第一篇：XXXXX轉正論文(淺析提高辦公室工作效率的途徑)

2012年大中專學生轉正定級論文

題目：淺談提高辦公室工作效率的途徑

姓名： XXXXX 畢業學校： XXX大學 時間： 二○一二年六月二十三日

0

淺談提高辦公室工作效率的途徑

目 錄

摘要................................................Ⅱ 關鍵詞..............................................Ⅱ

一、辦公室的職能.....................................1(一)上傳下達、檢查監督與綜合協調..................1(二)輔助決策，服務領導............................1(三)做好后勤，服務員工............................2(四)對外窗口職能..................................2

二、辦公室管理中存在的問題...........................2(一)政治思想素質..................................2(二)業務能力素質..................................2(三)工作作風......................................3(四)工作人員的責任心不強，積極性不高.............3

三、提高辦公室工作效率的途徑........................4(一)變被動為主動，提高服務意識....................4(二)完善制度，形成良性運作機制....................4(三)努力提高管理人員的綜合素質....................4(四)“軟硬兼施”，運用現代化辦公設備...............4

四、結論.............................................5

摘要：本文從綜合辦公室的職能、效率入手，提出當前綜合辦公室管理中存在的問題及解決方法。即工作人員責任心不強、積極性不高、分工不明確、工作壓力大和年齡結構斷層等問題。在辦公室日常工作中，每位員工都應該在做好自己本職工作的同時，還應做到眼勤、手勤、耳勤、腦勤。提高辦公室工作的執行力，落實責任制和相應的考核制度，協調辦公室其他人員做好綜合辦公室的整體工作、提升辦公室的整體形象。辦公室管理部門應從提高工作人員的思想認識、健全公司規章制度、鼓勵探索新的工作方式、提高管理人員綜合素質和改善辦公條件等方面入手，提高綜合辦公室的工作效率。

關鍵詞：辦公室 工作效率 職能

針對現在綜合辦公室的職能、效率入手，提出當前綜合辦公室管理中存在的問題及解決方法。即工作人員責任心不強、積極性不高、分工不明確、工作壓力大和年齡結構斷層等問題。辦公室管理部門應從提高工作人員思想認識、健全規章制度、鼓勵探索新工作方式、提高管理人員綜合素質和改善辦公條件等方面入手，提高辦公室的工作效率。

一、辦公室的職能

辦公室作為一個綜合性的管理部門，它起著上傳下達、溝通左右、保證單位工作正常運作的作用。

(一)上傳下達、檢查監督與綜合協調

辦公室既是領導對內開展工作的指揮中心，又是對外接受各職能部門工作任務的“橋梁和紐帶”，發揮著承上啟下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。對于領導交辦的事項，辦公室要認真落實，并就任務的實施情況進行檢查監督，并及時向領導匯報完成情況，保證各項管理目標的實現;針對相關部門提出的意見和建議，辦公室要及時匯總，向領導反饋，并將領導的批示傳達給相關部門。

(二)輔助決策，服務領導

辦公室在執行領導下達的任務過程中，接觸面廣，信息量大，要能夠準確把握企業發展過程中存在的問題、員工工作的重點和難點。

辦公室除了協助領導處理日常黨務、政務工作之外，還

應當當好領導的參謀，為領導獻言獻計、出謀劃策，為領導制定合理有效的政策提供信息和建議，促進企業發展。

(三)做好后勤，服務員工

辦公室工作千頭萬緒，一言以蔽之就是服務。除了協調工作、服務領導之外，辦公室還要承擔會議安排、人事聘任、物資采購、重要文件收發、接待各種來訪、組織學院相關活動等事務，如此繁雜的事務就要求辦公室工作人員能夠各司其職、忙而不亂，把服務工作做到盡善盡美。

(四)對外窗口職能

辦公室還負責學院對內、對外宣傳工作;負責回答職工疑問;組織、協助院領導接待重要來訪，處理信訪等。

二、辦公室管理中存在的問題

辦公室工作人員年齡結構出現斷層，綜合素質良莠不齊，對辦公室工作具有決定性的影響。工作人員綜合素質主要表現為政治思想素質、業務能力素質、工作作風。(一)政治思想素質

要樹立政治意識，要善于從政治的高度認識問題和處理問題，堅決貫徹相關的路線、方針、政策；要有較強的政治敏銳性和政治鑒別力；要有大局觀念，自覺站在全局的高度思考和處理問題；要有高尚的道德情操，用先進文化、先進思想武裝頭腦，淡泊名利，甘于清貧，經得起形形色色的誘惑。

(二)業務能力素質

在科學技術高度發展的今天，要使我們的辦公室成員適應新形勢的要求，就必須增強辦公室成員的業務能力。一是要求有合理的知識結構，包括掌握事物的發展規律，文秘知識，力爭實行辦公室成員執業資格上崗制；二是掌握技術，要求辦公人員精通計算機、網絡技術，具備一定的外語聽說讀寫能力。(三)工作作風

正確的工作態度，高度的工作責任心，是做好辦公室工作的前提。每個辦公室同志都應當發揚“四種精神”，改進工作作風：一是發揚愛崗敬業精神，熱愛本職，烙盡職守，在黨組織指定的工作崗位上，盡心盡力干好本職工作；二是發揚艱苦奮斗精神，保持共產黨員本色；三是發揚團結協作精神，部門之間、上下之間、同志之間，既有分工，更要合作，要保持精神上互相鼓勵，工作上互相支持，生活上互相關心，努力作到目標上同向，工作上同步；四是發揚開拓創新精神，運用新思維、新方法，激發新思路、新觀點，總結新經驗、新辦法，創造新成果、新業績。(四)工作人員的責任心不強，積極性不高

由于辦公室的工作比較零碎，很多人認為這僅僅是跑腿打雜的事務，沒有技術含量，誰都可以勝任。在工作態度方面，有些工作人員自身工作抱著“不求有功，但求無過”的

心態，認為“多做多錯、少做少錯，不做無錯”，工作上只是被動地完成領導交給的事務，積極性不高。

三、提高辦公室工作效率的途徑

改善傳統的運作模式，引進新的競爭機制，開發新的途徑，以實現提高效率的目標。根據本文對辦公室職能的定位和目前辦公室管理中存在的主要問題的分析，提高辦公室的工作效率，應該從以下方面入手：

(一)變被動為主動，提高服務意識

首先，辦公室人員要增強自己的服務意識，要清楚地認識到自己工作的價值是通過服務體現出來的，要變被動的服務為主動服務，主動承擔起自己的參謀助手職能，認真調查、收集、篩選、分析對企業發展有價值的信息，供領導研究，為領導獻計獻策。同時，也要主動地為全體職工服務，使服務工作既及時周到又不出差錯。

(二)完善制度，形成良性運作機制

辦公室工作要適應改革的需要，一是必須加強制度化建設，使員工有章可循，有章可依。二是制定完備的工作程序，照章辦事。面對如此繁瑣的日常工作，如果沒有一個合理的工作程序，很容易導致事倍功半、效率低下，所以必須對辦公室的工作程序有一個明確的規范，才能做到有條不紊，忙而不亂。三是鼓勵先進，懲罰落后，調動職工工作積極性。

能否調動員工的積極性，是提高整個企業辦事效率的前提，因此領導要善于激勵，賞罰分明，并將它上升到規章制度，在工作中通過某種外部的激勵，激發被管理者的工作積極性。

(三)努力提高管理人員的綜合素質

員工的素質直接決定工作效率與質量，作為辦公室工作的執行者，他們必須具備以下方面的素質：良好的政治修養，良好的溝通能力和協調能力，良好的文件管理能力，較強的文字功底，能夠熟練操作計算機，扎實的專業知識等，部分辦公室管理人員缺乏相應的技能，所以對這些人員進行專業技能培訓就顯得格外重要，通過培訓補上高等教育理論、行政管理或計算機專業知識，提高工作人員的整體素質。另外，盡快推廣管理職員制度，根據管理干部的資歷和實際工作能力，合理確定管理人員的級別，對不同級別、不同崗位的工作人員，提出不同的崗位要求和工作內容，進行規范管理。

(四)“軟硬兼施”，運用現代化辦公設備

辦公現代化是國有企業改革與發展的需要，它直接推進了辦公室工作的科學化，也提高了辦公室的工作效率，可為公司節省大量人為和物力。先進和辦公條件可以加快信息的傳遞速度，降低傳遞成本。總之，辦公室人員要自覺樹立現代管理意識，通過自身的學習，努力適應現代化的辦公手段，推進無紙化辦公，最大限度地提高工作效率。

四、結論

隨著企業規模的擴大，機構設置會越來越多，這對企業的綜合管理部門來說是一個挑戰。如何應對這個挑戰，協調好各個部門之間的關系，做好服務工作是擺在管理者面前的一個難題。本文從辦公室管理中存在的問題入手，有針對性地提出提高工作效率的途徑，請領導批閱。

參考文獻：

1、張文元.高校二級學院辦公室人本管理問題探析[J].赤峰學院學報，2010（7）。

2、朱耀紅.提高獨立學院系辦公室工作質量和效率[J].高教論壇，2009（6）。

3、光輝，享受工作的員工才是好員工，北京西城區百萬莊大街24號（100037），新世紀出版社，2011，133-177.4、周三多，管理學（第三版），北京市新城區徳外大街4號，高等教育出版社，2005,37-56.5、中國學術期刊網論文寫作發表指導中心

7、何輝.新形勢下如何做好辦公室工作[J]，管理學論文，http://www.tmdps.cn/i257951，2010-9-27

第二篇：淺談如何提高辦公室工作效率

淺談如何提高綜合辦公室工作效率

【摘要】綜合辦公室是公司的一個窗口，也是聯系上下左右的橋梁和紐帶，在整個機關中處于非常重要的地位。辦公室的工作效率、精神面貌、執行力如何，不僅對領導工作而且對整個機關工作有著十分重要的影響，努力提高整個隊伍的執行力和服務力，充分發揮辦公室中心樞紐的作用，對公司的發展起著重要的作用。

關鍵詞： 辦公室工作效率

陽光物業公司綜合辦公室負責公司政務文秘、信訪接待、檔案管理、后勤保障等各項工作。辦公室工作沒有最好，只有更好，隨著公司的發展壯大，給辦公室工作也提出了新的更高的要求，在新形勢下辦公室工作一定要緊跟發展步伐，以與時俱進的開拓精神，主動適應公司發展的需要。下面結合結合多年辦公室工作經驗，對如何提高辦公室工作效率談一些粗淺認識。

一、樹立大局意識，凝聚團隊力量

要干出一流的業績，必須擁有更高的思想境界，樹立更高的目標定位。要有爭先創優干事創業的激情，不達目的誓不罷休的拼勁，樹立任勞任怨的奉獻精神，把辦公室的事、領導交付的工作當作自己的工作去落實。辦公室工作人員的-1-

形象直接影響到整個單位的形象，這就要求辦公室工作人員，要做到自尊、自愛、真誠、團結。上下之間、部門之間在日常工作中不可能沒有矛盾，在協調、處理各類矛盾問題時，一定要相互理解，求同存異；要嚴謹慎行，不要隨心所欲。匯報工作、處理公文、接待來訪、現場協調等是辦公室工作人員的經常性工作，說話辦事一定要言之有據、行之有序、動之有規，絕不可口無遮攔，草率行事；要待人真誠，不要欺上瞞下,既不能欺騙上級部門和領導，不能愚弄基層，更不能在背后搞不利于團結不利于集體的動作。辦公室工作猶如一臺機器，缺少哪個零部件，運轉都會出問題。大家相互補臺，才能好戲連臺；相互拆臺，最終只能一起垮臺。同事之間要注重協同作戰，互相尊重，互相理解，互相支持，形成一個寬松和諧的環境，同時，辦公室的工作也需要發揚刻苦鉆研、勤奮敬業、無私奉獻的精神。只有這樣，才能在平凡的崗位上不斷提供優質的服務，為公司的發展作出貢獻。

二、立足本職工作，提高整體素質

自己有一桶水，才能送給別人一杯水。這就要求辦公室人員不斷學習，充實自己，有了“金鋼鉆”，才能攬“瓷器活”。毛主席說過：我們的隊伍里邊有一種恐慌，不是經濟恐慌，也不是政治恐慌，而是本領恐慌。這種本領恐慌，會“倒逼”著辦公室人員學習新知識、掌握新本領。辦公室在建設學習型機關、學習型組織中理應發揮表率作用，把學習作為推進工作的總抓手，引導辦公室同志多讀書，多掌握知識，讓學習成為辦公室人員的一種時尚，使學習工作化、工作學習化。辦公室工作的好壞，具體體現在“人”的工作質量上，堅持“上為領導分憂，下為基層服務”的原則，把“參與政務”、“管理事務”、“搞好服務”三大職能統籌兼顧，合理安排，從而使工作目標更明確，重點更突出。多考慮如何更好地創新管理，開源節流，保證辦公室工作正常高效運轉。

三、突出工作重點，強化服務意識

辦公室工作千頭萬緒，任務十分繁雜。要提高辦公室的服務水平，說起來不難，但要真正體現出來，我認為還是要非常努力的。因為工作性質和崗位的不同，對于不同的辦公室工作人員來說，有些事會很多也很繁雜，甚至有的時候會出現大事小事、臨時性，緊迫性的任務接踵而至的情況，這個時候如果你沒有一個合理的計劃與安排，不分輕重主次，眉毛胡子一把抓，理不出頭緒，工作起來東抓一把，西扯一下，必然會出現丟了西瓜撿芝麻，結果是竹籃打水一場空。在實際工作中，要使辦公室的服務工作做到既周到又服務好，要強化“細節決定成敗”的理念，以高度的政治責任感和強烈的工作事業心完成好每一項任務，做到高標準、高質量、高效率，力求一絲不茍、精益求精，要嚴格按照“三個不讓”的要求做好自己手中的每一項工作。即：不讓領導布置的事情在自己手上耽誤；不讓領導批件在自己手里延遲，不讓辦公室的形象因自己受損。

四、超前計劃求主動，當好參謀助手

辦公室工作就是要做到知之在早，思之在先，謀之在前。現在公司領導工作節奏越來越快、標準越來越高、要求越來越嚴，如果辦公室人員不自加壓力、搶抓主動，就很難跟上政府領導的節奏，就不能很好地搞好服務，就會出現掉鏈子的現象。辦公室同志要有“搶”的意識，服務搶在前、調研搶在前、預案搶在前、措施定在前、協調搶在前；要圍繞“公轉”抓“自轉”，在被動中尋求主動、在被動中爭取主動，在被動中創造主動，善于從紛繁的事務中解脫出來，想領導之所想，想領導未曾想，主動為領導提供超前服務。辦公室是參謀部，為領導決策出思路，供信息、提建議是辦公室人員分內職責。在工作過程中，要自覺做到：請示工作有方案，匯報工作有依據，貫徹指示有措施，緊貼中心提建議。堅持“輔助政務而不主持政務，服務于決策而不作出決策，主動而不過限，積極而不越權”的原則，扮演好參謀助手的角色，力求吃透上情，摸清下情，根據實際情況，認真分析問題，提出解決問題的方法和對策，及時供領導參考。

第三篇：如何提高綜合辦公室工作效率

如何提高綜合部辦公室的工作效率

關鍵詞：項目綜合管理；辦公室；工作效率

隨著項目工程進度的不斷加快加大，綜合部辦公室已成為項目部一個日益重要的部門，承擔著項目綜合管理的重任。綜合部是整個項目運作的中樞，作為一個綜合性的管理部門，它起著上傳下達、溝通左右、保證項目部各項工作正常運作的作用。隨著項目工程進度的加快加大，辦公室的任務也越來越繁重和復雜，為了更好地發揮其督察、協調和服務的職能，恰當地處理好項目各個部門之間的關系，解決好項目的各項事務，綜合部辦公室必須改進工作方式，努力提高工作質量與工作效率，以此來滿足項目工程進度發展的要求。

一、綜合部辦公室的職能

要改進工作思路，提高工作效率，必須對項目綜合部辦公室的工作職能有一個準確的定位，只有權責明確，才能各司其職，提高效率。辦公室職能總的來說，有以下方面：

（一）上傳下達、檢查監督與綜合協調

項目部辦公室既是領導對內開展工作的指揮中心，又是對外接受項目職能部門工作任務的“橋梁和紐帶”，發揮著承上啟下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。對項目領導交辦的事項，辦公室要認真落實，并就任務的實施情況進行檢查監督，并及時向領導匯報完成情況，保證各項管理目標的實現；針對項目部職工的意見和建議，辦公室要及時匯總，向項目領導反饋，并將領導的批示傳達給相關部門。由于

辦公室的工作量大、事務繁雜、服務對象多種多樣，在繁雜的行政事務中，勢必出現不同意見和各種矛盾，這時辦公室工作人員必須在協調、溝通上下功夫，協助領導協調各個部門間的關系，保證項目各項工作順利開展，保障項目部擁有一個良好的工作環境。

（二）輔助決策，服務領導

項目部辦公室在執行學院領導下達的任務過程中，接觸面廣，信息量大，能夠準確把握項目中存在的問題，職工工作的重點和難點。此時，項目部辦公室除了協助院領導處理項目日常工作之外，還應當為領導制定合理有效的政策提供信息和建議，從而使項目職工更好的工作。

（三）做好后勤，服務職工

辦公室工作千頭萬緒，一言以蔽之就是服務。除了協調工作、服務領導之外，辦公室還要承擔會議安排、重要文件收發、接待各種來訪、物資采購、調派車輛、伙食保障、組織項目部相關活動等事務，如此繁雜的事務就要求辦公室工作人員能夠盡其所能、忙而不亂，把服務工作做到盡善盡美。

（四）營造良好的工作環境的職能

項目部辦公室必須在營造良好的工作環境中起到主導作用，主動承擔營造良好的工作環境的職能，努力為項目部營造一個團結、健康的工作環境。

（五）對外窗口職能

項目部辦公室還負責項目部對內、對外宣傳的工作；負責回答

負責編發簡報，項目信息的宣傳與監管。組織、協助項目領導接待重要來訪，處理信訪等。

二、項目部辦公室管理中存在的問題

（一）項目公務用車數量不足，個別司機對辦公室用車安排有疑義

隨著近來項目工程進度的不段加快加大，項目領導和職工對車輛使用的需求也越來越大，項目部僅有的六輛公務用車已無法滿足日益加大的用車需求。由于項目部日益加大的用車需求，導致辦公室對公務用車安排變得日益頻繁，項目司機的工作量也隨之日益加重，這也就使得個別司機對辦公室用車安排存在不理解，對辦公室用車安排有意見，對工作可能變得不積極。

（二）食堂管理復雜，工作難度大

作為項目領導和職工前線工作的伙食來源，食堂是一個很重要的部門，如何合理規范的管理好食堂，為項目領導和職工提供良好的伙食就尤為重要。然而項目部人員眾多，大部分人口味又各不相同，使食堂飯菜無法滿足每個人的口味。項目部食堂的工作人員手藝各有不同、有好有壞，這也就使食堂飯菜的味道無法得到更好的保證。項目部食堂作為一個有償部門，他不僅要考慮到項目伙食的提供還要考慮到各種伙食來源的花費，這也就使得食堂管理更加復雜。

三、提高項目部辦公室工作效率的途徑

根據本文對辦公室職能的定位和目前辦公室管理中存在的主要問題的分析，提高項目部辦公室的工作效率，應該從以下方面入手：

（一）：努力提高辦公室工作人員的綜合素質

員工的素質直接決定工作效率與質量，作為辦公室工作的執行者，他們必須具備以下方面的素質：良好的工作能力、良好的溝通能力、良好的服務意識、不怕麻煩的工作心理等。項目辦公室一概通過不斷的溝通、學習知識，提高辦公室工作人員的整體素質。隨著辦公室工作人員的素質不斷提高，辦公室的工作效率也會隨之不斷提高。

（二）：變被動為主動，提高服務意識

首先，辦公室人員要增強自己的服務意識，要清楚地認識到自己工作的價值是通過服務體現出來的，要變被動的服務為主動服務，主動承擔起自己的工作職責，認真地服務項目領導和職工。其次，要提高服務的本領，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓領導和職工滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負責的業務，掌握相應的服務技巧，優化服務程序，使服務工作既及時周到又不出差錯。

（三）：增加項目公務用車，做好用車安排

隨著近來項目工程進度的不段加快加大，項目部僅有的六輛公務用車已無法滿足項目領導和職工的用車需求，辦公室討論研究，決定應該向領導反映當前用車需求情況，請求項目領導及時增加公務用車，緩解用車壓力。做好與司機的溝通工作，及時向司機講解當前項目領導和職工的用車情況及用車安排，做好各個司機的思想工作，解除司機對安排用車的疑義，提高司機的工作效率。

（四）：做好食堂管理工作，改善食堂伙食狀況

項目部人員眾多，每個人的口味有所相同，為改善食堂伙食狀況，辦公室會匯報工程局安排炊事員的培訓和相互交流工作，提高炊事員廚藝，使我項目伙食做到花樣繁多，營養均衡。另外關于食堂花費問題，經辦公室討論研究后提交領導，項目上決定盡其所能，就算食堂虧損也會保證食堂的伙食提供，確保食堂飯菜質量和花樣，為領導和職工前線工作做好準備。

四、結論

隨著項目工程進度的加快加大，項目工作繁雜事情也會逐漸增加，這對項目的綜合管理部門來說是一個挑戰，如何應對這個挑戰，協調好各個部門之間的關系，做好服務工作是擺在綜合和管理部面前的一個難題。本文從辦公室管理中存在的問題入手，有針對性地提出提高工作效率的途徑，希望能為決策者提供一些參考。

第四篇：如何提高辦公室的工作效率

提高辦公室的工作效率

在辦公室工作，工作效率時高時低，對于計劃性、統籌性和自我控制力不強的人來說，降低了工作的效率……如何提高辦公室的工作效率呢？在有效的時間做你應該做的事，帶著一顆愉快的心完成工作，定完成工作任務又獲得意外收獲。我覺得提高辦公室工作效率應該從以下幾點做起：

工作要有計劃性，分清主次

辦公室的工作，會有臨時性、緊迫性的任務接踵而至的情況，辦公室人員就是要做好計劃、有統籌性，應做到心中有數，排出個輕重主次及先后順序，該休息時休息，該工作時工作。注意情緒的控制，保持心態平衡

在工作中保持好的情緒是對做好一天的工作是非常重要的。工作就是工作，在工作中要控制好自己的情緒。平時參與一些集體活動，保持一顆平常心，遇到事情時，換個角度來思考，就可以了。

建立良好的人際關系排除人為的阻力

辦公室是很多的人員來組成的，每個人性格愛好決定了其的行為方式。人際關系的惡化你將是得不到同事的幫助。現在社會關系復雜，應該特別注意男女同事關系的處理，搞好了人際關系，你做起事是如魚得水、事翻功倍。所以說建立良好的人際關系排除人為的阻力，也是提好工作效率的好方法

以上只是如何提高辦公室工作人員工作效率的幾點意見。

第五篇：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

編號： 0607011143

揚州環境資源職業技術學院人文科學系

畢業論文

論文題目：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

專 業： 文秘與辦公自動化

班 級： 0611文秘

姓 名： 張耀

指導老師： 陳潔

2009年5月

淺談秘書日常工作效率提高的途徑

摘要：金融危機的到來，各行業為了生存必須改進管理方法提高工作效率。作為企業的重要組成人員的秘書更要提高日常工作效率。秘書工作的特殊性容易產生很多工作效率低的因素。圍繞這些因素，本人總結了幾種提高工作效率的途徑，供大家參考。關鍵詞：秘書 工作效率 工作計劃 途徑

如今是信息時代，經濟穩步發展，各行業以追求利益最大化為目標。這使每個工作者都必須提高工作效率，使單位與個人的需求得到滿足。那么面對無限的信息和大量工作的秘書人員，怎樣才能提高日常工作效率呢?我將著重從以下幾個方面展開論述。

一、提高秘書日常工作效率的重要性

（一）秘書是為上司創造最佳決策環境的人

隨著金融危機的到來，市場競爭日益激烈，現代企業的領導人決策的風險也越來越大，而且，公司規模越大，決策風險也越大。企業領導人在日常工作中經常需要面對各式各樣的問題，如人事問題、市場問題、新產品研發問題等。面對這些問題，他們必須做出各種決策，而且必須是科學和及時的。如果沒有人幫助他們處理日常工作中的雜務，事事都親力親為的話，那就很難保證他們的決策時科學而及時的。如此就會影響公司的發展，甚至影響公司的生存。

為了讓領導人的決策做到科學而又及時，必須為他們創造一個良好的決策環境。決策環境可分為“硬”環境和“軟”環境兩方面。所 謂良好的“硬環境”，就是指領導人的辦公室應整潔舒適，以便領導人在決策時不會受到外界的影響和干擾，能保持一個良好的心態，這就需要有專門的人為他們整理辦公室、轉接電話、接待客人甚至處理一些私人事務；所謂良好的“軟環境”，是指領導人在決策過程中，要掌握充分而又準確的決策信息，這樣領導人才能做出科學而又及時的決策，這就需要有專門的人為領導人收集和整理各種信息。這種為領導創造決策環境的工作就是秘書工作，所以，秘書是為上司創造最佳決策環境的人。秘書的工作能使領導人從千頭萬緒的“雜務”中解放出來，使他們不論在什么情況下都能客觀地認清自己面臨的形勢，把握追求的目標，冷靜地做出決策，使企業正常發展。

(二)秘書起著綜合組織各方面工作、協調平衡各部門關系的作用

秘書的日常工作不同于一個主管某一方面業務的業務部門，其工作范圍很廣，諸如文書處理、會務工作、督查調研、公務接待、機要保密、檔案管理等工作都要由秘書來承擔。同時，上級部門的方針、政策、指示，本部門的規劃、計劃、決策，以及各部門和下級各單位貫徹實施的情況，都需要秘書來匯集、掌握、分析、處理。這種多方面工作和信息的組合，清楚地體現了秘書工作的綜合性。

由于秘書在本企業各部門中起著綜合組織各方面工作、協調平衡各部門關系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，秘書要承擔接收、接待上級、下級和兄弟單位的來文、來函、來人任務，需要溝通上下左右，聯系四面八方，所以說，他又處于“門面”和“窗 口”的地位。

（三）秘書是公司領導的代言人

有人把秘書比喻為公司的商標，從某種意義上來講，秘書的形象的確代表著公司的形象。秘書在接待第一次來訪的客人時，一定要熱情周到，因為對方會把秘書看成是公司的代表，秘書的態度反映了上司的態度。相反，如果來訪者是公司的常客，秘書就不必那么多客套，給他沏一杯茶，簡單的問候幾句就行了；如果過分熱情，反而就會讓客人厭煩。秘書接待工作的好壞影響公司在客戶心中的形象，如果做的不好，時間長了會影響到公司經濟效益和領導的工作效率。

從上述觀點可知秘書在企業中占據重要地位，提高其日常工作效率勢在必行。

二、秘書日常工作效率低的原因

（一）需要當機立斷處理的事情多。

秘書雖是輔助上司工作，但需要自己當機立斷處理的時候也很多。面對這類情況，秘書應事先與上司協商處理的方式，以便發生情況時能及時處理。如果事先未予協商，則應及時請示。

某天，李總正在主持一個小型會議，這時秘書于雪接到李總的一個老朋友打來電話，對方要求找李總接電話。按有關規定，公司領導人在開會時原則上不得接電話，但是，如果于雪機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說不定李總早就在等對方的電話。于雪考慮了一下，決定悄悄走近李總身邊將情況告訴他，聽聽他有什么吩咐。果然此人找李總是為了一個大客戶進貨的事，如果當時于雪拒絕了這個 電話，公司很可能損失上百萬。

（二）工作中的變數多。

秘書工作的內容不僅繁雜而且變數多，需要秘書隨時根據實際情況恰當調整。秘書面對變化要沉著冷靜，及時與各部門聯系協調，以促進工作順利進行。

（三）一心幾用的時候多。

秘書常常必須同時處理好幾個工作，對于哪些工作應該優先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能“撿了芝麻丟了西瓜”，把工作搞得一團糟，令上司大失所望。

（四）忙閑不一的情況多。

秘書經常是忙碌的，但并不總是忙碌的。如遇到上司長期出差或外出學習等情況，秘書就可稍微清閑一會兒。忙的時候相當忙，閑的時候也相當閑。

我在從事秘書工作時發現：每天總有一兩個小時非常忙，工作很多，一個電話接著一個電話，感覺連喘氣的時間都沒了；每天也同樣會有一兩個小時非常清閑，甚至看了半本文學雜志都沒人打擾。

（五）需要廣博的知識面

秘書是上司的參謀、助理，每天要為上司收集、整理大量的信息，還要接待各種各樣的來訪者，其接觸面比較廣。秘書因此能學到很多知識，但同時由于信息的更新快又必須要求自身快速進步，正所謂“逆水行舟不進則退”。

如今的秘書工作不僅僅是端茶倒水、接電話那么簡單，而是逐漸 向決策層轉移。很多秘書人員的專業知識不足，非專業的知識不廣博，影響上司決策的及時性與準確度。有時秘書的一個疏忽、一個過錯會導致企業嚴重虧損，甚至倒閉。

三、提高秘書日常工作效率的途徑

（一）強調質量意識

有很多秘書在工作中非常主動，來客人時，他會迅速的去泡茶；別的部門的人讓他去復印，他會立刻幫忙復印。但是，給客人端茶時，不是泡的茶太燙，就是遞茶時把茶灑到了地上；復印時也是一樣，要么是文件不完整，邊上內容沒印到，要么是頁碼混亂，銜接不上。

作為秘書，工作應當積極主動，但光積極主動還不夠，工作還必須有質量，即對自己完成的每一項工作成果確保無誤后再交給上司或同事。工作質量反映工作態度，如果對自己的工作不能精益求精，沒有質量意識，那么自己在別人心中的形象就會變差，同時工作效率會下降，甚至影響到別人的工作效率。為此秘書要增強質量意識，采取質量管理方法：

1、不斷完善

質量的不斷完善是指個人或組織不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，個人或組織總可以做得更好。當一項計劃由十個人贊成增加到二十人時，還可以再讓更多的人贊成。一個人或組織一旦采納了不斷完善的方法，就踏上了沒有終點的旅程：必須不斷努力完善、學習、成長。

秘書工作的質量可以提高效率和上級的滿意度，但質量必須建立 在需求者的需要上。例如領導讓你在十點之前完成一份文件，你即使在十點半寫出了一份百年不遇的好文章，那也是沒有價值的。

2、再造

工作中的變數多，是秘書工作的一個特點，因此秘書要感覺到變化的需求，要在變化到來時做出有效反應，對工作過程徹底的進行再思考和再設計，以便在效率衡量標準（如成本、質量、服務和速度等）上取得重大突破。“再造”首先確定必須做什么，然后確定如何去做。

再造中最關鍵的部分是在理論和經驗的基礎上確定它應該做什么，即確定它能做得最好的是什么。之后確定需要做的事最好是由自己做還是由其他同事來做。采取再造方法的結果是自己工作量的減少和轉辦的工作增多。

（二）做好工作計劃，合理安排時間

秘書工作不僅范圍很寬，而且工作內容變化快，所以秘書工作顯得很繁雜，容易帶來混亂，影響效率。有些秘書總是覺得自己很忙，時間不夠用，但忙了一天卻不知忙了些什么。解決此問題就必須做好工作計劃，合理的安排時間。

1、工作程序化

秘書在平時的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部門內的業務流程和規章制度，把處理一些日常工作的方法和步驟形成書面文字，這樣不僅可以在平時工作時參照應用，加快任務處理速度，保持任務完成質量的一貫水準，而且使工作調動時接替自己工作的人能很快順利的開展工作。

2、分清工作輕重緩急

面對幾項要同時處理的工作，哪項工作應該優先處理呢？這就要求秘書必須具備隨機應變的能力，能分清它們之間的輕重緩急，在合適的時間做合適的事。

例如：用ABCD法則排出工作的優先等級。A類，重要并緊急的，必須立即做、優先做；B類，重要而不急的；C類，緊急而不重要的，有時間才做；D類，既不重要又不緊急的，可以暫時不做。每日從A類依輕重緩急，循序著手，這樣就會使工作完成的更加科學、合理，就能充分利用時間，取得最佳效益。

張清是某集團公司新來的秘書，某天早上一進辦公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，說下個星期開會要用。他看了一下，有20多頁，共3萬多字。他還沒來得及坐下，周總就來電話，說今天下午兩點他要與財務總監、市場總監和銷售總監一起商量工作，讓張清通知與會人員。剛放下電話，機要室就給他送來一份傳真，這份傳真是一個代理商發來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下。他剛看完傳真，辦公室主任又來電話，說田副總原定下個月初到電視臺做嘉賓，現由于時間關系去不了了，讓張清打個電話通知電視臺。人力資源部門的人又過來通知他，讓他填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的最后期限。一上班就遇到這么多事，張清覺得頭都大了，一下子不知如何著手。

一位年長的同事看他措手不及便教他ABCD法則，分清工作的輕重緩急。之后，張清用這種方法把早上的工作劃分為：通知幾位總監 開會是A類工作，交傳真與寫報告屬于B類，打電話和填寫報名表是C類。最后張清根據這種劃分依次去做事，有條不紊，很輕松的完成了任務而且質量很高。

3、明確自己的工作性質

明確工作的任務和職責。當上司給你安排工作時，要想一想哪些工作應由自己親自完成，哪些工作應協助他人做，哪些工作不參與。

要區分常規工作和非常規工作。秘書要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預料、突然出現的工作。例如，如果你分管郵件的分類、拆封和分發，那么每日郵件一到就要立即處理，以免貽誤緊急的信件，這就是每日的常規工作。又如你負責辦公用品的分發，這項工作不必天天做，可以協商好定期進行。如果上司讓你馬上外出取文件，你就要放下手頭工作，立即外出，這就是非常規工作。

明確工作性質可以合理的分配精力，精明的利用時間，以提高工作效率。如有時可以合并同類任務、集中起來專心致志一次完成，避免多次重復。

4、使用辦公輔助手段幫助組織工作

辦公輔助手段包括工作日志、時間表、計劃表等，在上面編制日安排和周計劃等。它們能幫助個人管理時間，使工作有條不紊；有助于分析、評估自己利用時間的有效程度，從而得到啟發，繼續改進。

（三）提高個人素質

1、做好情緒管理 秘書日常工作壓力大，減壓就要運用情緒管理。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿情緒發泄在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。所以，無論遇到什么情況，都要控制好情緒，以理性的態度對待自己的工作和上司，不把低落的情緒表現在臉上。一個喜怒哀樂皆形于色的秘書會讓人覺得很幼稚，以致很難得到上司和同事的信賴。所以，作為秘書，無論什么時候都應管理好自己的情緒，展現出開朗和朝氣蓬勃的一面。

2、增強專業知識，擴大非專業知識

隨著企業的發展以及市場競爭的加劇，企業領導人面臨的各種壓力也越來越大，它們對自己的助手—--秘書的要求也越來越高，因此，秘書必須在工作中學習，在實踐中總結，注意隨時給自己充電，增強專業知識，擴大非專業知識，做一個復合型的人才。科技是第一生產力，知識是個人發展的基礎。只有努力學習，增加知識量才能從根源上提高秘書工作的效率。

陳建是一家大型企業銷售部張經理的秘書，一次，張經理帶著陳建去和一個很有學識的大客戶洽談，本來成功的希望不大，所以雙方便隨便聊了起來。這位客戶喜歡看《紅樓夢》，字里行間總不免帶上幾個書中人物。張經理從不看小說，所以二人總聊不到一起。陳建從小就愛讀書，雖然只看過兩三遍《紅樓夢》，但書中情景仍記憶猶新，便在一旁提醒張經理，自己不時背兩句詩、說一些自己的見解給客戶聽。客戶大為欣賞，在臨別時居然答應要購買一批產品。此后，經理每次洽談商務總要帶著陳建。結束語

秘書是各行業很重要的一個“窗口”，是溝通上下的“咽喉”、聯系各單位的“紐帶”。面對市場經濟與金融危機，秘書要積極主動的提高日常工作效率，為自己所在企業單位做出貢獻，以求企業總體利益最大化和個人需求的滿足。致謝辭

我由衷地感謝陳潔老師對我論文的悉心指導，從論文選題到論文的寫作過程給予我真誠的鼓勵、中肯的建議和指導。陳老師一直以來對工作認真負責，在實習期間及時督促我畢業論文的寫作進程。她嚴謹的治學作風深深地影響了我，使我在論文寫作上不斷改進和完善。對陳老師的辛勤指導，呈上我最誠摯的謝意！同時,也感謝大學三年以來教誨我的老師們！謝謝你們給予我的一切！

參考文獻：

(1)譚一平《現代職業秘書實務》 中國人民大學 2007年(2)孔昭林 《實用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中國就業培訓技術指導中心 《秘書國家職業資格培訓教程》 中央廣播電視大學 2006年

(4)周三多 《管理學》 高等教育出版社 2000年