第一篇：如何寫檔案論文

如何寫檔案論文

一、檔案論文概說

1、對論文的認識

論文是論說辨析某種觀點、某種道理的文章，是在大量占有材料的基礎上進行分析、綜合、歸納、推理而取得的成果。論文寫作，包括動筆撰寫之前的論據調查、知識積累，以致論點的確立，材料的支持，文章的謀篇布局以及語言文字的組織，這整個過程實際上是一種科研活動。所以寫論文并不僅僅是一般化地寫出一篇文章，而是在從事科學研究。

2、檔案論文的現狀分析（略）

3、檔案論文的內容分類

檔案學的研究以及由此而確定的檔案論文的內容從大的方面來講，可以分為三個部分：一是基礎理論的研究；二是檔案史，包括檔案學史的研究；三是檔案管理，包括檔案保管與保護的原則、方法、技術的研究。這三個方面的研究中，又以第三個方面的研究工作范疇最大，課題最多，變化最快，與實踐結合最為緊密。隨著社會生產力的不斷發展，檔案的數量越來越多，檔案產生的領域越來越廣，檔案的分類越來越細，檔案所包涵的信息量越來越大，社會對檔案信息的需求越來越高。這就是求我們檔案工作者面對不斷出現的新問題，隨之而調整、補充、修改、完善我們已有的工作原則和方法，引進新的思想和新的技術，提高檔案工作的管理水平，以先進、有效的手段提供檔案信息，滿足與回報社會公眾對檔案利用的需求，推動社會的發展。

4、檔案論文與檔案業務文章

能夠稱作“論文”的文章，是要具有一定的學術水平的。目前，我國檔案學研究的狀況是普及有余，提高則不足。不少地方，不少單位都在搞學術研討會，有的搞的還相當頻繁，但學術研究的水平并未因此而提高。所以劃在“論文”名下的各種各樣的文章水平不一，程度不齊，雖然有的評了獎，有的結集出了書，但其中真正可以稱之為論文的文章其實并不多。長期的這樣搞法的最終結果是把學術研究活動庸俗化了，對檔案學術活動的開展，對檔案科研水平的提高是不利的。

指出這一問題的目的，是希望我們對此有一個清醒的認識，不要被表面上的轟轟烈烈所迷惑而自滿自得。而是激勵我們了解自己在學術研究方面還存在的差距，做出更加艱苦的努力，付出更加艱辛的勞動，扎扎實實地推進我們的檔案學術研究活動。

所以，今后我們開學術討論會也好，自己寫文章也好，不一定非要抬出“論文”這樣一頂大帽子，硬是要標上“論文”的標簽，一是會嚇退不少本來還有嘗試之心的同志，使他們不敢輕易涉足這一領域；二是弄久了，什么文章都叫論文，人們會以為學術研究不過就是這么一回事，不需要下什么功夫就發表了文章甚至匯集成了書，還評上了什么獎。

其實我們研究問題，涉及檔案業務工作的，寫成文章就叫業務文章也未嘗不可。開會也好，出書也好，提交文章即可，不必要非算作論文。

5、論文寫作的動因

為什么要寫論文？對此可能許多同志沒有考慮過，不好回答。寫論文是為了進行學術研究，或者說是把研究的成果表述出來進行交流，最終的目的是為了促進檔案事業的發展。這些當然是官面上的話。實際上不少同志寫論文最起始的動因并不在此。有的是上邊布置了任務，必須弄出一篇東西去充數，有的是為了滿足職稱評定的要求，沒有文章發表就評不上相應的專業技術職務。不管什么原因，什么動機，只要去寫，就應當支持，應當鼓勵，同時要想寫論文，并且寫好論文，就要了解論文寫作的要求，注意論文寫作的方法。

二、檔案論文寫作的“五寫”“五不寫”

1、寫小不寫大

寫小不寫大，是指我們在確定論文的選題時，不要嫌小而貪大。不要動不動就寫出一個大題目，把文章的起點或調門定得過高，而文章的內容又根本無法支撐這么高，這么大的題目。人們會以為，一些大題目的文章肯定是出自專家、教授們之手，而普通的檔案工作者要寫東西，一定是小題目、小文章。有趣的是事實恰恰相反，一些專家、教授們倒不一定一出手就是大題目的大文章，而我們許多寫作能力并不算強的檔案人員卻往往一寫就寫出挺大的題目，而且越是在基層工作的同志，寫出的文章題目反而越高越大，有的高大得甚至有點嚇人。

從我所接觸到的一些基層檔案室的同志所寫的文章題目中，有此就高大得有點離譜了。像：“我國檔案工作改革的戰略研究”、“面向二十一世紀的中國檔案工作者應具備的能力與素質”、“知識經濟對企業檔案工作的挑戰與應對措施”、“檔案鑒定工作的歷史、現狀及發展趨勢”、“社會主義市場經濟條件下檔案館、檔案室的性質、地位、職能的調整與變化”等等。

這些同志給自己的文章定下這么大的一個題目肯定有自己的考慮，也可能他們認為，文章的題目越大，文章的水平就越高。其實這是一種錯誤的認識。一篇論文水平的高低，簡單地說是要看它是否明確地提出了問題，并且清楚地說明了這個問題，也就是我們常說的：論點突出、論據充分、分析有理，結論明確。論點的對與錯有時倒不是主要的評判標準，因為許多業務上的問題是可以討論，可以爭辯的，關鍵是你的文章能否自圓其說，像上面那些大題目的文章，研究問題的出發點及寫作的勇氣都可褒可獎，但文章的內容卻實在跟不上去，缺乏足夠的材料，沒有有力的論說，不過堆砌了一些空話，使文章本身蒼白無力，成了盛名之下其實難付的一紙空文。

這些大題目的文章，寫作之前是要下很大功夫去進行調查研究，大量收集材料，反復分析論證，然后才能動筆去寫。有時這類文章不是憑一個人的能力就可以寫好的。即使請有關方面的專家、領導去寫，恐怕一個人也干不了。要組織一個班子，集中若干對此問題有研究的人一起搞上一段時間才行。而我們的基層工作的同志根本不具備寫這類文章的客觀條件，即使個人天賦很高，恐怕也難以完成這么大的寫作任務。

工作的崗位越靠下，文章的題目就越往上。出現這樣一種有意思的情況的原因，是有些同志把寫論文看得過高過重，一說寫論文，自己就先把自己嚇了一跳，于是越想越高、越想越玄，當然寫不成功。其實正如我們前面所說的，我國檔案論文的寫作水平普遍看起來，不算很高，而寫文章又不一定非要頂上一頂“論文”的大帽子。倒不如就定一個小一點的目標，寫一篇業務研究的文章，與同行們交換看法，交流經驗，通報情況也就行了。這樣寫起來心理上的壓力會小得多，而文章又可以寫得很充實。提交給學術討論會也好，參加評獎也好，投寄給報刊發表也好，成功的可能性反而比較大。因為這樣有實在內容的文章對推動學術研究，促進事業發展是有價值的，也是會受到評委、編輯歡迎的。

2、寫熟不寫生

寫熟就是說要選擇那些自己熟悉的內容去寫，不寫生是說不要寫那些自己生疏的、不甚了解的，沒有親身體驗的東西。特別是對我們許多基層檔案工作者來說一定要結合自己的工作去撰寫論文。前面我們講了，檔案學研究的內容可以分成三個方面，其中第三個方面，檔案管理原則、方法、技術的研究是范疇最大、課題最多、變化最快、與實踐結合最緊密的。而恰恰是在這方面的研究工作中，我們基層檔案工作者具有很大優勢，得天獨厚之處就在于自己直接參與檔案的收集、管理、利用全過程的具體操作，不管是具體搞其中哪一項工作，都能最貼近地感知這項工作中的每一個細小的變化。只要自己是個論文寫作的有心人，有寫論文的興趣和要求，那么稍加留意，就能獲取許多上級業務指導機關、高等學校的專家、學者們渴望占有而又不易捕捉到有研究價值的寶貴材料，而手里有了這些材料才具備進行研究、撰寫文章的基礎。對于那些經常在面上跑的人來說，真正想研究點問題，這是很值得羨慕的優越條件。

所以，我們在基層工作的檔案工作者要看到自己具有實踐經驗這樣有利的條件，在尋找、選擇論文的選題時，不要好高騖遠，把眼光拉近一點，就琢磨自己眼前的事，手底下正干著的事，因為這正是你的長項。只有這樣做，才能更容易找到適合自己寫作的論題，才能把自己的論文寫好。

3、寫實不寫虛學術論文講究的是論，要論出一定的道理。但決不是不著邊際、不觸及實質性問題的空論。有的文章缺乏實際內容，只務虛不務實，看似冠冕堂皇，但看過之后卻什么印象也沒有。因此，寫論文一定選取實實在在的問題去寫，在說明你要論述的問題時要有實實在在的材料，該有論據的要擺出事實，該有統計數字的要拿出數據。在使用統計數據時，一定要注意數據準確。

4、寫新不寫陳論文的內容一定要有新意。因此，不要去寫那些陳舊的、別人寫過多少遍的東西。新意到那里去抓？可以從兩個方面入手。①當一項新的工作開始或一項新的任務剛被提出的同時，一定會有新的問題出現：②對日常工作中一些長久不變的原則和方法有了自己的想法、有了新的認識或在自己的工作中試用了某種不同于前的措施，也可以寫文章加以介紹。能夠敏銳地發現新問題、產生新想法，是寫出有新意的論文的前提條件。因此，檔案工作者在工作時，既要沉得下去，踏踏實實地干好自己的本職工作，又要拔得出來，站在更高的層面上去觀察和分析問題。寫出論文的新意并不是去趕潮流，不是把檔案界以外的新知識、新觀點、新方法生搬硬套地拿過來，摻上一些檔案工作的名詞就弄出一篇文章。

5、寫短不寫長對論文寫作來說，只要能夠表述出同樣的內容，那么，文字越少、越精煉，就越是好文章。寫論文不需要鋪墊，不需要渲染，不需要細致入微的描寫，也不需要感人至深的抒情。論文最好實開門見山，直陳其事，意盡而止。即把你要講的問題說清楚就行了，文章分量的大小，價值的高低，并不取決于文章字數的多少，而是取決于文章的內容。

三、平時要下功夫有心寫文章的人，平時需要多看文章，看人家在寫什么，實怎么寫的；寫文章還要勤練，一炮打響的先例并不多。所以，要寫出好的論文，一是要多讀，二是要勤寫。

第二篇：檔案論文

淺談煤炭企業檔案資源管理在生產經營中的作用 摘要：在互聯網信息時代，檔案管理已從傳統的紙質管理向檔案信息化發展，作為市場競爭主體的煤炭企業，必須在檔案利用上開辟新途徑，只有利用好檔案信息，經營好產品才能在市場上進行自主籌資、自主投資、自主地進行利潤分配。企業檔案服務職能已從行政服務向社會化服務邁進，更是與煤炭企業的生產經營有著密不可分的聯系。因此，做好檔案信息資源管理的開發利用，對經營發展和社會建設具有重要的作用。

關鍵詞：煤炭企業檔案信息管理生產經營

檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。檔案來源于一定的機關、組織和個人。他體現了機關、組織和個人的意志。檔案文件信息材料是有條件的轉化過來的。隨著煤炭企業的發展，檔案信息管理工作隨之不斷開拓發展，在此，筆者就煤炭企業檔案信息管理在生產經營中的作用談幾點看法。

一、開發利用檔案信息資源的意義

檔案的形成必須具備以下三個條件：①必須是辦理完畢的；②具有查考和憑證價值的；③集中保存。檔案的主體形成是文件，但表現形式是多種多樣的。比如說文字、圖象、聲音、照片及其他各種形式的原始記錄。簡而言之，主要是確定性和原始記錄性。檔案是人們在社會實踐中直接形成的，其內容就是對社會實踐活動的內容、過程及結論的原始記錄。它不是自然界形成的，而是人類在社會實踐中形成的原始記錄。正是由于歷史檔案的原始記錄，人類才能根據檔案保存和記錄了解這些文化知識、才能得知過去的歷史。因此，保存檔案的根本目的，就在于提供生產、生活中的利用價值。

二、檔案信息資源管理的社會地位

從時態上講，檔案是過去已經形成的而不是正在形成或尚未形成的東西。檔案，尤其是它內容的真實可靠性不是絕對的，準確、客觀、真實、正確是相對的不能因此全盤否定檔案的真實可靠性。種種不客觀、不真實、甚至偽造的檔案本身也是一種歷史的真實，是一種客觀存在的事實。檔案的真實可靠性有至少2層含義：

（1）如檔案的內容無失實、歪曲、作偽之處，對同一歷史事實均有記載的各種信息中它就是最真實、可靠的。因為檔案是直接的原始記錄，是第一手的原生信息。

（2）如有失實、歪曲、作偽乃至偽造之處，其不實之客觀事實，也恰是由檔案這一實存形態來予以記錄、固化并示之世人的。檔案只要其自身存在，就沒有“假”的，“假”的也是“真”的。

由于檔案是歷史的憑證和原始的情報材料，所以人們把檔案稱做真實的歷史記錄。這是從大量的實踐中得出的理性認識。對檔案的真實性和可靠性，應該辯證地理解：

一方面，因為檔案是由于在歷史上執行特有任務時，作為表達工具所使用的文件轉化而來的，所以檔案信息在反映歷史活動的客觀過程方面是真實的；另一方面，由于生成檔案時特定的歷史背景，檔案形成者認識的局限或其他原因，檔案所記述的信息內容有的是真實的，也有的是不真實的或不完全真實的。但是即使檔案內容有虛假部分，它還是反映了當時的歷

史情況，反映了檔案形成者的認識水平和本來的意圖。就此而言，檔案仍不失為其形成者活動的真實的歷史記錄。

因此，檔案工作者和檔案利用者即生產經營者有著密切的聯系，它是檔案工作者聯系群眾、服務生產經營的紐帶。檔案工作人員既要重視檔案的信息利用，又要重視其在生產經營中的作用。實踐證明，檔案利用工作開展的如何，直接體現為檔案管理工作發展的順利與否。當前我國正處于社會主義市場經濟體制改革的歷史發展時期，檔案事業要發展，檔案管理工作要開創新局面，最重要的一環就是要搞好檔案在生產經營中的利用工作，要使檔案管理工作在建設和諧社會中作出應有的貢獻。

三、檔案信息管理服務于生產經營，要體現它的潛藏價值

隨著煤炭企業產業結構調整、優化，整體的技術含量也在不斷的提高，產品從原來的單一煤炭向煤化工及其他高附加值產品轉化。檔案信息的利用在生產經營中更是不可忽視。無論是文書、聲象、科技還是會計檔案，都是全體職工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展史上的真實記錄和原始寫照。陜北礦業公司是以煤炭生產為主的國有大型煤炭企業，身為煤炭企業的職工，就以煤炭產品為例，從煤礦建井、生產到品牌的創立；現在的陜北礦業公司前身為蘭州軍區后勤部陜北礦業管理局，成立于1994年2月，于1998年12月整體移交陜西省經貿委，2002年轉入陜西省煤炭工業局，2004年2月加入陜西煤業集團，2005年7月改制為陜西陜北礦業有限責任公司；從20年前的軍辦小煤礦發展到現在年產值為16億元的國有煤礦企業，連續21年實現安全生產無事故，各項工作均取得了優異的成績，產能規模迅速擴張，安全基礎不斷強化，項目建設穩步推進，職工生活明顯改善，多項經濟技術指標連創歷史新高，企業保持了持續、健康、快速的發展態勢。2010年，陜北礦業公司韓家灣煤礦被授予“國家級安全質量標準化煤礦”、“全國煤炭系統文明煤礦”等榮譽稱號。陜北礦業公司一步步的成長，其創業的艱難、走過的歷程、寫下的歷史、都真實地在檔案中記載。這些珍貴的檔案資料是難以用金錢買到無價之寶。檔案信息資源是一種重要的資產，它在生產經營中是不可缺失的資源，更是在企業生產經營發展中提供著真實的依據和原始的信息。

四、檔案信息資源管理與生產經營的目標

（1）就企業檔案而言，關鍵是其的確定性和恒定性。即檔案內容信息的清晰，確定性和其載體的固化，檔案記錄的內容是清清楚楚，明明白白，而這些信息內容又是以固化的物質載體形成而存在的。檔案館（室）所保存的各類檔案主要是服務于生產經營活動。企業的生產技術人員和業務部門的工作人員對檔案都抱有一種“倚重”的心里。科技檔案更是如此。例如去年年底到今年年初，陜北礦業韓家灣礦一盤區1101工作面開拓前遇到煤炭賦存及地質結構不明了、水文地質狀況不明等問題，各領導及設計部門都憂心如焚，經到檔案室查閱當時礦井相關地質勘查資料，所幸這部分檔案保存完整，經檔案管理工作人員認真查找，終于找到了那些珍貴的科技圖紙，結果可想而知，井下問題迎刃而解。從事實中證明，檔案信

息只要管理好，利用好，就能產生很好的經濟效益，給生產經營帶來了不可計量的效益。

（2）檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展。檔案信息資源的實用效益是在檔案利用中發揮出來的。無論那個企業，發展是一個必然趨勢，企業檔案信息管理工作也要順應企業的生產經營的需要。所以，檔案管理的工作方法必須創新，其內容就是要擴大檔案管理工作的外延，深化檔案管理工作的內涵。企業進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創造最大的經濟效益。企業的檔案管理工作機制也要隨著企業管理機制的轉換而創新，檔案工作人員要激活機制堅持沒有創新就沒有發展理念；敢于否定自己，善于完善自己，從單純的檔案信息資源管理機制向檔案、情報、信息、科技、生產經營一體化管理機制轉換。提高辦事效率，充分發揮職工的聰明才智，讓檔案資源成為企業生產經營管理創新、技術創新的動力源之一。

（3）檔案信息資源要管理創新，更要全面提升檔案資源管理在生產經營中的作用。原始記錄性是檔案的本質特性。①從形成上看。檔案是人們在社會實踐中直接形成的原始性信息記錄，對以往社會實踐具有直接的原始記錄作用。保留著真切的歷史標記。②從內容上看，真實記錄作者的觀點，立場，方法。煤炭企業每有礦井建設、巷道搬遷、設備更新、技術改造、井下事故發生等大小事情，相關人員第一時間總是想到查閱檔案資料。各類線路、供電系統圖、地質測量圖等以及有關的規程措施、技術參數指標全部搬來研究，直至確定一套切實可行的方案。科技檔案如此，文書檔案、會計檔案、經營檔案等，也在企業生產運轉中發揮著重要的作用。每一項制度、措施的審批、機構改制、干部任免、財務決算、經濟審核、合同簽訂、土地、房屋普查、資質認證和資產評估等，無一不需要檔案信息資料做先鋒，確保生產經營目標順利完成。

檔案信息作為歷史的真實記錄，具有無可辯駁的可信度。站在陜北礦業公司新的歷史起點，一方面廣大職工應積極學習實踐科學發展觀，堅定不移地實施管理強企、人才強企、科技強企、文化強企戰略，另一方面我們應繼續圍繞公司“快速發展、三年翻番”戰略部署這一核心，大力實施“二次創業”，以煤為主，廣開思路，謀求發展，擴大產業規模，提升競爭實力，檔案管理工作力爭在煤炭資源整合及其他產業方面的合作開發上有所突破，到“十二·五”末再為企業造輝煌業績，為陜西煤業化工集團打造中國一流的安全節能環保能源化工企業作出新的更大的貢獻。

作為檔案工作者，我們要跟得上企業快速發展、跟得上企業發展的步伐。檔案信息資源管理是一項系統工程，是一項功在當今、利在后世的偉業。現代社會是法制化、經濟化的社會，我們煤炭企業檔案信息管理工作要在生產實踐中始終堅持求真務實的態度，積極探索開發利用檔案信息資源的新途徑，使檔案信息管理工作更好地為煤炭企業的生產經營發展發揮應有的、更大的作用，做出新的更大的貢獻。

參考文獻：

[1］鄧紹興，陳智為，檔案管理學［M］．北京：中國人民大學出版社，1996.[2］林海，行政管理細化量化與過程控制［M］．廣東經濟出版社，2009.[3]馮惠玲,電子文件風險管理[M].中國人民大學出版社2007.[4]聯合國教科組織著,數字遺產保護章程,載外國檔案動態[M].李文棟譯.中國人民大學出版社.2004.

第三篇：檔案論文

機關檔案室文書檔案鑒定工作的思考

檔案鑒定是檔案管理工作的一項重要內容，貫穿于檔案工作的全過程，它直接關系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運。以期以來，檔案的鑒定是檔案工作的一個薄弱環節，也是一個難題，一直困擾著檔案人。為此，筆者根據幾年來在檔案部門的工作體會，以機關檔案室檔案鑒定工作為切入點，分析原因，探討解決的辦法。筆者就文書檔案鑒定提出自己的幾點思考。

一、當前機關檔案室檔案鑒定工作中存在的問題

1．檔案保管期限劃定過寬，片面追求室藏量。檔案的保管期限是檔案價值的外在標志。準確地劃分機關檔案的保管期限是做好檔案鑒定工作的基礎。長期以來，機關檔案人員在檔案保管期限表制訂過程中，對本部門形成的各類檔案的價值缺乏深入的研究，僅僅是簡單地照搬照抄國家檔案局1987年發布的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》的有關規定，至使不少單位存在保管期限劃分不科學的現象，應是短期的劃為長期，應是長期的劃為永久，導致室藏永久、長期檔案比例過大。這種現象機關

檔案部門尤為突出，給今后檔案移交進館工作帶來很大壓

力。另一方面，檔案室建檔初期，因檔案數量少，檔案人員沒有實踐經驗，又缺乏理論知識，在收集檔案時總是抱著?歸總比不歸好?的思想，只考慮單位全宗的完整性，片面追求檔案數量，給檔案管理造成負面影響。正如國家檔案局原副局長劉國能同志在分析我國館藏檔案的現狀后指出?我國檔案館藏素質存在一些問題，一些重復文件和不需長期、永久保存的檔案進了館，占用了有限的庫房和投入?，?檔案鑒定問題已經越來越迫切地擺在了各級檔案部門的面前，需要趕快著手加以解決?。并因此呼吁檔案館要?認真把檔案鑒定工作開展起來，不然包袱會越來越重，影響會越來越大?。

2．部門領導、檔案人員對檔案鑒定工作缺乏認識。有些部門領導認為歸檔的目的就是為了利用，需要時能及時提供就行了，對檔案期限的劃分和鑒定知之甚少。近年來，由于檔案數量的劇增，許多單位在辦公用房緊缺的狀況下，仍采用擴容檔案室的庫房面積，而不是通過鑒定銷毀部分過期或無保存價值的檔案來增加庫房空間，往往采用檔案存放空間換取檔案的無限期保管。領導認為收集仍是目前檔案室的一項基礎工作，檔案鑒定銷毀不必急于進行，對于銷毀檔案的工作顧慮重重。這其中既有對過期檔案鑒定銷毀工作缺乏認識，也有對檔案人員能否勝任鑒定工作的擔心，更有的是不愿在任期內出現錯銷檔案而造成自己工作上的被動。同樣，檔案人員也不愿承擔鑒定工作的重大責任，?怕?字當

頭，怕歸檔不全，怕出錯，怕麻煩，能拖則拖，況且不進行鑒定銷毀工作既無法規約束，也不受考核限制，誰也不想在自己從事檔案管理工作期間出差錯。因此，在實際工作中，鑒定工作往往流于形式，有鑒定小組，無鑒定工作和鑒定結果。

3．大量超期檔案沒有鑒定。

4．鑒定標準或規范缺乏可操作性。檔案鑒定工作在我國起步較晚，長期以來，鑒定工作處于停滯或半停滯狀態。雖然發布了《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》，但由于現行檔案保管期限表規定的條款及檔次太少，標準籠統，界限模糊，靈活性太大，諸如‘重要的’、‘一般的’、‘主要的’、‘其它的’等詞很難把握。因此，在實際操作時，檔案工作人員往往不能對歸檔文件材料的保管期限作出比較準確的界定，在很大程度上取決于檔案人員對這些條文的理解程度和把握水平。而目前機關檔案室的文檔人員不是專職檔案員，身兼數職，大都未經過正規的檔案教育，加上文檔人員調動頻繁，新手較多，不少是?半路出家?，缺乏鑒定工作的理論指導和實踐經驗，較難承擔鑒定工作的重任。

二、加強機關檔案室檔案鑒定工作的措施

1．改進和完善檔案鑒定的操作標準。做好鑒定工作的前提和關鍵就是要有詳細具體，便于操作的鑒定標準。首先，機關單位應該按照國家統一的歸檔文件范圍和保管期限要求，結合單位的職能活動、自身工作實際，尊重?以我為主?的原則，并結合10年后移交進館的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并報同級檔案行政管理部門備案。同時注意根據時間推移和部門情況的變動定期進行調整，提高文件處臵期限表的時效性，使其真正成為鑒定工作的指導性文件。

2．嚴把檔案鑒定的第一道?歸檔鑒定?關。檔案室檔案鑒定一般要經過歸檔鑒定、進館鑒定和到期鑒定三個鑒定過程。歸檔鑒定由機關文書部門或業務部門分管領導負責，兼職檔案員具體操作，即按照文件價值和歸檔范圍在保證材料齊全的情況下，把文件分為歸檔的和不歸檔的兩部分。在此基礎上再依據制定的保管期限表劃分檔案的永久、長期和短期。檔案的歸檔鑒定是保證案卷質量的基礎性工作和重要措施，是立卷部門的把關鑒定，把的好，可以大大減輕進館鑒定和到期鑒定的工作量。

3．加強和完善檔案鑒定組織。主要由兩個方面構成，一方面建立檔案鑒定工作小組，通常以檔案管理人員為主要成員，同時吸收文書工作部門和業務部門中工作經驗豐富、思想認識水平高、工作認真負責的人員參加，其負責人一般由單位分管檔案工作的領導兼任。具體鑒定由鑒定小組根據鑒定的對象、目的、任務、方法、程序、時限及要求等，進

行統一部署實施。另一方面，在檔案館設立鑒定機構，由專門機構或專人負責鑒定工作。加強機關部門的業務指導，多聯系，多溝通。如鑒定過程中有爭議的，可由上級檔案行政管理部門組織有關部門、專家鑒定，也可委托有檔案鑒定資質的中介機構進行鑒定。

4．提高檔案工作人員的業務水平。檔案鑒定工作是一項專業性較強，難度較高的工作，要以戰略眼光進行檔案隊伍建設，這對提高檔案鑒定工作水平乃至整個檔案事業的發展都是至關重要的。為此，要采取人員配臵和教育培訓雙重措施。首先，由于檔案工作有一定的延續性，檔案人員要保持相對穩定，這樣有利于檔案工作的開展。其次，建議上級檔案行政管理部門加強這方面的培訓和教育，開展工作經驗交流和專題研究，提高檔案人員的業務水平和工作能力，為機關文書檔案鑒定工作逐步走向有序和規范打下基礎。

總之，機關文書檔案鑒定要制度化、規范化。納入檔案評比升級的考核范圍，列入檔案人員的考核。建立起經常化、制度化、科學化的檔案鑒定秩序，進而提高室藏質量，優化室藏結構。

第四篇：檔案管理學論文

試論《高等學校檔案管理辦法》對成人高校檔案管理的影響 摘要:《高等學校檔案管理辦法》是指導新時期高校檔案工作科學發展的法規性文獻,對促進和規范高校檔案管理,特別是成人高校的檔案管理工作具有重要的指導意義。本文從分析其內容變化入手,試圖從改變檔案管理模式、加快檔案信息化步伐和搞好電子信息檔案管理工作三方面談談個人對提高成人高校檔案管理工作水平的幾點認識。

關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月發布的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點變化

1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象

21世紀的高等教育事業蓬勃發展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。

新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”,特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。明確了高

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校檔案的管理體制和學校領導的機制

新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制,規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系,領導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現狀,統籌全校檔案事業發展規劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。規范了檔案管理制度和檔案人員的職責

新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展,使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”,規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。增加了“學生類”檔案管理內容

高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學,而忽

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視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容,具體內容“主要包括高等學

校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現了學校對學生的人性化管理。從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設

隨著社會信息化的發展,數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。

新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限,突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時代發展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案創造便利條件”。

6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷

新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本

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上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面,為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。

對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有

關待遇,并可以按照有關規定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實,體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。

二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響

目前,成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。

1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業改革發展的需要

在當前科學技術迅猛發展,知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現新的局面,使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發利用,不斷拓展業務范圍和服務領域,才能充分發揮信息資源的優勢。

2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業務素質

要實現成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養,使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業心、責任

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感和良好的職業道德修養。同時,要加強對檔案管理人員的業務技能培訓,不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識,通過系統學習,使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現代化的新途徑隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本

變化;隨著教育的改革與發展,成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理,實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份,減少紙質檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。

總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規,不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發和利用,實現檔案的數字化管理,充分發揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。

參考文獻:

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第五篇：檔案論文2

關于信息時代的電子檔案管理探討引言

當今世界是一個電子信息發達的時代，電子計算機已成為現代化辦公的主要工具，電子計算機和現代通信技術的結合的信息技術產業的迅猛發展，產生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。基于此，筆者對如何做好電子檔案管理工作進行了如下探討。2 電子檔案的特點及優越性

2.1 與傳統檔案相比，電子檔案具有如下特點

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發揮出來。但電子檔案的出現改變了信息的承載介質，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。

（2）與傳統的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優點。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內容可 1

以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容。

（3）電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數據必須依附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網絡上進行，操作者互不見面，體現背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

2.2 基于電子檔案的特點，電子檔案具有獨特的優越性

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（2）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。

（3）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統的紙質檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一

份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而保證了文件的保密性。

（4）電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。做好電子檔案管理的措施

3.1 要完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

3.2 要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.3 應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

3.4 應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔

案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。結語

電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設，把收集的檔案數字化。在當代信息化迅速發展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。