節、精煉語句、校對詞句保證文章本身的質量。要強迫自己多換角度、加深思考、提高站位，對已有的文稿反復琢磨，反復修改，有時甚至還要推倒重來。一篇文章每突破一次“改不動”的困境，就會上升一個水平，自己的寫作能力也會提高一個層次。另外，自己修改后的作品要勇于讓同事進行點評，細心聽取他人的反饋意見，慎重修改一定能使文章的境界得到很大地提升。

數通暢聯認為：在工作學習過程中通過不斷地記錄文檔，可以從多方面提升自身的綜合能力。一方面可以感覺到自己的邏輯思維有了很顯著的提升，尤其是在記錄教程類的文檔時，例如某些系統的使用手冊?？梢灾匦率崂硪槐橄到y的技術要點；另一方面通過對系統的梳理，過程中可以不斷提高自己的邏輯思維，進而提高自己的技術能力和水平。同時撰寫文檔也是一個總結、反思的過程，能夠幫助個人促進深入思考的能力。

就目前的IT行業來看，撰寫文檔也并不是毫無緣由的，一個優秀的IT從業者勢必具有過硬的筆頭功夫。除此之外，不管向項目實施、項目管理、項目經理或是后端開發等任何方向發展，都會有撰寫項目總結、實施進度匯報、需求設計文檔等的要求，因此提升文檔撰寫能力刻不容緩，重視并培養自己撰寫文檔的能力、提高職場寫作水平至關重要。