第一篇：外事接待工作實施細則(201401)

集團公司外事接待工作實施細則

國際部 二O一三年

目錄

第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章 第八章 第九章

總則

外事接待工作對象

國外部長級代表團來華的報批

外事接待工作流程及要求

外事接待對外宣傳工作

外事接待HSE工作

外事接待保密工作

外事接待工作具體要求

其他

第一章

總

則

第一條

為進一步加強和規范集團公司下屬各企事業單位的外事接待工作，根據外交部有關規定及《中國石油天然氣集團公司外事接待管理辦法》（中油外字[2006]334號），制定本實施細則。

第二條

集團公司國際部是外事接待工作的歸口管理部門。負責制定集團公司外事接待工作管理的規章制度及工作規范；監督、檢查、指導集團公司外事接待工作相關制度及管理規范的執行；統一規范集團公司國外重要來訪團組的接待方案。

第三條

集團公司所屬各企事業單位的外事部門是本單位外事接待工作的歸口管理部門。各單位對外事接待工作應高度重視，做到組織落實、人員落實，結合本單位的具體情況，建立完整的、符合本單位實際的外事接待體系。

第四條

本實施細則適用于集團公司各企事業單位。

第二章

外事接待工作對象

第五條

本細則中外事接待工作的對象

（一）外國政府部長級及大使代表團；

（二）外國公司高級管理層代表團；

（三）外國前政要。

第六條

接待外國代表團主要渠道

（一）集團公司總部邀請的團組；

（二）集團公司所屬企事業單位邀請的團組；

（三）集團公司以外單位邀請的團組。

第三章

國外部長級代表團來華的報批

第七條

根據《關于規范邀請或接待外國副部級以上官員來華有關規定的通知》（國際[2009]348號），集團公司所屬企事業單位邀請部長級團組來華訪問，應事先上報集團公司國際部。國際部按程序報外交部審批，外交部批準后方可正式邀請外賓來華。

第八條

各單位原則上不邀請外國敏感人員或未建交國官員來訪，如確需邀請，應事先報國際部批準后方可邀請。

第九條

各單位需至少提前20個工作日將外方來華邀請事項通過石油專網報國際部。同時提供外方團組人員名單（中外文姓名）、主訪者簡歷及在華接待日程草案。

第十條

因下屬企事業單位未及時上報上述材料或其他原因，外交部不予批準該團組來華，邀請單位負責向外方做好解釋工作。

第十一條

外交部對來華團組批復有效期為六個月。如超過六個月，需重新申請報批。

第四章

外事接待工作流程及要求

第十二條

集團公司總部邀請的高級代表團（參見第六條）4 赴所屬各單位參觀訪問，由國際部下發接待函至擬安排參觀訪問的企事業單位。企事業單位需指定專人負責與國際部聯絡，并根據國際部要求制定具體日程安排。接待方案應至少包括：

（一）機場接送安排（包括禮遇安排等）；

（二）接待活動安排（包括會談、參觀、宴請安排等）；

（三）安全保衛工作（包括應急預案等）。

第十三條

集團公司所屬企事業單位邀請外國部長級代表團訪問，在獲外交部批準后（參見第七條），需將具體接待計劃報國際部審批和備案。

第十四條

集團公司所屬企事業單位未經國際部批準，不得擅自邀請駐華大使（或臨時代辦）赴京外參觀訪問。

第十五條 集團公司以外單位邀請外國部長級訪問團組的接待。國家有關部委以及企業所在省、市、自治區各級政府部門安排集團公司或下屬企事業單位接待的國外部級訪問團組，下屬企事業單位需事先報國際部備案。

第十六條

所屬企業不得擅自邀請和接受境內外外國媒體參觀訪問和采訪；對境內外外國媒體直接或間接提出參觀訪問或采訪企業，必須事先以書面形式報國際部，由國際部與接待單位協調安排參觀訪問或采訪事宜。

第五章

外事接待對外宣傳工作

第十七條

外事接待宣傳介紹要體現集團公司的整體形象和實力。對外宣傳介紹內容要體現集團公司的統一品牌。對外 宣傳內容的表述力求簡練，突出重點；表達要符合國外參觀者習慣。

第十八條

外事接待宣傳介紹內容應包括集團公司整體概況、本企業整體概況、本企業技術特點以及本企業國際業務開展情況；同時根據來訪團組的性質和目的，安排宣傳介紹內容，做到重點突出，以達到最佳宣傳和交流效果。

第十九條

各接待單位，特別是集團公司外賓參觀示范單位，對外宣傳介紹要求用外語進行，座談環節可視具體情況而定。

第二十條

接待單位的宣傳介紹材料中，應包括集團公司整體情況，并明確表述企業與集團公司隸屬關系。有關集團公司對外宣傳表述資料由國際部負責制定并下發。

第六章

外事接待HSE工作

第二十一條

HSE工作是做好外事接待工作的保障。企業在接待外國代表團參觀訪問期間，HSE工作必須始終貫穿接待工作的全過程。內容包括：

（一）事先制定HSE方案和應急預案，并指定專人負責HSE工作，以保證代表團的正常參觀活動；

（二）現場參觀前，對參觀訪問者進行HSE教育。要著重強調參觀期間發生緊急情況時的應對方案，逃生路線等；

（三）車輛必須保證車況良好，嚴禁超速行駛。駕駛員必須佩帶安全帶，并有義務提醒乘車人遵守相關規定；

（四）賓館住宿安排要保證外賓安全，外賓下榻房間應相對集中；

（五）保證食品衛生安全。

第七章

外事接待保密工作

第二十二條

所屬企事業單位必須制訂外事接待工作保密規定并嚴格遵守。

第二十三條

與外國代表團進行交流和座談時，要按照事先擬定的交流內容進行。在進行技術交流中，要注意保護商業秘密和技術秘密。

第二十四條

外事接待單位向外賓發放的宣傳材料、技術資料、多媒體演示片和影視宣傳片等宣傳品，在制作和發行前，文字內容應履行保密審查程序。

第八章

外事接待工作具體要求

第二十五條

接待外國代表團，既要體現熱情，友好，又要適度。應嚴格控制參與接待的人數，原則上不超過5人。接待工作不應影響企業正常生產工作。

第二十六條

接送。根據國際部具體要求和實際情況，做好接送工作。原則上請接待單位主管國際合作領導赴機場接送。

第二十七條 住宿。安排所在地的涉外賓館。在無特殊要求的情況下，主賓安排一廳一臥套間；其他人員包括中方陪同人員安排標準間；房間要相對集中。

第二十八條

交通。原則安排主賓乘坐轎車，其他人員安排巴士車；如需到工作現場參觀，主賓與其他人員同乘巴士車并要提前確定參觀路線、踏勘路況。

第二十九條

宴請。代表團訪問期間僅安排一次正式宴請，其余安排自助工作餐。要尊重外賓飲食文化習慣與風俗。嚴格控制用餐標準，正式宴請規格為冷盤1道、熱菜不多于6道，點心2種，水果盤1個。不得食用高檔菜、高檔酒以及國家明令禁止和保護的野生動物。代表團赴現場參觀就餐不得飲酒。接待穆斯林代表團嚴禁擺放酒具。

第三十條

禮品。對外贈送禮品價值不宜過高，原則上主賓禮品不超過900元，重在體現中國和地方特色，要根據團組成員層次區分檔次。

第三十一條

報道。在不涉及保密內容的前提下，各企業在接待外國代表團參觀訪問期間，可安排本單位攝影、攝像人員隨行，外國代表團在企業參觀訪問活動可在企業范圍內進行報道并存檔。

第九章

其他

第三十二條

本細則由國際部負責解釋。第三十三條

本細則自發布之日起執行。

第二篇：外事接待工作注意事項(韓國)

與韓國人交往禁忌

1.韓國人一般不用紅色的筆寫自己的名字，也不要當他的面用紅筆寫東西，因為韓國寫死人的名字時用紅色記載的。

2.韓國人普遍忌“4”和“13”。因韓國語中“四”與“死”同字同音，傳統上認為是不吉利的，因此，在韓國沒有四號樓、四層樓、四號房，軍隊里沒有第四師，宴會廳里沒有四桌，敬酒不能敬四杯，點煙不能連點四人，所以宴請或者和韓國朋友出去玩時候要注意一下，韓國人在喝茶或喝酒的時候，主人也是以1、3、5、7的數字單位來敬酒、敬茶、布菜，并忌諱力用雙數。

3.韓國國花是木槿花，在韓國是禁止采摘的，不要在韓國朋友面前做這些。

4.和韓國人交談，最好是談韓國悠久的歷史和文化，少談政治問題，特別是當地政治。切記不要提起朝鮮。不要把首爾稱作京城。

5.和韓國人交流時候，不能當面出言指責他們。不能使用“不”字來拒絕韓國人，可以委婉地表示你的不同意見。

6.與韓國朋友交往時候，不要送食物做禮物，因為它們可能不適合韓國人的口味。在送禮時，還要注意禮品上不能有韓國制造或日本制造的標志。韓國人的民族自尊心很強，一般不當別人的面打開禮物。

7.韓國人姓“李”的很多，但絕不能說“你是姓十八子李”之類的話。因為在朝鮮語中“十八子”與一個淫蕩詞相近。特別是不能在韓國女子面前說此話，否則會被認為有意侮辱人。

8.與韓國人在絕大多數情況下，不要直呼他人的名字，韓國人即使在兄弟姐妹之間也是這樣，在社會交往活動中，相互間可稱對方為“先生”、“夫人”、“太太”、“女士”“小姐”等；對有身份的人可稱對方為“先生”、“閣下”等，也可加上職銜，學銜，軍銜等，如“總統先生”、“總統閣下”，關系親密的的朋友之間，往往在對方名字之后加上“兄弟”、“姐姐”、“妹妹”等稱謂如“鴻哲兄弟”、“美延姐姐等。對男性也可稱“君”，但往往同其姓名連稱，如“尹鴻哲君”、“金相鎮君”等。

9.拒絕喝別人的敬酒是不禮貌的，如不能喝，就在杯中剩一點酒。韓國人原諒醉酒的人；不能把盤中的菜吃得很干凈，否則是對主人的不敬；禮金要用白色的禮袋，而不是紅色的，等等。

10.在社交禮儀上，韓國一般不采用握手作為見面的禮節。握手時講究使用雙手，或是單獨使用右手。在晚輩、下屬與長輩、上級握手時，后者伸出手來之后，前者須先以右手握手，隨手再將自己是左手輕置與后者的右手之上。在韓國，婦女和小孩一般情況下，婦女不和男子握手，以點頭或是鞠躬作為常見禮儀。在稱呼上多使用敬語和尊稱，很少會直接稱呼對方的名字。要是對方在社會上有地位頭銜的，韓國人一定會屢用不止。社交場合中，大部分韓國人會講英語，對講日語的人沒有好感。在韓國，穿衣上不會過于前衛，是莊重保守的。男子一般上身穿襖，下身穿寬大的長檔褲，女子一般是上穿短襖，下穿齊胸的長裙。

11.韓國人在一般的情況下喜歡吃辣和酸。主食主要是米飯、冷面。菜肴有泡菜、烤牛肉、燒狗肉、人參雞等等。總體來說，韓國人的菜品種不是太多，而且其中的絕大多數都比較清淡。一般來是說，韓國的男子的酒量都不錯，對燒酒、清酒、啤酒往往來者不拒，婦女則多不飲酒。平日，韓國人大都和茶和咖啡。但是，韓國人通常不喝稀粥，不喜歡喝清湯。韓國人一般不喜歡吃過油、過膩、過甜的東西。不啻鴨子、羊肉和肥豬肉，至于熊掌、虎肉。吃飯時，一般用筷子。為環保，韓國人的會為你提供鐵餐具。與長輩吃飯時不許先動筷子，不可以用筷子對別人指指點點，用餐完畢后將筷子整齊放在餐桌的桌面上。吃飯時，不宜高談闊論。吃東西時，嘴里響聲太大，也是非常丟人的。在韓國人的家里宴請時，賓主一般都是圍坐在一張矮腿方桌周圍。盤腿席地而坐。在這種情況下，切勿用手摸腳，伸直雙腿，或是雙腿叉開，都是不允許的。

12.韓國人珍愛白色。國花是木槿花，松樹為國樹，喜雀為國鳥，老虎為國獸。忌諱數字是“4”和“13”，在發音與“死”相同的緣故，韓國人對相似的“私”“師”“事”等最好不要使用。

13.韓國人的民族自尊心很強，反對崇洋媚外，倡導使用國貨。在贈送禮品時，最好選擇是鮮花、酒類和工藝品。最好不是日本貨。

14.在韓國傳統的社會里，年長者因其知識經驗而受到尊重，年輕者必須自覺地在行為上以此為準。在公共集會、社交場合和宴會酒店上，誰應當首先向誰表示敬意，誰應當坐在哪個位置上，誰應當首先落座，誰應當首先向誰敬酒，人人自幼都知道這些規矩，不會弄亂，否則就會被視為粗俗和缺少家庭教育。

15.在人際交往中，韓國人的常規禮貌禮節既保留了自己的傳統民族特色，又受到中國儒家文化和西方文化的雙重影響。韓國人初次見面時，常以交換名片相識，有些商人養成通報姓氏的習慣，并與先生等敬稱聯用。韓國人待客十分重視禮節，男性見面要相互鞠躬，熱情握手，并道您好;異性之間一般不握手，通過鞠躬、點頭、微笑、道安表示問候。分別時，握手說再見。若客人同自己一道離開便對客人說您好好走;，若客人不離開則對客人說您好好在這兒;若與長輩握手時，還要以左手輕置于其右手之上，躬身相握，以示恭敬。進門或出席某種場所，要請客人、長輩先行。與長輩同坐，要保持姿勢端正、挺胸、決不能偷懶。若想抽煙。必須征得在場長輩的同意。用餐，請客人、長輩先入席，不可先于長者動筷。與客人或長輩遞接東西，要先鞠躬。然后再伸雙手。

16.不要當著眾人的面擦鼻涕，吸煙要向主人大招呼，否則會被視為不禮貌，不懂禮節。韓國人一般不輕易流露自己的感情，公共場所不大聲說笑，頗為穩重有禮。婦女在發出笑聲時要用手帕捂住嘴，以免失禮。

接待外賓注意事項

在機場接送外賓需要注意:一般外賓不喜歡別人碰他的行李,所以在提供幫助前,應先征得客人的同意,再幫忙推運行李,并應提醒外賓保管好自己的物品。如果需在機場分發資料,應提醒外賓將資料收好,避免遺失。

如果是接待團體外賓,要事前準備好明顯的標志并放在空間寬敞處,先行集中行李和人員,等全體人員到齊后,再致簡短的歡迎辭。接機時,如需拍照留念,需迅速進行,拍完后應盡快離開。

如客人需要兌換當地貨幣,可陪同其前往銀行柜臺,并告知當前匯率及本地物價水平,以便外賓了解可能需要的支出,同時主動告知客人由機場通往市區目的地的交通工具及所需時間。

西方人的行禮方式與東方人有區別。鞠躬禮和握手禮比較適用于東方,中國人還有比較特殊的拱手禮節,西方人則多采用擁抱禮或吻頰禮,吻頰可以吻單頰或雙頰,僅輕貼臉面,并不出聲,亦不可將唇印留在對方臉上。有些國家或地區的見面禮儀非常奇特,除了常見的注目、握手、雙手合十、擁抱、吻頰等外,還有吻手禮。行吻手禮一般是婦女先伸手,而且手作下垂式,這時對方便可將她的手輕輕置于手中而吻之,但不可過于接近。

在作自我介紹前,一定要先說“您好”,然后再介紹自己的姓名。西方人喜歡直呼名字,東方人則需要稱呼姓氏,并加上頭銜。若沒有頭銜,則需要稱呼對方女士或先生。接待外賓時,如果是初次見面,不能詢問女方年齡或已婚還是未婚,為避免用錯稱呼,最好還是稱呼名字。

外賓經過長途跋涉,都很勞累,應盡快協助其前往旅店休息,不要在機場逗留過長時間。若外賓沒有預定住房,應在機場先行協助訂房。若外賓已知住宿地點,則應再次幫助其確認下榻處。離開機場前,應請外賓再次確認護照、機票、行李等重要物品是否均已收好,保證萬無一失。

2、在兒童中推廣禮貌用語

我國在兒童中推廣學用“請、您好、再見、謝謝、對不起”等禮貌用語，表示對他人的尊重、關心、熱情、謙讓，這是一項很好的舉措。在接待外賓時，與人見面就能用英語問好：“How do you do!”告別時用英語說再見：“Good bye!”當我們有什么事情請對方讓一下，可以對外賓說“Please!”感激對方時說“Thank you.”有做得不對時，可以說“sorry。”得到對方的感謝，可以說“that's all right?！?/p>

外事人員守則

要嚴格按照黨的方針政策辦事。內外有別，執行保密規定。

熱情友好，以禮相待，不卑不亢，落落大方。

嚴禁酗酒。在外事活動中，飲酒不得超過本人酒量的三分之一。勤儉辦外事，反對鋪張浪費。

如實反映情況，嚴格執行逐級請示報告制度，顧全大局，協同對外。

應該掌握的常識

1．對外交往中，要嚴守國家秘密，決不能麻痹大意，有意無意地把屬于國家機密的內容泄露出去。

2．領導授權的可談，沒授權的不能談，不符和自己身份的話不說。

3．對外談判中，不能隨意許諾，不隨便答應外賓提出的要求，要研究后再答復。

談判人員注意事項

談判前，應確定主談人，其職務與對方大致相等。其他談判人員非經主談人同意，不得向對方提意見。對外應事先統一意見。內部意見不統一時，不得當場爭論，以主談人意見為最后意見。意見不同，可在會后討論或休會后在場外討論。

談判前，應對所談問題做充分準備。談判時，要充分闡述自己觀點，以理服人，避免說理不足，有強加于人之嫌；同時，要認真聽取和分析對方意見，吸收其合理部分，對不能接受部分，要研究以后再答復，不輕易表態，輕率從事。

接待外賓注意事項

（一）接待單位應有一名主要領導干部負責業務談判和接待工作，選派專職陪同人員，技術人員以及翻譯人員，組織好接待班子。

（二）制定工作計劃（會談內容要點資料準備，主要外賓背景資料，來訪人數，抵達日期等），安排日程。指定相應身份人員迎送，會見和宴請。

（三）貫徹“中共中央關于禁止在外事活動中送禮和受禮的決定”，不應主動贈送禮品。

（四）對本單位的介紹力求突出特點，簡明扼要，實事求是。介紹情況時要照顧到所有外賓。

（五）外事部門應根據來訪外賓情況，主動和保衛部門密切協作，有事共同商量，作好保衛工作。

駕駛人員注意事項

（一）應嚴格遵守交通規則，集中注意力，確保外賓安全。若違章造成事故，會產生國際影響。

（二）工作時間，嚴禁飲酒。

（三）一切外事活動，均應保證準時到達指定地點。

（四）注意儀容風范。

（五）出車前，要注意車輛整潔，保養和維修，保證車輛不出故障。

第三篇：做好企業外事接待工作

做好企業外事接待工作

外事接待工作是企業聯系內外的紐帶和橋梁。通過外事接待工作 ,企業可以展示實力 ,樹立形象 ,吸引投資 ,擴大合作 ,推動企業快速發展。因此 ,做好外事接待工作已成為企業管理中一個重要的組成部分。

堅持原則是做好企業外事接待工作的前提

1.維護企業外事接待工作的統一性和有序性。企業外事接待工作需要在統一、有序的狀態下運行。必須做到政出一門，令行禁止，不允許各行其是，擅自作主。要從國家利益、企業利益的高度認識遵守外事接待工作紀律的重要性，嚴把紀律關。一是嚴格遵守外事接待紀律；二是在對外交往中嚴守企業秘密；三是在對外交往中遇到重大問題要及時報告，不能亂許諾，亂表態；四是按規定的程序和要求申辦外事接待事項。不該超越的程序不能超越，不該減少的環節不允許減少。參與人員在實踐工作中要遵守有關保密規定,正確區分內事活動與外事活動 ,認真做到內外有別 ,盡量減少或杜絕外事接待工作中不符合外事禮儀規范的做法。對外事接待的違規違紀現象 ,要堅持原則 ,從嚴要求 ,不敷衍 ,不護短 ,及時、嚴肅查處 ,防止再犯。實踐表明 ,只有堅持原則 ,加強管理 ,才能維護外事接待工作的統一性、有序性、嚴肅性和權威性。

2.嚴格規程 ,加強管理 ,切實提高外事接待職能部門的管理水平與服務質量。作為企業管理的重要組成部分，企業外事接待工作具有較強的專業性，有其特定的程序和規則。要確保企業在對外交往中不喪失機遇，不貽誤重點，很大程度上取決于各級外事職能部門的管理水平和服務水平。首先要制定好具有可行性和可操作性的外事接待規程。其次，要開展規程作業培訓，樹立服務質量意識，把接待規程真正作為外事接待工作的依據。外事接待工作人員不僅要具備良好的語言能力、政治素養、組織管理能力，還要具備較強的外事交往能力。企業應配備思想素質好，年輕而富有朝氣的同志充實外事接待崗位，并保持這部分人員的相對穩定。

3.加強制度管理和調研。完善規章制度是外事接待工作軟件建設的一個核心問題。要努力做到三個“嚴格”：一是嚴格執行接待范圍。切實做到保證重點，對外接待各負其責，相互配合，分別承擔，共同搞好；二是嚴格接待程序。做到先請示、批準后再安排，每次任務都要按照外事接待工作規定等制度嚴格把關，對不屬于接待范圍的客人，及時向有關單位做好說明解釋工作，不超范圍接待，從源頭上杜絕非接待范圍的費用開支；三是嚴格接待標準。遵循艱苦奮斗、勤儉節約的優良傳統，按照有利公務、節儉實在、杜絕浪費的原則，按不同層次相應安排住宿、用餐、用車等標準，做到熱情、大方、細致、周到，盡量壓縮不必要的禮儀性活動，達到領導滿意、賓客滿意。狠抓調研工作，發揮好企業外事接待的參謀作用。目前企業外事接待工作中存在“重接待，輕調研”的現象,應引起高度重視。企業外事接待職能部門應充分利用外事交往渠道,收集對企業有用的信息與資料。對調研選題要認真進行篩選和分析,加強其針對性。通過日常調研，對企業對外交流等外事工作的方向、策略、經驗、教訓進行總結，及時反饋企業外事工作的新走向，提出對企業決策有益的建議。

靈活性是做好企業外事接待工作的重要環節

外事接待工作是一個有機的整體,不僅僅是外事接待部門的事情，更需要企業有關部門和單位的大力支持和配合。接待工作要發揮“整體大于各孤立部分之和”的最大效能，必須克服辦事過程中的拖沓作風，理順外事接待和有關業務部門的縱向與橫向關系，形成上下一盤棋、協調有序的外事管理格局。要樹立“每一個人都代表企業形象，每一個人的一言一行都是企業文化的折射”的思想意識，保證高質量的完成每一次外事接待任務。有些外商可能一生只到本企業造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到，精心細膩，企業良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的美好印象。

所謂強調外事接待工作的靈活性，不是說外事接待工作可以隨意，而是指其工作涉及面廣、隨機性強，不可能按照一個模式套下來。而應根據環境、條件的變化以及來賓的需求變化，在原則的范圍內對政策靈活把握。在接待過程中，根據時間、空間、形勢的發展變化，審時度勢，隨機處理，尋求最佳適度。隨機制宜是在大的原則和方針下的靈活處理，不是根本改變大的原則和方針。堅持隨機制宜的原則，一定要把一般原則與具體情況結合起來。在復雜的外事接待工作中，對于常規的接待，可以按照一定的程序化、模式化的方法來運作，但是對許多非常規性的隨機事件，很難按照一定的程序、模式去工作，需要外事接待人員具有廣博的知識、豐富的經驗和創造性的思維。因此，在具體工作中,既要嚴格按外事接待工作的規定和程序辦事，又要從實際出發 ,對外事接待中遇到的特殊情況敢于打破常規，簡化程序，提高工作效率。隨機制宜是在原則許可的范圍內，因時而異、因地而異、因事而異，為來賓提供個性化的服務。外事接待工作的隨機制宜要做好兩個服務：一是跟蹤服務。對每批(次)外事接待從任務呈報、安排入住和用餐、用車、會場布置、考察點聯系、參觀游覽、意見收集、返程聯絡、費用結算到建立來客檔案等各方面的工作都跟蹤到位；二是個性服務。比如在接待外商時，可建立檔案，了解其基本情況。通過客史檔案和相關詢問，了解不同來賓不同的習慣、愛好、口味,以人為本，有針對性地開展親情化服務。在考察線路上也要創新，要突出地方特色，讓來賓有所看、有所玩、有所學、有所思，讓他們牢記山鋁，用感情留住他們，讓來客有賓至如歸的感覺。以人為本決不是看人打卦，而是賓主融洽的一種必需。

外事接待人員要充分利用接待工作的每一個細節展示企業的全新風采和企業獨具魅力的特色文化，用每一次接待機會增強企業的凝聚力和向心力，提升企業的知名度和影響力。同時，外事接待人員還要對接待結果進行科學的評估與監測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優化接待流程，力求外事接待活動效益的最大化。

原則性與靈活性的有機結合，這是做好企業外事接待工作的重要保證。從某種意義上說，接待就是一種“度”的平衡術，是結合實際的適度管理。只有正確地認識“度”和把握“度”，才可能提出指導實踐活動的正確準則，防止“過”與“不及”。接待工作唯有做到適度，力爭做到“服務熱情、接待精細、開明開放”，達到最佳效果，才能真正成為一個企業的窗口和聯系各方的紐帶和橋梁，從而推動企業的發展。

外事接待工作不僅是一個企業的形象展現，而且是一項政治性強的工作。外事接待活動的任何一點紕漏和失誤，都有可能造成無法挽回的政治影響和經濟損失。由此可見，外事接待工作是一個企業的“第一形象”、“第一窗口”、“第一環境”。要牢固樹立“外事接待工作也出生產力 ,出效益”的觀點 ,按照有利公務、文明節儉、杜絕浪費、標準適當、平等對待、熱情大方的原則，牢牢把握好外事接待工作中的“度”，做好原則性與靈活性的有機結合。外事接待工作要與其它管理工作緊密結合起來，圍繞企業的中心任務，充分發揮橋梁紐帶作用，從而促進企業各項工作的順利開展。

第四篇：略論新形勢下的高校外事接待工作

略論新形勢下的高校外事接待工作

摘要：黨的十八大以來，高校外事工作面臨著全新的發展形勢。外事接待工作是高校外事工作的一項重要內容，不僅體現出高校外事工作的總體水平，也是中華傳統文化的重要體現。黨中央“八項規定”等一系列新政策的陸續實施給高校外事接待工作提出了全新的要求。對于高校外事部門來說，如何能夠做到既嚴格遵照“八項規定”的要求，又能夠高標準高質量地完成外事接待工作，是值得認真研究的問題。為了做好新形勢下的高校外事接待工作，外事部門要轉變工作思路，創新工作載體，更好地適應高校外事工作面臨的新形勢和新要求。

關鍵詞：高校；外事接待；外事工作

中圖分類號：G526.9

文獻標志碼：A

文章編號：1001-7836（2015）04-0185-02

外事工作是各項對外交流活動和事項的總稱。外事工作是一項政治性和政策性很強的工作。它對認真執行國家的外交政策，維護祖國的榮譽、民族的尊嚴和人民的利益，加強同世界各國的經濟、技術和文化交流，促進各國人民之間的友誼和世界和平，有著非常重要的作用。對于高校來說，開展外事工作對于提高教學科研能力、展示良好的國際形象等方面具有非常重要的作用。實踐證明，通過廣泛開展高校外事活動，我國高等教育發展水平得到了顯著提升，給我國經濟社會加速發展注入了全新的動力。

改革開放以來，我國高校的外事工作進入了一個全新的發展階段。特別是從上世紀90年代開始，高校外事活動的領域不斷拓展，對外交流的范圍不斷擴大，高校外事活動的數量顯著增長，質量穩步提高。根據調查統計，1998年全國普通全日制高校每年舉辦的各類外事活動約有1.8萬次，到2005年已經突破了5萬次，截至2013年已經超過了20萬次，與我國高校進行各項交流的國家和地區也由1998年的40余個增加至160余個。這些數據充分說明，我國高校外事工作已經進入了快速發展的新階段。

在高校的外事工作中，外事接待工作是一項十分重要的內容。外事接待工作貫穿外事工作的全過程，也對外事工作質量產生直接影響。高校外事接待工作不僅可以體現出外事管理工作的總體水平，而且還能夠體現出高校良好的文化底蘊。黨的“十八大”以來，國際環境的發展變化以及國內許多新政策給高校外事接待工作提出了全新要求。

一、新時期高校外事接待工作面臨的形勢分析

1.高校外事接待活動數量將進一步增加。新一屆黨中央明確提出，全面深化改革，進一步提高對外開放水平。高校外事工作是傳播中華民族傳統文化和開展國際交流合作的重要途徑，也是我國對外開放的重要窗口。隨著我國對外開放程度的不斷深入，可以預見，未來一個階段國內高校外事接待活動的數量將會進一步提升，外事活動的形式也將更加多樣化，對外交流的深度和廣度也將不斷提高。

2.高校外事接待工作面臨全新要求。黨中央“八項規定”提出進一步規范出訪活動，嚴格規范外事接待標準，控制經費開支。在這些具體要求之下，高校外事接待工作方式勢必要進行全面調整。從以往外事接待工作開展情況來看，很多高校為了片面追求接待效果，隨意擴大接待規模，好大喜功，甚至不惜花費重金進行宴請、組織參觀游覽以及進行活動現場布置等等。實踐證明，這種外事接待方式很有可能產生適得其反的效果，會在來訪者心目之中留下奢靡浪費的不良印象，進而影響到其他國家和地區學者對于我國高等教育事業的總體評價。

為了落實黨中央“八項規定”等一系列新政策和新要求，今后一個階段高校在組織外事接待活動的過程中必須要改變以往的工作方法，在節約外事接待費用、轉變外事接待方式、提高外事接待效率等方面多下功夫。

3.高校外事接待工作模式將逐步實現多元化。隨著高校外事活動類型的不斷豐富，今后一個階段外事接待活動模式也將逐步實現多元化。具體來說，高校外事接待活動將由以往傳統的外事宴請、外事會談、外事參觀等等逐步轉化成為與外事活動緊密相關的接待形式，更加側重契合外事活動的主旨以及高校自身的實際情況，從注重外事接待形式逐步轉化為注重外事接待活動的實際效果。此外，在外事接待活動類型方面，人文、學術、文化交流等活動數量將會進一步增加，而傳統的事務性接待活動將會逐步減少。

二、現階段高校外事接待工作存在的主要問題

1.外事接待工作經費投入過高。當前，隨著高校外事活動數量的逐年增加，外事接待活動經費投入也在顯著增長。筆者曾經查閱過北方某高校2011年行政經費投入的相關數據，其中直接或間接列支用于外事接待活動的經費投入占行政總經費投入的30%左右，所占比例非常之高。雖然目前教育部等相關部門并未對外事接待經費所占比例進行明確規定，但是在現階段高校經費總體增長速度放緩、科研教學經費投入普遍不足的情況下，使用如此大比例的經費用于外事接待活動，顯然不符合高校發展的實際，也將會在很大程度上影響到高校教學管理各項業務的經費投入。

2.高校外事接待普遍存在鋪張浪費現象。高校外事接待活動普遍存在鋪張浪費現象，是現階段的一個非常突出的問題。歸根結底，這是與高校管理者對于外事接待工作的理解和認識存在偏差有關。很多高校管理者或外事部門負責人認為，外事接待工作是高校對外形象的直接展示，必須堅持高規格和高標準，才能夠給來訪者留下深刻的印象。因此，一些高校在外事接待的過程中過分追求形式，懸掛大量的條幅，擺設鮮花，組織學生現場迎接。在外事宴請活動中安排大量的名菜、名酒。為外賓購買名貴的禮物作為紀念品，并在外事活動之余安排大量的觀光、游覽等活動。這種做法的直接后果就是造成嚴重的鋪張浪費，大量的外事工作經費被運用在這些活動之中，不但難以產生理想的效果，反而會給來訪的國外學者造成很多負面影響。

3.外事接待的程序不夠規范。一般來說，外事接待活動都有嚴格而規范的程序。相比其他外事接待活動，高校外事接待活動的程序不夠規范，具有很強的隨意性和主觀性。通常情況下，高校外事接待活動程序的設計都由高校外事部門來完成，并報校領導同意后實施。由于沒有統一的規范，很多高校外事接待活動的程序并不完全相同，甚至一些高校由于缺乏外事專業知識，還在外事接待過程中出現了常識性錯誤，給高校的對外形象造成了嚴重影響。

4.外事接待工作人員專業化能力存在不足?，F階段很多高校都具有一支專門的外事接待工作者隊伍，負責外事接待工作的組織、協調和實施。相比高校的行政管理和教學工作者隊伍，高校外事工作者隊伍的專業化水平存在一定的不足。很多外事工作者并不具備專業的知識背景和工作經歷，并且不能夠定期接受外事工作相關的業務培訓。由于不具備專業的業務能力，很多高校的外事工作者在組織外事接待工作的過程中往往會產生一系列問題。此外，由于很多高校在制定外事接待方案的過程中缺少緊急情況預案，導致在外事接待活動中發生突發狀況后，外事接待工作人員不能夠迅速做出反應，并給予妥善處理。應當說，現階段高校外事接待工作人員專業化能力不足也是一個非常突出的問題。

三、對提高新形勢下高校外事接待工作水平的建議

1.充分認識新形勢下外事工作的新要求。對于高校來說，必須要全面、深刻、準確地認識到新形勢下黨中央國務院對于外事工作提出的全新要求，重點學習“八項規定”以及相關政策中關于外事紀律、外事接待等的新要求和新精神，對照新要求進行自查，及時發現本校在開展外事接待工作過程中存在的問題和不足之處。制定切實有效的措施，抓緊時間進行對照整改，將最新政策要求貫徹到高校外事工作之中。

2.轉變對外事接待活動的理解和認識。對于高校管理者來說，應當進一步轉變觀念，正確全面地理解外事接待工作的意義。充分結合當前世情、國情發展變化的趨勢，轉變以往過分追求形式、奢靡浪費的接待觀念。將衡量外事接待活動質量的標準定義如下幾方面，即外事接待活動是否能夠為雙方文化交流服務、是否能夠充分融入到外事活動總體之中、是否堅持務實高效原則等等。通過切實轉變思想觀念，帶動高校外事接待工作模式的創新。

3.堅決避免鋪張浪費。高校要制定完善的校內規章制度，明確外事接待經費投入額度、接待標準、陪同人員數量、接待行程安排等等。在外事接待經費標準制定的過程中，應當充分借鑒“八項規定”等關于公務接待活動經費標準的新要求，嚴格外事接待經費管理，實行外事接待經費預算制度。此外，高校還要注重對外事接待活動實施過程的監督和檢查，避免出現過度形式化的問題，要確保外事接待工作經費能夠得到高效合理地使用。

4.創新外事接待工作模式，規范外事接待工作程序。對于高校外事管理部門來說，要進一步創新外事接待工作模式，避免將外事接待工作簡單地等同于提供“衣食住行”服務。要注重提高外事接待活動人員的文化水平，創新接待工作模式，通過形式多樣的外事接待活動使得來訪者充分感受到學校深厚的人文底蘊和良好的國際形象。

除此以外，筆者建議教育部等有關部門盡快制定相關政策，進一步規范高校外事接待活動的程序，以此來約束和要求高校外事接待活動，避免出現因程序不統一、不完善所導致的一系列問題，提高外事接待活動的水平。

5.全面提升高校外事接待工作者隊伍的專業化水平。針對現階段高校外事接待工作者隊伍專業化水平普遍不高的問題，高校應當加強外事工作者隊伍建設，一方面定期組織外事專業培訓，重點傳授外事常識、外事禮儀、突發事件應急處置等內容，提高現有外事工作者隊伍的專業化水平。另一方面還要廣泛地從全社會挖掘專業的外事人才，充實到高校外事工作者隊伍之中，藉此來全面提升高校外事工作者隊伍的專業化水平。

第五篇：接待工作的實施---教案

廣西機械高級技工學校公招面試 理論課教案 專業：文秘

教案序號：

號

廣西機械高級技工學校公招面試 理論課教案

2015 年 1 月 16 日

課題

第2節接待工作的實施

授課時數

1課時

教學目的

知識目標：1.了解接待工作的三個基本環節。

2.了解接待工作中秘書的個人禮儀和日常交往中的禮儀知識。

能力目標：掌握接待工作中三個基本環節的具體要求，提高秘書的接待能力。德育目標：培養學生知禮儀、懂禮貌的良好行為習慣，提高學生的綜合素養。

教學重點

結合禮儀等相關知識，熟悉接待工作的具體環節和操作方法。

教學難點

如何結合禮儀和接待的相關知識完成情景模擬，提高接待能力。

教具

多媒體投影設備、視頻展示臺、《接待工作的實施》PPT、信簽紙

教學方法

以行為導向教學法為主，輔以討論法、案例教學法、合作探究法、設問導疑。

教學進程及內容

說明

一、導入新課（約5分鐘）

案例分析：某單位領導與剛來的客商正在會客廳里寒暄，秘書前來泡茶，他用手指從茶葉筒中拈了撮茶葉，放入茶杯內，然后沖上水??這一切，領導和客商都看到了。領導狠狠地瞪了秘書一眼，但礙于客商在場而不便發作?？蜕虅t而帶不悅之色，把放在自己面前的茶杯推得遠遠的，同時說：“別污染了我的腸胃！”領導知道自己屬下做事欠妥，所以只得忍氣吞聲。談判時，雙方討價還價。領導一時動怒，與客商發生爭執。秘書覺得自己作為單位的一員，自然應該站在領導一方，于是與領導一起共同職責客商。客商拂袖而去。領導望著遠去的客商的背影，氣得臉紅脖子粗，沖著秘書嚷：“托你的福，好端端的一筆生意，讓你給毀了，唉！”

秘書丈二和尚摸不著頭腦，并不知道自己有什么失誤，他為自己辯解：“我，我怎么啦？客商是你得罪的，與我何干？”

你認為這位秘書在接待禮儀上有哪些失誤？ 1.請各組代表回答提出的問題。

2.教師點評，引入本次授課課題《接待工作的實施》的學習。

二、學習新知（約20分鐘）

（一）接待工作的三個基本環節：迎客、待客、送客。1.親切迎客

教師明確：當客人來訪時，秘書應做到“3S”迎客，即見到客人的第一時間，做到起身迎接（stand up）、注視對方（see）、微笑（smile）并使用規范性問候語。來訪的具體情況有：（1）上級部門的領導或工作人員來訪。（2）本單位的一般干部或普通員工來訪。（3）外單位的客人來訪。

（4）領導確實無法接待的來訪。2.熱忱待客

應做好以下環節的工作：

（1）引導。秘書在引導客人時，應配合對方的步幅，在客人左前方約一米左右處，身體稍向右后側轉，可邊走邊和客人交談或介紹周圍環境，以避免一路的沉寂、尷尬。通常有“外開門客先入，內開門己先入”。（2）引座。主要有如下四種辦法：

①面門為上。②以右為上。③居中為上。④以遠為上。（3）送茶。注意事項有：

①領導、客人坐定或寒暄時，立即送上茶水。②接待重要客人時，應用正規的陶瓷杯，不能用一次性紙杯。③接待重要客人時，不用袋泡茶，要用上好的茶葉。④泡茶時，要遵循“茶七酒八”的禮儀要求。⑤及時添加開水和更換茶葉。3.禮貌送客。如果客人提出告辭時，秘書要等客人起身后再站起身來相送，切忌自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。4.涉外迎送的方法。

秘書應該掌握的涉外禮儀和方法：①迎送規格；②迎賓準備；③迎賓禮儀；④送客禮儀。5.技能訓練：

結合教材案例P295,通過角色扮演，讓學生在模擬實踐中加深對接待工作中各環節的理解與應用。

通過學生點評，教師總結，對知識點進一步鞏固，同時，引入下一個知識點的學習。

（二）秘書的個人禮儀

1.儀容的要求：整潔、衛生。包括發式、面容、頸部、手部等。

2.儀表的要求：在自然美、修飾美的基礎上，不斷提高自身素質，達到內在美。包括風度、服飾等。

3.儀態的要求：文明禮貌、端莊大方。包括站姿、坐姿、走姿等。

（三）日常交際禮儀

1.說話的禮儀。即認真積極傾聽、注意目光應用、保持說距離、使用禮貌用語。2.介紹的禮儀。即自我介紹、介紹他人。

3.握手的禮儀。即握手的正確姿勢、握手的禮儀順序、握手的禁忌。4.接打電話的禮儀。5.遞接名片的禮儀。

6.乘轎車的禮儀。即乘轎車的座位次序、上下車的禮儀 7.送花的禮儀。8.探病禮品的選擇。9.送禮和收禮的禮儀。10.送禮禁忌習俗。

三、案例分析、分組討論（約6分鐘）案例：來訪客人走進某藥業集團有限公司經理辦公室時，李秘書正在辦公桌前打印一份文件，他向客人點點頭，并伸手示意客人先坐下，10分鐘后，他起身端茶水給客人，電話聯系好客人要找的部門，在辦公桌前起身向客人道別，并目送其走出辦公室；為此事，李秘書受到了辦公室主任的批評。

試分析辦公室主任為什么要批評李秘書？ 1.組織學生分組討論，共同完成學習任務。

2.教師分析總結：辦公室主任之所以批評李秘書，是因為李秘書在此次接待工作中沒能做到親切迎客、熱忱待客、禮貌送客，特別是“出迎三步，身送七步”這一迎送賓客的最基本的禮儀也沒有注意，作為李秘書在接待來客中應做到：（1）起身迎客，問明來意。（2）伸手示意客人請坐，并說明請稍候。（3）盡快聯系好客人要去的部門并具體說明如何去該部門。（4）將客人送出門口，握手道別。

教師及時點評，對重點、難點知識鞏固記憶，加深了解。

四、小結（約2分鐘）

1.了解接待工作的三個基本環節。

2.了解接待工作中秘書的個人禮儀和日常交往中的禮儀知識。

3.掌握接待工作中三個基本環節的具體要求，提高秘書的接待能力。

五、課后作業（約2分鐘）

1.設置一定的情景，以小組為單位，進行迎送演示。一位扮演秘書，一位扮演A公司的銷售人員，銷售人員忽然來訪，說是部門經理的老朋友，想見劉經理，秘書如何正確接待？ 2.教師點評

六、板書設計（約5分鐘）接待工作的實施

（一）接待工作的三個基本環節 1.親切迎客 2.熱忱待客 3.禮貌送客

4.涉外迎送的方法

（二）秘書的個人禮儀 1.儀容的要求 2.儀表的要求 3.儀態的要求

（三）日常交際禮儀

1.說話的禮儀

2.介紹的禮儀

3.握手的禮儀

4．接打電話的禮儀 5.遞接名片的禮儀 6.乘轎車的禮儀

7.送花的禮儀 8．探病禮品的選擇 9.送禮和收禮的禮儀

10.送禮禁忌習俗

七、教學反思（課外進行）

本環節，教師通過教學過程中的具體情況、學生回答和作業來反思本教學設計的優劣，并將根據反思對教學設計進行修改。

采用案例分析，設問導疑的教學方法，讓學生思考并討論問題。切入課題。

通過導入新課，教師用講授法明確接待工作三環節的要求，完成知識目標1。通過角色扮演法，讓學生參與到模擬接待工作中，加深對知識點的理解。承上啟下，引入知識目標2的學習。

通過案例分析，用討論法、案例教學法、合作探究法等教學方法，激發學生學習興趣，進一步鞏固知識點，完成本課的能力目標。通過小結，加深學生對知識的掌握。