第一篇：重要檔案歸檔整理手冊

文書檔案歸檔整理操作方法

檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）和《海南省歸檔文件整理規則實施細則》。

二、基本概念：

（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料。

（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。

（三）全宗：指一個獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。

（四）全宗號：是檔案館給立檔單位的代號。

三、整理方法：

（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件。必須采取以下相應措施：

1.立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

2.檢查本單位在年度工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿）；年報表（業務、黨員、人事勞資等各種統計報表）；各種介紹信存根（黨 1

團組織關系、干部調動、行政事務等）、協議、合同。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及部分收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。

（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

3.裝訂的部位與對齊方式及注意事項：?文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。?裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）。或較厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

（四）分類：

歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩定。

1.區分年度

①年度以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。

②跨年度的文件放入辦結的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規劃》應歸入2008年度;某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統一在結案年度歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。

④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。

⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按年度合理歸類。

2.區分保管期限

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半。可以概括為以下四個方面：

①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。

②反映機關行政管理、行政執法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協議、國有資產管理等文件材料。

③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規文件、業務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等。

④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。

準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關文件為主（即以我為主），在操作時，實現對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：

上級機關文件：針對本機關的文件或屬于本機關主管業務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等。其他需要貫徹執行或查考的保存10年。

本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

同級機關文件：非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料保存10年。

下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列 1.把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限內，把同一機構（或問題、文號）有內在聯系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”整理原則的體現。排列順序應保持相對固定。

3.最后在同一保管期限、同一機構、問題或文號內按成文時間的生后順序排列。

（六）編號

歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2008。3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4.件號：歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。

件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3??82 30年件號：1、2、3??73 10年件號：1、2、3??243 館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據需要填寫。

（七）編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。

歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。

1.件號：填寫室編件號。

2.責任者：指發文的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯合發文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現“以我為中心”的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據文件內容形式等特征加以考證并填寫。

3.文號：文件的發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發文字號的不填寫。文號欄內不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。

4.題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不規范的，應根據文件內容，重新擬寫或補充標題，外加“〔 〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關于轉發檔發[2008]18號文件的通知，應重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關于轉發[國家檔案局關于汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知。

5.日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數字可回行填寫，如2008 0708。

6.頁數：每一件歸檔文件的總頁數、文件中有圖文的頁面為一頁。

7.備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填寫入備考表中。

（八）裝盒

裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。

1.裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

2.檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買。以保證檔案盒制成材料的質量。

3.檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。

4.備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

①盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。

②整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。

③檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。

④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

（九）編制檢索工具

1.歸檔說明（全宗說明）內容包括本單位主要工作職能、本年度內設機構設置情況（領導班子、內設機構及領導任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數量，有何缺陷）。2.打印歸檔文件目錄（采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

第二篇：檔案歸檔目錄

（一）偵查階段刑事卷

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托協議；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、為犯罪嫌疑人提供法律咨詢筆錄；

7、取保候審申請書；

8、申訴、控告書；

9、辦案小結；

10、河南省法律服務質量監督卡。

（二）審查起訴階段刑事卷

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托協議；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、移送起訴意見書；

7、閱卷筆錄或復制的卷宗材料、律師調查收集的證據；

8、律師會見犯罪嫌疑人筆錄；

9、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調查取證申請書、提請收集、調取證據申請書、取保候審申請書、回避申請書、回避復議申請書、重新勘驗申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

10、承辦律師提出的辯護意見；

11、集體討論記錄；

12、辯護意見書；

13、起訴書或不起訴決定書；

14、辦案小結；

15、河南省法律服務質量監督卡。

（三）審判階段刑事卷

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托協議；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、起訴書、刑事自訴狀、刑事附帶民事訴狀、刑事上訴狀或刑事申訴狀；

7、閱卷筆錄或復制的卷宗材料；

8、律師會見被告人、委托人筆錄；

9、證據目錄（包括但不限于證據名稱、證據來源、證據內容、證明對象等。）

10、辯護律師收集或向法庭出示的相關證據材料（包括但不限于下列材料：物證、書證、證人證言、被害人陳述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辯解、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結論等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調查取證申請書、提請收集、調取證據申請書、通知證人出庭申請書、取保候審申請書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、回避復議申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦人提出的辯護或代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、辯護詞或代理詞；

17、裁定書、判決書；

18、辦案小結；

19、河南省法律服務質量監督卡。

（四）民事代理卷

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托代理合同（或協議）；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、民事訴狀、民事上訴狀或答辯狀、反訴狀等其他應附卷的文書；

7、閱卷筆錄；

8、律師會見當事人談話筆錄；

9、證據目錄（包括但不限于證據名稱、證據來源、證據內容、證明對象等。）

10、律師收集或向法庭出示的相關證據材料（包括但不限于所列材料：物證、書證、證人證言、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結論等。注：按案件訴訟程序及時間順序，或證據目錄所示順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：管轄權異議申請書、回避申請書、回避復議申請書、財產保全申請書、證據保全申請書、先予執行申請書、先予執行擔保書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦律師代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、代理詞；

17、判決書、裁定書、調解書；

18、辦案小結；

19、河南省法律服務質量監督卡。

（五）法律顧問卷

1、聘請法律顧問合同（協議）；

2、聘方基本情況介紹材料；

3、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

4、辦理各類法律事務的記錄和相關材料（包括但不限于下列法律事務：①接受咨詢；②提供法律建議或法律意見；③參與重大商務談判；④起草、審查、修改合同和規章制度；⑤代辦登記注冊；⑥法制宣傳、教育、培訓；⑦提供有關法律信息等）所出具的法律意見書、律師函、記錄和有關材料。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

5、協議存續、中止、終止的情況；

6、工作小結；

7、河南省法律服務質量監督卡。

(六)其他非訴訟法律事務

1、律師業務受理審批表；

2、風險告知書；

3、委托代理合同（或協議）；

4、授權委托書；

5、收費憑證（本所出具發票的復印件）；

6、與委托人談話筆錄；

7、委托人提供的證據材料；

8、調查材料；

9、律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務活動的記錄等；

10、工作小結；

11、河南省法律服務質量監督卡。

第三篇：檔案歸檔制度[模版]

公司檔案歸檔制度

為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第一條 歸檔時間：

1、辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。

2、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

5、工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內歸檔。

6、公司、各個部門決定性的會議文件材料隨時歸檔。

7、各個公司離職、調崗、薪酬變動、人事任命、處罰、獎勵等隨時歸檔。

8、屬于人事方面的資料，各部門資料齊全后移交檔案室；屬于品種審定、項目申報、工程建設方面的，可根據進度移交。屬于銷售、生產方面的資料，本結束后移交檔案室。第二條 歸檔范圍

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、企業行政文書檔案。包括法規性文件；各種合同及協議書；會議文件；工作計劃、規劃和工作總結；有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。

3、企業管理檔案。包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

4、企業技術檔案。包括技術研究檔案、產品檔案等。

5、企業會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等，審計室存檔。

6、企業業務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據等。凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。（上面要注明地址、姓名、傳真號等對方的信息。）

7、企業聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。第三條 歸檔要求

1、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司檔案室集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

2、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，無原件者應進行文字說明，以備查；原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，檔案室保存復印件。

3、應歸檔的文件材料要收集齊全、完整、分類清楚。

5、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

6、公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，由各部門負責，方可辦理調動、離職手續。各部門及時把有關資料移交檔案室留檔。

7、公司簽訂的合同及其與之有關的附件，結束后裝訂成冊移交檔案室，由檔案室保存原件。各部門可根據需要經領導批準，留復印件。如有原件沒移交檔案室的追究當事人的責任。

對于在歸檔范圍內沒有及時歸檔或沒歸檔的，視情節嚴重給予經濟處罰。

注:各部門在歸檔過程中若有異議，可與檔案管理員協商。

第四篇：檔案歸檔方案

檔案歸檔方案

按照省公司檔案管理規定，現將安順市分公司各部門、區域的檔案歸檔，具體提交的檔案類型如下：

（一）合同類

1、本單位簽訂的合同原件

2、合同審批表

（二）工程類

1、選址服務委托協議

2、立項批復

3、項目可行性研究報告及批復

4、地勘報告

5、設計階段（室外站、室分）

6、設計批復

7、施工竣工資料

8、樁基礎低應變測試報告

9、通信工程質量監督申報表,通信工程質量監督通知書

10、監理資料

11、內部驗收證書

12、交付驗收證書

13、工程項目竣工決算表

14、項目后評估。(三)審計類

1、審計公文：包括審計通知書、審計意見書、審計報告等，以及與之相關示、報告、批復、批示等。

2、審計證據：包括簽證、審計底稿，以及信息系統檢索數據、影像資料、各類憑證（復印件）、征詢函及復函、現場訪談筆錄等。

3、審計方案。

4、受委托中介機構提交的審計承諾書等。

5、與審計項目有關的其他材料。

（四）特殊載體類

1、文本文件

2、數字表格

3、圖文圖像

4、音頻

5、視頻

（五）存量交割類

1、文件資料（包括交接記錄以及從三家電信運營商接收的所有資產檔案）

2、建賬數據

3、清查數據等文件資料（含原件及復印件，紙質版和電子版）。

（六）采購類

1、公開招標、邀請招標項目參照以下范圍：(1)采購方案匯報材料(2)采購方案決策文件

(3)資格預審材料：包括資格預審公告、資格預審文件、資格預審文件簽收記錄、資格審查人員簽到表、資格預審結果通知書（如進行資格預審）(4)招標文件

(5)評審匯編（包括評標委員會成員簽到表、開標記錄表、評審報告、中標候選人公示、中標通知書、中標結果通知書等）

(6)采購結果匯報材料

(7)采購結果決策文件（決策會議紀要等）(8)投標文件（中標人）

2、競爭性談判、單一來源、比選、詢價、認證等參照一下范圍：

(1)采購方案匯報材料

(2)采購方案決策文件(3)談判文件

(4)談判文件簽收記錄（如有）(5)談判回復文件

(6)評審資料（談判供應商簽到表、談判組成員簽到表、評委打分表等談判記錄、評審報告等）(7)采購結果匯報材料(8)采購結果決策文件（決策會議紀要等）

（七）權證類

1、本單位產生的房產證

2、土地使用證等與財產有關的權屬證明文件。

（八）實物類

1、公司獲得的具有保存價值的各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等。

2、公司舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物，包紀念品、和宣傳品等。

3、上級領導知名人士的題詞字畫及其它有保存價值的實物等。

4、公司已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）。

5、其它有重要保存利用價值的實物。備注：

1、所有檔案均提交原件。

2、提交的檔案材料完整。

第五篇：檔案歸檔管理

檔案歸檔制度

一、堅持檔案統一管理的原則，認真執行檔案管理制度，任何部門或個人不得據為己有。

二、歸檔文件材料必須齊全完整、準確，保持文件材料之間的有 機聯系，區分保存價值，分類整理、立卷。案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

三、各類文件材料的歸檔，應有文書部門或業務部門整理立卷。歸 檔時問均按各類文件材料歸檔要求與歸檔范圍1～5的要求執行。

四、歸檔份數，一般歸檔一份，主要的或利用頻繁的文件材料歸檔 二份如發文、打眼文件等。

五、凡歸檔的文件材料，必須符合檔案材料的歸檔規定，嚴禁用復 寫紙、鉛筆、圓珠筆、純藍墨水書寫歸檔材料，必須用碳素或蘭黑墨水 書寫。

六、文件和電報按其內容的聯系合并整理立卷。

檔案管理制度

一、檔案庫房必須堅固、安全，庫內清潔、通風，應有防火、防 盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠“七防”措施，做到辦公、閱覽、庫房三分開。

二、永久、長期保管的檔案要定期檢查，發現破損和字跡模糊及 時修補和復制。

三、定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定與銷毀。

四、檔案部門應在文書或業務部門立卷的基礎上，按照文件材料 歸檔、立卷要求進行分類、整理、保管。

五、建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等 情況進行統計。

六、檔案工作人員下班時應切斷電源、關好窗、鎖好門。

檔案保密制度

一、檔案屬于國家機密，檔案工作人員和接觸檔案人員，必須嚴 格執行遵守國家《保密法》和保密制度、守則。

二、檔案在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個環節中注意保密。

三、檔案收進、移出必須建賬登記，做好帳檔相符。

四、不準在私人交往和通信中泄露檔案內容。攜帶秘密檔案、資料外出工作不得違犯有關保密規定，不準在公共場所談論檔案內容和保管狀況。

五、檔案的提供利用、復印、摘抄，應根據秘密等級，經相應的主管領導批準，并辦理規定的手續。

六、凡發生丟失、泄密問題時，應及時向主管領導和保密委員會報告。

七、具有牢固的門窗和防盜報警裝置。

檔案庫房管理制度

一、非本室人員不得進入檔案庫房，借閱人一律在閱覽室辦理。

二、班前班后認真檢查門窗，發現問題和可疑情況立即報告。

三、安全使用電器設備，定期檢查消防器材，嚴禁在庫內使用明火或吸煙。嚴禁在檔案辦公區內存放易燃、易爆、易腐蝕性物品。

四、檔案庫房柜架排列符合要求，庫房內應有足夠的通道，每個柜架要有標志，便于調閱和緊急搶救檔案。

五、重大節假日，認真對庫房進行安全檢查，切斷電源，關好門窗，鎖好庫房門，貼好封條。

六、檔案庫房應有專人負責安全、衛生及庫內溫、濕度的觀測和記錄工作，并根據庫房要求，采取措施經常調節庫房的溫、濕度。

七、檔案庫房應定期進行檢查并做好檢查記錄，發現問題及時采取措施予以處理。

八、檔案管理人員應對自己所管理的庫房保持整齊清潔，每周打掃不少于三次，周未要全面進行清掃；嚴禁把食物或雜物帶進庫房，做好“七防，工作防火、防盜、防光、防鼠、防蟲、防塵、防潮。

檔案借閱制度

一、凡來查閱檔案者，外單位必須持單位介紹信，經主管檔案工作的領導批準后方可查閱，本公司職工必須辦理登記手續，但不得查閱與本人無關的檔案。

二、因工作確需查閱涉密文件和本職工作以外的檔案文件材料時必需經公司主管領導批準，嚴格辦理登記借閱手續。

三、查閱檔案文件一般在檔案閱覽室查閱，如因特殊情況必須借出時，要經主管領導同意，但必須限期歸還，并注銷登記手續。

四、查借閱檔案不準折卷、涂改、劃線、標記、轉借、復印、摘抄、損壞、丟失和泄密，歸還時要當面點清。

五、凡私自復制、翻印或出賣檔案文件材料及丟失和泄密者，按《檔案法》和《保密法》有關條款處理。

六、本公司所借閱人員在辦理調離或離、退休時，必須將文件、檔案全部歸還。

檔案利用效果登記制度

一、檔案借出時，管理人員應給借閱者發放檔案利用效果登記表。

二、借閱者應認真填寫檔案利用效果登記表，并以實例說明檔案作用取得經濟效益或實際效果，取得效益的要有部門領導認可。

三、檔案歸還時，檔案管理人員應向借閱人員收回填寫好的檔案利用的中、長期效果。

四、技術人員和管理人員有重大的檔案利用效果實例，應隨時向檔案部門報告，一般的檔案利用效果由檔案人員逐項統計，一年向主管領導和上級有關部門報告一次。

庫房防火制度

一、認真貫徹“預防為主、防消結合”的方針，做好消防安全工作，保一方平安。

二、學習消防法規及消防知識，不斷增強防火意識。職工應做到“三懂三會”。即：一懂得本崗位生產過程中的火災危險性，會報警；二懂得預防火災的措施，會使用滅火器材；三懂得撲救火災的方法，會撲救初期火災。

三、禁止在具有火災危險的場所動用明火。確因工作生產需要時，必須按有關規定申報批準后，并有專人負責，采取嚴密的消防措施，以確保安全。

四、禁止私接電線，私自使用電爐，以及使用代用保險絲和違章作業。工作結束時必須做到人離電關。

五、對電氣設備要經常檢查，發現電線老化、絕緣不良、破損等情況時，必須立即維修更換。

六、消防器材應保持完好，不得隨意亂動，如有意損壞滅火設備者，根據情節分別給予照價賠償、罰款，直至追究刑事責任。

七、任何單位和個人發現火災都有義務迅速報警，并積極參加補救。

八、經常進行防火白檢，及時制止和糾正違章行為，防止和消除火險隱患。

九、本制度從規定之日起執行。

檔案統計工作制度

一、統計工作是檔案部門的基本任務之一，做好統計工作，對于了解和掌握檔案工作情況，提高檔案的科學管理水平，具有重要意義，必須認真做好。

二、明確專人負責、統計，根據上級要求，按統一表格、統一項目、統一口徑，做到各項數字統計準確、及時。

三、每年對檔案工作基本情況必須進行統計，上半年一次，下半年一次，全年上報檔案工作綜合報表。

四、建立案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄、資料目錄、資料目錄、查閱檔案材料登記和利用效果登記本。對檔案的收進移出、案卷數量、利用等情況及時準確地進行統計。

檔案計算機房管理制度

一、計算機房是檔案綜合統計、數據檢索和自動化管理工作重地，非領導指定的計算機操作人員含子女禁止入內，操作人員也不得擅自將計算機借予他人操作。

二、凡是檔案有關數據磁盤、打印紙等，應由領導指定專人負責，專柜存放，未經領導許可，不得復制或攜帶出機房。

三、操作人員提高警惕，嚴格執行保密紀律和有關規章制度，不得利用計算機打印涉密文件和資料。

四、工作人員要保持機房內清潔衛生，禁止吸煙，樹立安全防火意識，不得存放易燃易爆物品。

五、不許在機房會客，接待參觀人員必須經室領導批準。

六、不準用計算機干私活，嚴禁在計算機上裝游戲盤。

七、外來軟盤必須以計算機人員查病毒后方可使用。

八、計算機人員要堅守崗位，保持計算機良好的工作狀態，定期觀察電源、電壓等，發現問題及時報告并協調解決。

底圖管理規定

一、底圖主要用于復制，一律不外借，確因工作需要借出者，須履行借閱審批手續后，方能借閱，但不得在底圖上進行修改，以維持其原貌。

二、我公司原始記錄、底圖等均由檔案部門集中統一管理，歸檔時要填寫歸檔移交清單，簽署手續完備，圖樣清晰整齊，方可接收。

三、底圖歸檔后一般不允許更改，需要更改時，須經有關領導批準后，填寫技術更改單，在底圖上更改時標注要清楚。

四、接收歸檔底圖應及時清理，按圖紙部件逐一整理修補、摺邊、扎邊，然后進行登記上帳。裝袋貼卡，以便利用。

五、對底圖復制、更改，需要有祥細記，以備考查和統計。