第一篇：秘書職能結構

秘書職能結構

秘書，在我國主要是指黨政機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位。秘書工作概括起來，就是輔助管理，綜合服務，其特點主要有綜合輔助、系統中介、間接效益性和對立統一性。綜合輔助既是秘書活動的顯著特點，又是指導秘書工作的重要原理；在組織的結構系統中，秘書部門既是組織靜態的結構中介，又是組織動態運轉的中介；秘書工作的成果是很難用具體的經濟成果的數據來表述，但秘書有效的職能活動，能夠使取得生產和管理成果的人們效益的提高；秘書的職能活動不能脫離社會，和其他社會活動一樣，秘書職能活動具有鮮明的對立統一性。

在秘書工作實踐中，這些特點，決定了秘書在職能活動中要充分發揮參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協調、工作效益和執行效益等重要作用，真正達到管理機關對秘書工作的要求。

關鍵詞：秘書職能活動 特點與作用

秘書在組織管理體系內工作活動，勢必受到職能地位和工作環境的影響和制約。雖然秘書活動頭緒眾多，范圍廣泛，可變性大，但仍然有著符合自己職能地位和環境條件的特點，存在著符合自身活動規律的原理。總體來說，秘書主要作用就是為領導工作服務，綜合處理機關事務，促進管理機關發揮整體效益。具體來說，體現在參謀咨詢、輔佐決策、溝通協調、管理事務、檢查督辦等方面。

本文根據秘書活動的一般特征和原理，從秘書工作的特點與要求入手，理論聯系實踐，就秘書在職能活動中如何充分發揮其重要作用分4個方面進行論述，旨在通過對秘書工作特點與要求的了解，更好地開展秘書工作，充分發揮其職能作用。

1、秘書活動的綜合輔助特點，要求秘書在職能活動中充分發揮參謀咨詢、輔佐決策和檢查督辦的重要作用

1·1 綜合輔助是秘書活動的顯著特點

秘書部門被稱為綜合辦公部門，秘書工作的要旨，是為領導工作提供服務。秘書的實踐活動，大多帶有綜合輔助性。綜合輔助既是秘書活動的顯著特點，又是指導秘書工作的重要原理。在組織運轉中，下級各方面的情況，需要通過秘書調查研究、接待來訪和處理來信，將下級各方面的請示、匯報、報表，收集起來并進行綜合，提供給領導，以輔助其了解下情。同時，秘書通過撰擬情況簡報、通報，組織各類會議，授權傳達上級指示等活動，綜合上級各項指示和要求，使下級能夠正確地理解上級領導的各項活動意圖，理解長遠的計劃和近期的安排，在行動上徹底貫徹執行。

1·2 秘書的參謀咨詢功能在現代管理中具有不可替代的重要作用

現代管理日趨復雜，各級組織的領導無論才干和精力，都無法獨勝其勞。它必須依靠副職和秘書人員，為他分擔部分工作。而副職過多，又有可能因權力分散，造成難以統一的弊病，而且副職領導往往獨當一面的分管部分工作，很難對主要領導人提供全面的輔佐和服務。因此秘書的決策咨詢的功能在現代管理中具有不可替代的重要作用。

在學校日常政務工作中，辦公室秘書是學校領導的助手，必須協助領導者處理日常辦公事務，為領導的工作提供各方面的服務。秘書不僅熟悉學校領導的權責范圍、工作內容、以及組織內外的各種關系，了解各種工作渠道和來自各方面教學工作信息；熟悉本級機關組織的全面的情況，對上級領導機關的政策、指令和有關意圖，以及下級各處室、各年級組和各教研組的具體情況都比較了解，而且秘書還對領導者的工作習慣、思想脈絡和不同階段的工作重點比較熟悉。秘書這種協助領導處理日常事務，為領導者提供工作服務的職能地位，為秘書發揮參謀咨詢作用，提供了便利條件，而領導人也存在這種需要。一位有現代管理思想的領導人，不僅需要他的秘書作風正派、辦事機敏、忠誠可靠，而且需要他的秘書有較高的智能，信息靈通，知識全面，善于出謀獻策，能夠直言上諫，在關鍵時候提醒自己，拓寬自己的思路，使自己少犯錯誤。

秘書要充分發揮其參謀咨詢作用就必須取得領導者的絕對信任，如果領導信任，愿意征求和聽取秘書的參謀建議，秘書就能有效地發揮參謀咨詢作用；反之，就難以發揮作用。而領導者對秘書的信任很大程度上與秘書的自身素質、領導人的素質和組織氣候的影響有關。這三個方面的影響造成了處在相同職能地位的秘書有的能隨時向領導者提供參謀建議，成為領導身邊的智囊人物；有的只能跑腿辦事，很少有提出意見和建議的機會的現象。

同時群眾的理解和支持，影響著領導人的管理效果，也影響秘書發揮參謀咨詢作用。秘書只有深入群眾，了解實際，在群眾中吸取豐富的營養，在領導和群眾之間做好溝通的橋梁和聯系的紐帶，隨時向領導反映群眾正確意見和建議，才能充分地發揮其參謀咨詢作用。秘書的職能地位處于信息溝通網絡的中樞。組織對內對外信息溝通的網絡結構越合理，運轉效率越高，秘書掌握的信息就越全面、及時、準確，以此為依據，提出參謀建議或進行咨詢，就有較高的實際價值。反之，秘書就失去了發揮參謀咨詢作用的信息依據。

1·3 輔佐決策在秘書職能活動中具有重要作用

秘書的輔佐決策作用，體現在日常的調查研究，處理來信來訪，收集處理信息，參與討論起草工作計劃等實務中。秘書的參謀咨詢活動，很大程度上也是對領導決策的有效輔佐。秘書在領導機關工作，長傳下達，溝通四方，便于領會決策意圖，檢驗決策執行效果，收集反饋意見，對決策的形成、實施、修正、補充和優化，能夠起到重要的作用。因為秘書職能工作大多與領導決策有著密切聯系，因此便于在各方面為決策提供有效的依據。秘書在決策執行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。在優化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

秘書要發揮綜合辦公的職能優勢，全面系統地輔佐決策，不僅從可行性，還可以從組織內外環境條件的發展的角度，考慮決策執行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協助領導人進行科學決策，系統地跟蹤決策目標實現全過程，是秘書輔助決策的一大特點。秘書全面系統地輔佐決策，又具體體現在其日常工作中發現問題，協助領導人分析問題和解決問題的隨機事件中。在這個全過程的具體工作中，無論發現哪一方面、某個因素出現問題，便能立即協助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統地輔佐決策與隨機性地輔佐決策的有機結合。

秘書既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實施中為領導指揮、協調和控制決策實施過程，確保決策目標的實現。這種對決策的形成輔佐與實施輔佐的結合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體的從實施決策的各步驟、各環節和各項具體措施，深入細致地考慮決策方案的科學性、可行性和可受性；在決策實施的輔助中，完整全面地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統一性。1·4 秘書的檢查督辦保證決策指令的貫徹實施

檢查督辦是上級領導機關檢查、督促所屬子系統對上級的決策指令執行情況的重要管理手段。秘書是領導人的助手，因此領導經常把檢查督辦的任務委派給秘書去執行。檢查督辦的目的是為了保證決策指令能夠及時、完整地貫徹實施。

秘書參與了決策指令形成前后的全過程，因此，對決策指令的背景、目的、內容和實質，能夠全面深入的理解，有利于檢查督辦中把握目的、標準，分析執行決策指令的狀況和發現存在的問題以及評價執行決策指令的效果。秘書具有熟練高效的信息處理手段和豐富的經驗，在檢查督辦中，秘書能夠迅速準確捕捉信息，了解情況，摸清執行決策指令的情況，發現執行決策指令的差距和問題，起到督查作用。

秘書直接受命于領導人，于領導人保持著密切的信息溝通，這樣就能直接將檢查督辦的情況，反饋給領導人，以避免貽誤時機，反饋信息失真或受到干擾。秘書檢查督辦的目的十分明確。不僅有明確的檢查督辦對象，而且在內容上也是明確地以督促、檢查下級對上級的某項決策指令執行行為為目的。秘書檢查督辦的內容是執行上級決策指令的系統情況。催促辦理，不是簡單地檢查是否辦理，而是系統地督查對上級決策指令執行的情況，包括決策指令是否辦理、怎樣在辦理，以及辦理的效果怎樣等，形成層次分明緊密聯系的督辦內容體系。秘書代表上級機關到下級單位督辦，但并不是上級領導人。一方面，秘書要嚴肅認真，實事求是，深入具體的了解情況；另一方面，秘書必須平等待人，態度謙和，行為檢點。

2、秘書活動的系統中介特點，要求秘書部門和秘書人員充分發揮溝通協調的作用 2·1 秘書活動帶有鮮明的系統中介特點

在組織的結構系統中，秘書部門既是組織靜態的結構中介，又是組織動態運轉的中介。比如在學校日常工作中，學校領導需要依靠辦公室秘書，了解廣大教職員工和離退休教師對學校政務和教學工作的想法、意見以及他們工作、生活方面的情況和希望改善生活條件的合理要求，也需要通過秘書傳達學校領導的有關工作意圖；同時群眾也需要通過辦公室秘書，了解學校領導對具體工作的安排和指導思想，并通過秘書，向領導轉告自己的意見和建議。秘書部門處于決策層與執行層的結合部的職能位置。這不僅使秘書在決策與執行之間，通過操辦會議，撰擬公文，起到特有的轉換作用，而且對決策的可行性和可受性，執行的徹底性和適變性起到積極的保證作用。秘書在既參與決策，又參與執行的實踐中，體現其系統中介性，并由此發揮特殊的功能。另外，秘書草擬公文，既要領會上級機關的有關方針政策、法規指令，了解環境條件的動態變化，又要熟悉機關組織內部各子系統的具體情況；秘書接待來訪，既要向對方介紹組織內部的基本情況，又要了解對方的有關情況和要求。秘書部門處于如此確定的中介位置，因此秘書活動帶有鮮明的系統中介特點，秘書工作正確地使用中介原理，有利于充分發揮其職能作用。

2·2 溝通協調是秘書部門和秘書人員的重要職責 溝通協調是保持組織機能的整體性的重要手段，是秘書部門和秘書人員的重要職責。現代組織系統結構復雜，分工密細，必須以有效的溝通協調維系其整體性。秘書部門是組織內外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時發現組織管理中的局部失調現象和潛在的失調危險，然后有的放矢地加強信息溝通，使各相關方面了解事情的真相，促進相互的理解和信任，就可以消除誤解，化解矛盾，解決不少失調問題，從而促進各相關方面的相互配合與合作，維系組織和諧運轉。

秘書既能全面地領會領導決策層對工作的總體計劃和各個階段的工作重點；又能比較充分執行基層的具體情況以及實際存在的困難和要求。因此，當上下出現矛盾和失調時，秘書有著從中溝通協調的便利條件，促進上情下達，下情上達。在領導機關的各職能部門中，秘書既能了解每個部門的業務要求和運轉狀態，又能了解各部門間的相互配合關系。當職能部門間出現事權交叉、事權沖突的失調狀況時，秘書能夠及時發現問題，及時向領導人報告有關情況，協助領導人進行協調和仲裁。

秘書部門代表領導機關辦理組織管理中的各項工作事務，在辦理過程中不僅與各子系統、各相關方面，能保持密切的聯系，而且能取得各相關方面的信任和支持，這是秘書為各相關方面提供辦公辦事的服務所取得的效果。當有關方面出現某些矛盾分歧等失調現象時，秘書憑借其為各相關方面提供公務服務所取得的信賴進行溝通協調，能夠取得良好的效果。

3、秘書活動的間接效益性特點，要求秘書在日常工作中充分發揮工作效益和執行效益 3·1 間接效益性是秘書工作效益的體現 間接效益性是秘書工作的一大特點。秘書的工作效益，一般難以直接的反映出來，也很難直接衡量其大小。從表面來看，秘書工作的成果，很難用具體的經濟成果的數據來表述，但深入分析，秘書有效的職能活動，能夠使那些不斷取得生產和管理成果的人們提高效益。秘書在其基本職能作用中所產生的效益，都是反映在其職能發揮作用時的工作對象的效益中，屬于實踐中所取得的間接效益。秘書為管理者獻計獻策，方案被采納之后所取得的效益主要反映為領導人的管理效益和決策者的決策效益。秘書的溝通協調活動的效益，反應在失調的各方面通過溝通協調，相互配合后產生的工作效益中。

在日常工作中，秘書撰擬文稿的效益，體現在文稿的責任承擔者的工作效益和文稿的收受者的執行效益；秘書信息工作的效益，蘊含于使用信息者的工作效益；公文處理的效益，決定于公文制定者的工作效益和公文收受者的執行效益。

因此，秘書工作雖然取得的是間接效益，但對組織整體效益的提高，有著不可替代的作用。3·2 秘書的事務管理直接影響領導機關的工作效益

領導機關是組織整體運轉的首腦，領導機關的工作效率，直接影響組織整體運轉的效率，而秘書的事務管理與領導機關的工作效益有著密切的關系。秘書快節奏高效率地管理事務，能夠有效地促進領導機關，特別是領導者工作效益的提高，進而對整個組織運轉產生積極的影響。

機關職能部門很多，各自的職能任務相當繁雜，再加上機關內外環境條件處在不斷的變化中，這就使機關事務工作的可變因素甚多。秘書的職能地位，使其與機關內外各相關方面都有著廣泛的聯系，對各方面的變化都能及時準確地了解。秘書管理事務，有利于使事務工作適應各方面的變化，及時恰當地提供有效服務。比如學校領導接到通知，不久將前往貴陽一中參加其校慶活動，作為秘書此時應立即停止手上其他的日常事務工作，著手校領導出差經費、交通工具和所帶材料的準備，在校領導出行前一天必須保證交通工具、差費和準備材料三到位。

機關各子系統事務服務的需要，有時比較集中，而單位的設備條件有限，如學校教務處和總務處同時都要召開會議，而單位的大會議室又只有一個，這就勢必造成事務工作的矛盾。當出現沖突時，秘書可以與兩個處室的主任進行溝通協商，采取以教學工作為主的方針，調整兩個會議的召開時間，在可能的情況下做到互不影響。

由此可見，秘書管理事務，既有利于及時恰當地為領導工作提供服務，又有利于根據各職能部門的需要，適時提供有效的服務。秘書及時有效地提供服務，有利于提高機關工作效益。

4、秘書職能活動的對立統一性特點，要求秘書在參與政務、掌管事物的職能活動中，充分發揮助手作用

4·1 秘書職能活動具有鮮明的對立統一性

秘書的職能活動不能脫離社會。因此，和其他社會活動一樣，秘書職能活動具有鮮明的對立統一性。在秘書的職能活動中，既要聽命辦事，不折不扣地完成領導交辦的事務，又要在實際工作中，發現問題，調查研究，提出參謀建議，對領導的某些失誤與疏漏，提醒和規勸；既要熟悉組織運轉各方面的運轉機制，又要精通本職專項實務所必備的工作技能。秘書必須根據領導工作和管理工作的需要，提供公務服務，其工作是被動的。但在具體的工作中，秘書必須根據組織運轉發展的趨勢，主動向領導及各部門提供公務服務，才能提高整體工作效益。因此，秘書必須在被動中求主動。

秘書不僅要熟悉組織運轉各方面的運轉機制，而且要精通本職專項實務所必備的工作技能，如機敏的辦事技能，熟練的推進公共關系技能，準確流暢的語言表述技能，規范的公文處理技能，靈活的協調技能等等，實現業務上綜合性與專業性的統一。

比如在學校政務工作中，秘書要通過溝通協調、檢查督辦、辦文、辦事、辦會等職能活動，維持學校各組織的正常運轉。同時，又要通過對外與各地區兄弟學校的公務交往，廣泛的收集教學改革信息，密切把握國內外教育信息的動態變化，并通過參謀建議，輔佐決策等職能活動，協助學校領導者，適應辦學環境條件的變化，采取必要的教學改革措施。可見，秘書職能活動的對立統一性有著自身的特點，它既適應社會活動規律又符合秘書的職能要求。

4·2 參與政務與掌管事務是秘書職能活動一駕馬車的兩個輪子

秘書的職能活動，既要參與政務，又要掌管事務，事務工作是經常的、大量的；參與政務是隨機的、間接的。秘書若僅只能做一些事務性工作，就難以充分發揮其參謀、助手的職能作用；若忽視事務工作，秘書將失去參與政務的依據（辦文辦事過程中能夠收集組織內外的大量信息），也將失去通過為領導公務服務時極好的為決策參謀建議的機會。由于秘書特殊的職能地位，其參與政務和掌管事務是緊密相連，不可分割的。比如在學校專業技術人員職稱評定工作時，秘書既要把上級的有關專業技術人員職稱評定的政策，向學校所有教職員工作系統的宣傳，讓廣大教職員工充分地理解；又要對涉及具體評定的某些細節內容和具體人員安排，保守機密，做到守口如瓶。

第二篇：秘書職能

《秘書職能》教學設計

潁州職業教育中心 張洪鋒

教學目的：

一、理解掌握秘書基本職能范疇的特征；

二、掌握秘書文稿撰擬要領。教學重點：

掌握秘書的基本職能 教學課時：一課時 教學過程：

一、秘書的基本職能

《現代漢語小詞典》這樣解釋“職能”——人、事物、機構應有的作用。秘書的職能，是在秘書機構、秘書職位功能的框架內，領導根據組織目標與管理工作的需要而明確賦予秘書機構或秘書職位的具體職責權限。

秘書職能，在具有一定的規范性和相對穩定性的同時，也具有一定的可變性。這種可變性緣于組織目標與管理工作的需要，緣于辦公手段的更新，也緣于領導對秘書的信任度。

秘書的基本職能可以概況為：辦理事務、協調關系、輔助決策、綜合服務，具體來說就是“管理事務，參與政務”。

1、辦理事務

秘書的事務工作是相對于領導人的政務工作而言的。政務是指領導者所從事的具有全局性和戰略性意義的公務活動，如決策。事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作，如電話接打、會議服務、信訪工作、文書處理等。

政務是事務的統帥和核心，事務是政務的基礎和保證。兩者是相輔相成的。秘書的事務工作無論是經常重復出現的還是偶發的，在辦理的過程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務的過程中要遵循被動中求主動、原則中求靈活、繁雜中求規范的原則。

2、協調關系

現代管理活動處處離不開協調。任何組織只有通過協調，才能形成整體的合力，實現共同目標。

秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

與領導部門和職能部門的協調不同，秘書部門的協調有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協調關系的過程中要遵循政策指導、客觀公正、平等協商、注重整體、靈活適度等原則。

3、輔助決策 在實際工作中，任何決策都是一個過程而不僅僅只是拍板這一個環節。因此，輔助決策定義為：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

秘書人員輔助領導進行決策一般要經過：協助領導確定目標、協助領導設計方案、協助領導評優選優、協助領導實施反饋等四個階段。

4、綜合服務

秘書是為以領導為核心的集團服務的，秘書通常提供的是全方位的服務，既包含公務，如果領導需要，有時也包括辦理一些私事。所以，秘書一定要有牢固的服務意識，“全心全意地為領導及其集團服務”。當然，在服務的過程中要注意方式方法，還要善于運用資源。

二、秘書日常事務職能

1、辦公用品管理

2、接待

3、安排領導活動

4、值班

5、通訊工作

6、印章管理

7、機要保密

三、秘書專項職能

1、信息管理

2、調查研究

3、會務工作

4、公文處理

5、檔案管理

6、信訪工作

四、秘書特別受權職能

1、公文寫作

秘書在撰擬文稿時要注意一下幾個方面：要明確自己代筆者的地位，要準確使用規范文種，要選用準確而不含糊、莊重而不易產生歧義的語言表達，要反復進行認真修改，要有可靠依據，要有精益求精認真負責的態度。

2、督查

3、協調

4、談判

受權談判中秘書工作的任務：①協助領導確定談判的中心議題和準備達到的目標。②準備好談判各方的有關材料。③對談判中意外情況的預測和準備。④把握談判進程。⑤總結和評價談判的經驗教訓，及時搞好信息反饋。

五、秘書深層職能

秘書的深層職能主要指的是秘書的參謀輔助職能。

秘書參謀的原則：①明確角色定位，不失職不越權。②明確參謀定位，謀而不斷。③立足規勸層面，諫而有度。

六、思考與聯系

（一）、案例分析

方秘書作繭自縛

一個大型會議的晚會內容怎么定，方秘書先請示分管辦會的黃副主任，定為“舉辦電影晚會”。黃沒有說要再往上請示，而方秘書自認為再請示一把手賈主任也許會更好辦事。在請示賈時又沒有把已請示黃所定的意見告訴賈，賈的批復定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個晚會出現兩種不同安排的領導意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個辦會秘書研究，最近定為按賈主任的意見執行。由方秘書向黃副主任作自我批評，說明擬按賈主任的意見辦，請黃諒解。當時黃對方秘書多頭請示很不高興，但還是同意了按賈的意見執行。

1、請分析此案例中方秘書做法的不妥之處。

2、如果你是方秘書，你認為最好的挽回此事的辦法是什么？

（二）、學寫一篇發言稿。

第三篇：秘書職能

秘書的基本職能

★輔助決策：

秘書的決策職能體現在調查研究、處理來信來訪、收集處理信息、參與討論起草工作計劃等實際工作中。

就決策的形成、實施、檢驗過程中秘書對領導的輔佐決策職能。秘書輔佐決策的職能基礎、職能特點及其方法。

一、秘書輔佐決策的職能基礎。

秘書在領導機關上傳下達、溝通四方，便于領會決策意圖，掌握覺得依據，收集決策反饋，檢驗決策執行效果，對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優化都能起到重要的作用，秘書輔佐覺得的職能基礎主要體現在以下幾個方面：

▲秘書為決策提供有效的依據。

覺得最忌憑空杜撰和依據不足。秘書具有為領導工作綜合服務的職能，以此有著為決策提供有效依據之使命。

——掌管文件材料，便于為決策提供政策依據；

——經常深入基層，調查研究，便于為決策提供群眾可受性信息依據；

——在各職能部門間起到溝通協調作用，便于為決策提供各職能系統綜合信息依據； ——組織對外聯系，是對外聯系的窗口，便于為決策提供環境變化狀態依據； ——組織會議事務，便于為決策提供群體意識依據。

總之，秘書的職能工作，大多與領導決策有著密切聯系，便于在各方面為決策提供有效的依據。▲秘書加速決策實施的進程。

——受權督辦、查辦與催辦，有利于加速各執行系統實施決策并檢查其結果；

——發揮協調作用，調解決策執行中出現的矛盾和問題，有利于加速決策執行的進程；

——收集各子系統、各有關方面的反饋信息，有利于決策調整、補充、修正，保證決策的順利進行； ——協助領導人處理突發事件，有利于消除決策實施過程中隨機出現的障礙；

——接待處理人民來信來訪，有利于在決策執行中發現、分析和處理問題，轉化消極因素，調動群眾積極性。

總之，秘書在決策執行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。▲秘書促進決策的優化。

——擬定和收集多種可行方案，有利于決策的選優；

——提供參謀咨詢，收集群眾的意見和建議，有利于發揮群體智能作用； ——參與并組織有關學者行家進行決策討論，有利于在反復論證中優化決策； ——參與決策效果的考核評價，有利于發現疏漏和失誤，采取必要的補救措施；

——撰擬總結、匯報材料，對決策形成、實施過程以及效果進行全面系統的分析研究，有利于為制定和實施新的決策提供有益的經驗和教訓。

總之，在優化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

二、秘書輔佐決策的特點。▲全面系統和隨機輔佐相結合。

秘書輔佐決策與從事某一方面專項管理的職能部門工作人員不同。他要發揮綜合辦公的職能優勢，全面系統地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時空變化，組織內外環境條件發展的角度，考慮決策執行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協助領導人進行科學決策，系統地跟蹤決策目標實現的全過程，這是秘書輔佐決策的一大特點。但是，秘書全面系統地輔佐決策，有具體體現其日常工作中發現問題，協助領導人分析問題和解決問題的隨機事件中。秘書不是專門研究決策的智囊人物，而是追蹤決策目標實現全過程的實際工作者。在這個全過程的具體工作中，無論發現哪一方面、某個因素出現問題，便能立即協助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統地鋪位決策與隨機性地輔佐決策的有機結合。

▲決策輔佐與實施輔佐相結合。

秘書輔佐決策，與專職出謀劃策的研究咨詢機關的專家學者不同。專家學者受聘制定某項決策方案，但不參與決策方案的具體實施工作。秘書則不然，他既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實踐中幫助領導指揮、協調和控制實施過程，確保決策目標的實現。這種對決策的形成輔佐與實施輔助的結合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體地從實施決策的個步驟、各環節和各項具體措施，深入細致地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統一性。這些正是組織領導人在決策形成和實施中必須要全面考慮的問題。

▲超脫性輔佐與參與性輔佐相結合。

領導人及其副職，執掌著決策權（即決斷權、表決權和否決權），承擔著決策效果是否符合組織要求的全部責任。秘書則不同，既不執掌決策權，又不對決策效果的好壞直接承擔責任。秘書的輔佐決策，從某種意義上說，是超脫于決策的權力與責任的。

但是，秘書實際工作中又參與了決策形成實施的全過程，秘書的工作成效，事業與期望，功過與報酬，無不與決策的成敗有著密切的關系。這就形成了秘書超脫性輔佐與參與性輔佐的有機結合。這有利于秘書用不同于領導人的比較超脫的目光更客觀地觀察問題和分析問題；有不同于“局外人”、“第三者”對決策的議論。秘書自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關性，使其必須認真負責、全力以赴地投入決策的全過程。

秘書的知識結構

秘書工作的綜合性，要求秘書人員在橫向上要有較寬廣的知識面，但又要有自己的專業特點，在縱向上要有深厚的專業知識。這樣縱橫結合，可以用大寫的英文“T”字母來表示，或者說秘書人才應該是“T”型人才。

秘書人員應該有三個方面的知識結構：基礎知識、專業知識、其他方面相關知識。

★基礎知識。分為兩個方面：一是社會科學基礎知識，即語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物等自然科學知識，以及一些工農生產和科技知識。

★專業知識。專業知識包括兩方面：一是秘書人員應具有的秘書業務知識，包括：公文和應用文寫作，文書寫作和文書處理，檔案保管，調查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，資料工作和信息科學知識，保密工作知識等。二是秘書所在工作部門的專業知識。如在政府機關部門工作的必須具有行政管理知識，在工商企業部門工作的必須具有企業管理知識等。

專業知識是秘書人員知識結構中的基本層次。

★專業知識。這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結構中的較高層次。有經濟學、法學、社會學、心理學、公共關系學、傳播學、領導科學、統計學、計算機科學等。學習這些知識，可以使秘書人員從更寬更廣闊的領域從事秘書工作，比如我國當前的工作重點已轉移到經濟建設上來，那經濟學、統計學、法學就要成為較高層次的重點知識，哪行哪業都不例外。

第四篇：秘書職能

秘書職能推薦閱讀：[論文關鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作 [論文摘要]: 秘書工作具有很強的職能性和藝術性，一個好的秘書工作者要在自身的素質培養上做到全面而細致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義 何謂秘書，秘書是一種職務名稱，還是一種社會職業，秘書的主要職能作用是助?

秘書職能范文

[論文關鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作

[論文摘要]: 秘書工作具有很強的職能性和藝術性，一個好的秘書工作者要在自身的素質培養上做到全面而細致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義

何謂秘書，秘書是一種職務名稱，還是一種社會職業，秘書的主要職能作用是助手、參謀。秘書工作在80年代以前是一種規范性的工作，各自為各自的領導服務，固守成規，局限性比較大。進入80年代就大變了樣，黨的十一屆三中全會后的十多年，中國秘書工作有了飛躍性的發展。中央領導同志多次提倡秘書部門要充分發揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷發展變化的新形勢的需要，是領導工作努力提高科學化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實踐也說明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務所決定的。

二、秘書工作的職能

服從領導，當好參謀 跟從領導，這是秘書人員職業性質所決定的。作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁，都是職業道德所不允許的。個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮（更多地限于建議、獻策等方面）。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領導的工作及決策。當好參謀，就是要發揮參謀作用，為領導出謀獻策。在領導決策民主化、科學化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

秘書工作是以領導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術。有四個方面:一是爭取同領導者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領導者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領導工作的思路，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎，工作中才能與領導者有一致的認識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。日常工作中，要善于將領導的決策內容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細運行圖

三、培養秘書人員的基本素養,提高業務能力

1、德行操守

“德才兼備,以德為重”。一個秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經綸”、“張良之才”,也不能算是一個合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當無名英雄。經常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費;經常組織會議,但自己從不 上主席臺。經常熬夜,但白天還得正

常工作,節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會的公認。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務的心是當不了一個秘書的。特別是當前秘書人員物質待遇相對社會上一些行業、一 些人員公務員之家http://普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內外環境錯綜復雜多變的形勢下,沒有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負重、任勞任怨的工作態度,是干不好秘書工作的。同時由于秘書人員的“德”是領導形象的“補充”、機關效率的“折射”、自身素養的“反映”,要求秘書人員必須誠實正直、心明步正,謙虛謹慎、兢兢業業,恪盡職責、嚴守機密，互相補臺、競而不妒。

2、善謀善書

秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬緒，歸結到一點是“謀略”二字，謀略指的是計謀與方略，實際就是解決問題、處理矛盾的方法。秘書“善謀”一旦博得領導者的賞識,就能在輔助決策的過程中發出璀璨的火花。要深刻領悟領導意圖，“參”到點子上，“謀”到關鍵處，要善于通過間接或者直接方式,把領導的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領導意圖正確“發揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關鍵環節,經過深思熟慮,形成有價值的參謀意見。第三,注重進言技巧。要根據領導的心理、行為特征,選擇適當場合和最佳時機, 從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。寫的能力其實是秘書工作的外在表現形式，一個好的文秘工作者在公文寫作中一定要準確而細膩。在公文寫作中，由于國家政策、法律的規范，一定要準確無誤，半點錯誤不能出，這就要求文秘人員須符合黨的一切政策、方針、路線，這也是文秘寫作最重要的一條，這也能適應現在的社會。一方面,要求秘書人員要經常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經常派秘書人員赴各地學習考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才干。

三、增強秘書人員工作意識

改革開放的不斷深入和發展,人們的思想觀念發生了巨大變化。現代管理方法作為提高工作效率、促進事業發展的有效手段,在黨政機關和各企事業單位得到廣泛應用。秘書人員在管理中起著參與政務、管理事務的作用,要加強秘書人員的職業素養建設,不僅要強化傳統的服務意識、調研意識等,而且還要具有并增強自我意識、責任意識等，以適應市場經濟和國內外形勢發展的需要。

1、自我意識

秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環境關系的認識和感受,它是秘書人員現代意識的內容之一。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務性特點,但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環境的影響,應該具有較強的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務”?又何言“管理事務”?因此,作為一個秘書人員,應該 煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力 ,以便在領導決策前為之提供有效的依據,在領導決策后正確領會并執行其意圖。

2、責任意識

秘書人員工作態度和工作質量的好壞,在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽,才能做到工作認真、態度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現出良好的思想文化和職業道德素養,才能真正提高秘書工作的質量和水平。

在建設有中國特色社會主義宏圖大業中，各行各業、各級黨政機關需要有大批精明能干的秘書，才能適應現代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業各異，“聞道有先后，術業有專攻”，其秘書意識與氣質不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識與氣質的修養，秘書功能才能得到最佳發揮，秘書職能才會高效運轉。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書意識與氣質的修養。

參考資料: http://

第五篇：秘書職能和職責

秘書職能和職責

區分職能和職責的區別

了解兩者之間的性質很關鍵：

職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特征，處理的是秘書應該做什么的問題。

職能則是秘書人員在職責范圍內一切活動所產生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅要解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應當怎樣做的問題，相比職責來講，范圍無疑是擴大了。

【秘書的職能】

1.輔助決策

輔助決策的含義：在決策過程中，在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

2.協調關系

協調關系的含義：秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

3.處理信息

處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內容。

4.辦理事務

(1)辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

(2)辦理事務的特征

綜合性,服務性,繁瑣性,突擊性

秘書的職責

具體的也劃分為以下11個方面：

日常事務管理(辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理)

接待事務(來訪接待、安排服務等)

會議事務(會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等)

行政事務

信訪事務(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)

調查研究事務(搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇)

文書檔案事務(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)

寫作事務(各種文體的寫作)

協調工作(政策、工作、地區、部門、人際關系等)

督察工作(督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況)

其他領導臨時交辦的任務