第一篇：OA辦公系統(tǒng)的應用現(xiàn)狀堪憂

和您一樣，內行青睞萬戶OA

OA辦公系統(tǒng)的應用現(xiàn)狀堪憂

有調查統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，40%以上的OA辦公系統(tǒng)項目交付超過期限與預算，OA辦公系統(tǒng)的應用率不夠55%，而OA辦公系統(tǒng)實施失敗率高達35%。OA辦公系統(tǒng)應用的現(xiàn)狀如此堪憂，讓很多人大跌眼鏡。

業(yè)界認為，要想提高OA辦公系統(tǒng)應用成功率，應提供以下五大保障：OA辦公系統(tǒng)的定位、OA辦公系統(tǒng)專員的設置、授權、制度化保障和正向激勵，具體如下：

一、OA辦公系統(tǒng)的定位問題

由于缺乏對OA辦公系統(tǒng)本質的了解，絕大部分用戶都把OA辦公系統(tǒng)當成了一個階段性項目，沒有意識到，如果能充分重視OA辦公系統(tǒng)，OA辦公系統(tǒng)將成為一個強大的戰(zhàn)略實施的支撐平臺。

二、OA辦公系統(tǒng)專員的設置

因為定位的問題，所以很少有用戶能為OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展設計專門的崗位，如果把OA辦公系統(tǒng)定位在一個軟件，那么對管理專員要求不必太高，只需完成數(shù)據備份，定時升級即可。但如果是將OA辦公系統(tǒng)定位在組織管理和戰(zhàn)略實施平臺，那么OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展將影響到整個組織能力的提升，因此，管理專員就需要由一個有多年工作經驗，熟悉各個業(yè)務部門情況，具備協(xié)調組織能力、至少是對組織管理充滿興趣的人來擔任。另外，隨著OA辦公系統(tǒng)應用的深化，要設置的崗位可能還有：部門知識管理員、HR部門或企管辦執(zhí)行力和文化建設的監(jiān)督員來配合。

三、授權

即使設置了專人來管理系統(tǒng)，但OA辦公系統(tǒng)的推廣應用仍然會遭遇諸多困難。很多人天生就會對任何改變習慣的行為進行抵制。對于OA辦公系統(tǒng)這一新的信息化工具的使用，他們也許會有諸多借口，如沒有時間學習、如不習慣用電腦來處理事務......這個時候，用戶必須對OA辦公系統(tǒng)管理專員充分授權，讓他在不過度實施干擾正常業(yè)務的前提下，擁有絕對威信，并對不遵照實施規(guī)定的員工進行適當?shù)靥幜P。

第二篇：OA辦公系統(tǒng)

OA辦公系統(tǒng)

任務一

登錄、個人設置、日志、備忘、溝通

一、登錄

今目標的三種登錄方式，分別是PC客戶端、瀏覽器端及手機客戶端。三種方式可以單獨使用，也可以配合使用。管理員與普通用戶的登錄方式相同，每個人使用各自的帳號及密碼登錄。

（一）瀏覽器登錄

在瀏覽器中輸入網址：http://www.tmdps.cn，單擊網頁右上角的登錄，輸入給定的用戶名和密碼，點擊登錄，即可進入“管理信息系統(tǒng)”課程首頁。

（二）客戶端登錄

在今目標首頁，點擊“下載客戶端”，可下載桌面客戶端和手機客戶端，安裝之后，輸入用戶名和密碼，即可登錄。

二、個人設置

進入到企業(yè)工作平臺后，為保證您的帳戶安全，應首先進行密碼的更改。為了方便后續(xù)登錄和使用，還可以進行手機及郵箱的綁定設置。

1、手機綁定 通過個人設置的個人信息欄目，將手機號碼輸入到移動電話一欄中就視為綁定成功。手機綁定的好處是可以使用手機號作為登錄帳號來進行登錄，同時也可以方便后續(xù)使用短信功能。

2、郵箱綁定

郵箱綁定后可以作為登錄帳號使用，同時還可以用于找回密碼及接受系統(tǒng)提醒。在個人設置-個人信息欄目中，將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中，并點擊“申請綁定”，系統(tǒng)會給您的郵箱發(fā)送一封確認郵件，當您通過了確認郵件的認證后視為綁定成功。可參照上圖。

三、通訊錄

通訊錄是每家企業(yè)必不可少的聯(lián)系工具，大部分企業(yè)還在使用著紙質通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄，遇到人員增減或者信息更新，都給企業(yè)通訊錄的管理和維護帶來一定的困難。

今目標平臺中的通訊錄模塊是針對企業(yè)內部聯(lián)系人的網絡通訊錄，能夠清晰的根據企業(yè)組織結構展示成員的聯(lián)系信息。

1、通訊錄的生成

今目標中的通訊錄是隨著組織結構的建立和人員的添加自動生成的，無需專門創(chuàng)建。新員工入職、崗位發(fā)生變化時只需要由管理員來統(tǒng)一修改，就可以同步更新到企業(yè)通訊錄中。個人修改了自己的手機號和Email 后，通訊錄中也會即時更新。并且桌面客戶端、手機客戶端和郵件通訊錄等相關聯(lián)系人信息都會即時同步更新，無需重復修改。

目前通訊錄只限于企業(yè)內部聯(lián)系人，還無法添加外部聯(lián)系人信息。

2、查找通訊錄

除了在企業(yè)通訊錄模塊下查看聯(lián)系人信息，在可以通過桌面客戶端的聯(lián)系人頭像、手機端組織結構列表和項目事件等具體工作頁面快速查看企業(yè)成員電話、郵箱等信息。

3、快速通訊

在企業(yè)通訊錄模塊下，點擊企業(yè)成員姓名后會出現(xiàn)員工資料彈出框，此時再點擊姓名并在下拉菜單中選擇“發(fā)消息”或“發(fā)郵件”，可實現(xiàn)與聯(lián)系人的快速通訊。

四、日志

日志不僅可以幫助員工養(yǎng)成良好的工作習慣，同時也是替代口頭匯報工作方式的一種實用工具。完整的一篇日志包括：今日計劃，工作記錄和工作小結。

工作開始之前先明確一天的工作內容，這樣可以避免被無關工作分散精力，影響目標的達成。

開始工作后可以分時段的記錄下工作內容，工作中遇到的問題以及想法，這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的，同時也方便管理者了解情況。

一天工作結束之前，利用小結整理一下工作中的經驗和教訓，日積月累形成自己的資源庫，在年終進行工作總結時也可以作為參照。

秉承日事日畢的原則，當天的工作日志隔天后將不允許進行編輯。如果有需要，可以通過“補充日志”進行追加。

五、備忘

工作中您可能需要隨時記錄下自己的一些想法，同時也想將這些想法共享給其他人了解，也許還會 希望在某一個時間可以提醒到自己或者他人。可使 用“備忘”功能。

如何使用備忘

您可以給自己建立備忘，同時也可以將備忘共享給平臺中的其他人。設置共享后，系統(tǒng)會給共享人自動推送一條系統(tǒng)消息，提醒對方及時進行查看。

對備忘還可以設置時間提醒，到設定的時間后可以通過即時消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、溝通

今目標中的溝通功能主要應用于企業(yè)內部的溝通，具有即時、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點。

您不用再擔心換了電腦和工作地點后找不到溝通記錄的情況發(fā)生。溝通中匯集了短信，廣播，多人會話，語音視頻等常用溝通工具，充分滿足了企業(yè)日常工作中的溝通需求。

桌面客戶端，手機客戶端和瀏覽器端均實現(xiàn)了溝通功能，以下主要以瀏覽器端進行介紹。

1、如何進行溝通

通過今目標平臺溝通模塊下的溝通打開會話頁面，并設置為登錄狀態(tài)。只有在登錄后才可以看到組織結構成員并進行在線會話。

在線會話的使用方式與常用的其他即時通訊軟件相同，不同的是您的溝通對象只限于企業(yè)內部同事以及指定的友好企業(yè)聯(lián)系人。目前實現(xiàn)了一對一會話和多人會話，其中多人會話需要參與人是在線狀態(tài)才可進行。

2、發(fā)送廣播消息

廣播消息是一種消息的發(fā)送形式。與在線會話相比，廣播消息不需要接收人是在線狀態(tài)，可以任意選擇企業(yè)內部的聯(lián)系人或部門作為廣播接收人。對于重要的廣播消息可以設置為要求對方回復確認，對方收到后需要給發(fā)送人一個回執(zhí)，否則會一直提醒接收人有一條未讀消息。

3、發(fā)送文件

在瀏覽器端發(fā)送文件是服務器轉發(fā)的形式，也就是說所傳送的文件會在服務器保留備份，您可以在系統(tǒng)文檔中看到自己傳送過的文件，并且不允許刪除。

如果您不希望在服務器上保留備份，可以選擇使用桌面客戶端的文件直傳。

4、查看溝通記錄

使用今目標所產生的溝通記錄將永久保留，并不允許刪除，您隨時可以通過“我的溝通”來查看歷史溝通記錄。

默認情況下自己只能查看與自己相關的溝通記錄，在具有“部門溝通記錄查看權”的情況下，還可以查詢職權范圍內其他人的溝通內容。

問題：

1、可以將備忘共享給別人嗎？如何共享？如果能共享，可通過哪幾種方式通知共享人？

2、在備忘提醒中，可以每天提醒嗎？提醒頻率有幾種？

3、通過web網頁，溝通的形式有幾種？其中廣播消息所有人都能收到嗎？

4、在客戶端，可進行離線傳送文件嗎？傳送文件時，有幾種傳送方式？

5、你的溝通記錄，哪些人可以查看？ 任務二 文檔、審批、主線

一、文檔

企業(yè)中的工作文檔往往分散在不同的地點，不同的人員手中，由于缺少系統(tǒng)化的管理，這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標中的文檔可以對工作中產生的電子文檔進行管理，所有上傳到今目標平臺中的文檔都會匯集在文檔模塊下，平臺中提供了多項查詢條件供企業(yè)對這些文檔查找和利用。

文檔模塊下共包括三部分功能：系統(tǒng)文檔、最近的文檔和企業(yè)文件柜。

（一）企業(yè)文件柜

如果您希望對電腦中的電子文檔進行分類管理，并且希望在任何地點都可以使用這些文檔；如果您有一些文檔需要與其他成員分享；如果您有一些文檔需要版本化管理，都可以使用企業(yè)文件柜功能。

企業(yè)文件柜需要您將本地的文檔主動上傳到文件柜中。需要注意的是，業(yè)文件柜中上傳的文檔不會出現(xiàn)在系統(tǒng)文檔中，并且允許刪除。

企業(yè)最多可以建立 100 個文件柜，您可以按人員、按部門或者按項目建立文件柜，并可以對每個文件柜單獨添加不同的成員以及賦予不同的操作權限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理權的情況下可以建立文件柜，通過我的文件柜旁邊的“管理”進入，選擇“新建文件柜”。

建立文件柜時需要選擇這個文件柜中的參與人，也就是可以看到這個文件柜的人員，同時對他們的權限進行設置，通過權限來控制在文件柜中的操作。

2、企業(yè)文件柜的權限說明

只讀：對文件柜中的文件只能下載查看，不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。

讀寫：除可閱讀文件外，還可以向文件中上傳文件和刪除文件。

負責：可以對所負責的文件柜進行管理，包括刪除文件柜以及對文件柜中的成員進行刪減和調整權限。

通知：通知不是權限，勾選后會向當事人發(fā)送一條通知消息。

文件柜管理權：該權限需要在職務權限中賦予，擁有此權限后可以創(chuàng)建文件柜，并且對所有已建立的文件柜都可以進行刪除和編輯的操作。

3、上傳文件

進入到已建立的文件柜，在該文件柜中具有讀寫權的情況下可以通過“上傳文件”按鈕來上傳文件。也可以建立文件夾，在文件夾中上傳文件。

二、審批

企業(yè)中傳統(tǒng)的審批是采用手工簽核的方式，申請人需要拿著各種文件、單據往返于多個部門等候簽字蓋章。遇到簽核人外出，一份申請可能要擱置十天半月才能結案，管理者出差歸來，往往有一堆的單據需要簽核處理，效率十分低下。

今目標中的審批是網絡化的審批工具，可以滿足企業(yè)多項審批需求，并且過程簡單，不過度依賴流程，能夠有效的提升工作效率。

1、審批申請

企業(yè)中的任何人都可以建立申請。您可以直接選擇申請類型建立自由審批，也可以選擇已經設置好的審批流程，在申請類型中目前只能使用系統(tǒng)中給出的類型。

申請內容需要由申請人手工輸入，與傳統(tǒng)的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業(yè)中有規(guī)范的電子表單，也可以通過附件上傳到申請中。

在不使用審批流程的情況下，需要由申請人來指定審批人，并且只能指定第一級的審批人，下一級的審批人需要由第一個審批人在給出“同意”意見后再進行選擇。

使用了審批流程的情況下，系統(tǒng)會將該流程涉及到審批人自動顯示出來，當?shù)谝患壓灪私Y束后會自動轉到下一級審批人簽核。但需要注意的是，當審批流程中的級別設置為某一職務時，系統(tǒng)會將隸屬于該職務下所有人員顯示出來，需要申請人或者審批人從中選擇需要進行審批的人員。

申請?zhí)峤缓螅到y(tǒng)會給審批人推送一條消息，告知對方目前有待審批的申請。申請人可以隨時打開申請查看審批進度。

2、修改申請

審批申請?zhí)峤缓髮⒉荒艹坊睾蛣h除，如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請人處進行修改和再次提交。

3、批復

審批人收到系統(tǒng)提醒后，進入到“我的審批”中對待處理的申請進行審批。在給出“同意”意見后，可以繼續(xù)選擇審批人，如不繼續(xù)選擇審批人，則此申請完成，返回到申請人處。如選擇不同意，該申請也會退回到申請人處。

4、歸檔

已經建立的申請不允許刪除，可以通過“歸檔”將已建立的申請保存在“已歸檔”欄目下。并且，只有申請人才可以進行歸檔的操作，在歸檔時可以作一個簡短的歸檔說明。

5、抄送

對于既不是申請人，也不是審批人，但需要了解到這個審批過程的人，可以通過“抄送”的方式來達到目的，申請人和審批人都可以進行抄送，被抄送人可以通過“抄送給我的”欄目下進行查看。

三、主線

主線是今目標中的獨有功能，通過主線可以將今目 標平臺上分散在不同參與人，不同功能模塊下的信息統(tǒng)一匯集在一條主線下，在團隊成員之間進行信息共享，讓參與人了解到事情發(fā)展的來龍去脈。情景一：有些工作內容只發(fā)生在某個人或某些人之間，作為非直接參與人無法很直觀的了解到事情的進展情況。

情景二：處理同一件工作使用到了多個功能模塊，例如：郵件，溝通，審批……，這些信息分散保存，無法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。

（一）新建主線。

方法與建項目類似。首先通過“添加主線”建立一個主題，并選擇加入到此主線中的參與人，主線中后續(xù)引用的內容對參與人都是可見的。

如需要提醒到參與人，則提交主線前應勾選“通知參與人”。主線創(chuàng)建后，接下來建立工作框。工作框可以建立多個。

工作框建立后，通過點擊工作框的 展開可引用的模塊圖標，將自己平臺上的內容以及自己職權范圍內可見的內容引用到當前的主線中，主線所有的參與人都可以引用內容。

需要注意的是，引用時要 先選中一個工作框，這樣被引 用的內容才會出現(xiàn)在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的，也就是您可以在主線下直接新建備忘

或從本地上傳一個文檔到主線中。（如下圖）

對于被引用的內容可以進行編輯和刪除，參與人可以進行回復并提醒到相關人，以此實現(xiàn)了信息共享和交流的目的。

問題：

1、企業(yè)文件柜中的所有文件，管理員都可以刪除，對還是錯？

2、文件柜中可以建幾級文件夾？

3、某公司員工，申請審批時，選擇自由流程，他可以選擇幾個審批人？

4、總經理在審批員工發(fā)來的申請時，可以添加附件嗎？

5、哪些人有審批設置的權限？

6、公司小王發(fā)出審批申請之后，發(fā)現(xiàn)寫錯了，可不可以再重新修改申請或撤銷申請？

7、什么人可以建主線？主線的作用是什么？主線可以分級嗎？

8、在主線的工作框中，哪些內容可以本地引用？

任務三 項目、任務、知識

一、項目

建立項目需要具有“新建項目權”，所以只要用戶的職務中具有此權限都可以建立項目。管理員可以根據企業(yè)實際需要將此權限賦予給對應的職務即可。

（一）新建項目

各項目負責人都具有創(chuàng)建項目的權限。創(chuàng)建過程：

1、選擇“項目”

2、點擊“新建項目”

3、進入如下界面填寫項目名稱、項目編號（MIS00X）、項目描述、開始時間、完成時間、進度、負責人（默認為創(chuàng)建人）、參與人。如下圖：管理信息系統(tǒng)項目。

注：參與人，可選一個或多個本班同學。

4、提交后，系統(tǒng)將會給所有的參與人發(fā)送一條系統(tǒng)提醒。

5、建好項目后，如果項目中有人員變動。可以點擊打開本項目，選擇“人員”選項卡，可刪除或添加參與人。

（二）分配項目

如果您只是項目的創(chuàng)建人而不是負責人，可以通過“分配項目”來重新指定負責人。

此操作需要具有項目管理權，在擁有此權限的情況下，即使不是您創(chuàng)建的項目也可以進行“分配項目”的操作。

（三）建立子項目

當需要完成的工作周期較長，或者有多項工作任務及多個負責人時，可以在項目中建立子項目。將工作拆分成若干個階段性的工作，有助于目標的達成。

只有負責人才可以建立子項目，每個子項目都可以設置不同的負責人，根項目的負責人有權利變更子項目負責人。

（四）項目協(xié)商

對項目執(zhí)行過程的掌控決定了項目的成敗，從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項目失敗的關鍵因素。例如，項目進行中已經出現(xiàn)了問題，但執(zhí)行者沒有主動上報，或上報流程太繁瑣，往往收到處理反饋時事情已經到了無法解決的地步。

項目中的協(xié)商就是針對這一問題提供的解決方案。通俗來講，協(xié)商就是“掛問題”，項目所有參與人都可以發(fā)表協(xié)商，將執(zhí)行中的各項問題或者進度等進行匯報，提交后協(xié)商內容會通過系統(tǒng)提醒自動推送到負責人及所有參與人眼前，在第一時間獲知最新進展及給出相關反饋。

（五）項目文檔

項目在執(zhí)行過程中會產生大量文檔，通過項目文檔，可以將屬于同一項目的文檔匯集在一起，方便參與人調取查詢。

項目參與人員，選擇“文檔”選項卡，點擊“添加文檔”，可上傳跟本項目有關的文件。

（六）項目活動記錄

活動記錄是指這個項目從開始到結束所有的操作動作，記錄了項目所有參與人在項目中所進行的操作。通過活動記錄，可以看到誰在什么時間進行了哪些操作。

（七）撤銷項目

項目建立后就不允許刪除，只能進行編輯或撤銷。撤銷后的項目或子項目將不顯示在項目列表中，可以通過“狀態(tài)過濾”出已撤銷的項目，并進行恢復。

二、任務

除了那些需要多個部門協(xié)同、執(zhí)行周期長、內容復雜的大項目工作，在企業(yè)中，還有大量常規(guī)工作以及臨時的小任務等需要管理和分派。對于這種較輕量級的工作，就可以使用任務工具來完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發(fā)工作，由于沒有記錄，雙方溝通不暢導致任務完成卻不是管理者期望的那樣，使用任務管理就可以很好的解決這些問題。

（一）派任務

通過任務管理，可將常規(guī)工作以及臨時的小任務派發(fā)給某參與人。當有一件工作需要來完成時，就可以通過“派任務” 創(chuàng)建一張任務表單。要求創(chuàng)建人將需要完成的工作內容及需要 達成的結果進行描述，并為該項任務選擇完成的時間點及負責人等。

操作步驟：

1、選擇“任務”選項卡

2、點擊“派任務”

3、提交后，該項任務為待接收狀態(tài)。任務中的負責 人將會接收到來自系統(tǒng)的一條提醒消息，告知當前 有項任務由自己負責來完成。

4、負責人進入到該項任務頁面后，可以選擇“接收任務”或者“拒絕任務”。接收任務后，該項任務顯示為進行中狀態(tài)，表示該項任務正式開始執(zhí)行，系統(tǒng)將自動提醒任務創(chuàng)建人和參與人。選擇拒絕任務后，該項任務直接退回到創(chuàng)建人處。

（二）執(zhí)行任務

任務的執(zhí)行過程可以通過“添加任務事件”來進行記錄。

對于執(zhí)行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，可以通過任務中的“討論區(qū)”快速發(fā)起參與人之 間的主題討論，提交的內容會自動保存在討論區(qū)中，方便日后對該項任務的查詢和回溯。

任務過程中會產生各類文檔，為了便于管理和查 找，通過“文檔區(qū)”來保存與此項任務相關的所有文檔。

在“任務看板”下會按時間先后順序顯示關于此項任務的所有活動項，匯集了來自任務事件、討論區(qū)和文檔區(qū)的所有內容。

（三）完成任務

任務完成后，需要由負責人來進行任務總結并且完 成“提交完成”的動作。提交后，該任務為待審核狀態(tài)，需要由任務的創(chuàng)建人“處理審核”。任務創(chuàng)建人可以給出“同意”或“不同意”的意見，如同意則任務完成，不同意則重新退回到負責人處繼續(xù)進行。

（四）撤銷任務

任務創(chuàng)建后不允許刪除，只能由任務創(chuàng)建人進行撤銷的操作，任務撤銷后將不允許其他人再向任務中添加內容，已撤銷的任務允許“恢復任務”。

三、知識

企業(yè)在長期的經營過程中積累了不少的智慧和經驗，但由于缺少規(guī)范的收集整理，這些寶貴的知識財富都沒有得到很好的利用，以至于造成了企業(yè)中人員離職經驗流失，相同的錯誤重復出現(xiàn)等問題。知識模塊就是幫助企業(yè)來構建企業(yè)的知識庫，實現(xiàn)知識的沉淀、共享和學習。

1、知識庫管理

在使用知識前，應先設計好知識庫的架構，根據企業(yè)需要的知識和已有的知識建立知識庫中的分類和標簽。方便后續(xù)新建知識時可以準確的提交在對應的分類下，便于查找和管理。

知識的分類最多可建立五級，在一級分類下可以創(chuàng)建知識標簽，用于區(qū)分知識類別。當知識分類中已經存在知識點時分類是不允許刪除的，有下級子分類時上級分類也是不允許刪除的。

2、提交知識

默認企業(yè)中的所有成員都可以通過“我的知識”來新建知識，提交后則需要企業(yè)中具有知識審核權的人審核后才能發(fā)布，如果企業(yè)將知識設置為不需要審核，則直接提交到知識庫中。

您可以在“我的知識”頁簽下查看處于各種狀態(tài)的知識。需要注意的是，只有已拒絕和草稿箱中的知識可以刪除，否則只要發(fā)布成功的知識都不允許刪除，只能編輯和撤銷。

除新建知識外，在今目標平臺的評閱日志、計劃，項目協(xié)商，論壇等模塊下的內容也可以通過“加入知識”按鈕快速的添加到知識庫中來，不漏掉任何的知識資源。

3、審核知識

當企業(yè)的知識發(fā)布設置為需要審核時，則具有知識管理權的成員將負責審核知識的發(fā)布。在“審核知識”頁簽下顯示待發(fā)布的知識，管理員可以對知識進行發(fā)布或拒絕的操作。

問題：

1、哪些人有創(chuàng)建項目的權限？

2、建好的項目能不能刪除？

3、公司總經理讓手下小王建了一個項目，但總經理想看到整個項目的進展情況，小王該怎么做？

4、如果項目中的某個參與人，在工作推進過程中遇到了問題，他該使用項目中的哪個功能？

5、項目中的資料或文檔應放在哪里？

6、如果要修改項目中的參與人員，在哪修改？

7、公司總經理讓手下小王派任務給小李，但總經理想看到整個任務的進展情況，小王該怎么做？

8、任務可刪除嗎？

9、任務執(zhí)行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，通過什么進行？

10、任務事件的作用是什么？

11、修改任務中的參與人應怎么做？

12、哪些人可以派任務給別人？

13、今目標的哪些模塊內容可以加入知識庫中？

14、知識庫中的內容是不是所有人都可以看到？

第三篇：OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應用細則

江蘇愛康太陽能科技有限公司OA系統(tǒng)應用細則

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應用細則：

1、總則：近期公司引入OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，旨在支持整個集團內總公司和各級分公司之間

協(xié)同辦公，變手工審批為電子審批，降低行政成本；優(yōu)化和規(guī)范流程、提高辦公效率，提升管理的執(zhí)行力。

2、適用范圍：集團所有辦公人員。

3、日常應用細則：

a)關于工作周報：

? 每周六之前在我的知識-新建文檔-工作計劃與總結中提交本周工作周報及下．．．．．．．．．．．．．．．

周工作計劃；

? 工作周報默認會提交給用戶的直接上級、總經辦主任及總經理，用戶也可以共

享給其他人查看；

? 在個人工作門戶中的最新文檔中或我的知識-文檔目錄-工作計劃與總結中查．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

看下級提交的工作周報；

? 每天下班前在我的知識-我的文檔中更新本周工作進展情況； ．．．．．．．．

b)關于日程：

? 每天將自己的工作安排錄入到我的日程中，方便自己和上司查看；注意維護日．．．．

程的狀態(tài)，在日程完成時在我的日程中點擊日程結束按鈕； ．．．．

用戶也可以在我的日程中給下級安排工作或與同事進行工作協(xié)作； ．．．．

用戶也可以將自己的日程共享給其他同事查看。．．? ?

c)關于行政類流程：

? 辦公用品領用：用戶通過我的流程-新建流程-辦公用品領用流程發(fā)起辦公用品、．．．．．．．．．．．．．．．．

IT設備和特殊用品的領用審批流程，用戶注意選擇正確的物料類型（低值易

耗品、其他辦公用品和特殊用品），不同的物料類型會走不同的審批流程；辦

公用品管理員確認領用的辦公用品類型是否正確。若領用物品時發(fā)現(xiàn)辦公用品

目錄中無領用的物品，請聯(lián)系辦公用品管理員添加該辦公用品。

? 辦公用品請購：辦公用品管理員根據庫存和領用情況通過我的流程-新建流程-．．．．．．．．

辦公用品請購流程進行辦公用品、后勤用品、IT設備和特殊用品的請購審批．．．．．．．．

流程，注意選擇正確的預算科目，系統(tǒng)根據是否有可用預算走不同的審批流程。

? 辦公用品入庫：辦公用品管理員通過我的流程-新建流程-辦公用品入庫流程辦．．．．．．．．．．．．．．．．

理物品入庫，并通知相關領用人領用。

? 派車流程：用戶通過我的流程-新建流程-派車流程發(fā)起派車審批流程，注意選．．．．．．．．．．．．

擇“華士江陰張家港、其他地區(qū)”，華士江陰張家港部門經理審批，其他地區(qū)需要條線負責人審批，部門經理和條線負責人審批通過后需要行政部確認和安排，行政部審核后用戶可打印該派車單用于派車。

? 訂餐流程：用戶通過我的流程-新建流程-訂餐流程發(fā)起訂餐審批流程，注意選．．．．．．．．．．．．

擇用餐類型（商務、便飯、工作餐），工作餐部門經理審批，部門經理審批通過后打印訂餐申請單到食堂就餐；商務餐和便飯需要條線負責人審批，審批通過后需要后勤主任確認和安排包廂，后勤主任確認后申請人可打印訂餐申請單到小食堂就餐，就餐結束后申請人簽字，后勤主任填寫實際消費金額。

? 酒店住宿申請：用戶通過我的流程-新建流程-酒店住宿申請流程發(fā)起酒店住宿．．．．．．．．．．．．．．．．

申請審批流程，酒店住宿申請均需條線負責人審批，條線負責人審批通過后需要總經辦主任審核，用戶在報銷酒店住宿費用時需在相關流程中關聯(lián)酒店住宿申請單作為財務審核依據。

? 話費補貼申請：用戶通過我的流程-新建流程-話費補貼申請流程發(fā)起話費補貼．．．．．．．．．．．．．．．．

申請審批流程，填寫電話號碼、歸屬地、申請金額和申請理由，行政部經理審批時確定是否制度內，若為制度外需總經理審批。

? 會議室使用申請：用戶通過我的流程-新建流程-會議室使用申請流程發(fā)起會議．．．．．．．．．．．．．．．．．

室使用申請流程，申請時可以圖形化查看會議室使用情況。

? 聯(lián)絡票：用戶通過我的流程-新建流程-聯(lián)絡票流程發(fā)起工作聯(lián)系，受入部門反．．．．．．．．．．．．．

饋聯(lián)絡情況，歸檔在發(fā)起部門、受入部門和行政部。

? 內部郵件：用戶通過我的流程-新建流程-內部郵件發(fā)起公司內部留言，通過我．．．．．．．．．．．．．的流程-我的請求-內部郵件的流程狀態(tài)關注哪些人已經看過留言。．．．．．．．．．．．．．．．

d)關于總經辦流程：

? 收文流程：總經辦相關人員接收外部單位公文，通過我的流程-新建流程-收文．．．．．．．．．．

流程記錄公文，并對收文進行編號，總經辦主任填寫擬辦意見并確認是否需總．．

經理審批，并抄送相關人員會簽，會簽的相關人員在個人工作門戶的待辦請求．．．．中查看并反饋辦理情況。

? 發(fā)文流程：發(fā)文部門經理通過我的流程-新建流程-發(fā)文流程進行擬稿，條線負．．．．．．．．．．．．

責人審核；若發(fā)文與其它條線有關，需要相關條線負責人會簽；再由總經辦主任審核，若為紅頭文件還需總經理審核；審核通過后由檔案管理員編號和套紅，并分發(fā)給相關部門；相關人員在待辦請求中查看發(fā)文。．．．．

? 辦公會議管理流程：總經辦主任通過我的流程-新建流程-辦公會議管理流程發(fā)．．．．．．．．．．．．．．．．

起公司級辦公管理會議，由總經理審核；與會人員會在個人工作門戶的待辦請．．．求中查看到會議通知并可進行反饋或請假；會議結束后，由總經辦主任整理會．

議紀要，與會人員和抄送人員在個人工作門戶的待辦請求中收到查看會議紀要．．．．

提醒；總經辦主任督辦并反饋相關議題辦理情況。

?

? 用印申請：用戶通過用印申請流程發(fā)起用印申請審批流程。．．．．．．印章、證件外借申請：相關用戶通過印章、證件外借申請流程發(fā)起印章、證件．．．．．．．．．．．

外借審批流程。

e)關于人力資源相關流程：

? 請假申請：用戶通過我的流程-新建流程-請假申請流程發(fā)起請假申請，用戶提．．．．．．．．．．．．．．

交請假期間和請假事由，并填寫請假天數(shù)，根據請假天數(shù)走不同的審批流程（兩天以下部門經理審批，四天以下條線負責人，其他需人力資源總監(jiān)審批），部門經理審核請假天數(shù)。

? 銷假流程：用戶通過我的流程-新建流程-銷假流程發(fā)起銷假申請，用戶填寫原．．．．．．．．．．．．

請假期間和現(xiàn)銷假期間，由考勤專員和用人部門經理審核確認。

? 招聘申請流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-招聘申請流程填寫《人．．．．．．．．．．．．．．

力需求申請表》發(fā)起招聘申請流程。

? 普工錄用審批流程：用人部門負責人通過我的流程-新建流程-普工面試流程發(fā)．．．．．．．．．．．．．．

起普工錄用審批流程。

? 管理人員錄用審批流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-管理人員面試．．．．．．．．．．．．．．

流程發(fā)起管理人員錄用審批流程。．．

? 培訓申請流程：用戶通過我的流程-新建流程-培訓申請流程填寫《培訓申請表》．．．．．．．．．．．．．．

發(fā)起培訓申請審批流程，培訓專員審核并選擇相關課程和是否在培訓計劃內。

? 培訓計劃：年底時各部門經理通過我的流程-新建流程-培訓計劃流程發(fā)起．．．．．．．．．．．．．．

培訓計劃上報流程。

? 離職流程：用戶通過我的流程-新建流程-離職流程填寫《離職申請表》發(fā)起離．．．．．．．．．．．．

職申請流程。

? 辭退流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-辭退流程填寫《辭退申請表》．．．．．．．．．．．．

發(fā)起辭退申請流程。

? 人員調動流程：用戶通過我的流程-新建流程-人員調動申請流程填寫《人員調．．．．．．．．．．．．．．．．

動審批表》發(fā)起人員調動審批流程，發(fā)起人需填寫員工意見，并由轉出部門、人力資源部經理和轉入部門經理會簽。

? 普工轉正流程：人資部相關人員通過我的流程-新建流程-轉正流程（普通員工）．．．．．．．．．．．．．．．．．．

發(fā)起普通員工轉正流程。

? 管理人員轉正流程：人資部相關人員通過我的流程-新建流程-轉正流程（管理．．．．．．．．．．．．．．．

人員）發(fā)起管理人員轉正流程。．．．

? 加班流程：用戶通過我的流程-新建流程-加班申請流程填寫《加班申請單》發(fā)．．．．．．．．．．．．．．

起加班申請審批流程。

f)關于銷售相關流程：

? 客戶審核流程：銷售人員通過在我的流程-新建流程-客戶審核流程填寫《客戶．．．．．．．．．．．．．．

審核申請單》發(fā)起客戶審核流程，需要發(fā)起人填寫客戶代碼及注意事項，由銷售部長審核通過后，由品質中心牽頭各相關部門對客戶審核事項進行預審和相關準備，最后由品保部匯總各部門完成情況，品質總監(jiān)審核。

? 技術評審流程：由銷售人員通過技術評審流程填寫《技術評審單》發(fā)起技術評．．．．．．

審流程，填寫相關事項，由技術部門牽頭和各相關部門就評審內容進行會簽，會簽后由銷售員與客戶進行確認。

? 樣品申請及試制流程：由銷售人員通過樣品申請及試制流程填寫《樣品申請單》．．．．．．．．．

發(fā)起樣品申請流程，由發(fā)起人直接上級審核，其中免費樣品需銷售部長審批；由技術部牽頭各相關部門開會反饋業(yè)務員交期，業(yè)務員與客戶確認交期；交期確定后由各相關部門在各自期限內反映完成情況，樣品試制完成后，由業(yè)務員同客戶確認樣品使用情況。

? 長期合同評審流程：由銷售人員通過長期合同評審流程填寫《長期合同評審單》．．．．．．．．

發(fā)起長期合同評審流程，由區(qū)域經理、銷售部長、銷售總監(jiān)審批后，需經過風控會簽和總經理審批。

? 銷售報價流程：由銷售人員通過銷售報價流程《銷售報價單》發(fā)起銷售報價流．．．．．．

程，因各分廠產品差異比較大，具體的銷售報價信息以附件形式上傳，由區(qū)域經理、銷售部長、財務成本主管（或分廠廠長）和財務總監(jiān)審批，財務總監(jiān)最終確定報價標準，若低于標準由營銷總監(jiān)審批。

? 銷售訂單評審流程：由銷售人員通過銷售訂單評審流程填寫《訂單評審表》發(fā)．．．．．．．．

起銷售訂單評審流程，由區(qū)域經理和銷售部長審批，若提前期小于21天，需要生產計劃部經理審批。

? 銷售訂單取消流程：由銷售人員通過銷售訂單取消流程填寫《銷售訂單取消申．．．．．．．．

請表》發(fā)起銷售訂單取消流程，業(yè)務員提交取消數(shù)量等相關信息，由采購計劃部統(tǒng)計庫存，分廠生產部統(tǒng)計生產費用，由財務部核算損失，營銷總監(jiān)和運營總監(jiān)會簽，若預計損失大于一定標準，需總經理審批。

? 月度銷售預測：由各級銷售人員通過月度銷售預測流程填寫《銷售預測表》，．．．．．．．．

由區(qū)域經理、銷售部長和營銷總監(jiān)審批。

? 延期付款客戶發(fā)貨申請流程：用戶通過延期付款客戶發(fā)貨申請流程填寫《延期．．．．．．．．．．．．

付款客戶發(fā)貨申請表》發(fā)起延期付款客戶發(fā)貨申請流程，業(yè)務員填寫客戶代碼、延期期間和延期付款金額，根據延期期間和延期付款金額的不同有不同的審批流程。

? 工程變更控制流程：由工程變更部門相關人通過工程變更控制流程填寫《工程．．．．．．．．

變更申請單》發(fā)起工程變更控制流程，直接上級審批后，由分廠技術部組織評審會，技術部和相關部門會簽形成會議決議，由業(yè)務員與客戶溝通并反饋客戶

意見，相關人員落實并由申請人最終驗證。

g)關于客服流程：

? 客戶投訴處理流程：由銷售人員通過我的流程-新建流程-客戶投訴處理流程填．．．．．．．．．．．．．．．．

寫《客戶投訴處理申請表》，注明客戶信息及投訴相關信息，并選擇對應的客服工程師，客服工程師填寫處理意見，客戶質量部經理審核，由品質總監(jiān)、銷售部長和營銷總監(jiān)會簽；若需要退貨，通知物流部經理處理；退貨后由生產計劃部經理安排相關事宜，若需返工由分廠相關部門填寫退貨處理結果。

h)關于財務相關流程：

? 差旅申請流程：用戶通過我的流程-新建流程-差旅申請流程填寫《差旅申請單》，．．．．．．．．．．．．．．

注明出差類型、出差時間、出差事由、往返交通方式、費用承擔部門和工作代理人等信息，并選擇是否需要訂票及是否需要借款。若需要訂票，填寫訂票詳細信息，審批通過后行政部會接收到訂票信息；若需要借款，填寫借款明細。由部門經理和條線負責人審批，若涉及借款，由費用報銷會計審核，財務總監(jiān)審批；若借款超限或條線負責人出差，需總經理審批，審批通過后出納通知申請人領取借款。

? 備用金申請流程：用戶通過備用金申請流程填寫《備用金申請單》申請備用金，．．．．．．．

由部門經理和條線負責人審批，費用報銷會計審核，財務總監(jiān)審批，若借款超限或條線負責人借款，需總經理審批。

? 出差費用報銷流程：用戶通過出差費用報銷流程填寫《出差費用報銷申請單》．．．．．．．．

發(fā)起出差報銷申請流程，填寫相關信息，并關聯(lián)出差申請流程，若與項目相關，選擇相關項目；由部門經理和條線負責人審批；用戶將發(fā)票粘貼在發(fā)票粘貼單上遞交到財務費用報銷會計處，費用報銷會計對報銷明細進行審核，財務總監(jiān)審批；若出差費用超限或條線負責人報銷，需總經理審批；審批通過后，出納通知報銷人報銷。

? 其他費用報銷流程：用戶通過其他費用報銷流程填寫《其他費用報銷申請單》．．．．．．．．

發(fā)起除出差費用報銷外的其他費用報銷流程，若與項目相關，選擇相關項目；由部門經理和條線負責人審批，用戶將發(fā)票粘貼在發(fā)票粘貼單上遞交到財務費用報銷會計處，費用報銷會計對報銷明細進行審核，財務總監(jiān)審批；若報銷費用超限或條線負責人報銷，需總經理審批；審批通過后，出納通知報銷人報銷。? 資金計劃：各條線負責人通過資金計劃流程填寫《部門資金使用計劃表》提交．．．．．．

本部門的月度資金使用計劃給資金部和財務部會簽，并由總經理審批，注意填寫月度資金計劃支出項目編號，編號規(guī)則為-月度-3位流水號（如1006001），在付款請求時需關聯(lián)資金計劃并填寫對應的月度資金計劃支出項目編號。? 付款流程：用戶通過付款申請流程填寫《用款申請單》發(fā)起對供應商的付款申．．．．．．

請流程，若與項目相關，選擇相關項目；注意選擇“費用類型”，不同的費用類型財務審批節(jié)點不同；付款時需填寫正確的支出項目編號，若本月未做資金計劃，需進行預算外支付申請，在付款時關聯(lián)預算外支付申請。

? 預算外支付申請：部門經理通過預算外支付申請流程填寫《預算外支付申請單》．．．．．．．．．

發(fā)起預算外支付申請流程，說明開支事項、開支原因、開支金額和未列入預算管理的原因，報條線領導審批和財務副總審批，由總經理核準。

? 預算追加審批流程：若預算需追加，追加預算部門經理通過預算追加審批流程．．．．．．．．

填寫《預算追加審批表》，說明預算追加原因和需追加的預算項目，報條線領導審批和財務副總審批，由總經理核準。

? 客戶信用管理流程：由銷售人員通過客戶信用管理流程填寫《客戶信用管理申．．．．．．．．

請單》，填寫客戶相關信息及調查重點，信保員審核并提交外部單位進行信息調查，并填寫審核結果，財務總監(jiān)決定客戶的收款條件及信用額度。

i)關于運營相關流程：

? 供應商開發(fā)評審流程：資源采購通過供應商開發(fā)評審流程填寫《供應商開發(fā)申．．．．．．．．．

請單》，由供應商資源開發(fā)部經理批準后，由分廠技術部經理和供應商品質管理部經理會簽后，由品質總監(jiān)和運營總監(jiān)會簽。

? 采購調價審批流程：供應商資源開發(fā)部盡量通過采購調價審批流程填寫《采購．．．．．．．．

調價申請單》，報運營總監(jiān)審批，由材料會計審核，財務總監(jiān)審批后報總經理審批。

? 貨運申請流程：用戶通過貨運申請管理流程填寫《用車申請單》發(fā)起貨運用車．．．．．．．．

流程，由物流部經理審批。

? 額外運費費用申請：用戶通過額外運費費用申請流程填寫《額外運費申請單》，．．．．．．．．．．

注明原因，由部門經理和條線負責人審批，審批通過后由運營總監(jiān)審核，并報總經理審批，審批通過后后物流部經理確認。

? 發(fā)貨聯(lián)絡及出門證管理流程：物流部用戶通過發(fā)貨聯(lián)絡及出門證管理流程填寫．．．．．．．．．．．．

《發(fā)貨聯(lián)絡申請單》，填寫客戶代碼、合同號、發(fā)貨日期及發(fā)貨明細（不含單價），物流部經理審批，倉管員根據發(fā)貨聯(lián)絡申請單開具出庫單；成本會計填寫單價信息，審核客戶回款并開具出門證，若為延期付款用戶，確認業(yè)務員已申請延期付款客戶發(fā)貨申請流程并已審批通過；信保員根據規(guī)定辦理信保手續(xù)。

第四篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)OA

協(xié)同辦公系統(tǒng)說明書

一、總體介紹........................................................1

二、系統(tǒng)特點........................................................1

三、系統(tǒng)原理及體系架構..............................................2

3.2系統(tǒng)原理.....................................................2 3.2.體系架構....................................................3

四、系統(tǒng)安全機制....................................................3

五、環(huán)境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件檔案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常辦公...............................................6 6.1.5電子郵件...............................................7 6..1.6電子論壇..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系統(tǒng)管理...............................................9 6.2、增強功能介紹...............................................9

6.2.1資源管理...............................................9 6.2.2總務管理..............................................10

一、總體介紹

協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）是深圳國信通信技術有限公司推出的針對廣大企事業(yè)單位及政府機關用戶的網絡辦公系統(tǒng)產品解決方案。

我公司對幾百家客戶需求進行合理歸納總結，提取標準模型組件，采用模型組件與WEB技術結合的方式，全面提升了系統(tǒng)的廣泛適用性及功能擴展可能。

我們的產品具有高度穩(wěn)定性、安全性、易用性，還具有可裝配性、靈活擴展性。

我們的產品憑借其先進管理思想、領先的產品技術以及客戶至上的服務理念成為新時期下廣大用戶單位網絡辦公解決方案的最佳選擇。

二、系統(tǒng)特點

? 技術先進性：

全面采用模型組件+WEB技術方式實現(xiàn)，模型組件全部為公司自有技術產品。全面采用業(yè)界先進的。NET技術標準，支持XML標準，支持多種后臺數(shù)據庫。支持多種靈活自定義設置、支持在線實時通信、真正支持遠程移動辦公。? 安全性：

全面嚴格的標準數(shù)據權限范圍控制技術，支持多級授權體系。關鍵數(shù)據采用領先的加密存儲技術。可擴展CA數(shù)字認證，可支持遠程安全身份校驗。? 易用性：

全部操作頁面符合標準WEB頁面操作風格，標準WINDOWS文件編輯風格，WINDOWS標準風格幫助文件。? 定義擴展性：

自定義組織機構、自定義數(shù)據屬性、自定義數(shù)據表單格式、自定義流程管理、自定義數(shù)據訪問權限、自定義統(tǒng)計等多項的自定義選項設置，充分滿足客戶功能個性化調整。支持多種復合信息格式。標準功能裝配接口，支持客戶自定義功能裝配。

? 產品裝配化：

標準化產品安裝過程，標準化功能裝配設置，安裝過程方便快捷。? 易維護性：

全B/S結構產品，實現(xiàn)真正意義上的單點維護，全面升級。

三、系統(tǒng)原理及體系架構

3.2系統(tǒng)原理

3.2.體系架構

四、系統(tǒng)安全機制

? 操作權限管理機制

基于多層授權搭建，同時對于數(shù)據范圍權限進行了嚴格的控制，可以有效解決在系統(tǒng)管理中經常遇到的功能及數(shù)據范圍控制問題。詳盡的操作日志自動記錄功能，可以準確反映所有用戶的操作軌跡，最大程度滿足用戶對于系統(tǒng)權限的設置要求。

? 安全身份管理機制

用戶數(shù)據加密存儲，同時可根據用戶要求擴展基于硬件手段的安全身份認證模塊，有效解決了由于口令外泄所帶來的安全隱患問題。? 數(shù)據加密存儲機制

由數(shù)據庫底層入手解決數(shù)據安全問題，通過對系統(tǒng)后臺數(shù)據整體進行加密設計實現(xiàn)，對于關鍵信息內容采用嚴格加密算法保存，徹底避免了由于數(shù)據服務器控制方面帶來的信息外泄問題。? 數(shù)據備份恢復機制

所提供的高效數(shù)據備份恢復功能，使系統(tǒng)備份數(shù)據在物理上分散保存,即使硬件系統(tǒng)遭受毀滅性打擊，也可在最短時間內恢復軟件系統(tǒng)正常運行，真正做到萬無一失。

五、環(huán)境要求

? 應用服務器：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用磁盤空間

? 操作系統(tǒng)：

WINDOWS2000及以上操作系統(tǒng)（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）

推薦：Windows 2000 Server WWW服務：Microsoft IIS5.0以上 數(shù)據服務器（對于較小規(guī)模用戶為了降低投資，可采用數(shù)據服務器與應用服務器合并方式）：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用空間

? 終端用戶機：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅲ1G 或更高

RAM：256M以上(推薦512M)瀏覽器：IE6.0以上

操作系統(tǒng)：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

對于政府或企業(yè)來說，絕大部分日常工作屬于流程式活動，如申請審批、公文辦理、合同審核、請假報銷等。流程式工作的最大特點在于根據處理信息內容的性質不同，流程結構將發(fā)生變化，各流程節(jié)點的具體處理方式根據節(jié)點的特性各有不同，同時由于日常工作中的不確定因素，流程本身應具備相當?shù)膹椥栽O置。通過工作流管理的應用，可以保持單位工作流程的清晰、規(guī)范、高效，最大程度提升工作效率。

通過應用中的工作流管理功能，用戶可以輕松實現(xiàn)工作流程、表單數(shù)據、處理模式、監(jiān)控提示、角色權限等方面的個性化定制。從而實現(xiàn)各類流程活動信息的規(guī)范化、電子化、自動化。通過此功能用戶可實現(xiàn)項目審批、請假報銷、合同審核等各類流程式操作。

? 主要功能：

表單定義、流程定義、跟蹤監(jiān)控、查詢統(tǒng)計。? 功能特點：

＊ 支持表單數(shù)據信息自定義

＊

支持多種信息格式（圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

＊ 支持處理流程自定義

＊ 支持流轉條件自定義

＊ 支持自動代理條件設置

＊ 支持數(shù)據范圍權限自定義

＊ 支持流程文件自動歸檔

＊ 支持查詢統(tǒng)計自定義

＊ 支持與其他功能的動態(tài)裝配

6.1.1公文管理

公文管理是用戶單位日常辦公活動中的重要組成部分，用于處理單位內外部的各種公文信息，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現(xiàn)公文的標準化、流程化處理。

公文管理模塊完全按照國家有關公文標準管理規(guī)范進行設計實現(xiàn)，相對于傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行，同時大大降低了公文管理人員的日常工作強度，使枯燥的公文管理變的輕松高效。

? 功能包括：

＊ 發(fā)文管理

＊ 收文登記

＊ 公文辦理

＊ 催辦督辦

＊ 文件歸檔

＊ 統(tǒng)計查詢 ? 功能特點：

＊ 收發(fā)文文件格式自定義設置

＊ 支持處理流程自定義設置

＊ 支持文件模版自定義設置

＊ 支持修改痕跡保留功能

＊ 支持正文副本管理

＊ 支持移交代理、跳轉辦理

＊ 支持公章管理

＊ 支持手寫批注功能

＊ 支持手寫簽名

＊ 支持自定義查詢統(tǒng)計格式

6.1.2文件檔案

文檔管理是對用戶中的各類文書檔案進行登記、保存、調閱等相應的管理功能，實現(xiàn)單位內部檔案信息的數(shù)字化管理。在文檔管理中，管理人員通過對文檔、案卷的權限設置，對各類型檔案信息實現(xiàn)授權范圍下的在線調閱。? 功能包括：

＊ 文件登記

＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

＊ 瀏覽使用

＊ 統(tǒng)計查詢等 ? 功能特點：

＊ 支持自定義設置編號規(guī)則

＊ 支持自定義多維權限管理

＊ 自定義查詢統(tǒng)計格式

＊ 支持組卷、封卷、拆卷、移卷

＊ 支持密級管理規(guī)范

＊ 支持在線授權調閱

＊ 支持瀏覽日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通過計算機網絡進行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺。同時還包括了通知公告、調查問卷、內部通訊錄等眾多的實用功能。

? 功能包括：

＊ 信息中心

＊ 通知公告

＊ 調查問卷

＊ 內部通訊錄 ? 功能特點：

＊ 支持信息欄目自定義

＊ 支持信息模版自定義

＊ 支持多種信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

＊ 支持公告回復自定義設置

＊ 支持調查問卷全面自定義

＊ 支持欄目布局設置自定義

6.1.4日常辦公

日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能。通過此 功能用戶可以及時了解需要本人辦理的各項事務，訂閱各類更新信息提示，進行有關工作日程安排，實現(xiàn)在線互動協(xié)同工作，進行個人檔案夾管理等。

? 功能包括：

＊ 工作提示

＊ 日程管理

＊ 協(xié)作管理

＊ 工作組管理

＊ 個人檔案夾 ? 功能特點：

＊ 個性化自定義工作提示設置

＊ 支持雙向式代理日程安排設置

＊ 支持部門級日程統(tǒng)一管理

＊ 支持成員在線互動協(xié)同工作

＊ 支持個性化定義工作組群

6.1.5電子郵件

電子郵件管理模塊是系統(tǒng)自身內置的一個小型電子郵件系統(tǒng)。通過電子郵件管理模塊可以在系統(tǒng)內部用戶之間發(fā)送、接收電子郵件，同時也可以收發(fā)系統(tǒng)外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。

? 功能包括：

＊ 內部郵件收發(fā)管理

＊ 外部郵箱設置

＊ 收發(fā)Internet郵件

＊ 郵件夾 ? 功能特點：

＊ 個性化郵件簽名信息設置

＊ 內部成員點擊發(fā)送

＊ 內部郵件快捷、安全

＊ 個性化黑名單管理

6..1.6電子論壇

使用電子論壇功能，可以實現(xiàn)用戶單位內部信息交互討論，通過欄目設置可實現(xiàn)討論組成員范圍控制，根據需要確定論壇欄目采用實名或匿名方式，設置欄目管理員及欄目圖標等個性化設置。同時支持內容檢索及精華信息的收藏。

? 功能包括：

＊ 欄目管理

＊ 論壇瀏覽

＊ 用戶管理 ? 功能特點：

＊ 個性化自定義欄目設置

＊ 支持欄目成員范圍管理

＊ 支持內容變更信息訂閱

＊ 支持實名或匿名發(fā)表方式

＊ 支持自定義內容檢索

6.1.7常用工具

主要提供用戶日常工作活動中經常遇到的各類工具類功能。

? 功能包括：

＊ 在線通信

＊ 個人便簽

＊ 口令修改

＊ 萬年歷 ＊ 郵編區(qū)號 ? 功能特點：

＊ 在線情況準確瀏覽

＊ 支持P2P信息及文件傳送

＊ 支持留言提取功能

＊ 支持重要信息臨時存放

＊ 支持公歷農歷及節(jié)假日瀏覽查詢

＊ 支持全國范圍郵編區(qū)號瀏覽查詢

＊ 支持個性化登陸ID及口令設置

6.1.8系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是為系統(tǒng)的正常運行提供管理設置功能，首次安裝完系統(tǒng)后，首先要通過系統(tǒng)管理模塊中的組織機構管理功能建立起用戶單位管理體系結構及系統(tǒng)用戶信息。同時支持系統(tǒng)登陸界面設置、頁面風格設置等管理功能。

? 功能包括：

＊ 組織機構

＊ 用戶管理

＊ 系統(tǒng)日志

＊ 數(shù)據管理 ? 功能特點：

＊ 組織機構體系自定義

＊ 職位級別自定義

＊ 體現(xiàn)模塊權限分級授權機制

＊ 實現(xiàn)操作日志及數(shù)據日志綜合管理

＊ 可進行個性化登陸頁面設置

6.2、增強功能介紹

6.2.1資源管理

? 人事檔案

人事機構是對組織中的人員信息進行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的

調動分配、人員信息查詢統(tǒng)計等。功能包括：

＊ 人事檔案信息管理

＊ 統(tǒng)計查詢

? 用品管理

用品管理為針對用戶單位需要進行采購、領用、庫存統(tǒng)計的各類用品信息進行綜合管理。功能包括：

＊ 用品管理

＊ 采購管理

＊ 領用管理

＊ 統(tǒng)計查詢 ? 車輛管理

車輛管理對機構內部的車輛進行統(tǒng)一管理，可以實現(xiàn)車輛的基本信息、使用信息、維修信

息、年檢信息等的綜合管理功能。功能包括：

＊ 車輛檔案

＊ 用車管理

＊ 維修管理

＊ 年檢管理

6.2.2總務管理

?

會議管理

會議管理主要實現(xiàn)是對用戶單位相關會議安排、會議通知以及會議紀要信息進行標準化統(tǒng) 一登記管理功能。功能包括：

＊ 會議安排

＊ 會議通知

＊ 紀要管理

＊ 會議查詢

＊ 會議室預約

?

值班管理

值班管理是對單位值班信息進行綜合管理。功能包括：

＊ 值班安排

＊ 值班通知

＊ 值班查詢

?.接待管理

接待管理主要實現(xiàn)對于用戶單位的各類交流接待活動有關信息的登記管理。

功能包括：

＊ 接待登記

＊ 住宿管理

＊ 用餐管理

＊ 統(tǒng)計查詢

第五篇：電子政務OA辦公系統(tǒng)

電子政務OA辦公系統(tǒng)分析

政務信息化動因

在各國積極倡導的“信息高速公路”的應用領域中，“電子政務”被列為第一位，信息化在社會中已經占據重要位置。電子政務中不可或缺的OA(辦公自動化)系統(tǒng)建設也被越來越多的被提出，隨著政務信息化建設的不斷推進，各級政府、各個部門都已充分認識到加快政府管理信息化建設的重要性和緊迫性。

政務中OA提高工作效率

政務信息化建設，希望從思想觀念、管理方式等方面進行信息化管理改革。辦公OA一改往前復雜、低效的手工辦公方式，使單位內部員工方便快捷的共享信息、協(xié)同高速的完成工作。OA系統(tǒng)的普及使得在政府內部，各級領導可以在網上及時了解、指導和監(jiān)督各級部門間的工作情況，并更快、更方便地向各部門做出各項指示，這將帶來辦公模式與行政觀念的一次嶄新改革。

解決方案和核心應用

針對我國的電子政務建設中的多方面需求，九思軟件推出自主研發(fā)的電子政務平臺。與市場上其他同類電子政務類OA系統(tǒng)相比，九思軟件電子政務平臺實現(xiàn)了更多的超強核心能力。主要功能有：公文管理、工作流管理、協(xié)同工作、知識管理、公共信息、計劃管理、在線交流、文件庫等。

九思軟件技術架構圖

1.公文管理自動化

政務機關辦公自動化的核心內容是公文處理，要求軟件必須具備優(yōu)異的公文處理能力，特別是在公文數(shù)量大的情況下的處理能力。用戶會著重關注公文批量處理效果和效率提高能力。

九思軟件OA系統(tǒng)公文管理模塊，專業(yè)實現(xiàn)對組織公共文書的電子收發(fā)管理，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設置、簽收公文、收文查閱、收文設置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用。解決公文傳遞速度慢，信息不及時、不同步、不易于查詢等問題。

2.工作流，促進單位強效管理 九思軟件，業(yè)內最棒的工作流引擎，支持從設計到維護的全程圖形化。通過嚴謹?shù)牡墓ぷ髁髟O置，規(guī)范工作步驟，實現(xiàn)內部請示報告、信息報送、電話記錄、會議通知、值班管理、信訪管理、支票申領、借款申請、出差申請等事務在系統(tǒng)內的順利流轉和處理。

3.知識管理文件庫，搭建信息共享平臺

分級設立多級文檔目錄。實現(xiàn)政務各個機構的各類文件歸檔，并支持文檔的各類操作，便于各類知識、信息、資訊的管理和共享。

4.融合通訊，建立內部通信平臺

協(xié)同辦公平臺上提供多種形式的在線交流，如電子公告、論壇、網上調查、網上培訓、網上會議、留言板、問題與建議。

5.協(xié)同工作，增加團隊凝聚力

通過協(xié)同工作辦公、信息傳遞、領導監(jiān)察等功能幫助政務單位了解基層，體會責任，增加成員使命感，增加溝通監(jiān)管力度，提升活力與生命力提高政務單位效率，更好的服務人民，政務形象進一步提高。

6.輔助辦公

會議室管理、車輛管理、辦公用品管理、固定資產等一切有形的物質都可以用系統(tǒng)來進行自動管理，系統(tǒng)提供實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。7.自定義、擴展性功能強

政務OA在組織機構、表單格式、工作流程、文件管理體系、訪問權限、打印格式、統(tǒng)計等方面全面提供自定義功能。自定義項目選擇條目豐富，才能很好地滿足各機關單位現(xiàn)在和未來的辦公自動化需求。同時，政務OA系統(tǒng)應采用開放式體系結構，各個模塊功能獨立實現(xiàn)，并具有標準接口，能為今后系統(tǒng)的升級和擴展打下良好基礎，支持二次開發(fā)。

作為一款能夠實現(xiàn)內外資源高效整合的信息系統(tǒng)工具，九思軟件憑著數(shù)十年的服務經驗，更好地體現(xiàn)出了電子政務的特點及優(yōu)勢，勢將促進我國電子政務體系的飛速發(fā)展，引導我國電子政務走上一條更寬闊、更明朗、更高速的大道。