第一篇：秘書工作網站

篇一：秘書工作的現代化與網絡化

秘書工作的現代化與網絡化

內容摘要

隨著知識經濟的到來,信息網絡產業的興盛,國際間合作與交流的頻繁,我國的秘書工作面臨著嚴峻的現實挑戰。在競爭日益激烈化的社會大環境下，傳統的秘書辦公模式以及越來越無法適應現代社會發展的客觀需求。因此，通過現代技術手段和管理手段實現秘書工作的現代化和網絡化是有必要的。在這個網絡時代，秘書工作必然是要走向網絡化與現代化的。希望本文的研究能夠對于促進秘書工作的現代化和網絡化起到一定的參考和借鑒作用。

關鍵詞

秘書工作 現代化 網絡化 效率

引言：

隨著社會的發展進步以及市場經濟體制的改革,各個領域工作中處理的信息量大增,企業的生產經營正不斷向集約化、現代化邁進,產品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統文秘工作中存在著許多弊端而無法滿足現代辦公的需求。許多事務工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動化軟件(excel、powerpoint 等)的應用,使報表統計、會議安排等大量繁瑣的日常工作趨于現代化。

傳統的秘書工作只是一種更傾向于勞動密集型工作，知識或者技術附加值相對較少，而且長期下來，缺少創新，使得秘書的工作價值得不到認同。而且由于我國是一個人口大國，秘書的就業門檻相對較低，缺乏創新性的工作必然導致就業競爭壓力更大。這樣，秘書工作就會形成一個低價值、高競爭的惡性循環。而現代化和網絡化對于秘書工作而言是一個提升自身工作價值的絕好機遇。

隨著我國社會市場經濟的不斷發展和完善，科學技術尤其是信息技術的不斷發展和普及，社會競爭日益激烈，傳統的工作方式在信息化和現代化的浪潮下，不斷被取代。信息化浪潮是對傳統秘書工作是一個巨大的沖擊，但是，對于創新秘書工作、提升秘書的工作價值，又是一個難得的契機。因此，研究秘書工作的現代化和網絡化，具有非常重要的現實意義。

一、秘書工作的現代化

秘書工作的現代化主要包括秘書工作觀念的現代化，辦公工具的數字化，秘書辦公系統的信息化這三個方面。

現代化的秘書工作與傳統的秘書工作是有著較大的差異的，現代化的秘書工作要求秘書工作具有更高的附加價值，能夠為組織做出更多的貢獻，而傳統的秘書工作則更多地是一種機械性的勞動，只是應付是的完成秘書的基本職責。在現代環境之下，秘書工作觀念也必然需要經歷一個現代化的過程。傳統的秘書工作觀念是一種線性思維，而現代秘書工作經驗則是一種網狀立體思維，通過運用各種途徑，利用各種工具，采取各種策略，提升自身的工作價值，這就是秘書工作觀念的現代化。秘書工作的現代化，在一定程度上是由秘書辦公工具的數字化來體現的。辦公工具的數字化，主要是指計算機，傳真機，打印機，掃描儀，投影儀等數字化辦公工具在秘書辦公過程中的應用。這些工具的應用能夠改變傳統的工具條件下，秘書的工作效率低下的問題，使得傳統的秘書工作占用秘書的工作時間逐漸減少，讓秘書能夠有更多的時間來做其他事情，從而提升其自身的價值。

秘書辦公系統的信息化是指，在一些組織內部，秘書辦公不僅僅能夠享有數字化辦公工具的便利，同時還能夠通過組織內部的辦公系統來有效的提高自身的工作效率，對辦公流程進行簡化，及時、快捷的接受或發送信息。這種模式下，秘書的工作效率提升，相關信息的共享程度提高，能夠促進組織的知識溢出，從而形成更好的經濟效益，這個過程同時也是秘書工作增殖的一個過程。

二十一世紀是一個信息時代，信息時代要求管理者在實現高效管理的同時，必須保證各種管理政策能在向下傳達中不產生誤差，并對員工、部科、合作伙伴、投資者和支持者產生預期的影響。來自各方面的建議和要求也要及時反饋到管理者的接收器中，確保管理的前瞻性和準確性。在外部關系中由于利益的需要，也對信息的共享提出了不同的要求。

因此，在互聯網發展的今天，管理者從居高臨下的領導者開始演變成為推動高效溝通的聯系人。公司面臨的內外關系和部門之間的縱橫關系在網絡的作用下沒有了明顯的分界線。不同的管理者可以共享計劃、需求信息以及各種必要的資料。在這種環境下，秘書是網絡管理中的一個節點。每天都要接受或發出大量的信息，而且必須保證信息傳輸過程中的完整性和準確性。目前只有實現秘書工作的現代化，才能有效地提高信息溝通的速度和效率，節省運營成本，規范單位管理并使決策變得迅速科學。

二、秘書工作的網絡化

對于任何一個組織而言，秘書的工作崗位都是一個信息的樞紐，通過秘書這個一個崗位，能夠實現組織這種的信息的上傳下達，從而維持組織的正常云狀。在傳統的工作模式之下，秘書的這一工作效率較低，秘書的信息網絡節點效應并不顯著。秘書每天都要接受或發出大量的信息，而且必須保證信息傳輸過程中的完整性和準確性。因此，傳統的方式難以勝任，目前只有應用網絡通訊資源，才能有效地提高信息溝通的速度和效率。

具體而言，秘書工作的網絡化主要是體現在利用內部局域網(intranet)的眾多溝通功能和以及利用外部網絡與合作伙伴、投資者和支持者的及時溝通兩個方面。

利用內部局域網發布內部文件的網上公告板，從能夠及時將那些周知性的事宜加以公布。或者通過網上公告板的方式，將組織的一些內部文件以及報告等信息公布，實現這些信息的共享，通過內部局域網法網企業的各個部門。

利用內部局域網，能夠使得秘書成為組織管理層與基層員工之間交流、對話的一個有效途徑和通道，實現實現管理人員與員工間的平等溝通。這種網上角色的轉變，極大地滿足了員工的心理需求，在很大程度上鼓舞了員工的士氣，提高了企業的凝聚力。同時這也是秘書價值的增殖，相交于傳統的工作方式，秘書工作在網絡的支持之下，能夠有效地將減少組織內部的矛盾，促進組織的和諧，彰顯其自身的價值。利用外部網絡，秘書能夠做好信息管理工作。外部網絡的延伸，消除了信息搜尋的時空便捷，使得秘書能夠通過網絡搜索引擎，直接面對網絡世界之中繽紛的信息資源，從而采集自己需要的各類數據或者信息。在秘書工作中，信息的采集主要通過語音、文字、圖表、圖像等方式,表現在辦公自動化環境中則通過信息網絡來獲取。秘書工作的業務信息具有溝通上下、聯系左右、協調內外的作用。這方面的信息主要來自于縱向的上級、中層和基層下達和上傳的信息，秘書人員必須作到收集有用的信息，并且注意保存。來自橫向的政治、經濟、文化、社會方面的信息的收集，秘書人員只有利用廣播、電視、報刊等新聞媒體去廣采信息，從而打開各方面的信息源，開通多種信息渠道。秘書人員還可通過計算機采集國內外的各種新聞熱點信息，在實現信息聯網的同時，還可實現個人與個人，企事業單位與企事業單位之間的資源共享。

利用外部網絡，秘書平時的傳真工作也能夠提高效率，網絡傳真可通過互聯網使傳真件發送到對方的普通傳真機上或電子信箱中，用戶可以選擇任何時間、任何地點發送傳真。這就使得秘書的工作的靈活性大大的提高了，不必要非得在固定的時間來安排發送傳真，從而使得其他工作無法開展。

利用外部網絡，秘書還能夠將組織內部的相關新聞通過合適的渠道進行發布，從而能夠滿足公司合作伙伴以及主要顧客對公司經營信息的需求。這種需求的滿足，本身也是秘書價值提升的一種體現，在傳統的模式之下，秘書要負責新聞的發布，就必然只能夠選擇報紙、廣播以及電視等傳統的媒體來進行，這些媒體的門檻較高，而且資源相對有限，在無形之中加大了秘書的工作難度。而且在實踐中，通過傳統的媒體資源來發布組織的新聞，一方面其成本相對較高，組織難以接受；另一方面，秘書的工作難度太大，難以實時發布新聞。而利用外部網絡則能夠有效的解決這些問題。網絡之所以能夠產生如此巨大的影響，就在于它具有信息資源豐富性；傳播雙向性，交互性，個人化；速度快、時效性強；空間開放性和相對平等性；傳播手段的多樣化；信息的分散性這幾個特點。網絡把天南地北的人聯系起來了，還把各地的信息共享，方便人們工作．秘書辦公有了網絡辦公軟件的辦公平臺，實現了輕松有序的管理，將來還可能實現辦公的智能化，辦公變得越來越輕松。無論是企業還是政府機關，都會有大量的文案需要處理，復雜的工作流程需要安排，決策者需要依據紛亂的信息作出重要的決定。擁有一套現代化，網絡化，智能化的辦公系統，對辦公人員和企業決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。

三、現代化與網絡化對秘書工作的影響

秘書辦公的自動化主要對秘書工作有三方面的影響，分別是，對文秘的影響，對日常工作的影響和對其他工作的影響。

在早期,大家認為秘書工作就是諸如公文流傳、收發文管理、檔案管理、會議安排、電子郵件等這些非結構化數據的處理交換,其面向的用戶群也只是機關或企業的職能部門、文秘部門。其實今天看來,文秘應該有更豐富的內容和層面,更廣泛的用戶群,對網絡的依賴性更大。對于高層領導而言,秘書是決策支持系統；對于中層管理者而言,秘書是信息管理系統；對于普通辦公人員而言,文秘工作是事務處理系統。計算機技術將是文秘工作的前提，網絡通信技術是文秘工作的基礎,秘書是利用網絡通信技術來實現人與機器、機器與機器以及人與人的交流的。秘書的日常工作中,單位內部的溝通協調、事務管理類的工作居多、計算機技術及網絡的應用使這類辦公變得更方便、更輕松。它的優勢主要表現在資源共享；節省資金；效率高三個方面。而對于一個企業而言,在一個普通的發文系統中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發文以后,根據批閱流程,由相關人員批閱,最后交由領導簽發,如果同時配備了檔案管理系統,對于需要進行歸檔的文件,在領導簽發后,還可自動進行歸檔管理,整個事務處理過程非常有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網絡的高效率傳遞來提高辦公效率。網絡改進了內部信息控制的可靠性和準確性,內部辦公自動化系統可以根據各個崗位設置資源存取權限,可以對郵件、數據加密,還可結合電子簽名技術等來確保辦公的安全可靠進行。網絡使遠程辦公成為可能,現在許多大型集團性企業由于業務發展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網絡的開拓,在各地建立銷售網點,相互之間的辦公文件可以通過電子郵件傳送,商務會談也可以在網上進行,這可以大量節省辦公費用,大大提高工作效率。秘書的職能中,除了日常事務管理、溝通協調外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領導的助手,除了練就扎實的業務功底,還需要經常進行調查研究,掌握和本行業、本單位、本部門密切相關的前沿性、動態性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領導集團的決策過程中,提供高質量、有價值的資料,真正當好領導的參謀助手。通常,依靠報紙、雜志、電視等手段獲得信息費時費力,效率很低,而計算機技術和網絡技術的融入,使得秘書調研工作的效率成倍提高。

首先,網絡的速度優勢能為秘書調研提供第一手資料,秘書調研中常會遇到一些突發事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關鍵是充分占有材料,網絡無與匹敵的速度,能解“燃眉之急”。其次,網絡集信息之大成,它的豐富信息是秘書調研的“資料庫”,需要某方面的信息,只需輸入關鍵字,即可搜索到與此相關的所有信息,秘書可以從中仔細挑選,下載打印,細細研究。秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調查研究,協助做好工作活動中的分析、判斷、預測,高節奏、高效率地為領導提供服務,更好地發揮助手作用。篇二：文秘工作網站大全(鏈接)文秘工作網站大全（鏈接）

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時間如白駒過隙。轉眼間我到秘書科已有半年了。

今年6月份，我通過集團公司內部招聘走上秘書崗位，主要從事文秘方面的工作。作為在一名在基層搞維修工作的技術員，面對辦公室秘書這樣一個對個人綜合素質及工作能力要求較高的崗位，我一時感到力不從心，難以勝任。好在有辦公室領導的關心和秘書科同事的悉心指導和熱情幫助，使我很快融入進辦公室這個團結緊張、嚴肅活潑的大家庭，熟悉了業務，進入了工作角色，圓滿完成領導交辦的各項工作任務，現將半年來我的工作情況作簡要匯報。

一、加強學習，不斷提高政治素質和業務水平

面對新的工作崗位和新的工作環境，我認為只有具備良好的政治素質和業務水平才是做好本職工作的前提。半年來，我一方面通過報紙、雜志、書籍和網站學習了政治理論、集團公司的各項規范和制度，學習了黨的政策、方針，進一步增強了對黨在新時期作用的認識。在實際工作中和生活中，以一個共產黨員的高標準來嚴格要求自己，堅持正直、謙虛、樸實的工作作風，努力提高政治覺悟；另一方面利用工作和業余時間認真學習了《中央企業公文處理使用手冊》、《秘書》以及《公文管理制度匯編》等資料，同時虛心向周圍的領導、同事學習工作經驗、工作方法和相關業務知識，從而對辦公室整體業務和自己所從事的文秘工作，都有了一個從感性到理性的認識，還通過深入的學習交流，使自身不斷開闊了視野，豐富了 知識，提高了修養，加深了與各位同事之間的感情，堅定了做好本職工作的信心和決心。

二、勤于動筆，不斷增強文字功底和思維能力

秘書工作要求有較強的文字表達能力，較強的邏輯思維能力。為了保證起草和經辦的文字材料的質量，我具體做了以下幾個方面：一是抓住機會，認真對待科長分配的每一項任務，其中有5個月末例會領導講話初稿，《某某集團關于2010年國有資產經營預算編制工作的報告》初稿，上報國資委的《某某公司2009年工作總結》初稿等。每接到一項工作，我都認真分析，仔細斟酌，不明白的地方多請教科長，對科長指出的問題不斷修改，再反復琢磨，總結經驗。二是樹立信心，積極主動，遇到自己感覺力所能及的工作主動請纓，通過多寫，多練，多思考來提高自己的寫作能力。三是在觀察中學習，在日常工作中積累。在瀏覽人民網、國資委網站時，把那些認識深刻、分析精辟的句子摘抄下來，仔細琢磨，反復思考，把握他人的寫作角度和措詞的使用。

三、加強修養，時刻注意自我約束和自身形象

辦公室作為整個集團公司上情下達，下情上報、對內協調、對外溝通的橋梁和紐帶，起著重要的窗口示范作用。我作為其中的一員，努力做到“五勤”，即眼勤、耳勤、腦勤、手勤、腿勤。通過加強自身修養，樹立辦公室工作人員的良好形象，發揮好服務職能作用。在自我約束方面，我努力做到不遲到、不早退，沒什么特別重要的事情，不輕易請假。周末到崗，盡量做一些力所能及的事情。在自身形象方面，我時刻注重自己的言談舉止，外表形象和服務態度。再就是經常打掃衛生，保持桌面清潔、整齊有序。個人認為，一個良好的環境，是一種工作效率的體現。三是用心向領導學習。身處領導周圍，有著得天獨厚的優勢，這是一本很受用的無形的教科書，領導的處事能力、協調能力我們耳濡目染，潛移默化，時日一久便會有所提高。有句話說的好，鳥隨鸞鳳飛騰遠，人伴賢良品自高。

四、勤奮工作，盡快回報領導和同事的關愛

我從事秘書工作以來，科長和各位同事對我的工作和生活給了許多幫助。為了不辜負領導對我的期望，把握好自己人生歷程的轉折點，我倍加珍惜這份來之不易的工作，珍惜這良好的工作環境。同時，我也被辦公室領導和秘書科全體同志的敬業精神深深打動。近半年來，對科長安排的所有工作，我從不講任何客觀理由和條件，總是默默無聞地努力完成。辦公室工作無小事，任何一件領導交辦或同事托付辦理的事，我都會千方百計地去把它做好。對于要印發的文件，我每次都進行認真的核稿和校對，并請石春雷幫助校稿，最后讓科長把關，減少出錯幾率，保證文件質量和及時發放。

五、盡心履職，牢固樹立服務意識和時間觀念

在平時的工作中，我時刻提醒自己牢固樹立服務意識，不斷提高為領導服務的質量，努力做一名稱職的秘書。在起草領導講話、草擬工作報告、下達通知時，仔細校對、認真核實。嚴守機密，工作中堅持做到嚴謹、細致，努力保質保量按時做好每一項

領導交辦的工作。對自己份內的工作也積極對待，認真完成，對自己拿捏不準或超越自己權限的，主動請示科長，爭取把工作做到位。在同辦公室其他幾位同事的工作協調上，做到真誠相待，互幫互學。作為一名秘書人員，要樹立嚴格的時間觀念，每一項工作在什么時候開始，到什么時候完成，一定要規劃好，絕不能因為自己的工作不到位而影響了領導的安排，給公司造成不利的影響。

六、不計得失、甘于奉獻，堅決做好秘書工作

我會牢記主任講的“大浪淘沙”的警示，努力學習，刻苦鉆研，盡快進入工作角色，掌握業務本領，發揮崗位職能，為科長分憂解難。我認為一個稱職的秘書應該以振興企業為己任，為完成一份調研，一份報告，或者是某一項領導交辦的工作，不惜犧牲個人時間和利益，加班加點，無私奉獻。除此之外，更要甘于寂寞，耐得住清貧，不求名利，不計得失，在幕后勤謹做事，竭盡全力為領導服好務。我堅信，在公司領導的感召下，在科長的精心教誨下，再加上我自身堅持不懈的努力和鍥而不舍的恒心，在不久的將來，我會成為一名優秀的秘書工作者。

七、存在的不足 總結半年來的工作，深感存在很多不足之處，具體表現在以下幾個方面：一是寫作能力欠缺。對科長交辦的工作不能一步到位，總是幾易其稿。二是處理一些工作關系時顯得束手無策。今后我一定努力在工作實踐中磨練自己，讓自己在思想上更加成熟，做到能夠從容面對工作中的任何問題和困難。三是不習慣于思考問題。寫作的時候容易跟著別人的思路走，沒有形成自己獨立的思考習慣，除此之外，對促進改革，促進發展的事情也欠思考。四是信息量掌握不夠，尤其對事關生產的。雖然經常參加每周調度會，但對有些名詞還是比較生疏，不能在第一時間內快速的將信息捕捉到。

八、下一步工作打算：

針對以上不足，結合半年來的工作經歷，為了更好的做好工作，要努力做好幾點。一是要加強學習、深入實踐、勤于動筆，不斷提高思維能力和文字功底；二是繼續堅持正直、謙虛、樸實的工作作風，擺正自己的位置，尊重領導，團結同志，共同把辦公室的工作做好。三是進一步強化服務意識，積極協助科長做好對內、對外的溝通、協調工作，發揮好辦公室的窗口示范作用。四是用心向領導學習工作的方式方法，努力提高自己處理問題的能力，當好領導的參謀和助手。五是要堅持理論聯系實際，深入調研，掌握第一手資料，這樣才能做到行文簡潔、言之有物，為領導決策反映準確信息，提供可靠依據。

第二篇：秘書工作（范文模版）

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。

（一）建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養自己的政治修養和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。

（二）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們為領導服務，是信任，也是考驗。因此，要經得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書是領導最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領導身邊無小事，需要領導來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領導。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領導決策，暢通而準確的信息將有助于領導的正確決策。

（四）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現自我，敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態，更談不上創造性地工作。喜怒哀樂順其自然

第三篇：秘書工作

單元

一、秘書/助理的角色認知

秘書/助理職能

初級秘書/助理：事務性文員

中級秘書/助理：事務性文員＋輔助管理

高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理

怎樣清晰自己的崗位職責――學會編寫崗位說明書

優秀秘書與一般秘書的能力差異

秘書助理的職業形象——合宜的裝扮及姿態舉止

秘書/助理的職業生涯規劃

關鍵的三個觀念轉變——銷售意識、產品化、細節

單元

二、提升秘書/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標系――什么是五星級秘書/助理/行政人員 溝通的本質和過程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認識你的溝通對象——PDP技術和NLP技術

學會管理你的上司——四項限和5W1H工具的使用

小游戲：聽懂經理的話了嗎？

跟上級溝通的原則

如何在特殊情況下對上及對下溝通——沖突、小報告、越級指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動變革的注意事項和操作方法

單元

四、會議管理

成功會議的5個特點

會議管理的兩個“三三三”法則

會議時間安排的技巧

會前準備——會議議題的收集和安排

會中協助——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應對 會后整理——如何做會議紀要及會議決議的跟進工作

練習：如何組織一場討論會議

單元

五、時間管理和計劃管理

時間管理的五個原則和三個工具

PDCA工具在制定計劃時的靈活使用

確定SMAC的目標，制定工作計劃

怎樣做/月度/周度工作計劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國內出差及國外出差的日程安排 單元

六、事物性項目性工作的組織管理

事務工作有哪些

學會列事務清單

沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會

用項目手冊管理工作

事務性項目工作組織的12字口訣

制作項目手冊的方法

案例分享

哪些現代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標準規范

文檔分類的工作規范

文檔存儲的工作規范

文檔查閱的工作規范

文檔分裝的工作規范

文檔銷毀的工作規范

文檔保密的工作規范

單元

九、企業秘書與助理禮儀常識

接待禮儀

辦公室儀禮

電話禮儀與應對技巧

單元

八、商務公文寫作

商務公文寫作的概念及公文的要素

公文寫作的步驟

確定目標

確定文章的正式程度

決定文章的風格

選擇文章的層次結構

列大綱——案例分享及練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫 撰寫初稿

常用公文寫作及公文格式要素范例

通知

報告

請示

批復

會議紀要

邀請信

總結

主辦單位:中國企業管理培訓網

聯系人:陳小姐***

聯系電話:0752-6282942

聯系傳真:0752-6282942

聯系QQ:541344797

E-mail: chinaqypx@163.com

第四篇：秘書工作

輔導四

第十五章領導者日常活動安排

一、基本概念解釋

1.會談，是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。

2.會見，領導人接見外賓或內賓，并作簡短的交談，一律稱為會見。

3.商務旅行，指企業領導者為開展商品生產和經營業務而進行的旅行活動。

二、基本問題提示

1.領導者事務活動的特點：繁雜性；經常性；具體性；臨時性。

*2.領導者事務活動安排的原則有：

（1）統籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點；（3）力戒排場，求真務實。

3.如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當形式；

（三）注重程序，堅持逐級請辦

（四）提高藝術，優化請辦效果

（五）以緩應急，避免緊張出錯。

第十六章黨政秘書工作

一、基本概念

1.黨政秘書工作（廣義），指黨的機關、政府機關、人大機關、政協機關的秘書工作，它是掌管黨政機關公文并直接輔助黨政領導者綜合處理各項事務的活動。

2.狹義的黨政秘書工作，特指中國共產黨各級領導機關的秘書工作和各級人民政府機關的秘書工作。

二、基本問題提示

1.黨政秘書工作的特點:政務性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書工作的指導思想是：以鄧小平同志建設有中國特色社會主義理論、“三個代表”重要思想和黨的基本路線為指針，當好參謀助手，搞好“三個服務”，即為本級黨政領導工作服務，為機關工作服務，為人民群眾服務。

3.黨政秘書工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實原則；效率原則。

服從原則----秘書在工作中必須服從領導指揮，與領導高度一致；參謀原則--協助領導完善決策、為領導出注意、想辦法提建議；求實原則---匯報情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務要求真務實；效率原則---樹立高度的時效觀念、做到及時、快速并力爭超前。

4.對黨政秘書人員的素質要求有：

（1）政治可靠；（2）作風優良；（3）紀律嚴明；（4）知識廣博；（5）業務熟練。

5.黨政秘書業務熟練的含義是：

所謂業務熟練，是指黨政秘書人員必須具備順利完成秘書工作任務的能力。黨政秘書工作的特點和內容，要求黨政秘書人員著重具備以下幾種業務能力：調查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協調能力、辦事能力。

第十七章企業秘書工作

一、基本概念解釋

1.企業，是從事生產、流通等經濟活動，為滿足社會需要并獲取盈利，進行自主經營，自負盈虧，實行獨立經濟核算，具有法人資格的基本經濟單位。

2企業秘書工作，是直接協助企業領導人履行領導職責，在進行企業經營決策和日常生產、經營、管理活動中，為領導節省時間，擴大空間，拾遺補缺，綜合服務的活動。

3.企業公共關系，就是企業為了樹立良好形象，通過傳播溝通手段，協調與內外公共關系的一種管理職能。

二、基本問題提示

1.企業秘書現代管理的原理有：系統原理-----樹立整體和全局觀念，實現優化現代化管理；人本原理---以調動人的積極性、做好人的工作為根本；動態原理--運用動態原理，適應市場的動態變化開展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業秘書現代管理應掌握的原則有：

整分合原則；能級和動力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業秘書應該重點發現和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經驗性信息；（4）市場營銷信息。

4..我國企業秘書工作的主要特點：經營性、專業性和時效性。

5.企業秘書人員素質的基本要求是：（1）企業秘書應具備企業家式的眼光和頭腦；（2）企業秘書必須適應社會主義市場經濟；（3）企業秘書必須掌握現代管理原理和原則；（4）企業秘書必須具有信息處理能力；（5）企業秘書必須提高公關本領。

6企業秘書的公關素質主要體現在以下幾個方面：

企業秘書必須學習現代公共關系理論，具備公共關系人員的素質，才能做好公關工作。企業秘書的公共關系素質，主要表現在兩個方面：

（1）必須強化公共關系意識。公共關系意識是一個有機聯系的觀念系統，它由諸多觀念構成。主要包括形象意識、公眾意識、開放意識、交往意識、信息意識、溝通意識、協調意識、創新意識。企業秘書只有增強上述公共意識，才能自覺做好公關工作。

（2）要提高開展公關活動的能力。主要包括社會交往能力、組織協調能力、活動策劃能力、宣傳推廣能力、應付突然事變的能力等。企業秘書只有具備上述公關活動能力，才能成功地策劃和組織公共關系活動，成功地塑造企業形象，為企業贏得良好的經濟效益。

第十八章涉外秘書工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書工作，指我國的外事、外貿、海關等部門和“三資”企業以及其他涉外單位的秘書工作。簡言之，凡是協助領導或上司處理涉外事務的工作，都可稱為涉外秘書工作。

2.狹義的涉外秘書工作，是指在我國境內具有外資成分或由外籍人員管理的機構、實體、組織內的秘書工作，或以境外人員為服務對象的秘書工作。

二、基本問題提示

*1.涉外秘書工作的特點有：跨國性；商務性；單一性；雙語性；女性化。跨國性是涉外秘書工作的根本特點，也是區別于其他秘書工作的根本標志。

2.女性化是涉外秘書工作的一個顯著特點。究其原因，主要有兩個方面：一是涉外秘書工作的模式基本上是從國外引進的。是涉外秘書工作的事務性、技能性較為突出：相對來說，女性的心理資質更符合服務性職業的要求；女性的特長更適合于秘書工作的技術要求；從審美需要來看，女性的魅力容易與以男性為主的領導群融洽共事，成為一種重要的人際互動引

力。

3.涉外秘書的忠誠主要表現在三個方面：

一是理解并接受上司的經營思想、價值觀念，這是秘書忠誠的基礎；二是嚴守企業機密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書除掌握一般的知識外，還應掌握：經濟學和法學方面的知識，主要有：

（1）對外貿易知識——代理、包銷、寄售、拍賣、租賃等業務知識，以及與之相關的國際匯兌、各國關稅制度、保險、仲裁、索賠、運輸、廣告等知識；

（2）涉外法規知識——國內法規和國際法規知識；

（3）財會知識——處理財務方面的知識、企業與銀行間往來業務的程序、少量辦公用資金的開銷與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書應掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語——準確的聽力，流利地會話，快速地閱讀，熟練地書寫和翻譯。這是涉外秘書最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動化設備——熟練地操作微電腦、傳真機、電傳機、多功能電話，以及復印機、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應用技術；

（3）熟練掌握打字技術——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書的寫作技能——重大事項討論和業務談判的文字稿、各類中文和外文信函、電文、業務文書、經濟合同、公關禮儀類公函等的起草。熟練掌握各類涉外文書的特點、寫作格式和語言表達技巧。

6.涉外秘書必須熟悉中外文化的差異如了解外國文化、風俗；要溝通外方人員與中方員工的聯系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應具備的文化修養是：

（1）了解中外思維方式、價值觀的差異——看能力、重實績；外國企業首腦因民族不同而對下屬有不同的標準和衡量尺度；

（2）了解中外風俗禮儀的不同——涉外秘書除了解國際上通行的禮節外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習慣，這是與他們融洽相處，搞好服務的重要條件。

（3）掌握中外文化知識——涉外秘書多讀書、多學習，掌握祖國的基本歷史、文化、地理知識，既滿足了外方人員的需要，也為傳播中國文化做了貢獻；多掌握外國文化、歷史、地理知識，尤其是外方上司國家的這方面知識，以利于增進雙方的交流。

第十九章私人秘書工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書指為私營企業、民辦機構、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務的社會職業人員。

2.私人秘書工作是私人秘書為完成輔助其雇主的任務，而在一定范圍內的勞動。

二、基本問題提示

1.私人秘書的特點：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關系的雇傭性。

2.私人秘書工作的范疇很廣，內容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務：一是文書性工作；二是信息性工作；三是內務性工作；四是門面性工作；五是臨時性工作。

3.私人秘書素質的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業的有效輔佐者。

（2）作風方面——工作中既要沉穩，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風行、干凈利落，又要莊重穩妥、嚴謹細致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具

有謙虛、豁達、寬容、合作的作風和修養。還必須磨練勤奮、堅韌和靈活應變的工作作風。

（3）知識方面——私人秘書工作范圍廣，內容多，因而要求私人秘書的知識面要寬，要有 “通才”的特質。私人秘書要特別重視自身知識結構的動態性，要針對客觀環境的發展變化而不斷調節、補充知識，以適應社會對私人秘書工作越來越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書必須具備較強的運用知識、解決問題的能力。要有較強的適應能力，能在較短的時間內適應不同的雇主、不同的業務和不同的工作內容。其次，私人秘書要有較強的表達能力，再者，私人秘書要有較強的辦事能力，還要有較強的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關系與公共關系，樹立良好的個人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書還要掌握操作各種辦公設備的技能。越來越多的雇主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。

第二十章現代秘書職業

一、基本概念解釋

*秘書職業，是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協助領導者或主事者處理日常事務，提供綜合性服務，并收取報酬的一種社會職業。

二、基本問題提示

1.秘書職業化的標志：（1）產生了與官職脫鉤的趨勢；（2）以從事秘書工作為謀生手段；

（3）出現專門的服務機構；（4）形成社會上專門的職業階層。

2.現代秘書職業的主要特征：（1）秘書服務對象多元化；（2）秘書主體商務化；（3）秘書知識技能專業化；（4）秘書勞動價值商品化。

3.現代秘書職業的發展趨勢：

（1）秘書主體商務化；（2）秘書功能綜合化；（3）秘書辦公自動化；

4.求職準備包括：（1）心理準備——樹立求職意識，強化競爭意識；（2）實力準備——建立合理的知識結構，培養廣泛的適應能力；（3）信息準備。

5.自薦求職信函所包括的內容和應注意的問題。

自薦求職信函所包括的內容：說明個人基本情況，著重介紹自己勝任秘書工作的有利條件及其與自己所學專業的聯系，適當敘述自己的發展潛力；對所求工作的愿望；附上相關支持材料，如技能證書、畢業論文。寫自薦求職信應注意的問題：注意格式和用詞，不要太長，要具有可讀性，態度要真誠、坦率。

△技能訓練：1.寫一份本人簡歷；2.寫一份自我推薦材料。

第五篇：秘書工作

秘書工作是有思想無主見，有成果無形象；在別人眼中，你是有權力無職位；工作性質是有心事無口表；個人形象是有本事沒脾氣

秘書既要像只穿山甲，立足現實，有埋頭苦干的精神；又要像只狐貍，胸懷全局，有勤于思考的習慣

“穿山甲一天到晚躲在地底下，埋頭打洞穿山，對外面的事它一概不管；而狐貍則整夜蹲在山頂上，望著天上的月亮，想著怎么才能啃一塊月亮。如果一個秘書像穿山甲那樣，一天到晚只知道干活，沒有一點靈氣，領導肯定不喜歡；相反，一個秘書像只狐貍，不踏踏實實干活，一天到晚打小算盤，領導也不會欣賞。”

秘書必須是“全能型”的，要會寫各種不同的稿子；還必須是“研究型”的，平時要多讀多看多思，大量積累素材；秘書體力必須是“全勤型”的，要能吃苦、能加班、能連續熬夜；最后，秘書的適應力必須“全優型”，就是對不同領導的風格能有很強的適應力。

一是身體好。身體不好，經不起摔打，受不了折騰，再有才華，也只能像《三國》上的郭嘉那樣自動出局。所以，我拜師學藝，打太

極拳。

二是脾氣要好。一為秘書，就意味著化小我為大我，從有我到無我，委曲求全，隨曲就彎。撐開肚皮，裝得下飯菜，裝得下知識，裝得下秘密，也裝得下委屈。

三是運氣好。給誰當秘書，沒有自主權、選擇權。能不能遇到好領導，靠運氣！

文字的生命力來自于作者的活思想。思考力決定競爭力。敏銳而深刻的思考，是文字材料的“根”。這需要長期的思維訓練。材料沒骨子，文字不過關，在秘書堆子里站不住腳。

第一怕劈頭三斧子。領導時間寶貴，有時候改稿子，沒有通讀，抓筆就揮，大刪大改。負責任的秘書寫材料，就像裁縫做衣服。如果領導什么都不看，拿把大剪刀，在你的成衣上剪一個大窟窿，那就很麻煩。面對著這個大口子，如同面對自己身上的傷口，你不敢更動，又不能不動。動，也只能圍繞口子縫縫補補。常常擱筆嘆息：“老先生為什么要在這兒開個口子，是不是要在這兒縫個口袋？這不破壞了

整體布局嗎？郁悶！”

第二怕領導不能會意。公務文字都講究個深入淺出，文字淺顯。但是，有時也回避不了生僻字和引用語，這時就讓人躊躇：怕領導誤讀。領導不是訓詁學者，念錯字，讀破句，與情可原，與理可通。寫稿子的時候，秘書就要考慮，少用生僻字，少引古詩文、外國語。對生僻字，可不可以注音呢？似乎也不妥。那是對領導文化水平的低估。有時候，秘書只能有意無意地在領導面前嘮叨這句話，但是，領導哪會在意你的苦心呢？

第三是對現行機關文風深惡痛絕。公文太長、太空，上下相套，左右相襲，津津于辭藻，沾沾于耦合。文字上習慣于標題齊整、段落規整、句式工整，形式上過分雕琢，邏輯上過分周延，而內容空洞，精神僵化，思想蒼白。我強烈呼吁，要像唐宋八大家反對六朝駢驪文，徹底變革公文文風。文風不改，學風改不了，思想更新不了，官僚習氣去不了。

。“非學無以廣才”，在紛繁的信息中，迅速汲取有用的知識，是秘書的基本功。秘書是雜家，是通才，涉獵不能不廣，思維不能不敏銳，情況不能不知，文件不能不學，書本不能不讀。工作，逼著我們苦學、多學、快學。而在一知半解，囫圇吞棗中，精神世界也不知不覺

地豐富起來。

跟在領導身邊，耳濡目染，潛移默化，秘書的受益是全方位的。領導們對復雜問題的處理藝術，對急難局面的控制能力，對無可奈何之事大而化之的水平，無處不是學問，卻又是任何學校學不到的真知。行政能力，更需要綜合素質，而不是專業知識；更需要工作經驗，而不是理論水平。秘書每天接觸的都是各式各樣的行政實務，蘊含著資政佐治的真經。秘書學是一門實學和顯學，因為它繼承了領

導學的衣缽。