第一篇：OA系統應用操作規范（模版）

OA系統應用操作規范

總則 1.OA系統介紹

XXXXX有限公司OA系統采用的是XXX科技有限公司研發的OA增強版V8.0，OA系統的運用目的是為了促進信息傳遞，減少辦公成本，為信息共享提供多種途徑，促進公司信息化建設。

2.OA系統功能模塊包括 2.1個人信息設置

2.2審批管理：本系統的重點模塊，包括申請管理、審批裁決、檢索查閱。2.3資料柜子：共享文件信息存放模塊 2.4社區中心：公司內部BBS論壇

2.5協同辦公：本系統的另一個重點模塊 3.OA系統審批管理中的表格類別 目前系統中的文件分類

3.1行政類：本類表格適用行政管理，人事管理，資產管理范疇 3.2費用類：本類表格適用財務費用管理 3.3報告類：通用報告類別

3.4運控管理類：適用于運控部監督檢查 3.5車管類：適用與公司于車輛相關表格

第一章

目的、職責

1.目的：規范在OA系統中的應用操作，提升對OA系統的整體認知程度，減少失誤和選擇錯誤從而影響審批進度和耽誤時間。從以上理由出發制定本操作規范。2.范圍：適用與公司擁有OA賬號的員工 3.職責

3.1信息部：OA系統歸口管理部門，有如下職責 3.1.1負責制定OA系統規章制度；

3.1.2負責OA系統核心工作流程設計、修改；

3.1.3負責確定、監管OA系統核心工作流程參與人員的權限； 3.1.4負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉； 3.1.5負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢； 3.1.6組織操作培訓；

3.1.7搜集、整理優化系統的需求；

3.1.8負責OA系統內各大功能模塊信息內容更新的監督。3.1.9負責OA系統軟件的開發升級管理； 3.1.10負責OA系統的數據備份；

3.1.11負責制定OA系統應急方案和系統技術管理規章制度；

3.1.12負責OA服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行； 3.1.13負責系統用戶注冊、注銷等管理；

3.1.14負責文件柜功能模塊各單位書寫權限的設置。

3.2行政人事部負責為OA辦公系統提供現行的組織機構設置，提供OA辦公系統中用戶的流動信息。主要職責為：

3.2.1負責現有用戶、及新增用戶的審核；

3.2.2負責提供用戶（變更或注銷）信息給信息部。

3.2.3負責提供用戶出差、請假等信息給信息部。

3.3安全部負責OA系統的涉密信息的檢查、監督。主要職責為：

3.3.1安全部負責對系統內的保密設置進行定期檢查；

3.4運控部職責

3.4.1負責OA系統各職能部室工作流程設計的審核； 3.4.2監督OA系統中信息傳遞、發布的流程有效性。3.5其他單位主要職責為：

3.5.1負責制定本部門OA系統相應管理辦法；

3.5.2參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門OA系統終端的日常維護、人員培訓等技術支持工作；

3.5.3負責根據本部門工作需要，提出優化需求。

第二章

申請、審批管理

申請、審批為OA系統重點模塊，本系統不采用電子簽章。針對這個主要功能對應用操作做如下規范：

1.主管以及以上人員熟知申請表格的使用規范和表格流向。并有義務培訓下屬合理使用。2.熟悉每張表格的填寫要求。

3.完成申請后，需對申請進度進行檢查，及時發現進度不成功或進度卡殼的現象，遇到問題及時通知信息部，避免耽誤時間和讓信息部及時了解和解決問題。

4.主管及以上人員每天至少需要登錄一次OA系統，處理需要審批的文件。本系統沒有委托代簽功能，在出差、請假、輪休狀態下，也務必每日登錄一次OA系統。如特殊原因無法上網，需及時通知信息部。

5.在辦公室工作的主管及以上人員，工作第一時間登錄OA系統。

6.審批過程中，每個審批節點務必在24個小時內完成審批，以便文件流向下一個節點。信息部將對審批時間進行監督，對超過24小時才完成審批的節點負責人按制度提請處罰。7.針對需要填寫大段字符的操作，請先用文字編寫軟件進行編寫再復制粘貼到OA系統表格中，避免出現文字丟失的情況。

8.主管及以上人員在進入OA系統后，需要至少瀏覽待審模塊，內部郵箱模塊，工作計劃模塊，公共柜子模塊，通知公告模塊等審批、信息共享部分，以便及時了解最新信息。9.上傳文件需在上傳前對文件進行殺毒掃描才能上傳。不得上傳無關公司工作內容的文件、程序。不得直接上傳EXE文件。10.表格標題須與內容相一致。

第三章

安全保密

1.所有用戶應認真貫徹執行《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和公安部《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》，嚴格遵守公司《信息安全實施細則》.2.為了保證各部門的網絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網絡視頻；嚴禁對網絡軟件和硬件進行非法操作。

3.OA系統的所有用戶，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。

4.OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。

5.涉及國家和公司秘密以及其它密級文件不在OA辦公系統上進行工作流轉。

6.用戶自由賬號、密碼不得以任何方式讓他人知道，所造成的任何不良后果都由泄密者和當事人承擔。

第四章 表格圖示說明 1.OA系統中的表格的分類：

1.1行政類：公司行政辦公相關表格，包括通知申請表、員工辭職申請表、審理單、物資申購表、物資申領單、假期申請表、招聘申請表、出差計劃申請表等表格。

1.2費用類：公司財務費用相關表格。包括差旅費用報銷單、費用報銷單、費用申請表、特殊費用申請表。

1.3車輛管理類：公司車輛管理相關表格，包括車輛維修保養申請表。1.4呈批報告類：包括呈批報告。

1.5運控類：運行監控部專用表單，整改通知單 1.6業務類：業務相關表格，目前還有沒進行添加。2.名稱解釋：

2.1分部負責人：一個大部門存在分部，分部的負責人。直屬上級為單位經理。2.1.1車管部：下屬后勤分部、運輸分部、河北分部 2.1.2吊裝事業部：下屬吊裝管理分部、吊裝銷售分部 2.1.3市場部：下屬銷售分部、客服分部 2.1.4運作部：下屬操作分部、調度分部

2.2單位經理：存在分部的單位經理或者沒有分部的單位經理。

2.3表單流程：每一個表單綁定一個流程，基本流程為申請人-分部負責人-單位經理-相關部門-結束。相關部門可能有幾個節點進行審批。流程基本上按申請人的所屬部門和所屬崗位為主體來進行判斷流向。申請人若為分部員工，那么就是按申請人-分部負責人-單位經理-相關部門-結束來全程走完。申請人為分部負責人，那么就是申請人-單位經理-相關部門-結束。申請人為單位經理，那么流程就是申請人-相關部門-結束。

2.4抄送會簽：在審批時，如果需要別的人員進行協助審批，可在自己審批的同時，選擇人員來進行抄送會簽，抄送會簽的內容都顯示在表格的同一個表格里。

2.5抄送閱讀：在審批時，需要告知別的人員知曉申請內容，可在審批的同時，選擇人員來進行抄送閱讀，抄送閱讀不需要閱讀者進行意見的簽署，如果閱讀者點擊閱讀后，會顯示已閱讀的標示。

抄送會簽和抄送閱讀在系統里默認為要會簽和閱讀完成后才會進入下一個節點。所以審批人需要在熟悉表單流程的基礎上判斷是否需要抄送。

3.常用表單說明： 3.1通知申請表

3.1.1用途：通知申請表用于需求部門申請向公司全員或者限定范圍發布通知、公告、提示等信息的申請表格。

3.1.2流向：申請人-分部負責人-單位經理-行政人事部-總經理-行政前臺（由行政前臺進行發布操作）

如果申請為負責人或者是經理會自動跳過前面的節點進行到下一個節點。3.1.3重點：

表格默認為全體員工，如果有限定范圍，可在此處進行修改。3.2員工辭職申請表

3.2.1用途：用于公司人員辭職申請使用，由公司各相關部門進行審批同意其辭職行為。與工作交接表配合使用。

3.2.2流向：申請人-分部負責人-單位經理-行政人事部-總經理-財務部 3.3物資申購表

3.3.1用途：用于公司部門或人員進行物品購買申請 3.3.2重點：

3.3.2.1申購類型：公司物資申購分為三類，在表格的類型說明處說明了按采購的物品類型，選擇不同的類型，表單的流向是不同的

辦公類流向：申請人-分部負責人-單位經理-行政人事部-總經理-財務部-總出納 電子類流向：申請人-分部負責人-單位經理-信息部-總經理-財務部-總出納

汽配類：申請人-分部負責人-單位經理-車管后勤分部-車管部-總經理-財務部-總出納 3.3.2.2申購明細表

明細表中的綠色“+”號可以進行對明細列表進行添加行數，紅色“×”號可以刪除行。明細表中的數字的填寫框必須填寫完全，如果沒有金額，可填寫0，這個對表單的提交成功至關重要。表格寬度有限，但是可以填寫幾十個字符，在審批呈現的時候可以自動換行完全體現出來。其它表格中的明細表同此操作。3.4出差計劃表

3.4.1用途：用于公司人員出差前的計劃提交 3.4.2重點：

3.4.2.1出差類別：根據出差目的來進行選擇。

3.4.2.1.1銷售類出差流向：申請人-分部負責人-單位經理-市場部經理-總經理-財務部-出納-行政人事部備案.3.4.2.1.2運作類出差、其它出差流向：申請人-分部負責人-單位經理-總經理-財務部-出納-行政人事部備案

3.4.2.2表單流向規則：

3.4.2.2.1出差三天以下包含三天的沒有出差費用借支的，直接單位經理簽署后完結。3.4.2.2.2出差三天包含三天的有出差費用借支的，經理-總經理-財務部-出納 3.4.2.2.3出差三天以上者都需要到總經理處簽署。3.4.2.2.4經理級的都需要到總經理處簽署。銷售類出差：需要到市場部進行審批。其他出差：不需要到市場部進行審批。3.5費用申請表

3.5.1用途：用于費用申請。3.5.2重點：明細表

明細表的需要注意的地方和申購明細表一樣，金額必須填寫，要不提交不成功。

財務部經理在這張表中需要把表格抄送給相應的接收匯款的出納，讓出納明確匯款情況。3.5.3流向：申請人-分部負責人-單位經理-總經理-財務部-總出納 3.6費用報銷單

3.6.1用途：用于除開差旅費報銷以外的其他費用報銷 3.6.2重點：

報銷類別走向：

車管類報銷：申請人-分部負責人-單位經理-車管后勤-總經理-出納 其他類報銷：無需經過車管后勤分部。

相關申請單號：若報銷的費用為之前提交的并且得到批準的物資申購、呈批報告、車輛維修保養申請等相關表單，在此需填寫這些表單流水號做為報銷的憑證。

財務部審單人員需把本表格抄送相應出納，讓出納明確報銷明細和審批情況。3.7車輛維修保養申請表

3.7.1用途：用于車輛維修保養，適用與公司所有機動車輛 3.7.2重點：

明細表中的填寫要求參照3.5.2明細表要求填寫，工時費、材料費、其它費用必須填寫數字，如沒有金額，填寫O。

3.7.3流向：申請人-分部負責人-單位經理-車管后勤分部-車管部-總經理-財務部-總出納 3.8文件、合同審理單

3.8.1用途：用于公司文件、合同審批流程。

3.8.2流向：申請人-分部負責人-單位經理-文控室-總經理-結束

3.8.3重點：文控室在接收到申請后需根據審批內容選擇相關部門進行抄送審批。本表包含上傳附件控件，上傳時需確保上傳文件的安全性。3.9假期申請表

3.9.1用途：用于公司員工請假申請。3.9.2重點：申請天數必須填寫正確。3.9.3流向：

3.9.3.1天數小于等于三天：申請人-分部負責人-單位經理-行政人事部-結束 3.9.3.2天數大于三天：申請人-分部負責人-單位經理-總經理-行政人事部-結束 3.9.3.3負責人、經理：無論天數幾天，都需經過總經理審批。3.10差旅費報銷單

3.10.1用途：用于出差費用、出差補助費用報銷 3.10.2重點：

補助金額部分須填寫，如沒有數額需填寫0。相應費用需注意填寫位置正確。3.10.3流向：申請人-分部負責人-單位經理-總經理-財務部-出納 表格圖示說明這部分OA用戶需認真理解，結合使用運用。

第二篇：OA系統操作說明書

OA系統操作說明書

一．功能概述

歡迎使用OA系統。本系統是一個辦公自動化系統，旨在推行無紙化辦公，將公司各種業務流程由紙簽變為網簽(手機上網也可)，并輔以手機短信提醒，極大的提高公司業務運作效率。請各單位大力配合推進OA系統的實施，將業務流程所涉及的表單及流程說明報與信息部并密切配合，謝謝。

二．系統運行環境

本系統是B/S系統，客戶端為IE瀏覽器。網址為：http://172.2.1.24:8080/oa 登錄后，請點擊左上角”個人設置”修改密碼。左邊界面為菜單，包括”我的申請”、”我的審批”、”歸檔查詢”等。

三．發起流程

如果您想發起一個流程(即提交申請)，1.請點擊左邊菜單”我的申請”,右邊界面如下圖：

2.請點擊上圖中的下拉框，選擇您本流程所要填的表單，如下圖：

3.如上圖，請點擊”新增”按鈕,表單窗口出現：

4.如上圖，請填寫表單，注意”職務”框框后有”科長”(總監、經理等)等類似的選框，如果您是總監、經理、科長等職務，請勾選，該選項將直接影響流程走向。

5.表單填完后，請點擊”保存”按鈕。這個時候，表單最下端的”附件”上傳可用 如圖(當然不須上傳附件的，可以跳過這一步)：

請點擊”Add”選擇文件，然后點擊”upload”進行上傳

6.點擊”提交”按鈕，提交表單，那么您的發起流程就結束了，該流程下一步的人員將即時收到任務到達提醒短信。在提交之前，如果您想廢棄該流程，點”刪除”按鈕即可。

7.提交后，界面變成”我的申請”列表，該列表顯示所有歷史上由您發起的申請。

其中”狀態”欄，顯示該流程的狀態，”待審核”表示流程未完結，”已審核”表示流程已完結，”拒絕”表示該流程被領導否決。您可以點擊”選擇”，再次進入表單，已提交的流程表單不可再修改。

8.接7，在流程未完結之前，您可以隨時點擊”取消該流程”，取消這個流程。

點擊”取消該流程”后，界面又回到列表界面，您可以再次點擊”選擇”進行表單界面：

您可以點”刪除”徹底刪該流程，也可以修改表單，然后點擊保存、提交，再次提交該流程。

四．審批流程

當您登陸后，如果您有待審批任務，右邊界面頂端會有閃動的文字如下圖：

請點擊閃動文字，進入”我的審批”列表(當然您也可以直接點擊左邊菜單”我的審批”進入列表)。然后列表每一行后面的”選擇”進行表單及審批界面。最表單的最下端，您可以在”審核意見”欄里填寫意見。點擊綠勾圖標表示同意，紅圖標表示否決。”退回申請人”表示對表單內容不滿意，退回到申請人重新修改。

五．規檔查詢

點擊左邊菜單”歸檔查詢”，右邊出現列表界面，該列表列出所有與您相關(您發起的或者您審批的)的任何狀態的流程。”狀態”欄顯示該流程的審核狀態。

您可以點擊”選擇”進入表單界面，表單的最下端顯示表單的審批詳細情況。您也可以點擊表單頂端的”查看流程圖”，查看表單流程圖，以圖形化的方式顯示流程流轉到哪一步(紅框即是)：

六．目前只實現了請假和加班流程，原來的紙面調休單，由一個加班單和一個請假單組成，您須在請假或加班前幾天上OA網提交申請。如果每月最后一周的機動休您是正常休，則不用填單，如果您把機動休日調到其它天，則須填單。

如本說明書不能解決您的操作問題，請聯系鄧工：82613364

第三篇：oa系統使用規范

OA系統使用規范

目的

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1、為了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據公司的實際，制定本制度。

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2、公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以通達OFFICE ANYWHERE網絡智能辦公系統為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

? 3為了加強對公司OA系統的管理，提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據《國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見》、《國家機關公文處理實施細則》、《中華人民共和國保密工作規定》、《計算機系統管理規定》、《公司公文處理辦法》等有關規定，結合公司實際，制定本制度。

目錄

一、登陸規范

.............................................................................................................................3

二、安全保密

.............................................................................................................................3

三、網絡維護...............................................................................................................................3

五、不良記錄...............................................................................................................................4

六、應急措施...............................................................................................................................4

七、其它要求...............................................................................................................................5

八、附則........................................................................................................................................5一、登陸規范

1、系統正式運行后，系統所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次并在簽到處進行簽到（簽到將由人事進行考核，沒有達標者將有人事部公布處罰。），以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。

2、系統用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息，保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統，以免他人介入工作環境。

3、登陸OA系統用戶口令應經常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統數據庫獲取信息，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉。

二、安全保密

1、所有用戶應認真貫徹執行《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和公安部《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》，嚴格遵守公司《計算機管理制度》有關規定。

2、按照公司《計算機管理制度》的規定，為了保證各單位的網絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網絡視頻；嚴禁對網絡軟件和硬件進行非法操作。系統用戶必須安裝殺毒軟件，拒裝者取消其上網資格（包括個人筆記本電腦）。

3、OA系統的所有用戶，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。

4、OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。

5、未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容；

6、發生泄密的情況，將按《員工手冊》及保密規定的內容追究相關人員責任。

三、網絡維護

為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統維護的義務；

1、公司OA管理員是公司OA系統欄目，版面變更唯一的指定人；

2、禁止在OA系統上傳帶有病毒的文件、圖片等；

3、未經許可，不得私自改變OA系統的桌面內容；

4、不得對網絡運行進行人為設限。

四、回復

實現信息的暢通，實現“知情”管理：

1、相關人員按職責對相關信息，應及時給予回復；上級要求必須回復的，格式為（回復）；涉及到全體員工或每團隊員工格式為（全體回復）；

2、公司通知、企業制度、指令等欄目內容涉及全體員工的，每個員工必須在一星期內給予回復，涉及相關人員的必須在三天內給予回復；

3、其他欄目，若下級要求必須回復的，格式為（請回復）；并應在三天內給予回復；

4、急辦的內容發布，內容上應注明“急辦”，對急辦的內容，相關人員必須在當天給予回復；

5、申請欄目內容發布，應有部門負責人的審核意見；

6、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，員工可自由參與，不強求回復。

7、凡涉及回復的，均應在發布時設定“邀請閱讀”；

8、相關人員按職責對相關信息，必須及時給予回復；如若未能按照回復的規定進行相應的回復，則第一次由公司OA管理員在OA欄目上發布批評并通知其直接上級，第二次OA管理員發布警告并通知其直接上級；第三次OA管理員直接通報總裁，總裁核實后，由財務部門給予50元的罰款并通報全公司。

9、OA管理員未及時通報的由其直接上級給予批評與警告；經兩次發現未及時通報的，由財務部門給予50元的罰款，三次發現未及時通報的由財務部門給予100元的罰款。

五、不良記錄

為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，實施考核管理。

1、對未按規定及時回復的由版主進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；

2、不按期、按時報送信息的，如：項目簡報、管理周報等按漏報次數給予主要負責人經濟考核；

3、發生影響OA系統維護管理的，視情節給予相應的考核。

六、應急措施

應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。

1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失；

2、需要進行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關人員進行備份；

3、OA管理員對OA系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每周進行一次系統清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。

七、其它要求

1、鼓勵全體員工 對OA系統的維護管理提出建議；

2、在工作時間內不得上網聊天，玩游戲，觀看與OA無關的網站，避免影響正常的工作；凡是違反此規定的，第一次予以10元經濟處罰，第二次予以50元經濟處罰，并根據情節通報批評；

3、發生急辦或重大信息，除在OA上發布外，還應及時采用其它通訊方式進行溝通，傳遞。

八、附則

1、為了保障OA系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。

2、本制度未盡事宜按法律法規和公司有關規定執行。

3、本制度由公司負責解行政部負責解釋、補充，經總裁審批通過后頒布執行。

第四篇：OA系統應用紀實

OA

系統應用紀實

1、項目背景

供電公司是上海市大型企業，承擔著上海市中心城區531平方公里、253萬用戶的供電業務，用電客戶居全國第一。市區供電公司下轄滬東供電所、電纜輸配電公司等六家單位，另有近20個營業網點遍布上海市10多個區，彼此相距甚遠，每天都有大量的文件、報表、會議紀要等信息需要傳送和發布。

隨著計算機應用和網絡技術的飛速發展、國際一流供電企業形象的確立、以客為尊服務理念的不斷深入，公司認識到信息的快速搜集、處理和傳播將確定公司在市場環境中的競爭優勢，因此必須通過高科技手段來提高辦公的效率

2、項目目標

辦公自動化系統作為公司信息化建設的重要組成部分，采用先進的計算機、網絡技術、群件技術、多媒體技術等現代信息技術，構建覆蓋全公司的電子信息交互平臺。實現收文管理、發文管理、檔案管理、信訪管理、個人辦公、活動安排、會議管理、公共信息、報告管理、電子郵件、Internet服務等功能，實現辦公的電子化、無紙化、網絡化、資源化。

3、應用平臺和軟件的選擇

市區供電公司在選擇應用平臺和辦公自動化系統時，首先在技術上考慮到將來的業務發展以及與其他應用系統的兼容性，要求具有強大的擴展性和可延續性。其次從系統的適用性和操作、設置管理的靈活方便等性能的角度，對辦公自動化的應用平臺和OA軟件進行全面的考察。

Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先進的群件平臺之

一。該平臺能實現對非結構化信息進行良好的管理和共享，并且具有安全、健壯、可靠的通信基礎設備，內含強大的工作流軟件開發環境，并在其基礎上形成一系列成熟的應用產品。作為Lotus/IBM

Internet/Intranet完整解決方案的核心產品，Lotus通過不斷豐富Domino與Notes的產品功能與性能，提高系統開放性、安全性、易用性、可管理性、伸縮性、開發能力以及與操作系統、各種數據系統的集成能力等等，提供用戶單

一、集成型的基礎設施，即可以使用單一平臺型產品建立郵件、群件以及Intranet、Internet應用系統。并且Lotus R5能夠實現對HTML文件的訪問控制，完全符合國務院對政府郵件系統的要求。

同時，Lotus Domino系統具有良好的可擴展性，通過ODBC方式或者其它工具(如Lotus Enterprise Integrator等)，可以實現Notes數據庫與其它關系型數據庫(IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等)的連接。從而為實現與將來其它應用系統相集成留下相應的接口

基于Lotus Domino/Notes平臺之上的開思OA系統，在功能、操作、適用性的強大優勢，公司在經過反復調研，考察和比較之后，最終選用了開思OA系統。

4、應用實施

市區供電公司辦公自動化系統的應用，涉及市區供電公司本部和下屬6個基層的應用，用戶數達到 320多人。系統的實施分為二期：第一期是市區供電公司本部的實施運行，第二期是市區供電公司所轄單位推廣。

上海市電力公司市區供電公司的Domino系統中采用多個工作域的方式，即在系統中維護多個公用地址本。采用NT 服務器雙機備份采用兩臺IBM Netfinity 5600 機器，DOMINO及OA系統通過備份軟件實現軟備份。

5、模塊應用

系統設置

在應用系統的最初，要對系統進行初始化的設置，其中包括部門的設置、人員的注冊、常用數據庫的維護和一些常用文檔格式的設定。這些設定會牽涉到整個系統的運行。

個人事務處理

個人事務處理子系統是指個人日常辦公所涉及到的一些信息，包括日程安排、記事本、名片盒、電子郵件和個人資料模塊。

通用辦公業務處理子系統

主要包括一些日常辦公業務所涉及到的一些業務流程管理，如文檔流轉、文檔管理、督辦管理、會議管理和內勤管理等功能模塊。整個系統有全面的打印功能，可以根據實際需求打印出紙質的文件。

專用辦公業務處理子系統

專用辦公業務子系統主要是針對上海市電力公司市區供電公司特殊的辦公特點或者是針對上海市電力公司市區供電公司內部某些部門專用的辦公業務模塊。系統中包括領導活動安排、刊物編輯和信訪管理三個模塊。這部份工作主要從聯絡處開始，經過一層層的報批，最終形成工作計劃，按照計劃具體落實，并對各類工作計劃表作歸檔處理。根據各類工作安排，進行匯總，可以生成領導一周的工作安排的計劃表。本子系統的所有模塊都不是局限在聯絡處使用，其他各處室也可以使用該子系統，形成本處室內部的工作安排計劃表。

6、應用效果

通過系統應用，上海市電力公司市區供電公司感受到了辦公自動化系統帶來的輕松、方便和高效率。該系統覆蓋面廣，幾乎涉及到每個員工日常工作，很大程度改變了員工的工作方式，極大地提高了全

局信息化水平和工作效率，同時提升了公司的服務質量和水平，營造起良好的企業形象，為實現全國一流的供電局的目標起到很大的推動作用。

7、應用經驗

辦公自動化系統的實施過程是一個“整體規劃、分步實施、不斷深入”的過程：主要節點包括

1、系統安裝、調研和業務方案確定

2、系統修改、培訓

3、模擬運行、全面試用、功能測試驗收

4、局本部系統正式運行

5、全部機構的系統正式運行等。

建立一個項目小組至關重要：OA系統實施的成功，需要項目小組的不斷推進，鞏固每一階段所取得的成果，確保每一階段的工作落到實處。也就是所謂的“一把手”工程，由領導帶頭，貫徹落實。因此我們在實施之前就組建了一個項目小組，小組成員由上海研發中心的經驗豐富的項目經理、工程師和市區供電公司的管理領導層組成，負責整個項目的組織管理和相互協調，跟進整個項目的進程，負責系統的調研，流程的調整確認，培訓等工作。

項目文檔的重要性：在整個系統的實施過程當中，為確保實施的質量，在軟件的驗證與確認以及使用與維護等階段中需要編制軟件需求規格說明書、軟件設計說明書、軟件驗證與確認計劃、用戶文檔、項目實施計劃和項目實施總結等文檔。

健全的培訓方案是項目實用化的重要保障：雖然整個項目的實施構建了先進的電子平臺，但在實用化推廣過程當中，還是遇到不少的困難。由于系統覆蓋面廣，為了提高操作人員的計算機應用水平，公司組織了25次大規模培訓，涉及500余人次。

8、下一步構想

在公司辦公自動化強大的平臺支持下，我們先后又開發了企業論壇、標準規范等一系列文檔管理工具、與公司INTRANET實現無縫集成，構建了公司INTERNET網站，開通了INTERNET郵件系統等，使辦公自動化系統不僅能為領導決策提供廣泛的信息支持，作為企業公共信息發布的主要平臺，還使之成為全體員工信息溝通的主要手段。

下一步，我們打算進一步深化系統應用，以各個業務管理系統、決策支持系統為依托，構建企業知識管理框架。將企業數據進行有序的挖掘、整理和加工，并通過對分析、判斷、匯總得出有價值的知識。將存在于個人的頭腦中被獨占的知識，存在于公司的知識庫中，聚集企業的“記憶”。

第五篇：OA協同辦公系統應用細則

江蘇愛康太陽能科技有限公司OA系統應用細則

OA協同辦公系統應用細則：

1、總則：近期公司引入OA協同辦公系統，旨在支持整個集團內總公司和各級分公司之間

協同辦公，變手工審批為電子審批，降低行政成本；優化和規范流程、提高辦公效率，提升管理的執行力。

2、適用范圍：集團所有辦公人員。

3、日常應用細則：

a)關于工作周報：

? 每周六之前在我的知識-新建文檔-工作計劃與總結中提交本周工作周報及下．．．．．．．．．．．．．．．

周工作計劃；

? 工作周報默認會提交給用戶的直接上級、總經辦主任及總經理，用戶也可以共

享給其他人查看；

? 在個人工作門戶中的最新文檔中或我的知識-文檔目錄-工作計劃與總結中查．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

看下級提交的工作周報；

? 每天下班前在我的知識-我的文檔中更新本周工作進展情況； ．．．．．．．．

b)關于日程：

? 每天將自己的工作安排錄入到我的日程中，方便自己和上司查看；注意維護日．．．．

程的狀態，在日程完成時在我的日程中點擊日程結束按鈕； ．．．．

用戶也可以在我的日程中給下級安排工作或與同事進行工作協作； ．．．．

用戶也可以將自己的日程共享給其他同事查看。．．? ?

c)關于行政類流程：

? 辦公用品領用：用戶通過我的流程-新建流程-辦公用品領用流程發起辦公用品、．．．．．．．．．．．．．．．．

IT設備和特殊用品的領用審批流程，用戶注意選擇正確的物料類型（低值易

耗品、其他辦公用品和特殊用品），不同的物料類型會走不同的審批流程；辦

公用品管理員確認領用的辦公用品類型是否正確。若領用物品時發現辦公用品

目錄中無領用的物品，請聯系辦公用品管理員添加該辦公用品。

? 辦公用品請購：辦公用品管理員根據庫存和領用情況通過我的流程-新建流程-．．．．．．．．

辦公用品請購流程進行辦公用品、后勤用品、IT設備和特殊用品的請購審批．．．．．．．．

流程，注意選擇正確的預算科目，系統根據是否有可用預算走不同的審批流程。

? 辦公用品入庫：辦公用品管理員通過我的流程-新建流程-辦公用品入庫流程辦．．．．．．．．．．．．．．．．

理物品入庫，并通知相關領用人領用。

? 派車流程：用戶通過我的流程-新建流程-派車流程發起派車審批流程，注意選．．．．．．．．．．．．

擇“華士江陰張家港、其他地區”，華士江陰張家港部門經理審批，其他地區需要條線負責人審批，部門經理和條線負責人審批通過后需要行政部確認和安排，行政部審核后用戶可打印該派車單用于派車。

? 訂餐流程：用戶通過我的流程-新建流程-訂餐流程發起訂餐審批流程，注意選．．．．．．．．．．．．

擇用餐類型（商務、便飯、工作餐），工作餐部門經理審批，部門經理審批通過后打印訂餐申請單到食堂就餐；商務餐和便飯需要條線負責人審批，審批通過后需要后勤主任確認和安排包廂，后勤主任確認后申請人可打印訂餐申請單到小食堂就餐，就餐結束后申請人簽字，后勤主任填寫實際消費金額。

? 酒店住宿申請：用戶通過我的流程-新建流程-酒店住宿申請流程發起酒店住宿．．．．．．．．．．．．．．．．

申請審批流程，酒店住宿申請均需條線負責人審批，條線負責人審批通過后需要總經辦主任審核，用戶在報銷酒店住宿費用時需在相關流程中關聯酒店住宿申請單作為財務審核依據。

? 話費補貼申請：用戶通過我的流程-新建流程-話費補貼申請流程發起話費補貼．．．．．．．．．．．．．．．．

申請審批流程，填寫電話號碼、歸屬地、申請金額和申請理由，行政部經理審批時確定是否制度內，若為制度外需總經理審批。

? 會議室使用申請：用戶通過我的流程-新建流程-會議室使用申請流程發起會議．．．．．．．．．．．．．．．．．

室使用申請流程，申請時可以圖形化查看會議室使用情況。

? 聯絡票：用戶通過我的流程-新建流程-聯絡票流程發起工作聯系，受入部門反．．．．．．．．．．．．．

饋聯絡情況，歸檔在發起部門、受入部門和行政部。

? 內部郵件：用戶通過我的流程-新建流程-內部郵件發起公司內部留言，通過我．．．．．．．．．．．．．的流程-我的請求-內部郵件的流程狀態關注哪些人已經看過留言。．．．．．．．．．．．．．．．

d)關于總經辦流程：

? 收文流程：總經辦相關人員接收外部單位公文，通過我的流程-新建流程-收文．．．．．．．．．．

流程記錄公文，并對收文進行編號，總經辦主任填寫擬辦意見并確認是否需總．．

經理審批，并抄送相關人員會簽，會簽的相關人員在個人工作門戶的待辦請求．．．．中查看并反饋辦理情況。

? 發文流程：發文部門經理通過我的流程-新建流程-發文流程進行擬稿，條線負．．．．．．．．．．．．

責人審核；若發文與其它條線有關，需要相關條線負責人會簽；再由總經辦主任審核，若為紅頭文件還需總經理審核；審核通過后由檔案管理員編號和套紅，并分發給相關部門；相關人員在待辦請求中查看發文。．．．．

? 辦公會議管理流程：總經辦主任通過我的流程-新建流程-辦公會議管理流程發．．．．．．．．．．．．．．．．

起公司級辦公管理會議，由總經理審核；與會人員會在個人工作門戶的待辦請．．．求中查看到會議通知并可進行反饋或請假；會議結束后，由總經辦主任整理會．

議紀要，與會人員和抄送人員在個人工作門戶的待辦請求中收到查看會議紀要．．．．

提醒；總經辦主任督辦并反饋相關議題辦理情況。

?

? 用印申請：用戶通過用印申請流程發起用印申請審批流程。．．．．．．印章、證件外借申請：相關用戶通過印章、證件外借申請流程發起印章、證件．．．．．．．．．．．

外借審批流程。

e)關于人力資源相關流程：

? 請假申請：用戶通過我的流程-新建流程-請假申請流程發起請假申請，用戶提．．．．．．．．．．．．．．

交請假期間和請假事由，并填寫請假天數，根據請假天數走不同的審批流程（兩天以下部門經理審批，四天以下條線負責人，其他需人力資源總監審批），部門經理審核請假天數。

? 銷假流程：用戶通過我的流程-新建流程-銷假流程發起銷假申請，用戶填寫原．．．．．．．．．．．．

請假期間和現銷假期間，由考勤專員和用人部門經理審核確認。

? 招聘申請流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-招聘申請流程填寫《人．．．．．．．．．．．．．．

力需求申請表》發起招聘申請流程。

? 普工錄用審批流程：用人部門負責人通過我的流程-新建流程-普工面試流程發．．．．．．．．．．．．．．

起普工錄用審批流程。

? 管理人員錄用審批流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-管理人員面試．．．．．．．．．．．．．．

流程發起管理人員錄用審批流程。．．

? 培訓申請流程：用戶通過我的流程-新建流程-培訓申請流程填寫《培訓申請表》．．．．．．．．．．．．．．

發起培訓申請審批流程，培訓專員審核并選擇相關課程和是否在培訓計劃內。

? 培訓計劃：年底時各部門經理通過我的流程-新建流程-培訓計劃流程發起．．．．．．．．．．．．．．

培訓計劃上報流程。

? 離職流程：用戶通過我的流程-新建流程-離職流程填寫《離職申請表》發起離．．．．．．．．．．．．

職申請流程。

? 辭退流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-辭退流程填寫《辭退申請表》．．．．．．．．．．．．

發起辭退申請流程。

? 人員調動流程：用戶通過我的流程-新建流程-人員調動申請流程填寫《人員調．．．．．．．．．．．．．．．．

動審批表》發起人員調動審批流程，發起人需填寫員工意見，并由轉出部門、人力資源部經理和轉入部門經理會簽。

? 普工轉正流程：人資部相關人員通過我的流程-新建流程-轉正流程（普通員工）．．．．．．．．．．．．．．．．．．

發起普通員工轉正流程。

? 管理人員轉正流程：人資部相關人員通過我的流程-新建流程-轉正流程（管理．．．．．．．．．．．．．．．

人員）發起管理人員轉正流程。．．．

? 加班流程：用戶通過我的流程-新建流程-加班申請流程填寫《加班申請單》發．．．．．．．．．．．．．．

起加班申請審批流程。

f)關于銷售相關流程：

? 客戶審核流程：銷售人員通過在我的流程-新建流程-客戶審核流程填寫《客戶．．．．．．．．．．．．．．

審核申請單》發起客戶審核流程，需要發起人填寫客戶代碼及注意事項，由銷售部長審核通過后，由品質中心牽頭各相關部門對客戶審核事項進行預審和相關準備，最后由品保部匯總各部門完成情況，品質總監審核。

? 技術評審流程：由銷售人員通過技術評審流程填寫《技術評審單》發起技術評．．．．．．

審流程，填寫相關事項，由技術部門牽頭和各相關部門就評審內容進行會簽，會簽后由銷售員與客戶進行確認。

? 樣品申請及試制流程：由銷售人員通過樣品申請及試制流程填寫《樣品申請單》．．．．．．．．．

發起樣品申請流程，由發起人直接上級審核，其中免費樣品需銷售部長審批；由技術部牽頭各相關部門開會反饋業務員交期，業務員與客戶確認交期；交期確定后由各相關部門在各自期限內反映完成情況，樣品試制完成后，由業務員同客戶確認樣品使用情況。

? 長期合同評審流程：由銷售人員通過長期合同評審流程填寫《長期合同評審單》．．．．．．．．

發起長期合同評審流程，由區域經理、銷售部長、銷售總監審批后，需經過風控會簽和總經理審批。

? 銷售報價流程：由銷售人員通過銷售報價流程《銷售報價單》發起銷售報價流．．．．．．

程，因各分廠產品差異比較大，具體的銷售報價信息以附件形式上傳，由區域經理、銷售部長、財務成本主管（或分廠廠長）和財務總監審批，財務總監最終確定報價標準，若低于標準由營銷總監審批。

? 銷售訂單評審流程：由銷售人員通過銷售訂單評審流程填寫《訂單評審表》發．．．．．．．．

起銷售訂單評審流程，由區域經理和銷售部長審批，若提前期小于21天，需要生產計劃部經理審批。

? 銷售訂單取消流程：由銷售人員通過銷售訂單取消流程填寫《銷售訂單取消申．．．．．．．．

請表》發起銷售訂單取消流程，業務員提交取消數量等相關信息，由采購計劃部統計庫存，分廠生產部統計生產費用，由財務部核算損失，營銷總監和運營總監會簽，若預計損失大于一定標準，需總經理審批。

? 月度銷售預測：由各級銷售人員通過月度銷售預測流程填寫《銷售預測表》，．．．．．．．．

由區域經理、銷售部長和營銷總監審批。

? 延期付款客戶發貨申請流程：用戶通過延期付款客戶發貨申請流程填寫《延期．．．．．．．．．．．．

付款客戶發貨申請表》發起延期付款客戶發貨申請流程，業務員填寫客戶代碼、延期期間和延期付款金額，根據延期期間和延期付款金額的不同有不同的審批流程。

? 工程變更控制流程：由工程變更部門相關人通過工程變更控制流程填寫《工程．．．．．．．．

變更申請單》發起工程變更控制流程，直接上級審批后，由分廠技術部組織評審會，技術部和相關部門會簽形成會議決議，由業務員與客戶溝通并反饋客戶

意見，相關人員落實并由申請人最終驗證。

g)關于客服流程：

? 客戶投訴處理流程：由銷售人員通過我的流程-新建流程-客戶投訴處理流程填．．．．．．．．．．．．．．．．

寫《客戶投訴處理申請表》，注明客戶信息及投訴相關信息，并選擇對應的客服工程師，客服工程師填寫處理意見，客戶質量部經理審核，由品質總監、銷售部長和營銷總監會簽；若需要退貨，通知物流部經理處理；退貨后由生產計劃部經理安排相關事宜，若需返工由分廠相關部門填寫退貨處理結果。

h)關于財務相關流程：

? 差旅申請流程：用戶通過我的流程-新建流程-差旅申請流程填寫《差旅申請單》，．．．．．．．．．．．．．．

注明出差類型、出差時間、出差事由、往返交通方式、費用承擔部門和工作代理人等信息，并選擇是否需要訂票及是否需要借款。若需要訂票，填寫訂票詳細信息，審批通過后行政部會接收到訂票信息；若需要借款，填寫借款明細。由部門經理和條線負責人審批，若涉及借款，由費用報銷會計審核，財務總監審批；若借款超限或條線負責人出差，需總經理審批，審批通過后出納通知申請人領取借款。

? 備用金申請流程：用戶通過備用金申請流程填寫《備用金申請單》申請備用金，．．．．．．．

由部門經理和條線負責人審批，費用報銷會計審核，財務總監審批，若借款超限或條線負責人借款，需總經理審批。

? 出差費用報銷流程：用戶通過出差費用報銷流程填寫《出差費用報銷申請單》．．．．．．．．

發起出差報銷申請流程，填寫相關信息，并關聯出差申請流程，若與項目相關，選擇相關項目；由部門經理和條線負責人審批；用戶將發票粘貼在發票粘貼單上遞交到財務費用報銷會計處，費用報銷會計對報銷明細進行審核，財務總監審批；若出差費用超限或條線負責人報銷，需總經理審批；審批通過后，出納通知報銷人報銷。

? 其他費用報銷流程：用戶通過其他費用報銷流程填寫《其他費用報銷申請單》．．．．．．．．

發起除出差費用報銷外的其他費用報銷流程，若與項目相關，選擇相關項目；由部門經理和條線負責人審批，用戶將發票粘貼在發票粘貼單上遞交到財務費用報銷會計處，費用報銷會計對報銷明細進行審核，財務總監審批；若報銷費用超限或條線負責人報銷，需總經理審批；審批通過后，出納通知報銷人報銷。? 資金計劃：各條線負責人通過資金計劃流程填寫《部門資金使用計劃表》提交．．．．．．

本部門的月度資金使用計劃給資金部和財務部會簽，并由總經理審批，注意填寫月度資金計劃支出項目編號，編號規則為-月度-3位流水號（如1006001），在付款請求時需關聯資金計劃并填寫對應的月度資金計劃支出項目編號。? 付款流程：用戶通過付款申請流程填寫《用款申請單》發起對供應商的付款申．．．．．．

請流程，若與項目相關，選擇相關項目；注意選擇“費用類型”，不同的費用類型財務審批節點不同；付款時需填寫正確的支出項目編號，若本月未做資金計劃，需進行預算外支付申請，在付款時關聯預算外支付申請。

? 預算外支付申請：部門經理通過預算外支付申請流程填寫《預算外支付申請單》．．．．．．．．．

發起預算外支付申請流程，說明開支事項、開支原因、開支金額和未列入預算管理的原因，報條線領導審批和財務副總審批，由總經理核準。

? 預算追加審批流程：若預算需追加，追加預算部門經理通過預算追加審批流程．．．．．．．．

填寫《預算追加審批表》，說明預算追加原因和需追加的預算項目，報條線領導審批和財務副總審批，由總經理核準。

? 客戶信用管理流程：由銷售人員通過客戶信用管理流程填寫《客戶信用管理申．．．．．．．．

請單》，填寫客戶相關信息及調查重點，信保員審核并提交外部單位進行信息調查，并填寫審核結果，財務總監決定客戶的收款條件及信用額度。

i)關于運營相關流程：

? 供應商開發評審流程：資源采購通過供應商開發評審流程填寫《供應商開發申．．．．．．．．．

請單》，由供應商資源開發部經理批準后，由分廠技術部經理和供應商品質管理部經理會簽后，由品質總監和運營總監會簽。

? 采購調價審批流程：供應商資源開發部盡量通過采購調價審批流程填寫《采購．．．．．．．．

調價申請單》，報運營總監審批，由材料會計審核，財務總監審批后報總經理審批。

? 貨運申請流程：用戶通過貨運申請管理流程填寫《用車申請單》發起貨運用車．．．．．．．．

流程，由物流部經理審批。

? 額外運費費用申請：用戶通過額外運費費用申請流程填寫《額外運費申請單》，．．．．．．．．．．

注明原因，由部門經理和條線負責人審批，審批通過后由運營總監審核，并報總經理審批，審批通過后后物流部經理確認。

? 發貨聯絡及出門證管理流程：物流部用戶通過發貨聯絡及出門證管理流程填寫．．．．．．．．．．．．

《發貨聯絡申請單》，填寫客戶代碼、合同號、發貨日期及發貨明細（不含單價），物流部經理審批，倉管員根據發貨聯絡申請單開具出庫單；成本會計填寫單價信息，審核客戶回款并開具出門證，若為延期付款用戶，確認業務員已申請延期付款客戶發貨申請流程并已審批通過；信保員根據規定辦理信保手續。