第一篇：檔案管理外包

國內金融服務外包浪潮興起 檔案管理外包服務

應運而生

去證券公司開戶后會留下開戶資料、去銀行辦理業(yè)務就有業(yè)務憑證、和保險公司簽訂合同會留下相關資料??隨著各種紙質文檔不斷累積和新業(yè)務的推出，如何安全、高效管理公司檔案已成為金融企業(yè)最關心的問題之一。

據(jù)了解，目前一些銀行、證券等金融機構為了保存檔案，不得不在寸土寸金的公司總部騰出相當空間存放檔案，甚至自己不得不另外在外租賃場地辦公，無論從管理效率、成本核算等方面來看都不經(jīng)濟。不過，在國內金融服務外包浪潮興起的大背景下，金融企業(yè)檔案管理外包服務也應運而生，金融企業(yè)短期內有望一解燃眉之急。

金融服務外包浪潮興起

近年來，以服務外包為主要特征的新一輪世界產業(yè)調整正在興起，而中國也成為服務外包發(fā)展最快的國家之一，其中上海已經(jīng)逐步形成國際金融中心和航運中心，成為引領國內發(fā)展潮流的風向標。

目前，世界500強的跨國企業(yè)陸續(xù)將其總部或亞洲總部落戶上海，上海地區(qū)的工商企業(yè)越來越多，包括越來越多的銀行、保險、證券、會計所、律師行等。隨著上海向“四個中心”發(fā)展，第三產業(yè)在上海GDP中的比重越來越大，與之配套的服務外包行業(yè)也日漸風起云涌。

實際上，金融業(yè)的服務外包可以追溯到20世紀70年代。當時，一些金融公司為節(jié)省成本，將打印及記錄等一些業(yè)務外包。上世紀八九十年代，隨著計算機和信息技術的飛躍發(fā)展，源于專業(yè)化分工深化的企業(yè)管理革命，以及第三產業(yè)內市場競爭日益殘酷的壓力，發(fā)達國家出現(xiàn)了一輪金融服務外包浪潮，外包規(guī)模已經(jīng)超過2000億美元，覆蓋了銀行、保險、證券、投資等各類金融機構。

從需求看，隨著專業(yè)化分工的深化，銀行、保險、證券業(yè)的企業(yè)迫切需要把原本屬于公司內部管理的部分職能，尤其是勞動密集的、影響核心競爭力提升的那些業(yè)務，如文檔存管、紙幣處理資格、人事、銷售管理等外包和外移，從而擴大本企業(yè)人均推動的金融資產規(guī)模，有效提高企業(yè)核心競爭能力。

業(yè)內專家指出，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業(yè)更多關注于核心業(yè)務，更有效地分配和使用資源。外包服務商專業(yè)化的分工與運作使得企業(yè)產生規(guī)模效益，同時通過累積的經(jīng)驗與學習，不斷提高勞動生產率，使得整體商業(yè)體系的運作效率與結果明顯優(yōu)于傳統(tǒng)的“大而全”“小而全”的傳統(tǒng)企業(yè)運作模式。

以管理水平著稱的美國GE公司總部人數(shù)只有170多人，全球性大型優(yōu)秀企業(yè)的總部管理人員數(shù)量都在百人左右。大量的非核心業(yè)務全部外包，是無數(shù)公司經(jīng)過不斷實踐探索得出的最佳選擇，也是市場競爭的必然結果。

金融企業(yè)檔案管理成本居高不下

從國內檔案管理服務外包的市場來看，隨著第三產業(yè)在國民經(jīng)濟中比例的不斷提高，各類法人單位的數(shù)量以及每年生產的紙質文檔也越來越多。以金融行業(yè)為例，隨著市場的開拓和服務類別的增加，檔案數(shù)量呈幾何倍數(shù)的增加，同時隨著市場的規(guī)范和國際化，對檔案存放管理的要求卻越來越高，作為非核心業(yè)務的檔案管理人員的增加將直接影響公司的競爭能力和市場形象，檔案存儲管理的服務外包就成為這一困境下的唯一出路。

對于證券公司來說，投資者開戶有一份資料，隨著創(chuàng)業(yè)板、融資融券、股指期貨等新業(yè)務的推出，證券公司的檔案也越來越多。一個保險公司，從其一項業(yè)務如壽險來說，每年有多少人投保就有多少份合同；每個投保者還能存活多少年就得保存多少年，有些甚至超過投保人的壽限。一個銀行，不說其每年的巨量財務憑證，也不說其結算、儲蓄、信貸等業(yè)務，僅就似乎產生紙質文檔最少的信用卡業(yè)務來說，有多少張該行的信用卡就有多少份信用卡申請書（代合同）保存。

顯而易見，隨著時間的推移，一個公司存續(xù)時間越長，需要保存的紙質文檔越多，而隨著紙質文檔越來越多，法人單位為此付出的代價也越來越大。為了保存紙質文檔，公司每年需花費人力去裝訂、整理、維護，占用辦公室的面積，為此付出昂貴的租金或同值的機會成本（如果是自有的辦公用房）。此外，紙質文檔都有保管的時間要求（例如有的需保存15年，有的需永久保存等）；有質量要求（若干年取出以后還能用等）；有保管要求（如防霉、防蛀、防火、防潮等）。文檔管理成為企業(yè)管理的一個重要方面，也是企業(yè)質量管理標準的一個重要內容。

據(jù)了解，一家股份制銀行上海分行租賃了一個舊廠房改建成檔案庫房，租金180萬元一年，改造費用高達2000多萬元，而且每年還有水電人工等管理成本，但改造的庫房3年就放滿了各類檔案。一家證券公司在總部用一層樓面存放檔案，而部分公司員工不得不在花費幾百萬租金租賃的辦公樓工作；另一家證券公司利用自有房屋改建庫房，投資數(shù)百萬元僅夠存放三年的檔案，前兩年庫房空置率很高，一旦快滿又要投資新建，另外所有券商營業(yè)部也都需要一到兩間房間用來存放客戶資料。

業(yè)內人士表示，目前大部分企業(yè)，尤其是第三產業(yè)中大部分企業(yè)，對紙質文檔的管理大都滿足不了紙質文檔的儲存保管要求，達不到標準。而公司每年為它們達標整改而采取臨時補救措施的費用，除了部分進入直接費用，其余就是紙質文檔保管的間接費用。

檔案管理服務外包應運而生

而相對于商業(yè)文檔存儲巨大的外包需求，尤其是高端產業(yè)的迫切需求，目前國內市場上的服務提供商得狀況不容樂觀，可以說是缺失嚴重。

國內部分先進的金融企業(yè)，迫于內部管理需求和行業(yè)規(guī)范要求的壓力，面對文檔存儲保管高端服務提供商的缺失，無奈之下嘗試自建檔案館來保管重要的商務文檔。雖然這可以說是一種進步，暫解了燃眉之急，但實際上也是不經(jīng)濟的權宜之計，難免陷入人均創(chuàng)利水平下降、成本增加，重返“大而全”、“小而全”模式的不歸路。從國際上的行業(yè)狀況看，上世紀八九十年代以來，國際上的金融企業(yè)沒有一家銀行、保險、證券公司自建檔案倉庫，自管檔案資料。

在此背景下，專業(yè)檔案管理外包服務應運而生。去年年底，由中信集團和上海張江（集團）有限公司合資成立的上海信源張江有限公司與若干有深厚金融、證券背景的投資者在浦東張江共同投資創(chuàng)辦了上海仁通檔案管理咨詢服務有限公司。這是上海第一家專業(yè)從事高端紙質商業(yè)文檔存儲保管服務外包的公司，服務的主要客戶包括銀行、保險、證券以及會計所、律師行等上海構建國際金融中心的產業(yè)主體中的高端客戶。

據(jù)了解，上海仁通正在投資建造約兩萬平方米的現(xiàn)代化紙質文檔存儲倉庫，其建筑結構和內部設施設備嚴格按照國家關于檔案館的建筑和管理標準建造，這在商務檔案的存儲保管中是遙遙領先的，符合所有檔案管理的要求。現(xiàn)已投入使用的庫房為獨立建筑體，高六層，共有23個庫房，總面積約6200平方米，目前新華保險、鵬程會計師事務所等單位的檔案已經(jīng)正式入庫，多家證券公司也將進行托管。公司庫房位于臨近安亭的花橋國際商務城，此處交通便利，京滬高速、上海交環(huán)線（A30）、312國道和地鐵11號線均匯聚于此，無論是文檔的運輸還是前往調閱都很方便。

上海仁通總經(jīng)理郭景新表示，公司只負責文檔的存儲和管理，故公司在文檔的包裝、運輸、交接、入庫、存儲管理、出庫的過程中皆不接觸文檔內容，仁通公司與客戶文檔內容完全隔絕，把自身定位為客戶文檔的延伸倉庫。

顯然，如果說上海現(xiàn)代服務業(yè)產業(yè)鏈條中，能夠承接第三產業(yè)中高端客戶紙質文檔存管的服務外包環(huán)節(jié)尚是空白，上海仁通則填補了之一空白。銀行、證券、保險等金融企業(yè)要做大做強，提高人均推動金融資產規(guī)模和人均創(chuàng)利水平，上海仁通為此創(chuàng)造了條件

第二篇：檔案管理

北杈城小學素質教育督導評估“316”工程評估材料準備目錄

一、辦學方向

1．學校中長期發(fā)展規(guī)劃、實施計劃及辦學目標和任務。

2．教師考核評價制度(方案)。

3．適齡人口入學情況統(tǒng)計表，殘兒少入學情況統(tǒng)計表。

4．留守學生花名冊，關愛留守兒童的有關制度、措施等材料。

5．學校確保適齡兒童按時入學、學籍管理、控輟保學相關規(guī)定、措施的資料。

二、領導班子

1．校長聽、評課記錄，校本教研情況，作報告講座等資料。

2．領導班子建設情況，成員個人校長聽、評課記錄，校本教研情況，作報告講座等資料。

3．備課組工作資料。

三、教師隊伍

1．師資水平統(tǒng)計表，教職工、專任教師花名冊，教師分工情況登記表。

2．電教設備施用情況登記表。

3．校本資源庫建設情況。

4．師德建設有關記載、制度。

5．班主任工作評價制度和獎懲制度。

6．教師按時參加各類培訓情況，教師培訓經(jīng)費落實情況資料。

7．教師業(yè)務檔、繼續(xù)教育檔。

8．青年教師、骨干教師培訓制度、培訓計劃及實施情況的檔案。

四、規(guī)范辦學

1．學校各類組織機構及分工情況表，各類會議記錄、校務日志、班務日志。

2．學校教代會、工會活動情況的有關材料、檔案。

3．校長聽課及論文發(fā)表資料。

4．制訂有學校章程，有學校規(guī)章制度匯編（行政管理、教學管理、教職工隊伍管理、學生管理、資產管理、后勤管理、安全管理、檔案管理等學校內部管理制度）。

5．各類安全制度、各類安全預案及定期演練等資料。

6．設施、設備管理制度。

7．學生學籍管理制度及學生信息表。

8．教學安排、教學檢查等資料。

9．地方課程、學校課程落實等資料。

10．學校常規(guī)教學管理相關文件、通報、資料。

11．科學實驗課、綜合實踐課所開成的實驗報告等資料。

12．減輕學生課業(yè)負擔等資料。

13．家長會、家長學校、家長委員會活動情況的相關資料、檔案。

14．德育工作領導小組及分工，德育工作計劃，德育活動有關資料。

15．學生成長記錄袋，學生德行，學生素質教育報告冊資料及檔案。

16．德育宣教陣地（廣播室、閱覽室、板報）等資料。

17．班隊活動、學生干部培養(yǎng)、學生評優(yōu)、學生進步表彰獎勵、國旗下講話稿等記載、文件、檔案。

18．法制教育開展情況的檔案資料。

19．舉辦“兩節(jié)兩會”（藝術節(jié)、科技節(jié)）資料。

20．實施陽光體育運動有關資料，“兩課兩操”活動落實等有關資料。

21．體質檢測和健康教育、心理健康教育、衛(wèi)生講座、傳染病防治等有關表冊、資料。

22．各種興趣小組活動情況的資料檔案。

23．勞動教育工作計劃、實施方案及實施情況的資料檔案。

五、教育科研

1．學校教研機構、規(guī)劃及制度建設等資料。

2．教研活動開展情況，課題研究、實施、進展、成果推廣，及活動記載檔案。

六、高效課堂

1．高效課堂實施方案

2．課堂氛圍

3．課堂評價標準及聽課記錄

4．學生作業(yè)完成情況資料

5．班級課堂管理模式和班級特長學生數(shù)量

七、教育經(jīng)費

1．學校公用經(jīng)費、建設經(jīng)費及寄宿生生活補助撥款及發(fā)放情況的資料。

2．教職工養(yǎng)老、醫(yī)療等社會保險的住房公積金辦理的相關資料。

3．學校校務公開情況的資料。

4．經(jīng)費管理制度。

5．教師培訓經(jīng)費。

6．教育財務檔。

八、辦學條件

1．校園總體規(guī)劃并附規(guī)劃圖。

2．辦學條件情況統(tǒng)計表。

3．校舍改造、設備添置的相關資料。

九、校園安全

1．管理機構。

2．管理制度和應急預案。

3．安保措施、消防設施、安全視頻網(wǎng)絡、交通安全、用水用電安全、安全通道、樓梯護欄等。

4．安全教育工作開展情況。

5．周邊環(huán)境。

十、教育質量

1．學困生轉化情況的資料檔案。

2．科普知識宣傳材料，學生“三小”（小發(fā)明、小制作、小創(chuàng)造）活動開展及獲獎情況的資料檔案。

3．學生體質健康測試記錄表。

4．音樂、美術成績考核統(tǒng)計表，學生作品獲縣級以上獎勵資料。

第三篇：檔案管理

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建設工程檔案管理制度

一、管理責任部門及相關人員職責............................2

二、檔案分類及歸檔范圍、要求..............................3

三、檔案移交、整理、編號..................................8

四、檔案的利用............................................9

五、檔案的保管...........................................11

六、檔案的銷毀...........................................12

七、檔案保密制度.........................................13

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一、管理責任部門及相關人員職責

（一）、人事行政部人事行政專員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向人事行政部經(jīng)理負責。

（二）、總經(jīng)理負責審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。

（三）、人事行政部經(jīng)理負責審核《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》、《檔案借閱審批表》、《檔案查閱審批單》、《檔案復制審批單》，以及對檔案意外損毀事件進行調查并提出報告。

（五）、其他部門經(jīng)理負責審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復制審批單》、《檔案查閱審批單》和明確相關人員負責收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責。

（六）、人事行政專員負責：

1、制度的推進與執(zhí)行；各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；

2、督促檔案資料的移交；

3、檔案的收集、接收、鑒定、分類、裝訂、編號、編目、保管、銷毀、編研等；

4、檔案的提供利用、登記；

5、檔案室設備、設施的保管維護；

6、負責檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據(jù)錄入、維護。

（七）、各部門資料員/兼職資料員

1、制度在部門的執(zhí)行；

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作；

3、負責收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內的文件，正規(guī)保管及利用，按期移交檔案室；

4、推進本部門對檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；

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（八）、檔案管理工作作為人事行政專員、部門資料員、部門兼職資料員每月工作計劃評價的考核內容之一。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

1、文書檔案 1.1歸檔范圍： 1.1.1、集團資料

（1）各類營業(yè)證照（營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、開發(fā)資質證書、稅務登記證、投資協(xié)議、國土成交確認函、國土合同等（2）公司章程

（3）集團公司或股東方發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文 1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報的各類正式行文 1.1.3、外來文件

各政府機關部門、協(xié)會、學會下發(fā)給公司的與工程項目無關的其他行政性質的通知、邀請等文件 1.1.4、會議資料

（1）會議紀要利用明源流程存檔（2）專題會會議講義 1.1.5、法律文件

（1）合同、協(xié)議審核；（2）訴訟材料

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1.1.6、物資采購合同 1.1.7、車輛資料

公司擁有所有權或使用權的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料 1.2歸檔要求：

1.2.1、集團證照資料：由人事行政專員關注各類營業(yè)證照更新時間，在證照更新后1周內提出檔案復制申請，取得復印件存入檔案室，并統(tǒng)一加蓋“僅限 用”字樣。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來文件、車輛資料由行政專員處理完成后3日內直接移交。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內移交檔案室。

1.2.4、銷售支持部門資料：銷售過程中產生蓋有銷售公司公章的承諾函或證明、銷售政策文件由銷控專員于產生后3日內移交檔案室；客戶資料、銷售合同由銷支助理在分戶產權證辦理完成后1個月內以樓棟為單位移交檔案室。

2、人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議；

2.1.2一般員工調動、任免、離職、降職文件；

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2.1.3職稱評定材料； 2.1.4面試表；

2.1.5勞務合同糾紛及處理材料； 2.1.6員工培訓計劃、總結、方案 2.2、歸檔要求

2.2.1員工個人檔案由人事專員保存于部門檔案柜； 2.2.2績效管理資料由人事專員于每年2月份移交檔案室； 2.2.3薪酬資料由人事行政部負責人保管。

3、科技檔案

3.1、歸檔范圍（附件：詳細列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察設計、施工、工程監(jiān)理的招投標文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預算、結算文件： 3.1.3項目核準（立項）階段 3.1.4方案審查階段 3.1.5初設審查階段 3.1.6施工許可證階段 3.1.7預售階段

3.1.8竣工驗收備案登記階段 3.1.9產權證辦理階段

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3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關部門或行業(yè)管理部門的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內移交檔案室；銷支取得派出所出具的門牌號文件后3日內移交人事行政專員。

3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成之日起七日內移交人事行政專員。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認”章。

3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交人事行政專員，人事行政專員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財務部存檔”字樣后移交財務部。

4、會計檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會計賬簿類：

（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細賬；（4）輔助賬簿； 4.1.3財務報告類：

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（1）決算報表（經(jīng)會計師事務所審計后）；（2）月度、季度財務報表；（3）不定期重要一次性報表；（4）審計報告；（5）驗資報告；（6）資產評估報告。4.1.4其他類：

（1）會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；（2）銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單； 4.2、歸檔要求

4.2.1會計憑證、賬簿由財務部負責人指定人員保存于部門檔案柜，財務部相關人員應于次月前5個工作日內完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。；

4.2.2財務報告類、其他類會計檔案由財務部負責人指定人員于資料產生后3日內移交檔案室。

5、實物檔案

5.1、歸檔范圍： 5.1.1、照片、音像類

（1）反映公司工程建設、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

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（2）黨和國家領導人及著名人物參加與集團公司有關的重大公務活動。

（3）公司組織或參與的重大外事活動。（4）記錄公司重大事件。

（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結大會)。（6）其他具有保存價值。

5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等

5.1.3、上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號

1、移交

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1.1、人事行政專員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。

1.2、各責任人按期移交檔案時在人事專員處相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，并確認簽字。

1.3、各部門培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在相關費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認可后財務部才給予核報。

2、整理

人事行政專員：鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內目錄→錄入軟件系統(tǒng)→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

3、編號

全宗號——保管期限—件號

四、檔案的利用

1、查閱

1.1、查閱的授權范圍

（1）總經(jīng)理、人事行政部負責人有權查閱全部范圍檔案。（2）部門經(jīng)理有權查閱本部門產生的所有檔案。（3）普通員工有權查閱本部門職責范圍內的檔案。（4）跨部門檔案查閱需由主管領導批準。

（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權，均無權查閱該檔案。

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1.2、檔案查閱程序要求

（1）權限內的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質查閱。（2）權限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領查閱者在檔案室查閱相關資料，閱后即時歸還。

2、借閱

2.1、借閱程序要求

（1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料；（2）人事行政專員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案借閱登記表》上簽字，備查。2.2、檔案的歸還

（1）借出的檔案原件，人事行政專員應定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。

（2）檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應無故扣押檔案。2.3、其他規(guī)定

會計檔案原則上不借出。

3、檔案復制

申請復制檔案者完成審批流程后，由人事行政專員調取檔案原件進行復制提供給查閱者，且在檔案復印件上加蓋“本復印件僅限于 用”字樣的印章。

所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當事人自行復印，必須按程序辦理。

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五、檔案的保管

1、檔案的保管期限

人事行政專員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

保管期限明細參見附件。

2、專項檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門檔案（含會計檔案）：應指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。

2.3、電子版檔案的傳遞和保存

（1）原則上除電子設備檔案和財務憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。

（2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調用。

（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

3、檔案的正式裝盒、造冊、錄入軟件系統(tǒng)

3.1、裝訂要求：參照陜西省西安市檔案管理裝訂的統(tǒng)一標準進行。3.2、裝盒、調整軟件系統(tǒng)時間：人事行政專員于每年三月進行上年檔案的正式裝盒造冊及系統(tǒng)調整工作。

4、檔案的存放

檔案建目后應存放在專用檔案盒內，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內應有卷內目錄（分目錄）及備考表。

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裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內，按照、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

5、檔案室環(huán)境

檔案室內應放置滅火器（干粉或1211），人事行政專員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應經(jīng)常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。

人事行政專員負責對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等情況進行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。

6、檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，人事行政專員應立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，人事行政專員或借用人應請有關部門協(xié)助設法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應組織對事件發(fā)生的原因進行調查，追究有關人員的責任。

六、檔案的銷毀

1、目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。

2、程序及要求

2.1、人事行政專員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交人事行政部經(jīng)理及行政財務總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前人事行政專員應再次進行核對；銷毀時應有人事行政專員和監(jiān)銷人同時在場；銷毀后人事行政專員在銷毀登記表上簽字確認。2.3、檔案銷毀情況應錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。

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3、會計檔案的銷毀

3.1、會計檔案的銷毀應由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.3、銷毀會計檔案時，應當由檔案室和財務部共同派人員監(jiān)銷。3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務負責人。

3.5、保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談論秘密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內容；

2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀；

3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內容；

4、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便，將公司的客戶和業(yè)務自行經(jīng)辦或處理；

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5、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便將所掌握的業(yè)務秘密轉交給其它單位從事與本司業(yè)務相關的工作；

6、嚴禁與工作無關的人進入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務部資料室、工程部資料室等辦公重地；

7、公司領導或與公司利益密切相關的人員出差的任務、去向，知情者不得向他人泄露；

8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵；對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰；對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關對其依法處理。本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

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2013年6月

第四篇：檔案管理

1、中華人民共和國檔案法的作用

為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，制定本法。

2、外國檔案編目的含義、任務和原則

含義：就是指把檔案管理的成果固定化，編制各種各樣的檔案檢索工具，使利用者能夠查到所需要的檔案文件。

任務：就是在檔案整理成果固定化的基礎上，為利用者查找檔案文件鋪平道路。原則：

3、檔案工作的管理體制

4、檔案中介機構的含義與任務

含義：檔案中介機構是一種社會服務性機構，是由檔案行政部門和工商主管部門審批，自收自支，獨立核算，是獨立的法人組織，直接為機關、企業(yè)和個人代辦檔案事務的社會服務機構。

任務：（1）、服務功能。以完成用戶委托的具體業(yè)務為主，主要包括：(1)傳授檔案專業(yè)知識和技能的業(yè)務培訓；(2)承接委托檔案的整理服務；(3)在檔案或技術轉讓過程中的技術中介服務，受委托代查代保管代寄存檔案服務；(4)現(xiàn)代化技術的設計推廣就用服務(如計算機輔助檔案管理系統(tǒng))。

（2）、咨詢功能。咨詢服務有口頭咨詢和書面咨詢?yōu)橹鳌Ｗ稍兎罩饕晌宸矫娼M成：(1)技術咨詢，以檔案業(yè)務部門在檔案管理活動中的技術問題為咨詢的主要內容；(2)管理咨詢，以檔案管理業(yè)務為咨詢的主要內容；(3)專業(yè)咨詢，以提供種類專業(yè)知識為主要咨詢內容；(4)研究咨詢，以提供政策性研究報告為主；(5)設計咨詢，以提供國內外檔案理論研究成果與檔案工作的動態(tài)以及各項檔案科研成果為主要內容。在以上各種咨詢活動中要告知解決問題的具體途徑和方法，提出指導性意見和具體方案。

（3）、法定功能。檔案中介機構的法定功能，就是開展檔案鑒定、評估業(yè)務。國有企業(yè)，檔案作為一種財產，列入國有資產管理之中，檔案的評估業(yè)務也隨之產生。

5、信息資源代發(fā)和共享時代的檔案利用

6、檔案用戶需求的構成

7、會計檔案的歸檔

一、歸檔時間（1）、每年形成的會計檔案，有會計部門按照財務例行歸檔要求負責整理立卷和裝訂成冊，當年的會計檔案會在會計終了后，可暫由財務部門保存一年，期滿之后，由財務部門編訂清冊，在隔的一季度一交給檔案中心。

二、（1）、凡是歸檔的會計專業(yè)資料，都應將憑證、賬簿和各種報表按項目分類，按憑證號、按時間順序先后排列。（A）、各種原始憑證要裝訂成冊，封面目錄填寫完整、清楚；（B）、各種賬簿、單行本，按統(tǒng)一編排頁次，封面內容要填寫完整、準確；（C）、各種報表按年、季、月分別裝訂成冊（2）、需要歸檔的案卷，裝訂時一律將金屬物（大頭針、曲別針、圖釘?shù)龋┏簦镁€繩裝訂；（3）、會計檔案的用紙、封皮、裝訂規(guī)格應盡量統(tǒng)一，如需變化時，財務部門應當先與檔案

部門協(xié)商統(tǒng)一后變動，以便于保管（4）、會計檔案的書寫字跡材料要符合清晰、耐久等檔案保管的要求，特別是長期和永久保管的檔案，計算機打印要用激光打印機，手寫材料要用碳素墨水筆和藍黑墨水筆；

一、科技檔案管理的研究對象、任務和方法

科技檔案管理學的基本研究對象是科技檔案和科技檔案工作。

科技檔案管理學的研究任務是研究科技檔案的本質、形成過程及其規(guī)律、種類、構成、特點、功能和作用以及科技檔案的實體管理和開發(fā)利用等；研究科技檔案工作的基本原則和性質；研究檔案事業(yè)組織和管理。

科技檔案的研究方法：以生產活動和生產力發(fā)展狀況為出發(fā)點，以現(xiàn)代科技知識為基礎。

二、科技文件材料和科技檔案的概述、功能、特點(一)科技文件材料概述和類型

科技文件材料：記錄和反映生產、科研、紀檢、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術文件的總稱。

類型：(1)圖樣科技文件材料

(2)文字科技文件材料

(3)其他形式的科技文件材料

（二）科技檔案的概述

企事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件。

（三）、科技檔案的功能

1、科技檔案的知識儲備和依據(jù)憑證功能。

2、科技檔案情報功能。

3、科技檔案的促進生產力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益的功能。

（四）、科技檔案的特點

專業(yè)性、種類和類型的多樣性、成套性、現(xiàn)實性等特點。

三、科技文件材料的形成、積累

（一）、科技文件材料的形成。

科技文件形成工作，就是伴隨著企事業(yè)單位管理活動的進行，按照一定的原則、要求與方法，有秩序地、有規(guī)律地編制和逐步形成文件的工作。

(二)、科技文件材料的積累

指按照一定的要求和方式，將文件材料及時集中的妥善保管起來。

積累工作的基本要求：一是明確職責。二是明確范圍，三是確保積累質量，四是完善積累條件。

科技文件形成積累的方法和措施

1、以科技、生產程序和有關標準、規(guī)范為依據(jù)；

2、根據(jù)產品開發(fā)的類型和建筑工程的性質；

3、抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的科技文件材料；

4、做好三納入、四參加、四同步，使科技文件材料形成積累制度化。

四、科技文件材料鑒別、整理、歸檔

(一)科技文件的鑒別.文件材料鑒別工作的主要內容包括：歸檔文件完整性的鑒別、歸檔文件準確性的鑒別、文件屬性的鑒別、文件保存價值和保管期限的鑒別以及歸檔文件密級的鑒別。(二)、科技文件材料的整理 1、組卷原則

遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持科技文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用（成套性）。

2、組卷的要求

（1）案卷內科技文件材料內容必須準確反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的真實情況。

（2）文件材料要真實、齊全完整、益于長期保存。

（3）案卷內科技文件材料的載體和書寫材料應符合耐久要求.不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆等。3、組卷方法

(1)直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所在針對的項目里組卷。

(2)產品、科研課題、基建項目、設備儀器方面的科技文件材料按其部件、結構、階段等分別組卷。

（3）引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。

（4）一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖，并單獨組卷；采用了這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號。組卷方法

（5）底圖以張為單位單獨保存和管理。

（6）產品更新?lián)Q代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原產品案卷之后。

(7)設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

4、卷內科技文件材料的排列

案卷內管理性文件按問題、時間和重要程度排列。

案卷內圖樣材料按圖樣目錄排列沒有圖樣目錄的按其所反映的隸屬關系和有機聯(lián)系排列。

案卷內科技文件材料排列應文字材料在前、圖樣在后.有譯文的譯文在前,原文在后.5、案卷編目

a、卷內科技文件材料頁號編寫 b、案卷封面的編制 c、案卷脊背的編制

d、卷內目錄的編制 E、卷內備考表的編制

6、案卷裝訂

1）案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。

2）案卷內不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面的，破損的要修復,圖紙折疊時標題欄露在右下角。

3）長期保存的案卷裝訂時必須去掉金屬物。

4）案卷采用散裝形式時，卷內文件材料要按照要求有序排列。并且每份文件的右上角要加蓋“檔號章”.(三)、科技文件的歸檔

科技文件歸檔制度是用來指導歸檔工作的依據(jù)。歸檔制度的內容包括歸檔范圍、時間、要求、份數(shù)、歸檔手續(xù)。

五、科技檔案的管理

科技檔案的管理包括：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用。

（一）科技檔案的收集 科技檔案收集工作，是指基層科技檔案部門和科技專業(yè)檔案館，根據(jù)國家和專業(yè)主管機關工作的規(guī)定，通過接收等方式，把具有保存價值的科技文件或科技檔案，集中到科技檔案部門統(tǒng)一管理的一項業(yè)務管理活動。(二)科技檔案的整理

科技檔案的整理，是科技檔案進入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術處理過程，即通過對科技檔案的分類或歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。分類原則、構成

是以全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結合檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理與開發(fā)利用。

科技檔案分類方案的構成：說明、類目表和類號。

分類的基本方法：對象分類法、特征分類法。科技檔案具體分類

產品檔案二級類目按種類、型號設置。

科研檔案二級類目按課題設置。

基建檔案二級類目按工程性質或用途設置。

設備儀器類檔案二級類目按設備儀器種類設置。

科技檔案的排架、編號

產品、科研、基建、設備儀器類檔案分別按大類、項目（一個產品、一個課題、一項工程、一臺設備儀器）排架。

科技檔案號主要指科技檔案全宗號、分類號和案卷號。產品、科研、基建、設備儀器類檔案分別以最低分類類目編寫案卷順序號。

(三)科技檔案的鑒定

科技檔案的鑒定就是根據(jù)一定的原則和標準，科學地判斷科技檔案歷史與現(xiàn)實的價值，確定其保管期限。

科技檔案鑒定工作包括對科技檔案的價值鑒定和質量鑒別兩方面內容。

（四）科技檔案的保管

科技檔案保管工作，是在科技檔案日常管理中，創(chuàng)造適合科技檔案保管條件與環(huán)境，妥善保管科技檔案，建立和維護良好的科技檔案庫藏秩序和科技檔案業(yè)務工作。

（五）科技檔案的統(tǒng)計

科技檔案的統(tǒng)計工作是通過數(shù)字和報表，掌握和解釋科技檔案宏觀管理和微觀管理基本情況的一項科技檔案業(yè)務工作。

科技檔案的開發(fā)利用，就是將科技檔案中的各種實用價值予以揭示，并通過各種科學有效的方法，直接服務于國家的各項工作，滿足人們的各種利用需求的一項工作。開發(fā)利用工作內容：

建立和完善科技檔案的檢索系統(tǒng)

開展科技檔案編研工作

采取多種方式，直接提供利用

收集反饋信息，不斷完善科技檔案的管理、服務系統(tǒng)

第五篇：檔案管理

存檔：

單位存檔流程：

第一步：由委托存檔單位人事負責人持《委托存檔憑證》及擬調人員名單（包括姓名、出生日期、原檔案存放單位名稱），或由本人持單位介紹信、身份證到檔案管理中心開具調函，領取相關表格、合同；

第二步：持《人才流動商調函》、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調查表》回原檔案存放單位調出檔案及行政、工資介紹信。“近期表現(xiàn)及生育調查表”需原檔案所在單位填寫蓋章并放入檔案；存檔人員填寫《北京市人才流動登記表》封面及第一頁內容；《委托管理人事檔案合同》一式三份由委托存檔單位在乙方蓋章，存檔人員本人在丙方簽字；

第三步：將檔案及行政工資介紹信、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調查表》、《北京市人才流動登記表》、一式三份《委托管理人事檔案合同》一并交回檔案管理中心，領取存檔卡及存檔合同，按規(guī)定交納存檔費(20元/人?月)。

個人存檔流程：

第一步：本人持身份證到檔案管理中心開具調函，領取相關表格，委托他人代辦的須同時出示本人書面委托書；

第二步：持《人才流動商調函》、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調查表》回原檔案存放單位調出檔案及行政、工資介紹信，“近期表現(xiàn)及生育調查表”需原檔案所在單位填寫蓋章并放入檔案；存檔人員填寫《北京市人才流動登記表》封面及第一頁內容；

第三步：將檔案及行政工資介紹信、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調查表》、《北京市人才流動登記表》一并交回檔案管理中心，領取存檔卡及存檔合同，按規(guī)定交納存檔費(20元/人?月)。

檔案轉存：

單位委托存檔轉個人存檔：

委托存檔人員與單位解除聘用關系后，應自解除關系起20日內，辦理檔案轉存或轉出手續(xù)。程序如下：

1、委托存檔單位出具統(tǒng)一格式的《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》，并結清存檔費。

2、本人持第1項中所列的兩份材料、本人的存檔憑證、身份證、原存檔合同，到檔案管理部門簽訂個人委托存檔合同，交納存檔費。

3、轉個人存檔應本人親自辦理，委托他人代辦的需出具本人親筆簽字的書面委托書，并提交雙方的身份證原件和復印件。

4、非北京戶籍存檔人員與單位解除聘用關系后，不能轉個人存檔，須將檔案轉往原籍組織人事部門所屬人才服務機構。

5、凡國家統(tǒng)一派遣就業(yè)的大中專畢業(yè)生未轉正定級的；新參加工作的合同制工人未定級工資的；軍隊轉業(yè)（復員）人員未確定工資的，不能轉個人存檔。

個人存檔轉單位存檔：

1、委托存檔單位領取一式三份《委托保存人事檔案關系合同》，單位在合同乙方蓋章，存檔人員本人在合同丙方簽字。

2、單位人事負責人或存檔人員持《委托保存人事檔案關系合同》、原個人存檔憑證、存檔人員身份證復印件、個人存檔期間應繳納的存檔費，到檔案管理部門辦理轉存手續(xù)。

3、應結清個人存檔期間發(fā)生的費用后再辦理轉存手續(xù)。

單位轉單位委托存檔：

1、原委托存檔單位出具統(tǒng)一格式的《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》，并結清存檔費。

2、新單位人事負責人領取一式三份《委托保存人事檔案關系合同》，單位在合同乙方蓋章，存檔人員本人在合同丙方簽字。

3、新單位人事負責人或存檔人員持《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》、《委托保存人事檔案關系合同》、原存檔憑證、存檔人員身份證復印件，到檔案管理部門辦理轉存手續(xù)。

4、凡國家統(tǒng)一派遣就業(yè)的大中專畢業(yè)生未轉正定級的；新參加工作的合同制工人未定級工資的；軍隊轉業(yè)（復員）人員未確定工資的，檔案不能轉存。

接受應屆畢業(yè)生：

一、接收手續(xù)

1、接收本市生源應屆畢業(yè)生：

委托存檔單位如選定北京生源的大中專畢業(yè)生，由學校、接收單位和市人才檔案管理中心簽訂畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議：

（1）畢業(yè)生在學校領取《高等院校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》一式三份；

（2）單位在用人單位欄填寫意見并蓋章；

（3）市人才檔案管理中心在“單位上級主管部門”簽署意見并蓋章后，畢業(yè)生將協(xié)議交回學校等待派遣。

2、接收非北京生源應屆畢業(yè)生：

委托存檔單位如有接收非北京生源應屆畢業(yè)生意向，須注意登陸北京人才網(wǎng)

（）查詢有關通知，按市人力資源和社會保障局有關規(guī)定及程序向市人才檔案管理中心申報第二年接收需求計劃，待市人力資源和社會保障局下達接收控制數(shù)后，具備接收條件的單位于第二年3~6月按要求申報畢業(yè)生材料。經(jīng)批準同意接收的，參照本市生源應屆畢業(yè)生接收程序辦理。

二、報到及存檔手續(xù):

已通過市人才檔案管理中心簽訂“畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議”的應屆畢業(yè)生，如果通過機要局郵遞檔案，可上網(wǎng)（網(wǎng)址：）或電話查詢檔案是否已寄到，確認到檔后，辦理存檔須帶齊以下材料：

（1）畢業(yè)生就業(yè)報到證；

（2）畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書1份（用人單位留存聯(lián)）；

（3）高校學生管理部門出具的《高校畢業(yè)生生育情況證明》（須證明辦理《生育服務證》及生育子女的情況）；

（4）補充的檔案材料；

（5）填寫完整的《北京市人才流動登記表》及《委托保存人事檔案關系合同》。注意：檔案寄到后須盡快到市人才檔案管理中心辦理存檔手續(xù)。

三、申請落戶的非北京生源畢業(yè)生需提供：

（1）存檔憑證；

（2）京外院校的畢業(yè)生提供《戶口遷移證》，遷往地址按存檔地選擇填寫：

安定門辦公區(qū)地址：北京市東城區(qū)安定門外大街187號北京市人才服務中心（集體）； 文化宮辦公區(qū)地址： 北京市東城區(qū)中華路4號北京市人才服務中心（集體）；

（3）本市院校的畢業(yè)生提供《常住人口登記卡》；

（4）身份證原件及復印件2份（A4紙）；

如原件丟失，由戶口所在派出所出具貼有本人照片的證明，照片上加蓋派出所戶口專用章。

（5）就業(yè)報到證復印件1份（A4紙）；

（6）1寸近期同底版彩色證件照片3張；

（7）已婚人員提供結婚證、配偶戶口原件及復印件（A4紙）；

（8）與用人單位簽訂的勞動合同原件及復印件2份（A4紙）。

以上材料如戶籍管理部門出臺新規(guī)定，將按規(guī)定進行相應調整。

畢業(yè)生在辦理存檔后應及時辦理落戶手續(xù)，簽訂集體戶口管理協(xié)議并交納管理費。落戶時必須本人親自前來辦理手續(xù)，不受理他人代辦。

辦理查閱借閱：

一、查閱檔案須知

1、查閱檔案，需出具單位組織部門或人事部門的介紹信，查閱人身份證件，提供被查閱人的姓名、存檔號或身份證號碼；

2、查閱人事檔案的單位需派中共黨員進行查閱；

3、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案；

4、查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容；

5、借用、查閱檔案的單位不得擅自拍攝復制檔案內容；

6、公安局、安全局、檢察院、法院等因工作需要，需從檔案中取證的單位，需提供取證介紹信，經(jīng)檔案主管部門負責人審查批準后才能復制。

二、借閱檔案須知

人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，需出具單位組織部門或人事部門的介紹信，說明借檔理由，經(jīng)過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，借出時間本市不超過兩周；，外地不超過一個月。借閱人應對檔案要妥善保管，不得轉借他人或向他人透露檔案內容。目前可以辦理檔案外借的有以下幾種情況：

1、辦理退休手續(xù)及工齡審定借檔需提供：

（1）社保部門出具的介紹信；

（2）委托存檔單位介紹信；

（3）存檔憑證；

（4）本人身份證；

（5）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書和經(jīng)辦人身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復印件。

2、辦理有害工種提前退休手續(xù)借檔需提供：

（1）原從事有害工種的工作單位出具的介紹信；

（2）委托存檔單位介紹信（個人存檔不用提供）；

（3）存檔憑證；

（4）本人身份證；

（5）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書和經(jīng)辦人身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復印件。

3、辦理工作調動手續(xù)借檔需提供：

（1）國家機關、正規(guī)院校出具的商調函；

（2）存檔憑證；

（3）本人身份證；

（4）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書，委托人和經(jīng)辦人身份證原件及復印件。

檔案調出：

北京戶籍：

一、將檔案調往本市有人事檔案管理權限的工作單位或有存檔權限的中介機構需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、檔案接收單位出具的有效調函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

二、申請辦理失業(yè)，檔案轉往戶籍地街道社保所需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、社會保險機構出具的《社會保險轉移明細單》；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》、《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》、《檔案轉移人員情況表》（一式三份）及《終止、解除勞動（聘用）合同或工作關系的證明書》。

提示：請在辦理檔案轉出前，先到戶籍所在區(qū)、縣失業(yè)經(jīng)辦部門（職介中心失業(yè)經(jīng)辦窗口）咨詢、確認檔案能夠接收，并在檔案調出時提供戶籍所在街道辦事處名稱。

三、辦理退休手續(xù)后，檔案轉往戶籍地街道社保所需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》、《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》及《北京市社區(qū)管理退休人員人事檔案移交區(qū)縣名冊表》。

四、考取研究生，申請將檔案調往學校，需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、學校出具的調檔函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

五、檔案調到外省市（異地調動）

（一）只調檔案不遷戶口需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、外省市縣級以上政府人力社保行政部門所屬人力資源服務機構出具的有效調函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

（二）檔案、戶口一同遷出需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、接收方地、市級以上人力社保局開具的有效調函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存

檔人員聘用期內鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

提示：如以后想再調回北京，需重新辦理進京審批手續(xù)。

特別提示：

1、檔案調出要求本人辦理，如本人不能親自辦理，委托他人代辦的，經(jīng)辦人需持有存檔人簽字的授權委托書和身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復印件。

2、“社會保險關系”在我中心的，調出前請在規(guī)定時限期間到社會保險窗口辦理轉出手續(xù)；“集體戶口”、“黨組織關系”在我中心管理的，調出前請分別在我中心人事服務科、流動黨員管理辦公室將其轉出后再辦理檔案調出手續(xù)。

3、檔案調出前，請先到收費處結清存檔費，若存在多交費情況請持交費票據(jù)（如系單位委托存檔請攜帶資金往來發(fā)票）在收費處辦理退費手續(xù)。

4、國家統(tǒng)分的畢業(yè)生請在見習期滿辦理完轉正定級手續(xù)后再辦理檔案調出手續(xù)。

5、單位集體檔案調出被受理后，請單位等待取檔通知。

6、檔案轉遞要求必須密封完好，請在接到檔案時檢查密封狀況。

7、《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》，可在“北京人才網(wǎng)（）”中“檔案管理/下載專欄”里下載或到我中心領取。非京戶籍：

非北京戶籍存檔人員檔案調出需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、戶籍所在地縣級以上政府人力社保行政部門所屬人力資源服務機構出具的有效調函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

特別提示：

1、檔案調出要求本人辦理，如本人不能親自辦理，委托他人代辦的，經(jīng)辦人需持有存檔人簽字的授權委托書和身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復印件。

2、“黨組織關系”在我中心管理的，調出前請在我中心流動黨員管理辦公室將其轉出后再辦理檔案調出手續(xù)。

3、檔案調出前，請先到收費處結清存檔費，若存在多交費情況請持交費票據(jù)（如系單位委托存檔請攜帶資金往來發(fā)票）在收費處辦理退費手續(xù)。

4、《單位委托存檔人員聘用期內鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》，可在“北京人才網(wǎng)（）”中“檔案管理/下載專欄”里下載或到我中心領取。