第一篇：檔案管理

檔案管理

（一）項(xiàng)目歸檔要求

一個(gè)項(xiàng)目完成之后歸檔內(nèi)容要有電子版與打印版各兩套，內(nèi)容包括：目錄、合同、各個(gè)工作環(huán)節(jié)中的計(jì)劃書(shū)、調(diào)研報(bào)告、成果報(bào)告、驗(yàn)收證明、作業(yè)過(guò)程中以時(shí)間為順序的所有往來(lái)的商務(wù)要約。填寫(xiě)項(xiàng)目歸檔交接單，一式兩份，檔案交接人與資產(chǎn)管理員各執(zhí)一份。

（二）保密原則

檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳、外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借，過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)相關(guān)主管批準(zhǔn)。借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印，不得拆卸、損污檔，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，因保管不慎丟失或毀損要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理，檔案手冊(cè)丟失一套處以5000元罰金人。試用期員工查閱檔案只能在檔案室，不得借出。檔案分為電子版及打印版，不能得外借電子版，如有需要，經(jīng)公司常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后方可借出（公司決策委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)除外，但應(yīng)做好詳細(xì)的借閱登記）

三、固定資產(chǎn)管理

資產(chǎn)借用為正常上班時(shí)間，如遇節(jié)假日，應(yīng)由借用人在前一個(gè)工作日借出。要借用投影儀、相機(jī)、錄音筆等須提前一天申請(qǐng)。歸還時(shí)要保證清潔、設(shè)備內(nèi)檔都已導(dǎo)出，否則造成檔丟失概不負(fù)責(zé)。對(duì)所借用資產(chǎn)仔細(xì)檢查有無(wú)缺損（失）情況，若發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)聲明，否則歸還時(shí)的資產(chǎn)缺失由借用人負(fù)責(zé)賠償。公司的檔案、照片檔案、攝影數(shù)據(jù)、幻燈片、攝影器材、投影儀等貴重物品要精心使用、妥善保存，發(fā)生損壞及丟失須按原價(jià)的2倍賠償。

第二篇：檔案管理

《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理 第一章 文書(shū)檔案管理

一、填空

1、文書(shū)檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在 黨委、行政管理活動(dòng) 中形成的 具有保存價(jià)值 各種形式的歷史記錄。

2、保證歸檔文件 齊全完整 是收集工作的基本要求。

3、文件材料的收集要 及時(shí)，工作也好做在平時(shí)。

4、文件材料價(jià)值鑒定包括兩個(gè)方面的工作任務(wù)，一是確定歸檔范圍，二是 劃分保管期限。

5、對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和鑒別，必須堅(jiān)持 歷史的觀點(diǎn)、全面的觀點(diǎn)、發(fā)展的觀點(diǎn)。6、2006年12月18日，國(guó)家檔案局頒發(fā)了 《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》

7、國(guó)家檔案局規(guī)定文書(shū)檔案的保管期限有2種，即永久 和定期，定期一般分為 30年 和10年 8、2000年12月6日，國(guó)家檔案局制定發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)文書(shū)立卷進(jìn)行改革。《規(guī)則》從“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對(duì)歸檔文件整理的許多程序、環(huán)節(jié)進(jìn)行了調(diào)整、簡(jiǎn)化。

9、歸檔文件是指立檔單位在其 職能活動(dòng) 中形成的、辦理完畢的、作為 文書(shū)檔案 保存的紙質(zhì) 文件材料。

10、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定，“件”即歸檔文件的 整理 單位，一般以 每份文件 為一件。

11、分類(lèi)是將歸檔文件暗器內(nèi)容和形式特征劃分 類(lèi)別 和 層次，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程，分類(lèi)必須在區(qū)分 全宗 的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

12、文件修正一般包括對(duì)破損文件進(jìn)行 修裱，對(duì)字跡模糊的或易退變的文件進(jìn)行 復(fù)制，去除文件上易銹蝕的 金屬物，對(duì)幅面過(guò)大的文件進(jìn)行 折疊 等

13、耐讀分類(lèi)法，是根據(jù) 形成 和 處理 文件的對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，即一個(gè) 形成和處理的文件材料放在一起整理。

14、機(jī)構(gòu)分類(lèi)法試講歸檔文件按其形式和處理的 部門(mén) 劃分類(lèi)別。

15、歸檔文件的排列應(yīng)遵循 事由 原則，即 有密切聯(lián)系 的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起。

16、件號(hào)，即文件的 排列順序 號(hào)，件號(hào)分為 室編件號(hào) 和 館編件號(hào)。

17、檔號(hào)項(xiàng)目確定后，要以 歸檔章 的形式 逐件 標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。

18、歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照 分類(lèi)體系 和 件號(hào) 的先后順序分別裝入檔案盒。

二、單項(xiàng)選擇

1、《歸檔文件整理規(guī)則》僅運(yùn)用于 B 范圍的紙質(zhì)文件材料。A科技檔案 B文書(shū)檔案 C專(zhuān)業(yè)檔案 D聲像檔案

2、《歸檔文件整理規(guī)則》所講的分類(lèi)，是指全宗內(nèi)歸檔文件的 B 分類(lèi)。A檢索 B實(shí)體 C邏輯

3、裝訂文件一般來(lái)說(shuō)，采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件左邊和 C 對(duì)齊。A上邊 B右邊 C下邊

4、運(yùn)用分類(lèi)法時(shí)，應(yīng)正確地確定文件的日期，一般來(lái)說(shuō)應(yīng)以文件 A 為準(zhǔn)。A簽發(fā)日期 B公布日期 C收文日期

5、對(duì)跨形成的同一次會(huì)議的文件材料，應(yīng)放在會(huì)議 C 整理歸檔。A開(kāi)始 B貫徹執(zhí)行 C結(jié)束

6、歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁(yè) B 位置的空白處。A下端居中 B上端居中 C 左上角

三、多項(xiàng)選擇

1、歸檔文件整理時(shí)將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行 A、B 排列、編號(hào) D、E，使之有序的過(guò)程。

A裝訂 B分類(lèi) C組卷 D編目 E裝盒

2、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定檔號(hào)的必要項(xiàng)目包括 ACDF。A全宗號(hào) B機(jī)構(gòu) C D保管期限 E問(wèn)題 F件號(hào)

3、件內(nèi)稿本、文本正確排列的方法是 AC。

A正本在前，定稿在后 B復(fù)印件在前，原件在后 C轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后 D外文在前，中文本在后

4、歸檔文件分類(lèi)的基本方法是： AC。

A分類(lèi)法 B級(jí)別分類(lèi)法 C保管期限分類(lèi)法 D責(zé)任者分類(lèi)法

5、編制歸檔文件目錄，可以為檔案的 ABDE 和編研工作的開(kāi)展提供條件。A保管 B鑒定 C整理 D檢索 E統(tǒng)計(jì)

6、盒內(nèi)備考表設(shè)置的項(xiàng)目有 ABCD。

A盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 B整理人 C檢查人 D 日期

四、判斷

1、為參考目的從各方面收集的文件材料應(yīng)歸檔保存。×

2、機(jī)關(guān)重要發(fā)文應(yīng)重份歸檔保存，實(shí)行兩套制。×

3、《歸檔文件整理規(guī)則》的核心是取消案卷，以“件”為單位直接實(shí)行文件級(jí)整理和管理。√

4、劃分保管期限是一種對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)管理的方法。√

5、文件處理單應(yīng)與文件作為一件歸檔保存。√

6、歸檔文件按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的同時(shí)，也可以按問(wèn)題分類(lèi)。×

7、企業(yè)事業(yè)單位不能執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》。×

8、歸檔文件編號(hào)是將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)。√

9、歸檔文件可以直接按形成時(shí)間或收發(fā)文號(hào)順序排列。×

10、在檔號(hào)項(xiàng)目中，和保管期限為選擇項(xiàng)。×

11、歸檔章中的內(nèi)容，可以打亂項(xiàng)目位置任意填寫(xiě)。×

12、歸檔文件裝盒時(shí)，不同形成的歸檔文件，可以放入同一檔案盒內(nèi)。×

五、簡(jiǎn)答

1、簡(jiǎn)述文件材料收集工作的要求。

答：

（一）文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)久保管的質(zhì)量要求；

（二）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并反映立檔單位的主要職能

（三）檔案機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)收集工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（四）及時(shí)移交應(yīng)歸檔的文件材料

2、簡(jiǎn)述歸檔文件的整理原則。

答：

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；

2、區(qū)分不同價(jià)值；

3、便于保管利用。

3、歸檔文件的排列為什么要堅(jiān)持事由原則？

事由原則對(duì)歸檔文件的排列，《細(xì)則》強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。這里的事由是一個(gè)比較原則性的概念，可以是指單個(gè)事件、某個(gè)事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作、一項(xiàng)業(yè)務(wù)、一個(gè)具體問(wèn)題等。通過(guò)界定“事由”，（優(yōu)點(diǎn)）

體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的整體原則，將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過(guò)程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。

對(duì)判定和體現(xiàn)文件材料的價(jià)值具有十分重要的作用。一些文件如果離開(kāi)與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨(dú)立的個(gè)體，就難以判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有保存利用價(jià)值； 有利于檢索和檔案呢實(shí)體存取工作；

4、什么是機(jī)構(gòu)分類(lèi)法？ 是將歸檔文件按其形成或處理的部門(mén)劃分類(lèi)別。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職責(zé)范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機(jī)關(guān)單位。

5、什么是保管期限分類(lèi)法？

是將歸檔文件按照不同的保管期限分開(kāi)，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

6、簡(jiǎn)述歸檔文件分類(lèi)應(yīng)注意的問(wèn)題？ 答：

1、同一層次的分類(lèi)必須依據(jù)同一標(biāo)準(zhǔn)

2、類(lèi)目設(shè)置要合理，含義要明確、不可相互交叉，相互包容。

3、劃分的子項(xiàng)的外延總和應(yīng)等于母項(xiàng)的外延。

按問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，可設(shè)“綜合”“其他”兩類(lèi)，便于那些涉及全民工作和不宜單設(shè)類(lèi)目的文件材料歸類(lèi)。按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，有關(guān)上下級(jí)或者同級(jí)、非隸屬機(jī)關(guān)綜合性文件材料歸入辦公室類(lèi) 其他專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的文件材料歸入相應(yīng)機(jī)構(gòu)類(lèi)別。

7、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的歸檔章有哪些項(xiàng)目？填寫(xiě)有什么要求

答：歸檔章的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、、保管期限等必要項(xiàng)目，以及機(jī)構(gòu)或問(wèn)題等選擇項(xiàng)目。歸檔章的填寫(xiě)要求：主要應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號(hào)機(jī)大號(hào)。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的字跡材料。

固定的項(xiàng)目，如全宗號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題可以直接刻在歸檔章上。

8、歸檔文件目錄中“責(zé)任者”項(xiàng)如何填寫(xiě)？

答：責(zé)任者是指制發(fā)文件的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人，即文件的作者、署名者。填寫(xiě)時(shí)要照實(shí)抄錄。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，填寫(xiě)列居首位的責(zé)任者，此外，主辦單位、立檔單位或上級(jí)主管部門(mén)是責(zé)任者的必須填寫(xiě)，其余視需要填寫(xiě)。被省略的責(zé)任者用“〔等〕”表示，責(zé)任者之間用“；”分隔。沒(méi)有責(zé)任者的文件材料，需考證清楚后填寫(xiě)，并加“〔〕”標(biāo)識(shí)。填寫(xiě)責(zé)任者項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的稱(chēng)謂。

9、為什么要編制歸檔文件目錄？

編制歸檔文件目錄，可以實(shí)現(xiàn)歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件；

10、歸檔文件裝檔案盒的基本要求是什么？

a、不同形成的檔案文件，不應(yīng)放入同一檔案盒。b、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒中

c、分機(jī)構(gòu)或分問(wèn)題的情況下，不同機(jī)構(gòu)或不同問(wèn)題的歸檔文件不應(yīng)放入同一個(gè)檔案盒中。d、即使某一機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的文件很少，也不能與其他的混裝。用盒的薄厚來(lái)調(diào)節(jié)。

e、檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用，因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須 裝在同一檔案盒。只需按照排列的先后順序依次裝盒即可。六：論述

1、試述歸檔文件分類(lèi)基本的分類(lèi)方法

分類(lèi)方法也稱(chēng)為“分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)”、“分類(lèi)特征”。合理選擇分類(lèi)方法，很大程度上決定了分類(lèi)的質(zhì)量。《歸檔文件整理規(guī)則》選擇、組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和保管期限作為基本的分類(lèi)方法，是因?yàn)檫@3種分類(lèi)方法在各級(jí)單位檔案部門(mén)使用率最高，并且反映了基本規(guī)律和要求。

（1、)分類(lèi)法。是根據(jù)形成和處理文件的對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)法是運(yùn)用最廣泛的分類(lèi)方法。歸檔文件按將特征分類(lèi)，可以反映上一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和近年發(fā)展變化的情況，并且，同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。不同的文件不能混淆。

運(yùn)用分類(lèi)法時(shí)，要正確斷定文件的日期并歸入相應(yīng)。需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題： <1>文件有多個(gè)時(shí)間特征的判定 一行文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期，簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通用日期、發(fā)布日期、發(fā)文日期和收文日期等等。分時(shí)，一般為說(shuō)應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，以此來(lái)判定文件的所屬。對(duì)于計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)等內(nèi)容涉及不同的文件，《規(guī)則》取消了原有的按針對(duì)歸檔的做法，統(tǒng)一規(guī)定按文件落款日期（即簽發(fā)日期）判定文件的所屬，以進(jìn)一步簡(jiǎn)化分類(lèi)中的要領(lǐng)和操作。

<2>跨形成文件的判定 機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開(kāi)會(huì)議、處理案件等等，可能會(huì)跨形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類(lèi)時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。<3>、件內(nèi)稿件、文本日期不一致，具體地說(shuō)，正本與定段為一件，以正本為準(zhǔn)確性；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為誰(shuí)；來(lái)文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。

<4>、沒(méi)有標(biāo)注日期的文件的判定 內(nèi)部文件（白頭文件），沒(méi)有標(biāo)注日期，這時(shí)，需要分析文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以收各種標(biāo)識(shí)，來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似臨時(shí)日期，以便按合理歸類(lèi)。

(2．)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類(lèi)法。

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法是現(xiàn)行機(jī)關(guān)常見(jiàn)的一種分類(lèi)法，實(shí)際是兩種分類(lèi)法。按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，不以過(guò)多設(shè)臵分類(lèi)層次，一般2—3層即可。制定分類(lèi)方案時(shí)，機(jī)構(gòu)分類(lèi)與問(wèn)題分類(lèi)法不能同時(shí)采用，而應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。

<1>機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。是將歸檔文件按其形成或處理的部門(mén)劃分類(lèi)別。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職責(zé)范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機(jī)關(guān)單位。采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法時(shí)，能使全宗內(nèi)文件來(lái)源方面的固有聯(lián)系，客觀地反映立檔單位工作過(guò)程和歷史面貌。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)機(jī)構(gòu)就沒(méi)一個(gè)類(lèi)別，使全宗內(nèi)的分類(lèi)體系的設(shè)計(jì)大簡(jiǎn)化，便于操作。

采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，原則上哪個(gè)機(jī)構(gòu)處理或被辦理的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類(lèi)別中。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，有主辦機(jī)構(gòu)的一般歸入主辦機(jī)構(gòu)；由業(yè)務(wù)部門(mén)起草，以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，視為職能劃歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類(lèi)中。業(yè)務(wù)部門(mén)起草、以機(jī)關(guān)或辦公室名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門(mén)職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類(lèi)中，文件內(nèi)容不明顯的確實(shí)看不出是哪個(gè)科室業(yè)務(wù)的可歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)。機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類(lèi)，形成的歸檔文件歸入該類(lèi)保存。有的臨時(shí)機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)容機(jī)構(gòu)類(lèi)中。

<2>問(wèn)題分類(lèi)法。問(wèn)題分類(lèi)法就是按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題歸檔文件分類(lèi)。此方法適用于不設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化較大、職責(zé)范圍不清，形成的文件材料在內(nèi)容上常有交叉的機(jī)關(guān)單位。

可以避免或減少同一內(nèi)容文件材料分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題查找利用，要考慮機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的基本職能和業(yè)務(wù)額范圍，經(jīng)理做到問(wèn)題和機(jī)構(gòu)基本對(duì)應(yīng)。

（3、)保管期限分類(lèi)法。是將歸檔文件按照不同的保管期限分開(kāi)，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。采用該方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)來(lái)，使檔案部門(mén)能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)為檔案的系統(tǒng)管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作了方便。

2、試述歸檔文件排列的“事由原則”及其優(yōu)點(diǎn)。

事由原則對(duì)歸檔文件的排列，《細(xì)則》強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。這里的事由是一個(gè)比較原則性的概念，可以是指單個(gè)事件、某個(gè)事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作、一項(xiàng)業(yè)務(wù)、一個(gè)具體問(wèn)題等。

按照事由原則歸檔文件，關(guān)鍵是對(duì)事由的準(zhǔn)確界定，一般說(shuō)，事由原則有針對(duì)性地具體使用與確有密切聯(lián)系的文件材料，例如一次會(huì)議、一個(gè)案件、一項(xiàng)活動(dòng)的文件材料。優(yōu)點(diǎn)：

（1、)體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的整體原則；

將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過(guò)程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。事由的界定可以有較大的靈活性。例如：一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可視為一個(gè)事由。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”，這一整理原則的體現(xiàn)。

（2、)對(duì)判定和體現(xiàn)文件材料的價(jià)值具有十分重要的作用。

一些文件如果離開(kāi)與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨(dú)立的個(gè)體，就難以判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有保存利用價(jià)值；

（3、)有利于檢索和檔案呢實(shí)體存取工作； 按照事由原則將有密切聯(lián)系的文件材料相對(duì)集中的排列在一起，檢索時(shí)只要在目錄中找到其中一份或幾份材料的條目，就可以查看同一事由的全部文件材料。

《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理 第二章 科技檔案管理

一、填空

1、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是指工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。其基本特點(diǎn)是 型號(hào)、成套，一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體。

2、基建檔案的特點(diǎn)是 建設(shè)項(xiàng)目成套，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。

3、科技檔案的基本特點(diǎn)是 課題成套，圍繞著一個(gè)課題的科技研究活動(dòng)，形成一套在程序上和內(nèi)容上前后銜接左右聯(lián)系的科技檔案有機(jī)整體。

4、在各種類(lèi)型的科技文獻(xiàn)中，唯一直接記錄和儲(chǔ)備 原生信息 的只有客戶(hù)檔案。

5、科技檔案的情報(bào)功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中所具有的 科技參考作用和科技交流作用。

6、科學(xué)技術(shù)同生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合，其“媒介”多種多樣，而其重要的“媒介”之一就是 科技檔案。

7、科技檔案收集工作主要包括：科技文件歸檔、基礎(chǔ)檔案部門(mén)收集工作 和檔案館的收集工作。

8、科技文件歸檔制度是一項(xiàng) 科技管理 制度，有事一項(xiàng)科技文件管理制度。

9、凡需歸檔的科技文件，一般歸檔一份，使用頻繁的應(yīng)歸檔 2份以上。

10、科技文件歸檔工作應(yīng)由相關(guān)的 科技業(yè)務(wù)部門(mén) 承擔(dān)。

11、辦理科技文件歸檔手續(xù)主要包括兩個(gè)方面：一是：編寫(xiě)歸檔情況簡(jiǎn)要說(shuō)明 ；二是填寫(xiě)歸檔文件移交清單。

12、經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》指出：“各單位應(yīng)當(dāng)把科技材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計(jì)劃，列入有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員的職責(zé)范圍。”這個(gè)規(guī)定的基本精神是，科技文件的形成、積累、整理、歸檔是 科技人員 的職責(zé)。

13、從2006年開(kāi)始，安徽省委、省政府在全省范圍內(nèi)實(shí)施了檔案管理模式改革。改革的內(nèi)容之一就是調(diào)整科技檔案的歸屬與流向，將科技檔案由原先的科技專(zhuān)業(yè)檔案館保管改變?yōu)橛?國(guó)家綜合檔案館 保管。

14、科技檔案管理工作，包括系統(tǒng)整理和 科學(xué)編目 兩部分。

15、型號(hào)分類(lèi)法 是以一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的科技檔案作為分類(lèi)單元，對(duì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行具體的類(lèi)別劃分。

16、設(shè)備檔案的基本分類(lèi)方法是型號(hào)分類(lèi)法，不同單位和不同設(shè)備的檔案，其分類(lèi)方法有所差異，具 體的分類(lèi)形式一般有兩種，一種是性質(zhì)——型號(hào)分類(lèi)法，另一種是 工序—型號(hào)分類(lèi)法。

17、對(duì)于同型號(hào)多臺(tái)設(shè)備的隨機(jī)文件，不必每臺(tái)復(fù)制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔 一臺(tái)設(shè)備 的全部隨機(jī)文件材料，其他各臺(tái)設(shè)備的案卷中，注明這些隨機(jī)文件材料在哪一卷即可。

18、對(duì)于因產(chǎn)品和設(shè)備的革新、改進(jìn)、工程及設(shè)備的管理、維修所形成的心的文件材料，應(yīng) 單獨(dú)組成案卷，不必對(duì)前期已組成的案卷進(jìn)行拆卷。

19、底圖以 張 為單位單獨(dú)保存和管理。20、科技檔案號(hào)，是指保管單位的 編號(hào)或代號(hào)。

21、科技檔案號(hào)是檔案部門(mén)用來(lái)反饋科技檔案分類(lèi)層次和保管單位排列順序的一組符號(hào)，是 科技檔案分類(lèi)號(hào)和保管單位順序號(hào) 的組合體。

二、多項(xiàng)選擇題

1、科技檔案具有（ABCD）等功能。

A知識(shí)儲(chǔ)備 B依據(jù)憑證 C情報(bào) D促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益

2、科技文件歸檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文件歸檔范圍、（ABC）和歸檔要求。A歸檔時(shí)間 B歸檔份數(shù) C歸檔要求 D隨時(shí)歸檔

3、國(guó)家綜合檔案館接收科技檔案，實(shí)行（ABC）

A無(wú)償進(jìn)館制 B現(xiàn)骨干單位主送制 C補(bǔ)送制 D歸檔制

三、簡(jiǎn)答

1、簡(jiǎn)述科技檔案的概念和涵義

科技檔案指企、事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。

涵義：第一，定義闡述了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別；

第二，定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研及基建活動(dòng)的原始記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別；

第三，定義規(guī)定了科技檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料，指出了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別；

2、科技檔案的主要種類(lèi)有哪些？

主要包括工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、設(shè)備儀器當(dāng)那、科學(xué)技術(shù)研究檔案、地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、醫(yī)學(xué)科技檔案等專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案。

3、確定科技文件歸檔范圍的基本方法是什么？

答：（1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件的種類(lèi)和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件。

（2）掌握本單位的基本職能情況，將本單位在基本職能活動(dòng)中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動(dòng)進(jìn)行的其他科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。

（3）正確劃分本單位科技資料、科技文件與文書(shū)檔案材料的界限。

（4）根據(jù)國(guó)家及專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定的文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實(shí)際，確定具體的科技文件歸檔范圍。

4、科技文件歸檔時(shí)間最常見(jiàn)的有哪些種？ 答：科技文件的歸檔時(shí)間最常見(jiàn)的有以下5種：（1、)在項(xiàng)目全部結(jié)束時(shí)間歸檔；（2、)按工作階段歸檔（3、)按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔（4、)按歸檔

（5、)隨時(shí)歸檔：A科技文件復(fù)制部門(mén)同科技檔案部門(mén)合一的設(shè)計(jì)單位施工圖 B機(jī)密性較強(qiáng)的特殊科技文件 C 外來(lái)文件（如外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)圖樣和文字說(shuō)明材料，委托單位設(shè)計(jì)的科技文件等）

5、基層檔案部門(mén)對(duì)科技檔案的收集應(yīng)注意哪些問(wèn)題？ 答：（1、)要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則；

集中統(tǒng)一管理檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。（2、)要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律

各單位制定的有關(guān)收集工作及科技文件資料的歸檔制度，必須符合科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的規(guī)律性，要根據(jù)科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的工作程序和科技文件材料形成過(guò)程，具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時(shí)間，這樣才能做到集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整與安全，又不影響現(xiàn)行工作的使用；（3、)要保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確。

完整、準(zhǔn)確的科技檔案，可以充分發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲(chǔ)備作用；不完整、不準(zhǔn)確的科技檔案，其價(jià)值大大降低，影響其憑證、查考作用的發(fā)揮，有時(shí)還會(huì)起反作用；

6、基層檔案部門(mén)收集科技檔案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照歸檔制度的規(guī)定接受科技文件資料歸檔；（2、)納入計(jì)劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集方法；（3、)確定和疏通科技檔案收集渠道，定向定內(nèi)容收集；（4、)抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行收集；

總之，科技檔案收集的方法和措施，需要檔案工作著根據(jù)各單位工作情況，把握時(shí)機(jī)，不斷調(diào)整。既保證科技檔案的政策適用，又能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地把需要?dú)w檔的科技檔案集中到大難部門(mén)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。

7、科技檔案整理工作的原則是什么？

答：科技檔案整理工作的原則是遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)科技檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地整理，便于報(bào)關(guān)和利用。

8、科技檔案分類(lèi)的基本要求是什么？

答：

1、科技檔案的分類(lèi)，要符合形成檔案的專(zhuān)業(yè)和形成單位的科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)；

2、在一個(gè)單位內(nèi)部和一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；

3、分類(lèi)的層次類(lèi)目要簡(jiǎn)明，不宜過(guò)多過(guò)繁；

4、分類(lèi)應(yīng)力求按照專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。

9、科技檔案分類(lèi)方案編制應(yīng)注意的問(wèn)題和步驟有哪些？

答 ：在編制方案時(shí)，首先要了解和掌握庫(kù)藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)；其次要明確明確的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)方法；第三是設(shè)置科學(xué)、合理的類(lèi)目體系，并以文字和退表的形式將其表達(dá)出來(lái)。步驟如下：

（1、)根據(jù)庫(kù)藏科技檔案的基本種類(lèi)設(shè)置大類(lèi)，有多少科技檔案就設(shè)置多少個(gè)大類(lèi)；

（2、)在每個(gè)大類(lèi)中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，按照已確定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)方法，進(jìn)行類(lèi)系展開(kāi)，設(shè)置相應(yīng)的上位類(lèi)和下位類(lèi)，形成不同的類(lèi)別層次，構(gòu)成一個(gè)完整的類(lèi)系；（3、)給每一個(gè)類(lèi)目以規(guī)定的代字和代號(hào)；

（4、)將形成的類(lèi)目體系用文字或圖表形式表達(dá)出來(lái)；

（5、)撰寫(xiě)說(shuō)明，指出分類(lèi)方案的編制依據(jù)，分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、類(lèi)目代字或代號(hào)的使用方法等

10、基層檔案部門(mén)對(duì)科技檔案的分類(lèi)，應(yīng)該在分類(lèi)方案的指導(dǎo)下分哪兩步進(jìn)行？

答：第一步，對(duì)庫(kù)藏的全部檔案，按種類(lèi)劃分大類(lèi)；將全部科技檔案劃分為：產(chǎn)品檔案類(lèi)、基建檔案類(lèi)、科研檔案類(lèi)、設(shè)備檔案類(lèi)等；

第二步，對(duì)沒(méi)匯總科技檔案進(jìn)行分類(lèi)；最基本的方法有六種：工程項(xiàng)目分類(lèi)法；型號(hào)分類(lèi)法；課題分類(lèi)法；專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法；時(shí)間分類(lèi)法；地域分類(lèi)法；

11、工程項(xiàng)目分類(lèi)法的涵義和特點(diǎn)是什么？

答：工程項(xiàng)目分類(lèi)法是在本單位全部檔案范圍內(nèi)，以工程項(xiàng)目為分類(lèi)單元，劃分科技檔案類(lèi)別。它適用于對(duì)基本建設(shè)檔案的分類(lèi)；

特點(diǎn)：同一個(gè)工程項(xiàng)目的全部科技檔案集中在一起，不突破工程項(xiàng)目界限，反映一個(gè)工程項(xiàng)目的全貌，便于按照工程項(xiàng)目查找和利用有關(guān)的科技檔案。

12、型號(hào)分類(lèi)法的涵義和特點(diǎn)是什么？

答：它適用用對(duì)產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案進(jìn)行分類(lèi)，型號(hào)分類(lèi)法就是對(duì)本單位全部產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案，以各個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備為分類(lèi)單元，劃分科技檔案；

特點(diǎn)：同一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套，反映一個(gè)產(chǎn)品或一個(gè)設(shè)備的全貌及其內(nèi)部組件、部件之間的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于成套地利用產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案；

13、課程分類(lèi)法的涵義和特點(diǎn)是什么？

答：它適用于對(duì)科研檔案進(jìn)行分類(lèi)。它是在全部科研檔案的范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類(lèi)單元，劃分科技檔案類(lèi)別的方法；

特點(diǎn)是便于實(shí)現(xiàn)一個(gè)研究課題檔案材料的成套集中管理；

14、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法的涵義及適用對(duì)象是什么？

答：它是按照科技檔案所反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)，進(jìn)行類(lèi)別劃分的辦法。這種分類(lèi)的方法適用于其對(duì)象和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、通用化或互換性較強(qiáng)的科技檔案。適用于從專(zhuān)業(yè)角度利用科技檔案的企、事業(yè)單位。

15、時(shí)間分類(lèi)法的涵義及特點(diǎn)是什么？

答：它是按照科技檔案形成時(shí)間或檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間性進(jìn)行類(lèi)別劃分的方法。

特點(diǎn)是把相同時(shí)間內(nèi)形成的或反映相同時(shí)間的科技檔案集中歸類(lèi)，便于從歷史聯(lián)系的角度縱向地分析研究相關(guān)時(shí)間內(nèi)的氣象現(xiàn)象、水文現(xiàn)象和地震現(xiàn)象，探索其演變發(fā)展的規(guī)律性。

16、地域分類(lèi)法的涵義和適用對(duì)象是什么？

答：它是根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域性劃分其類(lèi)別。比如：氣象檔案、水文檔案、地震檔案等。水文、地質(zhì)、地震等現(xiàn)象，在內(nèi)容和形成方面具有鮮明的地域特征。因此，這些種類(lèi)的科技檔案適用于采用地域分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。

17、性質(zhì)——工程項(xiàng)目分類(lèi)法的涵義和適用對(duì)象是什么？

答：這種分類(lèi)方法是以工程項(xiàng)目為基礎(chǔ)，結(jié)合工程項(xiàng)目的使用性質(zhì)或?qū)I(yè)性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。企業(yè)、事業(yè)單位的基建檔案最適合采用這種分類(lèi)方法；

18、流域（水系）—工程項(xiàng)目分類(lèi)法的適用對(duì)象和優(yōu)點(diǎn)是什么？

答：這種分類(lèi)方法，一般適用于中型水利設(shè)計(jì)部門(mén)和水利管理規(guī)劃部門(mén)。這種分類(lèi)的優(yōu)點(diǎn)是體現(xiàn)了科技檔案的成套性，不論是科技檔案的分類(lèi)，還是科技檔案的排列，都保持了一個(gè)工程項(xiàng)目檔案材料的集中和成套。

19、科研檔案的分類(lèi)為什么要采用課題分類(lèi)法？

答：由于科技研究活動(dòng)一般都是在專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)分課題進(jìn)行的，而且許多科技研究單位的科室機(jī)構(gòu)設(shè)置也是按照專(zhuān)業(yè)劃分的，所以科研檔案較常采用的具體分類(lèi)方法是專(zhuān)業(yè)——課題分類(lèi)法。20、科技檔案案卷的基本特征是什么？

答：案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的、價(jià)值和密級(jí)大體相同的科技文件材料的集合體，其基本特征有：（1、)案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件（2、)案卷內(nèi)的科技文件有一個(gè)相對(duì)的數(shù)量界限；（3、)一個(gè)案卷內(nèi)科技文件的保存價(jià)值大體相同；

21、簡(jiǎn)述產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件的組卷方法。

答：產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件（特別是圖紙部分）按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組成案卷。如一臺(tái)機(jī)床設(shè)備，是由床身、傳動(dòng)機(jī)構(gòu)、變速機(jī)構(gòu)、進(jìn)給箱、升降臺(tái)、電氣系統(tǒng)、潤(rùn)滑系統(tǒng)等部分組成，各部分的文件材料，是有機(jī)聯(lián)系的整體，可分別組成保管單位。

22、簡(jiǎn)述基建工程科技文件的組卷方法。

答：基建工程的科技文件（特別是圖紙部分），按其反映的不同專(zhuān)業(yè)，分別組成案卷。如一般建筑工程是由建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、水暖、通風(fēng)等不同專(zhuān)業(yè)組成的，各專(zhuān)業(yè)的科技文件，是有機(jī)聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。

23、簡(jiǎn)述科研課題科技文件的組卷方法。

科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段，分別組成案卷。如科研課題一般分準(zhǔn)備階段、研究階段、總結(jié)鑒定接管等程序，各不同階段的科技文件事由及聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。

24、產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何組卷？

答：產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問(wèn)題或不同名稱(chēng)，分別組卷。

在科技文件材料組卷中要合理解決遇到的問(wèn)題：

(１)同型號(hào)的多臺(tái)設(shè)備隨機(jī)文件材料，不必每臺(tái)復(fù)制一套材料組卷，只立卷一臺(tái)設(shè)備的隨機(jī)文件材料即可。

(２)對(duì)于產(chǎn)品和設(shè)備因革新、改進(jìn)所形成的一些新科技文件材料，應(yīng)單獨(dú)組卷，不必拆原已組好的卷。(３)對(duì)產(chǎn)品、工程設(shè)計(jì)以及專(zhuān)用設(shè)備中采用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖，也不必復(fù)制一套組卷，只需在卷內(nèi)目錄中注明所采用的圖紙名稱(chēng)、圖號(hào)及檔號(hào)即可。

(４)與產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器類(lèi)中組卷。

(5)底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。

(6)技術(shù)改造和技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件可以不拆散組卷；

25、科技檔案卷內(nèi)文字材料排列的方法有哪些？

答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件資料排在后面；(2)按時(shí)間順序排列：即安科技文件資料的形成時(shí)間順序依次排列；

（3）按邏輯關(guān)系排列：如來(lái)文和復(fù)文，則復(fù)文在前，來(lái)文在后；正本和原稿，則正本在前，原稿在后；

（4）有譯文的外文資料，一般要求譯文材料在前，其相對(duì)應(yīng)的原文材料在后；

26、簡(jiǎn)述科技檔案案卷的排列方法。

答：案卷排列的基本方法包括：分類(lèi)排列和流水號(hào)排列法；

分類(lèi)排列：即按照科技檔案的內(nèi)容及科學(xué)分類(lèi)體系對(duì)案卷進(jìn)行排列，并將其存放在庫(kù)房柜架的規(guī)定位置上；

流水號(hào)排列法：即按照科技檔案案卷在登記薄中的登記順序號(hào)進(jìn)行案卷排列； 案卷排列的具體方法：

（1）產(chǎn)品類(lèi)案卷按產(chǎn)品開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。

（2）科研類(lèi)案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。

（3）基建類(lèi)案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。

（4）設(shè)備類(lèi)案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等順序排列。

27、科技檔案號(hào)的編制有哪些要求？ 答：科技檔案號(hào)的編制要求：

（1）要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類(lèi)方法和分類(lèi)方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。(2)由代字和代號(hào)組成。代字適用漢語(yǔ)拼音字母，代號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。科技檔案的代字、代號(hào)，是一定內(nèi)容和類(lèi)別的代稱(chēng)。

（3）應(yīng)力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于復(fù)雜頻繁（最好設(shè)置三個(gè)層次）

四、論述

1、試論科技檔案的功能。

答：科技檔案是珍貴的科學(xué)技術(shù)資源，是國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富。在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中，科技檔案對(duì)于促進(jìn)科技、生產(chǎn)的發(fā)展和社會(huì)生產(chǎn)力的提高，具有重要的現(xiàn)實(shí)作用，并具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值。

（1）科技檔案具有知識(shí)儲(chǔ)備和依據(jù)憑證功能。A知識(shí)儲(chǔ)備功能：人們用來(lái)記載和儲(chǔ)備科技知識(shí)的文獻(xiàn)型載體的種類(lèi)很多，如科技圖書(shū)、科技資料等，都具有積累經(jīng)驗(yàn)、儲(chǔ)備知識(shí)的作用。而科技檔案突出之處，在于他直接記述了人們的科技、生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程、經(jīng)驗(yàn)和成果，它所儲(chǔ)備的是在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中直接產(chǎn)生和形成的原生信息。

B依據(jù)憑證功能：科技檔案同科技、生產(chǎn)活動(dòng)關(guān)系十分密切。要節(jié)約人力、物力、彩禮，提高產(chǎn)品智聯(lián)，保證科技、生產(chǎn)活動(dòng)有秩序、高曉麗地進(jìn)行，必須有完整、準(zhǔn)確的科技檔案為依據(jù)。

科技檔案是產(chǎn)品定型的依據(jù)；產(chǎn)品定型是產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，產(chǎn)品定型的依據(jù)之一就是產(chǎn)品在試制過(guò)程中形成的科技檔案。

科技檔案是產(chǎn)品再生產(chǎn)或停產(chǎn)產(chǎn)品恢復(fù)生產(chǎn)的依據(jù)；產(chǎn)品的聯(lián)系生產(chǎn)，必然要求有關(guān)文件圖紙的補(bǔ)充供應(yīng)，其唯一來(lái)源是歸檔保存的科技檔案。

科技檔案是工程維護(hù)、適用的依據(jù)，尤其是工程擴(kuò)建、改建或遭到破壞進(jìn)行修復(fù)時(shí)，更離不開(kāi)科技檔案。科技檔案也是設(shè)備使用、維護(hù)和管理的依據(jù)。

此外，科技當(dāng)啊還具有客觀的憑證作用。在科技、生產(chǎn)領(lǐng)域，有時(shí)會(huì)發(fā)生個(gè)人之間、單位之間、地區(qū)之間，甚至國(guó)家之間的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)權(quán)、地權(quán)等爭(zhēng)執(zhí)。

（2）科技檔案具有情報(bào)功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中具有的科技參考作用和科技交流作用。

科技檔案為科技研究工作提供條件；任何一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)研究，都離不開(kāi)已有的科技成果以及相關(guān)的科技信息。所以在進(jìn)行一項(xiàng)新課題的研究實(shí)驗(yàn)時(shí)，總要查閱有關(guān)的科技檔案。可以幫助研究者了解過(guò)去的工作，便于在現(xiàn)有的基層上開(kāi)展新工作，同時(shí)又可以啟發(fā)思路，開(kāi)闊眼界，少走彎路，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，提高科研工作的效率和水平。

科技檔案為工程和產(chǎn)品設(shè)計(jì)提供條件：為使設(shè)計(jì)的工程和產(chǎn)品具有適用性和先進(jìn)性，設(shè)計(jì)人員在接受一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，需要查閱盡可能廣泛的文獻(xiàn)資料，以資參考、借鑒。

科技檔案是進(jìn)行科學(xué)交流的工具：隨著經(jīng)濟(jì)體制、科技體制改革和技術(shù)市場(chǎng)的發(fā)展，科技檔案作為科技信息和科技成果的載體已經(jīng)進(jìn)入市場(chǎng)，企、事業(yè)單位之間的有償技術(shù)轉(zhuǎn)讓和技術(shù)交流，一般就是通過(guò)科技檔案實(shí)現(xiàn)的，這進(jìn)一步突出了科技檔案作為科技交流的工具。

（3）科技檔案具有促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益的功能。

在社會(huì)實(shí)際活動(dòng)中，科學(xué)技術(shù)對(duì)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的推動(dòng)作用在同社會(huì)生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合中實(shí)現(xiàn)的。利用科技檔案改善和強(qiáng)化生產(chǎn)力諸要素的過(guò)程，就是科學(xué)檔案中存貯的科學(xué)技術(shù)相物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化并從而推動(dòng)生產(chǎn)力不斷發(fā)展、提高的過(guò)程。這就是科技檔案促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的社會(huì)功能。在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，管好用好科技檔案可以降低或節(jié)約活動(dòng)勞動(dòng)消耗和物化勞動(dòng)消耗，如節(jié)約工時(shí)，避免重復(fù)勞動(dòng)，使新產(chǎn)品提高投產(chǎn)，設(shè)備大修提高完成，技術(shù)改造增產(chǎn)降耗，節(jié)約原材料等等，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。

《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理

第三章 會(huì)計(jì)、人事及音像檔案的管理

一、填空

1、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管 一年，期滿(mǎn)后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

2、會(huì)計(jì)檔案移交原則上保持 原卷冊(cè)封裝。

3、銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單是兩種不同用途的會(huì)計(jì)核算材料，組卷時(shí)要注意 分別組卷。

4、會(huì)計(jì)檔案案卷題名揭示了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和成份。其結(jié)構(gòu)為三部分，即單位名稱(chēng)、會(huì)計(jì)或時(shí)間、會(huì)計(jì)核算材料的名稱(chēng)。

5、會(huì)計(jì)檔案按其形成特點(diǎn)和形式，一般宜采用“類(lèi)別 ——會(huì)計(jì)——保管期限——會(huì)計(jì)核算單位“分類(lèi)法。

6、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和 定期 兩類(lèi)，后一類(lèi)又分為3年、5年、10年、15年、25年。

7、在對(duì)會(huì)計(jì)檔案鑒定時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意：電算化會(huì)計(jì)檔案的保管期限與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是一致的，會(huì)計(jì)檔案軟件的文檔資料的保管期限截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的 5年。

8、建設(shè)單位在基本建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，要在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的 接收單位。

9、在款及檔案移交檔案機(jī)構(gòu)前，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)有專(zhuān)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理，但 出納人員 不得兼做會(huì)計(jì)檔案保管工作。

10、人事檔案的整理方法可分為集中整理、經(jīng)常整理和 補(bǔ)充整理 三種。

11、人事檔案 副本 的具體內(nèi)容，是由正本中的復(fù)制件或復(fù)件構(gòu)成。

12、與文書(shū)檔案、科技檔案和其他專(zhuān)門(mén)檔案不同的是人事檔案在 卷下 分為十個(gè)大類(lèi)。

13、編制人事檔案卷內(nèi)目錄時(shí)，類(lèi)別 之間要留出空格，供補(bǔ)充材料使用。

14、人事檔案保管工作的范圍是由各個(gè)機(jī)關(guān) 人事管理權(quán)限 決定的。

15、人事檔案的 正本 由主管人員職務(wù)的部門(mén)保管。

16、人事檔案的 副本 由主管和協(xié)管人員職務(wù)的部門(mén)經(jīng)理。

17、音像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的，以 音響、形象 等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

18、傳統(tǒng)的照片檔案是由底片、照片及 文字說(shuō)明 構(gòu)成的。

19、照片編號(hào)格式分為兩段式，即 案卷號(hào)——照片號(hào)。

二、簡(jiǎn)答

1、簡(jiǎn)述會(huì)計(jì)檔案的概念與特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

特點(diǎn)：形成范圍廣泛；檔案類(lèi)別穩(wěn)定；外在形式多樣。

2、試述會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍 包括：

會(huì)計(jì)憑證：用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，作為記賬依據(jù)的書(shū)面證明。

會(huì)計(jì)賬簿：是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，是編制財(cái)務(wù)報(bào)告的重要依據(jù)。

財(cái)務(wù)報(bào)告：是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算材料定期編制的，綜合地反映一定時(shí)期的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書(shū)面文件。

其他核算材料：根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，銀行存款余額調(diào)查表、銀行對(duì)賬單等其他會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料也屬歸檔之列。會(huì)計(jì)檔案管理中的三清冊(cè)也屬于歸檔范圍

3、電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍主要有那三部分？ 答：（1）、存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的會(huì)計(jì)核算材料；

（2）、打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料（不能只保存不可見(jiàn)的磁性介質(zhì)的核算材料）（3）、會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。

4、電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介質(zhì)或光盤(pán)等電子文件，應(yīng)作防寫(xiě)處理。

（2）、歸入檔案機(jī)構(gòu)的磁盤(pán)或光盤(pán)應(yīng)有兩套：一套封存，一套供日常提供利用；

（3）、打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須有經(jīng)手人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字蓋章；（4）、打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱和利用。

5、簡(jiǎn)述會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他核算材料的組卷方法。

答：（1）、會(huì)計(jì)憑證的組卷方法：組卷時(shí)需按月分開(kāi)，也就是不同的月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。每月的憑證，按憑證號(hào)和時(shí)間順序排列，可組成1卷或數(shù)卷。憑證案卷質(zhì)量要求：

A、按記賬憑證的憑證編號(hào)順序排列，防止漏號(hào)、顛倒；

B、記賬憑證所附的各種原始憑證（如收據(jù)、發(fā)票等）要折疊粘貼整齊、規(guī)范。C、拆除金屬物，裝訂采用線(xiàn)繩或塑料釘?shù)龋瑧{證的厚度一般在1-2CM D、裝訂后要進(jìn)行密封處理，并加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。E、填寫(xiě)憑證封面要項(xiàng)目齊全，規(guī)范清楚，并留出檔號(hào)填寫(xiě)的位置。

（2）、會(huì)計(jì)賬簿組卷時(shí)，要注意按賬簿形成的特點(diǎn)，區(qū)分會(huì)計(jì)、并把不同名稱(chēng)、種類(lèi)的賬簿分別組卷。質(zhì)量要求：

A各類(lèi)賬簿的扉頁(yè)，反映了賬簿的應(yīng)用、交接使用的狀況，歸檔前應(yīng)按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、賬簿名稱(chēng)及編號(hào)、啟用日期及起止頁(yè)數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄、會(huì)計(jì)主管人員及單位負(fù)責(zé)人簽章等。

B對(duì)于訂本式賬簿，蒸籠里立卷應(yīng)保留原有式樣，不要拆除空白頁(yè)，帳內(nèi)頁(yè)碼要連續(xù)。賬簿封面加貼不干膠，并填寫(xiě)規(guī)范便簽格式及填寫(xiě)方式。

C對(duì)于活頁(yè)式賬簿，在會(huì)計(jì)結(jié)束后，將空白頁(yè)撤除，并編寫(xiě)頁(yè)碼，進(jìn)行密封裝訂，在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。賬簿封面要填寫(xiě)規(guī)范，保管期限為25年的賬簿要在封底加填備考表。（3）、財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)，首先要注意按所形成的會(huì)計(jì)組卷，不同的不要混雜組卷。財(cái)務(wù)報(bào)告是由會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)組成的，組卷時(shí)不要分開(kāi)；其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限是永久，就要與月份、季度的財(cái)務(wù)報(bào)告分開(kāi)分卷。質(zhì)量要求： A案卷要編制頁(yè)號(hào)

B案卷開(kāi)首要填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，永久保管的財(cái)務(wù)報(bào)告案要在封底加填備考表。

C財(cái)務(wù)報(bào)告中會(huì)計(jì)報(bào)表的封面要有單位負(fù)責(zé)人和主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人簽名或蓋章，設(shè)置總會(huì)計(jì)師的單位，還須由總會(huì)計(jì)師簽名并蓋章。同時(shí)案卷裝訂的密封處要加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章； D案卷封面填寫(xiě)規(guī)范、整齊。

（4）、其他核算材料的組卷方法：銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單是兩種用途不同的會(huì)計(jì)核算材料，要注意分別組卷。按照產(chǎn)生的組卷。案卷質(zhì)量要求：

A按產(chǎn)生的組卷，一年一卷或書(shū)卷。B卷內(nèi)按時(shí)間順序排列，編制頁(yè)碼，進(jìn)行裝訂。C案卷封面填寫(xiě)清楚、規(guī)范。

6、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)注意哪些問(wèn)題？

答：在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)注意：部分特殊的會(huì)計(jì)檔案如涉及到未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及產(chǎn)權(quán)的原始憑證以及工資發(fā)放表等，可以適當(dāng)延長(zhǎng)其保管期限，抽出單獨(dú)立卷，并在會(huì)計(jì)檔案案卷目錄中說(shuō)明。另處在項(xiàng)目建設(shè)期間的基建會(huì)計(jì)檔案，即使會(huì)計(jì)檔案期滿(mǎn)，也不得銷(xiāo)毀。

7、人事檔案的收集途徑有哪些？

答：（1）、通過(guò)組織、人事部門(mén)收集人事工作中形成的人事檔案；

（2）、通過(guò)籌備黨代表、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)等收集與會(huì)人員登記表及個(gè)人政績(jī)材料；（3）、通過(guò)教育、培訓(xùn)部門(mén)收集學(xué)生（學(xué)員）成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位材料；（4）、通過(guò)評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)收集考績(jī)材料；

（5）、通過(guò)黨（團(tuán)）組織和組織部門(mén)收集入黨（團(tuán)）、黨（團(tuán)）籍處理材料；（6）、通過(guò)紀(jì)檢、監(jiān)察、司法部門(mén)收集違紀(jì)違法處理材料；（7）、通過(guò)本人和報(bào)刊雜志收集研究成果材料；（8）、通過(guò)衛(wèi)生部門(mén)收集員工健康、工傷等材料；

8、人事檔案的鑒別工作的內(nèi)容包括哪些方面？

（1）、判斷文件是否屬于惹事檔案或者屬于某一立卷對(duì)象的人事檔案，防止將不屬于人事檔案內(nèi)容的文件收集歸檔，避免張冠李戴的歸卷錯(cuò)誤。

（2）、判斷歸檔文件按是否屬于辦理完畢的正式文件，未經(jīng)辦完或未經(jīng)查證核實(shí)的材料不得歸入檔案；（3）、核查歸檔文件是否完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確，是否注明作者（單位）、時(shí)間。（4）、審核文件是否手續(xù)完備。

9、音像檔案有哪些特點(diǎn)？（1）、直觀的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他載體檔案的必要補(bǔ)充；

10、簡(jiǎn)述音像材料的歸檔時(shí)間。

答：對(duì)于形象材料的歸檔時(shí)間，不能照搬文書(shū)材料的歸檔時(shí)間，在實(shí)踐中，一些檔案部門(mén)總結(jié)出來(lái)“兩段式歸檔時(shí)間”，一是音像材料要隨時(shí)歸檔，即工作活動(dòng)結(jié)束后，照片沖印加工后或錄音、錄像磁帶錄制完畢后，承辦部門(mén)或承辦人員就要輔以文字說(shuō)明，及時(shí)間想單干部門(mén)歸檔。

二是部門(mén)音像材料年終歸檔，一些零散產(chǎn)生或制作時(shí)間長(zhǎng)的音像材料，可隨同紙質(zhì)載體一起，于年終由承辦部門(mén)或承辦人員整理并輔以文字說(shuō)明后，統(tǒng)一向檔案部門(mén)歸檔。

11、音像材料的歸檔有哪些要求？

答：（1）、歸檔的音像材料應(yīng)力求是原底片、原件（原聲磁帶），要盡量避免復(fù)制版或復(fù)制件。（2）、歸檔的音像材料要齊全完整。（3）、對(duì)歸檔音像材料要進(jìn)行選擇和鑒別。

12、照片檔案的總說(shuō)明應(yīng)包括哪些要素？

總說(shuō)明的編寫(xiě)，要求有時(shí)間、地點(diǎn)、事由、任務(wù)、背景、攝影者等六要素

13、簡(jiǎn)述錄音、錄像檔案的整理、編目方法。答： 整理：

（1）分類(lèi)：首先要分錄音檔案、錄像檔案兩類(lèi)，是否還需要具具體分類(lèi)，要根據(jù)各單位的實(shí)際情況和檔案數(shù)量多少而確定。例如新聞部門(mén)多，可根據(jù)內(nèi)容和專(zhuān)題分時(shí)事政治類(lèi)、文學(xué)藝術(shù)類(lèi)、科學(xué)技術(shù)類(lèi)等；

(2)、編號(hào)：編號(hào)按收集歸檔的時(shí)間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號(hào)。

（3）、文字說(shuō)明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應(yīng)有必要的登記并輔以文字材料。編目：對(duì)整理后的錄音、錄像檔案要分別編制目錄，以利于保管和利用。著錄時(shí)需注意：

（1、）一盤(pán)或一盒磁帶為一個(gè)保管單位，著錄一個(gè)條目。（2、）參見(jiàn)號(hào)是指紙質(zhì)載體檔案的檔號(hào)。

（3、）如一項(xiàng)內(nèi)容的攝錄是由多盒磁帶錄制而成的，就要在題名后注明盒的順序號(hào)。（4、）節(jié)目時(shí)間是指該內(nèi)容的錄音或錄像帶時(shí)間的長(zhǎng)短。

第三篇：檔案管理

檔案管理

根據(jù)市委組織部信息處下發(fā)的“關(guān)于在我市開(kāi)展干部檔案管理工作檢查的通知”精神，結(jié)合我局的干部檔案工作實(shí)際情況，我們迅速行動(dòng)、突出重點(diǎn)、認(rèn)真細(xì)致地逐條逐項(xiàng)按照《本溪市干部檔案管理工作檢查評(píng)分表》的要求，實(shí)事求是地進(jìn)行自查。

一、充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作的重要性

檔案工作是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，胡錦濤同志指出“檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。”這充分說(shuō)明了檔案工作在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)中的重要地位、重要使命和重要意義。我局十分重視檔案工作，以黨的十七大重要思想為指導(dǎo)，緊緊圍繞全市組織、人事工作中心任務(wù)，堅(jiān)持解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，不斷提高管理水平，為全市改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、加強(qiáng)人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

我局非常重視對(duì)干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將這項(xiàng)工作擺上重要議事日程。由主管局長(zhǎng)親自抓，加強(qiáng)了對(duì)我局干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。主管干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，定期聽(tīng)取工作匯報(bào)，切實(shí)解決工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題。下設(shè)辦公室和具體工作人員，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，明確分級(jí)管理責(zé)任，制定了切實(shí)可行的工作計(jì)劃，并認(rèn)真組織實(shí)施，全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地保存好各種檔案。檔案工作者能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，確保干部人事檔案管理工作順利和深入的開(kāi)展，努力開(kāi)創(chuàng)干部人事檔案工作的新局面。

三、歸檔與整理情況

在市委組織部信息處下發(fā)《關(guān)于在全市開(kāi)展干部檔案管理工作檢查的通知》后，我局就對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行了部署，將上級(jí)文件精神、要求進(jìn)行了認(rèn)真研讀，并明確了時(shí)間、要求和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，我們嚴(yán)格按照文件，以《干部檔案工作條例》中第五章《檔案材料收集、鑒別與歸檔》執(zhí)行，采取多種形式，加大工作力度，逐份清理干部檔案，對(duì)所缺材料逐項(xiàng)進(jìn)行登記、索要。對(duì)收集歸檔的材料，認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，使歸檔材料真實(shí)可靠、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，蓋章簽字后歸入干部檔案。

在干部檔案的整理工作中，我們做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。按照干部人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責(zé)等各項(xiàng)制度，做到完善各種登記薄和臺(tái)帳。

四、檔案的利用和轉(zhuǎn)遞情況

我局的干部人事檔案在利用時(shí)，查閱單位要填寫(xiě)《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)，需要有主管局長(zhǎng)簽字方可查閱，不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案。干部人事檔案一般不外借，如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)過(guò)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。在干部檔案的轉(zhuǎn)遞中，我們也嚴(yán)格按照統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密封包，收到檔案的單位，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，在回執(zhí)上簽名蓋章立即取回。

五、干部人事檔案工作中存在的問(wèn)題

我局干部人事檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在干部人事檔案保管、保護(hù)及利用方面的作用，提高現(xiàn)代化管理水平。積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)支持，制定了經(jīng)費(fèi)預(yù)算并得到落實(shí)，購(gòu)置新式檔案盒，更換密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全。

通過(guò)自查，找到原因，也增加了信心，目前，我們干部人事檔案已經(jīng)全部加工整理完畢，正在進(jìn)行材料收集和整理目錄階段，逐步完成市委組織部文件中要求的任務(wù)。

干部檔案管理工作是黨和國(guó)家干部工作不可缺少的一個(gè)重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個(gè)干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部工作服好務(wù)，今年，我局將就人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的調(diào)研，并就此提出解決問(wèn)題的思路及對(duì)策。

第四篇：檔案管理

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建設(shè)工程檔案管理制度

一、管理責(zé)任部門(mén)及相關(guān)人員職責(zé)............................2

二、檔案分類(lèi)及歸檔范圍、要求..............................3

三、檔案移交、整理、編號(hào)..................................8

四、檔案的利用............................................9

五、檔案的保管...........................................11

六、檔案的銷(xiāo)毀...........................................12

七、檔案保密制度.........................................13

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一、管理責(zé)任部門(mén)及相關(guān)人員職責(zé)

（一）、人事行政部人事行政專(zhuān)員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

（二）、總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷(xiāo)毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》。

（三）、人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核《檔案銷(xiāo)毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》、《檔案借閱審批表》、《檔案查閱審批單》、《檔案復(fù)制審批單》，以及對(duì)檔案意外損毀事件進(jìn)行調(diào)查并提出報(bào)告。

（五）、其他部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門(mén)《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制審批單》、《檔案查閱審批單》和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門(mén)的檔案資料，對(duì)部門(mén)資料的完整性負(fù)責(zé)。

（六）、人事行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)：

1、制度的推進(jìn)與執(zhí)行；各部門(mén)檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；

2、督促檔案資料的移交；

3、檔案的收集、接收、鑒定、分類(lèi)、裝訂、編號(hào)、編目、保管、銷(xiāo)毀、編研等；

4、檔案的提供利用、登記；

5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)；

6、負(fù)責(zé)檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)。

（七）、各部門(mén)資料員/兼職資料員

1、制度在部門(mén)的執(zhí)行；

2、按公司要求建立本部門(mén)的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作；

3、負(fù)責(zé)收集整理本部門(mén)形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期移交檔案室；

4、推進(jìn)本部門(mén)對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；

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（八）、檔案管理工作作為人事行政專(zhuān)員、部門(mén)資料員、部門(mén)兼職資料員每月工作計(jì)劃評(píng)價(jià)的考核內(nèi)容之一。

二、檔案分類(lèi)及歸檔范圍、要求

1、文書(shū)檔案 1.1歸檔范圍： 1.1.1、集團(tuán)資料

（1）各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證書(shū)、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國(guó)土成交確認(rèn)函、國(guó)土合同等（2）公司章程

（3）集團(tuán)公司或股東方發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類(lèi)正式行文 1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報(bào)的各類(lèi)正式行文 1.1.3、外來(lái)文件

各政府機(jī)關(guān)部門(mén)、協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無(wú)關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請(qǐng)等文件 1.1.4、會(huì)議資料

（1）會(huì)議紀(jì)要利用明源流程存檔（2）專(zhuān)題會(huì)會(huì)議講義 1.1.5、法律文件

（1）合同、協(xié)議審核；（2）訴訟材料

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1.1.6、物資采購(gòu)合同 1.1.7、車(chē)輛資料

公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動(dòng)車(chē)輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料 1.2歸檔要求：

1.2.1、集團(tuán)證照資料：由人事行政專(zhuān)員關(guān)注各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照更新時(shí)間，在證照更新后1周內(nèi)提出檔案復(fù)制申請(qǐng)，取得復(fù)印件存入檔案室，并統(tǒng)一加蓋“僅限 用”字樣。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來(lái)文件、車(chē)輛資料由行政專(zhuān)員處理完成后3日內(nèi)直接移交。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶(hù)簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

1.2.4、銷(xiāo)售支持部門(mén)資料：銷(xiāo)售過(guò)程中產(chǎn)生蓋有銷(xiāo)售公司公章的承諾函或證明、銷(xiāo)售政策文件由銷(xiāo)控專(zhuān)員于產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室；客戶(hù)資料、銷(xiāo)售合同由銷(xiāo)支助理在分戶(hù)產(chǎn)權(quán)證辦理完成后1個(gè)月內(nèi)以樓棟為單位移交檔案室。

2、人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議；

2.1.2一般員工調(diào)動(dòng)、任免、離職、降職文件；

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2.1.3職稱(chēng)評(píng)定材料； 2.1.4面試表；

2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料； 2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案 2.2、歸檔要求

2.2.1員工個(gè)人檔案由人事專(zhuān)員保存于部門(mén)檔案柜； 2.2.2績(jī)效管理資料由人事專(zhuān)員于每年2月份移交檔案室； 2.2.3薪酬資料由人事行政部負(fù)責(zé)人保管。

3、科技檔案

3.1、歸檔范圍（附件：詳細(xì)列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件： 3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)（立項(xiàng)）階段 3.1.4方案審查階段 3.1.5初設(shè)審查階段 3.1.6施工許可證階段 3.1.7預(yù)售階段

3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段 3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

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3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關(guān)部門(mén)或行業(yè)管理部門(mén)的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交檔案室；銷(xiāo)支取得派出所出具的門(mén)牌號(hào)文件后3日內(nèi)移交人事行政專(zhuān)員。

3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成之日起七日內(nèi)移交人事行政專(zhuān)員。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認(rèn)”章。

3.2.4招投標(biāo)文件、合同類(lèi)檔案?jìng)骱炌瓿珊螅山?jīng)辦人移交人事行政專(zhuān)員，人事行政專(zhuān)員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財(cái)務(wù)部存檔”字樣后移交財(cái)務(wù)部。

4、會(huì)計(jì)檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會(huì)計(jì)憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：

（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細(xì)賬；（4）輔助賬簿； 4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：

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（1）決算報(bào)表（經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后）；（2）月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表；（3）不定期重要一次性報(bào)表；（4）審計(jì)報(bào)告；（5）驗(yàn)資報(bào)告；（6）資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。4.1.4其他類(lèi)：

（1）會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)；（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單； 4.2、歸檔要求

4.2.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門(mén)檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個(gè)工作日內(nèi)完成當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。；

4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室。

5、實(shí)物檔案

5.1、歸檔范圍： 5.1.1、照片、音像類(lèi)

（1）反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等主要職能活動(dòng)以及重要的工作成果。

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（2）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。

（3）公司組織或參與的重大外事活動(dòng)。（4）記錄公司重大事件。

（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會(huì))。（6）其他具有保存價(jià)值。

5.1.2、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等

5.1.3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等

5.1.4、公司社會(huì)交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說(shuō)明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專(zhuān)員電腦專(zhuān)用文件夾。

5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門(mén)資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專(zhuān)員。

三、檔案移交、整理、編號(hào)

1、移交

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1.1、人事行政專(zhuān)員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類(lèi)別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。

1.2、各責(zé)任人按期移交檔案時(shí)在人事專(zhuān)員處相應(yīng)類(lèi)別的《檔案歸檔登記表》中登記，并確認(rèn)簽字。

1.3、各部門(mén)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專(zhuān)員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。

2、整理

人事行政專(zhuān)員：鑒定分類(lèi)→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→錄入軟件系統(tǒng)→印臨時(shí)檔號(hào)→裝訂→對(duì)號(hào)裝盒→入檔案柜

3、編號(hào)

全宗號(hào)——保管期限—件號(hào)

四、檔案的利用

1、查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

（1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。（2）部門(mén)經(jīng)理有權(quán)查閱本部門(mén)產(chǎn)生的所有檔案。（3）普通員工有權(quán)查閱本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。（4）跨部門(mén)檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無(wú)權(quán)查閱該檔案。

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1.2、檔案查閱程序要求

（1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。（2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專(zhuān)員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。

2、借閱

2.1、借閱程序要求

（1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料；（2）人事行政專(zhuān)員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案借閱登記表》上簽字，備查。2.2、檔案的歸還

（1）借出的檔案原件，人事行政專(zhuān)員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。

（2）檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來(lái)面目且不應(yīng)無(wú)故扣押檔案。2.3、其他規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案原則上不借出。

3、檔案復(fù)制

申請(qǐng)復(fù)制檔案者完成審批流程后，由人事行政專(zhuān)員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者，且在檔案復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅限于 用”字樣的印章。

所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門(mén)資料員后均不得由當(dāng)事人自行復(fù)印，必須按程序辦理。

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五、檔案的保管

1、檔案的保管期限

人事行政專(zhuān)員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存兩類(lèi)。

保管期限明細(xì)參見(jiàn)附件。

2、專(zhuān)項(xiàng)檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門(mén)檔案（含會(huì)計(jì)檔案）：應(yīng)指定專(zhuān)人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對(duì)各部門(mén)自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。

2.3、電子版檔案的傳遞和保存

（1）原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。

（2）人事行政專(zhuān)員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對(duì)應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤(pán)，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

3、檔案的正式裝盒、造冊(cè)、錄入軟件系統(tǒng)

3.1、裝訂要求：參照陜西省西安市檔案管理裝訂的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。3.2、裝盒、調(diào)整軟件系統(tǒng)時(shí)間：人事行政專(zhuān)員于每年三月進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊(cè)及系統(tǒng)調(diào)整工作。

4、檔案的存放

檔案建目后應(yīng)存放在專(zhuān)用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類(lèi)別、檔號(hào)、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。

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裝盒檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜內(nèi)，按照、類(lèi)別的次序自左向右，自上而下地排列。

5、檔案室環(huán)境

檔案室內(nèi)應(yīng)放置滅火器（干粉或1211），人事行政專(zhuān)員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應(yīng)經(jīng)常放置防蟲(chóng)藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。

人事行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)對(duì)檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲(chóng)等情況進(jìn)行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。

6、檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，人事行政專(zhuān)員應(yīng)立即將事件情況填寫(xiě)《文件丟失損毀報(bào)告表》，報(bào)人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無(wú)法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，人事行政專(zhuān)員或借用人應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對(duì)事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

六、檔案的銷(xiāo)毀

1、目的：判定檔案價(jià)值、定期對(duì)失去保存價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀。

2、程序及要求

2.1、人事行政專(zhuān)員要定期鑒別檔案價(jià)值，識(shí)別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿(mǎn)的檔案，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》，交人事行政部經(jīng)理及行政財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷(xiāo)毀。

2.2、正式銷(xiāo)毀前人事行政專(zhuān)員應(yīng)再次進(jìn)行核對(duì)；銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有人事行政專(zhuān)員和監(jiān)銷(xiāo)人同時(shí)在場(chǎng)；銷(xiāo)毀后人事行政專(zhuān)員在銷(xiāo)毀登記表上簽字確認(rèn)。2.3、檔案銷(xiāo)毀情況應(yīng)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。

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3、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

3.1、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。3.2、總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

3.3、銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財(cái)務(wù)部共同派人員監(jiān)銷(xiāo)。3.4、監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

3.5、保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴(yán)禁將密級(jí)文件、資料帶回家或帶到公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話(huà)中泄露秘密內(nèi)容；

2、打印密級(jí)文件的草稿、校對(duì)稿在文件制成后均應(yīng)銷(xiāo)毀，各部門(mén)掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷(xiāo)毀；

3、嚴(yán)禁打聽(tīng)和記錄與自己工作無(wú)關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容；

4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶(hù)和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理；

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5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作；

6、嚴(yán)禁與工作無(wú)關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地；

7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露；

8、對(duì)模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰；對(duì)因失密、泄密觸犯國(guó)家法律者，將報(bào)送司法機(jī)關(guān)對(duì)其依法處理。本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

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2013年6月

第五篇：檔案管理草案

信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法（草案）

第一章總則

第一條、為了進(jìn)一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實(shí)做好信貸風(fēng)險(xiǎn)控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)公司章程、貸款管理制度等規(guī)定，制定本辦法。

第二條、本辦法所稱(chēng)信貸業(yè)務(wù)檔案是指公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過(guò)程的真實(shí)記錄資料，包括借款人和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運(yùn)作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。

第三條、信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：

（一）集中統(tǒng)一管理原則。法人客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案，如評(píng)級(jí)、授信、審查、審批、貸后管理等相關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案收集和整理集中到公司綜合檔案部門(mén)統(tǒng)一管理。權(quán)證類(lèi)檔案原件應(yīng)存放在會(huì)計(jì)部門(mén)專(zhuān)門(mén)保險(xiǎn)柜中。

（二）及時(shí)完整、真實(shí)有效原則。業(yè)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對(duì)移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)；綜合檔案部門(mén)負(fù)責(zé)客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)移交后的客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷(xiāo)毀整理、保密等負(fù)責(zé)；公司各部門(mén)應(yīng)在年末30個(gè)工作日內(nèi)將信貸業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一交檔案庫(kù)保管。

（三）保密性原則。信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國(guó)家、公司和借款企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

（四）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務(wù)檔案管理是公司綜合檔案管理體系的一部分，公司各部門(mén)應(yīng)配合綜合檔案部門(mén)對(duì)客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，做到原始資料賬冊(cè)化，資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，檔案移交制度化。

第二章 信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé) 第四條、公司以客戶(hù)為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實(shí)人員統(tǒng)一管理。公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的信貸檔案管理庫(kù)，配備專(zhuān)門(mén)人員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案。檔案資料包括公司信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料、信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料、向監(jiān)管當(dāng)局報(bào)備報(bào)批材料及監(jiān)管當(dāng)局信貸批復(fù)、文件等。

第五條、業(yè)務(wù)崗位職責(zé)。業(yè)務(wù)崗負(fù)責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個(gè)工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長(zhǎng)期留存信貸資料原件。抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書(shū)、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會(huì)計(jì)部門(mén)專(zhuān)門(mén)保險(xiǎn)柜管理，納入表外科目核算。第六條、信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫(kù)前，業(yè)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)管理部門(mén)要按照誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)的要求，認(rèn)真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)，對(duì)所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負(fù)責(zé)。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫(kù)，信貸部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時(shí)間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

第七條、不良貸款按規(guī)定移交給風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)或其他專(zhuān)業(yè)不良貸款管理部門(mén)后，由該部門(mén)履行客戶(hù)檔案管理職責(zé)。

第八條、業(yè)務(wù)檔案管理員職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)負(fù)責(zé)審核、接收相關(guān)部門(mén)移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對(duì)入庫(kù)檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫(kù)檔案；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作。業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員有權(quán)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門(mén)的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容 第九條、信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為五類(lèi)：

1、權(quán)證類(lèi)：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處權(quán)的要件；

2、要件類(lèi)：辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；

3、管理類(lèi)：法人客戶(hù)的基本資料；

4、保全類(lèi)：貸后管理及資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)資料；

5、綜合類(lèi)：公司內(nèi)部管理資料。

第十條、信貸業(yè)務(wù)檔案按照客戶(hù)建立，一戶(hù)一檔，一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶(hù)除權(quán)證類(lèi)原件（只保存復(fù)印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆），每個(gè)客戶(hù)檔案內(nèi)再分權(quán)證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。

第十一條、權(quán)證類(lèi)檔案包括：抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書(shū)、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證的復(fù)印件（原件入會(huì)計(jì)部門(mén)專(zhuān)門(mén)保險(xiǎn)柜保管），抵押物（質(zhì)物）評(píng)估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)，抵押物清單，法人客戶(hù)貸款的抵押（質(zhì)押）公證書(shū)，有權(quán)機(jī)關(guān)辦理的抵(質(zhì))押登記表。

第十二條、要件類(lèi)檔案包括：

（一）企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告和審定意見(jiàn)、各類(lèi)法人、自然人等客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)報(bào)告和申請(qǐng)書(shū)、各類(lèi)法人、自然人等客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告、各類(lèi)法人、自然人等客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表、信貸審批委員會(huì)貸款批準(zhǔn)意見(jiàn)；

（二）貸款意向書(shū)、貸款承諾函、各類(lèi)法人、自然人等客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書(shū)）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書(shū)、抵（質(zhì)）押核實(shí)書(shū)、以保證保險(xiǎn)為擔(dān)保的保證保險(xiǎn)合同、貸款法律審查意見(jiàn)、保證金進(jìn)賬證明資料；

（三）房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)的批文及可行性研究報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、土地出讓合同及規(guī)劃紅線(xiàn)圖、國(guó)有土地使用證、地價(jià)款繳納憑證復(fù)印件、施工許可證、房屋預(yù)售許可證、合作項(xiàng)目提供的合作開(kāi)發(fā)合同等復(fù)印件以及項(xiàng)目竣工后的工程決算報(bào)告等。

第十三條、管理類(lèi)檔案包括：

1、借款人和擔(dān)保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營(yíng)許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》（國(guó)稅、地稅）復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)》復(fù)印件、事業(yè)法人證書(shū)復(fù)印件、民辦非企業(yè)法人登記證書(shū)復(fù)印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復(fù)印件、前許可證明復(fù)印件；

有貸款卡的需提交貸款卡證明材料復(fù)印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊(cè)資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊(cè)資本來(lái)源的證明材料；法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書(shū)，企業(yè)章程、聯(lián)營(yíng)協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項(xiàng)目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件；

企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門(mén)批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。

2、專(zhuān)業(yè)擔(dān)保機(jī)構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)保基金已存入公司在指定銀行設(shè)立的專(zhuān)門(mén)賬戶(hù)、實(shí)行專(zhuān)項(xiàng)儲(chǔ)存和專(zhuān)戶(hù)管理的證明文件，擔(dān)保責(zé)任余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書(shū)面文件。

3、以保證保險(xiǎn)為擔(dān)保的還應(yīng)包括保險(xiǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)同意保險(xiǎn)人開(kāi)辦保證保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的批文、投保人已全額投保保證保險(xiǎn)并一次性繳清全部保費(fèi)的證明文件。

4、自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書(shū)面文件。第十四條保全類(lèi)檔案包括：

1、經(jīng)營(yíng)主責(zé)任人、管戶(hù)主責(zé)任人、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控主責(zé)任人名單，重點(diǎn)管理客戶(hù)的客戶(hù)經(jīng)理組名單，貸后管理方案及貸款臺(tái)賬。

2、貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺(tái)賬》、《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實(shí)情況報(bào)告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報(bào)告，項(xiàng)目法人貸款填制《項(xiàng)目貸款檢查表》；客戶(hù)、擔(dān)保人的各期財(cái)務(wù)報(bào)表；《貸后管理檢查表(按客戶(hù))》及所附專(zhuān)題報(bào)告說(shuō)明等。

3、按規(guī)定復(fù)測(cè)客戶(hù)信用等級(jí)的資料，信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi)資料。

4、《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)處理表》及報(bào)告，化解措施方案，處理情況報(bào)告；潛在風(fēng)險(xiǎn)客戶(hù)退出方案。

5、信貸業(yè)務(wù)到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書(shū)》，會(huì)計(jì)部門(mén)填寫(xiě)的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請(qǐng)書(shū)》，擔(dān)保人同意擔(dān)保展期的書(shū)面證明，承貸社信貸業(yè)務(wù)展期決策各環(huán)節(jié)的運(yùn)作材料，展期備案材料，與借款人、擔(dān)保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。

6、有問(wèn)題信貸業(yè)務(wù)處理材料：在訴訟時(shí)效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書(shū)》；《貸款風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi)認(rèn)定表》、《不良貸款認(rèn)定審批表》及相關(guān)認(rèn)定資料；事實(shí)風(fēng)險(xiǎn)客戶(hù)退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤(pán)活、保全方案及組織實(shí)施情況報(bào)告；通過(guò)法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關(guān)資料等。

7、信貸業(yè)務(wù)總結(jié)評(píng)價(jià)報(bào)告。

8、信貸管理系統(tǒng)中相關(guān)電子檔案資料完整性情況說(shuō)明。第十五條綜合類(lèi)檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類(lèi)報(bào)表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報(bào)告、調(diào)查檢查報(bào)告、審計(jì)稽核報(bào)告等。第十六條、本節(jié)規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各聯(lián)社檔案管理中的主要內(nèi)容，但不限于此。權(quán)證類(lèi)、要件類(lèi)必須存放原件，其他各類(lèi)檔案可存放復(fù)印件。所有復(fù)印件在不影響信用社權(quán)益的前提下，經(jīng)主管信貸員（客戶(hù)經(jīng)理）將復(fù)印件與原件核實(shí)后，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，核對(duì)日期并簽名確認(rèn)。

第四章信貸業(yè)務(wù)檔案管理

第十七條、信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門(mén)經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類(lèi)要求對(duì)檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時(shí)移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員要及時(shí)對(duì)相關(guān)部門(mén)移交的檔案資料進(jìn)行收集整理，歸檔入庫(kù)；建立目錄索引，記錄信貸部門(mén)移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認(rèn)移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。

（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶(hù)編號(hào)建檔，專(zhuān)盒(或夾)保管，標(biāo)明客戶(hù)全稱(chēng)和立檔時(shí)間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時(shí)間排列卷號(hào)。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類(lèi)要求進(jìn)行排序。客戶(hù)基本資料可以歸集后獨(dú)立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔(dān)保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。

2．目錄、標(biāo)注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級(jí)目錄。一是建立檔案庫(kù)客戶(hù)目錄，檢索定位到客戶(hù)層次，法人客戶(hù)及個(gè)人客戶(hù)分開(kāi)編目。二是以客戶(hù)為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶(hù)名稱(chēng)、卷號(hào)、卷名(包括審批時(shí)間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。

3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊(cè)，以運(yùn)作程序及資料形成時(shí)間編制頁(yè)碼。

4．與房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商、汽車(chē)經(jīng)銷(xiāo)商等合作批量辦理的個(gè)人消費(fèi)信貸業(yè)務(wù)、個(gè)人住房貸款業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議項(xiàng)下客戶(hù)歸集建立總檔，以客戶(hù)名稱(chēng)、審批發(fā)放時(shí)間建立總檔目錄，以具體客戶(hù)為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個(gè)人客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)逐戶(hù)建檔。

5．貸款臺(tái)賬等難以逐戶(hù)歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷(xiāo)客戶(hù)檔案等重要檔案另柜存檔。《貸審會(huì)投票表決表》、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄本等貸審會(huì)檔案，以會(huì)次裝訂成冊(cè)，逐年建檔。本級(jí)社直接經(jīng)營(yíng)的信貸業(yè)務(wù)，其信貸運(yùn)作檔案歸入客戶(hù)檔案管理；經(jīng)本級(jí)社貸審會(huì)審議、下級(jí)社經(jīng)營(yíng)的信貸業(yè)務(wù)，本級(jí)社信貸運(yùn)作檔案作為貸審會(huì)檔案附件歸檔。

第十八條、縣級(jí)、市級(jí)聯(lián)社（辦事處）經(jīng)辦的信貸業(yè)務(wù)資料和省聯(lián)社需保管的法人客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案，由本級(jí)信用社經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)發(fā)生后整理好信貸業(yè)務(wù)原始資料，編制好移交清單，將全部資料移交給本級(jí)聯(lián)社信貸管理部門(mén)負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案管理的指定人員，經(jīng)初步審核后，由該指定人員對(duì)信貸業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給本級(jí)聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門(mén)的指定人員，雙方簽字確認(rèn)。本級(jí)聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級(jí)聯(lián)社檔案管理人員入庫(kù)。

第十九條、貸后檢查記錄、貸款五級(jí)分類(lèi)資料、企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表、各種證書(shū)的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時(shí)移交。即主管信貸員（客戶(hù)經(jīng)理）取得資料后，實(shí)時(shí)或批量移交給原信貸檔案接收部門(mén)的貸后監(jiān)督檢查部門(mén)指定人員，雙方簽字確認(rèn)。貸后監(jiān)督檢查部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級(jí)綜合檔案部門(mén)。

第二十條、信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱。各級(jí)信用社要建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度。

（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員負(fù)責(zé)登記借閱人員名單、時(shí)間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認(rèn)。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊(cè)，用后必須及時(shí)歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格保密，原則上不對(duì)外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機(jī)關(guān)依法需查閱、影印時(shí)，必須持有協(xié)助查詢(xún)通知書(shū)或其他有效法律文書(shū)，以及查閱人工作證明。查閱時(shí)，信用社應(yīng)有專(zhuān)人在場(chǎng)陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫(xiě)檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫(kù)的權(quán)證類(lèi)檔案，一律不得外借。

第二十一條、檔案庫(kù)房建設(shè)及檔案存放。檔案庫(kù)房要按照當(dāng)?shù)卣畽n案行政管理部門(mén)的相關(guān)要求設(shè)。檔案庫(kù)應(yīng)配相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強(qiáng)光、防潮濕、防蟲(chóng)蛀等方面的設(shè)施。

第二十二條、檔案保管。檔案管理人員要對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門(mén)要定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書(shū)面記錄檢查結(jié)果。

檔案保管期限：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少5年；中長(zhǎng)期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務(wù)到期時(shí)未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長(zhǎng)期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷(xiāo)的信貸業(yè)務(wù))信貸業(yè)務(wù)檔案、各種報(bào)表的匯總表、檔案保管及銷(xiāo)毀清冊(cè)要永久保管。第二十三條、信貸業(yè)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀。保管期滿(mǎn)的法人客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案要按照以下程序銷(xiāo)毀：

（一）檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制法人客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。

（二）經(jīng)檔案保管聯(lián)社主管信貸管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人同意，并在法人客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

（三）檔案管理部門(mén)和信貸管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷(xiāo)毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)；銷(xiāo)毀后，要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告主管信貸管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人。政府檔案行政管理部門(mén)對(duì)檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷(xiāo)毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時(shí)執(zhí)行，禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。第二十四條對(duì)于未按本規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷(xiāo)毀、擅自對(duì)外提供、涂改、偽造客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案和擅自透露客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

第五章附則

第二十五條、本辦法實(shí)施前已辦理信貸業(yè)務(wù)的檔案原則上要按本辦法進(jìn)行補(bǔ)充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴(yán)格按照本辦法進(jìn)行管理。

第二十六條、以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案也要集中到綜合檔案部門(mén)保管。個(gè)體工商戶(hù)貸款業(yè)務(wù)檔案管理參照本章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，農(nóng)戶(hù)貸款業(yè)務(wù)檔案管理比照此辦法，并可適當(dāng)簡(jiǎn)化。各市州聯(lián)社（辦事處）可結(jié)合實(shí)際情況制定信貸業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施細(xì)則，并報(bào)省聯(lián)社備案。

第二十七條、各級(jí)（辦事處）聯(lián)社在未建立貸后監(jiān)督檢查部門(mén)之前，法人客戶(hù)信貸業(yè)務(wù)檔案由信貸管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理、審核，并直接移交綜合檔案部門(mén)。

第二十八條、本辦法由公司負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。