第一篇：在日常培訓中提高員工的工作效率

在日常培訓中提高員工的工作效率

“人”在企業經營的地位是無可替代的，也是根本的核心競爭資源。英盛培訓網的高級營銷講師就提出，企業要想獲得高成就，就必須建立并擁有一支良好的管理與技術團隊。這個團隊，便是我們熱衷期盼創建的學習型組織。而這其中的關鍵，便得從人力資源管理“育人”的人才觀入手，把人作為首要的資源進行開發。

事實上，作為職能及業務部門的負責人，要擔當起本部門人力資源管理的主要職責，這其中包括如何選人、用人、育人及留人。人事部門則更多突出于改善管理環境來引導群體，譬如向其他部門提供人事管理政策、方法等的建議及指導。在與部門管理者的訪談中，不難發現有些員工存在以下情況：忠誠度不夠、工作積極性不高、學習的意愿和態度不熱誠且多半不能正確定位自己的職業目標。

培養下屬的三個方面

第一：培養下屬的忠誠度

凡進入公司的新進人員都要進行集中性的入職培訓，在工作崗位上，也要接受崗位技能培訓，但是，僅僅依靠培訓就能讓員工充分認同公司的文化及經營理念，就能使員工的工作成效立竿見影，顯然是片面的。管理者要讓員工擁戴自己并忠于公司，則先從自身做起，以自己忠于業務、塌實勤奮的高貴品質去打動你的下屬，并以承諾的方式明確期望值。因為承諾是值得他們不懈追求并付出努力的目標期望。

第二：培養下屬的職業精神

員工的職業精神直接反映員工的工作狀態。若一個員工的工作積極性不高，熱情度不高，我們則可以判定他職業精神不夠。“忠誠、敬業、務實”是豪恩人創導的工作品質，怎樣來培養下屬具備這種精神，是我們管理者值得深思的問題。

公司的目標根本上來說是為了實現利潤，而實現利潤是要靠贏得客戶。因此，我們是不需要那種整天只想著“天上能掉下餡餅”的人，事實上沒有哪個誠心的客戶會主動青睞你的產品。欲讓公司的產品銷售出去，關鍵在于員工是否塌實、是否能去主動拓展業務。“士之可貴者，在氣節不在才智”，在敬業和能力之間，我們的天平理應傾向前者。“追求完美，止于至善”，強烈的興趣加上持續的努力才是一名豪恩人的職業風范。

第三：培養下屬的業務技能

提升業務技能是支撐員工發展并取得良好業績的唯一手段。譬如，銷售部要拓展某一片區的業務并希望從對手中奪取更大空間的市場，我們則要放開思路、積極引導自己的下屬去主動挖掘市場、尋找客源。教會他們如何處理各項銷售業務，如何靈活多變的與客戶進行有效的溝通，如何從深度上把握客戶的需求、贏得他們的信任與支持。

事實上，培養下屬的業務技能是一個引導、激勵及約束的過程，要想員工在自己的手下好好干，就必須充分調動員工的積極性。

怎樣培養下屬調動他們的工作積極性從而提升他們的工作效率呢？下面我們就來介紹以下四種方法：

一、機會教育

機會教育是指針對下屬隨時出現的問題予以現場指導，它是培養下屬的一種有效方法。如果下屬哪個地方做的不對、做的不好，你必須及時糾正他的錯誤并督促他在以后的工作中改進。作為一名管理者，宛如排兵布陣，行軍打仗。要帶好自己的隊伍，不講究策略是不行的。故在對下屬進行機會教育需要把握好技巧。

二、即時激勵

僅僅靠績效、薪酬是遠遠不能達到激勵的效果。要培養好自己的下屬，還應深究激勵的一些技巧。比如如何去肯定下屬工作的價值，以激發員工內在的主觀能動性，也不失為一種很好的手段。所以，對于部門負責人來講，員工干的賣力，干的有成效，更多的時候要去表揚，要去鼓勵。你的贊揚、你的微笑必須設定一個標準，站在公平的立場上去讓下屬知悉工作的方向，工作的使命。

三、適時授權

適時授權是一條雙贏的決策，不要老是放不下心。一名優秀的管理人員，不僅要精于業務，更要精于組織成員的分工。如果每件事情都要親自處理，往往會給下屬造成依賴感，缺乏獨立思考和辦事的能力，從而導致自己累的要死，而下屬閑的發慌。所以，你要去信任自己的下屬，適當的時候讓他們嘗試一些富有挑戰性的工作，將會大大提高他們的積極性。否則，你永遠也不知道他能夠走多遠。

四、參與式管理

參與式管理崇尚的是一種互動管理模式。管理不是單純的管理行為，更不是頤指氣使。所謂管理者，他更多應該是一種擔任教練、輔導員的角色，讓每一位成員都積極參與進來、集思廣益，取長補短，并做到多尊重他們的意見，多體貼他們的生活。若下屬在參與管理中出現了一些小錯誤，也不該嚴厲的去批評他，多以建議及商量的口吻效果會好的多，也能增強他們參與的積極性。

本文資訊來源：英盛培訓網

第二篇：如何提高員工工作效率

如何提高員工工作效率

http://www.tmdps.cn/發布時間：2012-04-21 編輯：郭鑫

為什么每天都很忙，卻老是忙而無功?為什么別人的工作干的總是有條有理，而你卻一塌糊涂?為什么感覺付出很多，得到的卻只是老板的批評?為什么沒有一刻空閑，到總結時卻說不出所完成的成果?歸根結底，只有一個答案：工作習慣問題!如何學會把工作有效分類，減少工作中的盲目性;如何在工作中對別人說 “不”，保證自己本職工作的完成質量;如何制定科學、實用的工作計劃，讓自己的工作有條不紊的進行;如何在工作中各方面都能養成良好的行為習慣?眾所周知，制約中國企業發展的致命軟肋是員工執行力差，而員工執行力差的一個重要原因是員工缺乏良好的工作習慣與高效的工作方法。那么，如何提高工作效率呢?

你是否總是第一個沖進辦公室，最后一個離開?沒有比夏季工作50小時以上更恐怖的事了。為了能夠使用夏日星期五(無論是正式的或非正式的)，你應該在這個季節里盡可能地提高效率。你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越復雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環境里，我們必須在越來越少的時間內，完成越來越多的事情。

譚小芳老師表示，國內很多民企的老總或者管理者之所以很累效率比外企低，主要的原因就是自己把員工的工作搶走了，最終搞得自己忙的不可開交，員工輕松的要命;但我同時呢，也報理解的態度——老板和管理者真的不想將工作交給員工嗎?他們很想，可是他們更多的是不放心才造成今天結果，這也就是很多提高管理者工作效率或員工工作效率的方法為什么行不通了!

工作效率(Workefficiency)，一般是指工作的投入與產出之比。產出大于投入，就是正效率，產出小于投入，就是負效率。提高工作效率的目標，就是要求正效率值不斷增大。一個人的工作能力如何，很大程度上是看其工作效率的高低。如果一個人長期處于低效率狀態，可以肯定其能力是低下的，或者是心理上和生理上出了問題。譚小芳老師認為，提升工作效率的意義在于——

1、提高工作效率之后，在優化勞動組合中，具有更大的競爭優勢。

2、提高工作效率以后，可以克服機構臃腫，人浮于事，浪費時間的現象。

3、提高工作效率以后，就有可能縮短工作時間，從而有更多的時間讓員工自行支配，去從事學習、娛樂、旅游、社交和休息。

4、提高工作效率可以增加二者利益。即有利于單位的勞動生產率和經濟效益的提高，增加活力;有利于工作人員個人實現多勞多得，增加收入。

眾所周知，忙碌的人辦事效率最高。他們的秘訣其實很簡單：一刻也不肯停下來。無論是從事于哪個行業，無論是老板還是員工，我們都希望能夠更好的提高工作效率，但是如何能夠更好的提高工作效率呢?著名企管專家譚小芳老師總結了管理者提升工作效率的9大技巧，稱之為工作效率提升的九陽神功——

1、按計劃行事

每天列一個日程表，列出寫郵件、打電話的時間。人們習慣于確定開會的時間，但對于自己一整天的工作卻缺少具體的時間安排。如果覺得開會比日常工作還重要，那么只會造成各種阻礙。另外，譚小芳老師建議把你想要回家的時間確定下來，然后再下載一個“該回家了警報器”，可以協助更好地達到目標。

2、確定優先權

做事千萬不要拖。要注意自己是否總是先處理些例行公事，而將重要事情一拖再拖。如果你能在面對簡單和棘手的公務時，首先選擇后者，那么事后你將會產生巨大的滿足感和自信心。把小事情都放在后面，你會很容易節省許多時間。如果你不能拒絕，至少要讓自己的工作先后有序。譚小芳老師在實踐中發現 ——現代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時間;抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。

3、知道自己何時效率最高

很多人都在早上的時候工作效率最高，可如果你的生物鐘稍微靠后了一些，不妨晚一點去吃中午飯，趁辦公室里的安靜狀態，進行工作。譚小芳老師建議分清楚從老板，客戶以及同事之間過來的事情，哪些是緊急的、首要的，問清楚它們的最后期限，他們期望的是什么結果。花些時間多問些問題，會有助于你決定哪些事情更重要，同時也可能避免你重復勞動。

4、創新提升效率

引進適用的新設備就生產方面來說，采用新設備往往都能極大的提高工作效率，這方面是眾所周知的，在此不再贅言。采用新技術新工藝前面說的要選擇最好的工作方法，對生產、加工業而言，就是要不斷地改進生產技術、生產工藝，只有創新、引進、吸收新技術、新工藝，才能保證生產效率和生產水平的永遠領先，才能真正體現新技術、新工藝對提高工作效率的貢獻。

5、放松你的神經

在你入睡1小時前關掉電視。看電視會刺激你的大腦，讓它處于難以入眠的狀態。整晚睡不好的精神狀態，相當于血液里酒精含量達到醉酒駕車的程度。人能保持的高效工作時間，每次都不會持續超過1小時，所以剩下的時間你雖然在工作，但效率一般。如果你選擇適當的休息，并且給同事和自己都倒點喝的，算是利人利己。

6、把搞笑郵件放到一邊

如果你收到很搞笑，或是比較八卦的郵件，不要急于轉發，不然你會從更多的同事朋友那里收到更多的搞笑郵件。因為在這件事情上，人們都喜歡禮尚往來。調查顯示，上班族每天平均花6分鐘時間處理垃圾郵件。跟你的IT部門聯系，建立更好的垃圾郵件處理系統。

7、明確職責與裝備

在你著手做一件事情前，首先要問這件事是否屬于你的職責范圍。很多上班族因為不愿意為這些“小事”多費口舌，而無端增加了工作!在如今越來越復雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則。“簡單”來自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。同時，譚小芳老師表示，不論你是建筑工人還是辦公室一族，你的所有裝備都需要安置有序，不然的話，你的寶貴時間都浪費在尋找它們身上了。放一個工具盒在你的辦公桌上，讓每個人知道借用過的東西可以放在其中。

8、固定你的工作流程

把下屬匯報工作的時間，頭腦風暴時間，或是監督工作進度的時間，都固定在每天的某個時段內。

這樣就不會有人時不時來打斷你的工作。而這個固定的時段，完全可以過得輕松一點，加點茶和點心。另外，譚老師建議每個月檢查一下你的電腦：查殺病毒、刪除過期文件、清理碎片、安裝需要的軟件，同時也卸載不必要的軟件。2005年的一項調查發現，很多上班族平均每天需要用48分鐘來專門處理電腦問題。

9、適時離開

記住“過勞死”這個詞已經成為上班族可以選擇的一種死亡方式，不要讓它成為你的墓志銘。如果你因為按時下班而感到內疚的話，可以通過下班后作一些有意義的事情，來撫平這種情緒，比如去看望父母，或者照看小動物。同時，譚小芳老師建議按時鍛煉身體，提高身體素質可以避免你請病假，這樣你也不用休病假回來發現文山會海正在辦公室里等著你。有數據表明，不到48%的上班族每周做足夠鍛煉，而值得提倡的鍛煉時間是每周不少于150分鐘。

綜上所述，作效率高低不僅體現了企業的管理水平，還能看出企業的員工素質，更能說明企業在當今市場上的競爭力，因此很多經理人、很多企業也都在為提高工作效率絞盡腦汁，提高工作效率的途徑，或許千條萬條，但這九條應該是比較關鍵的，因此經理人和企業，最好以此為鏡，檢視自己和企業，取長補短，互通有無，學習交流，以期真正提高工作效率

第三篇：提高員工工作效率如何提高員工工作積極性

提高員工工作效率如何提高員工工作積極性

管理學的無數案例表明,一個企業的成功經營不僅僅取決于它所擁有的資源多寡,在很大程度上是與其員工的工作積極性(士氣)密不可分的。這不單單是表現在一個企業成功運作的時候需要員工高昂的工作積極性,還表現在當一個企業面臨嚴峻挑戰的時候,員工的團結一致和努力工作往往可以使企業轉危為安。既然員工的工作積極性對企業來說如此重要,那么如何提升工作積極性呢?在本期會員期刊,我們將探討影響員工工作積極性的各種因素,從領導者氣質、工作氛圍、員工的自我激勵等方面進行闡述?? 影響員工工作積極性的因素分析

企業內部影響員工工作積極性的因素很多,也很復雜,但從系統論的角度來看對其起影響的因素不外兩個方面:外部環境和內部環境。內部環境就是員工自身因素,自我對工作積極性的調動,這些自身因素包括員工的成就動機、自我效能、自我激勵等;外部環境是工作氛圍,包括上司、同事、工作激勵、工作本身。下面我們分別對這幾種影響因素做進一步的闡述。

1、成就動機。所謂成就動機,是指驅動一個人在社會活動的特定領域力求獲得成功或取得成就的內部力量。強烈的成就動機使人具有很高的工作積極性,渴望將事情做得更為完美,提高工作效率,獲得更大的成功。成就動機是影響員工工作積極性的一個基本的內部因素,在宏觀層次上它受到員工所處的經濟、文化、社會的發展程度的制約;在微觀層次上,讓每一個員工都有機會得到各種成功體驗,培養和提高自我愿望等成就動機水平,將有助于改變他們對工作的消極態度,提高自我的工作積極性。

2、自我效能。自我效能感被定義為人們對自己產生特定水準的,能夠影響自己生活事件的行為之能力的信念。自我效能的信念決定了人們如何感受、如何思考、如何自我激勵以及如何行為。自我效能決定了員工對自己工作能力的判斷,積極、適當的自我效能感使員工認為自己有能力勝任所承擔的工作,由此將持有積極的、進取的工作態度;而當員工的自我效能比較低,認為無法勝任工作,那么他將對工作將會有消極回避的想法,工作積極性將大打折扣。

3、自我激勵。工作中難免會遇到各種各樣的挫折和失敗,降低員工的成就動機并對自己的能力產生懷疑,所以必須要不斷地進行自我激勵,以維持強烈的成就動機和高水平的自我效能。

4、上司對員工共作積極性的影響。上司是員工工作指令的來源,也是員工工作業績的主要評價者,上司與員工之間的互動對員工的工作態度起著非常重要的影響。什么樣的領導方式能有效的提高員工的工作積極性呢?臺灣的組織社會學學者在對華人企業的研究中表明,許多企業會以家庭作為企業的隱喻,通過泛家族化的過程,傳統的家族中的倫理或角色關系會類化到家族以外的團體或組織,領導者在企業中扮演的是家長的角色,要求領導者應該恩威并重,公平、公正地對待下屬。同時心理學的研究認為,領導者敏銳地覺察追隨者的情緒狀態,了解并適當地滿足追隨者的需求,是有效地提高追隨者積極性的重要因素。

5、同事對員工共作積極性的影響。國人做事,一向講究“天時”、“地利”、“人和”,其中“人和”是最重要的因素。文化傳統和幾十年“單位制”的影響使員工很看重工作中的人際關系,希望能夠被人接納,并能融入其中。同事之間良好的人際互動和工作氛圍,將大大的提高員工的歸屬感,進而調動員工的工作積極性。

6、工作激勵。毫無疑問,恰當的激勵對于提高員工的工作積極性有著不可忽視的作用。激勵從不同的維度可以分為獎勵和懲罰、物質激勵與精神激勵。值得注意的是,激勵的前提假設是把員工看作是“經濟人”還是假定為“社會人”,由于前提假設的不同,就會產生激勵方式和手段的差異。把員工看作是“經濟人”則激勵會側重于物質方面;如果把員工假定為“社會人”,則在物質激勵的同時,還會對員工進行適當的精神激勵。

7、工作本身。同一件工作對于不同成就動機、自我效能的員工來說,意義是不同的,員工對此工作的積極性也是存在差異的,哪怕他們實際上都能把這份工作完成的很出色。這就要求管理者有能力分辨出員工的工作取向,分配恰當的工作,如此可以有效地提高員工的工作積極性。

培養領袖氣質、提高員工工作積極性

著名心理學家豪斯認為,出色的領袖以其領袖氣質指出下屬前進的明確目標,幫助他們在情境不明的情況下明確方向,激勵他們為實現目標而奮斗。一項有趣的研究表明,具有領袖特質的人常常利用他們的情緒表達能力來激勵或影響他人,對那些具有領袖特質的領袖來說,一個典型的特征是他們能夠喚起、激勵、影響他人的情緒,另外這些領袖還擁有吸引他人注意的能力,它們是由交往能力和吸引潛在追隨者注意的能力所構成的。這些理論還暗示著這樣一個觀點,也即具有領袖氣質的人能夠觸摸到他人的情感深處。由此看來,管理者具有的領袖氣質將對員工工作積極性的提升起著不可估量的作用。下面我們將詳細闡述一下領袖氣質的定義、結構構成、外在表現,以及如何培養領袖氣質。

一、對領袖氣質的定義。可把領袖氣質界定為基本的交流技能和社會技能的一個集合,通過技術性的情緒交流來喚起或激勵他人的能力。領袖氣質來自于與人溝通,以及喚起和激勵他人采取行動的出色能力。擁有領袖氣質的關鍵是擁有情緒交流的技能,特別是情緒表現力。有關領袖氣質和社會技能的研究表明,領袖氣質在社會表現力、領導能力、人際關系,以及心理健康的培養等方面都扮演了重要的角色。人們可以通過改善交流技能和社會技能來增強自身的領袖氣質,發揮自身的人際效應。

研究領導能力的杰伊&S226;康格(Jay Conger)把領袖氣質定義為一系列行為特質的集合,這些行為特質能讓他人感受到一種魅力,包括發掘潛在機遇的能力、敏銳察覺追隨者需求的能力、總結目標并公諸于眾的能力、在追隨者中間建立信任的能力,以及鼓動追隨者實現領袖目標的能力。康格認為,追隨者是否認為一個領袖具有領袖氣質,取決于該領袖所表現出來的出色行為的數量、這些行為的強度,以及它們與情境的相關程度。

二、領袖氣質的結構構成。領袖氣質的結構有三種基本的交流技能組成,它們分別為傳遞技能(即表達技能)、接收技能(即對輸入的信息予以敏感處理的技能)和調控交流活動的技能。這三種技能的實施涉及兩個領域:情緒交流領域和社會領域。因此,共有六種社會的和交流的基本技能:情緒表現力、情緒敏感性、情緒控制、社會表現力、社會敏感性和社會控制技能。情緒表達能力包括通過面部表情、手勢和音調來傳遞非言語情感的能力。情緒控制力和情緒表現力把具有領袖氣質的人造就成出色的情緒“演員”。除了情緒表現力和情緒控制力之外,一個具有領袖氣質的人尚須具備洞悉他人情緒需求的能力。例如,他或她必須能夠解讀追隨者的情緒,以便作出適當的反應。在領袖氣質中,社會表現力這一成分包括言語技能和在社會交往中吸引他人注意的能力。社會表現力與情緒表現力相輔相成,情緒表現力涉及情感的自發表達,而社會表現力則與如何把思想自發地轉換成言語和行動有關。社會敏感性包括破譯和理解他人的言語信息的能力,并與了解社會規范和準則的程度密切相關。

一個具有領袖氣質的人正是利用社會敏感性這一技能,得以解讀各種社會情境的需求。構成領袖氣質的第三種社會技能稱作社會控制能力,但其真正的含義要比其字面意義復雜得多。社會控制能力是扮演不同社會角色的基本技能。具有出色的社會技能的人是優秀的社會演員,能夠勝任多種社會角色,在任何社會情境里都能如魚得水。社會控制能力是與社會能力這個概念密切相關的一種基本技能。在某種程度上說,具有領袖氣質的個體正是由于具有社會控制能力才使其表現出自信。

三、領袖氣質的外在表現。另一方面,具有領袖氣質的人的社會效應如何,取決于他或她在別人眼里的可信度。為什么社會技能出色的、具有領袖氣質的人看起來更誠實、更善于游說呢?研究人員對被試在實驗錄像中的言語行為和非言語行為進行了細致的分析,發現具有領袖氣質和不具有領袖氣質的人相比,前者說話較為流利,語速較快,情緒豐富(表現為微笑次數較多,面部表情豐富),與聽眾接近的暗示較多(較多的眼神接觸,使用包容性代詞如“我們”的次數較多),以及較多的表達情緒的手勢,而緊張情緒表露較少(如抓耳撓腮,坐立不安等)。關于領袖氣質所需的情緒和社會技能,并未忽視情境對一位出色領袖的影響。擁有社會技能的領袖應該能夠解讀情境的需求(以及追隨者的需求),根據情境的需求來調整自己的領導行為。因此,真正具有領袖氣質的、社會技能出色的領袖是“可塑的”,他們具有很強的環境適應能力,能夠自如地應付各種需要領導籌劃的情境。

調查發現,表現能力強、具有領袖氣質的人與缺乏情緒和社會技能的人相比,前者更令人喜愛、更積極、更有吸引力,也更有可能成為朋友或約會的對象。不過,這些具有領袖氣質的人的“吸引力”不一定得之于漂亮或英俊的靜態身體特征(如頗具吸引力的臉蛋或身材)。實際上,即使具有領袖氣質的人不具備靜態的外表吸引力(即美貌),也比具備這種吸引力但無領袖氣質的人更富吸引力,因為他們具有所謂的“動態吸引力”。這是一種與人溝通、表達自己想法、激勵他人的吸引力。

四、如何提升領袖氣質。大多數研究領袖氣質的現代學者認為,領袖氣質不是與生俱來的特質,而且,幾乎沒有一個心理學家會認為領袖氣質是上帝賦于個體的某種能力。對領袖氣質的最好詮釋是個體特質的集合,它使擁有領袖氣質的人對他人產生影響,諸如激勵他人、領導他人、影響他人,或以某種方式影響他人的情感和行為。有關證據表明,人們是可以通過改善社會技能來增強領袖氣質的。由于領袖氣質來自于與人溝通,以及喚起和激勵他人采取行動的出色能力,所以我們可以通過學習來培養領袖氣質。那些用來使人們成為更加出色的交際者的方案,例如戴爾&S226;卡耐基(DaleCarnegie)課程、公眾演講課程、人際技能和社會技能訓練方案,以及被稱作“培養領袖氣質”的方案,在某種程度上確實有助于改善參與者的社會效應和交際技能。然而,目前尚缺旨在評價這些方案之效度的系統研究。

團隊氛圍對員工工作積極性的影響

一個令人愉快的工作氛圍是高效率工作的一個很重要的影響因素,快樂而尊重的氣氛對提高員工工作積極性起著不可忽視的作用。如果在工作的每一天都要身處毫無生氣、氣氛壓抑的工作環境之中,那么員工怎么可能會積極地投入到工作中呢?管理者如果能夠掌握創造良好工作氛圍的技巧,并將之運用于自己的工作中,那么管理者將會能夠識別那些沒有效率和降低效率的行為,并能夠有效地對之進行變革,從而高效、輕松地獲得有創造性的工作成果

第四篇：如何提高員工的工作效率

如何提高員工的工作效率

員工的效率就是管理者的成績。使員工保持高的工作效率是管理者成功的關鍵。

很多管理者為了控制員工，只讓員工做他能夠控制的事情，以達到“一切盡在掌握中”的目的。這樣的確可以不出什么差錯，但是有兩個致命的缺陷：第一，管理者自己會很辛苦，很累；第二，員工們不再有自主性。很有潛力的工作人員一個個都變成了行尸走肉。正確的觀念是：員工既是自己的“爪牙”，同時也是自己的“心腹”。換句話說，員工既分擔自己簡單的工作，同時也發揮他們的智慧，為自己排憂解難。

如果你希望自己員工發揮全部的潛力，一些有效的措施也是必須掌握的。

一、告訴員工明確的目標和要求

很多主管不直接告訴員工自己對他的期望，卻希望員工能夠理解。要知道，即使再聰明的員工，也不能知道你所有的期望。除非你明確的告訴他們。提高員工工作效率的首要原則就是：告訴他們明確的目標，以及相應的要求，防止員工出現花費寶貴的資源，但工作卻發生了南轅北轍的方向性錯誤。

二、向員工提供必須的資源

如果主管只提供片面的信息，就會使員工看起來像個完全不能勝任工作的笨蛋，事實上，如果能夠獲得足夠的信息，員工一定能夠按照公司的要求完成任務。在信息不足的情況下，只能猜測。

三、解決員工不能克服的困難

企業面對的問題中，大多數來自“制度”，而不是人。你可以從兩個角度來觀察分析現有的制度。

首先可以從做事的角度，也就是從工作本身出發，查看哪些制度實際上沒有必要，甚至使工作變得復雜；

其次，從員工的角度觀察制度，有哪些制度束縛了他們的手腳？總之，你必須運用自己手中的權力，使員工不受制于不切實際的某些制度，從而提高他們的生產力。

四、給予完成任務的員工獎勵

或許你認為，完成工作是員工的本分，或者工作本身就是最好的獎勵。有經驗的主管都知道，提高員工的戰斗力很大程度上依賴實際的獎勵措施，包括現金、紅股、休假和升遷。假如，設計一套科學的獎勵制度；如果你不能用金錢獎勵員工，可以用時間。當一名員工完成一項重要的工作之后，可以給他一定的時間的假期。最關鍵的，你必須弄清楚，什么樣的獎勵可以激勵他們。同時，也不要忘記——稱贊，要大聲，明確，而且不斷重復。

第五篇：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

編號： 0607011143

揚州環境資源職業技術學院人文科學系

畢業論文

論文題目：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

專 業： 文秘與辦公自動化

班 級： 0611文秘

姓 名： 張耀

指導老師： 陳潔

2009年5月

淺談秘書日常工作效率提高的途徑

摘要：金融危機的到來，各行業為了生存必須改進管理方法提高工作效率。作為企業的重要組成人員的秘書更要提高日常工作效率。秘書工作的特殊性容易產生很多工作效率低的因素。圍繞這些因素，本人總結了幾種提高工作效率的途徑，供大家參考。關鍵詞：秘書 工作效率 工作計劃 途徑

如今是信息時代，經濟穩步發展，各行業以追求利益最大化為目標。這使每個工作者都必須提高工作效率，使單位與個人的需求得到滿足。那么面對無限的信息和大量工作的秘書人員，怎樣才能提高日常工作效率呢?我將著重從以下幾個方面展開論述。

一、提高秘書日常工作效率的重要性

（一）秘書是為上司創造最佳決策環境的人

隨著金融危機的到來，市場競爭日益激烈，現代企業的領導人決策的風險也越來越大，而且，公司規模越大，決策風險也越大。企業領導人在日常工作中經常需要面對各式各樣的問題，如人事問題、市場問題、新產品研發問題等。面對這些問題，他們必須做出各種決策，而且必須是科學和及時的。如果沒有人幫助他們處理日常工作中的雜務，事事都親力親為的話，那就很難保證他們的決策時科學而及時的。如此就會影響公司的發展，甚至影響公司的生存。

為了讓領導人的決策做到科學而又及時，必須為他們創造一個良好的決策環境。決策環境可分為“硬”環境和“軟”環境兩方面。所 謂良好的“硬環境”，就是指領導人的辦公室應整潔舒適，以便領導人在決策時不會受到外界的影響和干擾，能保持一個良好的心態，這就需要有專門的人為他們整理辦公室、轉接電話、接待客人甚至處理一些私人事務；所謂良好的“軟環境”，是指領導人在決策過程中，要掌握充分而又準確的決策信息，這樣領導人才能做出科學而又及時的決策，這就需要有專門的人為領導人收集和整理各種信息。這種為領導創造決策環境的工作就是秘書工作，所以，秘書是為上司創造最佳決策環境的人。秘書的工作能使領導人從千頭萬緒的“雜務”中解放出來，使他們不論在什么情況下都能客觀地認清自己面臨的形勢，把握追求的目標，冷靜地做出決策，使企業正常發展。

(二)秘書起著綜合組織各方面工作、協調平衡各部門關系的作用

秘書的日常工作不同于一個主管某一方面業務的業務部門，其工作范圍很廣，諸如文書處理、會務工作、督查調研、公務接待、機要保密、檔案管理等工作都要由秘書來承擔。同時，上級部門的方針、政策、指示，本部門的規劃、計劃、決策，以及各部門和下級各單位貫徹實施的情況，都需要秘書來匯集、掌握、分析、處理。這種多方面工作和信息的組合，清楚地體現了秘書工作的綜合性。

由于秘書在本企業各部門中起著綜合組織各方面工作、協調平衡各部門關系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，秘書要承擔接收、接待上級、下級和兄弟單位的來文、來函、來人任務，需要溝通上下左右，聯系四面八方，所以說，他又處于“門面”和“窗 口”的地位。

（三）秘書是公司領導的代言人

有人把秘書比喻為公司的商標，從某種意義上來講，秘書的形象的確代表著公司的形象。秘書在接待第一次來訪的客人時，一定要熱情周到，因為對方會把秘書看成是公司的代表，秘書的態度反映了上司的態度。相反，如果來訪者是公司的常客，秘書就不必那么多客套，給他沏一杯茶，簡單的問候幾句就行了；如果過分熱情，反而就會讓客人厭煩。秘書接待工作的好壞影響公司在客戶心中的形象，如果做的不好，時間長了會影響到公司經濟效益和領導的工作效率。

從上述觀點可知秘書在企業中占據重要地位，提高其日常工作效率勢在必行。

二、秘書日常工作效率低的原因

（一）需要當機立斷處理的事情多。

秘書雖是輔助上司工作，但需要自己當機立斷處理的時候也很多。面對這類情況，秘書應事先與上司協商處理的方式，以便發生情況時能及時處理。如果事先未予協商，則應及時請示。

某天，李總正在主持一個小型會議，這時秘書于雪接到李總的一個老朋友打來電話，對方要求找李總接電話。按有關規定，公司領導人在開會時原則上不得接電話，但是，如果于雪機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說不定李總早就在等對方的電話。于雪考慮了一下，決定悄悄走近李總身邊將情況告訴他，聽聽他有什么吩咐。果然此人找李總是為了一個大客戶進貨的事，如果當時于雪拒絕了這個 電話，公司很可能損失上百萬。

（二）工作中的變數多。

秘書工作的內容不僅繁雜而且變數多，需要秘書隨時根據實際情況恰當調整。秘書面對變化要沉著冷靜，及時與各部門聯系協調，以促進工作順利進行。

（三）一心幾用的時候多。

秘書常常必須同時處理好幾個工作，對于哪些工作應該優先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能“撿了芝麻丟了西瓜”，把工作搞得一團糟，令上司大失所望。

（四）忙閑不一的情況多。

秘書經常是忙碌的，但并不總是忙碌的。如遇到上司長期出差或外出學習等情況，秘書就可稍微清閑一會兒。忙的時候相當忙，閑的時候也相當閑。

我在從事秘書工作時發現：每天總有一兩個小時非常忙，工作很多，一個電話接著一個電話，感覺連喘氣的時間都沒了；每天也同樣會有一兩個小時非常清閑，甚至看了半本文學雜志都沒人打擾。

（五）需要廣博的知識面

秘書是上司的參謀、助理，每天要為上司收集、整理大量的信息，還要接待各種各樣的來訪者，其接觸面比較廣。秘書因此能學到很多知識，但同時由于信息的更新快又必須要求自身快速進步，正所謂“逆水行舟不進則退”。

如今的秘書工作不僅僅是端茶倒水、接電話那么簡單，而是逐漸 向決策層轉移。很多秘書人員的專業知識不足，非專業的知識不廣博，影響上司決策的及時性與準確度。有時秘書的一個疏忽、一個過錯會導致企業嚴重虧損，甚至倒閉。

三、提高秘書日常工作效率的途徑

（一）強調質量意識

有很多秘書在工作中非常主動，來客人時，他會迅速的去泡茶；別的部門的人讓他去復印，他會立刻幫忙復印。但是，給客人端茶時，不是泡的茶太燙，就是遞茶時把茶灑到了地上；復印時也是一樣，要么是文件不完整，邊上內容沒印到，要么是頁碼混亂，銜接不上。

作為秘書，工作應當積極主動，但光積極主動還不夠，工作還必須有質量，即對自己完成的每一項工作成果確保無誤后再交給上司或同事。工作質量反映工作態度，如果對自己的工作不能精益求精，沒有質量意識，那么自己在別人心中的形象就會變差，同時工作效率會下降，甚至影響到別人的工作效率。為此秘書要增強質量意識，采取質量管理方法：

1、不斷完善

質量的不斷完善是指個人或組織不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，個人或組織總可以做得更好。當一項計劃由十個人贊成增加到二十人時，還可以再讓更多的人贊成。一個人或組織一旦采納了不斷完善的方法，就踏上了沒有終點的旅程：必須不斷努力完善、學習、成長。

秘書工作的質量可以提高效率和上級的滿意度，但質量必須建立 在需求者的需要上。例如領導讓你在十點之前完成一份文件，你即使在十點半寫出了一份百年不遇的好文章，那也是沒有價值的。

2、再造

工作中的變數多，是秘書工作的一個特點，因此秘書要感覺到變化的需求，要在變化到來時做出有效反應，對工作過程徹底的進行再思考和再設計，以便在效率衡量標準（如成本、質量、服務和速度等）上取得重大突破。“再造”首先確定必須做什么，然后確定如何去做。

再造中最關鍵的部分是在理論和經驗的基礎上確定它應該做什么，即確定它能做得最好的是什么。之后確定需要做的事最好是由自己做還是由其他同事來做。采取再造方法的結果是自己工作量的減少和轉辦的工作增多。

（二）做好工作計劃，合理安排時間

秘書工作不僅范圍很寬，而且工作內容變化快，所以秘書工作顯得很繁雜，容易帶來混亂，影響效率。有些秘書總是覺得自己很忙，時間不夠用，但忙了一天卻不知忙了些什么。解決此問題就必須做好工作計劃，合理的安排時間。

1、工作程序化

秘書在平時的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部門內的業務流程和規章制度，把處理一些日常工作的方法和步驟形成書面文字，這樣不僅可以在平時工作時參照應用，加快任務處理速度，保持任務完成質量的一貫水準，而且使工作調動時接替自己工作的人能很快順利的開展工作。

2、分清工作輕重緩急

面對幾項要同時處理的工作，哪項工作應該優先處理呢？這就要求秘書必須具備隨機應變的能力，能分清它們之間的輕重緩急，在合適的時間做合適的事。

例如：用ABCD法則排出工作的優先等級。A類，重要并緊急的，必須立即做、優先做；B類，重要而不急的；C類，緊急而不重要的，有時間才做；D類，既不重要又不緊急的，可以暫時不做。每日從A類依輕重緩急，循序著手，這樣就會使工作完成的更加科學、合理，就能充分利用時間，取得最佳效益。

張清是某集團公司新來的秘書，某天早上一進辦公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，說下個星期開會要用。他看了一下，有20多頁，共3萬多字。他還沒來得及坐下，周總就來電話，說今天下午兩點他要與財務總監、市場總監和銷售總監一起商量工作，讓張清通知與會人員。剛放下電話，機要室就給他送來一份傳真，這份傳真是一個代理商發來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下。他剛看完傳真，辦公室主任又來電話，說田副總原定下個月初到電視臺做嘉賓，現由于時間關系去不了了，讓張清打個電話通知電視臺。人力資源部門的人又過來通知他，讓他填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的最后期限。一上班就遇到這么多事，張清覺得頭都大了，一下子不知如何著手。

一位年長的同事看他措手不及便教他ABCD法則，分清工作的輕重緩急。之后，張清用這種方法把早上的工作劃分為：通知幾位總監 開會是A類工作，交傳真與寫報告屬于B類，打電話和填寫報名表是C類。最后張清根據這種劃分依次去做事，有條不紊，很輕松的完成了任務而且質量很高。

3、明確自己的工作性質

明確工作的任務和職責。當上司給你安排工作時，要想一想哪些工作應由自己親自完成，哪些工作應協助他人做，哪些工作不參與。

要區分常規工作和非常規工作。秘書要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預料、突然出現的工作。例如，如果你分管郵件的分類、拆封和分發，那么每日郵件一到就要立即處理，以免貽誤緊急的信件，這就是每日的常規工作。又如你負責辦公用品的分發，這項工作不必天天做，可以協商好定期進行。如果上司讓你馬上外出取文件，你就要放下手頭工作，立即外出，這就是非常規工作。

明確工作性質可以合理的分配精力，精明的利用時間，以提高工作效率。如有時可以合并同類任務、集中起來專心致志一次完成，避免多次重復。

4、使用辦公輔助手段幫助組織工作

辦公輔助手段包括工作日志、時間表、計劃表等，在上面編制日安排和周計劃等。它們能幫助個人管理時間，使工作有條不紊；有助于分析、評估自己利用時間的有效程度，從而得到啟發，繼續改進。

（三）提高個人素質

1、做好情緒管理 秘書日常工作壓力大，減壓就要運用情緒管理。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿情緒發泄在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。所以，無論遇到什么情況，都要控制好情緒，以理性的態度對待自己的工作和上司，不把低落的情緒表現在臉上。一個喜怒哀樂皆形于色的秘書會讓人覺得很幼稚，以致很難得到上司和同事的信賴。所以，作為秘書，無論什么時候都應管理好自己的情緒，展現出開朗和朝氣蓬勃的一面。

2、增強專業知識，擴大非專業知識

隨著企業的發展以及市場競爭的加劇，企業領導人面臨的各種壓力也越來越大，它們對自己的助手—--秘書的要求也越來越高，因此，秘書必須在工作中學習，在實踐中總結，注意隨時給自己充電，增強專業知識，擴大非專業知識，做一個復合型的人才。科技是第一生產力，知識是個人發展的基礎。只有努力學習，增加知識量才能從根源上提高秘書工作的效率。

陳建是一家大型企業銷售部張經理的秘書，一次，張經理帶著陳建去和一個很有學識的大客戶洽談，本來成功的希望不大，所以雙方便隨便聊了起來。這位客戶喜歡看《紅樓夢》，字里行間總不免帶上幾個書中人物。張經理從不看小說，所以二人總聊不到一起。陳建從小就愛讀書，雖然只看過兩三遍《紅樓夢》，但書中情景仍記憶猶新，便在一旁提醒張經理，自己不時背兩句詩、說一些自己的見解給客戶聽。客戶大為欣賞，在臨別時居然答應要購買一批產品。此后，經理每次洽談商務總要帶著陳建。結束語

秘書是各行業很重要的一個“窗口”，是溝通上下的“咽喉”、聯系各單位的“紐帶”。面對市場經濟與金融危機，秘書要積極主動的提高日常工作效率，為自己所在企業單位做出貢獻，以求企業總體利益最大化和個人需求的滿足。致謝辭

我由衷地感謝陳潔老師對我論文的悉心指導，從論文選題到論文的寫作過程給予我真誠的鼓勵、中肯的建議和指導。陳老師一直以來對工作認真負責，在實習期間及時督促我畢業論文的寫作進程。她嚴謹的治學作風深深地影響了我，使我在論文寫作上不斷改進和完善。對陳老師的辛勤指導，呈上我最誠摯的謝意！同時,也感謝大學三年以來教誨我的老師們！謝謝你們給予我的一切！

參考文獻：

(1)譚一平《現代職業秘書實務》 中國人民大學 2007年(2)孔昭林 《實用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中國就業培訓技術指導中心 《秘書國家職業資格培訓教程》 中央廣播電視大學 2006年

(4)周三多 《管理學》 高等教育出版社 2000年