第一篇：秘書職能和職責(zé)

秘書職能和職責(zé)

區(qū)分職能和職責(zé)的區(qū)別

了解兩者之間的性質(zhì)很關(guān)鍵：

職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，處理的是秘書應(yīng)該做什么的問題。

職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅要解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題，相比職責(zé)來講，范圍無疑是擴大了。

【秘書的職能】

1.輔助決策

輔助決策的含義：在決策過程中，在知識(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學(xué)性和時效性。

2.協(xié)調(diào)關(guān)系

協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關(guān)系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。

3.處理信息

處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。

4.辦理事務(wù)

(1)辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。

(2)辦理事務(wù)的特征

綜合性,服務(wù)性,繁瑣性,突擊性

秘書的職責(zé)

具體的也劃分為以下11個方面：

日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)

接待事務(wù)(來訪接待、安排服務(wù)等)

會議事務(wù)(會議安排、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等)

行政事務(wù)

信訪事務(wù)(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)

調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)

文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)

寫作事務(wù)(各種文體的寫作)

協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)

督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況)

其他領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)

第二篇：秘書職能

《秘書職能》教學(xué)設(shè)計

潁州職業(yè)教育中心 張洪鋒

教學(xué)目的：

一、理解掌握秘書基本職能范疇的特征；

二、掌握秘書文稿撰擬要領(lǐng)。教學(xué)重點：

掌握秘書的基本職能 教學(xué)課時：一課時 教學(xué)過程：

一、秘書的基本職能

《現(xiàn)代漢語小詞典》這樣解釋“職能”——人、事物、機構(gòu)應(yīng)有的作用。秘書的職能，是在秘書機構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)與管理工作的需要而明確賦予秘書機構(gòu)或秘書職位的具體職責(zé)權(quán)限。

秘書職能，在具有一定的規(guī)范性和相對穩(wěn)定性的同時，也具有一定的可變性。這種可變性緣于組織目標(biāo)與管理工作的需要，緣于辦公手段的更新，也緣于領(lǐng)導(dǎo)對秘書的信任度。

秘書的基本職能可以概況為：辦理事務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系、輔助決策、綜合服務(wù)，具體來說就是“管理事務(wù)，參與政務(wù)”。

1、辦理事務(wù)

秘書的事務(wù)工作是相對于領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)工作而言的。政務(wù)是指領(lǐng)導(dǎo)者所從事的具有全局性和戰(zhàn)略性意義的公務(wù)活動，如決策。事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作，如電話接打、會議服務(wù)、信訪工作、文書處理等。

政務(wù)是事務(wù)的統(tǒng)帥和核心，事務(wù)是政務(wù)的基礎(chǔ)和保證。兩者是相輔相成的。秘書的事務(wù)工作無論是經(jīng)常重復(fù)出現(xiàn)的還是偶發(fā)的，在辦理的過程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務(wù)的過程中要遵循被動中求主動、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范的原則。

2、協(xié)調(diào)關(guān)系

現(xiàn)代管理活動處處離不開協(xié)調(diào)。任何組織只有通過協(xié)調(diào)，才能形成整體的合力，實現(xiàn)共同目標(biāo)。

秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關(guān)系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。

與領(lǐng)導(dǎo)部門和職能部門的協(xié)調(diào)不同，秘書部門的協(xié)調(diào)有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度等原則。

3、輔助決策 在實際工作中，任何決策都是一個過程而不僅僅只是拍板這一個環(huán)節(jié)。因此，輔助決策定義為：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學(xué)性和時效性。

秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策一般要經(jīng)過：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計方案、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評優(yōu)選優(yōu)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施反饋等四個階段。

4、綜合服務(wù)

秘書是為以領(lǐng)導(dǎo)為核心的集團服務(wù)的，秘書通常提供的是全方位的服務(wù)，既包含公務(wù)，如果領(lǐng)導(dǎo)需要，有時也包括辦理一些私事。所以，秘書一定要有牢固的服務(wù)意識，“全心全意地為領(lǐng)導(dǎo)及其集團服務(wù)”。當(dāng)然，在服務(wù)的過程中要注意方式方法，還要善于運用資源。

二、秘書日常事務(wù)職能

1、辦公用品管理

2、接待

3、安排領(lǐng)導(dǎo)活動

4、值班

5、通訊工作

6、印章管理

7、機要保密

三、秘書專項職能

1、信息管理

2、調(diào)查研究

3、會務(wù)工作

4、公文處理

5、檔案管理

6、信訪工作

四、秘書特別受權(quán)職能

1、公文寫作

秘書在撰擬文稿時要注意一下幾個方面：要明確自己代筆者的地位，要準(zhǔn)確使用規(guī)范文種，要選用準(zhǔn)確而不含糊、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語言表達，要反復(fù)進行認(rèn)真修改，要有可靠依據(jù)，要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。

2、督查

3、協(xié)調(diào)

4、談判

受權(quán)談判中秘書工作的任務(wù)：①協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定談判的中心議題和準(zhǔn)備達到的目標(biāo)。②準(zhǔn)備好談判各方的有關(guān)材料。③對談判中意外情況的預(yù)測和準(zhǔn)備。④把握談判進程。⑤總結(jié)和評價談判的經(jīng)驗教訓(xùn)，及時搞好信息反饋。

五、秘書深層職能

秘書的深層職能主要指的是秘書的參謀輔助職能。

秘書參謀的原則：①明確角色定位，不失職不越權(quán)。②明確參謀定位，謀而不斷。③立足規(guī)勸層面，諫而有度。

六、思考與聯(lián)系

（一）、案例分析

方秘書作繭自縛

一個大型會議的晚會內(nèi)容怎么定，方秘書先請示分管辦會的黃副主任，定為“舉辦電影晚會”。黃沒有說要再往上請示，而方秘書自認(rèn)為再請示一把手賈主任也許會更好辦事。在請示賈時又沒有把已請示黃所定的意見告訴賈，賈的批復(fù)定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個晚會出現(xiàn)兩種不同安排的領(lǐng)導(dǎo)意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個辦會秘書研究，最近定為按賈主任的意見執(zhí)行。由方秘書向黃副主任作自我批評，說明擬按賈主任的意見辦，請黃諒解。當(dāng)時黃對方秘書多頭請示很不高興，但還是同意了按賈的意見執(zhí)行。

1、請分析此案例中方秘書做法的不妥之處。

2、如果你是方秘書，你認(rèn)為最好的挽回此事的辦法是什么？

（二）、學(xué)寫一篇發(fā)言稿。

第三篇：秘書職能

秘書的基本職能

★輔助決策：

秘書的決策職能體現(xiàn)在調(diào)查研究、處理來信來訪、收集處理信息、參與討論起草工作計劃等實際工作中。

就決策的形成、實施、檢驗過程中秘書對領(lǐng)導(dǎo)的輔佐決策職能。秘書輔佐決策的職能基礎(chǔ)、職能特點及其方法。

一、秘書輔佐決策的職能基礎(chǔ)。

秘書在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)上傳下達、溝通四方，便于領(lǐng)會決策意圖，掌握覺得依據(jù)，收集決策反饋，檢驗決策執(zhí)行效果，對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優(yōu)化都能起到重要的作用，秘書輔佐覺得的職能基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

▲秘書為決策提供有效的依據(jù)。

覺得最忌憑空杜撰和依據(jù)不足。秘書具有為領(lǐng)導(dǎo)工作綜合服務(wù)的職能，以此有著為決策提供有效依據(jù)之使命。

——掌管文件材料，便于為決策提供政策依據(jù)；

——經(jīng)常深入基層，調(diào)查研究，便于為決策提供群眾可受性信息依據(jù)；

——在各職能部門間起到溝通協(xié)調(diào)作用，便于為決策提供各職能系統(tǒng)綜合信息依據(jù)； ——組織對外聯(lián)系，是對外聯(lián)系的窗口，便于為決策提供環(huán)境變化狀態(tài)依據(jù)； ——組織會議事務(wù)，便于為決策提供群體意識依據(jù)。

總之，秘書的職能工作，大多與領(lǐng)導(dǎo)決策有著密切聯(lián)系，便于在各方面為決策提供有效的依據(jù)?！貢铀贈Q策實施的進程。

——受權(quán)督辦、查辦與催辦，有利于加速各執(zhí)行系統(tǒng)實施決策并檢查其結(jié)果；

——發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，調(diào)解決策執(zhí)行中出現(xiàn)的矛盾和問題，有利于加速決策執(zhí)行的進程；

——收集各子系統(tǒng)、各有關(guān)方面的反饋信息，有利于決策調(diào)整、補充、修正，保證決策的順利進行； ——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理突發(fā)事件，有利于消除決策實施過程中隨機出現(xiàn)的障礙；

——接待處理人民來信來訪，有利于在決策執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)、分析和處理問題，轉(zhuǎn)化消極因素，調(diào)動群眾積極性。

總之，秘書在決策執(zhí)行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施?！貢龠M決策的優(yōu)化。

——擬定和收集多種可行方案，有利于決策的選優(yōu)；

——提供參謀咨詢，收集群眾的意見和建議，有利于發(fā)揮群體智能作用； ——參與并組織有關(guān)學(xué)者行家進行決策討論，有利于在反復(fù)論證中優(yōu)化決策； ——參與決策效果的考核評價，有利于發(fā)現(xiàn)疏漏和失誤，采取必要的補救措施；

——撰擬總結(jié)、匯報材料，對決策形成、實施過程以及效果進行全面系統(tǒng)的分析研究，有利于為制定和實施新的決策提供有益的經(jīng)驗和教訓(xùn)。

總之，在優(yōu)化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

二、秘書輔佐決策的特點?！嫦到y(tǒng)和隨機輔佐相結(jié)合。

秘書輔佐決策與從事某一方面專項管理的職能部門工作人員不同。他要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢，全面系統(tǒng)地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時空變化，組織內(nèi)外環(huán)境條件發(fā)展的角度，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進行科學(xué)決策，系統(tǒng)地跟蹤決策目標(biāo)實現(xiàn)的全過程，這是秘書輔佐決策的一大特點。但是，秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策，有具體體現(xiàn)其日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問題和解決問題的隨機事件中。秘書不是專門研究決策的智囊人物，而是追蹤決策目標(biāo)實現(xiàn)全過程的實際工作者。在這個全過程的具體工作中，無論發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個因素出現(xiàn)問題，便能立即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統(tǒng)地鋪位決策與隨機性地輔佐決策的有機結(jié)合。

▲決策輔佐與實施輔佐相結(jié)合。

秘書輔佐決策，與專職出謀劃策的研究咨詢機關(guān)的專家學(xué)者不同。專家學(xué)者受聘制定某項決策方案，但不參與決策方案的具體實施工作。秘書則不然，他既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實施工作，在實踐中幫助領(lǐng)導(dǎo)指揮、協(xié)調(diào)和控制實施過程，確保決策目標(biāo)的實現(xiàn)。這種對決策的形成輔佐與實施輔助的結(jié)合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體地從實施決策的個步驟、各環(huán)節(jié)和各項具體措施，深入細(xì)致地考慮實施方向與決策目標(biāo)的一致性，決策要求與實施效果的統(tǒng)一性。這些正是組織領(lǐng)導(dǎo)人在決策形成和實施中必須要全面考慮的問題。

▲超脫性輔佐與參與性輔佐相結(jié)合。

領(lǐng)導(dǎo)人及其副職，執(zhí)掌著決策權(quán)（即決斷權(quán)、表決權(quán)和否決權(quán)），承擔(dān)著決策效果是否符合組織要求的全部責(zé)任。秘書則不同，既不執(zhí)掌決策權(quán)，又不對決策效果的好壞直接承擔(dān)責(zé)任。秘書的輔佐決策，從某種意義上說，是超脫于決策的權(quán)力與責(zé)任的。

但是，秘書實際工作中又參與了決策形成實施的全過程，秘書的工作成效，事業(yè)與期望，功過與報酬，無不與決策的成敗有著密切的關(guān)系。這就形成了秘書超脫性輔佐與參與性輔佐的有機結(jié)合。這有利于秘書用不同于領(lǐng)導(dǎo)人的比較超脫的目光更客觀地觀察問題和分析問題；有不同于“局外人”、“第三者”對決策的議論。秘書自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關(guān)性，使其必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全力以赴地投入決策的全過程。

秘書的知識結(jié)構(gòu)

秘書工作的綜合性，要求秘書人員在橫向上要有較寬廣的知識面，但又要有自己的專業(yè)特點，在縱向上要有深厚的專業(yè)知識。這樣縱橫結(jié)合，可以用大寫的英文“T”字母來表示，或者說秘書人才應(yīng)該是“T”型人才。

秘書人員應(yīng)該有三個方面的知識結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、其他方面相關(guān)知識。

★基礎(chǔ)知識。分為兩個方面：一是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識，即語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學(xué)知識，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等自然科學(xué)知識，以及一些工農(nóng)生產(chǎn)和科技知識。

★專業(yè)知識。專業(yè)知識包括兩方面：一是秘書人員應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識，包括：公文和應(yīng)用文寫作，文書寫作和文書處理，檔案保管，調(diào)查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，資料工作和信息科學(xué)知識，保密工作知識等。二是秘書所在工作部門的專業(yè)知識。如在政府機關(guān)部門工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)部門工作的必須具有企業(yè)管理知識等。

專業(yè)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的基本層次。

★專業(yè)知識。這一部分是秘書人員為適應(yīng)時代需要，做好工作，應(yīng)加以進修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次。有經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、計算機科學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識，可以使秘書人員從更寬更廣闊的領(lǐng)域從事秘書工作，比如我國當(dāng)前的工作重點已轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟建設(shè)上來，那經(jīng)濟學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、法學(xué)就要成為較高層次的重點知識，哪行哪業(yè)都不例外。

第四篇：秘書職能

秘書職能推薦閱讀：[論文關(guān)鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作 [論文摘要]: 秘書工作具有很強的職能性和藝術(shù)性，一個好的秘書工作者要在自身的素質(zhì)培養(yǎng)上做到全面而細(xì)致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義 何謂秘書，秘書是一種職務(wù)名稱，還是一種社會職業(yè)，秘書的主要職能作用是助?

秘書職能范文

[論文關(guān)鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作

[論文摘要]: 秘書工作具有很強的職能性和藝術(shù)性，一個好的秘書工作者要在自身的素質(zhì)培養(yǎng)上做到全面而細(xì)致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義

何謂秘書，秘書是一種職務(wù)名稱，還是一種社會職業(yè)，秘書的主要職能作用是助手、參謀。秘書工作在80年代以前是一種規(guī)范性的工作，各自為各自的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，固守成規(guī)，局限性比較大。進入80年代就大變了樣，黨的十一屆三中全會后的十多年，中國秘書工作有了飛躍性的發(fā)展。中央領(lǐng)導(dǎo)同志多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷發(fā)展變化的新形勢的需要，是領(lǐng)導(dǎo)工作努力提高科學(xué)化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實踐也說明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關(guān)鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務(wù)所決定的。

二、秘書工作的職能

服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀 跟從領(lǐng)導(dǎo)，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮（更多地限于建議、獻策等方面）。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個方面:一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細(xì)運行圖

三、培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力

1、德行操守

“德才兼?zhèn)?以德為重”。一個秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”,也不能算是一個合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。經(jīng)常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費;經(jīng)常組織會議,但自己從不 上主席臺。經(jīng)常熬夜,但白天還得正

常工作,節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會的公認(rèn)。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個秘書的。特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對社會上一些行業(yè)、一 些人員公務(wù)員之家http://普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內(nèi)外環(huán)境錯綜復(fù)雜多變的形勢下,沒有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節(jié)”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度,是干不好秘書工作的。同時由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補充”、機關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”,要求秘書人員必須誠實正直、心明步正,謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機密，互相補臺、競而不妒。

2、善謀善書

秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬緒，歸結(jié)到一點是“謀略”二字，謀略指的是計謀與方略，實際就是解決問題、處理矛盾的方法。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的賞識,就能在輔助決策的過程中發(fā)出璀璨的火花。要深刻領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，要善于通過間接或者直接方式,把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎(chǔ)上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),經(jīng)過深思熟慮,形成有價值的參謀意見。第三,注重進言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征,選擇適當(dāng)場合和最佳時機, 從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。寫的能力其實是秘書工作的外在表現(xiàn)形式，一個好的文秘工作者在公文寫作中一定要準(zhǔn)確而細(xì)膩。在公文寫作中，由于國家政策、法律的規(guī)范，一定要準(zhǔn)確無誤，半點錯誤不能出，這就要求文秘人員須符合黨的一切政策、方針、路線，這也是文秘寫作最重要的一條，這也能適應(yīng)現(xiàn)在的社會。一方面,要求秘書人員要經(jīng)常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經(jīng)常派秘書人員赴各地學(xué)習(xí)考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才干。

三、增強秘書人員工作意識

改革開放的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化。現(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。秘書人員在管理中起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用,要加強秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),不僅要強化傳統(tǒng)的服務(wù)意識、調(diào)研意識等,而且還要具有并增強自我意識、責(zé)任意識等，以適應(yīng)市場經(jīng)濟和國內(nèi)外形勢發(fā)展的需要。

1、自我意識

秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識和感受,它是秘書人員現(xiàn)代意識的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務(wù)性特點,但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應(yīng)有思考的獨立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務(wù)”?又何言“管理事務(wù)”?因此,作為一個秘書人員,應(yīng)該 煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當(dāng)一面的能力 ,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。

2、責(zé)任意識

秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強的責(zé)任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽,才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。

在建設(shè)有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業(yè)各異，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，其秘書意識與氣質(zhì)不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識與氣質(zhì)的修養(yǎng)，秘書功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書職能才會高效運轉(zhuǎn)。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應(yīng)用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書意識與氣質(zhì)的修養(yǎng)。

參考資料: http://

第五篇：秘書職能結(jié)構(gòu)

秘書職能結(jié)構(gòu)

秘書，在我國主要是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。秘書工作概括起來，就是輔助管理，綜合服務(wù)，其特點主要有綜合輔助、系統(tǒng)中介、間接效益性和對立統(tǒng)一性。綜合輔助既是秘書活動的顯著特點，又是指導(dǎo)秘書工作的重要原理；在組織的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中，秘書部門既是組織靜態(tài)的結(jié)構(gòu)中介，又是組織動態(tài)運轉(zhuǎn)的中介；秘書工作的成果是很難用具體的經(jīng)濟成果的數(shù)據(jù)來表述，但秘書有效的職能活動，能夠使取得生產(chǎn)和管理成果的人們效益的提高；秘書的職能活動不能脫離社會，和其他社會活動一樣，秘書職能活動具有鮮明的對立統(tǒng)一性。

在秘書工作實踐中，這些特點，決定了秘書在職能活動中要充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調(diào)、工作效益和執(zhí)行效益等重要作用，真正達到管理機關(guān)對秘書工作的要求。

關(guān)鍵詞：秘書職能活動 特點與作用

秘書在組織管理體系內(nèi)工作活動，勢必受到職能地位和工作環(huán)境的影響和制約。雖然秘書活動頭緒眾多，范圍廣泛，可變性大，但仍然有著符合自己職能地位和環(huán)境條件的特點，存在著符合自身活動規(guī)律的原理?？傮w來說，秘書主要作用就是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，綜合處理機關(guān)事務(wù)，促進管理機關(guān)發(fā)揮整體效益。具體來說，體現(xiàn)在參謀咨詢、輔佐決策、溝通協(xié)調(diào)、管理事務(wù)、檢查督辦等方面。

本文根據(jù)秘書活動的一般特征和原理，從秘書工作的特點與要求入手，理論聯(lián)系實踐，就秘書在職能活動中如何充分發(fā)揮其重要作用分4個方面進行論述，旨在通過對秘書工作特點與要求的了解，更好地開展秘書工作，充分發(fā)揮其職能作用。

1、秘書活動的綜合輔助特點，要求秘書在職能活動中充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策和檢查督辦的重要作用

1·1 綜合輔助是秘書活動的顯著特點

秘書部門被稱為綜合辦公部門，秘書工作的要旨，是為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)。秘書的實踐活動，大多帶有綜合輔助性。綜合輔助既是秘書活動的顯著特點，又是指導(dǎo)秘書工作的重要原理。在組織運轉(zhuǎn)中，下級各方面的情況，需要通過秘書調(diào)查研究、接待來訪和處理來信，將下級各方面的請示、匯報、報表，收集起來并進行綜合，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以輔助其了解下情。同時，秘書通過撰擬情況簡報、通報，組織各類會議，授權(quán)傳達上級指示等活動，綜合上級各項指示和要求，使下級能夠正確地理解上級領(lǐng)導(dǎo)的各項活動意圖，理解長遠的計劃和近期的安排，在行動上徹底貫徹執(zhí)行。

1·2 秘書的參謀咨詢功能在現(xiàn)代管理中具有不可替代的重要作用

現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，各級組織的領(lǐng)導(dǎo)無論才干和精力，都無法獨勝其勞。它必須依靠副職和秘書人員，為他分擔(dān)部分工作。而副職過多，又有可能因權(quán)力分散，造成難以統(tǒng)一的弊病，而且副職領(lǐng)導(dǎo)往往獨當(dāng)一面的分管部分工作，很難對主要領(lǐng)導(dǎo)人提供全面的輔佐和服務(wù)。因此秘書的決策咨詢的功能在現(xiàn)代管理中具有不可替代的重要作用。

在學(xué)校日常政務(wù)工作中，辦公室秘書是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者處理日常辦公事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供各方面的服務(wù)。秘書不僅熟悉學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)責(zé)范圍、工作內(nèi)容、以及組織內(nèi)外的各種關(guān)系，了解各種工作渠道和來自各方面教學(xué)工作信息；熟悉本級機關(guān)組織的全面的情況，對上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的政策、指令和有關(guān)意圖，以及下級各處室、各年級組和各教研組的具體情況都比較了解，而且秘書還對領(lǐng)導(dǎo)者的工作習(xí)慣、思想脈絡(luò)和不同階段的工作重點比較熟悉。秘書這種協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)者提供工作服務(wù)的職能地位，為秘書發(fā)揮參謀咨詢作用，提供了便利條件，而領(lǐng)導(dǎo)人也存在這種需要。一位有現(xiàn)代管理思想的領(lǐng)導(dǎo)人，不僅需要他的秘書作風(fēng)正派、辦事機敏、忠誠可靠，而且需要他的秘書有較高的智能，信息靈通，知識全面，善于出謀獻策，能夠直言上諫，在關(guān)鍵時候提醒自己，拓寬自己的思路，使自己少犯錯誤。

秘書要充分發(fā)揮其參謀咨詢作用就必須取得領(lǐng)導(dǎo)者的絕對信任，如果領(lǐng)導(dǎo)信任，愿意征求和聽取秘書的參謀建議，秘書就能有效地發(fā)揮參謀咨詢作用；反之，就難以發(fā)揮作用。而領(lǐng)導(dǎo)者對秘書的信任很大程度上與秘書的自身素質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人的素質(zhì)和組織氣候的影響有關(guān)。這三個方面的影響造成了處在相同職能地位的秘書有的能隨時向領(lǐng)導(dǎo)者提供參謀建議，成為領(lǐng)導(dǎo)身邊的智囊人物；有的只能跑腿辦事，很少有提出意見和建議的機會的現(xiàn)象。

同時群眾的理解和支持，影響著領(lǐng)導(dǎo)人的管理效果，也影響秘書發(fā)揮參謀咨詢作用。秘書只有深入群眾，了解實際，在群眾中吸取豐富的營養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間做好溝通的橋梁和聯(lián)系的紐帶，隨時向領(lǐng)導(dǎo)反映群眾正確意見和建議，才能充分地發(fā)揮其參謀咨詢作用。秘書的職能地位處于信息溝通網(wǎng)絡(luò)的中樞。組織對內(nèi)對外信息溝通的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)越合理，運轉(zhuǎn)效率越高，秘書掌握的信息就越全面、及時、準(zhǔn)確，以此為依據(jù)，提出參謀建議或進行咨詢，就有較高的實際價值。反之，秘書就失去了發(fā)揮參謀咨詢作用的信息依據(jù)。

1·3 輔佐決策在秘書職能活動中具有重要作用

秘書的輔佐決策作用，體現(xiàn)在日常的調(diào)查研究，處理來信來訪，收集處理信息，參與討論起草工作計劃等實務(wù)中。秘書的參謀咨詢活動，很大程度上也是對領(lǐng)導(dǎo)決策的有效輔佐。秘書在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作，長傳下達，溝通四方，便于領(lǐng)會決策意圖，檢驗決策執(zhí)行效果，收集反饋意見，對決策的形成、實施、修正、補充和優(yōu)化，能夠起到重要的作用。因為秘書職能工作大多與領(lǐng)導(dǎo)決策有著密切聯(lián)系，因此便于在各方面為決策提供有效的依據(jù)。秘書在決策執(zhí)行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。在優(yōu)化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

秘書要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢，全面系統(tǒng)地輔佐決策，不僅從可行性，還可以從組織內(nèi)外環(huán)境條件的發(fā)展的角度，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進行科學(xué)決策，系統(tǒng)地跟蹤決策目標(biāo)實現(xiàn)全過程，是秘書輔助決策的一大特點。秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策，又具體體現(xiàn)在其日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問題和解決問題的隨機事件中。在這個全過程的具體工作中，無論發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個因素出現(xiàn)問題，便能立即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策與隨機性地輔佐決策的有機結(jié)合。

秘書既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實施工作，在實施中為領(lǐng)導(dǎo)指揮、協(xié)調(diào)和控制決策實施過程，確保決策目標(biāo)的實現(xiàn)。這種對決策的形成輔佐與實施輔佐的結(jié)合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體的從實施決策的各步驟、各環(huán)節(jié)和各項具體措施，深入細(xì)致地考慮決策方案的科學(xué)性、可行性和可受性；在決策實施的輔助中，完整全面地考慮實施方向與決策目標(biāo)的一致性，決策要求與實施效果的統(tǒng)一性。1·4 秘書的檢查督辦保證決策指令的貫徹實施

檢查督辦是上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)檢查、督促所屬子系統(tǒng)對上級的決策指令執(zhí)行情況的重要管理手段。秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常把檢查督辦的任務(wù)委派給秘書去執(zhí)行。檢查督辦的目的是為了保證決策指令能夠及時、完整地貫徹實施。

秘書參與了決策指令形成前后的全過程，因此，對決策指令的背景、目的、內(nèi)容和實質(zhì)，能夠全面深入的理解，有利于檢查督辦中把握目的、標(biāo)準(zhǔn)，分析執(zhí)行決策指令的狀況和發(fā)現(xiàn)存在的問題以及評價執(zhí)行決策指令的效果。秘書具有熟練高效的信息處理手段和豐富的經(jīng)驗，在檢查督辦中，秘書能夠迅速準(zhǔn)確捕捉信息，了解情況，摸清執(zhí)行決策指令的情況，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行決策指令的差距和問題，起到督查作用。

秘書直接受命于領(lǐng)導(dǎo)人，于領(lǐng)導(dǎo)人保持著密切的信息溝通，這樣就能直接將檢查督辦的情況，反饋給領(lǐng)導(dǎo)人，以避免貽誤時機，反饋信息失真或受到干擾。秘書檢查督辦的目的十分明確。不僅有明確的檢查督辦對象，而且在內(nèi)容上也是明確地以督促、檢查下級對上級的某項決策指令執(zhí)行行為為目的。秘書檢查督辦的內(nèi)容是執(zhí)行上級決策指令的系統(tǒng)情況。催促辦理，不是簡單地檢查是否辦理，而是系統(tǒng)地督查對上級決策指令執(zhí)行的情況，包括決策指令是否辦理、怎樣在辦理，以及辦理的效果怎樣等，形成層次分明緊密聯(lián)系的督辦內(nèi)容體系。秘書代表上級機關(guān)到下級單位督辦，但并不是上級領(lǐng)導(dǎo)人。一方面，秘書要嚴(yán)肅認(rèn)真，實事求是，深入具體的了解情況；另一方面，秘書必須平等待人，態(tài)度謙和，行為檢點。

2、秘書活動的系統(tǒng)中介特點，要求秘書部門和秘書人員充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)的作用 2·1 秘書活動帶有鮮明的系統(tǒng)中介特點

在組織的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中，秘書部門既是組織靜態(tài)的結(jié)構(gòu)中介，又是組織動態(tài)運轉(zhuǎn)的中介。比如在學(xué)校日常工作中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要依靠辦公室秘書，了解廣大教職員工和離退休教師對學(xué)校政務(wù)和教學(xué)工作的想法、意見以及他們工作、生活方面的情況和希望改善生活條件的合理要求，也需要通過秘書傳達學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)工作意圖；同時群眾也需要通過辦公室秘書，了解學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對具體工作的安排和指導(dǎo)思想，并通過秘書，向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)告自己的意見和建議。秘書部門處于決策層與執(zhí)行層的結(jié)合部的職能位置。這不僅使秘書在決策與執(zhí)行之間，通過操辦會議，撰擬公文，起到特有的轉(zhuǎn)換作用，而且對決策的可行性和可受性，執(zhí)行的徹底性和適變性起到積極的保證作用。秘書在既參與決策，又參與執(zhí)行的實踐中，體現(xiàn)其系統(tǒng)中介性，并由此發(fā)揮特殊的功能。另外，秘書草擬公文，既要領(lǐng)會上級機關(guān)的有關(guān)方針政策、法規(guī)指令，了解環(huán)境條件的動態(tài)變化，又要熟悉機關(guān)組織內(nèi)部各子系統(tǒng)的具體情況；秘書接待來訪，既要向?qū)Ψ浇榻B組織內(nèi)部的基本情況，又要了解對方的有關(guān)情況和要求。秘書部門處于如此確定的中介位置，因此秘書活動帶有鮮明的系統(tǒng)中介特點，秘書工作正確地使用中介原理，有利于充分發(fā)揮其職能作用。

2·2 溝通協(xié)調(diào)是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé) 溝通協(xié)調(diào)是保持組織機能的整體性的重要手段，是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé)?，F(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分工密細(xì)，必須以有效的溝通協(xié)調(diào)維系其整體性。秘書部門是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險，然后有的放矢地加強信息溝通，使各相關(guān)方面了解事情的真相，促進相互的理解和信任，就可以消除誤解，化解矛盾，解決不少失調(diào)問題，從而促進各相關(guān)方面的相互配合與合作，維系組織和諧運轉(zhuǎn)。

秘書既能全面地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)決策層對工作的總體計劃和各個階段的工作重點；又能比較充分執(zhí)行基層的具體情況以及實際存在的困難和要求。因此，當(dāng)上下出現(xiàn)矛盾和失調(diào)時，秘書有著從中溝通協(xié)調(diào)的便利條件，促進上情下達，下情上達。在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的各職能部門中，秘書既能了解每個部門的業(yè)務(wù)要求和運轉(zhuǎn)狀態(tài)，又能了解各部門間的相互配合關(guān)系。當(dāng)職能部門間出現(xiàn)事權(quán)交叉、事權(quán)沖突的失調(diào)狀況時，秘書能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)人報告有關(guān)情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進行協(xié)調(diào)和仲裁。

秘書部門代表領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)辦理組織管理中的各項工作事務(wù)，在辦理過程中不僅與各子系統(tǒng)、各相關(guān)方面，能保持密切的聯(lián)系，而且能取得各相關(guān)方面的信任和支持，這是秘書為各相關(guān)方面提供辦公辦事的服務(wù)所取得的效果。當(dāng)有關(guān)方面出現(xiàn)某些矛盾分歧等失調(diào)現(xiàn)象時，秘書憑借其為各相關(guān)方面提供公務(wù)服務(wù)所取得的信賴進行溝通協(xié)調(diào)，能夠取得良好的效果。

3、秘書活動的間接效益性特點，要求秘書在日常工作中充分發(fā)揮工作效益和執(zhí)行效益 3·1 間接效益性是秘書工作效益的體現(xiàn) 間接效益性是秘書工作的一大特點。秘書的工作效益，一般難以直接的反映出來，也很難直接衡量其大小。從表面來看，秘書工作的成果，很難用具體的經(jīng)濟成果的數(shù)據(jù)來表述，但深入分析，秘書有效的職能活動，能夠使那些不斷取得生產(chǎn)和管理成果的人們提高效益。秘書在其基本職能作用中所產(chǎn)生的效益，都是反映在其職能發(fā)揮作用時的工作對象的效益中，屬于實踐中所取得的間接效益。秘書為管理者獻計獻策，方案被采納之后所取得的效益主要反映為領(lǐng)導(dǎo)人的管理效益和決策者的決策效益。秘書的溝通協(xié)調(diào)活動的效益，反應(yīng)在失調(diào)的各方面通過溝通協(xié)調(diào)，相互配合后產(chǎn)生的工作效益中。

在日常工作中，秘書撰擬文稿的效益，體現(xiàn)在文稿的責(zé)任承擔(dān)者的工作效益和文稿的收受者的執(zhí)行效益；秘書信息工作的效益，蘊含于使用信息者的工作效益；公文處理的效益，決定于公文制定者的工作效益和公文收受者的執(zhí)行效益。

因此，秘書工作雖然取得的是間接效益，但對組織整體效益的提高，有著不可替代的作用。3·2 秘書的事務(wù)管理直接影響領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作效益

領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)是組織整體運轉(zhuǎn)的首腦，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作效率，直接影響組織整體運轉(zhuǎn)的效率，而秘書的事務(wù)管理與領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作效益有著密切的關(guān)系。秘書快節(jié)奏高效率地管理事務(wù)，能夠有效地促進領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者工作效益的提高，進而對整個組織運轉(zhuǎn)產(chǎn)生積極的影響。

機關(guān)職能部門很多，各自的職能任務(wù)相當(dāng)繁雜，再加上機關(guān)內(nèi)外環(huán)境條件處在不斷的變化中，這就使機關(guān)事務(wù)工作的可變因素甚多。秘書的職能地位，使其與機關(guān)內(nèi)外各相關(guān)方面都有著廣泛的聯(lián)系，對各方面的變化都能及時準(zhǔn)確地了解。秘書管理事務(wù)，有利于使事務(wù)工作適應(yīng)各方面的變化，及時恰當(dāng)?shù)靥峁┯行Х?wù)。比如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)接到通知，不久將前往貴陽一中參加其校慶活動，作為秘書此時應(yīng)立即停止手上其他的日常事務(wù)工作，著手校領(lǐng)導(dǎo)出差經(jīng)費、交通工具和所帶材料的準(zhǔn)備，在校領(lǐng)導(dǎo)出行前一天必須保證交通工具、差費和準(zhǔn)備材料三到位。

機關(guān)各子系統(tǒng)事務(wù)服務(wù)的需要，有時比較集中，而單位的設(shè)備條件有限，如學(xué)校教務(wù)處和總務(wù)處同時都要召開會議，而單位的大會議室又只有一個，這就勢必造成事務(wù)工作的矛盾。當(dāng)出現(xiàn)沖突時，秘書可以與兩個處室的主任進行溝通協(xié)商，采取以教學(xué)工作為主的方針，調(diào)整兩個會議的召開時間，在可能的情況下做到互不影響。

由此可見，秘書管理事務(wù)，既有利于及時恰當(dāng)?shù)貫轭I(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)，又有利于根據(jù)各職能部門的需要，適時提供有效的服務(wù)。秘書及時有效地提供服務(wù)，有利于提高機關(guān)工作效益。

4、秘書職能活動的對立統(tǒng)一性特點，要求秘書在參與政務(wù)、掌管事物的職能活動中，充分發(fā)揮助手作用

4·1 秘書職能活動具有鮮明的對立統(tǒng)一性

秘書的職能活動不能脫離社會。因此，和其他社會活動一樣，秘書職能活動具有鮮明的對立統(tǒng)一性。在秘書的職能活動中，既要聽命辦事，不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，又要在實際工作中，發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)查研究，提出參謀建議，對領(lǐng)導(dǎo)的某些失誤與疏漏，提醒和規(guī)勸；既要熟悉組織運轉(zhuǎn)各方面的運轉(zhuǎn)機制，又要精通本職專項實務(wù)所必備的工作技能。秘書必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作和管理工作的需要，提供公務(wù)服務(wù)，其工作是被動的。但在具體的工作中，秘書必須根據(jù)組織運轉(zhuǎn)發(fā)展的趨勢，主動向領(lǐng)導(dǎo)及各部門提供公務(wù)服務(wù)，才能提高整體工作效益。因此，秘書必須在被動中求主動。

秘書不僅要熟悉組織運轉(zhuǎn)各方面的運轉(zhuǎn)機制，而且要精通本職專項實務(wù)所必備的工作技能，如機敏的辦事技能，熟練的推進公共關(guān)系技能，準(zhǔn)確流暢的語言表述技能，規(guī)范的公文處理技能，靈活的協(xié)調(diào)技能等等，實現(xiàn)業(yè)務(wù)上綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一。

比如在學(xué)校政務(wù)工作中，秘書要通過溝通協(xié)調(diào)、檢查督辦、辦文、辦事、辦會等職能活動，維持學(xué)校各組織的正常運轉(zhuǎn)。同時，又要通過對外與各地區(qū)兄弟學(xué)校的公務(wù)交往，廣泛的收集教學(xué)改革信息，密切把握國內(nèi)外教育信息的動態(tài)變化，并通過參謀建議，輔佐決策等職能活動，協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，適應(yīng)辦學(xué)環(huán)境條件的變化，采取必要的教學(xué)改革措施。可見，秘書職能活動的對立統(tǒng)一性有著自身的特點，它既適應(yīng)社會活動規(guī)律又符合秘書的職能要求。

4·2 參與政務(wù)與掌管事務(wù)是秘書職能活動一駕馬車的兩個輪子

秘書的職能活動，既要參與政務(wù)，又要掌管事務(wù)，事務(wù)工作是經(jīng)常的、大量的；參與政務(wù)是隨機的、間接的。秘書若僅只能做一些事務(wù)性工作，就難以充分發(fā)揮其參謀、助手的職能作用；若忽視事務(wù)工作，秘書將失去參與政務(wù)的依據(jù)（辦文辦事過程中能夠收集組織內(nèi)外的大量信息），也將失去通過為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)服務(wù)時極好的為決策參謀建議的機會。由于秘書特殊的職能地位，其參與政務(wù)和掌管事務(wù)是緊密相連，不可分割的。比如在學(xué)校專業(yè)技術(shù)人員職稱評定工作時，秘書既要把上級的有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員職稱評定的政策，向?qū)W校所有教職員工作系統(tǒng)的宣傳，讓廣大教職員工充分地理解；又要對涉及具體評定的某些細(xì)節(jié)內(nèi)容和具體人員安排，保守機密，做到守口如瓶。