第一篇：文書檔案的整理方法和步驟

第三部分

文書檔案的整理方法和步驟

文書檔案的整理方法包括立卷的整理和歸檔文件整理兩種方法 立卷整理的方法和步驟

一、確定分類方案

?分類是文書檔案整理工作中必不可少的基本步驟。?根據本單位的實際情況，設置分類方案。復式分類法

1、年度—機構—保管期限分類法

2009年：辦公室……永久、30年、10年

業務處……永久、30年、10年

指導處……永久、30年、10年 2010年：辦公室……永久、30年、10年

業務處……永久、30年、10年

指導處……永久、30年、10年 2011年： …… 復式分類法

年度—機構—保管期限分類法

永久

30年

10年

2009年：辦公室…… 1-10

11-20

21-30 業務處……31-40

41-50 51-60

指導處…… 同上 2010年：辦公室……業務處……

同上排列

指導處…… 2011年： …… 復式分類法

2、年度—問題—保管期限分類法

2009年：

黨群類……永久、30年、10年

業務類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2010年：

黨群類……永久、30年、10年

業務類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2011年：

…… 復式分類法

3、保管期限—年度—問題分類法

永久：

2009年……黨群類、業務類、行政類

2010年……黨群類、業務類、行政類

2011年……

30年：

2009年……黨群類、業務類、行政類

2010年……黨群類、業務類、行政類

2011年……

10年：

2009年……黨群類、業務類、行政類

2010年……黨群類、業務類、行政類

2011年…… 復式分類法

4、保管期限—年度—機構分類法

永久：2009年

辦公室、業務處、指導處……

2010年

辦公室、業務處、指導處……

2011年

……

30年：2009年

辦公室、業務處、指導處……

2010年

辦公室、業務處、指導處……

2011年

……

10年：2009年

辦公室、業務處、指導處……

2010年

辦公室、業務處、指導處……

2011年

…… 保管期限—年度—機構分類法

?不管采用哪種分類方法，同一全宗應保持分類方案的一致性。要做到類別設置合理，各類之間界限清楚，歸類準確。

二、鑒定

?確定文件是否留存，剔除沒有保存價值的文件材料 ?確定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷內文件排列

根據一定的主題等內部特征和外部特 征把具有密切聯系的若干文件組合成一個案 卷，立卷的原則就是便于查找、利用和保 管。

?立卷方法：

按公文的主要特征組卷：

問題、時間、責任者、名稱 按公文類型組卷

會議、案件、信訪、簡報 ?避免出現以下情況：

歸檔的文件不齊全完整

歸檔過細、重復歸檔

雜卷

?卷內文件排列：

卷內文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯系，給每份文件以固定的位置。卷內文件可按問題、文件的重要程度、時間等方法排列。

?無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序為：發文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。即： ?正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復印件在后；

?轉發文在前，被轉發文在后，批復在前，請示在后； ?有文件處理單的，放在最前面；

?方針政策性公文在前、業務性公文在后；

?上級機關公文在前、本機關和下級機關公文在后； ?案件的結論及判決性公文在前、依據性材料在后等。

四、文件修整 ?修裱破損文件

?復制字跡模糊或易褪變的文件 ?超大紙張折疊

?去除易銹蝕的金屬物(見圖示)

五、編頁 ?編頁

（1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼用鉛筆編寫。（2）頁碼用阿拉伯數字，每卷從“1”開始流水編制。

（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。見圖示

（4）案卷中如有領導批示的便條，便條上端應粘貼在卷頁中，并需另編頁碼。見圖示

?

（5）文書檔案內與文件密切聯系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關材料，應裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標注內容、數量和頁號。

（圖示）

填寫卷內文件目錄

卷內文件目錄放在卷首，填寫時應使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水。

六、編制案卷封皮和備考表 ?案卷封皮： ?立檔單位名稱 ?機構（部門）名稱 ?題名

?文件形成時間 ?保管期限

?卷內件數、頁數 ?案卷順序號

如何正確擬寫案卷題名 ?題名

文件標題。是表達檔案中心內容、形式特征的名稱，一個完整的題名應由責任者、受文者、事由、文種、時間、地點組成，統稱六要素。一份文件的標題可以由責任者、事由、文種組成。?一般情況下，文件的題名只有一個，填寫題名項時應照實抄錄。

?有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標題中破折號或冒號后面的部分，是對正題名進行解釋說明，在正題名能夠反映文件內容時，副題名一般無須抄錄。題名案例分析

（一）?沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容的，應根據文件的內容重新擬寫或補充標題。?沒有題名的，如信。見圖示

?雖有題名但無實質內容的如通知、函等。見圖示

題名案例分析

（二）?批辦單上的內容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會有領導的批示，標題中盡量把它揭示出來。?對于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在題名內加以標注。?若文件中附有照片也要在題名項中加以說明。

?兩份或兩份以上文件組合在一起，在擬寫題目時需要將兩份文件的內容分別揭示出來。見圖式 ?卷內備考表

卷內備考表放在案卷最后，用以登記卷內文件的基本狀況，監督和保護文件，并便于管理人員和利用者

了解案卷的有關情況。

七、案卷裝訂

?歸檔文件材料整理完畢后，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料加以裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

?頁面過滿時，則需在頁面左側貼上紙條以增加裝訂線。見圖式

八、案卷排列 ?案卷的排列

對這些整理完畢的檔案實體進行系統的排列，確定在本部門內案卷的前后順序和排放的位置，保持案卷與案卷之間的聯系。

一般來講按照問題的重要程度排列，相同問題的案卷排在一起。

保管期限—年度—機構分類法

十、編制案卷目錄 ?編制案卷目錄

是案卷的名冊，是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。?案卷目錄的重要作用

第一，固定全宗內檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；

第二，概括地介紹全宗內案卷的內容和成分，是查找和利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎；

第三，它是檔案登記的基本形式也是統計和檢查檔案的重要依據。?案卷目錄格式：卷號、題名、日期、頁數、保管期限、部門、備注項目。?案卷目錄建議以Excel橫版格式制表。

見圖示

十一、檔案裝盒

1.將檔案按室編卷號順序裝入檔案盒。

2.檔案盒盒脊設置全宗號、目錄號、年度、起止卷號等項目，需用紅色印章標明。

3.裝盒應松緊適度

第二篇：文書檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規律、保持文件之間的有機聯系、區分不同價值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的一個過程。凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、和歸檔要求三部分內容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機關、本單位職能活動和歷史

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面貌的文件材料，包括本機關、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯系的各種文件材料，都應列入歸檔范圍。

凡與本機關、本單位、本職能活動無關的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應齊全完整、內容準確;b.收集工作應立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領導批示的辦文單位應隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關于同一問題的請示和批復一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時把文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或實體裝訂時，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內容比正件重

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要，件數較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數）；

（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復印件或手抄件為一件；

（5）轉發文件與被轉發文件為一件（被轉發的來文原件與轉發后的文本應分開保存）；

（6）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；

（7）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來源、時間、內容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。

歸檔文件可以采用——機構（問題）——保管期限或保管期限————機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

（一）按歸檔 應注意以下問題：（1）文件有多個時間特征

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一份文件往往有多個時間特征、包括成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等等。分時，一般來說就以文件的簽發日期（或落款日期）為準，據以判定文件所屬。

（2）跨形成的文件

機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，跨形成的文件，統一在辦結歸檔，分類時也都歸入辦結。

（3）幾份文件作為一份時“件”的日期 正文與定稿、原件與復制件、來文與復文等作為一件，這時判定“件”的日期、應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。

（4）無落款日期的文件要標注日期

此類情況見于內部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內容、制成材料、模式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據以按合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。

文書檔案分為永久、長期和短期。

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（1）凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關和國家建設及歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機關制定的屬于政策規定性的文件；處理重要問題形成的文件材料；重要的請示、報告、總結、綜合統計報表；機構設置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級針對本機關所做的決定、批復、報告、機關領導人任免等文件材料。c.本機關批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件，列為長期保管。

主要包括：a.直屬上級機關發來的屬本機關主管業務或非直屬上級機關頒發的針對本機關主管業務，并需要貫徹執行的一般性文件材料。b.下級機關報送的工作計劃、總結、報告和統計報表等文件材料。反映方針政策貫徹落實情況的文件。

（3）凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機關一般事務性的文件材料b.上級機關和同級機關頒發的非本機關主管業務但需要參

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照執行的文件材料。c.下級機關報送的一般性文件材料。

（三）按機構（問題）分類法

機構分類法，就是根據機關內設機構對歸檔文件進行分類。

問題分類法，就是按照文件內容對歸檔文件進行分類。按問題分類時，還要注意問題的密切聯系，根據文件的不同特點，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。

編文號的正式文件和未編號的文件材料，應按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報應按問題合并歸檔，不能歸“電報類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。

會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列；上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級來文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個作者，一

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個問題（即一個事由）的文件，按時間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時間的先后順序排列，所謂事由的形成時間即事由的辦結時間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉發文在前，被轉發文在后；回復性文件在前，批請性文件在后；結論性材料在前，依據性材料在后；漢文本在前，少數民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。

對具有保存價值，沒有及時歸檔的零散文件，應排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。

第四步：編號

歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標識符號，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁右上角空白的位置；如果領導批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項目的填寫

a.全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；

c.保管期限：是指機關文書、業務部門、或檔案部門在整理歸檔文件時，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長期、短期三種；

d.件號：即歸檔文件的排列順序號； e.盒號：即檔案盒的排列順序號。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項目包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。

件號：文件的排列順序號，即室編件號。責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。聯合發文責任者應填寫標注發文字號的機關。對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名。

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文號：文件制發機關的發文字號。

題名：文件標題，沒有標題或標題不規范，不能全面提示文件內容的，應根據文件內容重新擬寫，外加“[ ]”號。

日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909 頁數：每件文件的頁數，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計數。

備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對破損的文件進行修復；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；對某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內的各頁按一定的方式對齊。

一般采用線繩裝訂，文件較?。?-39頁）的用縫紉機裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側裝訂，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。裝訂要牢固，達到文件不損頁、不倒頁、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目。

檔案盒封面：應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項目包括：全宗號、、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。

備考表置于盒內文件之后，項目包括：盒內文件情況說明（填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時應注意以下問題：

（1）不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內；

（2）不同保管期限的歸檔文不應放入同一檔案盒；（3）不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內。第八步：檔案上架

（1）編制盒號：用鉛筆分保管期限的流水號。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。

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第三篇：檔案整理方法步驟

干部人事檔案整理的方法步驟

整理的第一個環節是鑒別，也是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備；對經過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區別不同情況，采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術加工、裝訂五個步驟: 第一步。分類 按照《干部檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。

第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當前時間，填寫要規范，前后一致，培訓兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸此類。

第二類:自傳材料。報告個人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。第二類中新增加了報告個人有關事項的材料。

第三類:考察、考核、鑒定材料；審計材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調查、評價的材料。具體有：定期考核材料，考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業、學校、黨校學習純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調任時審計材料（經濟責任審計結果報告）；后備干部登記表。

第四類:學歷學位材料。職業(任職)資格和評(聘)專業技術職務(職稱)材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學生登記表歸第一類，學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第三類，此次統一調整到第四類。其中：

1、學歷學位材料：高中畢業登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明。歸二級分類的1類中。

2、職業（任職）資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。評（聘）專業技術職稱（職務）材料：專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料。歸二級分類2類中。

3、反映個人科研學術水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

4、培訓材料：為其兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記表等材料（培訓學習時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。

第五類：政審材料。更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）認定材料也歸在第五類。這里重點講一下關于確認出生日期和參加工作時間如何確認。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個人早期為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關于干部出生日期問題的文件有兩個：一個是現行的文件，即《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）。文件規定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據?！敝薪M部2007年1月印發《關于做好公務員登記中干部檔案相關工作的通知》（組通字［2007］4號）規定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據?！备刹繖n案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團志愿書，或者高中畢業生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發的《關于辦理干部退（離）休手續時認定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號）。在2006年10月以前，已經按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調查報告、證明材料（原戶籍內冊、登記卡片、出生證等的復印件）、按照干部管理權限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復。干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業生轉正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉登記表證明等。確認干部參加工作時間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動人事部關于確定建國前干部參加革命工作時間的規定》（中組發［1982］11號）、《國家教委、人事部、勞動部關于博士生和在職人員考取碩士生學習期間工齡計算問題的通知》（教高［1990］001號）、《人事部關于“文革”前赴蘇聯、東歐留學的本科生學習期間工齡計算的問題的通知》（人薪發［1992］11號）、《人事部、勞動部關于一九六六至一九六九屆大中專畢業生參加工作時間和工齡計算問題的通知》（人薪發［1994］43號）、《勞動人事部關于解決原下鄉知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》（勞人培［1985］23號）等等。

第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料。包括干部參加黨、團組織的有關材料。

第七類:表彰獎勵材料。包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統一規定作為獎勵材料，歸第七類。

第八類:涉法違紀材料。

第九類:招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(復員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。包括干部職務變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表》統一規定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。這里的工資、待遇類材料應有：93年10月執行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調整工資標準審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級審批表（五年考核稱職）；99年7月調整工資標準審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調整工資標準審批表；艱苦邊遠地區津貼審批表；2001年10月調標審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年考核稱職）；2003年7月調標審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學歷浮動工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補貼審批表、完善艱苦邊遠地區津貼審批表。2006年至今正常晉級和調整艱苦邊遠地區津貼審批表。職務變動調整工資，要在職務變動工資審批表標表明工資文號，屬于公務員的要有公務員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補貼表、高原補貼表這兩張表。任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現實表現；按規定逐項如實、準確填寫。要注明任免職務的批準機關、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調入機關或參照公務員法管理機關的干部，須有《公務員調任審批（備案）表》。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。

包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料;生平，非正常死亡調查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也歸入此類。

這里需要重點說明兩個問題：

一是第四類、第九類材料的二級分類問題。第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說: 根據中組部1991年印發的《干部檔案整理工作細則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料。此外，第四類材料可以再分為: 1.學歷學位材料;2.職業（任職）資格和評（聘）轉業技術職務（職稱）材料；3.反映科研學術水平的材料；4.培訓材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標準進行二級分類。二是內容交叉材料的分類問題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內容交叉的情況，可以根據材料的主要內容或用途來確定類別：

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；

2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類；

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；

4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類；

5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷放一類。

第二步，排序 排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種: 1.按材料形成的時間排序

適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2.按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序

適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數；復印件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。

第三步，編目 修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”；二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”；三是刪除了“份數”欄。

編目的具體要求： 1.檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。2.每類目錄應首先注明材料類號和類別名稱。3.“類號”下再依次填寫排列序號。規范的序號欄填寫方法應該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用

（一）至

（四），順序號用阿拉伯數字。4.“材料名稱”根據材料題目填寫。一般來說，沒有標題或標題不規范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準。時間填寫要盡量詳細、規范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。6.“頁數”材料的頁數。按照編好的頁數如實填寫。7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復印件等情況也應注明。8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

第四步，技術加工 1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經久耐用。復制件應附在原件后，與原件作為一件。2.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。3.幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。5.為方便檔案利用和后續材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附標簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規范的簡化字。

第四篇：文書檔案整理方法要點

2013.3

3、確定裝訂順序

4、裝訂方式和要求

五、歸檔文件的分類

1、確定分類方法

2、制定分類方案

3、七、1、2、八、歸檔文件的編目1、2、九、裝盒1、2、3、第三章

文件實體分類

六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章

編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》

文件裝盒要求

填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求

機關檔案工作需要把握的幾個基本原則

2、從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；

3、從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

4、根據我們在現實工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

5、另外對于一些專業性、業務性較強的業務，也可以建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等。(我們常說的業務主體檔案）

五、檔案的作用是什么？

一是憑證作用；二是參考作用。另外檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、確立文件的收集(歸檔)范圍

凡本單位在職能活動中形成的,辦理完畢,應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料,均屬歸檔范圍。它包括三個方面：

1、本單位制發的正式文件(包括代上級機關起草的文件)。是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價值、憑證價值、查考價值的文件材料。

2、外單位的來文。需要貫徹執行的上級機關同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料。

3、本單位形成的沒有文號的文件，例如：會議紀要、通報等。

幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內：

1、重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機構沿革等。

2、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信

3、還有就是機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。例如：

一般有以下幾種文件可以不歸檔

（1）上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

2、分開

文書檔案是按進行整理的,如果單位幾年未整理了,那么首先要將各的材料分開,同一個的文件材料放在一起,注意幾點：

(1)一般以文件形成日期為準。

(2)計劃,總結,預決算,統計報表,表彰等統一以文件的簽發日期判定所屬。

2、復制字跡模糊或易退變的文件。

3、超大紙張折疊。

4、去除易銹蝕的金屬物。

文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟,具體要求如下。

二、裝訂要求以“件”為單位

1、“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范圍時應注意以下情況：

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件;（3）原件與復制件為一件;（4）轉發文與被轉發文為一件;（5）來文與復文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）漢文本與少數民族文本為一件；（8）中文本與外文本為一件；

（9）報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。

三、確定裝訂順序

《文書檔案整理規則》中，對于文件裝訂的順序做了明確的規定，裝訂時應做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、機構(問題)分類法

3、保管期限分類法

在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的 , 我們在市直機關推薦使用“——保管期限”和“——保管期限——機構（問題）”這兩種分類方法。

1、二級分類法：即“--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能簡單、機構規模較小、文件數量較少”的單位。例如：檔案局、婦聯、黨史辦等

2、三級分類法：即“--機構（問題--保管期限”分類法。機構(問題)可以任選其一，我們建議選擇“機構”，即使用“—機構--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能復雜、機構規模較大、文件數量較多”的單位。例如：人力資源與社會保障局、農牧局、住建局等

二、制定分類方案：

1、二級分類方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三級分類方案：

2、分問題：在三級分類方法中，按照分類方案二級類目所設置的問題，根據文件所涉及的內容按問題分開。二級分類方法不涉及分問題。

第一、正常情況下，文件材料應歸入其內容所涉及的問題類目中； 第二、同一文件涉及兩個以上問題時，應歸入主要問題類目中； 第三、綜合性工作、綜合性會議形成的文件，應歸入行政類或行政綜合類；

第四、專題性工作、專題性會議形成的文件，應歸入相應的問題類目中；

第五、外來文件，應根據其內容所針對的問題，歸入相應的問題類目中。

3、分保管期限：按照文書檔案保管期限表的規定，根據文件的利用價值，準確判定文件的保管期限，將不同保管期限的文件分開。嚴禁將不同保管期限的歸檔文件混合在一起。文書檔案保管期限分為“永久、30年、10年”三種。

第六章 歸檔文件的排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。將同一保管期限內的歸檔文件排在一起。

2、:要求以4位阿拉伯數字標注公元紀年, 填寫文件分類所屬。如跨形成的文件應歸入辦結年 , 標時也應標辦結,像 1999年的會議通知放在 2000年會議召開一并整理時,在一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填寫 “1999”。

3、保管期限:填寫歸檔文件具體的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、機構（問題）:此項為可選項,如是三級分類則必填,否則可不填。

5、頁數:填寫該份文件總頁數,有圖文的頁面為一頁。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個流水號時 , 可將文件各部分的頁數相加, 如文件頁碼不全 , 數清頁數或簡單標注頁碼均可。

6、室編件號:在同一期限內按文件排列順序從‘1’開始流水標注室編件號。

7、館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫。

8、盒號:一般單位不需填寫。室藏檔案數量很大的單位為了方便存取、倒架、統計等工作 , 可將檔案盒流水編號，標于盒脊和歸檔章內。

第八章歸檔文件的編目

1、一般一盒裝滿后順次裝入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意裝人同一盒內;

3、不同類別的文件應裝入不同盒中。即不同、不同期限的文件不應裝人同一盒中 , 按機構(問題)分類時 , 不同機構(問題)的文件不應裝入同一盒中。

二、填寫備考表、盒脊、封面

1、填寫備考表：盒內應附備考表,置于所有歸檔文件之后,用以對盒內文件進行必要的注釋說明，同時填寫檢查人、整理人、整理時間。

2、蓋印封面：應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱;

3、蓋印檔號：盒脊各檢索項包括全宗號、、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。各項目的填寫要求與歸檔章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按順序上架排列就可以了。

8、對檔案進行有效的開發和利用，可以進行檔案利用成果申報工作。例如：編寫《大事記》、《組織機構沿革》、《全宗介紹》、《利用效果匯編》、《統計數字匯編》、《規章制度匯編》、《工作要點和工作總結匯編》、《專題文件匯編》、《表彰匯編》等。

9、檔案庫房建設爭取達到庫房、辦公、閱覽三室分設，并做到“八防”和安全保衛

10、做好檔案著錄工作

有檔案管理軟件的單位要用軟件進行著錄；沒有檔案管理軟件的單位，用EXCEL表格統一著錄。

第五篇：文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法

一、概念

文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，即法規性文件和行政性文件。法規性文件是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執行法規、在日常政務活動中形成的文件材料。目前我國黨政軍機關、部門使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。簡單地說，就是各單位制發的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結、領導講話、情況匯報、合同、協議等等）。

歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

二、歸檔文件規范整理的基本要求和基本步驟

1、歸檔文件規范整理基本要求

歸檔文件規范整理是檔案管理工作的核心和基礎，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質量直接關系到檔案的保管和利用。歸檔文件的收集范圍應按國家檔案局第8號令公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和經區檔案局審批的“三合一”制度執行。整理方法應符合《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）和《湖北省歸檔文件整理實施細則》（鄂檔[2001]45號）的規定，在計算機和專用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有關聯系，區分不同價值，便于保管、利用和移交進國家綜合檔案館。文件歸檔工作應按照國家“雙軌制”管理的業務要求，將紙質歸檔文件與電子歸檔文件同步規范整理。

2、歸檔文件規范整理基本步驟

歸檔文件規范整理按《歸檔文件整理規則》、《湖北省歸檔文件整理實施細則》的規定進行。以“件”為單位進行規范整理?；静襟E為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環節。

三、歸檔文件的整理方法

1、收集。即是對本單位應歸檔的文件材料的接收。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話： 一是處理完畢的文件材料要隨時收；

二是經常用的文件，要履行借用手續定期收； 三是本單位發文，在蓋章時當時收； 四是會議材料，要事先做好工作及時收；

五是內部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收； 六是常規性的文件材料，要逐項收； 七是在機構人員變動時，要提前收； 八是結合年終檢查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷過程中，發現不全要反復收。

那么，是不是所有收集起來的材料都要歸檔呢？回答是否定的。國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》明確界定了機關應歸檔的文件材料和不應歸檔的文件材料的范圍。機關應歸檔的文件材料：

（1）上級文件材料。需要貫徹執行的政策法規性文件；代上級機關草擬并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本單位的文件材料等。

（2）本機關的文件材料。這是重點，也更加符合8號令關于收集的核心是“以我為主”的要求。包括各類紅頭文件和白頭文件等。主要是指反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；本機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料等。（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料。主要包括雖不是本單位主管業務但需要貫徹執行的法規文件；對本單位檢查的重要文件；重要的來往文件等。（4）下級機關的文件材料。如報來的重要工作計劃，總結等法規性備案文件。

強調一點：凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。機關不應歸檔的文件材料：

（1）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（2）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（3）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

2、裝訂

（1）文件的修整。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼，復制字跡模糊或易褪變的文件（主要指傳真件）。（2）文件的裝訂。采用袋裝結合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。

3、分類。即依據一定的標準，按照文件的來源、時間、內容和形式特征的異同點，對文件進行有層次的區分，并組成具有一定從屬關系和平行關系的管理體系。分類方案的設置：

一般機關按“—機構或問題—保管期限”三級分類；歸檔文件少的單位可按“—保管期限”兩級分類。保管期限最低一級類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。

如何準確劃分保管期限？國家檔案局8號令中也有明確規定： 永久保管的文書檔案主要包括：

（1）本機關制定的法規政策性文件材料；

（2）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（3）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；（4）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；（5）本機關機構演變、人事任免等文件材料；

（6）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；（7）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；（8）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：

（1）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；（2）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（3）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機關一般性事務管理文件材料；

（5）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

（6）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；

（7）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；

（8）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（9）下級機關報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長期、短期。除科技檔案中的設備類檔案的保管期限為長期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒內歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結合時間”排列。運用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時間先后順序排列。會議文件、統計報表等成套性文件集中排列。一件文件的排列順序：

發文與定稿為一件，發文在前；

收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前； 正件與附件為一件，正件在前； 請示與批復為一件，批復在前；

轉發件與被轉發件為一件，轉發件在前； 原件與復制件為一件，復制件在前； 無定稿的發文與簽發單為一件，發文在前。

（2）檔案盒上架排列。按“三合一”制度中分類方案設置的順序上架排列，按—類別—保管期限或—保管期限上架排列。注意排列順序為從上到下，從左到右。

5、編號

（1）檔號的編制。由全宗號—號—類別號—保管期限—件號組成。

在編制檔號時，注意五點：

①全宗號是指區檔案館給各單位的代號。②號是指歸檔文件形成的。

③類別號用大寫拼音字母和阿拉伯數字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯數字為類別號。如“W01”表示文書檔案中的黨群類（或辦公室）④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件號（即文件的排列順序號）規定為三位數阿拉伯數字標注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內編寫流水號。即同一個保管期限的，件號都是從“1”開始。也就是說，同一、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號；同一、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個流水號；同一、不同類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號。這三句話，大家一定要牢牢記住。

檔號舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。(2)、頁數的編制：

頁數指每件文件的總頁數（包括處理簽、發文稿紙、底稿等），在每件文件首頁的右上角，用鉛筆編寫。（3）歸檔章的編制

歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章蓋在每份文件首面上方的空白處。歸檔章統一用碳素墨水或中性筆填寫，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍色筆填寫。歸檔章規范式樣

規格：16＊45mm（全宗號）

（）

（室編件號）(機構或問題）

（保管期限）

（館編件號）