行政教務工作細則

一、前臺文員的重要性

前臺文員崗位在培訓學校中發揮舉足輕重的作用，是學校的第一張臉，代表學校的整體形象，又是給予家長的第一印象，直接影響家長對學校的評價以及家長是否愿意為孩子報讀繳費。

二、前臺文員的基本素質

1、親和力：不受個人情緒影響，能始終面帶微笑，富有耐心，給人精干利索的形象；

2、敏感性：對形跡可疑的人、競爭同行探子、教師思想動態以及學生、家長的消極情緒、言語能夠及時覺察、防范；

3、立場性：思想與學校利益保持高度統一，善識時務；

4、尺度性：說話、做事有分寸，善于將原則性和靈活性有效統一；

5、執行力：做事講究效率，行動力強，當日事、當日畢；

6、條理性：分得清事情的輕重緩急，善于歸類、歸納、總結；

三、工作原則

職業風格：大方、得體；微笑、親切；耐心、負責；激情、敬業

工作要求：認真踏實、知行合一、提前謀劃、及時執行、認真落實

注意事項：再煩，不忘微笑；再苦，不忘堅持；再急，注意語氣

四、工作內容及操作規范

1、每日7:00~21:00必須保持手機開機狀態，隨時負責接聽來電；

2、簡要咨詢介紹，做好基本信息登記，力邀上門考察、試聽測試；

來訪接待

1、熱情、禮貌接待及歡送來訪家長、學生，主動詢問，耐心解答，樂于傾聽，善于捕捉家長的關注點；

2、說話謹慎、自然，始終注意微笑和語氣，邊想邊說，切忌搶著說；

3、根據學生年級、基礎等因素，做好試聽、測試安排，促成最終報名；

4、熟知熟記各個項目課程的詳細介紹，當期招生計劃及具體上課安排等信息，必須做到脫口而出，對答如流；

5、盡可能熟悉學生及家長詳細情況，以便更好與家長溝通，促成家長報名或續讀；

報名繳費

1、能夠順利安排班級的學生，配合財務人員做好收費協助工作，包含開具收據、發放教材及簽訂管理制度等；

2、經財務出納授權臨時收費，必須于當日下班前做好財務交接，嚴禁將所收錢幣帶回家；

3、未經財務出納授權，嚴禁私自收費或接觸任何錢幣；

信息處理

1、每周對來電及來訪的家長及學生做好信息登記以及分類處理；

2、做好正式學員的花名冊造表及信息錄入，信息必須詳細完整、準確無誤；

3、對于尚未報名的準學員，必須做好編班登記，以便順利報讀；

4、對于未報名的意向學員，做好情況記錄及后期跟蹤，最終促成報名；

5、根據行政主管的布置，及時、準確地對學校的其它信息分類處理；

實物管理

教材器材

1、接收教材或器材的到貨，必須對其數量及質量逐一檢查，對于存在數量短缺或明顯質量問題的教材、器材及時做好登記，并在收貨后一周內上報行政主管；

2、必須做好教材或器材的入庫登記，裝箱裝袋及分類存放，以便隨時使用；

3、根據各校區實際需求，必須做好教材或器材的出庫登記，并于開課前2日內分配至各校區；

4、每月底清點教材或器材庫存數量，查看破損情況，并認真記錄，嚴禁賬實不符，教材或器材遺失；

辦公用品

1、結合教師反映及學校實際，制定并上報辦公用品購買計劃至行政主管審批；

2、根據上級主管安排，必須及時做好辦公用品的購買，并認真檢查，確保無明顯質量問題；

3、做好辦公用品入庫登記及分類存放，方便隨時使用；

4、根據行政主管的布置要求，做好辦公用品的分發及出庫使用登記，嚴禁賬實不符，用品遺失；

鑰匙管理

1、做好辦公柜子的分配、回收及鑰匙管理，根據需要配好備用鑰匙，鑰匙必須妥善保管；

2、做好教室的鑰匙管理，根據需要負責開、關教室門窗及電器設備；

日常教務

學生編班

1、提前給老生編班，原則上時間段不變，特殊情況適當調整，但不能一味縱容家長，造成教師間矛盾；

2、根據開班計劃、現有班級缺額信息，結合學生測試結果以及空閑時段，對準學員及意向學員進行編班，并及時與家長做好溝通、確認；

3、開學前3日，提交學生編班總表至行政主管審核，批準后發放班級分表至各任課教師，作為教師熟悉學生姓名及領取教材的依據；

4、制作正式版的學校課程表，經行政主管審核無誤后，按照要求進行限量打印，并于開學前3日內分發至各校區進行張貼；

教師排課

1、根據行政主管的課程分配，參考班級數、教師數、教室數以及課程數等變量進行排課，尤其注意考慮教室電源、設備、座位數等情況；

2、盡量遵循“同教師同課程，同一天同校區”上課的原則，特殊情況下教師可以跨課程、跨校區上課；

3、開學前3日，提交教師課程總表至行政主管，審核后發放教師分表至各任課教師；

公告通知

1、根據行政主管/教學總監的布置，制作符合要求的公告材料，必須確保公告內容準確無誤；

2、按照公告欄的布置思路，打印好公告材料，整潔、美觀、醒目地進行張貼展示；

3、根據工作要求，必須及時、準確地做好對學生及家長的通知事宜，做到不漏人不漏項；

4、新生通知、個別通知、緊急通知以及家長會通知原則上采取電話的方式，通知時做到要點明確、思路清晰；特殊情況下可采取短信通知，但必須提前1-2天，并且確保短信內容精練、準確，不產生任何歧義，沒有錯別字；

5、對于暫時不能入讀上課的學生，必須致電家長，說明清楚情況；

6、根據上級布置，必須及時、準確地傳達學校的各項通知事宜；

打印復印

1、根據行政主管的思路意圖，編輯相應的文檔資料，制作符合工作需要的表格及圖表；

2、根據上級工作布置，按時按量地打印或復印相應的表格及資料備用；

3、打印時節約使用紙張，堅持雙面打印或使用反面紙打印，嚴禁打印、復印私人材料或與工作無關的內容；

4、對打印或復印的表格、試卷、資料等做好登記，分類存放，方便隨時調用；

5、必須做好打印或復印記錄，登記清楚時間、內容、部門、數量、方式以及經辦人等信息；

文檔管理

1、根據行政主管的布置，對教師、學生以及學校的電子及文本資料進行整理歸檔；

2、負責學校網站維護，必須定期發布學校最新通知公告、手打、編輯優秀稿件、文檔及圖片資料等；

3、根據上級主管的布置，按時發放及回收各種表格、問卷及資料等；

4、已經圓滿結束課程的班級及時進行資料回收，未結束課程的班級，必須做好跟蹤、回收工作，直至全部有效收回；

5、整理當期各種資料，必須分類歸檔、有序存放，做好相應記錄；

組織籌備

1、根據行政主管的安排，準備好單頁廣告、海報、展板等宣傳媒介，做好校內外宣傳；

2、根據宣傳組織方案，做好人員分配，并提前通知到每位參與人員；

3、負責會議的通知與組織，做好會議記錄，并根據主管的布置，必須做好相應工作的跟蹤落實；

4、根據各班級課程進度情況，必須于第12周做好家長會召開時間、教室安排等具體事宜，確保參會家長有序入場；

5、根據行政主管的布置，做好學校其它各項活動的組織籌備工作；

收集統計

1、收集各中小學校開學報到、放假拿成績及家長會召開的具體時間，統計后上報行政主管；

2、收集學生家長的實際需求及意見建議，及時統計后上報行政主管；

3、統計上周缺勤學生名單，必須認真、如實謄寫到《補課銷號臺賬》；

4、每月底清點、統計各校區的教材存放情況及在讀學生人數，于下月3號前上報行政主管；

5、留心家長及學生的消極反應，收集一切有用信息，及時反饋給任課教師，并協助任課教師做好相應溝通；

6、做好教師考勤統計，每月6日前必須打印好上月《教師考勤表》，并如實填充完畢，交各教師簽字確認后收回；

7、做好教師課時統計，每月6日前必須組織教師計算完上月課酬，《課酬核算表》及《考核工資表》核查無誤后送交至行政主管復審；

8、每期前3講必須對新開班繳費情況進行清查，整理欠費學生名單，并提醒、跟蹤繳費；

9、每期第5講前必須對《學生管理制度》簽訂情況統計清查、落實未簽學生名單，并跟蹤直至無人漏簽；

10、校區課程結束前1周內統計未結束課程的班級、剩余課時、教師臨時上課安排等信息，匯總后提交至行政主管；

11、校區課程結束后1周內必須核查教師各項教學資料的填寫、整理情況，并及時組織教師進行更正；

12、學期結束后2周及下期開學3周內必須做好校區續讀率、報名繳費人數等數據的統計上報；

13、根據行政主管的布置，及時、準確完成學校其他信息的統計匯總；