第一篇：天津市物業管理企業檔案管理工作指導意見(免費)

天津市物業管理企業檔案管理工作指導意

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為規范我市物業管理企業檔案管理工作，提升物業管理行業基礎建設的整體水平，根據《中華人民共和國檔案法》、國務院《物業管理條例》、《天津市檔案管理條例》和《天津市物業管理條例》的規定，現對我市物業管理企業檔案管理工作提出如下指導意見：

一、適用范圍

本市行政區域內從事物業管理服務活動的所有物業管理企業。

二、檔案管理原則

物業管理企業檔案管理工作應當堅持“及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用”的原則。

三、檔案管理內容

根據我市物業管理企業的管理模式和實際情況，檔案管理的歸檔內容劃分為11個一級類目、67個二級類目（具體目錄詳見附件1），主要歸檔范圍包括：

（一）黨群管理工作形成的文件材料。如：黨務綜合性工作或黨組織其它有關會議文件材料;黨組織建設、黨員管理和紀檢監察工作文件材料等。

（二）行政管理工作形成的文件材料。如：企業籌備期可行性研究、申請、批準文件材料;企業章程、證照，企業領導（包括董事會、股東會、監事會和經理層）和內部機構構成、變更文件材料等。

（三）經營管理工作形成的文件材料。如：企業改革、經營戰略決策文件材料;計劃與統計工作文件材料；企業發展規劃、各項發展計劃文件材料；責任制管理文件材料等。

（四）物業管理工作形成的文件材料。如：各物業項目招投標文件材料；各物業項目驗收文件材料;各專項業務管理有關文件材料等。

（五）基本建設工作形成的文件材料。如：可行性研究、立項、勘探、測繪、招投標、征遷工作以及建設單位項目管理工作文件材料;基建項目的設計文件材料等。

（六）設備儀器管理形成的文件材料。如：購置設備、儀器的立項審批，購置合同;設備、儀器的開箱驗收或接收文件材料等。

（七）會計檔案。如：會計憑證（原始、記賬、匯總）；會計賬簿；年度財務報告（決算）（包括文字分析）等。

（八）職工個人檔案。

（九）特殊載體檔案。如：聲像類；實物類等。

（十）物業項目形成的文件材料。如：小區規劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結構、設備的竣工圖（安裝圖）、綠化平面圖、附屬配套設施、地下管網工程竣工圖等基礎管理文件材料；房屋管理與維修養護等文件材料；共用設施設備管理等文件材料。

（十一）其它應歸檔的文件材料。

四、檔案工作標準

（一）企業檔案管理部門、專（兼）職檔案管理人員職責明確，并能夠認真行使檔案的管理、指導和監督職責。

（二）文件材料歸檔及時，歸檔范圍準確，保管期限符合要求。

（三）制定企業檔案分類方案，檔案實體檔號標識與分類方案一致。

（四）案卷整理規范，質量符合國家及檔案行業標準要求，并編制檢索工具。

（五）檔案卷（盒）外觀符合國家標準要求，尺寸、顏色、式樣統一。

（六）根據企業檔案管理需要設置檔案室和配備必要的檔案柜、架，利于檔案的安全保管。涉密檔案保管合理、安全。

（七）檔案保管條件達到防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮濕、防蟲、防高溫、防塵等要求，并配備必要的檔案保護設備設施，紙質檔案要采用無酸卷盒存放。檔案無霉變、褪色、蟲蛀、鼠咬等現象。

（八）照片、錄音（像）帶、電子文件等特殊載體檔案，要有符合保管要求的檔案裝具單獨存放。

（九）檔案上架排序符合國家和檔案行業標準要求，做到排列有序、分類清楚、查閱方便。

（十）建立檔案借閱、利用登記制度，借閱手續齊全；利用涉密檔案時審批手續嚴謹；檔案的查準率、查全率達到100％。

（十一）對所保管的檔案應定期進行清點，建立統計登記臺帳，做到賬物相符。

（十二）檔案文件材料移交手續完備，責任明確。

（十三）企業建立檔案鑒定工作小組，按照檔案鑒定程序及時對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對應銷毀的檔案編制銷毀清冊，履行銷毀審批手續。

（十四）適時編制企業全宗介紹、組織沿革和大事記等檔案編研材料。

五、檔案管理要求

（一）要有健全完善的檔案管理制度。要依據《中華人民共和國檔案法》、國務院《物業管理條例》、《天津市檔案管理條例》和《天津市物業管理條例》的規定，結合企業實際，建立健全企業的檔案管理規定、各類文件材料的歸檔制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度和檔案人員崗位責任制。實現檔案管理的規范化、制度化，切實保證檔案資料收集齊全、真實準確、安全保管和方便利用。

（二）要選擇符合企業自身實際的管理模式。物業管理企業的檔案管理大致可分為三種模式：一是集中統一管理模式。由企業建立綜合檔案室，將企業檔案（項目檔案）集中統一保管；二是相對集中管理模式。企業內部的日常管理文件材料由企業本部集中保管，所轄物業項目檔案資料在項目中保管。三是委托代管。在企業不具備檔案資料的管理條件和能力情況下，可以委托具備檔案管理資質的中介服務機構承擔保管責任，并簽訂委托保管協議。

各物業管理企業可以從以上三種模式中任選一種符合自身實際的檔案管理模式，并將其列為一項常項工作進行考核。

（三）要健全完善檔案管理網絡，明確責任分工。企業要建立由企業負責人、責任部門和專(兼)職檔案管理人員組成的三級檔案管理網絡。分管檔案工作的部門，要做好企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作，并指導、監督本企業各部門及物業項目做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；對實行相對集中管理模式的企業，各職能部門（包括臨時機構）和物業項目也要指定專人負責文件材料的歸檔工作。專（兼）職檔案管理人員應當具備檔案管理專業知識，并按規定參加業務培訓；嚴格遵守職業道德和保密規則。

（四）檔案整理要及時、規范，方便檢索。要參考《天津市物業管理企業文件材料歸檔范圍及保管期限表》（附件1），結合自身實際，確定企業文件材料的具體歸檔范圍、內容。對已經做ISO9000認證的企業，可在原有基礎上參照此歸檔范圍、內容進行添加。

文件材料辦理完畢后按照要求及時歸檔，依據標準進行規范整理，并編制檢索工具，方便利用。有條件的企業要使用計算機管理檔案，進一步提高檔案管理水平。

物業管理企業在對物業項目檔案管理中，要在妥善保管基礎資料和接管驗收文件的同時，承擔起對檔案的補充、整理和保管義務。

（五）要妥善處理好安全保管與開發利用的關系。要不斷改善檔案保管存放條件，最大限度地延長各種載體檔案的壽命，確保檔案安全。對物業項目的檔案資料保管要高度重視，嚴格借閱、歸還手續，保證檔案資料完整。要充分開發利用檔案資源，為企業管理、項目維修養護和商品住宅基金繳存及其使用等服務，在維護企業和業主權益等方面發揮作用。

在利用檔案過程中，要對企業核心技術檔案、知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的開發利用進行嚴格審查，妥善

處理好利用與保密的關系。

（六）要規范檔案資料的交接程序。企業內部文件材料移交要建立移交清冊，由所在的部門或項目負責人簽字核準后向企業檔案管理部門進行移交。

對于新建住宅物業管理項目，物業管理企業與開發建設單位之間的資料交接要按照國務院《物業管理條例》、《天津市物業管理條例》和《關于天津市新建住宅物業管理接管驗收的指導意見》（津國土房物〔2005〕102號）的規定要求落實，做到接管文件材料完整，移交手續齊全，責任明確。

物業管理企業退出項目時要按照國務院《物業管理條例》、《天津市物業管理條例》和《天津市物業管理企業退出項目管理暫行辦法》的規定要求，將檔案資料整理完畢后制作移交目錄，在規定時間內認真做好交接工作。

附件：1.《天津市物業管理企業文件材料歸檔范圍及保管期限表》（參考）

2.天津市物業管理企業檔案整理要求

3.天津市物業管理企業檔案管理制度（參考）

第二篇：天津市高新技術企業認定管理工作的實施意見

天津市高新技術企業認定管理工作的實施意見

第一條為貫徹落實科學技術部、財政部、國家稅務總局《高新技術企業認定管理辦法》（國科發火[2008)]172號）和《國家重點支持的高新技術領域》及《高新技術企業認定管理工作指引》（以下簡稱 工作指引）以及國家科技部頒發的有關文件精神，進一步規范、有效開展我市高新技術企業認定管理工作，推動高新技術產業加快發展，特制定本實施意見。

第二條市科委、市財政局、市國稅局、市地稅局共同組成天津市高新技術企業認定工作領導小組（以下簡稱市領導小組），負責指導、管理和監督全市高新技術企業認定工作（市科委為領導小組組長單位）。其主要職責為：

1．按照國家確定的高新技術企業認定工作方向與原則，審議天津市高新技術企業認定管理工作報告；

2．協調、解決天津市高新技術企業認定及相關政策落實中的重大問題；

3．裁決天津市高新技術企業認定事項中的重大爭議，監督、檢查天津市高新技術企業認定工作；

第三條領導小組下設辦公室（以下簡稱市認定辦公室），辦公室設在市科委，其主要職責為：

1．負責本市高新技術企業認定(復審)工作；

2．負責建立并管理“天津市高新技術企業認定工作服務網”，建立和維護本市高新技術企業認定工作專家庫，建立專家和中介機構信用制度；

3．負責對已認定的高新技術企業進行監督檢查，受理、核實有關舉報，并做出相應處理。接受企業或主管稅務機關提出的 1

高新技術企業資格復核申請，并進行復核。復核產生重大分歧的，報市領導小組研究處理；

4．向市領導小組和國家高新技術企業認定領導小組辦公室提交本市高新技術企業認定管理工作報告；

5．市領導小組交辦的其他工作。

第四條濱海新區、新技術產業園區科技局和區縣科委應加強所在區域內高新技術企業認定的宣傳、咨詢與培訓工作，做好高新技術企業認定申請的初審工作。

第五條高新技術企業認定程序

(一)企業自我評價。凡申請天津市高新技術企業認定和復審的企業，遵照《高新技術企業認定管理辦法》（國科發火[2008]172號），對照本辦法規定條件，進行自我評價。

（二）申請登記。認為符合條件的企業在“國家高新技術企業認定管理工作網”（網址：）進行申請登記。按要求填寫《企業注冊登記表》（見 工作指引），并通過國家高新技術企業認定管理工作網提交材料。

（三）提交申請材料。企業根據獲得的用戶名和密碼進入國家管理工作網認定管理系統填寫申報材料，將申請材料連同相關附件打印并裝訂成冊（一式六份并附電子版），報送企業所在濱海新區、新技術產業園區科技局和區縣科委。

（四）初審。濱海新區、新技術產業園區科技局和區縣科委根據認定高新技術企業的標準和條件，對企業的申請材料進行初審，將初審意見加蓋公章后上報市認定辦公室（市行政許可大廳）并將申報材料電子版通過天津市高新技術企業認定工作服務網上傳至時認定辦公室，同時將初審結果通知企業，初審合格的企業通過國家高新技術企業認定管理工作網提交材料。

（五）組織審查與認定

市認定辦公室收到企業申請材料后，按技術領域從專家庫中隨機抽取不少于5名相關專家，并將電子材料（隱去企業身份信息）通過網絡工作系統分發給所選專家，專家在3個工作日內將評價意見反饋給市認定辦公室。

市認定辦公室組織專家認定評審會，出具專家組綜合評價意見。

市認定辦公室匯總專家的評價意見和中介機構的專項審計報告后，對申請企業提出認定意見，并確定高新技術企業認定名單。

上述工作在收到企業合格申請材料后60個工作日（不含公示期15個工作日）內完成。

（六）公示及頒發證書

經認定的高新技術企業，在“國家高新技術企業認定管理工作網”上公示15個工作日。公示有異議的，由市認定辦公室對有關問題進行查實處理，屬實的應取消高新技術企業資格；公示無異議的，填寫高新技術企業認定機構審批備案匯總表，報國家領導小組辦公室備案后，在“國家高新技術企業認定管理工作網”上公告認定結果，并由市認定辦公室頒發“高新技術企業證書”（加蓋科技、財政、稅務部門公章）。

第六條本辦法由市科委、市財政局、市國稅局、市地稅局負責解釋。

第七條本辦法自發布之日起實施，原《天津市高新技術企業認定管理辦法》（津科高[2006]117號）同時廢止。

第三篇：物業管理企業檔案管理制度

山東聊城建工物業管理服務有限公司

企業檔案管理制度

一、檔案管理規定

根據國家有關法律法規的規定，結合企業實際制定的檔案管理方面的總制度，它應對本企業檔案工作原則、管理體制、各項業務和工作人員職責等內容做出具體規定。

二、企業各類文件材料的歸檔制度

是保證企業各種文件材料、準確、及時歸檔的一項重要制度。主要包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，必要時須明確歸檔份數和歸檔手續。

三、企業檔案利用制度

是企業檔案利用工作進行規范的制度。一般應包括利用范圍、利用手續、利用要求及注意事項等內容。

四、企業檔案保密制度

是為保證企業檔案信息安全而制定的專門制度。內容主要包括檔案人員的保密職責、利用涉密檔案的審批手續、涉密檔案管理規定等。

五、企業檔案保管制度

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是有關檔案保管條件和檔案管理人員保管檔案職責的規定。具體內容應包括檔案的接收、檔案的排架、庫房的管理以及特殊載體保管等要求。

六、企業檔案鑒定銷毀制度

是規定檔案保管期限鑒定方法、組織以及對保管期滿檔案進行鑒定銷毀的程序、手續的制度。內容應包括檔案鑒定的依據、鑒定工作的組織、檔案銷毀的程序和手續等。

七、企業檔案人員崗位責任制

這是專門針對企業檔案管理人員崗位職責而制定的制度，其內容主要包括主管檔案工作領導、檔案部門負責人、檔案部門檔案員、各部門（物業管理項目）負責人和兼職檔案人員、形成或承辦文件的管理及專業技術人員檔案工作責任制。

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一、檔案管理規定

為了加強本企業檔案業務建設，進一步提高檔案管理水平，根據國家有關檔案管理的法律、法規，制訂本規定。

（一）本規定所指的檔案，是指本企業在物業管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

（二）企業檔案工作是企業各項管理的基礎工作，是維護本企業經濟利益、合法權益和歷史面貌的一項工作。

（三）企業檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。

（四）企業成立綜合檔案室，指定專責的檔案人員，負責統籌、協調、組織和管理本企業檔案工作，開展綜合檔案室的日常管理工作和各項具體的檔案工作事務。

（五）檔案員必須忠于職守，保守企業和業主的秘密，接受檔案專業培訓，具備檔案專業知識。

（六）綜合檔案室由企業一位領導分管，并納入主管領導任期目標管理和崗位職責。

（七）各部門（物業管理項目）應指定兼職檔案員，負責本部門（物業管理項目）形成的文件材料積累、整理，并按規定向綜合檔案室移交檔案。

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（八）企業文件材料的形成和積累須納入各部門（物業管理項目）工作計劃和有關人員崗位職責。

（九）凡本企業在經營管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料都必須歸檔。歸檔的具體范圍、時間和要求按相關文件材料的歸檔制度執行。

（十）企業綜合檔案室對接收的檔案要按照一定要求，編制必要的檔案檢索工具。

（十一）開展檔案的鑒定。根據本企業檔案保管期限的規定，定期對保管期限已滿的檔案進行審查鑒定，剔除確無保存價值的檔案，經企業主管領導批準后進行銷毀。

（十二）開展檔案的統計工作。建立檔案管理臺帳，對檔案數量、檔案借閱人次，檔案的利用效果、編研情況進行統計。

（十三）認真做好檔案庫房管理。按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等防護要求，做好檔案庫房的管理工作。

（十四）將檔案管理現代化列入企業現代化管理的整體計劃，努力實現企業檔案管理信息化。

（十五）積極開發檔案信息資源，為企業生產和各項管理工作服務。對積極開發和提供利用檔案并取得顯著效益的人員，企業將給予表揚和獎勵。

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二、企業各類文件材料的歸檔制度

為了完整、系統地保存本企業工作活動中形成的各種門類、各種載體的檔案，提高歸檔文件材料的質量，以滿足企業各方面的需要，特制定本制度。

（一）歸檔范圍

根據附件所列內容，結合企業實際工作，制定具體歸檔內容。

（二）歸檔時間

1、企業自身形成的管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

2、基本建設、設備項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內整理歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4、企業職工外出參加各種公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

5、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

6、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔要與紙質文件歸檔時間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

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8、需要隨時歸檔的文件有：物業管理項目交接，基本建設和設備設施類變更、修改、補充的文件材料；企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業產權變動過程中形成的文件材料；其它臨時活動中形成的文件材料。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。

2、文件材料歸檔后不得更改。

3、歸檔的文件材料要齊全完整，同一份文件、一個問題的內容要完整。

4、歸檔的文件材料字跡要符合長期保管需要，嚴禁使用易褪色的書寫材料如圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純藍(紅)墨水等書寫。

5、對破損的文件材料要予以修復或托裱，用易于褪變、擴散的材料（熱敏紙等）書寫的文件，要予以復制并與原件一起歸檔。

6、對大于A4規格的文件，應按A4規格加以折疊，對小于32開規格的文件，應按A4規格托裱。

7、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與其承擔任務相關的文件材料，有合同、協議規定的，按其要求執行。

8、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

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9、具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。

（四）歸檔份數

歸檔文件材料一般一式一份。重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

（五）歸檔手續

向檔案部門移交檔案時，必須填寫《歸檔文件移交清單》一式兩份，歸檔時交接雙方按清單交點清楚，確認無誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。

三、企業檔案利用制度

為維護檔案的完整與安全，服務企業各項工作，根據企業檔案管理的具體情況，制訂本制度。

（一）本企業員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案和資料。

（二）借閱本企業檔案須辦理登記手續，保密的檔案須履行相應的手續經主管領導批準后方可借閱。

（三）本企業檔案一般不外借，借閱時應在檔案部門指定的地方進行閱覽。確須外借的檔案，要經主管領導或辦公室主任同意，按時歸還，借閱期一般不得超過七天，確因工作需要不能如期歸還者應辦理續借手續。

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（四）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案進行更改或涂寫。對借閱檔案時造成的檔案丟失、損壞或泄密的，要追究當事者責任。

（五）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。

（六）摘抄或復印檔案材料的有關內容，須按有關規定，經主管領導批準后方可復制。

（七）借出檔案只限在本部門有關人中查閱，不得轉借其部門或個人，如需轉借時，應到檔案室辦理轉借手續。

（八）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

（九）外單位人員借閱本室檔案須持有所在單位介紹信和本人工作證，并辦理有關手續。

四、企業檔案保密制度

為確保企業檔案信息的安全，制定本制度。

（一）檔案管理人員必須嚴格遵守職業道德、遵紀守法、保守本企業和業主的機密。

（二）檔案管理人員應適當區分文件的密級并劃分范圍，采取保密措施，對不同密級范圍的檔案采取相應的保管措施和借閱制度。

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（三）檔案管理人員不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室，未經批準，不得將秘密檔案、資料給無關人員閱讀。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職后對所了解的機密情況，不得泄露。

（四）有關部門需查閱機密以上檔案須經企業主管領導批準。

（五）不得與無關人員談論涉密檔案內容。

（六）下班時，應將涉密檔案文件收起鎖好，并關好門窗。

（七）經批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的文件，應指定專人進行銷毀，銷毀機密文件應登記造冊，并有人負責監銷。

（八）檔案人員一旦發現檔案材料有丟失、損毀情況，應及時向有關領導報告，采取必要的挽救措施。

五、企業檔案保管制度

為保護好本企業的檔案材料，維護檔案的完整與安全，制定本制度。

（一）接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續。

（二）案卷入庫要做到卷、目、卡相符，排放整齊，便于查找，以保證提供利用快速準確。

（三）管理人員要掌握各門類檔案的特點和規律，熟知案卷擺放地點、上架順序，做到調檔、還檔及時準確。

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（四）研究和改進檔案保護技術，定期對檔案進行檢查，發現問題及時采取措施進行處理。

（五）檔案的接收、移出、鑒定、銷毀、利用要有登記，統計準確。

（六）借閱完畢的檔案經核對無誤后，要及時入庫，以防丟失。

（七）存放膠片、照片、錄像帶、磁帶要用專用卷盒。

（八）每年要對庫藏檔案進行一次全面的檢查，認真核對，做到賬物相符。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，發現檔案發霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。

六、企業檔案鑒定銷毀制度

（一）企業成立檔案鑒定工作小組，由主管領導、辦公室主任、檔案人員及業務部門負責人組成。

（二）企業各部門在文件材料歸檔時，應根據本企業制定的《檔案保管期限表》，準確區分檔案的保管期限。

（三）對保存在企業檔案部門的保管期限屆滿的檔案，先由企業檔案部門進行初步鑒定，提出鑒定意見，交企業檔案鑒定小組審定。

（四）對經過鑒定小組審定應該銷毀的檔案，由企業檔案部門寫出鑒定報告，連同檔案銷毀清冊一起送企業主管領導批準后進行銷毀。

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（五）銷毀檔案時，應指定二人以上進行監銷。檔案銷毀前，監銷人應認真核對要銷毀的檔案與銷毀清冊，檔案銷毀后，監銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。

（六）銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家和單位有關規定進行處理。

（七）檔案銷毀后，應將銷毀清冊，鑒定形成的材料及領導批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。

七、企業檔案人員崗位責任制

為加強本企業檔案管理工作，充分發揮檔案應有的作用，不斷提高檔案管理水平，特制定主管檔案工作領導、檔案部門負責人、檔案部門檔案員、各部門（物業管理項目）負責人和兼職檔案人員、形成或承辦文件的管理及專業技術人員檔案工作責任制。

（一）主管檔案工作領導

1、統一領導本公司檔案工作，認真貫徹國家《檔案法》和上級關于檔案工作方針、政策、規定在本公司的實施。

2、及時協調解決檔案工作中存在的問題。

3、負責本公司的檔案的鑒定銷毀審批工作。

4、監督執行檔案工作崗位責任制的考核及獎懲。

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（二）檔案部門負責人

1、認真貫徹執行上級關于檔案工作的指示、規定及有關標準，發動和組織本公司檔案工作人員全面完成檔案工作任務。

2、審批或擬定本公司檔案工作各項制度和檔案工作計劃、總結，并認真聽取檔案部門工作匯報、檢查檔案工作落實情況。

3、適時地召開全公司檔案工作會議，總結布置檔案工作，交流檔案工作經驗;研討工作中存在的問題和解決辦法。

4、負責組織企業專(兼)職檔案人員的業務培訓及學習，負責企業檔案工作責任制的考評工作。

5、負責對借閱機密檔案和外單位借閱檔案的審批及對銷毀檔案鑒定的組織和鑒定工作。

6、參加本企業有關物業管理項目驗收等有關活動。

（三）檔案室專職（專責）檔案人員

1、認真執行上級有關檔案工作的指示要求，維護檔案的完整、準確、系統。

2、負責本公司檔案的收集、整理、保管、提供利用、鑒定工作，并按有關規定進行檔案的銷毀工作。

— —123、負責各有關部門（物業管理項目）檔案工作的監督檢查和業務指導工作，做好文件材料形成、積累、立卷歸檔工作，把好質量關。

4、認真執行檔案入庫的清點、登記、驗收、移交目錄、保管期限的確定工作，做到帳物相符。

5、做好室藏檔案的管理，建立健全檔案基礎性工作，確保檔案文件材料的齊全、完整、準確、系統和安全。

6、做好檔案的保密和保護工作，維護檔案的完整與安全。

7、對檔案庫房、設備、專用工具等設施的添置和檔案管理中的問題，及時向領導提出建議，對保管檔案的安全、完整、保密負責。

（四）各部門（物業管理項目）主管檔案工作的負責人

1、掌握本公司檔案工作有關制度規定，熟知涉及到本部門的具體要求。

2、將檔案工作列入本部門（物業管理項目）的工作內容之一，做到檔案工作與本部門（物業管理項目）其他工作布置、檢查、總結三同時，配備能適應本部門（物業管理項目）工作需要的兼職檔案人員，并保持相對穩定。

3、督促兼職檔案人員按時完成文件材料的積累、整理、歸檔工作，并對本部門檔案的完整、準確進行審查。

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4、督促搞好本部門（物業管理項目）文件材料平時立卷和整理、移交工作，部門成員應將開會帶回、承辦完畢的文件材料及時交給文檔人員，以保證文件材料的齊全、完整。

5、負責對本部門（物業管理項目）檔案人員和有關專業人員的檔案考評工作。

（五）各部門（物業管理項目）兼職檔案人員

1、實施本公司檔案管理規定和制度，隨時將本部門形成的檔案文件材料進行收集、整理，按規定立卷后向檔案室移交。

2、熟悉本部門各階段文件材料的形成情況，指導督促、協助本部門內人員做好文件材料的積累，整理并進行平時立卷(預立卷)工作。

3、對保存在本部門的檔案，文件材料做好提供利用工作及安全保護工作。

（六）本企業各專業技術人員、行政干部

1、對本部門在業務、行政、管理等各項工作中所形成的文件材料的完整、準確、系統負責。

2、對辦理完畢的文件材料，應根據本部門文件材料歸檔范圍交部門檔案人員，任何個人不準將材料歸為已有或久拖不交。

3、在物業項目接管和退出時，必須將文件收集齊全，及時立卷歸檔，并保持材料內容準確、字跡工整、圖樣清晰。協同本部門兼職檔案人員做好保管期限和密級劃分工作。

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第四篇：加強企業基層單位檔案管理工作

加強企業基層單位檔案管理工作

摘 要：隨著社會信息化時代的到來，信息管理越來越多樣化。作為原始信息憑證，基層單位檔案的存在有著重要的意義，企業檔案是企業在各項實踐活動中形成的真實可靠的原始依據，記錄了企業的發展歷程。良好的企業基層檔案的管理規劃在維護企業健康發展的方面具有戰略意義，本文就如何加強企業基層檔案的管理工作，結合實際談一些見解。

關鍵詞：基層；檔案管理；規范

就企業而言，檔案可以說是一個企業的豐碑，記錄著一個企業的成長過程。檔案工作的好壞，直接或間接地影響著一個單位的工作質量、工作效率和服務質量。因此，如何做好基層檔案管理工作是當今管理者必須考慮的重大問題。目前基層檔案管理分析

1.1 管理者管理意識不強

當今，許多的企業基層單位由于管理者管理意識不強，忽視了檔案的管理工作，即使有一些單位把檔案管理提到了日程上，但是在管理的時候，由于管理人員身兼數職、人事經常變動原因經常會出現檔案整理不及時、檔案質量不高、業務素質欠缺、服務標準降低等情況，從而造成企業單位檔案管理不到位。

1.2 管理體制不夠完善

隨著經濟改革的不斷深化，企業內部機構和單位的撤并、重組、遷址逐漸增多。在單位撤并的交接過程中，領導把主要精力都放在安全穩定和平穩交接上，對基礎的檔案移交工作重視不夠，沒有納入議事日程，沒有建立健全完善的檔案交接體制，加上個別人員對檔案的集中管理的意識不夠強，致使交接程序簡化，交接事項不清、交接手續不嚴而造成檔案信息丟失，為以后的檔案利用造成了很大的不便。

1.3 企業單位檔案管理的不規范

在檔案管理中，檔案管理者對基礎檔案管理的重要性和必要性沒有足夠的認識，對檔案管理不積極，僅僅是為了應付檢查、應付差事，對檔案的管理沒有建立嚴密有效的檔案管理制度、對信息的收集整理到保存沒有做到系統規范，甚至有些管理者把文件隨意丟放，沒有盡到一個管理者的責任。

1.4 提高檔案規劃質量，加強檔案信息化管理

隨著信息化時代的到來，許多基層單位檔案的管理體系并未創新，由于長期未更新檔案信息系統的版本，造成了目前企業的電子信息檔案管理混亂，加之單位在檔案的管理方面沒有制定相應的規定，許多檔案沒有進行合理的范圍劃分，導致了文件的保管的混亂，從而降低了檔案的管理質量。

1.5 檔案管理環境惡劣

為了檔案能夠完整的存放，檔案的存放環境是極為的重要，檔案室最好能保證良好的通風條件和干燥條件。除此之外，防止蛀蟲也是重中之重。在目前的檔案管理工作中，基層單位并未重視這些問題，檔案室的溫度和干燥度經常不達標，在防止蛀蟲方面，目前的企業單位多采用藥物殺蟲，這種方法雖然能抑止蛀蟲，但對管理人員的身體也造成了很大的傷害。加強基層檔案管理工作的具體措施分析

2.1 優化檔案管理制度，提高檔案管理者專業能力

為了能夠改變當前的檔案管理弊端，管理者積極了解當前的檔案管理現狀，積極與其他檔部門溝通討論，改革管理體系，制定相應的管理規章，其中主要分以下幾個方面。

（1）加強培養檔案管理者的責任心和職業道德素質，為企業樹立良好的形象，為檔案利用者提供更好的查詢服務，在檔案的管理中，管理者不但要堅持實事求是的思想，保證檔案的真實性，完整性。還應該具有保密意識，以確保檔案的政治安全。

（2）檔案的管理人員不僅要具備專業的理論知識，還應該熟悉檔案的管理工作，熟悉現代化信息技術，使傳統的檔案管理逐漸向現代信息化管理靠攏。此外，要注重提高工作人員的實踐能力，規范管理流程。

2.2 提高檔案管理者的綜合能力

檔案的管理好壞在很大程度上都是與管理者的能力直接掛鉤，所以檔案管理工作人員的綜合能力是十分重要的，這對檔案管理工作質量上的影響非常顯著，為了提高檔案材料的收集效率，檔案管理人員要具備幾下幾個方面的條件。

（1）檔案管理人員除了對檔案管理的理論知識的全面了解以外，檔案管理人員還必須了解其他各個學科的知識，如信息、分類、編輯等方面都要有一定的了解。當今社會，計算機的應用已經無處不在，計算機的存在為人類的工作和生活都帶來了極大的便利。檔案管理者不但要對傳統文化熟記于心，還要對計算機操作了如指掌，只有管理者不斷地學習新知識，并加以創新改革，才能更好地推動檔案管理的健康發展。

（2）企業應該鼓勵檔案管理人員多參加一些創新、直觀、生動的培訓課程。企業也可以定期的組織一些多媒體教學課程，為檔案管理人員提供與其他企業相互學習相互交流的平臺，以提高檔案管理人員的管理技術水平。

（3）企業應培養檔案管理人員的自學能力，培養檔案管理人員的管理能力，提高管理人員的責任心和社會感。

2.3 加強檢查力度，提高管理質量

（1）在檔案管理工作中，管理者應加強檢查的力度，實行年檢制度，把檢查結果同年終考評、先進評選結合起來，從而強化檔案管理的規范性。

（2）企業各基層單位間要聯合檢查，相互督促，主動匯報實施狀況。

（3）嚴格檢查，嚴格執法，對于檢查發現的問題要立即通知單位，對于情節極為嚴重的情況應追究其法律責任。

（4）積極溝通。在檢查工作結束以后，應立即與檢查單位就檢查問題進行溝通討論，向有關領導和人員通報，積極整改。

2.4 充分使用當前信息化技術，合理管理

隨著信息化技術的提高，紙質檔案已逐步被電子信息所替代，電子檔案不但彌補了紙質檔案不易長期保存的缺點，還具有便于快速檢索和遠距離傳輸的優點，提高了工作效率，節省了人力、物力、時間和空間，實現了具有現代特色和規律的辦公自動化科學管理與人工管理的有效結合。

2.5 普及檔案知識，提升檔案質量

檔案質量的提高與機關工作人員對檔案工作的認知程度、檔案知識密不可分，針對當前機關工作人員對檔案工作認知匱乏、知識欠缺問題需要做好以下兩點。

（1）充分認識檔案宣傳工作的重要性，加強領導，配足必要的宣傳設施設備，提高檔案宣傳工作的質量和效率。

（2）利用檔案宣傳展板、知識競賽、檔案知識揭掛、成立檔案QC小組方式進行檔案知識學習。結束語

隨著社會的不斷發展，信息化已經是當今發展的主題，作為原始的信息資源，我們應該充分認識到信息的重要性，檔案管理的重要性。只有充分的認識到當前檔案管理所存在的弊端，才能去更好的去管理，為檔案的保管與利用提供了強有力保證，讓“歷史的豐碑”古今可鑒。

參考文獻

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趙鳳云（1968-），女，河南鄭州人，大專，助理館員，基層檔案管理工作。

第五篇：如何做好企業檔案管理工作

如何做好企業檔案管理工作

摘要：檔案管理承載著企業生產管理活動的信息整理及傳遞的任務，具有很濃的科學色彩和政治色彩，是企業日常運行管理過程中的一項重要工作。隨著社會經濟及石油產業的迅速發展，石油企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作推動企業在激烈的市場競爭中立足與發展。當前的石油企業需要結合石油產業發展現狀，深入分析檔案管理現狀、明確石油產業檔案管理工作的內涵，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作質量。

關鍵詞：企業 檔案管理 信息技術 辦公自動化

任何企業組織的運行和發展都離不開檔案管理工作的支持和推動，企業檔案管理工作不僅要適應企業的運行特點和發展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在發展生產技術與生產規模的同時，應對企業內部檔案管理工作作出了深入的分析和適當的工作調整，深入分析了企業檔案管理現狀、明確石油產業檔案管理工作的內涵，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升和規范企業檔案管理工作。

一、深入分析石油企業檔案管理現狀

石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在認真落實科學發展觀、發展循環經濟的過程中，積極調整和完善了企業內部的日常管理工作，2007年4月起，我公司實現辦公OA自動化，2010年8月實現檔案管理網絡化，在檔案管理信息系統內實現檔案整理電子化，OA系統內生成的收發文件定期傳送到檔案管理信息系統內，進入系統內進行整理歸檔工作。促進檔案管理工作的規范化、自動化和現代化，傳統的檔案管理工作通常采用簡單的紙、筆、電話辦公，過分依賴人工，工作效率低下、勞動強度過大，嚴重制約公司發展。

石油企業認識到傳統檔案管理工作方式和工作思想的弊端，及時引進計算

機、復印機、傳真機等現代化辦公設備，發展人機結合的辦公模式，建立高效的檔案管理工作體系，規范了檔案管理工作流程。

二、企業檔案管理工作問題剖析

在分析和改善企業檔案管理工作中，仍然存在一些制約因素：

（一）企業檔案管理人才隊伍問題

人員素質建設和能力培訓沒有緊跟企業產品銷售工作發展做出調整，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

（二）檔案管理信息化問題

企業內部信息處理網絡雖已得到很大程度的發展，但文件和資料傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業未能建立高效的檔案管理信息系統，檔案管理工作沒有良好的技術與系統支持，工作質量與工作效率難以提升；另外，一些企業雖然認識到檔案管理信息系統的重要性，并建立了相應的管理信息系統，但系統建設與完善工作未能緊跟檔案管理工作實際作出調整，致使企業檔案管理工作效率難以提升。

（三）檔案管理評估體系不健全

檔案管理的評估工作是過程性與階段性總結檔案管理工作的關鍵所在，很多企業沒有根據自身檔案管理工作特點與工作流程制定相應的管理評估體系，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析，難以制定切實可行的工作調整與優化方案，制約企業檔案管理工作優化與發展。

三、企業檔案管理優化措施

針對檔案管理存在的問題，企業應在發展生產技術與生產規模的同時，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作水平。

（一）加強檔案管理人員素質建設與能力培訓

傳統的檔案管理工作主要依賴人工規劃和完成，現代化的檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，需要工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合。換言之，現代化的檔案管理工作中，工作人員并未被現代化的技術及設備完全取代，反而更強調工作人員與技術設備的配合度。

1、檔案管理人員素質與能力養成石油企業應對專兼職檔案管理人員的綜合素質及工作能力進行系統的評估，根據工作人員的素養及能力狀況，安排專兼職檔案管理人員接受系統的素質建設及能力培訓教育。引導全體檔案管理工作人員學習和熟悉公司生產經營各環節的技術及管理工作，如石油產品營銷、產品特征、運行管理、行政管理、會計檔案、人事資料等等。公司設有檔案管理部門，由分管領導主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，根據企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型安排和規劃實際培訓工作。同時，引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業務工作素養。另外，通過實踐鍛煉、相互交流指導等途徑增強了教育和培訓效果。

2、檔案管理人員的專業指導

公司安排檔案管理部門負責人為檔案管理工作主管，檔案管理部門全體工作人員積極參與指導工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，統計分析企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型，在了解不同小組人員的業務處理能力和規范程度的基礎上，在上級公司的組織與安排下，對相關專兼職檔案管理人員進行了統一的教育和培訓，并邀請省檔案局專業講師進行業務講授。同時，定期進行檔案管理工作素質與能力評比，并通過專門的研討會議解決和探討辦公過程中的共性問題，及時發現實際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標、有方向地開展和改進檔案管理工作。

（二）建立信息化檔案管理體系

1、企業檔案搜集整理信息化

石油企業在分析和整合自身業務特點和工作模式的基礎上，應調整傳統的檔

案搜集整理模式，檔案信息資源由傳統運行模式向采集自動化、存儲數字化、管理網絡化和服務人性化過渡，逐步建立和完善檔案搜集整理工作辦公自動化，辦公自動化環境下的文書檔案搜集與整理工作主要通過長期工作建立起的數據庫完成文件檔案相關處理工作，實現檔案管理網絡化，在檔案管理信息系統內實現檔案整理電子化，OA系統內生成的收發文件定期傳送到檔案管理信息系統內，進入系統內進行整理歸檔工作，實現高效、精準的檔案信息交流傳送。

2、企業檔案信息系統的開發與完善

我公司在檔案管理工作的調整與完善過程中，積極引入上級公司開發的檔案信息系統，根據公司自身檔案管理特點及企業檔案檢索目錄著錄要求、借鑒其他公司相關業務的檔案檢索目錄建立經驗，建立并完善了真正適用于本公司日常運行的檔案檢索目錄，通過信息系統的利用實現檔案信息高效傳輸交流，以及信息的永久保存。

（三）優化檔案利用與評估工作

1、優化檔案利用工作

加強公司檔案利用過程中的安全管理，根據檔案管理技術設備及信息系統工作運行特點，不斷調整與完善公司內部檔案利用過程中的保密機制。

建立并完善了真正適用于本公司日常運行的檔案檢索目錄，通過信息系統的利用實現檔案信息高效傳輸交流，最大限度發掘公司內部檔案的信息與資源價值，為公司及行業發展提供有力的支持。

2、優化檔案管理評估工作

切實制定并完善《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案安全應急處理預案》、《機關文件材料歸檔范圍》、《檔案分類及保管期限表》、《OA辦公自動化系統管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，嚴格依照這些管理和評價制度完成對檔案管理的評價工作，并提出可行性強、方向明確的工作建議。

四、結束語

隨著社會經濟及石油產業的迅速發展，石油企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作推動企業在激烈的市場競爭中立足與發展。企業檔案管理工作

不僅要適應企業的運行特點和發展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在發展生產技術與生產規模的同時，對企業內部檔案管理工作作出了深入的分析和適當的工作調整，公司的檔案管理改革經驗表明，新時期的石油企業需要加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，最大限度發掘檔案資料的信息與資源價值，推動公司及行業走向信息化、現代化的發展道路。

參考文獻：

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