第一篇：秘書工作的重要性

秘書信息收集工作的重要性及其特點

（一）秘書信息收集工作的重要性

1、是輔助領導科學決策的必要條件

作為“為上司創造最佳決策環境”的助手，秘書要能快速準確地為上司收集各種信息，從而能隨時為上司的決策服務。

2、是企業聯系上下、協調左右溝通內外的樞紐

信息收集，是溝通的前提，只有準確的了解組織內外、上下的各種信息，才能有效地開展信息溝通工作。溝通是改變人們行為和調動人們積極性的重要手段。

秘書人員良好的信息收集工作，一方面可以及時了解到企業中上下級及各部門工作人員的工作狀況、生活狀況、思想動態、個人喜好、優缺點、適合職位等，為企業采取有效的措施，滿足員工需求、調動積極性、聯系上下級、協調左右的必要的準備工作；另一方面可以使企業能夠及時、準確、全面、深入的了解到國內外的市場信息、競爭對手信息、國家政策法規、文化潮流、民俗民風、消費觀念等。是企業內部實現目標一致、行動統一，對外搶占先機，引領市場發展，和國際經濟市場發展接軌的前提條件。

3.是秘書人員草擬文件內容的重要來源

秘書人員草擬文件，一方面要遵循領導的囑咐，另一方面秘書也應該充分發揮主動性，利用更多鮮活的信息，讓手中的文件更有說服力和權威性，內容能盡量的客觀、全面、系統、真實。

（二）秘書信息收集工作的特點

1、集中體現了現代企業秘書的參謀職能，秘書的參謀輔助性是現代企業秘書工作的根本職責。現代企業秘書的參謀、輔助性也是智能化和事務化的高度統一。在我國市場經濟的大環境中，各種復雜多變的相關因素使企業的生產經營、戰略決策具有更大的挑戰性、風險性和靈活性，使領導決策變得更加的復雜和困難。這一切深刻的變化將秘書工作，特別是秘書的信息收集工作推向一個全新的舞臺。在這個舞臺上，最能顯示秘書人員風采和作用的，將不僅僅是鞍前馬后的事務服務和洋洋灑灑的官樣文章，而是為領導決策參謀服務的能力和技巧。

2、信息收集手段的先進性和多樣化，科技的發展，為各行各業帶來一縷縷春風。計算機、互聯網、手機、報紙、廣播等等傳播媒介的迅速發展，提高了信息傳播的速度，擴大了傳播的范圍，加強了信息的影響力。秘書人員則可以采用任何便利的手段快速的獲取所需信息。

3、信息收集內容具有針對性和實用性，秘書人員在收集信息的過程中，一方面要考慮領導工作決策的需要，正確領會領導者的意圖，及時的將國家政策和國內外政治、經濟形勢信息傳達給領導者。另一方面則要立足大局某事，企業秘書工作以輔助領導科學決策和協助領導科學管理為主要職責。而領導管理的都是一個動態的大系統，一般來說，既有政治的、經濟的，又有非政治的、非經濟的；既有縱向的、歷史的，又有橫向的、現實的；既有宏觀的，又有微觀的。因此，現代企業秘書必須要做好企業內外的信息收集工作。

4、信息的收集范圍充分體現了“點面結合”的顯著特點，秘書工作方式的專業性及其工作內容的綜合性，要求信息收集必須收集到典型的重要的信息，又要能夠收集到連貫的，全面的信息，為輔助領導工作做好充分的準備。

第二篇：淺析辦公自動化對秘書工作的重要性

淺析辦公自動化對秘書工作的重要性

摘要：隨著經濟的快速發展和信息更新的要求，企業辦公開始朝著無紙化、信息化、網絡化的方向發展。在這樣的大環境之下，原有的傳統秘書辦公模式已經不能適應高速發展的社會要求，為此辦公自動化應運而生，它作為一種高效科學的辦公手段，使得秘書工作從繁雜沉重的工作環境中解放出來，讓秘書工作走向了高速系統、規范有效的道路。關鍵詞：辦公自動化；秘書工作；影響；重要性 隨著現代科學技術的高速發展，計算機慢慢進入人們的生活并對人們的生活產生了越來越重要的影響，高速更新換代的模式也要求秘書辦公的進步，秘書工作的瑣碎繁雜使得秘書在工作中一直重復著體力勞動的模式，秘書人員更是重復機械的勞動，原有的傳統辦公方法難以繼續適應社會的發展，至此，辦公自動化融入了秘書工作，使得秘書工作變得輕松高效。

一、辦公自動化的內涵和先進性

辦公自動化技術是現代信息化社會最重要的標志之一，它給企業辦公帶來了變革式的發展，使得辦公速度和質量高速發展。辦公自動化又簡稱OA，它將人、計算機和信息三者結合成為一個辦公的體系，構成一個服務于辦公業務的人機處理系統。通過使用先進的機器設備和技術，辦公人員可以充分利用辦公信息資源，并使這些資源有效共享，從而提高辦公效率，使辦公業務從事務層進入管理層。辦公自動化完成了辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達到提高生產率的目的。現代辦公室一個包含數據、文字、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。

辦公自動化以其先進性贏得了企業工作人員的歡迎和喜愛，辦公自動化的發展趨勢朝著人性化、無線化、智能化、協同化、通用化、門戶化、網絡化等方向的發展趨勢，使得辦公自動化擁有獨特的優勢進入秘書工作的范圍。辦公自動化的優勢如下：

1、使得企業內部信息交流更加流暢快捷，提高了辦公的效率。在企業內部建立獨立的網絡，使得內部信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便快速，避免了秘書工作人員來回跑趟卻費時費力的情況。辦公自動化中word文檔、excel表格和powerpoint演示文稿等程序的使用能夠使得秘書人員節省大量手工繪制表格和書寫文字的時間，而只需填寫規定的表格即可形象明確的讓人員清晰明了。

2、秘書工作變得自動化、規范化和系統化。秘書工作中大量的公文和會議文件需要及時處理和傳達，辦公自動化中郵箱等傳輸軟件的使用可以讓公文從起草到實施能夠實現通過計算機就可以完成秘書人員分內工作。

3、秘書工作中文檔管理程序化、系統化。辦公自動化可以使各類文檔按照一定的分類進行保存、共享和使用，使得企業人員能夠從辦公共享的網絡中快速和高效地查找出需要的資料。辦公自動化適應了社會變化的快速高效的要求，以其自身的優勢得到社會的認同，也迅速地融入人們的生活和工作之中。

二、辦公自動化對秘書工作的影響

秘書工作零碎且繁雜，各種公文和會議文書的起草以及領導工作行程的日程安排都需要大量的表格和文字需要秘書人員制作和書寫，這樣使得秘書工作一直機械和程序式的模式，秘書人員更是需要大量體力和精力來從事工作。辦公自動化的運用使得秘書從繁重機械的工作中解放出來，更提高了辦公的工作效率和辦公的質量。

1、使得秘書工作模式由體力式向智力化轉變

秘書人員要處理各種事務文書和公文以及領導行程的日常安排，各種公文格式和和會議文件大都是重復繁瑣的，這樣的秘書工作占據了秘書人員大量的時間和精力，使得秘書工作變得不斷的重復機械發展。而辦公自動化的使用使得秘書工作變得輕松簡單，事務文書、會議文件的各種格式和字體都可以通過計算機進行處理，而且通過計算機設計出來的文件更加規范、整潔，使得秘書人員和各種辦公人員獲得視覺上的美感，能夠清晰地明白信息的要義和內容，能夠提高秘書人員的工作效率，使得秘書工作模式由體力向智力轉變。

2、辦公信息的有效傳達，使工作人員能夠在第一時間完成工作任務

秘書人員可以利用公司內部公共網絡和信息系統，將會議所需的各種文件資料、規章制度、會議安排傳輸給相應的工作人員，能夠讓他們及時接收到需要的文件和資料快速有效的開始自身的工作。

3、收發文件和檔案管理的快速、系統化

秘書工作之中使用大量的文書需要進行收發工作，辦公自動化的使用使得秘書人員不用離開自己的工作崗位就可以輕松高效地通過計算機進行傳輸，方便了秘書人員的同時使得文件的收發變得高效快速。而檔案管理也在辦公自動化下變得高效有序，秘書人員可以把常用的資料整理成檔案輸入計算機，公司人員可以在內部系統網絡之中下載和查詢相應的資料。

4、增加了秘書人員獲取信息的渠道，提高秘書的服務性 秘書人員是領導的左手右臂，領導決策和重大決定需要秘書人員提供相應的參考意見，而秘書自身知識能力總是有限的，辦公自動化成為秘書人員的后補和助手，在秘書人員需要及時有效的信息和最新的消息來為工作服務時，秘書人員就可以利用網絡來快速輕松的實現。

總之，辦公自動化提高了秘書的工作效率，在秘書工作模式上是革命性的改變，它解放了秘書人員，使得他們有更多的時間和精力來提高自身的素質和能力以更好適應快速發展的社會，更好的為領導服務，為企業的共同目標貢獻更多的力量。

三、辦公自動化對秘書人員的要求

辦公自動化為秘書工作帶來了重大影響和變革，使得秘書工作變得規范和程序化，但也對秘書人員的素質有一定的要求。秘書人員為了適應信息的高速發展和辦公自動化的需求必然要對自身做出改變來適應工作。

1、秘書人員要從心理方面接受辦公自動化這種辦公模式 隨著信息的快速發展和電子產品更新換代的周期縮短，秘書人員要從內心深處甘于接受這樣快速的社會和辦公模式的改變，這樣秘書人員才會有動力去適應社會而做出相應的改變。例如，一些年紀較大的工作人員已經習慣原有的辦公模式，適應了親力親為的方法，而辦公自動化需要這些人員做出相應的改變，提高自己的素質和反應能力來能夠操作計算機，重新學習各種軟件的功能和操作方法，而只有他們從心理愿意去接受新事物才能更好的為公司服務。

2、秘書人員要提高自身的素質以適應辦公自動化 秘書工作是協助領導而開展的活動，領導工作范圍的復雜化和多樣化使得秘書人員必須充分掌握大量的信息資源，快速高效地做出判斷來篩選對自身工作有用的資源以提高工作的質量，幫助領導更好地管理企業。秘書工作的快速高效就是自身工作的要求，而實現這種狀態，秘書人員必須提高自身的素質以適應辦公自動化的發展和運用。首先，秘書人員要提高自己的信息化知識，俗話說，知己知彼，百戰不殆就是如此。其次，秘書人員要不斷進行實際練習，熟悉各種軟件的功能和使用情況。臺上一分鐘，臺下十年功，秘書人員只有不斷實踐，才可以提高辦公自動化的應用能力。

秘書工作的輔助性、被動性、綜合性等特征，決定了秘書工作的復雜繁重，但秘書工作的挑戰性又要求秘書人員能夠快速有效的完成工作，幫助領導作出正確的決策。秘書人員自身的素質和知識以及信息的掌握情況成為了關鍵的問題，辦公自動化在秘書工作中的應用使得秘書人員可以彌補這些缺陷，使秘書人員在未來信息化和技術化的社會中能夠更好的為領導、為企業、為社會服務。

主要參考文獻：

1、何寶梅、楊劍宇主編：《秘書學導論》，華東師范大學出版社2013年版

2、成昊、魏彥華邊：《文秘與辦公自動化教程》，科學出版社，2011年版

第三篇：秘書工作（范文模版）

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。

（一）建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養自己的政治修養和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。

（二）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們為領導服務，是信任，也是考驗。因此，要經得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書是領導最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領導身邊無小事，需要領導來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領導。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領導決策，暢通而準確的信息將有助于領導的正確決策。

（四）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現自我，敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態，更談不上創造性地工作。喜怒哀樂順其自然

第四篇：秘書工作

單元

一、秘書/助理的角色認知

秘書/助理職能

初級秘書/助理：事務性文員

中級秘書/助理：事務性文員＋輔助管理

高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理

怎樣清晰自己的崗位職責――學會編寫崗位說明書

優秀秘書與一般秘書的能力差異

秘書助理的職業形象——合宜的裝扮及姿態舉止

秘書/助理的職業生涯規劃

關鍵的三個觀念轉變——銷售意識、產品化、細節

單元

二、提升秘書/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標系――什么是五星級秘書/助理/行政人員 溝通的本質和過程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認識你的溝通對象——PDP技術和NLP技術

學會管理你的上司——四項限和5W1H工具的使用

小游戲：聽懂經理的話了嗎？

跟上級溝通的原則

如何在特殊情況下對上及對下溝通——沖突、小報告、越級指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動變革的注意事項和操作方法

單元

四、會議管理

成功會議的5個特點

會議管理的兩個“三三三”法則

會議時間安排的技巧

會前準備——會議議題的收集和安排

會中協助——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應對 會后整理——如何做會議紀要及會議決議的跟進工作

練習：如何組織一場討論會議

單元

五、時間管理和計劃管理

時間管理的五個原則和三個工具

PDCA工具在制定計劃時的靈活使用

確定SMAC的目標，制定工作計劃

怎樣做/月度/周度工作計劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國內出差及國外出差的日程安排 單元

六、事物性項目性工作的組織管理

事務工作有哪些

學會列事務清單

沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會

用項目手冊管理工作

事務性項目工作組織的12字口訣

制作項目手冊的方法

案例分享

哪些現代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標準規范

文檔分類的工作規范

文檔存儲的工作規范

文檔查閱的工作規范

文檔分裝的工作規范

文檔銷毀的工作規范

文檔保密的工作規范

單元

九、企業秘書與助理禮儀常識

接待禮儀

辦公室儀禮

電話禮儀與應對技巧

單元

八、商務公文寫作

商務公文寫作的概念及公文的要素

公文寫作的步驟

確定目標

確定文章的正式程度

決定文章的風格

選擇文章的層次結構

列大綱——案例分享及練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫 撰寫初稿

常用公文寫作及公文格式要素范例

通知

報告

請示

批復

會議紀要

邀請信

總結

主辦單位:中國企業管理培訓網

聯系人:陳小姐***

聯系電話:0752-6282942

聯系傳真:0752-6282942

聯系QQ:541344797

E-mail: chinaqypx@163.com

第五篇：秘書工作

輔導四

第十五章領導者日常活動安排

一、基本概念解釋

1.會談，是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。

2.會見，領導人接見外賓或內賓，并作簡短的交談，一律稱為會見。

3.商務旅行，指企業領導者為開展商品生產和經營業務而進行的旅行活動。

二、基本問題提示

1.領導者事務活動的特點：繁雜性；經常性；具體性；臨時性。

*2.領導者事務活動安排的原則有：

（1）統籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點；（3）力戒排場，求真務實。

3.如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當形式；

（三）注重程序，堅持逐級請辦

（四）提高藝術，優化請辦效果

（五）以緩應急，避免緊張出錯。

第十六章黨政秘書工作

一、基本概念

1.黨政秘書工作（廣義），指黨的機關、政府機關、人大機關、政協機關的秘書工作，它是掌管黨政機關公文并直接輔助黨政領導者綜合處理各項事務的活動。

2.狹義的黨政秘書工作，特指中國共產黨各級領導機關的秘書工作和各級人民政府機關的秘書工作。

二、基本問題提示

1.黨政秘書工作的特點:政務性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書工作的指導思想是：以鄧小平同志建設有中國特色社會主義理論、“三個代表”重要思想和黨的基本路線為指針，當好參謀助手，搞好“三個服務”，即為本級黨政領導工作服務，為機關工作服務，為人民群眾服務。

3.黨政秘書工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實原則；效率原則。

服從原則----秘書在工作中必須服從領導指揮，與領導高度一致；參謀原則--協助領導完善決策、為領導出注意、想辦法提建議；求實原則---匯報情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務要求真務實；效率原則---樹立高度的時效觀念、做到及時、快速并力爭超前。

4.對黨政秘書人員的素質要求有：

（1）政治可靠；（2）作風優良；（3）紀律嚴明；（4）知識廣博；（5）業務熟練。

5.黨政秘書業務熟練的含義是：

所謂業務熟練，是指黨政秘書人員必須具備順利完成秘書工作任務的能力。黨政秘書工作的特點和內容，要求黨政秘書人員著重具備以下幾種業務能力：調查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協調能力、辦事能力。

第十七章企業秘書工作

一、基本概念解釋

1.企業，是從事生產、流通等經濟活動，為滿足社會需要并獲取盈利，進行自主經營，自負盈虧，實行獨立經濟核算，具有法人資格的基本經濟單位。

2企業秘書工作，是直接協助企業領導人履行領導職責，在進行企業經營決策和日常生產、經營、管理活動中，為領導節省時間，擴大空間，拾遺補缺，綜合服務的活動。

3.企業公共關系，就是企業為了樹立良好形象，通過傳播溝通手段，協調與內外公共關系的一種管理職能。

二、基本問題提示

1.企業秘書現代管理的原理有：系統原理-----樹立整體和全局觀念，實現優化現代化管理；人本原理---以調動人的積極性、做好人的工作為根本；動態原理--運用動態原理，適應市場的動態變化開展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業秘書現代管理應掌握的原則有：

整分合原則；能級和動力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業秘書應該重點發現和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經驗性信息；（4）市場營銷信息。

4..我國企業秘書工作的主要特點：經營性、專業性和時效性。

5.企業秘書人員素質的基本要求是：（1）企業秘書應具備企業家式的眼光和頭腦；（2）企業秘書必須適應社會主義市場經濟；（3）企業秘書必須掌握現代管理原理和原則；（4）企業秘書必須具有信息處理能力；（5）企業秘書必須提高公關本領。

6企業秘書的公關素質主要體現在以下幾個方面：

企業秘書必須學習現代公共關系理論，具備公共關系人員的素質，才能做好公關工作。企業秘書的公共關系素質，主要表現在兩個方面：

（1）必須強化公共關系意識。公共關系意識是一個有機聯系的觀念系統，它由諸多觀念構成。主要包括形象意識、公眾意識、開放意識、交往意識、信息意識、溝通意識、協調意識、創新意識。企業秘書只有增強上述公共意識，才能自覺做好公關工作。

（2）要提高開展公關活動的能力。主要包括社會交往能力、組織協調能力、活動策劃能力、宣傳推廣能力、應付突然事變的能力等。企業秘書只有具備上述公關活動能力，才能成功地策劃和組織公共關系活動，成功地塑造企業形象，為企業贏得良好的經濟效益。

第十八章涉外秘書工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書工作，指我國的外事、外貿、海關等部門和“三資”企業以及其他涉外單位的秘書工作。簡言之，凡是協助領導或上司處理涉外事務的工作，都可稱為涉外秘書工作。

2.狹義的涉外秘書工作，是指在我國境內具有外資成分或由外籍人員管理的機構、實體、組織內的秘書工作，或以境外人員為服務對象的秘書工作。

二、基本問題提示

*1.涉外秘書工作的特點有：跨國性；商務性；單一性；雙語性；女性化。跨國性是涉外秘書工作的根本特點，也是區別于其他秘書工作的根本標志。

2.女性化是涉外秘書工作的一個顯著特點。究其原因，主要有兩個方面：一是涉外秘書工作的模式基本上是從國外引進的。是涉外秘書工作的事務性、技能性較為突出：相對來說，女性的心理資質更符合服務性職業的要求；女性的特長更適合于秘書工作的技術要求；從審美需要來看，女性的魅力容易與以男性為主的領導群融洽共事，成為一種重要的人際互動引

力。

3.涉外秘書的忠誠主要表現在三個方面：

一是理解并接受上司的經營思想、價值觀念，這是秘書忠誠的基礎；二是嚴守企業機密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書除掌握一般的知識外，還應掌握：經濟學和法學方面的知識，主要有：

（1）對外貿易知識——代理、包銷、寄售、拍賣、租賃等業務知識，以及與之相關的國際匯兌、各國關稅制度、保險、仲裁、索賠、運輸、廣告等知識；

（2）涉外法規知識——國內法規和國際法規知識；

（3）財會知識——處理財務方面的知識、企業與銀行間往來業務的程序、少量辦公用資金的開銷與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書應掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語——準確的聽力，流利地會話，快速地閱讀，熟練地書寫和翻譯。這是涉外秘書最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動化設備——熟練地操作微電腦、傳真機、電傳機、多功能電話，以及復印機、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應用技術；

（3）熟練掌握打字技術——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書的寫作技能——重大事項討論和業務談判的文字稿、各類中文和外文信函、電文、業務文書、經濟合同、公關禮儀類公函等的起草。熟練掌握各類涉外文書的特點、寫作格式和語言表達技巧。

6.涉外秘書必須熟悉中外文化的差異如了解外國文化、風俗；要溝通外方人員與中方員工的聯系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應具備的文化修養是：

（1）了解中外思維方式、價值觀的差異——看能力、重實績；外國企業首腦因民族不同而對下屬有不同的標準和衡量尺度；

（2）了解中外風俗禮儀的不同——涉外秘書除了解國際上通行的禮節外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習慣，這是與他們融洽相處，搞好服務的重要條件。

（3）掌握中外文化知識——涉外秘書多讀書、多學習，掌握祖國的基本歷史、文化、地理知識，既滿足了外方人員的需要，也為傳播中國文化做了貢獻；多掌握外國文化、歷史、地理知識，尤其是外方上司國家的這方面知識，以利于增進雙方的交流。

第十九章私人秘書工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書指為私營企業、民辦機構、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務的社會職業人員。

2.私人秘書工作是私人秘書為完成輔助其雇主的任務，而在一定范圍內的勞動。

二、基本問題提示

1.私人秘書的特點：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關系的雇傭性。

2.私人秘書工作的范疇很廣，內容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務：一是文書性工作；二是信息性工作；三是內務性工作；四是門面性工作；五是臨時性工作。

3.私人秘書素質的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業的有效輔佐者。

（2）作風方面——工作中既要沉穩，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風行、干凈利落，又要莊重穩妥、嚴謹細致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具

有謙虛、豁達、寬容、合作的作風和修養。還必須磨練勤奮、堅韌和靈活應變的工作作風。

（3）知識方面——私人秘書工作范圍廣，內容多，因而要求私人秘書的知識面要寬，要有 “通才”的特質。私人秘書要特別重視自身知識結構的動態性，要針對客觀環境的發展變化而不斷調節、補充知識，以適應社會對私人秘書工作越來越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書必須具備較強的運用知識、解決問題的能力。要有較強的適應能力，能在較短的時間內適應不同的雇主、不同的業務和不同的工作內容。其次，私人秘書要有較強的表達能力，再者，私人秘書要有較強的辦事能力，還要有較強的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關系與公共關系，樹立良好的個人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書還要掌握操作各種辦公設備的技能。越來越多的雇主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。

第二十章現代秘書職業

一、基本概念解釋

*秘書職業，是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協助領導者或主事者處理日常事務，提供綜合性服務，并收取報酬的一種社會職業。

二、基本問題提示

1.秘書職業化的標志：（1）產生了與官職脫鉤的趨勢；（2）以從事秘書工作為謀生手段；

（3）出現專門的服務機構；（4）形成社會上專門的職業階層。

2.現代秘書職業的主要特征：（1）秘書服務對象多元化；（2）秘書主體商務化；（3）秘書知識技能專業化；（4）秘書勞動價值商品化。

3.現代秘書職業的發展趨勢：

（1）秘書主體商務化；（2）秘書功能綜合化；（3）秘書辦公自動化；

4.求職準備包括：（1）心理準備——樹立求職意識，強化競爭意識；（2）實力準備——建立合理的知識結構，培養廣泛的適應能力；（3）信息準備。

5.自薦求職信函所包括的內容和應注意的問題。

自薦求職信函所包括的內容：說明個人基本情況，著重介紹自己勝任秘書工作的有利條件及其與自己所學專業的聯系，適當敘述自己的發展潛力；對所求工作的愿望；附上相關支持材料，如技能證書、畢業論文。寫自薦求職信應注意的問題：注意格式和用詞，不要太長，要具有可讀性，態度要真誠、坦率。

△技能訓練：1.寫一份本人簡歷；2.寫一份自我推薦材料。