第一篇：合同管理信息化實施與應用

合同管理信息化實施與應用

郝修偉

（山東華聚能源股份有限公司法律事務室，山東濟寧273500）

合同管理是企業經營管理基礎工作的重要內容,提高合同管理水平,規范、高效的合同簽訂和履行,能夠有效地防范風險、優化管理、降低成本、提高效益。網絡辦公自動化、信息化的普及，使合同管理實現信息化管理已成為現實。

一、合同管理信息化的必要性

企業總部、部門及分支分處異地，形成空間分離，造成業務辦理往來困難，從人力上、物力上造成浪費，并造成工作效率低。因此，在現有的網絡基礎上建立B/S結構的管理信息系統成為必要?；赩PN的應用為移動辦公提供了方便。通過整合電子印章技術，真正實現信息化合同管理。同時采用基于元數據的電子文件管理模式，并將用戶角色、操作權限、系統菜單顯示進行嚴格綁定，能有效地防止未經授權的訪問和操作。B/S結構的管理信息系統的數據處理完全在服務器端執行，所以客戶端無須重新投資建設，只需一臺普通計算機即可。而系統程序和數據均儲存在服務器端，并由專業人員進行維護，所以不易造成系統的崩潰和數據的損失，可有效降低維護成本。采用基于WEB的B/S架構，能在WEB上建立起內部通訊和信息發布平臺，使協同辦公有了堅實基礎。

二、信息化系統硬件網絡環境

硬件網絡環境直接關系到系統實施的成敗，是系統順利實施的保證，硬件網絡環境符合應附合系統安裝、運行的要求：

服務端：高性能的PC機或PC服務器；

服務器端操作系統： Microsoft Windows 2000 Server，Service Pack4； Web服務程序： Microsoft Internet Information Service5.0； 數據庫軟件：MicroSoft SQL Server 2000；

客戶端： 586型及以上配置的PC機；

客戶端操作系統：Windows 95/98/2000/XP，IE4.0以上及兼容的瀏覽器；

三、系統特點

1、采用B/S結構體系，降低投資成本。高效能的B/S架構，客戶端能運行IE瀏覽器即可進行操作，沒有任何程序更新的問題。由于合同管理系統根據登錄人所擁有的角色動態進行操作權限分配，這為多人分時共享一臺計算機提供了可能,可節約企業投資。

2、面向工作流的處理流程，大幅提升辦公效率及質量

合同管理系統能自動地將適當的合同處理事務在適當的時候傳遞給適當的人實施工作流管理，大幅提升了辦公效率。基于VPN系統，突破了空間的限制，對于經常不在辦公室工作的企業管理者，為移動辦公創造了條件，能隨時簽批相關文件、獲得業務數據和統計報表，提高管理者的決策水平；

3、采用先進成熟的技術，注重系統安全性

采用微軟公司先進的asp.net技術、SQL Server大型數據庫技術及Windows 2000 Server操作系統平臺，使系統的集成度及質量更高，同時在系統部署及后期管理上有較為方便。

采用檔案管理領域對電子文件進行管理的新理念，使電子表單的安全管理水平進一步提高。而且為其它系統進行數據共享提供了一個較好的基礎。

對于關鍵業務的處理，采用ActiveX控件技術進行封裝，增強源代碼的安全性及業務邏輯處理的安全性。

在《電子簽名法》在保障下，采用電子印章，有效維護了電子合同的法律效力，同時對電子合同的真實、完整、有效性提供的保障。

四、信息化系統功能

1、權限管理功能

支持無限級別和矩陣式組織權限管理，不再受有限級別權限的影響，可以真實模擬公司的組織結構；細分權限至每個模塊的每個操作，提供自定義角色權限管理功能，系統按用戶角色配置權限。

2、業務協同功能

無限級別權限的業務審批流程；實現了審批流程的靈活定義，不管是合同的簽訂、費用的審批以及關鍵進展或重要文件的批復都可以通過該流程，用戶可根據具體情況提交給相應的審批人員，實現跨部門、跨空間的發文和告知溝通工作。

3.項目管理功能

從項目的角度進行合同管理，特別適用于招投標項目、工程建設項目、科研課題項目的合同管理，從整體上監督項目合同進度。

4.合同管理功能

合同管理是本系統的主線，全面貫穿系統中的所有功能模塊。

1）簽約方管理

簽約方管理詳細記錄簽約方的基本情況以及相應資質或信譽證明等資料，為合同審批、費用結算提供參考。

2）文檔管理

文檔管理包括合同文件、合同發票、用章管理、表單附件、公文通知等文檔的管理和流轉。

3）預算管理

管理項目立項及審價后確定的項目預算明細，作為費用報銷或撥款的參考和限制條件。項目審價后確定的經費預算明細，一個項目只能配置一條預算信息記錄，預算變更時，修改后可以修改預算經費明細，確認后項目預算金額自動修改過來，可以根據該經費明細控制項目經費的撥款或報銷情況。

4）費用控制

在進行費用報銷和撥款時，可以調用它來進行綜合成本核算和決策參考，在提高預算內成本費用的協同效率的同時，對預算外成本進行嚴格監控。

5）進度監控

進度監控包括項目進展、合同預期進展、合同執行進展等內容，真實完整地反映項目合同進展情況。

6）變更管理

兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，根據合同變更情況，調整相應的合同結算安排、結算細節，合同進展等情況。

7）預警系統

系統自動掃描并對所有快到期的結款、審批等關鍵節點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規劃和分析決策。

8）商品管理

商品管理與合同相關的商品情況，從商品列表中選擇相應的商品，查看其標準售價或買價，設置好相應的采購或銷售數量，并按照現價進行商品價格調整，這樣，就可以非常詳細地將合同商品情況記錄下來，如果需要還可以將它與合同信息一起輸出報表，為市場策略、財務規劃、招投標管理等提供依據。

9）報表管理

幫助用戶從不同角度對系統數據進行統計分析，輔助經營決策，用戶也可以提出自身需要的統計樣式，進行報表定制。

五、信息化應用流程

首先項目由下屬單位或者個人進行立項，通過層層分級審查結束后，項目確定。進入合同簽署的階段，合同簽署后要先歸檔，并自動錄入合同編號。

1、基于工作流的業務處理流程

合同管理的流程實質上是以合同流轉過程為管理線路的。在合同的流轉過程中伴隨著各級工作人員的大量的實際手工操作及資金流、信息流的運動。每一項工作因合同到來而發起，因合同轉出而結束。合同管理系統將合同的流轉過程與相伴隨的資金流、信息流有機的結合成一個完整的統一體，將整個合同管理歸納為一個全程、全網的閉環工作流程，并在此基礎上建立一個完全基于工作流的工作管理體系。采用基于工作流的管理方式的合同管理系統，能實現合同管理工作流轉的自動化，以及對合同流轉過程的實時監控與跟蹤。

2、整合電子印章技術

在合同的電子化管理中，實現電子合同的真實性、完整性及有效性的維護是至關重要的一個環節。從維護企業既有的投資利益考慮，擬將電子印章技術與合同管理系統進行整合。這種整合主要是完成合同書寫、加蓋電子印章、合同管理系統操作三者在界面上的高度融合。

3、基于元數據的電子文件管理

除電子合同真實性、完整性及有效性的維護可由電子印章維護外，對于合同管理過程中所使用的簽定審批單等各種電子化的表單，它的真實性、完整性及有效性的維護也是系統重點考慮的方面?；谠獢祿碾娮游募芾矸绞?，是檔案管理中維護電子文件真實性、完整性及有效性的有效管理模式。它便于實現文檔管理的自動化，并能有效對各類知識和信息有序地進行存儲，可按權限進行查詢利用等。

4、基于VPN系統，突破了空間的限制，對于經常不在辦公室工作的企業管理人員，為移動辦公創造了條件。

第二篇：縣級供電企業SAP物料管理模塊的實施與應用探討

縣級供電企業SAP物料管理模塊的實施與應用探討

摘要：基于局SAP物料管理模塊的建設實施和運行維護的實踐經驗，提出需要特別重視物料管理流程設計、基礎數據整理維護和最終用戶應用培訓等環節，對縣級供電企業SAP物料管理模塊的實施與應用具有一定借鑒意義。

關鍵詞：SAP 物料管理模塊 縣級供電企業 實施 應用

在電力企業實施“以信息化帶動電力工業和電力企業的跨越式發展”戰略，推進電力企業“管理創新”的進程中，ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）已成為電力企業信息規劃的主題之一，同時也是電力信息化的核心工作。大多數全球領先的電力企業都采納了SAP的信息化企業管理解決方案作為其企業管理運營的平臺，如上海電力、浙江電力、中國香港的中華電力、日本東京電力、美國PSEG、First Energy、法國的Edf、德國的RWE等[1]。隨著國家電網SG186工程的進展，2008年浙江省電力公司對縣級供電企業的SAP項目實施進行了明確。根據統一安排，SAP系統一期建設項目從2008年4月正式啟動，于12月底成功上線，目前系統整體運行良好。

SAP物料管理（Material Management，簡稱MM）模塊，支持物資部門日常發生的業務處理功能和過程，包括從物料需求到物料采購到物料倉庫管理的全過程管理，可分為六大功能子模塊：主數據管理、物料計劃、采購管理、庫存管理、發票處理、信息查詢。與SAP系統一期建設項目的人力資源管理模塊、財務管理模塊的最終用戶基本局限于相應科室的員工不同，由于MM模塊涉及辦公用品、固定資產、維修材料、工程材料等物料，縣級供電企業的各個職能科室和基層班組都是該模塊的最終用戶，因此MM模塊的建設實施和運行維護有其特殊性。

基于我局的項目實踐經驗，我們認為SAP MM模塊的建設實施和運行維護需要特別關注落實抓好以下幾個環節。

一、物料管理流程設計

SAP不同于生產管理系統、OA系統等常規的軟件系統，也不是一臺冰箱、一臺彩電那樣的成品獨立商品，只要買回來會用就行，而是一項通過實施SAP項目，規范縣級供電企業管理模式的一種管理行為。買一件商品需要投入的只是資金，而實施SAP項目，投入更多的是時間、精力、員工的責任和改變原有的工作方式、優化管理流程。

在SAP MM模塊的實施過程中，應與設備管理、物料管理和基建管理等部門充分溝通，結合SAP系統特點對業務流程做新的定義和調整，規范各級使用人員的操作。各部門同在SAP系統上操作，信息共享，才能極大提高業務流程運行的順暢程度。在MM模塊中，我們設置了物料主數據維護、供應商主數據維護、信息記錄維護、貨源清單維護、物料需求計劃、采購業務管理、采購申請創建與審批、詢報價處理、采購訂單創建流程、采購訂單審批、一收一付業務、庫存物資采購業務、庫存業務管理、采購訂單收貨、庫存物資領料、勞保用品領料、報廢、盤點、發票管理業務、發票校驗等二十多個流程。

在MM模塊的常規六大功能子模塊基礎上，我們新增了物料需求申報審批子模塊，設計了生產性維修材料申報審批、零星固定資產申報審批、安全用品申報審批、辦公用品和計算機耗材領用及采購審批、勞保用品申報審批等流程，在SAP系統中可以填寫詳細的申報理由和審批意見，從而將MM模塊的應用延伸到物料申報的需求部門，將物料管理的全過程納入到SAP系統中，確保SAP系統在縣級供電企業的應用效果。在項目實施過程中，應多從本企業人員應用的角度考慮，進一步推進SAP系統應用的深度、廣度和與實際業務資源的有效整合。在系統規范和管理規范允許的前提下，應盡量簡化和優化SAP系統流程，縮短管理鏈條，提高系統實用性和工作效率，進一步提升本企業的物資管理水平和完善管理機制。

SAP系統將極大地優化企業資源的調配，實現業務流、物資流和資金流的集成運作。通過實現物料管理流程化，在SAP系統中實時反映為物資部門的采購請求，物資部門通過運行SAP系統的MRP（Material Requirements Planning，物料需求計劃），自動生成物料采購計劃，自動平衡庫存，將最大限度地減少庫存，提高資金的利用率。同時，由于相關的業務流程在SAP系統上得到了及時、真實、全面的反映，管理層可以隨時了解全局的物料管理和財務費用等方面的準確信息，并做出相應的決策，最大限度地優化和節約企業資源。SAP的高度實時性、集成性、共享性給企業管理帶來了極大的方便與快捷，管理人員可以從費用的最終歸集處，一直追溯到生產部門的最初的訂單，并且可以對這張訂單的實施全過程進行監督，使得各部門之間的職責界面變得更為明確，部門的職能更為直觀，工作更為高效。

此外，在當前的電力體制下，應特別注意理順主業和三產的關系。由于歷史原因，目前的縣級供電企業除了輸電、配電、營銷、客戶服務等主體活動構成的電網企業核心價值鏈外，還有大量的三產企業，如電力設備廠、電力施工企業、酒店、學校等，MM模塊主要針對的是主業業務，而目前大部分縣級供電企業都未在主業中設置獨立的物資部門和主業庫存，因此面臨組織變革的必要性。

SAP項目的實施和運行，是一項規范管理流程的過程，也是一個企業員工與SAP流程不斷認識和磨合的過程，應通過迅速進入角色、分析業務流程和制定解決措施，做到管理過程中角色與流程的融合。

二、基礎數據整理維護

物料信息標準化是ERP系統成敗的重要原因之一。在ERP業界有一句流傳很廣的話，“三分技術、七分管理、十二分數據”，可見基礎數據的重要性。MM模塊的基礎數據主要指物料主數據和供應商主數據。基礎數據整理是MM模塊實施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細致的工作。在整理過程中應遵循先易后難的工作次序，容易整理的公共數據先行整理，需要多次求精的局部數據后行整理。第一手資料和數據存在生產第一線，要將這些散亂的數據加以收集整理，應與一線人員充分溝通交流，特別是對于縣級供電企業自行生產的非標物料的編碼整理?？稍谠械奈锪瞎芾硐到y（如浪潮物流軟件）物料編碼的基礎上，淘汰無庫存、已不使用的物料，對不規范的物料編碼參照浙江省電力公司SAP物料編碼清單進行核對，對于比對不上的物料可通過參照實物、聯系生產廠家、網絡搜索或咨詢專家等方式加以確定。局MM模塊現有物料編碼3000多條。在MM模塊上線前，應編制新舊物料編碼對照表，方便最終用戶盡快熟悉新的物料編碼。

浙江省電力公司SAP物料編碼體系結構采用分組碼，按分類對象的從屬層次為排列順序的編碼，分層來表示物料的屬性，代碼長度為16個字節，分3段表示，形如XXXX-XXXX-XXXXXX。編碼原則上套用了《國民經濟行業分類和代碼》和《國家電力行業標準-電力物資編碼》的物資分類，按物料本身的屬性進行分類，共分為5個層次（類別-大類-中類-小類-物名&型號、規格、圖號），第1－5層用0—9數字和A-Z來表示代碼。在SAP系統上線后，對于系統中無物料主數據的物料，首先必須創建物料，若是緊急采購，可通過臨時性物料采購流程進行。

此外，對物料的庫存地點、采購組、計劃交貨時間、計劃收貨處理時間、物料需求計劃類型、批量、再訂貨點、最大庫存水平、固定批量大小、安全庫存、倉庫保管員、庫存倉位、移動平均價格等信息在上線前和運行過程中也應重視加以維護。

只有及時錄入和持續維護，確保各類基礎數據的及時性、準確性和完整性，才能更大地

[2]

發揮SAP的效益。

三、最終用戶應用培訓

在MM模塊上線前應認真組織最終用戶應用培訓。應制定周密的培訓計劃，對不同應用層面的員工進行針對性培訓。電力信息化既要重建設更要重應用，最關鍵的環節是系統運行。要結合企業管理環境和電力行業特點，調動員工積極性，提升員工整體素質，通過加強培訓來使員工充分理解、掌握SAP系統，從而推動SAP的整體實施和深入應用。縣級供電企業的電網分布范圍廣且過于分散，人員相對不足，在工作中，員工擔當多種角色，需要掌握多種技能。由于MM模塊的最終用戶來自縣級供電企業的各個職能科室和基層班組，計算機應用水平參差不齊，而且SAP軟件的操作界面和常用的Windows操作系統、浪潮物流系統等存在較大差異，因此熟悉和掌握SAP的各項操作需要一個過程。此外，應對物料需求申報審批子模塊中各個流程所分別涵蓋的物料類型的界定以及物料編碼體系、新舊物料編碼對照表等內容開展培訓，SAP的物料需求申報具體選擇哪一個流程，是由最終用戶在申報初期就確定的，否則如果流程選擇錯誤，則必須重新申報，將會大大影響工作效率。

在SAP系統MM模塊上線后，縣級供電企業的物資部門工作方式變化較大，除要適應SAP系統的操作外，在業務處理方式上，實現了系統內的需求計劃審批流程；應通過在使用中的磨合，不斷修正和調整，將各類業務逐步納入SAP系統進行管理，順利完成從需求計劃提出到采購實現、供應商到貨入庫及最后發票過賬的整個流程。只有積極應對，克服MM模塊建設實施和運行維護過程中的困難，才能真正推進MM模塊的實用化進程，完成信息化建設目標。SAP系統在縣級供電企業的廣泛應用，必將在推動縣級供電企業轉變經營理念、提升管理水平過程中發揮重大作用。

參考文獻：

[1] 尹世明.SAP公用事業解決方案簡介[J].電力信息化，2004，2（7）：81.[2] 韓斌.企業ERP項目成敗之因：信息標準化[J].上海企業，2004，3：34—36.

第三篇：ERP 項目實施與應用的三要素

ERP 項目實施與應用的三要素：系統、流程與數據

經過近20年的發展，國內外已經形成了一套比較成熟的ERP系統實施方法。成功實施ERP項目的基本方法對所有企業都是適用的，不完全取決于生產的類型和經營規模的大小。但在ERP項目具體實施與應用時必須注意某些關鍵要素。

過去有人將ERP系統說成是三分“技術”、七分“組織”、十二分“數據”，也有人將ERP系統說成是三分“技術”、七分“管理”、十二分“數據”。這里的“技術”主要指ERP系統的功能、技術特點（如編程語言、B/S架構、面向對象技術等等）。對于目前大多數企業采用市面上成熟的商品化軟件而言，三分“技術”放在今天有些言過其實；這里的“管理”主要指實施，即把行業最佳實踐、本企業的管理特點和精髓與ERP系統結合起來。

本文中三要素中第一位的系統（System）可以理解為“技術”＋“管理”，三要素中第二位的流程（Process）則包含、并超越了“管理”或“組織”，而三要素中第三位的數據（Data），其重要性同樣不可忽視。

首先分析第一要素：系統

在ERP項目實施時，大多數ERP原廠家與管理咨詢公司非常強調 CRP（Conference Room Pilot，即會議室導航、會議室試點，也有稱作“沙盤演練”、“原型測試－Prototype”、“藍圖設計－Blueprint”），甚至還細分為 CRP1（單元測試）和CRP2（集成測試）兩個漸進的階段。那么這些試點、演練和測試的對象是什么呢？就是業務模型（Business Model）。

業務模型的測試通常應包括以下內容：

? 測試業務情景（Business Scenarios）；

? 測試案例（Test Cases）；

? 測試數據（Test Data）；

? 測試預期結果（Expected Results）；

? 單元測試（Functional Testing）、集成測試（Integrated Testing）；? 測試問題清單（Test Problem Log）。

可以說通過詳細地業務流程調研、測試后歸納出的業務模型，不僅反映了實施顧問乃至項目組對業務與軟件功能把握的水平，而且直接影響整個ERP項目實施與應用的成敗與效果。大家可以看到很多 ERP 項目的《流程手冊》編寫得非常漂亮、業務人員也在嚴格執行流程，靜態數據和動態數據的準確性、及時性也得到了較好地保證，但項目在運行中總是感覺別別扭扭，對管理水平的提升效果也不明顯。究其原因，所提煉的業務模型之合理性與科學性值得懷疑。

誠然，外部經營環境與企業內部業務是不斷變化的，業務模型也不可能一成不變，所以ERP項目持續改進（Continues Improvement）的重要內容之一就是不斷對業務模型進行修正、改進。但相對于流程（Process）和數據（Data）而言，業務模型的改動對整個ERP項目影響最大。

再來分析第二要素：流程

在進行業務模型（Business Model）測試時，不可避免地遇到按什么流程、那個流程進行測試的問題。通常在業務模型測試時，也包含了對流程的測試。甚至有時候，業務模型中解決不了的問題，可以通過巧妙的流程設計來解決。一個經典的案例是三個人均分一個蛋糕，模型很簡單：保證均分；流程則可以設計為切蛋糕的人最后一個拿切下的蛋糕。這樣為了不拿到最小的蛋糕、且稍大一些的蛋糕不被另外兩人拿走，切蛋糕的人一定會努力把蛋糕均分。

在大多數ERP原廠家和管理咨詢公司的實施方法論中，CRP（Conference Room Pilot，會議室導航）后馬上開始《流程手冊》的編寫。前幾年，曾經有少數管理咨詢公司與專家提出先做 BPR（Business Process Reengineering，業務流程重組）、后做 ERP 的觀點。實踐證明，先期脫離 ERP 系統而作的的 BPR，往往在實施 ERP項目中需大量修改、甚至推倒重來。所以更多ERP原廠家和管理咨詢公司是把BPR 與ERP結合起來同步實施，或者在 ERP 實施一段時間后、流程已固化的基礎上，再進行流程的優化、再固化、再優化。

《流程手冊》通常應包括以下內容：

? 流程圖（Flowchart）；

? 程序描述（Procedure Specification）；

? 工作指導書（Work Instruction）。

我們在瀏覽很多企業的《流程手冊》時，經常碰到一個共同的問題，就是每個具體流程缺乏編號，這對于規范企業流程管理、開展BPR等工作，都埋下了隱患。下圖是筆者對某制造業企業所作的BPR建議中對業務流程編號的定義，全部流程分為三級，一級業務流程分為以下11個部分，并嘗試了以英文字母開頭的業務流程編號規則，詳見下表：

至于二級和三級流程，我們僅以采購管理示例，詳見下表：

表二企業采購管理業務流程

三級流程應該是流程管理的最小“單元”，BPR（Business Process Reengineering，業務流程重組）可以認為是對這些最小“單元”的優化組合。

最后分析第三要素：數據

ERP的數據基本上分為三大類——靜態數據、動態數據和控制數據?？刂茢祿父鶕y試后的業務模型而對系統的設置，諸如缺省值、下一個編號、是/否開關等，因為控制數據只在初始化時設置，我們通常把控制數據納入系統（System）范疇。這里主要討論前二者。

首先是靜態數據，它包括了：

? 企業組織結構代碼（合并報表、帳套、公司、業務板塊或業務單元、工廠、辦事處、生產線、倉庫、庫位、成本中心、利潤中心、班組、員工等等）；? 幣種、會計科目表、付款條款；

? 物料編號與物料主文件（計劃數據、成本數據、倉儲數據、發貨數據等）；? 客戶主文件（客戶編號、地區、等級、銷售員、信貸限額等等）；? 供應商主文件（供應商編號、供應商類型、采購員等等）；

? 物料清單或配方；

? 工藝路線或工藝流程；

? 固定資產帳簿；

? 質量檢驗指標。

二是動態數據（物流數據和財務數據），包括：

? 出入庫、庫存轉移、盤點等日常物流動態數據；

? 應付帳、應收帳、固定資產和總帳會計分錄等日常財務動態數據；

? 期末結帳事務產生的動態數據。

ERP數據的重要性不言而喻，“垃圾理論（Garbage in, garbage out）”也被大家認可。但隨著企業管理水平尤其是標準化水平的普遍提高，企業靜態數據的合理性也越來越高；另外目前成熟的 ERP 軟件都提供了對諸如物料編號、供應商編號、客戶編號甚至會計科目的批改變功能，使得企業可以在實施一段時間后仍然可以對原來的靜態數據編碼進行快速、簡易地自我修正。

至于動態數據中物流數據的不準確，則可以通過使用條形碼、RFID 和流程優化（如增加審核流程等）來降低；而經過若干年《會計法》與《會計準則》等的貫徹、財務電算化的普及、ERP系統中大量財務分錄可自動生成特點以及企業財務隊伍的相對專業性，財務動態數據的準確性近年來也得到了相當程度的保證。所以過分強調數據（Data）的重要性、而忽視系統（System）與流程（Process）的重要性是片面的。

綜上所述，三要素之間是相互聯系、不可割裂的。筆者認為如果非要把系統

（System）、流程（Process）和數據（Data）的重要性給一個比例的話，我個人認為四分“系統”、三分“流程”和三分“數據”更合理一些。

第四篇：ERP系統實施與項目管理

項目的實施涉及管理職能的各個組成部分，必然會引起不同程度上的管理重組。在項目實施過程中，原有管理模式和管理系統的正常運轉必然受到影響。ERP系統耗資巨大，以百萬美元為單位，如果項目實施不當，不僅造成經濟上的遺失，而且會給企業協經營帶來嚴重的破壞，甚至導致崩潰。作為典型的高風險項目，ERP系統實施必須進行嚴格的項目管理。

一．需求確認

對于ERP項目來說需求確認是致關重要的。如果需求一開始就不明確，系統將面臨不斷的變動，導致工期滯后，成本倍增，并最終導致項目失敗。任何一個需求分析上的錯誤，都將在以后的項目工作中付出50－200倍的代價。需求確認是一個無止境的過程，只有對用戶的要求有了一個非常清晰穩定的了解，才算完成了。需求確認的難點在于它不是簡單記錄客戶的要求，而是協助客戶共同找出什么才是他們最終想要的。應用以下系統的需求開發程序，可以提高需求確認的效率和質量：

1．分析現有的管理模式和系統；

2．初步了解用戶的需求；

3.建立簡易的交互式用戶接口樣本；

4．改進用戶樣本直至客戶滿意；

5．編制簽署需求文件；

6．將用戶接口樣本和需求文件歸入項目檔案；

需求確認階段的主要成果是：

１．雙方確認的客戶接口樣本；

2．雙方簽署的需求文件；

二．項目計劃和控制

計劃和控制是項目管理的核心組成部分。每一個成功的項目都必然有周密的項目計劃。一個好的項目計劃提供了項目的全景描述，是項目資助者、決策小組和項目團隊全面了解項目內容的最好工具。項目計劃本身具有穩定性和約束性，是實施項目控制的最有力標準和依據。計劃可能隨著項目深入而更新，但是任何計劃上的改動都必須經過嚴格系統的變動控制程序。項目計劃和控制部分主要包括：成本和時間預算、變動管理、風險管理、質量管理和里程碑計劃。

成本和時間預算

國外系統開發項目的經驗是遵循一套標準化的成本和時間預算程序。這樣做的好處是可以避免少數人操縱預算，另一方面一旦項目資助者同意了采用的預算程序，就更容易接受預算結果，減少了許多爭執。在進行成本預算和時間估計時要注意以下幾點：

1．由熟悉項目的專業人員進行相關估計。

這樣即保證了時間和成本預算結果的精確性，又有利于鼓勵士氣和預算計劃的貫徹執行。

2．計算所有明顯和不明顯的活動的時間。

容易被忽視的活動可能包括：交流、展示、決策、等待、檢查問題、修正問題、團隊協調、接受培訓、休假和病假等。

3．選擇好的預算軟件。

商用預算軟件可以根據項目類型和規模提供工作細目、資源狀況和詳細的日程安排。好的軟件預算程序還允許利用過去完成的項目資料來更正預算結果。同預算程序本身一樣，預算軟件也是避免爭議、規范化管理的工具。

4．在主要項目階段末尾重新評估預算。

有效的系統開發計劃要在每一個重要的項目完成點之后修訂預算結果。項目團隊利用更新的預算制訂下一個完成點的目標，以便更精確地追蹤項目進展。

5．不要任意壓縮項目預算

制訂預算計劃的最大的困難不是技術方面，而是來自項目資助者的壓力。開發人員必須說服項目資助者任意壓縮成本和時間預算的后果，同時提出在成本、時間和功能上平衡的建議。

變動管理

變動管理是將項目從立項到完成的每一階段成果和文件記錄歸檔，對上述文件的任何變動都要經過系統的變動管理程序。變動管理的大致過程包括：

1．工作成果在歸檔之前可以任意變動；

2．工作成果提交技術檢查，宣告完成；

3．完成的工作成果提交決策小組備案；

4．提出變動提案；

5．將提案交由受到變動影響的人員檢查；

6．相關人員評估變動在其工作范圍的利弊；

7．由決策小組綜合各方面的評估，決定接受、否決或延后處理。

實行變動管理可以使項目免于不必要的變動。另外，每一階段的工作成果都要經過檢查、認可后備案，有效地剔除了為趕進度而未達標的產品，大大提高了產品的質量。

風險管理

根據系統開發項目多年的經驗總結，約5％的風險管理支出能夠使項目在預算內高質量如期完成的機會增加50％－75％。風險管理包括以下內容：

1．指定風險管理者

風險管理者的責任是不斷尋找可能出現的任何狀況，并收集風險管理策略。項目管理層應充分尊重風險管理者的意見，否則風險管理將變成形式。

2．建立風險反饋通道

并非挑選一名風險管理者就足夠了，項目組織應建立一種溝通和獎勵機制鼓勵任何成員隨時指出項目風險。

3．制訂風險管理規劃

風險管理規劃分為風險清單和行動計劃。風險清單中列明風險類別和解決進度。行動計劃是為清單上的每一個風險制訂處理計劃。行動計劃的項目包括：描述風險發生機率和影響等級、處理行動步驟、行動負責人、完成日期、成本經費。

4．更新風險管理計劃

在項目實施的每一階段隨時更新和維護風險清單和行動計劃的內容。企業可以建立一個風險追蹤系統，記錄風險處理狀態、安排人員和處理順序。

質量管理

項目質量管理的主旨是保證開發的系統滿足設計中明確規定的要求和吻合客戶的特定需求。質量管理的范圍包括：

1．制訂質量保證程序；

2.組建獨立的質量管理小組；

3．培訓質量管理人員；

4．提供質量管理預算。

系統質量保證程序主要包括缺陷追蹤、技術檢查、單元測試、集成測試和系統測試。其中特別強調缺陷追蹤和技術檢查。因為這兩項工作都發生在單元測試之前，具有在項目早期找出缺陷加以修正的功能。缺陷追蹤是指發現缺陷、尋找原因、解決問題、缺陷記錄、數據統計和缺陷報告的全過程。缺陷追蹤應及早開始，這樣可以及早發現問題消除錯誤，并為后續工作提供寶貴的數據資料。缺陷追蹤可以通過軟件工具輕松實現。技術檢查是由開發人員來檢查別人完成的工作。通過技術檢查的工作成果將交由決策小組備案。技術檢查可采用閱讀、調查、測試和會議等方式，最后由檢查人員提交檢查報告。技術檢查不僅可以提高工作成果的質量，還為新老開發人員提供了互相交流學習的機會。技術檢查之后一定要有修正行動。

里程碑計劃

系統開發的生命周期是螺旋形上升的。項目工作按照系統的功能分成幾個開發螺旋，每個螺旋都包含設計、開發、除錯和測試等步驟。每個步驟的結果和其他重要完成點稱之為里程碑。項目控制工作就是通過里程碑實現的。里程碑只有完成和未完成兩個狀態，完成的里程碑必須達到明確的質量標準。里程碑的長度可以是每天或每個星期，甚至更短。每個項目成員都建立一個里程碑清單，將每件工作毫無遺漏地放進清單中。項目經理通過清點里程碑的完成數量，來追蹤項目成員的工作量和項目進度，獲得項目工作出現問題的預警，及時采取補救措施。系統開發螺旋和里程碑計劃的好處在于可以率先完成開展示客戶期待的重要功能；可以按照階段進行整合，降低項目末期聯調的風險和壓力；可以進行小范圍的糾錯和評估，有利于系統的穩定；有清晰明確的里程碑報告，便于控制項目進度、資源和質量。

項目組織

系統開發項目的失敗有很多是由于組織混亂和溝通不良造成的。系統開發人員很容易一下子陷入技術解決方案之中，而忽視了項目組織工作。項目組織工作看起來繁瑣，其實也有一定的章法可循。其大致可以從以下幾個方面入手：

創造以人為本的環境

創造以人為本的環境包括：鼓勵項目成員參與的政策環境，安靜獨立的工作環境；和諧愉快的團隊環境。

建立決策小組

單一清楚的項目決策人或決策小組可以避免項目的多頭領導，是成功項目運作的基礎。項目決策小組一般由項目資助者和領導層組成。

建立項目溝通機制

企業可以通過設置內部項目網再等方式，公布項目計劃、進度、工作成果等信息。同時，通過在網頁中的匿名溝通欄目，鼓勵成員反映壞消息和不同意見。組建項目團隊

1．在立項和需求開發階段只需要少數的資深人員（或售前工程師）。

2．選用合格的人選。

經驗證明最好的開發人員跟最差的開發人員的效率比是10：1。項目的質量和完成時間取決于開發人員的素質，所以要舍得花時間和金錢尋找合格的開發人員。

3．項目的成功取決于團隊的合作程度而不是個人作戰能力。在確定團隊的人選時要注意團隊成員是否能夠合作愉快，堅決剔除難以相處的成員。

4．簡化官僚體系。

減少不必要的會議和書面報告，使項目團隊集中精力于核心工作，而不必分心于行政事物。

總結上述，列出以下項目管理的基礎和要點：

1．制訂自己的項目管理手冊；

2．組建高效率的行動團隊；

3．建立統一的信息溝通渠道；

4．減少項目報告和會議負擔；

5．徹底清晰地定義需求；

6．制定里程碑計劃；

7．定期修正成本和時間計劃；

8．隨時、提前進行測試；

9．更新維護項目進度、缺陷追蹤、項目變更、風險等記錄。

項目管理是一個持續改進的過程，企業在項目開發的實踐中需要不斷地積累，設計出符合自身特點的項目管理模式。

第五篇：高中數學信息化教學的實施與思考

高中數學信息化教學的實施與思考

李宏梅

摘要：本文從教學實踐出發，初步分析了高中數學信息化教學的現狀及成因，著重探討了高中數學信息化教學的具體實施過程，并由此生發出兩點思考。認為“信息化教學是一把‘雙刃劍’”。在教學實踐中，只有將信息化教學設備恰當科學地應用到課堂中，才能為課堂教學帶來驚喜和效率，反之，則是無比的煩惱。在高中數學學科中有必要共同努力，不懈學習，積極探索，最終揚長避短更好地利用信息技術輔助高中數學教學，創建適合當前高中教學的最佳信息化教學模式。

關鍵詞：高中數學 信息化 教學反思

隨著我國教育信息化的快速發展，信息化設備已經成為教室中必備的教學媒體，從上課開始的引入，到重、難點的突破；從揭示新鮮事物，到激發學生自主創新，都在運用著信息技術進行教學。為什么要使用信息化教學，使用信息化教學與不使用信息化教學有差別嗎?如何具體實施信息化教學？信息技術是使用得越多越華麗越好嗎?對于這些新層次的問題，越來越引起我們的反思。

一、高中數學信息化教學的現狀及成因

筆者多年對高中數學信息化教學的研究與分析發現：許多數學教師使用信息技術制作的多媒體課件簡陋，不符合學生的認知特點；數學教師使用信息化教學常常缺乏明確的必要性和合理性，甚至在許多的課例中，多媒體成了破壞教學質量的“罪魁禍首”。

出現這些現象的原因是什么呢?筆者認為是數學教師缺乏對信息化基本教學理論的研究。信息化教學僅僅是一種新的教學手段，其目的是把教師的教和學生的學結合起來，特別是學生的學，如果不能把應用信息化和學生的學習過程有機結合起來，那么信息技術的作用就成為“無本之木，無水之源”。教學是一項復雜的活動，它不會因信息化的出現而變得簡單。但信息化的出現，為教學帶來了許多新的變化。教師不僅要投入很多的精力去設計教學，做出漂亮實用的課件，更需要教師去學習理論知識與實踐技能，充分發揮信息化的積極作用，促進學生的學習。

二、高中數學信息化教學的實施

（一）利用信息化教學提高學生的學習效率

根據相關研究表明：人們在閱讀時一般能記住自己閱讀內容的10﹪、聽到內容的20﹪、看到內容的30﹪、聽到和看到內容的50﹪、在交流過程中自己所說內容的70﹪。這就是說，如果既能聽到又能看到，再通過討論交流，再用自己的語言表達出來，知識的接收效果將大大增強。所以在數學信息化教學條件下，多媒體課件承載著豐富的教學信息，教師運用多媒體課件展示教學信息，引導學生通過觀察與體驗課件中的信息獲取知識，加深對知識的領悟。

例如在初步學習立體幾何時，有好多學生的空間想象力不強，通過圖形不能想象出空間幾何體的形狀，這時多媒體課件發揮他的有效性，應用幾何畫板畫出空間幾何體，編輯好點線的先后順序，放映時將一個動態的空間幾何體展示給學生，學生接受起來容易多了。同時，也增加學生學習立體幾何的興趣。因此，課件的有效設計是課堂教學獲得成功的重要前提條件，精心設計多媒體課件，創設豐富的情境畫面，喚起學生的主體意識，發揮學生的主動性，是課件設計的重中之重，也是教學之本，更是取得理想教學效果的保障。

（二）利用信息化教學激發學生的學習動機

所謂學習動機是指直接推動學生學習的一種內部動力，是激勵和指引學生進行學習的一種需要。學生的學習受到多種因素的影響，其中最主要的是受學習動機的支配。傳統的數學教學信息主要依賴教師的語言和板書，再會調動課堂氣氛的老師也有疲憊的時候。而信息技術利用視、聽、說向學生提供聲、像、圖、文等綜合信息，在教師的引導下，學生積極主動地參與到教學活動中來，合理、充分的開展教學活動，信息技術才能真正地與學生的學習結合在一起，成為提高學習效率和質量的工具。同時精彩的數學多媒體課件也能激發學生的學習熱情，活躍課堂氣氛，提高學生學習的積極性和主動性，培養學生主動探索、敢于實踐、善于發現的科學精神。

例如在學習三角函數中的周期現象時，開頭可以設計動畫視頻，屏幕上出現波濤洶涌的江水拍打著岸邊，波浪一波接著一波，目的是把學生引入潮水周期現象的那種意境。又如在學習三角函數的圖像時，用幾何畫板畫出正弦曲線、余弦曲線，把他們比喻成一座座整齊勻稱的小山，連綿起伏，周而復始。將兩者放到同一坐標系中，又比喻為兩條巨龍在追逐。在展示正切曲線時，讓學生發揮自己想象的翅膀，有的比喻為從天而降的瀑布，飛流直下；有的比喻為無數條緩緩流動小溪，無聲無息，源遠流長。經這樣的形容，三角函數的圖像活起來，美起來，學生對他們的周期性、單調性的理解容易多了，同時也對這些曲線產生了特有的情感，觸發學生的各種聯想，產生創造性思維，培養創新精神，從而大大調動了學生的學習積極性和主動性。

（三）利用信息化教學增強學生的記憶效果

新課標強調自主學習、探究學習和創新思維，記憶與創新似乎思想相背。提到記憶，總是與“死記硬背”聯系在一起，這不能說又走向了另外一個極端。記憶是進行觀察、思考、想象、判斷等一系列思維活動的起點，任何活動都離不開記憶，如果沒有充足的“記憶”，人不可能去認識事物，去解決問題，去開拓創新。而信息技術的特性決定了它在提高學生的記憶效果上存在潛在的優勢，我們從學生記憶的心理特點出發，利用信息技術多樣化的教學活動，營造易于興趣產生的心理環境，激發學生對記憶內容的興趣以及維持學生對記憶內容的興趣，將學生的學習興趣一直維持在一個較高的水平上，避免機械重復的記憶帶來的枯燥感，從而提高記憶的效率和效果。

例如在學習圓錐曲線時，其圓錐曲線的概念的引入，可以利用平面去截圓錐面得到，平面在不同的位置分別得到不同的圓錐曲線，這些學生們可以想象出。但是，當課本給出定義時學生，他們茫然了，不太理解。這時，利用幾何畫板動態展示圓錐曲線的生成過程，橢圓、雙曲線、拋物線的形成過程歷歷在目，鮮明活現地呈現在眼前，學生理解起來容易多了，疑竇被解開。學習興趣大增，大大增強記憶效果。

（四）利用信息化教學培養創新思維能力

新課程理念強調以學生為中心，強調學生是學習的主體，要求學生去主動探索，主動發現，學生參與整個的教學過程。因此，教師再也不需要“一言堂”了，學生也不需要正襟危坐，課堂教學的一切都是在民主、平等、和諧的氛圍中進行。這種教學方式使學生參與課堂的積極性和主動性得到了大大提高，學生的個性空間也得到了廣闊發展。而信息技術的優勢是資源豐富，界面友好。通過屏幕呈現教學內容，展示教學目標，提出思考與討論問題，并為學生提供豐富的資料。另外，信息化技術也能把抽象的問題形象化、把靜止的圖像動起來，更加具體的反映思維過程，開闊學生視野、激發學生靈感、開拓學生創新思維。

例如在學習習近平面向量基本概念和平面向量的坐標表示時，可以利用PowerPoint制作動態的平面向量課件，學生通過探索，就容易掌握平面向量的基本概念及深刻的理解了平面向量的坐標表示的意義和作用。又如在學習函數時，函數不僅對初中生來說非常抽象，對高中生來說也是比較抽象的，借助信息技術將函數圖像畫出，將抽象的函數表達式轉化成具體的漂亮的函數圖像，學生接受起來容易多了，也提高了學習的熱情。因此，通過信息化教學不僅能調動了學生的思維，激發起學生的學習的熱情，喚起了學生的問題意識，也讓學生參與整個學習過程，完善了學生個體，學生的創新意識和創新潛能也得到了發展。

三、高中數學信息化教學的兩點思考

（一）不能因為信息化教學而削弱學生的常規訓練

使用數學信息化教學時，要始終注意突出學生的主體地位，不能因為信息化而削弱學生的常規訓練，數學教師要關注學生自主學習、自主探究能力的提升，不能把學生當做被動者和被灌輸者的對象，要讓學生自主思考，自主學習。不能因為信息化的存在而忽略了學生的動腦、動手、動口，也不能讓信息化代替師生之間的情感交流。教師只有改進教學方法，才能充分利用信息化的優勢，把學生培養成自主學習、自主探究的主人。

（二）信息化教學有優點也有弊端，要揚長避短

數學信息化教學僅僅是一種輔助教學手段，是一種先進的工具，并不是萬能的。還應清醒地識到，它是一把“雙刃劍”，使用得當，能為課堂教學帶來許多驚喜，反之，則帶來無比煩惱。我們在高中數學教學中要努力尋找信息化教學手段和傳統教學手段的結合點，充分發揮信息化的優點和優勢，取長補短，共同努力，不懈學習，積極探索，創建適合當前中學教學的最佳信息化教學模式。切不可簡單地堆砌、濫用，要真正使信息化技術使用的恰到好處，起到畫龍點睛的作用。

參考文獻

[1]李小平．新編基礎心理學[M]．江蘇：南京師范大學出版社，2007 [2]朱京曦．媒體教學策略[M]．北京：北京師范大學出版社，2010

作者簡介：

李宏梅，中學一級教師，碩士，研究方向為數學教學。