第一篇：檔案信息化軟環(huán)境建設初探論文

信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。在國民經(jīng)濟和社會信息化的宏觀背景下，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。檔案管理部門應該順應時代的發(fā)展，以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊。檔案管理信息化是將檔案資源和檔案管理各項過程數(shù)字化，以通訊技術、計算機技術以及相關信息手段和技術支持，完成檔案信息的傳輸、處理、存儲與輸出，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案資源的管理、開發(fā)和利用更加合理、有序、高效。這個過程可以簡要地歸結為“三化”，即檔案信息的數(shù)字化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案信息的網(wǎng)絡化。

具體的工作內(nèi)容主要包括檔案檢索數(shù)據(jù)庫的建設、檔案全文的數(shù)字化、檔案資源的二次開發(fā)、檔案局域網(wǎng)和網(wǎng)站的建設、檔案管理軟件的開發(fā)等。但是許多相關領域信息化的經(jīng)驗和教訓告訴我們，信息化建設不僅需要搞好硬環(huán)境的建設，如計算機等設備、軟件、網(wǎng)絡、技術支持等，更要重視信息化的軟環(huán)境建設。所謂信息化的軟環(huán)境所指內(nèi)容較多，本文所指軟環(huán)境，主要是指信息化的觀念、管理規(guī)范和標準建設、人才隊伍建設等。現(xiàn)在信息化發(fā)展的主要趨勢是技術越來越簡單化、“傻瓜”化，管理越來越規(guī)范化、標準化，信息系統(tǒng)使用效率的高低、好壞，越來越依賴于軟環(huán)境的優(yōu)化，依賴于信息系統(tǒng)的使用者的素質(zhì)。

一、對檔案信息化的認識。

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，由國家檔案局于20xx年xx月xx日頒布并印發(fā)，綱要確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導思想和目標：到20xx年，實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進程，持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設，全國xx%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設項目。檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現(xiàn)，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動著檔案管理中的信息化不斷前進。

目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經(jīng)裝備了計算機、掃描儀、打印機等基本的硬件，同時計算機大都安裝了辦公自動化軟件，基本可以實現(xiàn)文本、數(shù)字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國家和城市網(wǎng)絡化的建設，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實現(xiàn)了寬帶網(wǎng)絡互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計算機技術和通訊技術的快速發(fā)展，信息化硬環(huán)境建設將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內(nèi)部文本、數(shù)字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實現(xiàn)了檔案管理技術手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒有改變，這是制約我們進一步推動檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過程中，重硬環(huán)境建設，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡建設，而忽視了檔案信息化的軟環(huán)境建設，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標準、技術規(guī)范、相關法律、法規(guī)體系建設、人才隊伍建設等。

二、檔案信息化的軟環(huán)境要求。

1、更新觀念，由管理型向服務型轉(zhuǎn)變。

檔案信息化建設是實現(xiàn)檔案資源社會共享的基礎，檔案信息化的建設，有助于從根本上提高檔案服務質(zhì)量，強化檔案信息的社會需求，有助于實現(xiàn)檔案的實體模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變，社會發(fā)展到今天，經(jīng)濟全球化進程加快，科技進步日新月異，檔案管理要針對新形式下產(chǎn)生的新問題積極探索，要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分認識到信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，檔案管理理念也正以傳統(tǒng)的物本管理向人本管理轉(zhuǎn)變，在不斷探索如何利用信息時代的有利條件，充分展現(xiàn)人的創(chuàng)新性和靈活性，促進管理和服務的發(fā)展。面對社會的發(fā)展被動服務已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設為檔案資源的社會共享提供了條件。

2、管理和標準規(guī)范建設。

檔案管理和開發(fā)應用的標準規(guī)范建設是檔案管理信息化的關鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實踐中，由于沒有相應的數(shù)據(jù)標準和技術規(guī)范，在文件的命名、存儲方式、數(shù)據(jù)格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說利用網(wǎng)絡進行資料自動交換，即使是在大量的計算機文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經(jīng)常只注意文字存儲的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實性是檔案的基本屬性；又例如，由于個人使用計算機習慣的不同，基本按個人習慣給文件命名，隨著時間推移和資料的大量積累，尋找文件變得越來越難，這些都是我們在日常工作中經(jīng)常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標準規(guī)范建設必須盡快提到議事日程上來。標準是對一定范圍內(nèi)的重復性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。

它以科學、技術和實踐經(jīng)驗的綜合成果為基礎，以獲得最佳秩序、促進最佳社會效益為目的，經(jīng)有關方面協(xié)商一致，由主管機構批準，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準則和依據(jù)。對于檔案信息化管理來說，所謂標準和規(guī)范主要包括管理規(guī)范和技術規(guī)范兩大部分。管理規(guī)范主要包括檔案資料建設和使用中的一些管理規(guī)定，如數(shù)字檔案相關術語、定義，標準的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價、安全性保證等方面的規(guī)定和規(guī)范。檔案信息化管理和標準規(guī)范有一定基礎。我國的“檔案法”，各級相關管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規(guī)定在相當程度上可以在檔案信息化管理和標準規(guī)范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規(guī)定和規(guī)范需要制訂。技術規(guī)范與標準是關于保證管理規(guī)范能夠具體落實的各種規(guī)范性的技術方法的規(guī)定和規(guī)范，如信息化檔案館軟硬件基礎設施建設標準、軟件系統(tǒng)工作平臺標準、文件存儲格式、元數(shù)據(jù)標準、數(shù)字水印、加密算法等。

技術規(guī)范與標準引用國家計算機信息管理相關標準就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標準和規(guī)范可能根據(jù)實際需要修改，以適應檔案信息的特殊要求。檔案技術規(guī)范與標準方面相對困難的是如何理解和落實的問題。由于檔案管理工作者大多計算機水平有限，對于國家計算機信息管理相關標準中的一些術語和技術難點理解上有困難，如果產(chǎn)生畏難情緒，可能影響計算機信息管理相關標準的落實。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計算機水平，另一方面，在相關標準引用過程中，加以適當?shù)淖⒔猓苑奖阌嬎銠C水平相對較低的使用者使用。

3、檔案信息人才隊伍建設。

根據(jù)檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊伍的建設也需要分層次、有序地進行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個層次。

（1）檔案信息化建設研究型人才。

檔案信息化建設研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設的主力軍，完成架構檔案信息化建設的理論和檔案信息化建設的標準，研究新技術、新方法在檔案領域的應用等工作。因次，要充分發(fā)揮高等院校師資力量雄厚，在傳統(tǒng)的檔案專業(yè)課程設置中增加計算機課程的份量，同時，各專業(yè)檔案館要積極創(chuàng)造條件。吸引計算機專業(yè)的畢業(yè)生到檔案館工作。

（2）檔案信息化管理人才。

檔案信息化建設是一個系統(tǒng)工程，需要一個可行的目標，良好的運行機制，有效的組織和協(xié)調(diào)，需要掌握信息化建設的現(xiàn)狀、問題及發(fā)展方向。因次檔案信息化的實施將帶來檔案管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養(yǎng)就顯得由為重要。要建立系統(tǒng)的培訓計劃，分層次，對檔案管理人員進行培訓，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學基礎理論下，創(chuàng)新更科學更先進的管理方法，指導檔案信息化工作的有序開展。

（3）檔案信息化實用操作人才。

知識經(jīng)濟時代對人才的基本要求是知識和能力。檔案信息化建設的本質(zhì)也是逐步實現(xiàn)檔案保管由實體型向信息開發(fā)型轉(zhuǎn)變，檔案信息化建設過程中對知識與能力的要求在朝著復合型和全方位的方向發(fā)展，因此，檔案信息化人才不僅應具有技術性知識和能力，還具有全程化參與的能力。應當看到，當檔案信息化建設到一定階段后，對檔案人員數(shù)量的要求將會相對減少，而對人員能力的要求將會不斷提高。檔案信息化實際操作人員要必須懂得現(xiàn)代化管理的基本知識、熟練操作計算機，了解網(wǎng)絡知識，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)環(huán)境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節(jié)的工作。

總之，檔案管理的信息化已經(jīng)成為一種趨勢，與其他行業(yè)的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應該借鑒其他行業(yè)信息化的經(jīng)驗教訓，在大力推進硬環(huán)境建設的同時，重視軟環(huán)境建設，既重視信息化觀念、管理規(guī)范和標準，以及人才隊伍建設，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。

參考文獻：

［1］石保權．關于標準化工作改革的思考［J］．中國標準化，2000，（3）．

［2］李衛(wèi)忠．高檔檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策研究［J］．內(nèi)蒙古財經(jīng)學院學報，201，（10）

第二篇：檔案信息化建設

論檔案信息化建設

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。目前，在檔案信息化建設中存在缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差；數(shù)據(jù)保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質(zhì)建設和檔案信息標準規(guī)范化建設。關鍵詞：檔案信息化建設問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術為手段，以現(xiàn)代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發(fā)展檔案業(yè)務，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設則是這樣一個過程：隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2、檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學習，也沒有通過系統(tǒng)培訓，只是憑借著幾年的微機操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要業(yè)務人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據(jù)保護存在風險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風險所在。

三、檔案信息化建設的重點

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)[2]

業(yè)務素質(zhì)問題關系到檔案工作數(shù)字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網(wǎng)絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網(wǎng)絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準確無誤。

④較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設勤奮學習，鉆研業(yè)務。

（二）、檔案信息標準規(guī)范化建設

檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范。[3]標準規(guī)范是檔案信息化建設的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最只能建立在標準規(guī)范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務工作流程，結合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第三篇：淺談新形勢下的檔案信息化建設論文

檔案信息化建設的重要性

所謂檔案信息化，是指由國家檔案管理部門負責，在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下，充分利用現(xiàn)代化的信息技術進行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過程。一般而言，檔案信息化建設主要包括信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案標準和規(guī)范建設以及檔案信息化的應用系統(tǒng)建設四方面內(nèi)容。

《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[2014]15號）以及《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（魯辦發(fā)[2014]40號）兩個重要文件都強調(diào)了檔案信息化建設的重要性，提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡化、共享化等特點，明確了推動檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設的目標，通過科學整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值，推動檔案資源科學配置和高效利用，從而為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。

具體而言，檔案信息化建設具有以下重要價值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來，我國檔案管理采用的是以檔案實體管理為重點的模式，工作人員都是通過手工進行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實現(xiàn)信息化以后，檔案管理工作變得數(shù)字化、自動化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對于高職院校檔案管理而言，實現(xiàn)檔案管理信息化后，學校各部門就可以根據(jù)特定權限，通過校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學決策提供便捷、準確的依據(jù)。二是保護檔案紙質(zhì)載體。對于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復查閱紙質(zhì)載體，不僅費時費力，而且經(jīng)過反復翻閱、反復拆裝后，紙質(zhì)載體很容易受損；而檔案信息化建設后，檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關信息，極大減少了對紙質(zhì)檔案資料的接觸，從而保護了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動檔案管理標準規(guī)范體系的建設。檔案信息化建設改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實現(xiàn)檔案信息共享的同時，可以為我國檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動力，并使我國檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范，從而推動我國盡快建立檔案管理標準規(guī)范體系的建設。新形勢下檔案管理信息化建設面臨的問題

2.1 思想認識不到位

伴隨信息技術的快速發(fā)展和普遍應用，我國檔案信息化建設取得了一定成績；但是，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對檔案信息化建設的正確認識，沒有認識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴重阻礙了我國檔案信息化建設的進程。

2.2 基礎設施建設不完善

檔案信息化建設由于發(fā)展時間較短，基礎設施建設方面還不夠完善。由于基礎設施建設不完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設水平較低。檔案信息化建設中，對于基礎設施的要求比較高，既要有外部硬件設施同時還應具備內(nèi)部的軟件設施，如專業(yè)化檔案管理軟件。

2.3 檔案管理的標準化水平低

新形勢下，檔案信息化管理要求更高，但是對于實施的檔案管理標準卻缺乏統(tǒng)一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實施，標準不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標準，有利于實現(xiàn)檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標準化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

檔案信息化建設的深入實施，對于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過去對于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設備及軟件來處理檔案管理工作，因此，專業(yè)人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設水平的有效提升。推進檔案管理信息化建設的對策

3.1 加強檔案管理信息化建設的重視程度

檔案管理信息化已經(jīng)成為未來的趨勢，因此檔案管理相關部門及人員應該及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認識觀念，提高對于檔案信息化建設的重視程度。為不斷加強檔案管理人員對于檔案信息化建設的認識，可以通過舉辦培訓活動來實施。人員培訓工作應該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢以及未來檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的詳細講解與培訓，幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設對于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動的學習相關管理知識，加深理解，從而更好的適應新型管理工作的要求。

3.2 加強檔案管理信息化的基礎設施建設

基礎施設建設是檔案信息化建設的基礎和重要保障，因此，加強檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設十分必要。在基礎設施建設方面，檔案管理部門一方面應該努力購進專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設備，確保信息化處理工作能夠順利進行；另一方面檔案管理人員應該圍繞自身檔案管理工作的實際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時，檔案管理還應努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關的檔案信息資源，并充分運用信息化處理技術推進相關工作的順利開展。

3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設

檔案管理信息化的標準體系不僅能夠為檔案管理信息化提供有力的依據(jù)，同時還能夠有效克服因為標準不統(tǒng)一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標準不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實現(xiàn)無差錯的轉(zhuǎn)變，這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設檔案管理信息化標準體系過程中，既要從整個行業(yè)領域去規(guī)范檔案信息化的相關標準和內(nèi)容，同時還應該具體到檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)當中。比如說，對于檔案信息的存儲格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個準確的界定等等。

3.4 加強檔案管理信息化的人才隊伍建設

人才隊伍建設工作的有效推進，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級檔案管理部門應該建立科學的用人理念，對于檔案管理人員來講，應該明確提出對其工作的要求，多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊伍建設的水平。一方面，檔案管理部門應加大外部優(yōu)秀人才的引進，借助一些人才招聘渠道引進一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門應該加大對內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓，通過開設相關的培訓課程幫助現(xiàn)有管理人員提升管理技能，增強管理能力。

在新形勢下，檔案工作信息化也變得越來越被重視，充分體現(xiàn)在檔案信息化建設的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設，構建檔案信息化技術支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng)新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供堅實的技術支撐。

第四篇：檔案信息化建設三思

檔案信息化建設三思

進入新世紀，信息化已深入人心，各級領導高度重視，加大投入，增強了信息化建設力度。經(jīng)過對檔案信息化建設一段時間的實踐，促使我產(chǎn)生一些思考。

一、實用為主。意思是對于實際情況各異的不同行業(yè)和單位，信息技術不是越先進越好，越全越好，而是符合實際需要才是最重要的。追求完美，永不滿足這是人類的天性，是促進社會發(fā)展的內(nèi)在動因。但是，也會造成問題的另一面。就信息化建設來講，容易形成希望硬件設備的配置應該是高檔次先進的，軟件系統(tǒng)的設計應該是面面俱到的想法，好像不這樣，不足以體現(xiàn)現(xiàn)代化和先進性。實際上這種認識是不現(xiàn)實的，如果付諸實施將付出高昂的代價。IT產(chǎn)業(yè)有一個著名的“摩爾定律”，即每18個月芯片的運算速度便增長一倍。盲目跟進的結果，將導致原有設備還未充分發(fā)揮作用就被新設備所淘汰的局面，損失可想而知。另外，高檔先進的設備價格也貴，而我們現(xiàn)在所做的信息化工作可能并不需要那么高檔次、那么多功能的設備。這種檔次冗余、功能冗余的現(xiàn)象也是一種浪費，是要以多付出金錢為代價的。所以說，在硬件投入上，我們應該本著夠用就行，實用即好的原則，以合適的投入，干合適的工作。

再談談軟件設計方面的問題。網(wǎng)絡布好以后，需要相應的軟件系統(tǒng)，檔案業(yè)務有諸多環(huán)節(jié)組成，加上行政保障等非

專業(yè)工作，構成了一個復雜的布局。我們在提出軟件制作任務時，有的喜歡面面俱到，總想一步到位，一次成功，搞一個完美的大系統(tǒng)，實際上這是做不到的。一是我們的業(yè)務環(huán)節(jié)和工作流程并非那么完善，二是信息技術有它的特殊要求，不可能原封不動地照搬傳統(tǒng)工作方式。因此，軟件設計，應該抓主要業(yè)務環(huán)節(jié)，抓成熟的業(yè)務環(huán)節(jié)，盡快投入使用，形成生產(chǎn)力，在使用中不斷發(fā)現(xiàn)問題，并不斷改進，通過一段時間的積累，逐步豐富完善整個軟件系統(tǒng)。

二、內(nèi)容最重要。信息化建設實際上分為兩大塊：信息技術和信息內(nèi)容。信息技術又可以劃分為四個部分：網(wǎng)絡系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標準化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)。就檔案工作來說，網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)盡管有待改進，但在運用上不存在大的問題，而標準和安全則是檔案信息技術的薄弱環(huán)節(jié)，尤其標準化是當前急需解決的問題。可以說，沒有標準化就沒有信息化，因為信息化的一條重要標志就是信息共享，而信息共享的基礎則是標準化。信息內(nèi)容也可以劃分為信息規(guī)模（信息量）、信息服務產(chǎn)品兩部分。在整個信息化建設中，信息化的關鍵并不在于信息技術，而在于信息內(nèi)容，可以說內(nèi)容決定一切，內(nèi)容決定生存。因為信息技術市場化還是比較成熟的，只要有這方面的需求，提出要求，一般情況下市場都能解決。信息內(nèi)容就不同了，市場解決不了，只能自己解決。信息化建設每個階段都有其重點工作，比如說初始階

段就必須有一些軟硬件投入，工作才能開展起來。但從信息化建設全過程來看，伴隨始終的主要是信息內(nèi)容。檔案工作的優(yōu)勢在于信息，檔案工作的活力在于規(guī)模化的信息量。信息成規(guī)模，才可能有豐富的內(nèi)容，才可能有廣大的受眾面，才可能設計滿足不同需求的服務品種。否則，縱有很好的思路，新穎的創(chuàng)意，也會是無源之木，無本之水。所以，我們當前應該把主要精力放在集中力量開發(fā)檔案信息資源上，盡快使信息內(nèi)容形成規(guī)模。

當然，在全力開發(fā)檔案信息的同時，要特別注意信息技術的標準化問題（關鍵是數(shù)據(jù)標準）。這里涉及兩個方面：一是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化標準，是“老帳”；一是電子文件的標準化，是“新帳”。“老帳”“新帳”都要還，但在具體對待上，當務之急是解決“新帳”問題，盡快制定電子文件的標準，并切實推行，以避免“新帳”變“老帳”，?老帳”越積越多的現(xiàn)象發(fā)生。標準化問題越早解決越好，否則，大家各自為戰(zhàn)，很可能打亂仗，造成信息化建設事倍功半或前功盡棄。

三、梯次推進。事物發(fā)展不平衡規(guī)律既是哲學命題，又對工作方法有指導意義。全省11個市、136個縣，經(jīng)濟發(fā)展不平衡，歷史文化有區(qū)別，領導認識有差異，這就決定了檔案信息化建設不能搞一概而論。檔案信息化建設是一項大投入、長積累、晚見效的工作，特別受經(jīng)濟發(fā)展水平的制約，面對不同的經(jīng)濟條件，我們宜采用分類指導，梯次推進的辦

法。

根據(jù)各地經(jīng)濟發(fā)展狀況，大致分為三個梯次，對每個梯次提出不同的發(fā)展要求，制定不同的考核目標：第一梯次為率先型，由省檔案館和經(jīng)濟條件好的市縣組成，率先完成信息化建設的階段性任務，在全省起帶頭和示范作用。第二梯次為追趕型，由經(jīng)濟條件中等水平的市縣組成，這一類型的市縣比重大，可以按照第一梯次的模式，結合當?shù)貙嶋H，確定信息化建設每個階段完成的任務，力爭盡快進入第一梯次行列。第三梯次為跟進型，由經(jīng)濟條件比較落后的市縣組成，主要解決信息化建設中的條件性問題，以及達到信息化建設的基本要求。三個梯次不是一成不變的，后面梯次的市縣如果有條件，也應該力爭進入前面的梯次。

梯次推進并不是允許無所作為，而是實事求是的做法。不搞一刀切的評價標準，有利于鼓勵各市縣根據(jù)自己的條件加快發(fā)展。不管屬于哪個梯次，經(jīng)過努力，做出了同等條件下別人沒有做出的成績，都應該受到表彰。這種自比有希望，縱比有榜樣，橫比有對象的作法，有利于調(diào)動各市縣的積極性，把信息化建設搞上去。

第五篇：論檔案信息化建設

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論檔案信息化建設

作者：周麗

來源：《北方經(jīng)貿(mào)》2012年第08期

摘要：檔案信息化是新時期檔案部門的一項基礎性工作，是提高檔案信息化服務水平的必由之路。是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化可以給管理人員、職能部門及公司帶來顯而易現(xiàn)的效果和收益。檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡化。

關鍵詞：檔案；信息化；建設

中圖分類號：G40 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2012）09-0194-01

檔案信息化建設日益成為檔案界的熱門話題。多年來，檔案界同仁較多集中于檔案信息化具體技術、方法等微觀層面的探索，對檔案信息化建設起到了很好的推動作用。但是，加強檔案信息化建設的宏觀研究同樣甚至更為重要，因為在社會信息化迅猛發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)面前，檔案信息化建設從來沒有像今天那樣更加需要依托政策導向、加強統(tǒng)籌組織、明確工作走向，以求有序、健康、快速發(fā)展，由此，宏觀研究和指導尤顯迫切。

一、檔案信息化建設現(xiàn)實意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯而意見的效果和收益。一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

二、檔案信息化建設

（一）大力加強定標工作

從現(xiàn)狀看，制約高校檔案信息化發(fā)展的主要瓶頸因素是標準不健全、完備，工作缺乏有效依據(jù)。加快制定出臺標準，形成配套的檔案信息化標準體系已十分緊迫。一是基本條件層面，即檔案信息化建設相關方面的軟、硬件設施的配置及建設的技術標準，旨在科學創(chuàng)建檔案信息化運行必需的平臺條件；二是信息資源建設層面，主要針對檔案信息資源的形成、保護和利用，滿足檔案信息生成、傳遞、勾鏈、保存、共享等功能需求，如電子文件格式、信息存儲格式、數(shù)據(jù)交換格式等標準等；

（二）信息化人力資源建設

提高認識，引進和培養(yǎng)信息化建設人才，要拓寬知識領域，在提高信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現(xiàn)有的知識結構，以適應信息化建設的需要。從目前高校檔案人員學歷上看，碩士畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡捷的辦法就是調(diào)入碩士畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結構，以適應新的工作需要。對有發(fā)展前途的年輕同志，要進行業(yè)務培訓，培養(yǎng)懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障，促進這項工作的健康發(fā)展，加強培訓，提高素質(zhì)，不斷加強檔案業(yè)務人員的培訓力度，提高檔案隊伍對檔案信息化建設的認識，增強檔案人員信息化應用水平和信息安全防范意識，提高檔案信息化建設的綜合效益，為檔案信息化可持續(xù)發(fā)展提供強有力的人才保證，努力造就一批既懂檔案管理又懂計算機應用的復合型人才隊伍。各地要把檔案信息化建設工作需要的檔案著錄、計算機、數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術等知識，以及有關標準規(guī)范列入業(yè)務學習計劃，普及信息化技術知識，不斷提高檔案工作者的知識水平和業(yè)務技能，提高總體信息化應用水平。補充具有計算機、信息化等學歷背景的技術人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結構，滿足信息化建設工作的需要。

（三）信息化建設工作的保障措施

1.加強領導，明確職責。檔案信息化建設是一個地區(qū)、一個單位信息化建設的重要組成部分，必須與信息化整體建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。各級領導要以對歷史負責的態(tài)度，重視和支持檔案信息化建設，加大領導力度，為經(jīng)濟和社會發(fā)展提供良好的服務。各級檔案管理機構要高度重視檔案信息化建設工作，加強對這項工作的領導，保證這項工作的正常開展。要配備需要的技術人員，建立和完善信息化建設工作經(jīng)費渠道。

2.加強城建檔案掃描設備、計算機軟硬件、網(wǎng)絡網(wǎng)站等信息化基礎設施的建設。利用計算機管理軟件輔助完成各類檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創(chuàng)建各類專題信息數(shù)據(jù)庫和館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。對紙質(zhì)檔案、聲像檔案特別是使用率較高及珍貴檔案有序進行數(shù)字化處理。開展建設電子檔案接收。推進檔案信息化，以電子檔案接收為突破口。加強對電子檔案制作、接收、保存的指導和監(jiān)督，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可

讀。在此基礎上，加強電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩(wěn)妥、有序地開展異地備份工作。

3.提高信息安全意識，加強上網(wǎng)信息的審查與管理，防止失密、泄密的發(fā)生。各級檔案部門要嚴格遵守安全保密制度，非公開的檔案信息一律不得在互聯(lián)網(wǎng)上公開，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息必須經(jīng)過嚴格鑒定。

參考文獻：

[1] 論檔案信息化建設的發(fā)展[J].2009（5）.[2] 孫兆偉.關于檔案信息化建設的兩點宏觀思考[J].2011（8）.