第一篇：會計檔案的整理與歸檔方法

會計檔案的整理與歸檔方法

一、會計檔案含義料歸檔范圍

會計檔案是機關、團體、企業事業單位在經濟管理和會計核算一系列活動中產生、經過整理歸檔保存起來的會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資表和綜合管理等材料。

二、會計檔案材料歸檔范圍

根據財政部、國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》中的有關規定，會計檔案歸檔范圍包括預算會計、建設銀行會計、企業會計和建設單位會計所形成的會計憑證、帳簿、會計報表、工資表和綜合管理等會計核算專業材料。而對于上級有關財務的普發性（非指本單位）不辦的文件；未生效的合同、協議、單據；未定稿和重份文件；無查考利用價值的一般性、臨時性文件都不應歸檔。

（一）會計憑證：

會計憑證分原始憑證和記帳憑證兩種：（企業會計中還有匯總憑證）

１、原始憑證是經濟業務發生時，所填寫的書面證明，是會計核算的原始依據；原始憑證分自制和外來憑證兩種。

自制憑證是由本單位填寫的（如驗收單、領料單、借款單），外來憑證是在外單位、部門和個人取回來的。如由供貨單位開給的發票和結算憑證，由收款單位開給的現金收據等。

２、記帳憑證是會計人員根據原始憑證加以歸類整理編制的，分為收款憑證，付款憑證、轉帳憑證三種。企業還有匯總憑證。

綜上所述：會計憑證歸檔范圍包括：原始憑證和記帳憑證、匯總憑證以及其他的會計憑證。

（二）會計帳簿：

會計帳簿是全面地、連續地記錄和反映各項經濟業務的簿籍。會計憑證只能反映某項經濟業務，而帳簿能全面、系統地反映經濟狀況、形成一種經濟信息體系。帳簿主要有下面幾種：

１、序時帳簿（又稱日記帳）、出納帳、銀行帳；

２、分類帳簿：

分類帳簿分總帳和明細帳兩種

（１）總帳（總分類帳），即按總分類帳戶分類登記的帳簿；（２）明細帳（明細分類帳），即按明細帳戶分類登記的帳簿；

３、輔助帳（備查帳簿），還有固定資產明細帳（卡片）各種登記簿等都要歸檔，即在明細帳里不能記載的事項而進行補充登記的帳簿。

（三）會計報表：

會計報表是用統一的貨幣計量單位，綜合地反映機關團體、企事業單位在一定時期內的經濟活動，財務收支計劃情況的報告文件。是根據帳簿的記載，加以歸納、整理和匯總編制出來的。會計報表種類，主要有：

１、從內容分：資金平衡表、產品成本計算表、年終獎金結算表等；

２、從時間分：旬報、月報、季報、年報等；

３、從單位分：基層報表、匯總表等。（按各機關在編制會計報表時，所作的文字說明和分析材料是報表的重要組成部分要與報表一起歸檔。）

（四）工資表：

工資表是按照“各盡所能，按勞分配”原則分配給勞動者供個人消費的部分國民收入。種類主要有：工資發放名冊、卡片、工資轉移、證明、通知存根和各種獎金等。

（五）綜合管理：

綜合管理是會計部門在工作過程中制定的有關規定、計劃、總結、請示、批復和需要說明、分析的文字材料及清冊。這部分材料應單獨立卷，但編案卷號時，可與報表一起編號，屬永久卷排在決算報表的后面，屬短期卷的排在月報表的前面。

三、會計檔案立卷整理

（一）會計檔案材料保管期限鑒定：

會計檔案分兩個保管期限：即永久、短期。永久保管的檔案，沒有時間終止，永遠保存。短期保管的檔案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。

１、憑證保管期限：

（１）涉及外事，對私資改造材料 永久

（２）關于地產權、房產權、林產的契約、證券圖紙等有關貨幣收支憑證應需要單獨立卷保管 永久

（３）建設銀行憑證及附件 25年

（４）一般憑證作短期 15年 其整理模式如下（以下屬類同樣）Ｄ ─ Ｏ ││ │

││ └───案卷號

│└─────財務檔案二級類目（屬類）代號 └──────財會檔案一級類目代號

２、帳簿保管期限：

（１）預算會計的現金出納帳、銀行存款帳 25年（２）總帳 15年（３）明細帳 15年（４）輔助帳 10年 ３、會計報表保管期限：

（１）年終報表，各單位年度預決算報表 永久（２）匯總報表及需要說明、分析的文字材料 永久（３）旬報、月報、季報 15年（４）基層報表 3--5年

我區會計報表主要有下面幾種：

（１）向區財局報的各類報表；

（２）向區統計局報的各類報表；

（３）向上級有關主管部門報的各類報表。

４、工資表保管期限：

（１）工資發放名冊、卡片 25年

（２）工資轉移、證明、通知存根 25年

（３）各種獎金發放名冊、卡片 25年

５、綜合管理材料保管期限：

（１）上級有關財務會計工作的文件 永久

（２）本單位財務管理規定、計劃、總結、請示、批復 永久

（３）會計檔案移交保管、銷毀清冊 永久

（４）本單位基金、管理工作文件和有關財務管理方面的其他文件材料 短期

以上憑證、帳簿、報表、工資表和綜合性文字材料中屬永久和短期保管的必須分開立卷，同屬類又同保管期限的案卷，可同盒存放。

（二）會計檔案整理：

１、會計憑證整理

每月入帳之后按記帳編號順序訂成冊，裝訂要整齊結實、美觀。用字粒按項目逐一填蓋憑證封面和案卷目錄，分別裝成兩本檔案目錄，填蓋要清楚，端正。案卷目錄一式二份，一本交檔案室，一本財務人員自存。案卷編號按歷年編一個流水號，編至檔案目錄裝滿后方能斷號，啟用第二本檔案目錄時再從１號開始編案卷號。案卷套盒存放后，要填蓋好案卷盒封面，案卷排列從左至右，從上至下裝箱。２、帳簿整理立卷

每年結束使用之后，按帳簿名稱分類，一種帳簿立一卷，在帳簿右上角貼上帳簿標簽卡。第個案卷內的紙張要用號碼機編蓋頁號（空白頁不能編號），填蓋案卷目錄一式二份。如果帳簿是活頁的，應將原封面去掉，再以三孔裝訂，然后用白紙（或牛皮紙）作封面。帳簿案卷編號，應按出納帳、總帳、明細帳、輔助帳各編流水號。當年號要接上上年流水號，然后填蓋卷盒和帳簿卡，裝箱時按從左至右順序排列。

３、會計報表整理

按報表名稱：年報、季報（含月報、旬報）、基層報表分別整理立.4.卷，然后按保管期限各編案卷流水號。

每一案卷３０至６０頁，按時間先后順序排列，用號碼機編頁碼，填蓋卷內目錄和案卷目錄，卷內目錄一式三份，一份裝案卷首頁，另兩份同案卷目錄裝訂成兩本檔案目錄冊，作查找索引。案卷以三孔裝訂，裝訂整齊、結實、美觀。裝訂后填蓋案卷封面，編蓋案卷流水號（即當年的案卷號和上一年案卷號銜接上，一直編至檔案目錄冊滿后方斷號。然后按永久、短期兩種不同案卷，分別套裝入盒，（每盒裝三卷左右），裝檔案硬盒與裝箱排列方法同前。

４、工資表立卷

工資表的立卷方法和編號、裝盒、排列與報表的方法一樣。

５、綜合管理材料整理

各種文字材料應按保管期限分開立卷，但裝盒時可與報表的相應保管期限的案卷同盒裝放。裝訂方法與報表一樣。

（三）會計檔案編目

會計檔案整理、立卷后，按報表、帳簿、憑證、工資表和綜合管理材料五個屬類將編蓋好的案卷目錄和卷內目錄，分別各匯編二本檔案目錄冊（報表和綜合管理可組合一本目錄。）一本交綜合檔案室，一本自留。這本目錄，既是會計檔案的保管冊，又是查找利用檔案的檢索工具。

四、會計檔案移交保管利用

（一）檔案移交

每個單位的會計檔案由會計部門保管三年，期滿后連同一套檔案目錄一起移交給本單位綜合檔案室保管。

（二）檔案保管 會計檔案整理、歸檔后，原則上保持原卷的封裝，不要隨便打亂，不能拆卷，如特殊情況，必須會同原會計人員和經辦人員共同研究決定完成。任何人不準亂拆、亂訂，但原封面不符合要求的，必須按規范要求重新加上封面，并填蓋好有關項目。會計檔案要有專箱存放、保管，方便查找。財務部門移交檔案時，交接雙方必須當面驗收歸檔材料是否完整、.5.系統、準確，卷內材料排列、編號是否符合要求，凡不符合要求的案卷，檔案室有權拒絕接收，并限期改正后才辦理交接手續。檔案室對違反財會管理制度的有權進行檢查糾正。

（三）利用

會計檔案利用，主要有三方面：

（１）會計分析利用檔案；（２）會計檢查使用檔案；

（３）日常查考利用檔案。

利用、借閱會計檔案，必須登記，閱后及時歸還，利用者對檔案不得污損、毀壞，違者要追究責任，情節嚴重的要依法追究法律責任，嚴肅處理。

五、鑒定、銷毀

（一）鑒定

會計檔案鑒定分三步：

１、初步鑒定。由檔案部門對到期檔案按會計檔案保管期限表作初步審查，提出銷毀意見；

２、復查鑒定。在初步鑒定基礎上，由檔案部門和會計部門進行第二次鑒定。對初鑒定不恰當的給予糾正；

３、銷毀鑒定。這是最后一次鑒定。這次由檔案、財政、審計主管部門、對銷毀檔案嚴格審核，確定無保存價值的檔案作出銷毀結論。

（二）銷毀

銷毀檔案，要列銷毀清冊，并寫書面報告報本單位領導審批后銷毀。銷毀檔案清冊要有檔案、財政、審計主管部門有關人員簽名。企業單位會計檔案銷毀，要由本單位領導審核后，再報上一級主管部門批準。

對未了結的債權、債務的原始憑證，要單獨抽出，另行整理立卷、編目，由本單位的檔案室保存到債務結清為止。

附：《會計檔案名詞說明》

全宗號──是本單位的代號。這個代號是由區檔案局確定給各單位永久性使用的代碼。.6.目錄號──是一種門類檔案的檔案目錄冊的流水號。如一單位的某種檔案，共形成三本檔案目錄冊，第一本目錄冊為第１號，第二本目錄為第２號，第三本目錄為第３號。如此類推。

案卷號──是檔案的總流水號。如：１９８９年有案卷５１卷，案卷號就從１逐編到５１號；１９９０年又立有２０個案卷，案卷號從５２開始，排到７１號，以后每年案卷如此類推。

案卷目錄──是登記案卷的目錄。是以每一案卷為單位，將每卷標題和封面內容打印在案卷目錄表格里。

卷內目錄──是登記卷內每份文件標題（內容）的目錄。以一份文件為單位填蓋在相應的卷內目錄表格里。

第二篇：會計檔案歸檔制度

會計檔案歸檔制度

根據財政部和檔案局發布的《會計檔案管理辦法》，結合我文化委實際，特制定歸檔制度如下：

一、歸檔范圍及保管期限：

1． 會計報表：

（1）會計決算報表（永久）（2）會計月報表（5年）2． 會計帳簿：

（1）現金日記賬（25年）

（2）銀行存款日記帳（25年）（3）會計總帳（15年）

（4）會計明細帳（15年）

（5）固定資產卡片（固定資產報廢清理后保存五年）

（6）輔助帳簿（15年）3． 會計憑證

原始憑證、計帳憑證和匯總憑證（15年）4． 其他

（1）銀行對帳單（5年）

（2）銀行余額調節表（5年）（3）會計移交清冊（15年）（4）會計檔案保管清冊（永久）（5）會計檔案銷毀清冊（永久）

二、歸檔時間：

會計檔案歸檔時間為會計結束后，由財會部門于次年5月底之前整理立卷歸檔完畢，并按類分別編寫好會計檔案目錄交檔案室。根據工作需要，會計檔案實體，可暫由財會部門保管一年，再向檔案室移交。

三、歸檔要求：

1． 歸檔的材料必須齊全完整、財務手續完備。2． 檔案封面和底面填寫項目詳細、符合財務和檔案規定要求。

3． 立卷脊背包角紙，接縫處要加蓋財務專用章。4． 立卷裝訂要整齊、美觀、堅固、拆除金屬物。5． 移交要有手續，填寫移交目錄，一式兩份，雙方各存一份。

6．涂畫、拆封和抽換。7．查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上

保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀。1）由機關檔案員會向財務部門提出銷毀意見，編制會計銷毀清冊，列名銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3）銷毀會計檔案時，應當由檔案室和財務部門共同派人監銷。

（（（

第三篇：會計檔案歸檔制度

會計檔案立卷歸檔制度

為了加強會計檔案管理，財政部、國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》和省、市財政部門、檔案部門有關會計檔案管理的規定，結合本園實際，特制定本制度。

一、會計檔案是指本園財會部門在各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存起來的核算材料。會計檔案是本園全部檔案的重要組成部門，主要包括會計憑證、會計賬薄和會計報表。必須按規定進行收集、整理、歸檔。

二、歸檔范圍

1、會計憑證包括會計原始憑證、記賬憑證等。

2、會計賬薄包括銀行和現金明細賬、總賬、預算內、外收支賬薄、固定資產賬卡、輔助賬。

3、會計報表包括會計報表、月報表、主要財物指標。

4、其它資料：工資計算表、收據存根、移交清冊、銷毀清冊。

三、歸檔時間：

每年形成的會計檔案，在翌年三月底以前，由財會人員進行整理，按規定確定保管期限，按照本園的財會檔案分類編號方法組卷、列好清單向檔案室移交，經驗收后，交接雙方在移交清單上簽字，雙方各留一份備查。

歸檔的要求：

1、歸檔的會計檔案、務必齊全、完整、真實、準確。

2、歸檔的各類憑證的規格基本一致，折疊整齊、裝訂牢固。

3、裝訂時應注意調節成冊的厚薄，以便保管和查閱，每冊封面要書寫工整、編號清楚，加蓋經辦人印章。

4、要編制完善的檔案目錄。

檔案的管理

1、會計檔案由財會室負責做好平時檔案材料的收集、積累、整理、保管工作。

2、查閱會計檔案的人員只限在指定地點查看、嚴禁拆卷、撕頁、涂改、勾劃、損壞，對違反者，視情節輕重，報告有關領導給予處理。

3、加強檔案的統計工作，及時收集檔案利用的效益，檔案管理人員要對查閱檔案的利用效果進行登記。

第四篇：會計檔案歸檔整理制度（范文）

一、會計檔案歸檔的范圍

1、會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調節表等。終了都必須按照規定歸檔。

2、會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3、財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。

4、其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。

5、增值稅專用發票和普通發票。

二、會計檔案的整理

會計終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

1、會計憑證

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2、會計賬簿。各種會計賬簿辦理完結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3、會計報表。會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，終了統一歸檔保管。

三、會計檔案的歸檔保管

1、當年的會計檔案在會計終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。

2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

第五篇：檔案歸檔整理方法和步驟

檔案歸檔整理方法和步驟

對機關文書檔案歸檔整理方法和步驟進行了比較系統的歸納總結，這是對檔案業務指導工作方法的一種新的嘗試，主要是為了促進國家檔案局8號令的貫徹落實。同時，我們相信，對提高我市機關檔案歸檔整理水平也會發揮很大的作用。

一般情況下，歸檔文件整理大致需要收集文件、區分歸檔范圍、分、分類別、分級別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、文件編號、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根據黨和國家的有關規定，通過一定的方式和手續，把散存在機關內部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是確保整理工作質量的前提條件和物質基礎。收集齊全完整為其基本原則。

二、區分歸檔和不歸檔材料的范圍

（一）歸檔文件材料的范圍

凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。

2、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。

3、本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。

4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

（二）不歸檔文件材料的范圍

1、上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

2、本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。

3、同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

4、下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

（三）機關之間分工歸檔的范圍

為避免各機關檔案移交檔案館后文件材料的重復或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍。

1、上級業務主管機關（部、廳、局）發來的文件，由隸屬下級機關歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機關一般不歸檔。但對一些需要執行的政策性、法規性文件應歸檔。如干部管理條例、勞動工資規定、生活待遇標準等文件。

2、上級業務主管機關召開的專業會議文件，由各隸屬下級機關歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領導參加了這類會議，并有重要發言，其印件和定稿（指領導發言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。

3、機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

4、本機關領導人兼任外機關職務而形成的文件材料，由兼職單位負責歸檔。

5、臨時機構形成的文件，由臨時機構負責歸檔，工作結束后，將檔案移交主管部門或同級檔案館。

三、分

分，就是區分文件材料的所屬，把屬于同一的文件集中，把不同的文件分開?，F行機關的歸檔文件整理工作，是按分開進行的，不同的文件一般不得放在一起歸檔。

（一）一般文件，歸入文件制發（指文件最后的落款日期）

（二）跨的文件，歸入文件內容所針對的

四、分類別

分類別，就是根據本機關文件的來源、時間、內容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程?？煞譃榻M織機構分類法和問題分類法。組織機構分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。也就是按照立檔單位的內設機構，將整個全宗內的文件材料分成若干類別的方法。機關內有幾個機構，就設幾個類，機構名稱，就是類名。問題分類法，就是按照全宗內文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。

五、分級別

分級別，就是在保持文件之間有機聯系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。

六、劃分保管期限

機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關制定的法規政策性文件材料；(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料；(六)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；(七)上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；(八)同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關一般性事務管理文件材料；

（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；

（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；

（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（九）下級機關報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

七、修整文件

為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進行檢查，凡不符合要求的都要進行修整。修整的方法主要有：

1、修裱破損文件。

2、復制字跡模糊或易褪變的文件。

3、去除易銹蝕的金屬物。

4、超大紙張折疊。

八、裝訂

1、歸檔文件應以“件”為單位逐件進行裝訂。

2、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批轉或轉發文件在前，被批轉或轉發文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后；漢文本在前，少數民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規定除外）；重要法規性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。

3、裝訂時，左側裝訂，應將“件”內的各頁右側與下側（底邊）對齊。

九、排列文件

排列文件，就是根據事由或文件形成時間確定全宗內歸檔文件先后順序的過程。

十、文件編號

歸檔文件編號，指將歸檔文件在全宗中的位置，標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、、保管期限、件號、頁數、類別名稱（機構或問題）等。

十一、編制歸檔文件目錄

編制歸檔文件目錄為檔案保管、鑒定、檢索、統計、編研等工作的開展提供基本條件，對其所列項目應逐項認真準確地填寫。要注意的是：

（1）報表的責任者，應填寫填報單位；（2）聯合發文，責任者只填寫主辦單位；

（3）問文與復文作為一件時，責任者只填寫復文單位即可；

（4）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實質性內容的，可根據實際情況自擬題名，外加方括號[ ]填寫；

（5）文件題名中以發文字號代替文件內容的，應據文件內容補充題名。

十二、裝盒 裝盒，就是將歸檔文件按照其保管期限和室編件號的順序依次裝入盒內，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項目等。