第一篇：檔案收集方法

檔案收集方法

一、依法收集檔案。向檔案館移交檔案和檔案館接收檔案是《檔案法》賦予的權利和義務，檔案形成單位必須依法移交,檔案館則必須依法接收。

二、協議接收。檔案館與有關單位本著互利原則或出于共同的社會責任感，自愿就移交檔案達成協議；法定接收范圍以外的單位（主要是非國有組織和個人），可以采取協議接收的辦法處理；法定移交檔案的組織，在接收時限上可經過協商視情況提前接收或延期接收。

三、社會捐贈和寄存。通過經常性地接受捐贈和寄存，收集產生或收藏在不屬于法定向檔案館移交檔案的組織和個人手中對國家和社會有利用價值的檔案。

四、有選擇地購買。對散存于社會和民間，收藏者不愿捐贈、寄存但愿意出售，而對國家和社會確有保存價值的檔案材料，檔案館可根據其價值和經濟能力，有選擇性地購買。

五、主動生成。檔案館主動參與本地區一些重大活動、重大工程、重大事件的拍照或拍攝，生成聲像檔案，可填補館藏不足，同時降低檔案收集成本。

第二篇：檔案整理方法步驟

干部人事檔案整理的方法步驟

整理的第一個環節是鑒別，也是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備；對經過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區別不同情況，采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術加工、裝訂五個步驟: 第一步。分類 按照《干部檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。

第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當前時間，填寫要規范，前后一致，培訓兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸此類。

第二類:自傳材料。報告個人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。第二類中新增加了報告個人有關事項的材料。

第三類:考察、考核、鑒定材料；審計材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調查、評價的材料。具體有：定期考核材料，考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業、學校、黨校學習純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調任時審計材料（經濟責任審計結果報告）；后備干部登記表。

第四類:學歷學位材料。職業(任職)資格和評(聘)專業技術職務(職稱)材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學生登記表歸第一類，學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第三類，此次統一調整到第四類。其中：

1、學歷學位材料：高中畢業登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明。歸二級分類的1類中。

2、職業（任職）資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。評（聘）專業技術職稱（職務）材料：專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料。歸二級分類2類中。

3、反映個人科研學術水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

4、培訓材料：為其兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記表等材料（培訓學習時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。

第五類：政審材料。更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）認定材料也歸在第五類。這里重點講一下關于確認出生日期和參加工作時間如何確認。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個人早期為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關于干部出生日期問題的文件有兩個：一個是現行的文件，即《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）。文件規定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據。”中組部2007年1月印發《關于做好公務員登記中干部檔案相關工作的通知》（組通字［2007］4號）規定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據。”干部檔案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團志愿書，或者高中畢業生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發的《關于辦理干部退（離）休手續時認定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號）。在2006年10月以前，已經按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調查報告、證明材料（原戶籍內冊、登記卡片、出生證等的復印件）、按照干部管理權限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復。干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業生轉正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉登記表證明等。確認干部參加工作時間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動人事部關于確定建國前干部參加革命工作時間的規定》（中組發［1982］11號）、《國家教委、人事部、勞動部關于博士生和在職人員考取碩士生學習期間工齡計算問題的通知》（教高［1990］001號）、《人事部關于“文革”前赴蘇聯、東歐留學的本科生學習期間工齡計算的問題的通知》（人薪發［1992］11號）、《人事部、勞動部關于一九六六至一九六九屆大中專畢業生參加工作時間和工齡計算問題的通知》（人薪發［1994］43號）、《勞動人事部關于解決原下鄉知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》（勞人培［1985］23號）等等。

第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料。包括干部參加黨、團組織的有關材料。

第七類:表彰獎勵材料。包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統一規定作為獎勵材料，歸第七類。

第八類:涉法違紀材料。

第九類:招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(復員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。包括干部職務變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表》統一規定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。這里的工資、待遇類材料應有：93年10月執行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調整工資標準審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級審批表（五年考核稱職）；99年7月調整工資標準審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調整工資標準審批表；艱苦邊遠地區津貼審批表；2001年10月調標審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年考核稱職）；2003年7月調標審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學歷浮動工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補貼審批表、完善艱苦邊遠地區津貼審批表。2006年至今正常晉級和調整艱苦邊遠地區津貼審批表。職務變動調整工資，要在職務變動工資審批表標表明工資文號，屬于公務員的要有公務員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補貼表、高原補貼表這兩張表。任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現實表現；按規定逐項如實、準確填寫。要注明任免職務的批準機關、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調入機關或參照公務員法管理機關的干部，須有《公務員調任審批（備案）表》。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。

包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料;生平，非正常死亡調查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也歸入此類。

這里需要重點說明兩個問題：

一是第四類、第九類材料的二級分類問題。第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說: 根據中組部1991年印發的《干部檔案整理工作細則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料。此外，第四類材料可以再分為: 1.學歷學位材料;2.職業（任職）資格和評（聘）轉業技術職務（職稱）材料；3.反映科研學術水平的材料；4.培訓材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標準進行二級分類。二是內容交叉材料的分類問題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內容交叉的情況，可以根據材料的主要內容或用途來確定類別：

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；

2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類；

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；

4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類；

5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷放一類。

第二步，排序 排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種: 1.按材料形成的時間排序

適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2.按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序

適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數；復印件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。

第三步，編目 修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”；二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”；三是刪除了“份數”欄。

編目的具體要求： 1.檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。2.每類目錄應首先注明材料類號和類別名稱。3.“類號”下再依次填寫排列序號。規范的序號欄填寫方法應該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用

（一）至

（四），順序號用阿拉伯數字。4.“材料名稱”根據材料題目填寫。一般來說，沒有標題或標題不規范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準。時間填寫要盡量詳細、規范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。6.“頁數”材料的頁數。按照編好的頁數如實填寫。7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復印件等情況也應注明。8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

第四步，技術加工 1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經久耐用。復制件應附在原件后，與原件作為一件。2.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。3.幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。5.為方便檔案利用和后續材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附標簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規范的簡化字。

第三篇：文書檔案整理方法要點

2013.3

3、確定裝訂順序

4、裝訂方式和要求

五、歸檔文件的分類

1、確定分類方法

2、制定分類方案

3、七、1、2、八、歸檔文件的編目1、2、九、裝盒1、2、3、第三章

文件實體分類

六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章

編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》

文件裝盒要求

填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求

機關檔案工作需要把握的幾個基本原則

2、從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；

3、從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

4、根據我們在現實工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

5、另外對于一些專業性、業務性較強的業務，也可以建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等。(我們常說的業務主體檔案）

五、檔案的作用是什么？

一是憑證作用；二是參考作用。另外檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、確立文件的收集(歸檔)范圍

凡本單位在職能活動中形成的,辦理完畢,應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料,均屬歸檔范圍。它包括三個方面：

1、本單位制發的正式文件(包括代上級機關起草的文件)。是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價值、憑證價值、查考價值的文件材料。

2、外單位的來文。需要貫徹執行的上級機關同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料。

3、本單位形成的沒有文號的文件，例如：會議紀要、通報等。

幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內：

1、重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機構沿革等。

2、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信

3、還有就是機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。例如：

一般有以下幾種文件可以不歸檔

（1）上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

2、分開

文書檔案是按進行整理的,如果單位幾年未整理了,那么首先要將各的材料分開,同一個的文件材料放在一起,注意幾點：

(1)一般以文件形成日期為準。

(2)計劃,總結,預決算,統計報表,表彰等統一以文件的簽發日期判定所屬。

2、復制字跡模糊或易退變的文件。

3、超大紙張折疊。

4、去除易銹蝕的金屬物。

文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟,具體要求如下。

二、裝訂要求以“件”為單位

1、“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范圍時應注意以下情況：

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件;（3）原件與復制件為一件;（4）轉發文與被轉發文為一件;（5）來文與復文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）漢文本與少數民族文本為一件；（8）中文本與外文本為一件；

（9）報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。

三、確定裝訂順序

《文書檔案整理規則》中，對于文件裝訂的順序做了明確的規定，裝訂時應做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、機構(問題)分類法

3、保管期限分類法

在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的 , 我們在市直機關推薦使用“——保管期限”和“——保管期限——機構（問題）”這兩種分類方法。

1、二級分類法：即“--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能簡單、機構規模較小、文件數量較少”的單位。例如：檔案局、婦聯、黨史辦等

2、三級分類法：即“--機構（問題--保管期限”分類法。機構(問題)可以任選其一，我們建議選擇“機構”，即使用“—機構--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能復雜、機構規模較大、文件數量較多”的單位。例如：人力資源與社會保障局、農牧局、住建局等

二、制定分類方案：

1、二級分類方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三級分類方案：

2、分問題：在三級分類方法中，按照分類方案二級類目所設置的問題，根據文件所涉及的內容按問題分開。二級分類方法不涉及分問題。

第一、正常情況下，文件材料應歸入其內容所涉及的問題類目中； 第二、同一文件涉及兩個以上問題時，應歸入主要問題類目中； 第三、綜合性工作、綜合性會議形成的文件，應歸入行政類或行政綜合類；

第四、專題性工作、專題性會議形成的文件，應歸入相應的問題類目中；

第五、外來文件，應根據其內容所針對的問題，歸入相應的問題類目中。

3、分保管期限：按照文書檔案保管期限表的規定，根據文件的利用價值，準確判定文件的保管期限，將不同保管期限的文件分開。嚴禁將不同保管期限的歸檔文件混合在一起。文書檔案保管期限分為“永久、30年、10年”三種。

第六章 歸檔文件的排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。將同一保管期限內的歸檔文件排在一起。

2、:要求以4位阿拉伯數字標注公元紀年, 填寫文件分類所屬。如跨形成的文件應歸入辦結年 , 標時也應標辦結,像 1999年的會議通知放在 2000年會議召開一并整理時,在一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填寫 “1999”。

3、保管期限:填寫歸檔文件具體的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、機構（問題）:此項為可選項,如是三級分類則必填,否則可不填。

5、頁數:填寫該份文件總頁數,有圖文的頁面為一頁。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個流水號時 , 可將文件各部分的頁數相加, 如文件頁碼不全 , 數清頁數或簡單標注頁碼均可。

6、室編件號:在同一期限內按文件排列順序從‘1’開始流水標注室編件號。

7、館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫。

8、盒號:一般單位不需填寫。室藏檔案數量很大的單位為了方便存取、倒架、統計等工作 , 可將檔案盒流水編號，標于盒脊和歸檔章內。

第八章歸檔文件的編目

1、一般一盒裝滿后順次裝入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意裝人同一盒內;

3、不同類別的文件應裝入不同盒中。即不同、不同期限的文件不應裝人同一盒中 , 按機構(問題)分類時 , 不同機構(問題)的文件不應裝入同一盒中。

二、填寫備考表、盒脊、封面

1、填寫備考表：盒內應附備考表,置于所有歸檔文件之后,用以對盒內文件進行必要的注釋說明，同時填寫檢查人、整理人、整理時間。

2、蓋印封面：應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱;

3、蓋印檔號：盒脊各檢索項包括全宗號、、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。各項目的填寫要求與歸檔章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按順序上架排列就可以了。

8、對檔案進行有效的開發和利用，可以進行檔案利用成果申報工作。例如：編寫《大事記》、《組織機構沿革》、《全宗介紹》、《利用效果匯編》、《統計數字匯編》、《規章制度匯編》、《工作要點和工作總結匯編》、《專題文件匯編》、《表彰匯編》等。

9、檔案庫房建設爭取達到庫房、辦公、閱覽三室分設，并做到“八防”和安全保衛

10、做好檔案著錄工作

有檔案管理軟件的單位要用軟件進行著錄；沒有檔案管理軟件的單位，用EXCEL表格統一著錄。

第四篇：學校檔案分類方法

學校檔案分類方案

一、文書檔案

（一）黨群工作類

1、上級黨委下發的對本單位黨務工作的批示、規定、意見和本單位黨組織的請示、上級批復

永久

2、黨支部（黨委、總支）工作計劃、總結，支委會、支部大會的會議材料

永久

3、黨員名冊、年報表、黨內干部任免文件

永久

4、組織史資料

永久

5、黨員黨內獎勵材料：獲省級以上獎勵材料 永久 其他獎勵材料

長期

6、黨員黨內處分材料

永久

7、一般處分材料

長期

8、組織關系介紹信

長期

9、離休干部工作材料

離休干部更改任齡身份及上級機關的批復 永久

10、紀檢工作的計劃、總結、意見、規定等材料 長期

11、信訪材料：省市級領導批示的重要信件 永久 一般的有保存參考價值的信件 長期

12、民主黨派成員名冊

長期

13、工會工作材料：工會會員名冊

永久 工會工作計劃、總結及有關活動材料 長期

14、教代會材料 長期

15上級團委下發的關于本校團組織工作的批示、意見、規定等材料

長期

16、團組織工作計劃、總結、發展工作及有關活動材料 長期

17、團員名冊、報表

長期

18、少先隊員名冊、工作計劃、總結及有關活動材料 長期

19、上級黨委召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料 短期

20、上級黨委普發的、非本單位主管業務但需要貫徹執行的法規性文件

短期

21、學校行風、教風建設材料

短期

22、教工政治學習材料、政治思想工作計劃、總結 短期

23、上級團委召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料 短期

24、上級團委普發的、非本單位主管業務但需要貫徹執行的法規性文件材料

短期

（二）行政管理類

1、上級行政部門下發的對本校政務工作的指示、規定、制度、意見和本校的請求、上級批復

永久

2、學校行政會議記錄

永久

3、校史、大事記及學校發展規劃

永久

4、學校工作計劃、總結、行事歷

永久

5、學校內部機構設置、撤并、名稱更改等文件材料 永久

6、干部任免材料、學校領導、教職工名冊、統計報表 永久

7、干部職工調資、晉級、定級材料

永久

8、學校榮譽記載材料：獲省級以上獎勵材料 永久 其他獎勵材料 長期

9、政府、社會對學校的綜合評價材料、重要的通訊報道 永久

10、一般有參考價值的通訊報道

長期

11、學校目標管理材料

長期

12、學校各項規章制度

長期

13、干部職工錄用、調整、離退休、死亡等材料 長期

14、教職工職稱評定、考核、專業技術職務聘任材料

長期

15、教職工調動行政介紹信、工資介紹信

長期

16、財務管理辦法、意見、規定、措施、財務工作計劃、預算 長期

17、上級行政部門召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料 短期

18、上級行政部門普發的、非本單位主管業務但需要貫徹執行的法規性文件

短期

19、安全保衛、依法治校的材料

短期 20、計劃生育材料

短期

21、學校醫療、衛生工作方面的材料

短期

二、教學檔案

（三）教學管理類

1、上級教育行政機關下達的關于本校教育工作的方針、政策、規定、辦法

永久

2、各學科教育工作獲獎材料：省級以上獎勵或表彰材料 永久 其他獲獎材料

長期

3、學校體育工作有關材料，獲省級以上獎、破紀錄獎材料 永久 其他獲獎材料

長期

4、學校制定的教學常規、計劃、總結

長期

5、學校的各科教學制度、辦法、規定、條例、守則 長期

6、教學統計報表、教師任課表

長期

7、校刊（一般簡訊短期）

長期

8、圖書新增表、圖書工作計劃

長期

9、上級教育行政機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料 短期

10、上級教育行機關普發的、非本單位主管業務但需要貫徹執行的法規性文件

短期

11、教研工作計劃、總結、教改計劃、教學經驗材料 短期

12、學校德育、藝術、科技、勞技等各學科教育的工作計劃、總結及有關活動材料

短期

13、學生各科考試成績

短期

14、課程表、作息時間表、課外活動安排表 短期

15、班主任工作手冊、計劃、總結有有關活動材料 短期

16、試卷、參考答案、計分標準、試卷分析 短期

17、學校各類高中、高校招生、考生花名冊、上線名單等材料 短期

18、醫療保健衛生教學計劃

短期

（四）教師業務類

1、教師教學基本情況登記表、教學鑒定、教學成績、業務考核成績、業務進修材料

長期

2、教學業務交流、觀摩課、公開課、研究課等材料 長期

3、教研成果、學術論文、個人獎勵等材料

長期

4、省級以上獲獎材料

永久

5、各學科興趣小組活動獲獎記載，省級以上獲獎材料 永久

其他材料

長期

6、教案評議記錄、教研手冊、教研活動有關材料 短期

7、教師在教育改革方面的成績、經驗、總結材料 短期

（五）學籍管理

1、學生學籍卡、學生學籍變更情況的材料

永久

2、學生成績冊

長期

3、學生獎懲材料

4、省級以上獲獎材料

其他獲獎材料

5、學生名冊、轉學、畢業材料

6、學生體質測試達標材料

7、行為規范達標材料

8、學生社會實踐活動有關材料

三、科技檔案

（六）設備類

1、學校教學儀器、使用說明書

2、裝修單、保修卡、安裝使用調試記錄

3、報廢設備申請、批復有關材料

4、固定資產明細表

5、設備維修計劃、記錄材料

（七）基建類

1、基建項目前期形成的文字、圖紙、計算材料

2、預、決算書

3、竣工驗收材料

4、建筑設計圖、施工圖、竣工圖

5、優秀工程申報材料、驗收材料

6、維修計劃、方案、記錄材料

說明：教育用房與輔用房分別立卷

四、會計檔案

（八）會計憑證類

長期

永久 長期 長期

長期

短期 短期

永久 長期

長期 長期

短期 永久

永久

永久 永久 長期 長期

1、原始憑證

15年

2、記帳憑證

15年

3、匯總憑證

15年

（九）會計帳簿類

1、總帳（包括日記總帳）

15年

2、明細帳

15年

3、日記帳（現金和銀行存款日記帳25年）154、固定資產卡片（固定資產報廢清理后保管5年）

5、輔助帳簿

（十）財務報告類（包括各級主管部門匯總財務報告）

1、月、季度財務報告（包括文字分析）

32、財務報告（決算）（包括文字分析）

（十一）其他類

1、會計移交清冊

2、會計檔案保管清冊

3、會計檔案銷毀清冊

4、銀行余額調節表

5、銀行對帳單

五、特種載體檔案

（十二）照片類

1、學校各項重大活動、工作成果的照片、底片

2、每屆畢業生照片、底片

（十三）實物類

各類證書、領導題詞、獎勵、錦旗

（十四）聲像類

學校各項重大活動的錄音、錄像帶

（十五）電子文件類

1、重要活動的光盤

2、計算機軟盤（有關教學教育工作）年 永久 15年 年 永久 年 永久 永久 5年 年 永久 永久 永久 永久 永久 長期

第五篇：學校檔案分類方法

各位領導，同志們：為迎接我縣星級學校驗收，根據殷校長的會議要求，需要各處、室做好本學期檔案整理工作：

從總務處領取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號，分類整理并逐步充實；一旦檔案體系建立，下學期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復制到辦公室吳光旺主任的移動硬盤上）,接受領導的檢閱。

一、文書檔案

（一）黨群工作類(邵校長)A101、上級黨委下發的文件 永久

A102、黨支部工作計劃、總結，支委會、支部大會的會議材料 永久

A103、黨員名冊、黨內干部任免文件

永久 A104、組織史資料

永久 A105、黨員黨內獎勵材料：獲省級以上獎勵材料

永久

其他獎勵材料

長期 A106、黨員黨內處分材料

永久 A107、組織關系介紹信

長期 A108、離休干部工作材料

離休干部更改任齡身份及上級機關的批復

永久 A109、紀檢工作的計劃、總結、意見、規定等材料

長期 A110、信訪材料：省市級領導批示的重要信件

永久

一般的有保存參考價值的信件

長期

A111、民主黨派成員名冊

長期 A112、學校行風、廉政建設材料

短期 …….以此類推。

各位領導，同志們：為迎接我縣星級學校驗收，根據殷校長的會議要求，需要各處、室做好本學期檔案整理工作：

從總務處領取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號，分類整理并逐步充實；一旦檔案體系建立，下學期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復制到辦公室吳光旺主任的移動硬盤上）,接受領導的檢閱。

孫校長：

A113、工會工作材料：工會會員名冊

永久

工會工作計劃、總結及有關活動材料

長期 A114、教代會材料

長期 A115、教工政治學習材料、政治思想工作計劃、總結

短期

。。。

以此類推。

各位領導，同志們：為迎接我縣星級學校驗收，根據殷校長的會議要求，需要各處、室做好本學期檔案整理工作：

從總務處領取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號，分類整理并逐步充實；一旦檔案體系建立，下學期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復制到辦公室吳光旺主任的移動硬盤上）,接受領導的檢閱。

（二）行政管理類（吳威健主任）

A201、上級行政部門下發的文件

永久 A202、學校行政會議記錄

永久 A203、校史、大事記及學校發展規劃

永久 A204、學校工作計劃、總結、行事歷

永久 A205、學校內部機構設置、撤并、名稱更改等文件材料

永久 A206、干部任免材料、學校領導、教職工名冊、統計報表 永久 A207、干部職工調資、晉級、定級材料

永久 A208、學校榮譽記載材料：獲省級以上獎勵材料

永久

其他獎勵材料 長期

A209、政府、社會對學校的綜合評價材料、重要的通訊報道

永久 A210、一般有參考價值的通訊報道

長期 A211、學校目標管理材料

長期 A212、學校各項規章制度

長期 A213、干部職工錄用、調整、離退休、死亡等材料

長期 A214、教職工職稱評定、考核、專業技術職務聘任材料 長期 A215、教職工調動行政介紹信、工資介紹信

長期

A216、財務管理辦法、意見、規定、措施、財務工作計劃、預算

長期 A219、安全保衛、依法治校的材料

短期 A220、計劃生育材料

短期

A221、學校醫療、衛生工作方面的材料

短期

六、特種載體檔案

（一）照片類

F101、學校各項重大活動、工作成果的照片、底片 永久 F102、每屆畢業生照片、底片

永久

（二）實物類

各類證書、領導題詞、獎勵、錦旗

（三）聲像類

學校各項重大活動的錄音、錄像帶

（四）電子文件類

F401、重要活動的光盤 F402、計算機軟件（有關教學教育工作）。。。以此類推。

永久

永久

永久 長期 各位領導，同志們：為迎接我縣星級學校驗收，根據殷校長的會議要求，需要各處、室做好本學期檔案整理工作：

從總務處領取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號，分類整理并逐步充實；一旦檔案體系建立，下學期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復制到辦公室吳光旺主任的移動硬盤上）,接受領導的檢閱。

二、教學檔案

（一）教學管理類

B101、上級教育行政機關文件 原件 永久 B102、各學科教育工作獲獎材料：省級以上獎勵或表彰材料

永久

其他獲獎材料

長期

B103、體育工作材料： 獲省級以上獎、破紀錄獎材料

永久

其他獲獎材料

長期

B104、教學常規、計劃、總結

長期 B105、各科教學制度、辦法、規定、條例、守則

長期 B106、教學統計報表、教師任課表

長期 B107、校刊（一般簡訊短期）

長期 B108、圖書新增表、圖書工作計劃

長期 B109、教研工作計劃、總結、教改計劃、教學經驗材料 短期 B110、學生各科考試成績

短期 B111、課程表、作息時間表、課外活動安排表

短期 B112、班主任工作手冊、計劃、總結及有關活動材料 短期 B113、試卷、參考答案、計分標準、試卷分析

短期 B114、學校各類高中、高校招生、考生花名冊、上線名單等材料 短期 B115、醫療保健衛生教學計劃

短期。。。以此類推。

（二）教師業務類

B201、教師教學基本情況登記表、教學鑒定、教學成績、業務考核成績、業務進修材

料 長期 B202、教學業務交流、觀摩課、公開課、研究課等材料 長期 B203、教研成果、學術論文、個人獎勵等材料

長期 B204、省級以上獲獎材料

B205、各學科興趣小組活動獲獎記載，省級以上獲獎材料其他材料

B206、教案評議記錄、教研手冊、教研活動有關材料 B207、教師在教育改革方面的成績、經驗、總結材料。。。以此類推。

永久 永久

長期

短期

短期

各位領導，同志們：為迎接我縣星級學校驗收，根據殷校長的會議要求，需要各處、室做好本學期檔案整理工作：

從總務處領取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號，分類整理并逐步充實；一旦檔案體系建立，下學期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復制到辦公室吳光旺主任的移動硬盤上）,接受領導的檢閱。

三．學生管理檔案

（一）德育教育(含團隊建設)C101、上級上級教育行政機關文件 長期 C102、。。C103、。。以此類推。

因各學校整理德育檔案的出發點不同，形式、名稱也不一樣；從我校實際出發，整理出來就很好。

（二）安全教育

C201、各種安全文件 永久 C202、安全組織機構及責任分工（含護校隊名單）永久 C 203、安全工作計劃（含安全預案）和總結 永久

C 204、教師安全責任書（含班主任安全責任書）

C 205、學生安全類（含有安全因素的意見征求表）30年

C 206、行政、職工值班安排表 30年

C 207、安全教育、培訓資料 永久 C 208、各類安全設施、器材定期檢查記錄，維修保養的記錄 30年 C209、各類安全隱患及其整改情況的記錄 30年 C

210、各類安全檢查、巡查記錄及專項整治資料 30年 C

211、各類安全事故處理記錄 30年 C

212、各類應急疏散預案的演練記錄 30年 C213、食品衛生管理檔案 30年

（三）學籍管理

C301、學生學籍卡、學生學籍變更情況的材料 C302、學生成績冊

C303、學生獎懲材料

C304、學生名冊、轉學、畢業材料 C305、學生體質測試達標材料 C306、行為規范達標材料 C307、學生社會實踐活動有關材料

永久 長期 長期 長期 長期 短期 短期

各位領導，同志們：為迎接我縣星級學校驗收，根據殷校長的會議要求，需要各處、室做好本學期檔案整理工作：

從總務處領取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號，分類整理并逐步充實；一旦檔案體系建立，下學期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復制到辦公室吳光旺主任的移動硬盤上）,接受領導的檢閱。

四、科技檔案(戴主任)

（一）設備類

D101、學校教學儀器、使用說明書

永久 D102、裝修單、保修卡、安裝使用調試記錄

長期 D103、報廢設備申請、批復有關材料

長期 D104、固定資產明細表

長期 D105、設備維修計劃、記錄材料

短期

（二）基建類

D201、基建項目前期形成的文字、圖紙、計算材料

永久 D202、預、決算書

永久 D203、竣工驗收材料

永久 D204、建筑設計圖、施工圖、竣工圖

永久 D205、優秀工程申報材料、驗收材料

長期 D206、維修計劃、方案、記錄材料

長期

說明：教育用房與輔用房分別立卷

各位領導，同志們:為迎接我縣星級學校驗收，根據殷校長的會議要求，需要各處、室做好本學期檔案整理工作：

從總務處領取檔案盒，按照要求建立案宗，打印案宗名稱及編號，分類整理并逐步充實；一旦檔案體系建立，下學期的檔案整理工作就很順利了。

12月31日晚，各處、室需要把整理完善的文字檔案匯總到接待室（圖片、音像資料打包復制到辦公室吳光旺主任的移動硬盤上）,接受領導的檢閱。

五、會計檔案

（一）會計憑證類

E101、原始憑證 15年 E102、記帳憑證 15年 E103、匯總憑證

15年

（二）會計帳簿類

E201、總帳（包括日記總帳）15年 E202、明細帳 15年 E203、日記帳（現金和銀行存款日記帳25年）15年 E204、固定資產卡片（固定資產報廢清理后保管5年）永久 E205、輔助帳簿 15年

（三）財務報告類（包括各級主管部門匯總財務報告）

E301、月、季度財務報告（包括文字分析）3年 E302、財務報告（決算）（包括文字分析）永久

（四）其他類

E401、會計移交清冊

15年 E402、會計檔案保管清冊

永久 E403、會計檔案銷毀清冊

永久 E404、計算機軟盤（有關教學教育工作）

長期