第一篇：如何加強新時期高校機要文件管理工作

如何加強新時期高校機要文件管理工作

機要文件是黨和國家機密的載體，是高校領導及時了解和掌握黨中央、省（市）委及上級業務主管部門方針政策、工作部署、信息動態等的重要渠道。高等院校作為國家行政事業單位的重要組成部分，是產生、存儲和使用國家秘密較為集中的地方，做好高校機要文件管理工作，對確保機要文件有效運轉，提高學校工作效率具有十分重要的意義。那么，在機要保密工作面臨的形勢發生深刻變化的新時期，如何加強高校機要文件的管理工作呢？

一、加強思想從識，提高保密意識和責任意識

機要文件管理工作是一項細致而縝密的工作，不能有哪怕一絲的馬虎。2010年修訂發布的《中華人民共和國保守國家秘密法》，對涉密文件等涉密載體的管理規定更加嚴格，如改“結果論”為“行為論”，好機要文件管理工作，將精益求精的工作態度和工作作風落實于高校機要工作上，樹立忠誠、敬業、服務與奉獻的精神。

二、建立健全機要文件管理制度，實行規范化管理

機要文件管理工作是一項政治性、保密性、技術性很強的工作，各高校應結合本校實際，進一步建立完善機要文件管理的各項規章制度。通過建章立制，做到傳閱規范、存放規范、借閱規范等，把工作落實到文件保管運行所涉及的重點部位、重點人員和重點環節上，使各項工作職責分明，操作有序，安全保密。具體來說要建立健全以下制度：

（1）簽收和登記制度。高校的機要文件主要是通過兩個渠道收進的，一是郵政機要通信局傳遞的機要文件，二是從機要局領取的機要文件。簽收機要文件時，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無啟封、拆取內裝文件的痕跡；二要核對簽文薄與實際信件件數、信封號碼是否相符。檢查核對準確無誤后方可簽字，在專用機要文件登記簿上登記，并且注明密級和收到時間。

（2）借閱、復印制度。各單位指定專人領取，登記簽字。未經同意，不得轉借和私自擴大傳閱范圍，更不能擅自復印、摘抄；特殊情況必須復印的，要經上級保密部門同意，單位主管領導批準，復制的文件要登記并嚴格控制發放范圍和份數，并視同正式文件予以管理。

（3）閱文制度。嚴格按照上級規定范圍傳閱，機要文件的傳閱必須是單循環傳閱，即文件負責人直接呈送領導閱，然后返回文件負責人，領導之間不能橫向傳閱。

（4）監督和檢查制度。機要文件的管理應該做好三項工作：一是檢查，二是抽查，三是監督。這三點對做好機要文件的管理作用重大，也是做好保密工作的重要舉措。加大監督、檢查力度，能有效地防止失密、泄密事件的發生。

（5）清理、銷毀以及歸檔制度。為確保機要文件的安全，必須對機要文件定期檢查、清點和整理，每年收到的文件在第二年要清退，按要求如數退回原發部門；對不屬于清退范圍的文件資料，根據學校檔案管理要求存檔；該銷毀的文件則要送指定地點處理，切忌隨意處理。

三、改進機要工作方法，提高文件送閱效率

為了使上級文件精神及時得到貫徹落實，需要積極探索文件處理規律，提高文件送閱效率。要按照“嚴格程序，靈活處理”的原則，做到以下四點：一是合理分類。將供領導閱讀的文件和供各部門執行的文件，分內容、分部門、分業務、分級別按時間先后順序傳閱、督辦、返回。二是堅持急件急辦。即按照機要文件的輕重緩急程度合理安排傳閱者的先后順序，重要文件呈送主要領導先閱，文件內容與誰工作關系密切誰先閱、誰在家誰先閱，以使主管領導盡快了解上級文件精神，及時做好工作安排。對一些急件或絕密件、機密件，應隨到隨傳，保證做到人不離件、件不離人，隨時掌握文件的走向和流程。三是可適當靈滲處理。在文件份數少、傳閱領導多、閱辦部門多的情況下，可采取先辦理、后傳閱，先主辦、后協辦的方式處理，以提高文件的利用率和工作效率，及時發揮機要文件的效用。四是加強提醒和督促。對于那些需要及時落實的事情，如果怕領導工作忙忘記，機要秘書有責任提醒和督促。在傳文過程中，如有的領導出差或在外開會，往往一個文件還沒有傳閱完，另一個要傳閱的文件又來了，反復交叉，積少成多，在這種情況下，機要人員更要注意做好文件的傳閱工作，將傳完的文件收回并及時分類存放好，以便隨時提供參考、利用。

四、加強網絡保密措施，實現機要文件管理現代化

嚴格機要文件的現代化管理手段，實行微機處理和檢索，是機要文件現代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎上，實行微機處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。因此，必須加強計算機網上保密措施和相應硬件設備建設，以實現機要文件管理的現代化。隨著科學技術的迅猛發展和國際互聯網的廣泛應用，特別是高校和外界科技交流與合作渠道的日益增多，高校機要文件管理工作出現了許多新情況、新問題。為此，我們必須認清形勢，加強和改進高校機要文件管理工作，這對于保持高校穩定，鞏固和發展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進教育事業的發展有著重要意義。另外，機要人員還要熟練掌握現代辦公技術以及密碼通訊網絡安全防護知識，以適應新時期機要文件管理的要求。

新形勢下，機要文件管理工作比以前更復雜、更深入、更細致。高校機要人員必須認清形勢，更新觀念，加強和改進高校機要文件管理工作，以適應新時期、新形勢下機要文件管理的要求，使機要文件管理工作在高校又好又快發展中發揮積極作用。

第二篇：新時期高校教學秘書管理工作淺析

新時期高校教學秘書管理工作淺析

肖衛

（中國科學技術大學科技哲學部，安徽 合肥230026）

摘要：高校教學秘書是一個特殊而重要的崗位，文章重點評價了教學秘書在教學管理中的作用，澄清了此前關于教學秘書工作的認識誤區，全面分析了教學秘書的素質要求，并且就加強高校教學秘書隊伍建設提出了具體的對策建議。

關鍵詞：教學秘書； 教學管理

中圖分類號： G451.8文獻標識碼： A

Reflections on a University Teaching Secretary’s Work in the New Era

XIAO Wei

(University of Science and Technology of China, Hefei, Anhui 230026)

Abstract: The teaching secretary’s qualifications and role in the administration of university teaching are discussed and certain misconceptions of the teaching secretary’s work are clarified.Recommendations are offered for strengthening the team of teaching secretaries in a university.Key words: teaching secretary;teaching administration

培養人才是高校的基本職能，教學是培養人才的主要途徑之一，服務于教學活動的教學管理是高校管理的核心之一，高校的性質和任務決定了學校的一切工作都要以教學為中心，決定了教學管理在高校工作中的重要地位。教學秘書是高校教學管理隊伍的重要組成部分，在教學管理系統中發揮著重要作用。

隨著高校教學改革的深入，以教學思想、教學內容、教學方法與教學管理為主要內容的教學改革，對教學管理者提出了更高的要求。與此同時，教學管理向信息化、現代化發展的新趨勢，也給學校的教學管理工作帶來了新的機遇和挑戰。一流的大學需要一流的管理，一流的教學需要一流的教學管理來支撐。教學管理不僅包含先進的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支高職業素質的管理隊伍，這就對教學秘書工作提出了更高的要求。

一、教學秘書在教學管理中作用的再認識

教學秘書是高校最為常見的工作崗位，由于崗位形成時間較長，基本的工作職能相對也較為固定。因此，常見的對教學秘書崗位存在的認識誤區是，將教學秘書的基本工作職能和崗位創新需求混為一談，認為該崗位不過是作些課程安排、成績登記、材料報送等簡單工作，什么樣的人都能做。這種看法其實是存在誤區和片面性的。高校教學秘書在行政上受學院和系領導，在業務上往往同時還受教務處或研究生院指導，崗位信息獲取和行政指令來源具有多源性的特點。故某種程度上說，教學秘書崗位是教學信息管理上傳下達的橋梁，是學校教務部門聯系院、系和學生的紐帶，是學校各項教學計劃和指令最基層的執行者。因此，基層一線教學管理水平的高低，工作狀況及管理效能如何，不僅影響著院、系管理工作，并且影響著學校整體的教學水平。如果教學秘書失職，輕則造成教學管理工作的混亂，重則導致上級教學管理被架空，甚至出現教學管理舞弊的極端惡劣現象。因此，有必要進一步深入認識教學秘書在教學管理中的作用。

首先，教學秘書是教學管理思想最后的執行者，在院系領導和教務部門指導下，使各項

教學活動得到有序的組織和安排落實，各類教學文檔得到正確的建立并匯總歸檔，從這個意義上說，教學秘書既是執行者也是管理人。

其次，教學秘書起著參謀和助手的作用，收集反饋各個教學環節中的意見和信息，供教學職能部門和院系領導決策時參考。

第三，教學秘書在各項教學計劃的實施中，還是學校職能部門和院系以及教師和學生之間的聯系和溝通協調者。

以上三個方面工作都是圍繞著教學活動能夠順利進行而展開的，是教師和學生完成教與學任務必不可缺的輔助性服務工作。教學秘書的工作和學校的中心任務 ——教學工作有著千絲萬縷的關系，教學秘書的每一項工作，每一個教學環節的管理工作如果不到位，都會對學校的教學質量產生重大影響和損失。可見，以往那種認為教學秘書的工作是簡單勞動的想法，具有片面性，教學秘書崗位的作用不但非常重要，而且還需要其創造性地執行和協調，才能充分發揮其崗位職能，確保各項教學任務的圓滿完成。認清了教學秘書崗位的重要作用，對教學秘書的素質就應該有更為嚴格的要求。

二、對教學秘書素質要求的再認識

眾所周知，所謂素質，是人獲得識、才、學的生理基礎，這是一個外延很廣的概念。狹義的素質主要指人的生理和感覺器官方面的特征，是人的心理發展的生理條件。廣義的素質則包括人的性格、興趣、氣質、風度、能力等等。按類型劃分，又可分為思想素質、知識素質、工作能力素質、身體素質等等。一般而言，素質的發育和成熟總是在社會實踐中逐步實現和提高的，因此，對教學秘書的素質要求，也是由這一崗位的特殊性質所決定的。

（一）思想素質

教學秘書必須具備甘為人梯的事業心和愛崗敬業的工作精神。教學秘書工作不但計劃性強，而且內容龐雜，具有綜合服務的工作特性，這就要求工作者必須有高度的責任心，工作中要時時處處想師生所想，急師生所急，奉獻一份真心、愛心和耐心。教學管理工作繁雜、細致，稍有疏忽，就可能導致差錯。而無論在時間、地點、課程和任課教師哪一個環節的編排上出現錯誤，都會造成教學秩序的混亂。所以工作必須一絲不茍，要細心再細心，如果沒有良好的職業道德和修養，沒有較強的敬業意識是無法勝任的。一些高校出現的教學計劃無法實現，上課排課成績單屢屢出錯，出了問題后大家又踢皮球推諉責任的現象，很多時候都源于教學秘書的工作不到位，使得問題逐級放大。

此外，教學秘書還應具有良好的個人修養。所謂修養，從心理學意義上講，是指人的性格、品質等，它是一個人德、識、才、學行為和能力綜合和集中的表現。高校教學秘書工作涉及的人和部門較廣，碰到的問題和矛盾較多，教學秘書往往是單位的門面和窗口，自身的修養以及精神面貌、工作作風，直接影響人們對所在院系的印象和評價。因此，教學秘書要有寬廣的胸懷，豁達的氣度，對工作中碰到的誤解和委屈，待遇與工作效益不相平衡的時候應學會容忍，增強心理承受力，每天以愉快的心情和充滿活力的精神狀態、飽滿的工作熱情投入工作。無論工作多繁忙，只要有積極向上的精神狀態，不辭勞苦，任勞任怨，耐心熱情，就能維護單位的形象，為單位營造良好的聲譽，同時也為自身的崗位塑造積極正面的形象。反之，如此關鍵的崗位可能因為一個人的壞面孔，對單位乃至整個學校都將造成巨大的負面影響。

（二）知識素質

高校教學管理是一項具有一定專業知識要求的工作，這就要求教學秘書必須具備較高的知識素質。

首先，高校教學秘書的工作對象是大學生、教師和校、院、系、室領導者和管理人員，他們都屬于高知識水平的人群，這自然要求教學秘書必須有較高的知識素質，能夠和他們保

持良好的對話與溝通。為提高教學秘書的知識素養，就必須要求他們從教育觀、知識觀、學習觀等方面提高認識，為教學管理現代化奠定厚實的知識基礎，不斷學習不斷提高。

其次，教學管理工作也是一門科學性很強的工作，教學管理者必須具備綜合業務知識，最好能掌握管理專業知識與相關專業知識體系，才能對所從事的工作性質、內容、范圍和要求有明確的認識，并運用科學的管理方法使管理工作科學化、規范化。綜合業務知識還包括學校和本院系的基本概況，人員情況、課程設置及開課情況、本學科教學培養方案、學校學籍管理和各項規章制度。因此，教學秘書應該盡可能地多學習一些管理專業知識，例如教育學、教育管理學、教育心理學、管理心理學、甚至社會學、公共關系學等知識，不斷提高教學管理的理論水平。一個具有相關知識素養的教學秘書和一個只會機械執行領導指示的教學秘書，其工作效率和成效，也是截然不同的。

（三）能力素質

高校教學秘書管理工作的知識化、現代化和效能如何，還和他們運用知識的能力有關，即他們不但要有較寬泛的知識素質，而且還要有運用知識解決問題的能力。教學秘書的能力素質主要包括：高效和快捷的學習能力、研究能力、創造性思維能力、口語和書面表達能力、處理突發事件和危機的管理能力、組織能力和工作創新能力等。

隨著教育改革的深入，教學管理越來越規范化，教學秘書承擔的工作頭緒也越來越多，怎樣在時間緊、任務重的情況下出色地完成工作，對高校教學秘書提出了更高的要求，這就要求教學秘書有較強的工作能力和較高的工作藝術。具體而言包括：

1.統籌管理能力。教學秘書工作的輔助地位決定了它的被動性，作為領導的參謀和職能部門的助手，隨時隨地可能接到工作指示和任務，如果來一個電話處理一件事，接一個文件安排一項工作，往往會陷于窮于應付的尷尬局面。要能夠妥善安排，對學校紛繁的工作事務要力圖能夠駕馭，從中找出各學年各學期各時段的常規性事務，事先制定工作計劃，主動出擊且留有余地，在操控中才能游刃有余。對經常性工作和突擊性工作以及臨時出現的工作能分清輕重緩急，頭緒多時在記事本上按照重急輕緩的原則，完成一項劃掉一項，力求有條不紊，只有這樣，才不會有遺漏出現。

2.應變能力。碰到任務急工作量大的突擊性工作，要求快速作出反應，在短時間內完成交辦的工作，這就要調動平時工作中的各種信息資料，同時須憑工作經驗、對工作任務熟悉程度的積累來完成。要注意在平時的工作中不斷積累可能有用的個人信息資料并加以妥善有序的保管，對教學管理業務要盡可能熟知，這樣碰到突擊性任務才能從容應對，遇事不慌。把平時做好日常工作作為突擊性工作的基礎，只有平時踏踏實實，勤勤懇懇地工作，才能為戰時辦事渠道暢通創造條件。

3.溝通協調能力。教學秘書經常需要與教學職能部門和院系領導、教師和學生打交道，只有和他人保持良好的溝通，才能得到理解與支持。高校教學大量工作的順利完成都得益于方方面面人員的共同努力，因此，教學秘書要正確認識并承擔好自己的崗位角色，學會在溝通的基礎上協調，在協調中做到到位不越位，參與不干預，出謀不決策，擺正自己的角色位置，在與人協作共事處理問題時要從多角度考慮，和諧地處理好和上級部門、院系領導、教師和學生的關系。對于學生也要摒棄過去模式化的僵硬管理，樹立以人為本的管理方式，為師生們著想，多站在他們的角度考慮問題，給師生們創造良好的教學氛圍。

4.現代化管理技能。需要強調的是，教學秘書必須能夠熟練地使用計算機進行日常工作的文檔、表格處理，應用網絡和教學管理系統軟件實現辦公自動化管理。這不但能使工作效率和水準得到提高，而且也能減輕管理中的部分工作量，也為師生和各級教學管理部門提供了快捷優質的服務。過去那種人員安置不下就往教學秘書崗位塞的落后觀念應該轉變，將教學秘書崗位的技能要求降低，實際上就是將本校教學水平主動降低。對此，人事部門應有清醒的認識。

5.寫作和語言表達能力。教學秘書經常要根據教學中的實際情況擬寫一些教學文書，如教學通知、申請報告等，在處理工作中需與對方反復磋商，下情上達、上情下達，解釋原因等，這都需要較強的書面和語言表達能力,要求能夠行文流暢，表達得體，言簡意賅。

（四）創新意識

綜上所述，我們應該改變過去那種認為教學秘書的工作是簡單勞動的陳舊觀念，只有將教學秘書放在整個知識信息社會的大環境中提高要求，重新定位，才能確保高校教學質量的提高。對教學秘書更高的素質要求之一，就是必須具有創新意識。當今社會，共享資源越來越多，人們之間的距離正在縮小，各個領域的新思想、新方法、新技術、新手段層出不窮，且傳播滲透迅速。教學秘書應不斷擴大知識面，掌握新知識，提高分析問題和解決問題的能力，使自己的知識水平跟上時代的發展，創造性地開展工作且解決問題，才能真正做好本職工作。21世紀，我國高等教育管理的改革任重道遠，要使學校的各項工作上層次、上水平，不僅需要專家、教授，而且需要高素質的教學管理者，結合本校本單位的實際情況，在各自的崗位上創新實踐，朝著管理規范化、現代化目標努力。

三、加強高校教學秘書隊伍建設的若干建議

盡管理論上說，高校教學秘書面臨著更高的要求，但目前我國高校的教學秘書隊伍建設現狀卻不容樂觀。一般而言，學校比較重視專任教師隊伍的建設，如人才引進、在職進修等等，而在教學管理隊伍的建設中只重視高、中層管理人員的配置，常常忽略基層教學秘書管理工作隊伍的建設，從而導致教學秘書隊伍建設滯后于專任教師隊伍建設。為此，筆者建議：

（一）大力提高現有教學秘書的素質

如前所述，教學管理工作的特殊性和復雜性都要求教學秘書不僅要有較好的專業知識，還要有較高的管理素質，既要考慮到知識結構、管理能力、應變能力等因素，還要考慮個人性格、氣質、職業道德等因素。因為歷史及諸多原因，教學秘書的水平存在著參差不齊的情況，有些人存在不同程度的問題，如政治素質不高，缺乏責任心，對嚴肅的教學管理工作敷衍了事，管理混亂，抱著你能奈我如何的想法；文化素質不高，語言表達和文字表述水平有待提高；管理水平不高，現代管理能力與技術匱乏，只會襲用傳統的筆和紙的管理模式，同時教學秘書整天忙于各種事務性工作，疲于應付教學管理部門下達的各項任務，沒有時間坐下來潛心學習教學管理知識，所有這些都嚴重制約了教學秘書管理能力的提高。因此，學校各級領導對教學秘書隊伍建設應給予更多的關注，合理調整現有人員，所聘人員應該由學校教學管理部門（教務處、研究生院）、人事部門和院系領導三方面共同考核，確保基本素質和業務能力達到一定水平，還可以由教學主體和被服務對象的教師和學生對教學秘書工作進行評議，對不能勝任崗位的人員要及時更換直至解聘。適時開展業務培訓或研討會，更新知識，學習先進的理念和技能，還應多組織教學秘書及教學管理人員到其他院校參觀訪問，進行業務考察和研討，交流經驗。

（二）保持教學秘書隊伍的相對穩定

長期以來，人們對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價，輕視教學秘書在基層教學管理中所發揮的作用，認識不到優質的管理能出質量、出效益。因此在教學秘書人員的配備、業務學習、崗位培訓與工作待遇、職稱評定等方面往往最容易成為學校管理方面的盲點。由于教學秘書在諸多方面與其他人員差距拉大，而教學秘書工作量非常繁重，這就必然造成心理的不平衡，尤其是許多參加工作不久的教學秘書看不到前途和發展前景，有想轉崗的念頭。那些工作多年現在還在教學秘書崗位上的老同志，雖然工作辛苦盡職，但一個要求不高的職稱晉升卻成了難點，這些也嚴重挫傷了他們工作的積極性，勢必給教學管理工作帶來不穩定因素和負面影響。因此，在確保人員素質的前提下，采取措施穩定教學秘書隊伍，也是各高校管理者必須重視的問題。

1.合理定位，堅持以人為本的思想，激發教學秘書的工作熱情。古人云“不在其位，不謀其政”，那么已謀其“政”，不在其“位”，肯定會挫傷人的工作積極性，打擊工作熱情，導致得過且過、馬虎大意、被動應付的工作態度產生，對教學管理產生嚴重的影響乃至損失。因此，應該對教學秘書予以合理定位，給予其應有的工作待遇，評定其相應的專業技術職稱，或者在職稱評定中考慮到教學管理崗位的特殊性和諸多方面綜合情況，這有利于充分調動教學秘書的工作積極性，發揮工作主動性，激發其創造性，使之將工作干得更好。

2.合理的計算工作量，適當提高工資待遇。亞當斯的公平理論告訴我們，個人做出了成績并取得了報酬后，不僅關心自己所得報酬的絕對量，也關心自己所得報酬的相對量。因此，他會進行種種比較來確定自己所獲報酬是否合理，而比較的結果將直接影響今后工作的積極性。教學秘書的工資和崗位津貼是以自身的職稱來計算，沒有把工作量的多少納入崗位津貼的參考因素，這就形成了“工作沒少干，報酬不多拿，工作要求高，受到認可難”的尷尬局面。學校人事分配制度中沒有針對教學秘書的專門條款，致使各院系在教學秘書的崗位津貼上缺少統一標準，各院系之間水準不盡相同，這種現象也會挫傷一部分教學秘書的工作積極性。因此，學校應該根據本校實際，制定合理的分配方案和標準，對出現的問題統一協調解決，各學院(系)應按統一的方案使教學秘書群體獲得的報酬與崗位貢獻呈正比。

3.引入激勵機制，開展教學管理評估，獎優罰劣，促進教學管理良性循環。教學管理隊伍的建設離不開一套好的激勵機制的建立，實行目標績效管理。教學秘書的工作事務多，作用大，學校及院（系）應采取相應的激勵措施，獎優罰劣，以獎為主。在具體的考察過程中，工作完成的優劣、工作量的多少固然是一個方面，對工作的態度、工作水平也應該納入考評內容，對效率高，責任心強，教師學生評議打分高的要給予表彰和物質獎勵，對工作管理不利，不能勝任甚至造成管理混亂出教學事故的，要教育其改正；對長期不能改正的應及時調離教學秘書崗位。只有獎罰分明才能調動教學秘書的工作熱情，發揮他們的主觀能動性，開拓進取，大膽創新，建立起一支高水平的教學秘書隊伍。

綜上所述，要提高高校的教學管理水平，教學秘書隊伍應得到應有的重視并加強建設，學校各級領導及有關部門都應正確認識教學秘書工作的性質、地位、職能、任務，結合學校實際建設好這支隊伍，要制定激勵人心奮進的長效管理機制作保證，發揮其在穩定教學秩序、深化教學改革，提高教學質量、服務師生進而推進學校發展中的積極作用。

參考文獻：

［1］ 白林.對高校教學秘書隊伍建設的思考［J］.佳木斯大學社會科學學報，2004，（3）: 86.［2］ 游佩林.試論高等學校院（系）教學秘書隊伍的建設［J］.平原大學學報，2003，（4）: 118.［3］ 戴洪萍.高校教學秘書隊伍建設之我見［J］.常熟高專學報，2004，（6）: 101.［4］ 徐東.教學秘書在高校教學管理中的作用及素質要求［J］.山西財經大學學報（高等教育版），2005，（3）：59.

第三篇：關于新時期高校科研管理工作的思考

關于新時期高校科研管理工作的思考

近年來，隨著高等教育的迅猛發展，全國各高校的辦學規模不斷擴大，辦學層次不斷提高，以科研促教學、促專業學科建設，為經濟社會發展服務的作用日益重要，這就對科研提出了更高的要求。科研水平的高低，除了與科研隊伍的素質有關外，科研管理水平也是一個不容忽視的因素。建設一支穩定的科研管理隊伍，建立一套現代化的科研管理模式，對保證高校科研工作的質量與水平，促進科研工作的發展，具有十分重要的現實意義。

一、高水平的科研工作需要高素質的管理隊伍

1.科研管理工作的特殊性。科研管理是指科研管理者對科研人員從項目申請到項目實施、完成的全過程管理。高校科研工作是提升教學水平的基礎工作，是促進專業學科建設和發展的前提，科研水平的高低已成為衡量高校綜合實力的重要依據。在高新技術快速發展的今天，科學研究朝著跨專業、跨學科、跨領域方向發展，形成了一個龐大的相互滲透、相互交錯的科學群，這就要求高校科研管理者必須具有遠期規劃才能和卓越組織才能，不能只局限于日常事務管理，還要具有把不同學科的科研人員協調組織起來，圓滿完成科研任務的能力。所以，我們必須從思想上高度重視科研管理工作，健全科研管理機構，充實科研管理人員，把高校科研管理工作推向一個較高的層次。

2.科研管理隊伍需要復合型人才。科學研究更多的是以探索性、創造性為主的腦力勞動，而科研管理則是對科學研究這一人類特殊的知識生產和社會活動的管理，其活動內容和方式以及所產生的影響都具有較大的靈活性和不確定性，涉及面廣、門類全，要求高校科研管理人員具備多學科、多專業的知識和信息，確保學校科研工作有效進行。不同的學校、不同的學科發展對科研的要求各不相同，對科研管理要求也具有明顯的差異性。因此，建設一支既懂技術又懂管理，且知識結構合理、業務技術過硬的“復合型”管理隊伍至關重要。

3.堅持“以人為本”建設科研管理隊伍。管理部門的生命力源于每位管理者的創造力，只有管理者銳意創新，管理部門的活力才能得以體現。所以，管理部門要樹立“以人為本，致力于部門價值與個人價值共同提升”的理念，積極引導科研管理人員安于本職、甘于奉獻、鉆研業務、善于管理，在工作中不斷充實業務知識，努力提高管理水平，為個人的發展營造良好的環境與發展空間，為部門的發展提供人力資源保障，讓管理者個體與管理部門的效率均得以充分發揮，創造出最大的管理效益。

二、強化“五個意識”，提高科研管理水平

1.創新意識。科研管理創新的過程就是對傳統管理的一種超越，是對變化的、發展的科研活動的適應，是效益與效率的統一。新的管理模式既要充分調動科研人員的積極性和潛力，又要創造一種寬松、舒適、自由、平等的學術環境，尤其是一些交叉學科和新興學科，它們的建立和發展都與傳統學科有著截然不同的方式和條件。按照發展要有新思路、改革要有新突破、開發要有新局面的要求，在科研管理過程中應不斷研究新情況、發現新問題、提出新思路、制定新目標，立足教學工作和學科建設大局，建立有利于科研發展的管理模式。

2.服務意識。在科研管理工作中，既要有管理意識，又要有服務意識，并以服務推動管理。科研管理部門要把爭取更好的科研項目和更多的科研經費當作主要任務來抓。科研管理人員要不計個人的名利得失，幫助處理和解決科研人員在科學研究過程中遇到的問題，為科研人員搭建舞臺、創造條件，盡可能以高效率、高質量的服務幫助科研人員順利完成科研項目。

3.科研興校意識。科研管理人員的工作成績較多地體現在高水平科研效益中，只有學校的科研整體水平上臺階、上檔次，科研管理人員的價值才能充分體現，因此，科研管理人員必須具備高度的主人翁意識，有強烈的集體榮譽感和愛校精神，要將個人的眼前利益與學校的長遠發展有機結合，自覺融入科研興校行動當中。

4.信息前瞻意識。在高校科研管理活動中，所面臨的信息主要有3個方面：一是政策信息，如國家科技發展戰略目標、科技方針政策、科技法規及長遠發展規劃等。二是控制信息，如學科發展信息，它可以預測未來學科發展動態，明確學校申請和爭取科研項目的方向和范圍。三是作業信息，如項目合同的簽訂、科研進度、科研過程需協調的環節等。只有掌握大量準確及時的信息，才能使科研瞄準國內外前沿，保證課題的先進性和新穎性，從而早出成果、快出成果、出好成果。因此，要想做到宏觀地指導科研人員從事研究，科研管理工作者必需具有信息前瞻意識。

5.終身學習意識。隨著現代科學技術的迅猛發展，新興、交叉、邊緣學科不斷出現，不同學科之間相互滲透融合已成為科技發展的大趨勢。科研管理作為一門綜合性工作，兼有學術管理和行政管理的雙重職能，內容涉及管理學、教育學、信息科學、公共關系學、組織學等諸多學科領域。因此，科研管理人員不僅要自覺更新知識結構，努力將自己由單一型的“執行者”逐步打造成懂技術、知法律、會管理、善運作的復合型經營者，而且還要具有發現問題、分析問題、解決問題的能力，成為具有現代學習型觀念和意識的高素質人才。

三、打造科研氛圍，提升綜合管理能力

1.管理決策能力。首先是戰略管理能力。科研管理是一項系統工程，從管理內容上看，涉及項目管理（組織申報、立項、開題、中期檢查、結項鑒定、成果轉化）、經費管理（經費預算、核算、核對）、成果管理（成果歸檔、成果報獎、成果宣傳等）、年科研成果統計等方面；從管理層面上看，有縱向和橫向；從管理方式上看，更具多樣化、復雜性。科研管理縱橫交錯、動靜結合，每一項具體工作和環節必須協調一致，才能互不干擾。此外，科研管理工作關系到國家、省市、學校的科技方針和科技創新的實施，從表面上看，科研管理人員是為科研人員服務的，但從更高的層面上講，科研管理人員是科技創新和科技政策的宣傳者和實踐者。因此，科研管理人員必須從戰略的高度充分認識到科研管理工作的重要性，樹立大局意識，強化戰略管理能力，體現群體優勢和管理效益。其次是決策引導能力。科研管理的核心是如何爭取到高水準的科研項目和盡可能多的科研經費，諸如選題立項、科研計劃的制定、科研梯隊的選配等都需要科研管理人員去決策、去引導。科研管理工作必須強化市場意識，把需求作為出發點和落腳點，掌握科技政策，了解經濟信息，關注文化趨勢，把握社會發展的脈搏，為科研人員的選題提供必要的決策和有效的引導，提高項目立項和研究的可行性。

2.組織協調能力。在高校，科研管理部門是一個綜合性部門，管理的對象是代表最先進生產力的科學勞動者和思想活躍的知識分子；管理項目是探索未來、填補空白的最新研究課題和經濟建設急需的攻關課題，因此科研管理者應具有把各行各業的人和各種各樣的事與物按一定的需要進行有序排列、組織和協調的能力。科研管理的協調既包括外部的，又包括內部的；既有橫向的，又有縱向的。外部協調是指，科研管理人員要積極加強與上級各主管部門及合作單位相互之間的信息溝通，設法讓他們了解學校的科研需求。內部協調是指，每項課題的完成需要多個部門的協作，這就要求科研管理人員加強與校內各部門業務聯系，協調好管理方面的問題。橫向協調是指，隨著國家教育制度的改革與發展，各高校都希望把科研“做強做大”，找到學校科研與社會需求的結合點，有的放矢地開展科學研究。縱向協調是指，學校的二級學院都有負責科研活動的機構，校級的科研管理者要了解學院科研工作重點，協助他們定期開展學術交流活動，對課題的實施做好指導、監督、協調、支持和服務工作。

3.應用信息技術能力。提高科研管理能力要靠信息化平臺。科研管理信息化是一個系統工程，它不僅能夠實現課題在線申報、評審、結題、驗收等，而且還能對科研信息進行快速查詢、收集、跟蹤、整理、分類匯總，更重要的是能夠廣泛深入地了解國內外科學發展的現狀、趨勢，掌握各學科有關的最新研究動態，從中采集有價值、適合本校的科研信息，及時反饋給一線科研人員，這一系列活動的完成都需要現代信息技術的支撐。

科研信息是科研管理決策的關鍵因素，更是科研工作的重要內容之一，科研管理人員對科研信息的掌握和利用很大程度上影響著科研工作的規劃與整體布局。因此，做到快速、及時、準確地掌握和了解最新的科研信息，可以為科研管理人員利用信息技術、提高管理水平起到事半功倍的作用。■

（作者單位：北京教育學院科研處）

[責任編輯：蔡桂蘭]

第四篇：機要文件的“四個一”

什么是機要文件的“四個一”？

老秘觀點: “四個一”包括：

進出一個口（指機要信函運轉）、拆封一只手（指機要信函拆封）、登記一本帳（指要單獨登記機要文件）、傳閱一個點（指機要文件傳閱的形式）。

這是建國前后一個時期黨和國家機關對文件加強安全管理的一條極其寶貴的經驗作法。可是，從近幾年的實踐來我們所掌握的情況看，不少的秘書人員對此熟知甚少，甚至從未聽說過這一提法。

傳閱是指在文件只有一份或很少幾份的情況下，需要閱知的人又較多，故在他們中間傳遞閱知。機要文件傳閱應當堅持“點傳”，即以機要文書為一個“中心點”，閱件人只和機要文書人員之間有嚴格的取還登記手續，閱件人相互之間不發生直接關系，一般把這種方法叫做“傳閱一個點”，這是避免機要文件在傳閱過程中“不翼而飛”的一條好辦法，同時，又可以防止閱件人積壓文件。

文件登記是管理文件的帳目。設立文件登記是管理與保護文件的一種必要措施，也是一項細致的工作。所謂“登記一本帳”，是指對收入的秘密、機密和絕密文件，應與非機密性的文件相分開，單立一本帳來登記，設立《機要文件收文登記薄》。拆封就是啟封，它是文書處理工作的一個重要環節。

在文書處理工作上，黨和國家賦予機要文書部門一種特有的職責，即除上級發來指定領導人拆封的“親啟”信件外，對其他機要信函，機要文書部門均有拆封權。這也就告訴我們，非機要文書部門不得自行拆封機要信函，一般稱這種做法叫“拆封一只手”。是指機要信函的收發進出，要堅持一個口，這個口就是機要文書部門。向外發送機要信函，無論采取哪種方式，都應由機要文書部門統一負責。與機要文書工作無關的部門或人員，不得參與機要文件的裝封與傳遞，不得讓非機要人員捎帶機要信函，更不能借開會方便之機，讓開會人員給本單位捎帶機要信件（注：這種現象在不少的地方相當普遍。試想，解放前，我們的機要交通人員爬山涉水，出生入死，不誤機要文件準時送達。解放初期，在天津的一些市區機關，機要交通員的最好工具不過就是“大鐵驢”，早出晚歸，懷揣干糧，迎風冒雨，不誤文件的送達。看看現在，摩托車騎膩了，汽車也不愿開了，懶得非要等機關召開由下級單位參加的會議時，到會場去發應由機要交通人員逕直送達的信函……這種作法實屬不該）。必須注意裝封牢固，以防中途破損，重要的機密文件要加貼密封條；要反復檢查送達單位和收件人是否與文件的主送機關和抄送機關相符；并要認真登記，嚴格編號，核準份數，以防有誤。

接收機要信函的單位，不論該機密信函來自何方，采用哪種方式，只有該機關的機要文書部門才能接收，中間不得轉手；非機要文書部門或人員，特別是傳達室不得經手機要信函的接收。機要文書人員對收到的機要信函，首先要認真查驗封裝得是否完好，密封條有否變異；其次，對接收的多份機要文件，要注意點收，查對有否發錯、短份現象。

上述機要信函的進出必須經由機要文書部門的做法，是公文處理工作上的一條老規矩，人們通常稱它為“進出一個口”。

第五篇：新時期高校二級院系教學檔案管理工作的幾點思考

摘要:隨著教學改革和高校管理體制改革的不斷深化,二級院系教學檔案管理也面臨著新的挑戰,本文結合工作實際,針對新時期二級院系教學檔案管理工作存在的問題進行探討,并提出了改進措施。

關鍵詞:高校二級院系教學檔案管理

近年來,隨著我國高等教育教學改革和高校內部教育體制改革的不斷深入,多數高校已經開始或正在實施或逐步完善二級院系管理,教學檔案的管理內容也日益復雜多樣,本文針對新時期二級院系教學檔案管理工作,結合自己的工作經驗,進行一些交流和探討。

一、高校二級院系教學檔案管理面臨的挑戰

1.國家高等教育改革對確保和提高新時期教學檔案管理提出了新要求

教育部從1999年以來制定了高等院校擴大招生的政策,使得招生人數在10年間由1998年的108萬猛增到2009年的610萬,我國高等教育出現了規模的大發展,成為世界上在學學生規模最大的國家,這被外國媒體描述為“中國高等教育的一次大躍進”。由于師生(尤其是學生)數量的迅速增加,必然使得在教學管理中占有核心主體地位的教學檔案管理工作業務量激增,教學檔案管理難度也隨之加大,對當前二級院系教學檔案管理工作提出了新要求。

2.高校發展戰略調整和教學改革對當前形勢下二級院系檔案管理工作提出了挑戰

隨著高校優化合并和規模化的發展,很多大學形成“一校多區”的辦學格局,二級院系跨兩個甚至多個校區進行教學活動成了常態,使得教學檔案管理工作呈現更多的復雜性、多元化。目前,伴隨全國大部分高校采取學分制和彈性學制,學生的自主選擇空間日益擴大,更大程度地發揮“因材施教”,引導鼓勵學生跨學期、跨專業、跨院系、跨校區甚至跨學校進行選課,允許學生提前畢業、延期畢業,這也對教學檔案管理提出了更高的要求,尤其是在時間跨度的延續性和采用現代管理技術進行教學檔案管理方面,面臨著更高的要求。

3.高校內部管理體制改革增強了二級學院教學檔案管理的迫切性和必要性

隨著高校內部管理體制的改革,高校開始推行院系二級管理,二級院系辦學自主權、黨政管理權、財政權力等進一步加大,因此二級學院的教學檔案管理內容也隨之發生了根本性變化,以筆者所在單位廣東藥學院為例,一些教學文件的制定、實施等都由各二級院系完成,原本由學校教務部門管理的一些教學文件都下放至院系管理,如教學任務書、教學進程、學科建設、課程建設、學生學籍、學生成績等,因此,二級院系的教學檔案管理的規范化、制度化、科學化、系統化和專業化顯得十分必要和迫切。

二、目前高校二級院系教學檔案管理存在的主要問題

1.二級學院的教學檔案管理工作起步較晚,處于實踐探索階段,制度不夠健全合理,缺少一套完整的規章制度來保證。建立與學校及二級院系整體發展相適應的檔案工作機構是做好高校二級院系檔案管理工作的重要保證。目前,相當部分高校的二級院系沒有建立檔案室或資料室,也沒有配備專職或兼職的檔案員,導致教學檔案沒有專人管理,職責不明確,教學檔案的收集及整理存在嚴重的不及時、不完整及流失現象。

2.重視程度不夠,檔案意識薄弱。二級院系是從事教學活動的一線教學單位,承擔著艱巨的教學任務,特別是在我國教育行政管理部門對各高校實行五年一周期的教學評估背景下,從學院領導到教職員工更是始終把教學工作放在首位,忙于具體的教學事務,對教學檔案管理缺乏足夠的重視,僅僅把它視為教學管理的附屬工作,在評估檢查時,往往臨時突擊,應付差事,草率整理。

3.管理手段落后,缺乏創新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段,學校檔

案館(室)作為學校教學檔案管理的業務指導部門,對各二級學院的監督指導不到位,不及時。另外,由于大多數高校采取高度集中的管理體制,各二級學院在教學檔案管理方面的主動性和積極性難以得到發揮,統一領導、分級管理的力度缺少適當的銜接點。

三、完善高校二級院系教學檔案管理的措施

1.充分利用現代化信息技術開展教學檔案管理,以提高工作效率,適應改革需求

隨著高校改革的不斷深入,在辦公自動化技術取得突破性進展的背景下,二級院系教學檔案應當實現網絡化管理,借助互聯網、校園網及網絡版檔案管理軟件,建立教學檔案信息平臺,實現校園辦公自動化系統與檔案管理的無縫連接,檔案管理人員依托網絡一方面實現對教學檔案的及時收集、迅速整理、全面存儲、高效利用;另一方面實現與處于業務指導核心地位的學校檔案館(室)密切溝通,完成教學檔案信息的上傳下達,使二級學院教學檔案管理工作向縱深發展,形成高效、安全、智能化的網絡模式。

2.根據自身實際,逐步建立并完善二級院系教學檔案管理工作的規章制度,使檔案管理有規可循

二級院系作為教學檔案管理工作的直接施行者,根據實際情況,結合學校檔案館(室)的業務要求,充分發揮主觀能動性和創新精神,制定教學檔案管理的各項規章制度,在高校師生對所在二級院系的依賴程度不斷強化的背景下,使檔案管理體現專業知識、學科體系的科學性和權威性,讓擁有本專業和學科知識的教師專家自主制定或完善涉及自己專業和學科范圍的教學檔案的規章制度,包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面,使檔案工作有章可循,有規可依,從而實現對教學檔案工作各個環節的有效管理。

3.轉變思想,加強宣傳,重視教學檔案的建設,增強檔案意識

從二級院系領導到檔案管理員,都要轉變以往“檔案與我無關”的觀念,提高對教學檔案工作重要性的認識以及自身工作對院系教學檔案的積累和開發利用的責任,利用各種宣傳媒體、內部刊物等,宣傳教學檔案的價值和巨大作用,使廣大教職員工認識到教學檔案存在著巨大的社會效益和經濟效益,通過思想境界的提升和價值觀的調整,切實提高全體教職工的檔案意識。

4.提高檔案管理人員素質,搞好二級院系教學檔案工作。高校的各級領導應充分認識到高校教學檔案管理工作在高校發展中所起的承前啟后作用,重視二級院系檔案人才隊伍建設,有條件的可以安排專職的檔案工作人員,加強對教學檔案工作人員的定期培訓和業務指導,由學校檔案館(室)的專職檔案工作人員,結合具體案卷輔以詳細講解和操作指導。同時將教學材料的歸檔工作同教職員工的考核、職稱評聘、獎勵評優等掛鉤,激發二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責任感,從而提高二級院系教學檔案工作水平。

參考文獻:

1.彭建云.當前形勢下高校二級學院教學檔案管理.中國科技信息,2005(1).2.黃寶春.高校二級學院教學檔案管理規范化的幾點思考.云南檔案.3.韓青松等.新時期高校院系教學檔案二級管理變革初探.滄桑,2008(6).來源：中國論文下載中心[ 10-11-03 09:28:00 ]作者：許娟編輯：studa20