第一篇：秘書工作規(guī)定

秘書工作規(guī)定

第一章秘書的任務(wù)

秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理那些可以由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。秘書工作的內(nèi)容以及分量，根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容決定。

第二章秘書的工作內(nèi)容

第一條傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容

1.接待來訪

來訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別對(duì)待。對(duì)應(yīng)該會(huì)見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對(duì)方要求見面還是僅僅預(yù)約。對(duì)不宜會(huì)見的人，在請(qǐng)示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由拒絕對(duì)方，或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后作出答復(fù)。

2.接聽電話

接聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是××公司”等，然后記下對(duì)方的姓、工作單位、有什么事情，根據(jù)對(duì)方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。

3.轉(zhuǎn)達(dá)

需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。

4.文件的收發(fā)及分送

收到的郵件或送來的文件，首先要區(qū)別是需直接呈送經(jīng)理的，還是需秘書先進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需要事先請(qǐng)示經(jīng)理），需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時(shí)，如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。

第二條日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作內(nèi)容涉及出席會(huì)議、旅行、參加宴會(huì)、拜訪、起草文件等各方面

1.日程的設(shè)計(jì)及其安排

對(duì)所確定的經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)，如會(huì)見，出席高層職員會(huì)、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出日程表。

日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表，必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。

2.準(zhǔn)備及安排

有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，而且這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。

第三條用品的整理

秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。

1.在辦公室內(nèi)

平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量。為此，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種，一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時(shí)補(bǔ)充。

2.經(jīng)理外出時(shí)

經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表，事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應(yīng)考慮出差地點(diǎn)和天數(shù)等，更要經(jīng)常征詢經(jīng)理意圖，以準(zhǔn)備好所需用品。

3.文件、資料的準(zhǔn)備

首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。

第四條文件整理業(yè)務(wù)

（1）為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，以便很容易地查到文件。

（2）整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。

（3）業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日比用、常用和不常用三種。

（4）經(jīng)過這樣的整理后，有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上，便于參照。

第五條整理、清掃工作

（1）清理桌面

此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意臺(tái)歷和日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。

（2）室內(nèi)的物品都要放在固定的地方。

（3）根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。

第六條代行業(yè)務(wù)

秘書可以代行的事務(wù)主要有：

（1）參加慶典、喪禮等儀式。

這種場(chǎng)合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時(shí)還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。

（2）轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令

表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，注意簡(jiǎn)潔、迅速。有時(shí)根據(jù)情況，還要將對(duì)方的答復(fù)向經(jīng)理匯報(bào)。

第七條會(huì)計(jì)事務(wù)

該項(xiàng)事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項(xiàng)物品的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

（1）關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個(gè)月要制作一張?jiān)聢?bào)表，在特殊情況下，要隨時(shí)根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理的要求拿出報(bào)表。

（2）處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1)支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金納帳中。現(xiàn)金出納

帳與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任，每個(gè)月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。

2)日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，初次之外，若有特殊項(xiàng)目，應(yīng)申

請(qǐng)?zhí)貏e支出的資金或開除支票。

3)開具支票須有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。

4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價(jià)證券、備用品及各種家具雜物的押金等。

應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺(tái)賬及有價(jià)證券簿，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量、現(xiàn)有額及出入額等。

5)銀行存款及郵政儲(chǔ)蓄要設(shè)存款底賬。接受款項(xiàng)者應(yīng)按名稱分別立賬并

明示余額。

（3）各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無使用申請(qǐng)和手續(xù)是否齊備，并及時(shí)入賬，以免遺忘和推遲記賬。

第八條協(xié)助調(diào)查

公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時(shí)，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。

（1）進(jìn)行調(diào)查工作時(shí)，秘書應(yīng)選擇并委托合適的專家、顧問將他們列為調(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時(shí)提出調(diào)查課題請(qǐng)他們完成。

（2）有些專業(yè)事項(xiàng)的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報(bào)告給經(jīng)理。

第九條文書工作

文書工作有三個(gè)方面：書寫信函、起草文件以及譽(yù)清及印刷文件。

1.信函的完成對(duì)經(jīng)理經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需要時(shí)選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。

2.起草文件

同書寫信函一樣，事前將領(lǐng)導(dǎo)意圖吃透，摸準(zhǔn)實(shí)際情況，正確理解領(lǐng)導(dǎo)思想，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好文字工作。

3.文件的譽(yù)清及印刷

主要包括將草案以筆記形式譽(yù)清、用打字機(jī)打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容四項(xiàng)工作。

第十條聯(lián)系業(yè)務(wù)

聯(lián)系業(yè)務(wù)就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項(xiàng)事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對(duì)方的答復(fù)，并將答復(fù)再次反饋給經(jīng)理或副經(jīng)理。

第十一條招待事務(wù)

招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時(shí)的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成。款待包括向?qū)А⑹沾鏀y帶物品、奉送差點(diǎn)、迎來送往等。

1.為經(jīng)理服務(wù)

為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有以下一些：

（1）經(jīng)理外出時(shí)應(yīng)備好車輛。

（2）回到公司時(shí)，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時(shí)用刷子清潔這些衣服。

（3）從外面回到辦公室的時(shí)候，夏天要地上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應(yīng)馬上遞上熱茶或咖啡。

（4）視天氣情況調(diào)好空調(diào)。

2.為客人服務(wù)

秘書還需為客人服務(wù)，比如出入公司時(shí)參照對(duì)經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待。若需要來訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。

第二篇：秘書工作（范文模版）

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。

（一）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)接”的工作語言。秘書位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對(duì)接”的工作語言。一是秘書要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負(fù)起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點(diǎn)在哪里，秘書要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

（二）做一個(gè)純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認(rèn)為就是要做一個(gè)純樸正直的人。有人說秘書是領(lǐng)導(dǎo)的一面鏡子，不可避免要打上領(lǐng)導(dǎo)的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領(lǐng)導(dǎo)的為人風(fēng)格。因此，秘書謹(jǐn)言慎行，時(shí)刻牢記自己的一言一行不是個(gè)人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機(jī)謀利，就會(huì)不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領(lǐng)導(dǎo)的名聲，甚至?xí)韲?yán)重后果。組織安排我們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是信任，也是考驗(yàn)。因此，要經(jīng)得住考驗(yàn)，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書是領(lǐng)導(dǎo)最重要的信息渠道，必須保持這個(gè)信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應(yīng)是信息的受體，而是載體，不能獨(dú)占信息。領(lǐng)導(dǎo)身邊無小事，需要領(lǐng)導(dǎo)來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責(zé)就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領(lǐng)導(dǎo)決策，暢通而準(zhǔn)確的信息將有助于領(lǐng)導(dǎo)的正確決策。

（四）秘書既要謹(jǐn)慎，又要開放。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹(jǐn)慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達(dá)自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個(gè)坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯(cuò)，也有不順心的時(shí)刻，只要心底坦然承認(rèn)錯(cuò)誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會(huì)遲鈍，不能進(jìn)入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然

第三篇：秘書工作

單元

一、秘書/助理的角色認(rèn)知

秘書/助理職能

初級(jí)秘書/助理：事務(wù)性文員

中級(jí)秘書/助理：事務(wù)性文員＋輔助管理

高級(jí)秘書/助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理

怎樣清晰自己的崗位職責(zé)――學(xué)會(huì)編寫崗位說明書

優(yōu)秀秘書與一般秘書的能力差異

秘書助理的職業(yè)形象——合宜的裝扮及姿態(tài)舉止

秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

關(guān)鍵的三個(gè)觀念轉(zhuǎn)變——銷售意識(shí)、產(chǎn)品化、細(xì)節(jié)

單元

二、提升秘書/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標(biāo)系――什么是五星級(jí)秘書/助理/行政人員 溝通的本質(zhì)和過程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象——PDP技術(shù)和NLP技術(shù)

學(xué)會(huì)管理你的上司——四項(xiàng)限和5W1H工具的使用

小游戲：聽懂經(jīng)理的話了嗎？

跟上級(jí)溝通的原則

如何在特殊情況下對(duì)上及對(duì)下溝通——沖突、小報(bào)告、越級(jí)指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動(dòng)變革的注意事項(xiàng)和操作方法

單元

四、會(huì)議管理

成功會(huì)議的5個(gè)特點(diǎn)

會(huì)議管理的兩個(gè)“三三三”法則

會(huì)議時(shí)間安排的技巧

會(huì)前準(zhǔn)備——會(huì)議議題的收集和安排

會(huì)中協(xié)助——如何主持會(huì)議：開場(chǎng)白、會(huì)中異常情況的靈活應(yīng)對(duì) 會(huì)后整理——如何做會(huì)議紀(jì)要及會(huì)議決議的跟進(jìn)工作

練習(xí)：如何組織一場(chǎng)討論會(huì)議

單元

五、時(shí)間管理和計(jì)劃管理

時(shí)間管理的五個(gè)原則和三個(gè)工具

PDCA工具在制定計(jì)劃時(shí)的靈活使用

確定SMAC的目標(biāo)，制定工作計(jì)劃

怎樣做/月度/周度工作計(jì)劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國(guó)內(nèi)出差及國(guó)外出差的日程安排 單元

六、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理

事務(wù)工作有哪些

學(xué)會(huì)列事務(wù)清單

沙盤演練：怎樣組織一場(chǎng)周年慶典大會(huì)

用項(xiàng)目手冊(cè)管理工作

事務(wù)性項(xiàng)目工作組織的12字口訣

制作項(xiàng)目手冊(cè)的方法

案例分享

哪些現(xiàn)代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

文檔分類的工作規(guī)范

文檔存儲(chǔ)的工作規(guī)范

文檔查閱的工作規(guī)范

文檔分裝的工作規(guī)范

文檔銷毀的工作規(guī)范

文檔保密的工作規(guī)范

單元

九、企業(yè)秘書與助理禮儀常識(shí)

接待禮儀

辦公室儀禮

電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧

單元

八、商務(wù)公文寫作

商務(wù)公文寫作的概念及公文的要素

公文寫作的步驟

確定目標(biāo)

確定文章的正式程度

決定文章的風(fēng)格

選擇文章的層次結(jié)構(gòu)

列大綱——案例分享及練習(xí)：通知/報(bào)告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫 撰寫初稿

常用公文寫作及公文格式要素范例

通知

報(bào)告

請(qǐng)示

批復(fù)

會(huì)議紀(jì)要

邀請(qǐng)信

總結(jié)

主辦單位:中國(guó)企業(yè)管理培訓(xùn)網(wǎng)

聯(lián)系人:陳小姐***

聯(lián)系電話:0752-6282942

聯(lián)系傳真:0752-6282942

聯(lián)系QQ:541344797

E-mail: chinaqypx@163.com

第四篇：秘書工作

輔導(dǎo)四

第十五章領(lǐng)導(dǎo)者日常活動(dòng)安排

一、基本概念解釋

1.會(huì)談，是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問題交換意見。

2.會(huì)見，領(lǐng)導(dǎo)人接見外賓或內(nèi)賓，并作簡(jiǎn)短的交談，一律稱為會(huì)見。

3.商務(wù)旅行，指企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者為開展商品生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)而進(jìn)行的旅行活動(dòng)。

二、基本問題提示

1.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)：繁雜性；經(jīng)常性；具體性；臨時(shí)性。

*2.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)安排的原則有：

（1）統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點(diǎn)；（3）力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí)。

3.如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)

做好請(qǐng)辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進(jìn)行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學(xué)的請(qǐng)辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)辦建議表示贊同或者賞識(shí)，以體現(xiàn)出秘書人員在請(qǐng)辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準(zhǔn)備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當(dāng)形式；

（三）注重程序，堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)辦

（四）提高藝術(shù)，優(yōu)化請(qǐng)辦效果

（五）以緩應(yīng)急，避免緊張出錯(cuò)。

第十六章黨政秘書工作

一、基本概念

1.黨政秘書工作（廣義），指黨的機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)的秘書工作，它是掌管黨政機(jī)關(guān)公文并直接輔助黨政領(lǐng)導(dǎo)者綜合處理各項(xiàng)事務(wù)的活動(dòng)。

2.狹義的黨政秘書工作，特指中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書工作和各級(jí)人民政府機(jī)關(guān)的秘書工作。

二、基本問題提示

1.黨政秘書工作的特點(diǎn):政務(wù)性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書工作的指導(dǎo)思想是：以鄧小平同志建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義理論、“三個(gè)代表”重要思想和黨的基本路線為指針，當(dāng)好參謀助手，搞好“三個(gè)服務(wù)”，即為本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

3.黨政秘書工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實(shí)原則；效率原則。

服從原則----秘書在工作中必須服從領(lǐng)導(dǎo)指揮，與領(lǐng)導(dǎo)高度一致；參謀原則--協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完善決策、為領(lǐng)導(dǎo)出注意、想辦法提建議；求實(shí)原則---匯報(bào)情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務(wù)要求真務(wù)實(shí)；效率原則---樹立高度的時(shí)效觀念、做到及時(shí)、快速并力爭(zhēng)超前。

4.對(duì)黨政秘書人員的素質(zhì)要求有：

（1）政治可靠；（2）作風(fēng)優(yōu)良；（3）紀(jì)律嚴(yán)明；（4）知識(shí)廣博；（5）業(yè)務(wù)熟練。

5.黨政秘書業(yè)務(wù)熟練的含義是：

所謂業(yè)務(wù)熟練，是指黨政秘書人員必須具備順利完成秘書工作任務(wù)的能力。黨政秘書工作的特點(diǎn)和內(nèi)容，要求黨政秘書人員著重具備以下幾種業(yè)務(wù)能力：調(diào)查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協(xié)調(diào)能力、辦事能力。

第十七章企業(yè)秘書工作

一、基本概念解釋

1.企業(yè)，是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為滿足社會(huì)需要并獲取盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。

2企業(yè)秘書工作，是直接協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人履行領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，在進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間，擴(kuò)大空間，拾遺補(bǔ)缺，綜合服務(wù)的活動(dòng)。

3.企業(yè)公共關(guān)系，就是企業(yè)為了樹立良好形象，通過傳播溝通手段，協(xié)調(diào)與內(nèi)外公共關(guān)系的一種管理職能。

二、基本問題提示

1.企業(yè)秘書現(xiàn)代管理的原理有：系統(tǒng)原理-----樹立整體和全局觀念，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化現(xiàn)代化管理；人本原理---以調(diào)動(dòng)人的積極性、做好人的工作為根本；動(dòng)態(tài)原理--運(yùn)用動(dòng)態(tài)原理，適應(yīng)市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化開展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業(yè)秘書現(xiàn)代管理應(yīng)掌握的原則有：

整分合原則；能級(jí)和動(dòng)力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業(yè)秘書應(yīng)該重點(diǎn)發(fā)現(xiàn)和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經(jīng)驗(yàn)性信息；（4）市場(chǎng)營(yíng)銷信息。

4..我國(guó)企業(yè)秘書工作的主要特點(diǎn)：經(jīng)營(yíng)性、專業(yè)性和時(shí)效性。

5.企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求是：（1）企業(yè)秘書應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦；（2）企業(yè)秘書必須適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)；（3）企業(yè)秘書必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則；（4）企業(yè)秘書必須具有信息處理能力；（5）企業(yè)秘書必須提高公關(guān)本領(lǐng)。

6企業(yè)秘書的公關(guān)素質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

企業(yè)秘書必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代公共關(guān)系理論，具備公共關(guān)系人員的素質(zhì)，才能做好公關(guān)工作。企業(yè)秘書的公共關(guān)系素質(zhì)，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（1）必須強(qiáng)化公共關(guān)系意識(shí)。公共關(guān)系意識(shí)是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的觀念系統(tǒng)，它由諸多觀念構(gòu)成。主要包括形象意識(shí)、公眾意識(shí)、開放意識(shí)、交往意識(shí)、信息意識(shí)、溝通意識(shí)、協(xié)調(diào)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)秘書只有增強(qiáng)上述公共意識(shí)，才能自覺做好公關(guān)工作。

（2）要提高開展公關(guān)活動(dòng)的能力。主要包括社會(huì)交往能力、組織協(xié)調(diào)能力、活動(dòng)策劃能力、宣傳推廣能力、應(yīng)付突然事變的能力等。企業(yè)秘書只有具備上述公關(guān)活動(dòng)能力，才能成功地策劃和組織公共關(guān)系活動(dòng)，成功地塑造企業(yè)形象，為企業(yè)贏得良好的經(jīng)濟(jì)效益。

第十八章涉外秘書工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書工作，指我國(guó)的外事、外貿(mào)、海關(guān)等部門和“三資”企業(yè)以及其他涉外單位的秘書工作。簡(jiǎn)言之，凡是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或上司處理涉外事務(wù)的工作，都可稱為涉外秘書工作。

2.狹義的涉外秘書工作，是指在我國(guó)境內(nèi)具有外資成分或由外籍人員管理的機(jī)構(gòu)、實(shí)體、組織內(nèi)的秘書工作，或以境外人員為服務(wù)對(duì)象的秘書工作。

二、基本問題提示

*1.涉外秘書工作的特點(diǎn)有：跨國(guó)性；商務(wù)性；單一性；雙語性；女性化。跨國(guó)性是涉外秘書工作的根本特點(diǎn)，也是區(qū)別于其他秘書工作的根本標(biāo)志。

2.女性化是涉外秘書工作的一個(gè)顯著特點(diǎn)。究其原因，主要有兩個(gè)方面：一是涉外秘書工作的模式基本上是從國(guó)外引進(jìn)的。是涉外秘書工作的事務(wù)性、技能性較為突出：相對(duì)來說，女性的心理資質(zhì)更符合服務(wù)性職業(yè)的要求；女性的特長(zhǎng)更適合于秘書工作的技術(shù)要求；從審美需要來看，女性的魅力容易與以男性為主的領(lǐng)導(dǎo)群融洽共事，成為一種重要的人際互動(dòng)引

力。

3.涉外秘書的忠誠主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是理解并接受上司的經(jīng)營(yíng)思想、價(jià)值觀念，這是秘書忠誠的基礎(chǔ)；二是嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書除掌握一般的知識(shí)外，還應(yīng)掌握：經(jīng)濟(jì)學(xué)和法學(xué)方面的知識(shí)，主要有：

（1）對(duì)外貿(mào)易知識(shí)——代理、包銷、寄售、拍賣、租賃等業(yè)務(wù)知識(shí)，以及與之相關(guān)的國(guó)際匯兌、各國(guó)關(guān)稅制度、保險(xiǎn)、仲裁、索賠、運(yùn)輸、廣告等知識(shí)；

（2）涉外法規(guī)知識(shí)——國(guó)內(nèi)法規(guī)和國(guó)際法規(guī)知識(shí)；

（3）財(cái)會(huì)知識(shí)——處理財(cái)務(wù)方面的知識(shí)、企業(yè)與銀行間往來業(yè)務(wù)的程序、少量辦公用資金的開銷與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書應(yīng)掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語——準(zhǔn)確的聽力，流利地會(huì)話，快速地閱讀，熟練地書寫和翻譯。這是涉外秘書最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動(dòng)化設(shè)備——熟練地操作微電腦、傳真機(jī)、電傳機(jī)、多功能電話，以及復(fù)印機(jī)、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應(yīng)用技術(shù)；

（3）熟練掌握打字技術(shù)——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書的寫作技能——重大事項(xiàng)討論和業(yè)務(wù)談判的文字稿、各類中文和外文信函、電文、業(yè)務(wù)文書、經(jīng)濟(jì)合同、公關(guān)禮儀類公函等的起草。熟練掌握各類涉外文書的特點(diǎn)、寫作格式和語言表達(dá)技巧。

6.涉外秘書必須熟悉中外文化的差異如了解外國(guó)文化、風(fēng)俗；要溝通外方人員與中方員工的聯(lián)系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應(yīng)具備的文化修養(yǎng)是：

（1）了解中外思維方式、價(jià)值觀的差異——看能力、重實(shí)績(jī)；外國(guó)企業(yè)首腦因民族不同而對(duì)下屬有不同的標(biāo)準(zhǔn)和衡量尺度；

（2）了解中外風(fēng)俗禮儀的不同——涉外秘書除了解國(guó)際上通行的禮節(jié)外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習(xí)慣，這是與他們?nèi)谇⑾嗵帲愫梅?wù)的重要條件。

（3）掌握中外文化知識(shí)——涉外秘書多讀書、多學(xué)習(xí)，掌握祖國(guó)的基本歷史、文化、地理知識(shí)，既滿足了外方人員的需要，也為傳播中國(guó)文化做了貢獻(xiàn)；多掌握外國(guó)文化、歷史、地理知識(shí)，尤其是外方上司國(guó)家的這方面知識(shí)，以利于增進(jìn)雙方的交流。

第十九章私人秘書工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書指為私營(yíng)企業(yè)、民辦機(jī)構(gòu)、個(gè)人或家庭所雇傭，提供秘書性服務(wù)的社會(huì)職業(yè)人員。

2.私人秘書工作是私人秘書為完成輔助其雇主的任務(wù)，而在一定范圍內(nèi)的勞動(dòng)。

二、基本問題提示

1.私人秘書的特點(diǎn)：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關(guān)系的雇傭性。

2.私人秘書工作的范疇很廣，內(nèi)容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務(wù)：一是文書性工作；二是信息性工作；三是內(nèi)務(wù)性工作；四是門面性工作；五是臨時(shí)性工作。

3.私人秘書素質(zhì)的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業(yè)的有效輔佐者。

（2）作風(fēng)方面——工作中既要沉穩(wěn)，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風(fēng)行、干凈利落，又要莊重穩(wěn)妥、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具

有謙虛、豁達(dá)、寬容、合作的作風(fēng)和修養(yǎng)。還必須磨練勤奮、堅(jiān)韌和靈活應(yīng)變的工作作風(fēng)。

（3）知識(shí)方面——私人秘書工作范圍廣，內(nèi)容多，因而要求私人秘書的知識(shí)面要寬，要有 “通才”的特質(zhì)。私人秘書要特別重視自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)性，要針對(duì)客觀環(huán)境的發(fā)展變化而不斷調(diào)節(jié)、補(bǔ)充知識(shí)，以適應(yīng)社會(huì)對(duì)私人秘書工作越來越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書必須具備較強(qiáng)的運(yùn)用知識(shí)、解決問題的能力。要有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，能在較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)不同的雇主、不同的業(yè)務(wù)和不同的工作內(nèi)容。其次，私人秘書要有較強(qiáng)的表達(dá)能力，再者，私人秘書要有較強(qiáng)的辦事能力，還要有較強(qiáng)的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關(guān)系與公共關(guān)系，樹立良好的個(gè)人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書還要掌握操作各種辦公設(shè)備的技能。越來越多的雇主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。

第二十章現(xiàn)代秘書職業(yè)

一、基本概念解釋

*秘書職業(yè)，是指具有秘書知識(shí)和技能的人，受聘于單位或個(gè)人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報(bào)酬的一種社會(huì)職業(yè)。

二、基本問題提示

1.秘書職業(yè)化的標(biāo)志：（1）產(chǎn)生了與官職脫鉤的趨勢(shì)；（2）以從事秘書工作為謀生手段；

（3）出現(xiàn)專門的服務(wù)機(jī)構(gòu)；（4）形成社會(huì)上專門的職業(yè)階層。

2.現(xiàn)代秘書職業(yè)的主要特征：（1）秘書服務(wù)對(duì)象多元化；（2）秘書主體商務(wù)化；（3）秘書知識(shí)技能專業(yè)化；（4）秘書勞動(dòng)價(jià)值商品化。

3.現(xiàn)代秘書職業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)：

（1）秘書主體商務(wù)化；（2）秘書功能綜合化；（3）秘書辦公自動(dòng)化；

4.求職準(zhǔn)備包括：（1）心理準(zhǔn)備——樹立求職意識(shí)，強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)；（2）實(shí)力準(zhǔn)備——建立合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)廣泛的適應(yīng)能力；（3）信息準(zhǔn)備。

5.自薦求職信函所包括的內(nèi)容和應(yīng)注意的問題。

自薦求職信函所包括的內(nèi)容：說明個(gè)人基本情況，著重介紹自己勝任秘書工作的有利條件及其與自己所學(xué)專業(yè)的聯(lián)系，適當(dāng)敘述自己的發(fā)展?jié)摿Γ粚?duì)所求工作的愿望；附上相關(guān)支持材料，如技能證書、畢業(yè)論文。寫自薦求職信應(yīng)注意的問題：注意格式和用詞，不要太長(zhǎng)，要具有可讀性，態(tài)度要真誠、坦率。

△技能訓(xùn)練：1.寫一份本人簡(jiǎn)歷；2.寫一份自我推薦材料。

第五篇：秘書工作

秘書工作是有思想無主見，有成果無形象；在別人眼中，你是有權(quán)力無職位；工作性質(zhì)是有心事無口表；個(gè)人形象是有本事沒脾氣

秘書既要像只穿山甲，立足現(xiàn)實(shí)，有埋頭苦干的精神；又要像只狐貍，胸懷全局，有勤于思考的習(xí)慣

“穿山甲一天到晚躲在地底下，埋頭打洞穿山，對(duì)外面的事它一概不管；而狐貍則整夜蹲在山頂上，望著天上的月亮，想著怎么才能啃一塊月亮。如果一個(gè)秘書像穿山甲那樣，一天到晚只知道干活，沒有一點(diǎn)靈氣，領(lǐng)導(dǎo)肯定不喜歡；相反，一個(gè)秘書像只狐貍，不踏踏實(shí)實(shí)干活，一天到晚打小算盤，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)欣賞。”

秘書必須是“全能型”的，要會(huì)寫各種不同的稿子；還必須是“研究型”的，平時(shí)要多讀多看多思，大量積累素材；秘書體力必須是“全勤型”的，要能吃苦、能加班、能連續(xù)熬夜；最后，秘書的適應(yīng)力必須“全優(yōu)型”，就是對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格能有很強(qiáng)的適應(yīng)力。

一是身體好。身體不好，經(jīng)不起摔打，受不了折騰，再有才華，也只能像《三國(guó)》上的郭嘉那樣自動(dòng)出局。所以，我拜師學(xué)藝，打太

極拳。

二是脾氣要好。一為秘書，就意味著化小我為大我，從有我到無我，委曲求全，隨曲就彎。撐開肚皮，裝得下飯菜，裝得下知識(shí)，裝得下秘密，也裝得下委屈。

三是運(yùn)氣好。給誰當(dāng)秘書，沒有自主權(quán)、選擇權(quán)。能不能遇到好領(lǐng)導(dǎo)，靠運(yùn)氣！

文字的生命力來自于作者的活思想。思考力決定競(jìng)爭(zhēng)力。敏銳而深刻的思考，是文字材料的“根”。這需要長(zhǎng)期的思維訓(xùn)練。材料沒骨子，文字不過關(guān)，在秘書堆子里站不住腳。

第一怕劈頭三斧子。領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間寶貴，有時(shí)候改稿子，沒有通讀，抓筆就揮，大刪大改。負(fù)責(zé)任的秘書寫材料，就像裁縫做衣服。如果領(lǐng)導(dǎo)什么都不看，拿把大剪刀，在你的成衣上剪一個(gè)大窟窿，那就很麻煩。面對(duì)著這個(gè)大口子，如同面對(duì)自己身上的傷口，你不敢更動(dòng)，又不能不動(dòng)。動(dòng)，也只能圍繞口子縫縫補(bǔ)補(bǔ)。常常擱筆嘆息：“老先生為什么要在這兒開個(gè)口子，是不是要在這兒縫個(gè)口袋？這不破壞了

整體布局嗎？郁悶！”

第二怕領(lǐng)導(dǎo)不能會(huì)意。公務(wù)文字都講究個(gè)深入淺出，文字淺顯。但是，有時(shí)也回避不了生僻字和引用語，這時(shí)就讓人躊躇：怕領(lǐng)導(dǎo)誤讀。領(lǐng)導(dǎo)不是訓(xùn)詁學(xué)者，念錯(cuò)字，讀破句，與情可原，與理可通。寫稿子的時(shí)候，秘書就要考慮，少用生僻字，少引古詩文、外國(guó)語。對(duì)生僻字，可不可以注音呢？似乎也不妥。那是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)文化水平的低估。有時(shí)候，秘書只能有意無意地在領(lǐng)導(dǎo)面前嘮叨這句話，但是，領(lǐng)導(dǎo)哪會(huì)在意你的苦心呢？

第三是對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)文風(fēng)深惡痛絕。公文太長(zhǎng)、太空，上下相套，左右相襲，津津于辭藻，沾沾于耦合。文字上習(xí)慣于標(biāo)題齊整、段落規(guī)整、句式工整，形式上過分雕琢，邏輯上過分周延，而內(nèi)容空洞，精神僵化，思想蒼白。我強(qiáng)烈呼吁，要像唐宋八大家反對(duì)六朝駢驪文，徹底變革公文文風(fēng)。文風(fēng)不改，學(xué)風(fēng)改不了，思想更新不了，官僚習(xí)氣去不了。

。“非學(xué)無以廣才”，在紛繁的信息中，迅速汲取有用的知識(shí)，是秘書的基本功。秘書是雜家，是通才，涉獵不能不廣，思維不能不敏銳，情況不能不知，文件不能不學(xué)，書本不能不讀。工作，逼著我們苦學(xué)、多學(xué)、快學(xué)。而在一知半解，囫圇吞棗中，精神世界也不知不覺

地豐富起來。

跟在領(lǐng)導(dǎo)身邊，耳濡目染，潛移默化，秘書的受益是全方位的。領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)復(fù)雜問題的處理藝術(shù)，對(duì)急難局面的控制能力，對(duì)無可奈何之事大而化之的水平，無處不是學(xué)問，卻又是任何學(xué)校學(xué)不到的真知。行政能力，更需要綜合素質(zhì)，而不是專業(yè)知識(shí)；更需要工作經(jīng)驗(yàn)，而不是理論水平。秘書每天接觸的都是各式各樣的行政實(shí)務(wù)，蘊(yùn)含著資政佐治的真經(jīng)。秘書學(xué)是一門實(shí)學(xué)和顯學(xué)，因?yàn)樗^承了領(lǐng)

導(dǎo)學(xué)的衣缽。