第一篇：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

編號： 0607011143

揚州環(huán)境資源職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文科學(xué)系

畢業(yè)論文

論文題目：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

專 業(yè)： 文秘與辦公自動化

班 級： 0611文秘

姓 名： 張耀

指導(dǎo)老師： 陳潔

2009年5月

淺談秘書日常工作效率提高的途徑

摘要：金融危機的到來，各行業(yè)為了生存必須改進管理方法提高工作效率。作為企業(yè)的重要組成人員的秘書更要提高日常工作效率。秘書工作的特殊性容易產(chǎn)生很多工作效率低的因素。圍繞這些因素，本人總結(jié)了幾種提高工作效率的途徑，供大家參考。關(guān)鍵詞：秘書 工作效率 工作計劃 途徑

如今是信息時代，經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展，各行業(yè)以追求利益最大化為目標。這使每個工作者都必須提高工作效率，使單位與個人的需求得到滿足。那么面對無限的信息和大量工作的秘書人員，怎樣才能提高日常工作效率呢?我將著重從以下幾個方面展開論述。

一、提高秘書日常工作效率的重要性

（一）秘書是為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人

隨著金融危機的到來，市場競爭日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人決策的風(fēng)險也越來越大，而且，公司規(guī)模越大，決策風(fēng)險也越大。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在日常工作中經(jīng)常需要面對各式各樣的問題，如人事問題、市場問題、新產(chǎn)品研發(fā)問題等。面對這些問題，他們必須做出各種決策，而且必須是科學(xué)和及時的。如果沒有人幫助他們處理日常工作中的雜務(wù)，事事都親力親為的話，那就很難保證他們的決策時科學(xué)而及時的。如此就會影響公司的發(fā)展，甚至影響公司的生存。

為了讓領(lǐng)導(dǎo)人的決策做到科學(xué)而又及時，必須為他們創(chuàng)造一個良好的決策環(huán)境。決策環(huán)境可分為“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境兩方面。所 謂良好的“硬環(huán)境”，就是指領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室應(yīng)整潔舒適，以便領(lǐng)導(dǎo)人在決策時不會受到外界的影響和干擾，能保持一個良好的心態(tài)，這就需要有專門的人為他們整理辦公室、轉(zhuǎn)接電話、接待客人甚至處理一些私人事務(wù)；所謂良好的“軟環(huán)境”，是指領(lǐng)導(dǎo)人在決策過程中，要掌握充分而又準確的決策信息，這樣領(lǐng)導(dǎo)人才能做出科學(xué)而又及時的決策，這就需要有專門的人為領(lǐng)導(dǎo)人收集和整理各種信息。這種為領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造決策環(huán)境的工作就是秘書工作，所以，秘書是為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人。秘書的工作能使領(lǐng)導(dǎo)人從千頭萬緒的“雜務(wù)”中解放出來，使他們不論在什么情況下都能客觀地認清自己面臨的形勢，把握追求的目標，冷靜地做出決策，使企業(yè)正常發(fā)展。

(二)秘書起著綜合組織各方面工作、協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系的作用

秘書的日常工作不同于一個主管某一方面業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)部門，其工作范圍很廣，諸如文書處理、會務(wù)工作、督查調(diào)研、公務(wù)接待、機要保密、檔案管理等工作都要由秘書來承擔(dān)。同時，上級部門的方針、政策、指示，本部門的規(guī)劃、計劃、決策，以及各部門和下級各單位貫徹實施的情況，都需要秘書來匯集、掌握、分析、處理。這種多方面工作和信息的組合，清楚地體現(xiàn)了秘書工作的綜合性。

由于秘書在本企業(yè)各部門中起著綜合組織各方面工作、協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，秘書要承擔(dān)接收、接待上級、下級和兄弟單位的來文、來函、來人任務(wù)，需要溝通上下左右，聯(lián)系四面八方，所以說，他又處于“門面”和“窗 口”的地位。

（三）秘書是公司領(lǐng)導(dǎo)的代言人

有人把秘書比喻為公司的商標，從某種意義上來講，秘書的形象的確代表著公司的形象。秘書在接待第一次來訪的客人時，一定要熱情周到，因為對方會把秘書看成是公司的代表，秘書的態(tài)度反映了上司的態(tài)度。相反，如果來訪者是公司的?？停貢筒槐啬敲炊嗫吞?，給他沏一杯茶，簡單的問候幾句就行了；如果過分熱情，反而就會讓客人厭煩。秘書接待工作的好壞影響公司在客戶心中的形象，如果做的不好，時間長了會影響到公司經(jīng)濟效益和領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。

從上述觀點可知秘書在企業(yè)中占據(jù)重要地位，提高其日常工作效率勢在必行。

二、秘書日常工作效率低的原因

（一）需要當(dāng)機立斷處理的事情多。

秘書雖是輔助上司工作，但需要自己當(dāng)機立斷處理的時候也很多。面對這類情況，秘書應(yīng)事先與上司協(xié)商處理的方式，以便發(fā)生情況時能及時處理。如果事先未予協(xié)商，則應(yīng)及時請示。

某天，李總正在主持一個小型會議，這時秘書于雪接到李總的一個老朋友打來電話，對方要求找李總接電話。按有關(guān)規(guī)定，公司領(lǐng)導(dǎo)人在開會時原則上不得接電話，但是，如果于雪機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說不定李總早就在等對方的電話。于雪考慮了一下，決定悄悄走近李總身邊將情況告訴他，聽聽他有什么吩咐。果然此人找李總是為了一個大客戶進貨的事，如果當(dāng)時于雪拒絕了這個 電話，公司很可能損失上百萬。

（二）工作中的變數(shù)多。

秘書工作的內(nèi)容不僅繁雜而且變數(shù)多，需要秘書隨時根據(jù)實際情況恰當(dāng)調(diào)整。秘書面對變化要沉著冷靜，及時與各部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，以促進工作順利進行。

（三）一心幾用的時候多。

秘書常常必須同時處理好幾個工作，對于哪些工作應(yīng)該優(yōu)先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能“撿了芝麻丟了西瓜”，把工作搞得一團糟，令上司大失所望。

（四）忙閑不一的情況多。

秘書經(jīng)常是忙碌的，但并不總是忙碌的。如遇到上司長期出差或外出學(xué)習(xí)等情況，秘書就可稍微清閑一會兒。忙的時候相當(dāng)忙，閑的時候也相當(dāng)閑。

我在從事秘書工作時發(fā)現(xiàn)：每天總有一兩個小時非常忙，工作很多，一個電話接著一個電話，感覺連喘氣的時間都沒了；每天也同樣會有一兩個小時非常清閑，甚至看了半本文學(xué)雜志都沒人打擾。

（五）需要廣博的知識面

秘書是上司的參謀、助理，每天要為上司收集、整理大量的信息，還要接待各種各樣的來訪者，其接觸面比較廣。秘書因此能學(xué)到很多知識，但同時由于信息的更新快又必須要求自身快速進步，正所謂“逆水行舟不進則退”。

如今的秘書工作不僅僅是端茶倒水、接電話那么簡單，而是逐漸 向決策層轉(zhuǎn)移。很多秘書人員的專業(yè)知識不足，非專業(yè)的知識不廣博，影響上司決策的及時性與準確度。有時秘書的一個疏忽、一個過錯會導(dǎo)致企業(yè)嚴重虧損，甚至倒閉。

三、提高秘書日常工作效率的途徑

（一）強調(diào)質(zhì)量意識

有很多秘書在工作中非常主動，來客人時，他會迅速的去泡茶；別的部門的人讓他去復(fù)印，他會立刻幫忙復(fù)印。但是，給客人端茶時，不是泡的茶太燙，就是遞茶時把茶灑到了地上；復(fù)印時也是一樣，要么是文件不完整，邊上內(nèi)容沒印到，要么是頁碼混亂，銜接不上。

作為秘書，工作應(yīng)當(dāng)積極主動，但光積極主動還不夠，工作還必須有質(zhì)量，即對自己完成的每一項工作成果確保無誤后再交給上司或同事。工作質(zhì)量反映工作態(tài)度，如果對自己的工作不能精益求精，沒有質(zhì)量意識，那么自己在別人心中的形象就會變差，同時工作效率會下降，甚至影響到別人的工作效率。為此秘書要增強質(zhì)量意識，采取質(zhì)量管理方法：

1、不斷完善

質(zhì)量的不斷完善是指個人或組織不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，個人或組織總可以做得更好。當(dāng)一項計劃由十個人贊成增加到二十人時，還可以再讓更多的人贊成。一個人或組織一旦采納了不斷完善的方法，就踏上了沒有終點的旅程：必須不斷努力完善、學(xué)習(xí)、成長。

秘書工作的質(zhì)量可以提高效率和上級的滿意度，但質(zhì)量必須建立 在需求者的需要上。例如領(lǐng)導(dǎo)讓你在十點之前完成一份文件，你即使在十點半寫出了一份百年不遇的好文章，那也是沒有價值的。

2、再造

工作中的變數(shù)多，是秘書工作的一個特點，因此秘書要感覺到變化的需求，要在變化到來時做出有效反應(yīng)，對工作過程徹底的進行再思考和再設(shè)計，以便在效率衡量標準（如成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等）上取得重大突破?！霸僭臁笔紫却_定必須做什么，然后確定如何去做。

再造中最關(guān)鍵的部分是在理論和經(jīng)驗的基礎(chǔ)上確定它應(yīng)該做什么，即確定它能做得最好的是什么。之后確定需要做的事最好是由自己做還是由其他同事來做。采取再造方法的結(jié)果是自己工作量的減少和轉(zhuǎn)辦的工作增多。

（二）做好工作計劃，合理安排時間

秘書工作不僅范圍很寬，而且工作內(nèi)容變化快，所以秘書工作顯得很繁雜，容易帶來混亂，影響效率。有些秘書總是覺得自己很忙，時間不夠用，但忙了一天卻不知忙了些什么。解決此問題就必須做好工作計劃，合理的安排時間。

1、工作程序化

秘書在平時的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部門內(nèi)的業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度，把處理一些日常工作的方法和步驟形成書面文字，這樣不僅可以在平時工作時參照應(yīng)用，加快任務(wù)處理速度，保持任務(wù)完成質(zhì)量的一貫水準，而且使工作調(diào)動時接替自己工作的人能很快順利的開展工作。

2、分清工作輕重緩急

面對幾項要同時處理的工作，哪項工作應(yīng)該優(yōu)先處理呢？這就要求秘書必須具備隨機應(yīng)變的能力，能分清它們之間的輕重緩急，在合適的時間做合適的事。

例如：用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級。A類，重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做；B類，重要而不急的；C類，緊急而不重要的，有時間才做；D類，既不重要又不緊急的，可以暫時不做。每日從A類依輕重緩急，循序著手，這樣就會使工作完成的更加科學(xué)、合理，就能充分利用時間，取得最佳效益。

張清是某集團公司新來的秘書，某天早上一進辦公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，說下個星期開會要用。他看了一下，有20多頁，共3萬多字。他還沒來得及坐下，周總就來電話，說今天下午兩點他要與財務(wù)總監(jiān)、市場總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓張清通知與會人員。剛放下電話，機要室就給他送來一份傳真，這份傳真是一個代理商發(fā)來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下。他剛看完傳真，辦公室主任又來電話，說田副總原定下個月初到電視臺做嘉賓，現(xiàn)由于時間關(guān)系去不了了，讓張清打個電話通知電視臺。人力資源部門的人又過來通知他，讓他填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的最后期限。一上班就遇到這么多事，張清覺得頭都大了，一下子不知如何著手。

一位年長的同事看他措手不及便教他ABCD法則，分清工作的輕重緩急。之后，張清用這種方法把早上的工作劃分為：通知幾位總監(jiān) 開會是A類工作，交傳真與寫報告屬于B類，打電話和填寫報名表是C類。最后張清根據(jù)這種劃分依次去做事，有條不紊，很輕松的完成了任務(wù)而且質(zhì)量很高。

3、明確自己的工作性質(zhì)

明確工作的任務(wù)和職責(zé)。當(dāng)上司給你安排工作時，要想一想哪些工作應(yīng)由自己親自完成，哪些工作應(yīng)協(xié)助他人做，哪些工作不參與。

要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。秘書要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預(yù)料、突然出現(xiàn)的工作。例如，如果你分管郵件的分類、拆封和分發(fā)，那么每日郵件一到就要立即處理，以免貽誤緊急的信件，這就是每日的常規(guī)工作。又如你負責(zé)辦公用品的分發(fā)，這項工作不必天天做，可以協(xié)商好定期進行。如果上司讓你馬上外出取文件，你就要放下手頭工作，立即外出，這就是非常規(guī)工作。

明確工作性質(zhì)可以合理的分配精力，精明的利用時間，以提高工作效率。如有時可以合并同類任務(wù)、集中起來專心致志一次完成，避免多次重復(fù)。

4、使用辦公輔助手段幫助組織工作

辦公輔助手段包括工作日志、時間表、計劃表等，在上面編制日安排和周計劃等。它們能幫助個人管理時間，使工作有條不紊；有助于分析、評估自己利用時間的有效程度，從而得到啟發(fā)，繼續(xù)改進。

（三）提高個人素質(zhì)

1、做好情緒管理 秘書日常工作壓力大，減壓就要運用情緒管理。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導(dǎo)，如果一股腦將不滿情緒發(fā)泄在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。所以，無論遇到什么情況，都要控制好情緒，以理性的態(tài)度對待自己的工作和上司，不把低落的情緒表現(xiàn)在臉上。一個喜怒哀樂皆形于色的秘書會讓人覺得很幼稚，以致很難得到上司和同事的信賴。所以，作為秘書，無論什么時候都應(yīng)管理好自己的情緒，展現(xiàn)出開朗和朝氣蓬勃的一面。

2、增強專業(yè)知識，擴大非專業(yè)知識

隨著企業(yè)的發(fā)展以及市場競爭的加劇，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人面臨的各種壓力也越來越大，它們對自己的助手—--秘書的要求也越來越高，因此，秘書必須在工作中學(xué)習(xí)，在實踐中總結(jié)，注意隨時給自己充電，增強專業(yè)知識，擴大非專業(yè)知識，做一個復(fù)合型的人才?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，知識是個人發(fā)展的基礎(chǔ)。只有努力學(xué)習(xí)，增加知識量才能從根源上提高秘書工作的效率。

陳建是一家大型企業(yè)銷售部張經(jīng)理的秘書，一次，張經(jīng)理帶著陳建去和一個很有學(xué)識的大客戶洽談，本來成功的希望不大，所以雙方便隨便聊了起來。這位客戶喜歡看《紅樓夢》，字里行間總不免帶上幾個書中人物。張經(jīng)理從不看小說，所以二人總聊不到一起。陳建從小就愛讀書，雖然只看過兩三遍《紅樓夢》，但書中情景仍記憶猶新，便在一旁提醒張經(jīng)理，自己不時背兩句詩、說一些自己的見解給客戶聽。客戶大為欣賞，在臨別時居然答應(yīng)要購買一批產(chǎn)品。此后，經(jīng)理每次洽談商務(wù)總要帶著陳建。結(jié)束語

秘書是各行業(yè)很重要的一個“窗口”，是溝通上下的“咽喉”、聯(lián)系各單位的“紐帶”。面對市場經(jīng)濟與金融危機，秘書要積極主動的提高日常工作效率，為自己所在企業(yè)單位做出貢獻，以求企業(yè)總體利益最大化和個人需求的滿足。致謝辭

我由衷地感謝陳潔老師對我論文的悉心指導(dǎo)，從論文選題到論文的寫作過程給予我真誠的鼓勵、中肯的建議和指導(dǎo)。陳老師一直以來對工作認真負責(zé)，在實習(xí)期間及時督促我畢業(yè)論文的寫作進程。她嚴謹?shù)闹螌W(xué)作風(fēng)深深地影響了我，使我在論文寫作上不斷改進和完善。對陳老師的辛勤指導(dǎo)，呈上我最誠摯的謝意！同時,也感謝大學(xué)三年以來教誨我的老師們！謝謝你們給予我的一切！

參考文獻：

(1)譚一平《現(xiàn)代職業(yè)秘書實務(wù)》 中國人民大學(xué) 2007年(2)孔昭林 《實用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中國就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心 《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》 中央廣播電視大學(xué) 2006年

(4)周三多 《管理學(xué)》 高等教育出版社 2000年

第二篇：提高教學(xué)秘書工作效率的幾點思考

提高教學(xué)秘書工作效率的幾點思考

高校的中心工作是教學(xué)，教學(xué)管理又是教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，而各系(院)教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用。他們是教學(xué)信息的傳遞者，教學(xué)管理的執(zhí)行者和教學(xué)活動的服務(wù)者。教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中不可或缺。

高校教學(xué)秘書工作具有以下特點。服務(wù)性。教學(xué)秘書是高校各個部門與教學(xué)部門的聯(lián)系紐帶，服務(wù)教師、學(xué)生，只有具備服務(wù)意識才能保證教學(xué)活動順利完成。輔助性。教學(xué)秘書是教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)的助手，這要求教學(xué)秘書熟悉國家、地方以及學(xué)校的各項政策法規(guī)和規(guī)章制度，對領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，起到咨詢功能。綜合性。教學(xué)管理是一項能力，是協(xié)調(diào)能力、預(yù)見能力、辦事能力、管理能力、知識水平等方面才能和素質(zhì)的綜合運用過程。教學(xué)秘書的管理工作頭緒繁多，工作量大，既有經(jīng)常性的有規(guī)律的程序性工作，也有不可預(yù)測的無規(guī)律性的突發(fā)事件：既有主動的有計劃的工作，也有被動的領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時l生任務(wù)。這就要求教學(xué)秘書具有綜合的個人素質(zhì)。

一、校系領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)心重視系辦公室工作

首先.校系領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門要充分認識系辦公室在高校整體工作中的基礎(chǔ)地位和作用，明確系辦公室的職責(zé)權(quán)限，為辦公室配備精兵強將，充分、全面地發(fā)揮系辦公室在參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)等方面的作用，使其真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。其次，對于辦公室工作，系領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問，嚴格要求，加強指導(dǎo)。這樣，一方面可以使領(lǐng)導(dǎo)了解辦公室的工作情況，便于實施指揮、監(jiān)督和協(xié)調(diào)：另一方面，也可以借此顯示領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的重視和關(guān)心，減輕辦公室人員的壓力，并使辦公室人員更加了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強工作的針對性和主動性。再次，校系領(lǐng)導(dǎo)要熱情關(guān)懷系辦公室人員的工作和生活。系辦公室工作千頭萬緒，工作人員的工作量大而待遇又低，加班加點更是常事，工作中又經(jīng)常遇到一些不順心的事。作為校系領(lǐng)導(dǎo)，要體諒辦公室人員的難處，對他們的工作業(yè)績要給予客觀公正的評價，在進修、評職稱、晉升、評優(yōu)和分配等方面不搞歧視，并盡力幫助他們解決工作生活中遇到的各種困難，在政策許可的范圍內(nèi)，適當(dāng)予以照顧，使他們能免除后顧之憂，使之全身心地投入工作中。

二、教學(xué)秘書應(yīng)該具備的各項素質(zhì)

教學(xué)秘書素質(zhì)的好壞直接影響著高校教學(xué)管理的水平，使得提高教學(xué)秘書的素質(zhì)成為當(dāng)務(wù)之急。我認為，教學(xué)秘書的素質(zhì)主要體現(xiàn)在政治素質(zhì)、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力、工作作風(fēng)、心理素質(zhì)和良好的人際關(guān)系等五個方面。

政治素質(zhì)的提高主要通過學(xué)習(xí)各種類型、級別的文件，政策法規(guī)和規(guī)章制度等等來實現(xiàn)。由于辦公室工作量大，日常工作時間很難抽出專門時間學(xué)習(xí)相關(guān)知識.所以需要教學(xué)秘書在辦公時間之外學(xué)習(xí)提高。

業(yè)務(wù)能力方面，高校教學(xué)秘書多屬半路出家，缺乏專業(yè)訓(xùn)練。在實際工作中，辦公室人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽略，存在著重使用，輕培養(yǎng)的現(xiàn)象。這也需要領(lǐng)導(dǎo)重視教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為教學(xué)秘書素質(zhì)的提高創(chuàng)造條件。

職業(yè)道德建設(shè)方面。系辦公室工作面廣，內(nèi)容繁雜，任務(wù)重，責(zé)任大。常常需要加班加點，待遇相對較低，工作缺乏成就感。因此，系辦公室人員的職業(yè)道德建設(shè)尤為重要.要通過職業(yè)道德教育與職業(yè)道德自我修養(yǎng)相結(jié)合的辦法，使系辦公室人員愛崗敬業(yè)，正確處理得與失，苦與樂，主角與配角的關(guān)系，做到重事業(yè)，輕得失，少索取多貢獻，甘當(dāng)無名英雄，為人處事誠實正派本分，增強他們的責(zé)任感和使命感。

工作作風(fēng)建設(shè)。在日常工作中，系辦公室人員還應(yīng)注意克服四種傾向，培養(yǎng)四種作風(fēng)：一要克服粗心大意傾向，培養(yǎng)嚴謹細致的作風(fēng)；二要克服雜亂無章的傾向，培養(yǎng)有條不紊的作風(fēng)；三要克服貿(mào)然行事的傾向，培養(yǎng)三思而后行的作風(fēng)。

三、建立相應(yīng)制度保障教學(xué)秘書的各項權(quán)益

教學(xué)秘書的工作量大，工作繁雜，其工作在教學(xué)管理中有著至關(guān)重要的作用。但是，從目前的現(xiàn)狀看，從國家、到地方再到學(xué)校，對教學(xué)秘書的權(quán)益缺乏明確的文件和規(guī)定。從這點可以看出，教學(xué)秘書工作從高層管理的層面尚未受到充分的重視.學(xué)校作為教學(xué)秘書的直接管理單位，即使想給教學(xué)秘書們提高工作待遇也因缺乏文件規(guī)定而只好擱置。教學(xué)秘書從崗位身份、工資待遇、晉職評優(yōu)等方面與同期進校參加工作的高校輔導(dǎo)員相比都有明顯的差距.甚至連教學(xué)秘書的主管部門都不是很清晰。這就造成了教學(xué)秘書心理上的不平衡.讓很多高校教學(xué)秘書產(chǎn)生干教學(xué)秘書不如干輔導(dǎo)員的想法.直接導(dǎo)致教學(xué)秘書隊伍思想上的不穩(wěn)定.導(dǎo)致很多教學(xué)秘書想法設(shè)法調(diào)離現(xiàn)有工作崗位的現(xiàn)象的頻頻發(fā)生。

系教學(xué)秘書作為管理部門和院系之間信息的傳輸紐帶，是保證高校教學(xué)管理順暢進行的關(guān)鍵因素。因此，分析教學(xué)秘書工作的特點、探討教學(xué)秘書素質(zhì)和職責(zé)，提出教學(xué)秘書工作存在的問題和改進的方法是提高教學(xué)秘書的工作效率的有益探索，進而保證高校教學(xué)管理工作的順利進行。

第三篇：淺談如何提高高校行政秘書工作效率

摘要：隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出了更高的要求。本文主要從行政秘書的工作職責(zé)、職業(yè)認同感和綜合素質(zhì)三方面討論如何提高高校行政秘書工作效率。

關(guān)鍵詞：高校行政秘書;工作職責(zé);職業(yè)認同感;綜合素質(zhì)

隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出更高的要求。行政秘書這一概念本是從企業(yè)管理中提出來的，高校引入行政秘書的概念是高校教育改革的體現(xiàn)。如何做好行政秘書工作，提高它的工作效率，使其在高校行政管理工作中發(fā)揮更大的作用。本文就這一問題談?wù)勛约旱膸c看法，以供大家交流探討。

一、明確高校行政秘書的工作職責(zé)

高校行政秘書首先必須明確自己應(yīng)該做些什么，才能去把握怎么樣把工作做好。高校行政秘書的工作職責(zé)為：1.文字工作院系對內(nèi)對外文稿(如工作計劃、工作總結(jié)、通知文件和申請報告等)的草擬，審校，打印和發(fā)布;會議記錄與會議紀要的整理等。2.檔案管理工作負責(zé)收集整理各類信息、資料、各單位部門來文來函的歸檔保存等;管理類材料的歸檔;員工檔案資料的登記、審核和保管等。3.協(xié)調(diào)溝通工作聯(lián)系行政管理層與師生員工，聯(lián)系學(xué)校各職能部門，協(xié)調(diào)院系內(nèi)各部門間合作，承擔(dān)院系的公關(guān)、接待和外聯(lián)事務(wù)等。

4.人力資源工作考勤考核、職稱評定、津貼福利事務(wù)等，根據(jù)院系行政管理層要求，協(xié)助編制院系行政組織架構(gòu)，如人才招聘，員工培訓(xùn)等。5.日常行政工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促各項工作計劃、制度實施落實;辦公用品的采購保管;固定資產(chǎn)管理、辦公設(shè)備維護;會議安排，會務(wù)籌備;在院系行政管理層的授權(quán)下，審核有關(guān)文件資料并簽署意見，出具院系行政證明等。6.其他工作其他一些突發(fā)事件處理工作，緊急事件處理并及時向院系行政領(lǐng)導(dǎo)請示匯報;領(lǐng)導(dǎo)或教師安排的特殊工作，臨時替崗工作等。

二、提高高校行政秘書的職業(yè)認同感

高校行政秘書明確了自己的本職工作，對工作職責(zé)了然于胸，并不表示就可以做好行政秘書工作。他還必須具備良好的職業(yè)認同感，才能積極充分的發(fā)揮自己的主觀能動l生開展工作。職業(yè)認同感是一個人自我價值感的體現(xiàn)。職業(yè)認同感高的人能夠正確認識自己從事的職業(yè)，明白自己從事工作的意義，認同自己的職業(yè)而產(chǎn)生責(zé)任感，同時也促使自己思考，怎樣來更好的完成工作，提高自己的專業(yè)素質(zhì)，從而提高自己在社會和家庭中的地位，增加自豪感和價值感。

目前高校行政秘書普遍缺乏自我的職業(yè)認同感，主要有以下幾個原因：1.傳統(tǒng)觀念至今仍有些人認為，行政秘書只是打打雜的人，只有那些沒有能力的人才去從事行政秘書工作。而有的行政秘書也只是把工作當(dāng)做跳板，常常是“身在曹營心在漢”，“做一天和尚撞一天鐘”。所以必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立自信心，做到干一行，愛一行，鉆一行。2.工作性質(zhì)由于高校行政秘書處于行政管理層的從屬地位，是服務(wù)性的管理人員，輔助性是工作的基本性質(zhì)。這種工作性質(zhì)在一定程度上限制了行政秘書在工作中的自主能力、創(chuàng)新能力的發(fā)展，這使他們對自己能力的評價相對較低，從而影響了自我職業(yè)的認同：行政秘書大多數(shù)工作是屬于事務(wù)性的工作，某種意義上，可能會等同于蓋章、簽字、材料的發(fā)放和收集。這些工作無需什么能力，只要簡單的文件管理常識、足夠的耐心即可，根本不需要個人的創(chuàng)新能力等素質(zhì)。從事這種工作的人員，很容易找不到自己的價值所在，產(chǎn)生自我失落、迷茫，甚至對工作的厭煩。工作超負荷成為許多行政秘書普遍面對的問題，長期從事這種工作，就使得超負荷勞動的行政秘書在體力和精神上不堪重負。3.晉升機會處在高學(xué)歷人才集中的高校環(huán)境中，基層行政秘書提升學(xué)歷的壓力很大，由于工作繁忙，特別是“坐班制”的工作性質(zhì)，學(xué)習(xí)的時間很少。當(dāng)前很多高校實行“定崗定編”的崗位設(shè)置，緊緊地把基層行政人員綁在了工作崗位上，加上有些高校各種條條框框的進修限制，使得基層行政工作人員特別是一大批年輕的基層行政工作人員，外出進修的希望越來越渺茫。目前，院系基層行政人員的提升機會很少，個人發(fā)展空間相當(dāng)有限。特別是從中級晉升到高級職稱困難重重。最終導(dǎo)致缺乏職業(yè)認同感，只是把工作當(dāng)做謀生的一種手段而不是自己追求的一種事業(yè)。如何使高校行政秘書加強對自身的職業(yè)認同感呢?首先，高校應(yīng)該完善對行政秘書的激勵機制。最大限度地實現(xiàn)公平，創(chuàng)造一個公平的環(huán)境，合理而靈活地綜合運用多種激勵措施，如目標激勵、榜樣激勵、參與激勵、尊重激勵、榮譽激勵等，以全方位激發(fā)他們的積極性和創(chuàng)造性;其次，要加強對行政秘書的人本關(guān)懷，重視他們的福利待遇，盡量提高其社會地位。人都希望自己有穩(wěn)定的社會地

位，要求個人的能力和成就得到社會的承認，也就是獲得尊重。尊重得到滿足，能使人對自己充滿信心，體驗到自己的用處和價值;再次，滿足行政秘書自我實現(xiàn)的高層次要求。譬如，對行政秘書的業(yè)務(wù)進修、培訓(xùn)積極創(chuàng)造條件，使得他們也可以像教師一樣隨時可以去脫產(chǎn)進修學(xué)習(xí)，或攻讀學(xué)歷學(xué)位等。有了這一系列的措施，可以有效的調(diào)動他們工作的積極性，充分挖掘他們工作的潛力，從而使他們加強對自身的職業(yè)認同感，提高工作效率。

三、加強高校行政秘書的綜合素質(zhì)

高校行政秘書如果具有很高的職業(yè)認同感而不具備過硬的綜合素質(zhì)的話，無異于紙上談兵，沒有實現(xiàn)的能力。高校行政秘書除了具備良好的表達能力、溝通能力和文字組織能力等基本素質(zhì)之外，必須加強政治素質(zhì)、心理素質(zhì)和學(xué)識素質(zhì)等綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，在扎實工作的同時，要善于思考，勤于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作效率。

1.政治素質(zhì)高校行政秘書必須要有堅定的政治立場，在日常的工作中行政秘書經(jīng)常上傳下達、處理內(nèi)部事務(wù)、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，涉及黨和國家的方針政策以及學(xué)校的規(guī)章制度，行政秘書要有較強的政治意識;作為行政秘書要充分認識自身工作的政治性，在全力做好本職工作的同時要以學(xué)院的利益為重、以師生的利益為重、以學(xué)校的大局利益為重，嚴守工作紀律，做好保密工作;在不斷提高自身的政治素養(yǎng)和理論水平過程中，增強政治敏銳性、堅定性，使自己的思想觀念、認識水平、思維能力都能緊跟新形勢、新變化;確保在實際工作中準確無誤地傳達學(xué)校的各項方針政策，確保在大是大非面前清醒的頭腦。

2.心理素質(zhì)心理素質(zhì)是指個體具有的比較穩(wěn)定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對復(fù)雜的人際關(guān)系，繁雜瑣碎的工作事務(wù)，必須具備良好的心理素質(zhì)：(1)細心耐心高校行政秘書面對的是繁雜瑣碎的日常事務(wù)，如報紙、信件的收發(fā)，系檔案的管理，辦公室物品的領(lǐng)取，文件通知的下發(fā)傳達等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關(guān)系到日常工作的運轉(zhuǎn)，因此行政秘書必須培養(yǎng)自己細心、耐心的性格。(2)熱情樂觀高校行政秘書要時刻保持熱情樂觀的心態(tài)，營造和諧的人際關(guān)系，對周圍環(huán)境及人際關(guān)系有良好的感知，才能變被動為主動，變消極為積極，提高工作效率。(3)不懼挫折行政秘書工作經(jīng)常會面臨一些意想不到的困境，難免會遇到挫折或不協(xié)調(diào)，這就需要秘書人員不懼挑戰(zhàn)，經(jīng)受得住挫折。(免費看電影tang)

3.學(xué)識素質(zhì)高校行政秘書身處高校這樣一個培養(yǎng)高級人才的地方，它的工作與高等教育緊密相關(guān)，所以除了學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)知識之外，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)一些經(jīng)濟、管理、財務(wù)等知識。這些知識的掌握和運用，可以有效地保證行政秘書對事務(wù)的處理能力。高校是知識說話的地方，跟高水平的教授們交流，靠的還是知識，沒有智慧、沒有修養(yǎng)就缺乏溝通的基礎(chǔ)。因此一個優(yōu)秀的行政秘書應(yīng)該學(xué)會用自己的知識積累所形成的修養(yǎng)去影響人，用人格影響來實現(xiàn)管理的結(jié)果，這無疑是高校管理的最高境界。

明確工作職責(zé)是做好行政秘書工作的前提，較高的職業(yè)認同感是做好行政秘書工作的關(guān)鍵，過硬的綜合素質(zhì)是做好行政秘書工作的保障，三者相輔相成。高校院系行政秘書是高校行政管理的一支重要力量，對保證各項事務(wù)正常運行的起到關(guān)鍵}生作用。行政秘書要在工作實踐中不斷積累經(jīng)驗，確實提高工作效率，為學(xué)校的發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。

第四篇：提高班組工作效率.

提高班組工作效率

在過去的一年里，我們裝置圓滿的完成了生產(chǎn)任務(wù)，為了能更好的在2014年完成公司給我們生產(chǎn)部下達的工作目標，提高班組的工作效率，我們班組在年初開展了班組研討會，眾所周知，化工裝置的長周期運行生產(chǎn)是與每個班組成員的工作責(zé)任心和管理層的有效管理分不開的，班組成員在以下幾個方面發(fā)表了看法。

提高班組的工作效率最重要的就是要提高員工的工作積極性，如何提高工作積極性：1:應(yīng)創(chuàng)造良好的工作氛圍，每個人都想在一個寬松和諧自由的氛圍下，團隊成員相互幫助，精誠合作，員工的微小進步都能獲得上司和同事的肯定的環(huán)境下工作，因此創(chuàng)造一個良好的工作氛圍對于一線班組長和管理層來說是日常管理的一項重要工作之一。

2:應(yīng)促進班組員工成長，在工作中不斷得到成長是每個員工的期望，前兩年公司針對班組外操和主操推出了級別晉升制度，這也激勵了員工的工作積極性和不斷學(xué)習(xí)的動力，作為主管，在平時的工作中要讓員工得到鍛煉，鼓勵員工加強學(xué)習(xí)，提高自身的操作技能，幫助班組成員成長是班組長的一項重要工作職責(zé)。

3:員工的工作積極性最終因素還是取決于員工自己，只有自己才能對自己作主，一切的外部條件只是鋪墊，只有班組每一位成員抱著積極的心態(tài)去對待每一項工作，這樣才能得到上司和同事的認可，整天抱怨這看不慣那，把這思想放在工作和學(xué)習(xí)上，沒有人會不看到你的改變和付出，總之一句話是金子總會發(fā)光的。

其次提高班組的工作效率就是要提高裝置生產(chǎn)的效率，主要有以下幾點 1：裝置生產(chǎn)工藝的不斷優(yōu)化，我們裝置從最初開車到現(xiàn)在有生產(chǎn)、工藝、設(shè)備等各部門等領(lǐng)導(dǎo)和同事的不斷合理化改進，裝置的負荷和運行得到了飛躍的提高，但是還有E8122、E8124的結(jié)垢等問題影響到裝置的長周期運行，因為現(xiàn)在的生產(chǎn)任務(wù)十分緊張，稍有波動可能就會影響生產(chǎn)，這就需要技術(shù)部門對裝置工藝優(yōu)化。

2：設(shè)備的安全可靠性運行，裝置運轉(zhuǎn)包括靜、動設(shè)備的穩(wěn)定運行需要設(shè)備部門的全力保駕護航，這樣才能為長周期運轉(zhuǎn)打下基礎(chǔ)。

3：生產(chǎn)員工的精心操作，加強班組成員的崗位責(zé)任心，內(nèi)操需認真對待DCS過程控制中的報警和異常情況優(yōu)化控制，合理安排生產(chǎn)工單，外操加強巡檢責(zé)任心，加強主觀能動性，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報并處理。

最后提高班組的工作效率與公司層面也有很大的關(guān)系，企業(yè)應(yīng)有良好的企業(yè)文化，有良好的薪酬與福利體系、獎懲體系、培訓(xùn)與發(fā)展體系、員工晉升體系、績效管理體系、勞動保護與安全工作環(huán)境等，使員工感覺在公司工作踏實安心，這樣員工的積極性就會提高。

第五篇：提高放射科工作效率

放射科整改措施

為配合醫(yī)院縮短病人住院時間，提高工作效率，加快床位周轉(zhuǎn)的整改活動，我科結(jié)合實際情況，擬定以下整改措施： 普放：

1、普通門診照片檢查

1小時內(nèi)出報告，急診患者半小時內(nèi)出報告，住院檢查2小時后出報告。疑難病例需討論的，應(yīng)及時通知病人，預(yù)約時間領(lǐng)取報告。

2、除造影和腹部平片等需要作準備的檢查外，所有檢查即來即檢，中午中班不許推脫病人。

3、床邊檢查應(yīng)在12小時內(nèi)完成，急診床邊應(yīng)在1小時內(nèi)完成。（請臨床嚴格把握床邊檢查的適用條件，不要亂用床邊檢查，影響檢查效果）

4、造影檢查需作腸道準備，在登記臺預(yù)約，預(yù)約時間不能超過

1個工作日，檢查后24小時內(nèi)出具檢查報告。

5、危重患者或具有危險性的檢查，檢查中要求臨床醫(yī)師監(jiān)護病人，以便隨時進行搶救，有創(chuàng)檢查必須征得患者或家屬同意并簽署知情同意書。

CT：

1、普通門診檢查2小時內(nèi)出報告，急診檢查半小時內(nèi)出報告，住院檢查半個工作日內(nèi)出報告。（上午11點后、下午四點后的檢查續(xù)延半個工作日出報告）疑難病例需討論的，應(yīng)及時通知病人，預(yù)約時間領(lǐng)取報告。

2、除造影和等需要作準備的檢查外，所有檢查即來即檢，中午中班不許推脫病人。

3、造影檢查等需作腸道準備和過敏試驗，在登記臺預(yù)約，預(yù)約時間不能超過1個工作日，檢查后半個工作日內(nèi)出具檢查報告。（上午11點后、下午四點后的檢查續(xù)延半個工作日出報告）

4、需作重建的或特殊項目，應(yīng)在檢查后半個工作日內(nèi)完成重建，在24小時內(nèi)出具報告。

5、遇到特殊情況應(yīng)（機器故障等）及時向病人說明情況，并通知總值班。

MR：

1、所有檢查需到登記臺預(yù)約，預(yù)約時間不得超過1個工作日。

檢查后半個工作日內(nèi)出具檢查報告。（上午11點后、下午學(xué)習(xí)是成就事業(yè)的基石

2、四點后的檢查續(xù)延半個工作日出報告）疑難病例需討論的，應(yīng)及時通知病人，預(yù)約時間領(lǐng)取報告。

3、遇到特殊情況（機器故障等）應(yīng)及時向病人說明情況，并通知總值班。