第一篇：淺談企業檔案的綜合管理

淺談企業檔案的綜合管理

隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的生產和發展過程中起著越來越重要的作用。企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。下面，筆者就此略談粗淺幾點認識。

一、企業檔案存在的問題

（一）企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（三）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是,領導重視不夠,雖有微機和檔案網絡,但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

二、檔案工作存在問題的解決對策

檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業發揮著不可磨滅的成績。要充分發揮管理的作用，才能使之更好地為企業中心工作做好服務。

（一）抓好組織建設，完善管理制度,做到“五個統一”

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到廠長辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。

（二）檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發展規則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今數碼技術及網絡發展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實際的工作計劃。

（三）加強檔案基礎工作，按時完成上級部門的檔案工作。

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規定的各項工作要嚴格執行，按時完成。

（四）加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序要做出明確規定。對檔案設施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規范化的軌道行進。

檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業務素質和工作能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業培訓班，舉辦檔案管理培訓班，新人進入要進行崗位培訓。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案管理工作達到規范化。特別是要加強電子檔案管理的培訓，檔案信息化是檔案現代化的必經之路，要想指導檔案管理充分發揮好，首先要求檔案管理員要懂得計算機相關知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統軟件的功能。四是鼓勵檔案人員自學，要崗位成長，要為檔案人員訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專（兼）職檔案員開展自學活動。五是加大檔案工作規范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業務素質作為搞好檔案工作重要環節來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。

（五）搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用

運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新：（1）要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；（2）借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享。

（六）增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識

一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動；二是在本單位的半年、年終工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講；三是檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。

檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，根據發展需要，可編寫《組織機構沿革》、《大事記》、《基礎數據匯編》、等資料，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務。

企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

第二篇：安全生產綜合管理檔案

工藝制品（深圳）有限公司 安全生產綜合管理檔案

人員安全職責

（一）總經理安全職責（第一責任人）

1.直接負責公司的安全管理工作；

2.認真貫徹執行各項安全生產法律、法規和安全標準；

3.建立健全安全管理責任制，包括單位領導職責、各部門領導職責、班組長職責和員工安全生產職責；

4.建立健全安全管理制度和安全操作規程；

5.根據公司安全生產情況，組織開展安全技術研究工作，推廣先進的安全技術管理方法，審核重大災害事故的預防和處理方案、事故應急處理預案；

6.建立健全安全管理組織機構，配備公司安全管理專業人員，提高安全管理人員的專業素質；

7.主持召開公司安全管理專題會議，及時通報公司安全生產工作情況及有關安全生產的生大問題；

8.組織開展安全生產大檢查，整改事故隱患和不斷改善安全條件；

9.發生重大事故時，及時組織搶險，并參與事故的調查處理工作，及時向上級有關部門報告。

（二）生產經理安全職責（直接責任人）

1.協助總經理貫徹執行各項安全生產法律、法規、標準和制度；

2.按誰主管誰負責原則，對分管業務范圍內的安全工作負責，監督、檢查分管部門安全工作各項規章制度執行情況，及時糾正下屬失職和違章行為；

3.認真做好安全工作“五同時”（在計劃、布置、檢查、總結、評比生產的時候，周時計劃、布置、檢查、總結、評比安全工作）；

4.組織制訂、修訂和審定分管部門安全規章制度、安全技術操作規程，并認組織實施；

5.組織分管部門的安全大檢查，落實重大事故隱患的整改；

6.負責分管部門的安全教育考核工作；

7.組織對分管部門事故的調查、處理，并及時向總經理報告；

工藝制品（深圳）有限公司

更新2011-11-18

第三篇：企業社保費管理檔案目錄

企業社保費管理檔案目錄

1、企業法人登記證復印件

2、企業資質證書復印件

3、內蒙古自治區建設工程社會保障費管理注冊證（審原件）

4、建筑企業社會保障費主管人員身份證復印件、聯系方式

5、社會保障部門上出具的基本養老保險、失業保險核定單復印件

6、企業上助工及參保人員花名冊

7、企業上財務決算報表

8、企業上劃撥、調劑明細（附劃撥、調劑收據復印件）

9、企業社保費資金專戶名稱、賬號

社保費劃撥目錄

1、企業劃撥申請（紅頭文件）

2、中標通知書

3、施工合同副本復印件

4、項目負責人、項目社會保障費聯系人身份證復印件、聯系方式

5、經審定后的工程項目竣工結算資料

6、項目預收票據和結算票據復印件

7、社會保障費繳納證明

8、內蒙古自治區建設工程社會保障費管理注冊證（審原件、留復印件）

第四篇：企業綜合檔案室檔案保管期限表1

企業綜合檔案室檔案保管期限表

一．文書檔案

1． 董事會及經理辦公會議會議記錄、紀要、決議………………………………永久 2． 黨支部、團委、工會、婦工會計劃、總結、報告及其會議記錄……………長期 3． 黨團工會等統計年報、名冊、登記表…………………………………………永久 4． 職工代表大會材料………………………………………………………………永久 5． 有關企業、人員先進表彰、處分決定等………………………………………長期

（省級以上先進和人員開除處分為永久）

6． 黨團組織介紹信、存根…………………………………………………………長期 7． 思想政治學習、文明建設等材料………………………………………………長期 8． 企業規章制度、規定……………………………………………………………永久 9． 工會等部門工作規定、制度……………………………………………………長期 10．企業召開的各類工作會議和專業會議材料……………………………………長期 11．企業編寫的大事記、年鑒、企業沿革、工作計劃、總結等……………永久 12．企業各部門總結、計劃、考核等材料……………………………………長期 13．企業文書處理、檔案、保密工作、保衛工作形成的材料…………（重要）長期

…………（一般）短期 14．企業編印的簡報、報紙、雜志、圖書的定稿和正稿…………………………長期 15．有關企業升級、申報的省級以上先進材料……………………………………永久

省級以下的材料………………………………………長期 16．企業領導出席重要活動的材料…………………………………………………永久

一般活動的材料…………………………………………………長期 17．企業建立、名稱變化、印章啟用及各部門設置、撤并、董事會成員變化，經理任免…………………………………………………………………………永久 18．企業各部門負責人任免、聘用、定級、確定工資及職稱評定等……………長期 19．企業參加外事活動材料…………………………………………………………永久 20．企業職工教育、培訓等材料……………………………………………………長期 21．企業后勤福利、醫療衛生等材料………………………………………………短期 22．企業制定的發展長遠規劃、經營計劃……………………………………永久 23．企業制定的財務管理方面的材料………………………………………………長期 24．企業有關市面上場問卷調查、市場分析等材料………………………………長期 25．企業與各單位簽訂的各種協作特許經營書……………………………………長期 26．企業各類專賣、銷售方面的統計報表…………………………………………長期 27．企業有關經營專類方面的材料、簡報…………………………………………短期 28．企業制定的生產計劃以及實施過程中的記錄、安全操作規程及改進意見…長期 29．企業有關質量管理的規定、質檢報告、質量事故分析………………………長期 30．本單位制定的企業標準…………………………………………………………長期 31．企業有關能源、環保、工業、衛生、計量方面的材料………………………長期 32．有關企業章程、資產組成資料…………………………………………………永久 33．企業有關商標注冊等材料………………………………………………………永久 34．企業有關原料標志等材料………………………………………………………永久 二．會計檔案 1．會計報表

年報…………………………………………………………………………………永久 季報、月報、日報…………………………………………………………………五年 2．賬冊

現金日記賬和銀行日記賬…………………………………………………………25年

總賬和各分類明細賬………………………………………………………………15年 3． 計憑證……………………………………………………………………………15年 4．其他

工資名冊……………………………………………………………………………長期 其它看情況而定。三．科技檔案

（一）基建檔案

本企業基建工程項目的投資計劃、設計、施工、竣工及維護、擴建等方面的文字材料和圖紙。（具體參照基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表）

（二）設備檔案 1．生產設備

購進生產設備儀器的購買合同、協議、發票復印件與全套隨機文件及開箱記錄、安裝調試、檢查維修記錄及改裝、報廢等材料（隨機文件一般有產品說明書．線路圖、合格證書、保修單等材料）……………………………………………………長期 2．辦公設備

主要指用于辦公的設備配置，如復印機、電腦、空調、電視等，其主要資料為隨機文件……………………………………………………………………………………短期 3．其它

主要有車輛等設備檔案………………………………………………………………短期

（三）產品檔案

各企業可以根據本企業的生產的產品按型號或種類細分，所形成的材料也不同。如服裝行業有產品工藝單、產品打樣、試制報告等。產品生產前期階段的研究材料也可歸屬到相應產品中去。如波導公司新產品的開發資料可歸屬到相應手機型號的產品中。（重要產品永久，次要的為長期，一般的為短期）

（四）銷售檔案（經營檔案）

主要有客戶合同、加工任務單等，各單位形成材料不甚相同。可以一戶一檔（一般的客戶檔案為短期，重要客戶的為長期）四．特種載體檔案

（一）聲像檔案

1．照片………………………………………………………………………………永久 2．錄音、錄像帶……………………………………………………………………永久 3．光盤、軟盤………………………………………………………………………永久（注：可以根據內容的重要性劃分保管期限的。）

（二）實物檔案

1．各種證書證件，包括榮譽證書、房產證、土地證、法人代碼證等房產證、土地證為永久，其它的證書可以作為長期

2．錦旗、獎狀、獎杯………………………………………………………………長期 3．各類字畫、印章等………………………………………………………………長期

第五篇：企業養老保險檔案的信息化管理

企業養老保險檔案的信息化管理

摘要：隨著經濟的發展，我國社會保障機制不斷完善。企業養老保險與每個參保職工的切身利益息息相關，因此參保單位需要做好廣大職工養老保障檔案管理工作。傳統的檔案管理方式越來越無法滿足當前企業養老保險檔案的發展需求，需要充分的利用信息化技術來推動企業養老保險檔案信息化建設進程，更好的維護企業員工的切身利益。

關鍵詞：企業養老保險；檔案；信息化管理

一、企業養老保險檔案管理信息化的必要性

企業養老保險檔案記錄了各類企業單位過去的工作狀況和個人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當時沒有現在的技術，所以，也只能順其自然，每年都會造成較大的經濟損失，而且相關資料的泄露也在不斷發生。針對這個問題，才有了現在的檔案信息化管理舉措。這項舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經過信息化管理的檔案將會安全地存放在另一個空間，以高科技作保證為其提供服務。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調閱相關檔案時，只需要輸入關鍵字檢索即可，一分鐘內就可以查閱到想要的資料，不會影響任何工作，大大地減少了時間的浪費。

利用計算機整理、歸類檔案，要比幾個人一起動手搬運整理省時、省力，而且大家的工作也會變得輕松、有效。人們不斷開發工具來幫助人們勞動，因為人力畢竟是有限的，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關技術或設備，就會不斷推動經濟的發展，提升人類的智慧。從最原始的勞動工具發展到現今的高科技電子產品，都是在實踐中得到啟發，不斷實驗，不斷創新，在進化中得到力量。檔案信息化不僅是對人負責，也是對整個社會乃至國家負責。每個人所設想的問題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動下，人們的思想開始統一，朝著同一個方向發展。在這方面取得的成績，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個簡單的“動作”，而是長遠發展目光的體現。可以說，在各個領域都有一些成功的舉措，它們會影響整個大局。

但并不是每個單位都采用這種舉措才能發展起來。從目前的情況來看，社會上的企業單位基本上都啟用了檔案信息化管理，單位的進步也是每個人的進步，從個體進步到整體進步，從整體進步再到大體進步。推動檔案信息化管理就相當于為經濟技術的發展安上了加速器，它的存在讓企業單位檔案管理能夠更加安全、穩定地運行，而這樣的結果也是所有人都喜聞樂見的。

二、加強企業養老保險檔案管理的信息化建設的措施

（一）加大對檔案管理信息化建設的投入

企業養老保險檔案信息化建設離不開人力、財力的投入，通過加大投入力度，進一步對檔案管理信息化基礎設施進行改善，提高企業養老保險檔案工作環境。特別是計算機和大容量的儲存設備這是必不可少的，利用存儲設備對企業養老保險檔案信息進行存儲，可以有效的節約檔案存放空間，而且檔案保密性也能夠得以增強，為檔案信息的查閱帶來更多的便利，有利于檔案管理工作效率的提升。

（二）完善檔案信息化工作的服務方式

1.信息化管理服務

信息化管理服務作為一種新興的服務方式，經過不斷實踐，已經在一些檔案管理部門成熟應用。但是，這個管理方式也存在一些弊端，當前市場上檔案管理軟件魚龍混雜，缺乏統一的管理制度和標準，相關部門應當設立規范的制度，以預防資源的過度浪費和重復開發。

2.縮微技術服務

微縮技術是以膠片為載體，用以存儲各種文獻、圖片等信息，它是計算機存儲的輔助性技術。目前某些珍貴檔案己經開始利用微縮技術進行存儲，以確保其保存年限和安全。

3.光盤存貯服務

快速、大容量等是光盤存儲的顯著優點，這非常有利于各項檔案的儲存和查閱工作，因而我們在對重要檔案存儲、編排、檢閱時可以采用這種存儲方式。

4.公共網絡服務

計算機網絡、電話網絡等公共網絡是現代檔案信息化服務的重要方式，相關部門采用這種服務能夠有效推進檔案管理的信息化。

（三）做好傳統與現代化處理工作

在利用信息化技術對養老保險檔案管理工作時，一定要將信息化技術中的信息錄入與檢索、保密性與開放性、資源共享與權屬等方面的關系處理好。同時，還應處理好紙質檔案與電子檔案之間的關系，要完成紙質檔案向數字檔案的轉化。紙質檔案具有較強的可靠性和極高的法律效力，但其所存儲的信息較為密集，所需存儲空間較大，而數字化信息能夠節省很多存儲空間、信息含量也很大，但卻需要先將信息存儲在光盤上，再借助計算機將完成信息的讀取，這樣的操作容易使檔案信息丟失，信息真實性也難以辨?e，因此，為安全起見，需要采取數字檔案和紙質檔案共存的模式。

（四）建立健全養老保險檔案信息化機制

為了更好的推進企業養老保險檔案信息化建設，需要建立健全企業養老保險檔案信息化服務機制，提高企業養老保險檔案管理的規范性和標準性，保證檔案信息管理網絡的安全，構建完善的檔案管理信息化機制。因此在日常工作中要進一步完善企業養老保險檔案管理制度，對各項工作標準進行統一，細化各項管理工作，并采取切實可行的對策保證檔案信息的安全。加快推進企業養老保險檔案信息庫的建設，加快實現企業養老保險檔案信息資源的共享。

（五）打造專業的檔案管理信息化隊伍

企業養老保險檔案信息化建設對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員在具備專業知識和專業技能的基礎上，還要對信息技術進行了解和掌握，在實際工作中熟練應用。因此需要加強對檔案管理人員進行培訓，并為檔案管理人員提供更多的深造和晉升機會，努力提高檔案管理人員的綜合素質，打造一支高素質的信息檔案管理隊伍，提高企業檔案信息化管理的水平。

（六）努力擴大檔案信息系統覆蓋面

要提高養老保險檔案材料的利用價值，就應當盡可能地挖掘出其服務功能，在保障其安全性的基礎上，強化檔案資源的共享，實現檔案管理網絡系統和上級信息系統的連接。另外，要轉變養老保險檔案管理單一化模式，堅持以人為本的服務理念，切實為參保職工提供便捷服務。

三、結束語

由于企業養老保險檔案信息化建設與每一個參保職工切身利益息息相關，因此需要各級黨和政府給予充分重視，各部門做好配合協調工作，進一步完善企業養老保險檔案各項機制，努力提高企業養老保險檔案信息化水平，為社保事業的健康發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]周仕芹.試論社會養老保險檔案管理信息化建設[J].黑龍江史志，2014，03：124-125.[2]賀玉慧.養老保險檔案管理信息化問題探究[J].改革與開放，2014，20：84-85.