第一篇：如何管理檔案

檔案管理辦法

一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理。

3.歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、各部門資料歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購船舶、設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務(wù)主管及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政主管收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13.公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。

2.本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總裁批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總裁同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2.檔案庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

四、檔案鑒定、銷毀制度

1.檔案管理員編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同行政主管核查、總裁審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字

五、檔案保管統(tǒng)計制度

1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。

七、附則：

1.本規(guī)定由行政主管組織編寫，經(jīng)管理者代表審批后生效；

2.本規(guī)定由行政主管負責(zé)解釋。

第二篇：檔案歸檔管理

檔案歸檔制度

一、堅持檔案統(tǒng)一管理的原則，認真執(zhí)行檔案管理制度，任何部門或個人不得據(jù)為己有。

二、歸檔文件材料必須齊全完整、準確，保持文件材料之間的有 機聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷。案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

三、各類文件材料的歸檔，應(yīng)有文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷。歸 檔時問均按各類文件材料歸檔要求與歸檔范圍1～5的要求執(zhí)行。

四、歸檔份數(shù)，一般歸檔一份，主要的或利用頻繁的文件材料歸檔 二份如發(fā)文、打眼文件等。

五、凡歸檔的文件材料，必須符合檔案材料的歸檔規(guī)定，嚴禁用復(fù) 寫紙、鉛筆、圓珠筆、純藍墨水書寫歸檔材料，必須用碳素或蘭黑墨水 書寫。

六、文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系合并整理立卷。

檔案管理制度

一、檔案庫房必須堅固、安全，庫內(nèi)清潔、通風(fēng)，應(yīng)有防火、防 盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠“七防”措施，做到辦公、閱覽、庫房三分開。

二、永久、長期保管的檔案要定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及 時修補和復(fù)制。

三、定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定與銷毀。

四、檔案部門應(yīng)在文書或業(yè)務(wù)部門立卷的基礎(chǔ)上，按照文件材料 歸檔、立卷要求進行分類、整理、保管。

五、建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等 情況進行統(tǒng)計。

六、檔案工作人員下班時應(yīng)切斷電源、關(guān)好窗、鎖好門。

檔案保密制度

一、檔案屬于國家機密，檔案工作人員和接觸檔案人員，必須嚴 格執(zhí)行遵守國家《保密法》和保密制度、守則。

二、檔案在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個環(huán)節(jié)中注意保密。

三、檔案收進、移出必須建賬登記，做好帳檔相符。

四、不準在私人交往和通信中泄露檔案內(nèi)容。攜帶秘密檔案、資料外出工作不得違犯有關(guān)保密規(guī)定，不準在公共場所談?wù)摍n案內(nèi)容和保管狀況。

五、檔案的提供利用、復(fù)印、摘抄，應(yīng)根據(jù)秘密等級，經(jīng)相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理規(guī)定的手續(xù)。

六、凡發(fā)生丟失、泄密問題時，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和保密委員會報告。

七、具有牢固的門窗和防盜報警裝置。

檔案庫房管理制度

一、非本室人員不得進入檔案庫房，借閱人一律在閱覽室辦理。

二、班前班后認真檢查門窗，發(fā)現(xiàn)問題和可疑情況立即報告。

三、安全使用電器設(shè)備，定期檢查消防器材，嚴禁在庫內(nèi)使用明火或吸煙。嚴禁在檔案辦公區(qū)內(nèi)存放易燃、易爆、易腐蝕性物品。

四、檔案庫房柜架排列符合要求，庫房內(nèi)應(yīng)有足夠的通道，每個柜架要有標志，便于調(diào)閱和緊急搶救檔案。

五、重大節(jié)假日，認真對庫房進行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗，鎖好庫房門，貼好封條。

六、檔案庫房應(yīng)有專人負責(zé)安全、衛(wèi)生及庫內(nèi)溫、濕度的觀測和記錄工作，并根據(jù)庫房要求，采取措施經(jīng)常調(diào)節(jié)庫房的溫、濕度。

七、檔案庫房應(yīng)定期進行檢查并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施予以處理。

八、檔案管理人員應(yīng)對自己所管理的庫房保持整齊清潔，每周打掃不少于三次，周未要全面進行清掃；嚴禁把食物或雜物帶進庫房，做好“七防，工作防火、防盜、防光、防鼠、防蟲、防塵、防潮。

檔案借閱制度

一、凡來查閱檔案者，外單位必須持單位介紹信，經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱，本公司職工必須辦理登記手續(xù)，但不得查閱與本人無關(guān)的檔案。

二、因工作確需查閱涉密文件和本職工作以外的檔案文件材料時必需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格辦理登記借閱手續(xù)。

三、查閱檔案文件一般在檔案閱覽室查閱，如因特殊情況必須借出時，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，但必須限期歸還，并注銷登記手續(xù)。

四、查借閱檔案不準折卷、涂改、劃線、標記、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄、損壞、丟失和泄密，歸還時要當(dāng)面點清。

五、凡私自復(fù)制、翻印或出賣檔案文件材料及丟失和泄密者，按《檔案法》和《保密法》有關(guān)條款處理。

六、本公司所借閱人員在辦理調(diào)離或離、退休時，必須將文件、檔案全部歸還。

檔案利用效果登記制度

一、檔案借出時，管理人員應(yīng)給借閱者發(fā)放檔案利用效果登記表。

二、借閱者應(yīng)認真填寫檔案利用效果登記表，并以實例說明檔案作用取得經(jīng)濟效益或?qū)嶋H效果，取得效益的要有部門領(lǐng)導(dǎo)認可。

三、檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員收回填寫好的檔案利用的中、長期效果。

四、技術(shù)人員和管理人員有重大的檔案利用效果實例，應(yīng)隨時向檔案部門報告，一般的檔案利用效果由檔案人員逐項統(tǒng)計，一年向主管領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)部門報告一次。

庫房防火制度

一、認真貫徹“預(yù)防為主、防消結(jié)合”的方針，做好消防安全工作，保一方平安。

二、學(xué)習(xí)消防法規(guī)及消防知識，不斷增強防火意識。職工應(yīng)做到“三懂三會”。即：一懂得本崗位生產(chǎn)過程中的火災(zāi)危險性，會報警；二懂得預(yù)防火災(zāi)的措施，會使用滅火器材；三懂得撲救火災(zāi)的方法，會撲救初期火災(zāi)。

三、禁止在具有火災(zāi)危險的場所動用明火。確因工作生產(chǎn)需要時，必須按有關(guān)規(guī)定申報批準后，并有專人負責(zé)，采取嚴密的消防措施，以確保安全。

四、禁止私接電線，私自使用電爐，以及使用代用保險絲和違章作業(yè)。工作結(jié)束時必須做到人離電關(guān)。

五、對電氣設(shè)備要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)電線老化、絕緣不良、破損等情況時，必須立即維修更換。

六、消防器材應(yīng)保持完好，不得隨意亂動，如有意損壞滅火設(shè)備者，根據(jù)情節(jié)分別給予照價賠償、罰款，直至追究刑事責(zé)任。

七、任何單位和個人發(fā)現(xiàn)火災(zāi)都有義務(wù)迅速報警，并積極參加補救。

八、經(jīng)常進行防火白檢，及時制止和糾正違章行為，防止和消除火險隱患。

九、本制度從規(guī)定之日起執(zhí)行。

檔案統(tǒng)計工作制度

一、統(tǒng)計工作是檔案部門的基本任務(wù)之一，做好統(tǒng)計工作，對于了解和掌握檔案工作情況，提高檔案的科學(xué)管理水平，具有重要意義，必須認真做好。

二、明確專人負責(zé)、統(tǒng)計，根據(jù)上級要求，按統(tǒng)一表格、統(tǒng)一項目、統(tǒng)一口徑，做到各項數(shù)字統(tǒng)計準確、及時。

三、每年對檔案工作基本情況必須進行統(tǒng)計，上半年一次，下半年一次，全年上報檔案工作綜合報表。

四、建立案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄、資料目錄、資料目錄、查閱檔案材料登記和利用效果登記本。對檔案的收進移出、案卷數(shù)量、利用等情況及時準確地進行統(tǒng)計。

檔案計算機房管理制度

一、計算機房是檔案綜合統(tǒng)計、數(shù)據(jù)檢索和自動化管理工作重地，非領(lǐng)導(dǎo)指定的計算機操作人員含子女禁止入內(nèi)，操作人員也不得擅自將計算機借予他人操作。

二、凡是檔案有關(guān)數(shù)據(jù)磁盤、打印紙等，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)指定專人負責(zé)，專柜存放，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，不得復(fù)制或攜帶出機房。

三、操作人員提高警惕，嚴格執(zhí)行保密紀律和有關(guān)規(guī)章制度，不得利用計算機打印涉密文件和資料。

四、工作人員要保持機房內(nèi)清潔衛(wèi)生，禁止吸煙，樹立安全防火意識，不得存放易燃易爆物品。

五、不許在機房會客，接待參觀人員必須經(jīng)室領(lǐng)導(dǎo)批準。

六、不準用計算機干私活，嚴禁在計算機上裝游戲盤。

七、外來軟盤必須以計算機人員查病毒后方可使用。

八、計算機人員要堅守崗位，保持計算機良好的工作狀態(tài)，定期觀察電源、電壓等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)調(diào)解決。

底圖管理規(guī)定

一、底圖主要用于復(fù)制，一律不外借，確因工作需要借出者，須履行借閱審批手續(xù)后，方能借閱，但不得在底圖上進行修改，以維持其原貌。

二、我公司原始記錄、底圖等均由檔案部門集中統(tǒng)一管理，歸檔時要填寫歸檔移交清單，簽署手續(xù)完備，圖樣清晰整齊，方可接收。

三、底圖歸檔后一般不允許更改，需要更改時，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，填寫技術(shù)更改單，在底圖上更改時標注要清楚。

四、接收歸檔底圖應(yīng)及時清理，按圖紙部件逐一整理修補、摺邊、扎邊，然后進行登記上帳。裝袋貼卡，以便利用。

五、對底圖復(fù)制、更改，需要有祥細記，以備考查和統(tǒng)計。

第三篇：食品安全管理檔案

食品安全管理檔案

1、人員：

① 花名冊（企業(yè)負責(zé)人（質(zhì)量安全管理人員）、質(zhì)量負責(zé)人（專業(yè)技術(shù)人員）、采購、驗收、養(yǎng)護、庫管）

② 健康證（有效期3個月）企業(yè)體檢4人、單體門店體檢2人 ③ 紅頭文件、組織機構(gòu)、人員無違規(guī)情況說明

2、制度：

① 食品安全管理制度（食品與保健食品）② 食品經(jīng)營操作流程 ③ 食品質(zhì)量安全承諾書 ④ 上墻制度

3、設(shè)施設(shè)備一覽表：

地墊、貨架、擋鼠板、空調(diào)、滅火器、滅蠅燈、粘鼠板、換氣扇、溫濕度計、門簾、窗簾、窗紗、冷藏柜、運輸工具、計算機、收銀機、消毒液、洗手液、垃圾桶

4、門店經(jīng)營品種目錄：（包括）

① 食品安全臺賬記錄（批發(fā)購銷記錄、零售企業(yè)采購記錄）② 進貨查驗記錄 ③ 養(yǎng)護記錄 ④ 溫濕度記錄 ⑤ 上游單位商品出庫單

5、供貨商資質(zhì)及產(chǎn)品資質(zhì)，包括： ① 上游供貨商《食品經(jīng)營許可證》和《營業(yè)執(zhí)照》 ② 商品的生產(chǎn)企業(yè)的《生產(chǎn)許可證》和《營業(yè)執(zhí)照》 ③ 企業(yè)標準、省級檢驗報告、出廠檢驗報告、說明書、樣盒等 ④ 保健食品的應(yīng)加《保健食品批準證書》 ⑤ 購銷協(xié)議

⑥ 其他：授權(quán)委托書、委托加工協(xié)議、商標注冊證、中國商品條碼系統(tǒng)成員證書等 備注：查新資源食品

6、標識標志

① 三色五區(qū)：合格區(qū)、不合格區(qū)、待驗區(qū)、退貨區(qū)、發(fā)貨區(qū) ② 保健食品銷售專柜、食品、本品（保健食品）不能替代藥物 ③ 庫房食品與保健食品分開兩個牌子

備注：按批號存放，離墻離地10cm，離暖氣管道、消防通道30cm

7、培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)試題、個人培訓(xùn)記錄

8、廣告批文

9、租賃合同、房產(chǎn)證及無償使用證明

10、門店布局圖（應(yīng)標明單位名稱、門窗位置、面積）、經(jīng)營場所方位圖、職能圖

11、店堂內(nèi)懸掛《營業(yè)執(zhí)照》《食品經(jīng)營許可證》等證照資質(zhì)

12、食品安全自查記錄

備注：所有資質(zhì)準備完成，蓋章。

第四篇：檔案標準化管理范文

盤龍區(qū)教育局所屬小學(xué)文書、教學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限

一、文書檔案歸檔范圍及保管期限

1、黨總支、黨支部工作

1-1 黨支部工作手冊 永久 1-2 支委會、黨員大會記錄、組織沿革 1-3 成立支委會的報告、批復(fù)及啟用黨支部印信通知、印摸式樣1-4 黨支部領(lǐng)導(dǎo)任免職、工作分工的報告、批復(fù) 1-5 黨員花名冊、黨員及黨組織情況統(tǒng)計年報表 1-6 出席各級黨代會及被評選為先進集體和個人的材料 1-7 關(guān)于黨的組織建設(shè)等工作的請示與上級的批復(fù)

①重要的 ②一般的 301-8 黨員的獎勵材料

①縣（區(qū)）以上的（含縣區(qū)級）②區(qū)、縣級以下的 301-9 黨員的處分材料

①受到警告（不含）以上處分的 ②受到警告處分的 301-10 黨員組織關(guān)系介紹信及存根 1-11 黨員、教師為支部及領(lǐng)導(dǎo)提出的合理化建議、批評意見等 10永久 永久 永久 永久 永久 永久

年 永久 年 永久 年 永久 年

1-12 上級黨組織下發(fā)的文件材料

①針對本校的 永久 ②重要的、需要貫徹執(zhí)行 30年 ③一般、具有參考價值的 10年 1-13 發(fā)展新黨員名單及主管黨委的批復(fù)、意見 永久 1-14 黨支部關(guān)于黨員思想政治教育工作的文件材料

①重要的 ②一般的 301-15 黨組織發(fā)展規(guī)劃與黨員的談話記錄 101-16 黨支部的專題查材料

①重要的 ②一般的 101-17 群眾來信來訪記錄及處理意見、結(jié)果

①有上級或本校領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的 ②其它有處理結(jié)果的 102、學(xué)校工會工作

2-1 工會工作會議記錄 2-2 工會領(lǐng)導(dǎo)任免職的報告、批復(fù) 2-3 工會工作計劃、總結(jié) 2-4 工會會員名單、統(tǒng)計年報表 2-5 學(xué)校關(guān)于教職工教育、福利、婦女、幼托、家屬等工作方面永久 年 年 永久 年 永久 年 永久 永久 永久 永久 的有關(guān)材料 30年

2-6 學(xué)校召開教職工代表大會文件材料

①通知、工作報表、總結(jié)、決議、領(lǐng)導(dǎo)（代表）講話，選舉結(jié)

果及批復(fù) 永久 ②簡報、小組記錄 10年 2-7 學(xué)校召開的工會表彰會議材料

①通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、先進個人名單 ②經(jīng)驗材料 102-8 上級工會委員會召開工會表彰會文件材料

①本校領(lǐng)導(dǎo)或會員代表在會上的發(fā)言、受表彰名單、先進

事跡材料 ②其他文件材料 102-9 上級工會委員會下發(fā)的工會工作文件

①針對本校的 ②普發(fā)的 103、團支部工作

3-1 學(xué)校團支部、團員大會、少先隊工作會議記錄 3-2 成立團支部委的報告、批復(fù)、啟用印章及團委干部任免職文件3-3 學(xué)校團支部工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計年報表 3-4 團員、少先隊員名冊 3-5 本校召開的團代會文件材料

永久 年 永久 年 永久 年 永久 永久 永久 永久 ①開、閉幕詞、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會決議、大會發(fā)言、總結(jié)、選舉結(jié)果、代表名冊、主席團會議記錄 永久 ②小組討論記錄 10年 3-6 本校團支部召開的先進團支部、優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干部表彰會文件材料

①通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、受表彰人員名單、照片等 永久 ②經(jīng)驗發(fā)言（交流）材料 103-7 上級團組織或本校團支部對團員的處分材料 ①受到警告（不含）以上處分的 ②受到警告處分的 303-8 學(xué)校團支部制定的各種規(guī)章制度 3-9 學(xué)校團支部關(guān)于發(fā)展團員的材料

①發(fā)展新團員名單 30②討論會記錄、評議材料等 103-10 學(xué)校團支部關(guān)于團員員思想政治教育工作的意見、報告、匯報、專題調(diào)查材料等。303-11 學(xué)校離（退）團員登記表、審批表、團費收繳存根 3-12 團員團組織關(guān)系介紹信及存根 3-13 團員（團干部）、少先隊員獎懲材料 303-14 學(xué)校團支部在報刊、電臺等發(fā)表的文章、報導(dǎo)等 3-15 校團支部辦或組織的各種有意義的活動文件材料 303-16 學(xué)校團支部關(guān)于團課安排、講稿等 30年

永久 年 永久 年 年 年

永久 永久 年永久 年 年

3-17 上級團組織下發(fā)的文件材料

①針對本校團支部的 永久 ②需要貫徹執(zhí)行的 30年 ③普發(fā)的、具有參考價值的 10年 3-18 上級團組織召開的團代會、表彰會文件材料

①本校代表在會上的發(fā)言、受表彰人員名單、被選代表登記表②會議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話等 103-19 上級團組織在本校召開的團的工作現(xiàn)場會、經(jīng)驗交流

會文件材料 3-20 上級團組織領(lǐng)導(dǎo)來校視察、檢查團的工作的題詞、批示、批評意見、照片等

4、辦公室工作

4-1 學(xué)校行政會、校務(wù)會、校長辦公會及全校性的大會會議記錄 4-2 學(xué)校工作計劃、總結(jié)、匯報、統(tǒng)計年報表 4-3 學(xué)校成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信、校址變遷及

其人員編制、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等文件材料 4-4 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部任免職務(wù)的報告及批復(fù) 4-5 學(xué)校制定的各種規(guī)章制度、崗位職責(zé)等 4-6 學(xué)校創(chuàng)辦的校報、校刊 4-7 學(xué)校的歷史沿革、校史、大事記、概況、簡介及放映學(xué)校重

要活動、事件的簡報、聲像材料 永久 年 永久

永久 永久 永久 永久

永久 永久 永久 永久

4-8 學(xué)校被評定為先進學(xué)校、重點學(xué)校的批復(fù)、批復(fù)、通知、牌匾、獎勵證書、照片等 永久

4-9 學(xué)校教職工錄用、聘用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離（退）休、職務(wù)聘任、更該工作時間、撫恤、死亡等文件材料 永久

4-10 學(xué)校教職員工花名冊 永久 4-11 學(xué)校教職工調(diào)動的行政、工資關(guān)系介紹信及存根 永久 4-12 學(xué)校舉辦的校慶、教師節(jié)等重大活動形成的文件材料

①活動安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片等 永久 ②校友名單、校友成果等 30年 ③賀信等 10年 4-13 學(xué)校職稱評定工作會議記錄、專業(yè)技術(shù)職務(wù)審報表及申報

附件材料（考績檔案、業(yè)務(wù)總結(jié)或自傳、學(xué)歷證明、考試

成績、論文獲獎證書、推薦意見等）、上級主管部門的批復(fù) 永久

4-14 學(xué)校歷年評選的先進教育工作者、優(yōu)秀教師、模范班主任、教改能手、勞模名單、登記表及先進事跡材

①區(qū)、縣（含）以上的 永久 ②區(qū)、縣以下的 30年 4-15 學(xué)校關(guān)于外事活動的文件材料 永久 4-16 學(xué)校與有關(guān)單位簽定的協(xié)議、合同 永久 4-17 學(xué)校文書、檔案、人事、保衛(wèi)、保密工作文件材料 30年 4-18 收發(fā)文登記簿、不歸檔的文件材料銷毀登記冊 10年 4-19 上級機關(guān)頒發(fā)的文件

①重要的需要執(zhí)行的教育法規(guī)和針對本校的 永久 ②一般的、需參照執(zhí)行的 10年 4-20 上級教育主管部門召開的工作會、經(jīng)驗交流會、表彰會文件材料

①本校領(lǐng)導(dǎo)、教師在會上的發(fā)言、交流的經(jīng)驗材料、受表彰的人員 名單等 ②會議的其他文件材料 105、總務(wù)工作

5-1 學(xué)校總務(wù)工作會議記錄 305-2 學(xué)校總務(wù)工作計劃、報告、總結(jié) 305-3 學(xué)校房屋、家具、水電、煤炭、文具、車輛等管理、使用

制度、辦法、規(guī)定 305-4 學(xué)校物品購置計劃、報告、批復(fù) 305-5 學(xué)校重要儀器、設(shè)備統(tǒng)計及使用情況的報告 105-6 學(xué)校關(guān)于校舍、宿舍、教學(xué)儀器管理、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)移的規(guī)定5-7 學(xué)校教職工福利、伙食管理工作計劃、制度 105-8 上級主管部門下發(fā)的關(guān)于學(xué)校總務(wù)處管理工作文件

①重要的、法規(guī)性的和針對本校的 ②一般的、需參照執(zhí)行的 105-9 上級教育、財政部門下達的經(jīng)費、基建指標、批復(fù)等

6、勤工儉學(xué)工作

永久 年年年年年年年年永久 年永久

6-1 上級主管部門或?qū)W校關(guān)于職工福利、待遇的規(guī)定、辦法等 30年 6-2 上級主管部門頒發(fā)的勤工儉學(xué)文件

①針對本校的、重要的、法規(guī)性的 永久 ②一般的、需要參照執(zhí)行的 10年

7、綜合治理

7-1 學(xué)校綜合治理工作計劃、總結(jié)、專題報告 307-2 與教育局、辦事處的綜合治理、安全工作、無毒學(xué)校、目標

責(zé)任書自查報告 10

二、教學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限

1、教學(xué)管理類

1-1 上級行政部門和教育主管部門頒發(fā)的教學(xué)工作計劃、規(guī)定、條例、辦法等指令性、指導(dǎo)性文件 1-2 學(xué)校教導(dǎo)處、科研處工作計劃、總結(jié) 1-3 學(xué)校各科教學(xué)計劃、總結(jié) 1-4 學(xué)校或教研組教學(xué)研究計劃、總結(jié) 101-5 學(xué)校每期（學(xué)歷）校歷、教學(xué)日歷、教務(wù)日志 301-6 課程安排表、教學(xué)進度表 301-7 教師任課安排、名單 301-8 學(xué)校關(guān)于周、學(xué)期、學(xué)年固定教研活動和學(xué)生各課競賽比賽活動安排表 301-9 學(xué)校關(guān)于校長、教務(wù)主任各學(xué)或?qū)W期聽課記錄 10年 年

永久

永久 永久 年 年 年 年 年

年

1-10 學(xué)校師生考勤記錄表 10年 1-11 學(xué)校作息時間表 10年 1-12 學(xué)校制訂的各種教學(xué)制度、教學(xué)管理辦法等 永久 1-13 學(xué)校關(guān)于教學(xué)質(zhì)量分析及匯報材料 永久 1-14 學(xué)校每學(xué)期（學(xué)年）教學(xué)工作統(tǒng)計表 永久 1-15 學(xué)校開學(xué)（畢業(yè)）典禮領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、師生合影

照片等 1-16 各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門來校考察、檢查驗收教學(xué)工作的題詞、批評指導(dǎo)性建議、座談會記錄、照片等

2、招生考試類

2-1 學(xué)校（或上級教育部門）招生計劃、報告、總結(jié)等 2-2 學(xué)校招生簡章、招生方法依據(jù) 2-3 新生錄取名單、成績單及錄取通知書存根 302-4 學(xué)校各科質(zhì)量分析 302-5 上級教育部門統(tǒng)考的質(zhì)量分析 302-6 校各學(xué)年舉辦的各科、各年級學(xué)生智力競賽、比賽活動的意見、安排、總結(jié)、試卷、評比結(jié)果及獲獎名單 2-7 有關(guān)單位（學(xué)校）對本校畢業(yè)生質(zhì)量的評價材料 302-8 學(xué)校的教改措施 303、學(xué)籍管理類

3-1 編班名冊 10永久

永久 永久 永久 年 年 年 永久

年 年

年

3-2 新生報到注冊登記表 10年 3-3 學(xué)生學(xué)籍登記表及操行評定材料 30年 3-4 各年紀學(xué)生成績登記、統(tǒng)計表、優(yōu)秀率、及格率統(tǒng)計表 30年 3-5 學(xué)生學(xué)籍變更（升級、留級、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)）的申請、批復(fù) 30年

3-6 學(xué)生勞技課、社會實踐課記錄表 303-7 學(xué)校畢業(yè)班學(xué)生升學(xué)考試成績一覽表 3-8 畢業(yè)生名冊、登記表及畢業(yè)鑒定材料 303-9 畢業(yè)證書存根 303-10 學(xué)校畢業(yè)班升入（保送）大專院校的學(xué)生名單、登記表、照片等 303-11 學(xué)校向國家、省、市輸送文體人才（包括飛行員）名單、登記表、照片等 303-12 學(xué)生畢業(yè)留念照片

4、師資管理類

4-1 上級教育行政部門、學(xué)校關(guān)于教師思想品德、教學(xué)能力、業(yè)務(wù)水平考核材料 4-2 上級教育行政部門、學(xué)校關(guān)于不具備合格學(xué)歷的教師文化專

業(yè)知識、教材教法考試文件材料 4-3 上級教育行政部門、學(xué)校關(guān)于教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況 4-4 學(xué)校關(guān)于教師離職進修、在職培訓(xùn)的計劃、總結(jié)、人員名單

年 永久 年 年 年

年

永久

永久

永久

永久 學(xué)習(xí)成績等材料 30年

4-5 學(xué)校（上級教育部門下發(fā)的）班主任、教研組長、課任教師

崗位職責(zé)工作制度等 永久

4-6 學(xué)校對教師教學(xué)工作的考評、評比情況鑒定材料 30年 4-7 教師教學(xué)質(zhì)量、業(yè)務(wù)水平等摸底調(diào)查等材料 30年 4-8 本校教師、班主任在上級教育部門召開的經(jīng)驗交流發(fā)言

5、政教工作類

5-1 上級教育主管部頒發(fā)的學(xué)校政治思想教育工作條例、辦法、規(guī)定等文件 5-2 學(xué)校政教工作計劃、總結(jié) 305-3 學(xué)校關(guān)于政教工作專題報告、匯報 5-4 學(xué)校關(guān)于對學(xué)生進行政治思想品德、法制、紀律等教育的文件5-5 學(xué)校制訂的政教工作規(guī)章制度 5-6 學(xué)校評選的三好學(xué)生、先進集體名單、登記表及事跡材料

①縣級以上的 ②區(qū)、縣級以下的 305-7 學(xué)校對學(xué)生的處分、通報材料 305-8 學(xué)校關(guān)于開展歌詠、演講、影評各種活動的重要通知、安排、辦法、獲獎名單及作品 305-9 本校關(guān)于德育課題研究方案、意見及論文等 305-10 對各級、班的考評記錄 30永久

永久

年 永久 年 永久 永久 年 年 年

年 年

5-11 學(xué)生對班主任、科任教師的考核評議材料 30年

6、文體衛(wèi)生類

6-1 上級或業(yè)務(wù)主管部門頒發(fā)的學(xué)校文娛、體育、衛(wèi)生保健工作的

規(guī)定、條例、辦法、標準等 永久

6-2 學(xué)校關(guān)于開展文娛體育、衛(wèi)生保健工作的計劃、安排、總結(jié) 30年 6-3 學(xué)生體檢表、健康情況及視力調(diào)查表及分析材料 30年 6-4 學(xué)校各年級（各班）體育“達標”統(tǒng)計材料 30年 6-5 學(xué)校召開體育運動會材料

①開幕（閉幕）詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、授獎名單等 永久 ②秩序、比賽規(guī)則 10年 ③成績表 30年 6-6 學(xué)校或上級有關(guān)部門組織的文藝匯演材料

①本校優(yōu)秀節(jié)目、演員獲獎名單 永久 ②節(jié)目單及有關(guān)材料 10年

7、教研成果類

7-1 學(xué)校或教師編寫的教材、教學(xué)參考資料及其手稿、定稿和印本 永久 7-2 學(xué)校或教師自制的教學(xué)儀器、教具的圖樣和使用說明書等 永久 7-3 學(xué)校編印的教學(xué)研究工作刊物、簡報 永久 7-4 教師譯著的教學(xué)文章、教學(xué)參考資料、進口教學(xué)儀器使用說明

書等 永久

7-5 教學(xué)評優(yōu)和公開教學(xué)的教案、評議記錄 永久 7-6 學(xué)科教學(xué)改革專題及成果 永久 7-7 教師提出的并被學(xué)校或上級教育部門所采納的教改方案、建議 永久 7-8 教師撰寫的并被有關(guān)會議或報刊上發(fā)表的教研（改）文章、論

文、書刊等 永久

7-9 學(xué)校（或某教師）總結(jié)的教研（改）工作經(jīng)驗材料

①在區(qū)、縣以上會議（刊物）介紹（發(fā)表）過的 ②在校內(nèi)（年級、教研組）交流的 108、教材資料類

8-1 各學(xué)科教學(xué)大綱 8-2 學(xué)校采用外來教材的目錄、簡介及教學(xué)掛圖 8-3 學(xué)校的教學(xué)標本、各類教具及圖樣、說明等 8-4 學(xué)校采用的畢業(yè)班復(fù)習(xí)指導(dǎo)材料 308-5 學(xué)校聘請專家、教授來校講學(xué)、講演的講稿、講義等

三、教師業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍及保管期限

1、教學(xué)經(jīng)歷類（即記載教師個人概況，教學(xué)經(jīng)歷的材料）

1-1 教師概況卡（登記表）301-2 教師教學(xué)經(jīng)歷卡 302、業(yè)務(wù)工作類（即記載教師業(yè)務(wù)工作情況的材料）

2-1 教師工作情況記錄卡 302-2 班主任工作記錄卡 302-3 教研組長或年級組長工作記錄卡 30永久 年 永久 永久 永久 年 永久

年 年

年 年 年 2-4 教師觀摩教學(xué)、實驗課、最佳課、評優(yōu)課教學(xué)的典型教案、講評記錄等 30年

3、業(yè)務(wù)考評類（即反映教師業(yè)務(wù)能力的材料）

3-1 教師工作考核卡 30年 3-2 學(xué)生評議情況綜合表 30年 3-3 學(xué)校及各教育部門對教師教學(xué)工作的講評、評比情況鑒定（表彰）材料 303-4 教師的專業(yè)課考試、考核成績 304、業(yè)務(wù)成果類（即反映教師業(yè)務(wù)水平的材料）

4-1 教師提出的并被學(xué)校或教育部門所采納的教改方案、意見等 304-2 教師自身參加教學(xué)工作的演示、講演評比活動所獲得的證書、獎狀等（復(fù)印件）304-3 教師參加各類教學(xué)研究活動的經(jīng)驗材料、學(xué)術(shù)論文（論著）、證書等 304-4 教師自編的教材、講義（稿）、教學(xué)參考資料 4-5 公開發(fā)表的教學(xué)法論著（文）304-6 教師自擬的并被學(xué)校采用的考題 304-7 教師在有關(guān)報刊上發(fā)表的有關(guān)教研（改）方面的文章、論文、照片等 304-8 教師譯著的各科教學(xué)參考資料、進口教學(xué)儀器說明書等 304-9 教師自行攝（錄）制的教學(xué)錄音（像）帶、幻燈片等 30年

年

年 年

年

長期 年 年 年

年 年

5、其他材料類（即可供學(xué)校參考的材料）

5-1 教師參加業(yè)務(wù)進修、培訓(xùn)材料 30年 5-2 教師參加教學(xué)工作以外的其他學(xué)術(shù)活動的公開發(fā)表的論文，所獲得的證書等 30年

5-3 教師參加科技（研）活動的發(fā)明創(chuàng)造及其鑒定材料 30年 5-4 教師自編的科普讀物等 30年

四、學(xué)生檔案歸檔范圍及保管期限

1、中學(xué)生學(xué)籍表（卡）30年

2、中學(xué)生體格檢查表 30年

3、中學(xué)生體育合格情況登記表 30年

4、中學(xué)生身體素質(zhì)測驗登記表 30年

5、中學(xué)生獎懲登記表 30年

6、中學(xué)生畢業(yè)家庭情況登記表 30年

7、中學(xué)畢業(yè)生登記表 30年

8、中學(xué)生勞動技術(shù)課、社會實踐活動登記表 30年

五、科技檔案歸檔范圍及保管期限

1、科學(xué)研究類

1-1 學(xué)校（教師）關(guān)于科研、專業(yè)技術(shù)方面的學(xué)術(shù)論文、論著等

①在有關(guān)報刊、雜志上發(fā)表的，在區(qū)、縣級以上學(xué)術(shù)研討會上交 流的或被上級有關(guān)部門采納的 永久

②對學(xué)校具有學(xué)術(shù)研究參考價值的 10年 1-2 學(xué)校或師生員工創(chuàng)作的并在區(qū)縣以上展覽獲獎的科技作品（包括

技術(shù)圖樣、技術(shù)鑒定、使用效果、推廣使用報告和獎勵證書等）永久

1-3 學(xué)校（教師）編學(xué)的科普讀物 30年

2、基本建設(shè)類

2-1 學(xué)校校園（舍）概況（即校舍建設(shè)的沿革）永久 2-2 學(xué)校校園（舍）平面圖 永久 2-3 學(xué)校配套項目一覽表 永久

2-4 學(xué)校基本建設(shè)總體規(guī)劃、建筑項目建議書及批復(fù)、可行性研究

報告、項目評估、環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告、設(shè)計任務(wù)書和計劃任 務(wù)書 永久

2-5 工程設(shè)計圖、設(shè)計評價、鑒定及審批材料 永久

2-6 學(xué)校征用土地報告、土地管理部門批準用地的批復(fù)及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書 永久

2-7 工程承包合同、協(xié)議書、招標、投標文件、施工執(zhí)照，水、暖、電供應(yīng)協(xié)議書 永久

2-8 施工圖樣、施工合同、協(xié)議、重要施工記錄、（地下情況隱蔽

工程）永久

2-9 材料驗收合格證、材料化驗報告、重要實驗記錄、報告、設(shè)備

安裝試記錄 永久

2-10 項目竣工驗收報告、全套竣工圖樣（土建、管道、電氣、工藝

布置等）、項目質(zhì)量評審材料、工程現(xiàn)場聲像材料、竣工驗收會 議決議文件 永久

2-11 設(shè)計更正單、通知單 永久

2-12 重要的大修、加固、改建、擴建等過程中形成的有關(guān)文件材料

和圖紙 永久

2-13 架空、地下管線紅圖 永久

2-14 學(xué)校房地產(chǎn)權(quán)契約、移交書、公證書等 永久 2-15 校舍大事記 永久

3、設(shè)備儀器類

3-1 學(xué)校購進（包括無價調(diào)撥）的微機、復(fù)印機、幻燈機、放

（錄）像機、功放機、鋼琴、電子琴等設(shè)備以及各種教學(xué)儀 器、儀表等隨機的各種文件材料及設(shè)備操作、安裝、維修手 冊、說明書、說明書、技術(shù)數(shù)據(jù)等 永久

3-2 學(xué)校自行研制的教學(xué)設(shè)備、教具 30年

3-3 各種設(shè)備、儀器在使用維修（護）中形成的記錄材料 30

年

第五篇：檔案工作管理流程

檔案管理工作流程：

一、立卷歸檔

檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。

二、借閱

1、本單位人員借閱檔案

由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案室負責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

2、外單位人員查閱檔案

查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案室負責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作

1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整

2、兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷

3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）

4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導(dǎo)

5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷

6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案

7、檔案室對案卷進行分類、整理

8、編制檔號

9、編制案卷目錄等各種檢索工具

10、入庫

11、做好檔案的統(tǒng)計、保安

12、開展檔案的利用

13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工

四、鑒定銷毀

檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。