第一篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

前臺是一個公司的臉面和名片。所以，前臺工作的專業、規范與適度與否，對塑造單位形象有著非常重要的作用。

一、前臺人員的穿著及相關儀表要求

1、前臺人員須每天著淡妝上班。

2、頭發干凈整潔，不油膩不披頭散發，燙染夸張的頭發須扎好在腦后。

3、上班期間衣著整潔，整齊。

4、坐姿不得歪斜、懶散，應保持良好的精神狀態。

5、不能佩戴過多的首飾，首飾應和著裝相互配合。

二、環境衛生、辦公設施的保持和檢查

1、每天早上9:00打掃衛生，整理前臺物品，保持前臺環境清新整潔、物品擺放整齊；

2、每三天上午10:00 巡視公司公共區域的綠化狀況，保證舒適良好的工作氛圍，如有問題及時通知行政管理部部長；

3、下午下班前對公司辦公區的巡視，查看門窗、凈水機電源、電腦電源等關閉情況并做記錄，冷氣于下班前檢查關機模式。

三、郵件、信件的收發

1、詳細記錄每日信件、郵件的收發情況，負責送信件、郵件的保安和簽收信件、郵件的員工都要做登記并簽字；如接收人不在公司，要及時電話通知，并記其返回時間，及時送予并簽收；如接收人不是大樓內辦公人員，要及時電話通知，與其接洽好簽收時間來簽收郵件或信件；如無法聯系接收人，應及時通知行政管理部部長。

四、接待訪客

1、訪客出門時起身迎接，應該表示出熱情友好和愿意提供服務的態度。面向來訪者點頭微笑致意：“您好，請問您找哪一位？、請問您是哪家公司？、請問貴姓？”如果正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意；

2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。知道找誰后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請來訪者稍等或引領來訪者到洽談室或會議室等候，用規范的儀態（手勢指引或起身帶位）引領來訪者入座，并倒水給客人。如果等的時間很長，要關照一下來訪者并向其說明，然后再向來訪者要找的相關人員說明情況。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；

3、如果來訪者知道找誰，但未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對方：讓我看看他是否在，要打電話給相關同事或領導。XX單位XX來訪，不知道是不是方便接待，處于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或領導親自接，都可以當做是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為下一步的處理留下了余地。同時婉轉的詢問對方來意，如果對方沒有通報姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領導更應該謹慎處理；

4、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉告相關部門來訪者的聯系方式以及事由，并確保及時回復；

5、每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

五、帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢

1、在走廊的引導方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側；

2、在樓梯的引導方法：當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓，應該是接待人員走在前面，客人走在后面，上下樓時，接待人員應該注意客人的安全。

六、客人離開后

客人離開后，應立即將客人使用過的一次性杯子整理好，將洽談室或會議室桌椅整理好，以便接待下一批客人。

七、對內接待

1、早上上班主動向同事問好，下班時也主動向同事告別。

2、有客人來訪時，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供茶水等。

3、前臺要隨時保持有人在位置上，如遇臨時有事要離開，需主動交其他同事幫忙接電話或接待來訪客人。

4、每天檢查前臺桌面清潔，設備的維護和干凈整潔。

八、電話的接聽和記錄

1、接聽電話應熱情，使用普通話和禮貌用語。聲音要適度，并最終保持輕松愉悅的聲調，不得在電話中和來電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。應調整好表情，使用禮貌用語如“謝謝您”“請問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時候接起電話。首先要說“您好，內蒙古日新投資集團有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。

2、轉接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉接過去。對方如果要求轉接領導，又知道領導的姓名，就要禮貌的詢問：對方的姓名、單位。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應用禮貌的借口掛掉電話，或轉接到相關部門；

3、在打電話和接電話過程中都應牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應禮貌的請客戶先收線，這時再掛電話；

4、在與客戶進行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該會面對時間、地點、聯系電話、區域號碼等各方面的信息進行核查校隊，盡可能的避免錯誤發生；

5、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；

6、沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；

7、將需要轉達的內容及來電人的基本信息及時記錄在《電話記錄》上；

8、每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。

九、文件的收發

（一）紙質文件的收發

1、前臺收/發文件應及時在《收文明細》、《發文明細》中登記文件收、發文件的時間、收/發單位、項目名稱、收/發內容等；并簽字，發文中還需要求收件人簽字；

2、前臺向收/發件單位確定所收/發文件需轉交對象，并要求收發件人簽字；

3、前臺復印2份，1份交項目負責人，1份交總經理；

4、前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。

5、發件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

6、前臺根據簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；

7、將《收文明細》/《發文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。

8、注意事項

（1）詳細填寫《收文明細》、《發文明細》或《文件外送單》，并要求相關經辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發文件的具體內容；(2）及時轉交給相關人員；(3)按項目分類交檔案管理員歸檔。

（二）電子文件的收發

1、前臺需詢問所收/發文件的相關內容，項目名稱，需轉交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發文件”，在該文件夾中建立一個“收”、“發”的文件夾，然后在“收”、“發”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；

3、將接收/發送文件存放至電腦相關項目文件夾中，并同樣在《收文明細》、《發文明細》中記錄，收、發方式在備注中注明；

4、及時將文件轉傳給相關項目負責人，并確認對方收到；

5、當天工作結束后，將接收/發送的文件發至檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。

6、注意事項

（1）了解所收、發文件內容，按收、發時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；

（2）及時將收、發文件轉給相關負責人，并確認是否收到；（3）按時將每天收、發的文件發給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。

十、辦公室臨時安排的其他工作

第二篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

接待——客戶來訪

工作流程：

1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；

2、弄清來訪者身份和意圖。安排來訪者前往會客室稍坐片刻；

3、準備招待茶水飲料；

4、通知相關工作人員有人來訪；

5、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；

6、客人離開后清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、電話鈴響超過3聲，接聽電話應該致歉；

3、接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；

4、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；

5、通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

6、沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。

7、將需要轉達的內容及時記錄；

8、記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。

日常的打印、復印 飲水機以及相關設備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時間準時開啟并且檢查傳真機、復印機，并及時補充所需的紙

張；

2、負責公司日常的打印、復印。打印、復印重要文件、圖紙或需要發出的文件、圖紙使用白紙；公司內部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機、復印機或其它設備出現故障時，及時聯絡辦公設施維護人員進行檢查維修；

備注如需要申購A4紙 換墨粉 硒鼓 等 需提前填寫申購單 并經理簽字后通知供貨商。

辦公室用品申購 領用 及發放

工作流程：申報流程《辦公用品申請表》——申請部門經理簽字同意采購——前臺回收整理——行政主管審核——總經辦簽字批準；

采購流程：總經辦簽字批準——前臺電話通知供貨商——檢收采購的物品質量是否復合要求——發放并簽字確認

領用流程；需到前臺登記所需要的物品并簽字

如需個人申購物品則拿申購單并經理簽字后給前臺——前臺打電話通知供貨商。機票及酒店預定

工作流程；1,查機票價格，例如藝龍、攜程。

2．需要采集訂票人員的姓名、身份證號碼、手機號碼三樣信息以便登記

3.給老師打電話確認時間是否合適 并確認身份證號是否有誤

4．和供貨商聯系并出票 同時簽寫訂票單并簽字

負責圖書 報刊 日常借閱

工作流程；借閱報刊 圖書需簽書籍領用登記表后才可借出。

郵件登記

公司郵件、包裹的收發：因工作需要所寄出的郵件由前臺文員聯系相關快遞公司與之洽談，員工包裹必須由本人簽收并簽字確認 公司內部文件簽郵件登記

考勤

工作流程：

1、熟悉門禁考勤系統的管理，根據公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；

2、如有員工請假，需到填寫《請假單》并注明請假原因、時間及時數；行政主

管及總經理簽字同意后作為考勤依據；

3、每月月底綜合外出登記以及人員請假情況統計考勤，簽字后交行政主管審

核簽字；

4、考勤統計交由財務作為造工資表的根本依據

負責每個月和供貨商結算

工作流程 1.EMS 圓通 郵件對賬看是否有誤 并填寫支票領用單并找行政經理簽字

2.負責對賬供貨商及機票的賬目 無誤后填寫支票領用單并找行政經理簽字

3.負責物業房租的結算 填寫支票領用單找行政經理簽字

第三篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

（一）環境衛生的保持和檢查

工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所（包括

各辦公室、會議室、衛生間等桌面、地面等）的衛生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；

2、每月補充購買后勤保障用品（衛生紙、紙杯、清潔用品等），保障公司后勤配備；

3、每月整理的報紙、雜物以廢品處理，所得費用上繳財務。由行政主管記入《廢品回收流水賬簿》。

注意事項：

1、保持辦公區環境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時補給衛生間用紙等后勤配備；

相關記錄：《廢品回收流水賬》——行政主管

（二）接待——客戶來訪

工作流程：

1、訪客進門起身面帶笑容，弄清來訪者身份和意圖；

2、若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；

3、如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；

4、準備招待飲水；

5、通知相關工作人員有人來訪；

6、訪客離開后2分鐘以內清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

7、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并準備《客戶來訪登記簿》，以便記錄相關事項，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；

8、適時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

注意事項：

1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；

2、《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

3、及時通知相關被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉告以確保及時回復；

4、不得隨意把公司領導及其他工作人員的聯系方式告訴第三人。

相關記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺

（三）電話的接聽和記錄

工作流程：

1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；

3、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；

4、通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

5、將需要轉達的內容及時記錄在《電話記錄》上；

6、記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。

7、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時

間、內容、信息接收人等，需要轉接的及時將電話轉給相關工作人員；

3、如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉達信息，（通知方法詳見“通

知流程”）；

相關記錄：《來電記錄表》——前臺

（四）日常的打印、復印以及相關設備的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復印機，并及時補充所需的紙

張；

2、負責公司日常的打印、復印。打印、復印重要文件、圖紙或需要發出的文件、圖紙使用白紙；公司內部使用或不重要的文稿圖紙使用“二次紙”；

3、打印機、復印機或其它設備出現故障時，及時聯絡辦公設施維護人員進行檢

查維修；并填寫《設備報修記錄表》（詳見“固定資產的報修與報廢流程”）；

4、及時將用完的《設備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項：

1、熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；

2、完成公司日常的打印、復印工作，做到節約資源；

3、打印、復印機等設備出現問題不得私自解決，應及時報修，并聯系相關專業

人員進行維修；

4、不得私自打印、復印與工作無關的文件、圖紙，特殊情況下應告知行政主管。

5、節約資源，愛惜紙張；

6、及時將用完的相關記錄表交由行政主管歸檔。

相關記錄： 《設備報修記錄表》——前臺

（五）行政后勤人員外出登記（前臺提醒督促）

工作流程：

1.行政后勤人員在外出前請填寫《外出人員登記表》上登記出發時間、目的地、知情人、事由等；

2.回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；

3.特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；

4.前臺人員負責提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統計核對。

注意事項：

1、在《外出人員登記表》上詳細記錄外出辦事情況；

2、前臺人員負責提醒并督促完成。

3、及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。

相關記錄：《外出人員登記表》——前臺

（六）考勤統計

工作流程：

1、熟悉門禁考勤系統的管理，根據公司人員情況及時增加或更改考勤人員信

息；

2、每月30/31日將門禁考勤統計數據備份，并綜合外出登記以及人員請假情

況統計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

3、行政主管將考勤統計連同工作匯報表交由財務作為工資表的根本依據，財

務完成工資表后一起交由總經理查閱；

注意事項：

1、考勤統計數據備份，綜合外出登記統計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；

2、考勤統計作為核工資的依據，連同工資表交總經理查閱，返回后原件由行政

主管歸檔，另復印一份考勤統計公示。

相關記錄：《考勤統計》——前臺

《請假單》——前臺

（七）對保潔、植物株擺租賃等工作的監督和檢查

工作流程：

1、了解外用保潔、職務租賃服務內容；

2、對每次相關服務做好檢查和監督工作，并做好相關記錄；

注意事項：

1、對外用單位相關服務進行審核；

相關記錄：《植物租擺維養記錄》——前臺

《植物租擺更換記錄》——前臺

《保潔情況記錄表》——前臺

（八）對設備遙控器、個人辦公區域的管理

工作流程：

1、空調遙控板和液晶電視遙控板的集中管理；

2、上、下班時檢查所有的電源開關；

3、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。

注意事項：

1、遙控板是否歸位；

2、人員下班后，辦公室的電腦、空調、飲水機、燈的電源是否斷開；

3、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。相關記錄：《員工違規（紀）記錄表》——行政主管。

（十一）辦公室臨時安排的其他工作

第四篇：行政前臺工作流程

行政前臺工作流程

一． 接待來訪者

1.問清來訪者來訪原因，先進行來訪登記。判斷是否需要通知公司相關人員進行接待。若已預約，或者正當訪問理由，應快速聯絡相關人，請來訪者到會客廳等候。

2.接待求職者面試并做好登記。請面試人員填寫面試人員資料表，并帶領其前往會議室等待，通知相關部門領導進行面試。

二．.接聽電話。

接聽電話應說“你好”青島麗城恒信營銷策劃股份有限公司。記錄電話信息并轉接電話。

三． 考勤管理、1.統計公司員工每天、每月的考勤情況，并交人事部核算工資，考勤資料存檔。

2．監督公司員工考勤打卡情況，不允許發生代替他人打卡的現象。、3.監督員工工作時間的外出流向，登記外出時間、地點、事由。

4.做好員工請假登記。

四． 收發文件

1.負責公司各類信件，包裹、報刊雜志的簽收和分送工作。

2.負責公司的文件處理工作，打印、復印、傳真的收發。

第五篇：行政前臺工作流程

行政/前臺 工作流程

1.接聽電話/傳真流程：

1）接起電話，禮貌問候，聆聽記錄，轉接相關部門。

2）呼叫內線：直接撥分機號碼，總機撥0

呼叫外線：撥9后再撥外線號碼

轉接電話：按掛機鍵1次，即可彈出，再加撥分機號碼

代接/搶接電話：所有分機，摘機撥*#

3）電話無人接聽時，請其他同事代接。

4）接收傳真，并及時轉交相關人員。

2.客戶接待流程：

1）禮貌問候，了解客戶需求。

2）確認人數，端茶遞水。

3）電話告知相關人員，得到確認回復后，引見客戶進入辦公室。

3.考勤及外出流程：

1）將已經存檔的手指平放于刷指紋鏡面上，指紋機提示“謝謝”即操作成功； 如果不成功，就需要再次放入指紋。

2）如考勤機不能識別指紋或不能正常工作，要第一時間向綜合管理部人員反應并采取補救措施，否則視為未出勤。

3）員工外出辦理公務的，應先填寫外出單并交由領導簽字方可外出；特殊情況無法先填寫外出單的應事先向領導說明并告知綜合管理部，過后由當事人憑領導簽字的外出單到綜合管理部存檔，作為出勤記錄，否則視為缺勤。

4）每月1日通過指紋考勤機下載員工上月的考勤記錄，針對遲到、早退、請假、未登記等情況進行備注。

4.會議流程：

1）確認會議時間，確認人數，準備會議室。

2）按會議內容如實記錄，會后整理完整并以Email形式發送至各位同事的郵箱。

5.日常用品添置、領用、核銷流程：

1）由部門相關人員填寫日常采購申請表，由領導簽字后，由綜合管理部統一添置。

2）綜合管理部統一發放，由使用人簽字領用。

3）填寫費用報銷單，附上采購申請表及相關票據，交由綜合管理部核實。

6.寄送快遞流程：

1）員工填寫快遞單（地址、電話、收件人），包裝完整，再交由前臺處。

2）前臺需檢查快遞單填寫是否完整，并登記在案，統一由快遞公司發出。

7.面試通知及接待流程：

1）按領導要求，合理安排求職者的初試和復試的時間。

2）電話通知求職者，并以短信或Email的形式通知求職者具體時間地點。

3）求職者面試前需填寫面試人員登記表，按順序告知相關面試官。