第一篇：秘書素質與能力

秘書（公益型）

工作描述：

秘書是傳統的職業之一，就是負責掌管文檔、安排事務并協助機構或部門負責人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：

? 接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；

? 收發與回復日常郵件；

? 撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；

? 會談、會務安排；安排商務旅行，做好預訂工作；

? 將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔；

? 接待訪客；

? 采購、分發和控制辦公用品等等。

秘書工作的范圍十分廣泛，既是業務人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。

核心競爭力：

知識要求：一般情況下，企業要求秘書具備中文或行政專業大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識，并有一定的外語基礎。

技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協調能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化設備，在授權范圍內有一定的預見能力和判斷能力。

經驗要求：具有一年以上相關職位的工作經驗，對所在行業和企業狀況有所了解。

職業素養：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

職業現狀：

秘書職業向來是職場上上供需兩旺的人才需求熱點，據不完全統計，目前我國的秘書從業人員達2300萬人。隨著社會的發展和企業競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業內參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權力范圍內果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。

風險與回報：

秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關鍵。

據權威部門統計，80%以上的秘書月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之間的秘書有

4.31%；月薪在8000以上的秘書只有2.02%。

職業趨勢：

發展路徑：做秘書得先有“秘書證”，國家勞動和社會保障部將秘書職業資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書。要求秘書持證上崗。

轉型機會：根據秘書的知識結構和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協調能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工

作。

第二篇：秘書的素質與職業道德

秘書的素質與職業道德

教學目的

通過闡釋秘書的職業道德和素質的正確理念，了解秘書職業的特殊性和秘書組織訓練的重要性，掌握和理解秘書人員應具備的素質和職業道德。

教學方法

該課程屬于“專業崗位為中心、問題為中心”的課程范型，宜采用啟發式教學、討論式教學和分組協作教學的方法組織教學。

教學重點

秘書素質修養與道德修養的概念；

秘書職業道德的具體要求。

技能訓練。教學難點

如何理解秘書應具備的素質和職業道德；

案例分析與理解。

技能訓練

教學時數

理論教學1.0課時

實訓教學1.0課時

教學內容

秘書的素質

素質通常指一個人的氣質、性格、毅力、愛好、意志、氣度等；修養通常指一個人在政治、思想、作風、知識、技能等方面長期的學習與實踐所達到的水平。素質與修養關系密切，素質是修養的基礎，一個人具有良好的素質，就容易形成高水平的修養；修養則可以彌補素質的不足，就如同先天羸弱的人，經過長期刻苦的鍛煉，也會體魄健壯一樣。秘書的素質修養是指秘書人員在政治、思想、作風、道德品質、知識、能力、心理諸方面的綜合素質。

一、秘書的素質要求

（一）政治素質

1、良好的政治素養；

2、強烈的事業心；

3、較高的理論政策水平；

4、實事求是的思想作風；

5、淡泊明志，樂于奉獻；

6、踏實細致，一絲不茍。

（二）知識素養

秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又有自己的專業特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業知識。秘書應有四方面知識的縱橫結合，其結構可以用羅馬字母“Ⅱ”來表示。

1．基礎知識

秘書應具有的基礎知識分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，即相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然 科學知識，即物理、化學、數學、生物等知識。高中文化程度，是國家對政府機關干部的最低要求，也是秘書人員應有知識的基本層次，是“Ⅱ”的 底線。2．專業知識

專業知識是指所有秘書人員都應具有的秘書業務知識，包括：公文和應

用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，辦公室管理知識，調查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，信息科學知識，行為科學知識和公共關系知識等等。

3．行業知識

行業知識是秘書人員所在行業、系統的專業知識，如在政府機關工作的必須具有行政管理知識，在工商企業工作的必須具有企業管理知識、市場營 銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫療等行業系統的秘 書人員，也應分別具有各自的行業基礎知識。

專業知識和行業知識是秘書人員知識結構中的中間層次，是“Ⅱ”的兩根支撐線。

4.相關知識

這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知

識，是秘書人員知識結構中的較高層次，有經濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統計學等。學習這些知識，可以使秘書人員從更廣闊的領域去從事秘書工作。在當前市場經濟條件下，各項改革措施不斷深化，不管是哪行哪業的秘書人員，不懂得點經濟學、統計學是不行的。為把我國建設成法治國家，全國都進行法制教育，秘書也不能例外。有些知識可以使秘書人員從更深的角度去認識秘書工作和秘書活動。比如社會學、心理學，它有助于秘書人員認識自己的社會地位和社會價值，調整自己的心理狀態，運用科學的方法更自覺地、更有效地適應秘書工作和秘書活動。還有些知識可 以幫助秘書人員從更好更先進的角度去考慮和從事秘書工作，比如領導科

學、信息傳播學等等。相關知識是“Ⅱ”的頂線。

（三）心理素質

1、樹立正確的人生觀；

2、確定適度的抱負水平；

3、學會調節心理壓力；

4、克服不良心理影響；

5、培養健康的興趣和愛好；

6、養成良好的生活習慣；

7、積極參加體育鍛煉；

8、做事有百折不悔、堅持到底的勇氣和毅力；

9、具有自信、熱忱、樂觀、沉著、飽滿的情緒及幽默感。

（四）、能力要求

秘書的能力要求秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。主要是：

1．寫作能力

具體是指公文和事務應用文的寫作能力，這和對記者、作家的寫作能力 要求不同。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文文體知識，應掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。應該認識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力。這同樣是需要加以鍛煉、培養才能提高的。秘書還要練習書法，雖不必成為書法家，但要求把宇寫得端正、勻稱、流利。

2，口頭表達能力

秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書應會說一口標準而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領導講話語言要簡明扼要，對群眾講話也切忌嚕蘇冗長，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說話清楚。要使說話有條有理，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。

3．聽知能力

秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發言，要能從別人的冗長、反復 的發言中拎出要領，或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點，并且能轉化為自己清晰簡明的語言加以復述。聽知能力還意味著秘書應努力掌握方言、外語和民族語言。我國疆土遼闊、民族眾多，現在實行開放政策，橫向聯系和國際交流日益增多，秘書多懂一種方言、多懂一種民族語言或外語，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。

4．閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既善于精讀，如對重要文件或經典文本逐字逐句研究，從字里行間領會其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的警句或關鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。

5．社交活動能力

現代社會中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經常要參加各種社會活動，外出聯系工作，調查情況，收集信息，進行協調，參加各種會議、會談或宴會，甚至有參加外事活動的機會。秘書人員必須具有一定的社會活動能力，懂得各種場合的牢L儀、禮節，善于待人接物，善于處理復雜的人際關系。

6．協調能力

秘書要善于發現機關與機關之間、部門與部門之間、機關與基層之間工

作上的矛盾或不平衡；要善于發現文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不 一致；要善于發現領導與領導、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通、協調。

7．觀察分析能力

秘書在工作中要時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發現“死角”，及時提請領導注意，要善于做拾遺補闕工作。不僅善于發現問題，而且要善于分析問題、提出解決問題的辦法供領導擇用、實施。觀察分析能力是秘書工作由被動服務轉為主動服務的前提條件。

8．應變能力

秘書的大部分工作都有章可循，應嚴格按照政策和規章制度辦事。但有些工作，尤其是事務性工作，在特殊的時間、地點、條件下，也常會出現意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。

9．使用先進辦公器械的能力

諸如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、電子計

算機、傳真機、網絡通訊設備等等。凡是辦公室擁有的器械、設備，秘書人員都應學會使用。盡管部門內可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用能力，可以備工作上的不時之需。

10．預測能力

預測是在大量事實和信息的基礎上，對可能發生或即將發生的情況作出科學的預計。有經驗并富有創造精神的秘書人員應培養和鍛煉自己的預測能力，這有助于進行主動服務和預防工作差錯，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機會。

11、記憶力

準確記憶事物的能力。如果連續忘記相同的事物，那么不僅會降低工作的效率，而且還可能會令上司感到困惑。因此，為了促使上司對自己更加信任，應努力做到一次性地記牢上司說過的話。此外，還有一個重要的問題，就是必須做筆記。

12、執行力

以適當的方式迅速處理業務的能力。雖然在進行工作時擅自作出決定可能會產生問題，但是沒有上司的指示就不行動問題更大。秘書應具備在必要的時候判斷狀況并迅速作出處理的能力。

二、秘書性格要求

雖然作為上司的助手是秘書的主要職責，但是秘書同時還承擔著代表公司形象的職責。秘書給人的印象通常是與上司或公司的形象緊密相連的。所以必須有意地培養這種性格。秘書應具備的性格如下所述。

1、掌握職務范圍、謙虛

2、擁有團隊精神，可以和任何人構筑良好的合作關系

3、待人接物溫和有禮

4、沉穩，鎮定

5、責任感強、能夠忠實執行指示

6、能夠靈活應對各種不同情況

7、誠實、活潑、幽默、自制

8、始終保有上進心

三、秘書的心理修養

1、秘書的心理修養

秘書心理健康的基本品質；

秘書心理的調適。

（1）秘書的心理健康是指秘書個體能以良好的心理狀態適應職業活動的環境，它包括以下幾個方面的基本品質： ①忠誠

②機敏

（思維機敏、動作機敏）

③穩重（處世穩重、辦事穩當、應急穩妥）

④堅毅

⑤ 隨和

⑥ 幽默

⑦ 自制

在成功面前要自制。

在挫折面前要自制。

在屈辱面前要自制。

在權力和欲望面前要自制。

（2）

秘書的心理調適

①、秘書的心理障礙常有：

壓抑心理

焦慮心理

厭煩心理

依賴心理

羞怯心理

自負和自卑心理

②秘書心理調適的方法

博覽群書，開闊胸襟。

培養廣泛興趣，豐富業余生活。

善于反省，自我調適。

傾訴、宣泄、調節情趣。

增強自信心，科學安排工作。

培養自己的交往能力，充分發揮自己的主觀能動性。.女性秘書的自我保護

自尊自重自愛。

有正確的認識和心態。

把握交往的尺寸。

采取有力有效的方法。

秘書的職業道德

一、秘書的職業道德規范

1、文明禮貌；

2、愛崗敬業 3；誠實守信；

4、辦事公道。

5、勤勞節儉；

6、遵紀守法；

7、團結互助；

8、開拓創新；、二、秘書的職業守則

謙虛謹慎，文明禮貌；

辦事公道，熱情服務；

實事求是，講究實效； 兢兢業業，甘當無名英雄；

忠于職守，自覺履行各項職責；

鉆研業務，掌握秘書工作各項技能；

奉公守法，不假借上司名義以權謀私。

1．忠于職守

秘書應忠于職守,大而言之是忠于國家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本機關、本單位的政治利益和經濟利益。忠于職守的另一個含義是對工作認真負責、一絲不茍’。忠于職守還意味著恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄。不僭權、不越權，不以二首長自居，不狐假虎威。

2．嚴守機密

秘

秘書人員接觸機密文件多，參加重要會議多，在領導身邊的機會多，總而言之，接觸機密多。秘書人員要嚴守黨和國家機密，也不得泄露或出賣本單位的政治、軍事、經濟、科技情報。秘書人員還應做到不泄露領導尚未決定的關系群眾利益的事，也不得議論別人的隱私，以免制造矛盾、破壞團結。

3．恪守信用

秘書工作嚴謹縝密，而又責任重大。秘書人員為忠于職守必須在工作中、人際交往中恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織會議、收發函件、傳遞文件都要準時；接受任務如不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易答允別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦答允就應該盡一切力量去辦到。

4．文明禮貌

秘書在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。禮貌要求秘書與人

談話要注視對方，專心傾聽；而不能漫不經心、左顧右盼或同時做其他工作。禮貌還要求秘書的舉止言談得體，既不傲慢、冷淡，又不顯得阿諛、做作。

5．廉潔奉公

秘書應做到奉公守法、廉潔清白，不以權謀私，不接受賄賂。廉潔奉公的秘書既是機關、企事業單位糾正不正之風的得力干部，又是幫助首長廉正清明的有力助手。

技能訓練 【訓練目標】

主要通過一些具體的訓練方法，幫助學生進一步了解和掌握秘書應具備的素質和職業道德，提高學生從事秘書工作的悟性。

【訓練項目】

一、采訪分析

1、目的

通過訪問一名工作多年的秘書或從事過秘書工作的領導等，分析哪些品質是職業秘書必備的。

2、要求

（1）提前1～2周時間安排學生用課余時間自主訪問；

（2）整理完成采訪記錄，包括采訪經過、采訪對象，采訪內容等要素，并用A4紙型打印，便于分析；

（3）分析采訪材料，歸納職業秘書應具備的品質；

（4）班級進行交流，教師點評。

二、演講訓練

1、目的

通過組織一次“秘書風采”的演講比賽，訓練學生口頭語文字綜合表達能力，進一步提高學生對秘書優秀品質的認識。

2、要求

（1）內容：歌頌和反映你心中最欣賞和敬佩的秘書；

（2）安排：將全班分成：評委組、演講組、會務組。評委組主要負責制定評分標準，當好評委；演講組主要負責參加演講，當好選手；會務組主要負責布臵場地，組織好演講比賽，做好演講結束后資料整理和總結工作。

三、問題討論

1.秘書應具有怎樣的知識結構？

2.秘書應具有哪些能力？ 3.秘書應具有哪些職業道德？

4.你認為秘書應具有哪些性格？

5.女性秘書怎樣才能保護自己？

第三篇：秘書能力

秘書所具備的能力

對于一個秘書來說，如果她僅僅具備全面的業務知識，那她還不能算是個優秀的秘書；一個優秀的秘書，要能根據工作中出現的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能，做出及時有效的判斷，并與各方面進行溝通，圓滿完成上司交代的工作，一個成功的秘書除了具備較強的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創新能力、協調能力、心理承受能力、表達能力和寫作能力，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。

一、判斷能力與執行能力

秘書于雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環保節能產品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區的總代理鄭總來訪，現在正在會客室。現在已經1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋。現在辦公室主任一時也聯系不上，沒法向他請示。于雪應該怎么辦？

1、能分析問題

盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總去電話，推遲或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯系上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這

種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關方面（比如司機）聯系，以保持各部門工作的協調。

當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。于雪在分析這些問題時，實際上就已經把公司的利益擺在了首位。

當問題出現在你面前之后，你要能分析出問題的本質，它到底是一個什么性質的問題。要能做到這一點，就要求秘書經常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

2、具備解決問題的常識和經驗

把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經驗。在這種情況下，于雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。

遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

3、能迅速采取行動

想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關系弄僵，亂上加錯。

無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

二、理解能力與洞察能力

小鋼是一家生產速凍蔬菜的民營企業的總裁秘書。快到年底了，老板一反常態，既不是與財務經理討論今年的決算，也沒與銷售部經理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經常帶著研發部的經理與當地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不務正業。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經看到了生產速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統優勢，開發以觀光和休閑為特色的生態農業……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態觀光農業的各種信息，特別是目前一些企業的經驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。

作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。

三、信息收集能力和寫作能力

在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優秀的寫作能力。

對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當的了解。

你知道了上司準備進入生態觀光農業，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發成本，投資回報率這些信息在網上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力

秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經常要起草一些公司內外的商業文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態觀光農業，投資要幾千萬甚至上億，對于這么一個重大的項目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規范的商業文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有

董事看，甚至還要讓當地政府有關部門的領導看，所以，這份報告必須規范。

四、交流溝通能力

當今社會己進入信息時代，網絡己滲入到秘書工作的各個層面；不僅企業生產的自動化程度越來越高，而且企業管理的自動化程度也越來越高。企業管理的自動化不僅沒有削弱人際關系在企業管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關系，因此，處于企業管理神經樞紐中的秘書，在協助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內外都有廣泛的人際關系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關系，并在這個基礎上協助上司與方方面面進行交流溝通。

09文秘張清雅 30951550126

第四篇：素質與能力提綱

企業文化部分之能力與素質

素質與能力提綱

A、提高素質的途徑

1、嚴明錄用、培訓、考核、調配、獎懲、辭退制度。

2、培訓是主要手段。

3、到實踐中鍛煉是根本途徑。

4、要學會適應、約束、發展自己。

5、工作程序要規范，程序作業。

B、應具備的基本能力

1、分析判斷能力；

2、表達能力；

3、合作能力；

4、組織協調能力；

5、權衡利弊的決策能力；

6、應變能力；

7、統籌能力；

8、執行能力。

C、身體素質

1、要具有強壯的、能連續工作的體力；

2、要具有經常能表現于外的充沛的精力。

D、心理素質

1、穩定的情緒；

2、較強的自我意識；

3、客觀的態度；

4、開朗的性格；

5、較強的求知欲。

E、特點

1、綜合性；

2、動態性；

3、層次性；

4、時代性。

素質 能力

觀念

１

企業文化部分之能力與素質

F、應具備的觀念

1、戰略觀念；

2、政策觀念；

3、信息觀念；

4、民主觀念；

5、創新觀念；

6、時效觀念；

7、效益觀念；

8、競爭觀念。

G、文化專業素質

1、扎實的文化基礎；

2、通曉公司文化理念；

3、熟練的專業知識；

4、廣博的知識面；

5、豐富的社會實踐知識。

H、企業文化理念素質

1、有學習、堅持、落實、發展企業文化理念的堅定性和自覺性；

2、要掌握“十項工作原則”；

3、要堅持在態度上“顧客第一，永遠是對的”原則；

4、應該具有高度的敬業精神和崇高的職業道德；

5、應該具有按程序、依原則、守紀律的自覺性。

I、道德品格方面素質

1、大公無私的高尚情操；

2、端莊正派的良好作風；

3、民主謙虛的優良品質；

4、謙讓容人的豁達胸襟；

5、嚴與律己的自我批評精神。

素質 能力

觀念

２

第五篇：秘書的素質

秘書的素質

一、秘書的“德”

德才兼備是對每一個工作人員的要求。秘書在其工作中要發揮參謀助手的作用，職責重大，尤應如此。在品德方面，要求秘書必須具備如下素質：

(一)政治品德

秘書應具備的政治品德是：

1．政治可靠。秘書是直接為領導人服務的，他們在領導人身邊工作，處理大量重要公文、參與一些重要活動，其所從事的很多工作事關重大，所以，秘書必須具有很強的政治素質。所謂可靠，就是值得信賴，可以依靠。當前，在市場經濟條件下，決策活動數量大，而且要求質量高、頻率快，領導人迫切需要秘書在決策活動中由被動咨詢的參謀職能向主動介入的輔助職能轉變。因此，秘書要具備一定的馬列主義理論，能深刻理解、能協助領導貫徹執行黨的路線、方針、政策。秘書要經常深入群眾，深入生產一線調查情況，對改革中出現的新情況、新動向、新事物、新經驗，特別是預兆性和方向性的信息，能夠及時、準確、有效地反映給領導人，為領導決策提供依據。

2．思想敏銳。秘書經常面對變化著的客觀情況，其中一些是重要情況，如果分析不清，認識不明，就無法勝任其參謀助手的工作。因此，就要求秘書要在考慮問題、分析問題、處理問題時，既要堅持原則，又能快速反應，善于在錯綜復雜的情況下，想領導之所想，急領導之所急，迅速抓住問題的關鍵，從而找出解決矛盾的方法和途徑。

(二)職業道德

秘書在其工作中必須信守以下職業道德

1，勤奮工作。秘書的工作節奏之快慢，效率之高低，質量之好壞，對領導人的工作有著直接的影響。因此，秘書應該具有埋頭苦干、艱苦奮斗的精神，嚴格要求，勤勤懇懇，任勞任怨，不怕苦，不怕累，加快工作節奏，提高工作效率，保證工作質量。

2．作風嚴謹。秘書既要參與政務，又要管理事務，也就是說，事無巨細，均要操心。因此，秘書必須嚴格按程序辦事，踏踏實實，一步一個腳印，不馬虎，不飄浮，首尾兼顧，面面俱到，善始善終，負責到底。

3．遵紀守法。秘書在領導人身邊工作，接觸黨和國家以及機關的大量機密，了解某些重大決策的過程。因此，遵紀守法的責任特別重大，不可不經授權，私用領導人的名義寫條子，打電話，下指示；不可假托領導人的意圖為領

導人以及秘書自己辦個人的私事；不可自作主張，“先斬后奏”，或把自己的意見強加于領導人，干擾領導人工作，不可炫耀自己，泄露黨和國家以及本機關的機密。

(三)個人品德

秘書應具備以下個人品德：

1．廉潔奉公。秘書雖然不是領導人，但接近領導人，地位特殊，因而必須注意大公無私，忠于職守，艱苦奮斗，不謀私利。要堅持“一身正氣，兩袖清風”，反對貪污，反對行賄受賄，反對鋪張浪費，反對以權謀私，反對化公為私。

2．謙虛謹慎。秘書一言一行影響很大，對內影響到領導人的威信，對外關系到本機關的形象。因此，秘書在待人接物上，要虛心，要謙和，要有禮貌。在處理問題上，既要敢于堅持原則，又要耐心細致，不能越權行事，不能隨便表態，也不能傳達領導人指示時夾雜個人意見。

3．團結互助。秘書身處綜合部門，對外接觸的部門多、環節多、人員多；對內由于年齡不同、性格不同、經歷不同等原因，也難免產生不同的意見。對內對外，處理不好，都會影響團結，貽誤工作。因此，秘書必須搞好群體內外的團結，遇事要和各部門、各單位的有關同志協商解決，切不可盛氣凌人，頤指氣使。

4．公而忘私。秘書的工作是繁重的，但其成果卻不以個人的名義出現在管理活動之中，而是許多人在一起集體創造，最后轉化為領導人、領導機構的決策去付諸實施。因此，對秘書而言，無私奉獻，甘當無名英雄尤為重要。

5．聯系群眾。秘書是領導人聯系群眾的橋梁，因此要善于同各種各樣不同職業，不同年齡，不同性格，甚至不同政治傾向的人接觸，交談，辦事。在工作過程中秘書要尊重他人，理解他人，具有群眾觀點，堅持群眾路線。特別是在企業中，一些從工人轉到秘書崗位上的同志尤應注意，身份變了，但仍是“普通一兵”。

二、秘書的“才”

秘書的“才”可以分解為以下幾個方面：

(一)知識結構

知識是秘書勝任工作的基礎之一，只有在合理的知識結構基礎上才能形成一定的水平，適應秘書工作的需要。

作為秘書，其知識結構可分三個層次：

1．基礎知識。即文、史、哲、數、理、化等，也就是作為一個機關工作人員的起碼知識。

2．管理學知識。秘書雖然不是機關或部門的管理者，但其工作的性質卻是管理。因此，秘書應該掌握管理學理論，否則，就無法圓滿完成領導人交辦的任務，更無法為管理活動出謀獻策。各個機關的情況不同，管理的模式亦有差別，但是，針對什么情況宜采取什么方式方法，成效如何，有無弊端等，秘書都應了解并且理解；同時隨著現代科學技術的發展，秘書還應了解微機應用和系統論、信息論、控制論等方面的知識以及這些新學科所提供的管理方法，以進一步加深對本管理系統的理解，以提高為領導人提供信息的數量和質量，從而達到協助領導人提高其管理水平的目的。此外，秘書學的知識，更是秘書所必備的。

3．本機關的專業知識。這一層次的知識因秘書所在機關不同而不同，如政法機關的秘書應精通法律，教育機關的秘書應懂教育。此外，機關直接或間接涉及的生產力與生產關系、宏觀經濟和微觀經濟，特別是今天實行對外開放、對內搞活時代，有很多新的知識都要求秘書必須掌握，例如：

(1)經濟謀略知識。市場經濟的一個突出特點就是競爭。秘書作為領導人的參謀、助手，如果不懂得經濟謀略，就難以勝任秘書工作。

(2)科技前沿情況。科技是第一生產力，科技的發展與機關的興衰密切相關。一項科學發現，一種科技發明，一方面可能開拓出一個產品新領域，甚至開拓出一個產業新領域，另一方面又可能使一些產品被淘汰，使一些產業日暮途窮，因此，隨時把握科技發展動態，掌握最新科技成果，也就意味著爭取到了機關自我發展和參與競爭的主動。作為秘書，這當然是責無旁貸的。

新時期領導決策工作重點是經濟建設，秘書要相應更新知識。當然秘書學習經濟不可能要求學出會計師、審計師、工程師之類的“專才”，但卻要求秘書是熟悉多方面知識的“通才”。

(二)工作能力

工作能力是秘書做好服務工作的本領，是做好服務工作的基本功。這主要是：

1．分析綜合能力。分析與綜合情況，是秘書的重要任務。因此，秘書要能通過學習、分析，吃透上級精神，及時把握領導人的決策要求；同時又要能了解、吃透下情，既能如實反映成績，反映問題，又能掌握現實情況；研究預測發展趨勢。在此基礎上，秘書要圍繞中心工作，搞好全面性綜合；圍繞工作

進程，搞好階段性綜合；圍繞工作重點、難點、熱點問題，搞好專題性綜合，更好地發揮參謀助手作用。

2．調查研究能力。調查研究是謀事之道，是成事之基。可以說，調查研究是秘書的基本功。在這方面，秘書應能把握調研的三個環節：一是調查前的準備，二是調查研究的過程，三是寫好調查報告。調查研究本身是一種手段而不是目的，秘書的調研目的是運用其調研結果輔助領導人正確決策。因此，搞了調查研究而不形成調查報告，就不是完整的調查研究，或者說是一種缺乏應有成果、“功虧一簣”的調查研究。所以秘書必須善于用調查報告的形式把調查的情況和研究的結論表述出來，形成“最佳產品”，為領導提供決策依據。

3．口語表達與寫作能力。秘書向領導人匯報工作、反映情況，為領導人、領導機構起草公文、講話稿等，均需口語表達和文字表述，因此秘書必須具備較高的聽、說、寫能力。聽，就是聽知能力，要聽得準確，反應敏銳，記憶牢固，理解深刻，要善于領會領導人的意圖。說，就是口語表達能力，要口齒清楚，語言簡潔，觀點明確，條理通順，要注意禮貌，講究場合，掌握分寸，言語得體；特別是要敢于講真話，實事求是地反映情況，而不說大話、空話、假話、套話。寫，就是寫作能力，要熟悉機關公文、各不同文種及其要求，掌握各個文種寫作技巧，不斷學習政策，不斷積累材料，不斷總結經驗，不斷提高文字水平。

4．組織協調能力。協調是秘書的一項重要職能，它可以及時解決工作中的各種矛盾，消除內耗，增加合力，在當前由計劃經濟向市場經濟體制轉換過程中，局部利益往往同全局利益發生摩擦、碰撞，這就更加需要秘書積極地進行協調；要把決策者的意圖變為執行者的行動過程，就必須掌握協調藝術，提高協調能力。協調工作中，要注意把原則性和靈活性結合起來，應做到謙遜而不失原則，任勞而不積怨氣，委婉協商而不以勢壓人，態度堅定而不頤指氣使，誠懇、平和、豁達、寬容，力求轉化矛盾，理順關系，解決問題。

5．應用現代化辦公手段的能力。辦公室要實現規范化、制度化、科學化，必須逐步改進辦公手段，實現辦公室自動化。作為秘書，在這一辦公手段的改革中，首當其沖。這就要求秘書能盡快具備應用現代化辦公手段的能力，以促進傳統辦公手段更新，進一步提高工作質量和效率。

6．公關交際能力。秘書工作涉及面廣，聯系的部門多，需要用很大的精力和時間同機關內外交往。因此，秘書必須注重人際關系，講究公關交際，要從全局利益出發，本著平等、誠實、守信、寬以待人的原則，熱情、周到、圓

滿地安排和處理好與機關內外的交往工作，特別是對外要樹立機關的良好公關形象，充分發揮機關的門面和窗口作用。