第一篇：秘書部門的職能

秘書工作的基本職能是為領導服務，這種服務可以分為兩大類；

1、事務服務，主要是后勤保障。

2、政務服務，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務。辦事，包括調查研究、綜合協調、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書為領導服務有個范圍，在這個范

圍內，盡量服務好一些，周到一些。秘書的服務一定要對準領導角色，圍繞領導的工作進行服務，而不是不分主次什么都干。領導干部除了領導的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務。有的秘書拋開自己主要工作，去為領導帶孩子，搞家務，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務正業。

（一）辦公室的文書職能

辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結、講話稿、協議書等，文書印出來，還要發出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫作是這次培訓班學習的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決，秘決就是多學習，學習公文寫作知識，學習相關知識；多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文；多總結，要打一仗進一步，就要多總結，這樣才能進步，人家的經驗固然重要，但最管用的還是自己的經驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結經驗，一個不善于總結，幾年后寫作水平會有較大差距。

在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓是難免的，教訓和經驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復，不要怕領導批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓班學習了一些公文寫作的知識和規則就可以寫好公文了。我在這里強調吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學習中央領導的講話和中央文件，學習黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據當地出現的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結出新經驗。

（二）辦公室的信息職能

人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領導機關來說，它是領導科學決策的依據，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領導。秘書部門是領導的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領導的科學決策服務，是秘書部門的重要職責。領導獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點：

一要精選信息，每天都發生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領導那里去，領導工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當稻草。

第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據的東西也往上報，給領導造成誤導甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發性的事件，需要領導盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發生了什么事情，詳細情況以后再續報。現在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規定發現×××人員有外逃、聚集滋事或散發傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調在維護穩定方面要多報預警性和內幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預謀階段和萌芽狀態。

第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的不良風氣，敗壞黨風，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風不深入的問題，主要是領導思想作風不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺了，文件下發了，這只能說任務完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策

也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環節和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務，又要為決策的落實搞好服務。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點問題是指決策落實中出現的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯系，對這樣的問題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結合自己的實際進行創新，總結推廣他們的經驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。毛主席說過凡是有人群的地方，都可以分為先進的，中間狀態的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。

搞督查工作要有求真務實，講求實效的工作作風。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應付上級的虛浮作風，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。

（四）辦公室的協調職能

辦公室是綜合協調部門，是協調各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協調左右，聯系內外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現，有大量的協調工作要做。如黨委、政府發文件，涉及到政策、法律問題要協調；開會，會前，會中、會后的一系列事項要協調；在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調整要協調；對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協調。通過協調理順關系，調動大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養自己的協調能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業領導服務，承辦領導交辦的許多具體事務。除以上各項任務外，還有會務接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領導機關的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現。所以一定要耐心接待。凡應該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創造條件解決。群眾提的問題，如5.7家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學習黨的政策，特別是新出臺的政策要學習好，否則，人家來上訪，本來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當然，我們不主張大規模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規模群眾來上訪才去做工作。

《秘書部門的職能》

第二篇：秘書部門的職能和秘書工作的特征

秘書部門的職能和秘書工作的特征

一、秘書工作的起源、發展和秘書學的形成

秘書的定義，秘書是直接為領導服務的辦公室人員，協助領導處理政務和日常辦公事務，是領導的參謀和助手。他的從業范圍很寬，凡是有管理組織、有領導的地方都有秘書，主要分布在黨政機關、群眾團體和企事業單位等。

秘書工作是個古老的職業、秘書的出現，必須具備兩個條件，一是管理組織的出現。原始社會，生產力低下，沒有領導和被領導之分，隨著生產力的發展，出現了社會管理組織，出現了領導和公務活動，也就需要秘書協助領導處理公務，秘書與領導有著天然的聯系，先有領導，后有秘書。二是文字的出現，有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞、管理，是秘書工作的重要內容。因此，秘書同文字、公文是密不可分的。

秘書起源于什么時代？一般地說，起源于距今4500年至4100年的黃帝至禹時期，這個時期是部落聯盟的昌盛時期，國家尚未形成，社會管理組織已產生。因為部落聯盟是由多個部落組成的，地域廣、人口多，單靠口頭指揮難以實施管理，因為語言在空間上不能傳于異地，在時間上不能傳于異時，語言不能及時、準確傳遍整個部落聯盟。這個時候，公文應運而生，秘書和秘書工作也就產生了。秘書是生產發展和社會進步到一定程度才產生的，秘書產生后，作為領導的參謀和助手，又促進了生產的發展和社會進步。

夏朝是我國第一個奴隸制國家。那時已有了正規的文書，“尚書”就是一部最早的文書集，收入該書的多是帝王的作戰命令。西周時期，開始有了秘書機構，叫太史尞，就是現在的辦公室，并且有了文書檔案，“左傳”、“國語”，就是根據文書檔案編寫而成的。東周（戰國）時期，開始有了私人秘書，當時的高級官僚，養了不少門客，這些門客就是做秘書工作的，大家聽說過毛遂自薦的故事，毛遂是當時趙國平原君的秘書。秦漢時期，秘書工作已經形成制度，并通過法律的形式固定下來。著明的政治家、文學家李斯就是秘書出身，曾當過秦朝長史（政府秘書長）寫過著名的《諫逐客書》，對秦朝統一中國，建立一個中央集權國家發揮了重要作用。魏晉南北朝時期，秘書工作有了比較大的發展，公文成為獨立的文種，開始對公文進行研究，涌現出秘書工作的優秀人才。被稱為建安七子的陳琳是個出色的秘書，曾寫文章罵過曹操。因為公文寫的好，曹操不但沒殺他，反而收他為秘書，稱陳琳寫的公文可以治療他的頭痛病。唐宋時期，秘書工作為成熟期，文書、檔案分流，文體正齊化一。唐初政治家魏征，也是秘書出身，向皇帝提出200多條批評建議。“兼聽則明，偏聽則暗”，“水能載舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出來的。明清時期是秘書工作的強化時期，通過科舉選拔人才，秘書的地位有很大提高。

新中國成立以后，特別是改革開放以后，秘書工作從內容到形式都有很大的發展。明確了三服務的思想，一為直接領導服務；二為同級和上下級領導機關服務；三為人民服務。三服務中，最直接最大量的是為領導服務，是秘書工作的立足點，為機關服務是秘書工作的責任和義務，為人民服務是秘書工作的出發點和歸宿。三個服務是一致的。在工作方式上強調四個轉變：一，從偏重于辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀獻策；二，從單純的收發傳遞信息，轉變為綜合處理信息；三，從單純憑老經驗辦事，轉變為實行科學化管理；四，從被動服務轉變為主動服務。工作內容上突出四個強化。一輔助決策的強化；二信息工作的強化；三督查工作的強化；四協調工作的強化。辦公手段自動化，節約了時間和經費，提高工作效率。

秘書工作雖然有了4000多年的歷史，但在我國形成一門系統的科學，還是近20多年的事，也可以說黨的改革開放政策促進了秘書學的形成。大家可以回顧一下，在20世紀80年代以前，秘書工作沒有一本系統的教材，沒有專門培養秘書的院校。那時，秘書工作是封閉的，重點是處理事務性工作，效率很低。培養秘書的方法是老秘書帶新秘書，或在工作中摸索。

1985年，中央召開了全國秘書長和辦公廳主任會議，這次會議在我國秘書發展史上樹立了新的里程碑，明確新的歷史時期秘書工作的指導思想，從內容到形式都有許多創新，把秘書工作提高到新水平。在這之后，涌現出一批秘書學專著和秘書學帶頭人，全國有120多所高等院校開設了秘書專業，一批秘書工作學術團體相繼成立，一批秘書工作雜志相繼創刊，秘書科學研究十分活躍。這些都標志著秘書學的誕生。

二、秘書部門的職能

秘書工作的基本職能是為領導服務，這種服務可以分為兩大類；

1、事務服務，主要是后勤保障。

2、政務服務，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務。辦事，包括調查研究、綜合協調、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書為領導服務有個范圍，在這個范圍內，盡量服務好一些，周到一些。秘書的服務一定要對準領導角色，圍繞領導的工作進行服務，而不是不分主次什么都干。領導干部除了領導的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務。有的秘書拋開自己主要工作，去為領導帶孩子，搞家務，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務正業。

（一）辦公室的文書職能

辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結、講話稿、協議書等，文書印出來，還要發出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫作是這次培訓班學習的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決，秘決就是多學習，學習公文寫作知識，學習相關知識；多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文；多總結，要打一仗進一步，就要多總結，這樣才能進步，人家的經驗固然重要，但最管用的還是自己的經驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結經驗，一個不善于總結，幾年后寫作水平會有較大差距。

在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓是難免的，教訓和經驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復，不要怕領導批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓班學習了一些公文寫作的知識和規則就可以寫好公文了。我在這里強調吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學習中央領導的講話和中央文件，學習黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據當地出現的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結出新經驗。

（二）辦公室的信息職能

人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領導機關來說，它是領導科學決策的依據，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領導。秘書部門是領導的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領導的科學決策服務，是秘書部門的重要職責。領導獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點：

一要精選信息，每天都發生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領導那里去，領導工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當稻草。

第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據的東西也往上報，給領導造成誤導甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發性的事件，需要領導盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發生了什么事情，詳細情況以后再續報。現在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規定發現法輪功人員有外逃、聚集滋事或散發傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調在維護穩定方面要多報預警性和內幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預謀階段和萌芽狀態。

第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的不良風氣，敗壞黨風，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風不深入的問題，主要是領導思想作風不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺了，文件下發了，這只能說任務完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環節和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務，又要為決策的落實搞好服務。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點問題是指決策落實中出現的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯系，對這樣的問題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結合自己的實際進行創新，總結推廣他們的經驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。毛主席說過凡是有人群的地方，都可以分為先進的，中間狀態的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。

搞督查工作要有求真務實，講求實效的工作作風。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應付上級的虛浮作風，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。

（四）辦公室的協調職能

辦公室是綜合協調部門，是協調各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協調左右，聯系內外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現，有大量的協調工作要做。如黨委、政府發文件，涉及到政策、法律問題要協調；開會，會前，會中、會后的一系列事項要協調；在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調整要協調；對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協調。通過協調理順關系，調動大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養自己的協調能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業領導服務，承辦領導交辦的許多具體事務。除以上各項任務外，還有會務接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領導機關的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現。所以一定要耐心接待。凡應該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創造條件解決。群眾提的問題，如5.7家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學習黨的政策，特別是新出臺的政策要學習好，否則，人家來上訪，本來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當然，我們不主張大規模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規模群眾來上訪才去做工作。

三、秘書工作的基本特征 秘書工作的本質特征 秘書工作是輔助性的工作，然而又不是一般的輔助性的工作，因為輔助性的工作很多，秘書工作是綜合性的輔助性的工作，秘書人員是領導眼、耳、手、足、口、腦等器官的延伸，秘書工作是領導工作的延伸。主要表現在：

（一）秘書工作貼近領導，同領導同步運轉，同心運轉。

（二）秘書必須站在領導者的角度和高度來思考和處理各種問題。

（三）秘書工作成果具有潛隱性，就是秘書的勞動成果不單獨表現出來，而是包含在或是隱藏在領導的勞動成果之中。秘書工作具有幕后臺下的性質。

秘書工作的一般特征

（一）機要性和群眾性的統一。

“秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報領導能看到的，秘書都能看到，而且先于領導看到，開會作記錄，領導班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機密。這些機密一旦泄露出去將會造成重大損失。

但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會動態的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領導決策提供依據。因此，作為一個秘書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯系群眾。只有前者沒有后者就會把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業性的統一

秘書部門不是專項業務部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調研，處理綜合性事務等等。因為是綜合性的工作，它要求秘書具有全局觀念，站在領導的角度去觀察和處理問題，知識面要寬，成為本系統的專家和通才。

同時秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協調能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現代化辦公設施。要做合格的秘書并非易事，要進行專業培訓，取得專業證書。不同行業的秘書，還要熟悉本行業的專門知識，如黨委秘書，要熟悉黨務知識，軍隊秘書要熟悉軍隊知識，企業秘書要熟悉企業管理知識，涉外秘書要熟悉外交知識等。

綜合性是主要的，專業性是次要的，二者互相滲透，互相促進。

（三）事務性和思想性的統一

秘書部門是各級領導的辦事機構，協助領導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。

同時，秘書部門又是個參謀部門，在領導決策中發揮著重要的參謀作用，領導決策前要調查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。

事務性是秘書工作的基礎，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導地位，事務性處于從屬地位。思想性通過事務性工作體現出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯校一個關鍵的字，文件發出去，就可能造成重大的政治影響。主席臺排座次，如果排錯了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務性工作滲透著思想性。不能因為事務性工作就可疏忽大意。

（四）被動性和主動性的統一

秘書工作的被動性是由秘書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，秘書總是圍著領導的屁股轉，秘書工作總是按照領導的需要和指令來進行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做著這件事，又來了新任務，又要改做另一件事，總是顯得很被動。

當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發揮主觀能動性，消極被動，滿足于領導叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那樣是干不好工作的。我們要在實踐中總結經驗，摸索規律，掌握了規律就可以把工作做到前邊，領導沒想到的你想到了，領導沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優質服務。

第三篇：秘書部門的功能與職能

一、秘書部門的基本功能

什么是功能，什么又是職能?這是常易被混為一談的問題。這里講的功能，是指事物(具體講是指系統、機構)主體所具有的能力和作用的總和，它是由這一事物(系統、機構)內在的索質及其結構組成所決定的。簡言之，功能是某一事物(系統、機構)所能發揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛國家與管理(建設)國家。或者說政府的行政功能主要有：保衛功能、管理功能、服務功能等。當其一個組織機構建立、出現的時候，它的功能基本上也就確定了,一般是不以人們的主觀意愿隨意變化的。好比秘書部門通常不是行政執行部門,如果領導人硬要把它當作行政執行部門去使用，那就必須改變它的內在組成狀況與改變它的內部結構才行，而經過這樣改造后的機構，實質上成為行使政府職權的機構，已經不再是原來意義上的秘書機構了。

職能與功能既有聯系，又有區別。職能通常指領導、上級根據其需要與某一機構的功能，而要求、交付給這一機構的職責任務。功能與職能都含有我們通常所說的“作用”的意思。但功能含有先天的客觀性，人們不能任意夸大某一種機構的功能，例如說秘書部門具有行政管理的功能,就不準確；職能則含有外在的領導賦予性，上級可以賦予下級某些職能，不過最多不能超過上級本身的職能權限，職能的概念比功能小，不能超越功能的范圍，比如要求秘書部門發揮保衛祖國的職能，顯然也是不準確的。

(一)秘書部門的基本功能是“服務”與“輔助”

l.秘書部門的基本功能是“服務”，這是1985年以來歷屆全國秘書長座談會精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領導人設置秘書部門，就是因為領導人的事務日繁、政務日重，必須要有一個或大或小的機構，—批或多或少的秘書為之服務，為之分擔一部分輔助性的、事務性的工作，才能進行其領導任務。黨中央多次強調的秘書部門“三服務”——為領導服務，為各部門服務，為人民群眾服務的根本指導思想，也是從秘書部門的功能出發，并反映了這一功能的。

人們通常說秘書職業是服務性職業，秘書部門是服務性部門，秘書是服務人員，就是從其功能的角度講的。

2.秘書部門的職業性功能是“輔助領導”的“輔助功能”。也就是通常所說的助手作用的意思。前面已講到的，秘書部門的基本功能是“服務”，這是不錯的。然而，服務—詞是一個廣泛社會化的詞語，使用范圍極其廣闊。可以說幾乎沒有什么行業與服務無關的。小平同志說“領導就是服務”。我們說教師為學生服務，醫生為病人服務，炊事員為吃飯的人服務，社會上所有的職業部是直接間接為他人服務，為人民服務的。但各行各業又都有其不同的、獨有的服務特點，教師通過教書育人為人民服務，醫生通過治病救人為人民服務，炊事員通過做好飯菜為人民服務。秘書部門則是通過做好領導的助手，輔助領導來體現為人民服務的。因此，也可以直接說，秘書部門的功能是輔助領導的“輔助”功能，秘書是對領導起一種助手作用的輔助性的服務人員，秘書部門應當發揮輔助領導進行領導工作的功能。由于助手作用仍然含義較廣，許多其他部門也是領導人的助手部門，其他許多工作人員也是領導人的助手，總書記在1990年全國秘書長座談會上，稱秘書部門為領導的“左右手”，這就較之籠統地談助手更明確了。領導的助手很多，而“左右手”部門則只此一家。

“左右手”是形象化的語言，它說明的有兩點含義：一是秘書部門處于領導核心的左右，具有“近身”的特點，也有人稱之為“圍核性”，這種位置可說是秘書部門所獨有的位置，人們說秘書部門居于領導機關的樞紐地位、是領導同外部接觸的橋梁等，都含有類似的意思。二是指它的重要性，領導人如無左膀右臂輔助，就會耳目不靈，事務纏身，可以說連一個通知也發不出去，一個電話也接不進來。顯然就不能正確決策與貫徹決策。

(二)秘書部門輔助功能的兩大方面

秘書部門輔助功能有兩大方面，其一是發揮事務助手作用；其二是發揮智力助手作用。

1.協助領導處理各種事務，具體說就是做好辦事、辦文，辦會(還可以加上辦信訪……)等工作，以達到保證領導機關與領導工作正常運轉，把領導人從繁瑣的日常事務中解放出來，集中精力抓全局、抓大事的目的，這叫做事務助手作用。給領導當好事務助手，是領導設置秘書部門的本來用意，事務性工作也是秘書部門天天都有、工作量最大的基礎性工作，是秘書部門第—位的功能。我們設置秘書部門的分支機構，培訓提高秘書人員的工作素質，都要首先考慮到這一基本功能的發揮。

“辦事、辦文、辦會”這“三辦”中當然也含有大量的智力服務內容，“三辦”都是要用腦筋，靠智慧才能做好的。但它們畢竟是程序化了的日常工作。另外我們把辦事放在辦文之前，并無輕視秘書的文字工作之意，而是說辦文雖系最傳統意義上的秘書工作,但作為群體的現代秘書機構，最多的人員、最大的工作量還是辦事。就是高級領導的機要秘書、民間的私人秘書，絕大多數時間也是在辦事，只有少數專門的“秀才型”秘書，才以寫文章為主。至于辦會，是因為我國的會議具有多、大、長特點，成為領導活動和領導方法中極為為的一種，消滅會海尚屬遙遙無期，必須依靠一批秘書來辦會，提高會議的質量，發揮會議的效果。

２.輔助領導正確決策，起好智力助手的作用，是秘書部門輔助功能的另一方面，也是現階段各級領導所特別強調的。大家知道，決策是領導的領導功能的集中體現，也是領導的最主要的職能之一。在我國歷史上，曾經出現過“大躍進”、“文化大革命”等多次戰略性的重大決策錯誤，給國家和人民造成巨大損失，充分說明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學費，才懂得了必須實行科學決策民主決策的道理。而領導人的正確決策，離不開正確的信息支持，也就離不開秘書部門發揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實質來說，也是建立在信息加工基礎上的智力助手作用。領導人要正確決策，必須依靠大量精確信息的支持，通俗地說就是必須依靠參謀、外腦的智力支持，否則任何再高明的領導也必然有其所不知不懂的領域。但我們必須懂得，領導人的參謀外腦，主要地并不是靠的秘書部門這一家，更不是靠的某一個秘書個人。秘書并非各種專業領域的專家，例如外貿、司法、土壤、建筑等等許多專業，一般的黨政秘書大概是都不大精通的。秘書部門的人員結構，也大量配備的是辦事型的秘書或偏政偏文的秘書，所以秘書部門并不可能充當領導機關的參謀部，而只是一個信息加工廠。秘書部門并非領導的信息源，而是信息與領導的中介，能夠做好信息加工工作就算發揮了很大的參謀作用了。同理，秘書個人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領導稱秘書為他的“高參”，那或許是很特殊的情況，或者是個別領導人的信口開河；還有的學者寫文章要求秘書做領導人的“諫客”，像魏征諫唐太宗李世民那樣發揮參謀作用，其實魏征是專職的諫議大夫，后來是太師，是進入了領導核心的幾個高級領導之一，而并非現今意義上的高級秘書或辦公廳主任。有的學者要求秘書當領導的諫客，顯然也是超越了秘書功能的信口開河。正確的說法只能是“參謀提醒”，這已經是很高的要求了。

秘書部門發揮智力助手作用，輔助領導正確決策的主要途徑，是發揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書部門工作中越來趣為重要。

二、秘書部門的基本職能

秘書部門的職能，也就是領導或上司根據領導工作的客觀需要，也根據秘書部門的功能、能量的主觀因素，所要求秘書部門發揮的作用與承擔的職責任務。職能與功能有時是交叉一致的，比如說秘書部門具有辦事(指“三辦”)與參謀(指智力助手)的職能或功能，就比較一致并無矛盾。但職能的含義范圍顯然應當小于功能，而大于具體的各項任務。有的同志把職能與工作任務完成等同起來，因而得出秘書部門有辦文、辦會、信訪、檔案……等等一二十種職能，則又過于繁瑣具體，就事論事，缺少必要的理性上升。在改革開放中，典型的秘書部門的職能既有較大拓寬，也有縮減的地方。以下只就基本的職能作用，按其性質相近情況，分述如下：

(一)后勤保障的職能

1.后勤保障的職能，是任何領導機關秘書部門都有的基本職能之一。各種各類秘書部門，其他職能也許有時不那么強調，比如有的單位文字與文書工作可能很少，有的單位沒有下屬因而督促檢查工作很少；但是任何一個單位只要是一個實體，有領導、有職工，有日常工作在每天運轉，這種“運動”就要不停地消耗能源與物資，而領導與職工也同樣每天要消耗大量的能量與物質，必須有后勤工作予以不斷的支持。試估計一下，一個上百人的領導機構，每天消耗的物質與能量，諸如房屋設備、辦公用品、車輛汽油、水電氣、吃喝拉撒睡，樣樣得有人管。這些工作通常都屬于秘書部門的工作，由秘書長統轄。例如各地市的機關事務局、行政科、交際科、房產科、維修科、總務處、伙食團，大單位的附屬醫院、職工俱樂部等，一般都屬于大秘書工作的范圍。中央領導同志在1994年底全國秘書長座談會上，明確要求秘書部門要保證機關的日常運轉，明確了后勤工作的意義。

2.后勤保障的職能，是秘書部門工作中花費人員、精力與錢財最大的一系列工作。廣義的機關行政管理的內容很寬，主要的有機關(含企事業的領導機關)財務管理、物資設備管理、房產管理、基本建設管理、醫療保健管理、環境管理、車輛管理、產權管理、機關所屬產業管理、職工生活管理、大單位的交通與治安管理、以及職工與家屬的福利事項與文化生活的管理等等。這些工作象一顆顆的螺絲釘一樣，保證了機關機器的正常運動，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，機關常需再細設分技職能機構或科室專管，如附屬醫院、伙食團等；財務科則通常由一位領導分工領導，秘書長協助具體管轄。

3.后勤工作是科學性很強的一系列工作，秘書部門要發揮好后勤保障的職能作用，一是要從革命分工的角度，認識后勤工作的重要、光榮的意義，教育職工牢固樹立“三服務”的服務思想；二是要加強后勤改革，理順關系，轉換機制，提高管理水平，實行部分后勤工作的社會化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又紅又專，精通科學管理，掌握現代化先進技能的后勤隊伍；四是要充實后勤服務手段與必要的設備、設施。

(二)辦理文書的職能

l.辦理文書的職能是秘書部門傳統的職能，古代領導人使用秘書的一個重要原因，就是為了協助領導人處理文書事務。由于隨著領導人的政務日繁，各級政權機構的文書越來越多，而且辦理文書的專業性也越來越強，已非一般官員所能辦理，從而逐漸產生了各級機關領導身旁專門處理文書事務的秘書機構。如秦代的御史大夫寺專門“掌天下文書”，兼“主柱下方書”；唐代的翰林院等官員“協理批答四方章表疏議，起草制詔書敕”；明代內閣設中書科起草公文，設制敕房繕寫公文等。及至到了現代社會，由于各種各樣的機構單位數量激增，辦文要求更為嚴格與規范，這就使得辦理文書成為機關單位秘書部門的一項經常性的也是基礎性的工作。

2.辦理文書的職能又可分為四個方面的系列工作：

（1）起草撰寫公文與其他應用文書。任何實體機構，或多或少都有一定的文書撰寫任務，如請示問題、報告情況、制定計劃……等。過去人們稱秘書為“秀才”、“筆桿子”，就是指此。

(2)文書處理工作，又包括收文與發文兩大方面。文書只有經過處理，才能產生作用。

(3)檔案工作，也就是把辦完而有查考價值的文書，經過秘書部門或其他業務部門立卷歸檔，最后移交給檔案部門保管。檔案工作是辦文的最后環節，是大秘書的范圍。

(4)信息工作，本來主要是各種文書資料的加工工作，由于它的地位作用越來越強，將于后專門介紹。

我國各級辦公廳(室)下設的秘書局、處、科，實際上就是辦理文書的處室。黨和國家對于文書處理有專門的條例規范。

(三)信息加工的職能

信息一詞被廣泛使用，不過是八十年代以來的事，但信息工作巳經成為秘書部門的重頭工作，秘書信息是領導掌握外部情況，認識客觀社會的主渠道。中央要求秘書部門發揮好對領導的參謀作用，主要是依靠秘書信息工作與調查研究相結合，向領導提供科學決策的依據。秘書參謀作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘書和秘書部門本身并不是信息源，而只是“加工廠”，所以，對信息加工然后提供給領導，成為秘書部門輔助領導正確決策的—項重要職能。

1.信息是至今人類尚未完全認識的東西，也還沒有公認的科學定義，廣義的信息很難準確下出定義來，最早把信息概念推廣到人、動物與機械之中的科學家維納認為,“信息是人們在適應外部世界并使這種適應反作用于外部世界過程中，同外部世界進行交換的內容的名稱”。這話不大好懂，日本學者把它簡化發展成一句話：“信息是生活主體同外部客體之間有關情況的消息”。以上說法有三個要點：

(1)信息是指反映客觀世界中客觀事物的特征及其變化的表征；

(2)信息是客觀事物的狀態經過傳遞后的再現；

(3)信息對于接收者是一種有用的知識。

也就是說，信息是指具有新內容、新知識的消息。信息是關于事物運動狀態的表述。信息包括自然信息與社會信息，諸如星星閃動，刮風下雨，機器轟鳴，野獸狂嚎，都是一種信息。秘書處理的信息的范圍顯然要狹小得多，我們把它定義為“秘書信息”。這樣，使用秘書信息這一詞語，有助于明確秘書向領導提供的信息的范圍與重點：即凡屬一般秘書部門所必須掌握，為領導決策提供輔助、服務的信息，均屬秘書信息，這就是秘書信息的特定范圍。

有些領導同志要求秘書部門提供的信息“越多越好”，有的秘書部門也要求下屬提供信息條數越多越受表揚，這其實是不科學的方法，會使大量信息無法加工應用，甚至造成信息污染，勞民傷財，這是信息工作的誤區。

2.秘書部門的信息工作，從縱的方面，可分為收集信息、篩選信息(即篩選掉大量無用的、價值不大、重復過時的、虛假的信息)、研究信息(指科學地研究，包括統一口徑與分類等)、傳輸信息、貯存信息、反饋信息等不同環節的工作。從橫的方面講，主要是信息工作與調查研究兩方面，都是秘書部門的重要工作。

對于秘書部門來說，信息學是一門十分重要的學問，如何加工信息，如何提供對路(優質)信息，如何精簡一般(無用)信息，如何處理憂信息，如何開發(增值)信息，都是有待進一步解決的課題。

(四)綜合協調的職能

1.綜合是秘書部門的特點，有人稱秘書部門是唯一具有“綜合權”的部門。秘書部門位居領導近身，地位比較超脫，又具有這種綜合權，使秘書部門能夠發揮綜合的職能作用。協調則是協同動作，統一行為的意思。領導人要使所屬范圍內外矛盾盡量縮小，工作步驟盡量一致，改善組織之間、工作之間、個人之間的關系使之和諧一致，就必須掌握運用綜合協調的藝術。由于秘書部門前述的近身、超脫、綜合等特點，使秘書部門成為協助領導開展協調工作的最佳部門。

秘書部門發揮好綜合協調的職能，無論從促進科學管理，減少內耗，實現目標的角度，或從改善公共杜會形象的角度，都是非常重要的。

2.綜合協調工作。貫穿于秘書工作的許多方面，而不可能設立一個專門科室來做，這是和其他許多職能工作不同的特點。比如信息、保密、檔案、文書等都可設立等門科室專司其事；而協調卻存在于全部秘書工作之中動。辦文有辦文中的協調，辦會有會前、會中、會后的大量協調，就是處理一件具體內部矛盾事務，比如各個科室之間分配電扇、安排人打掃衛生，也得做好協調才能減少阻力，順利完成任務。

協調總的講是領導的職責任務，秘書部門是處于做好輔助事務，輔助領導協調的地位。但對于純粹機關內部非政策性事務的協調，如前所說的分配電扇一類事情，則秘書長、辦公室主任應當大膽負責，把它搞好，這也是減少領導負擔的一種服務方式。

(五)督促檢查的職能

督促檢查是一種領導行為，科學的領導離不開督促檢查，領導督查是決策落實的“第一推動力”。歷史上雖然秘書機構有時也承擔有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期檢查各衙門文卷實行督查)和“催報督查”等形式，但在多數時代和情況下，秘書部門不是監督部門，也沒有很重的督查任務，更多是限于文書的催辦而已。80年代以后，由于形勢的需要，中央再次強調了秘書部門要協助領導做好督查工作，賦予了秘書部門新的職能，使督促檢查成為秘書部門輔助領導的一項長期工作，它對于克服官僚主義、分散主義、地方主義、本位主義等，以保持政令的暢通，決策的貫徹，具有決定性的作用。按照中央領導同志的指示，如果只有決策、部署而沒有督促檢查，就叫做任務只完成了“一半”。這在秘書工作中叫做應樹立“一半”意識，成為一個專門的新術語。

經過十幾年的發展，秘書督查工作已經積累了一定經驗，中央制定了有關督促檢查工作的條例，各級領導機構的辦公廳建立了督查處科。在新時期，秘書部門要加大督查力度，維護黨和國家的重大方針政策的健康落實。

(六)“不管部”的職能

在各種領導機關中，還有許多無法歸給某一職能科室管理的工作，也會有一些全面性的重要任務，無法交給哪一個科室去完成，領導通常把這類任務交付給秘書部門，這就使秘書部門常常發揮著一種“不管部”的職能。

“不管部”職能內容廣泛，難以明確界定。大體上有兩大類：一類是常規性的，指機關內遇到的沒有其他職能科室專管的，帶全面性的日常工作或臨時任務。諸如前些年各單位發行公債，宣傳部門只管宣傳，財經部門只管財務，但總還得有個部門協助領導統籌總管，自然非秘書部門莫屬。另一種是指執行機關公務中遇到的重大新情況、新問題，領導也常常交給秘書部門去代表或協助他調查處理，這在現實中也是很多的，特別是高層次的秘書長、辦公廳主任，常常從事這類授權的特殊工作。

“不管部”職能使秘書工作產生了有限無窮的延伸，有限是講它不能超越本機關、本級領導的職責權限；無窮是講具體的事務各種各樣，時刻可能發生，甚至可能趕過本來的工作量。秘書對此應有正確認識與思想準備，把發揮不管部職能作用看作是份內之事，才能有所準備地、積極愉快地完成這些任務。

三、秘書部門如何發揮它的職能作用

(一)需要進一步科學地明確規范秘書部門的基本職能。隨著時代的前進、事業的發展、領導人素質的變化，秘書部門的基本功能沒有變化，但職能任務則既有拓寬又有減縮。在這種拓寬與縮減的過程中做到科學合理，是一個重要的尚未引起有關方面充分注意的問題。秘書部門的職能應當明確集中，保證機關運轉，保證領導重點，主要為領導決策與貫徹決策服務，其他的宜于縮減，不斷地延伸會帶來“力不從心”的結果。

(二)秘書部門的內部結構，需要進一步科學合理，理順上下、縱橫、左右、內外的關系。改善內部人員結構，以求發揮整體功能，才能在長期人少事多的情況下達到“l+1>2”，做好工作。

(三)提高秘書人員素質，是發揮秘書部門職能作用的基礎，需要重視的問題主要有兩個方面：一是秘書隊伍從工農型到秀才型、經驗型，偏政偏文是必要的，但實務技能的培養也是刻不宜緩的問題。沒有良好的職業意識(對秘書職業的光榮感、自豪感)與良好的職業技能，均將難以適應現代領導人的需要。比如不懂經濟、不會外語、不能操作現代辦公與通訊設備的秘書，無疑將難以充分發揮參謀助手作用。另一方面是秘書觀念的現代化問題，也是秘書培訓教育工作的重點，特別在民間、私人秘書中，效率與效益是一回事。是民間企業生命攸關的頭等問題，沒有高度的效率與效益觀念，慢騰騰的辦事、辦文，是不具備現代秘書的資格的。還有現代秘書的思維規律問題，也是值得研究的。

(四)加強秘書工作與秘書部門的有關規章制度的建設，如秘書的資格認定與晉升、秘書的工作方法與紀律、秘書工作中許多方面的標準化與程序化、秘書教學大綱等，有的已在著手之中，但要使之完善任務還較艱巨，需要國家有一個機構專門考慮這方面的問題。

（作者單位：四川成都大學；原載《秘書界》１９９７年３、４期）

第四篇：秘書職能

《秘書職能》教學設計

潁州職業教育中心 張洪鋒

教學目的：

一、理解掌握秘書基本職能范疇的特征；

二、掌握秘書文稿撰擬要領。教學重點：

掌握秘書的基本職能 教學課時：一課時 教學過程：

一、秘書的基本職能

《現代漢語小詞典》這樣解釋“職能”——人、事物、機構應有的作用。秘書的職能，是在秘書機構、秘書職位功能的框架內，領導根據組織目標與管理工作的需要而明確賦予秘書機構或秘書職位的具體職責權限。

秘書職能，在具有一定的規范性和相對穩定性的同時，也具有一定的可變性。這種可變性緣于組織目標與管理工作的需要，緣于辦公手段的更新，也緣于領導對秘書的信任度。

秘書的基本職能可以概況為：辦理事務、協調關系、輔助決策、綜合服務，具體來說就是“管理事務，參與政務”。

1、辦理事務

秘書的事務工作是相對于領導人的政務工作而言的。政務是指領導者所從事的具有全局性和戰略性意義的公務活動，如決策。事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作，如電話接打、會議服務、信訪工作、文書處理等。

政務是事務的統帥和核心，事務是政務的基礎和保證。兩者是相輔相成的。秘書的事務工作無論是經常重復出現的還是偶發的，在辦理的過程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務的過程中要遵循被動中求主動、原則中求靈活、繁雜中求規范的原則。

2、協調關系

現代管理活動處處離不開協調。任何組織只有通過協調，才能形成整體的合力，實現共同目標。

秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

與領導部門和職能部門的協調不同，秘書部門的協調有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協調關系的過程中要遵循政策指導、客觀公正、平等協商、注重整體、靈活適度等原則。

3、輔助決策 在實際工作中，任何決策都是一個過程而不僅僅只是拍板這一個環節。因此，輔助決策定義為：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

秘書人員輔助領導進行決策一般要經過：協助領導確定目標、協助領導設計方案、協助領導評優選優、協助領導實施反饋等四個階段。

4、綜合服務

秘書是為以領導為核心的集團服務的，秘書通常提供的是全方位的服務，既包含公務，如果領導需要，有時也包括辦理一些私事。所以，秘書一定要有牢固的服務意識，“全心全意地為領導及其集團服務”。當然，在服務的過程中要注意方式方法，還要善于運用資源。

二、秘書日常事務職能

1、辦公用品管理

2、接待

3、安排領導活動

4、值班

5、通訊工作

6、印章管理

7、機要保密

三、秘書專項職能

1、信息管理

2、調查研究

3、會務工作

4、公文處理

5、檔案管理

6、信訪工作

四、秘書特別受權職能

1、公文寫作

秘書在撰擬文稿時要注意一下幾個方面：要明確自己代筆者的地位，要準確使用規范文種，要選用準確而不含糊、莊重而不易產生歧義的語言表達，要反復進行認真修改，要有可靠依據，要有精益求精認真負責的態度。

2、督查

3、協調

4、談判

受權談判中秘書工作的任務：①協助領導確定談判的中心議題和準備達到的目標。②準備好談判各方的有關材料。③對談判中意外情況的預測和準備。④把握談判進程。⑤總結和評價談判的經驗教訓，及時搞好信息反饋。

五、秘書深層職能

秘書的深層職能主要指的是秘書的參謀輔助職能。

秘書參謀的原則：①明確角色定位，不失職不越權。②明確參謀定位，謀而不斷。③立足規勸層面，諫而有度。

六、思考與聯系

（一）、案例分析

方秘書作繭自縛

一個大型會議的晚會內容怎么定，方秘書先請示分管辦會的黃副主任，定為“舉辦電影晚會”。黃沒有說要再往上請示，而方秘書自認為再請示一把手賈主任也許會更好辦事。在請示賈時又沒有把已請示黃所定的意見告訴賈，賈的批復定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個晚會出現兩種不同安排的領導意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個辦會秘書研究，最近定為按賈主任的意見執行。由方秘書向黃副主任作自我批評，說明擬按賈主任的意見辦，請黃諒解。當時黃對方秘書多頭請示很不高興，但還是同意了按賈的意見執行。

1、請分析此案例中方秘書做法的不妥之處。

2、如果你是方秘書，你認為最好的挽回此事的辦法是什么？

（二）、學寫一篇發言稿。

第五篇：秘書職能

秘書的基本職能

★輔助決策：

秘書的決策職能體現在調查研究、處理來信來訪、收集處理信息、參與討論起草工作計劃等實際工作中。

就決策的形成、實施、檢驗過程中秘書對領導的輔佐決策職能。秘書輔佐決策的職能基礎、職能特點及其方法。

一、秘書輔佐決策的職能基礎。

秘書在領導機關上傳下達、溝通四方，便于領會決策意圖，掌握覺得依據，收集決策反饋，檢驗決策執行效果，對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優化都能起到重要的作用，秘書輔佐覺得的職能基礎主要體現在以下幾個方面：

▲秘書為決策提供有效的依據。

覺得最忌憑空杜撰和依據不足。秘書具有為領導工作綜合服務的職能，以此有著為決策提供有效依據之使命。

——掌管文件材料，便于為決策提供政策依據；

——經常深入基層，調查研究，便于為決策提供群眾可受性信息依據；

——在各職能部門間起到溝通協調作用，便于為決策提供各職能系統綜合信息依據； ——組織對外聯系，是對外聯系的窗口，便于為決策提供環境變化狀態依據； ——組織會議事務，便于為決策提供群體意識依據。

總之，秘書的職能工作，大多與領導決策有著密切聯系，便于在各方面為決策提供有效的依據。▲秘書加速決策實施的進程。

——受權督辦、查辦與催辦，有利于加速各執行系統實施決策并檢查其結果；

——發揮協調作用，調解決策執行中出現的矛盾和問題，有利于加速決策執行的進程；

——收集各子系統、各有關方面的反饋信息，有利于決策調整、補充、修正，保證決策的順利進行； ——協助領導人處理突發事件，有利于消除決策實施過程中隨機出現的障礙；

——接待處理人民來信來訪，有利于在決策執行中發現、分析和處理問題，轉化消極因素，調動群眾積極性。

總之，秘書在決策執行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。▲秘書促進決策的優化。

——擬定和收集多種可行方案，有利于決策的選優；

——提供參謀咨詢，收集群眾的意見和建議，有利于發揮群體智能作用； ——參與并組織有關學者行家進行決策討論，有利于在反復論證中優化決策； ——參與決策效果的考核評價，有利于發現疏漏和失誤，采取必要的補救措施；

——撰擬總結、匯報材料，對決策形成、實施過程以及效果進行全面系統的分析研究，有利于為制定和實施新的決策提供有益的經驗和教訓。

總之，在優化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

二、秘書輔佐決策的特點。▲全面系統和隨機輔佐相結合。

秘書輔佐決策與從事某一方面專項管理的職能部門工作人員不同。他要發揮綜合辦公的職能優勢，全面系統地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時空變化，組織內外環境條件發展的角度，考慮決策執行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協助領導人進行科學決策，系統地跟蹤決策目標實現的全過程，這是秘書輔佐決策的一大特點。但是，秘書全面系統地輔佐決策，有具體體現其日常工作中發現問題，協助領導人分析問題和解決問題的隨機事件中。秘書不是專門研究決策的智囊人物，而是追蹤決策目標實現全過程的實際工作者。在這個全過程的具體工作中，無論發現哪一方面、某個因素出現問題，便能立即協助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統地鋪位決策與隨機性地輔佐決策的有機結合。

▲決策輔佐與實施輔佐相結合。

秘書輔佐決策，與專職出謀劃策的研究咨詢機關的專家學者不同。專家學者受聘制定某項決策方案，但不參與決策方案的具體實施工作。秘書則不然，他既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實踐中幫助領導指揮、協調和控制實施過程，確保決策目標的實現。這種對決策的形成輔佐與實施輔助的結合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體地從實施決策的個步驟、各環節和各項具體措施，深入細致地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統一性。這些正是組織領導人在決策形成和實施中必須要全面考慮的問題。

▲超脫性輔佐與參與性輔佐相結合。

領導人及其副職，執掌著決策權（即決斷權、表決權和否決權），承擔著決策效果是否符合組織要求的全部責任。秘書則不同，既不執掌決策權，又不對決策效果的好壞直接承擔責任。秘書的輔佐決策，從某種意義上說，是超脫于決策的權力與責任的。

但是，秘書實際工作中又參與了決策形成實施的全過程，秘書的工作成效，事業與期望，功過與報酬，無不與決策的成敗有著密切的關系。這就形成了秘書超脫性輔佐與參與性輔佐的有機結合。這有利于秘書用不同于領導人的比較超脫的目光更客觀地觀察問題和分析問題；有不同于“局外人”、“第三者”對決策的議論。秘書自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關性，使其必須認真負責、全力以赴地投入決策的全過程。

秘書的知識結構

秘書工作的綜合性，要求秘書人員在橫向上要有較寬廣的知識面，但又要有自己的專業特點，在縱向上要有深厚的專業知識。這樣縱橫結合，可以用大寫的英文“T”字母來表示，或者說秘書人才應該是“T”型人才。

秘書人員應該有三個方面的知識結構：基礎知識、專業知識、其他方面相關知識。

★基礎知識。分為兩個方面：一是社會科學基礎知識，即語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物等自然科學知識，以及一些工農生產和科技知識。

★專業知識。專業知識包括兩方面：一是秘書人員應具有的秘書業務知識，包括：公文和應用文寫作，文書寫作和文書處理，檔案保管，調查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，資料工作和信息科學知識，保密工作知識等。二是秘書所在工作部門的專業知識。如在政府機關部門工作的必須具有行政管理知識，在工商企業部門工作的必須具有企業管理知識等。

專業知識是秘書人員知識結構中的基本層次。

★專業知識。這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結構中的較高層次。有經濟學、法學、社會學、心理學、公共關系學、傳播學、領導科學、統計學、計算機科學等。學習這些知識，可以使秘書人員從更寬更廣闊的領域從事秘書工作，比如我國當前的工作重點已轉移到經濟建設上來，那經濟學、統計學、法學就要成為較高層次的重點知識，哪行哪業都不例外。