第一篇：高級秘書具備的素質

一個高級秘書應具備哪些素質

所謂秘書，是指處于樞紐地位，主要以辦文、辦公、辦事來輔助決策并服務于領導的人員，是領導的參謀和助手。他起著聯系上下、溝通內外、協調左右的重要作用。有一種說法是說“秘書是水，領導是容器”，秘書工作的最高境界是上善若水。它所包含的意思是：一秘書工作具有從屬性，容器裝水，水和容器沒有間歇，說明秘書和領導要配合密切；容器的形狀決定水的形狀，秘書要受到領導的約束，水滿則溢，不能越權；二上善若水，是老子的觀點。水居于下位，不爭，秘書也居于下位，不與領導爭，這是一優秀的品質；三水因勢覆形，非常能適應形勢，秘書無法要求領導是什么樣的，但要去適應和配合領導；而有時，人要迂回才得以保全自己，水至柔，也包含著這種品質。所以說：秘書只有擺正自己的位置，才會是一位好秘書。

此外我認為作為一個優秀的高級秘書除了基本的身體、心理、文化素質和業務素質還應具備以下幾種優秀的素質：

經驗告訴我們，理論知識固然重要，實踐經歷和敬業精神更是不可或缺的兩項法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質：高效的工作能力、善于人際溝通、有外交家的平衡術、能擔當重要責任和有良好的社交能力等五個方面內容。

1、高效的工作能力。能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應各種環境的變化和工作節奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

2、善于人際溝通。秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。

3、有外交家的平衡術。躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應對，把握各種利害關系，找到一個最佳平衡點。

4、能擔當重要責任。高級秘書負責各領導層的溝通和聯絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領導最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張弛有度，深入了解領導的喜好是有用的護身符。

5、有良好的社交能力。熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。這時公關技巧的運用是必不可少的。

此外，服務于不同的行業，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務所需要懂得相關法律知識的秘書，而商務公司中又需要有良好的商務談判能力和協調能力，最好還能具備企業管理知識、財務知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經驗的累積.一要有總攬全局的思維。工作職責的特殊性，決定了秘書人員在思考和處理問題時必須與領導的思想同步，要有總攬全局的思維，只有這樣才能為領導的決策提供準確、科學的參謀意見，在工作上迎得主動，成為領導的得力助手。所以，一個出色的秘書工作人員要堅持做到“兩個必須”。一是必須積極主動地介入和參與中心工作，了解全局工作重點，掌握全局工作動態，及時準確地為領導反饋各種高質量的信息，和有的放矢地提出科學的參謀意見。二是必須站在全局的高度來思考和處理問題。秘書人員，既是領導的得力助手，又是領導的智囊團，這一職責的特殊性要求秘書工作人員在思考和處理問題時必須站在全局的高度。只有這樣，才能充分發揮職能作用，有效地做好綜合協調工作，準確地處理好各種問題。因此說，秘書人員要有總攬全局的思維，這是做好秘書工作的關鍵。

二要有勇于奉獻的精神。秘書工作不像其它具體業務工作那么有規律和單一，寫起材料不分白天黑夜，費力勞神，十分辛苦。因此，秘書人員要有勇于奉獻的精神，要大方、大氣，不斤斤計較。沒有這種精神，是絕對干不好秘書工作的。

三要有團結協作精神。現在，工作的綜合性要求越來越高，單靠一個人的力量很難完成許多任務急、重的工作。所以，秘書干工作，既要有獨當一面的能力，又要有團結協作的意識。特別是在材料寫作上，要有“臭皮匠”精神，發揮好團隊的力量，經常切磋交流。思想的火花、靈感的突發，常常是在不經意的碰撞中產生的。現在是經濟一體化的時代，也應當是知識、智慧共享的時代。我們提倡每個人自己擁有更多的學識，但更提倡把自己的學識貢獻出來，讓大家共同分享，共同提高。

四要有開拓創新精神。秘書工作本身就是比較繁雜、瑣碎的工作。如果沒有開拓創新意識，就容易被日常的工作所淹沒掉，而提出的思路和開展的工作就沒有特色。五要有較強的協調能力。要有溝通上下，協調左右的能力。

六要有較強的抗壓能力。秘書工作非常繁忙，有的時候壓力是很大的，如材料寫出來、有些事情你不懂。怎么辦呢？要鎮定，不能自己亂了陣腳。然后理清思路，一個難關一個難關地把它攻下來。難關攻多了，水平自然就提高了。

秘書從事的主要是輔助性和服務性工作。秘書工作的本質就是為領導服務，而充分發揮樞紐作用、參謀作用、助手作用、綜合協調作用和反饋溝通作用則是秘書工作的主旨和核心。

一、既要思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準確領會領導意圖，又要嚴守本份、忠誠老實（被動中求主動）了解和尊重領導，與領導建立良好的合作關系

秘書人員要很靈敏，對周圍發生的事，必須能夠見微知著，一葉知秋，善于在復雜的環境中把握住事物的本質特征。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經常看書學習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時了解基層群眾在想什么，機關干部在想什么，領導同志在想什么，做到胸中有數，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會領導意圖，決不能見風使舵，投領導所好，看眼色行事。秘書人員必須忠誠老實，按事物的本來面貌反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好領導而隨便夸大或縮小。一句話：秘書人員目光要敏銳，工作能力要強，政治上又要忠誠可靠；適應性要強，原則性又不能差。

二、既要忠實地按領導指示辦事，又要敢于在某些問題上提出自己的不同意見（謀而非斷）對領導服從但不盲從，要有獨立的思想和諍諫的勇氣

秘書與領導的關系是助手與首長的關系，這決定了處于被領導地位的秘書人員必須聽從領導指揮，忠實地按領導指示行事，把自己的公務活動嚴格限定在領導指定的工作范圍之內，不得自行其是。領導的指示具有嚴肅性和權威性，秘書人員必須不折不扣地忠實執行，要圍繞領導人的活動，積極開展工作，下大力氣幫助領導抓出成效來。秘書要學會從被動中求主動，要善于觀察掌握領導者的性格、作風等個性特征，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按領導指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。辦公室負有參與決策的職能，在決策過程中，要敢于在某些問題上提出自己的不同意見，敢于反映領導同志尚未意識到的或者認識不盡完善的客觀情況和問題。在工作中要以的路線、方針、政策為行為的準則，一旦遇到領導作出不妥的決定或者明顯失誤時，秘書人員應該出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得領導的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。在一般情況下，秘書人員既要敢于提出自己的意見，同時也要注意擺正自己的位置，不可固執己見。

三、既要能勤勤懇懇、吃苦耐勞，又要能忍受怨言、經得起委屈和挫折

辦公室工作是非常辛苦的，幾乎沒有節假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經長處于緊張的備戰狀態。越是危急的時候，如災情發生等等，辦公室同志越緊張。他們擔負的任務很重，常年累月辛勤為工作，兢兢業業，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業，甘當無名英雄，“只問耕耘，不問收獲”，這是相當難能可貴的。但是，作為秘書人員，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為文秘工作，功勞往往不明顯，問題卻表現得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。秘書人員，要有強烈的革命事業心，要有較高的性修養，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，把工作做好。在方法上既要學會“搬道岔”，又要學會“彈鋼琴”。“搬道岔”就是分解矛盾，“彈鋼琴”就是綜合協調。

四、既要盡心盡力、細致周到地做好領導的服務工作，又要注意不給領導幫倒忙

辦公室必須從各方面做好領導的服務工作。要圍繞委、*工作的關鍵環節和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為領導決策和進行管理提供優質服務。要善于行使領導賦予的職權去完成領導交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協調等，保證領導指示的貫徹執行。還要把文書收發、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對領導服務也要掌握分寸，孔子講“過猶不及”，服務不周到要影響領導工作，做過了頭則會影響領導形象。既要搞好服務，又不給領導幫倒忙，必須遵循以下幾條原則：一是要按規定辦事。辦公室在執行過程中可結合自己的實際情況予以實施。但是，決不能過分和出格。否則，看上去是為領導著想，實際是給領導幫倒忙。二是要多作請示匯報。遇到規定不明確或自己吃不準的事，應及時向領導匯報，請作定奪，切勿自作主張。不經領導授權，不可私用領導名義辦事或回答問題。三是要做好思想工作。有的群眾因為切身問題得到了解決，請秘書代向領導表達他們的一點“心意”，對這種情況，要把好關口，多作說服教育，請他們尊重領導、理解領導。四是要嚴格要求自己。秘書人員不掌權，但接近權渠道，如不嚴格要求自己就會損害領導者的形象。

五、既要干好參與決策、組織協調等重要公務，又要細致扎實地干好每一件具體瑣事（秘書工作無小事）

從某種意義上講，辦公室是“不管部”，上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管，政領導管的事要管，政領導不管的事也得管。因此，秘書人員必須文武兼備、粗細結合，大事要干得了，小事也要能干。古人說“諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊涂”。我們要取二者之長，做到“大事不糊涂，小事能謹慎”，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協調方面，辦公室不光要搞好戰略協調、計劃協調、政策協調和事務協調，還要搞好上下左右以及領導成員之間人際關系的協調，這是做好辦公室工作的重要基礎。因此，秘書人員要通過自己的工作消除領導之間可能出現的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態度搞好謄寫校對、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個側面反映秘書人員兢兢業業的嚴謹作風，給人于細微處見精神的好印象。秘書人員不論分工干什么都要具備一定的文字表達能力，因為辦公室各方面的工作交往、聯系都離不開文字材料。對文字秘書的要求則應更高，必須能搞指導性較強、層次較高、份量較重的文字材料，同時還要能搞領導臨時交辦的突擊性材料。

一、多元化才能（multi-skilled）。秘書應當懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能；

二、組織能力（organiser）。秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案；

三、溝通能力（communicator）。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協調企業內外部的關系；

四、獲取新知識的能力（knowledgeable）。秘書必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發展步伐；

五、團隊合作能力（team-player）。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。

第二篇：高級秘書應該具備的素質

享受高薪、上寵下舉的高級秘書無疑備受職場女性的青睞。隨著各類中外秘書證書蜂擁而至，很多初級秘書會認為考證是攀登高峰的唯一捷徑。然而，經驗告訴我們，理論知識固然重要，實踐經歷和敬業精神更是不可或缺的兩項法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質：

1、高效的工作能力。

能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應各種環境的變化和工作節奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

2、善于人際溝通。

秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。

3、有外交家的平衡術。

躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應對，能把握各種利害關系，找到一個最佳平衡點。

4、能擔當重要責任。

高級秘書負責各領導層的溝通和聯絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領導最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張弛有度，深入了解領導的喜好是有用的護身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。這時公關技巧的運用是必不可少的。

此外，服務于不同的行業，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務所需要懂得相關法律知識的秘書，而商務公司中又需要有良好的商務談判能力和協調能力，最好還能具備企業管理知識、財務知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經驗的累積，因此一般年齡在30-40歲左右的女性是最合適的。

第三篇：高校科研秘書具備的素質

對于科研秘書應具備素質的一些想法

高等學校二級學院是一個承上啟下的單位，它集教學、科研、管理于一身。隨著學校擴招，教師和學生的數量大量的增加，二級學院的教學任務、科研項目等都發生了很大的變化。二級學院的科研秘書作為連接學校科技處和學院教師及科研人員的媒介，發揮著舉足輕重的作用。科研秘書是二級學院中從事科研管理工作的專、兼職人員，負責組織學院教師各類科研項目的申報、管理，協調項目實施； 組織科研成果申報；處理科研工作日常事務，包括計劃任務的通知落實、檔案的清理和歸檔、項目的常規管理、學術交流活動的計劃管理、科研設備管理以及協助開展科技服務、技術咨詢、成果轉化等。

高校二級學院科研秘書承擔任務繁重和瑣碎，上要接受學校黨政的直接領導和各職能部門的業務指令，下要傳達這些指令，并且還要協助教師完成工作。作為科研秘書，如何能勝任這些工作，我認為他們需要具備以下四項素質。

一、思想政治修養

１． 政治理論基礎扎實

扎實的馬克思主義理論基礎，較強的黨性修養，這是高校科研秘書必備的素質。擁有豐富的馬列主義理論，才能夠在工作中做到理論聯系實際，才能夠在工作中不斷進取，與時俱進，才能夠運用馬列主義理論去觀察、分析和解決工作中的實際問題。一方面能夠做到輔佐領導去制定相關的符合學院發展趨勢的方針政策，另一方面也能夠用豐富的政治理論為師生宣傳黨的路線方針政策。

２．具有強烈的政治敏銳性

高校科研秘書，身處要害部門，與領導人員接觸較多，碰到的都是方針政策、文件等事物，這就需要高校科研人員具有強烈的政治敏銳性，在思想上保持與黨中央的行為高度一致在大是大非面前立場堅定，堅決與違反校規、校紀、中央相關政策的行為作斗爭，同時不光自己注重修養，還要利用自己的政治敏銳性帶動師生遵守校規、校紀和方針、政策，將管理育人、服務育人落到實處，在學習“三個代表”和“八榮八恥”的同時并付諸實踐。３．堅持貫徹“科教興國”戰略，堅持科學技術是第一生產力

高校科研秘書應深刻理解和把握“科學技術是第一生產力”的科學意義，高校科研力量被認為是科學技術發展的核心力量，它的戰略位置非常重要。作為服務于高校科研的科研秘書，其責任也是重大的，因此，我們科研秘書必須首先在思想上武裝自己，提高思想覺悟。

二、職業道德和奉獻精神

科研秘書的日常工作比較繁雜和瑣碎，同時所作的工作也大都是默默無聞，因此要勝任這項工作必須要具備良好的職業道德和奉獻精神。科研工作往往是具有很強的時間性，很多工作都要在一定時間內完成，這往往需要加時加班，趕工完成，作為科研秘書非常需要無私奉獻精神。

１．熱愛本職工作，服務他人

二級學院的秘書往往面對的事物是繁瑣的，一方面要不斷接受學院及其他校級行政部門的指令，另一方面也要同時及時將各類信息傳遞給各位教師，并且協助各位教師完成上級指令，如課題申報工作、職稱評定等，這些往往是復雜而工作量大的事情。這就要需要科研秘書首先應熱愛本職工作，具有服務教師的意識，只有這樣才能有效地做好工作和與他人之間的溝通。

２．工作認真、樂于奉獻

科研秘書的工作瑣碎而繁重，并且總是牽涉到教師的基金課題申報、科技廳、教育廳等項目申報問題，這就需要科研秘書工作中時常保持清醒的頭腦，認真踏實地做好每一項工作，如果工作出現失誤，不僅僅是影響了自己的聲譽，而且還會給二級學院，以至學校以及相關教師帶來不可彌補的損失。

３．謙虛謹慎，平等待人

二級學院的科研秘書接觸領導機會比較多，各位教師往往會把他們看成是領導的代言人。他們待人接物的態度往往影響到學院或領導的聲譽，因此辦公室秘書必須寬厚謙和，對上固然要尊敬，對下也要熱情有禮，切不可擺出不理不睬、不耐煩的樣子。

４．嚴守信息保密制度

科研秘書經常與領導接觸，經常會接觸大量的內部信息和文件，參加各種重要的會議，而且參與教師、科研人員的課題申報，涉及到課題的前沿領域和科研項目的秘密成果等，這就需要科研秘秘書能夠嚴守信息保密制度，能說的說，不能說的一字不吐，這是作為科研秘書在信息社會應該具備的重要職業道德。

三、專業技術技能

科研秘書不但應具備作為秘書的專業技術技能，而且還要具有科研秘書特有的專業技能。１．具有較強的文學功底和文字處理能力在工作中，科研秘書往往需要幫助領導起草相關的科研工作文件，并且對于師生所撰寫的上報材料進行修改，文學功底和文字處理能力對于科研秘書來講是必不可少的，只有這樣，科研秘書在文件處理方面才能游刃有余，做到使領導和師生們滿意。

２．具有檔案管理能力

檔案是學院的寶貴財富，檔案管理是科研秘書的重要工作之一。學院經常在教學評估、資料收集整理的過程中需要科研秘書提供詳細的科研材料。這就需要科研秘書在工作伊始就做好檔案收集、整理的工作，隨著信息量的不斷增加，補充到檔案中的信息越來越多，科研秘書應具有能夠建立一個較為成熟的檔案管理程序的能力，否則就將失去許多財富，對以后學院發展都是不利的。

３．具有較強的本學科的科學知識

高校科研機構不僅是培養高級專門人才的搖籃，也是孕育新思想、新理論、新技術和新工藝的重要陣地。研究的內容往往深入到本學科的各個領域，甚至是本學科的尖端科技領域。因此，科研秘書不僅要懂得教育規律，還要熟悉本學院甚至各專業的科研、教學情況以及本學科在國內外所處的水平、地位以及今后的發展方向。

四、信息時代對科研秘書的新要求

現代社會是一個越來越信息化的社會，面對信息技術飛速發展的挑戰，高校的科研秘書也承受著日益增強的信息沖擊，需要從傳統模式的科研秘書轉變為具有現代信息觀念的科研秘書。在這種轉變過程中，作為科研秘書具備的各方面素質有了更高的特殊要求。１．接受信息敏銳性和收集信息能力

在二級學院，科研秘書直接為科研領導服務，承擔著為領導決策提供文件、資料和信息，協助領導處理日常科研事物的任務，而信息正是領導科學決策的基礎和依據。科研秘書必須具有強烈信息接受的敏銳性和及時收集各種信息的能力，信息時代，誰能最快獲得前瞻性的科研信息，誰就能占有先機，占據制高點，成為學科領軍人物。

２．信息收集的全面性和直接性

信息工作從某種程度來說，也是一項服務性的工作，一是為上級主管機關服務：通過報送信息和接受信息，使上級機關及時了解學院的最新發展動態，同時也將一些申報課題、申報成果等的信息傳遞給學院的教師。二是為學院領導服務：通過信息的收集、整理和反饋工作，形成有價值的信息和材料，為學院領導獻計獻策；三是為學院各系服務： 通過向各系下發信息，指導各系做好科研工作。各方面工作都做到后，并且在傳達、傳遞信息的同時，還要保證盡量全面和真實。報喜也要報憂，反映積極意見，也要反映消極意見，把信息工作落到實處。

第四篇：論秘書應具備的素質

論秘書應具備的素質

摘要：秘書作為一項綜合性和專業性都很強的職業，它對其從業人員有很強的能力要求，而且這些能力要求是一個關于秘書各方面素質的龐大體系。為了給即將從事或已經從事秘書工作的人員提供一個素質鍛煉詳細的內容參考，我研究查閱了現有各方面的書籍和信息，粗略的總結了秘書應具備的一些基本素質，從業務素質、智能素質、心理素質、職業道德素質四方面對秘書應具備的素質加以論述。

關鍵詞：秘書工作業務素質智能素質心理素質職業道德素質

秘書工作，大約是世界上事務最繁重、精神最緊張的職業之一，它是專業性和綜合性兼有的一門職業，因此，秘書人員更需要一些特殊的素質。秘書工作的基本規律，決定著秘書人員的素質標準和特殊要求。大致說來，“秘書人員應當具備業務、智能、心理、道德四種素質”[①]，這四種素質構成了秘書素質的有機整體。我們將在本文探討秘書這四種素質的具體內容。

一、秘書的業務素質

秘書的業務素質表現為與秘書的本職工作密切相關的一些能力要求。由于秘書工作的內容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術三種，我們對這三種能力分作介紹。

（一）辦事的能力

“秘書部門是辦事機構，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]。“辦事能力”是我們習慣上的說法，其實，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面。

1.調查研究的能力。“調查研究是指人們深入現場進行考察,以探求客觀事物的真相、性質和發展規律的活動”[③]。調查研究是秘書人員重要的業務之一，為了當好領導的助手和參謀，為了為領導機構作出決策、制定政策提供依據，為了起草報告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調查研究。為此，秘書必須熟練掌握調查研究的各項程序、調查研究的方式方法和處理調查材料的能力。

2.理解和領會能力。要有較高的理解領會能力，關鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

3.口語表達能力。這是對秘書的特殊要求。會說話這是一門學問，而且是事關辦事的成敗的基礎。會說話最起碼要做到三點：口齒清楚；表達準確；懂得說話藝術。前兩條是基本的，第三條石進一步要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。

4.應變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和方案，常常會與現實不太相符，甚至大相徑庭；有時會突然變化，把原來的計劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達到預期目的。

5.交際能力。處理人際關系是一門學問，而交際能力又是處理人際關系的重要因素。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會比較高。“交際能力又大多體現在協調工作和與領導的相處當中，而這兩方面對于秘書人員事業的發展至關重要”[④]，所以學習交際藝術，提高交際能力，并非無足輕重。

還有其他一些能力。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

（二）較強的文字處理能力

文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。

“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實際是較高的政治理論水平、豐富的科學文化知識和現實資料信息、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。

秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關寫作知識加以消化，做到心領神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關鍵是自己多寫多練。

（三）熟練掌握辦公自動化設備的技能

“隨著時代的發展，現代技術在辦公室已經普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化設備”[⑥]。這些技術主要包括：微電腦技術、打字技術、復印技術、縮微技術、攝影技術、錄音錄像技術、速記技術、書法技術、編輯技術、校對技術。在目前條件下，秘書人員應掌握的主要技能有：會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話、復印機、傳真機等，還要懂得其簡單構造，掌握維修保養方法。同時，學會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術等。秘書人員不僅要學會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業務又懂電腦技術的通才。一方面秘書隊伍應有一批專業的技術能手，另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術手段。

二、智能素質

業務素質決定于智能的高低、強弱，智能是業務能力的基礎。因此，秘書人員的業務素質與他們的智能素質密切相關。

智能素質包括五方面：知識結構，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。

（一）完善的知識結構

秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結構作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎。秘書應該具有的這種知識結構主要包括：馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會主義建設理論，國際政治，國內政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學，領導方法，民主集中制原則，決策科學等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。這不是要求秘書人員對每一門知識都 1

精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識結構需要秘書在日常搜集整理中要不斷學習積累才能完成。

（二）思維能力

人智能的高低，是有思維能力開發程度決定的。所以思維能力的開發尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語言表達能力，邏輯能力，思辨能力，認識能力，領會能力等。

1.語言表達能力。語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也就表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達；詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

2.邏輯能力，思維能力，認識能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應當加強這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的現象和本質，這樣可以鍛煉一個人的智能。

3.領會能力。它包括聽力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領會，下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。

（三）臨機處事能力

“臨機處事能力和應變能力很相近，但還不只是應變能力，而是在一切情況下表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機制靈活的智能”[⑦]。它是以知識、經驗和思維力做后盾的，并與心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛煉。秘書工作內容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報告領導人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時準確向領導匯報。

（四）記憶能力

很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、記事。這就要求秘書人員強記博取，應付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時勤下功夫多動腦子。

（五）自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一個人隨時回顧自己的言行，總結自己成功的經驗和失敗的教訓，發現自己的過失和不足。常常自省的人，容易開發智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動者，多數情況下要靠發揮聰明才智完成各種任務，而他們的工作又是為領導機關、領導人服務的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結中增長起來。

三、心理素質

秘書人員的心理素質與做好工作很有關系。就一般情況說，秘書人員應具備的良好心理素質包括以下幾方面。

（一）堅毅的意志

意志是自覺地確定目的，并支配行動，以實現預定目的的心理活動。意志有自覺性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質；也有盲目性、脆弱性、優柔性和頑固性等消極品質。秘書人員要鍛煉和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。

（二）隨和的性格

性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和關心群眾，對集體不能漠不關心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛，千方百計的完成工作任務。一般來說，對秘書人員的性格要求是：豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作。

（三）平穩的情感

情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

（四）應變的興趣

興趣是人們力求認識某種事物或從事某種活動的傾向，即通常人們所說的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會實踐中形成和發展起來的，也可以在社會時間中改變。當一個人對某種事物具有興趣時，他就把自己的注意力經常集中和趨向于某種事物上，同時對該事物產生一定的情感。優秀的秘書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。

四、職業道德素質

職業道德就是源于職業本質、具有職業特征的行為規范。職業道德是職業的生命。秘書的職業道德主要表現在以下幾個方面。

（一）“忠于職守，自覺履行各項職責各行各業的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業道德的一條主要規范”[⑧]。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

（二）兢兢業業，甘當無名英雄 兢兢業業，甘當無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書工作性質，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

（三）謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務謙虛謹慎，應是秘書人員應具有的美德。秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協調矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務。秘書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為群眾服務當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

（四）遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。遵紀守法指的是秘書人員要遵守職業紀律和與職業活動相關的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是秘書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求秘書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

（五）恪守信用，嚴守機密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時間，領導找秘書人員匯報工作，秘書人員不準遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，并做好一切準備工作。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密。“秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多”[⑨]，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。

以上這些素質是秘書應具備的一些基本素質，但做好一個秘書這些還遠不夠，這只是成為一個合格秘書的基本素質。由于秘書工作的專業性和復雜性，秘書工作在實際操作中有很強的藝術性，需要從業人員在實踐中不斷總結學習，才能真正干好。

第五篇：總經理秘書應具備的素質

[總經理秘書應具備的素質]

假如你是一個人力資源經理，如何面試總經理秘書呢？尤其是當你要面試的是一位女秘書？圍繞這個話題，各位嘉賓對此各抒己見，提出了一些操作性和借鑒性較強的觀點，總經理秘書應具備的素質。

1號嘉賓：pyg_jake1975 作為總經理秘書，不論是男還是女，都應具備以下一些基本素質或應表現流露出的基本特點： 1.要有一定的文字功底，計算機操作能力和外語能力；

2.作為總經理秘書，有時候沉默比能言善道更適合這項工作，所以，面試時應表現出言語精干，說話恰到好處；

3.作為總經理秘書，必須能很快理解老總說話或發布命令的意思，并能順暢傳遞相關信息，這就需要理解與溝通能力；

4.面試時，還應表現出現代商務交往過程中的各項禮儀。如果她是畫很濃的妝，佩戴很夸張的首飾等等，說明她沒接受過類似的素質訓練，不合適這工作。2號嘉賓：迷途不知返

總經理秘書應具備以下一些素質：理解溝通能力；公文寫作能力；協調能力；保守機密；形象也很重要。3號嘉賓：黃楊

最重要的是對領導動作、語言的領悟能力以及對領導的適應能力。4號嘉賓：思思19 嗯，即能領會領導意圖。悟性很重要！5號嘉賓：怕癢樹

昨天看了版內一篇文章說，hr需要情商很高，的確如此。總經理秘書更需要這個吧！4號嘉賓：思思19 似乎有些跑題了，秘書工作《總經理秘書應具備的素質》。咱們沒有回答如何去面試總秘。總秘崗位因公司而異，可能是綜合型，也可能是偏向于專業型（如法務、公關、文書，有的甚至類似于銷售助理等）的。面試時注意側重點，面試前事先把一些相關問題設計好很關鍵。

面試中除了注意其個人形象是否端莊大方、舉止是否有禮有節，談吐是否文雅、有風度外，還要注意其語言組織表達能力如何（可通過讓其作自我介紹或工作經歷介紹）。最重要的是，給她一些如果（在秘書工作中確實有可能會遇到的問題），看她如何處理，問題如果設計得好，有助于考察她分析問題的能力、應變能力、協調溝通能力甚至心理素質和性格特質等。（具體就不詳談了，這方面的資料很多，可參考秘書實務類、秘書資格考試類書籍。）

個人認為筆試與面試同等重要，某些情況下甚至更重要于面試。筆試的作用，可以考察其文字功底（含字體清楚、無錯別字、文體通暢、觀點鮮明、實用文體的寫作是否熟練、是否具備一定的法律知識和企管甚至營銷知識，秘書應該是全才），最佳方法是要求其在一定期限內上交一份有關本公司某方面的調查分析報告的方式。

對了，還有一點忘了提，如果你發現她在知識結構、能力素質上都能令你們滿意，別忘了考察她對秘書崗位的定位又是如何，即使是一個再有想法、再聰明能干的秘書，也不見得就能夠很好地定位自己，認識到秘書崗位的服從性和輔助性。6號嘉賓：誰是誰的誰xx