第一篇：關于公司應用OA 的請示

關于公司應用OA（辦公自動化）系統的請示

公司領導：

為適應現代化辦公需要，改善辦公條件，加強各部門之間的工作協同能力。為加強員工工作效率，節省公司日常成本工，員工能明確工作的目標，使工作有理可依、有據可查。公司實施OA（辦公自動化）是一個必然的趨勢，使用OA系統后可以改善公司以下問題：

1、管理思想、制度無法完整地落實；

2、實業、物業、酒莊、建潤之間以及公司各個崗位之間都有一定的距離，實時管理、溝通難度大；

3、公司現包括實業、物業、建潤，難以及時信息溝通，同時感受不到公司的氛圍，難以統一協同在一致的企業文化下；

4、若相關人員外出，一些需簽批的工作只能后推，或先行辦理再補簽；

5、日常書面溝通主要利用紙質檔文件送遞，郵件，電話溝通。文件分散且針對同一件事項的事件無法進行歸類

6、工作效率較低，申報、審批、簽字等占用大量工作時間； 經分析，當下購買并實施OA(辦公自動化)系統是必要、可行、有收效的。

以上意見當否，請審核批復。

綜合辦公室 2016年12月2日

第二篇：OA應用管理辦法

辦公自動化系統管理辦法

第一章 總

則

第一條

為了有效地配合集團辦公自動化系統（以下簡稱：XXX-OA系統）的運用，推進集團信息化建設，從而有效地利用XXX-OA實現辦公“流程電子化、制度規范化、工作協同化、管理精細化”目標，提高辦公效率、提高信息綜合利用、實現資源共享、提高企業管理水平，特制訂本管理辦法。

第二條

本辦法適用于XXX-OA系統的管理（包括集團本部和各級公司）。

第三條

集團本部和集團所屬各公司必須指定專人作為子機構系統管理員負責XXX-OA系統在公司的建設、實施和本公司的系統維護。集團本部和各公司的職能部門必須指定部門信息管理員，負責本部門的用戶及權限、崗位、流程模板設定，部門文檔權限（授權）的設置，負責本部門的操作人員的指導、咨詢和培訓，對本部門的信息安全負有保密的責任和義務，不得向任何無關人員泄露信息內容。第四條

系統內包含集團高度機密文件，用戶應有良好的安全意識。應定期修改用戶密碼，并不得轉借他人使用。

第五條

除個人文件外，用戶不得隨意修改和刪除協同管理內文件。如文件作廢或刪除，必須征得部門負責人的同意。

第六條

XXX-OA系統用戶對集團信息安全負有保密的責任和義務，不得隨意設置權限，共享信息給無關人員，不得無故下載文件，更不能向公司外人員泄漏公司機密。第七條 XXX-OA的主要功能包括： ? 內部郵件管理 ? 文檔管理 ? 流程管理 ? 工作聯絡書 ? 信息發布和交流

其中內部郵件管理、工作聯絡書、流程管理是XXX-OA的核心業務。全集團辦公人員可以利用XXX-OA進行日常辦公、公文審批、文件共享、知識共享，促進辦公人員之間的交流和協作。

第二章

辦公自動化系統的約定

第八條 集團辦公自動化系統（簡稱XXX-OA）包括集團電子流程應用系統和電子郵件管理系統兩個子系統。

第九條 第一次使用XXX-OA系統前，先聯系本單位系統管理員，在用戶自己使用的計算機上進行host文件設置后，方可使用。

第十條 XXX-OA系統的用戶命名規則：XXX-OA用戶名為用戶漢語全名。如：集團本部XX，其登錄XXX-OA系統的用戶名為：XX。姓名重復的情況依照如下規則解決：

1． 重名者為不同公司的，則在名字后面加公司名稱；如，集團本部和商業公司均有員工的姓名為：XX；則集團本部的XX在XXX-OA中的用戶名為：XX（集團本部）；商業公司的XX在XXX-OA系統中的用戶名為：XX（商業）

2． 重名者為如果為同一公司員工，則職務最大者使用漢語全名作為XXX-OA系統的用戶名，其余的人以在系統中注冊的先后秩序在漢語全名后加01、02等序號。如：集團本部分別有兩個員工姓名為XX，則職務高者在XXX-OA中的用戶名為XX；后者在XXX-OA系統中的用戶名為：XX01 具體每個人在系統中的用戶名，請以本公司或部門的信息管理員確定為準。

第十一條 集團電子流程應用系統應用于集團本部和集團所有下級公司，登錄地址：http://oa.XXX.com/；用戶名：用戶自己漢字姓名或系統管理員分配的用戶名；首次登錄系統的密碼：12345678，各用戶第一次進入系統后請修改用戶密碼。

第十二條 外部電子郵件管理系統應用于全集團，各用戶可登陸http://mail.XXXXX.cn 進行郵件的收發和管理，電子郵件系統使用的域名為：XXXXX.cn；電子郵箱的名稱為：用戶名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的電子郵箱名稱為：XX@XXXXX.cn。如果出現電子郵件的姓名全拼出現重疊，則依照如下規則：

1.重名者為不同公司的，則在名字漢語后面加公司簡稱；如，集團本部和商業公司均有員工的姓名為：XX；則集團本部的XX的電子郵件帳號為：XX-jtbb；商業公司XX的電子郵件帳號為：XX-sygs 2.重名者為如果為同一公司員工，則職務最大者使用漢語全拼作為電子郵件賬號名，其余的人以在系統中注冊的先后秩序在漢語全拼后加01、02等序號。如：集團本部分別有兩個員工姓名為XX，則職務高者的電子郵件帳號為：XX；后者的電子郵件帳號為：XX01 具體每個人的電子郵件帳號，請以本公司或部門的信息管理員確定為準。

第十三條 原則上XXX-OA只能在集團范圍內的網絡環境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集團信息管理部申請VPN用戶，使用VPN方式連接Internet后，即可使用XXX-OA系統。

第三章

制訂流程的規定

第十四條 XXX-OA中的流程分為三類流程：集團流程、公司（集團本部視為公司）流程和部門流程。凡可能在集團下屬多個公司發起使用的流程都歸為集團流程；凡是僅僅在集團下屬公司內部（含集團本部內部）流轉，并可能在公司內部多個部門發起使用的流程，都視為公司流程；只有特定的部門發起的流程歸為部門流程。

第十五條

流程的制訂：集團流程統一由集團行政部會同集團體系管理員及信息員，根據集團管理規定制訂。公司流程由各公司行政會同各部門管理員和信息員，依據本公司管理制度制訂，集團本部流程由集團行政中心會同各部門管理員和信息員進行制訂。部門流程由各部門信息員及部門負責人根據本公司管理制度和實際業務建立。第十六條

流程的修改：當實際流程變更時由相關部門提出，集團流程經集團行政部會同各相關部門討論后由集團信息部信息管理員負責修改；公司流程由各公司行政部會同本公司各相關部門討論后，由公司系統管理員負責修改；部門流程由本部門自行確定后修改。第十七條 流程的維護：集團及集團本部流程，由集團行政部會同集團體系管理員及原制訂部門負責修改；集團下屬各公司的流程，由各公司行政部會公司體系信息管理員及原制訂部門負責修改；部門流程由各部門提出，公司系統管理員修改。

第十八條 流程的制訂范圍：本著提高工作效率、節約成本的原則將集團內的大部分業務流程制訂為電子流程。

第四章

電子流程管理的規定

第十九條 集團內的業務運作公布過的啟用流程必須全部走電子審批流程，任何人不得以任何借口拒絕走XXX-OA系統流程。如果集團業務運作公布過的啟用流程，用戶還是堅持使用紙介流程，將嚴格按照管理辦法進行處罰。

第二十條 為保證電子流程的正確性，任何人不得隨意修改流程。如有必要修改，請向流程原制訂者申請。

第二十一條 使用流程時的文件歸檔時要注意規范，把相應的歸檔文件歸檔到相應的文件柜，方便查詢、使用。

第二十二條 如個人出差，必須設置流程代簽人或通過XXX-OA中的IT服務流程向集團信息管理部申請VPN權限，以便流程及時運行。第二十三條 文件走流程時相關人員必須盡快做出相應的處理、提高工作效率。其中的工作效率將作為績效考核的參數之一，納入月度績效考核。

第五章

郵件管理規定 第二十四條 http://mail.XXXXX.cn電子郵件系統是集團員工因公對外溝通和交流的方式之一。集團內部人員的工作溝通和交流盡量使用XXX－OA中的內部郵件和工作聯絡單。

第二十五條 http://mail.XXXXX.cn電子郵件系統使用空間每用戶不超過500M，請各用戶不要長期存放郵件，如該郵件需保存，請用戶自行備份到本機。

第二十六條 郵件附件大小每用戶不要超過10M，如因工作需要更大的附件限制，請使用XXX-OA系統信息管理流程中的Internet、Mail申請流程，進行申請。

第二十七條 系統中只保留6個月的郵件，超過6個月的，系統定期在下月一日刪除，請用戶注意做好郵件導出和備份工作。

第六章

文檔管理的規定

第二十八條 按照文檔的應用范圍，文檔分為常用信息、集團文件、公司文件和部門文件。常用信息指集團廣泛使用的文件；集團文件指集團發布的制度文件、體系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集團本部范圍的制度文件、文檔模板、體系文件、歸檔文件等，不跨公司使用；部門文件指集團本部或各公司部門內部文件，不跨部門使用（部門文件只能是本部門人員使用）。

第二十九條 集團文件和集團本部文件、由總裁室秘書維護；公司文件由各公司行政部統一授權維護；部門文件由本部門負責人和信息員維護。

第三十條 文檔組織要清晰、分類明確；不得隨意存放文件；更不得隨意授權。

第三十一條

注意文檔的安全，任何人不得隨意修改、刪除和破壞文檔。

第三十二條

發現公共文檔有異常時應及時通知相關的維護人員。第三十三條 所有經過電子流程審批發布的文件，都為集團、各公司和部門經過XXX-OA系統簽審的有效文件，并視為集團、各公司和部門的正式文件。

第七章 用戶管理

第三十四條 由集團信息管理部信息管理員根據集團的組織架構維護XXX-OA系統的集團體系和集團本部的機構設置。各公司的組織架構維護是在集團機構的基礎上，由各公司系統管理員負責維護。第三十五條 系統用戶由各部門信息員和部門負責人維護，用戶資料必須完整有效。集團信息管理部和各公司系統管理員提供技術支持。第三十六條 為確保系統信息安全，部門信息員必須及時根據部門人事變動維護用戶信息。人員離職必須馬上停止該用戶使用XXX-OA系統的權限。人員調動必須由公司系統管理員或集團信息管理部系統管理員在XXX-OA中的用戶設置作必要調整。

第三十七條 用戶不允許在系統內上傳和創建一些與工作無關的文件，比如.mp3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒體文件。

第八章 培訓管理

第三十八條 集團信息管理部統一制定計劃，由各公司系統管理員定期對公司新進員工組織培訓，各部門信息員負責對本部門新增員工的培訓工作。

第九章 應急措施

第三十九條 在使用XXX-OA系統時遇到問題，請及時與本部門信息員聯系，或本公司系統管理員聯系。

第十章 獎懲規定

第四十條

為強化信息的保密性，集團內部范圍內傳遞的郵件（工作聯絡單），非特殊原因必須使用XXX-OA系統傳遞。對沒有特殊原因又長期使用外部郵件遞信息者將視情況予以處罰。

第四十一條 數據命名不規范的，前2次警告，以后每次罰款20元。第四十二條 數據歸檔不規范的，前2次警告，以后每次罰款20元。第四十三條 數據提交流程不規范的，前2次警告，以后每次罰款20元。

第四十四條 公布范圍內啟用流程，用戶還堅持使用紙介流程的，第一次警告，以后每次罰款20元。

第四十五條 數據流程任務完成超過規定時限的，前2次警告，以后每次罰款20元。

第四十六條 用戶因出差或休假未能在系統內臨時授權，第一次警告，以后每次罰款20元。

第四十七條 數據有明顯錯誤的，但沒造成系統事故的。數據提交者付主要責任，數據審核者付連帶責任，每次罰款100元。

第四十八條 數據有明顯錯誤的，造成系統事故的。數據提交者負主要責任，數據審核者負連帶責任，每次罰款500元。

第四十九條 相關提交人員必須在文件內簽名和簽署意見(說明：WORD文檔不會自動產生簽名)。對未簽名者前2次警告，以后每次罰款20元。

第五十條 以上所有警告和處罰由集團信息管理部負責統計，并定期向總裁室提交報告。

第十一章 保密與安全管理規定

第五十一條

各級用戶對自己所能查看到的信息負有保密的責任和義務，不得向任何無關人員泄露信息內容。如有他人通過用戶自己的密碼登錄，并造成數據泄密、數據修改或惡意破壞，責任由用戶本人承擔，并處于1000元的罰款。第五十二條 各級用戶對自己的用戶名和密碼必須妥善保管，杜絕出現密碼真空現象。用戶密碼必須定期更換，一般每一個月更換一次，一旦發現密碼泄露或丟失應及時聯系管理員更換。

第五十三條 廣域網用戶只限于出差用戶和部分必須及時異地決策，異地工作的崗位（如：正副總裁、正副總經理，外協、銷售、售后部門等用戶）。特殊用戶如果需要開通廣域網用戶權限，請填寫《Internet/E-mail用戶權限申請表》。

第五十四條 集團信息管理部對防止外人對XXX-OA系統的非法訪問及保護XXX-OA系統的數據安全負有完全責任，要從硬件及軟件兩個層次上解決XXX-OA系統的安全運行問題。

第五十五條 嚴禁對系統數據進行蓄意破壞，一經查證，予以重罰。情節嚴重者，交集團審計部，按集團制訂的相關規定處理。

第十二章

附

則

第五十六條

本管理辦法由集團信息管理部負責制訂、解釋與修訂。第五十七條 本管理辦法自下發之日起執行生效。

信息管理部

二00七年十二月二十日

第三篇：關于OA系統升級的請示0704

關于OA系統改造升級的請示

集團公司領導：

目前公司使用的OA系統于2002年建設并投入使用，歷時十年的使用過程中，其功能的應用和服務器的反應速度都日漸緩慢，且系統故障率日漸提高，已不能完全滿足日常工作的需要。

目前，集團的OA系統已成為總部與各企業之間信息交流的快速且必要的通道，目前OA系統使用的是LOTUS DOMINO技術，該技術由于編輯難度高、使用步驟復雜，二次開發能力不足，已逐步被JAVA技術取代，因此對于我們目前進行OA系統的改造升級形成了很大的障礙。此外，OA系統雖為每位用戶配置了一個郵箱，但只能進行內部使用，無法收發外部郵件，這與我集團作為一家上市公司的形象不相符。

因此，我們建議進行OA系統的升級改造。一是通過購置新的主流服務器替換原服務器，提高OA系統服務器的性能和反應速度，利于管理維護；二是使用JAVA技術開發的新OA系統，利于二次開始，并且可與公司其他業務系統銜接整合，形成一個統一快捷、功能齊全的信息平臺；三是部署企業郵箱系統，實現可以收發外網郵件，利于公司員工進行業務交流，提升公司形象；四是開發移動辦公的功能，新OA系統可開發手機客戶端，輕松實現使用手機隨時隨地上OA系統辦公，以提高工作效率的目的。

我們通過對三家OA系統公司進行調研，建議使用上海泛微網絡公司開發的OA系統，該公司專業從事企業協同商務/協同辦公軟件管理系統解決方案的管理咨詢及其軟件開發的高新技術企業，榮譽客戶包括俏江南、漢王科技、露露集團、娃哈哈等集團公司。此次升級費用約為50萬元，此項費用已列支今年預算之內。

妥否，請批示。

第四篇：OA應用功能說明

OA功能說明

3.1.公文管理 1.簡要說明

公文管理用來管理企業的各種公文的收發和流轉，可以使企業實現無紙化公文流轉，提高公文流轉的速度，并通過與檔案管理系統的連接，可以將完成流轉的公文直接轉入檔案管理系統。

具體功能包括：發文草擬、收文登記、來文處理、查詢統計、公文流程設置等。● 發文草擬

允許工作人員草擬發文，公文依照公文模板進行擬定，符合企業統一標準，為公文的編寫提供了便利?！?收文登記

工作人員可以對外來文進行簽收、登記、審核，對需本企業處理的公文可以設定各級審批流轉。

● 來文處理

對需個人審核、校核、會簽、批辦、擬辦、執行、督辦、催辦的公文進行處理。系統能夠通過及時提醒、待辦事宜、短消息、電子郵件等方式通知工作人員盡快辦理，并能夠跟蹤公文的全程狀態?！?查詢統計

系統提供多條件模糊查詢權限內公文的基本信息、執行信息、各級審批信息等，查詢條件包括公文文號、公文名稱、公文主題詞、歸檔日期等等，并可依據多種條件進行統計?！?公文流程設置

公文流程通過流程建模平臺進行設定，平臺支持多流程、多分支、一節點多人或、與、大多數關系。公文流程可任意定義，能夠對公文的各種類別、不同的職能部門設定不同的公文流程，滿足日常工作變化的需要。2.模塊特點

● 流程跟蹤和控制

公文管理具有完善的流程跟蹤和控制。對發文的整個流程進行跟蹤，詳細記錄發文的當前狀態、發文審核的過程和領導審簽、簽發意見?！?安全、方便的公文處理

筆跡是人的一種穩定的行為特征，具有一定的不變性和獨特性。(1).筆記保留

公文管理嵌入技術，在公文處理過程中,支持意見批示等功能，領導可按照自己的習慣圈圈改改,完全符合傳統的辦公習慣，極大地減低了辦公自動化系統的使用難度，同時還保留修改痕跡。(2).批注

在公文管理中，對于重要的文件的歸檔、轉發、審批、會簽、批辦等操作，均需簽署意見，并親筆簽名。當簽名識別通過后，將文件正文與簽署意見統一保存。(3).紙件導入

公文管理還支持公文紙件的合理導入，系統能夠將掃描儀掃入的公文原件附在公文中，工作人員可以直接在導入后的原件上進行手寫批注，增進了公文流轉的嚴密性。

● 文檔一體化

本系統中的公文管理需要實現與檔案管理系統的有機連接、數據格式、接口統一標準，使簽發后的文件能夠轉入到檔案管理系統中。我公司在以往系統建設中已經積累豐富的文檔一體化經驗，可以充分滿足用戶的公文處理和檔案管理緊密結合的要求，當文件經過辦公系統的處理后，直接歸檔到檔案管理系統中，消除了公文處理和檔案管理之間的障礙，避免了重復勞動，大大提高了用戶單位的公文檔案處理效率?！?公文委托

當用戶外出時，可以通過個人辦公子系統中的待簽設定模塊，將急需審批的各類公文分別指定委托人，這樣，需審批的公文會自動復制一份到委托人那里，用戶回來后，可全部或部分取消代簽設置。

3.2.職能事務

職責事務管理子系統是OA系統的強大功能部分，可以隨時擴展其它的業務處理子系統，可以針對不同的行業不同的企業定制自己的業務處理系統，體現了OA+Solution（傳統OA產品無可比擬）的設計思想。1.檔案管理

檔案管理系統對辦公、經營活動中產生的所有檔案進行管理，保存所有已歸檔的公文供查詢和備案。它在吸收現有各類檔案管理系統優點的基礎上，進一步采用了新的技術和現代檔案管理的新的觀念。系統采用了開放式的體系結構，以適應客戶不同的管理需求。

通過對收文、發文的自動歸檔處理，保管已歸檔的收文、發文、簽報、傳閱件等文件，可以提高機構檔案文件管理的效率與質量，實現文、檔管理的一體化，實現公文管理和檔案管理的無縫連接。檔案管理也可獨立使用，用于登錄非公文管理處理的其它文件。

檔案管理模擬現實中組織檔案管理的過程，將實際的檔案柜、檔案夾簡化為文件夾。嚴格遵循國家檔案管理的有關規則，對現實中數目龐大的案卷資料規范化管理，便于查閱。

檔案管理描述：

● 對公文管理中登記的公文進行分卷歸檔，實現企業公文的發起、執行、管理一體化?！?對現有紙介質文件和電子文件提供方便的輸入手段，為檔案管理電子化提供可能?！?檔案的歸檔、廢止、移交、銷毀、借閱、歸還、查詢等。

● 功能組織、設計符合國家檔案有關規定，促使企業檔案管理標準化?！?嚴格按照國家標準和檔案管理的行業標準實施開發。

2.人事管理

人事管理系統為機構員工建立完整的檔案管理，記錄機構的人員新進、人員調出、人事變動的情況，員工工資變動、獎懲情況、人事合同等資料，通過對員工分類進行考評，進行相應的獎懲和工資核定，并實現員工人員素質比例、工作業績、獎懲情況等的數據分析，輔助領導決策。

具體功能包括員工管理、員工招聘、人員行蹤、考勤、員工培訓、勞務合同、薪酬管理、休假管理。

● 員工招聘

包含人力申請、人力規劃、配置狀況、臨時用工、招聘活動、篩選錄用、招聘總結、參數設置等功能。通過人力申請收集各部門用工需求，從而作出人力規劃，可隨時查詢企業的用工狀況，并根職位體系結合進行招聘工作的計劃、發布、資料的篩選、通知發放、信息匯總，建立機構人才庫，根據需求力度，優先分配新員工歸屬部門。● 員工管理

含有組織結構、職務體系、職位設置、人事事務、檔案維護等功能。本模塊主要通過建立企業的組織結構及其職位體系，構建企業管理的基礎，并將職位體系作為系統運行的基礎。同時也可通過人事事務、檔案維護完成人事信息管理的一些事務型工作?！?員工行蹤記錄

員工在出差或外出辦事時，記錄自己的行蹤情況，并指定代理人，以配合其他系統的流程運行和員工考勤的正確性?！?員工考勤記錄

考勤資料是對每位員工出勤情況的記載，管理員可以在清楚地看到某一時期公司員工的具體上班、請假等出勤情況，并統計員工的實際工作時間?！?培訓記錄和申請

包含培訓體系、需求征集、培訓計劃、培訓活動、在線培訓、培訓管理、培訓園地、綜合查詢功能。通過建立企業的培訓體系使得企業的培訓管理工作更加系統化，同時與職位體系結合，使培訓工作更具有針對性和有效性。對于培訓的結果可對參訓人員、講師、及組織者進行考評，并記錄下來。員工可記錄每次培訓的成果，以共享給其他人?！?勞務合同

管理員工的勞務合同，根據勞務合同的時間，進行到期提醒，并根據員工的考核表現，計算員工合同期得分，為人事人員的工作提供指導性建議?！?員工薪酬

包含薪酬設計、薪資發放、薪酬分析、人力成本等功能。本模塊主要通過與公司職位體系的結合建立員工薪酬體系，并在薪酬體系的基礎上與考勤管理、人事變動、績效管理模塊進行對接，針對企業內不同工作人員采用有效的激勵方法。同時，可對企業數據進行統計分析，結合自身實力對比市場情況制訂出有效的薪酬政策。3.會議管理

為更好地安排會議的召開日程，及時地發布會議通知，保證會議的順利召開，有必要對會議進行統一管理，合理利用現有會議室資源。會議管理系統主要包括會議室情況、申請審批、會議通知、會議紀要、會議情況。

具體功能包括會議室情況、會議申請審批、會議通知、會議情況?！?會議室情況

會議室管理員可以根據實際情況任意的增、改、刪會議室，為會議室增、改、刪設備，并可查歷史更新記錄；可以不定期的檢查會議室設備的運轉情況和某項設備的使用情況，查詢會議室在某個時期的使用情況。系統采用了直觀的日歷格式視圖，普通員工可以方便的察看會議室的預定和歷史使用情況，以及會議室設備運行情況。● 申請審批

會議申請人在線提出會議申請，經過各級審批后，由會議管理員在征求會議室管理員意見后決定會議是否召開，避免在會議室使用上發生沖突?！?會議通知 會議管理員在線發布會議通知，并接收與會人員的反饋信息，記錄每次會議的通知時間和次數，節約了人力、物力，提高了工作效率，保障了會議的出席。● 會議情況

所有的用戶都可以查詢一定時期內的會議安排情況，以及自己所參加的會議召開情況；會議書記在線對會議召開情況進行記錄，便于及時地傳達會議精神，提高了會議的效率。另外，會議管理員也可以將某個會議的召開情況共享給其他沒有參加的人員。

4.知識管理

實現安全、全面、方便、快捷地對企業文檔資料、圖片音像進行包括登記、歸類、統計、注銷、借閱、歸還、催還等方面的管理。系統提供了對文件信息按照不同的分類進行查詢（可以按照文號、、關鍵詞等），同時還提供全文搜索功能以滿足在海量信息中找出所需要的信息。另外用戶可以將權限內感興趣的信息保存至本機，以備他用。

文檔管理將企業在發展過程中積累德大量知識、方法統一管理，加速了業務流程，提高了企業核心競爭力，使企業以嶄新的面貌迎接 知識經濟的到來。

● 信息傳輸、存儲、訪問安全 系統采用SSL加密、傳輸時保護關鍵數據等安全措施，保證信息傳輸安全；采用關系型數據庫加密存儲文檔資料信息，保證信息存儲安全；系統對訪問者的權限進行控制，保證了訪問安全。

● 信息儲存數據量大 收錄了上級企業下發的多種文件及本企業發布的文件。對于有關本企業的相關政策、制度的制定具有指導意義。

● 信息傳遞及時、準確 文檔資料一旦保存成功，并賦予權限，其他員工就可以查看到；從編輯、采編都采用計算機網絡實現，因此信息不僅及時、而且準確。

● 便于信息重復引用 由于文檔管理系統的整個流程均以數字化的方式傳輸，因此只需一次輸入，其它企業就可以方便地引用，減少了文字的重復錄入，提高了工作效率?！?記錄訪問痕跡 對文檔資料的訪問者的身份以及訪問時間進行記錄，并可以很方便的對文檔資料的訪問情況進行統計，做到有據可查。

5.任務管理

任務管理為企業工作人員提供發布、執行任務并監控任務執行情況的功能，任務管理分為發布任務和執行任務兩部分。

● 發布任務 工作人員可以向下級發布工作任務、向同級提交協同工作申請、向上級提交個人申請，可以監控自發的現正執行任務的執行情況，且可以察看歷史任務情況。

● 執行任務 工作人員接收其他人發來的任務，并做出處理（同意或駁回）。若同意，可以填寫執行情況以反饋信息給任務傳來者，員工還可以對該任務進行分拆，形成多個子任務，當子任務執行完成后，該員工可以選擇完成或繼續下達其他任務。工作人員可以很方便的察看已同意任務的執行情況和已駁回的任務情況。

6.計劃管理

計劃管理可以制定銷售計劃、發展計劃、部門經理、項目經理給下屬下達的工作計劃和項目實施計劃等。

計劃內容編輯所見即所得，合理實現圖、文混排。

計劃管理子系統主要分三個部分： 制訂計劃、執行計劃、查詢計劃。

● 制訂計劃 制訂計劃是企業員工制訂自己的個人計劃，部門經理制訂本部門的部門計劃、公司制訂的公司計劃等等，從另一個角度又可分為財務計劃、生產計劃、購銷計劃等各類計劃的制訂。

● 執行計劃 執行計劃是員工查看與自己相關的計劃，即在制訂計劃時，在計劃對象選擇中包括自己的那些計劃的查看模塊，據以在實際中去執行，按計劃完成工作等。

● 查詢計劃 查詢計劃是專門為部門經理或以上級別的人查看本部門計劃或自己管轄權限內的所有計劃，只有部門經理或更高級的管理者登陸時，才可登陸到這部分進行計劃的查看。如部門經理登陸到此模塊，他將看到他的部門下的所有員工所制訂的所有計劃，進而掌握本部門大家所有的工作進程、計劃等，督促其修改不合理的計劃內容并按計劃進行工作。檢查大家完成計劃情況。

7.日志管理

工作日志、績效考核管理解決了企業對員工的考核難題，要求員工每天填寫工作日志，主管可以隨時檢查下屬的工作日志記錄。到周五時系統會根據每天的日志自動生成工作周報。每周周報提交后，上級主管可對周報進行考核。另外，還有月評考核模塊，可進行月度綜合考評。

所有日志、周報、考評記錄均保存在系統數據庫中，日后可進行統計查詢。

8.固定資產管理

實現固定資產的申購、入庫、發放、庫存統計、折舊等功能。有權限的用戶可起草申購單，經領導審批同意后方可購置，物品購置后由固定資產管理員登記入庫，入庫保存后系統自動更新庫存信息。固定資產發放也是由辦公用品管理員進行登記，發放后庫存信息自動更新。

9.辦公物品管理

物品管理實現辦公用品的申購、入庫、發放、庫存統計等功能。有權限的用戶可起草申購單，經領導審批同意后方可購置，物品由辦公用品管理員登記入庫，自動更新庫存信息。辦公用品發放也是由辦公用品管理員進行登記，發放后庫存信息自動更新。

3.3.工作流

工作流系統把企業平常需要申請、審批的相對較獨立的業務管理集中起來，針對每一事物設置業務流程，配置相應審批、處理人員。企業工作人員可以通過工作流系統提出申請，系統會判別用戶身份自動將申請轉到相關審批人處等待審批，同時，申請人可以隨時察看到自己發出申請的審批進度及審批意見，真正的做到流程透明，并大大提高了工作效率。

系統提供圖形化的流程設置功能。通過圖形化的流程設置，用戶可以隨時自行設置、修改各申請審批流的流程，完全實現流程的可重構性。

3.4流程建模平臺

工作流系統、公文系統中執行的各種流程由后臺的工作流程建模平臺設定。流程建模平臺能夠對企業實際業務過程中發生的各種公文流程，包括：會議紀要、通知、通告、命令、決定、公告、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函；以及各種申請審批，包括：請假、加班、用車、賣票、財務報銷、費用支出等，通過靈活的流程建模，進行通一管理，涵蓋目標組織業務流程的申請、審批、處理、跟蹤、監督、文檔等各個方面。通過工作流程建模平臺，用戶可以發布各種需申請信息，并轉交領導或其他工作人員審批處理，并能實時的對申請信息的審批情況、執行情況進行跟蹤，增加了目標組織實際業務工作的透明度。

同時，目標組織的領導層能通過多種視圖（例如曲線圖、柱狀圖、餅狀圖等）的形式，統計匯總各種工作流程的狀態，并可以通過多條件的模糊查詢方式查詢具體流程的流轉情況。1).遵循WPDL國際規范。能實現國際工作流聯盟WFMC（WorkFlow Management Colication）的功能集；

2).和工作流管理系統、公文管理系統的前臺執行部分無縫集成； 3).支持圖形化界面操作；

4).支持流程元素的屬性權限設定； 5).支持表單定制； 6).支持無限級流程點；

7).支持順序、與分支、異或分支、異或合并、與合并、條件連接； 8).支持人工處理和自動處理設定； 9).支持過程監督跟蹤;10).支持部門、角色、員工等多種方式的流程步驟執行選擇。3.5.電子郵件

郵件系統采用模塊化設計、具有良好的封裝性，使系統具有強大的擴展性。郵件核心系統和郵件前端（Webmail）系統可以運行在不同的主機上，可以將軟件的不同模塊，如收發模塊、用戶認證模塊、郵件存儲模塊、用戶接入模塊等，分別運行在不同的機器上，共同來完成整個電子郵件系統的功能。根據需要，每一種模塊還可以再拆分在不同的服務器上運行，實現負載分擔，因此系統可以根據需要和用戶的使用模式進行定制。

系統遵循POP3、SMTP協議實現郵件的收發功能。郵件核心系統對郵件前端Webmail系統提供擴展訪問協議的支持，使郵件用戶能夠通過Web方式收發、處理郵件。

系統功能包括：收發郵件、郵件夾管理、郵件拒收設置、郵件自動過濾、郵件帳號管理、郵件系統公告等。

3.6.個人辦公

個人辦公是為提高員工的日常工作效率、輔助員工辦公而提供的一系列小工具。在這里，員工可以及時了解到等待自己辦理的各項事務，以及管理個人的通訊錄、記事本，修改個人的登錄口令、出差前設置代簽人員等。1.即時提醒

系統將用戶需處理的工作和通知均采用在工作臺面及時提示的方式催你盡快辦理，提高工作效率，避免了遺漏給工作上帶來的不便。提醒的方式多種多樣，系統支持Email、短信息、等方式的即時提醒。

2.待辦事宜

待辦事宜是整個辦公自動化系統的重要組成部分，除了實現上級領導安排待辦事宜以外，流程類功能如：收文系統、發文系統、會議管理等系統產生的用戶信息傳遞都由“待辦事宜”來完成。待辦事宜是辦公自動化系統面向領導和具體工作人員的一個窗口，系統正常運行后，上報領導的公文、請示、信息都集中在領導的待辦事宜系統中，領導轉辦的事項集中在辦理人員的待辦事宜系統中；領導只需查看、處理待辦事宜系統中的文件，領導批示、審批、審閱的工作都可以完成，極大地方便了領導辦公。同時工作人員需要經常查看待辦事宜，辦理領導交辦的事項，以免本人的待辦事宜延誤。

3.通訊錄

為安全方便的保存管理個人用通訊錄，我們提供個人通訊錄管理，對個人通訊錄進行分組管理，每個個人可以根據自己的需要將個人通訊錄劃分為多個組，例如家庭、朋友、同事等等，個人通訊錄內容全面、涉及面廣、操作方便、查詢功能強大，為個人的通訊信息管理提供了極大的方便，是個人繁忙工作的好助手。同時，還可以將自己的通訊錄共享給其他人。

4.記事本

工作人員對自己的工作記錄和與工作、生活相關的資料信息隨時登記，方便查詢。如自己的工作小節、票務信息、天氣預報等。

5.短消息

短消息的突出優點是速度快，工作人員溝通方便，能接收、發送、回復。同時可以指定多人進行同時發送。

6.代簽設置

用戶在外出時，可以指定是否需要代簽人來辦理需自己處理的各種審批，以免延誤信息流的正常流通。設定待簽人后，需審批處理的信息將自動轉到待簽人那里，由待簽人處理。當用戶回來后，可執行取消待簽操作，恢復正常狀態。

7.個人信息

企業工作人員可以對自己的個人可更改信息（系統登錄名稱、登錄密碼、英文姓名、員工電話、家庭住址、個人現在住址、聯系方式）進行維護，及時地對自己的已更改信息進行更新，保證個人登錄用戶名和密碼的安全，以免泄漏。

8.個人設置

可以對頁面進行個性化設置。

3.7.公共信息

為所有工作人員提供的信息共享、信息交流平臺。用戶可以根據自己的需要定制自己需要的欄目，如電子公告、通知、組織機構信息、規章制度、新聞快訊、幫助信息等內容；系統還提供BBS、網上調查等功能實現員工與員工、公司與員工之間的信息交流。

3.8.公共欄目

公共欄目是共享資源，是所有工作人員的共享瀏覽信息區（公共信息區）。企業可以根據自己的需要定制自己需要的欄目如公告通知、組織機構、規章制度、政策法規、幫助信息等方面內容。可指定一個或幾個工作人員為信息維護人員，負責公共信息欄目維護的發布。公共欄目是企業內部共享的數據庫，各員工均能調閱、查看。用戶可以張貼某種特殊類型的公告，聲明自己感興趣的事件，標題、作者、內容等，當公告牌中張貼有符合條件的公告時，可以通過電子郵件通知用戶。

公共欄目支持全文檢索功能，可按標題、日期、作者等進行檢索、查詢自己感興趣的公告。可以按發布日期、標題、作者進行排序，可以按分類的方式瀏覽電子公告牌，自動刪除超過保留期限的公告。

1.公共通訊錄

為方便企業工作人員查詢公共通訊信息，我們提供了公共通訊錄管理功能，用于收集、整理日常工作中需要經常使用的通訊信息，作為共享資源，為所有工作人員使用。公共通訊錄對企業的公共通訊信息進行分組管理，企業可以任意的建立多個通訊錄組，例如本企業員工通訊錄、上級企業通訊錄、兄弟企業通訊錄等，且每個通訊錄組可指定一個或幾個工作人員對信息進行維護。公共通訊錄可按姓名、工作企業等關鍵字進行多條件模糊查詢，方便靈活的得到您所需要的信息。

2.電子論壇

電子論壇為企業所有工作人員提供了一個發表文章和閱讀文章的空間。通過電子論壇，建立起網站的虛擬社區，讓所有用戶能夠在網站上進行交流。企業可以根據自己的需要設置論壇的分類如技術交流、市場動態、茶余飯后、生活園地等。

電子論壇功能強大，支持表情、同主題閱讀、簽名檔、精華區、被閱讀次數、回貼數、檢索（根據作者、日期、標題檢索）等功能，分類別、分話題地存放用戶發表的文章。提供審核功能。用戶可在此發布自己的文章，管理員可對文章進行分類、修改和刪除等操作，維護電子論壇的日常運營。

3.網上調查

網上調查讓企業所有工作人員就熱點話題進行調查和投票，作為共享資源，為所有工作人員使用。

網上調查是開放的，企業所有工作人員都可以進行投票和查看結果，而且在投票信息經過統計分析軟件初步自動處理后，可以馬上查看到階段性的調查結果。

實施網上調查節省了傳統調查中耗費的大量人力和物力。

網絡的最大好處是交互性，因此在網上調查時，被調查對象可以及時就問卷相關問題提出自己更多看法和建議，可減少因問卷設計不合理導致調查結論偏差。

實施網上調查，被調查者是在完全自愿的原則下參與調查，調查的針對性更強，因此問卷填寫信息可靠、調查結論客觀。

利用網絡進行網上調查收集信息，可以有效地對采集信息的質量實施系統的檢驗和控制。

3.9文檔管理

1．文件管理

所有文件在“文件管理”中都按文件分類形式存放，每個文件分類都由其“管理員”進行歸檔、備查和刪除等管理，具有“查閱人”權限的用戶才能瀏覽其中的文件。

2.個人文件資料管理

可以發布一些跟工作相關的文檔資料，對自己的文檔進行管理，并且可以共享系統其它用戶允許自己瀏覽的文檔。

3.9.系統管理

●數據字典

系統中的各模塊數據都需要在數據字典中進行維護，包括對數據類型、數據名稱等的新增和修改。

●模塊管理

可擴展系統后續功能，為今后系統的升級和擴展打下良好基礎

● 組織結構

系統遵循通用的組織機構模型，按照樹型結構來組織部門的上下級關系，對單位內的各級部門進行管理，設定各級部門的部門編碼、部門名稱、父部門名稱、部門描述等信息，作為整個系統合理運行的基礎?！?角色管理

系統管理員根據本單位的實際情況，可以將各子系統的操作功能權限（管理、察看）劃分為多個角色，便于為工作人員指定操作權限，增加系統的安全性和運行和理性、系統可擴展性。

● 用戶管理 系統管理員通過用戶管理模塊對單位的所有工作人員的基本信息、登錄信息、所屬角色信息進行管理，作為整個系統合理運行的基礎。(1).工作人員基本信息

對單位所有工作人員的基本信息，包括員工編碼、所屬部門、員工姓名、英文姓名、員工性別、員工年齡、員工電話、崗位編碼、開始工作時間、民族、婚否、身高、出生日期、文化程度、專業、政治面貌、外語及程度、戶口所在地、家庭住址、本人現在住址、聯系方式、工作年限、學習及工作簡歷、專業培訓情況、家庭成員、自我介紹、家人照片等進行管理。(2).工作人員登錄信息

對單位所有工作人員的員工編碼、員工名稱、系統登錄名稱、登錄密碼、員工IP地址等信息進行管理，作為工作人員登錄系統的身份判斷標示。(3).工作人員所屬角色信息

為單位所有工作人員分配所屬角色，這將決定工作人員登錄系統后所擁有的權限范圍。系統管理員可以根據實際工作需要，為工作人員分配多個角色

第五篇：OA系統應用紀實

OA

系統應用紀實

1、項目背景

供電公司是上海市大型企業，承擔著上海市中心城區531平方公里、253萬用戶的供電業務，用電客戶居全國第一。市區供電公司下轄滬東供電所、電纜輸配電公司等六家單位，另有近20個營業網點遍布上海市10多個區，彼此相距甚遠，每天都有大量的文件、報表、會議紀要等信息需要傳送和發布。

隨著計算機應用和網絡技術的飛速發展、國際一流供電企業形象的確立、以客為尊服務理念的不斷深入，公司認識到信息的快速搜集、處理和傳播將確定公司在市場環境中的競爭優勢，因此必須通過高科技手段來提高辦公的效率

2、項目目標

辦公自動化系統作為公司信息化建設的重要組成部分，采用先進的計算機、網絡技術、群件技術、多媒體技術等現代信息技術，構建覆蓋全公司的電子信息交互平臺。實現收文管理、發文管理、檔案管理、信訪管理、個人辦公、活動安排、會議管理、公共信息、報告管理、電子郵件、Internet服務等功能，實現辦公的電子化、無紙化、網絡化、資源化。

3、應用平臺和軟件的選擇

市區供電公司在選擇應用平臺和辦公自動化系統時，首先在技術上考慮到將來的業務發展以及與其他應用系統的兼容性，要求具有強大的擴展性和可延續性。其次從系統的適用性和操作、設置管理的靈活方便等性能的角度，對辦公自動化的應用平臺和OA軟件進行全面的考察。

Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先進的群件平臺之

一。該平臺能實現對非結構化信息進行良好的管理和共享，并且具有安全、健壯、可靠的通信基礎設備，內含強大的工作流軟件開發環境，并在其基礎上形成一系列成熟的應用產品。作為Lotus/IBM

Internet/Intranet完整解決方案的核心產品，Lotus通過不斷豐富Domino與Notes的產品功能與性能，提高系統開放性、安全性、易用性、可管理性、伸縮性、開發能力以及與操作系統、各種數據系統的集成能力等等，提供用戶單

一、集成型的基礎設施，即可以使用單一平臺型產品建立郵件、群件以及Intranet、Internet應用系統。并且Lotus R5能夠實現對HTML文件的訪問控制，完全符合國務院對政府郵件系統的要求。

同時，Lotus Domino系統具有良好的可擴展性，通過ODBC方式或者其它工具(如Lotus Enterprise Integrator等)，可以實現Notes數據庫與其它關系型數據庫(IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等)的連接。從而為實現與將來其它應用系統相集成留下相應的接口

基于Lotus Domino/Notes平臺之上的開思OA系統，在功能、操作、適用性的強大優勢，公司在經過反復調研，考察和比較之后，最終選用了開思OA系統。

4、應用實施

市區供電公司辦公自動化系統的應用，涉及市區供電公司本部和下屬6個基層的應用，用戶數達到 320多人。系統的實施分為二期：第一期是市區供電公司本部的實施運行，第二期是市區供電公司所轄單位推廣。

上海市電力公司市區供電公司的Domino系統中采用多個工作域的方式，即在系統中維護多個公用地址本。采用NT 服務器雙機備份采用兩臺IBM Netfinity 5600 機器，DOMINO及OA系統通過備份軟件實現軟備份。

5、模塊應用

系統設置

在應用系統的最初，要對系統進行初始化的設置，其中包括部門的設置、人員的注冊、常用數據庫的維護和一些常用文檔格式的設定。這些設定會牽涉到整個系統的運行。

個人事務處理

個人事務處理子系統是指個人日常辦公所涉及到的一些信息，包括日程安排、記事本、名片盒、電子郵件和個人資料模塊。

通用辦公業務處理子系統

主要包括一些日常辦公業務所涉及到的一些業務流程管理，如文檔流轉、文檔管理、督辦管理、會議管理和內勤管理等功能模塊。整個系統有全面的打印功能，可以根據實際需求打印出紙質的文件。

專用辦公業務處理子系統

專用辦公業務子系統主要是針對上海市電力公司市區供電公司特殊的辦公特點或者是針對上海市電力公司市區供電公司內部某些部門專用的辦公業務模塊。系統中包括領導活動安排、刊物編輯和信訪管理三個模塊。這部份工作主要從聯絡處開始，經過一層層的報批，最終形成工作計劃，按照計劃具體落實，并對各類工作計劃表作歸檔處理。根據各類工作安排，進行匯總，可以生成領導一周的工作安排的計劃表。本子系統的所有模塊都不是局限在聯絡處使用，其他各處室也可以使用該子系統，形成本處室內部的工作安排計劃表。

6、應用效果

通過系統應用，上海市電力公司市區供電公司感受到了辦公自動化系統帶來的輕松、方便和高效率。該系統覆蓋面廣，幾乎涉及到每個員工日常工作，很大程度改變了員工的工作方式，極大地提高了全

局信息化水平和工作效率，同時提升了公司的服務質量和水平，營造起良好的企業形象，為實現全國一流的供電局的目標起到很大的推動作用。

7、應用經驗

辦公自動化系統的實施過程是一個“整體規劃、分步實施、不斷深入”的過程：主要節點包括

1、系統安裝、調研和業務方案確定

2、系統修改、培訓

3、模擬運行、全面試用、功能測試驗收

4、局本部系統正式運行

5、全部機構的系統正式運行等。

建立一個項目小組至關重要：OA系統實施的成功，需要項目小組的不斷推進，鞏固每一階段所取得的成果，確保每一階段的工作落到實處。也就是所謂的“一把手”工程，由領導帶頭，貫徹落實。因此我們在實施之前就組建了一個項目小組，小組成員由上海研發中心的經驗豐富的項目經理、工程師和市區供電公司的管理領導層組成，負責整個項目的組織管理和相互協調，跟進整個項目的進程，負責系統的調研，流程的調整確認，培訓等工作。

項目文檔的重要性：在整個系統的實施過程當中，為確保實施的質量，在軟件的驗證與確認以及使用與維護等階段中需要編制軟件需求規格說明書、軟件設計說明書、軟件驗證與確認計劃、用戶文檔、項目實施計劃和項目實施總結等文檔。

健全的培訓方案是項目實用化的重要保障：雖然整個項目的實施構建了先進的電子平臺，但在實用化推廣過程當中，還是遇到不少的困難。由于系統覆蓋面廣，為了提高操作人員的計算機應用水平，公司組織了25次大規模培訓，涉及500余人次。

8、下一步構想

在公司辦公自動化強大的平臺支持下，我們先后又開發了企業論壇、標準規范等一系列文檔管理工具、與公司INTRANET實現無縫集成，構建了公司INTERNET網站，開通了INTERNET郵件系統等，使辦公自動化系統不僅能為領導決策提供廣泛的信息支持，作為企業公共信息發布的主要平臺，還使之成為全體員工信息溝通的主要手段。

下一步，我們打算進一步深化系統應用，以各個業務管理系統、決策支持系統為依托，構建企業知識管理框架。將企業數據進行有序的挖掘、整理和加工，并通過對分析、判斷、匯總得出有價值的知識。將存在于個人的頭腦中被獨占的知識，存在于公司的知識庫中，聚集企業的“記憶”。