第一篇：簡論物業(yè)檔案管理

淺 論 我 國 物 業(yè) 檔 案 管 理

［內(nèi)容摘要］ 19世紀(jì)中葉到20世紀(jì)20年代，是舊中國房地產(chǎn)業(yè)萌芽和初步發(fā)展的時期。在當(dāng)時的房地產(chǎn)市場上，已經(jīng)出現(xiàn)了代理租賃、清潔衛(wèi)生，保安服務(wù)等專業(yè)性的經(jīng)營公司，這些專業(yè)公司的管理方式正是我國物業(yè)管理的早期形式。隨著改革開放的深入，我國物業(yè)管理行業(yè)也有較大的發(fā)展。近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民對生活質(zhì)量的提高，人民對物業(yè)管理的要求越來越高。檔案管理作為物業(yè)管理的一個重要內(nèi)容在當(dāng)今的物業(yè)管理過程中越來越為重要。但因?yàn)槲覈飿I(yè)管理行業(yè)還不夠成熟，物業(yè)檔案管理方面仍存在許多問題。［關(guān)鍵詞］ 物業(yè)管理 檔案管理 問題 對策

21世紀(jì)，是中國物業(yè)管理行業(yè)進(jìn)入發(fā)展、完善和成熟的重要階段，在這個階段將會出現(xiàn)一個競爭激烈、管理完善、服務(wù)理念提升的時期。對物業(yè)管理行業(yè)來說，質(zhì)量理念和品牌理念的角逐市場環(huán)境的變化、競爭格局的形成、高新技術(shù)的應(yīng)用、消費(fèi)觀念的更新，要求物業(yè)管理企業(yè)從服務(wù)觀念到服務(wù)方式，從經(jīng)營理念到市場定位，都要作出相應(yīng)的變革，才能適應(yīng)發(fā)展的需要。

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。物業(yè)檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接反映了物業(yè)管理水平的高低，已成為衡量物業(yè)管理企業(yè)規(guī)范與否的重要標(biāo)志。隨著《物業(yè)管理?xiàng)l例》的深入實(shí)施，評選優(yōu)秀物業(yè)管理項(xiàng)目活動的廣泛開展，物業(yè)管理工作逐步規(guī)范，在新的形勢下對物業(yè)檔案管理的要求也越來越高。因此，要解決物業(yè)檔案工作中存在的共性問題，做好物業(yè)檔案工作，真正發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中的基礎(chǔ)性作用。

一個物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識和管理經(jīng)驗(yàn)存儲在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識流失的風(fēng)險和高額人力資源成本。但當(dāng)前我國物也行業(yè)在物業(yè)檔案管理方面仍然存在許多的缺陷及不足。

目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

一、檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內(nèi)容填寫不完整。

二、檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進(jìn)行過整理和排序。

三、檔案材料缺失責(zé)任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中手續(xù)不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補(bǔ)充工作異常困難。

四、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉物業(yè)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行物業(yè)檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

五、檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開箱驗(yàn)收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設(shè)備檔案的質(zhì)量和設(shè)備的使用。

針對當(dāng)前物業(yè)檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：

一、物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。現(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態(tài)度。

二、對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒有，相關(guān)的制度和檢查考核措施沒有。在物業(yè)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。

三、檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。

四、規(guī)范性不強(qiáng)，檔案管理格局混亂，職能不明確，機(jī)構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。

通過對當(dāng)前物業(yè)檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認(rèn)為，要進(jìn)一步做好物業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個方面入手：

一、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應(yīng)加大對基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。

二、上至下加強(qiáng)檔案意識。業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對物業(yè)檔案工作高度重視，通過完善制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工

作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過組織參加檔案知識培訓(xùn)、答卷等有效措施增強(qiáng)全體物業(yè)管理人員的檔案意識，達(dá)到人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。

三、案管理人員的責(zé)任意識和奉獻(xiàn)意識。安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識強(qiáng)、工作認(rèn)真扎實(shí)、富有奉獻(xiàn)精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)。要保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定，切實(shí)為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，進(jìn)一步規(guī)范工作程序。案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進(jìn)，同時需要根據(jù)項(xiàng)目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應(yīng)由專門的人員進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規(guī)范檔案工作，要對檔案管理的實(shí)際效果進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，并結(jié)合實(shí)際制定切實(shí)可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

五、開發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)。通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。論文發(fā)表。同時，通過利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

當(dāng)前, 隨著物業(yè)管理市場的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)公司對檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競爭力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。由于我國正處于社會主義初級階段，市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不成熟和我國物業(yè)行業(yè)發(fā)展的不成熟必然導(dǎo)致物業(yè)檔案管理方面存在許多的缺陷和不足。面對這些缺陷及不足我們必須采取有效的措施來進(jìn)一步健全和完善我國的物業(yè)檔案管理。同時，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認(rèn)識存在的問題和尋求切實(shí)可行的對策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實(shí)，及時調(diào)整管理思路，積極改進(jìn)檔案管理的方法，與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)形勢的要求。

第二篇：物業(yè)檔案管理練習(xí)題

物業(yè)檔案管理練習(xí)題

一、材料分析題

1、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第三條 物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負(fù)責(zé)對全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。

第四條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識。

問題：要使物業(yè)管理檔案收集盡可能齊全完整，應(yīng)把握好那兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)？如何做好這兩個環(huán)節(jié)的工作？

2、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第五條 物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。

第六條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。

問題：什么是物業(yè)管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？

3、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。

物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

問題：請你談?wù)勎飿I(yè)公司應(yīng)如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平？

4、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第八條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。

問題：從字跡材料色素成分和轉(zhuǎn)移固定方式結(jié)合起來看，各種字跡材料的耐久性應(yīng)如何分類？

5、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第九條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

問題：如何才有可能做到物業(yè)檔案分類合理？如何才有可能做到物業(yè)檔案鑒定準(zhǔn)確？如何分析物業(yè)檔案的價值？

6、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十條 對保管期滿經(jīng)鑒定無保存利用價值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。

會計檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國會計法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。問題：物業(yè)檔案銷毀應(yīng)遵循什么程序？

7、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十一條 物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。

問題：檔案庫房建筑應(yīng)滿足哪些基本要求？

8、《深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范》第十二條 物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開展檔案整理、鑒定評估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。

第十六條 物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。

第十七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。

問題：請你談?wù)勎飿I(yè)檔案提供利用與保密的關(guān)系。

二、論述題

1、物業(yè)檔案是物業(yè)管理的內(nèi)容之一，做好物業(yè)檔案管理對物業(yè)管理起重要的作用。隨著業(yè)主對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的要求越來越高，物業(yè)檔案管理的問題日益突出，解決這些問題成為了行業(yè)的共同話題。

請你論述：目前物業(yè)檔案管理存在的問題、原因及對策。

2、在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的數(shù)字化、信息化是物業(yè)檔案管理的必然要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法完全緩解越來越多的物業(yè)檔案給保管和服務(wù)帶來的壓力，落后的管理方法和手段也越來越不適應(yīng)現(xiàn)代物業(yè)公司的發(fā)展要求，加速網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程成為了提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的必要條件。

請你論述：如何維護(hù)紙質(zhì)檔案和電子媒體檔案的完整和安全？

附錄

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范

（2003年10月30日深圳市檔案局、深圳市住宅局印發(fā) 深檔字〔2003〕150號）

第一條 為加強(qiáng)我市物業(yè)管理區(qū)域檔案的規(guī)范化管理，保障其有效利用，根據(jù)國家和深圳市有關(guān)檔案管理和物業(yè)管理的法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱物業(yè)管理區(qū)域檔案是指在住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等物業(yè)管理過程中形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條 物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。

市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負(fù)責(zé)對全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。

第四條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識。

第五條 物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。第六條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。

第七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。

物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

第八條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。第九條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

第十條 對保管期滿經(jīng)鑒定無保存利用價值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。

會計檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國會計法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條 物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。

第十二條 物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開展檔案整理、鑒定評估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。

檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。第十三條 在物業(yè)管理區(qū)域檔案中，業(yè)主住戶資料及基建、設(shè)備等檔案資料屬于業(yè)主所有。開發(fā)建設(shè)單位在移交住宅區(qū)等物業(yè)時，應(yīng)當(dāng)向業(yè)主或物業(yè)管理單位移交有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備等物業(yè)管理所必需的檔案，并辦理移交手續(xù)。

第十四條 業(yè)主委員會在與物業(yè)管理單位訂立書面的物業(yè)管理服務(wù)合同時，應(yīng)當(dāng)將檔案管理作為合同內(nèi)容，并在合同生效后向物業(yè)管理單位提供該物業(yè)的工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、住戶（用戶）等檔案供其使用。第十五條 物業(yè)管理單位負(fù)責(zé)檔案工作的人員在崗位變動時，應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。

第十六條 物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。

第十七條 物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。

第十八條 市、區(qū)物業(yè)管理主管部門應(yīng)當(dāng)將檔案管理列入住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等物業(yè)管理評優(yōu)活動的內(nèi)容。

第十九條 本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施。附件：深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍 附件：

深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍

一、行政后勤管理材料

（一）行政綜合

1．物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計劃、總結(jié) 2．管理處會議紀(jì)要、會議記錄 3．規(guī)章制度

4．文秘、檔案、印章管理記錄 5．文件、檔案接收及移交、銷毀清冊 6．物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結(jié) 7．物業(yè)管理的請示、批復(fù)、報告、通知等 8．專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料 9．物業(yè)管理區(qū)域驗(yàn)收、接管記錄

（二）接待宣傳工作

1．國家級、部省級、市級及一般性參觀團(tuán)接待材料 2．專題新聞報道、采訪、新聞發(fā)布會材料 3．來訪領(lǐng)導(dǎo)題詞簽名冊 4．來訪者贈送禮品登記

（三）勞資管理

1．機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定 2．員工花名冊

3．員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄 4．用工合同臺帳、社會保險記錄

5．員工培訓(xùn)計劃、措施、教材、試題、考試成績 6．人員增補(bǔ)申請表

（四）后勤管理 1．固定資產(chǎn)登記冊

2．辦公樓設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄 3．行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報廢記錄表 4．物料采購計劃表、供方評價記錄

5．物料管理、盤點(diǎn)資料、調(diào)離人員移交清單 6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料 7．職工食堂管理材料 8．區(qū)域通訊工具管理材料 9．員工福利管理材料

二、業(yè)主、住戶資料

（一）業(yè)主住戶入住通知、購房合同復(fù)印件

（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記

（三）業(yè)主公約

（四）租住戶登記表

（五）租賃物業(yè)清單、合同

三、物業(yè)裝修材料

（一）裝修申請審批表

（二）商鋪樓宇裝修審批表

（三）裝修違章處理通知單

（四）裝修稅單

四、業(yè)主大會、業(yè)主委員會材料

（一）業(yè)主委員會籌備、選舉等材料

（二）業(yè)主委員會的請示、報告、批復(fù)

（三）業(yè)主委員會制度

（四）業(yè)主大會材料

（五）樓長評選、增補(bǔ)、改選記錄

（六）有關(guān)收支情況公告

五、日常運(yùn)行材料

（一）日常運(yùn)行綜合 1．業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表

2．員工住戶合理化建議、表揚(yáng)與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄 3．日常工作檢查記錄 4．事務(wù)助理工作總結(jié)

5．分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報告、糾正措施報告 6．家訪表、聯(lián)絡(luò)單

7．服務(wù)要求評審記錄、車輛繳費(fèi)換證記錄 8．突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報告

9．公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄

（二）園林綠化

植物檔案及補(bǔ)種、病蟲害檢查、防治材料

（三）保潔工作

1．保潔隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表

2．保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表 3．環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄

（四）治安工作

1．治安隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表 2．治安事件處理記錄

3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4．來訪人員登記表、搬運(yùn)放行記錄登記表 5．車輛進(jìn)出登記表、異常車輛進(jìn)出登記表

（五）設(shè)備運(yùn)行記錄

1．供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計表

2．供水、供電設(shè)備值班、操作運(yùn)行及保養(yǎng)、檢查記錄 3．電梯運(yùn)行情況統(tǒng)計表、記錄、值班巡視檢查記錄表 4．電梯故障（事故）處理單

六、消防工作材料

（一）消防中心值班情況記錄

（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表

（三）消防設(shè)備運(yùn)行記錄表

（四）消防安全檢查記錄表

（五）火險隱患整改通知書

七、創(chuàng)優(yōu)資料

（一）國家級創(chuàng)優(yōu)評比資料

（二）省、市級創(chuàng)優(yōu)評比資料

（三）行業(yè)評比資料

（四）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評比資料

（五）企業(yè)ISO9000認(rèn)證及其它認(rèn)證材料

八、社區(qū)文化

（一）社區(qū)大型慶典、文化活動材料

（二）社區(qū)文藝體育活動材料

（三）團(tuán)組織及青年文明號活動材料

（四）社區(qū)科普教育、社會公益性活動材料

（五）各類專題座談會、學(xué)習(xí)參觀考察活動材料

（六）和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活動材料

（七）人文事件方面材料

（八）員工文化生活材料

九、會計檔案

（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證

（二）總帳、明細(xì)賬

（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬

（四）停車場機(jī)動車輛管理及收費(fèi)記錄、住戶維修費(fèi)記錄、收費(fèi)統(tǒng)計等會計月、季度報告

（五）會計報告（決算）

（六）會計移交清冊

（七）會計檔案銷毀清冊

（八）會計檔案保管清冊

（九）其它

十、基建檔案

（一）工程竣工圖

（二）土建綜合材料、水電綜合材料

（三）樓宇住房驗(yàn)收交接材料

（四）業(yè)主工程維修項(xiàng)目價格表

（五）公共設(shè)施新建、維修請示、批復(fù)、施工、驗(yàn)收材料

十一、設(shè)備檔案

供水、供電、電梯、消防等設(shè)備隨箱、開箱及試運(yùn)行、維修、維護(hù)資料

十二、人事檔案

（一）聘用員工檔案

（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案

（三）辭工員工檔案

十三、聲像檔案

國家、省、市領(lǐng)導(dǎo)和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動，社區(qū)文化及開展各項(xiàng)宣傳等活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料

十四、實(shí)物檔案

本單位獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等

第三篇：簡論科技檔案管理信息化建設(shè)芻議（范文）

簡論科技檔案管理信息化建設(shè)芻議

論文摘要：信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。從科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)、科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程、科技管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理等幾個方面進(jìn)行闡述。

論文關(guān)鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必由之路

進(jìn)入21世紀(jì)以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價值。對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)。科技檔案利用價值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價值為使用價值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

當(dāng)今社會正步入一個新的技術(shù)革命新時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始

檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強(qiáng)企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。

供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了IP市場風(fēng)雨變換的考驗(yàn)，以“抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號，已實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。以遼寧省電力公司ERP項(xiàng)目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點(diǎn)設(shè)計流程無差異推廣，當(dāng)年11月25日，ERP項(xiàng)目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應(yīng)用為主線，為支撐堅強(qiáng)智能電網(wǎng)和三集五大體系建設(shè)，為盡快建成“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司，奠定了堅實(shí)的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為供電企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長期的全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

三、科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程

供電企業(yè)一般設(shè)置科技信息管理部門，這個部門的主要職責(zé)是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實(shí)際問題，推動電網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步與信息化；運(yùn)用科技管理、計算機(jī)應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學(xué)管理水平。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技計劃（資金）管理，包括科技項(xiàng)目計劃，青年科技促進(jìn)費(fèi)項(xiàng)目計劃等；二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場等；三是負(fù)責(zé)專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實(shí)施等；四是負(fù)責(zé)計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認(rèn)證與認(rèn)可、計量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計量站管理等；五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等；六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等；七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計工作；八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。

供電企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務(wù)于全網(wǎng)的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運(yùn)作層、運(yùn)作管理層、戰(zhàn)術(shù)管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達(dá)的計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當(dāng)然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。

科技管理系統(tǒng)、科技計劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)臁⒖萍汲晒麑＜以u審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更

高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。

四、科技管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理

1.科技計劃管理系統(tǒng)

以遼寧省電力公司為例，科技計劃管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計，利用先進(jìn)的三層體系結(jié)構(gòu)（BAS），應(yīng)用JAVA技術(shù)開發(fā)，符合J2EE標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)大的企業(yè)級資源管理平臺，是建立并實(shí)施ERP的核心。科技計劃管理的主要功能包括：對基層、省公司和發(fā)供電企業(yè)的科技計劃進(jìn)行分類查詢，按項(xiàng)目類別，負(fù)責(zé)單位對資金分配的統(tǒng)計，設(shè)備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統(tǒng)運(yùn)行以來，通過信息網(wǎng)絡(luò)完成計劃上報與下達(dá)、項(xiàng)目申請若干個。

2.計量管理系統(tǒng)

計量管理主要包括：基層單位申報計量室認(rèn)證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。

3.全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)

全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)、基層單位上報QC成果、QC成果評審結(jié)論及上報QC成果，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化編寫模板等。

4.科技成果和專利管理

科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護(hù)、基層單位上報專利、篩選申報科技進(jìn)步獎項(xiàng)目、基層單位返回科技進(jìn)步獎推薦書、匯總上報科技進(jìn)步獎推薦書、科技成果專利統(tǒng)計及收集科技成果推廣項(xiàng)目申請書等。

5.科技統(tǒng)計系統(tǒng)

統(tǒng)計是科技檔案工作的一個組成部分，基本任務(wù)是對檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查、分析、監(jiān)督，以計量化的管理，科技統(tǒng)計系統(tǒng)的所有報表均采取網(wǎng)上電子報表形式。對各類統(tǒng)計信息實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)用化。基層單位可以錄入、查詢、統(tǒng)計、修改、打印。

在遼寧電力科技管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中，不僅實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理，同時涌現(xiàn)出大量的新技術(shù)、新成果服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動其他新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展。隨著企業(yè)信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，必將實(shí)現(xiàn)科技檔案的管理信息化，科技檔案信息化的實(shí)現(xiàn)也一定能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

第四篇：住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運(yùn)作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案，管理工作檔案的管理具體的說明。

①建筑物檔案

A、建筑物原始檔案

包括竣工驗(yàn)收資料、房屋單體竣工圖，具體清單如下：

產(chǎn)權(quán)資料。包括：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

（1）產(chǎn)權(quán)資料。包括：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

（2）技術(shù)資料。包括：竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)算決算分項(xiàng)單、圖紙會審記錄、工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定書、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖。

（3）竣工驗(yàn)收證明書。包括：基建工程竣工驗(yàn)收書、建筑消防驗(yàn)收合格證、電信局電話工程竣工驗(yàn)收證書、主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書，水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗(yàn)合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報告、供水、供暖管道的試壓報告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。

（4）房屋使用資料。包括：業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計算書。

（5）供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時代管的，竣工驗(yàn)收后加辦以下協(xié)議及證書。包括：供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費(fèi)合同書、變壓器報停申請表、用水申請審批表、月供水計劃報告單。

B、建筑物維護(hù)、改造檔案

建筑物維護(hù)、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體進(jìn)行維護(hù)、改造的有關(guān)資料：

（1）維護(hù)改造申請表及批準(zhǔn)文件

（2）維護(hù)改造工程施工許可證

（3）維護(hù)改造方案

（4）維護(hù)改造工程合同

（5）維護(hù)改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件

（6）維護(hù)改造工程驗(yàn)收說明書

（7）維護(hù)改造工程結(jié)算（核算）表

（8）各設(shè)備及工程使用維護(hù)說明書]

（9）各設(shè)備及工程使用許可證（政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有）

（10）維護(hù)改造工程施工設(shè)計圖及竣工圖

C、用戶裝修、改造工程檔案

用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進(jìn)行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料，一般內(nèi)容如下：

（1）裝修、改造申請表及審查意見

（2）裝修設(shè)計圖

（3）裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料

（4）完工后的驗(yàn)收意見

②管理工作檔案

管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，主要為：

（1）政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項(xiàng)法規(guī)、條例、通知等；

（2）制訂的各種管理規(guī)定、公約；

（3）公司 ISO體系文件

（4）財務(wù)資料

（5）工作計劃、方針、目標(biāo)記錄

（6）各項(xiàng)管理工作日志

（7）糾正和預(yù)防措施方案

（8）質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄

（9）設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程，巡查、維修、養(yǎng)護(hù)記錄

（10）滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表

（11）投訴及投訴處理記錄

（12）其他需要收集歸檔的工作記錄、服務(wù)記錄。

3、檔案的管理

（1）檔案的分類、編目及著錄

（2）檔案的整理裝訂

（3）檔案的電腦化管理

第五篇：物業(yè)檔案管理

物業(yè)檔案管理

物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動中，對物業(yè)原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業(yè)管理中可實(shí)行原始資料和計算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計算機(jī)磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級別檢索并嚴(yán)格控制借閱。

3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類存檔。

4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲存地點(diǎn)符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

(三)檔案的銷毀

根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對確實(shí)沒有保存價值和保存期已滿的檔案，嚴(yán)格按制度規(guī)定進(jìn)行銷毀……