第一篇：公司行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

（一）環境衛生的保持和檢查

工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所（包括

各辦公室、會議室、衛生間等桌面、地面等）的衛生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；

2、保持辦公區空氣清新，定期在每周五下班前五分鐘噴灑除蟲藥物或除臭劑；

3、及時向行政主管領用垃圾桶、衛生用紙等用品，填寫《消耗品領用登記》，保障公司后勤配備；

4、每天早上9：10整理當日的報紙歸納至總經理室報夾，將更換下來的報刊統一放置，每兩個月以廢品處理，所得費用交由行政主管記入《備用金流水帳簿》中上繳財務。

注意事項：

1、保持辦公區環境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補給衛生用紙等后勤配備；

3、報刊整理整潔有序，廢舊報刊處理及時。

相關記錄：《消耗品領用登記》——行政主管

《備用金流水帳簿》——行政主管

（二）接待——客戶來訪

工作流程：

1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；

3、如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；

4、準備招待茶水飲料；

5、通知相關工作人員有人來訪；

6、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；

7、客人離開后2分鐘以內清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；

9、及時轉告相關工作人員來訪者的聯系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；

10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；

2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

3、及時通知相關被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉告以確保及時回復；

4、不得隨意把公司領導及其他工作人員的聯系方式告訴第三人。

相關記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺

（三）電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應該致歉；

3、接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；

4、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；

5、通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

6、沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。

7、將需要轉達的內容及時記錄在《電話記錄》上；

8、記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認

對方接收信息正確無誤。

9、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時

間、內容、信息接收人等，需要轉接的及時將電話轉給相關工作人員；

3、如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉達信息，（通知方法詳見“通

知流程”）；

相關記錄：《來電記錄表》——前臺

（四）日常的打印、復印以及相關設備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復印機，并及時補充所需的紙

張；

2、負責公司日常的打印、復印。打印、復印重要文件、圖紙或需要發出的文件、圖紙使用白紙；公司內部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機、復印機或其它設備出現故障時，及時填寫《設備報修單》并聯絡辦

公設施維護人員進行檢查維修；（詳見“固定資產的報修與報廢流程”）；

4、及時將用完的《設備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；

2、完成公司日常的打印、復印工作，做到節約資源；

3、打印、復印機等設備出現問題不得私自解決，應及時報修，并聯系相關專業

人員進行維修；

4、不得私自打印、復印與工作無關的文件、圖紙，特殊情況下應申報行政主管

同意付費再使用；

5、節約資源，愛惜紙張；

6、及時將用完的相關記錄表交由行政主管歸檔。

相關記錄： 《設備報修單》——前臺

（五）收發《工作匯報表》

工作流程：

1、每月1日分發《工作匯報表》；

2、每月30/31日收集《工作匯報表》，檢查填寫是否正確，并交由行政主管審核；

3、行政主管審核后交總經理查閱簽字，并將總經理簽字的《工作匯報表》連同

考勤統計一并交財務造工資表；

4、最后《工作匯報表》返行政主管歸檔。

注意事項：

1、每月1日發，30/31日收回，檢查后并交行政主管審核；

2、行政主管交總經理查閱簽字，和考勤統計一起作為造工資依據交財務；工資

表完成后將《工作匯報表》返行政主管歸檔。

相關記錄：《工作匯報表》——前臺

（六）人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：

1、所有外出人員需提前電話聯系對方，讓對方做好準備；

2、外出前在《外出人員登記表》上登記出發時間、目的地、事由等；

3、回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；

4、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；

5、前臺人員負責提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與

考勤統計核對。

注意事項：

1、外出前的準備并與對方聯系；

2、在《外出人員登記表》上詳細記錄外出辦事情況；

3、前臺人員負責提醒并督促完成，并做出統計。

4、及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。

相關記錄：《外出人員登記表》——前臺

（七）考勤統計

工作流程：

1、熟悉門禁考勤系統的管理，根據公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；

2、如有員工請假，需到前臺填寫《請假登記表》并注明請假原因、時間及時數；

前臺交行政主管及總經理簽字同意后作為考勤依據；若上級不同意，需注明

理由再返回申請人；

3、每月30/31日將門禁考勤統計數據備份，并綜合外出登記以及人員請假情況

統計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

4、行政主管將考勤統計連同工作匯報表交由財務作為造工資表的根本依據，財

務完成工資表后一起交由總經理查閱；

5、總經理返回后原件由行政主管歸檔，另復印一份考勤統計公示。

注意事項：

1、考勤統計數據備份，綜合外出登記統計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統計作為核工資的依據，連同工資表交總經理查閱，返回后原件由行政

主管歸檔，另復印一份考勤統計公示。

相關記錄：《考勤統計》——前臺

《請假登記表》——前臺

（八）文件的收發

A、紙質文件的收發

工作流程：

1、前臺收/發文件應及時在《收文明細》/《發文明細》中登記文件收/發文件的時間、收/發單位、項目名稱、收/發內容等；并簽字，發文中還需要求收件

人簽字；

2、前臺向收/發件單位確定所收/發文件需轉交對象，并要求收發件人簽字；

3、前臺復印2份，1份交項目負責人，1份交總經理；

4、前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。

5、發件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填

寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

6、前臺根據簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；

7、將《收文明細》/《發文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案

管理員歸檔。

注意事項：

1、詳細填寫《收文明細》/《發文明細》或《文件外送單》，并要求相關經辦人

簽字，以便公司能查閱每一份收/發文件的具體內容；

2、及時轉交給相關人員；

3、按項目分類交檔案管理員歸檔。

相關記錄：《收文明細》——前臺

《發文明細》——前臺

《文件外送單》——前臺

B、電子文件的收發

工作流程：

1、前臺需詢問所收/發文件的相關內容，項目名稱，需轉交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發文件”，在該文件夾中建立一個

“收”/“發”的文件夾，然后在“收”/“發”的文件夾中建一個“年月日

_項目名稱”的文件夾；

3、將接收/發送文件存放至電腦相關項目文件夾中，并同樣在《收文明細》/《發

文明細》中記錄，收/發方式在備注中注明；

4、及時將文件轉傳給相關項目負責人，并確認對方收到；

5、當天工作結束后，將接收/發送的文件發至檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。

注意事項：

1、了解所收/發文件內容，按收/發時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；

2、及時將收/發文件轉給相關負責人，并確認是否收到；

3、按時將每天收/發的文件發給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目

文件夾中。

相關記錄：收/發電子文件夾——前臺

《收文明細》/《發文明細》——前臺

第二篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

一、行政前臺應具備的綜合素質

1、具備良好的親和力、表達溝通能力及組織協調能力

2、積極主動，熱情穩重，待人溫和，謹慎細致有良好的團隊合作精神和較高的敏感度，工作責任感強

3、優秀的外聯和公關能力，具備解決突發事件能力，具有較強的時間管理能力

二、環球寶貝早教中心行政前臺主要工作內容

1．工作時間

早8：30---晚18：00中午12：00-13：30午休，每日工作8小時；

每周可在周一到周三之間選休一天，每月上報一次休假安排。

2．工作內容

A．接待Call in、接待Walk in 做好到訪人員登記工作，并與顧問及相關人員及時對接登記表訪人員臺賬（附表四Z）；

B．做好課卡整理工作，及時更新寶寶課時，接待會員上課，并與課后做好BOLG更新工作，登記課時統計表（附表五）；

C．安排人員面試，并做好面試結果跟蹤（附表六）；

D．記錄員工考勤，并與每月5號前上報各部門領導，每日組織晨會工作； E．與集團內部各分公司做好溝通協調；

F．辦公用品管理，做好辦公用品采買及發放管理；

G．在用物品管理（附表七），每月更新中心使用物品購入情況，并記錄物品損耗，每周上報中心物資需求表；

H．新招生學費管理，顧問新招生學收協議每日上交前臺如有現金由前臺管理，每周上報學費登記表（附表三）；

I．玩具銷售管理，每周統計玩具銷臺賬并進行上報，及時做好玩具庫存管理（附表八）； J．每周上報教師課時統計表（附表一）及教師使用學費表（附表二）

K．做好前臺衛生及公共衛生管理工作（如公共襪套管理，飲用水管理等）L．其他管理類工作及臨時安排事宜

第三篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

（一）環境衛生的保持和檢查 工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：00和下午17：25檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛生間等桌面、地面等）的衛生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；

2、保持辦公區空氣清新，定期在每周五下班前五分鐘噴灑除蟲藥物或除臭劑；

3、及時向行政主管領用垃圾桶、衛生用紙等用品，填寫《消耗品領用登記》，保障公司后勤配備；

4、每天早上9：10整理當日的報紙歸納至董事長室報夾，將更換下來的報刊統一放臵，每兩個月以廢品處理，所得費用交由行政主管記入《備用金流水帳簿》中上繳財務。

注意事項：

1、保持辦公區環境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補給衛生用紙等后勤配備；

3、報刊整理整潔有序，廢舊報刊處理及時。

相關記錄：《消耗品領用登記》——行政主管

《備用金流水帳簿》——行政主管

管理辦法：若未及時發現并處理以上流程中的各項工作，罰款30—50元；

（二）接待——客戶來訪 工作流程：

1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；

3、如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；

4、準備招待茶水飲料；

5、通知相關工作人員有人來訪；

6、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；

7、客人離開后2分鐘以內清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；

9、及時轉告相關工作人員來訪者的聯系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；

10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；

2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

3、及時通知相關被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉告以確保及時回復；

4、不得隨意把公司領導及其他工作人員的聯系方式告訴第三人。

相關記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺

管理辦法：未按照以上流程完成任一項接待工作，相關崗位負責人將受到10—30元罰款。

（三）電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應該致歉；

3、接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；

4、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；

5、通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

6、沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。

7、將需要轉達的內容及時記錄在《電話記錄》上；

8、記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。

9、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內容、信息接收人等，需要轉接的及時將電話轉給相關工作人員；

3、如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；

相關記錄：《來電記錄表》——前臺

管理辦法：

1、來電接聽不主動、不及時，接聽電話用語粗魯，罰款10—30元；

2、未及時和詳細記錄來電信息，忘記轉達、轉達不及時或傳達信息錯誤，罰款50—100元；

3、《來電記錄表》不及時交行政主管歸檔，罰款30—50元。

（四）日常的打印、復印以及相關設備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復印機，并及時補充所需的紙張；

2、負責公司日常的打印、復印。打印、復印重要文件、圖紙或需要發出的文件、圖紙使用白紙；公司內部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機、復印機或其它設備出現故障時，及時填寫《設備報修單》并聯絡辦公設施維護人員進行檢查維修；（詳見“固定資產的報修與報廢流程”）；

4、及時將用完的《設備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；

2、完成公司日常的打印、復印工作，做到節約資源；

3、打印、復印機等設備出現問題不得私自解決，應及時報修，并聯系相關專業人員進行維修；

4、不得私自打印、復印與工作無關的文件、圖紙，特殊情況下應申報行政主管同意付費再使用；

5、節約資源，愛惜紙張；

6、及時將用完的相關記錄表交由行政主管歸檔。

相關記錄：《設備報修單》——前臺

管理辦法：

1、未按時完成公司日常的打印、復印工作，浪費紙張，罰款30—50元

2、私自利用公司資源用于個人用途和無關于公司的其它商業用途，罰款30—50元

3、對打印、復印機等設備的報修和維修情況不記錄，不及時將記錄表交由行政主管歸檔，罰款30—50元；

（五）收發《工作匯報表》

工作流程：

1、每月1日分發《工作匯報表》；

2、每月30/31日收集《工作匯報表》，檢查填寫是否正確，并交由行政主管審核；

3、行政主管審核后交總經理查閱簽字，并將總經理簽字的《工作匯報表》連同考勤統計一并交財務造工資表；

4、最后《工作匯報表》返行政主管歸檔。

注意事項：

1、每月1日發，30/31日收回，檢查后并交行政主管審核；

2、行政主管交總經理查閱簽字，和考勤統計一起作為造工資依據交財務；工資表完成后將《工作匯報表》返行政主管歸檔。

相關記錄：《工作匯報表》——前臺

管理辦法：

1、填寫《工作匯報表》的人員填寫不規范、完整，超過三次罰款10—30元；

2、收發《工作匯報表》不及時，或收到的《工作匯報表》填寫不完整，超過三次罰款10—30元；

3、其他相關人員未按流程不及時完成或未完成的罰款30—50元。

（六）人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：

1、所有外出人員需提前電話聯系對方，讓對方做好準備；

2、外出前在《外出人員登記表》上登記出發時間、目的地、事由等；

3、回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；

4、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；

5、前臺人員負責提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統計核對。

注意事項：

1、外出前的準備并與對方聯系；

2、在《外出人員登記表》上詳細記錄外出辦事情況；

3、前臺人員負責提醒并督促完成，并做出統計。

4、及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。

相關記錄：《外出人員登記表》——前臺

管理辦法：

1、任何未登記的外出人員以早退處理；

2、前臺人員未提醒外出人員登記，罰款10—30元；

3、外出登記與考勤統計不符的，罰款30—50元；

4、不及時將記錄交由行政主管歸檔，罰款30—50元。

（七）考勤統計

工作流程：

1、熟悉考勤系統的管理，根據公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；

2、如有員工請假，需到前臺填寫《請假單》并注明請假原因、時間及時數；前臺交行政主管及總經理簽字同意后作為考勤依據；若上級不同意，需注明理由再返回申請人；

3、每月30/31日將考勤統計數據備份，并綜合外出登記以及人員請假情況統計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

4、行政主管將考勤統計連同工作匯報表交由財務作為造工資表的根本依據，財務完成工資表后一起交由總經理查閱；

5、總經理返回后原件由行政主管歸檔，另復印一份考勤統計公示。

注意事項：

1、考勤統計數據備份，綜合外出登記統計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統計作為核工資的依據，連同工資表交總經理查閱，返回后原件由行政主管歸檔，另復印一份考勤統計公示。

相關記錄：《考勤統計》——前臺

《請假單》——前臺

管理辦法：

1、不按時統計考勤或統計考勤有誤，超過三次罰款10—30元；

2、其他相關人員未按流程不及時完成或未完成的罰款30—50元。

（八）文件的收發 A、紙質文件的收發

工作流程：

1、前臺收/發文件應及時在《收文明細》/《發文明細》中登記文件收/發文件的時間、收/發單位、項目名稱、收/發內容等；并簽字，發文中還需要求收件人簽字；

2、前臺向收/發件單位確定所收/發文件需轉交對象，并要求收發件人簽字；

3、前臺復印2份，1份交項目負責人，1份交總經理；

4、前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。

5、發件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

6、前臺根據簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；

7、將《收文明細》/《發文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。

注意事項：

1、詳細填寫《收文明細》/《發文明細》或《文件外送單》，并要求相關經辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發文件的具體內容；

2、及時轉交給相關人員；

3、按項目分類交檔案管理員歸檔。

相關記錄：《收文明細》——前臺

《發文明細》——前臺 《文件外送單》——前臺

管理辦法：相關崗位負責人若未按以上流程完成，罰款10—30元。B、電子文件的收發

工作流程：

1、前臺需詢問所收/發文件的相關內容，項目名稱，需轉交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發文件”，在該文件夾中建立一個“收”/“發”的文件夾，然后在“收”/“發”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；

3、將接收/發送文件存放至電腦相關項目文件夾中，并同樣在《收文明細》/《發文明細》中記錄，收/發方式在備注中注明；

4、及時將文件轉傳給相關項目負責人，并確認對方收到；

5、當天工作結束后，將接收/發送的文件發至檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。

注意事項：

1、了解所收/發文件內容，按收/發時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；

2、及時將收/發文件轉給相關負責人，并確認是否收到；

3、按時將每天收/發的文件發給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。

相關記錄：收/發電子文件夾——前臺

《收文明細》/《發文明細》——前臺

管理辦法：相關崗位負責人若未按以上流程完成，罰款10—30元。

（九）對保潔、植物株擺租賃等工作的監督和檢查 工作流程：

1、了解外用保潔、植物租擺租賃的服務內容；

2、對每次相關服務做好檢查和監督工作，并做好相關記錄；

3、及時將相關記錄交檔案管理員歸檔。

注意事項：

1、對外用單位相關服務進行審核；

2、做好相關記錄，并及時上交存檔。

相關記錄：《植物租擺維養記錄》——前臺

《植物租擺更換記錄》——前臺 《保潔情況記錄表》——前臺

管理辦法：相關負責人若未完成罰款10—30元。

（十）對設備遙控板、個人辦公區域的管理

工作流程：

1、空調遙控板和液晶電視遙控板的集中管理；

2、上、下班時檢查所有的電源開關；

3、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。

4、《人員外出記事欄》的更新

注意事項：

1、遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還；

2、人員下班后，辦公室的電腦、空調、飲水機、燈的電源是否斷開；

3、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。相關記錄：《員工違規（紀）記錄表》——行政主管。管理辦法：相關人員罰款10—30元。

（十一）辦公室臨時安排的其他工作

第四篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

前臺是一個公司的臉面和名片。所以，前臺工作的專業、規范與適度與否，對塑造單位形象有著非常重要的作用。

一、前臺人員的穿著及相關儀表要求

1、前臺人員須每天著淡妝上班。

2、頭發干凈整潔，不油膩不披頭散發，燙染夸張的頭發須扎好在腦后。

3、上班期間衣著整潔，整齊。

4、坐姿不得歪斜、懶散，應保持良好的精神狀態。

5、不能佩戴過多的首飾，首飾應和著裝相互配合。

二、環境衛生、辦公設施的保持和檢查

1、每天早上9:00打掃衛生，整理前臺物品，保持前臺環境清新整潔、物品擺放整齊；

2、每三天上午10:00

巡視公司公共區域的綠化狀況，保證舒適良好的工作氛圍，如有問題及時通知行政管理部部長；

3、下午下班前對公司辦公區的巡視，查看門窗、凈水機電源、電腦電源等關閉情況并做記錄，冷氣于下班前檢查關機模式。

三、郵件、信件的收發

1、詳細記錄每日信件、郵件的收發情況，負責送信件、郵件的保安和簽收信件、郵件的員工都要做登記并簽字；如接收人不在公司，要及時電話通知，并記其返回時間，及時送予并簽收；如接收人不是大樓內辦公人員，要及時電話通知，與其接洽好簽收時間來簽收郵件或信件；如無法聯系接收人，應及時通知行政管理部部長。

四、接待訪客

1、訪客出門時起身迎接，應該表示出熱情友好和愿意提供服務的態度。面向來訪者點頭微笑致意：“您好，請問您找哪一位？、請問您是哪家公司？、請問貴姓？”如果正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意；

2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。知道找誰后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請來訪者稍等或引領來訪者到洽談室或會議室等候，用規范的儀態（手勢指引或起身帶位）引領來訪者入座，并倒水給客人。如果等的時間很長，要關照一下來訪者并向其說明，然后再向來訪者要找的相關人員說明情況。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；

3、如果來訪者知道找誰，但未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對方：讓我看看他是否在，要打電話給相關同事或領導。XX單位XX來訪，不知道是不是方便接待，處于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或領導親自接，都可以當做是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為下一步的處理留下了余地。同時婉轉的詢問對方來意，如果對方沒有通報姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領導更應該謹慎處理；

4、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉告相關部門來訪者的聯系方式以及事由，并確保及時回復；

5、每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

五、帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢

1、在走廊的引導方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側；

2、在樓梯的引導方法：當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓，應該是接待人員走在前面，客人走在后面，上下樓時，接待人員應該注意客人的安全。

六、客人離開后

客人離開后，應立即將客人使用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。

七、對內接待

1、早上上班主動向同事問好，下班時也主動向同事告別。

2、有客人來訪時，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。

3、前臺要隨時保持有人在位置上，如遇臨時有事要離開，需主動交其他同事幫忙接電話或接待來訪客人。

4、每天檢查前臺桌面清潔，設備的維護和干凈整潔。

八、電話的接聽和記錄

1、接聽電話應熱情，使用普通話和禮貌用語。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調，不得在電話中和來電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。應調整好表情，使用禮貌用語如“謝謝您”“請問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時候接起電話。首先要說“您好，內蒙古日新投資集團有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。

2、轉接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉接過去。對方如果要求轉接領導，又知道領導的姓名，就要禮貌的詢問：對方的姓名、單位。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應用禮貌的借口掛掉電話，或轉接到相關部門；

3、在打電話和接電話過程中都應牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應禮貌的請客戶先收線，這時再掛電話；

4、在與客戶進行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該會面對時間、地點、聯系電話、區域號碼等各方面的信息進行核查校隊，盡可能的避免錯誤發生；

5、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；

6、沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；

7、將需要轉達的內容及來電人的基本信息及時記錄在《電話記錄》上；

8、每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

九、文件的收發

（一）紙質文件的收發

1、前臺收/發文件應及時在《收文明細》、《發文明細》中登記文件收、發文件的時間、收/發單位、項目名稱、收/發內容等；并簽字，發文中還需要求收件人簽字；

2、前臺向收/發件單位確定所收/發文件需轉交對象，并要求收發件人簽字；

3、前臺復印2份，1份交項目負責人，1份交總經理；

4、前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。

5、發件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

6、前臺根據簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；

7、將《收文明細》/《發文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。

8、注意事項

（1）詳細填寫《收文明細》、《發文明細》或《文件外送單》，并要求相關經辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發文件的具體內容；

(2）及時轉交給相關人員；

(3)按項目分類交檔案管理員歸檔。

（二）電子文件的收發

1、前臺需詢問所收/發文件的相關內容，項目名稱，需轉交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發文件”，在該文件夾中建立一個“收”、“發”的文件夾，然后在“收”、“發”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；

3、將接收/發送文件存放至電腦相關項目文件夾中，并同樣在《收文明細》、《發文明細》中記錄，收、發方式在備注中注明；

4、及時將文件轉傳給相關項目負責人，并確認對方收到；

5、當天工作結束后，將接收/發送的文件發至檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。

6、注意事項

（1）了解所收、發文件內容，按收、發時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；

（2）及時將收、發文件轉給相關負責人，并確認是否收到；

（3）按時將每天收、發的文件發給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。

十、辦公室臨時安排的其他工作

第五篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

接待——客戶來訪

工作流程：

1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

2、弄清來訪者身份和意圖。安排來訪者前往會客室稍坐片刻；

3、準備招待茶水飲料；

4、通知相關工作人員有人來訪；

5、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；

6、客人離開后清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應該致歉；

3、接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；

4、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；

5、通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

6、沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。

7、將需要轉達的內容及時記錄；

8、記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。

日常的打印、復印 飲水機以及相關設備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時間準時開啟并且檢查傳真機、復印機，并及時補充所需的紙

張；

2、負責公司日常的打印、復印。打印、復印重要文件、圖紙或需要發出的文件、圖紙使用白紙；公司內部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機、復印機或其它設備出現故障時，及時聯絡辦公設施維護人員進行檢查維修；

備注如需要申購A4紙 換墨粉 硒鼓 等 需提前填寫申購單 并經理簽字后通知供貨商。

辦公室用品申購 領用 及發放

工作流程：申報流程《辦公用品申請表》——申請部門經理簽字同意采購——前臺回收整理——行政主管審核——總經辦簽字批準；

采購流程：總經辦簽字批準——前臺電話通知供貨商——檢收采購的物品質量是否復合要求——發放并簽字確認

領用流程；需到前臺登記所需要的物品并簽字

如需個人申購物品則拿申購單并經理簽字后給前臺——前臺打電話通知供貨商。機票及酒店預定

工作流程；1,查機票價格，例如藝龍、攜程。

2．需要采集訂票人員的姓名、身份證號碼、手機號碼三樣信息以便登記

3.給老師打電話確認時間是否合適 并確認身份證號是否有誤

4．和供貨商聯系并出票 同時簽寫訂票單并簽字

負責圖書 報刊 日常借閱

工作流程；借閱報刊 圖書需簽書籍領用登記表后才可借出。

郵件登記

公司郵件、包裹的收發：因工作需要所寄出的郵件由前臺文員聯系相關快遞公司與之洽談，員工包裹必須由本人簽收并簽字確認 公司內部文件簽郵件登記

考勤

工作流程：

1、熟悉門禁考勤系統的管理，根據公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；

2、如有員工請假，需到填寫《請假單》并注明請假原因、時間及時數；行政主

管及總經理簽字同意后作為考勤依據；

3、每月月底綜合外出登記以及人員請假情況統計考勤，簽字后交行政主管審

核簽字；

4、考勤統計交由財務作為造工資表的根本依據

負責每個月和供貨商結算

工作流程 1.EMS 圓通 郵件對賬看是否有誤 并填寫支票領用單并找行政經理簽字

2.負責對賬供貨商及機票的賬目 無誤后填寫支票領用單并找行政經理簽字

3.負責物業房租的結算 填寫支票領用單找行政經理簽字