第一篇:接待工作管理制度
接待工作管理制度
1目的:規(guī)范項(xiàng)目部接待工作。
2適用范圍:項(xiàng)目部所有對(duì)內(nèi)、對(duì)外工作接待。
3名詞術(shù)語(yǔ)解釋:無(wú)
4責(zé)任:提高接待水平,樹立項(xiàng)目部形象。
5管理規(guī)定:
5.1 接待工作原則:
(一)接待工作要堅(jiān)持熱情、周到、適度的原則,展示項(xiàng)目部形象,體現(xiàn)員工素質(zhì)。
(二)綜合管理部是接待工作的歸口管理部門,負(fù)責(zé)組織接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察,兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)參觀、考察,公司領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各處室負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)等工作以及項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他接待工作。
5.2 接待工作程序及要求:
(一)綜合管理部接到接待通知后,及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),根據(jù)來(lái)賓目的和要求,制定接待方案,責(zé)任落實(shí)到人,呈分管領(lǐng)導(dǎo)審批后盡快實(shí)施。
(二)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示,向來(lái)賓說(shuō)明接待方案。
(三)提前安排好客人的住宿、就餐地點(diǎn)、往返車輛、活動(dòng)場(chǎng)所,并提前通知陪同領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。
(四)做好接待記錄。
5.3 接待標(biāo)準(zhǔn):
見《客餐管理辦法》第二款“管理程序及標(biāo)準(zhǔn)”之規(guī)定。6相關(guān)表格:
6.1《XX工程項(xiàng)目部接待方案申請(qǐng)表(對(duì)內(nèi))》
6.2《內(nèi)蒙古第一電力建設(shè)工程公司XX工程項(xiàng)目部接待方案(對(duì)外)》
內(nèi)蒙古第一電力建設(shè)工程公司XX工程項(xiàng)目部
接待方案(對(duì)外)
歡迎詞:
來(lái)賓日程安排:
時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容地點(diǎn)聯(lián)系人
聯(lián)絡(luò)電話:
陪同領(lǐng)導(dǎo)介紹:
姓名職務(wù)
XX工程項(xiàng)目部接待方案申請(qǐng)表(對(duì)內(nèi))
來(lái)訪人基本情況介紹:
姓名單位職務(wù)性別民族
來(lái)訪目的:
到達(dá)方式及時(shí)間:
是否需要書面匯報(bào):
接待方案:
項(xiàng)目責(zé)任人標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間地點(diǎn)
陪同領(lǐng)導(dǎo)
匯報(bào)材料準(zhǔn)備
紀(jì)念品購(gòu)買
來(lái)賓證、安全帽發(fā)放
住宿安排
用餐安排
車輛安排
會(huì)議室準(zhǔn)備
主管領(lǐng)導(dǎo)意見:
第二篇:機(jī)關(guān)接待工作管理制度
接待工作管理制度
一、接待范圍
所有來(lái)園區(qū)的客人及領(lǐng)導(dǎo)
二、成立接待辦公室 成立澳洋工業(yè)園接待辦公室。主要職責(zé):負(fù)責(zé)縣四套班子重大政務(wù)接待的計(jì)劃安排和落實(shí);負(fù)責(zé)來(lái)園的黨政領(lǐng)導(dǎo)和代表團(tuán)(隊(duì))及客商的接待安排;負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)指定的外事接待任務(wù);負(fù)責(zé)在園召開的重大活動(dòng)接待工作;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他接待事項(xiàng)。
三、接待地點(diǎn)及住宿安排
一般情況下,接待客人吃飯安排在園區(qū)食堂,如遇特殊情況經(jīng)請(qǐng)示主要領(lǐng)導(dǎo)后,由辦公室安排在園區(qū)指定酒店,有重大接待活動(dòng)時(shí)可安排在其他指定地點(diǎn)。重要客人要安排住宿的須先請(qǐng)示園區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)同意后,由辦公室統(tǒng)一安排,凡私自安排,園區(qū)不予報(bào)銷費(fèi)用。
四、接待程序
凡來(lái)園視察、檢查工作及訪問的來(lái)賓,分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)向主要領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,需要安排就餐或住宿的,接待領(lǐng)導(dǎo)或者部門應(yīng)提前通知辦公室,提供客人人數(shù),人員級(jí)別、性別及到達(dá)、停留時(shí)間等情況,以確定接待標(biāo)準(zhǔn),由辦公室安排就餐地點(diǎn)及住宿。
五、其他事項(xiàng)
1、接待用的煙、酒由采購(gòu)小組統(tǒng)一采購(gòu)后,香煙放置財(cái)稅局,酒水放置辦公室,取消園區(qū)書記接待用煙制度,正常接待用煙為硬中,原則上數(shù)量為2包,如要提高標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。酒水正常使用接待用酒,若需提高標(biāo)準(zhǔn),須請(qǐng)示主要領(lǐng)導(dǎo)同意。
2、接待客人實(shí)行對(duì)口接待,陪餐人數(shù)應(yīng)少于客人。
3、嚴(yán)格執(zhí)行縣委“六個(gè)嚴(yán)禁”規(guī)定,工作日中午不允許飲酒。
第三篇:食品公司接待工作管理制度
食品公司接待工作管理制度
一、總則公司辦公室負(fù)責(zé)公司對(duì)外接待工作的組織和協(xié)調(diào)。
(1)負(fù)責(zé)地方黨政領(lǐng)導(dǎo)、政府主管機(jī)關(guān)檢查指導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)往來(lái)單位公務(wù)活動(dòng)的接待。
(2)負(fù)責(zé)來(lái)公司外賓的接待安排和領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)有關(guān)事項(xiàng)的準(zhǔn)備工作。2 各部門是按職責(zé)范圍負(fù)責(zé)接待工作的具體承辦部門。各部門負(fù)責(zé)承辦公司委托的接待任務(wù)。
二、來(lái)賓接待工作對(duì)事先聯(lián)系的客人,接待部門應(yīng)及時(shí)了解來(lái)賓的情況,提前安排好接待準(zhǔn)備事宜。對(duì)未事先聯(lián)系的客人,辦公室需了解來(lái)客身份意圖,及時(shí)安排到對(duì)口部門進(jìn)行接待。
3重要來(lái)賓的接待工作
(1)接待部門接受重要來(lái)賓的接待任務(wù)后,應(yīng)及時(shí)了解來(lái)賓情況,并提前安排好接待措施,落實(shí)好接待人員。
(2)客人抵達(dá)后,向客人具體了解來(lái)訪意圖,共同協(xié)商研究活動(dòng)日程。
(3)需要進(jìn)行會(huì)談的,應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)談場(chǎng)所、時(shí)間,并做好與會(huì)談議題有關(guān)的一切準(zhǔn)備。
(4)需要進(jìn)行參觀的,安排好參觀現(xiàn)場(chǎng),確定陪同人員和參觀路線,并通知現(xiàn)場(chǎng)人員做好準(zhǔn)備。
(5)需要到附近觀光旅游的,安排好行動(dòng)路線,陪同人員及照相、攝像服務(wù)等。
(6)來(lái)賓離開時(shí),及時(shí)準(zhǔn)備好一切送客事宜。來(lái)賓需要住宿的,接待部門須及時(shí)組織準(zhǔn)備好住宿地點(diǎn)。來(lái)賓需要在公司就餐的,接待部門應(yīng)提前通知食堂準(zhǔn)備。來(lái)賓招待費(fèi)用,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。接待人員要保守公司秘密,不經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意,不得讓客人隨意查閱資料和超
規(guī)定范圍參觀,如客人提出超范圍要求,接待人員應(yīng)婉言謝絕,在特殊情況下,須請(qǐng)示部門領(lǐng)導(dǎo)。公司門衛(wèi)要注重保安人員形象,對(duì)客人出入要致禮,如發(fā)現(xiàn)客人中有違反公司規(guī)定行為,要禮貌檢查和制止,并確保不出現(xiàn)騷亂現(xiàn)象,同時(shí)向經(jīng)理辦公室主任報(bào)告。保安人員要配合接待人員做好外來(lái)賓客的人身安全和物品安全工作。
三、業(yè)務(wù)洽談接待工作
有具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接待業(yè)務(wù)往來(lái)賓客,接待工作參照上述來(lái)賓接待制度。
四、附則本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行,需要時(shí)由公司辦公室修改并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)施行。2 本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與檢查。本制度施行后,其他相同的規(guī)章制度或與之相抵觸的制度或規(guī)定自行廢止。4 本制度自頒布之日起施行。
第四篇:XX公司行政接待工作管理制度
行政接待工作管理規(guī)定
為進(jìn)一步提高行政接待管理水平,促進(jìn)與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和兄弟單位之間的友好合作,增進(jìn)友誼,交流信息,改善外部環(huán)境,樹立企業(yè)形象,特制定本管理規(guī)定,XX公司行政接待工作管理制度。
一、行政接待工作的主要任務(wù)
1、安排上級(jí)部門、兄弟單位、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)****的吃、住、行。
2、安排重要來(lái)賓的檢查、考察、調(diào)研等活動(dòng)。
3、協(xié)助辦理****大型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。
4、協(xié)助開展公共關(guān)系工作,協(xié)調(diào)好外部環(huán)境。
二、行政接待工作的基本原則
1、堅(jiān)持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的原則,強(qiáng)化公關(guān)意識(shí),宣傳企業(yè)形象,廣泛獲取信息。
2、堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的原則,執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)廉政建設(shè)的規(guī)定,符合禮儀要求,杜絕隨意性。
3、堅(jiān)持勤儉節(jié)約、熱情周到的原則,根據(jù)來(lái)賓的身份和任務(wù)執(zhí)行不同檔次的接待標(biāo)準(zhǔn),反對(duì)鋪張浪費(fèi),管理制度《XX公司行政接待工作管理制度》。
4、堅(jiān)持辦公室歸口管理與對(duì)口部門接待相結(jié)合的原則,辦公室負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理,辦理重要接待事務(wù);對(duì)涉及較強(qiáng)業(yè)務(wù)性的接待事務(wù),應(yīng)由有關(guān)部門牽頭對(duì)口接待,辦公室配合。
三、行政接待工作的程序、規(guī)范
1、接打電話要使用文明語(yǔ)言,如您好、請(qǐng)問貴姓、您找哪位、請(qǐng)稍候、謝謝等類似的禮貌用語(yǔ),做好電話記錄。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net2、客人來(lái)訪應(yīng)熱情迎接,主動(dòng)引導(dǎo)客人到辦公室或接待室交談,如本人有事需要暫時(shí)離開辦公室,應(yīng)將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好,以免泄密或丟失。
3、宴請(qǐng)客人實(shí)行派餐單制度,經(jīng)辦人填寫派餐單,科室、部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)總經(jīng)理審批,辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排。宴請(qǐng)客人原則上安排在****大酒店,確因特殊情況不能在****大酒店接待的,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可方接待;擅自在外地就餐以及未經(jīng)審批私自安排的宴請(qǐng),經(jīng)辦人承擔(dān)一切招待費(fèi)用。
五、行政接待工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求
1、事務(wù)性接待標(biāo)準(zhǔn)、要求。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及客人的需求,掌握接待工作的規(guī)律,做到目標(biāo)明確、思路清晰、計(jì)劃周密、主次分明、機(jī)動(dòng)靈活、著裝大方、舉止文明,不擅自在授權(quán)范圍外作任何決定和承諾,以高度的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的精神風(fēng)貌體現(xiàn)****的品牌形象。
2、宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)、要求。宴請(qǐng)客人時(shí),應(yīng)根據(jù)宴請(qǐng)的性質(zhì)和規(guī)模不同,分為工作餐、聚餐、宴會(huì)、大型宴會(huì)四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。
(1)工作餐標(biāo)準(zhǔn):指安排來(lái)訪人員到職工食堂就餐。用于接待因洽談業(yè)務(wù)、維修設(shè)備等原因不方便回原單位就餐的人員。
(2)聚餐標(biāo)準(zhǔn):指來(lái)訪人員人均接待標(biāo)準(zhǔn)不超過10元。不安排陪同人員,不安排酒水,用于接待一般業(yè)務(wù)性工作人員。
(3)宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn):指來(lái)訪人員人均接待標(biāo)準(zhǔn)不超過20元(不含酒水),用于接待一般事務(wù)性工作人員。陪同人員不超過來(lái)訪人員的三分之一,接待用煙為兩盒紅塔山或一枝筆,接待用酒為兩瓶金塔、金心或兩捆青島8°,超出部分由經(jīng)辦人自理。
(4)大型宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn):指來(lái)訪人員人均接待標(biāo)準(zhǔn)不超過30元(不含酒水),用于接待重要業(yè)務(wù)往來(lái)人員或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。接待用煙為兩盒金將軍或泰山,接待用酒為兩瓶古塔、地窖或兩捆青島純生,超出部分由經(jīng)辦人自理。
六、與本管理規(guī)定不一致的其它條款一律以本管理規(guī)定為準(zhǔn)。
二OOx年x月xx日
第五篇:接待工作(定稿)
接待工作
接待工作是行政辦公室的日常工作之一,也是最為重要的工作職能之一。以迎來(lái)送往為主要內(nèi)容的接待工作不僅代表了組織的整體形象,也是組織行政管理績(jī)效的重要體現(xiàn)。文章就如何提升行政辦公室接待工作質(zhì)量進(jìn)行了詳細(xì)的分析。
一、引言
無(wú)論是政府機(jī)關(guān)或是企事業(yè)單位、抑或是社會(huì)團(tuán)體組織,都需要面對(duì)各種級(jí)別、各種目的的接待工作,這項(xiàng)工作是組織間開展交流合作的紐帶和結(jié)合點(diǎn),是組織間第一印象形成的關(guān)鍵因素。因此,任何組織對(duì)行政接待工作的關(guān)注都會(huì)對(duì)組織發(fā)展起到十分積極的作用。
二、行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點(diǎn)
(一)行政辦公室接待工作內(nèi)容
行政辦公室接待工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面:第一,迎接來(lái)訪人員。迎接來(lái)訪人員是接待工作的第一個(gè)環(huán)節(jié),這一環(huán)節(jié)需要提前與對(duì)方接洽,知曉來(lái)訪時(shí)間、人員,并根據(jù)來(lái)訪人員的目的、規(guī)模安排相關(guān)行政工作人員做好歡迎活動(dòng)的準(zhǔn)備。第二,安排好來(lái)訪人員的行程。在于對(duì)方充分溝通的前提下,為來(lái)訪人員制定訪問期間的行程安排,并在征求對(duì)方同意后,制定相應(yīng)的接待方案。第三,做好食宿接待工作。根據(jù)來(lái)訪人員數(shù)量、級(jí)別,安排相應(yīng)的食宿接待項(xiàng)目,為來(lái)訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務(wù)。第四,協(xié)調(diào)辦理訪問事項(xiàng)。就來(lái)訪人員的訪問目的,做好訪問期間的具體事務(wù)協(xié)調(diào)工作,按照事先的接待方案,做好交通服務(wù)、意見傳遞工作,確保來(lái)訪人員能夠準(zhǔn)時(shí)抵達(dá)訪問地或及時(shí)轉(zhuǎn)場(chǎng),并及時(shí)解決來(lái)訪人員提出的要求和問題。第五,做好歡送工作。結(jié)束來(lái)訪形成后,接待人員需要按照事先制定的方案,做好歡送活動(dòng),讓來(lái)訪人員滿意而歸。
(二)行政辦公室接待工作特點(diǎn)
行政辦公室接待工作具有以下特點(diǎn):第一,時(shí)效性。來(lái)訪人員一般都有一定的訪問期限,在不同訪問事項(xiàng)間,也需要系統(tǒng)的時(shí)間安排,并做到事項(xiàng)間的緊密銜接。第二,突然性。有些來(lái)訪人員是突然抵達(dá)的,這時(shí)的接待工作就存在立即啟動(dòng)的問題,這種突然性的接待對(duì)組織行政接待能力是一次巨大的考驗(yàn)。第三,接待方案的可變性。由于來(lái)訪人員有臨時(shí)的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調(diào)整,接待工作中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)對(duì)接待方案的變動(dòng)和調(diào)整,這也就需要接待人員能夠根據(jù)方案的改變而做好相關(guān)的溝通、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。
(三)細(xì)節(jié)管理
行政辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理決定了接待工作質(zhì)量的好壞。接待工作的細(xì)節(jié)管理主要體現(xiàn)在服務(wù)的細(xì)節(jié)上,如:準(zhǔn)時(shí)迎接來(lái)賓,為來(lái)賓安排舒適的客房,針對(duì)來(lái)賓的需求和個(gè)人習(xí)慣提供可口的飲食服務(wù)。如有會(huì)議或集體活動(dòng)安排,還需做好現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)和協(xié)調(diào)工作,例如文件資料的準(zhǔn)備和送達(dá),會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置,設(shè)備的調(diào)試,現(xiàn)場(chǎng)茶水服務(wù)等。
三、行政辦公室接待工作的主要問題
(一)計(jì)劃安排不到位
由于接待工作具有一定的突然性,很有可能會(huì)導(dǎo)致接待方的措手不及。這一問題尤其表現(xiàn)在計(jì)劃工作不到位。接待方?jīng)]有及時(shí)制定出周密的接待計(jì)劃,對(duì)來(lái)賓的訪問行程安排、時(shí)間控制、接待人員的安排等沒有細(xì)致考量,導(dǎo)致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯(cuò)。
(二)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制不完善
接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的,這項(xiàng)工作還需要與其他部門的緊密協(xié)調(diào)和配合。例如,接待人員需要與酒店聯(lián)系住宿和餐飲服務(wù),需要預(yù)定會(huì)議活動(dòng)的場(chǎng)館,需要與來(lái)賓接洽了解來(lái)賓的具體需求,并及時(shí)將來(lái)賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協(xié)調(diào)工作是確保接待工作順利進(jìn)行的重要保證。然而,目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協(xié)調(diào)工作,使得來(lái)賓的意見得不到及時(shí)的傳達(dá),需要辦理的接待事項(xiàng)沒有及時(shí)辦妥,影響了接待的質(zhì)量。
(三)接待人員的素質(zhì)有待提高
接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員,這部分人員的素質(zhì)決定了接待工作的質(zhì)量和效率。目前有些組織的接待人員的專業(yè)素質(zhì)不高,表現(xiàn)為時(shí)間觀念不強(qiáng)、服務(wù)技能缺乏、組織協(xié)調(diào)能力差、工作責(zé)任心不強(qiáng)等。
四、提升行政辦公司接待工作質(zhì)量的建議
(一)制定周密的接待計(jì)劃
行政辦公室的工作人員需要根據(jù)來(lái)賓的目的、規(guī)模及來(lái)訪事項(xiàng)制定周密的接待計(jì)劃,例如迎來(lái)送往的時(shí)間安排,來(lái)訪事項(xiàng)的準(zhǔn)備和形成安排,特別是要針對(duì)不同的事項(xiàng)安排充足的人手,確保服務(wù)工作的順利開展。在不同的事項(xiàng)間要注意轉(zhuǎn)場(chǎng)的安排和協(xié)調(diào),保證整個(gè)訪問期間不同事項(xiàng)能夠緊鑼密鼓的進(jìn)行。
(二)建立順暢的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制
行政辦公室的工作人員需要與其他部門建立常態(tài)化的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,例如與酒店簽訂長(zhǎng)期接待服務(wù)合同,建立長(zhǎng)期合作的機(jī)制,并制定專人負(fù)責(zé)我方的接待協(xié)調(diào)工作,確保房間和餐飲服務(wù)都能夠及時(shí)提供。再如,與會(huì)議承辦機(jī)構(gòu)間達(dá)成長(zhǎng)期使用協(xié)議,確保在有需要時(shí)能夠及時(shí)訂到會(huì)議場(chǎng)館。更為關(guān)鍵的是,接待方內(nèi)部要建立及時(shí)有效的信息傳達(dá)機(jī)制,確保在接待中的各種重要信息能夠及時(shí)傳遞到相關(guān)部門,確保接待的順利進(jìn)行。
(三)提高接待人員素質(zhì)
行政辦公室需要定期開展接待人員的培訓(xùn)工作,針對(duì)工作人員在接待過程中的能力短板,有針對(duì)性進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和提高。特別是要加強(qiáng)時(shí)間觀念和責(zé)任心的教育,幫助接待人員樹立較強(qiáng)的時(shí)間觀念和強(qiáng)烈的責(zé)任感,進(jìn)而增強(qiáng)接待和服務(wù)能力。
(四)完善接待工作效果反饋機(jī)制
一次接待工作結(jié)束后,行政辦公室需要對(duì)該次接待工作效果進(jìn)行細(xì)致分析,認(rèn)真總結(jié)接待工作的經(jīng)驗(yàn)和不足,并將其中有益的經(jīng)驗(yàn)制度化,以備下次接待所需。特別是需要對(duì)接待工作中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入的分析,并研究相應(yīng)的改進(jìn)策略,以提高今后接待工作的質(zhì)量。
五、結(jié)論
組織接待工作是行政辦公室日常工作的核心內(nèi)容之一,做好這項(xiàng)工作必須樹立服務(wù)理念,充分認(rèn)識(shí)到接待工作對(duì)組織管理的重要意義,進(jìn)而注重接待和服務(wù)的細(xì)節(jié),避免接待工作中的失誤,提高接待的效率和質(zhì)量