第一篇：中美秘書工作的比較

中美秘書工作的比較

內容摘要：秘書工作遍布在世界的各個角落，無論是黨政機關還是企事業單位，都離不開秘書工作者的身影，秘書工作者以他們的方式為社會貢獻者自己，但是由于各國之間歷史與文化的不同，秘書工作也存在著差異，美國是世界頭號大國，把美國的秘書工作與我國的進行比較，以便更好地完善我國的秘書工作。

關鍵詞：中美 秘書工作 比較

一、中國和美國秘書的基本定義

我國對秘書的定義是：秘書是指黨政機關、社會團體和企事業單位中從事文字和行政事務為主，直接為領導服務的綜合性辦公人員。

美國出版的《韋氏秘書手冊》指出，“今天的秘書絕不再是單純的接待員兼打字員，因為越來越多的經理希望自己的秘書成為行政管理的助手，以便自己有可能從繁瑣的日常事務和專門工作中解脫出來......秘書已經成為決策者和執行者之間的一座橋梁......一個精干而可靠地秘書不僅是經理和工作人員之間的橋梁，而且還應當是協助寂寞那個里的左右手。”

二、秘書基本內涵的異同

(一）相同點：都對領導者起到了行政助理的作用。

（二）不同點：

1.從秘書在管理系統中的地位和權責來看，我國偏重于綜合性公務。美國強調起行政助理作用、賦予秘書更多的執行權力。

2.從服務對象來看，我國實行集體領導制，即秘書為多位領導服務。而美國管理組織中主要領導人的權力較為集中，秘書人員大多只對主要領導人個人負責。

國內秘書似乎并不是領導者一個人的秘書，他是眾位領導人的秘書，不但要聽命于直系領導（總經理），還被要求聽命于副總經理，部門經理，部門副總經理，等等。

電影《穿普拉達的女王》中，秘書安迪主要聽命于米蘭達一個人，完成米蘭達交代的任務，她不但要當米蘭達的行政助理，更是連米蘭達的生活助理也一并負責。這樣看來，似乎美國的秘書被委派更多的責任。

從《穿普拉達的女王》中的情節可以看出，中美兩國對秘書定義的不同。我國實行集體領導者，秘書需要為多位領導服務。

美國管理組織中領導人權力比較集中，秘書人員大多只對主要領導人個人負責。

三、秘書工作的各項職能的異同

“辦文、辦會、辦事”。為相同的基本工作，但在具體實務和綜合職能卻有顯著的差異：（一)參謀職能 1.相同點：

（1）領導者主事者對秘書參謀的需要，領導者主事者對秘書參謀的需要，①是適應不斷發展變化環境的需要。秘書處于職能綜合與信息綜合的地位，因此，其參謀輔助活動，對領導者主事者具有不可替代的重要作用。②是承擔責權壓力的需要。③是科學決策的需要。（2）秘書具有參謀輔助的便利條件

中美秘書都具有對領導者主事者發揮參謀輔助的便利條件。具體體現，①是秘書處于組織管理的中介位置。②是秘書處于信息樞紐位置，便于在信息輸入、轉換、輸出的運作中，發揮參謀輔助作用。③是秘書工作具有綜合職能的優勢，便于站在領導工作需要及全局的高度，發揮參謀輔助作用。④是秘書具有近身溝通的便利，更有利于發揮參謀輔助作用。中美秘書工作者在其領導者主事者身邊工作，中國和美國秘書參謀輔助職能基礎的相同和相近之處，是秘書工作近身綜合輔助的基本特征所決定的。由于秘書具有這種基本特征，其參謀輔助作用才具有其他人員所不可替代的特點。秘書參謀輔助職能的強化，是由于領導工作近身綜合性參謀輔助需要的增強和秘書參謀輔助能力的提高兩個方面的因素所決定的。2.不同點:（1）參謀輔助環境的差異（2）參謀輔助功利目標的差異

功利目標決定著參謀輔助活動的總體方向，這就使美國社會秘書參謀輔助在領導的導向和秘書的價值取向上都是以個人私利為依歸。（3）參謀輔助能量的差異

有領導者的信任程度、秘書的參謀智能及信息擁有量和秘書參謀輔助的主動程度。①是就領導者的信任程度而言，中國與美國領導者一般是選擇忠誠可靠的人充當自己的秘書。②是就秘書的參謀智能而言，中國與美國的現代秘書人員大多受過良好的教育的職業訓練。美國是在秘書參謀輔助的主動性上，美國秘書人員提出參謀建議，大多要考慮上司的態度。

（二）文書撰寫職能 1.相同點：

（1）任務性質相似

（2）文書撰擬基本要求相似

在秘書文書撰擬中，要求秘書要忠實地表達領導和組織意圖。要通過法定的程序，運用規范的體式和程序，準確地進行表達。（3）文書撰似的基本程序相似

美國秘書在撰擬文本的過程中，也十分強調動筆前的準備工作，要由領導者交待文書的內容和行文的目的；最后要有領導者的認可和簽署。可見，中國與美國秘書撰擬文書信函的過程中，都有領導者授意，領導者是決定者、立意人和最后審定人；秘書是服從者、表達領導意圖者和寫作過程的具體操作者。2.不同之處

（1）文書撰擬的傳統影響的差異

特定用途和專門體式要求的文種，在行文規則上既有隸屬關系間的溝通，又更多的是非隸屬關系的橫向溝通，具有一定的變通性。（2）文書撰擬的文體模式的差異

（三）會務工作 1.相同點：

（1）會前的計劃和安排程序相同，主要包括：①擬定會議議程、日程和程序。議程是指對會議要通過的文件、解決的問題作總體安排。日程是根據會議的議題，對開會期間會議進程的具體安排。②確定與會人員。③會議通知。④會議組織機構。⑤經費預算。⑥會議須知。⑦會議證件。⑧會議報名與報到。⑨會議接待。⑩會場布置。

（2）中美秘書布置會場相似

首先，會場布置要為會議目的、確保會議效果、為與會者提供良好的開會環境服務。其次，會場布置要根據需要，進行周密的設計，認真仔細地實施，每個環節都要親自檢查，不得有任何疏漏。

最后，會場的座次排列、照明、音響、裝飾、空氣、會議活動是會場布置必須考慮的重要因素，要根據不同的會議內容、規范進行合理而有序的排列，要與會議主題和會議氣氛協調，還要注重文化氛圍、美學效果、音響效果和與會者的舒適和方便。

（3）會議記錄的原則相同

我國強調作會議記錄，必須符合其原始記錄性的最突出特征，必須如實際記錄，不允許記錄者加工；美國要求秘書作會議記錄必須符合實際，不能寫入記錄者的見解和評論。2.不同之處

（1）大型會議的會場布置，中國強調系統、規范、嚴謹。各個細節都強調精心設計，仔細安排；而美國則比較靈活。

（2）中國會場裝飾布置，受中國文化的影響，強調典雅、莊重而有意韻；而美國的會場布置受西方文化的影響，相對比較自由、浪漫。

（3）在會場桌椅的排列上，中國強調整齊，變化比較少；而美國則比較富于變化。

（四）接待工作 1.相同點：

（1）要求對來客禮貌和尊重。無論來客身份和來訪目的如何，都要平等友好地接待。秘書應認識到，每一位來客對本單位都是重要而不可忽視的。從客人到來到離開，秘書都要以主人的身份予以熱情接待。任何禮節不周或態度不當都會對本單位帶來消極影響。

（2）初次見面要建立良好的關系。當客人到來時，秘書應立即停止手頭的工作，面帶笑容愉快地迎接；態度要親切、誠懇，不能以衣貌取人；要盡快地記住客人的姓名和身份，最好將重要來客的資料整理并編入客人聯系信息網絡，客人有關的背景材料對領導及秘書與客人交往都是極為重要的。（3）要根據領導意圖和組織需要，區分和掌握優先接待來客類型。這些客人可優先到秘書的上司，他們有的是本單位領導的上級或上級的代表，有的是重要的合作伙伴，有的是經常商議工作的同事，有的是直接下級，有的是直系親屬等，秘書應對這些客人十分熟悉，及時引見。

（4）要做好來客與領導約見工作，不少來客都希望與領導人會見，而領導者公務繁忙又只能在一定時間與來客見面。這就需要秘書做好協調和約定會見時間地點的工作。如外單位的推銷員，領導大多只能在處理相關業務時會見，內部員工，領導大多在確定的接待日會見；其他來訪者，最好事先約定時間后再會見。這樣，有利于領導工作的有序和連續性，有利于提高工作效率。

（5）恰當處理事先預約的來訪者，對未預約的來訪者，秘書必須首先問明來意與身份，然后根據情況恰當處理。若來訪者要求會見領導人，秘書必須征求領導的意見。若領導人正在處理要事不能與其會見或根本不愿意會見，秘書應禮貌而委婉地說明，以適當的理由請對方諒解。若遇到態度粗暴、傲氣十足、不講道理的來客，秘書要自我克制，不要與其發生爭執或對抗。對有意鬧事破壞公共秩序者，應交保安部門處理。2.不同之處

（1）接待禮儀的差異。各國的接待禮儀，均要其歷史文化傳統的影響，是在長期實踐中形成的。因此，中美的接待禮儀，均有各自不同的特點。美國要求接待室布置要文雅得體，特別強調接待秘書的儀表風度、接待態度，要口齒伶俐，巧于消除各種困窘場面。我國是古老的禮儀之邦，要求接待秘書誠懇、熱情、平等、平易、信守諾言、文明禮貌地接待來客。

（2）接待內容的差異。美國公司秘書，往往要代表組織和領導人接待求職者或新員工。要遵從政府的有關法律法規，讓所有求職者享有公平競爭求職的同等權利，主持對求職者的考核，并禮貌、熱情地對待他們；要根據有關規定，避免詢問求職者的某些隱私，避免與工作無關的好奇性提問和歧視性提問；要作好記錄，并事先印制規范的面試表格或用錄音錄像記錄面試情況；要注意傾聽，對求職者做出公正的評價，并表示對求職者的尊重；在篩選求職者時要堅持標準，唯才是舉，公平對待，要態度自然、平易近人，消除求職者的拘束感，使談話在輕松愉快和從容不迫的氣氛中進行，不要一味地提出難題影響求職者的自信心和能氣。面試會見結束后應告訴求職者何時得出結果，并禮貌熱情地向求職者表示“感謝光臨，與您交談感到非常榮幸”，送客人（求職者）走出門外。秘書不要對某人輕易許諾，決定選用是領導人的職權。面試談話后要把記錄整理好，全部呈交領導人過目。根據領導導初定的名單，約見求職者，并將其引見給領導人。當求職者坐定，領導人準備與其交談時，秘書便禮貌地退出辦公室。秘書應準確詳細地記下所有求職者的電話號碼和地址。當領導人選中了新的員工后，秘書必須及時通知新員工前來報到。對淘汰了的求職者也應寫短信或打電話通知他們。若決定除了通知錄用外，其他人另行通知，必須事先說明在確定的期限內未接到通知即為未被錄用，并請諒解。

在我國考核求職者和接納新員工，一般是人事部門的工作任務；秘書一般不承擔這方面的接待或考核工作。我國秘書接待工作除了一般的來客客接待外，特別重視社會公眾的上訪接待。我國秘書在社會公眾的上訪接待中，特別強調為人民服務的觀念，要求秘書在接待過程中一言一行、一舉一動都要本著對人民高度負責的精神；熱情、誠懇而耐心地聽取群眾反映的各種情況和問題、意見和要求，并作詳細記錄；對有政策依據的應盡量給予明確的答復；對難以作答的問題也應誠懇地說明原因，待調查清楚并請求上級后，在一定的期限內做出答復。當來訪者告辭時應熱情相送，并歡迎以后有問題再來；有必要時還要對來訪者進行回訪；要使上訪客人帶著希望而來，帶著愉快和滿意的心情而歸。

四、職能差異的歷史淵源與現實基礎

1.歷史淵源

（1）.我國古代秘書：政權機構中的官僚和吏員辦文辦事，輔助統治者為主 如太史、尚書、軍機處等。

（2）國早期秘書：接待員兼打字員，職能比較單一和簡單，如速錄員、接待員等。

2.現實基礎

（1）我國現代秘書：以黨政機關秘書工作為主，如文員、行政人員、機關人員等。

（2）美國現代秘書：為彌補領導者精力、智能和時間等方面的綜合輔助性人員，如文員、行政助理等。

從上述內容我們不難看出中美兩國秘書工作職能的區別。我國注重的是日常行政工作，要求秘書人員掌握基本的辦公自動化和文書寫作的技能已經處理日常事務的能力。而美國的秘書則要在此基礎上的掌握更多的知識，如會計、旅行和國際事務。對辦公自化化設備的使用更是需要精通。難怪有人形容其秘書是 ‘八爪魚’。

參考文獻

[1]陸瑜芳，《秘書學概論》[M],2001(211)[2]婁山關,《秘書學教程》[M],2002(54)[3]安娜·埃克絲蕾,《韋氏秘書手冊》[M],1985(87)

第二篇：秘書工作（范文模版）

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。

（一）建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養自己的政治修養和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。

（二）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們為領導服務，是信任，也是考驗。因此，要經得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書是領導最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領導身邊無小事，需要領導來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領導。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領導決策，暢通而準確的信息將有助于領導的正確決策。

（四）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現自我，敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態，更談不上創造性地工作。喜怒哀樂順其自然

第三篇：秘書工作

單元

一、秘書/助理的角色認知

秘書/助理職能

初級秘書/助理：事務性文員

中級秘書/助理：事務性文員＋輔助管理

高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理

怎樣清晰自己的崗位職責――學會編寫崗位說明書

優秀秘書與一般秘書的能力差異

秘書助理的職業形象——合宜的裝扮及姿態舉止

秘書/助理的職業生涯規劃

關鍵的三個觀念轉變——銷售意識、產品化、細節

單元

二、提升秘書/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標系――什么是五星級秘書/助理/行政人員 溝通的本質和過程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認識你的溝通對象——PDP技術和NLP技術

學會管理你的上司——四項限和5W1H工具的使用

小游戲：聽懂經理的話了嗎？

跟上級溝通的原則

如何在特殊情況下對上及對下溝通——沖突、小報告、越級指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動變革的注意事項和操作方法

單元

四、會議管理

成功會議的5個特點

會議管理的兩個“三三三”法則

會議時間安排的技巧

會前準備——會議議題的收集和安排

會中協助——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應對 會后整理——如何做會議紀要及會議決議的跟進工作

練習：如何組織一場討論會議

單元

五、時間管理和計劃管理

時間管理的五個原則和三個工具

PDCA工具在制定計劃時的靈活使用

確定SMAC的目標，制定工作計劃

怎樣做/月度/周度工作計劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國內出差及國外出差的日程安排 單元

六、事物性項目性工作的組織管理

事務工作有哪些

學會列事務清單

沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會

用項目手冊管理工作

事務性項目工作組織的12字口訣

制作項目手冊的方法

案例分享

哪些現代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標準規范

文檔分類的工作規范

文檔存儲的工作規范

文檔查閱的工作規范

文檔分裝的工作規范

文檔銷毀的工作規范

文檔保密的工作規范

單元

九、企業秘書與助理禮儀常識

接待禮儀

辦公室儀禮

電話禮儀與應對技巧

單元

八、商務公文寫作

商務公文寫作的概念及公文的要素

公文寫作的步驟

確定目標

確定文章的正式程度

決定文章的風格

選擇文章的層次結構

列大綱——案例分享及練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫 撰寫初稿

常用公文寫作及公文格式要素范例

通知

報告

請示

批復

會議紀要

邀請信

總結

主辦單位:中國企業管理培訓網

聯系人:陳小姐***

聯系電話:0752-6282942

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第四篇：秘書工作

輔導四

第十五章領導者日常活動安排

一、基本概念解釋

1.會談，是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。

2.會見，領導人接見外賓或內賓，并作簡短的交談，一律稱為會見。

3.商務旅行，指企業領導者為開展商品生產和經營業務而進行的旅行活動。

二、基本問題提示

1.領導者事務活動的特點：繁雜性；經常性；具體性；臨時性。

*2.領導者事務活動安排的原則有：

（1）統籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點；（3）力戒排場，求真務實。

3.如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當形式；

（三）注重程序，堅持逐級請辦

（四）提高藝術，優化請辦效果

（五）以緩應急，避免緊張出錯。

第十六章黨政秘書工作

一、基本概念

1.黨政秘書工作（廣義），指黨的機關、政府機關、人大機關、政協機關的秘書工作，它是掌管黨政機關公文并直接輔助黨政領導者綜合處理各項事務的活動。

2.狹義的黨政秘書工作，特指中國共產黨各級領導機關的秘書工作和各級人民政府機關的秘書工作。

二、基本問題提示

1.黨政秘書工作的特點:政務性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書工作的指導思想是：以鄧小平同志建設有中國特色社會主義理論、“三個代表”重要思想和黨的基本路線為指針，當好參謀助手，搞好“三個服務”，即為本級黨政領導工作服務，為機關工作服務，為人民群眾服務。

3.黨政秘書工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實原則；效率原則。

服從原則----秘書在工作中必須服從領導指揮，與領導高度一致；參謀原則--協助領導完善決策、為領導出注意、想辦法提建議；求實原則---匯報情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務要求真務實；效率原則---樹立高度的時效觀念、做到及時、快速并力爭超前。

4.對黨政秘書人員的素質要求有：

（1）政治可靠；（2）作風優良；（3）紀律嚴明；（4）知識廣博；（5）業務熟練。

5.黨政秘書業務熟練的含義是：

所謂業務熟練，是指黨政秘書人員必須具備順利完成秘書工作任務的能力。黨政秘書工作的特點和內容，要求黨政秘書人員著重具備以下幾種業務能力：調查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協調能力、辦事能力。

第十七章企業秘書工作

一、基本概念解釋

1.企業，是從事生產、流通等經濟活動，為滿足社會需要并獲取盈利，進行自主經營，自負盈虧，實行獨立經濟核算，具有法人資格的基本經濟單位。

2企業秘書工作，是直接協助企業領導人履行領導職責，在進行企業經營決策和日常生產、經營、管理活動中，為領導節省時間，擴大空間，拾遺補缺，綜合服務的活動。

3.企業公共關系，就是企業為了樹立良好形象，通過傳播溝通手段，協調與內外公共關系的一種管理職能。

二、基本問題提示

1.企業秘書現代管理的原理有：系統原理-----樹立整體和全局觀念，實現優化現代化管理；人本原理---以調動人的積極性、做好人的工作為根本；動態原理--運用動態原理，適應市場的動態變化開展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業秘書現代管理應掌握的原則有：

整分合原則；能級和動力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業秘書應該重點發現和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經驗性信息；（4）市場營銷信息。

4..我國企業秘書工作的主要特點：經營性、專業性和時效性。

5.企業秘書人員素質的基本要求是：（1）企業秘書應具備企業家式的眼光和頭腦；（2）企業秘書必須適應社會主義市場經濟；（3）企業秘書必須掌握現代管理原理和原則；（4）企業秘書必須具有信息處理能力；（5）企業秘書必須提高公關本領。

6企業秘書的公關素質主要體現在以下幾個方面：

企業秘書必須學習現代公共關系理論，具備公共關系人員的素質，才能做好公關工作。企業秘書的公共關系素質，主要表現在兩個方面：

（1）必須強化公共關系意識。公共關系意識是一個有機聯系的觀念系統，它由諸多觀念構成。主要包括形象意識、公眾意識、開放意識、交往意識、信息意識、溝通意識、協調意識、創新意識。企業秘書只有增強上述公共意識，才能自覺做好公關工作。

（2）要提高開展公關活動的能力。主要包括社會交往能力、組織協調能力、活動策劃能力、宣傳推廣能力、應付突然事變的能力等。企業秘書只有具備上述公關活動能力，才能成功地策劃和組織公共關系活動，成功地塑造企業形象，為企業贏得良好的經濟效益。

第十八章涉外秘書工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書工作，指我國的外事、外貿、海關等部門和“三資”企業以及其他涉外單位的秘書工作。簡言之，凡是協助領導或上司處理涉外事務的工作，都可稱為涉外秘書工作。

2.狹義的涉外秘書工作，是指在我國境內具有外資成分或由外籍人員管理的機構、實體、組織內的秘書工作，或以境外人員為服務對象的秘書工作。

二、基本問題提示

*1.涉外秘書工作的特點有：跨國性；商務性；單一性；雙語性；女性化。跨國性是涉外秘書工作的根本特點，也是區別于其他秘書工作的根本標志。

2.女性化是涉外秘書工作的一個顯著特點。究其原因，主要有兩個方面：一是涉外秘書工作的模式基本上是從國外引進的。是涉外秘書工作的事務性、技能性較為突出：相對來說，女性的心理資質更符合服務性職業的要求；女性的特長更適合于秘書工作的技術要求；從審美需要來看，女性的魅力容易與以男性為主的領導群融洽共事，成為一種重要的人際互動引

力。

3.涉外秘書的忠誠主要表現在三個方面：

一是理解并接受上司的經營思想、價值觀念，這是秘書忠誠的基礎；二是嚴守企業機密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書除掌握一般的知識外，還應掌握：經濟學和法學方面的知識，主要有：

（1）對外貿易知識——代理、包銷、寄售、拍賣、租賃等業務知識，以及與之相關的國際匯兌、各國關稅制度、保險、仲裁、索賠、運輸、廣告等知識；

（2）涉外法規知識——國內法規和國際法規知識；

（3）財會知識——處理財務方面的知識、企業與銀行間往來業務的程序、少量辦公用資金的開銷與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書應掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語——準確的聽力，流利地會話，快速地閱讀，熟練地書寫和翻譯。這是涉外秘書最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動化設備——熟練地操作微電腦、傳真機、電傳機、多功能電話，以及復印機、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應用技術；

（3）熟練掌握打字技術——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書的寫作技能——重大事項討論和業務談判的文字稿、各類中文和外文信函、電文、業務文書、經濟合同、公關禮儀類公函等的起草。熟練掌握各類涉外文書的特點、寫作格式和語言表達技巧。

6.涉外秘書必須熟悉中外文化的差異如了解外國文化、風俗；要溝通外方人員與中方員工的聯系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應具備的文化修養是：

（1）了解中外思維方式、價值觀的差異——看能力、重實績；外國企業首腦因民族不同而對下屬有不同的標準和衡量尺度；

（2）了解中外風俗禮儀的不同——涉外秘書除了解國際上通行的禮節外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習慣，這是與他們融洽相處，搞好服務的重要條件。

（3）掌握中外文化知識——涉外秘書多讀書、多學習，掌握祖國的基本歷史、文化、地理知識，既滿足了外方人員的需要，也為傳播中國文化做了貢獻；多掌握外國文化、歷史、地理知識，尤其是外方上司國家的這方面知識，以利于增進雙方的交流。

第十九章私人秘書工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書指為私營企業、民辦機構、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務的社會職業人員。

2.私人秘書工作是私人秘書為完成輔助其雇主的任務，而在一定范圍內的勞動。

二、基本問題提示

1.私人秘書的特點：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關系的雇傭性。

2.私人秘書工作的范疇很廣，內容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務：一是文書性工作；二是信息性工作；三是內務性工作；四是門面性工作；五是臨時性工作。

3.私人秘書素質的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業的有效輔佐者。

（2）作風方面——工作中既要沉穩，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風行、干凈利落，又要莊重穩妥、嚴謹細致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具

有謙虛、豁達、寬容、合作的作風和修養。還必須磨練勤奮、堅韌和靈活應變的工作作風。

（3）知識方面——私人秘書工作范圍廣，內容多，因而要求私人秘書的知識面要寬，要有 “通才”的特質。私人秘書要特別重視自身知識結構的動態性，要針對客觀環境的發展變化而不斷調節、補充知識，以適應社會對私人秘書工作越來越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書必須具備較強的運用知識、解決問題的能力。要有較強的適應能力，能在較短的時間內適應不同的雇主、不同的業務和不同的工作內容。其次，私人秘書要有較強的表達能力，再者，私人秘書要有較強的辦事能力，還要有較強的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關系與公共關系，樹立良好的個人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書還要掌握操作各種辦公設備的技能。越來越多的雇主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。

第二十章現代秘書職業

一、基本概念解釋

*秘書職業，是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協助領導者或主事者處理日常事務，提供綜合性服務，并收取報酬的一種社會職業。

二、基本問題提示

1.秘書職業化的標志：（1）產生了與官職脫鉤的趨勢；（2）以從事秘書工作為謀生手段；

（3）出現專門的服務機構；（4）形成社會上專門的職業階層。

2.現代秘書職業的主要特征：（1）秘書服務對象多元化；（2）秘書主體商務化；（3）秘書知識技能專業化；（4）秘書勞動價值商品化。

3.現代秘書職業的發展趨勢：

（1）秘書主體商務化；（2）秘書功能綜合化；（3）秘書辦公自動化；

4.求職準備包括：（1）心理準備——樹立求職意識，強化競爭意識；（2）實力準備——建立合理的知識結構，培養廣泛的適應能力；（3）信息準備。

5.自薦求職信函所包括的內容和應注意的問題。

自薦求職信函所包括的內容：說明個人基本情況，著重介紹自己勝任秘書工作的有利條件及其與自己所學專業的聯系，適當敘述自己的發展潛力；對所求工作的愿望；附上相關支持材料，如技能證書、畢業論文。寫自薦求職信應注意的問題：注意格式和用詞，不要太長，要具有可讀性，態度要真誠、坦率。

△技能訓練：1.寫一份本人簡歷；2.寫一份自我推薦材料。

第五篇：秘書工作

秘書工作是有思想無主見，有成果無形象；在別人眼中，你是有權力無職位；工作性質是有心事無口表；個人形象是有本事沒脾氣

秘書既要像只穿山甲，立足現實，有埋頭苦干的精神；又要像只狐貍，胸懷全局，有勤于思考的習慣

“穿山甲一天到晚躲在地底下，埋頭打洞穿山，對外面的事它一概不管；而狐貍則整夜蹲在山頂上，望著天上的月亮，想著怎么才能啃一塊月亮。如果一個秘書像穿山甲那樣，一天到晚只知道干活，沒有一點靈氣，領導肯定不喜歡；相反，一個秘書像只狐貍，不踏踏實實干活，一天到晚打小算盤，領導也不會欣賞。”

秘書必須是“全能型”的，要會寫各種不同的稿子；還必須是“研究型”的，平時要多讀多看多思，大量積累素材；秘書體力必須是“全勤型”的，要能吃苦、能加班、能連續熬夜；最后，秘書的適應力必須“全優型”，就是對不同領導的風格能有很強的適應力。

一是身體好。身體不好，經不起摔打，受不了折騰，再有才華，也只能像《三國》上的郭嘉那樣自動出局。所以，我拜師學藝，打太

極拳。

二是脾氣要好。一為秘書，就意味著化小我為大我，從有我到無我，委曲求全，隨曲就彎。撐開肚皮，裝得下飯菜，裝得下知識，裝得下秘密，也裝得下委屈。

三是運氣好。給誰當秘書，沒有自主權、選擇權。能不能遇到好領導，靠運氣！

文字的生命力來自于作者的活思想。思考力決定競爭力。敏銳而深刻的思考，是文字材料的“根”。這需要長期的思維訓練。材料沒骨子，文字不過關，在秘書堆子里站不住腳。

第一怕劈頭三斧子。領導時間寶貴，有時候改稿子，沒有通讀，抓筆就揮，大刪大改。負責任的秘書寫材料，就像裁縫做衣服。如果領導什么都不看，拿把大剪刀，在你的成衣上剪一個大窟窿，那就很麻煩。面對著這個大口子，如同面對自己身上的傷口，你不敢更動，又不能不動。動，也只能圍繞口子縫縫補補。常常擱筆嘆息：“老先生為什么要在這兒開個口子，是不是要在這兒縫個口袋？這不破壞了

整體布局嗎？郁悶！”

第二怕領導不能會意。公務文字都講究個深入淺出，文字淺顯。但是，有時也回避不了生僻字和引用語，這時就讓人躊躇：怕領導誤讀。領導不是訓詁學者，念錯字，讀破句，與情可原，與理可通。寫稿子的時候，秘書就要考慮，少用生僻字，少引古詩文、外國語。對生僻字，可不可以注音呢？似乎也不妥。那是對領導文化水平的低估。有時候，秘書只能有意無意地在領導面前嘮叨這句話，但是，領導哪會在意你的苦心呢？

第三是對現行機關文風深惡痛絕。公文太長、太空，上下相套，左右相襲，津津于辭藻，沾沾于耦合。文字上習慣于標題齊整、段落規整、句式工整，形式上過分雕琢，邏輯上過分周延，而內容空洞，精神僵化，思想蒼白。我強烈呼吁，要像唐宋八大家反對六朝駢驪文，徹底變革公文文風。文風不改，學風改不了，思想更新不了，官僚習氣去不了。

。“非學無以廣才”，在紛繁的信息中，迅速汲取有用的知識，是秘書的基本功。秘書是雜家，是通才，涉獵不能不廣，思維不能不敏銳，情況不能不知，文件不能不學，書本不能不讀。工作，逼著我們苦學、多學、快學。而在一知半解，囫圇吞棗中，精神世界也不知不覺

地豐富起來。

跟在領導身邊，耳濡目染，潛移默化，秘書的受益是全方位的。領導們對復雜問題的處理藝術，對急難局面的控制能力，對無可奈何之事大而化之的水平，無處不是學問，卻又是任何學校學不到的真知。行政能力，更需要綜合素質，而不是專業知識；更需要工作經驗，而不是理論水平。秘書每天接觸的都是各式各樣的行政實務，蘊含著資政佐治的真經。秘書學是一門實學和顯學，因為它繼承了領

導學的衣缽。