第一篇：行政前臺崗位職責(zé)及工作流程

行政前臺崗位職責(zé)及工作流程

職務(wù)：行政前臺

上級主管：行政經(jīng)理 工作對象：全司人員 主要職責(zé)：

1.日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。2.公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。3.公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。

4.公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。5.公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6.對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。7.對設(shè)備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理。

8.公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。9.日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。（日后涉及“使用管理”）10.公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預(yù)定和行程安排； 11.負(fù)責(zé)員工外出登記；

12.公司后勤管理，及各類費(fèi)用的支付工作，包含：物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；

13.庫存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點(diǎn)庫存。

14.檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。

15.負(fù)責(zé)員工保險每日及時登記入網(wǎng)； 16.負(fù)責(zé)員工宿舍的安排協(xié)調(diào)等

17.公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理交辦的其他工作。

工作流程和工作要求：

一.接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。

1、工作流程：

1）客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。

2）如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻； 3）準(zhǔn)備招待茶水飲料； 4）通知相關(guān)工作人員有人來訪；

5）每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；

6）客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪

者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；

8）及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)； 9）及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專員歸檔。

2、注意事項：

1)接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室； 2)《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄；并及時將使用完的記錄歸檔； 3)及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)； 4)不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

二.公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。

1、工作流程：

1）電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，嘉年華信息科技”，同時注意禮貌和商務(wù)用語； 2）接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；但同時體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練、態(tài)度溫和；

3）對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話； 4）通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

5）沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回?fù)埽紫戎虑福僭儐杽偛艁黼姷哪康模? 6）將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上；

7）記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對方接收信息正確無誤。

8）及時將用完的《來電記錄表》歸檔。

2、注意事項：

1）來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2）了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；

3）如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通知流程”）；

3、嚴(yán)禁事項：

1)來電接聽不主動、不及時，接聽電話用語粗魯；

2)未及時和詳細(xì)記錄來電信息，忘記轉(zhuǎn)達(dá)、轉(zhuǎn)達(dá)不及時或傳達(dá)信息錯誤； 3)《來電記錄表》按年度不及時歸檔。

三、公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。

1、工作流程（郵件簽發(fā)及費(fèi)用結(jié)算）：

1）公司各類郵件、物品寄出前應(yīng)由寄件人自行封好或包裝好，在《郵件發(fā)送登記表》上登記后，交行政前臺統(tǒng)一寄出。

2）合同、票據(jù)等公司重要文件及各類物品的寄送應(yīng)按《郵件發(fā)送登記表》的備注相關(guān)規(guī)定，填寫詳細(xì)的信息，以備日后跟蹤核查。

3）需要通過長途汽車托運(yùn)郵件、物品的，寄件人應(yīng)先按要求填寫《郵件發(fā)送登記表》，再自行寄出，并在表格“備注”中注明“托 運(yùn)，自行寄出”。4）根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費(fèi)用，不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。

5）對未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過2次事件后應(yīng)匯報部門經(jīng)理，提出解決辦法。

2、工作流程（郵件簽收）：

1)公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺簽收，再分發(fā)至各收件人處。2)收件人在收到行政前臺分發(fā)的郵件后，應(yīng)在《郵件簽收登記表》上簽字確認(rèn)。

3)郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對公司郵件、物品承擔(dān)保管責(zé)任；如因簽收人保管不當(dāng)造成公司文件、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

4)如行政前臺無人在公司時，應(yīng)交辦本部門其他人員代做此項工作。

5)如收件人不在公司，行政前臺應(yīng)將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時，行政人事部應(yīng)電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉(zhuǎn)交他人。

6)代收文件后，簽收人應(yīng)第一時間通知收件人，及時處理郵件、物品。否則，簽收人應(yīng)承擔(dān)因此延誤的相關(guān)責(zé)任。

7)對公司丟失文件情況做以記錄，了解原因，馬上匯報部門經(jīng)理，提出解決辦法。

3、嚴(yán)禁事項：

1)收件人未在前臺確認(rèn)，就擅自領(lǐng)走文件。

2)行政前臺在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。3)不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。

四、公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。

1、工作流程：

1)每天早上8：50總經(jīng)理辦公室、副總辦公室、接待室、會議室及公共辦公區(qū)茶桌及地面衛(wèi)生的清理，每日的環(huán)境維護(hù)保持清潔；

2)下午17：30檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷；

3)保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動；

4)廢舊辦公家具及設(shè)備等處理及時（處理費(fèi)用定期上交財務(wù)部門）5）對保潔、植物做好辦公室全部植物的維護(hù)及澆水、換水工作；

6）.對空調(diào)設(shè)備遙控板、投影遙控板、個人辦公區(qū)域的管理

2注意事項：

1)遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還；

2)人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開；

3)人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。

五、公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購、發(fā)放、管理）

1、工作流程：

1)保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時補(bǔ)給； 2)購買物品及時填寫《入庫單》

3)保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補(bǔ)給，保證正常辦公供應(yīng)；

4)依據(jù)《辦公用品領(lǐng)用表》員工簽字領(lǐng)取辦公用品，每個月底30日做好成本分?jǐn)偙斫o財務(wù)。

5)按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時歸檔。

6)嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。

六、日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。

1、工作流程：

1)每天早上上班時間檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、考勤機(jī)、電話機(jī)等設(shè)備，如出現(xiàn)異常，第一時間要求信息技術(shù)專員予以維修。

2)保證辦公區(qū)打印紙的及時補(bǔ)充；

3)做好各類紙張（財務(wù)單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作；

4)及時做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財務(wù)數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機(jī)銷毀）。

2、注意事項：

1.熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時補(bǔ)充用紙；

2.完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；

3.打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修；

4.節(jié)約資源，愛惜紙張；

七、公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預(yù)定和安排；臨時性用車的車輛管理和費(fèi)用結(jié)算。

1、工作流程：

1)A 住宿預(yù)定：預(yù)定前，需要了解住宿人員的住房要求，內(nèi)容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是 否24小時熱水、是否能夠上網(wǎng)、是否配備電腦、是否含早餐；客人是否需要無煙房，床大小的要求等；費(fèi)用支付方式（僅預(yù)定或掛賬或代墊等）；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。

2)酒店預(yù)定后確認(rèn)：最好有紙質(zhì)（蓋章簽字）的傳真確認(rèn)，以保證預(yù)定成功；

3)酒店預(yù)定完畢后，需要短信或郵件告知預(yù)定信息：A內(nèi)容參見第1條;B告知赴前臺后報的信息；C如何抵達(dá)酒店路線及酒店電話。

4)酒店預(yù)訂單應(yīng)及時歸檔。《酒店預(yù)訂單》文件夾。

5)B 車輛預(yù)定：預(yù)定前，需要了解：坐車人數(shù)、天數(shù)、車型要求、司機(jī)要求；預(yù)定時，要保證車況良好、司機(jī)駕駛技術(shù)嫻熟、職業(yè)習(xí)慣 良好；

6)車輛使用前確認(rèn)：必須拿到租賃公司的《派車單》，方可使用車輛。否則，車輛出現(xiàn)任何事故及引起的一切責(zé)任將無法確保承擔(dān)責(zé)任 單位。

7)車輛使用后，需要雙方補(bǔ)充《車輛使用費(fèi)用表》。

8)租賃費(fèi)用結(jié)算以雙方簽字確認(rèn)的《派車單》和《車輛使用費(fèi)用表》

9)C 餐廳預(yù)訂。日常中，多了解當(dāng)?shù)靥厣木频旰筒蛷d，按酒店級別和菜系等進(jìn)行分類。預(yù)定前，需要了解預(yù)訂要求，內(nèi)容涉及：酒店 消費(fèi)水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否帶衛(wèi)生間、是否有最低消費(fèi)；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。

八、公司后勤管理，及各類費(fèi)用的支付工作，包含：物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公 司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通。

1、工作流程：

1)了解各類費(fèi)用結(jié)算周期和支付標(biāo)準(zhǔn)；

2)按期支付，不得因延遲支付影響辦公區(qū)的正常辦公；嚴(yán)禁出現(xiàn)因個人原因，出現(xiàn)公司停水、電，或電話、網(wǎng)絡(luò)無法使用的情況；

3)結(jié)算時，核對實際使用費(fèi)用和結(jié)算費(fèi)用是否相符。

九、庫存管理。每季度末，與人事專員共同盤點(diǎn)庫存。

1、工作流程：

1)每季度末（月度20日-30日），本人作為盤點(diǎn)人，人事專員作為監(jiān)盤人，進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，簽署庫存盤點(diǎn)確認(rèn)表，備行政人事部經(jīng)理處。

2)每年末（月度20日-30日），本人作為盤點(diǎn)人，人事專員作為監(jiān)盤人，部門經(jīng)理作為審核人，進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，簽署庫存盤點(diǎn)確認(rèn)表，備行政經(jīng)理處。

3)盤點(diǎn)合格標(biāo)準(zhǔn)：庫存剩余=購買總數(shù)-領(lǐng)用總數(shù)

4)所需文件：《入庫單》、《領(lǐng)用單》

十、檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。

工作流程：

每季度末（月度20日-30日），向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表，提報審核；

第二篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

接待——客戶來訪

工作流程：

1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由；

2、弄清來訪者身份和意圖。安排來訪者前往會客室稍坐片刻；

3、準(zhǔn)備招待茶水飲料；

4、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

5、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；

6、客人離開后清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；

3、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

4、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；

5、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

6、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回?fù)埽紫戎虑福僭儐杽偛艁黼姷哪康摹?/p>

7、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時記錄；

8、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對方接收信息正確無誤。

日常的打印、復(fù)印 飲水機(jī)以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時間準(zhǔn)時開啟并且檢查傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)，并及時補(bǔ)充所需的紙

張；

2、負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢查維修；

備注如需要申購A4紙 換墨粉 硒鼓 等 需提前填寫申購單 并經(jīng)理簽字后通知供貨商。

辦公室用品申購 領(lǐng)用 及發(fā)放

工作流程：申報流程《辦公用品申請表》——申請部門經(jīng)理簽字同意采購——前臺回收整理——行政主管審核——總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn)；

采購流程：總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn)——前臺電話通知供貨商——檢收采購的物品質(zhì)量是否復(fù)合要求——發(fā)放并簽字確認(rèn)

領(lǐng)用流程；需到前臺登記所需要的物品并簽字

如需個人申購物品則拿申購單并經(jīng)理簽字后給前臺——前臺打電話通知供貨商。機(jī)票及酒店預(yù)定

工作流程；1,查機(jī)票價格，例如藝龍、攜程。

2．需要采集訂票人員的姓名、身份證號碼、手機(jī)號碼三樣信息以便登記

3.給老師打電話確認(rèn)時間是否合適 并確認(rèn)身份證號是否有誤

4．和供貨商聯(lián)系并出票 同時簽寫訂票單并簽字

負(fù)責(zé)圖書 報刊 日常借閱

工作流程；借閱報刊 圖書需簽書籍領(lǐng)用登記表后才可借出。

郵件登記

公司郵件、包裹的收發(fā)：因工作需要所寄出的郵件由前臺文員聯(lián)系相關(guān)快遞公司與之洽談，員工包裹必須由本人簽收并簽字確認(rèn) 公司內(nèi)部文件簽郵件登記

考勤

工作流程：

1、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；

2、如有員工請假，需到填寫《請假單》并注明請假原因、時間及時數(shù)；行政主

管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù)；

3、每月月底綜合外出登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審

核簽字；

4、考勤統(tǒng)計交由財務(wù)作為造工資表的根本依據(jù)

負(fù)責(zé)每個月和供貨商結(jié)算

工作流程 1.EMS 圓通 郵件對賬看是否有誤 并填寫支票領(lǐng)用單并找行政經(jīng)理簽字

2.負(fù)責(zé)對賬供貨商及機(jī)票的賬目 無誤后填寫支票領(lǐng)用單并找行政經(jīng)理簽字

3.負(fù)責(zé)物業(yè)房租的結(jié)算 填寫支票領(lǐng)用單找行政經(jīng)理簽字

第三篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

前臺是一個公司的臉面和名片。所以，前臺工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否，對塑造單位形象有著非常重要的作用。

一、前臺人員的穿著及相關(guān)儀表要求

1、前臺人員須每天著淡妝上班。

2、頭發(fā)干凈整潔，不油膩不披頭散發(fā)，燙染夸張的頭發(fā)須扎好在腦后。

3、上班期間衣著整潔，整齊。

4、坐姿不得歪斜、懶散，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)。

5、不能佩戴過多的首飾，首飾應(yīng)和著裝相互配合。

二、環(huán)境衛(wèi)生、辦公設(shè)施的保持和檢查

1、每天早上9:00打掃衛(wèi)生，整理前臺物品，保持前臺環(huán)境清新整潔、物品擺放整齊；

2、每三天上午10:00 巡視公司公共區(qū)域的綠化狀況，保證舒適良好的工作氛圍，如有問題及時通知行政管理部部長；

3、下午下班前對公司辦公區(qū)的巡視，查看門窗、凈水機(jī)電源、電腦電源等關(guān)閉情況并做記錄，冷氣于下班前檢查關(guān)機(jī)模式。

三、郵件、信件的收發(fā)

1、詳細(xì)記錄每日信件、郵件的收發(fā)情況，負(fù)責(zé)送信件、郵件的保安和簽收信件、郵件的員工都要做登記并簽字；如接收人不在公司，要及時電話通知，并記其返回時間，及時送予并簽收；如接收人不是大樓內(nèi)辦公人員，要及時電話通知，與其接洽好簽收時間來簽收郵件或信件；如無法聯(lián)系接收人，應(yīng)及時通知行政管理部部長。

四、接待訪客

1、訪客出門時起身迎接，應(yīng)該表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。面向來訪者點(diǎn)頭微笑致意：“您好，請問您找哪一位？、請問您是哪家公司？、請問貴姓？”如果正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話也要對來客點(diǎn)頭示意；

2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。知道找誰后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請來訪者稍等或引領(lǐng)來訪者到洽談室或會議室等候，用規(guī)范的儀態(tài)（手勢指引或起身帶位）引領(lǐng)來訪者入座，并倒水給客人。如果等的時間很長，要關(guān)照一下來訪者并向其說明，然后再向來訪者要找的相關(guān)人員說明情況。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；

3、如果來訪者知道找誰，但未預(yù)約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對方：讓我看看他是否在，要打電話給相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)。XX單位XX來訪，不知道是不是方便接待，處于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)做是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為下一步的處理留下了余地。同時婉轉(zhuǎn)的詢問對方來意，如果對方?jīng)]有通報姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理；

4、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉(zhuǎn)告相關(guān)部門來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保及時回復(fù)；

5、每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

五、帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢

1、在走廊的引導(dǎo)方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)；

2、在樓梯的引導(dǎo)方法：當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓，應(yīng)該是接待人員走在前面，客人走在后面，上下樓時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。

六、客人離開后

客人離開后，應(yīng)立即將客人使用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。

七、對內(nèi)接待

1、早上上班主動向同事問好，下班時也主動向同事告別。

2、有客人來訪時，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。

3、前臺要隨時保持有人在位置上，如遇臨時有事要離開，需主動交其他同事幫忙接電話或接待來訪客人。

4、每天檢查前臺桌面清潔，設(shè)備的維護(hù)和干凈整潔。

八、電話的接聽和記錄

1、接聽電話應(yīng)熱情，使用普通話和禮貌用語。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。應(yīng)調(diào)整好表情，使用禮貌用語如“謝謝您”“請問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時候接起電話。首先要說“您好，內(nèi)蒙古日新投資集團(tuán)有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。

2、轉(zhuǎn)接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。對方如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)，又知道領(lǐng)導(dǎo)的姓名，就要禮貌的詢問：對方的姓名、單位。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應(yīng)用禮貌的借口掛掉電話，或轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門；

3、在打電話和接電話過程中都應(yīng)牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時，應(yīng)禮貌的請客戶先收線，這時再掛電話；

4、在與客戶進(jìn)行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點(diǎn)，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應(yīng)該會面對時間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進(jìn)行核查校隊，盡可能的避免錯誤發(fā)生；

5、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；

6、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回?fù)埽紫戎虑福僭儐杽偛艁黼姷哪康模?/p>

7、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及來電人的基本信息及時記錄在《電話記錄》上；

8、每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

九、文件的收發(fā)

（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)

1、前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；

2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；

3、前臺復(fù)印2份，1份交項目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；

4、前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。

5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點(diǎn)，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到；

7、將《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。

8、注意事項

（1）詳細(xì)填寫《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內(nèi)容；(2）及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；(3)按項目分類交檔案管理員歸檔。

（二）電子文件的收發(fā)

1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”、“發(fā)”的文件夾，然后在“收”、“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；

3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中記錄，收、發(fā)方式在備注中注明；

4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；

5、當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

6、注意事項

（1）了解所收、發(fā)文件內(nèi)容，按收、發(fā)時間、項目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；

（2）及時將收、發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；（3）按時將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

十、辦公室臨時安排的其他工作

第四篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查

工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所（包括

各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；

2、每月補(bǔ)充購買后勤保障用品（衛(wèi)生紙、紙杯、清潔用品等），保障公司后勤配備；

3、每月整理的報紙、雜物以廢品處理，所得費(fèi)用上繳財務(wù)。由行政主管記入《廢品回收流水賬簿》。

注意事項：

1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補(bǔ)給衛(wèi)生間用紙等后勤配備；

相關(guān)記錄：《廢品回收流水賬》——行政主管

（二）接待——客戶來訪

工作流程：

1、訪客進(jìn)門起身面帶笑容，弄清來訪者身份和意圖；

2、若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；

3、如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；

4、準(zhǔn)備招待飲水；

5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

6、訪客離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

7、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并準(zhǔn)備《客戶來訪登記簿》，以便記錄相關(guān)事項，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；

8、適時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

注意事項：

1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；

2、《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

3、及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；

4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺

（三）電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

3、對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；

4、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

5、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上；

6、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對方接收信息正確無誤。

7、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時

間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；

3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通

知流程”）；

相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺

（四）日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時間準(zhǔn)時開啟并且檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，并及時補(bǔ)充所需的紙

張；

2、負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用“二次紙”；

3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)行檢

查維修；并填寫《設(shè)備報修記錄表》（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；

4、及時將用完的《設(shè)備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時補(bǔ)充用紙；

2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；

3、打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)

人員進(jìn)行維修；

4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)告知行政主管。

5、節(jié)約資源，愛惜紙張；

6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄： 《設(shè)備報修記錄表》——前臺

（五）行政后勤人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：

1.行政后勤人員在外出前請?zhí)顚憽锻獬鋈藛T登記表》上登記出發(fā)時間、目的地、知情人、事由等；

2.回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；

3.特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補(bǔ)登；

4.前臺人員負(fù)責(zé)提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計核對。

注意事項：

1、在《外出人員登記表》上詳細(xì)記錄外出辦事情況；

2、前臺人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成。

3、及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：《外出人員登記表》——前臺

（六）考勤統(tǒng)計

工作流程：

1、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信

息；

2、每月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請假情

況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

3、行政主管將考勤統(tǒng)計連同工作匯報表交由財務(wù)作為工資表的根本依據(jù)，財

務(wù)完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；

注意事項：

1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，連同工資表交總經(jīng)理查閱，返回后原件由行政

主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。

相關(guān)記錄：《考勤統(tǒng)計》——前臺

《請假單》——前臺

（七）對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查

工作流程：

1、了解外用保潔、職務(wù)租賃服務(wù)內(nèi)容；

2、對每次相關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關(guān)記錄；

注意事項：

1、對外用單位相關(guān)服務(wù)進(jìn)行審核；

相關(guān)記錄：《植物租擺維養(yǎng)記錄》——前臺

《植物租擺更換記錄》——前臺

《保潔情況記錄表》——前臺

（八）對設(shè)備遙控器、個人辦公區(qū)域的管理

工作流程：

1、空調(diào)遙控板和液晶電視遙控板的集中管理；

2、上、下班時檢查所有的電源開關(guān)；

3、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。

注意事項：

1、遙控板是否歸位；

2、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開；

3、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。相關(guān)記錄：《員工違規(guī)（紀(jì)）記錄表》——行政主管。

（十一）辦公室臨時安排的其他工作

第五篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

一． 接待來訪者

1.問清來訪者來訪原因，先進(jìn)行來訪登記。判斷是否需要通知公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。若已預(yù)約，或者正當(dāng)訪問理由，應(yīng)快速聯(lián)絡(luò)相關(guān)人，請來訪者到會客廳等候。

2.接待求職者面試并做好登記。請面試人員填寫面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會議室等待，通知相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面試。

二．.接聽電話。

接聽電話應(yīng)說“你好”青島麗城恒信營銷策劃股份有限公司。記錄電話信息并轉(zhuǎn)接電話。

三． 考勤管理、1.統(tǒng)計公司員工每天、每月的考勤情況，并交人事部核算工資，考勤資料存檔。

2．監(jiān)督公司員工考勤打卡情況，不允許發(fā)生代替他人打卡的現(xiàn)象。、3.監(jiān)督員工工作時間的外出流向，登記外出時間、地點(diǎn)、事由。

4.做好員工請假登記。

四． 收發(fā)文件

1.負(fù)責(zé)公司各類信件，包裹、報刊雜志的簽收和分送工作。

2.負(fù)責(zé)公司的文件處理工作，打印、復(fù)印、傳真的收發(fā)。