第一篇：做好重點建設項目檔案工作的步驟和方法

做好重點建設項目檔案工作的步驟和方法

項目檔案是項目建設、管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。一個項目從立項、設計、施工、監理、驗收的過程中形成大量的文件材料，為使項目檔案齊全完整準確，就需要一套行之有效的方法加以保證。建設項目檔案工作的步驟和方法概括起來主要有以下幾個方面：

1、健全檔案管理體制

行文明確分管領導和檔案人員。項目立項后，成立項目辦，之后就要明確哪位領導分管檔案工作，哪位同志負責檔案工作。

2、制定檔案工作規章制度、業務規范

主要制定《項目文件立卷歸檔辦法》、《項目檔案保管期限表》、《項目檔案保管制度》、《項目檔案利用制度》等。

3、跟蹤了解建設項目招投標情況

檔案人員要及時了解項目的招投標情況，一方面可以及時將招投標過程中產生的文件及時歸檔；另一方面，可以了解項目的參建單位，便于下一步指導項目文件材料的歸檔工作。

4、將項目檔案管理納入合同管理

將項目檔案管理納入合同管理，是保證項目檔案齊全完整的有力措施。一個項目，參建的單位很多，少則五、六個，多則上百個。因此，檔案人員應及時將建設項目過程中產生的文件材料的整理、歸檔、移交時間、份數、套數和違約責任等內容向有關領導和負責合同的人員溝通，以保證簽訂的合同中有項目檔案管理的內容。

5、明確參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網絡

項目辦要和參建單位聯系，要求每個參建單位都要明確一名兼職檔案人員，負責文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作。

6、對項目檔案管理人員進行檔案業務知識培訓

培訓內容：①《檔案法》、《廣西壯族自治區檔案條例》的有關精神，提高檔案意識。②標準辦法，主要有國家檔案局關于《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規范》，國家檔案局、發改委《關于重大建設項目檔案驗收辦法》以及有關行業關于檔案工作的標準規范，以及結合本項目實際制定的項目文件材料歸檔辦法等等。

7、設置必要的檔案保管條件

①設置檔案庫房，具有八防措施；②購置必要設備，如計算機、復印機、空調等；③統一檔案裝具，如檔案柜架、卷皮、卷盒等。

8、項目辦檔案人員階段性的檢查、指導

（1）開工之初，項目辦檔案人員要檢查各參建單位在建設過程中形成的文件材料字跡材料是否符合要求，各種表格格式是否符合要求，有關文件材料蓋章簽字是否規范等等，除紙質文件外，其它載體的材料也要及時收集歸檔。

（2）竣工文件編制階段

竣工圖是反映工程實際狀況的唯一依據。要注意竣工圖的編制。①竣工圖應準確、清晰、修改到位。②更改內容要在相關圖紙上和相關部位上修改到位，并注明修改依據。③應逐件加蓋竣工圖章、竣工

圖章中的內容應填寫齊全、清楚，不得代簽。④應有竣工圖編制說明，設計變更清冊，變更依據性文件上應標明被修改的圖號。

（3）立卷整理階段

建設項目試生產后，著重立卷歸檔工作。項目辦檔案人員要對參建單位的兼職檔案人員進行業務指導，重點指導組卷、編號、卷內目錄、備考表的填寫，案卷題名的擬寫、保管期限的劃分等等。由于參建單位多，最好采取以點帶面的方法進行，以一個參建單位為樣板，其它參建單位學習觀摩、既省時又省力，效果很好。

（4）監理審核階段

監理審核的要點是竣工圖是否符合現場實際，設計變更的內容是否反映到竣工圖中，審核之后要編制竣工圖審核報告。

9、辦理移交手續

包括兩個方面：一是設計、施工、監理等參建單位將整理好的檔案向項目辦移交；二是項目辦向生產使用單位移交，移交手續齊全，有移交清冊和經手人簽名。

10、檔案排架、編目

按分類方案進行檔案的排架編目，一般來講要有案卷目錄和全引目錄或專題目錄。特別要注意，各種特殊載體的檔案也要編制案卷目錄。

11、自查

上述任務完成后，建設單位要對照重大建設項目驗收辦法和驗收標準進行自查。

12、申請檔案驗收

項目建設單位應向項目檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告，并填報《重大建設項目檔案驗收申請表》，申請項目檔案驗收要符合《重大建設項目檔案驗收辦法》中明確提出的4個條件，同時內容要完整、準確。

13、預驗收與整改

這項工作很重要，是保證項目檔案齊全完整和項目檔案驗收順利通過的有力措施。預驗收有兩種方式：一是請組織驗收的單位組織有關專家進行預驗收；二是請當地檔案行政管理部門會同主管機關檔案部門進行預驗收。預驗收組提出意見后，生產單位或項目辦領導要高度重視，拿出整改方案，由項目辦會同有關參建單位共同整改。

14、驗收

項目檔案驗收一般應在項目竣工驗收3個月之前完成，項目檔案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議，項目建設單位、設計、施工、監理單位的有關人員列席會議。檢查項目檔案采取質詢、現場查驗的方式進行。重點檢查項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要的合同、協議等。

第二篇：檔案整理方法步驟

干部人事檔案整理的方法步驟

整理的第一個環節是鑒別，也是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備；對經過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區別不同情況，采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術加工、裝訂五個步驟: 第一步。分類 按照《干部檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。

第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當前時間，填寫要規范，前后一致，培訓兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸此類。

第二類:自傳材料。報告個人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。第二類中新增加了報告個人有關事項的材料。

第三類:考察、考核、鑒定材料；審計材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調查、評價的材料。具體有：定期考核材料，考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業、學校、黨校學習純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調任時審計材料（經濟責任審計結果報告）；后備干部登記表。

第四類:學歷學位材料。職業(任職)資格和評(聘)專業技術職務(職稱)材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學生登記表歸第一類，學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第三類，此次統一調整到第四類。其中：

1、學歷學位材料：高中畢業登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明。歸二級分類的1類中。

2、職業（任職）資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。評（聘）專業技術職稱（職務）材料：專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料。歸二級分類2類中。

3、反映個人科研學術水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

4、培訓材料：為其兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記表等材料（培訓學習時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。

第五類：政審材料。更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）認定材料也歸在第五類。這里重點講一下關于確認出生日期和參加工作時間如何確認。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個人早期為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關于干部出生日期問題的文件有兩個：一個是現行的文件，即《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）。文件規定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據。”中組部2007年1月印發《關于做好公務員登記中干部檔案相關工作的通知》（組通字［2007］4號）規定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據。”干部檔案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團志愿書，或者高中畢業生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發的《關于辦理干部退（離）休手續時認定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號）。在2006年10月以前，已經按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調查報告、證明材料（原戶籍內冊、登記卡片、出生證等的復印件）、按照干部管理權限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復。干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業生轉正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉登記表證明等。確認干部參加工作時間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動人事部關于確定建國前干部參加革命工作時間的規定》（中組發［1982］11號）、《國家教委、人事部、勞動部關于博士生和在職人員考取碩士生學習期間工齡計算問題的通知》（教高［1990］001號）、《人事部關于“文革”前赴蘇聯、東歐留學的本科生學習期間工齡計算的問題的通知》（人薪發［1992］11號）、《人事部、勞動部關于一九六六至一九六九屆大中專畢業生參加工作時間和工齡計算問題的通知》（人薪發［1994］43號）、《勞動人事部關于解決原下鄉知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》（勞人培［1985］23號）等等。

第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料。包括干部參加黨、團組織的有關材料。

第七類:表彰獎勵材料。包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統一規定作為獎勵材料，歸第七類。

第八類:涉法違紀材料。

第九類:招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(復員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。包括干部職務變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表》統一規定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。這里的工資、待遇類材料應有：93年10月執行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調整工資標準審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級審批表（五年考核稱職）；99年7月調整工資標準審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調整工資標準審批表；艱苦邊遠地區津貼審批表；2001年10月調標審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年考核稱職）；2003年7月調標審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學歷浮動工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補貼審批表、完善艱苦邊遠地區津貼審批表。2006年至今正常晉級和調整艱苦邊遠地區津貼審批表。職務變動調整工資，要在職務變動工資審批表標表明工資文號，屬于公務員的要有公務員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補貼表、高原補貼表這兩張表。任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現實表現；按規定逐項如實、準確填寫。要注明任免職務的批準機關、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調入機關或參照公務員法管理機關的干部，須有《公務員調任審批（備案）表》。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。

包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料;生平，非正常死亡調查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也歸入此類。

這里需要重點說明兩個問題：

一是第四類、第九類材料的二級分類問題。第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說: 根據中組部1991年印發的《干部檔案整理工作細則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料。此外，第四類材料可以再分為: 1.學歷學位材料;2.職業（任職）資格和評（聘）轉業技術職務（職稱）材料；3.反映科研學術水平的材料；4.培訓材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標準進行二級分類。二是內容交叉材料的分類問題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內容交叉的情況，可以根據材料的主要內容或用途來確定類別：

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；

2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類；

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；

4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類；

5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷放一類。

第二步，排序 排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種: 1.按材料形成的時間排序

適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2.按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序

適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數；復印件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。

第三步，編目 修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”；二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”；三是刪除了“份數”欄。

編目的具體要求： 1.檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。2.每類目錄應首先注明材料類號和類別名稱。3.“類號”下再依次填寫排列序號。規范的序號欄填寫方法應該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用

（一）至

（四），順序號用阿拉伯數字。4.“材料名稱”根據材料題目填寫。一般來說，沒有標題或標題不規范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準。時間填寫要盡量詳細、規范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。6.“頁數”材料的頁數。按照編好的頁數如實填寫。7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復印件等情況也應注明。8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

第四步，技術加工 1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經久耐用。復制件應附在原件后，與原件作為一件。2.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。3.幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。5.為方便檔案利用和后續材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附標簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規范的簡化字。

第三篇：浙江省重點建設項目檔案工作情況匯報

依法監管、強化服務

--浙江省重點建設項目檔案工作情況匯報

浙江省檔案局

近年來，我省各級檔案部門在國家檔案局的指導下，按照《檔案法》、《浙江省實施〈檔案法〉辦法》以及《浙江省重點建設項目管理辦法》的要求，緊緊圍繞省委“兩創”總戰略，以我省“五大百億”工程為重點，積極推進重點建設項目檔案的依法監管、規范管理和有效利用，使全省重點建設項目檔案工作逐步走上了科學發展的軌道。現將有關情況和主要做法匯報如下。

一、我省重點建設項目檔案工作的基本情況

近年來，我省以重點建設項目檔案登記為基礎，以檔案專項驗收、執法檢查、檔案目標管理認定等為手段，與有關專業主管部門積極配合、密切合作，加強對重點建設項目檔案工作的全程監管和服務，積極推進重點建設項目檔案工作的制度化、規范化、現代化建設，取得了顯著成效。據統計，我省已有485個重點建設項目按照《浙江省重點建設項目檔案管理登記辦法》要求進行登記，占我省重點建設項目(含子項)的95.70%；自2004年我省重點建設項目檔案專項驗收列入檔案行政許可事項以來，全省共有256項項目提出檔案專項驗收申請，253項已通過檔案專項驗收。從近年來我省幾次重點建設項目檔案專項執法檢查的情況看，全省重點建設項目依法治檔意識逐年增強，各單位檔案管理日趨規范，檔案工作在重點建設項目建 1 設中發揮了越來越重要的作用。

（一）重點建設項目檔案工作環境不斷改善。我省各級地方政府和有關部門按照《浙江省實施〈檔案法〉辦法》和《浙江省重點建設項目管理辦法》規定，積極推進重點建設項目依法治檔，切實加強對重點建設項目檔案工作的領導，將檔案工作納入重點建設的整體安排中統籌考慮，有部署、有檢查、有考核，有力地推動了重點建設項目檔案工作的開展。如紹興市、臺州市、桐廬縣等地在省有關規章的基礎上，出臺《重點建設項目檔案管理實施辦法》，進一步促進當地重點建設項目檔案的規范管理。溫州市政府將重點建設項目檔案檢查納入市重點建設項目年檢制度，促使檔案管理與工程建設同步開展。衢州市政府把市檔案局列入全市重點建設項目領導協調機構，使其更好地履行檔案監管職責。不少地方政府還將檔案管理列入重點建設項目考核辦法中，強化對重點建設項目檔案管理的目標責任制考核。

（二）重點建設項目的檔案監管、服務機制不斷健全。近年來，我省各級檔案行政管理部門在黨委、政府的領導下，依法履行監管職能，采取制定規范、業務培訓、現場指導、執法檢查等多種形式，加強對重點建設項目檔案工作的監督指導和服務，在重點建設項目檔案管理工作中發揮了主導作用。各地重點辦和行業主管部門大力支持檔案行政管理部門開展工作，相互密切配合、齊抓共管，共同推動我省重點建設項目檔案工作走上制度化、規范化的軌道。如臺州、寧波、紹興、麗水等地檔案部門每年根據重點建設計劃，加強對重點建設項目檔案工作的監督指導，多次舉辦重點建設項目檔案業務培訓，并會同人大和有關主管部門聯合開展經常性的檔案執法檢查活動，取得較 好的效果。各地還普遍重視發展檔案中介服務，積極為重點建設項目單位提供整理檔案、業務咨詢、評估等服務，在重點建設項目檔案管理工作中發揮了積極作用。

（三）重點建設項目檔案管理水平得到全面提升。我省在重點抓好省以上重點建設項目檔案管理的同時，積極督促各市、縣加強本級重點建設項目監管和服務，全省重點建設項目檔案管理水平有很大提升。一是各項目單位檔案意識和法制觀念明顯增強。大多數在建的重點建設項目單位都明確了分管領導，建立檔案工作機構，落實專兼職檔案工作人員，為檔案管理提供較好的基礎設施保障。如杭州灣跨海大橋指揮部在項目啟動前期就十分重視檔案建設，建立健全檔案管理體制機制，并配置了200平方米的檔案庫房和177立方米的全智能檔案密集架。二是檔案管理逐步走上制度化、規范化軌道。多數重點建設項目單位檔案管理制度健全，將檔案管理納入工程質量領導責任制、項目法人責任制、招投標制、工程監理合同制和施工合同，從源頭上加強項目檔案管理。樂清電廠一期將檔案管理工作納入到項目的全程管理和質量管理，做到檔案工作與工程建設同步進行。三是重點建設項目檔案歸檔質量有明顯提高。大多數重點項目建設單位都采取“三納入”、“三參加”、“四同步”等有效措施，保證項目檔案的完整、準確和規范。浙江巨化集團氟化廠將三期工程檔案的歸檔要求列入工程監理制和合同管理制中，安排專職檔案人員對勘察設計單位、施工單位、監理單位文件材料的收集工作實施監管，項目檔案收集十分完整、準確。

（四）重點建設項目檔案利用服務成效明顯。檔案的最終目的是 利用。我省重點建設項目檔案工作積極為項目建設、管理、審計等工作提供基礎保障，為各級政府和群眾解決實際問題提供優質有效的服務，取得了較好的社會效益和經濟效益。如滬杭甬高速公路股份有限公司在滬杭甬高速公路浙江段工程拓寬建設過程中，利用大量的工程檔案，加快了工程進度，縮短了建設工期，減少了工程造價，僅拓寬牟山湖大橋一項工程就節約資金數百萬元。我省的三峽工程移民檔案建立后，其檔案利用的社會效益和經濟效益非常顯著，在很大程度上化解了社會矛盾，維護了社會的安定團結。如德清有一位吳姓移民聲稱自己是優撫對象，要求德清移民部門按照規定發放優撫金，德清移民部門在檔案中找到了該移民的退伍證書復印件，但沒有發現移民移出地相關部門出具的相關材料，于是德清移民部門要求該移民出具退伍證書原件，結果發現該移民提供的是與復印件不符的另一人的退伍證書原件，避免了不必要的經濟損失。又如桐鄉市濮院鎮星新村一戶移民李發平與其丈夫2001年就已結婚，而他們隱瞞事實，偽造未婚材料，結果跟其父母和姐姐一同遷到桐鄉。這時問題出現了，小孩和其丈夫戶口都在奉節縣，小孩到了上學的年齡，但因沒有當地戶口需支付借讀費，而且土地房子都沒有。其丈夫向得貴到處寫信上訪要求解決其父女的戶口問題。桐鄉市移民辦根據檔案中找到的未婚記錄和自愿移民協議中保證不弄虛作假的相關內容，順利解決了問題。

二、我省重點建設項目檔案工作基本做法

（一）堅持依法行政，加快重點建設項目檔案的法制化進程。目前，我省共有89%的各級檔案行政管理部門獲得當地法制部門批準，將重點建設項目檔案專項驗收列入行政許可項目。省檔案局的重點建設項目檔案專項驗收行政許可每年均通過了省政府的檢查。近三年來，我省各級檔案行政管理部門把依法行政作為推動重點建設項目檔案工作的重要載體，聯合有關部門，先后組織了多次的執法檢查。如今年7月省檔案局與省發改委聯合開展了對重點建設項目檔案安全專項執法檢查并向省“兩辦”專題匯報，省委常委、秘書長李強在匯報材料上做出重要批示。今年紹興市檔案局和監察局聯合組織了全市重點建設項目檔案工作的執法檢查，對10多家存在問題的建設單位發出了《檔案執法監督檢查通知書》，責令限期改正。臺州市檔案局與市人大、市政府法制辦、市重點辦四家單位聯合開展執法檢查，有力地推進了該市的重點建設項目檔案工作。

（二）主動圍繞大局，解決重點建設項目檔案工作中的熱點、難點問題。近年來，我局與省發改委、省科技廳、省移民辦等部門加強聯系溝通，每年根據全省經濟社會宏觀形勢變化，確定重點建設項目檔案工作的重點、要點、難點，拓展重點建設項目檔案工作新領域，解決重點建設項目檔案工作中出現的一些新問題。如2006年，我局針對省委加快實施“兩創”總戰略，全省高技術產業化項目日益增多的情況，與省發改委等部門加強溝通和協調，依照《浙江省重點建設項目管理辦法》的要求，同時根據高技術產業化項目的特點，在多方調研的基礎上，與省科技廳聯合出臺了《浙江省專利檔案管理辦法》，對該類項目檔案工作做出專門規定。2008年，為落實國務院《關于進一步加強移民后期扶持工作的意見》要求，我局與省移民辦聯合出 臺了《浙江省大中型水利水電工程移民檔案管理辦法》，進一步規范全省移民檔案管理，為我省“維穩促調”大局服務。

（三）實施兩項制度，加強對重點項目檔案管理的全程監管。“十五”以來，我省以實施重點建設項目檔案管理登記制度和檔案專項驗收制度為抓手，基本實現了對全省重點建設項目檔案工作的跟蹤指導和全程監管，建設項目進行檔案管理登記的比例和通過專項驗收的比例逐年提高。2005年，307項省級重點建設項目，有280項報送檔案管理登記表，登記率達到91%;到2008年，全省507項省級重點建設項目中有485項報送檔案管理登記表，登記率為95.7%。通過檔案專項驗收的重點建設項目的數量呈現穩定的態勢：2006年54項，2007年46項，2008年43項，2009年1月1日至9月10日46項，其中高技術產業化項目檔案專項驗收率達到100%。通過這兩項制度的實施，為檔案行政管理部門對重點建設項目檔案工作的有效監管提供了保障。同時，我省還建立了重點建設項目竣工檔案檢查評估機制，對重點建設項目竣工檔案實施等級評定，收到了較好效果。

（四）轉變指導方式，提高對重點項目檔案工作的監管效率和水平。2006年以來，我局逐步轉變對重點建設項目檔案工作的指導方式，由原來的天女散花式的微觀指導逐步轉為有重點、專題性的宏觀指導，從而使對重點項目檔案工作的監管效率和水平大大提高。一是注重調研，加強對共性問題的指導。如2007年我省會同省移民辦對灘坑電站工程移民檔案進行調研并形成調研報告，對我省其他重點建設項目起到了一定的參考、借鑒作用。二是開展培訓。一方面是積極 參與省發改委每年舉辦的重點項目建設單位負責人培訓，提升項目單位領導的檔案意識；另一方面，每年都組織舉辦重點建設項目檔案管理業務培訓班，對重點項目建設單位、施工單位、監理單位的專兼職檔案人員進行業務培訓。三是召開會議，以會代訓。如今年我們召開了全省業務指導人員座談會，對一些地方的重點建設項目檔案工作經驗進行總結推廣，取得很好的效果。四是加強重點指導。如我局對國家級重點杭州灣跨海大橋、舟山國家石油儲備基地等重點項目單位多次上門指導，從項目檔案編制辦法的制定到信息化方案的修改，實現全過程參與。

（五）應用現代技術，提升重點項目檔案管理信息化水平。重點建設項目檔案數量多，內容雜，專業性強，整理難度大，從而影響重點建設項目檔案在利用過程中的查準率、查全率。計算機與網絡的出現使解決這一問題成為可行。近年來，我們積極推廣電力、能源等行業系統的檔案信息化建設經驗，著力提高全省重點項目檔案管理的信息化水平。僅2008年全省通過專項驗收的43個項目中，有36個配備了計算機，其中有29個建立了項目檔案數據庫，17個運用了檔案管理軟件，3個實現了全文檢索，較往年有了較大的進步。據統計，目前全省重點項目建設單位90%以上為檔案機構配備了計算機，50%以上的參建單位配備了數碼相機等高端數字設備，34個項目的建設單位完成了檔案數字化工作，16個項目正在進行。

當前，我國經濟正處于回穩的關鍵時期，重點建設項目作為一個地區經濟發展的動力引擎，在我省經濟社會發展中占用舉足輕重的地位。抓好重點建設項目檔案工作，更好地為我省經濟社會發展服務，是各級檔案部門義不容辭的使命。我們將按照省委、省政府和國家檔案局的要求，進一步加強重點建設項目檔案工作的依法管理，積極探索建立重點建設項目檔案登記備份制度，完善重點建設項目檔案備案制度，建立健全與我省經濟社會發展要求和重點建設項目投資體制改革相適應的檔案工作新機制，推動我省重點建設項目檔案工作再上新臺階。

第四篇：廣州市重點建設項目檔案工作管理辦法

廣州市重點建設項目檔案工作管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強和規范我市重點建設項目檔案工作的統一領導、分級管理，確保重點建設項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案條例》、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》、《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》、《廣州市檔案管理規定》、《廣州市重點建設項目管理辦法》、《廣州市城鄉建設檔案管理辦法》（穗府[2013]9號）等法律、法規、規章和規范性文件的規定，結合我市實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于經市人大會議審議通過，由廣州市發展改革行政主管部門印發的市重點建設項目（以下簡稱“項目”）。

第三條 本辦法所稱的重點建設項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）是指在重點建設項目的立項、勘察設計、招投標、施工、監理到竣工驗收及后評價等活動中直接形成的，具有保存價值，并經整理歸檔的各種形式、載體的歷史記錄。

第四條 本辦法所稱重點建設項目檔案工作（以下簡稱“項目檔案工作”）是指項目建設單位在項目建設和管理活動中開展的檔案工作組織管理、系統規范整理和安全保管等方面的一系列工作。

第二章 項目檔案工作管理體系和職責

第五條 廣州市檔案行政管理部門負責監督、指導區、縣級市檔案行政管理部門、市直屬單位、市城市建設檔案管理機構開展項目檔案工作的管理，負責統籌和組織項目檔案管理登記、項目檔案工作專項驗收。

區、縣級市檔案行政管理部門負責對既屬市又屬所在區、縣級市的市重點建設項目檔案工作的監督、指導，組織項目檔案管理登記和專項驗收。

第六條 城市建設檔案管理機構負責項目檔案的監督、指導、進館驗收、接收保管和利用工作。

第七條 市發展改革行政主管部門應當與市檔案行政管理部門建立項目信息共享機制，定期交換項目信息。

市直屬單位負責對下屬單位項目檔案工作的監督、指導，并參與項目檔案工作專項驗收。

第八條 建設單位應對項目檔案工作進行統籌規劃、組織協調、監督、指導；明確項目檔案工作管理機構與分管領導，配備具有檔案專業技能的項目專、兼職檔案人員，建立包括各參建單位在內的檔案工作網絡；項目檔案工作經費列入項目預算；組織項目檔案工作預檢。

建設單位應在項目代建、勘察、設計、施工、監理等合同中設立專門條款，明確項目檔案的套數、參建單位項目文件材料收集、整理、歸檔和移交責任。

第九條 建設單位項目檔案管理機構的主要職責：

（一）制定項目檔案工作計劃，建立健全項目檔案工作各項規章制度；收集、整理本單位形成的項目文件材料；除按規定向有關單位移交項目檔案外，應歸檔一套從立項至后評價全過程的項目檔案，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實行集中統一管理。

（二）參加項目設計例會及工程例會等會議，參加工程的交工、竣工驗收、設備開箱、科研課題鑒定驗收，并形成記錄。

（三）負責監督、指導勘察、設計、施工、監理等參建單位項目文件材料的收集、整理、歸檔、保管、移交等工作。實行代建制的項目，由代建單位按照合同約定履行本項職責。

第十條 項目勘察、設計、施工、監理單位的主要職責：

（一）明確分管檔案工作的負責人，建立與項目相適應的檔案管理機構，配備檔案管理人員，制定檔案管理制度，安全、集中統一管理本單位形成的項目檔案。

（二）將檔案工作納入項目建設計劃，納入項目技術管理各個環節，納入有關部門及人員的崗位職責和績效考核體系。

（三）按規范要求和合同約定完成項目文件資料的收集、整理、歸檔和移交工作。

（四）監理單位除履行以上職責外，還應按照合同約定對項目建設活動中產生的文件資料的完整、準確、系統實施監督和審核。

第三章 項目檔案管理登記、整理、保管和利用 第十一條 市重點建設項目檔案管理登記應按隸屬關系填報《廣州市重點建設項目檔案管理登記表》（附件1）。市直屬單位及其下屬單位實施的項目，由市直屬單位檔案工作機構負責組織業主單位填寫，報廣州市檔案行政管理部門；區、縣級市直屬單位及其下屬單位實施的項目，由區、縣級市檔案行政管理部門負責組織業主單位填寫，報廣州市檔案行政管理部門；民營、外商企業等其他投資主體實施的項目，由建設單位向廣州市檔案行政管理部門填報。

新開工的項目建設單位應于項目開工后6個月內，開展項目檔案管理登記，并開始項目檔案工作；續建項目應于每年3月31日前進行登記。

第十二條 項目檔案的整理原則上應符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002），具體應按《建設工程檔案編制規范》（DBJ440100/T153-2012）的要求整理。

由建設單位歸檔保管的項目檔案其歸檔范圍除《建設工程檔案編制規范》要求的項目文件材料外，還應包括項目工作全過程形成的工藝設備、科研項目、財務、審計、后評價等其他有保存價值的文件材料。

第十三條 項目建設過程中，各參建單位應配備與檔案數量相適應的、符合安全保管要求的檔案庫房，配置必要的保管保護設施、設備；使用檔案管理系統軟件管理檔案，開展項目檔案數字化工作；加強項目檔案的開發利用，為項目建設提供有效服務。

涉密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，應按照國家和省、市有關保密規定執行。

第四章 項目檔案移交

第十四條 項目參建單位應及時向建設單位移交經整理的項目文件材料。

第十五條 建設單位應于建設工程竣工驗收備案后3個月內向業主單位、使用單位移交項目檔案；建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。

建設單位應按有關規定向城市建設檔案管理機構移交項目檔案。

第五章 項目檔案工作驗收

第十六條 市重點建設項目應進行項目檔案工作驗收。項目檔案工作驗收分為預檢、專項驗收。未經預檢不得進行專項驗收。

第十七條 建設單位向城建檔案管理機構移交全部單位工程項目檔案后組織各參建單位對項目檔案工作預檢，預檢通過后向項目檔案工作專項驗收組織單位提交一式兩份《廣州市重點建設項目檔案工作預檢登記表》（附件2），驗收組織單位審核后通知建設單位提請專項驗收。

檔案工作預檢的內容和要求依照國家檔案局《重大建設項目檔案驗收辦法》中有關“重大建設項目檔案驗收內容和要求”的規定執行。

第十八條 建設單位根據《重大建設項目檔案驗收辦法》向專項驗收組織單位提交項目檔案工作報告、項目檔案質量審核情況的報告、《廣州市重點建設項目檔案工作專項驗收申請表》（附件3）和已填寫自評分的《廣東省重大建設項目檔案驗收評分表》（附件4）。

第十九條 項目檔案工作報告的主要內容：

（一）項目建設概況及項目檔案工作情況；

（二）保證項目檔案完整、準確、系統所采取的控制措施；

（三）各種載體項目文件材料的形成、收集、整理、歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量狀況；

（四）檔案在項目建設、管理、運行中的作用；

（五）存在的問題及解決措施。

第二十條 項目檔案工作專項驗收組織單位在受理驗收申請后15個工作日內組織完成驗收。

項目檔案工作專項驗收組由檔案行政管理部門、項目主管部門、建設單位上級部門、城市建設檔案管理機構、工程質量監督部門等單位的專業人員組成。

項目檔案工作專項驗收組成員人數一般為不少于5人的單數，組長由驗收組織單位人員擔任。

第二十一條 項目檔案工作專項驗收原則上以會議的形式進行。項目檔案工作專項驗收組成員由驗收組織單位召集，會務由建設單位負責。項目代建、施工、監理單位的有關專業人員列席會議，協助驗收工作。

第二十二條 項目檔案工作專項驗收組依照《廣東省重大建設項目檔案驗收評分表》，對項目檔案工作進行綜合評價。評價結果按百分制標準分為五個等級并評分：優秀（得分≥95）、優良（90≤得分＜95）、良好（85≤得分＜90）、合格（75≤得分＜85）、不合格（得分＜75分）。

第二十三條 項目檔案工作專項驗收組織單位將驗收結果以書面形式通知建設單位。凡檔案工作專項驗收不合格的項目，建設單位應按驗收意見限期對存在的問題進行整改，項目檔案工作專項驗收組對整改情況進行復查。

財政投資項目申請竣工財務決算評審時，建設單位應提供檔案工作專項驗收證明文件。

第二十四條 區、縣級市檔案行政管理部門應將項目驗收結果抄送廣州市檔案行政管理部門。

第六章 獎懲措施 第二十五條 項目檔案工作專項驗收綜合評價為優秀的，有關主管部門或建設單位對在項目檔案工作中做出突出貢獻的單位和人員予以表彰和獎勵。

由省檔案局委托組織且屬于省以上重大建設項目的市重點建設項目，項目檔案工作專項驗收綜合評價為優秀且案卷質量單項得分不低于57分的，建設單位可向廣東省檔案局申報“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”。

第二十六條 違反本辦法規定的，由同級檔案行政管理部門或項目主管部門責令有關單位及人員限期改正；逾期不改的，進行通報，造成檔案損失的，由有關部門按照管理權限依法追究有關單位及人員的責任。

第七章 附則

第二十七條 區、縣級市重點建設項目檔案工作管理參照本辦法執行。

第二十八條 本辦法自印發之日起施行，有效期5年。相關法律政策依據變化或有效期屆滿，根據實施情況依法評估修訂。

第五篇：檔案的整理方法與步驟

科技檔案的整理方法與步驟

科技檔案的整理要經過分類、組合、案卷和卷內文件材料排列、編號、編制卷內目錄和備考表、裝訂裝盒、編制案卷封面和脊背、編制案卷目錄、入庫上架等九個步驟。

第一步 分類

科技檔案一般有產品、科研、基建、設備四大類，我們旗各單位的科技檔案主要有基建、設備兩大類，各單位先把科技文件材料按基建、設備兩大類分開，然后在每個大類里將科技文件材料按項目歸類。

基建檔案：一般先按工程性質或用途分類，之下按具體項目分類。如果項目不是很多的單位，可直接按具體項目分類。

設備檔案：一般先按設備性質或用途分類，之下按設備型號分類。如果設備不是很多的單位，可分到設備性質，不必再分下去。

特別提示：

一個科技項目的文件材料具有成套性，其他項目的文件材料不能混入。

科技項目的前期文件材料不能歸入文書檔案中，應歸入所針對的項目科技文件材料中。第二步 組合

1、基建檔案按形成階段和內容分別組卷。基建檔案一般有依據性文件（可行性研究、立項）、基礎性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標）、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、評獎創優文件和使用、維修、改建、擴建文件等不同階段形成的文件。

基建文件材料數量多，規格雜，組卷時可考慮在同一階段內同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷。若項目較小，材料不是很多，則可幾個階段的材料組成一卷，應視情況靈活掌握。

組卷順序：依據文件（可行性研究、立項、審批）→基礎性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標）→設計文件→施工文件→監理文件→竣工驗收文件→評獎創優文件→使用、維修、改建、擴建。

2、設備檔案按形成階段和文件內容分別組卷。設備檔案一般有立項審批、購置合同、開箱驗收（合格證、說明書、隨機圖紙、質保書等）、安裝調試、使用維護、更新改造等階段和內容。組卷時按文件形成階段、文件內容，結合數量多少確定組合。小型設備材料少的，可將文字材料和隨機文件材料組成一卷。這也應視情況靈活掌握。

組卷順序：市場調研→立項審批→購置合同→商務洽談→開箱驗收（合格證書、說明書、隨機圖紙、質保書等）→安裝調試→驗收→使用維護→更新改造。

第三步 案卷和卷內文件材料排列

1、基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。

2、設備類案卷按設備依據性材料、外購設備開箱驗（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

3、卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。

4、文字材料和圖紙組在一卷的，應文字材料在前，圖樣材料在后。

5、有譯文的外文材料譯文在前，原文在后。

6、有編號的圖紙按圖紙編號排列。第四步 編號 編號有兩種方式：

1、裝訂成卷的，案卷內科技文件材料要逐頁編頁號，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。圖樣頁號編寫在標題欄內。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號。與其他科技文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。

2、不裝訂的，案卷內應在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章有檔號、序號兩個欄目。

序號：卷內科技文件材料的順序。

檔號：填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。一般各單位的科技檔案不向檔案館移交，檔號可直接填寫分類號和案卷號，如設備檔案檔號為：S．1．2－3（一級類目代號可采用英文字母如基建用“J”表示、設備用“S”表示，二級以下用阿拉伯數字表示，類與類間用間隔號“．”，類與案卷號間用“—”。）

第五步 編制卷內目錄、備考表

卷內目錄放在卷內文件之前，欄目有序號、文件號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。備考表放在卷內文件之后，欄目有說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見號。互見號填寫反映同一內容而形式不同且另行保存的檔案的檔號。檔號后應注明檔案的載體形式，并用括號括起。

第六步 裝訂裝盒

可采用裝訂和不裝訂兩種形式：

1、采用裝訂方式的，用檔案部門統一監制的軟卷皮，將卷內目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案卷盒內保存。

2、采用不裝訂方式的，可將卷內目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技檔案卷盒內保存。特別提示：一個單位內采用裝訂或不裝訂的方法要相對統一。裝訂或裝盒前，要把圖紙疊成標準規格A4型，做到大小統一，并且標題欄露在右下角。破損的科技文件材料要先修復，案卷內的金屬物要去掉。

第七步 編制案卷封面、脊背

案卷封面的編制：案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正表面。封面項目有標題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號、檔案館號等。

特別提示：科技檔案案卷題名“三要素”結構：科技項目（工程、設備）名稱+文件材料的內容特征+文中名稱。

案卷脊背的編寫：案卷脊背項目有保管期限、檔號、案卷題名。保管期限填寫永久、長期、短期，也可用色標區分：紅色代表永久、黃色代表長期、藍色代表短期；檔號要填寫準確，案卷題名可視情況填或不填。案卷脊背項目格式也可直接印在卷盒脊背上。

第八步 編制案卷目錄

科技檔案案卷目錄有檔號、總登記號、案卷題名、頁數、份數、編制單位、保管期限、密級、歸檔日期、備注等項目。填寫時要與案卷封面上內容相一致。

特別提示：在編制時，要在檔案分類的最低一級類中按案卷流水號進行登記，如：基建檔案是以一個工程為單位登記，換一個工程就要另起一頁開始登記。

案卷目錄填寫完畢后，要裝訂成冊，在相關的案卷目錄頁上用口取紙標出科技檔案的類目，以便檢索利用。

第九步 入庫上架

科技檔案排架按最小類目排列。因為一個項目的科技檔案不是一次完成的，有一個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，每個類后面都要留出相應空間，以便存放新增加的檔案。

科技檔案的整理方法

一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經過分類、案卷組織與排列、編目幾個環節。

一、分類。科技檔案分類，就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統。

1、分類的要求。搞好科技檔案的分類，應注意以下幾點：

（1）科技檔案的分類要遵循同一規則。在一個單位內部或一個專業系統，同一種科技檔案的分類標準應該一致。

（2）科技檔案分類要遵循效用規則。即科技檔案分類要適應科技檔案及其管理特點，追求分類的整體適用效果。也就是說，科技檔案的分類，要符合檔案形成專業和檔案形成單位科技活動的性質和特點。（3）科技檔案分類要遵循排它規則。即同一級類目必須互相排斥而不能重合。（4）要編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案。分類方案是進行科學分類的依據性文件，在編制科技檔案分類方案時，要了解和掌握本單位科技檔案的內容構成和形成特點，確定明確的分類標準和分類方法，設置科學、合理的類目體系，形成完整的科技檔案分類方案。

2、分類的方法。基層檔案部門對科技檔案的分類，實際上是在分類方案的指導下進行的。科技檔案的種類很多，因此可運用的分類標準或進行分類的方法也是較多的，大體上，科技檔案實體分類基本是采用對象分類法和特征分類法兩種方法。對象分類法就是以一個實物對象的設計、生產制造等活動形成的整套科技檔案為單元進行分類的方法，其典型的形式是型號分類法、工程項目分類法和課題分類法。特征分類法就是以科技檔案的內容特征為依據進行分類的方法，其典型的形式是專業特征分類法、時間特征分類法和地域特征分類法。

（1）工程項目分類法。它適用于對基本建設工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（2）型號分類法。它適用于產品檔案和設備檔案的分類，就是以各個型號的產品或設備為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（3）課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（4）專業特征分類法。按照科技檔案所反映的專業性質劃分科研檔案的類別。（5）地域特征分類法。根據科技檔案內容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。（6）時間特征分類法。按科技檔案內容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。

以上幾種基本方法，在實際應用時，可根據具體情況，結合其中幾種靈活運用。基本建設檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項目，其檔案主要有性質——工程項目分類法、流域——工程項目分類法。產品檔案的分類，由于產品種類繁多，各種產品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質——型號分類法、系列——型號分類法、——紗號分類法。設備檔案的分類，根據組織形式和設備類型的不同，設備檔案具體的分類主要有性質——型號分類法、工序——型號分類法。科研檔案的分類方法主要有學科——課題分類法、專業——課題分類法。

二、案卷組織與排列

案卷是一組具有有機聯系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體。科技文件之間的聯系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應當與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結構組織案卷、按子項或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質組織案卷。此項工作應由有關的科技業務部門承擔，檔案部門協助、指導。案卷內科技文件的排列應注意以下幾點：

1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關系排列。

2、文字材料的排列。可以按重要程度排列，可以按時間順序排列。

3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。

三、案卷編目

案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業務部門隨同組織案卷一并進行的，是科技文件整理工作的一項內容，基層科技檔案部門應協助和指導科技業務部門做好案卷編目工作。

案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統整理成果，揭示案卷內科技文件內容與成分的工作。其內容有：編頁號、填制案卷內科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標簽。

1、編頁號。為案卷內每頁文件編制順序號，以便固定案卷內科技文件的順序，便于確切統計案卷內科技文件的數量，有助于保護和查找使用。其方法是：1）凡是有書寫內容的頁面，都要采用阿拉伯數字從“1”開始依次逐頁標注；2）單面書寫的文件在右下角編號，雙面書寫的文件，正面在右下角編號，背面在左下角編號；3）卷內目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號。某些科技文件，如成套圖樣、說明書、計算書等，在編制時已有頁號，不必另行編號。只有在案卷內科技文件沒有統一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動及出現差誤時，才需要編頁號或重新編頁號。

2、填制卷內科技文件目錄。案卷內科技文件目錄，是卷內每一份文字材料或每一張圖樣的明細表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內科技文件目錄，其項目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號；題名，指該份文字材料或圖樣的標題（全稱）；編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號；責任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；以及備注和頁次。

3、填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內科技文件基本情況的有關記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內科技文件完整、準確情況的說明。這部分內容是由有關的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有關該案卷變化情況的記載和說明。這部分內容由科技檔案部門的有關人員負責填寫。備考表排列在案卷內科技文件的尾頁之后。

4、填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內科技文件內容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內的科技文件起著保護作用，封面編制的質量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關系到科技檔案的管理和開發利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項重要內容。封面的內容項目，主要由3部分組成。1）案卷題名。又稱案卷標題，是案卷內科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向導。案卷題名在結構上一般由3個部分組成：一是項目名稱，即案卷內科技文件所屬工程、產品、課題或設備等的名稱。二是案卷內科技文件的內容特征，如機械產品某組成部分（結構特征），工程設計某設計階段（階段特征）或某專業（專業特征）的科技文件，等等。三是科技文件名稱特征，如圖樣、說明書、計算書、實驗記錄、成果報告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡練，表達準確，不可繁雜冗長，防止卷內科技文件名稱和簡單羅列；同時要注意完整性，能夠恰當地揭示案卷的內容和成分，避免不適當的簡化。2）案卷的管理性內容項目。這一部分包括：編制單位（責任者），指案卷內科技文件是由何人、何部門編制的；編制日期，指案卷內科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填寫經鑒別劃定的保管期限；密級，根據保密規定填寫。3）檔號項。包括檔號，即本案卷的科技檔案號，由分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號；縮微號，填寫縮微時給定的本案卷的編號。需要說明的是，在編制檔號時，首先要編制同科技檔案分類有關的代字、代號表，然后進行具體編制。

如某單位基建檔案號：j·2·3 案卷順序號 建筑項目代號 基建檔案代號 分類號

5、編制案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有案卷題名和檔案號。