行政工作實行方案

為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本方案。行政部工作主要包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、車輛管理,公司設備管理,訂餐訂房訂票管理,報刊及郵發(fā)管理等。

根據(jù)企業(yè)行政部的根本職責和公司的根本現(xiàn)狀我建議實行以下公司行政管理制度：

一、辦公用品管理

1、公司各部門所須的辦公用品由辦公室統(tǒng)一購置，各部門按實際需要領用。

2、辦公用品的申購主要集中在每月的25日——27日，辦公用品的領取主要集中在每月的1日和16日兩次，其余時間如須領取辦公用品須部門經(jīng)理或總監(jiān)簽字確認。

3、辦公用品的領取必須填寫辦公用品領取一覽表。

4、員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字確認。

二、打印,復印管理

1、公司所要復印的文檔都應在行政部存檔，未經(jīng)行政部同意各部門不得私自打印和復印大量文件。

2、各部門所須復印或打印的文件，應由各部門主管進行統(tǒng)計申報行政部并作好登記，統(tǒng)一打印或復印應防止零星打印或復印。

3、如行政部發(fā)現(xiàn)需要打印或復印的部門未填寫所須打印或復印的數(shù)量或數(shù)量不符，除責成其重新填寫外將限制該部門使用打印機，直至落實責任及相關處分。

4、任何人不得利用公司利用公司機器復印或打印與工作無關的文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有權根據(jù)公司相關規(guī)章制度并通知人事部進行處分。

三、印章管理

1、印章應由行政統(tǒng)一管理。

2、各部門印章由各部門指定專人負責保管，印章使用及保管應有行政部記錄，不能委托他人代管。

3、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。

4、任何印章的使用必須經(jīng)總經(jīng)理批準后才可使用。

5、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。

6、公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。

7、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。

四

收發(fā)

1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送

時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。

2、行政部收到

后，在接收臺帳上登記，并負責通知收件人及時領取及簽字確認。

五

信件收發(fā)

1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責。收發(fā)業(yè)務范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。

2、收發(fā)人員須根據(jù)相關文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。

3、收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。

4、對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個人簽字領取。

5、對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉移。

6、業(yè)務部給客戶發(fā)送信件或快遞時應統(tǒng)一統(tǒng)計，然后上報行政部所要發(fā)送信件的內(nèi)容及數(shù)量。

六

公司設備申請

公司設備指的是凡價值超過30元人民幣以上的物品

1、講究方案性和本錢效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按方案完成：

.配發(fā)過程中，是否供給，供給多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級別；

1．2.要考慮實際可能的收益〔對工作的推動〕，而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資金用在“刀刃〞上；

1．3.要使庫存保持合理的限度〔根本上無閑置的資產(chǎn)〕，注意提高資金的有效利用率。

2、具體流程:

2．1各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預算方案，提出切實可行的申請要求〔內(nèi)容具體翔實、理由充分〕，填寫辦公設備申請表經(jīng)部門主管簽字同意后，抄送給行政部。

2．2行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設備資產(chǎn)情況對申請進行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設備申請原那么，提出解決建議和意見〔調(diào)撥或購置〕。

2．3如果采取“調(diào)撥〞程序，行政部將調(diào)撥方案上報行政部主管副總簽字確認后實施；

2．4如果采取“購置〞程序，行政部問清所申請設備的性能和價錢，填寫采購清單，然后由申請人找總經(jīng)理簽字前方可購置。

2．5采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購置、費用攤銷，過程遵循“價廉物美〞“貨比三家〞的原那么，在滿足各部門需求的根底上，注意設備的性能價格比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設備采購結束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領用，責任到人。

6．所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應收歸行政部倉庫，并在部門設備管理員處登記。

七．訂餐,訂房,訂票

為方便公司全體員工，表達行政部的效勞性。現(xiàn)將有關訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總如下：

1、各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應的申請表〔內(nèi)容具體詳實〕，申報行政部上報總經(jīng)理。

2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結款。

3、各部門承當在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風險，例如承當退票費、退房費等。

4、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量〔訂票一般提前2～3天知會行政部，訂餐、訂房一般提前1～2天〕。

5、各部門申請不得提高出實際需要的要求。如經(jīng)發(fā)現(xiàn)行政部有權根據(jù)公司的的相關制度通知人事部進行相關處分。

八

宣傳品的管理

1、公司宣傳品包括宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。

2、領用宣傳品在5份以下的，由領用人在行政部宣傳用品領用物品一覽表登記。

3、領用宣傳品在5份以上的，須由申領負責人進行統(tǒng)計，由部門主管簽字確認后，在宣傳用品領用一覽表登記后領用。

4、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責成其重新填寫外，并向其部門主管投訴及進行相關處分。

5、宣傳用品的領用要厲行節(jié)約，嚴禁浪費。

九

會議管理

1、公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認。

2、會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等，便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置。

3、公司任何部門主辦的會議資料各自存檔外還要由行政部整理、立卷、存檔。

4.、會議結束后由行政部派人清理會場，查收設備。

十

車輛管理

公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務活動使用，公司人員如要用車，應提前通知行政部做好車輛安排及調(diào)度。

公司以后有了自己的車輛還應設立以下制度和使用規(guī)那么：

1、公司車輛由行政部門負責管理，分別按車號設冊登記管理。

2、公司車輛的使用實行“派車單〞制度。員工應認真填寫“派車單〞，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。假設有預計用車需要，應提前2—3天向行政部門提交“派車單〞申請。

3、“派車單〞經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責車輛統(tǒng)一調(diào)度。

4、車輛使用完畢，使用人員、駕駛人員須填寫“車輛使用實際情況記錄單〞，交行政部備案。

5、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報總經(jīng)理查核一次，以防浪費，如超過耗油標準時〔指不正常〕應及時查出原因。

6、如公司須私人用車需在不防礙公司用車的同時還要自理其他費用〔如汽油費,過路過橋費,停車費,保養(yǎng)費等〕。

十一設備維修管理

1、報修人員先將報修信息反應給行政部；

2、行政部會根據(jù)購置憑據(jù)聯(lián)系廠商，組織及時維修；

3、通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設備給報修者使用；

4、機器設備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；

十二

管理

1、為辦公設備,使用。私事打市內(nèi)

不得防礙公務，并嚴重禁止長時間占用公司

打私人。

2、禁止員工為私事打長途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違者除補交長途

費外并由人事部給予人事處分。確有急事者，應先請示部門主管。

十三

電腦管理

1、電腦為辦公設備，上班時間禁止查看私人網(wǎng)頁,聊天，游戲等。

2、禁止瀏覽非法網(wǎng)頁。

3、分配電腦負責人要保護電腦，并做好電腦維護。

十四

員工宿舍管理

員工宿舍是公司給員工的福利，要嚴格按照“豪門員工宿舍管理規(guī)章制度〞和“豪門員工宿舍七不準〞實行。

十五

擋案管理

1、公司的規(guī)劃、年度方案、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞開工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、工程方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

在行政部都要有備案存檔。

2、擋案要堅決保密。

3、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、借閱非密級檔案可通過行政部直接提檔。

4、公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，再通過行政部并辦理借閱手續(xù)。

5、借閱檔案必須保護，保持整潔，嚴禁涂改，注意平安和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔案應由總經(jīng)理助理或行政經(jīng)理批準方可摘錄和復制。

6、任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料；

7、假設按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準前方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司行政部批準前方可銷毀。

8、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。