第一篇：高校教學秘書的角色定位與素質(zhì)要求解析

收稿日期：２００７－１２－０２

作者簡介：徐巧娣（１９７４－），女，江蘇鹽城人，南通大學教育科學學院助教，碩士。

２００８年６月南通大學學報（教育科學版）Ｊｕｎ．２００８第２４卷第２期

ＪｏｕｒｎａｌｏｆＮａｎｔｏｎｇＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（ＥｄｕｃａｔｉｏｎＳｃｉｅｎｃｅｓＥｄｉｔｉｏｎ）Ｖｏｌ．２４，Ｎｏ．２

高校教學秘書的角色定位與素質(zhì)要求 徐巧娣

（南通大學教育科學學院，江蘇南通２２６００７）

摘要：教學秘書主要負責院、系教學事務，在教學管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。國家對高校教學工作日益重

視，教學秘書必須具備與之適應的多方面的良好素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：教學秘書；角色定位；素質(zhì)要求中圖分類號：Ｇ６４５．１８ 文獻標識碼：Ａ

文章編號：１００８－２１９０（２００８）０２－００７５－０３

一、高校教學秘書的角色定位

高校教學秘書是高校教學管理隊伍的重要組成部分，主要負責院、系教學事務，在教學管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。然而長期以來，人們對教學秘書缺乏正確的認識和評價，認為教學秘書的工作是一項瑣碎、繁雜卻又不足掛齒的簡單勞動，教學秘書就是“勤雜工”，這是認識上的一個誤區(qū)。對教學秘書的準確定位，有助于

我們正確認識、了解教學秘書工作，了解這項工作的重要性。高校教學秘書處于管理與教學的中間地位，是學校領(lǐng)導者進行教學管理決策的得力助手，是保證教學工作正常運轉(zhuǎn)、教務師資得以完善管理的重要力量。［１］其工作職責是在教務處與學院領(lǐng)導的調(diào)控下，按照一定的教務管理原則，運用各種管理手段，組織和協(xié)調(diào)各項教學活動，為順利完成教學任務、實現(xiàn)教學目標提供必要條件。教學秘書既是教務管理的具體執(zhí)行者、實施者，又是各項教學活動的組織者、安排者，同時還是教務處與學院之間、教師之間、師生之間開展教學活動的橋梁和紐帶。因此，教學秘書的工作至關(guān)重要，是高校教務管理的重要組成部分，在教學過程中起著不可忽視的作用。

（一）教學秘書承擔了最基層、最具體的教學管理工作 在高校教學管理中，教學秘書的工作內(nèi)容涉及

面廣，內(nèi)容繁雜。從課程來看，教學秘書的工作經(jīng)過落實教學計劃規(guī)定課程，包括教學大綱的編寫、教材選定、試題庫的建立和完善等，然后組織學生選擇自己所修的課程，通過排課落實教學任務，合理配置教師、教室、設施設備等教學資源。通過備課、授課、聽課和評課等形式檢查并反饋教師教學準備情況、課堂教學組織情況以及學生的課堂表現(xiàn)；組織考試，登載成績，反映課程教學效果。這樣一個過程不是交替而是交叉推進的，因為課程性質(zhì)和教學任務下達與開課時間有時間差，有時候這個過程的周期長度會達到一個學期至一個半學期。從學生的學習經(jīng)歷來看，教學秘書的工作要經(jīng)過學生入學登記注冊、每學期成績登記、每學期報到注冊到畢業(yè)成績的統(tǒng)計和畢業(yè)證的發(fā)放這樣一個過程，而這個過程則是由培養(yǎng)目標和規(guī)格決定的。無論從課程的過程還是從學生經(jīng)歷的過程來看，它的預備階段都是教學計劃的制定期，即經(jīng)過調(diào)查研究和充分論證，確立人才培養(yǎng)方向、目標和規(guī)格，以此為依據(jù)來整合課程，構(gòu)建學科基礎平臺和專業(yè)課程模塊，并確定各教學環(huán)節(jié)的時間占用及進程。在此階段，教學秘書往往還需要參與教學計劃的制定。

（二）教學秘書既接受教務部門的領(lǐng)導又接受學院的領(lǐng)導 《高等學校教學管理要點》指出系（院）可設教學

秘書和教務員，在教學系主任（院長）領(lǐng)導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作。這明確界定了教學秘書的行政關(guān)系和崗位職責范圍，教學秘書的行政關(guān)系隸屬于各教學單位，教學秘書的崗位職責是教學管理。而教務部門是教學管理的“調(diào)度室”和中心樞紐，而且教學秘書的任職條件一般也是由教務部門制定的。教學秘書一方面接受學校教務部門領(lǐng)導，完成由教務部門分配的諸多的教學管理事務，另一方面，教學秘書還要完成學院領(lǐng)導或辦公室交辦的事情。因此，教學秘書必須接受教務部門的領(lǐng)導和指導，同時也受行政隸屬關(guān)系的教學單位的領(lǐng)導的管理和指導。

（三）教學秘書既是教學管理者又是教學管理研究者 “教學管理是一門學問，教學管理這門學問也需 要人們?nèi)パ芯俊！保郏玻菰凇镀胀ǜ叩葘W校本科教學工作 隨機性水平評估方案（試行）》 的一級指標“教學管理”中設有“管理隊伍”二級指標，該二級指標項有兩個主要觀測點，第一個觀測點為“教學管理隊伍的結(jié)構(gòu)與素質(zhì)”，它注解明確了教學管理隊伍的構(gòu)成，教學管理隊伍包括學校主管教學的校長、教務處專職教學管理人員、院（系、部）主管教學的院長（主任）、教學秘書及教務員等。第二個觀測點為“教學管理及其改革的研究與實踐成果”。它規(guī)定了教學管理人員不僅必須研究教學管理這門學問，而且必須有一定的成果產(chǎn)出，否則就無法達標。從教學管理人員數(shù)量結(jié)構(gòu)看，教學秘書“三分天下有其一”，研究教學管理責無旁貸，“

教學秘書，理當成為這門學問的研究者。”［３］事實上要切實擔負起自己的業(yè)務工作，教學

秘書也非成為這門學問的研究者不可。教學秘書在貫徹執(zhí)行黨的教育方針和學校及各自教學單位的教學指導思想的過程中，在結(jié)合自己的日常管理工作輔助領(lǐng)導進行教學管理的決策過程中，都會碰到許多新情況、新問題，這就需要教學秘書勤于學習，善于調(diào)研，及時提出新的對策以適應形勢的變化。越是快速發(fā)展的高校，越是辦學層次高的學校，對教學秘書教學管理研究的水平和能力要求就越高。可見，教學秘書從事的專業(yè)就是教學管理和教學管理研究。無論是高校整體管理工作需要，還是從教學水平評估達標考慮，教學秘書的管理工作和研究工作都應該占據(jù)應有的地位，并應該為其創(chuàng)造和提供一定的條件、提出相應的要求。因此，教學秘書既是教學管理者又是教學管理研究者。

二、高校教學秘書必備的素質(zhì)要求隨著高等學校教學改革的不斷深入，教學管理要向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，這給教學管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。要使教學秘書發(fā)揮應有的作用，勝任和保質(zhì)保量地完成工作任務，其素質(zhì)要求成為關(guān)鍵因素。

（一）教學秘書應該具備良好的政治素養(yǎng)《中國教育改革發(fā)展綱要》明確提出：“高等教育肩負著培養(yǎng)高級人才、發(fā)展科學技術(shù)文化和促進現(xiàn)代化建設的重要任務”，人才的培養(yǎng)在于教育，高校教學管理人是教育隊伍的重要組成部分，教學管理人員同時也是教育者，必須具備高度的政治責任心、社會責任感、良好的職業(yè)道德和情操。首先要以“三個代表”的重要思想武裝自己的頭腦，保持自我的先進性，樹立正確的人生觀、價值觀、道德觀；其次，要忠誠于人民的教育事業(yè)，具有強烈的事業(yè)心和責任感，協(xié)助教師研究探索培養(yǎng)人才如何適應社會需要，這是每個教學管理者的職責。同時還應樹立服務、協(xié)調(diào)、管理、改革的思想和不計名利得失的獻身精神。第三，具有較高的思想修養(yǎng)和境界。高校的教學秘書要做到以禮待人，以誠相待，較高的政治思想素質(zhì)是做好這一工作的保證，是做好管理工作的先決條件。高尚的道德情操對青年學生起著楷模作用，教學秘書只有把教育青年學生的愿望和思想，具體細化到日常管理工作中，才能做到以身作則，為人師表，達到培養(yǎng)人才的目的。

（二）高校教學秘書應具有穩(wěn)定的心理素質(zhì)和強烈的責任意識

良好的心理素質(zhì)對教學秘書工作才能的發(fā)揮起積極作用，同時又是善解人意的心理保障。這就要求教學秘書不斷提高自身修養(yǎng)，顧大局、識大體，從不同的角度觀察問題，一方面可以開闊胸襟，增強心理承受力；另一面要能以需求定服務，化被動為主動，以積極的心態(tài)投入工作。教學秘書處于教學最前線，范圍廣、事情雜、任務重，十分辛苦、勞累，而教學秘書在領(lǐng)導決策和決策執(zhí)行實踐中起著承上

啟下、上聯(lián)下達的中介、樞紐的作用。［１］所以它無時不在提示和要求我們必須具有強烈的責任意識。教學秘書對任何一項工作都要嚴肅認真，大到傳達上級指示、小到書寫黑板報通知，事無巨細，都要一絲不茍、十分細心地及時處理好每一項具體工作。教學秘書的工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響教

?

學的順利進行，如：新學期課程的安排、教學計劃的調(diào)整、教材的征訂，期末學生考試的安排、任課通知書的下發(fā)等都非常具體、非常細致和繁雜，稍有不慎，可能就會發(fā)生教學事故。

（三）高校教學秘書應具有優(yōu)秀的業(yè)務素質(zhì)高校教學管理工作的規(guī)范有序、科學高效，對高校教學秘書提出了很高的要求。首先，教學秘書必須具有廣博的知識，具有復合型的知識結(jié)構(gòu)。教學秘書作為教學活動的組織管理者，除了要懂得教育科學，如高等教育學、教育心理等基本原理，教學過程、教學方法及師資隊伍建設管理知識外，還應掌握專業(yè)建設、課程建設、教材建設必須懂得的相關(guān)知識。第二，教學秘書不僅要有一定的科研能力還要有寫作表達能力。教學秘書工作的學術(shù)性很強，如參與改造課程計劃的制訂與修訂，教學內(nèi)容與教學改革，教學質(zhì)量的評價與管理，教材的選用等，這些都有較高的學術(shù)性要求。教學秘書在工作中要做到上情下達、下情上達、解釋原因、交涉事宜等，這就要求注重方法，講求表達的藝術(shù)，并具有較強的工作能力。教學秘書作為院領(lǐng)導的參謀和助手，要將自己的聰明才智融進領(lǐng)導的決策之中，這就需要教學秘書要有較強的工作能力：一方面教學秘書要具有極強的統(tǒng)籌能力。學校的教學事務頭緒繁多，教學秘書要通曉各學年、各學期、各時段的常規(guī)性事務，做到事前有計劃、計劃有余地，要考慮院、系與學校整體的關(guān)系，妥善安排，分清輕重緩急。另一方面，教學秘書還要具有協(xié)作、溝通能力。教學秘書要經(jīng)常與教務處、院系部領(lǐng)導、教師和學生打交道，很多工作的順利完成都得益于幾方面人員的共同努力。因此，教學秘書在工作中應具有與他人協(xié)作共事的觀念，處理問題時要從多角度考慮，妥善處理好交辦和催辦的事情。教學秘書要經(jīng)常與上級溝通，接收學院有關(guān)教學方面的信息，同時與教師和學生充分交流，搜集相關(guān)信息，了解院系部的教學狀況及發(fā)展勢態(tài)并將其及時匯報，使兩者形

成合力。［２］教學秘書需要有現(xiàn)代化管理技能。以計算機及網(wǎng)絡為核心的現(xiàn)代化管理手段在各高校的教學及教學管理工作中已逐漸普及，在此情形下教學秘書要能熟練使用計算機進行字表處理、網(wǎng)上辦公等，在為師生提供快捷、優(yōu)質(zhì)服務的同時也減輕了工作強度，提高了工作效率。

（四）高校教學秘書應具備創(chuàng)新意識和良好的服 務意識

創(chuàng)新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。高等教育日益具有開放性和國際性，教學管理人員應吸收和借鑒國內(nèi)外院校的成功管理經(jīng)驗，樹立開放、創(chuàng)新意識，改革過去那種“封閉、保守、靜止”的思維方式，具有現(xiàn)代意識。

教學秘書是連接院領(lǐng)導和師生的橋梁，是協(xié)調(diào)部門之間的紐帶。這一客觀地位就決定了其工作的基本職責是服務。教學秘書工作必須以服務為主。服務是教學秘書的天職。為順應高校體制改革和市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，高校教學秘書必須增強服務意識，并從以下三個方面做好工作：

１．為學院領(lǐng)導服務。所謂為學院領(lǐng)導服務，主要

是要當好學院領(lǐng)導的參謀和助手：參謀就是為學院領(lǐng)導出謀獻策；助手就是協(xié)助學院領(lǐng)導辦理具體事務，如課程管理、學籍管理、教學計劃制定與調(diào)整、收集、反饋、傳遞信息，為學院領(lǐng)導決策提供信息和依據(jù)等服務，使之民主化、科學化。

２．為教學科研服務。教學秘書是學校教學計劃 的主要執(zhí)行者，也是學院領(lǐng)導組織教學、管理教學的參與者和助手，而高等學校的主要任務是教學、科研，其中心工作是培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的社會主義建設人才。因此，教學秘書必須圍繞學校這一中心工作，為教學、科研服務。

３．為學生服務。教學秘書管理過程中要協(xié)調(diào)好

各方面的關(guān)系，使每項工作得以順利開展，執(zhí)行規(guī)章制度的同時，要考慮到各項因素。在鏈接協(xié)調(diào)的過程中處理不當，就會導致工作不能如期完成，堵塞信息溝通，因此要依據(jù)事務的輕重緩急進行處理，選取易于接受的柔性策略，換位思考，擇優(yōu)決策，善于抓住解決問題的適當時機和渠道。坦誠地面對問題，平和地調(diào)解矛盾，使教學管理工作良性循環(huán)。

參考文獻：

［１］陳文貴，楊玉林．教學秘書在高校教學管理中的作用及隊 伍建設［Ｊ］．天津職業(yè)技術(shù)學院學報，２００２（４）． ［２］陸靖等．以能力培養(yǎng)為核心、技術(shù)為主線，建立化學實驗課程新體系［Ｊ］．高等理科教育，２０００（６）．

［３］王誠怡．關(guān)于做好高校教學秘書工作的幾點思考［Ｊ］．黑龍江 高等教育，２００３（３）． ［責任編輯］金男

第二篇：論高校教學秘書的角色定位和素質(zhì)

論高校教學秘書的角色定位和素質(zhì)

高校教學管理規(guī)范化是高校規(guī)范教學管理、提高教學質(zhì)量的必然要求。如何做好教學管理工作,是高校教學管理者必須研究的重要課題。而想要做好教學管理工作，首先要建立一支素質(zhì)好、能力強的教學管理隊伍,這是是實現(xiàn)高校教學管理規(guī)范化的關(guān)鍵。教學管理隊伍素質(zhì)的高低，不僅直接關(guān)系到教學水平、教學質(zhì)量和辦學效益的高低,甚至關(guān)系到學校今后的生存和發(fā)展。因此，要選拔工作能力強、有事業(yè)心、責任感、踏實肯干的管理干部充實該隊伍。

作為一名教學秘書，應該是高校教學管理隊伍的重要組成部分，通過一定的組織形式、管理手段使教學活動達到預定目標的過程，在高校教學管理規(guī)范化中起著重要而特殊的作用。他們是基層管理者、組織協(xié)調(diào)者、檢查監(jiān)督者,也是管理本院、系教學教務工作的得力助手，從組織、落實教學計劃到協(xié)調(diào)配置教學資源這些方面都起著橋梁作用，同時也是學校教務處、教師、學生及相關(guān)部門聯(lián)系的紐帶。教學秘書的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力直接影響著學校的教學管理水平、管理效率和教學質(zhì)量。他們既是管理者又是服務者，是教學工作正常進行的保證。在教學管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。因此教學秘書的業(yè)務水平與基本素質(zhì)直接影響到教學管理規(guī)范化的水平。本文強調(diào)教學秘書必須適應現(xiàn)今信息化教學管理的新形勢，從基本能力和專業(yè)能力方面不斷地完善自己，并提出了提高教學秘書素質(zhì)的具體措施。

近年來，隨著各高校的擴大招生，大力引進師資，學校對教學管理工作的要求逐漸完善，要求效率不斷提高，教學秘書想要提高自身綜合素質(zhì)來適應現(xiàn)今信息化教學管理的新形勢，首先要了解自身工作的特點，要具有創(chuàng)新精神和求實作風，這樣才能面對繁雜的工作游刃有余，從而提高工作的效率。以下為本人總結(jié)的部分觀點。

1．服務性

教學秘書承擔著向全系教師宣傳系部、學院及上級主管部門所制定的各項規(guī)章制度的職能，同時也負責向全系教師傳達各類教學管理文件、主動征求和虛心聽取教師對學院教學管理工作的意見和建議、及時反饋信息和意見等工作，所以說教學秘書是上情下達、下情上達的服務者，這里教學秘書服務的對象都是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、地域等都會有所不同，面對這些不同的教師和學生，都使教學秘書的服務對象有了特殊性，服務的難度加大。由于教師和學生是學校的主體，因此，教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務。

2．管理性

教學秘書從事的是對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理，包括教學運行管理、教學例行管理和教學檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學秩序。教學秘書從每學期的開學初至期末，始終圍繞著教學，負責處理具體的教學事務，從而保證教學活動正常、有序的開展。

3．責任性

教學秘書工作是一項對責任心要求非常高、容易出現(xiàn)責任事故、又很難出成績的工作。這項工作瑣碎、繁雜、事多，必須認真負責,稍有不慎就會影響到教學秩序，甚至造成教學事故。所以，基于這樣一個責任性的特點，要求教學秘書要始終保持認真仔細、一絲不茍的精神，事事具有高度的責任心，以保證教學工作的正常進行。

4．原則性

教學秘書工作雖平凡，卻是一項原則性很強的工作，在工作過程中，難免遇到這樣或那樣的問題，這就要求教學秘書要嚴格按規(guī)章制度辦事，實事求是，冷靜客觀地反映和處理問題 ,原則性與靈活性相結(jié)合，既要維護學院的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴肅性，又要做到公平公正和公開，使領(lǐng)導、教師和學生信賴，放心和滿意。5．繁雜性

從工作的內(nèi)容來看，教學秘書工作幾乎涉及全院教學管理的各個方面，范圍廣，工作量大，具有繁雜性的特點。既有常規(guī)性的教學管理工作，又有突發(fā)性的教學異常情況，工作面面俱到，繁瑣而復雜。這就要求教學秘書面對多樣和繁雜的工作，能溝通協(xié)調(diào)，合理安排，使得每一項工作都順暢、正常的進行。

6．形象性

教學秘書工作與其它各相關(guān)部門有著密切的聯(lián)系，擔當著上傳、下達，聯(lián)系全院各相關(guān)部門的重擔。所以，教學秘書的言行和工作作風代表著系部的整體形象。這就要求教學秘書不僅要作風正派、言行穩(wěn)重、落落大方，而且還要體現(xiàn)出積極向上的良好工作作風和較強的協(xié)調(diào)能力，在工作和各項活動中都要起到表率作用。

教學秘書在高校整體工作中具有非常重要的作用，切切實的認識自身，對自身工作有深刻的認識和正確的理解，這對進一步做好教學秘書工作，具有非常重要的意義。同時，我們也能從工作的特點以及針對性總結(jié)對教學秘書自身綜合素質(zhì)的要求。

首先，教學秘書工作的重要性要求教學秘書必須時刻保持高度的責任心和事業(yè)心。竭盡所能將各項工作做好，樹立“服務領(lǐng)導、服務老師、服務學生”的意識，服務在教學工作的第一線。在工作過程中要虛心、熱心、細心、耐心。

第二，要具有一定的教育理論知識。在教學管理中，教學秘書要經(jīng)常接觸學生，那么就必須了解學生的心理和生理特征，掌握一定的教育理論知識，只有這樣才能按照教育規(guī)律，達到管理育人、服務育人的目的。

第三，要做好參謀助手工作。教學秘書由于其工作特點，獲取信息準確、快速，在工作中應及時地向系主任反饋信息，讓系主任對各方面情況有個總體的了解，從而更好地采取合理化措施進行有效的管理。當然，教學秘書還有必要將以往的信息進行總結(jié)，從中得出一些回溯性、經(jīng)驗性的東西，供系主任參考。只有這樣，才能輔助系主任對教學工作作出正確的決策，使得上級的指令能夠更快更準確地下達，得到更有效率的回饋。

第四，具備學習意識，持續(xù)性地提高自己的業(yè)務水平。教學秘書工作看似只是簡單的資料收集、傳遞信息等。其實不然，教學秘書其實就是教學管理秘書，要想使龐雜的工作變得井井有條、處理得有條不紊，教學秘書不僅要有學習的意識即利用多種渠道，而且還要善于總結(jié)，模索科學合理的工作方法，將工作項目理清頭緒，按分階段劃分成若干條目，令其富有條理性、可操作性，甚至提出合理化建議，從而大大提高工作效率。

第五，良好的身心素質(zhì)。良好的身心素質(zhì)包括健康的身體素質(zhì)和良好的心理素質(zhì)。心理素質(zhì)是指人的意識、思想、情感、意志等心理方面所具備的基本條件。心理素質(zhì)對人的工作、學習、生活各方面都會產(chǎn)生很大的影響。良好的心理素質(zhì)是高校教學秘書能夠勝任、完成教學管理工作任務，協(xié)調(diào)人際關(guān)系等的必備條件。而強健的體魄是做好工作的基礎條件。教學秘書在緊張繁重的工作之余要注意鍛煉身體，養(yǎng)成良好的飲食生活習慣，才能保證身體處于健康狀態(tài)，為更好地工作打下良好的基礎。

總之，教學秘書工作是高校教學管理工作中的重要環(huán)節(jié)，教學秘書的工作質(zhì)量直接影響學院的教學質(zhì)量，在高校教學管理中具有舉足輕重的地位。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學管理工作將更加繁重和復雜，教學秘書將面臨更大的挑戰(zhàn),在實際工作中要不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，不斷完善自己，強化服務意識和奉獻精神，提高管理水平，為高教事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮其應有的作用。

第三篇：淺談高校行政秘書的素質(zhì)要求

摘要：高校行政管理人員是高等院校不可或缺的一支隊伍，是學校各項工作得以正常運轉(zhuǎn)的保證，而高校行政秘書崗位是最能體現(xiàn)高校行政管理體系性質(zhì)的崗位，它不僅存在于高校的校級機關(guān)層面，更多的分布在各級院系當中，是高校院系行政管理層與師生員工間相互溝通的橋梁和紐帶。

關(guān)鍵詞：高校；行政秘書；素質(zhì)要求

高校行政管理的主體是從事非教學、科研活動的相關(guān)行政機關(guān),其成員是各級各類機構(gòu)的管理者和執(zhí)行者。高校院系行政秘書這一崗位就是其中的一個環(huán)節(jié)，行政秘書所承擔的工作是涉獵廣泛、多面聯(lián)系、事情駁雜的，主要包含人事、工會、科研、宣傳、基建、后勤等范圍，多而廣，雜而瑣。作為高校行政工作者，結(jié)合自己的心得體會，下面我們一起來探討一下行政秘書的崗位職責及素質(zhì)要求。

一、行政秘書的崗位職責

1.會務工作。做好系會會前各項準備工作，負責會議記錄及會后資料整理，擬寫會議紀要；負責通知全系教師參加系級、校級會議和有關(guān)活動，并作好考勤工作；做好院系承擔的其他會議的各項服務工作。內(nèi)務管理工作。協(xié)助系領(lǐng)導落實學校、有關(guān)職能部門和系里部署的各項工作；協(xié)助部門安全責任人做好辦公室安全防范和檢查工作，制定部門假期值班計劃；負責全系教師的考勤，加班統(tǒng)計工作。文書工作。協(xié)助系領(lǐng)導制定工作規(guī)劃、每學期的目標管理計劃及起草有關(guān)文件；負責本系上報各類文件的校對、呈送和存檔管理工作；負責有關(guān)部門發(fā)出的各類文書的登記、傳閱、歸檔工作；制定系部有關(guān)的規(guī)章制度。財、物管理工作。負責系部各項經(jīng)費的報銷領(lǐng)取工作；負責領(lǐng)發(fā)系教職工的獎金、福利等；負責領(lǐng)發(fā)系教職工辦公用品；負責登記、保管和檢查本系財產(chǎn)。

二、行政秘書應具備的基本素質(zhì)

1.思想作風及政治理論素質(zhì)。行政秘書必須具備全心全意為人民服務的精神，實事求是、謙虛謹慎的工作態(tài)度；在具體工作上，要求做到一絲不茍，雷厲風行和精益求精。系辦公室工作面廣，內(nèi)容繁雜，任務重，責任大，因此要求辦公室人員愛崗敬業(yè)，繼承和發(fā)揚不圖名利、默默無聞、甘于奉獻、艱苦奮斗的傳統(tǒng)和作風。具有強烈的事業(yè)心和責任感，主動研究

系辦公室工作中的新情況、新問題，提高工作的效率和質(zhì)量，為師生員工服務。

１.１為領(lǐng)導服務，當好參謀和助手。行政秘書要主動掌握學校及系部的相關(guān)信息，及時準確地向系領(lǐng)導匯報，為系領(lǐng)導提供決策依據(jù)，當好領(lǐng)導的參謀和助手。在此過程中要明確與領(lǐng)導的從屬關(guān)系，尊重服從領(lǐng)導的意向，忠實積極地貫徹領(lǐng)導意圖。

１.２為教師服務，做好后勤保障工作。教師是院系辦公室工作的重點，教師的教學、科研工作的開展與進行都與系辦公室有著緊密的聯(lián)系，行政秘書要妥善處理好與教師的關(guān)系，及時傳達學校的有關(guān)的教學和科研信息，如學校或系部安排的會議、活動課題的申報等方面的有關(guān)規(guī)定要第一時間告知相關(guān)老師。教師在這些方面遇到問題，也常會到系辦公室詢問，行政秘書應積極為教師工作提供方便，如查閱相關(guān)文件和資料，向有關(guān)部門詢問，不能解決的要及時向有關(guān)部門反映。要經(jīng)常和教師了解情況，交流思想，做到相互理解和尊重，增進友誼和感情。

１.３為學生服務，發(fā)揮服務育人功能。院系辦公室承擔部分的教學管理工作，要不停地與學生打交道。行政秘書要有為學生服務的意識，真誠地對待他們，給他們以理解和關(guān)懷，并用敬業(yè)愛崗、樂于奉獻的工作態(tài)度潛移默化地影響學生，教育學生。對待學生不能以長者自居，不能擺架子。而要以真誠的態(tài)度及良好的形象影響學生，促使學生在思想上逐漸成熟，學業(yè)上有所進步。文化心理素質(zhì)。隨著高校師資隊伍建設的加強，教師的學歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)不斷改善。行政秘書作為系辦公室人員，必須掌握辦公室管理工作的基本理論和實務知識；了解與辦公室工作密切相關(guān)的學科知識；熟悉有關(guān)教育管理理論和學校教學、科研、管理方面的知識。只有具有較高的文化，豐富的教育學、心理學、管理學等方面的知識，才能做好管理、協(xié)調(diào)和服務工作。

業(yè)務技能素質(zhì)。努力提高辦公室人員的能力結(jié)構(gòu)，其中包括基本能力：即敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力；專業(yè)能力：即表達能力、協(xié)調(diào)能力、自我控制能力和組織管理能力；業(yè)務技能：即速記、打字、管理檔案、使用復印機、傳真機等。

３.１表達能力。表達能力是辦公室人員的一項基本功。無論是信息、宣傳、調(diào)研等工作，還是處理公文，都離不開文字表達，所以辦公室人員要多思、多練、多交流，日積月累，潛移默化，做到文思敏捷、下筆如神，寫出的文章觀點鮮明，層次清晰，向上能如實反映事情的真相，向下能準確表達領(lǐng)導的意圖。

３.２協(xié)調(diào)能力。善于處理上下左右、校內(nèi)校外、各部門之間各種關(guān)系的能力。行政秘書應具有較強的協(xié)調(diào)能力，合理協(xié)調(diào)好校內(nèi)校外、各部門之間的關(guān)系，努力為本校、本部門的各項工作創(chuàng)造一個寬松的外部工作環(huán)境，以實現(xiàn)高等學校教育目標的總要求。

３.３自我控制能力。它是建立良好人際關(guān)系的基礎。對于行政秘書來說，正確處理好各方面的人際關(guān)系是不可缺少的能力。它要求行政管理干部在日常工作中要沉著、寬容、耐心、頭腦冷靜、豁達大度，善于控制自己的感情沖動，學會共處，和善地與人共事。遇事能冷靜、客觀地分析問題，正確地處理好工作中的各種矛盾。

三、結(jié)束語

總之，院系辦公室的工作“細、繁、雜、忙”，是學校的“不管部”。要切實做好辦公室工作,就要了解辦公室工作的性質(zhì)、作用、特點，以及應該遵循的原則，同時努力學習科學文化知識和現(xiàn)代化管理經(jīng)驗，注重實踐，不斷提高業(yè)務水平，加強辦公自動化管理，高質(zhì)高效地完成各項工作，為學校的發(fā)展建設貢獻力量。

【參考文獻】

[1]冒榮，劉義恒.高等學校管理學[M].南京：南京大學出版社.1998.

第四篇：高職高專系級教學秘書角色定位及素質(zhì)能力探討論文

摘要：

高職高專系級教學秘書是學校教學管理工作中的最基層管理者和服務者，如何在系級教學管理中定位好角色，提高素質(zhì)能力，為搞好教學管理工作起著舉足輕重的作用。

關(guān)鍵詞：高職高專；教學秘書；角色定位；素質(zhì)能力

高等學校的根本任務是培養(yǎng)人才，教學工作始終是學校的中心工作。教學的建設、改革、管理是教學工作中三個永恒的題目，是保證和不斷提高教學質(zhì)量的三個基本要素。教育部《關(guān)于深化教學改革，培養(yǎng)適應21世紀需要的高質(zhì)量人才的意見》（教高[1998]2號附件一）指出，“教育管理是門科學，兼有學術(shù)管理和行政管理雙重職能”。第一次明確指出“教學管理是一門科學”的論斷，證明了教學管理在教學工作中的地位和重要性。

在學校的教學管理隊伍中，教務處是管理教學工作的主要職能部門，對于學校領(lǐng)導者來說，天下第一處，學校教務處。教務處的工作狀態(tài)反映一個學校整體教學工作狀態(tài)。系級教學管理部門是教務處教學管理的一個縮影，教學秘書更是系級教學管理中不可缺少的角色，定位好角色，對教學管理工作具有舉足輕重的作用。

一、系部教學秘書的角色定位。

角色即職務，位即方位、位置，是指人和物所處的位置。《周禮·天官·序官》：“辯方正得其所。”《禮記·中庸》：“天地位焉”。（《辭海》上海辭書出版社，1989版p614）簡而言之，推及到教學秘書，就是要知道自己處在什么位置；這個位置的職責范圍、工作標準和目標、各種知識技能要求是什么，只有清楚認識到自己的角色定位，才能有效的完成工作。

（一）教學運行的基層執(zhí)行者。

教學運行管理是按教學計劃實施對教學活動的最核心、最重要的管理，它包括以教師為主導、以學生為主體、師生相互配合的教學過程的組織管理和以校、系教學管理部門為主體進行的教學行政管理。根據(jù)我院《教學管理匯編》中《教學秘書工作暫行規(guī)定》可看出，教學秘書涉及的工作除要求工作能力，它還涉及到具體的學籍管理、排課、調(diào)課、考試管理、教學日常工作、訂發(fā)教材、教學檔案管理和其他有關(guān)教學運行的具體工作，每項工作執(zhí)行和完成都需通過教學秘書的組織和執(zhí)行。

1、從一學期的開學到結(jié)束，教學秘書要協(xié)助院（系）領(lǐng)導根據(jù)本系各專業(yè)人才培養(yǎng)方案，安排好每期的開課計劃，通過教研室主任協(xié)調(diào)好每位老師所上課程、課時、課表的編排、教材的征訂、期末的出題、試卷的收發(fā)、成績的登錄，都需要教學秘書去組織執(zhí)行。

2、學生的學籍變化需要教學秘書去掌握，要核實學生休學、復學、轉(zhuǎn)學、留級、降級、參軍等學生的學籍異動情況，收集材料，及時、完整的辦理相關(guān)手續(xù)，保存相關(guān)資料。學生成績的管理、畢業(yè)資格的審查也需教學秘書去執(zhí)行完成。

3、教學運行管理看似常態(tài)工作，可以按部就班，實際教學運行中經(jīng)常會發(fā)生一些狀況，教學評估、迎評改制、教學計劃的變動、上課教師的變動、教師開會、生病調(diào)課等一些不可預知情況都需要教學秘書的協(xié)調(diào)執(zhí)行。

（二）教學管理部門的“中間樞紐”。

教學秘書的工作量大，工作事務繁瑣，接觸面廣，時間性強，工作關(guān)系紛繁復雜。他在學院的總體領(lǐng)導下，上有學院教務處的教學運行科、質(zhì)量管理課、實踐教學科、教材科、等級考試辦公室；中間有學院的辦公室、學生處、科研處；下有各系部、教師和學生，每涉及一項工作，教學秘書都密不可分，教學秘書一方面要“上令下達”和“下情上奏”，傳遞和反饋信息；另一方面要協(xié)調(diào)各部門和師生的關(guān)系，擔當起學院各部門、教師、學生三者之間的紐帶和橋梁。

教學不是單一獨立的活動，它涉及多層關(guān)系，需要各部門的密切配合，學院教務處關(guān)于教學中的教學計劃、教學大綱、教案、課件等各項要求、指標需要教學秘書直接傳達到系部教師，系部教學在教學管理上的意見和建議也需要教學秘書反饋。各系之間的教師上課計劃、時間、教室、教材等活動需要教學秘書從中穿針引線，合理安排。教師與教師之間、教師與學生之間的教學活動調(diào)整，需要教學秘書協(xié)調(diào)、溝通，不能出任何差錯，否則就會影響教學的正常進行。教學工作具有實效性，且教學活動無小事，教學秘書的“中間樞紐”角色，關(guān)鍵在于提高“執(zhí)行力”，在于推動決策層所制定的路線方針和政策。

（三）師生員工的“服務員”。

教學秘書是教學活動的直接管理者，其工作性質(zhì)決定了其服務性是以服務教學活動為中心，服務于教師，服務于學生，充當“服務員”的角色。

1、任課教師工作在教學一線，是學校教學工作的主力軍，要保證其教學工作的順利進行，必須有教學秘書的密切配合。

在開學初，要準備好各種教學相關(guān)材料，向教師發(fā)放課表、教材、教學檢查的各種記錄表，如系領(lǐng)導教學巡查表輔導員教學巡查表、學生教學日志，教師教學日歷、聽課記錄表、教研活動記錄表、開新課教師的申請表等。中期要配合教學主任進行期中教學檢查，做好師生座談記錄，進行學生對老師的抽樣評價統(tǒng)計和老師、學生對教材的評估統(tǒng)計。期末要組織老師出試題卷，安排教師監(jiān)考，試卷的發(fā)放和回收，以及教師的試卷分析，協(xié)調(diào)教研室主任完善出題試卷的規(guī)范、試卷批閱和對教師批改試卷情況的檢查，及時登錄所以學生成績。期末還要對下一學期的教學計劃進行安排，征訂教材，合理安排教師的課表，充分考慮教師的各種訴求，要兼顧老師的路途遠近、還要考慮老師的年齡和家庭實際情況，盡力滿足老師的需要，做合格的“服務員”。

2、學校的辦學宗旨是培養(yǎng)具有綜合素質(zhì)的人才，教學離不開學生，學生是教學的對象和主體，教學秘書和學生有密切的接觸，自開學起就要配合輔導員發(fā)放學生班級課表、教材、教學日志，完成學生的注冊和新生的報到相關(guān)事宜。

及時傳達各種教學信息，如選修課的選報、英語等級考試、技能資格鑒定報名、畢業(yè)生的電子攝像、、學生的重修補考，期中的教學檢查安排，期末的登錄成績、畢業(yè)資格審定等學生管理工作，都需要教學秘書做好服務工作，保障教學的順利進行和完成。教學秘書還要收集整理各種檔案材料，為學校升本轉(zhuǎn)制、系級教學質(zhì)量評估提供教學管理的第一手材料，系部教師的課時、多媒體課件的使用、教案、教師的學歷、職稱情況，學生的學籍、成績等等與教學運行相關(guān)的材料。其基本點是全校協(xié)調(diào)、山下協(xié)調(diào)，嚴格執(zhí)行教學規(guī)范和各項制度，保證教學工作穩(wěn)定運行，保證教學質(zhì)量。

二、系部教學秘書的素質(zhì)能力。

（一）認真的態(tài)度。

清楚認清了教學秘書的角色，那就是要認真地履職，履行教學秘書崗位職責。教學秘書的工作是多、繁、雜，每項工作都要求準確，不得有任何失誤與差錯，否則會造成嚴重的教學事故。因為教學秘書工作貫穿于教學活動的全過程，包括教學管理的方方面面，工作量大，涉及教師和學生的根本利益，工作難度大，教學秘書必須要有一種認真的態(tài)度，嚴謹?shù)淖黠L，才能保證工作不出差錯。

（二）人性化的管理。

教學秘書的管理工作是以教師為主導、以學生為主體、師生相互配合的教學過程的組織管理和以校、系教學管理部門為主體進行的教學行政管理。其宗旨是為教學第一線的有思想、有知識的師生服務。為了整個教學運行的順利進行，形成整個團隊的最大合力，構(gòu)建全面的“和諧”，使各種利益充分兼顧，教學秘書要注意工作方法，進行人性化的管理，以師生為本，在不違背原則的情況，充分考慮師生訴求，合理安排，保證教學正常進行，又使師生愉悅。

（三）綜合的素質(zhì)及應變能力。

教學秘書工作既要嚴格執(zhí)行教學運行管理的各種規(guī)定和規(guī)章制度，又要服務于各種不同的教師、學生、各種突發(fā)的事件，注定教學秘書要不斷提高自身綜合素質(zhì)，對繁雜的事靜得下來，對突發(fā)的事能動得起來，做好協(xié)調(diào)、溝通，形成良好的教學氛圍，促進教學管理的有序進行。

提高教學秘書角色認知能力和崗位履職能力的根本途徑是不斷加強學習和創(chuàng)新，要“想得更遠，做得更好”，就要深入研究探索自己所在崗位核心性、根本性問題，以更高的境界、更寬的眼界探究影響自我發(fā)展的瓶頸問題。加強學習是為了提高境界和眼界，創(chuàng)新也一定能不斷提升崗位履職能力。

第五篇：高校秘書素質(zhì)淺析

高校秘書素質(zhì)淺析

高校秘書素質(zhì)淺析

秘書工作內(nèi)容廣、任務雜、服務性強等特點對從業(yè)人員的素質(zhì)提出了很高要求。尤其是高校秘書更應注重個人素質(zhì)的提升，因為大學校園思想活躍，多元文化交融，高校秘書作為領(lǐng)導的參謀和助手，在政治素質(zhì)方面應具有高度的政治敏感性，較高的理論、政策水平，較強的法律意識和全心全意為人民服務的思想。除此之外，還應具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)和過硬的業(yè)務素質(zhì)。

一、高校秘書的職業(yè)道德素養(yǎng)。

1.忠于職守，克己奉公。

高校秘書的工作在內(nèi)要面對全校師生員工，在外則代表學校時常與教育部門或行政機關(guān)打交道，雖然工作繁重、瑣碎，但卻又是全局工作中不可缺少、不可替代的。工作中，應克己奉公，沒有私心，全身心地投入，踏踏實實地在平凡的崗位上做好本職工作。

2.實事求是，秉公辦事。

高校秘書大都在學校領(lǐng)導身邊工作，工作中既要尊重領(lǐng)導的意見，同時在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導的意見有錯或不妥時，也應大膽地提出自己的意見和建議，不能唯唯諾諾、阿諛奉承，更不能弄虛作假、徇私舞弊，要敢于堅持原則、按章辦事。

3.埋頭苦干，任勞任怨。

高校秘書所做的都是輔助性工作，每天重復著上傳下達、迎來送往、辦會辦文等事務，細小瑣碎但又不容忽視。因為任何細節(jié)上出現(xiàn)的疏漏都有可能給全局工作帶來負面影響。所以，秘書在工作中要勤勤懇懇、周到細致，更要有任勞任怨、勇于犧牲的奉獻精神。

4.謙虛謹慎，平等待人。

高校秘書要持有謙虛謹慎的態(tài)度。工作中不僅要虛心好學、不恥下問，樂于聽取他人意見；還要有高度的責任感及一絲不茍的精神，遇事深思熟慮、三思而行，不說無根據(jù)的話，不做無把握的事。同時，還要有一顆平常心，對領(lǐng)導尊重而不奉承，對他人禮貌，切忌頤指氣使、盛氣凌人，打官腔、擺架子。這樣極易產(chǎn)生不良影響，有損學校、領(lǐng)導的形象。[論文網(wǎng) LunWenNetCom]

5.保守秘密，顧全大局。

高校秘書接觸領(lǐng)導的機會多，閱讀的文件多，參加的會議多，參加各種活動也多，自然了解的事情就多，其中不少是需要保密的，這就要求秘書工作者要有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，養(yǎng)成良好的保密習慣，做到不該說的不說，不該問的不問，機密文件一定要妥善保管，不得遺失、亂放。這樣就可以避免因嘴不嚴、工作馬虎導致泄密事情的發(fā)生，造成不可挽回的后果。另外，一旦因不慎發(fā)生泄密現(xiàn)象，要立即向組織和領(lǐng)導報告，及時采取補救措施，絕不能心存僥幸，隱瞞錯誤，一錯再錯，造成更大損失。

6.嚴于律己，自我批評。

高校的辦公部門是學校的門面，高校秘書的一言一行在一定程度上代表著學校的形象。因此，秘書工作者要增強自律意識，加強個人品德修養(yǎng)，言行檢點，獨善其身，在當前復雜的社會環(huán)境中，時刻保持清醒的頭腦，潔身自好，不忘本分，提高抗腐能力，抵住各種誘惑，做一個遵章守紀、清正廉潔的好秘書。當然，人無完人，孰能無過？但只要發(fā)現(xiàn)問題，要勇于承擔責任，主動做自我批評，并及時改正。

二、高校秘書的業(yè)務素質(zhì)。

1.必須具備的基本知識。

（1）基本理論。高校秘書應具備較高的理論水平，如馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，黨的路線、方針、政策，科學的世界觀、方法論都是高校秘書的必修課。理論水平提高了，才能在工作中迅速準確地領(lǐng)會上級的政策、批示和領(lǐng)導的意圖，在諸多矛盾中透過現(xiàn)象抓住主要矛盾，解決實際問題。

（2）專業(yè)知識。高校秘書知識面要廣，在此基礎上還應根據(jù)職業(yè)要求有所專長。如公文撰制、文書處理、檔案管理、會議組織、公關(guān)語言、調(diào)查研究等，都應準確熟練地運用到工作實際中。

（3）相關(guān)業(yè)務知識。高校秘書要知曉教育領(lǐng)域里的知識，如教育理論、教育管理、教育法、教師法、我國教育的基本情況等，尤其要了解、熟悉高校教育的性質(zhì)特點、高等教育的發(fā)展趨勢，能夠認真分析研究本校的形勢以及前途發(fā)展等問題。同時，也要了解基礎教育、中等教育、職業(yè)教育、成人教育、國外教育等。這樣才能知己知彼，有的放矢地開展工作。

（4）相關(guān)輔助知識。除了上述專業(yè)性、業(yè)務性較強的知識外，高校秘書還應學習一些社會學、經(jīng)濟學論文“ target=”_blank">經(jīng)濟學、倫理學、心理學、軟科學等學科的知識，它們雖然與所從事的職業(yè)相關(guān)不大，但可以開闊視野、更新觀念，提高整體素質(zhì)，對工作間接幫助很大。

2.應具備的基本能力。

（1）調(diào)查研究能力。協(xié)助領(lǐng)導搞好調(diào)查研究，掌握師生員工的思想動態(tài)，是高校秘書的一項重要工作。在搞調(diào)查研究時，要有高度負責精神，深入實際，采集信息，掌握第一手材料，去偽存真，去粗取精，并本著不夸大、不隱瞞、反映實際情況的原則，寫出調(diào)研報告，為校領(lǐng)導決策提供有價值的信息材料。

（2）語言表達能力。語言表達能力包括文字表達能力和口頭表達能力。高校秘書經(jīng)常有些文字工作要做，如撰制公文、起草調(diào)查報告、回復往來函件等，這就要求其具有一定的文字功夫，會運用各種文體寫出不同的文字材料。秘書在處理上傳下達、迎來送往等門面性工作時，多是靠口頭來完成的。話語得體，條理清晰，具有良好的口頭表達能力，不僅反映出秘書本人的素質(zhì)，對學校形象的樹立也會起到不可忽視的作用。

（3）協(xié)調(diào)溝通能力。高校的機構(gòu)相對來說比較龐大，部門多，人員多，事務多，工作中會產(chǎn)生一些難以避免的矛盾。為了確保校領(lǐng)導能夠集中時間和精力處理解決重大問題，秘書應具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力。在做協(xié)調(diào)工作時，應顧及左右，聯(lián)系內(nèi)外，從全局利益出發(fā)，多方聽取意見，了解實際情況后，制定出可行性協(xié)調(diào)方案，利用各種溝通渠道和方法進行有效的協(xié)調(diào)溝通，最終化解矛盾，使各方力量步調(diào)一致，各項工作順利運轉(zhuǎn)。

（4）辦事應變能力。高校秘書大部分工作都是處理具體繁雜的事務，大到協(xié)助領(lǐng)導決策與管理，小到一個標點符號的處理，面面俱到，沒有靈活的頭腦以及精明干練的辦事應變能力是不能勝任秘書工作的。秘書處理事務時，應力爭做到有條有理，大事不誤，小事不漏，尤其在突發(fā)事件發(fā)生的緊急情況下，更應沉著冷靜，分清輕重緩急，及時有效地進行妥善應急處理，為領(lǐng)導的決策做好準備。

（5）事務管理能力。辦文、辦會、辦事等日常事務性工作幾乎是高校秘書每天都要做的事情，如何對各項事務進行科學有序的管理，已成為提高工作效率的關(guān)鍵所在。因此，高校秘書在工作實踐中要多學習、多思考，積累管理經(jīng)驗，培養(yǎng)管理能力，增強管理才干，適應現(xiàn)代辦公多元化管理的需要。

（6）操作現(xiàn)代化辦公設備的能力。在網(wǎng)絡信息時代，現(xiàn)代化辦公設備已成為我們工作中不可缺少的一部分。新的辦公方式要求高校秘書必須具備一定的操作電腦、傳真、復印機等現(xiàn)代化辦公設備的能力。這是適應信息社會的需要，也是加強管理，提高辦事效率，保證工作質(zhì)量的需要。[論文網(wǎng) LunWenNetCom]