第一篇：淺析基建工程檔案在企業(yè)中的管理與作用

淺析基建工程檔案在企業(yè)中的管理與作用

基建工程檔案就是從基建工程項目的考察、可研、立項、審批、勘察設(shè)計到招標(biāo)、施工、采購、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成的，并應(yīng)歸檔保存的各種資料（包括文字、表格、聲像，圖紙等）。它系統(tǒng)地反映了基建工程項目的建設(shè)管理全過程，是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是企業(yè)寶貴的物質(zhì)財富。隨著社會市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加強(qiáng)基建工程檔案資料的管理是提高工程建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度，充分發(fā)揮投資效益，確保生產(chǎn)管理的一項重要基礎(chǔ)工作。對此，筆者結(jié)合近年來在基建工程建設(shè)和檔案管理工作中的體會，淺析基建工程檔案在企業(yè)中的管理與應(yīng)用。

一、基建工程檔案在企業(yè)中的意義和作用

企業(yè)要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，只有不斷地進(jìn)行技改和擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，進(jìn)行必要的基建工程建設(shè)，才能使企業(yè)立足不敗之地，持續(xù)發(fā)展壯大。對此，加強(qiáng)基建工程檔案的管理與應(yīng)用，不僅避免企業(yè)基建工程投資的浪費，而且能夠充分發(fā)揮其投資效益。例如：沂源縣污水處理廠始建于2002年10月，屬淮河流域重點污水治理項目。隨著國家對“三河三湖”環(huán)保項目的總體要求，污水處理廠先后于2006年9月和2010年4月實施了除磷脫氮工程和一級a升級改造工程項目建設(shè)，使出水水質(zhì)達(dá)由原來的國家二級排放標(biāo)準(zhǔn)分別提高到《城鎮(zhèn)污水處理廠污染物排放標(biāo)準(zhǔn)》（gb18918-2002）一級b標(biāo)準(zhǔn)和一級a 標(biāo)準(zhǔn)。在污水處理廠新建到改造三次工程項目建設(shè)中，從立項、審批、設(shè)計到開竣工建設(shè)整個項目的組織實施，先后形成了一系列大量的具有參考使用價值的重要檔案資料。這些檔案資料不僅具有很強(qiáng)的連續(xù)性，而且密不可分、有機(jī)結(jié)合，全面系統(tǒng)的反映了各項工程項目建設(shè)的全部過程，各項后期工程建設(shè)的可研、立項、設(shè)計、施工管理都建立在了前期工程建設(shè)的基礎(chǔ)之上，前期檔案資料為后期工程建設(shè)提供了寶貴的技術(shù)資料和管理經(jīng)驗。做好基建工程資料的收集、歸檔與管理，不僅對各項基建工程的建設(shè)管理、竣工決算和日常生產(chǎn)管理、維護(hù)等，具有十分重要的不可缺少的利用價值，而且也對各級審計檢查提供了全面真實可靠的資料依據(jù)。因此，在基建項目實施過程中，應(yīng)當(dāng)把各項基建工程資料（包括設(shè)備資料）的收集歸檔作為工程項目建設(shè)的一項重要工作來抓，切實做到基建工程檔案管理系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，充分發(fā)揮了檔案功能，既保證工程建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度，使基建工程及其檔案發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、基建工程檔案在企業(yè)中的管理

基建工程檔案來源于基建工程的各個階段、各個方面，貫穿于基建工程的整個過程，涉及參建單位和基建單位的多個部門和科室，如果沒有有效地保障制度，就不能形成長期的良性機(jī)制，更不能發(fā)揮檔案的利用作用。沂源縣污水處理廠自2002年建設(shè)以來，就將基建工程檔案管理列入項目法人負(fù)責(zé)制，建立了檔案制約機(jī)制，實行了分級管理，責(zé)任到人的管理辦法，形成了全方位的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。

1、建立基建工程檔案制約機(jī)制，與參建單位經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。基建

工程檔案涉及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備廠家等多個參建單位，對整個工程建設(shè)和將來的生產(chǎn)管理以及技術(shù)改造發(fā)揮著重要作用。為確保工程項目檔案資料真實齊全完整，將基建工程檔案的歸集、整理，移交納入了經(jīng)濟(jì)責(zé)任合同的主要內(nèi)容之一，作為工程結(jié)算的一項重要履行依據(jù)，以保證檔案工作落到實處。首先：在工程建設(shè)資料提供時間上進(jìn)行約束，對在規(guī)定時限內(nèi)不能提供工程資料的不予撥付工程進(jìn)度款，影響工程建設(shè)進(jìn)度的追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任；其次：在工程建設(shè)資料驗收上進(jìn)行制約，對工程資料不全不規(guī)范的不予辦理工程結(jié)算，并按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行規(guī)范補(bǔ)全，造成資料損失的追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任；再次：相關(guān)參建單位必須協(xié)同做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確保基建工程檔案資料的及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整，否則不予進(jìn)行工程項目的竣工決算。

2、明確責(zé)任分工，與科室年終考核獎懲掛鉤。根據(jù)基建工程項目的特點和基建檔案管理要求，按照檔案的來源和種類，將管理責(zé)任分解落實到各科室，并與年終考核獎懲掛鉤。對基建工程項目外來文件和資料由檔案室統(tǒng)一管理，實行科室借閱審批制度；對基建工程中形成的勘察、設(shè)計、圖紙、簽證、竣工等土建工程文件資料，由基建科負(fù)責(zé)收集管理；對基建工程中形成的設(shè)備到貨驗收、圖紙等隨貨資料，由設(shè)備科負(fù)責(zé)收集管理；對于基建工程結(jié)算、經(jīng)濟(jì)責(zé)任合同等相關(guān)資料，由財務(wù)科負(fù)責(zé)管理。各科室要在檔案室專職管理人員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)下，按照工程進(jìn)度，分期做好相關(guān)檔案資料的收、發(fā)、轉(zhuǎn)和整理、歸檔工作，統(tǒng)一納入綜合檔案室歸檔管理，既要各負(fù)其責(zé)，又要相互配合，以確基建工程檔案的系統(tǒng)、規(guī)范。

3、責(zé)任分解落實到人，與檔案人員的年終考核掛鉤。各科室指定專人兼職從事相關(guān)基建工程檔案的日常管理工作，將檔案管理納入個人年度《崗位目標(biāo)千分制考核管理辦法》，進(jìn)一步將檔案日常管理責(zé)任落實到人，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、移交等整個過程，防止工程資料收集管理上出現(xiàn)漏洞，以提高基建工程檔案的管理質(zhì)量，確保基建工程檔案的準(zhǔn)確、完整。

三、基建工程檔案在企業(yè)中的利用

基建工程檔案產(chǎn)生于基建工程建設(shè)，不僅服務(wù)于企業(yè)的工程建設(shè)，也服務(wù)于日后的生產(chǎn)管理和技術(shù)改造。收集做好基建資料的歸檔管理的最終目的是為了利用，合理有效地開發(fā)利用檔案信息，使基建工程檔案發(fā)揮最大的利用價值。例如：在沂源縣污水處理廠除磷脫氮工程項目好氧池建設(shè)中，通過檢索參考利用了前期曝氣池的勘察、施工技術(shù)資料，對好氧池工程選用了旋噴樁止水帷幕施工方案，僅此一項就節(jié)約工程投資93.14萬元，縮短工期12天。在一級a升級改造項目中，為設(shè)計單位提供了系統(tǒng)詳盡的原有工藝技術(shù)設(shè)計參數(shù)及運行數(shù)據(jù)資料，將ats工藝（“水解、酸化—高負(fù)荷生物濾池—固體接觸曝氣”法）改造為倒置a2/o工藝（缺氧—厭氧—好氧），進(jìn)一步優(yōu)化了總平面布置，節(jié)省了占地，方便了管理，降低了運行成本，提高了污水處理工藝運行效果。因此，基建工程人員既是檔案的產(chǎn)生主體，也是檔案的利用主體。只有建立資料完備、檢索便捷的基建工程檔案管理體系,才能充分發(fā)揮檔案工作的服務(wù)

保障作用。也只有將基建工程資料科學(xué)的收集歸檔并轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，才能使這些信息資源在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理中得到充分的利用，發(fā)揮其最大的經(jīng)濟(jì)效益。

綜上所述，基建工程檔案是企業(yè)檔案中的一項重要內(nèi)容，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大的一項寶貴的物質(zhì)財富，做好基建工程檔案科學(xué)化、規(guī)范化的管理服務(wù)工作，需要不斷深化檔案管理體系，不斷提高現(xiàn)代化管理水平，才能加確保檔案工作的健康發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更多的財富。

第二篇：談檔案在銀行管理中的作用

談檔案在銀行管理中的作用

各單位檔案部門管理各門類的檔案，管理半徑大，風(fēng)險點增多，而檔案管理電子化、數(shù)字化還處于起步階段，進(jìn)展緩慢，檔案轉(zhuǎn)化為成果的工作機(jī)制尚未建立。要解決以上問題，必須進(jìn)行檔案管理模式改革，制定并實施檔案工作“三步走戰(zhàn)略”，即由“分布式保管”向“集中化管理”方向發(fā)展，再逐步提升“檔案電子化管理”水平，并加快實現(xiàn)“多元化編研”。

從目前情況看，檔案工作的發(fā)展完全取決于各級單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識、重視程度和檔案從業(yè)人員的各項素質(zhì)。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。

它要求從業(yè)人員在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，積極實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的方能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)檔案全宗的完整。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個件內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來朧去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理與利用奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

從松散的檔案室管理向集約式的文件中心管理模式過渡需要一個過程，因此從思想上、管理方法上、專業(yè)要求上都要有個過渡階段，才能逐漸走上正軌。檔案工作是一門專業(yè)，但絕大多數(shù)的檔案員是兼職的，缺少檔案專業(yè)知識，工作隊伍不穩(wěn)定。各單位只有高度重視檔案工作，配備專職檔案員認(rèn)真做好檔案管理中的每一個細(xì)節(jié)工作，扎扎實實地提高工作質(zhì)量，真正提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

建國六十多年來，各級各類檔案室的建設(shè)已經(jīng)頗具規(guī)模，成為國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。近年來雖然檔案工作面臨著種種挑戰(zhàn)，檔案室的建立和運作過程中必然會遇到一系列管理上的問題，這就要求各級檔案行政管理部門的引導(dǎo)和扶持，切實解決實際問題，推動聯(lián)合檔案室----檔案中心的推廣。而99％的檔案員無專業(yè)知識，在職培訓(xùn)教育也難跟上，專業(yè)素質(zhì)亟待提高，上級檔案部門親臨指導(dǎo)，送教下基層，也難以有效開展檔案工作，而對現(xiàn)有檔案員進(jìn)行知識、能力和技術(shù)更新，是檔案管理部門培訓(xùn)的目標(biāo)，完善人才引進(jìn)培育體系，吸納優(yōu)秀人才，提高檔案員的創(chuàng)新能力，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)人才，保證檔案工作的高效開展。

在我國現(xiàn)行文件由形成部門（立檔單位）管理，半現(xiàn)行文件由各基層檔案室管理，非現(xiàn)行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的需求，管理的弊端越來越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。

一、檔案管理體制

1．建立檔案管理中心：一級分行下設(shè)分行檔案管理中心;在二級分行辦公室內(nèi)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，在其他二級分行及以下辦公室內(nèi)設(shè)檔案管理崗位，主要負(fù)責(zé)對接收的集中檔案進(jìn)行整理、接收、消毒、編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應(yīng)與檔案館的要求一致。

2．實施檔案垂直管理。在一級分行檔案管理中心下成立基層檔案管理崗位（檔案機(jī)構(gòu)）的垂直管理模式。

二、統(tǒng)一規(guī)劃、集中儲存

規(guī)劃一：選擇合適地點，存儲省分行集中的全部檔案。

規(guī)劃二：利用現(xiàn)有的庫房及閑置房產(chǎn)等資源，進(jìn)行檔案集中用房的改、擴(kuò)建工作。

三、領(lǐng)導(dǎo)重視，精心部署。

加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和指導(dǎo)，切實解決檔案工作中的實際問題，逐步實現(xiàn)商業(yè)銀行檔案規(guī)范化管理工作。

四、標(biāo)準(zhǔn)先行，整章建制，分步實施，完善制度。

五、強(qiáng)化管理，步入正軌，努力推動檔案規(guī)范化管理工作。

六、規(guī)范操作，及時歸檔。

七、創(chuàng)新管理，扎實推進(jìn)。

八、檔案工作生命力的所在就是利用，強(qiáng)化利用，凸顯效益，因此檔案工作的出發(fā)點和落腳點都必須是檔案的利用工作。

利用的形式也應(yīng)是多樣的，但主要取決于檔案發(fā)展的規(guī)模和工作水平。檔案部門要適應(yīng)形勢任務(wù)的發(fā)展變化，把握機(jī)遇，找準(zhǔn)定位，積極融入各項建設(shè)事業(yè)，切實增強(qiáng)檔案服務(wù)能力，提升檔案工作的社會貢獻(xiàn)力和影響力，從而發(fā)揮其價值，創(chuàng)造效益。

九、檔案的鑒定和銷毀工作是對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由檔案中心和立檔單位共同完成。

第三篇：基建工程檔案管理辦法

基建工程檔案管理暫行辦法

（試行）

為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，明確工程檔案歸檔的范圍、期限、職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、系統(tǒng)的工程檔案，特制定本辦法。

一、工程文件材料的收集、整理范圍

（一）工程準(zhǔn)備階段文件材料

1、立項文件材料：項目建議書；項目建議書審批意見及前期工作通知書；可行性研究報告及附件；可行性研究報告審批意見；關(guān)于立項有關(guān)的會議紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)講話；專家建議文件；調(diào)查資料及項目評估研究材料。

2、建設(shè)用地征地、拆遷文件材料： 選址申請及選址規(guī)劃意見通知書；用地申請報告及用地計劃批準(zhǔn)書；拆遷安置意見、協(xié)議、方案等；建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件；劃撥建設(shè)用地文件；國有土地使用證。

3、勘察、測繪、設(shè)計文件材料：工程地質(zhì)勘察報告；水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查；建設(shè)用地釘樁通知單；地形測量和撥地測量成果報告；申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書；初步設(shè)計圖紙和說明；技術(shù)設(shè)計圖紙和說明；審定方案通知書及審查意見；有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議；施工圖及其說明；設(shè)計計算書；政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件審批意見。

4、招投標(biāo)文件材料：勘察設(shè)計招投標(biāo)文件；勘察設(shè)計承包合同；施工招投標(biāo)文件；施工承包合同；工程監(jiān)理招投標(biāo)文件；監(jiān)理委托合同；編標(biāo)合同、標(biāo)底；

5、開工審批文件材料：建設(shè)項目列入計劃的申報文件；建設(shè)項目列入計劃的批復(fù)文件或計劃項目表；規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙；建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件；建設(shè)工程開工審查表；建設(shè)工程施工許可證、審計證明等；工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。

6、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人文件材料：工程項目管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；工程項目施工管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單。

（二）監(jiān)理文件材料：

1、監(jiān)理規(guī)劃

2、監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題

3、監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題

4、進(jìn)度控制

5、質(zhì)量控制

6、造價控制

7、分包資質(zhì)

8、監(jiān)理通知

9、合同與其他事項管理

10、監(jiān)理工作總結(jié)

（三）施工文件材料：

土木工程

1、土木工程

①施工技術(shù)準(zhǔn)備文件

②施工現(xiàn)場準(zhǔn)備

③地基處理記錄

④工程圖紙變更記錄

⑤施工材料質(zhì)量證明及復(fù)試試驗報告

⑥施工試驗記錄

⑦隱蔽工程檢查記錄

⑧施工記錄

2、電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)狻⒔ㄖ悄芑㈦娞莨こ?/p>

①一般施工記錄

②圖紙變更記錄

③設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄

④預(yù)檢記錄

⑤隱蔽工程檢查記錄

⑥施工試驗記錄

⑦質(zhì)量事故處理記錄

⑧工程質(zhì)量檢驗記錄

（四）竣工驗收文件材料：

1、工程竣工總結(jié)

①工程概況表

②工程竣工總結(jié)

2、竣工驗收記錄

（1）建筑安裝工程

①單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄

②竣工驗收證明書

③竣工驗收報告

④竣工驗收備案表（包括各專項驗收認(rèn)可文件）

⑤工程質(zhì)量保修書

（2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程

①單位工程質(zhì)量評定表及報驗單

②竣工驗收證明書

③竣工驗收報告

④竣工驗收備案表（包括各專項驗收認(rèn)可文件）

⑤工程質(zhì)量保修書

（五）竣工圖：

1、綜合竣工圖

①綜合圖

②室外專業(yè)圖

2、專業(yè)竣工圖

①建筑竣工圖

②結(jié)構(gòu)竣工圖

③裝修（裝飾）工程竣工圖

④電氣工程（智能化工程）竣工圖

⑤給排水工程（消防工程）竣工圖

⑥采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖

⑦燃?xì)夤こ炭⒐D

（六）工程竣工結(jié)算文件材料：

施工單位決算書、監(jiān)理單位初審書、跟蹤審計初審書、審計部門審定書以及工程竣工結(jié)算的全部資料。

（七）甲供材文件材料：

甲供材招標(biāo)、議標(biāo)、投標(biāo)文件、合同文件、招標(biāo)評標(biāo)記錄文件。

（八）在建工程月報表統(tǒng)計文件材料

在建工程月報表統(tǒng)計工作由項目負(fù)責(zé)人在每月28日之前將各工程月報表報至檔案員，報表內(nèi)容包括工程形象進(jìn)度、當(dāng)月完成產(chǎn)值，并附工作量計算書。

（九）在工程建設(shè)中使用計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)手段形成的文件材料（電子文件）。

二、歸檔文件的質(zhì)量要求

1、歸檔的文件應(yīng)最少有一份原件；

2、文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；

3、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合；

4、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純籃墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；

5、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；

6、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297㎜×210㎜），圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大，耐久性強(qiáng)的紙張，圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件；

8、所用竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣，施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)，竣工圖章尺寸為：50㎜×80㎜。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處；

9、利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；

10、不同幅面的工程圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297㎜×210㎜），圖標(biāo)欄露在外面；

11、歸檔文件的案卷不宜過厚，一般不超過40㎜，案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件；

12、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始，單面書寫的文件頁號編在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；

13、案卷的裝訂：文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂，裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物。

三、工程檔案的驗收與移交

（一）列入城建檔案館接收范圍的工程，在組織工程竣工驗收前，項目負(fù)責(zé)人會同檔案員應(yīng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收，未取得城建檔案館管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件不得組織工程竣工驗收。

（二）工程檔案的移交

1、工程準(zhǔn)備階段文件中立項文件材料、勘察測繪、設(shè)計文件材料、招投標(biāo)文件材料和各種合同、標(biāo)底、答疑會記錄技術(shù)交底、領(lǐng)取的各種證照文件等前期文件資料由責(zé)任人分別負(fù)責(zé)收集，移交項目負(fù)責(zé)人。施工階段文件資料由各項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織收集。前期文件資料在工程開工后一個月內(nèi)將形成的文件檔案一式四份移交至檔案員。

2、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件材料、竣工圖所形成的文本檔案要求一式兩份，竣工圖要求一式四份，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)，由工程項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)牽頭將監(jiān)理單位、施工單位的檔案移交至檔案員。

3、工程竣工結(jié)算文件材料由項目負(fù)責(zé)人會同施工單位在辦理結(jié)算的同時將形成的檔案移交至檔案員。

4、甲供材文件材料由項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)在工程竣工后一個月內(nèi)將形成的檔案一式兩份移交至檔案員。

5、以上歸檔文件符合質(zhì)量要求以及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求時，由移交人提交移交清單一式兩份，由移交人和接收人雙方簽字，辦理移交手續(xù)。

6、檔案員在工程竣工的2-5個月內(nèi)將檔案移交至城建檔案館一份，重點工程科保存一份，另保存一份文字檔案目錄和電子檔案目錄，目錄內(nèi)容要詳細(xì)、便于查找。

7、各項目負(fù)責(zé)人是本項目檔案搜集、整理、歸檔的責(zé)任人，必須在規(guī)定時間內(nèi)將所收集范圍內(nèi)的資料（圖）文件收集齊全，并整理合格后交檔案員，檔案員必須在規(guī)定時間內(nèi)將各工程項目負(fù)責(zé)人提供的資料（圖）文件立卷歸檔和移交。由于不負(fù)責(zé)任造成檔案資料遺失的，將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)處理。

8、監(jiān)理、施工、設(shè)計等單位在規(guī)定時間內(nèi)不能提供完整檔案的除扣發(fā)工程款外，視情節(jié)輕重給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰，項目負(fù)責(zé)人在核付工程款時辦理，直至檔案交齊。

9、檔案員是基建檔案搜集、整理、分類歸檔的責(zé)任人，對檔案的系統(tǒng)完整、歸檔及時、整潔規(guī)范、安全保密負(fù)責(zé)。要檢查指導(dǎo)各項目負(fù)責(zé)人搜集、整理、上交檔案的情況，及時催交應(yīng)歸檔的檔案資料，對歸檔不及時、檔案有缺損的要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。

10、檔案員應(yīng)做好檔案的借閱和利用工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做到隨時調(diào)閱檔案隨時找到，快捷迅速。

第四篇：管理創(chuàng)新在企業(yè)中的作用

創(chuàng)新在企業(yè)中的作用作者：張澤宇 內(nèi)容摘要：

中國企業(yè)在過去10年的發(fā)展中，曾經(jīng)創(chuàng)造了一個又一個的奇跡，涌現(xiàn)了一批優(yōu)秀企業(yè)。這些企業(yè)取得輝煌成就的關(guān)鍵在于管理創(chuàng)新，在戰(zhàn)略決策上、在多元化經(jīng)營模式上、在經(jīng)營體制和用人機(jī)制上、在新產(chǎn)品開發(fā)和市場區(qū)域拓展諸方面，都結(jié)合了企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，適應(yīng)市場變化，以管理創(chuàng)新取得市場、品牌、資產(chǎn)的互動效應(yīng)，保證企業(yè)的良性發(fā)展。面對新世紀(jì)，在新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前，不少企業(yè)還提出建成世界級企業(yè)、沖擊世界500強(qiáng)等口號和目標(biāo)。現(xiàn)在的經(jīng)營環(huán)境、經(jīng)營模式、競爭方式跟以往10年比已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，我們必須以新的思維方式思考如何實現(xiàn)新的經(jīng)營目標(biāo)。本文認(rèn)為，資源整合是這些企業(yè)目前最重要的管理創(chuàng)新內(nèi)容和方向。

一、資源整合的重要意義

企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理就是有效利用資源，“有效”表現(xiàn)在產(chǎn)出的資源大于投入的資源，這是資源的利用效率，“有效”還表現(xiàn)在資源不會枯竭而且能不斷增長。現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營資源已不再以“資金、設(shè)備、原料”為核心，而是以“人才、品牌、技術(shù)”為核心，軟資源比硬資源重要，無形資源比有形資源更具價值。資源整合是面對新經(jīng)濟(jì)環(huán)境的戰(zhàn)略調(diào)整，是在新的環(huán)境中生存和發(fā)展的變革措施，是營造新的競爭優(yōu)勢的必經(jīng)途徑。通過資源整合可以創(chuàng)造發(fā)展機(jī)會，機(jī)會牽引人才，人才營造技術(shù)和市場優(yōu)勢，技術(shù)優(yōu)勢和市場優(yōu)勢幫助企業(yè)擴(kuò)大顧客群和提高物流速度，從而達(dá)到資本、品牌及文化增值的目的。資源整合是管理創(chuàng)新的過程。

1、實現(xiàn)創(chuàng)建世界級的中國企業(yè)的目標(biāo)需要資源整合盡管在這樣一批優(yōu)秀企業(yè)中，過去的積累已經(jīng)為它們邁向世界級企業(yè)的目標(biāo)奠定了一定的基礎(chǔ)，然而，現(xiàn)有的資源仍是企業(yè)的一個薄弱環(huán)節(jié)，尤其在干部素質(zhì)、經(jīng)濟(jì)實力、核心技術(shù)研發(fā)能力等方面與發(fā)展要求相比還有較大差距。通過

資源整合，有效利用企業(yè)現(xiàn)有的品牌和文化資源、人力資源、研發(fā)資源、生產(chǎn)資源和網(wǎng)絡(luò)資源；通過資源整合，有效利用外部資源。只有內(nèi)外部資源都有效利用，才能縮短與國際優(yōu)秀企業(yè)之間的差距。

2、競爭環(huán)境對資源整合的要求

中國企業(yè)面對的競爭環(huán)境發(fā)生了巨大的變化：競爭對手不僅是國內(nèi)強(qiáng)手，還有更多的世界級強(qiáng)手；競爭的焦點不僅是產(chǎn)品和價格，還在向品牌和服務(wù)轉(zhuǎn)移；競爭的區(qū)域由局部變?yōu)閲H化；競爭的方式由規(guī)模經(jīng)濟(jì)變?yōu)樗俣冉?jīng)濟(jì)……這些變化是由經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全球化和技術(shù)發(fā)展的數(shù)字化引起的。要適應(yīng)這些變化，企業(yè)必須在經(jīng)營觀念、運作機(jī)制、技術(shù)發(fā)展方向、市場營銷模式、人才培養(yǎng)和使用諸方面都進(jìn)行變革創(chuàng)新。如果按照過去的資源配置機(jī)制，就不能適應(yīng)新的競爭環(huán)境。要適應(yīng)新的競爭環(huán)境，就要通過資源整合，形成新的競爭優(yōu)勢。

二、資源整合的任務(wù)

要適應(yīng)新的競爭環(huán)境，實現(xiàn)世界級企業(yè)目標(biāo)，企業(yè)就必須面臨5大資源整合任務(wù)：

1、品牌資源整合由于歷史的原因（組織的變化、產(chǎn)品的拓展和引入CI時的認(rèn)識水平等），造成今天許多企業(yè)的品牌管理混亂，各個產(chǎn)業(yè)甚至各個產(chǎn)品都有不同的字體、不同的顏色，不同的使用規(guī)范等。

企業(yè)要穩(wěn)固在國內(nèi)的品牌地位，要成長為世界知名品牌，必須進(jìn)行整合。首先是品牌管理組織的整合。過去企業(yè)品牌管理存在多頭管理和分散管理，這是造成品牌形象混亂的組織根源。在集團(tuán)層面應(yīng)該在品牌管理委員會下設(shè)執(zhí)行機(jī)構(gòu)——品牌管理中心，形成品牌統(tǒng)一管理、分開操作的機(jī)制；其次是品牌形象的整合，目前的關(guān)鍵是VI形象的改造和統(tǒng)一規(guī)范，不要讓“諸侯割據(jù)”狀態(tài)再延續(xù)下去；還有公共關(guān)系資源的整合，建立各個產(chǎn)業(yè)、各個公司可以共享的公共關(guān)系資源，避免各自重復(fù)投入。

品牌資源的浪費是較難評估的，它的浪費比起設(shè)備資源的浪費更嚴(yán)重，幾百萬元的硬資源浪費是很容易察覺和發(fā)現(xiàn)的，而幾百萬元甚至上千萬元的品牌資源浪費很可能不被發(fā)現(xiàn)。有的公司一年僅在國內(nèi)投入廣告費用一項就幾億元，每年在品牌資源的投入和管理都花費巨資，如果不進(jìn)行品牌資源的整合，不在品牌資源管理上進(jìn)行創(chuàng)新，那么企業(yè)就不可能發(fā)揮品牌優(yōu)勢，“市場—資產(chǎn)—品牌”就無法繼續(xù)“良性互動”。

2、網(wǎng)絡(luò)資源整合銷售網(wǎng)絡(luò)對企業(yè)的成長功不可沒，在以市場為導(dǎo)向的策略中，銷售網(wǎng)絡(luò)不僅起到流通作用，而且起到對研究開發(fā)和生產(chǎn)的牽引作用，對品牌成長起到推動作用。國內(nèi)企業(yè)中包括行銷非常成功的一些企業(yè)，如TCL，銷售網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)暴露出機(jī)構(gòu)重疊、效率下降的端倪，銷售網(wǎng)絡(luò)要在未來競爭中扮演排頭兵的重要角色必須深化改革，網(wǎng)絡(luò)資源整合勢在必行。

網(wǎng)絡(luò)資源整合階段性任務(wù)：第一階段是提高網(wǎng)絡(luò)資源的內(nèi)部效率，更好更快地銷售自產(chǎn)產(chǎn)品，服務(wù)自產(chǎn)產(chǎn)品的用戶；第二階段可以適當(dāng)引入非自產(chǎn)產(chǎn)品的銷售，提高網(wǎng)絡(luò)的整體效率；第三階段可以把銷售網(wǎng)絡(luò)改造成開放式的電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)，其中最為重要的是解決配送和信用問題，培育企業(yè)的核心競爭力。

3、研發(fā)資源整合研發(fā)資源是國內(nèi)企業(yè)最為短缺的資源，而長期以來，企業(yè)往往存在“重市場，輕研發(fā)”、“重外延擴(kuò)張，輕內(nèi)涵發(fā)展”的思想和“名義上重視，實際上不重視”的行為。如何從“大”走向“強(qiáng)”，重塑企業(yè)的創(chuàng)新精神將是決定我們企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。

4、生產(chǎn)資源整合縱觀這幾年大批優(yōu)秀企業(yè)的涌現(xiàn)，他們之所以成功，是由于他們不僅看到銷售網(wǎng)絡(luò)的作用，也認(rèn)識到生產(chǎn)制造能力的持續(xù)提高和成本控制能力的增強(qiáng)所起到的關(guān)鍵作用。為了適應(yīng)未來競爭的需要，生產(chǎn)資源要從三方面進(jìn)行整合：一是原材料采購，與原材料供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，提高討價能力和保證供貨量和供貨期。為了避免出現(xiàn)因原材料供應(yīng)不足而影響生產(chǎn)和銷售的情況，企業(yè)應(yīng)設(shè)立詢價機(jī)構(gòu)，擴(kuò)大在全球采購的能力；二是生產(chǎn)設(shè)備利用，要交流提高生產(chǎn)設(shè)備利用效率的經(jīng)驗，避免內(nèi)部富余生產(chǎn)能力的浪費；三是加強(qiáng)對OEM的管理，無論是接受委托加工還是委托別人加工產(chǎn)品，都要加強(qiáng)質(zhì)量控制，并設(shè)立準(zhǔn)許OEM制度，不斷提高自身生產(chǎn)制造和利用其他生產(chǎn)廠商的能力。

5、人力資源整合人力資源是企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵，上述各項資源的整合最終都取決于人力資源，沒有人去做或沒有合理組織去做，所有整合都是空話。人力資源整合主要是企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)即用人制度的整合。

在企業(yè)文化方面，首先要著力培養(yǎng)創(chuàng)新氛圍，調(diào)動員工的創(chuàng)造活力。企業(yè)應(yīng)倡導(dǎo)一種兼收并蓄的多元文化，既要融合優(yōu)秀文化，又要強(qiáng)調(diào)奮斗精神、融和精神，打破區(qū)域界限和裙帶關(guān)系，防止在集團(tuán)內(nèi)部機(jī)關(guān)化、行政化的傾向以

及一種以老鄉(xiāng)、親信為選人、用人標(biāo)準(zhǔn)的不良?xì)夥铡Ｆ浯我鉀Q企業(yè)精神和組織行為的矛盾，不能以個人權(quán)利、小圈子利益來擴(kuò)大這種矛盾。

在組織結(jié)構(gòu)方面，首先“組織能力是核心競爭力”，企業(yè)要面對新的競爭，要取得未來的成功，必須深化企業(yè)組織的變革；其次，要結(jié)合品牌、網(wǎng)絡(luò)、研發(fā)、生產(chǎn)的整合任務(wù)，設(shè)計和構(gòu)筑新的管理架構(gòu)和制度。我們的企業(yè)雖然有一只腳已經(jīng)跨出國際化的門檻，還有一只腳還停留在傳統(tǒng)的門內(nèi)，這種不協(xié)調(diào)將影響我們與世界級企業(yè)的競爭。新的組織構(gòu)建必須考慮兩個方面：一是提高內(nèi)部的管理效率與活力，二是提高對外的擴(kuò)張力和資源整合能力。

在用人制度上，要注意：

（1）集團(tuán)人力資源部的角色問題；

（2）人才的標(biāo)準(zhǔn)問題；

（3）人才培訓(xùn)問題；

（4）人才流動問題；

（5）人才考核與獎懲問題。

三、資源整合的原則與方向

資源整合的原則是：有利于企業(yè)經(jīng)營效率的提高，有利于企業(yè)競爭實力的增強(qiáng)，有利于企業(yè)可持續(xù)的發(fā)展和有利于員工福利的提高和個人價值的實現(xiàn)。

資源整合必須把握經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律和技術(shù)發(fā)展方向。一是適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化的趨勢，把握參與國際經(jīng)濟(jì)循環(huán)的機(jī)遇，參與世界分工。在研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購和管理等方面向國際化的企業(yè)看齊，以國際化的策略整合資源。二是適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的數(shù)字化，在新經(jīng)濟(jì)浪潮面前不能以老眼光來對待，也不能給新浪潮沖昏了頭腦。而要利用新技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，并在經(jīng)營管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代管

理手段。這一切都是為了適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)的速度要求。以最快速度獲得信息、原材料，以最快的速度生產(chǎn)制造產(chǎn)品，以最快的速度服務(wù)顧客。還有，就是要適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的融合趨勢。

在上述兩種趨勢的推動下，市場變化速度加快，企業(yè)必須在這種變化的環(huán)境中準(zhǔn)確定位。想沖擊世界500強(qiáng)的企業(yè)是積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，而不是固步自封安于現(xiàn)狀的企業(yè)；想成為世界級的企業(yè)是大膽應(yīng)用數(shù)字技術(shù)于經(jīng)營管理的企業(yè)，而不是拒絕新生事物的企業(yè)；想做大做強(qiáng)的企業(yè)是敢于發(fā)展的企業(yè)，它將適時利用品牌、技術(shù)、市場的優(yōu)勢，進(jìn)入Internet時代。企業(yè)必須在這種變化的環(huán)境中丟棄包袱，集中優(yōu)勢資源，輕裝上陣。集團(tuán)下屬的公司、產(chǎn)品、技術(shù)，哪些要調(diào)整、哪些要補(bǔ)充、哪些要重組，都是整合內(nèi)部資源要考慮的問題。集團(tuán)以外的技術(shù)、人才、資金的引進(jìn)，則是整合外部資源要考慮的問題。不管是內(nèi)部資源還是外部資源的整合、利用，都要符合自己的角色定位，符合企業(yè)現(xiàn)實實力和長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：《現(xiàn)代企業(yè)自主創(chuàng)新》.劉勇、周琳.中山大學(xué)出版社.2007年1月1日

《經(jīng)濟(jì)發(fā)展理論》.熊彼得.中國商業(yè)出版社.2009年8月1日

第五篇：檔案的作用與管理

檔案的作用與管理

——以在濟(jì)南市長清區(qū)檔案局實習(xí)為例

摘要：檔案是人類文明的伴生物，真實記錄了人類社會實踐和文明的進(jìn)程，富有大量原始的信息資料。因此，它具有獨特的、其他事物無可替代的作用和社會價值。正確地認(rèn)識檔案的作用和價值，對于科學(xué)有效地管理檔案和充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益具有重大的意義。

關(guān)鍵字：檔案、作用、管理

我們本學(xué)期校外實習(xí)周恰逢是在長清區(qū)檔案局工作，結(jié)合所學(xué)《文書與檔案管理》的內(nèi)容與在檔案局的工作經(jīng)歷，簡要談?wù)剻n案的作用與管理。

檔案的基本作用主要包括憑證作用和參考作用。

在長清區(qū)檔案局我們參觀了里面儲藏的各種文獻(xiàn)與政府各部門的檔案資料，其中鎮(zhèn)館之寶——康熙十四年圣旨讓我們大開眼界，再現(xiàn)了當(dāng)時的政治舉措。還參閱了保存了幾十年的《大眾日報》、《齊魯晚報》等資料，浩瀚的文史資料見證了我國的政治、經(jīng)濟(jì)、文化生活的歷程。并且在那里也目睹了有群眾去查詢自己的結(jié)婚檔案等實例。

檔案作用的發(fā)揮是一個永恒的話題。傳統(tǒng)的檔案管理理論將檔案的作用劃分為檔案的一般作用、檔案作用的性質(zhì)(檔案的基本價值)以及檔案作用的規(guī)律性三個方面。認(rèn)為檔案是行政管理的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材,又是維護(hù)國家、集體和個人權(quán)益的法律依據(jù);檔案具有憑證和依據(jù)價值或作用;檔案具有參考作用。總之,檔案非常重要,在社會實踐與發(fā)展中具有不可或缺和不可替代的作用。

一、檔案的第一外腦作用———檔案是實踐活動的原始的記憶載體

檔案的第一外腦作用是檔案效力之本。檔案是實踐活動的原始的記憶載體,可以稱為外腦原儲作用。檔案是人們的第二信息原儲大腦,它存儲和記憶人們的社會實踐活動真實面貌,檔案的這種信息存儲和記憶功能具有本源性,即外腦原儲,是其他信息載體形態(tài)所不具備的。

二、檔案的智力引擎作用———檔案是創(chuàng)新思維的可靠的知識平臺

檔案的智力引擎作用是檔案作用的動力之源,具體體現(xiàn)為檔案是創(chuàng)新思維的可靠的知識平臺。人們從事社會實踐活動需要智力支持,更需要創(chuàng)新思維,需要站在巨人的肩膀上。能提供這種支持和動力的信息載體有許多,如大眾傳媒、圖書情報部門等,但只有檔案的智力引擎作用才具有可靠性,這是檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基本屬性決定的。

檔案是人類開展各項工作的智力引擎。檔案既是工作保障工具,也是一種智力產(chǎn)品和精神財富,它是過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,記載了社會的、政治的和智力的各個方面發(fā)展?fàn)顩r和過程。

三、檔案的信息傳承作用———檔案是信息資源的權(quán)威的傳承媒介

檔案的信息傳承作用是檔案工作的活力之脈。檔案是信息資源的權(quán)威的傳承媒介。信息傳遞與交流的媒介有多種,如口頭傳遞、示范傳遞、文物傳遞、書籍傳遞等等,但只有檔案的信息傳遞才具有權(quán)威性。因為口頭、示范和書籍的信息傳遞存在一定的誤差,文物傳遞需要考證和探究,只有檔案的信息傳遞具有原始性、直接性、持續(xù)性和無可爭辯的權(quán)威性。檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄,是重要的信息源之一。

由此可見，檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的不同形式的資料歷史記錄，記載了人們在各種活動中用文字、語言、圖象等方式形成的信息材料，記錄了整個國家在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)技術(shù)、教育、衛(wèi)生等各行各業(yè)各方面的情況，記載著人們改造客觀世界和主觀世界的特定實踐活動的過程。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，是構(gòu)建社會主義和諧社會活動的真實記錄，在和諧社會建設(shè)中具有憑證參考的作用。

檔案不僅記錄了歷史活動的事實經(jīng)過，而且記錄了人們在各項活動中的思想發(fā)展和社會實踐中的經(jīng)驗教訓(xùn)，以及科學(xué)研究和文化藝術(shù)的創(chuàng)造成果。因此，它對于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律，以及總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)，都具有重要的參考作用。正如在當(dāng)前構(gòu)建和諧社會的大背景下，檔案在人與自然和諧相處中的也起著重要的參謀作用。檔案既是各級部門對社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種信息材料的歷史記錄，也是研究人與自然和諧相處的重要載體。千百年的發(fā)展歷史告訴我們：“以破壞生態(tài)為代價的生產(chǎn)發(fā)展，必須受到自然的懲罰”—就是說當(dāng)人的行為違背自然規(guī)律、資源消耗超過自然承載能力、污染排放超過環(huán)境容量時，就將導(dǎo)致人與自然關(guān)系的失衡，造成人與自然的不和諧。因此，要實現(xiàn)人與自然和諧相處，就是要通過自覺地調(diào)控人的社會行為，使經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的目標(biāo)、手段與自然環(huán)境所提供的可能性相一致。在人與自然和諧相處的社會實踐中，檔案可以為黨和國家制定經(jīng)濟(jì)社會與資源環(huán)境協(xié)調(diào)發(fā)展的目標(biāo)和計劃的科學(xué)決策，做好參謀的作用。

另外，檔案也在其他方面發(fā)揮作用。一是檔案作為工作查考的依據(jù)，為現(xiàn)實工作服務(wù)；二是檔案為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和各項建設(shè)事業(yè)提供計劃和管理的科學(xué)依據(jù)；三是檔案為歷史研究、理論研究和科學(xué)技術(shù)研究提供第一手資料，為科學(xué)研究事業(yè)服務(wù)；四是檔案可以提供法律依據(jù)，維護(hù)國家、集體、個人的合法權(quán)益；五是檔案是宣傳教育的生動素材，充分利用檔案部門豐富的檔案資源，編印出反映當(dāng)?shù)厣鐣l(fā)展歷史，社會文化，社會風(fēng)尚等廣大群眾喜聞樂見的歷史傳統(tǒng)材料，是為廣大中小學(xué)生和市民接受傳統(tǒng)文化教育，提供健康向上的精神食糧。把檔案部門建成愛國主義教育基地，是增強(qiáng)社會凝聚力和向心力，對人們進(jìn)行歷史教育、國情教育、科學(xué)教育和愛國主義教育，激發(fā)人們愛黨愛國熱情的基地，起到在和諧社會建設(shè)中的社會教育作用。

但是,檔案的重要作用與社會對檔案的重視程度是不對等的。實際工作中,檔案工作者常常抱怨業(yè)務(wù)主管對檔案工作沒有給予足夠的關(guān)注與關(guān)心,出現(xiàn)重要與重視的失衡;檔案的價值期望與檔案價值的實現(xiàn)往往存在較大的偏差,出現(xiàn)理論與實際的失衡;檔案的有用性無可置疑,但檔案往往不能得到充分利用,出現(xiàn)有用與少用的矛盾;檔案部門為提高人們的檔案意識做了積極的宣傳與努力,但成效卻存在理想與現(xiàn)實的較大差距。這些失衡現(xiàn)象的原因在哪里呢?是人們的檔案意識還有待進(jìn)一步提高?是我們的檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新力度還有待進(jìn)一步加強(qiáng)?試想,即使社會的檔案意識和我們的檔案信息服務(wù)已達(dá)到最大高度,檔案就能得到滿意的社會重視度和效用度嗎?恐怕也不盡然。就其原因,是傳統(tǒng)的檔案作用理論還不能完整地解釋檔案管理實踐中的所有現(xiàn)象。因此,有必要對檔案作用與價值的本質(zhì)進(jìn)行更深入、更切合實際的探討，并且完善檔案管理的有關(guān)制度。

在長清區(qū)檔案局為期一周的實習(xí)中學(xué)到了很多實用的知識，熟悉了檔案資料的整理、錄入、檢索等流程。與人交往、團(tuán)隊合作、社交禮儀方面受益頗豐。但同時也發(fā)現(xiàn)不少問題，主要的是檔案工作制度不明確，工作效率低下，我們實習(xí)生一周的工作量差不多要那里工作人員兩個月才能完成吧。

一、檔案管理工作中存在的問題。

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒

有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。

3、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、檔案管理工作的對策

1、提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、改進(jìn)和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4、采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和

管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機(jī)輔助管理勢在必行。

5、做好檔案管理工作,強(qiáng)化服務(wù)意識,提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,樹立創(chuàng)新意識,提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

另外，檔案的信息傳承作用,決定了檔案收藏的需要和檔案信息庫不斷構(gòu)建、充實和豐富的需要。積極有效地利用各種現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行信息資源的開發(fā)和利用,全方位實現(xiàn)檔案資源共享,堅持檔案開放,主動適應(yīng)和滿足社會各項工作的需要,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用成為檔案工作的必然選擇。充分發(fā)揮檔案的信息傳承作用,需要大力加強(qiáng)檔案宣傳,弘揚檔案文明,積極開展檔案編研工作、檔案編撰工作和信息研究工作,充分利用現(xiàn)代化手段加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),提升檔案的作用效力。檔案是重要的社會資源,具有稀缺性,因此需要納入信息資源管理的范疇,使檔案的信息傳承作用在更廣闊的空間內(nèi)充分發(fā)揮。

同時，為加強(qiáng)長清區(qū)檔案事業(yè)管理、進(jìn)一步規(guī)范區(qū)內(nèi)各單位的檔案工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《山東省檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)制定適合長清區(qū)檔案管理有效辦法。總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，在發(fā)揮檔案作用的同時，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，建立更加完善、更具中國特色的檔案管理體制，更加促進(jìn)檔案工作的流暢，更加有力地為廣大人民群眾服務(wù)，更加促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

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4.劉萌等：《文書與檔案管理》，首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社2010年版。

許曉龍

2010-11-13