第一篇：接待工作（定稿）

接待工作

接待工作是行政辦公室的日常工作之一，也是最為重要的工作職能之一。以迎來送往為主要內容的接待工作不僅代表了組織的整體形象，也是組織行政管理績效的重要體現。文章就如何提升行政辦公室接待工作質量進行了詳細的分析。

一、引言

無論是政府機關或是企事業單位、抑或是社會團體組織，都需要面對各種級別、各種目的的接待工作，這項工作是組織間開展交流合作的紐帶和結合點，是組織間第一印象形成的關鍵因素。因此，任何組織對行政接待工作的關注都會對組織發展起到十分積極的作用。

二、行政辦公室的接待工作內容和特點

（一）行政辦公室接待工作內容

行政辦公室接待工作的主要內容包括以下幾方面：第一，迎接來訪人員。迎接來訪人員是接待工作的第一個環節，這一環節需要提前與對方接洽，知曉來訪時間、人員，并根據來訪人員的目的、規模安排相關行政工作人員做好歡迎活動的準備。第二，安排好來訪人員的行程。在于對方充分溝通的前提下，為來訪人員制定訪問期間的行程安排，并在征求對方同意后，制定相應的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據來訪人員數量、級別，安排相應的食宿接待項目，為來訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務。第四，協調辦理訪問事項。就來訪人員的訪問目的，做好訪問期間的具體事務協調工作，按照事先的接待方案，做好交通服務、意見傳遞工作，確保來訪人員能夠準時抵達訪問地或及時轉場，并及時解決來訪人員提出的要求和問題。第五，做好歡送工作。結束來訪形成后，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動，讓來訪人員滿意而歸。

（二）行政辦公室接待工作特點

行政辦公室接待工作具有以下特點：第一，時效性。來訪人員一般都有一定的訪問期限，在不同訪問事項間，也需要系統的時間安排，并做到事項間的緊密銜接。第二，突然性。有些來訪人員是突然抵達的，這時的接待工作就存在立即啟動的問題，這種突然性的接待對組織行政接待能力是一次巨大的考驗。第三，接待方案的可變性。由于來訪人員有臨時的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調整，接待工作中時常會出現對接待方案的變動和調整，這也就需要接待人員能夠根據方案的改變而做好相關的溝通、協調和服務工作。

（三）細節管理

行政辦公室接待工作的細節管理決定了接待工作質量的好壞。接待工作的細節管理主要體現在服務的細節上，如：準時迎接來賓，為來賓安排舒適的客房，針對來賓的需求和個人習慣提供可口的飲食服務。如有會議或集體活動安排，還需做好現場的服務和協調工作，例如文件資料的準備和送達，會議現場的布置，設備的調試，現場茶水服務等。

三、行政辦公室接待工作的主要問題

（一）計劃安排不到位

由于接待工作具有一定的突然性，很有可能會導致接待方的措手不及。這一問題尤其表現在計劃工作不到位。接待方沒有及時制定出周密的接待計劃，對來賓的訪問行程安排、時間控制、接待人員的安排等沒有細致考量，導致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯。

（二）溝通協調機制不完善

接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項工作還需要與其他部門的緊密協調和配合。例如，接待人員需要與酒店聯系住宿和餐飲服務，需要預定會議活動的場館，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時將來賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協調工作是確保接待工作順利進行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協調工作，使得來賓的意見得不到及時的傳達，需要辦理的接待事項沒有及時辦妥，影響了接待的質量。

（三）接待人員的素質有待提高

接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質決定了接待工作的質量和效率。目前有些組織的接待人員的專業素質不高，表現為時間觀念不強、服務技能缺乏、組織協調能力差、工作責任心不強等。

四、提升行政辦公司接待工作質量的建議

（一）制定周密的接待計劃

行政辦公室的工作人員需要根據來賓的目的、規模及來訪事項制定周密的接待計劃，例如迎來送往的時間安排，來訪事項的準備和形成安排，特別是要針對不同的事項安排充足的人手，確保服務工作的順利開展。在不同的事項間要注意轉場的安排和協調，保證整個訪問期間不同事項能夠緊鑼密鼓的進行。

（二）建立順暢的溝通協調機制

行政辦公室的工作人員需要與其他部門建立常態化的溝通協調機制，例如與酒店簽訂長期接待服務合同，建立長期合作的機制，并制定專人負責我方的接待協調工作，確保房間和餐飲服務都能夠及時提供。再如，與會議承辦機構間達成長期使用協議，確保在有需要時能夠及時訂到會議場館。更為關鍵的是，接待方內部要建立及時有效的信息傳達機制，確保在接待中的各種重要信息能夠及時傳遞到相關部門，確保接待的順利進行。

（三）提高接待人員素質

行政辦公室需要定期開展接待人員的培訓工作，針對工作人員在接待過程中的能力短板，有針對性進行系統的學習和提高。特別是要加強時間觀念和責任心的教育，幫助接待人員樹立較強的時間觀念和強烈的責任感，進而增強接待和服務能力。

（四）完善接待工作效果反饋機制

一次接待工作結束后，行政辦公室需要對該次接待工作效果進行細致分析，認真總結接待工作的經驗和不足，并將其中有益的經驗制度化，以備下次接待所需。特別是需要對接待工作中所出現的問題進行深入的分析，并研究相應的改進策略，以提高今后接待工作的質量。

五、結論

組織接待工作是行政辦公室日常工作的核心內容之一，做好這項工作必須樹立服務理念，充分認識到接待工作對組織管理的重要意義，進而注重接待和服務的細節，避免接待工作中的失誤，提高接待的效率和質量

第二篇：接待工作草案

公司接待工作流程規范細則草案

一、總則為進一步提高公司的接待管理水平促進接待工作的規范化標準化高效化。恰當、節儉地開展好公司對外接待和公共關系工作更好地塑造企業形象達到增進友誼、交流信息、有效改善企業外部環境樹立良好企業形象的目的特制定本細則。

二、接待的主要任務

1、安排上級部門、合作單位、投資機構等來公司人員的來訪及吃、住、行事務。

2、安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。

3、協助辦理公司大型會議的會務工作。

4、協助開展公共關系工作協調好公司的外部環境。

三、接待工作的基本原則

1、堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則強化公關意識增強接待工作深度宣傳企業形象提高公司聲譽并廣泛獲取信息。

2、接待工作要堅持規范化、標準化符合禮儀要求按制度和程序辦事克服隨意性既要嚴格執行黨和國家有關廉政建設的規定又要增加合作單位之間的感情同時也要完成領導交辦的工作任務以及接待中不可預見的突發事件。

3、接待安排應根據來賓的身份和任務安排不同領導的接待確定相應人員的陪同既要熱情周到、也要講節約量力而出反對鋪張浪費。

4、堅持辦公室歸口管理與對口部門配合相結合的原則。辦公室負責接待工作的統一管理辦理重要接待事務對涉及較強業務性的接待事務應由辦公室安排有關項目部牽頭對口接待。

5、接待工作中應自尊自重本著尊敬來賓的原則搞好服務不允許發生有損公司形象的現象發生。

四、接待工作的具體分類并按類別區分接待標準及工作分工。

1、來賓級別分類

1、一類接待主要來賓為副廳級及以上領導地方政府一把手、院士專家等。該類接待由辦公室負責編制活動計劃和安排食宿由公司董事長或總經理陪同并上報產業集團及學校辦公室

2、二類接待重要合作伙伴、機床廠家的董事長、總經理該類接待由辦公室負責編制活動計劃和安排食宿。涉及工作或業務的活動內容,由相關部門(中心)根據辦公室統籌安排負責接待并指定專人陪同,公司領導視情況參加相應活動。

3、三類接待地方相關部門正、副縣處級領導。重要合作伙伴、機床廠家的副總經理該類接待辦公室負責編制活動計劃和安排食宿,由各部門(中心)指派專人接待,公司領導視情況參加相應活動。

4、四類接待主要來賓合作公司各專業項目經理或其他與公司有業務聯系的相關部門人員。該類接待由工作對口部門(中心)提出接待計劃經辦公室審定后實施相關部門陪同。

2、、來賓屬性分類

1、主要來賓為證券公司、投資機構、董事、股東代表等與公司上市相關的領導此類接待由董事會秘書安排接待工作由辦公室負責安排食宿。

2、主要來賓為重大專項組院士、專家等與重大專項工作相關的領導該類接待辦公室負責編制活動計劃和安排食宿公司分管重大專項的副總經理負責接待。

3、主要來賓為上級審計部門、稅務部門、財政部門等與公司財務工作相關的領導此類接待由財務部負責編制活動計劃由辦公室負責安排食宿。公司財務總監負責接待。

4市場營銷歸口的接待工作由分管市場含市場、機械、紅外的副總經理負責安排接待 以上接待由各歸口副總經理介定接待的標準原則上可按照二類或三類標準執行。接待標

準

1、對照公司接待類別和標準將接待住宿及就餐酒店進行了相應分級接待時按照主要來賓級別確定接待類別后在相應級別的酒店安排就餐、住宿。

2、對于來賓級別較低或非公職人員、但對公司非常重要的來賓對口接待部門在審批時應及時向辦公室說明情況并經主管副總以上領導同意后?？蛇m當提高接待標準。

3、桌餐費標準含酒水消費來賓一般宴請一次一一類接待宴請標準原則為每人每次300元以內。

二二類接待宴請標準原則為每人每次150元以內。

三三類接待宴請標準原則為每人每次100以內。

四四類接待宴請標準為每人每次50元以內。

五五接待宴請之外工作餐由辦公室統一安排。

六市場銷售經理宴請及招待費用由相關的片區承擔。

七副總以上領導招待費使用的情況每季度向公司辦公會提交一次。

五、接待工作的的規定

1、常規接待

1、接打電話時要使用文明語言如“您好”、“請問貴姓”、“您找哪位”、“請稍候”、“謝謝”等等之類的禮貌用語。

2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料不能等電話接通后去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。

3、當客人來訪時應熱情迎接。重要客人在前臺登記后前臺通知有關人員引客人到辦公室或接待室交談。一般客人前臺通知有關人員后指引客人進入大樓。忌讓客人長久等候無人過問。接待人員因接待任務離開辦公室時應將辦公桌上的文件、資料安放好以免泄密或丟失。

4、宴請客人時應根據宴請的性質和規模不同分為桌餐、工作餐根據來賓的身份確定不同的人坐陪有必要時要準備座席牌。

2、參觀線路接待

1、各部門必須高度重視參觀、接待工作的重要性全力配合公司辦公室搞好接待工作服從公司辦的安排和調配。

2、各部門必須按照辦公室通知的參觀時間在各自負責的區域提前準備就位特殊原因不能就位的必須及時通知部門經理和公司辦公室。

3、在沒有接到公司辦宣布參觀結束的通知以前任何參與接待的部門和人員不得自行離開所在的負責接待區域。如有特殊原因需通知公司辦并做好交接工作后方能離開。如遇參觀時間推遲或參觀線路的調整導致與公司下班時間沖突是否正常下班以辦公室的通知為準。自行打卡下班的員工按早退或礦工處理。

六、常規接待工作的程序

1、接待前的準備工作 1、各部門應及時書面報告公司辦公室并填寫來訪登記表。2、制定和落實接待計劃。3、做好接待前的細節工作。

2、接待中的服務工作 1、安排專人迎接來賓。2、妥善安排來賓的生活。3、商訂活動日程。4、安排公司領導看望來賓。5、精心組織好活動。6、安排宴請和參觀。7、為客人訂購返程車船或飛機票。

3、接待后的工作 1誠懇地向來賓征求接待工作的意見并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。2把已經訂好的返程車船、機票送到客人手中并商量離開招待所或賓館的具體時間。3安排送客車輛如有必要還應安排公司領導為客人送行。

七、接待工作的有關要求

1、根據領導意圖及客人的需求掌握接待工作的規律做到目標明確思路清晰計劃周密主次分明機動靈活以高度的事業心和責任感發揚嚴細作風扎實做好工作。

2、嚴格執行規定和標準堅持請示報告制度在授權范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經同意私自安排的宴請等接待費用一律不予簽字報銷。

3、著裝整潔大方舉止談吐文明禮貌服務熱情、周到、耐心保持良好的精神風貌從各方面體現公司的良好形象。

4、辦公室要不斷加強學習和培訓熟悉接待服務管理知識掌握公共禮儀規范了解公司的基本情況以及本省的政治、經濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識并具備必需的應變能力和語言表達能力。

廣西華夏本草醫藥有限公司二0一 二年九月十六日

第三篇：如何做好接待工作

接待工作：

一、認真細致地做好接待前準備

首先，溝通情況，了解意圖。

在接到上級部門或對方的通知或電話后，應立即向有關領導匯報，并主動與對方取得聯系，了解清楚上級或對方來訪的人數、身份、民族、性別、日程安排等，還應掌握上級領導來檢查指導哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務 類型及地點等各項工作。

其次，超前考慮，周密安排。

主要包括所需材料的準備、會務地點的確定、餐飲的安排、結束送行的禮節及其他有關注意事項等。

接待工作考慮成熟之后，及時向主管領導匯報，征求領導意見，并按照領導要求進一步完善接待工作。

接下來，就進入了具體實施階段：

一是迅速召集辦公室有關人員對接待工作進行詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。

二是對開會時所需材料的撰寫、打印進行督促辦理，必須在會前整理出來，同時對開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準備，發現不足，及時采購，以防會議期間不夠用。

三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準備工作。各項細節都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。

如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準備了這么多的會場和桌椅，結果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領導有變化，本來了解到一位領導出差未回，座牌就沒有放，結果在臨開會的幾分鐘這位領導突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細造成的。所以說辦會要經得起檢驗，辦事要經得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養成細心再細心的工作習慣。

二、熱情周到地做好接待中服務

首先是迎接上級領導或兄弟單位。

出發時間前，與其隨行負責人員取得聯系，以便得知領導何時出發，以防領導有什么重要事務推遲出發時間而作為接待單位不知道。

如果通過聯系確定領導已出發，作為接待負責人就要及時通知領導，讓領導做好下樓接待準備。迎接領導時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領導的順序及會議座次的安排等。

其二，要注意會務過程中服務的細節，服務人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負責人在會務期間，如發現那位領導水已喝完，要及時通知服務人員來倒水。

其三，餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負責人要與來查、來訪領導的隨身人員及早進行溝通，了解他們一行中有無少數民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務的到位。最后，注意送行時的禮節。各項活動、議程結束后，應安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領導。在領導上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝

來查、來訪人員一路順風。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結

整個接待活動結束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面是領導最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續發揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結不斷提高接待質量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。一個單位能不能給來訪領導留下良好的印象，除了這個單位的硬件設施之外，接待人員的素質也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使來訪領導有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

第四篇：淺談如何做好接待工作

淺談如何做好接待工作

會務接待工作是各級機關的一項常規性工作，代表著一個地方一個部門的窗口形象，對于推動工作、加強交流有著十分重要的作用。隨著我區農業農村經濟的發展，我辦的接待量和調研任務不斷增加，工作量也日益加重，接待工作的高效優質也就顯得尤為重要，所以我辦應努力創新和完善會務接待工作的標準化流程，充分發揮辦公室的組織協調作用，樹立我辦良好形象，使接待工作不斷規范。就我辦實際情況，我個人認為應做好以下幾個方面：

一、明確接待工作的主要任務和原則

（一）我辦主要的接待任務

1、上級部門領導的各種檢查、考察、督查、調研等活動；

2、上級部門、兄弟單位、各業務聯系的部門、人員的來訪；

3、辦理各種大小型會議的會務工作；

4、協調農口各單位之間關系，做好接待的各種銜接工作。

（二）接待工作的原則

堅持嚴密有序的原則；堅持規范標準的原則。

二、確立標準化流程，確保會務接待工作有章可循

會務接待工作是圍繞會議、考察、調研等工作開展的一系列協調性和事務性的服務工作，包括會務接待安排、相關協調、會前準備、現場服務和決定事項的落實等。接待的具體工作紛繁復雜、面面俱到，任何一個方面、一個環節有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導致會務接待工作無法進行。因此，科學確立標準化流程，能全面規范地搞好各項準備工作，有序推進會議和接待活動，有效避免和減少會務接待工作中的失誤。

（一）明確流程。

接待工作有兩個方面：一是會務工作流程；二是接待工作流程。會議工作流程包括：領導安排——擬定會議方案——會前準備——會中服務——會后總結。其中會前服務包括五大項工作：簽發通知、協調籌備、后勤保障、會場布置、邀請記者。會中服務包括四大項工作：會議簽到、內外聯系、茶水服務、會議記錄。會后服務包括六大項工作：清理會場、材料收集、會議小結、會議紀要、會議議決事項督辦、會議的新聞報道（由記者完成）。

接待工作包括八大流程：領導安排——方案制訂——迎接來賓——組織調研（督查、檢查等）——情況匯報——就餐（住宿）安排——歡送來賓——資料歸檔。

（二）明確要求。

標準化流程應對每一項工作有十分明確具體的要求。會議標準化流程里，如會前服務中的通知下發環節，具體要求包括時間、地點、與會人員、座次安排和記者等是否明確到位?；I備協調環節包括相關部門任務安排和提示領導入場等要求。會場布置包括座位安排、音響空調、會標制作、會場衛生、花卉擺放等要求。

接待標準化流程里，方案制訂中應明確七個要求：包括確定調研（督查、檢查等）的準確時間、來賓名單和注意事項；確定我區（辦）陪同人員；確定行程及線路；確定調研（督查、檢查等）點，準備相關材料（簡介）；安排車輛、記者、就餐（住宿）等相關事項；接待方案報送領導審定；下發通知。

三、嚴格實施標準化流程，確保接待工作有條不紊

為確保會務接待流程嚴格實施到位，使會務接待工作有條不紊，應著重做好三個方面的工作：

一是按流程環節分解任務，確保責任到人。上級有明確指示或領導有明確要求后，應立即按照標準化流程進入會務和接待活動的相關準備工作。根據會議和接待活動的規模大小確定具體負責的領導和工作人員，把標準化流程中的各項任務具體分解到每一個人，把責任落實到每一個人，不留空檔。

二是按流程要求完成任務，確保落實到位。任務分工明確以后，責任人按照標準化流程各項任務的要求嚴格實施。具體操作中，對照標準化流程圖，一條一條抓落實，一項一項抓到位。接待流程的落實到位，能確保會議和接待活動有條不紊的進行。

三是按流程標準統籌兼顧，確保協調到位。由于接待工作環節較多，要求精細，各責任人和相關部門可能出現工作上的脫節，因此，在按流程實施的過程中，必須加強協調，統籌兼顧，要有一名領導督查各項流程和細節是否到位，及時組織相關人員相互合作、查漏補缺，對沒有到位的流程事項緊急處理，靈活安排。同時要與

接待的相關部門保持密切聯系，及時發現和協調解決在準備、進行過程中的各種問題和矛盾。

四、不斷創新接待流程，確保接待工作高效優質

由于會務接待工作靈活多樣，會務接待工作中有很多意想不到的情況發生，所以接待流程的實施也需要不斷完善和改進，確保會務和接待工作高效優質。在具體工作中還需做好三個方面的工作：

一是及時總結。在完成會務接待工作后，分管領導要組織相關工作人員及時做好資料歸檔工作。認真總結成績，查找問題，特別是對領導的指示精神要認真思考，反復領悟，不斷提高服務水平。

二是認真完善。在會務接待工作中，要針對不夠精細、不夠完美的環節及時進行改善，對具體要求及時進行補充，確保同樣的問題不重復發生，失誤一次比一次少，力求零失誤。

三是不斷創新。為進一步提高會務接待工作效率，在資料歸檔的基礎上，要建立健全會務接待工作基礎資料庫，包括會議（接待）方案、匯報材料、調研點簡介等比較完善的數據信息，這樣才能有效提高工作效率。

會務接待水平的高低、組織協調的好壞能夠集中反映一個地方或部門的整體形象，可以說，接待工作就像一扇窗戶，能展示接待人員的素質和能力，也可直接反映出外界對我區（辦）的直觀印象。我區是一個農業大區，我辦又是農口部門的牽頭單位，所以我辦的接待工作也是我區農業工作對外宣傳的一個重要平臺，其成效直接影響到外界對我區農業發展的印象，所以我們的工作要圍繞大局，在各種接待任務中，努力搭建平臺，為我區的農業發展創造一個良好的軟環境。

附：接待工作流程圖

接待工作流程圖

接待后，總結歸檔，及時收集資料，整理歸納，建立資料電子檔案

接待中，隨時上下聯系做好銜接協調工作，確保接待工作順利進行

待領導審定后，通知相關人員和有關單位做好接待準備工作（參觀點、會場等）

根據批示，送主要領導審簽，需要多個領導審簽時，需逐級審簽

根據領導安排，擬定方案（時間、地點、行程安排等）送領導審閱

確認來賓的基本情況（人數、職位、性別等）及活動計劃，及時匯報

確認來賓的基本情況（人數、職位、性別等）及活動計劃，及時匯報

接到電話、明傳電報、書面通知等后，認真閱讀并及時向領導匯報

第五篇：辦公室接待工作

辦公室接待工作

接待工作主要由各級機關的辦公室來承擔。總體要求是：熱情周到，耐心細致，規范有序，客人滿意。在具體操作中應注意把握好以下幾個環節。

一、認真細致地做好接待前準備

接待前做好充分的準備是保證接待工作質量的前提。首先，要溝通情況，了解意圖。在接到上級機關或對方的明傳電報或電話后，要立即向有關領導匯報，并主動與對方取得聯系，了解清楚上級或對方來訪的人數、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領導來檢查指導哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準備、迎接引導、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛、照相留念、宣傳報道、紀念品贈送、結束送行、注意事項等。方案中的每項任務、每一個環節都要細化到單位和責任人。制定方案時要注意上級機關與兄弟單位的區別，因人而宜，根據需要妥貼安排。方案制定之后，要送有關領導審閱，待領導審定后，及時通知有關人員或召開專題會議詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。接待方案在執行中要根據需要隨時調整，并及時通知有關工作人員。

二、熱情周到地做好接待中服務

在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀、送行等工作，并注意搞好協調配合，使各個環節銜接妥當。

(一)迎接引導，沿途介紹。對接待者來講，來訪的都是客人，要盡

好地主之誼，盡量為客人提供方便。迎接時要根據客人人數安排好接待車輛，參加迎接的人員要與客人在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達與客人約定的地點。接到客人后，沿途要主動向客人介紹景觀或接待安排情況，征求意見，讓客人對此次活動有大體的了解，特別要注意別冷場，要顯示出熱情。迎接引導客人還要注意引導客人時自己行走的位臵、問候握手時的動作、介紹雙方領導的順序、乘坐車時的禮節等。

(二)座談交流，服務周到。接待活動中如有座談，要根據人數提前安排好座談的地點。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。座談地點要注意懸掛橫標、座次擺放、茶水供應、花草、音響照明、材料擺放等事項。

(三)食宿宴請，妥善安排。住宿要根據需要進行安排，事先打印好房間號，與日程安排、作息時間、就餐地點等一并發至客人手中。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方特色，根據客人習慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛生。宴請時當地參加人員應與客人對等或高半格，并安排好座次、致詞等。

(四)參觀考察，精心準備。參觀考察要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導客人按順序乘坐。根據需要前面可安排引導車輛，交待清楚行走路線。每個參觀點要提前準備好茶水或礦泉水，并要有專人做情況簡介，同時要安排好休息地點、方便地點等。

(五)注意送行，善始善終。活動結束后應安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導致整個接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車票，屆時做好送站工作。送行時要到客人住地送行，等客

人乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結

整個接待活動結束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續發揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結不斷提高接待質量和效率，使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時將照片寄給客人。

一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設和景點之外，接待人員的素質也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。