第一篇：秘書部職能

秘書部職能

一 基本職能概括

1.量化方面

收集、整理并統計全系每位同學的量化分。在量化方面，我部門的工作為：收集各個支部量化委員和各部門部長上交的各項活動名單，進行分類整理并嚴格根據量化分評定標準進行統計、核算，最后發放到各個支部。

2.會議方面

通知并主持系干會、團總支月計劃總結會議，同時對出勤人員進行考勤并作會議記錄。會議前，我部門主要負責準時通知相關人員參加系干會或月計劃總結會議。會議中，對出勤人員作事假、缺勤等相關記錄，同時，對上臺人員的講話作概要記錄。會議后，整理并謄寫會議記錄。

3.資料整理方面

定時收集團總支各部門的月計劃和總結資料。在每月初和月末提醒并督促團總支各部門部長按照相關格式要求上交月計劃和總結資料，對格式不當的資料通知其相關人員進行修改。

4.攝影方面

協助其他部門對其進行活動留影。受主辦活動部門的請求，根據其部門的需要，在活動現場為其留影。

二 可延伸職能

秘書部是一個工作繁瑣的部門，工作時間包括確定定期（會議方面、資料方面）的和不定期（量化方面、攝影方面），且我部門工作還是比較豐富，所以我們的目標是做好自己的本職工作。但是，如果系上需要為我們部門添加新的工作，我們部門所有成員一定盡全力做好。

何燕

2013年6月9日

第二篇：秘書部的主要職能

秘書部的主要職能

秘書部是學生會的一個重要的樞紐，作為一個非職能部門，秘書部需要與各部緊密聯系，參與到各部的活動中去記錄并監督。因此，要全面提高秘書部的工作能力，必須全面培養內部成員，清楚的了解此部門的職能和工作性質，樹立良好的全局性觀念。那么秘書部的主要職能有以下幾個方面：

1、做好系每周召開例會的會議記錄及相關會議的考勤、簽到等工作，將其整理并存檔

2、將每周的考勤表整理計算出來，存底檔。并于每周日晚打印出來交給各個班的班長。

3、整理并妥善保管好各部門、各項活動的計劃、總結，做好期末存檔工作。

4、參與到各部的活動中去，做好活動流程及活動總結

同時還應加強本部門的團隊精神建設，樹立良好的工作形象。在工作中做到三個第一：以“第一態度”，工作態度要認真誠懇，待人接物要熱情禮貌，開展工作要全面細致。

“第一時間”，對待工作不得推脫，在任何時候都能及時保質保量的完成任務。

“第一效率”，工作要講求方法，及時總結思考，遇到事情要及時調整，提高工作進程．加強工作效率。

以上就是秘書部的主要職能。

第三篇：秘書職能

《秘書職能》教學設計

潁州職業教育中心 張洪鋒

教學目的：

一、理解掌握秘書基本職能范疇的特征；

二、掌握秘書文稿撰擬要領。教學重點：

掌握秘書的基本職能 教學課時：一課時 教學過程：

一、秘書的基本職能

《現代漢語小詞典》這樣解釋“職能”——人、事物、機構應有的作用。秘書的職能，是在秘書機構、秘書職位功能的框架內，領導根據組織目標與管理工作的需要而明確賦予秘書機構或秘書職位的具體職責權限。

秘書職能，在具有一定的規范性和相對穩定性的同時，也具有一定的可變性。這種可變性緣于組織目標與管理工作的需要，緣于辦公手段的更新，也緣于領導對秘書的信任度。

秘書的基本職能可以概況為：辦理事務、協調關系、輔助決策、綜合服務，具體來說就是“管理事務，參與政務”。

1、辦理事務

秘書的事務工作是相對于領導人的政務工作而言的。政務是指領導者所從事的具有全局性和戰略性意義的公務活動，如決策。事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作，如電話接打、會議服務、信訪工作、文書處理等。

政務是事務的統帥和核心，事務是政務的基礎和保證。兩者是相輔相成的。秘書的事務工作無論是經常重復出現的還是偶發的，在辦理的過程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務的過程中要遵循被動中求主動、原則中求靈活、繁雜中求規范的原則。

2、協調關系

現代管理活動處處離不開協調。任何組織只有通過協調，才能形成整體的合力，實現共同目標。

秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

與領導部門和職能部門的協調不同，秘書部門的協調有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協調關系的過程中要遵循政策指導、客觀公正、平等協商、注重整體、靈活適度等原則。

3、輔助決策 在實際工作中，任何決策都是一個過程而不僅僅只是拍板這一個環節。因此，輔助決策定義為：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

秘書人員輔助領導進行決策一般要經過：協助領導確定目標、協助領導設計方案、協助領導評優選優、協助領導實施反饋等四個階段。

4、綜合服務

秘書是為以領導為核心的集團服務的，秘書通常提供的是全方位的服務，既包含公務，如果領導需要，有時也包括辦理一些私事。所以，秘書一定要有牢固的服務意識，“全心全意地為領導及其集團服務”。當然，在服務的過程中要注意方式方法，還要善于運用資源。

二、秘書日常事務職能

1、辦公用品管理

2、接待

3、安排領導活動

4、值班

5、通訊工作

6、印章管理

7、機要保密

三、秘書專項職能

1、信息管理

2、調查研究

3、會務工作

4、公文處理

5、檔案管理

6、信訪工作

四、秘書特別受權職能

1、公文寫作

秘書在撰擬文稿時要注意一下幾個方面：要明確自己代筆者的地位，要準確使用規范文種，要選用準確而不含糊、莊重而不易產生歧義的語言表達，要反復進行認真修改，要有可靠依據，要有精益求精認真負責的態度。

2、督查

3、協調

4、談判

受權談判中秘書工作的任務：①協助領導確定談判的中心議題和準備達到的目標。②準備好談判各方的有關材料。③對談判中意外情況的預測和準備。④把握談判進程。⑤總結和評價談判的經驗教訓，及時搞好信息反饋。

五、秘書深層職能

秘書的深層職能主要指的是秘書的參謀輔助職能。

秘書參謀的原則：①明確角色定位，不失職不越權。②明確參謀定位，謀而不斷。③立足規勸層面，諫而有度。

六、思考與聯系

（一）、案例分析

方秘書作繭自縛

一個大型會議的晚會內容怎么定，方秘書先請示分管辦會的黃副主任，定為“舉辦電影晚會”。黃沒有說要再往上請示，而方秘書自認為再請示一把手賈主任也許會更好辦事。在請示賈時又沒有把已請示黃所定的意見告訴賈，賈的批復定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個晚會出現兩種不同安排的領導意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個辦會秘書研究，最近定為按賈主任的意見執行。由方秘書向黃副主任作自我批評，說明擬按賈主任的意見辦，請黃諒解。當時黃對方秘書多頭請示很不高興，但還是同意了按賈的意見執行。

1、請分析此案例中方秘書做法的不妥之處。

2、如果你是方秘書，你認為最好的挽回此事的辦法是什么？

（二）、學寫一篇發言稿。

第四篇：秘書職能

秘書的基本職能

★輔助決策：

秘書的決策職能體現在調查研究、處理來信來訪、收集處理信息、參與討論起草工作計劃等實際工作中。

就決策的形成、實施、檢驗過程中秘書對領導的輔佐決策職能。秘書輔佐決策的職能基礎、職能特點及其方法。

一、秘書輔佐決策的職能基礎。

秘書在領導機關上傳下達、溝通四方，便于領會決策意圖，掌握覺得依據，收集決策反饋，檢驗決策執行效果，對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優化都能起到重要的作用，秘書輔佐覺得的職能基礎主要體現在以下幾個方面：

▲秘書為決策提供有效的依據。

覺得最忌憑空杜撰和依據不足。秘書具有為領導工作綜合服務的職能，以此有著為決策提供有效依據之使命。

——掌管文件材料，便于為決策提供政策依據；

——經常深入基層，調查研究，便于為決策提供群眾可受性信息依據；

——在各職能部門間起到溝通協調作用，便于為決策提供各職能系統綜合信息依據； ——組織對外聯系，是對外聯系的窗口，便于為決策提供環境變化狀態依據； ——組織會議事務，便于為決策提供群體意識依據。

總之，秘書的職能工作，大多與領導決策有著密切聯系，便于在各方面為決策提供有效的依據。▲秘書加速決策實施的進程。

——受權督辦、查辦與催辦，有利于加速各執行系統實施決策并檢查其結果；

——發揮協調作用，調解決策執行中出現的矛盾和問題，有利于加速決策執行的進程；

——收集各子系統、各有關方面的反饋信息，有利于決策調整、補充、修正，保證決策的順利進行； ——協助領導人處理突發事件，有利于消除決策實施過程中隨機出現的障礙；

——接待處理人民來信來訪，有利于在決策執行中發現、分析和處理問題，轉化消極因素，調動群眾積極性。

總之，秘書在決策執行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。▲秘書促進決策的優化。

——擬定和收集多種可行方案，有利于決策的選優；

——提供參謀咨詢，收集群眾的意見和建議，有利于發揮群體智能作用； ——參與并組織有關學者行家進行決策討論，有利于在反復論證中優化決策； ——參與決策效果的考核評價，有利于發現疏漏和失誤，采取必要的補救措施；

——撰擬總結、匯報材料，對決策形成、實施過程以及效果進行全面系統的分析研究，有利于為制定和實施新的決策提供有益的經驗和教訓。

總之，在優化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

二、秘書輔佐決策的特點。▲全面系統和隨機輔佐相結合。

秘書輔佐決策與從事某一方面專項管理的職能部門工作人員不同。他要發揮綜合辦公的職能優勢，全面系統地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時空變化，組織內外環境條件發展的角度，考慮決策執行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協助領導人進行科學決策，系統地跟蹤決策目標實現的全過程，這是秘書輔佐決策的一大特點。但是，秘書全面系統地輔佐決策，有具體體現其日常工作中發現問題，協助領導人分析問題和解決問題的隨機事件中。秘書不是專門研究決策的智囊人物，而是追蹤決策目標實現全過程的實際工作者。在這個全過程的具體工作中，無論發現哪一方面、某個因素出現問題，便能立即協助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統地鋪位決策與隨機性地輔佐決策的有機結合。

▲決策輔佐與實施輔佐相結合。

秘書輔佐決策，與專職出謀劃策的研究咨詢機關的專家學者不同。專家學者受聘制定某項決策方案，但不參與決策方案的具體實施工作。秘書則不然，他既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實踐中幫助領導指揮、協調和控制實施過程，確保決策目標的實現。這種對決策的形成輔佐與實施輔助的結合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體地從實施決策的個步驟、各環節和各項具體措施，深入細致地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統一性。這些正是組織領導人在決策形成和實施中必須要全面考慮的問題。

▲超脫性輔佐與參與性輔佐相結合。

領導人及其副職，執掌著決策權（即決斷權、表決權和否決權），承擔著決策效果是否符合組織要求的全部責任。秘書則不同，既不執掌決策權，又不對決策效果的好壞直接承擔責任。秘書的輔佐決策，從某種意義上說，是超脫于決策的權力與責任的。

但是，秘書實際工作中又參與了決策形成實施的全過程，秘書的工作成效，事業與期望，功過與報酬，無不與決策的成敗有著密切的關系。這就形成了秘書超脫性輔佐與參與性輔佐的有機結合。這有利于秘書用不同于領導人的比較超脫的目光更客觀地觀察問題和分析問題；有不同于“局外人”、“第三者”對決策的議論。秘書自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關性，使其必須認真負責、全力以赴地投入決策的全過程。

秘書的知識結構

秘書工作的綜合性，要求秘書人員在橫向上要有較寬廣的知識面，但又要有自己的專業特點，在縱向上要有深厚的專業知識。這樣縱橫結合，可以用大寫的英文“T”字母來表示，或者說秘書人才應該是“T”型人才。

秘書人員應該有三個方面的知識結構：基礎知識、專業知識、其他方面相關知識。

★基礎知識。分為兩個方面：一是社會科學基礎知識，即語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物等自然科學知識，以及一些工農生產和科技知識。

★專業知識。專業知識包括兩方面：一是秘書人員應具有的秘書業務知識，包括：公文和應用文寫作，文書寫作和文書處理，檔案保管，調查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，資料工作和信息科學知識，保密工作知識等。二是秘書所在工作部門的專業知識。如在政府機關部門工作的必須具有行政管理知識，在工商企業部門工作的必須具有企業管理知識等。

專業知識是秘書人員知識結構中的基本層次。

★專業知識。這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結構中的較高層次。有經濟學、法學、社會學、心理學、公共關系學、傳播學、領導科學、統計學、計算機科學等。學習這些知識，可以使秘書人員從更寬更廣闊的領域從事秘書工作，比如我國當前的工作重點已轉移到經濟建設上來，那經濟學、統計學、法學就要成為較高層次的重點知識，哪行哪業都不例外。

第五篇：秘書職能

秘書職能推薦閱讀：[論文關鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作 [論文摘要]: 秘書工作具有很強的職能性和藝術性，一個好的秘書工作者要在自身的素質培養上做到全面而細致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義 何謂秘書，秘書是一種職務名稱，還是一種社會職業，秘書的主要職能作用是助?

秘書職能范文

[論文關鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作

[論文摘要]: 秘書工作具有很強的職能性和藝術性，一個好的秘書工作者要在自身的素質培養上做到全面而細致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義

何謂秘書，秘書是一種職務名稱，還是一種社會職業，秘書的主要職能作用是助手、參謀。秘書工作在80年代以前是一種規范性的工作，各自為各自的領導服務，固守成規，局限性比較大。進入80年代就大變了樣，黨的十一屆三中全會后的十多年，中國秘書工作有了飛躍性的發展。中央領導同志多次提倡秘書部門要充分發揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷發展變化的新形勢的需要，是領導工作努力提高科學化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實踐也說明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務所決定的。

二、秘書工作的職能

服從領導，當好參謀 跟從領導，這是秘書人員職業性質所決定的。作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁，都是職業道德所不允許的。個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮（更多地限于建議、獻策等方面）。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領導的工作及決策。當好參謀，就是要發揮參謀作用，為領導出謀獻策。在領導決策民主化、科學化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

秘書工作是以領導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術。有四個方面:一是爭取同領導者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領導者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領導工作的思路，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎，工作中才能與領導者有一致的認識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。日常工作中，要善于將領導的決策內容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細運行圖

三、培養秘書人員的基本素養,提高業務能力

1、德行操守

“德才兼備,以德為重”。一個秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經綸”、“張良之才”,也不能算是一個合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當無名英雄。經常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費;經常組織會議,但自己從不 上主席臺。經常熬夜,但白天還得正

常工作,節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會的公認。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務的心是當不了一個秘書的。特別是當前秘書人員物質待遇相對社會上一些行業、一 些人員公務員之家http://普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內外環境錯綜復雜多變的形勢下,沒有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負重、任勞任怨的工作態度,是干不好秘書工作的。同時由于秘書人員的“德”是領導形象的“補充”、機關效率的“折射”、自身素養的“反映”,要求秘書人員必須誠實正直、心明步正,謙虛謹慎、兢兢業業,恪盡職責、嚴守機密，互相補臺、競而不妒。

2、善謀善書

秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬緒，歸結到一點是“謀略”二字，謀略指的是計謀與方略，實際就是解決問題、處理矛盾的方法。秘書“善謀”一旦博得領導者的賞識,就能在輔助決策的過程中發出璀璨的火花。要深刻領悟領導意圖，“參”到點子上，“謀”到關鍵處，要善于通過間接或者直接方式,把領導的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領導意圖正確“發揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關鍵環節,經過深思熟慮,形成有價值的參謀意見。第三,注重進言技巧。要根據領導的心理、行為特征,選擇適當場合和最佳時機, 從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。寫的能力其實是秘書工作的外在表現形式，一個好的文秘工作者在公文寫作中一定要準確而細膩。在公文寫作中，由于國家政策、法律的規范，一定要準確無誤，半點錯誤不能出，這就要求文秘人員須符合黨的一切政策、方針、路線，這也是文秘寫作最重要的一條，這也能適應現在的社會。一方面,要求秘書人員要經常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經常派秘書人員赴各地學習考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才干。

三、增強秘書人員工作意識

改革開放的不斷深入和發展,人們的思想觀念發生了巨大變化。現代管理方法作為提高工作效率、促進事業發展的有效手段,在黨政機關和各企事業單位得到廣泛應用。秘書人員在管理中起著參與政務、管理事務的作用,要加強秘書人員的職業素養建設,不僅要強化傳統的服務意識、調研意識等,而且還要具有并增強自我意識、責任意識等，以適應市場經濟和國內外形勢發展的需要。

1、自我意識

秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環境關系的認識和感受,它是秘書人員現代意識的內容之一。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務性特點,但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環境的影響,應該具有較強的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務”?又何言“管理事務”?因此,作為一個秘書人員,應該 煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力 ,以便在領導決策前為之提供有效的依據,在領導決策后正確領會并執行其意圖。

2、責任意識

秘書人員工作態度和工作質量的好壞,在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽,才能做到工作認真、態度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現出良好的思想文化和職業道德素養,才能真正提高秘書工作的質量和水平。

在建設有中國特色社會主義宏圖大業中，各行各業、各級黨政機關需要有大批精明能干的秘書，才能適應現代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業各異，“聞道有先后，術業有專攻”，其秘書意識與氣質不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識與氣質的修養，秘書功能才能得到最佳發揮，秘書職能才會高效運轉。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書意識與氣質的修養。

參考資料: http://