第一篇：檔案管理

存檔：

單位存檔流程：

第一步：由委托存檔單位人事負責人持《委托存檔憑證》及擬調(diào)人員名單（包括姓名、出生日期、原檔案存放單位名稱），或由本人持單位介紹信、身份證到檔案管理中心開具調(diào)函，領(lǐng)取相關(guān)表格、合同；

第二步：持《人才流動商調(diào)函》、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調(diào)查表》回原檔案存放單位調(diào)出檔案及行政、工資介紹信。“近期表現(xiàn)及生育調(diào)查表”需原檔案所在單位填寫蓋章并放入檔案；存檔人員填寫《北京市人才流動登記表》封面及第一頁內(nèi)容；《委托管理人事檔案合同》一式三份由委托存檔單位在乙方蓋章，存檔人員本人在丙方簽字；

第三步：將檔案及行政工資介紹信、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調(diào)查表》、《北京市人才流動登記表》、一式三份《委托管理人事檔案合同》一并交回檔案管理中心，領(lǐng)取存檔卡及存檔合同，按規(guī)定交納存檔費(20元/人?月)。

個人存檔流程：

第一步：本人持身份證到檔案管理中心開具調(diào)函，領(lǐng)取相關(guān)表格，委托他人代辦的須同時出示本人書面委托書；

第二步：持《人才流動商調(diào)函》、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調(diào)查表》回原檔案存放單位調(diào)出檔案及行政、工資介紹信，“近期表現(xiàn)及生育調(diào)查表”需原檔案所在單位填寫蓋章并放入檔案；存檔人員填寫《北京市人才流動登記表》封面及第一頁內(nèi)容；

第三步：將檔案及行政工資介紹信、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調(diào)查表》、《北京市人才流動登記表》一并交回檔案管理中心，領(lǐng)取存檔卡及存檔合同，按規(guī)定交納存檔費(20元/人?月)。

檔案轉(zhuǎn)存：

單位委托存檔轉(zhuǎn)個人存檔：

委托存檔人員與單位解除聘用關(guān)系后，應自解除關(guān)系起20日內(nèi)，辦理檔案轉(zhuǎn)存或轉(zhuǎn)出手續(xù)。程序如下：

1、委托存檔單位出具統(tǒng)一格式的《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》，并結(jié)清存檔費。

2、本人持第1項中所列的兩份材料、本人的存檔憑證、身份證、原存檔合同，到檔案管理部門簽訂個人委托存檔合同，交納存檔費。

3、轉(zhuǎn)個人存檔應本人親自辦理，委托他人代辦的需出具本人親筆簽字的書面委托書，并提交雙方的身份證原件和復印件。

4、非北京戶籍存檔人員與單位解除聘用關(guān)系后，不能轉(zhuǎn)個人存檔，須將檔案轉(zhuǎn)往原籍組織人事部門所屬人才服務機構(gòu)。

5、凡國家統(tǒng)一派遣就業(yè)的大中專畢業(yè)生未轉(zhuǎn)正定級的；新參加工作的合同制工人未定級工資的；軍隊轉(zhuǎn)業(yè)（復員）人員未確定工資的，不能轉(zhuǎn)個人存檔。

個人存檔轉(zhuǎn)單位存檔：

1、委托存檔單位領(lǐng)取一式三份《委托保存人事檔案關(guān)系合同》，單位在合同乙方蓋章，存檔人員本人在合同丙方簽字。

2、單位人事負責人或存檔人員持《委托保存人事檔案關(guān)系合同》、原個人存檔憑證、存檔人員身份證復印件、個人存檔期間應繳納的存檔費，到檔案管理部門辦理轉(zhuǎn)存手續(xù)。

3、應結(jié)清個人存檔期間發(fā)生的費用后再辦理轉(zhuǎn)存手續(xù)。

單位轉(zhuǎn)單位委托存檔：

1、原委托存檔單位出具統(tǒng)一格式的《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》，并結(jié)清存檔費。

2、新單位人事負責人領(lǐng)取一式三份《委托保存人事檔案關(guān)系合同》，單位在合同乙方蓋章，存檔人員本人在合同丙方簽字。

3、新單位人事負責人或存檔人員持《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》、《委托保存人事檔案關(guān)系合同》、原存檔憑證、存檔人員身份證復印件，到檔案管理部門辦理轉(zhuǎn)存手續(xù)。

4、凡國家統(tǒng)一派遣就業(yè)的大中專畢業(yè)生未轉(zhuǎn)正定級的；新參加工作的合同制工人未定級工資的；軍隊轉(zhuǎn)業(yè)（復員）人員未確定工資的，檔案不能轉(zhuǎn)存。

接受應屆畢業(yè)生：

一、接收手續(xù)

1、接收本市生源應屆畢業(yè)生：

委托存檔單位如選定北京生源的大中專畢業(yè)生，由學校、接收單位和市人才檔案管理中心簽訂畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議：

（1）畢業(yè)生在學校領(lǐng)取《高等院校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》一式三份；

（2）單位在用人單位欄填寫意見并蓋章；

（3）市人才檔案管理中心在“單位上級主管部門”簽署意見并蓋章后，畢業(yè)生將協(xié)議交回學校等待派遣。

2、接收非北京生源應屆畢業(yè)生：

委托存檔單位如有接收非北京生源應屆畢業(yè)生意向，須注意登陸北京人才網(wǎng)

（）查詢有關(guān)通知，按市人力資源和社會保障局有關(guān)規(guī)定及程序向市人才檔案管理中心申報第二年接收需求計劃，待市人力資源和社會保障局下達接收控制數(shù)后，具備接收條件的單位于第二年3~6月按要求申報畢業(yè)生材料。經(jīng)批準同意接收的，參照本市生源應屆畢業(yè)生接收程序辦理。

二、報到及存檔手續(xù):

已通過市人才檔案管理中心簽訂“畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議”的應屆畢業(yè)生，如果通過機要局郵遞檔案，可上網(wǎng)（網(wǎng)址：）或電話查詢檔案是否已寄到，確認到檔后，辦理存檔須帶齊以下材料：

（1）畢業(yè)生就業(yè)報到證；

（2）畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書1份（用人單位留存聯(lián)）；

（3）高校學生管理部門出具的《高校畢業(yè)生生育情況證明》（須證明辦理《生育服務證》及生育子女的情況）；

（4）補充的檔案材料；

（5）填寫完整的《北京市人才流動登記表》及《委托保存人事檔案關(guān)系合同》。注意：檔案寄到后須盡快到市人才檔案管理中心辦理存檔手續(xù)。

三、申請落戶的非北京生源畢業(yè)生需提供：

（1）存檔憑證；

（2）京外院校的畢業(yè)生提供《戶口遷移證》，遷往地址按存檔地選擇填寫：

安定門辦公區(qū)地址：北京市東城區(qū)安定門外大街187號北京市人才服務中心（集體）； 文化宮辦公區(qū)地址： 北京市東城區(qū)中華路4號北京市人才服務中心（集體）；

（3）本市院校的畢業(yè)生提供《常住人口登記卡》；

（4）身份證原件及復印件2份（A4紙）；

如原件丟失，由戶口所在派出所出具貼有本人照片的證明，照片上加蓋派出所戶口專用章。

（5）就業(yè)報到證復印件1份（A4紙）；

（6）1寸近期同底版彩色證件照片3張；

（7）已婚人員提供結(jié)婚證、配偶戶口原件及復印件（A4紙）；

（8）與用人單位簽訂的勞動合同原件及復印件2份（A4紙）。

以上材料如戶籍管理部門出臺新規(guī)定，將按規(guī)定進行相應調(diào)整。

畢業(yè)生在辦理存檔后應及時辦理落戶手續(xù)，簽訂集體戶口管理協(xié)議并交納管理費。落戶時必須本人親自前來辦理手續(xù)，不受理他人代辦。

辦理查閱借閱：

一、查閱檔案須知

1、查閱檔案，需出具單位組織部門或人事部門的介紹信，查閱人身份證件，提供被查閱人的姓名、存檔號或身份證號碼；

2、查閱人事檔案的單位需派中共黨員進行查閱；

3、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案；

4、查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容；

5、借用、查閱檔案的單位不得擅自拍攝復制檔案內(nèi)容；

6、公安局、安全局、檢察院、法院等因工作需要，需從檔案中取證的單位，需提供取證介紹信，經(jīng)檔案主管部門負責人審查批準后才能復制。

二、借閱檔案須知

人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，需出具單位組織部門或人事部門的介紹信，說明借檔理由，經(jīng)過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，借出時間本市不超過兩周；，外地不超過一個月。借閱人應對檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或向他人透露檔案內(nèi)容。目前可以辦理檔案外借的有以下幾種情況：

1、辦理退休手續(xù)及工齡審定借檔需提供：

（1）社保部門出具的介紹信；

（2）委托存檔單位介紹信；

（3）存檔憑證；

（4）本人身份證；

（5）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書和經(jīng)辦人身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復印件。

2、辦理有害工種提前退休手續(xù)借檔需提供：

（1）原從事有害工種的工作單位出具的介紹信；

（2）委托存檔單位介紹信（個人存檔不用提供）；

（3）存檔憑證；

（4）本人身份證；

（5）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書和經(jīng)辦人身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復印件。

3、辦理工作調(diào)動手續(xù)借檔需提供：

（1）國家機關(guān)、正規(guī)院校出具的商調(diào)函；

（2）存檔憑證；

（3）本人身份證；

（4）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書，委托人和經(jīng)辦人身份證原件及復印件。

檔案調(diào)出：

北京戶籍：

一、將檔案調(diào)往本市有人事檔案管理權(quán)限的工作單位或有存檔權(quán)限的中介機構(gòu)需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、檔案接收單位出具的有效調(diào)函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

二、申請辦理失業(yè)，檔案轉(zhuǎn)往戶籍地街道社保所需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、社會保險機構(gòu)出具的《社會保險轉(zhuǎn)移明細單》；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》、《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》、《檔案轉(zhuǎn)移人員情況表》（一式三份）及《終止、解除勞動（聘用）合同或工作關(guān)系的證明書》。

提示：請在辦理檔案轉(zhuǎn)出前，先到戶籍所在區(qū)、縣失業(yè)經(jīng)辦部門（職介中心失業(yè)經(jīng)辦窗口）咨詢、確認檔案能夠接收，并在檔案調(diào)出時提供戶籍所在街道辦事處名稱。

三、辦理退休手續(xù)后，檔案轉(zhuǎn)往戶籍地街道社保所需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》、《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》及《北京市社區(qū)管理退休人員人事檔案移交區(qū)縣名冊表》。

四、考取研究生，申請將檔案調(diào)往學校，需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、學校出具的調(diào)檔函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

五、檔案調(diào)到外省市（異地調(diào)動）

（一）只調(diào)檔案不遷戶口需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、外省市縣級以上政府人力社保行政部門所屬人力資源服務機構(gòu)出具的有效調(diào)函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

（二）檔案、戶口一同遷出需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、接收方地、市級以上人力社保局開具的有效調(diào)函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存

檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

提示：如以后想再調(diào)回北京，需重新辦理進京審批手續(xù)。

特別提示：

1、檔案調(diào)出要求本人辦理，如本人不能親自辦理，委托他人代辦的，經(jīng)辦人需持有存檔人簽字的授權(quán)委托書和身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復印件。

2、“社會保險關(guān)系”在我中心的，調(diào)出前請在規(guī)定時限期間到社會保險窗口辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)；“集體戶口”、“黨組織關(guān)系”在我中心管理的，調(diào)出前請分別在我中心人事服務科、流動黨員管理辦公室將其轉(zhuǎn)出后再辦理檔案調(diào)出手續(xù)。

3、檔案調(diào)出前，請先到收費處結(jié)清存檔費，若存在多交費情況請持交費票據(jù)（如系單位委托存檔請攜帶資金往來發(fā)票）在收費處辦理退費手續(xù)。

4、國家統(tǒng)分的畢業(yè)生請在見習期滿辦理完轉(zhuǎn)正定級手續(xù)后再辦理檔案調(diào)出手續(xù)。

5、單位集體檔案調(diào)出被受理后，請單位等待取檔通知。

6、檔案轉(zhuǎn)遞要求必須密封完好，請在接到檔案時檢查密封狀況。

7、《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》，可在“北京人才網(wǎng)（）”中“檔案管理/下載專欄”里下載或到我中心領(lǐng)取。非京戶籍：

非北京戶籍存檔人員檔案調(diào)出需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、戶籍所在地縣級以上政府人力社保行政部門所屬人力資源服務機構(gòu)出具的有效調(diào)函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

特別提示：

1、檔案調(diào)出要求本人辦理，如本人不能親自辦理，委托他人代辦的，經(jīng)辦人需持有存檔人簽字的授權(quán)委托書和身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復印件。

2、“黨組織關(guān)系”在我中心管理的，調(diào)出前請在我中心流動黨員管理辦公室將其轉(zhuǎn)出后再辦理檔案調(diào)出手續(xù)。

3、檔案調(diào)出前，請先到收費處結(jié)清存檔費，若存在多交費情況請持交費票據(jù)（如系單位委托存檔請攜帶資金往來發(fā)票）在收費處辦理退費手續(xù)。

4、《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》，可在“北京人才網(wǎng)（）”中“檔案管理/下載專欄”里下載或到我中心領(lǐng)取。

第二篇：檔案管理

《崗位培訓教程》 第二編 檔案管理 第一章 文書檔案管理

一、填空

1、文書檔案是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在 黨委、行政管理活動 中形成的 具有保存價值 各種形式的歷史記錄。

2、保證歸檔文件 齊全完整 是收集工作的基本要求。

3、文件材料的收集要 及時，工作也好做在平時。

4、文件材料價值鑒定包括兩個方面的工作任務，一是確定歸檔范圍，二是 劃分保管期限。

5、對歸檔文件材料進行準確的分析和鑒別，必須堅持 歷史的觀點、全面的觀點、發(fā)展的觀點。6、2006年12月18日，國家檔案局頒發(fā)了 《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

7、國家檔案局規(guī)定文書檔案的保管期限有2種，即永久 和定期，定期一般分為 30年 和10年 8、2000年12月6日，國家檔案局制定發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，對文書立卷進行改革。《規(guī)則》從“簡化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對歸檔文件整理的許多程序、環(huán)節(jié)進行了調(diào)整、簡化。

9、歸檔文件是指立檔單位在其 職能活動 中形成的、辦理完畢的、作為 文書檔案 保存的紙質(zhì) 文件材料。

10、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定，“件”即歸檔文件的 整理 單位，一般以 每份文件 為一件。

11、分類是將歸檔文件暗器內(nèi)容和形式特征劃分 類別 和 層次，構(gòu)成有機體系的過程，分類必須在區(qū)分 全宗 的基礎上進行。

12、文件修正一般包括對破損文件進行 修裱，對字跡模糊的或易退變的文件進行 復制，去除文件上易銹蝕的 金屬物，對幅面過大的文件進行 折疊 等

13、耐讀分類法，是根據(jù) 形成 和 處理 文件的對歸檔文件進行分類，即一個 形成和處理的文件材料放在一起整理。

14、機構(gòu)分類法試講歸檔文件按其形式和處理的 部門 劃分類別。

15、歸檔文件的排列應遵循 事由 原則，即 有密切聯(lián)系 的文件材料應當排列在一起。

16、件號，即文件的 排列順序 號，件號分為 室編件號 和 館編件號。

17、檔號項目確定后，要以 歸檔章 的形式 逐件 標識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。

18、歸檔文件應嚴格按照 分類體系 和 件號 的先后順序分別裝入檔案盒。

二、單項選擇

1、《歸檔文件整理規(guī)則》僅運用于 B 范圍的紙質(zhì)文件材料。A科技檔案 B文書檔案 C專業(yè)檔案 D聲像檔案

2、《歸檔文件整理規(guī)則》所講的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的 B 分類。A檢索 B實體 C邏輯

3、裝訂文件一般來說，采用左側(cè)裝訂的，應將文件左邊和 C 對齊。A上邊 B右邊 C下邊

4、運用分類法時，應正確地確定文件的日期，一般來說應以文件 A 為準。A簽發(fā)日期 B公布日期 C收文日期

5、對跨形成的同一次會議的文件材料，應放在會議 C 整理歸檔。A開始 B貫徹執(zhí)行 C結(jié)束

6、歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁 B 位置的空白處。A下端居中 B上端居中 C 左上角

三、多項選擇

1、歸檔文件整理時將歸檔文件以“件”為單位進行 A、B 排列、編號 D、E，使之有序的過程。

A裝訂 B分類 C組卷 D編目 E裝盒

2、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定檔號的必要項目包括 ACDF。A全宗號 B機構(gòu) C D保管期限 E問題 F件號

3、件內(nèi)稿本、文本正確排列的方法是 AC。

A正本在前，定稿在后 B復印件在前，原件在后 C轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后 D外文在前，中文本在后

4、歸檔文件分類的基本方法是： AC。

A分類法 B級別分類法 C保管期限分類法 D責任者分類法

5、編制歸檔文件目錄，可以為檔案的 ABDE 和編研工作的開展提供條件。A保管 B鑒定 C整理 D檢索 E統(tǒng)計

6、盒內(nèi)備考表設置的項目有 ABCD。

A盒內(nèi)文件情況說明 B整理人 C檢查人 D 日期

四、判斷

1、為參考目的從各方面收集的文件材料應歸檔保存。×

2、機關(guān)重要發(fā)文應重份歸檔保存，實行兩套制。×

3、《歸檔文件整理規(guī)則》的核心是取消案卷，以“件”為單位直接實行文件級整理和管理。√

4、劃分保管期限是一種對歸檔文件進行分類管理的方法。√

5、文件處理單應與文件作為一件歸檔保存。√

6、歸檔文件按機構(gòu)分類的同時，也可以按問題分類。×

7、企業(yè)事業(yè)單位不能執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》。×

8、歸檔文件編號是將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號。√

9、歸檔文件可以直接按形成時間或收發(fā)文號順序排列。×

10、在檔號項目中，和保管期限為選擇項。×

11、歸檔章中的內(nèi)容，可以打亂項目位置任意填寫。×

12、歸檔文件裝盒時，不同形成的歸檔文件，可以放入同一檔案盒內(nèi)。×

五、簡答

1、簡述文件材料收集工作的要求。

答：

（一）文件材料應當齊全完整，并符合長久保管的質(zhì)量要求；

（二）歸檔文件材料應當精煉準確，并反映立檔單位的主要職能

（三）檔案機關(guān)要加強對收集工作的監(jiān)督和指導。

（四）及時移交應歸檔的文件材料

2、簡述歸檔文件的整理原則。

答：

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；

2、區(qū)分不同價值；

3、便于保管利用。

3、歸檔文件的排列為什么要堅持事由原則？

事由原則對歸檔文件的排列，《細則》強調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念，可以是指單個事件、某個事物、一個人物、一項工作、一項業(yè)務、一個具體問題等。通過界定“事由”，（優(yōu)點）

體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系的整體原則，將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。

對判定和體現(xiàn)文件材料的價值具有十分重要的作用。一些文件如果離開與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨立的個體，就難以判斷和體現(xiàn)其應有保存利用價值； 有利于檢索和檔案呢實體存取工作；

4、什么是機構(gòu)分類法？ 是將歸檔文件按其形成或處理的部門劃分類別。適用于內(nèi)部組織機構(gòu)比較穩(wěn)定，職責范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機關(guān)單位。

5、什么是保管期限分類法？

是將歸檔文件按照不同的保管期限分開，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

6、簡述歸檔文件分類應注意的問題？ 答：

1、同一層次的分類必須依據(jù)同一標準

2、類目設置要合理，含義要明確、不可相互交叉，相互包容。

3、劃分的子項的外延總和應等于母項的外延。

按問題分類時，可設“綜合”“其他”兩類，便于那些涉及全民工作和不宜單設類目的文件材料歸類。按機構(gòu)分類，有關(guān)上下級或者同級、非隸屬機關(guān)綜合性文件材料歸入辦公室類 其他專業(yè)性較強的文件材料歸入相應機構(gòu)類別。

7、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的歸檔章有哪些項目？填寫有什么要求

答：歸檔章的項目包括：全宗號、、保管期限等必要項目，以及機構(gòu)或問題等選擇項目。歸檔章的填寫要求：主要應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號機大號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的字跡材料。

固定的項目，如全宗號、保管期限、機構(gòu)或問題可以直接刻在歸檔章上。

8、歸檔文件目錄中“責任者”項如何填寫？

答：責任者是指制發(fā)文件的國家機構(gòu)、社會組織或個人，即文件的作者、署名者。填寫時要照實抄錄。責任者有多個時，填寫列居首位的責任者，此外，主辦單位、立檔單位或上級主管部門是責任者的必須填寫，其余視需要填寫。被省略的責任者用“〔等〕”表示，責任者之間用“；”分隔。沒有責任者的文件材料，需考證清楚后填寫，并加“〔〕”標識。填寫責任者項目時應使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的稱謂。

9、為什么要編制歸檔文件目錄？

編制歸檔文件目錄，可以實現(xiàn)歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件；

10、歸檔文件裝檔案盒的基本要求是什么？

a、不同形成的檔案文件，不應放入同一檔案盒。b、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒中

c、分機構(gòu)或分問題的情況下，不同機構(gòu)或不同問題的歸檔文件不應放入同一個檔案盒中。d、即使某一機構(gòu)或問題的文件很少，也不能與其他的混裝。用盒的薄厚來調(diào)節(jié)。

e、檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用，因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須 裝在同一檔案盒。只需按照排列的先后順序依次裝盒即可。六：論述

1、試述歸檔文件分類基本的分類方法

分類方法也稱為“分類標準”、“分類特征”。合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量。《歸檔文件整理規(guī)則》選擇、組織機構(gòu)（問題）和保管期限作為基本的分類方法，是因為這3種分類方法在各級單位檔案部門使用率最高，并且反映了基本規(guī)律和要求。

（1、)分類法。是根據(jù)形成和處理文件的對歸檔文件進行分類。分類法是運用最廣泛的分類方法。歸檔文件按將特征分類，可以反映上一個機關(guān)單位每年工作的特點和近年發(fā)展變化的情況，并且，同現(xiàn)行機關(guān)以為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。不同的文件不能混淆。

運用分類法時，要正確斷定文件的日期并歸入相應。需要注意以下幾個問題： <1>文件有多個時間特征的判定 一行文件往往有多個時間特征，包括成文日期，簽發(fā)日期、批準日期、會議通用日期、發(fā)布日期、發(fā)文日期和收文日期等等。分時，一般為說應以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準，以此來判定文件的所屬。對于計劃、規(guī)則、總結(jié)等內(nèi)容涉及不同的文件，《規(guī)則》取消了原有的按針對歸檔的做法，統(tǒng)一規(guī)定按文件落款日期（即簽發(fā)日期）判定文件的所屬，以進一步簡化分類中的要領(lǐng)和操作。

<2>跨形成文件的判定 機關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會跨形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時也都歸入辦結(jié)。<3>、件內(nèi)稿件、文本日期不一致，具體地說，正本與定段為一件，以正本為準確性；正文與附件為一件，以正文為準，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為誰；來文與復文為一件，以復文為準。

<4>、沒有標注日期的文件的判定 內(nèi)部文件（白頭文件），沒有標注日期，這時，需要分析文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以收各種標識，來考證和推斷文件的準確日期或近似臨時日期，以便按合理歸類。

(2．)機構(gòu)或問題分類法。

機構(gòu)（問題）分類法是現(xiàn)行機關(guān)常見的一種分類法，實際是兩種分類法。按機構(gòu)或問題分類時，不以過多設臵分類層次，一般2—3層即可。制定分類方案時，機構(gòu)分類與問題分類法不能同時采用，而應根據(jù)機關(guān)歸檔文件的實際情況選擇其中一種。

<1>機構(gòu)分類法。是將歸檔文件按其形成或處理的部門劃分類別。適用于內(nèi)部組織機構(gòu)比較穩(wěn)定，職責范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機關(guān)單位。采用機構(gòu)分類法時，能使全宗內(nèi)文件來源方面的固有聯(lián)系，客觀地反映立檔單位工作過程和歷史面貌。一般來說，一個機構(gòu)就沒一個類別，使全宗內(nèi)的分類體系的設計大簡化，便于操作。

采用機構(gòu)分類法，原則上哪個機構(gòu)處理或被辦理的文件就歸入哪個機構(gòu)的類別中。有些文件是由幾個機構(gòu)共同處理的，有主辦機構(gòu)的一般歸入主辦機構(gòu)；由業(yè)務部門起草，以機關(guān)名義發(fā)出的文件，視為職能劃歸入有關(guān)機構(gòu)類中。業(yè)務部門起草、以機關(guān)或辦公室名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責或業(yè)務范圍，則應歸入負責起草文件的機構(gòu)類中，文件內(nèi)容不明顯的確實看不出是哪個科室業(yè)務的可歸入負責發(fā)文的綜合機構(gòu)。機關(guān)單位內(nèi)設置的臨時機構(gòu)，應和其他機構(gòu)一樣設類，形成的歸檔文件歸入該類保存。有的臨時機構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機構(gòu)合署辦公，那么形成的文件應歸入該內(nèi)容機構(gòu)類中。

<2>問題分類法。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題歸檔文件分類。此方法適用于不設內(nèi)部機構(gòu)變化較大、職責范圍不清，形成的文件材料在內(nèi)容上常有交叉的機關(guān)單位。

可以避免或減少同一內(nèi)容文件材料分散的現(xiàn)象，便于按專題查找利用，要考慮機關(guān)內(nèi)設機構(gòu)的基本職能和業(yè)務額范圍，經(jīng)理做到問題和機構(gòu)基本對應。

（3、)保管期限分類法。是將歸檔文件按照不同的保管期限分開，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。采用該方法能夠?qū)⒉煌瑑r值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時為檔案的系統(tǒng)管理，檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作了方便。

2、試述歸檔文件排列的“事由原則”及其優(yōu)點。

事由原則對歸檔文件的排列，《細則》強調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念，可以是指單個事件、某個事物、一個人物、一項工作、一項業(yè)務、一個具體問題等。

按照事由原則歸檔文件，關(guān)鍵是對事由的準確界定，一般說，事由原則有針對性地具體使用與確有密切聯(lián)系的文件材料，例如一次會議、一個案件、一項活動的文件材料。優(yōu)點：

（1、)體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系的整體原則；

將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。事由的界定可以有較大的靈活性。例如：一項工程、一次活動或一次會議，可視為一個事由。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”，這一整理原則的體現(xiàn)。

（2、)對判定和體現(xiàn)文件材料的價值具有十分重要的作用。

一些文件如果離開與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨立的個體，就難以判斷和體現(xiàn)其應有保存利用價值；

（3、)有利于檢索和檔案呢實體存取工作； 按照事由原則將有密切聯(lián)系的文件材料相對集中的排列在一起，檢索時只要在目錄中找到其中一份或幾份材料的條目，就可以查看同一事由的全部文件材料。

《崗位培訓教程》 第二編 檔案管理 第二章 科技檔案管理

一、填空

1、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是指工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設計、研制和生產(chǎn)制造活動中形成的科技檔案。其基本特點是 型號、成套，一個型號產(chǎn)品的檔案材料是有機聯(lián)系的整體。

2、基建檔案的特點是 建設項目成套，一個建設項目的檔案是有機聯(lián)系的整體。

3、科技檔案的基本特點是 課題成套，圍繞著一個課題的科技研究活動，形成一套在程序上和內(nèi)容上前后銜接左右聯(lián)系的科技檔案有機整體。

4、在各種類型的科技文獻中，唯一直接記錄和儲備 原生信息 的只有客戶檔案。

5、科技檔案的情報功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動中所具有的 科技參考作用和科技交流作用。

6、科學技術(shù)同生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合，其“媒介”多種多樣，而其重要的“媒介”之一就是 科技檔案。

7、科技檔案收集工作主要包括：科技文件歸檔、基礎檔案部門收集工作 和檔案館的收集工作。

8、科技文件歸檔制度是一項 科技管理 制度，有事一項科技文件管理制度。

9、凡需歸檔的科技文件，一般歸檔一份，使用頻繁的應歸檔 2份以上。

10、科技文件歸檔工作應由相關(guān)的 科技業(yè)務部門 承擔。

11、辦理科技文件歸檔手續(xù)主要包括兩個方面：一是：編寫歸檔情況簡要說明 ；二是填寫歸檔文件移交清單。

12、經(jīng)國務院批準頒布的《科學技術(shù)檔案工作條例》指出：“各單位應當把科技材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計劃，列入有關(guān)部門有關(guān)人員的職責范圍。”這個規(guī)定的基本精神是，科技文件的形成、積累、整理、歸檔是 科技人員 的職責。

13、從2006年開始，安徽省委、省政府在全省范圍內(nèi)實施了檔案管理模式改革。改革的內(nèi)容之一就是調(diào)整科技檔案的歸屬與流向，將科技檔案由原先的科技專業(yè)檔案館保管改變?yōu)橛?國家綜合檔案館 保管。

14、科技檔案管理工作，包括系統(tǒng)整理和 科學編目 兩部分。

15、型號分類法 是以一個型號產(chǎn)品的科技檔案作為分類單元，對產(chǎn)品檔案進行具體的類別劃分。

16、設備檔案的基本分類方法是型號分類法，不同單位和不同設備的檔案，其分類方法有所差異，具 體的分類形式一般有兩種，一種是性質(zhì)——型號分類法，另一種是 工序—型號分類法。

17、對于同型號多臺設備的隨機文件，不必每臺復制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔 一臺設備 的全部隨機文件材料，其他各臺設備的案卷中，注明這些隨機文件材料在哪一卷即可。

18、對于因產(chǎn)品和設備的革新、改進、工程及設備的管理、維修所形成的心的文件材料，應 單獨組成案卷，不必對前期已組成的案卷進行拆卷。

19、底圖以 張 為單位單獨保存和管理。20、科技檔案號，是指保管單位的 編號或代號。

21、科技檔案號是檔案部門用來反饋科技檔案分類層次和保管單位排列順序的一組符號，是 科技檔案分類號和保管單位順序號 的組合體。

二、多項選擇題

1、科技檔案具有（ABCD）等功能。

A知識儲備 B依據(jù)憑證 C情報 D促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益

2、科技文件歸檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文件歸檔范圍、（ABC）和歸檔要求。A歸檔時間 B歸檔份數(shù) C歸檔要求 D隨時歸檔

3、國家綜合檔案館接收科技檔案，實行（ABC）

A無償進館制 B現(xiàn)骨干單位主送制 C補送制 D歸檔制

三、簡答

1、簡述科技檔案的概念和涵義

科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。

涵義：第一，定義闡述了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別；

第二，定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研及基建活動的原始記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別；

第三，定義規(guī)定了科技檔案是對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料，指出了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別；

2、科技檔案的主要種類有哪些？

主要包括工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、設備儀器當那、科學技術(shù)研究檔案、地質(zhì)檔案、測繪檔案、醫(yī)學科技檔案等專業(yè)技術(shù)檔案。

3、確定科技文件歸檔范圍的基本方法是什么？

答：（1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應包括哪些方面的科技文件。

（2）掌握本單位的基本職能情況，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進行的其他科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。

（3）正確劃分本單位科技資料、科技文件與文書檔案材料的界限。

（4）根據(jù)國家及專業(yè)主管部門確定的文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實際，確定具體的科技文件歸檔范圍。

4、科技文件歸檔時間最常見的有哪些種？ 答：科技文件的歸檔時間最常見的有以下5種：（1、)在項目全部結(jié)束時間歸檔；（2、)按工作階段歸檔（3、)按子項結(jié)束時間歸檔（4、)按歸檔

（5、)隨時歸檔：A科技文件復制部門同科技檔案部門合一的設計單位施工圖 B機密性較強的特殊科技文件 C 外來文件（如外購設備的隨機圖樣和文字說明材料，委托單位設計的科技文件等）

5、基層檔案部門對科技檔案的收集應注意哪些問題？ 答：（1、)要認真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則；

集中統(tǒng)一管理檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。（2、)要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律

各單位制定的有關(guān)收集工作及科技文件資料的歸檔制度，必須符合科研、生產(chǎn)、建設活動的規(guī)律性，要根據(jù)科研、生產(chǎn)、建設活動的工作程序和科技文件材料形成過程，具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間，這樣才能做到集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整與安全，又不影響現(xiàn)行工作的使用；（3、)要保證科技檔案的完整、準確。

完整、準確的科技檔案，可以充分發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲備作用；不完整、不準確的科技檔案，其價值大大降低，影響其憑證、查考作用的發(fā)揮，有時還會起反作用；

6、基層檔案部門收集科技檔案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照歸檔制度的規(guī)定接受科技文件資料歸檔；（2、)納入計劃管理，實行多種方式結(jié)合的收集方法；（3、)確定和疏通科技檔案收集渠道，定向定內(nèi)容收集；（4、)抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進行收集；

總之，科技檔案收集的方法和措施，需要檔案工作著根據(jù)各單位工作情況，把握時機，不斷調(diào)整。既保證科技檔案的政策適用，又能及時、完整、準確地把需要歸檔的科技檔案集中到大難部門，實現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。

7、科技檔案整理工作的原則是什么？

答：科技檔案整理工作的原則是遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎，對科技檔案進行分門別類地整理，便于報關(guān)和利用。

8、科技檔案分類的基本要求是什么？

答：

1、科技檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動的性質(zhì)和特點；

2、在一個單位內(nèi)部和一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類標準應該一致；

3、分類的層次類目要簡明，不宜過多過繁；

4、分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實行標準化。

9、科技檔案分類方案編制應注意的問題和步驟有哪些？

答 ：在編制方案時，首先要了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點；其次要明確明確的分類標準和分類方法；第三是設置科學、合理的類目體系，并以文字和退表的形式將其表達出來。步驟如下：

（1、)根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設置大類，有多少科技檔案就設置多少個大類；

（2、)在每個大類中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點，按照已確定的分類標準和分類方法，進行類系展開，設置相應的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構(gòu)成一個完整的類系；（3、)給每一個類目以規(guī)定的代字和代號；

（4、)將形成的類目體系用文字或圖表形式表達出來；

（5、)撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)，分類標準、類目代字或代號的使用方法等

10、基層檔案部門對科技檔案的分類，應該在分類方案的指導下分哪兩步進行？

答：第一步，對庫藏的全部檔案，按種類劃分大類；將全部科技檔案劃分為：產(chǎn)品檔案類、基建檔案類、科研檔案類、設備檔案類等；

第二步，對沒匯總科技檔案進行分類；最基本的方法有六種：工程項目分類法；型號分類法；課題分類法；專業(yè)分類法；時間分類法；地域分類法；

11、工程項目分類法的涵義和特點是什么？

答：工程項目分類法是在本單位全部檔案范圍內(nèi)，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案類別。它適用于對基本建設檔案的分類；

特點：同一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，不突破工程項目界限，反映一個工程項目的全貌，便于按照工程項目查找和利用有關(guān)的科技檔案。

12、型號分類法的涵義和特點是什么？

答：它適用用對產(chǎn)品檔案和設備檔案進行分類，型號分類法就是對本單位全部產(chǎn)品檔案或設備檔案，以各個型號的產(chǎn)品或設備為分類單元，劃分科技檔案；

特點：同一個型號的產(chǎn)品檔案或設備檔案集中在一起，保持其完整成套，反映一個產(chǎn)品或一個設備的全貌及其內(nèi)部組件、部件之間的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于成套地利用產(chǎn)品檔案和設備檔案；

13、課程分類法的涵義和特點是什么？

答：它適用于對科研檔案進行分類。它是在全部科研檔案的范圍內(nèi)，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案類別的方法；

特點是便于實現(xiàn)一個研究課題檔案材料的成套集中管理；

14、專業(yè)分類法的涵義及適用對象是什么？

答：它是按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)，進行類別劃分的辦法。這種分類的方法適用于其對象和內(nèi)容標準化、通用化或互換性較強的科技檔案。適用于從專業(yè)角度利用科技檔案的企、事業(yè)單位。

15、時間分類法的涵義及特點是什么？

答：它是按照科技檔案形成時間或檔案內(nèi)容所反映的時間性進行類別劃分的方法。

特點是把相同時間內(nèi)形成的或反映相同時間的科技檔案集中歸類，便于從歷史聯(lián)系的角度縱向地分析研究相關(guān)時間內(nèi)的氣象現(xiàn)象、水文現(xiàn)象和地震現(xiàn)象，探索其演變發(fā)展的規(guī)律性。

16、地域分類法的涵義和適用對象是什么？

答：它是根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域性劃分其類別。比如：氣象檔案、水文檔案、地震檔案等。水文、地質(zhì)、地震等現(xiàn)象，在內(nèi)容和形成方面具有鮮明的地域特征。因此，這些種類的科技檔案適用于采用地域分類法進行分類。

17、性質(zhì)——工程項目分類法的涵義和適用對象是什么？

答：這種分類方法是以工程項目為基礎，結(jié)合工程項目的使用性質(zhì)或?qū)I(yè)性質(zhì)進行分類。企業(yè)、事業(yè)單位的基建檔案最適合采用這種分類方法；

18、流域（水系）—工程項目分類法的適用對象和優(yōu)點是什么？

答：這種分類方法，一般適用于中型水利設計部門和水利管理規(guī)劃部門。這種分類的優(yōu)點是體現(xiàn)了科技檔案的成套性，不論是科技檔案的分類，還是科技檔案的排列，都保持了一個工程項目檔案材料的集中和成套。

19、科研檔案的分類為什么要采用課題分類法？

答：由于科技研究活動一般都是在專業(yè)范圍內(nèi)分課題進行的，而且許多科技研究單位的科室機構(gòu)設置也是按照專業(yè)劃分的，所以科研檔案較常采用的具體分類方法是專業(yè)——課題分類法。20、科技檔案案卷的基本特征是什么？

答：案卷是一組具有有機聯(lián)系的、價值和密級大體相同的科技文件材料的集合體，其基本特征有：（1、)案卷是一組具有有機聯(lián)系的科技文件（2、)案卷內(nèi)的科技文件有一個相對的數(shù)量界限；（3、)一個案卷內(nèi)科技文件的保存價值大體相同；

21、簡述產(chǎn)品、設備儀器文件的組卷方法。

答：產(chǎn)品、設備儀器文件（特別是圖紙部分）按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組成案卷。如一臺機床設備，是由床身、傳動機構(gòu)、變速機構(gòu)、進給箱、升降臺、電氣系統(tǒng)、潤滑系統(tǒng)等部分組成，各部分的文件材料，是有機聯(lián)系的整體，可分別組成保管單位。

22、簡述基建工程科技文件的組卷方法。

答：基建工程的科技文件（特別是圖紙部分），按其反映的不同專業(yè)，分別組成案卷。如一般建筑工程是由建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、水暖、通風等不同專業(yè)組成的，各專業(yè)的科技文件，是有機聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。

23、簡述科研課題科技文件的組卷方法。

科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段，分別組成案卷。如科研課題一般分準備階段、研究階段、總結(jié)鑒定接管等程序，各不同階段的科技文件事由及聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。

24、產(chǎn)品、設備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何組卷？

答：產(chǎn)品、設備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組卷。

在科技文件材料組卷中要合理解決遇到的問題：

(１)同型號的多臺設備隨機文件材料，不必每臺復制一套材料組卷，只立卷一臺設備的隨機文件材料即可。

(２)對于產(chǎn)品和設備因革新、改進所形成的一些新科技文件材料，應單獨組卷，不必拆原已組好的卷。(３)對產(chǎn)品、工程設計以及專用設備中采用的標準圖、通用圖，也不必復制一套組卷，只需在卷內(nèi)目錄中注明所采用的圖紙名稱、圖號及檔號即可。

(４)與產(chǎn)品、科研、基建項目、設備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應列入產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設備儀器類中組卷。

(5)底圖以張為單位單獨保存和管理。

(6)技術(shù)改造和技術(shù)引進項目中的成套科技文件可以不拆散組卷；

25、科技檔案卷內(nèi)文字材料排列的方法有哪些？

答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件資料排在后面；(2)按時間順序排列：即安科技文件資料的形成時間順序依次排列；

（3）按邏輯關(guān)系排列：如來文和復文，則復文在前，來文在后；正本和原稿，則正本在前，原稿在后；

（4）有譯文的外文資料，一般要求譯文材料在前，其相對應的原文材料在后；

26、簡述科技檔案案卷的排列方法。

答：案卷排列的基本方法包括：分類排列和流水號排列法；

分類排列：即按照科技檔案的內(nèi)容及科學分類體系對案卷進行排列，并將其存放在庫房柜架的規(guī)定位置上；

流水號排列法：即按照科技檔案案卷在登記薄中的登記順序號進行案卷排列； 案卷排列的具體方法：

（1）產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設計（含初步設計、技術(shù)設計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。

（2）科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。

（3）基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術(shù)設計、施工設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等順序排列。

（4）設備類案卷按設備依據(jù)性材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等順序排列。

27、科技檔案號的編制有哪些要求？ 答：科技檔案號的編制要求：

（1）要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。(2)由代字和代號組成。代字適用漢語拼音字母，代號使用阿拉伯數(shù)字。科技檔案的代字、代號，是一定內(nèi)容和類別的代稱。

（3）應力求簡明，不要過于復雜頻繁（最好設置三個層次）

四、論述

1、試論科技檔案的功能。

答：科技檔案是珍貴的科學技術(shù)資源，是國家寶貴的歷史文化財富。在社會主義現(xiàn)代化建設中，科技檔案對于促進科技、生產(chǎn)的發(fā)展和社會生產(chǎn)力的提高，具有重要的現(xiàn)實作用，并具有長遠的歷史查考價值。

（1）科技檔案具有知識儲備和依據(jù)憑證功能。A知識儲備功能：人們用來記載和儲備科技知識的文獻型載體的種類很多，如科技圖書、科技資料等，都具有積累經(jīng)驗、儲備知識的作用。而科技檔案突出之處，在于他直接記述了人們的科技、生產(chǎn)活動過程、經(jīng)驗和成果，它所儲備的是在科技、生產(chǎn)活動中直接產(chǎn)生和形成的原生信息。

B依據(jù)憑證功能：科技檔案同科技、生產(chǎn)活動關(guān)系十分密切。要節(jié)約人力、物力、彩禮，提高產(chǎn)品智聯(lián)，保證科技、生產(chǎn)活動有秩序、高曉麗地進行，必須有完整、準確的科技檔案為依據(jù)。

科技檔案是產(chǎn)品定型的依據(jù)；產(chǎn)品定型是產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中的一個重要環(huán)節(jié)，產(chǎn)品定型的依據(jù)之一就是產(chǎn)品在試制過程中形成的科技檔案。

科技檔案是產(chǎn)品再生產(chǎn)或停產(chǎn)產(chǎn)品恢復生產(chǎn)的依據(jù)；產(chǎn)品的聯(lián)系生產(chǎn)，必然要求有關(guān)文件圖紙的補充供應，其唯一來源是歸檔保存的科技檔案。

科技檔案是工程維護、適用的依據(jù)，尤其是工程擴建、改建或遭到破壞進行修復時，更離不開科技檔案。科技檔案也是設備使用、維護和管理的依據(jù)。

此外，科技當啊還具有客觀的憑證作用。在科技、生產(chǎn)領(lǐng)域，有時會發(fā)生個人之間、單位之間、地區(qū)之間，甚至國家之間的知識產(chǎn)權(quán)、商標權(quán)、地權(quán)等爭執(zhí)。

（2）科技檔案具有情報功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動中具有的科技參考作用和科技交流作用。

科技檔案為科技研究工作提供條件；任何一項科學技術(shù)研究，都離不開已有的科技成果以及相關(guān)的科技信息。所以在進行一項新課題的研究實驗時，總要查閱有關(guān)的科技檔案。可以幫助研究者了解過去的工作，便于在現(xiàn)有的基層上開展新工作，同時又可以啟發(fā)思路，開闊眼界，少走彎路，減少不必要的重復勞動，提高科研工作的效率和水平。

科技檔案為工程和產(chǎn)品設計提供條件：為使設計的工程和產(chǎn)品具有適用性和先進性，設計人員在接受一項任務時，需要查閱盡可能廣泛的文獻資料，以資參考、借鑒。

科技檔案是進行科學交流的工具：隨著經(jīng)濟體制、科技體制改革和技術(shù)市場的發(fā)展，科技檔案作為科技信息和科技成果的載體已經(jīng)進入市場，企、事業(yè)單位之間的有償技術(shù)轉(zhuǎn)讓和技術(shù)交流，一般就是通過科技檔案實現(xiàn)的，這進一步突出了科技檔案作為科技交流的工具。

（3）科技檔案具有促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益的功能。

在社會實際活動中，科學技術(shù)對社會生產(chǎn)力發(fā)展的推動作用在同社會生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合中實現(xiàn)的。利用科技檔案改善和強化生產(chǎn)力諸要素的過程，就是科學檔案中存貯的科學技術(shù)相物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化并從而推動生產(chǎn)力不斷發(fā)展、提高的過程。這就是科技檔案促進社會生產(chǎn)力發(fā)展的社會功能。在科技、生產(chǎn)活動中，管好用好科技檔案可以降低或節(jié)約活動勞動消耗和物化勞動消耗，如節(jié)約工時，避免重復勞動，使新產(chǎn)品提高投產(chǎn)，設備大修提高完成，技術(shù)改造增產(chǎn)降耗，節(jié)約原材料等等，從而提高經(jīng)濟效益。

《崗位培訓教程》 第二編 檔案管理

第三章 會計、人事及音像檔案的管理

一、填空

1、《會計檔案管理辦法》要求：“當年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由會計機構(gòu)保管 一年，期滿后，應由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。

2、會計檔案移交原則上保持 原卷冊封裝。

3、銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單是兩種不同用途的會計核算材料，組卷時要注意 分別組卷。

4、會計檔案案卷題名揭示了會計檔案的內(nèi)容和成份。其結(jié)構(gòu)為三部分，即單位名稱、會計或時間、會計核算材料的名稱。

5、會計檔案按其形成特點和形式，一般宜采用“類別 ——會計——保管期限——會計核算單位“分類法。

6、會計檔案的保管期限分為永久和 定期 兩類，后一類又分為3年、5年、10年、15年、25年。

7、在對會計檔案鑒定時，應當注意：電算化會計檔案的保管期限與紙質(zhì)會計檔案是一致的，會計檔案軟件的文檔資料的保管期限截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的 5年。

8、建設單位在基本建設期間形成的會計檔案，要在辦理竣工決算后移交給建設項目的 接收單位。

9、在款及檔案移交檔案機構(gòu)前，會計機構(gòu)應有專人對會計檔案進行整理，但 出納人員 不得兼做會計檔案保管工作。

10、人事檔案的整理方法可分為集中整理、經(jīng)常整理和 補充整理 三種。

11、人事檔案 副本 的具體內(nèi)容，是由正本中的復制件或復件構(gòu)成。

12、與文書檔案、科技檔案和其他專門檔案不同的是人事檔案在 卷下 分為十個大類。

13、編制人事檔案卷內(nèi)目錄時，類別 之間要留出空格，供補充材料使用。

14、人事檔案保管工作的范圍是由各個機關(guān) 人事管理權(quán)限 決定的。

15、人事檔案的 正本 由主管人員職務的部門保管。

16、人事檔案的 副本 由主管和協(xié)管人員職務的部門經(jīng)理。

17、音像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以 音響、形象 等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。

18、傳統(tǒng)的照片檔案是由底片、照片及 文字說明 構(gòu)成的。

19、照片編號格式分為兩段式，即 案卷號——照片號。

二、簡答

1、簡述會計檔案的概念與特點

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

特點：形成范圍廣泛；檔案類別穩(wěn)定；外在形式多樣。

2、試述會計檔案的歸檔范圍 包括：

會計憑證：用來記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任，作為記賬依據(jù)的書面證明。

會計賬簿：是以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟業(yè)務的簿籍，是編制財務報告的重要依據(jù)。

財務報告：是根據(jù)日常會計核算材料定期編制的，綜合地反映一定時期的資產(chǎn)、負債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動情況的書面文件。

其他核算材料：根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，銀行存款余額調(diào)查表、銀行對賬單等其他會計核算專業(yè)材料也屬歸檔之列。會計檔案管理中的三清冊也屬于歸檔范圍

3、電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有那三部分？ 答：（1）、存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的會計核算材料；

（2）、打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料（不能只保存不可見的磁性介質(zhì)的核算材料）（3）、會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。

4、電算化會計核算材料歸檔有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應作防寫處理。

（2）、歸入檔案機構(gòu)的磁盤或光盤應有兩套：一套封存，一套供日常提供利用；

（3）、打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料，必須有經(jīng)手人員和會計主管人員簽字蓋章；（4）、打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱和利用。

5、簡述會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他核算材料的組卷方法。

答：（1）、會計憑證的組卷方法：組卷時需按月分開，也就是不同的月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。每月的憑證，按憑證號和時間順序排列，可組成1卷或數(shù)卷。憑證案卷質(zhì)量要求：

A、按記賬憑證的憑證編號順序排列，防止漏號、顛倒；

B、記賬憑證所附的各種原始憑證（如收據(jù)、發(fā)票等）要折疊粘貼整齊、規(guī)范。C、拆除金屬物，裝訂采用線繩或塑料釘?shù)龋瑧{證的厚度一般在1-2CM D、裝訂后要進行密封處理，并加蓋經(jīng)手人員章或財務專用章。E、填寫憑證封面要項目齊全，規(guī)范清楚，并留出檔號填寫的位置。

（2）、會計賬簿組卷時，要注意按賬簿形成的特點，區(qū)分會計、并把不同名稱、種類的賬簿分別組卷。質(zhì)量要求：

A各類賬簿的扉頁，反映了賬簿的應用、交接使用的狀況，歸檔前應按要求逐項填寫清楚。包括：單位名稱、賬簿名稱及編號、啟用日期及起止頁數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄、會計主管人員及單位負責人簽章等。

B對于訂本式賬簿，蒸籠里立卷應保留原有式樣，不要拆除空白頁，帳內(nèi)頁碼要連續(xù)。賬簿封面加貼不干膠，并填寫規(guī)范便簽格式及填寫方式。

C對于活頁式賬簿，在會計結(jié)束后，將空白頁撤除，并編寫頁碼，進行密封裝訂，在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財務專用章。賬簿封面要填寫規(guī)范，保管期限為25年的賬簿要在封底加填備考表。（3）、財務報告組卷時，首先要注意按所形成的會計組卷，不同的不要混雜組卷。財務報告是由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成的，組卷時不要分開；其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如財務報告的保管期限是永久，就要與月份、季度的財務報告分開分卷。質(zhì)量要求： A案卷要編制頁號

B案卷開首要填寫卷內(nèi)文件目錄，永久保管的財務報告案要在封底加填備考表。

C財務報告中會計報表的封面要有單位負責人和主管會計工作負責人、會計主管人簽名或蓋章，設置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。同時案卷裝訂的密封處要加蓋財務專用章； D案卷封面填寫規(guī)范、整齊。

（4）、其他核算材料的組卷方法：銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，要注意分別組卷。按照產(chǎn)生的組卷。案卷質(zhì)量要求：

A按產(chǎn)生的組卷，一年一卷或書卷。B卷內(nèi)按時間順序排列，編制頁碼，進行裝訂。C案卷封面填寫清楚、規(guī)范。

6、會計檔案的銷毀應注意哪些問題？

答：在銷毀會計檔案時，應注意：部分特殊的會計檔案如涉及到未結(jié)清的債權(quán)債務的原始憑證、涉及產(chǎn)權(quán)的原始憑證以及工資發(fā)放表等，可以適當延長其保管期限，抽出單獨立卷，并在會計檔案案卷目錄中說明。另處在項目建設期間的基建會計檔案，即使會計檔案期滿，也不得銷毀。

7、人事檔案的收集途徑有哪些？

答：（1）、通過組織、人事部門收集人事工作中形成的人事檔案；

（2）、通過籌備黨代表、人代會、政協(xié)會等收集與會人員登記表及個人政績材料；（3）、通過教育、培訓部門收集學生（學員）成績、學歷學位材料；（4）、通過評聘專業(yè)技術(shù)職務收集考績材料；

（5）、通過黨（團）組織和組織部門收集入黨（團）、黨（團）籍處理材料；（6）、通過紀檢、監(jiān)察、司法部門收集違紀違法處理材料；（7）、通過本人和報刊雜志收集研究成果材料；（8）、通過衛(wèi)生部門收集員工健康、工傷等材料；

8、人事檔案的鑒別工作的內(nèi)容包括哪些方面？

（1）、判斷文件是否屬于惹事檔案或者屬于某一立卷對象的人事檔案，防止將不屬于人事檔案內(nèi)容的文件收集歸檔，避免張冠李戴的歸卷錯誤。

（2）、判斷歸檔文件按是否屬于辦理完畢的正式文件，未經(jīng)辦完或未經(jīng)查證核實的材料不得歸入檔案；（3）、核查歸檔文件是否完整齊全、文字清楚、對象明確，是否注明作者（單位）、時間。（4）、審核文件是否手續(xù)完備。

9、音像檔案有哪些特點？（1）、直觀的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他載體檔案的必要補充；

10、簡述音像材料的歸檔時間。

答：對于形象材料的歸檔時間，不能照搬文書材料的歸檔時間，在實踐中，一些檔案部門總結(jié)出來“兩段式歸檔時間”，一是音像材料要隨時歸檔，即工作活動結(jié)束后，照片沖印加工后或錄音、錄像磁帶錄制完畢后，承辦部門或承辦人員就要輔以文字說明，及時間想單干部門歸檔。

二是部門音像材料年終歸檔，一些零散產(chǎn)生或制作時間長的音像材料，可隨同紙質(zhì)載體一起，于年終由承辦部門或承辦人員整理并輔以文字說明后，統(tǒng)一向檔案部門歸檔。

11、音像材料的歸檔有哪些要求？

答：（1）、歸檔的音像材料應力求是原底片、原件（原聲磁帶），要盡量避免復制版或復制件。（2）、歸檔的音像材料要齊全完整。（3）、對歸檔音像材料要進行選擇和鑒別。

12、照片檔案的總說明應包括哪些要素？

總說明的編寫，要求有時間、地點、事由、任務、背景、攝影者等六要素

13、簡述錄音、錄像檔案的整理、編目方法。答： 整理：

（1）分類：首先要分錄音檔案、錄像檔案兩類，是否還需要具具體分類，要根據(jù)各單位的實際情況和檔案數(shù)量多少而確定。例如新聞部門多，可根據(jù)內(nèi)容和專題分時事政治類、文學藝術(shù)類、科學技術(shù)類等；

(2)、編號：編號按收集歸檔的時間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號。

（3）、文字說明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應有必要的登記并輔以文字材料。編目：對整理后的錄音、錄像檔案要分別編制目錄，以利于保管和利用。著錄時需注意：

（1、）一盤或一盒磁帶為一個保管單位，著錄一個條目。（2、）參見號是指紙質(zhì)載體檔案的檔號。

（3、）如一項內(nèi)容的攝錄是由多盒磁帶錄制而成的，就要在題名后注明盒的順序號。（4、）節(jié)目時間是指該內(nèi)容的錄音或錄像帶時間的長短。

第三篇：檔案管理

檔案管理

根據(jù)市委組織部信息處下發(fā)的“關(guān)于在我市開展干部檔案管理工作檢查的通知”精神，結(jié)合我局的干部檔案工作實際情況，我們迅速行動、突出重點、認真細致地逐條逐項按照《本溪市干部檔案管理工作檢查評分表》的要求，實事求是地進行自查。

一、充分認識人事檔案工作的重要性

檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，胡錦濤同志指出“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。”這充分說明了檔案工作在建設中國特色社會主義事業(yè)中的重要地位、重要使命和重要意義。我局十分重視檔案工作，以黨的十七大重要思想為指導，緊緊圍繞全市組織、人事工作中心任務，堅持解放思想、實事求是、與時俱進、開拓創(chuàng)新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基礎設施建設和檔案管理人員的素質(zhì)建設，不斷提高管理水平，為全市改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務。

二、加強人事檔案工作的組織領(lǐng)導

我局非常重視對干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導，將這項工作擺上重要議事日程。由主管局長親自抓，加強了對我局干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導和協(xié)調(diào)。主管干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導，定期聽取工作匯報，切實解決工作中遇到的實際問題。下設辦公室和具體工作人員，堅持一切從實際出發(fā)，明確分級管理責任，制定了切實可行的工作計劃，并認真組織實施，全面、準確、真實地保存好各種檔案。檔案工作者能夠充分認識到檔案工作的重要性，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，確保干部人事檔案管理工作順利和深入的開展，努力開創(chuàng)干部人事檔案工作的新局面。

三、歸檔與整理情況

在市委組織部信息處下發(fā)《關(guān)于在全市開展干部檔案管理工作檢查的通知》后，我局就對這項工作進行了部署，將上級文件精神、要求進行了認真研讀，并明確了時間、要求和標準。同時，我們嚴格按照文件，以《干部檔案工作條例》中第五章《檔案材料收集、鑒別與歸檔》執(zhí)行，采取多種形式，加大工作力度，逐份清理干部檔案，對所缺材料逐項進行登記、索要。對收集歸檔的材料，認真細致地進行鑒別，剔除不應歸檔的材料，使歸檔材料真實可靠、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，蓋章簽字后歸入干部檔案。

在干部檔案的整理工作中，我們做到認真鑒別、分類準確、編號有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。按照干部人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等各項制度，做到完善各種登記薄和臺帳。

四、檔案的利用和轉(zhuǎn)遞情況

我局的干部人事檔案在利用時，查閱單位要填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)，需要有主管局長簽字方可查閱，不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案。干部人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)過主管局長批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。在干部檔案的轉(zhuǎn)遞中，我們也嚴格按照統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細登記，嚴密封包，收到檔案的單位，經(jīng)核對無誤后，在回執(zhí)上簽名蓋章立即取回。

五、干部人事檔案工作中存在的問題

我局干部人事檔案現(xiàn)代化管理應充分發(fā)揮計算機在干部人事檔案保管、保護及利用方面的作用，提高現(xiàn)代化管理水平。積極爭取領(lǐng)導和相關(guān)部門支持，制定了經(jīng)費預算并得到落實，購置新式檔案盒，更換密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施齊全。

通過自查，找到原因，也增加了信心，目前，我們干部人事檔案已經(jīng)全部加工整理完畢，正在進行材料收集和整理目錄階段，逐步完成市委組織部文件中要求的任務。

干部檔案管理工作是黨和國家干部工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部工作服好務，今年，我局將就人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題進行深入的調(diào)研，并就此提出解決問題的思路及對策。

第四篇：檔案管理

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

建設工程檔案管理制度

一、管理責任部門及相關(guān)人員職責............................2

二、檔案分類及歸檔范圍、要求..............................3

三、檔案移交、整理、編號..................................8

四、檔案的利用............................................9

五、檔案的保管...........................................11

六、檔案的銷毀...........................................12

七、檔案保密制度.........................................13

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

一、管理責任部門及相關(guān)人員職責

（一）、人事行政部人事行政專員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向人事行政部經(jīng)理負責。

（二）、總經(jīng)理負責審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。

（三）、人事行政部經(jīng)理負責審核《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》、《檔案借閱審批表》、《檔案查閱審批單》、《檔案復制審批單》，以及對檔案意外損毀事件進行調(diào)查并提出報告。

（五）、其他部門經(jīng)理負責審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復制審批單》、《檔案查閱審批單》和明確相關(guān)人員負責收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責。

（六）、人事行政專員負責：

1、制度的推進與執(zhí)行；各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；

2、督促檔案資料的移交；

3、檔案的收集、接收、鑒定、分類、裝訂、編號、編目、保管、銷毀、編研等；

4、檔案的提供利用、登記；

5、檔案室設備、設施的保管維護；

6、負責檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據(jù)錄入、維護。

（七）、各部門資料員/兼職資料員

1、制度在部門的執(zhí)行；

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作；

3、負責收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期移交檔案室；

4、推進本部門對檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

（八）、檔案管理工作作為人事行政專員、部門資料員、部門兼職資料員每月工作計劃評價的考核內(nèi)容之一。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

1、文書檔案 1.1歸檔范圍： 1.1.1、集團資料

（1）各類營業(yè)證照（營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務登記證、投資協(xié)議、國土成交確認函、國土合同等（2）公司章程

（3）集團公司或股東方發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文 1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報的各類正式行文 1.1.3、外來文件

各政府機關(guān)部門、協(xié)會、學會下發(fā)給公司的與工程項目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件 1.1.4、會議資料

（1）會議紀要利用明源流程存檔（2）專題會會議講義 1.1.5、法律文件

（1）合同、協(xié)議審核；（2）訴訟材料

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

1.1.6、物資采購合同 1.1.7、車輛資料

公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料 1.2歸檔要求：

1.2.1、集團證照資料：由人事行政專員關(guān)注各類營業(yè)證照更新時間，在證照更新后1周內(nèi)提出檔案復制申請，取得復印件存入檔案室，并統(tǒng)一加蓋“僅限 用”字樣。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來文件、車輛資料由行政專員處理完成后3日內(nèi)直接移交。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

1.2.4、銷售支持部門資料：銷售過程中產(chǎn)生蓋有銷售公司公章的承諾函或證明、銷售政策文件由銷控專員于產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室；客戶資料、銷售合同由銷支助理在分戶產(chǎn)權(quán)證辦理完成后1個月內(nèi)以樓棟為單位移交檔案室。

2、人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議；

2.1.2一般員工調(diào)動、任免、離職、降職文件；

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

2.1.3職稱評定材料； 2.1.4面試表；

2.1.5勞務合同糾紛及處理材料； 2.1.6員工培訓計劃、總結(jié)、方案 2.2、歸檔要求

2.2.1員工個人檔案由人事專員保存于部門檔案柜； 2.2.2績效管理資料由人事專員于每年2月份移交檔案室； 2.2.3薪酬資料由人事行政部負責人保管。

3、科技檔案

3.1、歸檔范圍（附件：詳細列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察設計、施工、工程監(jiān)理的招投標文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預算、結(jié)算文件： 3.1.3項目核準（立項）階段 3.1.4方案審查階段 3.1.5初設審查階段 3.1.6施工許可證階段 3.1.7預售階段

3.1.8竣工驗收備案登記階段 3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交檔案室；銷支取得派出所出具的門牌號文件后3日內(nèi)移交人事行政專員。

3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成之日起七日內(nèi)移交人事行政專員。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認”章。

3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交人事行政專員，人事行政專員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財務部存檔”字樣后移交財務部。

4、會計檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會計賬簿類：

（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細賬；（4）輔助賬簿； 4.1.3財務報告類：

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

（1）決算報表（經(jīng)會計師事務所審計后）；（2）月度、季度財務報表；（3）不定期重要一次性報表；（4）審計報告；（5）驗資報告；（6）資產(chǎn)評估報告。4.1.4其他類：

（1）會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單； 4.2、歸檔要求

4.2.1會計憑證、賬簿由財務部負責人指定人員保存于部門檔案柜，財務部相關(guān)人員應于次月前5個工作日內(nèi)完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。；

4.2.2財務報告類、其他類會計檔案由財務部負責人指定人員于資料產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室。

5、實物檔案

5.1、歸檔范圍： 5.1.1、照片、音像類

（1）反映公司工程建設、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

（2）黨和國家領(lǐng)導人及著名人物參加與集團公司有關(guān)的重大公務活動。

（3）公司組織或參與的重大外事活動。（4）記錄公司重大事件。

（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。（6）其他具有保存價值。

5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等

5.1.3、上級領(lǐng)導、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號

1、移交

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

1.1、人事行政專員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。

1.2、各責任人按期移交檔案時在人事專員處相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，并確認簽字。

1.3、各部門培訓、學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務活動在相關(guān)費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認可后財務部才給予核報。

2、整理

人事行政專員：鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→錄入軟件系統(tǒng)→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

3、編號

全宗號——保管期限—件號

四、檔案的利用

1、查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

（1）總經(jīng)理、人事行政部負責人有權(quán)查閱全部范圍檔案。（2）部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。（3）普通員工有權(quán)查閱本部門職責范圍內(nèi)的檔案。（4）跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導批準。

（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

1.2、檔案查閱程序要求

（1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質(zhì)查閱。（2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。

2、借閱

2.1、借閱程序要求

（1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料；（2）人事行政專員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案借閱登記表》上簽字，備查。2.2、檔案的歸還

（1）借出的檔案原件，人事行政專員應定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。

（2）檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應無故扣押檔案。2.3、其他規(guī)定

會計檔案原則上不借出。

3、檔案復制

申請復制檔案者完成審批流程后，由人事行政專員調(diào)取檔案原件進行復制提供給查閱者，且在檔案復印件上加蓋“本復印件僅限于 用”字樣的印章。

所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當事人自行復印，必須按程序辦理。

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

五、檔案的保管

1、檔案的保管期限

人事行政專員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

保管期限明細參見附件。

2、專項檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門檔案（含會計檔案）：應指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。

2.3、電子版檔案的傳遞和保存

（1）原則上除電子設備檔案和財務憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。

（2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

3、檔案的正式裝盒、造冊、錄入軟件系統(tǒng)

3.1、裝訂要求：參照陜西省西安市檔案管理裝訂的統(tǒng)一標準進行。3.2、裝盒、調(diào)整軟件系統(tǒng)時間：人事行政專員于每年三月進行上年檔案的正式裝盒造冊及系統(tǒng)調(diào)整工作。

4、檔案的存放

檔案建目后應存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

5、檔案室環(huán)境

檔案室內(nèi)應放置滅火器（干粉或1211），人事行政專員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應經(jīng)常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。

人事行政專員負責對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等情況進行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。

6、檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，人事行政專員應立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，人事行政專員或借用人應請有關(guān)部門協(xié)助設法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應組織對事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責任。

六、檔案的銷毀

1、目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。

2、程序及要求

2.1、人事行政專員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交人事行政部經(jīng)理及行政財務總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前人事行政專員應再次進行核對；銷毀時應有人事行政專員和監(jiān)銷人同時在場；銷毀后人事行政專員在銷毀登記表上簽字確認。2.3、檔案銷毀情況應錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

3、會計檔案的銷毀

3.1、會計檔案的銷毀應由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.3、銷毀會計檔案時，應當由檔案室和財務部共同派人員監(jiān)銷。3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務負責人。

3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談論秘密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容；

2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀；

3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容；

4、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便，將公司的客戶和業(yè)務自行經(jīng)辦或處理；

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

5、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便將所掌握的業(yè)務秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務相關(guān)的工作；

6、嚴禁與工作無關(guān)的人進入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務部資料室、工程部資料室等辦公重地；

7、公司領(lǐng)導或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務、去向，知情者不得向他人泄露；

8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵；對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰；對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關(guān)對其依法處理。本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

陜西盛世通達置業(yè)發(fā)展有限公司

盛 世 佳 園

工

程

檔

案

管

理

制

度

2013年6月

第五篇：檔案管理草案

信貸業(yè)務檔案管理辦法（草案）

第一章總則

第一條、為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎工作，根據(jù)公司章程、貸款管理制度等規(guī)定，制定本辦法。

第二條、本辦法所稱信貸業(yè)務檔案是指公司在辦理信貸業(yè)務過程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。

第三條、信貸業(yè)務檔案管理要遵循以下原則：

（一）集中統(tǒng)一管理原則。法人客戶信貸業(yè)務檔案，如評級、授信、審查、審批、貸后管理等相關(guān)信貸業(yè)務檔案收集和整理集中到公司綜合檔案部門統(tǒng)一管理。權(quán)證類檔案原件應存放在會計部門專門保險柜中。

（二）及時完整、真實有效原則。業(yè)務管理部門負責信貸業(yè)務檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責；綜合檔案部門負責客戶信貸業(yè)務檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責；公司各部門應在年末30個工作日內(nèi)將信貸業(yè)務檔案統(tǒng)一交檔案庫保管。

（三）保密性原則。信貸業(yè)務檔案涉及國家、公司和借款企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。

（四）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務檔案管理是公司綜合檔案管理體系的一部分，公司各部門應配合綜合檔案部門對客戶信貸業(yè)務檔案進行集中統(tǒng)一管理，做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標準化，檔案移交制度化。

第二章 信貸業(yè)務檔案管理職責 第四條、公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務檔案，落實人員統(tǒng)一管理。公司設立專門的信貸檔案管理庫，配備專門人員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務檔案。檔案資料包括公司信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料、信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料、向監(jiān)管當局報備報批材料及監(jiān)管當局信貸批復、文件等。

第五條、業(yè)務崗位職責。業(yè)務崗負責收集整理所經(jīng)辦業(yè)務的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務的資料于月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應于收件當日移交會計部門專門保險柜管理，納入表外科目核算。第六條、信貸業(yè)務檔案形成后、移交檔案庫前，業(yè)務管理部門負責收集管理信貸業(yè)務檔案。業(yè)務管理部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負責。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

第七條、不良貸款按規(guī)定移交給風險管理部門或其他專業(yè)不良貸款管理部門后，由該部門履行客戶檔案管理職責。

第八條、業(yè)務檔案管理員職責。信貸業(yè)務檔案庫負責審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務檔案的各項基礎管理工作。業(yè)務檔案庫管理員有權(quán)對相關(guān)機構(gòu)和部門的信貸業(yè)務檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。

第三章信貸業(yè)務檔案內(nèi)容 第九條、信貸業(yè)務檔案資料分為五類：

1、權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔保方式的信貸業(yè)務，能夠證明對抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處權(quán)的要件；

2、要件類：辦理信貸業(yè)務過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件；

3、管理類：法人客戶的基本資料；

4、保全類：貸后管理及資產(chǎn)風險管理的相關(guān)資料；

5、綜合類：公司內(nèi)部管理資料。

第十條、信貸業(yè)務檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權(quán)證類原件（只保存復印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務（一個項目）的檔案設為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內(nèi)再分權(quán)證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。

第十一條、權(quán)證類檔案包括：抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證的復印件（原件入會計部門專門保險柜保管），抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質(zhì)押）公證書，有權(quán)機關(guān)辦理的抵(質(zhì))押登記表。

第十二條、要件類檔案包括：

（一）企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務申請報告和申請書、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務調(diào)查報告、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務調(diào)查審查審批表、信貸審批委員會貸款批準意見；

（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函、核保書、抵（質(zhì)）押核實書、以保證保險為擔保的保證保險合同、貸款法律審查意見、保證金進賬證明資料；

（三）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)項目立項的批文及可行性研究報告、建設用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、土地出讓合同及規(guī)劃紅線圖、國有土地使用證、地價款繳納憑證復印件、施工許可證、房屋預售許可證、合作項目提供的合作開發(fā)合同等復印件以及項目竣工后的工程決算報告等。

第十三條、管理類檔案包括：

1、借款人和擔保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復印件、《特種經(jīng)營許可證》復印件、《稅務登記證》（國稅、地稅）復印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復印件、《中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書》復印件、事業(yè)法人證書復印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復印件、前許可證明復印件；

有貸款卡的需提交貸款卡證明材料復印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料；法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復印件；

企業(yè)各期財務報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。

2、專業(yè)擔保機構(gòu)為保證人的還應包括一定數(shù)額的擔保基金已存入公司在指定銀行設立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔保責任余額表，同意提供該保證擔保的書面文件。

3、以保證保險為擔保的還應包括保險監(jiān)督管理機構(gòu)同意保險人開辦保證保險業(yè)務的批文、投保人已全額投保保證保險并一次性繳清全部保費的證明文件。

4、自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。第十四條保全類檔案包括：

1、經(jīng)營主責任人、管戶主責任人、風險監(jiān)控主責任人名單，重點管理客戶的客戶經(jīng)理組名單，貸后管理方案及貸款臺賬。

2、貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺賬》、《信貸業(yè)務發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實情況報告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報告，項目法人貸款填制《項目貸款檢查表》；客戶、擔保人的各期財務報表；《貸后管理檢查表(按客戶)》及所附專題報告說明等。

3、按規(guī)定復測客戶信用等級的資料，信貸資產(chǎn)風險分類資料。

4、《風險預警信號處理表》及報告，化解措施方案，處理情況報告；潛在風險客戶退出方案。

5、信貸業(yè)務到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書》，會計部門填寫的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請書》，擔保人同意擔保展期的書面證明，承貸社信貸業(yè)務展期決策各環(huán)節(jié)的運作材料，展期備案材料，與借款人、擔保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。

6、有問題信貸業(yè)務處理材料：在訴訟時效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書》；《貸款風險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》及相關(guān)認定資料；事實風險客戶退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤活、保全方案及組織實施情況報告；通過法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關(guān)資料等。

7、信貸業(yè)務總結(jié)評價報告。

8、信貸管理系統(tǒng)中相關(guān)電子檔案資料完整性情況說明。第十五條綜合類檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務的各類報表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報告、調(diào)查檢查報告、審計稽核報告等。第十六條、本節(jié)規(guī)定的信貸業(yè)務檔案內(nèi)容是各聯(lián)社檔案管理中的主要內(nèi)容，但不限于此。權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案可存放復印件。所有復印件在不影響信用社權(quán)益的前提下，經(jīng)主管信貸員（客戶經(jīng)理）將復印件與原件核實后，在復印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。

第四章信貸業(yè)務檔案管理

第十七條、信貸業(yè)務檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務檔案庫管理員要及時對相關(guān)部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。

（二）信貸業(yè)務檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務檔案內(nèi)容的分類要求進行排序。客戶基本資料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務立卷。

2．目錄、標注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務，檔案目錄應包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務資料。

3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。

4．與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個人消費信貸業(yè)務、個人住房貸款業(yè)務，可以將合作協(xié)議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個人客戶信貸業(yè)務逐戶建檔。

5．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。《貸審會投票表決表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。本級社直接經(jīng)營的信貸業(yè)務，其信貸運作檔案歸入客戶檔案管理；經(jīng)本級社貸審會審議、下級社經(jīng)營的信貸業(yè)務，本級社信貸運作檔案作為貸審會檔案附件歸檔。

第十八條、縣級、市級聯(lián)社（辦事處）經(jīng)辦的信貸業(yè)務資料和省聯(lián)社需保管的法人客戶信貸業(yè)務檔案，由本級信用社經(jīng)辦人在業(yè)務發(fā)生后整理好信貸業(yè)務原始資料，編制好移交清單，將全部資料移交給本級聯(lián)社信貸管理部門負責信貸業(yè)務檔案管理的指定人員，經(jīng)初步審核后，由該指定人員對信貸業(yè)務原始資料進行排序、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給本級聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認。本級聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級聯(lián)社檔案管理人員入庫。

第十九條、貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務報表、各種證書的年檢證明復印件等業(yè)務后續(xù)資料，應及時移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級綜合檔案部門。

第二十條、信貸業(yè)務檔案的借閱。各級信用社要建立信貸業(yè)務檔案調(diào)閱登記制度。

（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務資料的，信貸業(yè)務檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務資料的，應由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務檔案。信貸業(yè)務檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，信用社應有專人在場陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負責人和主管檔案工作的領(lǐng)導簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫的權(quán)證類檔案，一律不得外借。

第二十一條、檔案庫房建設及檔案存放。檔案庫房要按照當?shù)卣畽n案行政管理部門的相關(guān)要求設。檔案庫應配相應鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設施。

第二十二條、檔案保管。檔案管理人員要對信貸業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結(jié)果。

檔案保管期限：短期信貸業(yè)務到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業(yè)務到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務到期時未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務)信貸業(yè)務檔案、各種報表的匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。第二十三條、信貸業(yè)務檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務檔案要按照以下程序銷毀：

（一）檔案管理部門提出銷毀意見，編制法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（二）經(jīng)檔案保管聯(lián)社主管信貸管理部門的負責人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務檔案前，應按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管信貸管理部門的負責人。政府檔案行政管理部門對檔案保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。第二十四條對于未按本規(guī)定履行職責，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關(guān)規(guī)定對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。

第五章附則

第二十五條、本辦法實施前已辦理信貸業(yè)務的檔案原則上要按本辦法進行補充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。

第二十六條、以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶信貸業(yè)務檔案也要集中到綜合檔案部門保管。個體工商戶貸款業(yè)務檔案管理參照本章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，農(nóng)戶貸款業(yè)務檔案管理比照此辦法，并可適當簡化。各市州聯(lián)社（辦事處）可結(jié)合實際情況制定信貸業(yè)務檔案管理實施細則，并報省聯(lián)社備案。

第二十七條、各級（辦事處）聯(lián)社在未建立貸后監(jiān)督檢查部門之前，法人客戶信貸業(yè)務檔案由信貸管理部門負責整理、審核，并直接移交綜合檔案部門。

第二十八條、本辦法由公司負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。